Будь умным!

У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

Тема 9 Організація праці менеджера Тема 9- Системи автоматизації документообігу Функц

Работа добавлена на сайт samzan.net:


Тема 9   Організація праці менеджера

Тема 9: Системи автоматизації документообігу

  1.  Функції систем автоматизації діловодства і документообігу
  2.  Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу

  1.  Функції систем автоматизації діловодства і документообігу

Вивчаючи основні функції систем автоматизації діловодства, можна виділити якийсь мінімальний набір характеристик, яким повинна відповідати повноцінна система автоматичної реєстрації документів.

Насамперед це можливість створення документа. Документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів.

Система забезпечує автоматичну реєстрацію документа. Для кожного облікового документа формується реєстраційно-контрольна картка, в яку заносяться відомості про документ. Система може реєструвати як створені безпосередньо в ній документи так і імпортовані ззовні.

Система дозволяє працювати з кореспонденцією. Ця функція, як правило, характеризується тим, що зв'язуючим початком пакету документів є адресат - відправник, навіть у тому випадку, якщо він пише з різних питань.

Система підтримує технології реєстрації, оброблення і контролю розпорядчих документів: зовнішніх - ухвал, указів, розпоряджень вищих організацій; внутрішніх - протоколів, наказів, розпоряджень. Відрізняється від технології оброблення листування тим, що на контроль ставиться не тільки документ в цілому, але й окремі пункти, листування і контроль ведеться по кожному з них окремо дозволяє формувати робочі теки користувача. Поняття теки використовується в системі для об'єднання документів за певними ознаками. Причому, часто в теці зберігається не сам документ, а посилання на нього. Користувач може свої робочі теки створювати, видаляти та обмінюватися ними з іншими користувачами.

Система здійснює контроль виконання документів. Реалізується контроль виконання документів як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів. При контролі виконання розпорядчих документів на контроль ставиться не тільки документ у цілому, але й окремі пункти.

Оброблення і зберігання власне документів. До реєстраційної картки може бути «прикріплене» будь-яка кількість файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі уявлення (наприклад, текст, аудіо- або відео матеріал, тощо). Система повинна володіти можливістю злиття документів, що дозволяє зводити воєдино окремі файли текстів і графіки, формуючи закінчений документ. Сучасні системи, у тому або іншому вигляді, забезпечують управління паперовими документами (вони, як правило, зареєстровані в архіві, але їх тіло знаходиться на цілком матеріальній поличці й на вимогу співробітника переміщується на його робочий стіл).

Робота з взаємозв'язаними документами. Підтримується можливість встановлення посилань між реєстраційними картками документів, пов'язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного, повторними та ін. Працюючи з документом, завжди можна проглянути все листування з цього питання, її історію, розіслані копії карток по інших підрозділах, маючи миттєвий доступ до кожної картки, що цікавить.

Рух документів, введення резолюцій і зауважень. Механізм руху документів забезпечує оброблення і передавання документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичного передавання документа від одного посадовця іншому є факт винесення резолюції або факт оформлення звіту про виконання документа. Маршрутизація руху документа може бути жорстко заданою або може задаватися користувачем. Шлях проходження документа з моменту передавання його керівникові на первинний розгляд до списання в справу фіксується в зоні виконавців реєстраційної картки.

Підтримка вкладених підсистем. У систему діловодства організації входять підсистеми підрозділів зі своїми функціями (облік, контроль, рух документів та ін.)

Відстежування версій одного документа. При спільній роботі декількох користувачів над одним документом, багато часу і сили забирає проблема «версій» і проблема «копій та оригіналів». Облік номерних документів, формування звітності.

Оброблення, відправка документів поштою. Процес оброблення документів повинен бути єдиним для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розташування робочих станцій, серверів, ступеня їх віддаленості та видів зв'язку, що використовуються. Для обміну інформацією між користувачами в системі передбачається електронна пошта, у функції якої входить: службове й особисте листування; автоматична розсилка повідомлень. Система дозволяє формувати списки розсилання.

Робота через мережу Інтернет. У системі реалізується Web- сервер діловодства, що забезпечує доступ до даних про документи і самих документів з будь-якого локального або видаленого комп'ютера через мережу Internet (Intranet). Користувачеві надається можливість для формування запиту на пошук документа або групи документів, зареєстрованих в системі.

