Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
22.Класифікація документів з господарсько-договірної діяльності.
До цієї групи документів належать різні типи договорів відповідно до цивільного кодексу, контракт, трудова угода.
Договір – це письмова угода між приватними особами та організаціями.
Основні реквізити:
-місце укладання та дата
-точні і повні назви сторін
-зміст договору
-строки виконання
-порядок розрахунку між сторонами
-відповідальність за повне або часткове невиконання умов договору
-порядок і місце розв’язання суперечок
-підписи сторін
-печатка
контракт
- це угода між особою та установою про обумовлений час роботи з зазначенням посади й посадового окладу, обов'язків організації перед контрактантом (особою або організацією, яка укладає контракт) і контрактанта перед організацією. Документ набуває юридичної сили з моменту його підписання обома сторонами й діє протягом визначеного в ньому терміну. Укладається в двох примірниках - для обох сторін - із записом адрес юридичних сторін, підписом і розшифруванням прізвищ, датою підписання контракту.
Реквізити контракту:
1. Назва документа зі стислим обґрунтуванням його призначення (на виконання обов'язків.", на управління підприємством тощо).
2. Дата й місце написання.
3. Орган, що наймає працівника.
4. Посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають.
5. Текст документа .
6. Підписи сторін - укладачів контракту.
7. Печатка.
Структура тексту контракту:
1. Загальні положення.
2. Обов'язки сторін, де зазначаються:
o основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;
o зобов'язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.
3. Робочий час, де визначено умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиждень тощо). Може наводитися конкретний графік роботи на певний термін.
4. Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника, де зазначаються:
o посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;
o надбавка та інші виплати;
o компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;
o щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки;
o додаткові пільги, гарантії, компенсації.
5. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:
o яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов'язків;
o порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства.
6. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:
o як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;
o умови дострокового розірвання контракту;
o умови припинення дії контракту.
7. Термін дії та інші умови контракту. Контракт може бути укладено на термін до 5 років, але не менше ніж на 1 рік.
Трудова угода
укладається між організацією й особою, яка не працює в цій організації. Коли в організації чи установі бракує фахівців з певної галузі, вона залучає для виконання деяких видів робіт працівників з інших установ.
Реквізити трудової угоди:
1. Назва виду документа.
2. Дата й місце його укладання.
3. Перелік сторін, які уклали угоду.
4. Зміст угоди з зазначенням обов'язків виконавця й замовника.
5. Юридичні адреси сторін.
6. Підписи сторін.
7. Печатка підприємства або організації.
Трудова угода складається в двох примірниках: один видають на руки виконавцеві, інший зберігають у справах організації-замовника.
23.Текстове оформлення довідково-інформаційних документів: довідка, службовий лист,звіт, прес-реліз.
Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.
Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт.
Реквізити довідки: назва виду документу, дата, індекс, місце складання чи видання, адресат, заголовок до тексту (у разі потреби), текст, позначка про наявність додатка, підпис, відбиток печатки, позначка про виконавця.
Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін.
У довідці необхідно об'єктивно відображувати стан справ, тому її складанню може передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.
1. Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.
Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.
Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою.
Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).
Проект текстового звіту готує секретар-референт.
Прес-реліз
Прес-реліз (англ. Press - release - випуск для преси) - це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації. Написання цього документа не вимагає великих витрат часу, проте грамотно складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли треба представити інформацію, яка потребує миттєвого висвітлення у ЗМІ (наприклад, дата і місце проведення громадських слухань).
Прес-реліз - інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами і тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить у собі ту або іншу новину.
Умовно прес-релізи можна переділити на два види: стандартний і спеціальний.
Стандартний прес-реліз призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств, зокрема виокремлюють:
o стандарт-реліз, де вміщено інформацію для ЗМІ про повсякденні події;
o стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично.
Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба поінформувати про незаплановані події.
