1. Лекция: Создание презентации
Изучив эту лекцию, вы сможете: запускать PowerPoint, выбирать оптимальный способ создания презентации, создавать презентации с помощью мастера Автосодержания.

Внимание! Для работы с этим курсом необходимы учебные файлы, которые Вы можете найти в папке «powerpoint- к лекции 1».

Microsoft PowerPoint представляет собой программу, позволяющую создавать файлы презентаций, включающие демонстрационные слайды, структуру, заметки докладчика и раздаточные материалы (или выдачи) для слушателей. Так, например, можно создать презентации учебных курсов, бизнес-планов, деловых проектов или отчетов. PowerPoint предлагает мощные средства для последовательной разработки и оформления презентаций.

Владельцы вымышленной компании "Все для сада", используемой в качестве примера в серии "Шаг за шагом", хотели бы добиться большей известности и обеспечить рекламу своих товаров. В числе мер, предпринятых в этом направлении, они намерены организовать курсы для садоводов, чтобы познакомить потенциальных клиентов с новыми технологиями и товарами.

В этой лекции вы создадите презентацию, рекламирующую курсы для садоводов. В ходе работы вы воспользуетесь мастером Автосодержания, просмотрите слайды презентации, измените исходный текст, отобразите презентацию в различных режимах и узнаете, как получить справку, если у вас возникнут вопросы.

В процессе выполнения упражнений вам понадобятся учебные файлы BrowsePres, EditText и ViewPres.

Важно. Прежде чем приступать к выполнению упражнений, необходимо установить учебные файлы, которые используются в этой лекции.

Запуск Microsoft PowerPoint

Наиболее распространенным способом запуска PowerPoint является использование кнопки Пуск (Start) на панели задач Windows. После запуска программы открывается окно, содержащее пустую презентацию и панель задачи в правой части экрана. Окно PowerPoint содержит набор меню, панелей инструментов и других элементов, характерных для всех программ Microsoft Office ХР, а также ряд компонентов, свойственных только PowerPoint. К их числу относятся кнопки режимов просмотра, панели Слайд (Slide) и Заметки (Notes), а также некоторые панели задач. Область окна PowerPoint, предназначенная для ввода текста, добавления рисунков, вставки объектов и других действий, связанных с разработкой презентации, называется окном презентации. Как и в других программах Windows, размер окна PowerPoint можно изменить, воспользовавшись кнопками Развернуть (Maximize), Восстановить (Restore) и Свернуть (Minimize). Кнопка Закрыть (Close) в строке заголовка окна PowerPoint позволяет закрыть программу, а кнопка Закрыть окно (Close Window) в строке меню закрывает презентацию.

Совет. Меню и панели инструментов PowerPoint содержат только часто используемые элементы, что позволяет уменьшить число команд и кнопок, отображающихся на экране. Если щелкнуть на имени меню, появится сокращенный список команд. Чтобы отобразить меню полностью, нужно выполнить одно из следующих действий: поместить на меню указатель и подождать несколько секунд; щелкнуть дважды на имени меню; щелкнуть на двойной стрелке внизу меню. Команды, которые не входят в сокращенное меню, отображаются на более светлом фоне.

C:\department\office\workppointxp\1\13_01_01.jpg

Важно. По умолчанию панели инструментов Стандартная и Форматирование размещаются в одной строке, вследствие чего на экране часть кнопок этих панелей отсутствует. Чтобы получить доступ к остальным кнопкам, щелкните на стрелке Параметры панелей инструментов (Toolbars Options) в конце панели инструментов. Можно упростить поиск кнопок, расположив панели инструментов в разных строках, как это сделано в данном курсе. Для этого в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Настройка (Customize). Затем на вкладке Параметры (Options) выделите флажок Стандартная панель и панель форматирования в двух строках (Show Standard and Formatting toolbars on two rows) и щелкните на кнопке Закрыть (Close).

Внизу окна презентации размещается ряд кнопок, предназначенных для изменения режима просмотра. По умолчанию используется Обычный режим (Normal View), в котором выполняются основные действия по разработке презентации. Обычный режим включает три панели: Структура/Слайды (Outline/Slides), Слайд (Slide) и Заметки (Notes). Панель Структура/Слайды (Outline/Slides) позволяет переключаться между отображениями презентации в виде структуры или миниатюр слайдов. На панели Слайд (Slide) слайды представлены в том виде, в каком они отобразятся на экране в процессе показа. Панель Заметки (Notes) предназначена для ввода заметок докладчика. Размер любой из панелей можно изменить, перетащив ее границы.

В правой части окна PowerPoint располагается область задач, на которой представлены команды, характерные для определенной задачи. С помощью области задачи можно быстро получить доступ к нужным командам, не обращаясь к меню или панелям инструментов. PowerPoint отображает ту или иную область задачи в зависимости от ситуации. Например, после запуска программы появляется область задачи Создание презентации (New Presentation), содержащая команды, которые используются при создании презентации. При добавлении нового слайда появится область задач Разметка слайда (Slides Layout), содержащая стандартные макеты слайдов. Если нужная область задач отсутствует на экране, можно отобразить ее, воспользовавшись меню Другие области задач (Other Task Panels). Если область задач не нужна, можно убрать ее с экрана, освободив тем самым место для работы. Для этого в меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task Panel). Эта же команда используется, чтобы отобразить область задач, если ее нет на экране.

C:\department\office\workppointxp\1\13_01_01n.jpg

В этом упражнении вы запустите PowerPoint, закроете, а затем откроете область задач.

1.  На панели задач Windows щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на команду Все программы (Programs), а затем щелкните на пункте Microsoft PowerPoint. Откроется окно программы Microsoft PowerPoint.

Совет. Можно также запустить PowerPoint, воспользовавшись ярлыком программы на рабочем столе Windows. Чтобы создать ярлык, щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на команду Все программы (Programs), щелкните правой кнопкой мыши на Microsoft PowerPoint, в контекстном меню укажите на команду Отправить (Send To), а затем щелкните на варианте Рабочий стол (создать ярлык) (Desktop (create shortcut)).

1.  В строке заголовка области задачи Создание презентации (New Presentation) щелкните на стрелке Другие области задач (Other Task Panels). Откроется меню Другие области задач (Other Task Panels).

C:\department\office\workppointxp\1\13_01_02.jpg

1.  Нажмите на клавишу (Esc) или щелкните в пустой области слайда. Меню Другие области задач (Other Task Panels) закроется.
2.  В строке заголовка области задач Создание презентации (New Presentation) щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть панель.
3.  В меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task Panel). Появится область задач Создание презентации (New Presentation).

Выбор способа создания презентации

Приступая к разработке презентации, можно начать с нуля, воспользоваться стандартными шаблонами или модифицировать готовую презентацию. Выбор того или иного способа зависит от конкретной ситуации. Если у вас нет никаких идей, кроме тематики презентации, можно прибегнуть к помощи мастера Автосодержания. Если содержание презентации готово, но требуется помощь в ее оформлении, можно воспользоваться шаблоном оформления слайдов. В тех случаях, когда и содержание, и внешний вид презентации определены, лучше начать с пустой презентации. Следующая таблица содержит список вариантов создания презентации, представленных на панели задачи Создание презентации (New Presentation).

Создание презентации с помощью мастера Автосодержания

Вы сэкономите немало времени, воспользовавшись Мастером Автосодержания, с помощью которого можно создать презентацию со стандартным содержанием. Мастер проведет вас через пошаговую процедуру, запрашивая различные сведения, начиная с типа презентации и кончая заголовком титульного слайда. После завершения работы мастера на экране отобразится презентация, которую можно менять в соответствии с вашими нуждами.

Созданная презентация хранится в оперативной памяти компьютера. Чтобы сохранить ее для дальнейшего использования, нужно присвоить презентации имя и записать ее на жесткий диск компьютера. При первом сохранении презентации появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As), где можно указать имя презентации и выбрать место ее сохранения. В дальнейшем, чтобы сохранить изменения, достаточно будет щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) на панели инструментов Стандартная. При этом новая версия презентации заменит предыдущую. Если вы хотите сохранить обе версии, следует воспользоваться командой Сохранить как (Save As) в меню Файл (File), чтобы сохранить текущий файл под другим именем.

В этом упражнении вы воспользуетесь мастером Автосодержания, чтобы создать презентацию, рекламирующую курсы для садоводов, а затем сохраните полученные результаты.

1.  В области задач Создание презентации (New Presentation) щелкните на варианте Из мастера автосодержания (From AutoContent Wizard) в разделе Создание (New).

Область задач закроется, и появится начальная страница мастера, в левой части которой приведена схема построения презентации.

Устранение неполадок. Если появится Помощник (Office Assistant), в окне справки щелкните на варианте Нет, справка не нужна (No, don't provide help now).

1.  Прочитайте введение и щелкните на кнопке Далее (Next). Появится вторая страница мастера, позволяющая выбрать вид презентации. Квадратик Вид презентации (Presentation type) окрасится зеленым, указывая, что этот шаг является текущим. Для удобства список видов презентаций упорядочен по категориям.
2.  Щелкните на кнопке Деловые (Sale /Marketing). В правой части страницы мастера отобразится список видов презентации, соответствующих данной категории

1.  В списке видов презентации щелкните на Обзор продукции и услуг (Product/Services Overview).
2.  Щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер предложит выбрать способ представления презентации.
3.  Щелкните на варианте Презентация на экране (On-screen presentation), чтобы задать стиль презентации, а затем щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер предложит ввести заголовок презентации и текст для нижнего колонтитула, который включается в каждый слайд.
4.  Щелкните в поле Presentation title (Заголовок презентации), введите Учебный курс, а затем нажмите на клавишу (Tab), чтобы поместить курсор в поле Нижний колонтитул (Footer).
5.  В поле Нижний колонтитул (Footer) введите Компания "Все для сада".
6.  Очистите флажок Дата последнего изменения (Date last updated), чтобы дата не включалась в каждый слайд.
7.  Убедитесь, что флажок Номер слайда (Slide Number) выделен, чтобы включить номер в каждый слайд.
8.  Щелкните на кнопке Далее (Next), а затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Появится окно презентации, созданной мастером на основе введенных данных. В левой части окна представлена структура презентации, а в правой отображается титульный слайд.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As) с выделенным текстом в поле Имя файла (File Name).
2.  В поле Имя файла (File Name) введите AutoContent.
3.  Щелкните на стрелке поля Папка (Save In), а затем щелкните на жестком диске компьютера. Обычно это диск С.
4.  В списке файлов и папок щелкните дважды на папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, а затем щелкните дважды на папке Chap13. На экране отобразится содержимое папки Chap13.

Совет. В зависимости от установок Windows имена файлов могут отображаться с расширениями в виде точки и трехбуквенного идентификатора программы. Расширением для PowerPoint является .ppt.

1.  Щелкните на кнопке Сохранить (Save) или нажмите (Enter), чтобы сохранить презентацию. Имя Presentation2 (Презентация 2) в строке заголовка презентации заменится на AutoContent.

Совет. В процессе работы PowerPoint периодически сохраняет презентацию на тот случай, если программа зависнет или отключится питание компьютера. Интервал сохранения определяется значением, указанным в параметре Автосохранение (AutoRecover). Чтобы включить этот параметр и указать нужный интервал, в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры (Options), щелкните на вкладке Сохранение (Save), выделите флажок Автосохранение каждые ... мин. (Save AutoRecover info), укажите интервал и щелкните на кнопке ОК.

1.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Windows).

Презентация AutoContent закроется.

2. Лекция: Просмотр и редактирование презентации
Изучив эту лекцию, вы сможете: перемещаться по презентации, редактировать текст слайдов, просматривать презентацию, получать справку в PowerPoint.