Можливість пошуку документа за різними критеріями. Пошук документа може здійснюватися по реквізитах, або темі, за вказаними наперед ключовими словами. Існує можливість пошуку документів по контексту, тобто по повному значенню текстового поля або за окремими словами, або їх частинами. Причому пошук проводиться не тільки в реєстраційній картці, але й безпосередньо в документі.

Система дозволяє архівувати документи. Після оброблення, підписані документи поміщаються в архів. Документи з архіву редагувати не можна, їх можна читати або видаляти. АРМ адміністрування архіву дозволяє настроювати режими архівації і відновлення документів, встановлювати права доступу до архівів.

Списання документа в справу Після закінчення роботи над документом він списується в справу. Далі документ або передається на архівне зберігання, або знищується відповідно до правил архівного зберігання, прийнятих на підприємстві. В автоматизованій системі списання документа в справу здійснюється шляхом занесення в реєстраційну картку відповідного запису.

Ведення та автоматичне оновлення словників і довідників. До довідників системи належать: користувачі, підрозділи, організації, громадяни, тематичні рубрикатори документів, стандартні тексти, номенклатури справ, грифи доступу, списки розсилки. У деяких системах можна самостійно створювати нові таблиці довідників. Забезпечення автоматизації довідково-аналітичної роботи. У системі формуються типові звіти і графіки (довідки, зведення, журнали).

  1.  Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу

Система розроблена ЗАТ Компанія «ІнтерТраст». Дана система призначена для крупних і середніх державних установ комерційних організацій, у тому числі із значною територіальною віддаленістю структурних підрозділів. Система є оптимальним вибором і для невеликих організацій, що прагнуть створити для співробітників своїх офісів і філій єдиний інформаційний простір і зменшити витрати на управління.

Програмне забезпечення «CompanyMedia» дозволяє описати мережу підприємств будь-якої складності й налагодити в ній «крізне» діловодство, при якому система відстежує рух документа не тільки в межах одного підприємства, але і між ними. Це дозволяє створювати накази, що розповсюджуються на будь-яку глибину ієрархії управління, контролювати їх виконання і підтримувати горизонтальні інформаційні зв'язки між співробітниками різних підрозділів одного або декількох підприємств.

Проблемою російських підприємств на даному етапі є недосконалість комунікацій. Важливі ланки системи управління нерідко знаходяться в місцях, де якість зв'язку не дозволяє створити комунікаційні центри.

У «СоmpanyMedia» вперше реалізовані технологічні розробки компанії «ІнтерТраст», що дозволяють гнучко відображати логічну структуру управління на реальну комунікаційну інфраструктуру територіально-розподіленого підприємства. Більш того, система автоматично доставляє інформацію між будь-якими двома підприємствами по найкоротшому маршруту, причому в кожній його точці передавання документів контролюють обидві сторони: та, що передає, і яка приймає. Цей механізм набагато надійніше за електронну пошту.

Особливостями даної системи, що виділяють її з числа інших розробок:

  1.  корпоративність - система може використовуватися як в одній організації, так і в холдингу або групі пов'язаних організацій;
  2.  поліструктурність - система розрахована на складну структуру організації і можливу незалежність (з погляду штатних розкладів) підрозділів і філій організації;
  3.  високонадійний механізм доставки інформації - використаний в системі механізм передавання документів і розсилання дозволяє гарантувати доставку інформації адресату  на 99,9%; даний механізм припускає також роботу системи в територіально-розподільному режимі;
  4.  складні перехресні зв'язки документів - система дозволяє встановлювати «ланцюжки» перехресних посилань документів один на одного і реалізовувати перехід в обидві сторони по даних посиланнях;
  5.  організація так званого «крізного документообігу» - система дозволяє організовувати передавання і контроль документів усередині незалежних організацій холдингу, суміщаючи його з класичним документообігом.

Коло вирішуваних ключових завдань АС «CompanyMedia»:

  1.  підготовка документів за корпоративними та особистими шаблонами, узгодження і передавання документів на реєстрацію (у тому числі й через «тонкий» клієнт Internet Explorer - у складі системи «CompanyMedia-управління електронними документами»);
  2.  прийом, оброблення і розподілення вхідної кореспонденції, підготовку, підписання, реєстрацію і відправку вихідних, внутрішніх і організаційно-розпорядчих документів, а також контроль їх виконання (у складі системи «СompanyMedia»-діловодство»);
  3.  планування, підготовку і проведення засідань, а також контроль за виконанням прийнятих за їх підсумками рішень (у складі системи «CompanyMedia-засідання»);
  4.  підготовка договорів (у тому числі й за шаблонами), узгодження, візування, зберігання їх актуального реєстру (у складі системи «CompanyMedia-Договоры»).