За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи переділяють на анонс, запрошення, інформацію, резюме.
Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.
Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.
Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним.
Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: 1) листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; 2) листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження тощо.
24.Особливості складання розпорядчих та організаційних документів: наказ, положення, статут, інструкція.
Наказ
– правовий акт, що видається на підставі й на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вище стоячих органів.
Накази бувають кадрові та з основної діяльності.
Формуляр наказу має такі основні реквізити:
• назва виду документа – наказ (якщо він виданий центральною установою чи відомством, то над його найменуванням повинно бути зображення республіканського герба);
• місце видання;
• номер, індекс за класифікатором чи номенклатурою справ;
• дата підписання;
• заголовок;
• текст (якщо є додатки, то їх перелік);
• підпис керівника.
Крім того вказується прізвища посадової особи, яка підготувала проект, та осіб, з якими він погоджений.
Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Перша містить такі елементи:
• вступ (вказується причина, видання наказу);
• доведення (переказуються головні факти);
• висновок (викладається мета видання наказу). Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині.
У другій – мітяться приписи з у казанням виконавців і терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.
СТАТУТ
— юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, грома-дян, їхні відносини з іншими організаціями та громадянами, права й обов'язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності.
Статути можуть бути типові та індивідуальні.
Типові статути розробляються для певних систем уста-нов чи підприємств і затверджуються вищими органами дер-жавної влади та управління, з'їздами громадських органі-зацій.
Індивідуальний статут укладається для певної організації чи установи шляхом конкретизації типових статутів і за-тверджується вищою установою, якій підпорядковується ця організація.
Статути після затвердження їх підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України. Лише після реєстрації новостворена організація може розпочина-ти свою діяльність.
Реквізити статуту:
1) гриф затвердження вищою установою чи органом управ-ління;
2) назва виду документа (статут);
3) заголовок;
4) текст;
5) відмітки про погодження та реєстрацію;
6) дата.
Статут є основою для розробки положення. Структура тексту статуту:
1. Загальні положення.
2. Мета і завдання діяльності.
3. Функції.
4. Створення й використання коштів. Майно підприєм-ства.
5. Управління.
6. Створення та використання пайового фонду.
7. Членство. Права й обов'язки.
8. Звіт, звітність і контроль.
9. Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяль-ність.
10. Реорганізація та ліквідація.
3. Інструкція
ІНСТРУКЦІЯ — документ, у якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунки установ чи поведінку працівників при виконанні службових обов'язків; це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов'язкові для виконання.
Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції. До відомчих належать інструкції, обов'язкові для системи одного відомства (міністерства). Міжвідомчими на-зивають інструкції, які видаються спільно двома або кілько-ма організаціями різних систем. Такі інструкції обов'язкові для організацій і підприємств цих систем.
Відомчі інструкції бувають:
1) посадові;
2) з техніки безпеки;
3) з експлуатації обладнання та ін.
Інструкція затверджується вищими органами або керів-никами організацій (чи їхнім наказом із зазначенням но-мера та дати видання).
Реквізити інструкції:
1) назва виду документа (інструкція);
2) гриф затвердження;
3) заголовок;
4) дата, індекс, місце видання;
5) текст;
6) підпис;
7) види погодження.
Текст викладається у вказівно-наказовому стилі із фор-мулюваннями на зразок "повинен, слід, необхідно, не дозво-лено". Текст документа має бути стислим, точним, зрозумілим, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше — у безособовій формі.
Структура тексту інструкції:
1. Загальні положення (основні завдання працівника; порядок посідання посади; професійні вимоги; кому підпо-рядковується; основні керівні документи).
2. Функції (предмет, зміст, перелік видів робіт).
3. Права.
4. Посадові обов'язки.
5. Відповідальність.
6. Взаємини (зв'язки за посадою).
25.Укладання обліково-фінансових документів: акт, доручення.
Доручення
Доручення (рос. доверенность) - це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.
Доручення видають на отримання грошей у касі установи чи підприємства, грошового переказу на поштовому відділенні на ім'я довірителя, на отримання матеріальних цінностей (посилок, цінних бандеролей, книг, канцприладдя та інших товарів) у магазинах чи на товарних базах; на користування впродовж певного часу якимось транспортним засобом: автомобілем, мотоциклом тощо.
Залежно від суб'єкта дії доручення поділяють на особисті (від імені особи) й офіційні (від імені організації, установи). Особисте доручення правомірне лише в разі, якщо підпис особи, яка видала доручення, керівник установи засвідчив печаткою і своїм підписом.
Реквізити особистого доручення:
1. Назва виду документа.
2. Текст (як і автобіографія, має єдинопочаток - Я, (прізвище, ім'я, по батькові), доручаю... та обов'язкове повне найменування особи, якій доручають виконати певну дію замість себе; тут же можна зазначити і документ, що засвідчує її особу (паспорт - серію, номер, ким і коли виданий)).
3. Термін, до якого дійсне доручення.
4. Дата написання (ліворуч під текстом).
5. Підпис особи, яка склала доручення (у цьому ж рядку праворуч).
6. Підпис посадової особи й печатка установи, які засвідчують підпис довірителя.
Особисте доручення може бути одноразове й довготривале.
Офіційне (службове) доручення оформлюється на спеціальному бланку (формат А4 або А5) за трафаретною схемою або комп'ютерним макетом. Його реквізити такі:
1. Назва організації, яка видає доручення (у вигляді кутового штампу).
2 . Номер та дата видачі доручення.
3. Назва виду документа.
4. Текст.
5. Зразок підпису особи, якій видано доручення.
6. Підпис керівника установи.
7. Печатка.
Офіційні доручення поділяються на разові, спеціальні та загальні.
Текст доручення містить такі відомості: прізвище ім'я, по батькові, посаду особи (в офіційному дорученні - назву установи), яка видає доручення; прізвище, ім'я, по батькові, посаду особи, якій видається доручення; назву установи від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або і якій особа реалізує своє право; напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їхню кількість і вартість; термін дії доручення; назву та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.
Разове доручення видається для виконання певної одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей). Спеціальне доручення - документ, що надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних вчинків (транспортні, господарські чи банківські операції, представництво у суді на першому етапі засідання), термін дії такого доручення обов'язково зазначається.
8.3. Акт
Акт (від лат. actus - "дія") - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення експертиз продукції та випробувань нової техніки, в разі нещасних випадків, під час здавання об'єктів.
Акти - це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформлюються комісією, яку створює керівник установи, організації чи підприємства.
Акти громадянського стану - державні записи фактів народження, смерті, одруження, розірвання шлюбу, усиновлення, встановлення батьківства, зміни імені, по батькові, прізвища - пов'язані з правовим станом особи й підлягають обов'язковій реєстрації.
Текст акта має дві частини; вступну та констатаційну.
У вступній частині зазначають підстави для складання акта, перелічують осіб, які складали акт, а також тих, хто був присутній.
Після слова "Підстава" фіксують документ або усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.
Після слова "Складений" перелічують осіб, які складали акт або були присутні при цьому, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів.
Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовують в алфавітному порядку. Якщо вони були присутні під час складання, то наводять їхні прізвища та посади.
У констатаційній частині висвітлюють мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують установлені факти, а також висновки.
У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й зазначається місце їх зберігання.
Реквізити акта:
1. Автор документа (назва відомства й організації).
2. Дата, номер і місце складання.
3. Гриф затвердження.
4. Назва виду документа.
5. Заголовок.
6. Підстава (наказ керівника організації).
7. Склад комісії, присутні при складанні.
8. Текст (вступна, констатаційна частини).
9. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження.
10. Перелік додатків до акта.
11. Підписи членів комісії й усіх присутніх.
12. Печатка.
Акти прийому-передання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником установи чи організації.