Просмотр презентации

Завершив работу над презентацией, вы можете просмотреть ее, чтобы оценить вид и содержание слайдов и при необходимости внести изменения. В PowerPoint просмотр слайдов осуществляется несколькими способами. На вкладке Структура (Outline) можно перемещаться по строкам, щелкая на стрелке на полосе прокрутки, или по экранам, щелкая над или под бегунком. На панели Слайд (Slide) для перемещения по слайдам используются кнопки Предыдущий слайд (Previous Slide) и Следующий слайд (Next Slide), расположенные вверху и внизу вертикальной полосы прокрутки. Аналогичного эффекта можно добиться с помощью клавиш (PgUp) и (PgDn). Чтобы сразу перейти к нужному слайду, перетащите бегунок по полосе прокрутки на любой из панелей.

C:\department\office\workppointxp\2\13_01_06.jpgBrowsePres

В этом упражнении вы воспользуетесь полосами прокрутки и кнопками Следующий слайд (Next Slide) и Предыдущий слайд (Previous Slide) для перехода от одного слайда к другому.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap13, а затем щелкните дважды на файле BrowsePres. Откроется презентация BrowsePres, и на экране отобразится Слайд 1 в обычном режиме просмотра.
3.  На панели Структура/Слайды (Outline/Slides) на вертикальной полосе прокрутки щелкните несколько раз на стрелке, направленной вниз, чтобы просмотреть строки структуры, расположенные ниже текущего экрана.
4.  На панели Структура/Слайды (Outline/Slides) на вертикальной полосе прокрутки щелкните под бегунком. На панели отобразится следующий экран структуры.
5.  На панели Структура/Слайды (Outline/Slides) перетащите бегунок в конец вертикальной полосы прокрутки. Появится конец структуры.
6.  На панели Слайд (Slide) щелкните под бегунком на вертикальной полосе прокрутки. На панели Слайд (Slide) отобразится слайд 2.
7.  На панели Слайд (Slide) щелкните на кнопке Предыдущий слайд (Previous Slide). Появится слайд 1.
8.  На панели Слайд (Slide) несколько раз щелкните на кнопке Следующий слайд (Next Slide), пока не отобразится последний слайд.
9.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок по вертикальной полосе прокрутки, пока в окошке индикатора не отобразится текст Слайд 3 из 7 (Slide 3 of 7), но не отпускайте кнопку мыши.

Появится окошко индикатора, в котором указаны номер и заголовок текущего слайда. Положение бегунка на вертикальной полосе прокрутки отображает относительное положение слайда в презентации.

1.  Отпустите кнопку мыши. В строке состояния вместо Слайд 7 из 7 (Slide 7 of 7) появится текст Слайд 3 из 7 (Slide 3 of 7).
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
3.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация BrowsePres закроется.

Редактирование текста презентации

При работе над презентацией часто возникает необходимость вставить, удалить или изменить текст. Редактирование текста осуществляется на панели Слайд (Slide) или на вкладке Структура (Outline) на панели Структура/Слайды (Outline/Slides). В последнем случае можно редактировать все слайды одновременно. На панели Слайд (Slide) текст представлен в виде полей, называемых текстовыми объектами, а на вкладке Структура (Outline) в виде иерархической структуры с маркерами и отступами.

В PowerPoint, при перемещении указателя по тексту, он принимает I-образную форму. Если щелкнуть в строке текста на вкладке Структура (Outline) или на текстовом объекте слайда, на экране появится мигающая черточка, называемая курсором. Курсор указывает позицию, где появятся вводимые символы, если начать печатать. Чтобы удалить текст, поместите курсор в нужную позицию или выделите фрагмент текста, а затем нажмите на клавишу (Del) или (Backspace). Чтобы изменить текст в презентации, выделите фрагмент, который требуется заменить, и введите нужный текст. Чтобы добавить в маркированный список новый элемент, поместите курсор в конец предыдущего элемента, нажмите (Enter), а затем введите очередную строку списка. Если щелкнуть в тексте на панели Слайд (Slide), вокруг текста появится штриховая рамка, называемая рамкой выделения, с мигающим курсором внутри. Рамка выделения идентифицирует текстовый объект на слайде.

Если вы выполнили действие, не входившее в ваши намерения, можно отменить его результат, щелкнув на кнопке Отменить (Undo). Команда Отменить (Undo) позволяет отменить до 20 последних действий при условии, что вы не изменили соответствующую установку в диалоговом окне Параметры (Options). Например, если вы случайно удалили нужный текст, его можно восстановить, щелкнув на кнопке Отменить (Undo). Если отмена действия не дала ожидаемого эффекта, можно повторить отмененное действие, щелкнув на кнопке Вернуть (Redo). Отмена и повтор действий осуществляются в том же порядке, в котором они были произведены, начиная с последнего. То есть, нельзя отменить предпоследнее действие, не отменив последнего. Чтобы отменить сразу несколько действий, щелкните на стрелке кнопки Отменить (Undo), а затем выберите нужное действие в списке.

EditText

В этом упражнении вы внесете изменения в текст на вкладке Структура (Outline), отмените и повторите последние действия, а затем вставите и отредактируете текст на панели Слайд (Slide).

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap13, а затем щелкните дважды на файле EditText.

Откроется презентация EditText, отображающая слайд 1 в обычном режиме.

1.  На левой панели на вкладке Структура (Outline) поместите указатель (который примет I-образную форму) в пустую область справа от текста "Обзор" на слайде 2 и щелкните дважды, чтобы выделить текст заголовка.

Если теперь начать ввод символов, выделенный текст заменится на новый, независимо от его длины.

1.  Введите Учебные курсы для клиентов. В случае опечатки нажмите на клавишу (Backspace), чтобы удалить неправильный символ.

Обратите внимание, что все изменения отображаются на панели Слайд (Slide).

Совет. Красные волнистые линии, которые могут появиться под некоторыми словами, указывают на возможные орфографические ошибки. Если щелкнуть на подчеркнутом слове правой кнопкой мышью, появится список вариантов написания этого слова, из которого можно выбрать правильный.

1.  Поместите указатель (который примет форму четырехглавой стрелки ) поверх маркера, расположенного слева от текста "Кратко опишите продукцию:" на слайде 2, а затем щелкните, чтобы выделить элемент маркированного списка.
2.  Введите Организовать курсы для ознакомления клиентов с передовыми технологиями садоводства и новыми товарами, которые могут понадобиться для их внедрения. 
3.  На слайде 2 щелкните на маркере слева от текста "Опишите имеющиеся модели:", чтобы выделить элемент списка.
4.  Введите Организовать цикл занятий для подготовки преподавателей курсов.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Отменить (Undo), чтобы отменить результаты последнего действия (ввода текста).
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на стрелке кнопки Отменить (Undo). Появится список.
3.  Щелкните на втором элементе в списке. Заголовок слайда 2 и первый элемент маркированного списка примут исходные значения, заданные мастером Автосодержания.

Совет. Можно изменить количество действий, которые отменяются с помощью команды Отменить (Undo). Для этого в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры (Options), щелкните на вкладке Правка (Edit), а затем измените предельное число отмен, указанное внизу диалогового окна.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Вернуть (Redo), чтобы восстановить введенный ранее заголовок слайда 2.
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на стрелке кнопки Вернуть (Redo), а затем щелкните на втором элементе в списке, чтобы восстановить оба элемента маркированного списка.
3.  На панели Слайд (Slide) щелкните на кнопке Следующий слайд (Next Slide), чтобы отобразить слайд 3.
4.  На панели Слайд (Slide) поместите указатель (который примет I- образную форму) на заголовок перед текстом "Характеристики" и щелкните. Вокруг объекта заголовка появится рамка выделения с курсором внутри.

1.  Введите Занятия и нажмите на клавишу (Spacebar). При изменении текста на панели Слайд (Slide) содержание вкладки Структура (Outline) также изменяется.
2.  На панели Слайд (Slide) поместите указатель на любой элемент маркированного списка на слайде 3, а затем щелкните, чтобы выделить текстовый объект и поместить в него курсор.
3.  Поместите указатель (который примет форму четырехглавой стрелки) на маркер слева от текста "Расскажите о своей продукции…", щелкните и введите Практические занятия.
4.  Поместите указатель (который примет форму четырехглавой стрелки) на маркер слева от текста "Для каждой характеристики товара…", а затем щелкните на нем.
5.  Введите Подробные инструкции и нажмите (Enter). На слайде 3 появится новый маркер. Маркер отображается серым цветом, пока не введен соответствующий ему текст.
6.  Введите Цветные раздаточные материалы.
7.  Щелкните на элементе маркированного списка "Расскажите покупателям:", а затем нажмите на клавишу (Del), чтобы удалить элемент.
8.  Щелкните на элементе маркированного списка "Один слайд для одной модели:", а затем нажмите на клавишу (Del), чтобы удалить элемент.
9.  Щелкните вне области выделения, чтобы отменить выделение текстового объекта.

C:\department\office\workppointxp\2\13_01_11.jpgНа вкладке Структура (Outline) панели Структура/Слайды (Outline/Slides) щелкните на значке слайда 4, а затем нажмите (Delete), чтобы удалить слайд с названием Дополнения.

1.  В меню Правка (Edit) щелкните на команде Удалить слайд (Delete Slide), чтобы удалить слайд с названием Цены.
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
3.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть (Close Window). Презентация EditText закроется.

Режимы просмотра

PowerPoint предоставляет четыре режима для создания, упорядочивания и просмотра презентации: Обычный (Normal), Сортировщик слайдов (Slide Sorter), Страницы заметок (Notes Pages) и Показ слайдов (Slide Show). Переключение между режимами осуществляется с помощью кнопок внизу окна презентации или команд в меню Вид (View). Для перехода в режим заметок следует щелкнуть на команде Страницы заметок (Notes Pages), поскольку соответствующая кнопка отсутствует.

C:\department\office\workppointxp\2\13_01_11.jpg
Обычный режим

C:\department\office\workppointxp\2\13_01_12_1.jpg
Режим сортировщика слайдов

C:\department\office\workppointxp\2\13_01_12_2.jpg
Режим страниц заметок

C:\department\office\workppointxp\2\13_01_12_3.jpgРежим показа слайдов

Режим Обычный (Normal) позволяет работать с презентацией тремя различными способами: со структурой или миниатюрами слайдов на панели Структура/Слайды (Outline/Slides), со слайдом на панели Слайд (Slide) и с заметками на панели Заметки (Notes).

В режиме Сортировщик слайдов (Slide Sorter) слайды отображаются в виде миниатюр, которые можно легко перегруппировать, изменив тем самым порядок слайдов в презентации. Если заголовки слайдов плохо различимы, можно убрать изображение, чтобы прочитать заголовок.

Режим Страницы заметок (Notes Pages) предназначен для ввода заметок докладчика. Хотя текст заметки можно ввести и на панели Заметки (Notes), режим Страницы заметок (Notes Pages) обладает большими возможностями и позволяет вставлять в заметку графические изображения.

Режим Показ слайдов (Slide Show)предназначен для электронной презентации (то есть, для демонстрации слайдов на экране компьютера). При этом слайды занимают весь экран. Работая над презентацией, можно в любой момент переключиться в этот режим и просмотреть, как будут выглядеть слайды в процессе показа.

ViewPres

В этом упражнении вы переключитесь в различные режимы PowerPoint, включая показ слайдов.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap13, а затем щелкните дважды на файле ViewPres. Откроется презентация ViewPres, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  На панели Структура/Слайды (Outline/Slides) щелкните на вкладке Слайды (Slides).

1.  Щелкните на кнопке Режим сортировщика слайдов (Slide Sorter View). На экране отобразятся все слайды презентации в уменьшенном размере. Слайд 1 заключен в темную рамку, указывающую, что этот слайд выделен.
2.  Нажав и удерживая клавишу (Alt), щелкните на одном из слайдов. Форматирование слайда исчезнет, а заголовок отобразится более четко. Когда вы отпустите кнопку мыши, изображение на слайде восстановится.

1.  Щелкните дважды на слайде 1, чтобы перейти в обычный режим просмотра. На экране отобразится слайд 1 в обычном режиме.
2.  Щелкните на кнопке Показ слайдов (Slide Show). PowerPoint отобразит первый слайд презентации.
3.  Щелкните на экране, чтобы перейти к следующему слайду.

Совет. Чтобы завершить показ слайдов, не дожидаясь конца презентации, нажмите на клавишу (Esc).

1.  Щелкайте на каждом из слайдов по мере их отображения. После щелчка на последнем слайде. PowerPoint отобразит черный экран.

Решение проблем. Черный экран появится по умолчанию при условии, что в диалоговом окне Параметры (Options) выделен флажок Завершать черным слайдом (End with blank screen). Чтобы проверить установку этого параметра, в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры (Options), а затем щелкните на вкладке Вид (View).

1.  Щелкните на черном экране, чтобы вернуться в текущий режим просмотра. Презентация отобразится в обычном режиме.
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
3.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация EditText закроется.

3. Лекция: Работа с презентацией
Изучив эту лекцию, вы сможете: создавать презентации с помощью шаблонов оформления, вводить текст в слайд, создавать новые слайды, вставлять слайды из других презентаций.

Для эффективной работы с Microsoft PowerPoint необходимо ознакомиться с основными функциями программы, включая создание презентации с помощью шаблонов оформления, создание слайда и ввод текста, вставку слайдов из других презентаций, реорганизацию презентации и добавление заметок докладчика.

Предположим, что владелец компании "Все для сада" решил воспользоваться PowerPoint для разработки презентации, анонсирующей курсы садоводов для потенциальных клиентов. На первом этапе нужно создать презентацию и ввести в нее сведения, относящиеся к начальному курсу "Пересадка дерева". Сотрудники компании подготовили несколько слайдов, которые предполагается включить в презентацию.

В этой лекции вы начнете работу над презентацией, воспользовавшись шаблоном оформления, введете текст в слайд, создадите несколько новых слайдов, вставите слайды из других презентаций, разместите их в нужном порядке, введете заметки докладчика и создадите новую папку, предназначенную для хранения презентаций.

В процессе выполнения упражнений вам понадобятся учебные файлы EnterText, NewSlide, InsertSlide, SlideInsert, EnterNotes и StorePres.

Создание презентации с помощью шаблона оформления

В некоторых случаях удобнее начать работу над презентацией, не прибегая к услугам мастера Автосодержания. При этом можно воспользоваться как пустой презентацией, так и шаблоном оформления. Шаблон оформления представляет собой профессионально оформленный слайд, включающий фоновый рисунок, цветовую схему и шрифты, к которому остается только добавить текст. Программа PowerPoint включает большой набор шаблонов оформления, но при желании можно создать собственный. Помимо шаблонов, PowerPoint позволяет выбрать макет для каждого слайда (например, слайд с диаграммой), щелкнув на одном из образцов, представленных на панели задач Разметка слайда (Slides Layout) в правой части экрана. При перемещении указателя по образцам на экране отображаются названия макетов.

В этом упражнении вы создадите презентацию курсов садоводов с помощью шаблона оформления.

1.  На панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на команду Все программы (Programs), а затем щелкните на Microsoft PowerPoint. Откроется окно программы Microsoft PowerPoint.
2.  В меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task Panels). Если нужно, отобразите область задачи Создание презентации (New Presentation).
3.  В области задач Создание презентации (New Presentation) щелкните на варианте Из шаблона оформления (From Design Template). Появится область задач Дизайн слайда (Slide Design), содержащая образцы шаблонов оформления, упорядоченных по алфавиту.

Совет. Чтобы создать новую презентацию или воспользоваться мастером, откройте область задач Создание презентации (New Presentation), а затем щелкните на варианте Новая презентация (Blank Presentation) или Из мастера автосодержания (From AutoContent Wizard). В области задач Дизайн слайда (Slide Design) представлены те же шаблоны, которые использует мастер.

1.  В области задач Дизайн слайда (Slide Design) укажите на шаблон оформления. Имя шаблона отобразится в экранной подсказке, а справа от шаблона появится стрелка, направленная вниз.
2.  На панели задачи Дизайн слайда (Slide Design) щелкните на стрелке справа от шаблона. Появится меню команд, позволяющих применить шаблон ко всей презентации или выделенным слайдам, а также изменить размер шаблонов на панели задачи Дизайн слайда (Slide Design).

C:\department\office\workppointxp\3\14_2_01.jpg

1.  Щелкните на команде Показать крупные эскизы (Show Large Previews). Масштаб отображения шаблонов увеличится, что облегчает выбор нужного варианта оформления слайда.
2.  На панели задачи Дизайн слайда (Slide Design) перетащите бегунок по вертикальной полосе прокрутки вниз, пока не появится шаблон Клен (Maple), и щелкните на нем. На панели Слайд (Slide) отобразится титульный слайд, оформленный в соответствии с выбранным шаблоном.
3.  Щелкните на стрелке справа от шаблона оформления, щелкните на команде Показать крупные эскизы (Show Large Previews), чтобы отобразить шаблоны в уменьшенном размере, а затем перетащите бегунок в самый верх вертикальной полосы прокрутки.

1.  На панели задачи Дизайн слайда (Slide Design) щелкните на стрелке Другие области задач (Other Task Panes), чтобы отобразить список панелей, и щелкните на Разметка слайда (Slide Layout). Появится панель задачи Разметка слайда (Slide Layout), на которой представлены макеты, которые можно применить к выделенным слайдам. По умолчанию к слайду, представленному на панели Слайд (Slide), применен макет Титульный слайд (Title Slide).

1.  В области задач Разметка слайда (Slide Layout) щелкните на макете Только заголовок (Only Title) в разделе Макеты текста (Text Layouts). PowerPoint применит макет Только заголовок (Only Title) к выделенному слайду.
2.  В области задачи Разметка слайда (Slide Layout) щелкните на макете Титульный слайд (Title Slide). PowerPoint применит выбранный макет к выделенному слайду.
3.  В области задачи Разметка слайда (Slide Layout) поочередно укажите на несколько макетов и прочитайте описание каждого.
4.  В области задачи Разметка слайда (Slide Layout) щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть панель.
5.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
6.  В поле Имя файла (File Name) введите DesignTemp.
7.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, а затем щелкните дважды на папке Chap14.
8.  Щелкните на кнопке Сохранить (Save). PowerPoint сохранит презентацию DesignTemp.
9.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация DesignTemp закроется.

Ввод текста в слайд

Ввод текста в презентацию, включая заголовки и подзаголовки, осуществляется в режиме Обычный (Normal). При этом можно пользоваться как панелью Слайд (Slide), так и вкладкой Структура (Outline). Но, если на вкладке Структура (Outline) отображается только содержание слайда, панель Слайд (Slide) дает представление о расположении текста на слайде. Титульный слайд, представленный на панели Слайд (Slide), включает два текстовых поля, называемых заполнителями. Верхнее поле предназначено для заголовка, а нижнее - для подзаголовка. После ввода текста заполнитель становится текстовым объектом (то есть, объектом слайда, содержащим текст).

EnterText

В этом упражнении вы введете текст в первый слайд презентации, посвященной садоводческим курсам.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле EnterText. Откроется презентация EnterText, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  На панели Слайд (Slide) щелкните на заполнителе Заголовок слайда (Click to add title). Вокруг заполнителя появится рамка выделения, указывающая, что можно вводить и редактировать текст. Текст заполнителя исчезнет, а вместо него появится курсор.
4.  Введите Как пересадить дерево. Обратите внимание, что введенный текст отображается также на вкладке Структура (Outline). Если на левой панели вместо структуры представлены миниатюры слайдов, щелкните на вкладке Структура (Outline).

Совет. Если вы сделали опечатку, нажмите на клавишу (Backspace), чтобы удалить ее, а затем введите правильный текст.

1.  Щелкните на заполнителе Подзаголовок слайда (Click to add subtitle). Будет выделен объект подзаголовка.
2.  Введите Кэтрин Тернер и нажмите (Enter).
3.  Введите Компания "Все для сада".

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
2.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация EnterText закроется.

Создание слайда

Существуют два простых способа добавить в презентацию слайды: щелкнув на кнопке Создать слайд (New Slide) на панели инструментов Форматирование или щелкнув на команде Создать слайд (New Slide) в меню Вставка (Insert). В обоих случаях PowerPoint вставит в презентацию новый слайд, разместив его после текущего, и появится панель Разметка слайда (Slides Layout), содержащая 27 стандартных макетов. Чтобы применить один из макетов к новому слайду, достаточно щелкнуть на нем.

После того как слайд создан, в него можно ввести заголовок и текст, воспользовавшись панелью Слайд (Slide) или вкладкой Структура (Outline) на панели Структура/Слайды (Outline/Slides). На вкладке Структура (Outline) каждый слайд отображается в виде значка, справа от которого располагается заголовок, а ниже - текст слайда, сдвинутый вправо по отношению к заголовку. Чтобы ввести текст в структуру, щелкните в нужной позиции и начните печатать. Можно также, редактируя структуру, создать новый слайд, если поместить курсор справа от заголовка слайда и нажать (Enter).

NewSlide 

В этом упражнении вы создадите новый слайд и введете в него текст, воспользовавшись панелью Слайд (Slide). Затем, переключившись на вкладку Структура (Outline) на панели Структура/Слайды (Outline/Slides), вы внесете изменения в существующий слайд, создадите новый слайд и введете в него текст.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Open (Открытие документа).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле NewSlide. Откроется презентация NewSlide, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке Создать слайд (New Slide). На панели Слайд (Slide) отобразится пустой слайд, вставленный после текущего. На вкладке Структура (Outline) появится значок нового слайда и откроется панель задачи Разметка слайда (Slides Layout), если она отсутствовала до этого. По умолчанию к новому слайду применяется макет Заголовок и текст (Title and Text), включающий заголовок и маркированный список. В строке состояния отобразится текст Слайд 2 из 2 (Slide 2 of 2).
4.  Введите Первые шаги. Обратите внимание, что изменения, производимые на панели Слайд (Slide), отображаются на вкладке Структура (Outline). PowerPoint позволяет выполнять все действия по созданию слайда как в режиме слайда, так и структуры.

Совет. Если начать ввод текста в пустой слайд, не выделив предварительно нужный объект, PowerPoint введет текст в заголовок.

1.  В области задачи Разметка слайда (Slides Layout) щелкните на кнопке Закрыть (Close), а затем щелкните на вкладке Структура (Outline) на панели Структура/Слайды (Outline/Slides).
2.  На вкладке Структура (Outline) поместите указатель (который примет I- образную форму) в пустую область справа от заголовка слайда 2, а затем щелкните, чтобы поместить в эту позицию курсор.
3.  Нажмите (Enter). На панели слайдов отобразится новый слайд, а на панели структуры появится значок нового слайда, рядом с которым располагается курсор.
4.  Нажмите на клавишу (Tab). Курсор сместится вправо, а вместо значка нового слайда на слайде 2 появится серый маркер, соответствующий первому элементу маркированного списка.
5.  Введите Выберите подходящее для пересадки время и нажмите (Enter). Появится второй элемент маркированного списка. Обратите внимание, что после того, как вы ввели текст и нажали на клавишу (Enter), маркер стал черным. Текст, не уместившийся в строке, автоматически переносится в следующую строку, не требуя нажатия на клавишу (Enter).
6.  Введите Подготовьте почву и нажмите (Enter), чтобы вставить новый маркер.
7.  Введите Подготовьте корни и нажмите (Enter), чтобы вставить новый маркер.
8.  На панели инструментов Структура (Outlining) щелкните на кнопке Повысить уровень (Promote).

Важно. Если панель инструментов Структура (Outlining) отсутствует на экране, в меню Вид (View) укажите на команду Панели инструментов (Toolbars), а затем щелкните на Структура (Outlining).

PowerPoint создаст новый слайд. Вместо маркера появится значок слайда, рядом с которым располагается курсор.

C:\department\office\workppointxp\3\14_2_05.jpg

1.  Введите Транспортировка дерева и нажмите (Enter). Появится значок нового слайда.
2.  Нажмите на клавишу (Tab). PowerPoint создаст первый элемент маркированного списка на слайде 3.
3.  Введите Действуйте деликатно и нажмите (Enter). Появится новый маркер.
4.  Введите Не торопитесь, нажмите (Enter) и введите Соблюдайте осторожность.
5.  Нажав и удерживая клавишу (Ctrl), нажмите (Enter). Появится новый слайд.
6.  Введите Выводы, нажмите (Enter) и нажмите (Tab). PowerPoint создаст первый элемент маркированного списка на слайде 4.
7.  Введите Составьте план и нажмите (Enter). Появится новый маркер.
8.  Введите Продумайте все детали и нажмите (Enter). Появится новый маркер.
9.  Введите И все получится!.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
2.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация NewSlide закроется.

Вставка слайдов из других презентаций

При разработке презентации можно сэкономить немало времени, если воспользоваться готовыми слайдами из других презентаций. Вставляя слайды, PowerPoint автоматически настраивает их под цветовую схему и оформление текущей презентации, избавляя пользователя от необходимости вносить множество изменений.

InsertSlide, SlideInsert

В этом упражнении вы вставите в слайды из одной презентации в другую.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Open (Открытие документа).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле InsertSlide. Откроется презентация InsertSlide, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  На вкладке Структура (Outline) поместите указатель (который примет I- образную форму) на слайд 4 и щелкните справа от последнего элемента списка, чтобы поместить в эту позицию курсор.
4.  В меню Вставка (Insert) щелкните на команде Слайды из файлов (Slides From Files). Появится диалоговое окно Поиск слайдов (Slide Finder).
5.  Если нужно, щелкните на вкладке Поиск презентации (Find Presentation), а затем щелкните на кнопке Обзор (Browse). Появится диалоговое окно Обзор (Browse).
6.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint и щелкните дважды на папке Chap14.
7.  В списке файлов щелкните на файле SlideInsert, а затем щелкните на кнопке Открыть (Open). Снова появится диалоговое окно Поиск слайдов (Slide Finder).
8.  Если нужно, щелкните на кнопке Показать (Display), чтобы отобразить слайды в области просмотра.
9.  Поочередно щелкните на слайдах 2 и 3, щелкните на правой стрелке прокрутки, а затем щелкните на слайде 4, чтобы выделить слайды, которые нужно вставить.

Совет. Если вы используете одни и те же слайды в нескольких презентациях, можно воспользоваться кнопкой Поместить в папку "Избранное" (Add to Favorites), чтобы добавить выделенные слайды на вкладку Избранное (List of Favorites) диалогового окна Поиск слайдов (Slide Finder).

1.  Щелкните на кнопке Вставить (Insert). PowerPoint вставит выделенные слайды в презентацию вслед за текущим слайдом.
2.  Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Вставленные слайды появятся на вкладке Структура (Outline), а последний из них отобразится на панели Слайд (Slide).
3.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
4.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация InsertSlide закроется.

4. Лекция: Слайды
Изучив эту лекцию, вы сможете: упорядочивать слайды в презентации, вводить заметки докладчика, создавать папки для хранения презентаций.

Реорганизация слайдов в презентации

После вставки слайдов может возникнуть необходимость реорганизовать презентацию. Проще всего это сделать в режиме Сортировщик слайдов (Slide Sorter), где можно перетаскивать слайды из одного положения в другое.

OrderSlides

В этом упражнении вы упорядочите слайды в режиме сортировщика слайдов.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Open (Открытие документа).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле OrderSlides. Откроется презентация OrderSlides, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  Щелкните на кнопке Режим сортировщика слайдов (Slide Sorter View). Обратите внимание, что вверху окна презентации появилась панель инструментов Сортировщик слайдов (Slide Sorter).
4.  Перетащите слайд 4 ("Выводы") в пустую область после слайда 7 ("Уход"). Обратите внимание, что при перетаскивании слайда указатель принимает форму квадратика со стрелкой. Когда вы отпустите кнопку мыши, слайд 4 переместится в новое положение, а PowerPoint перенумерует все слайды в презентации.

Совет. В режиме сортировщика слайдов можно также перемещать слайды между несколькими открытыми презентациями. Откройте каждую презентацию и переключитесь в режим сортировщика, а затем щелкните на команде Упорядочить все (Arrange All) в меню Окно (Window). Перетащите слайды из окна одной презентации в окно другой.

1.  Перетащите слайд 5 ("Источники сведений") в позицию между слайдами 6 и 7.
2.  Щелкните дважды на слайде 2, чтобы вернуться в обычный режим просмотра.
3.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
4.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация OrderSlides закроется.

Ввод заметок к слайдам

Создавая слайды, можно ввести заметки, которыми может воспользоваться докладчик в процессе показа презентации. Каждому слайду соответствует собственная страница заметок. Чтобы ввести текст заметки, щелкните на панели Заметки (Notes), расположенной под панелью Слайд (Slide), и начните печатать. Ввод и корректировка текста заметок осуществляется так же, как и любого другого текста на панелях Слайд (Slide) и Структура (Outline). Можно также ввести заметки докладчика, переключившись в режим Страницы заметок (Notes Page), который открывается из меню Вид (View). Режим Страницы заметок (Notes Page) предоставляет дополнительные возможности по сравнению с панелью Заметки (Notes) и позволяет перемещаться между страницами заметок подобно тому, как это делается в режиме слайдов.

EnterNotes

В этом упражнении вы введете текст на панели Заметки (Notes), переключитесь в режим Страницы заметок (Notes Page) и осуществите перемещение по страницам заметок.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Open (Открытие документа).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле EnterNotes. Откроется презентация EnterNotes, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  На панели слайдов щелкните на кнопке Следующий слайд (Next Slide), чтобы перейти к слайду 2, а затем щелкните на заполнителе Заметки к слайду (Click to add notes) на панели Заметки (Notes). Текст заполнителя исчезнет, и появится курсор.
4.  Введите Составьте план действий с таким расчетом, чтобы ничего не делать в спешке.

Совет. В случае опечатки нажмите на клавишу (Backspace), чтобы удалить ошибку, и введите правильный текст.

1.  В меню Вид (View) щелкните на команде Страницы заметок (Notes Page). Масштаб отображения уменьшится примерно до 40%, чтобы отобразить страницу полностью.

Совет. Масштаб отображения на вашем экране может быть другим в зависимости от размера монитора.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на стрелке поля Масштаб (Zoom), а затем щелкните на значении 75%. Если нужно, воспользуйтесь стрелкой Параметры панели инструментов (Toolbar Options), чтобы отобразить недостающие кнопки. Масштаб отображения увеличится.
2.  Щелкните на кнопке Следующий слайд (Next Slide). В строке состояния отобразится текст Заметки 3 из 7 (Notes 3 of 7).
3.  В области заметки щелкните на заполнителе Текст слайда (Click to add text). Вокруг области заметки появится рамка выделения.
4.  Введите Очень важно, чтобы машина для перевозки имела достаточно вместительный кузов, чтобы вместе с деревом доставить землю и все остальное, что требуется для пересадки.
5.  На панели инструментов Стандартная щелкните на стрелке поля Масштаб (Zoom), а затем щелкните на По месту (Fit). Страница полностью отобразится в окне.
6.  Щелкните на кнопке Обычный режим (Normal View). Введенный вами текст отобразится под слайдом на панели Заметки (Notes).
7.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
8.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация OrderSlides закроется.

Создание папки для сохранения презентации

Чтобы упростить доступ к презентациям, можно хранить их в отдельных папках, созданных специально для этой цели. Например, отдел маркетинга компании "Все для сада" мог бы создать папку New Catalog для хранения всех презентаций и файлов, имеющих отношение к каталогу компании. Если со временем файлов станет слишком много, можно внутри папки New Catalog создать вложенную папку Products и хранить в ней файлы с описанием товаров, включенных в каталог.

По умолчанию в диалоговом окне Сохранение документа (Save As) отображается содержимое папки Мои документы (My Documents). Если для сохранения презентации требуется другая папка, можно перейти в эту папку или создать новую, щелкнув на кнопке Создать папку (Create New Folder).

Поскольку новая папка создается внутри текущей, прежде чем создавать папку, необходимо перейти в положение, где она должна размещаться. Это можно сделать, воспользовавшись стрелкой поля Папка (Save in), кнопкой Переход на один уровень вверх (Up One Level), предназначенной для перемещения в иерархии папок, или панелью объектов. Панель объектов располагается в левой части диалоговых окон Сохранение документа (Save As) и Open (Открытие документа) и обеспечивает быстрый переход к объектам, которые обычно используются для хранения файлов и папок.

При желании можно сохранить презентацию под другим именем, создав копию текущего файла. Например, если вы внесли изменения в презентацию, можно сохранить новую версию под другим именем, оставив оригинал неизменным на тот случай, если он снова понадобится.

StorePres

Презентацию с новым именем можно сохранить в той же папке, что и исходную. Но в одной папке не может быть двух презентаций с одним и тем же именем.

В этом упражнении вы создадите папку и сохраните существующую презентацию под новым именем.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Open (Открытие документа).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле StorePres. Откроется презентация StorePres, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).

Устранение неполадок. Если в поле Папка (Save in) не указана папка Chap14, щелкните на стрелке поля, чтобы перейти в эту папку.

1.  Щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder). Появится диалоговое окно Создание папки (New Folder). Обратите внимание, что создаваемая папка является вложенной.

Важно. Если бы диалоговые окна Открыть (Open) и Сохранить (Save) не включали кнопку Создать папку (Create New Folder), пришлось бы открыть окно Проводник (Windows Explorer) или Мой компьютер (My Computer), чтобы создать папку.

1.  Введите NewFolder и щелкните на кнопке ОК. Папка NewFolder станет текущей.
2.  В поле Имя файла (File Name) введите StoreFolder, чтобы переименовать файл.
3.  Щелкните на кнопке Сохранить (Save). Имя файла в строке заголовка окна PowerPoint заменится на StoreFolder. В отличие от исходной презентации StorePres, которая хранится в папке Chap14, презентация StoreFolder сохранена в папке NewFolder
4.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть (Close). Презентация StorePres закроется.

5. Лекция: Ввод и изменение текста слайдов
Изучив эту лекцию, вы сможете: вводить и перемещать текст на слайдах, изменять выравнивание текста и интервалы, находить и заменять фрагменты текста и шрифты.

Работая в PowerPoint, можно вводить, изменять, перемещать и форматировать текст, добиваясь наиболее полного выражения основной идеи презентации. Существует несколько способов ввода текста в слайды: в текстовые заполнители, зарезервированные для заголовков и подзаголовков, в надписи, предназначенные для ввода отдельных фраз и замечаний, и текстовые поля, рассчитанные на более длинные фрагменты текста. Помимо этого, можно размещать текст внутри геометрических объектов, таких как круги, прямоугольники или звезды.

Предположим, что владелец компании "Все для сада" подготовил презентацию учебных курсов для садоводов и хотел бы внести изменения в текст, чтобы придать ему большую выразительность.

В этой лекции вы создадите несколько текстовых объектов, отредактируете текст, измените его внешний вид, осуществите поиск и замену заданного фрагмента, замените шрифт и выполните проверку орфографии и стиля презентации.

В процессе выполнения упражнений вам понадобятся учебные файлы Chap15, AlignText, ReplaceText, CorrectText и SpellCheck.

Ввод и перемещение текста в слайдах

Помимо заголовка и маркированного списка, можно ввести в слайд дополнительный текст. В отличие от заголовка и элементов списка, отображающихся как на слайде, так и в структуре презентации, дополнительный текст отображается только на самом слайде. Прежде чем приступать к вводу дополнительного текста, нужно понять, что PowerPoint оперирует объектами. Под объектом понимается любой элемент слайда, над которым можно выполнять определенные действия. Так, например, весь текст в заголовке слайда представляет собой один объект. Чтобы внести изменения в любой объект, включая текстовый, нужно вначале выделить его. Для выделения объекта достаточно поместить на него указатель и щелкнуть. Чтобы отменить выделение объекта, нужно щелкнуть в пустой области слайда.

В PowerPoint выделение объекта осуществляется двумя способами. Первый способ реализуется щелчком на текстовом объекте, вследствие чего вокруг объекта появляется серая штриховая рамка, внутри которой располагается курсор. Поместив курсор в нужную позицию, можно ввести и отредактировать текст. Второй способ выделения объекта состоит в том, чтобы поместить указатель на штриховую рамку и щелкнуть на ней. В результате штриховая рамка заменится на точечную. Это означает, что содержимое рамки трактуется как единое целое и, помимо редактирования текста, можно, например, изменить размер текстового объекта или переместить его в другое положение Регулировка размера осуществляется перетаскиванием расположенных на рамке белых кружочков, называемых рукоятками масштабирования. На следующем рисунке приведены примеры штриховой и точечной рамок.

Выделенный точечной рамкой объект можно переместить или скопировать в любое место на слайде, чтобы изменить внешний вид презентации. Наиболее удобным и эффективным способом перемещения объектов по слайду является перетаскивание с помощью мыши. Если при этом нажать и удерживать клавишу (Ctrl), объект будет скопирован.

Изначально слайды содержат заголовки и маркированные списки, где излагаются основные тезисы презентации. Кнопка Надпись (Text Box) на панели инструментов Форматирование позволяет разместить на слайде дополнительные текстовые объекты. Надписи обычно используются для включения в презентацию объявлений, ссылок и замечаний, которые не относятся к основному тексту.

С помощью кнопки Надпись (Text Box) можно создать два типа текстовых объектов: собственно надпись, состоящую из одной строки, и текстовое поле, включающее текст, автоматически распределяющийся внутри заданных границ. Для создания надписи достаточно указать ее положение на слайде, щелкнув в нужном месте. Чтобы создать текстовое поле, следует протащить указатель по слайду, чтобы начертить прямоугольник нужного размера.

Надпись и текстовое поле можно преобразовать одно в другое, воспользовавшись параметрами, представленными в диалоговом окне Формат надписи (Format Text Box). Можно также преобразовать надпись в текстовое поле, перетащив рукоятку масштабирования. Ширина надписи уменьшится, и текст автоматически распределится по строкам.

AddText

В этом упражнении вы выделите текстовый объект, переместите его в другое положение, перетащив рамку выделения, а затем создадите надпись и текстовое поле.

1.  Если нужно, запустите PowerPoint.
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
3.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap15, а затем щелкните дважды на файле AddText. Откроется презентация AddText, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
4.  На слайде 1 щелкните на объекте подзаголовка. Вокруг объекта появится штриховая рамка выделения.
5.  Поместите указатель на верхнюю грань штриховой рамки. Указатель примет форму четырехглавой стрелки, как показано на полях.
6.  Щелкните на штриховой рамке выделения. Штриховая рамка заменится на точечную.

Совет. Можно выделить объект одним щелчком. Для этого поместите указатель в положение над или под объектом, чтобы он принял форму указателя выделения, и щелкните. Вокруг объекта появится точечная рамка.

1.  Щелкните в пустой области слайда вне рамки выделения, чтобы отменить выделение объекта.

Совет. Чтобы скопировать текстовый объект, нажав и удерживая клавишу (Ctrl), перетащите выделенный объект в новое положение на слайде.

1.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок по полосе прокрутки, чтобы отобразить слайд 3.
2.  В маркированном списке щелкните дважды на тексте "ВДС", чтобы выделить его.
3.  Введите компания "Все для сада". В процессе ввода текст автоматически переносится в следующую строку.
4.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы отменить выделение текстового объекта.
5.  На панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке Надпись (Text Box).
6.  Поместите указатель, который примет форму перевернутого креста, в нижнюю левую область слайда.
7.  Щелкните, чтобы создать Надпись (Text Box). Появится маленькая штриховая рамка с расположенным внутри курсором.
8.  Введите Дополнительные сведения - на слайде 5.
9.  Щелкните на границе штриховой рамки, а затем перетащите текстовый объект вправо.

Совет. Текст, введенный с помощью инструмента Надпись (Text Box), не отображается на вкладке Структура (Outline). Структура слайда включает только заголовки и основной текст.

1.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы отменить выделение текстового объекта.
2.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок по полосе прокрутки вниз, пока не отобразится слайд 5.
3.  На панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните на кнопке Надпись (Text Box).
4.  Поместите указатель, который примет форму перевернутого креста, под нижний маркер и протащите его по слайду, чтобы начертить прямоугольник шириной примерно в три четверти слайда. Когда вы отпустите кнопку мыши, появится штриховая рамка с мигающим курсором.
5.  Введите Штат компании "Все для сада" может подготовить для вас презентацию до начала занятий. По мере ввода текста высота рамки будет увеличиваться, чтобы вместить все строки.

1.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы отменить выделение текстового объекта.
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save).
3.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация AddText закроется.

Выравнивание текста и изменение интервалов

PowerPoint позволяет управлять размещением текста на слайде. Можно, например, выровнять строки текста относительно границ текстового объекта. Это осуществляется с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование. Кнопка По левому краю (Align Left) размещает все строки на равном удалении от левой границы объекта, что характерно для абзацев. Кнопка По правому краю (Align Right) выравнивает текст вдоль правой границы объекта и используется обычно для форматирования надписей. Кнопка По центру (Center) размещает строки посередине текстового объекта, что позволяет центрировать заголовки и названия. Можно также улучшить внешний вид текста, отрегулировав расстояние между строками и абзацами. Для этого нужно выделить текстовый объект, а затем воспользоваться кнопкой, изменяющей интервал между абзацами, на панели инструментов Форматирование или командой Интервалы (Line Spacing) в меню Формат (Format).

При вводе текста может оказаться, что он не умещается в границах объекта или, наоборот, заполняет не весь объект. Это легко исправить, воспользовавшись параметром PowerPoint, который подгоняет размер объекта под объем содержащегося в нем текста. Чтобы изменить размещение текста внутри объекта, нужно выделить или очистить флажок Подгонять размер автофигуры под текст (Resize AutoShape to fit text) на вкладке Надпись (Text Box) в диалоговом окне Формат автофигуры (Format AutoShape).

AlignText

В этом упражнении вы увеличите размер текстового объекта, измените выравнивание текста, уменьшите интервал между абзацами и отрегулируете межстрочный интервал.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap15, а затем щелкните дважды на файле AlignText. Откроется презентация AlignText, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок по полосе прокрутки, чтобы переместиться к слайду 5.
4.  Щелкните на надписи внизу слайда 5, а затем щелкните на границе штриховой рамки, чтобы вокруг объекта появилась точечная рамка выделения.
5.  Поместите указатель на среднюю правую рукоятку выделения, так чтобы он принял форму двуглавой стрелки.
6.  Перетащите рукоятку вправо, чтобы расширить надпись примерно на 2 см. Ширина надписи увеличится, и произойдет перераспределение текста внутри рамки.

1.  В меню Формат (Format) щелкните на команде Надпись (Text Box). Появится диалоговое окно Формат надписи (Format Text Box).
2.  Щелкните на вкладке Надпись (Text Box).

1.  Очистите флажок Переносить текст в автофигуре по словам (Word wrap text in AutoShape), обеспечивающий размещение текста по строкам в пределах выделенной автофигуры.
2.  Щелкните на кнопке ОК. Область ввода текста (текстовое поле) распространится за пределы слайда.

Совет. Можно уменьшить ширину текстового поля, перетащив рукоятку выделения. Текст перераспределится внутри рамки выделения в соответствии с ее новыми границами.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Отменить (Undo). Текстовое поле вернется к исходному виду.
2.  Перемещайте указатель по слайду по направлению к маркированному списку и, когда он примет форму указателя выделения, щелкните, чтобы выделить текстовый объект. Обратите внимание, что точечная рамка выделения больше, чем требуется.
3.  В меню Формат (Format) щелкните на команде Placeholder (Прототип). Появится диалоговое окно Формат автофигуры (Format AutoShape).

Совет. Название команды в меню Формат (Format) меняется в зависимости от типа выделенного объекта. Если это надпись, команда называется Надпись (Text Box), а диалоговое окно, которое она открывает, озаглавлено Формат надписи (Format Text Box).

1.  Щелкните на вкладке Надпись (Text Box), чтобы отобразить параметры размещения и выравнивания текста.
2.  Выделите флажок Подгонять размер автофигуры под текст (Resize AutoShape to fit text) и щелкните на кнопке ОК. Текстовый объект примет размер, соответствующий объему содержащегося в нем текста.
3.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы отменить выделение объекта.
4.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок, чтобы отобразить слайд 8, а затем выделите надпись внизу слайда.
5.  На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке По центру (Center). Текст в выделенном объекте будет отцентрирован.
6.  На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке Увеличить интервал между абзацами (Increase Paragraph Spacing). Интервал между абзацами увеличится на одну десятую от исходного значения.

Важно. Если кнопка Увеличить интервал между абзацами (Increase Paragraph Spacing) недоступна, на панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке Параметры панелей инструментов (Toolbars Options). Укажите на команду Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons), чтобы отобразить остальные кнопки панели, щелкните на нужной кнопке, чтобы поместить ее на панель инструментов, а затем щелкните в пустой области слайда.

1.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы отменить выделение надписи.
2.  Поместите указатель на границу маркированного списка и, когда он примет форму указателя выделения, щелкните.
3.  В меню Формат (Format) щелкните на команде Интервалы (Line Spacing). Появится диалоговое окно Интервалы (Line Spacing).
4.  Воспользуйтесь стрелками поля Перед абзацем (Before paragraph), чтобы установить значение 0,1, а затем щелкните на кнопке ОК. Расстояние между абзацами уменьшится.
5.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы отменить выделение надписи.

Совет. Все действия, которые вы выполняете над надписью, применимы к любому текстовому объекту, включая заголовок и абзацы.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
2.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация AlignText закроется.

Поиск и замена текста и шрифтов

Поиск и замена текста в PowerPoint осуществляются с помощью команд Найти (Find) и Заменить (Replace) в меню Правка (Edit). Если с помощью команды Найти (Find) можно найти все вхождения заданного фрагмента в презентацию, команда Заменить (Replace) позволяет не только найти, но и заменить один фрагмент текста на другой. При этом можно заменить все вхождения сразу или рассматривать каждое в отдельности. Диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) содержит ряд параметров, определяющих условия поиска. Так, например, можно выделить флажок Только слово целиком (Find whole words only), чтобы исключить из результатов поиска слова, включающие заданное слово. Если требуется точное совпадение найденного фрагмента с искомым, с учетом строчных и прописных букв, нужно выделить параметр Учитывать регистр (Match case). Помимо замены текста, PowerPoint позволяет заменить шрифт во всей презентации. Команда Замена шрифта (Replace Font) в меню Формат (Format) находит все фрагменты текста, набранные определенным шрифтом, и заменяет в них шрифт.

ReplaceText

В этом упражнении вы воспользуетесь командой Заменить (Replace), чтобы найти и заменить заданное слово, а затем замените указанный шрифт.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap15, а затем щелкните дважды на файле ReplaceText. Откроется презентация ReplaceText, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  В меню Правка (Edit) щелкните на команде Заменить (Replace). Появится диалоговое окно Замена (Replace).
4.  Щелкните в поле Найти (Find what) и введите Пособия.
5.  Нажмите на клавишу (Tab) или щелкните в поле Заменить на (Replace With).
6.  Введите Материалы и оборудование.
7.  Выделите флажок С учетом регистра (Match case), чтобы при поиске учитывался регистр символов.

1.  Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). PowerPoint найдет и выделит слово "Пособия".
2.  Щелкните на кнопке Заменить (Replace). Выделенное слово заменится на текст "Материалы и оборудование". Появится окно сообщения, где указано, что PowerPoint закончил просмотр презентации.
3.  Щелкните на кнопке ОК, а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Замена (Replace).
4.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы отменить выделение текстовых объектов.
5.  В меню Формат щелкните на команде Заменить шрифт (Replace Font). Появится диалоговое окно Замена шрифта (Replace Font).
6.  Щелкните на стрелке поля Заменить (Replace), а затем щелкните на Arial.
7.  Щелкните на стрелке поля на (with), прокрутите список и щелкните на Impact.

1.  Щелкните на кнопке Заменить (Replace). Во всей презентации текст, имеющий шрифт Arial, будет отформатирован как Impact.
2.  В диалоговом окне Замена шрифта (Replace Font) щелкните на кнопке Закрыть (Close).
3.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок, чтобы отобразить слайд 8. Шрифт надписи Arial заменился на Impact.
4.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
5.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация ReplaceText закроется.

6. Лекция: Проверка правописания и исправление текста
Изучив эту лекцию, вы сможете: исправлять текст в процессе ввода, проверять орфографию и стиль презентации.

Исправление текста в процессе печати

При вводе текста в презентацию можно заметить, как сделанные опечатки, автоматически исправляются. Это осуществляется с помощью функций Автозамена (AutoCorrect), которая исправляет типичные опечатки, в том числе неправильное употребление строчных или прописных букв (например, употребление строчной буквы в начале предложения). Функция автозамены поддерживает список элементов, каждый из которых содержит два значения: ошибочное и правильное. Если вы постоянно делаете опечатку в каком-либо слове, можно создать для него элемент автозамены и добавить его в список. Тогда слово с ошибкой будет автоматически исправляться, как только вы введете после него пробел или знак препинания. Помимо исправления опечаток, можно настроить функцию автозамены на распознавание сокращений, что позволяет автоматизировать ввод часто используемых фрагментов текста. Так, например, можно создать элемент автозамены, содержащий аббревиатуру вашей фирмы и ее полное название. Тогда каждый раз при вводе аббревиатуры функция автозамены будет заменять ее названием фирмы, избавив вас от необходимости вводить его полностью.

сли указать на слово, измененное функцией автозамены, под его первой буквой появится синий квадратик. Если указать на квадратик, появится кнопка Параметры автозамены (AutoCorrect Options), позволяющая выполнить следующие действия: отменить конкретную замену; отменить автоматическое исправление данного фрагмента текста; открыть диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) и изменить параметры автозамены.

При вводе текста в рамку заполнителя PowerPoint использует функцию Автоподбора ширины (AutoFit), которая при необходимости изменяет размер текста таким образом, чтобы он вписался в рамку заполнителя. Кнопка Параметры автоподбора ширины (AutoFit Options), которая появляется при этом, позволяет управлять процессом подгонки текста. Если щелкнуть на стрелке кнопки, появится меню команд. Можно, например, отменить подгонку текста в данном случае, оставив неизменными общие установки функции Параметры автоподбора ширины (AutoFit), или отобразить диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) и изменить установки.

CorrectText

В этом упражнении вы добавите элемент автозамены, воспользуетесь функцией Автозамена (AutoCorrect), чтобы исправить опечатку, а затем измените формат текстового поля с помощью функции Параметры автоподбора ширины (AutoFit).

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap15, а затем щелкните дважды на файле CorrectText. Откроется презентация CorrectText, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  В меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры автозамены (AutoCorrect Options). Появится диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect).
4.  На вкладке Автозамена (AutoCorrect) щелкните в поле Заменять (Replace) и введите сылки. Это опечатка, которую можно допустить при вводе слова "ссылки".
5.  Нажмите на клавишу (Tab), введите ссылки, а затем щелкните на кнопке Add (Добавить). Теперь, если вы случайно напечатаете "сылки" вместо "ссылки", PowerPoint исправит ошибку.

C:\department\office\workppointxp\6\15_5_11.jpgЩелкните на кнопке ОК.

1.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок, чтобы отобразить слайд 5.
2.  Щелкните в пустой области после слова "Интернет", нажмите на клавишу (Spacebar) и введите сылки.
3.  Нажмите на клавишу (Spacebar). PowerPoint заменит слово "сылки" на "ссылки".
4.  Укажите на синий квадратик под словом "ссылки", чтобы отобразить кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options), а затем щелкните на стрелке, изображенной на кнопке.

1.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы закрыть меню Параметры автозамены (AutoCorrect Options).
2.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок, чтобы отобразить слайд 7.
3.  Щелкните справа от слова "заготовки" в последней строке текста и нажмите (Enter).
4.  Введите Создание лужайки или газона. Размер текста автоматически изменится, чтобы вписаться в текстовый объект. Слева от рамки объекта появится кнопка Параметры автоподбора ширины (AutoFit Options).
5.  Щелкните на стрелке кнопки Параметры автоподбора ширины (AutoFit Options).

1.  Щелкните на команде Преобразовать в макет с двумя столбцами (Change to Two-Column Layout). На слайде появится еще один маркированный список.
2.  В список, расположенный справа, введите Установка разбрызгивателей.
3.  Щелкните в пустой области слайда, чтобы отменить выделение текстового объекта.
4.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
5.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть (Close). Презентация CorrectText закроется.

Проверка правописания и стили презентации

Функция проверки орфографии осуществляет поиск орфографических ошибок во всей презентации, включая слайды, структуру, страницы заметок и страницы выдач. Слова, содержащие ошибки или отсутствующие в словаре PowerPoint, подчеркиваются красной волнистой линии. Можно отключить эту функцию, очистив флажок Автоматически проверять орфографию (Check spelling as you type) на вкладке кнопке Орфография и стиль (Spelling and Style) в диалоговом окне Параметры (Options), которое открывается из меню Сервис (Tools). PowerPoint имеет несколько встроенных словарей, что позволяет проверять презентации, использующие иностранные языки. Помимо этого, можно создать вспомогательный словарь для специфических слов или подключить вспомогательные словари из других программ Microsoft Office. Если в тексте презентации встречаются слова на другом языке, можно пометить их как иностранные, чтобы PowerPoint не выделял эти слова как ошибочные.

Существуют два способа исправления орфографических ошибок. Можно щелкнуть на кнопке Правописание (Spelling) на панели инструментов Стандартная, чтобы выполнить проверку всей презентации, или, обнаружив подчеркнутое красной линией слово, щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и выбрать правильный вариант в контекстном меню.

Проверка стиля в PowerPoint работает совместно с функцией Помощник (Office Assistant) и позволяет устранить стилистические ошибки, ухудшающие зрительное восприятие презентации. Функция проверки стиля выявляет типичные недостатки презентации - неправильный размер символов, чрезмерное разнообразие шрифтов, многословность изложения материала, несогласованность знаков препинания и тому подобное - и предлагает советы по улучшению ее внешнего вида. В этом упражнении вы пометите слово как иностранное, исправите ошибку, проверите орфографию во всей презентации, зададите параметры стиля и выполните проверку стиля презентации.

SpellCheck

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap15, а затем щелкните дважды на файле SpellCheck. Откроется презентация SpellCheck, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  На панели Слайд (Slide) перетащите бегунок вниз, чтобы отобразить слайд 8.
4.  Щелкните правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове "ишет", а затем щелкните на варианте "ищет" в контекстном меню. PowerPoint исправит ошибку.
5.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Правописание (Spelling). PowerPoint начнет проверку орфографии в презентации. Появится диалоговое окно Правописание (Spelling), в котором указанно слово "Гэлос".

Это имя собственное и, хотя его нет в словаре, написано оно правильно.

Совет. Слова, которые часто используются, но не распознаются стандартным словарем, можно добавить во вспомогательный словарь.

1.  Щелкните на кнопке Add (Добавить). Слово "Гэлос" будет добавлено во вспомогательный словарь, а функция проверки орфографии продолжит работу.

Совет. Если вы не хотите добавлять слово или имя в словарь, можно щелкнуть на кнопке Пропустить (Ignore) или Пропустить все (Ignore All). В последнем случае функция проверки орфографии пропустит все вхождения этого слова в презентацию.

Функция проверки орфографии продолжит поиск ошибок. После просмотра всей презентации появится окно сообщения, в котором указано, что проверка завершена.

1.  Щелкните на кнопке ОК, а затем перетащите бегунок, чтобы отобразить слайд 1.
2.  В меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
3.  Щелкните на вкладке Орфография и стиль (Spelling and Style), чтобы отобразить список параметров.
4.  Выделите флажок Проверять стиль (Check Style) и щелкните на кнопке Параметры стиля (Style Options). Появится диалоговое окно Параметры стиля (Style Options). Если PowerPoint предложит задействовать Помощника, щелкните на Включить Помощника (Enable Assistant).
5.  Выделите флажок Body Punctuation (В основном тексте), чтобы обеспечить проверку согласованности знаков препинания.
6.  Щелкните на стрелке поля В основном тексте (Body Punctuation), а затем щелкните на Знаки препинания в абзацах согласуются (Paragraph have consistent punctuation).

1.  Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры стиля (Style Options), а затем снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры (Options).
2.  На панели инструментов Слайд (Slide) перетащите бегунок, чтобы отобразить слайд 4. На слайде 4 появится изображение электрической лампочки.
3.  Щелкните на лампочке. Появится Помощник (Office Assistant) и выноска, содержащая совет, в котором указано, что текст данного объекта должен соответствовать стилю заголовка. По умолчанию все слова в заголовке начинаются с прописных букв.

Совет. Если у вас возникла необходимость просмотреть советы, которые уже отображались на экране, нужно очистить журнал Помощника. Тогда при просмотре слайдов снова появится изображение лампочки. Щелкните правой кнопкой мыши на изображении Помощника, щелкните на команде Параметры (Options), щелкните на кнопке Очистить журнал (Reset Assistant), а затем щелкните на кнопке ОК.

1.  Щелкните на варианте Преобразовать текст как в заголовке (Change the text to title case). Совет исчезнет с экрана, а первая буква в слове "все" будет преобразована в прописную.
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
3.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window).

7. Лекция: Печать презентации
Изучив эту лекцию, вы сможете: работать с существующей презентацией; добавлять верхний и нижний колонтитулы; задавать установки печати; просматривать презентацию перед печатью; печатать презентацию.

Microsoft PowerPoint включает ряд функций и параметров, обеспечивающих значительную гибкость при подготовке к печати слайдов, раздаточных материалов и заметок докладчика. Прежде чем печатать презентацию, в нее можно вставить колонтитулы, чтобы отобразить дату и время, номер страницы или другую существенную информацию. С помощью параметров можно задать размер бумаги, ориентацию страницы, диапазон печати и тип принтера. Готовую презентацию можно просмотреть на экране в том виде, в каком она будет напечатана, и оценить результаты. Если у вас нет цветного принтера, можно отобразить презентацию в черно-белом варианте, чтобы получить представление о том, как будут выглядеть цветные слайды в напечатанном виде.

Предположим, что владелец компании "Все для сада" завершил работу над содержанием презентации, посвященной курсам садоводов. Следующим этапом разработки является предварительный просмотр и печать презентации.

В этой лекции вы откроете существующую презентацию, выполните предварительный просмотр слайдов, добавите верхний и нижний колонтитулы, зададите установки принтера, а затем напечатаете слайды, заметки докладчика, раздаточные материалы и структуру презентации.

В процессе выполнения упражнений вам понадобятся учебные файлы FilePrint, HeaderFooter, PrintSetting, PrintPreview и PrintFile.

Работа с существующей презентацией

Вместо того чтобы создавать новую, можно открыть существующую презентацию (разработанную, например, вашими коллегами) и работать над ней точно так же, как и над новой. Чтобы открыть презентацию, нужно указать ее имя и положение.

FilePrint

В этом упражнении вы откроете существующую презентацию.

1.  Если нужно, запустите PowerPoint.
2.  В меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task Panels), чтобы отобразить область задач Создание презентации (New Presentation).
3.  В области задач Создание презентации (New Presentation) щелкните на пункте Другие презентации (Presentations) в разделе Открытие презентации (Open a Presentation). Или воспользуйтесь кнопкой Открыть (Open) на панели инструментов Стандартная, чтобы отобразить диалоговое окно Открытие документа (Open). PowerPoint отобразит диалоговое окно Открытие документа (Open), где можно указать имя и положение презентации, которую нужно открыть.

1.  Щелкните на стрелке поля Папка (Look in), а затем щелкните на жестком диске компьютера (обычно С).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, а затем щелкните дважды на папке Chap16.
3.  Щелкните дважды на файле FilePrint, а затем щелкните на кнопке Открыть (Open). PowerPoint отобразит презентацию FilePrint в обычном режиме.

C:\department\office\workppointxp\7\16_3_02.jpg

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save).
2.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Windows). Презентация FilePrint закроется.

Поиск презентации

Если вы забыли точное имя или расположение презентации, можно воспользоваться панелью Обычный поиск (Basic Search), чтобы найти файл по любым известным данным, например, по части имени презентации или фрагменту ее содержания. Для более углубленного поиска используется панель Расширенный поиск (Advanced Search), позволяющая задать критерий, включающий свойство файла (например, имя, тему, дату создания или количество слайдов), условие (больше чем, до или после, равно и другие) и значение. Например, критерий "Имя файла включает сад" позволяет найти все файлы, имя которых содержит слово "сад". В данном случае "имя файла" является свойством, "включает" - условием, а "сад" - значением. Если на вашем компьютере установлена функция быстрого поиска, PowerPoint может организовать информацию таким образом, чтобы ускорить поиск. Если эта функция не установлена, щелкните на кнопке Установить (Install) на панели задачи Обычный поиск (Basic Search).

Свойства презентации можно ввести в любой момент, открыв диалоговое окно Свойства презентации (Presentation Properties). Эти значения могут пригодиться в дальнейшем при использовании функций поиска.

Выполните следующие шаги, чтобы ввести свойства презентации и найти файл.

1.  В меню Файл (File) щелкните на команде Свойства (Properties). Появится диалоговое окно Свойства презентации (Presentation Properties).
2.  Щелкните на вкладке Документ (Summary).
3.  Введите нужные сведения в предназначенные для них поля.
4.  Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Свойства презентации (Presentation Properties).
5.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Найти (Search). Появится панель задачи Обычный поиск (Basic Search). В случае появления панели задачи Расширенный поиск (Advanced Search) щелкните на Обычный поиск (Basic Search) внизу панели.
6.  В поле Искать: текст (Search text) введите текст, по которому будет осуществляться поиск файлов.
7.  Щелкните на стрелке поля Область поиска (Search in), а затем выделите флажок, соответствующий расположению файлов презентаций. Чтобы осуществить поиск по всему компьютеру, выделите флажок Везде (Everywhere).
8.  Щелкните на стрелке поля Типы файлов результатов (Results should be), а затем выделите флажок нужного типа файлов. Если поиск осуществляется по всем типам файлов, выделите флажок Все (Anything).
9.  Внизу панели задачи Обычный поиск (Basic Search) щелкните на Расширенный поиск (Advanced Search), чтобы отобразить эту панель.
10.  Щелкните на стрелке поля Свойства (Properties). На экране отобразятся свойства текущей презентации.
11.  Выберите нужное свойство из списка или введите имя свойства, по которому будет осуществляться поиск.
12.  В поле Условие (Condition) введите или выберите нужное условие из списка.
13.  В поле Значение (Value) введите значение критерия поиска по данному свойству.
14.  При наличии предыдущего критерия поиска щелкните на кнопке И (And) или Или (Or). В первом случае результаты поиска должны соответствовать обоим критериями, а во втором - хотя бы одному из них.
15.  Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы ввести критерий поиска.
16.  Щелкните на кнопке Найти (Search).

PowerPoint осуществит поиск файлов, соответствующих заданным критериям. После завершения поиска в области задач Результаты поиска (Search Results) отобразится список найденных файлов. Чтобы открыть любой из них, достаточно дважды щелкнуть на его имени.

Добавление верхнего и нижнего колонтитулов

Прежде чем печатать презентацию, можно вставить в нее верхний и нижний колонтитулы, которые отображаются на каждом слайде, странице заметок или выдаче. Обычно колонтитулы содержат полезные сведения, такие как, например, имя автора презентации, название компании, текущую дату или номер страницы. Поскольку PowerPoint позволяет добавить несколько верхних и нижних колонтитулов, можно задать различные колонтитулы для слайдов, раздаточных материалов и заметок докладчика. Добавление колонтитулов осуществляется с помощью команды Колонтитулы (Header and Footer) в меню Вид (View). Информация, содержащаяся в колонтитулах, отображается на образце.

HeaderFooter

В этом упражнении вы добавите в презентацию верхний и нижний колонтитулы.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap16, а затем щелкните дважды на файле HeaderFooter. Откроется презентация HeaderFooter, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  В меню Вид (View) щелкните на команде Колонтитулы (Header and Footer). Появится диалоговое окно Колонтитулы (Header and Footer) с открытой вкладкой Слайд (Slide).
4.  Выделите флажок Нижний колонтитул (Footer) и введите Компания "Все для сада". В области Просмотр (Preview) прямоугольник, соответствующий нижнему колонтитулу, закрасится черным цветом. Диалоговое окно должно выглядеть, как показано на следующем рисунке.

1.  Выделите флажок Не показывать на титульном слайде (Don't show on title slide), чтобы нижний колонтитул не отображался на титульном слайде.
2.  Щелкните на вкладке Заметки и выдачи (Notes and Handouts). Появятся установки колонтитулов для страниц заметок и раздаточных материалов. Все четыре флажка выделены.
3.  Щелкните в поле Header (Верхний колонтитул) и введите Пересадка дерева.
4.  Щелкните в поле Нижний колонтитул (Footer) и введите Компания "Все для сада".
5.  Очистите флажок Дату и время (Date and Time), чтобы отменить отображение даты и времени.
6.  Щелкните на кнопке Применить ко всем (Apply to All). Заданные установки будут применены ко всем слайдам, структуре, заметкам и раздаточным материалам.
7.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
8.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация HeaderFooter закроется.

Установка параметров печати

Прежде чем печатать презентацию, следует просмотреть установки, заданные в диалоговых окнах Параметры страницы (Page Setup) и Печать (Print). Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) позволяет указать формат и ориентацию слайдов, страниц заметок, выдач и структуры, которые будут использоваться при печати. При создании презентации PowerPoint по умолчанию задает для слайдов следующие установки: экранный формат, альбомная ориентация и нумерация слайдов, начиная с единицы. Заметки, выдачи и структура печатаются с использованием книжной ориентации. Все эти установки можно в любой момент изменить.

PowerPoint предлагает одиннадцать форматов слайдов, представленных в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup).

1.  Экран (On-screen) - используется при разработке презентаций, предназначенных для показа на экране монитора. Размер слайда меньше листа бумаги.
2.  Letter Paper (8.5x11 in), Ledger Paper (11x17 in) ((Лист Letter (8.5x11")(Лист Ledger 11x17 ")) - используется для печати презентаций на бумаге указанных стандартов.
3.  A3 Paper (297x420 mm), A4 Paper (210x420 mm), B3 (ISO) Paper (250x353 mm), B5 (ISO) Paper (176x250 mm) (Лист А3 (297x420 мм), Лист А4 (210x420 мм), Лист В3 (250x353 мм), Лист В3 (176x250 мм)) - используется для печати презентации на бумаге международных стандартов.
4.  Слайд 35 мм (35 mm Slides) - соответствует кадрам 35-миллиметровой пленки. Размер слайда несколько меньше обычного.
5.  Прозрачка (Overhead) - используется для печати диапозитивов для проектора (8,5х11").
6.  Лозунг (Banner) - рекомендуется при разработке лозунгов (8х1 ") на Web-странице.
7.  Произвольный (Custom) - позволяет создавать слайды нестандартного размера.

Совет. По умолчанию PowerPoint печатает презентацию на принтере, который определяется установками Windows в окне Панель управления (Control Panel). Чтобы изменить заданный по умолчанию принтер, на панели задач Windows щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на команду Настройка (Settings), щелкните на пункте Принтеры (Printers), щелкните правой кнопкой мыши на нужном принтере, а затем щелкните на параметре Использовать по умолчанию (Set as Default). Если при печати потребуется другой принтер, его можно указать в диалоговом окне Печать (Print).

PrintSetting

В этом упражнении вы зададите размер слайда и укажете принтер для печати презентации.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap16, а затем щелкните дважды на файле PrintSetting. Откроется презентация PrintSetting, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  В меню Файл (File) щелкните на команде Параметры страницы (Page Setup). Появится диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup).

1.  Щелкните на стрелке поля Размер слайдов (Slide sized for), а затем щелкните на значении Лист A4 (Paper Size A4).
2.  Щелкните на кнопке ОК. Слайд примет заданный размер.

Устранение неполадок. Прежде чем приступать к печати, убедитесь, что принтер включен и подсоединен к компьютеру, а бумага заправлена.

1.  В меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print).

Появится диалоговое окно Печать (Print).

1.  В области Принтер (Printer) щелкните на стрелке поля Имя (Name). Появится список установленных на компьютере принтеров.
2.  Щелкните на одном из принтеров в списке. Выбрав принтер, можно изменить его установки.
3.  Щелкните на кнопке Свойства (Properties). Появится диалоговое окно Свойства (Properties), в котором представлены текущие установки принтера. Набор и значения установок зависят от конкретного принтера.
4.  В диалоговом окне Свойства (Properties) щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Свойства (Properties) закроется.
5.  В диалоговом окне Печать (Print) щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и напечатать презентацию с заданными параметрами.
6.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
7.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window).

Презентация PrintSettings закроется.

Предварительный просмотр презентации

Режим предварительного просмотра позволяет отобразить презентацию в том виде, в каком она будет напечатана. Находясь в этом режиме, можно переключаться на просмотр слайдов, заметок, структуры или выдач, а также между альбомной и книжной ориентацией. Если для печати цветной презентации используется черно-белый принтер, необходимо убедиться, что напечатанное изображение будет различимым. Например, красный текст хорошо смотрится на сером фоне, но, будучи напечатан на нецветном принтере, сольется с фоном. Чтобы предотвратить подобные проблемы, следует просмотреть цветные слайды в черно-белом варианте или с использованием оттенков серого, чтобы получить представление о том, как они будут выглядеть на бумаге.

В черно-белом варианте все цвета заменяются на черный или белый, а при использовании оттенков серого - передаются с помощью серого цвета различной интенсивности. Чтобы внести изменения в слайды в черно-белом варианте, нужно перейти в обычный режим просмотра и переключиться на черно-белое изображение.

PrintPreview

В этом упражнении вы выполните предварительный просмотр раздаточных материалов (выдач), переключитесь в режим Черно-белый без серого (Pure Black and White), а затем измените вид слайда в черно-белом варианте.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap16, а затем щелкните дважды на файле PrintPreview.

Откроется презентация PrintPreview, отображающая слайд 1 в обычном режиме.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview).

Презентация отобразится в режиме предварительного просмотра в соответствии с текущими установками печати.

Важно. Если печать осуществляется на черно-белом принтере, режим предварительного просмотра отобразит слайды с помощью различных оттенков серого цвета.

1.  На панели инструментов предварительного просмотра щелкните на стрелке поля Печатать следующие: (Print What), а затем щелкните на Выдачи (2 слайда на стр.) (Handouts (2 slides per page)). Презентация отобразится в заданном формате (по два слайда на странице).
2.  На панели инструментов предварительного просмотра щелкните на стрелке Параметры (Options), укажите на Цвет или оттенки серого (Color/Grayscale), а затем щелкните на Цвет (На черно-белом принтере) (Color (On Black and White Printer)). Презентация отобразится с помощью различных оттенков серого цвета.

Важно. Если печать осуществляется на цветном принтере, параметры будут другими. В меню Цвет или оттенки серого (Color/Grayscale) щелкните на Цвет (Color).

1.  На панели инструментов предварительного просмотра щелкните на кнопке Следующая страница (Next Page). В окне предварительного просмотра отобразится следующая страница выдачи.
2.  Поместите указатель (который примет форму лупы со знаком плюс) в область предварительного просмотра, а затем щелкните в центре верхнего слайда. Масштаб отображения слайда увеличится.
3.  Поместите указатель (который примет форму лупы со знаком минус) в область предварительного просмотра и щелкните в центре слайда. Масштаб отображения уменьшится, вернувшись к исходному значению.
4.  На панели инструментов предварительного просмотра щелкните на кнопке Предыдущая страница (Previous Page). В окне предварительного просмотра отобразится предыдущая страница выдачи.
5.  На панели инструментов предварительного просмотра щелкните на кнопке Закрыть (Close Preview). Окно предварительного просмотра закроется, и на экране отобразится предыдущий режим просмотра.
6.  Если нужно, щелкните на кнопке Обычный режим (Normal View), а затем щелкните на вкладке Слайды (Slides), чтобы отобразить миниатюры слайдов на панели Структура/Слайды (Outline/Slides).
7.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Цвет или оттенки серого (Color/Grayscale), а затем щелкните на Оттенки серого (Grayscale). Слайд отобразится с помощью оттенков серого, и появится панель инструментов Оттенки серого (Grayscale View). Цветные миниатюры слайдов, представленные на вкладке Слайды (Slides), позволяют сравнить цветные и черно-белые слайды.

1.  Щелкните на кнопке Следующий слайд (Next Slide). Появится следующий черно-белый слайд.
2.  Щелкните на кнопке Режим сортировщика слайдов (Slide Sorter View). В режиме сортировщика отобразятся черно-белые слайды.
3.  Щелкните дважды на слайде 1, чтобы отобразить его в обычном режиме.
4.  На панели инструментов Оттенки серого (Grayscale View) щелкните на кнопке Значение (Setting), а затем щелкните на Черный с серой заливкой (Black with Grayscale Fill). Фон слайда из белого станет серым.
5.  На панели инструментов Оттенки серого (Grayscale View) щелкните на кнопке Значение (Setting), а затем щелкните на Белый (White). Фон слайда снова станет белым.
6.  На панели инструментов Оттенки серого (Grayscale View) щелкните на кнопке Закрыть (Close Grayscale View). Слайд отобразится в цвете.
7.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
8.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация PrintPreview закроется.

Печать презентации

Существуют несколько способов печати презентации: в виде слайдов, заметок докладчика, выдач для слушателей или структуры. PowerPoint существенно упрощает задачу, определяя тип принтера и печатая соответствующую версию презентации. Например, если указан черно-белый принтер, презентация настраивается на печать с использованием различных оттенков серого цвета.

Печать слайдов и сопутствующих элементов осуществляется на основании установок, заданных в диалоговом окне Печать (Print). Открыв это окно, вы можете выбрать принтер, указать слайды, подлежащие печати, и задать число копий. При печати нескольких копий, включающих более одного слайда, можно задать параметр, обеспечивающий разборку слайдов по копиям (то есть, будут напечатаны все слайды одной копии, прежде чем начнется печать другой копии). Кнопка Просмотр (Preview) позволяет открыть окно предварительного просмотра и просмотреть презентацию перед печатью.

Совет. При использовании профессиональной печати может возникнуть необходимость напечатать слайды в файл, а не на принтер. Чтобы слайды печатались в файл, выделите флажок Печать в файл (Print to File) в диалоговом окне Печать (Print).

Щелкнув на стрелке поля Печатать (Print what) в диалоговом окне Печать (Print), можно выбрать один из следующих типов вывода презентации:

1.  Слайды (Slide) - печать слайдов в том виде, в каком они отображаются на экране. Если вместо бумаги вставить в принтер диапозитивную пленку, можно напечатать прозрачный слайд.
2.  Выдачи (Handouts) - печать одного, двух, трех, четырех, шести или девяти слайдов на одной странице.
3.  Страницы заметок (Notes Pages) - печать слайдов с заметками докладчика. Заметки размещаются под уменьшенной копией слайда, расположенной вверху страницы.
4.  Структура (Outline View) - печать структуры презентации в том виде, как она выглядит на вкладке Структура (Outline).

На следующем рисунке приведен пример каждого вида печати:

C:\department\office\workppointxp\7\16_3_08_1.jpg
Слайд (альбомная ориентация)

C:\department\office\workppointxp\7\16_3_08_2.jpg
Страница заметок

C:\department\office\workppointxp\7\16_3_08_3.jpg
Страница выдачи

C:\department\office\workppointxp\7\16_3_08_4.jpg
Страница структуры

Щелкнув на стрелке поля Цвет или оттенки серого (Color/grayscale) в диалоговом окне Печать (Print), можно выбрать один из следующих параметров:

1.  Цвет (Color) - используется для печати цветных презентаций на цветном принтере. Если указать этот параметр для черно-белого принтера, презентации будет напечатана с помощью различных оттенков серого цвета.
2.  Оттенки серого (Grayscale) - задает печать с использованием оттенков серого как на цветном, так и на черно-белом принтере.
3.  Черно-белый (Pure Black and White) - задает черно-белую печать презентации независимо от типа принтера. И наконец, внизу диалогового окна Печать (Print) имеется ряд параметров, список и назначение которых представлены ниже:
4.  Масштабировать по листу (Scale to fit paper) - обеспечивает оптимальное размещение слайда на странице, подгоняя его размер под формат листа бумаги.
5.  Обрамление слайдов (Frame Slides) - добавляет тонкую рамку в печатаемые слайды, заметки и раздаточные материалы.
6.  Включить страницы с примечаниями (Include comment pages) - обеспечивает печать вставленных в презентацию примечаний.
7.  Печать скрытых слайдов (Print hidden slides) - позволяет напечатать все скрытые слайды.

Если вас устраивают текущие установки печати, можно напечатать презентацию, щелкнув на кнопке Печать (Print) на панели инструментов Стандартная. В противном случае следует воспользоваться командой Печать (Print) в меню Файл (File).

PrintFile

В этом упражнении вы просмотрите установки печати, а затем напечатаете слайды, заметки докладчика и раздаточные материалы.

1.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2.  Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap16, а затем щелкните дважды на файле PrintFile. Откроется презентация PrintFile, отображающая слайд 1 в обычном режиме.
3.  В меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print). Появится диалоговое окно Печать (Print).

C:\department\office\workppointxp\7\16_3_05n.jpgВ области Диапазон печати (Print Range) щелкните на Текущий слайд (Current Slide).

1.  Щелкните на стрелке поля Печатать (Print what), а затем щелкните на Слайды (Slides).
2.  Щелкните на стрелке поля Цвет или оттенки серого (Color/grayscale), щелкните на Оттенки серого (Grayscale), а затем щелкните на кнопке ОК. PowerPoint напечатает текущий слайд презентации. В строке состояния внизу экрана появится значок принтера, отображающий процесс печати.

Совет. Поскольку разные принтеры печатают текст и рисунки с некоторыми различиями, PowerPoint настраивает размер слайдов под выбранный принтер. Использование масштабируемых шрифтов, таких как TrueType, позволяет PowerPoint добиться одинаковых результатов на различных принтерах за счет уменьшения или увеличения размера текста в презентации.

1.  В меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print). Появится диалоговое окно Печать (Print).

Совет. При печати выдач можно воспользоваться одним из шести форматов, обеспечивающих печать одного, двух, трех, четырех, шести или девяти слайдов на страницу.

1.  Щелкните на стрелке поля Печатать (Print what), а затем щелкните на Выдачи (Handouts). PowerPoint выделит флажок Обрамление слайдов (Frame Slides).
2.  Щелкните на стрелке поля Слайдов на странице (Slides per pages) и щелкните на значении 2.
3.  Щелкните на кнопке ОК. PowerPoint напечатает презентацию в виде страниц выдач, содержащих по два слайда.
4.  В меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print). Появится диалоговое окно Печать (Print).
5.  Щелкните на стрелке поля Печатать (Print what), а затем щелкните на Страницы заметок (Notes Pages).
6.  В области Диапазон печати (Print Range) щелкните на Слайды (Slides). В поле рядом с вариантом Слайды (Slides) появится курсор.
7.  Введите 1-2,4.

Совет. Слайды и заметки можно печатать в любом порядке, указав номера слайдов и диапазоны, разделенные запятыми. Например, если в поле Слайды (Slides) ввести 1,3,5-12, будут напечатаны первый и третий слайды, а также все слайды с пятого по двенадцатый.

1.  Щелкните на кнопке ОК. PowerPoint напечатает первую, вторую и четвертую страницы заметок.
2.  На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.
3.  В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация PrintFile закроется.

Печать презентации на Web-принтере

Если в вашей организации установлены Microsoft Windows 2000 и служба каталогов Active Directory, можно найти принтер, доступный в сети, интранете или Web, и воспользоваться им для печати. Active Directory представляет собой сетевую службу, которая хранит сведения о ресурсах сети, включая принтеры и компьютеры.

Чтобы осуществить поиск принтеров в сети, воспользуйтесь кнопкой Найти принтер (Find Printer) в диалоговом окне Печать (Print). Если служба Active Directory не используется в вашем узле или операционная система, установленная на вашем компьютере, не поддерживает эту функцию, кнопка Найти принтер (Find Printer) будет недоступна.

Выполните следующие шаги, чтобы найти принтер в Web и напечатать презентацию.

1.  В меню Файл (File) щелкните на кнопке Печать (Print). Появится диалоговое окно Печать (Print).
2.  Щелкните на кнопке Найти принтер (Find Printer). Появится диалоговое окно Найти принтер (Find Printer).
3.  Щелкните на кнопке Найти (Find Now), чтобы найти все принтеры, доступные в сети, интранете или Web-узле.
4.  В диалоговом окне Найти принтер (Find Printer) выделите нужный принтер.
5.  Щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Печать (Print). В поле Имя (Name) отображается выбранный принтер.
6.  Задайте нужные установки печати, а затем щелкните на кнопке ОК, чтобы напечатать презентацию.