Крім того, всі системи «CompanyMedia» представляють:

  1.  можливість розмежування доступу до документів, що базується на основі структури организації;
  2.  механізми заміщення при роботі з документами, а саме: можливість надання постійного або тимчасового доступу до документів, що належать до певних співробітників, для інших співробітників організації («заміщаючих»);
  3.  можливість самостійної і швидкої побудови довільних звітів за будь-якою інформацією, що міститься в базі даних;
  4.  єдиний пошук (по реквізитах і повнотекстовий) по корпоративному сховищу документів.

Система «БОС-Референт» розроблена компанією «АйТі» на базі продукту Lotus Notes компанії IBM, який є засобом проектування систем підтримки групової роботи і може розглядатися як стандарт у цій галузі. Дана розробка орієнтована на середні комерційні підприємства.

Система забезпечує підтримку наступних процесів:

  1.  підготовка й узгодження документів;
  2.  підготовка, виконання і контроль доручень;
  3.  оброблення вхідної і вихідної кореспонденції.

Вхідні документи підлягають наступним операціям: експедиційному обробленню (з можливістю сканування і потокового введення документів, а також автоматичного перетворення факсів і e-mail у вхідні документи), реєстрації, розгляду керівництвом і накладення резолюції, ознайомленню в структурному підрозділі або виконанню, контролю за виконанням.

Основні процедури оброблення вихідних документів:

  1.  розроблення проекту документа виконавцем, узгодження проекту документа, реєстрація документа, експедиційне оброблення документа;
  2.  управління проходженням внутрішніх документів: розпорядчих, організаційних та інформаційно-довідкових;
  3.  зберігання і динамічне оновлення даних про структуру і працівників підприємства, підтримка механізму делегування повноважень. Зберігання і динамічне оновлення даних про контрагентів підприємства;
  4.  підтримка технологічного документообігу по трьох напрямах роботи: а) ведення реєстру і обслуговування матеріальних об'єктів; б) підготовка договорів і оброблення подій по них; в) взаємостосунки з клієнтами, постачальниками і партнерами;
  5.  підтримка обміну знаннями й інформацією всередині робочих груп, комітетів, між центральним офісом організації і її підлеглими структурами, а також напряму між підлеглими структурами.

Кожному користувачеві в системі наданий свій Робочий «Кабінет» - персональна поштова скринька, куди надходять усі повідомлення і розміщуються по теках залежно від статусу. Проте статус виконання виданих вами наказів - неприступний, тому що механізм поштової бази не пристосований для реалізації подібних функцій.

Система не розрахована на поліструктрурні організації, тобто в холдингу неможливий контроль виконання розпоряджень у нижчих організаціях. Крім того, поштові механізми передавання документів між організаціями і видаленими підрозділами не можуть розглядатися як, безумовно надійні.

Коротка характеристика системи «Optima Workflow»

Дана система розроблена компанією «Оптіма» і призначена для управління процесами створення, оброблення, тиражування і зберігання документів або інших інформаційних об'єктів, а також для автоматизації основних процедур сучасного діловодства й організації документообігу. До складу системи «Optima Workflow» входять п'ять програмних модулів, які можуть бути встановлені на різні клієнтські станції або серверне устаткування в корпоративній мережі, залежно від методів організації процесів документообігу і створення робочих місць користувачів.

За словами розробників, упровадження подібної системи в організації забезпечує наступні можливості:

  1.  централізоване зберігання документів в електронному вигляді;
  2.  формалізацію процедур створення і оброблення документів;
  3.  наявність case-подібного графічного редактора для опису процесів руху документів і технологічних операцій на етапі роботи з ними;
  4.  єдине управління і контроль за рухом документів у рамках бізнес-процесів.

