Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 4. Создание отчетов в электронной таблице
Создание отчета сводной таблицы
1.На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица.
СОВЕТ. Чтобы сразу создать и сводную диаграмму на основе отчета сводной таблицы, щелкните стрелку под полем Сводная таблица и выберите пункт Сводная диаграмма.
2.В диалоговом окне Создание сводной таблицы выберите вариант Выбрать таблицу или диапазон и проверьте правильность диапазона ячеек в поле Таблица или диапазон.
Excel определяет диапазон для отчета сводной таблицы автоматически, однако его можно изменить, указав другой диапазон или заданное для него имя.
Чтобы использовать данные с другого листа или книги, добавьте имя книги и листа в формате [имя_книги]имя_листа!диапазон.
Совет Кроме того, можно временно скрыть диалоговое окно с помощью кнопки свертывания диалогового окнаИзображение кнопки, выбрать на листе нужный диапазон, а затем нажать кнопку развертывания диалогового окнаИзображение кнопки.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, щелкните элемент На новый лист.
Чтобы поместить отчет сводной таблицы в определенное место на существующем листе, выберите пункт На существующий лист и укажите в поле Расположение первую ячейку диапазона, в котором необходимо разместить отчет.
Нажмите кнопку ОК.
4.1 простейшие расчеты
Все числа в Excel хранятся с точностью до 15 десятичных знаков, а отображаются в соответствии с выбранным форматом ячейки. Для всех ячеек Excel по умолчанию применяет общий формат, согласно которому автоматически определяется тип вводимых данных, после чего применяется соответствующее форматирование.
При установленном общем формате действуют следующие правила ввода данных:
? текст автоматически выравнивается по левому краю, а числа – по правому;
? для разделения целой и дробной части числа используется запятая;
? при вводе чисел через точку, тире или знак / они рассматриваются как даты (если это возможно);
? при вводе чисел через двоеточие они рассматриваются как значения времени;
? если к числу добавить знак %, оно будет представлено в процентном формате;
? числа в виде обычной дроби, например 2/3, следует вводить так: 0 2/3 (нужно обязательно указать целую часть числа, даже если она равна нулю, а также поставить пробел между целой и дробной частью).
ПРИМЕЧАНИЕ
Разделитель целой и дробной части числа, обозначение денежной единицы и некоторые другие параметры зависят от региональных настроек в Панели управления Windows. Чтобы проверить эти настройки, нужно открыть в меню Пуск Панель управления, выбрать раздел Часы, язык и регион, затем ссылку Изменение форматов даты времени и чисел.
Преимущество общего формата в том, что достаточно ввести данные, а отформатирует их Excel самостоятельно. Если форматирование по умолчанию не устраивает, его можно изменить следующим способом.
1. Выделите ячейку или диапазон, где нужно сменить формат.
2. На вкладке Главная в группе Число раскройте список Числовой формат и выберите нужный вариант форматирования (рис. 6.25).
ПРИМЕЧАНИЕ
При переводе даты в числовой формат Excel отобразит число, соответствующее количеству дней, прошедших с 31.12.1899.
В группе Число вкладки Главная также имеется несколько кнопок для оперативной смены представления числовых данных. Эти кнопки имеют следующее назначение.
Денежный формат. К числу автоматически добавляется значение основной денежной единицы, устанавливается фиксированное количество десятичных знаков, а каждые три цифры числа разделяются пробелами. Щелкнув кнопкой мыши на стрелке рядом с этой кнопкой, можно выбрать другие денежные единицы.
Процентный формат. Число будет умножено на 100, и к нему будет добавлен символ %.
Формат с разделителем. Аналогичен денежному формату, но без знака денежной единицы.
Увеличить разрядность. Увеличивает количество десятичных разрядов в дробной части числа.
Уменьшить разрядность. Уменьшает количество десятичных разрядов в дробной части числа.
ВНИМАНИЕ
При расчетах Excel всегда использует действительное значение числа, а не то, которое отображается в ячейке с учетом установленного количества разрядов. Для принудительного округления числа нужно использовать функцию ОКРУГЛ, которая будет рассмотрена далее.
Если стандартных возможностей форматирования недостаточно, выделите на листе нужные ячейки и щелкните на кнопке вызова диалогового окна в группе Число(рис. 6.26). Вы можете выбрать один из имеющихся форматов, а также дополнительно настроить его. Например, для денежного формата можно указать обозначение денежной единицы, количество десятичных знаков и формат отрицательных чисел.
4.2 Построение диаграмм
Чтобы создать диаграмму в Excel, сначала введите числовые данные на лист. Затем можно построить на их основе диаграмму, выбрав нужный тип диаграммы на вкладке Вставить в группе Диаграммы.
На вкладке Вставить в группе Диаграммывыполните одно из указанных ниже действий.
Выберите тип и подтип диаграммы.
Чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм, нажмите кнопку Изображение кнопки, чтобы запустить диалоговое окно Вставка диаграммы, а затем используйте стрелки для прокрутки типов диаграмм.
По умолчанию диаграмма добавляется на лист как внедренная диаграмма. Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист диаграммы, измените ее расположение, выполнив указанные ниже действия.
Щелкните в любом месте внедренной диаграммы, чтобы активировать ее.
Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.
На вкладке Конструктор в группе Расположение нажмите кнопку Перемещение диаграммы.
В разделе Разместить диаграммувыполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы добавить диаграмму на отдельный лист, установите переключатель на отдельном листе.
Совет Если необходимо заменить предложенное имя для диаграммы, введите новое имя в поле на отдельном листе.
Если требуется внедренная диаграмма на листе, установите переключатель на имеющемся листе, а затем выберите лист в поле на имеющемся листе.
Excel автоматически назначает диаграмме имя, например Диаграмма1 для первой диаграммы, созданной на листе. Чтобы изменить имя диаграммы, выполните указанные ниже действия.
Щелкните диаграмму.
На вкладке Макет в группе Свойства щелкните текстовое поле Имя диаграммы.
Совет При необходимости щелкните значок Свойства в группе Свойства, чтобы развернуть ее.
Введите новое имя.
Нажмите клавишу ВВОД.
Примечания
Чтобы быстро создать диаграмму, основанную на типе диаграммы, используемом по умолчанию, выделите нужные данные и нажмите клавиши ALT+F1 или F11. При нажатии клавиш ALT+F1 создается внедренная диаграмма, при нажатии клавиши F11 диаграмма отображается на отдельном листе диаграммы.
Если диаграмма не нужна, ее можно удалить. Щелкните диаграмму, чтобы выделить ее, а затем нажмите клавишу DELETE.