Контроль реалізований таким чином: створюється спеціального вигляду документ - «документ на контролі», який поміщається на «дошку оголошень». Виконавці можуть не тільки ознайомитися із змістом доручення, але і безпосередньо в документ внести відомості про хід виконання, наголосити на факті виконання, тощо. Все це відображено в одному примірнику документа, який не тиражується і не розсилається на адресу всіх згаданих у документі контролерів та виконавців. Повідомлення розсилаються по електронною поштою MS Outlook/Exchange [optima-workflow.ru].

Система «Optima Workfiow» містить інструменти задання маршрутів проходження документів, аудиту, відстежування їх статусу під час оброблення, що настроюються на специфіку організації, і не пропонує яких-небудь стандартних процедур.

Коротка характеристика системи «Documentum». Дана система - це розробка однойменної корпорації «Документум Сервісиз», продукти якої орієнтовані на автоматизацію більш крупних і складних систем управління документами.

Слід ще раз звернути увагу на те, що «Documentum» по функціоналу і вартості можна  порівняти з базовим програмним забезпеченням, таким як IBM Content Manager. Обидві ці системи володіють приблизно рівними можливостями і на базі кожної з них можна побудувати систему електронного документообігу - різниця полягає тільки у вартості.

Documentum володіє наступними можливостями:

  1.  масштабованість і робота в територіально-розподіленому режимі, є можливість підключення мобільних користувачів;
  2.  розсилка повідомлення і доручення відбувається за допомогою механізму електронної пошти;
  3.  підтримка багатомовності через мовні пакети. Значення в тому, що замовник встановлює одну версію програмного забезпечення, але може застосовувати різні її локалізації. На призначеному для користувача екрані є випадаюче меню, в якому можна вибрати мову. Механізм пошуку дозволяє вести одночасний пошук у документах на різними мовами;
  4.  сервіси генерації аудиторського сліду (тобто нагляди за діями користувачів);
  5.  управління потоками робіт (workflow), у тому числі й за допомогою засобів графічних редакторів;
  6.  управління мультимедіа-даними - витягання інформації з неструктурованих даних, наприклад, тексту із зображення;
  7.  друкування з підтримкою цифрових водяних знаків і тимчасових міток; потокове введення документів через сканер і розпізнавання.

За інформацією, наданою розробниками, у п'ятій версії здійснений перехід на стандарт J2EE, унаслідок чого «Documentura» може працювати на самих різних серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet, тощо [http://www.bo.ss-referent.ru/www.doc umentum.ru].

Система «Documentum» є системою управління змістом (ЕСМ), а система документообігу будується на її основі під конкретного замовника.

Коротка характеристика системи «Landocs». Система «LanDocs» розроблена компанією «Щок» і призначена для автоматизації процесів управління документами, документообігом і діловодством на підприємствах і в організаціях різного профілю і масштабу.

За даними розробників, система «LanDocs» реалізована як адаптивна CASE-модель електронного офісного документообігу і діловодства [http://www.boss-referciit.ru/www.landocs.ru].

Настройка системи на конкретні умови експлуатації здійснюється модифікацією параметрів САSЕ-моделі без зміни програмного коду. Поставляється у двох варіантах: як закінчена система (програмне забезпечення, документація, навчання користувачів) або як відкритий до розвитку варіант (базовий набір САSE-моделей, спеціалізована бібліотека діалогових елементів, САSЕ-технология адаптації і підтримка, навчання користувачів, розробників і фахівців групи підтримки).

Основні параметри системи:

  1.  введення, реєстрація, розсилка, відправка завдань, контроль;
  2.  настройка на конкретні умови за допомогою модифікації СSEЕ-
    моделі.

Програмний комплекс «LanDocs» дозволяє реалізувати в автоматизованому режимі безліч операцій по роботі з документами:

  1.  реєстрацію вхідних, внутрішніх і вихідних документів з використанням механізму реєстраційних карток. Система зберігає документи, створені різноманітними додатками у вигляді файлів текстів, таблиць, зображень, звуку, тощо;
  2.  розсилку документів, завдань, доручень як одному користувачеві, так і за списком за допомогою механізму електронної пошти;
  3.  зберігання змісту документів (файлів, створених зовнішніми додатками у вигляді текстів, таблиць, зображень, звуку та ін.);
  4.  контроль за проходженням і виконанням документів і доручень. Система «LanDocs» забезпечує контроль за виконанням документів і завдань виконавцями, надає можливість відстежувати рух кожного документа по виконавцях. Контроль версій документа здійснюється за допомогою механізму контрольних карток. Усі дані про зареєстровані документи і хід їх виконання можуть бути віддруковані у вигляді звітів;
  5.  пошук документів з можливістю збереження пошукових запитів, перегляд і редагування документів;
  6.  підтримку декількох версій одного документа;
  7.  сканування паперових документів і розпізнавання текстів (OCR);
  8.  інтегрований виклик офісних додатків для перегляду, редагування і друкування документів;
  9.  «LanDocs» зберігає документи, створені різними додатками у вигляді файлів - текстів, таблиць, зображень, звуку, тощо. При спробі користувача переглянути зміст документа він забезпечує інтегрований виклик відповідного додатку, а при відкритті документа на редагування - блокує документ на основі механізму Check In - Check Out (що істотно посилює вимоги до пропускної спроможності мережі в територіально-розподіленій системі);
  10.  при включеній функції безпеки (поставляється окремо) всі дії завіряються з використанням електронного цифрового підпису;
  11.  організацію архівації документів;
  12.  регламентацію прав доступу користувачів до документів і функцій системи;
  13.  можливість доступу до інформації через мережу Internet;
  14.  інтеграція з іншими додатками через OLE.

Система працює з РСУБД Oracle і MS SQL. Серверна частина реалізована тільки під Windows nТ.

Упровадження АС ДОУ має наступні яскраво виражені позитивні сторони:

  1.  У всіх підрозділах і в організації в цілому вводиться уніфікована, формалізована і строго регламентована технологія діловодства.
  2.  Організація стає повністю керованою. З'являється можливість відповісти на будь-яке питання по документах і виконавцях, здійснювати аналіз і управління діяльністю документації.
  3.  Оскільки комп'ютерна мережа може охоплювати не тільки центральний офіс організації, але і її територіально-видалені підрозділи, то керованість може розповсюджуватися на всю територіально-розподілену структуру організації.
  4.  Система автоматизації діловодства, по суті, є носієм
    строго формалізованої і строго документованої технологічної
    інформації про правила і порядок роботи з документами. У результаті
    зменшується залежність організації від персоналу як фізичного носія
    технологічних знань і правил роботи з документами.
  5.   Більш швидке проходження документів по організації, особливо при організації електронного документообігу.
  6.  Знижується трудомісткість діловодних операцій. При цьому, проте, потрібно мати у вигляді, що необхідність введення повної і точної інформації про документ, скажімо, при його первинній реєстрації може зажадати додаткові зусилля на деяких робочих місцях, тоді як трудомісткість роботи на інших робочих місцях, що використовують цю інформацію, може скоротитися в декілька разів.
  7.  Якісний виграш досягається при організації взаємопов'язаного електронного документообігу між організаціями, оскільки повністю відпадають проблеми, пов'язані з виготовленням і пересилкою паперових документів, а потім - у повторному введенні реквізитів і текстів одержаних документів.

12




1. а Инструкция- Представьте себе что совсем скоро Рождество и дети одного маленького города с нетерпением ж
2. Внебольничная бронхопневмония в нижней доле правого легкого средней тяжести
3. гомологичные органы 2 аналогичные органы Какие из перечисленных примеров можно отнести к ароморфозам
4. Контрольная работа- Ветеринарно-санитарная экспертиза яиц
5. 5 Введение
6. Римское право
7. РЕФЕРАТ дисертації на здобуття наукового ступеня доктора технічних наук Хмельницький ~ 1999
8. то просто потому что это тонкая проблема которую каждый переживает посвоему
9. Таможенные правоотношения и нормы таможенного права.
10. варіантів використання ресурсів
11. реферат дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук Львів ~
12. ЭКО 1982 12 Шаумян Г
13. О внесении изменений в Федеральный конституционный закон О порядке принятия в Российскую Федерацию и обра
14. Система расчетов с использованием банковских пластиковых карт, межбанковские расчеты
15. М.- Гуманит. изд. центр ВЛАДОС 1998.html
16. Многоэтажное жилое здание по дисциплине Проектирование зданий и основы градостроительства специаль
17. 4 Немецкая кухня Немецкая кухня проста обильна и питательна
18. варіант відповіді 1
19. он был некоторое время и членом английского парламента и шефом Лондона выполняя дипломатические поручения
20. Технологія ліків як наука

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе