Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекция 8
КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА МЕНЕДЖМЕНТА
Качество и эффективность работы предприятий сферы услуг, в основном зависит от людей, работающих в компании. Правильные принципы организации производства, оптимальные системы и процедуры играют конечно же важную роль, но реализация всех возможностей, заложенных в новых методах управления, зависит уже от конкретных людей, от их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, мотивации, способности решать проблемы, восприимчивости к обучению.
Для предприятия, которое решило сегодня преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо, чтобы каждый работник обладал весьма обширными знаниями. Компетентность требуется не только работникам, занимающимся непосредственно работой с клиентами по оказанию услуг, но и обслуживающему персоналу.
Формирование у работников нужной компетенции начинается уже при подборе кадров и приеме на работу кадров. Люди, которые придут в организацию, должны стремиться максимально овладеть аспектами данного бизнеса. Часто это больше вопрос желания самих работников, нежели их предшествующего опыта трудовой деятельности или базового образования.
Не менее важным является долгосрочное планирование кадровой политики фирмы.
В большинстве компаний отделы кадров или службы управления человеческими ресурсами больше привыкли заниматься планированием численности работников на предприятиях. Их главная задача - добиться чтобы на предприятии или в организации было столько работников, сколько должно быть в соответствии со штатными расписаниям.
Но сегодня отделам кадров важно уже добиваться не просто своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше в каждом подразделении.
Желательно проводить анализ факторов внешней среды, чтобы убедиться в том, что имеется предложение определенных профессий для комплектования личного состава такими служащими, каких еще нет в штате организации.
В результате прогноза спроса и предложения на трудовые ресурсы любая организация может выяснить число людей, в которых она нуждается, уровень их квалификации и расстановку кадров.
В итоге может быть разработана согласованная кадровая политика, включающая системы набора, подготовки, совершенствования и оплаты кадров, а также политика отношений между администрацией и работниками. Этот стратегический план может быть разбит на конкретные программы использования трудовых ресурсов.
Кадровая политика в организации
Основные задачи работы с кадрами - это планирование кадров и отбор кадров.
Цель планирования кадров состоит в том, чтобы определить, какое количество административных работников необходимо иметь в будущем, каково должно быть их качество, и раскрыть возможности удовлетворения или сокращения потребности в них.
Спрос на кадры может варьироваться в зависимости от задач организации, текучести кадров и естественных изменений в их составе. Планирование кадрового состава облегчает работу с кадрами, оказывая существенную помощь в подготовке и повышении квалификации административных работников. Поэтому планирование кадров обязательно в госуправлении. Тем не менее, эта работа пока проводится слабо. Возможно, это объясняется тем, что не только планированием кадров, но и планирования задач госуправления в должном объеме не занимается.
Систематическому планированию кадров мешает также предубежденное отношение к нему. Предубеждения объясняются тем, что инструменты планирования, особенно компьютеризированные информационные системы в представлении многих работников ненадежно защищены от злоупотреблений. Кроме того, считается, что прежде, будучи в несравненно более тяжелой ситуации, чем сегодня, госуправление могло удовлетворять свою потребность в кадрах с помощью традиционных средств. Эта точка зрения разделяется и многими экономистами. Сейчас в тех отраслях экономики, которые имеют практический опыт в области планирования кадров, преобладает мнение, что цель планирования должна состоять в повышении качества персонала, а не в определении количества, способного удовлетворить максимальную или минимальную потребность в кадрах, которая зависит от с трудом поддающегося оценке объема и содержания поставленных задач. С этим вполне может согласиться и госуправление. Работе в области планирования кадров благоприятствуют следующие условия: обозримость задач, решаемых организацией; однородность личного состава; минимальное количество персонала должно составлять несколько сотен человек; планирование деятельности (по крайней мере в среднесрочной перспективе).
Целесообразными представляются следующие шаги в области планирования кадров:
1. Определение периода планирования (краткосрочное, среднесрочное и долгосрочное).
2. Определение предполагаемой степени воздействия тех или иных факторов в заданном периоде планирования.
3. Вычисление:
а) потребности в кадрах для сохранения современного уровня кадров и их эффективности;
б) максимальной и минимальной потребности по отношению к современному уровню.
4. Проверка внутренних возможностей управления для удовлетворения спроса на кадры (организационные меры, решения по расстановке кадров, подготовка кадров, включая меры по повышению их квалификации).
При осуществлении отдельных шагов в области планирования используются различные методы для получения желаемых результатов. Часто исходят из опытных, эмпирических данных. Существующие должности и бюджетные средства, выделяемые на них, часто рассматриваются как исходные данные для определения будущей потребности в кадрах. Эта практика давно подвергается критике. Она препятствует изменениям, которые происходят в системе управления. Поэтому усилия, предпринимаемые в последние 10 лет в направлении рационализации управления, в частности, с помощью интегрированных программ, находят понимание и с точки зрения планирования кадров. Интегрированная программная система могла бы послужить солидной основой и для планирования кадров. Препятствием служит широко распространенная точка зрения, что ни одна из предложенных до сих пор комплексных систем не приспособлена для управленческой практики.
Сравнение затрат на содержание персонала также является одним из методов решения задач в области планирования. При этом анализируют либо затраты на персонал в одной организации за несколько лет, либо в нескольких организациях за определенный период, например, на уровне областных администраций примерно равных регионов.
В работе по планированию управленческих кадров применяются также методы математического анализа.
Работа с кадрами включает в себя и отбор кадров. Отбор кадров начинается с определения кандидатов на конкретные должности. Для этого, как сказано в главе о государственной службе Челябинской области, объявляется конкурс согласно известной схеме: мы существуем, мы ищем, мы ожидаем, мы предлагаем.
Если цель отбора кадров состоит в расширении кругов претендентов, в том числе за пределами ведомства, то предпочитается открытый конкурс. Эта практика соответствует правовым нормам. Конкурс, проводимый при "закрытых дверях" административных органов, объявляется в том случае, если среди штатных работников управления имеется достаточное количество подходящих кандидатов на вакантные должности. Закрытый конкурс объявляется, прежде всего, с целью дальнейшего продвижения по службе работающих в данной организации.
От участия и конкурсе по закону освобождаются лица, которые являются чьими-то протеже, однако, в реальной деятельности государственных органов продвинуться по службе без помощи вышестоящих начальников практически не возможно.
Перед проведением конкурса необходимо дать общую информацию о задачах, которые должен будет выполнять кандидат на вакантную должность, о возможностях его применения, повышения квалификации, а также об оплате. Предоставление информации о конкретных требованиях к той или иной должности необязательно, так как часто объявляется конкурс на замещение одновременно нескольких, различных должностей, и уже поэтому уточнение деталей затруднительно. Отбор кадров предполагает знание требований, предъявляемых рабочим местом, и возможностей претендентов - их пригодности к службе на данном уровне, способностей, профессиональной квалификации.
Для определения и описания требований, предъявляемых к рабочему месту, а также круга задач и сферы ответственности используются различные проверенные средства: определение профиля требований; описание рабочих мест и должностей; анализ рабочих мест; описание функций.
Использование этих средств связано со значительными затратами - как денежных средств, так и рабочей силы. Остается открытым вопрос, оправдывают ли себя эти расходы. Поэтому на практике описания рабочих мест часто заменяются перечислением считающихся наиболее важными отличительных черт рабочих мест. Сама по себе эта практика не вызывает вопросов, хотя не всегда можно понять, по каким критериям выбираются эти отличительные черты и насколько они важны.
Для получения информации о знаниях, способностях и профессиональной квалификации отбираемых кадров существуют многочисленные пути.
Обычный путь - это письменная и устная информация самих кандидатов на вакантные должности. Вопреки распространенному мнению, эта информация достаточно полная. Во всяком случае именно от нее следует отталкиваться при сборе дальнейшей информации. Значение привлекаемой во многих случаях информации, полученной от третьих лиц, преувеличивается. Она часто является "заказной". Особенно осторожно и ней следует относиться в том случае, если она искажает уже сложившееся после получения иной информации представление о претенденте.
Важным и наиболее часто используемым средством определения пригодности кандидатов являются аттестации или оценки - как формальные, так и неформальные. Они считаются достаточно полным источником информации, представляющей ценность и для решений по отбору кадров. С другой стороны, нельзя игнорировать то, что оценка квалификации часто дается в порядке одолжения или же для того, чтобы, дав хороший отзыв о работнике, избавиться от него. Кроме того, желаемая объективность оценки часто бывает обманчивой, например, в том случае, если сведения, содержащиеся в отзыве, приводятся лишь для оправдания уже составленного представления о работнике. Поэтому как раз для отбора кадров аттестация, с точки зрения ее информационной ценности, не всегда плодотворна. Впрочем, часто она дает импульс для сбора новой информации, в частности, о склонностях и ожиданиях аттестуемых. Информационная ценность оценок повышается в том случае, если сравнить их с оценками, данными ранее, что позволяет проследить изменилось ли и каким образом отношение к труду у аттестуемого работника.
Часто используются также неформальные оценки ("теневая аттестация"). Они, конечно, помогают при отборе кадров, но проверить степень их объективности нельзя, часто они отражают только настроения и ощущения того, кто дает отзыв.
Свидетельства - особенно свидетельства о сдаче экзаменов - во многих случаях имеют ограниченную информационную ценность. Часто это в лучшем случае "моментальные снимки", они всегда свидетельствуют об уже достигнутых результатах. На основе этих свидетельств можно сделать ошибочные выводы и оценки, что будет иметь соответствующие последствия в будущем.
Тесты и психологические исследования также могут помочь в отборе кадров, если они:
объективны (анализ и оценка не должны зависеть от личности и интерпретации исследователя);
надежны (при неоднократном тестировании одного и того же лица результаты должны быть одинаковы);
сравнимы между собой (должны быть стандартизированы);
значительны (полученная информация должна быть важна для профессиональной деятельности).
В управленческой практике долгое время преобладало сдержанное отношение к тестам и психологическим исследования. Это объясняется тем, что тесты не оправдали связанные с ними надежды на как можно более объективный отбор кадров. К тому же отношение к специалистам, проводящим эти исследования, не было достаточно серьезным, и им не предоставлялось достаточно возможностей изложить свои цели и задачи. В последние годы отношение к тестам и психологическим исследованиям стало меняться.
Большое значение при отборе кадров имеет впечатление от кандидата на должность, приобретенное в ходе обстоятельной беседы с ним. Полезно, если несколько наблюдателей будут оценивать претендента в различных ситуациях и на основе отдельных наблюдений составят общее представление, которое будет формальным завершением процедуры отбора кадров. Оно имеет много аспектов.
Зачисление на службу - это правоорганизующий акт, определяющий права и обязанности как работодателя, так и зачисляемого на службу.
Зачисление на службу имеет следствием то, что работодатель несет большие финансовые расходы.
В подавляющем большинстве случаев зачисление на службу - это поворотный пункт в профессиональной жизни претендента.
Зачисление на службу может оказать заметное влияние на социальный климат организации и тем самым на ее работоспособность.
Зачисление чиновников на службу имеет большое политическое значение, так как надежность и беспристрастность госслужбы, как и прежде, зависят в первую очередь от профессиональных чиновников.
Процедура зачисления на службу должна быть продумана. Необходимо, чтобы работник оказался с первого дня в комфортных условиях: имел оборудованное рабочее место, был приставлен коллективу, итак как от того, как примут его будущие коллеги зависит психологическая атмосфера в соответствующем органе госуправления, которая оказывает значительное влияние на работу государственных органов.
К задачам кадровой политики относятся также поощрение профессиональной квалификации, усовершенствование кадров. В то время как поощрение профессиональной квалификации включает все меры, направленные на индивидуальный профессиональный рост, усовершенствование кадров служит интеграции личных целей профессионального роста административных работников в цели и задачи организации. Усовершенствование кадров включает в себя множество мер, которые разрабатываются и осуществляются при участии самих работников. Это мотивирует их, повышает результативность труда, способность учиться и решать проблемы.
Поощрение профессиональной квалификации - это задача как начальников, так и отделов кадров. К этому относятся не только образовательные мероприятия, но и изменение сферы деятельности или постепенный перевод на более высокие уровни ответственности. Такой метод в управлении применяется по отношению к “работникам общего профиля”, которые могут использоваться в самых различных сферах и потому они высоко ценятся. Специалисты же поощряются тем, что им предоставляется возможность расширить и углубить их специальные знания, впрочем, сейчас наблюдаются попытки и в рамках повышения квалификации давать им не только специальные знания, но и знакомить их с различными дисциплинами, относящимися к науке об управлении.
Центральную роль в усовершенствовании кадров играет повышение квалификации, цель которой состоит не только в поощрении отдельного административного работника, но и в повышении эффективности всей системы управления.
Системы повышения квалификации ориентированы на служебные задачи и разрабатываются с учетом отдельных этапов профессиональной жизни. Различаются следующие виды повышения квалификации:
- Вводный курс; он помогает молодым кадрам узнать задачи госуправления; восполняет недостатки университетского образования чиновников, недостаточно ориентированного на потребности госуправления в реальном времени.
- Согласованное с работой обучение - повышение квалификации без отрыва от работы; оно помогает сохранить и усовершенствовать профессиональную квалификацию.
- Стимулирующее обучение; оно служит подготовке административных работников к исполнению ответственных задач и руководящих функций; сюда относятся также учебные программы в рамках продвижения по службе.
Составной частью работы с кадрами является применение кадров. На отделы кадров возложена обязанность решать, какой работник в какое время и на какой должности будет использован. Решение об использовании кадров, как и решение об отборе кадров предполагает сбор информации о требованиях, предъявляемых рабочим местом, о способностях, трудовых результатах и интересах претендента. Большую помощь в принятии решения об использовании кадров оказывают прежде всего оценка (аттестация) претендента на должность и беседа с ним. Беседа лучше всего помогает прояснить намерения, связанные с предстоящим решением. Решение об использовании кадров принимается в следующих правовых формах:
- перестановка (перевод на новую должность в другом ведомстве);
- откомандирование (временное использование в другом ведомстве);
- перемещение (предоставление другой должности в том же ведомстве).
К процессу принятия решений об использовании кадров следует привлекать самих государственных служащих.
Забота о кадрах, их социальное обеспечение - еще одна задача кадровой политики, объем и значение которой неуклонно возрастает. Законодательным путем определено, что работодатель, т. е. государство, в рамках служебных отношений обязан постоянно заботиться о благе чиновников и их семей; он должен защищать права чиновников. Что касается социального обеспечения, то важнейшими задачами в этой области являются:
Охрана жизни и здоровья, которую гарантируют, в частности, закон о лицах, получивших тяжкие телесные повреждения, закон об охране материнства, закон об обеспечении безопасности труда.
Соблюдение требований производственной медицины. Сюда относятся: установленный график труда и число перерывов в работе, соблюдение производственной гигиены, проведение групповых обследований, выделение площадей для занятий спортом, прогулок, решения социальных задач, предоставление и оснащение подходящих рабочих помещений.
Оказание материальной помощи и консультаций в случае рождения ребенка, болезни, смерти члена семьи; в процессе ликвидации задолженности; при обеспечении жильем.
Инструменты работы с кадрами
Компетентное выполнение задач, относящихся к работе с кадрами, в большой степени зависит от количества, полноты и качества информации о кадрах. При этом должна быть гарантирована сохранность этой информации. Для этого используются различные средства и прежде всего - личные дела. Личное дело составляется на каждого административного работника в отдельности и представляет собой свод документов, отражающих служебную деятельность и личные обстоятельства работника. Личные дела следует вести таким образом, чтобы ими в любой момент можно было воспользоваться. Они должны быть всегда в "поле зрения". В то же время личные дела не должны быть общедоступны. Они требуют конфиденциального обращения с собой. К тому же каждый работник должен знать, что его высказывания и мнения не будут передаваться и использоваться не по назначению, в таком случае он будет более открытым и общительным.
Право на просмотр личных дел принадлежит только самим работникам и лишь в исключительных случаях, когда сотрудник не в состоянии воспользоваться этим правом, к его личному делу разрешается допуск его доверенного лица. Ведомства, суды, органы расследования и представительства служащих и чиновников в принципе не могут иметь доступ к личным делам сотрудников. Бывают отдельные исключения из этого правила, в частности, при проведении дисциплинарного расследования защитник имеет такое же право знакомиться с личным делом, как и сам чиновник.
Большую помощь в работе с кадрами оказывают, как уже было сказано выше, аттестации работников, несмотря на порой скептическое отношение к результатам аттестации со стороны прежде всего самих аттестуемых. Нет сомнения в том, что традиционные, применяемые в большинстве случаев системы оценки во многих отношениях несостоятельны. Одна из причин этого в том, что те, кто аттестует, часто используют различные критерии оценки, допускают субъективный подход. Служебная характеристика (аттестация) должна представлять собой:
- оценку трудовых результатов и, следовательно, инструмент, помогающий принимать решения по использованию кадров и разделению задач;
- описание способностей и возможностей аттестуемого и, следовательно, инструмент, помогающий оценить потенциал работника и планировать потребность в кадрах.
В последние годы во многих ведомствах и сферах деятельности используются компьютерные системы обработки информации. Они содержат основные служебные характеристики персонала и позволяют в кратчайший срок получить информацию о работниках, чтобы, например, определить, кто из них может использоваться на той или иной должности.
Открытый характер госуправления не позволяет пока ввести еще более совершенные системы, собирающие информацию о персонале и принимающие решения. Управление использует накопившийся в экономике и промышленности опыт, говорящий о том, что компьютерные системы обработки данных полезны в том случае, если они:
не рассчитаны на сбор всех данных о кадровом составе, а также решение всех задач работы с кадрами,
находятся в распоряжении лиц, которые исходят из того, что система данных не в состоянии дать полную характеристику людей,
не вмешиваются в личную сферу и если исключена опасность злоупотребления информацией.
Сами работники управления являются носителями и источниками информации о себе. В связи с этим можно сказать, что принятие или даже подготовка кадрового решения с помощью устной информации, не закрепленной в письменной форме и не поддающейся поэтому проверке - дело несерьезное. Правовая безопасность прежде всего требует создавать основы для принятия решений так, чтобы их можно было проверить. То же относится к тем случаям, когда заводятся неофициальные личные дела на того или иного сотрудника, не имеющего в таком случае права на ознакомление с ним.
Таким образом, работа с кадрами требует не только большого объема профессиональных знаний, но и, в первую очередь, чуткости, интуиции, внимания и понимания служащего, что это работа, прежде всего, с людьми и требует особого отношения. Так как от кадровиков зачастую зависит профессиональная судьба человека, и важно разобраться на каком месте работник реализует себя наилучшим образом. “Неталантливых людей нет, - есть работающие не на своем месте”.
В заключение можно сказать, что кадровый менеджмент на предприятии сферы услуг играет решающую роль в эффективности работы всей фирмы. Прием подходящего кандидата на работу является важной и ответственной задачей руководства предприятия или организации.
В настоящее время, когда наша экономика перешла на рыночный путь развития, необходимо не просто заполнить штатное расписание, а подобрать его так, чтобы принятый человек работал наиболее эффективно, так как от этого зависит прибыль и успех компании. И сделать это возможно лишь при условии объективной оценки кандидата, причем не только его квалификации, но, и что возможно является даже более важным, его психологической стороны. Так как, если человек не уживется в коллективе, может пойти насмарку работа всей административной единицы, которая потом отрицательно скажется на выполнении работы всей организации. Поэтому необходимо провести психологический анализ личности нанимающегося с целью выявления его индивидуальных особенностей. Конечно, немаловажным фактором является компетентность кадровой службы. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или иной претендент, что впоследствии может сказаться на деятельности предприятия и, в конечном итоге, на их же зарплате (что сейчас в России является доминирующим стимулом).
Не менее важным является то, что в большинстве предприятий и организаций отсутствует системность приема на работу, и я думаю, что описанная выше система позволит, если не совсем, то хотя бы значительно уменьшить количество ошибок, возникающих при приеме на работу.
Содержание и особенности управленческого труда
Управленческий труд - вид общественного труда, направленный на обеспечение скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного труда, так и коллектива в целом. Содержание управленческого труда зависит от объекта управления и определяется структурой управленческих процессов, его техническим оснащением, а также взаимоотношениями людей в процессе управления управленческих функций. Управленческий труд имеет свои особенности:
1) носит в основном информационный, аналитический и умственный характер;
2) участвует в создании материальных благ не прямо, а последовательно через группы других лиц;
3) в качестве предмета управленческого труда выступает информация и люди, участвующие в управленческом процессе;
4) результатом труда являются управленческие решения;
5) средствами труда служит организационная и вычислительная техника.
В основе рациональной организации управленческого труда лежат следующие принципы: а) принцип комплексности предполагает, что организация управленческого труда осуществляется не по одному направлению, а по их совокупности и касается не одного работника, а всего коллектива; б) принцип регламентации - предполагает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций и других нормативных документов в системе управления; в) принцип специализации заключается в закреплении за каждым подразделением определенных функций и работ с возложением на них полной ответственности за конечные результаты их деятельности; г) принцип экономичности состоит в достижении наилучших результатов при наименьших затратах времени и средств; д) принцип научности - заключается в совершенствовании организации управленческого труда на научной основе.
К основным направления совершенствования организации и управленческого труда относятся: 1) совершенствование форм разделения и кооперации труда, 2) совершенствование системы оплаты и стимулирования труда управленческих работников, 3) рациональная планировка и оснащение рабочих мест оргтехникой, техническими средствами связи и обслуживания, 4) улучшение санитарно-гигиенических и психо-физиологических условий труда (создание температурного режима, уровень шума, удобство мебели), 5) внедрение передовых приемов и методов управленческого труда.
Техника управления и автоматизации управленческого труда
Материальной базой управленческого труда является организационная и вычислительная техника, офисная мебель, электронные средства сбора, регистрации, обработки, передачи информации. Современные информационные технологии включают: 1) автоматизированную обработку информации с помощью персональных ЭВМ; 2) локальные распределительные сети ЭВМ; 3) машиночитаемые носители информации; 4) устройства для быстрого изготовления, копирования и размножения документов (ксероксы, принтеры). Новые информационные технологии позволяют 1) применять электронную почту, дают возможность направлять письменные сообщению любому человеку в организации и вне её; 2) проводить видеоконференции руководителей и специалистов, находящихся в разных местах; 3) обеспечить доступность документов через электронные средства связи. На предприятиях, для установления межмашинного обмена информацией создаются сети ЭВМ любой конфигурации и сопряженности, которые включают в себя автоматизированные рабочие места (АРМ) руководителей и специалистов по управлению производством. (АРМ) представляет собой комплекс технических, программных и информационных средств для решения задач по управлению производством непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Сеть АРМ охватывает все производственные и вспомогательные цеха, функциональные подразделения и связаны с вычислительным центром предприятия. АРМ включает как правило персональную ЭВМ, к которой подключаются периферийные устройства различного функционального назначения, а также устройства связи с автоматикой технологического оборудования. Принципиальная схема автоматизированного управления производством с помощью АРМ имеет следующий вид:
- линейно-функциональные связи
- информационные связи
Культура и этика управленческого труда
Культура производства - совокупность традиций и норм, которыми должен руководствоваться менеджер в своей деятельности.
В основе: юридические нормы, которые отражены в государственно-правовых и нормативных актах; организационные нормы, которые устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений, правила внутреннего трудового распорядка; экономические нормы - регулируют экономическую деятельность организации; моральные нормы - регулируют поведение менеджера в области нравственности и морали. Этическую культуру менеджера определяют его умение решать практические вопросы с учетом требований морали и нравственности с соблюдением правил этикета. Управленческий этикет - это совокупность норм и правил поведения менеджера во взаимоотношениях с людьми, которые включают: 1) ответственность в деловых отношениях; 2) ясность выражения мыслей; 3) честность и порядочность; 4) высокая требовательность к себе и к другим; 5) вежливость, тактичность и скромность. Личная культура менеджера проявляется: а) во внешности - подчеркнутая аккуратность, умение одеваться просто, строго с учетом индивидуальности; б) в разговоре - высокая культура речи, эстетичность жестов и интонаций, владение приемами ораторского искусства; в) содержание рабочего места и служебных помещений - порядок, чистота, эстетичность интерьера, освещенность, кондиционирование, наглядная информация; г) в работе с документами - грамотное оформление, регистрация, контроль за исполнением; д) в организации приема посетителей по личным и служебным делам; е) поддержание здорового образа жизни и хороших семейных отношений.
Проведение деловых совещаний, встреч и переговоров.
Цель деловых совещаний - рассмотрение и принятие решений по проблемам, требующим коллективного обсуждения. На совещаниях сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов. Деловое совещание должно быть тщательно подготовлено, а именно: 1) сформулирована повестка дня, 2) определен состав участников, компетентных в вопросах повестки дня, 3) назначить день, время и место проведения совещания, 4) заблаговременное ознакомление участников с повесткой дня и материалами совещания. В организации и проведении совещания должны соблюдаться следующие правила: совещание должно начинаться в точно установленное время; должны соблюдаться повестка дня и установленный регламент; совещание должно проводиться в атмосфере творческой активности, непринужденности, свободного высказывания мнения; результаты совещания должны быть оформлены протоколом с принятием решения. Оттого, насколько участникам совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее обсуждение, зависит его эффективность. Результаты совещания должны быть доведены до участников - исполнителей заданий и организован контроль за исполнением принятых решений. Руководитель должен уметь вести деловые переговоры с представителя внешних организаций для достижения своих целей. Переговоры - это средства, где с помощью взаимного обмена мнениями достигается соглашение, отвечающее интересам обеих сторон. Организацию и проведение деловых переговоров можно разделить на 4 этапа: 1) подготовка; 2) проведение переговоров; 3) завершение переговоров и принятие решения; 4) анализ итогов переговоров. На этапе подготовки деловых переговоров выполняются следующие работы: 1) выясняется организационная структура фирмы, положение и компетентность пребывающие на переговоры представителей; 2) составляется примерная программа, сценарий хода переговоров и возможное отклонение; 3) определяются моменты своей неуступчивости, а также вопросы, где можно уступить партнеру; 4) определяются компромиссы по вопросам, где может происходить острая дискуссия. Проведение деловых переговоров можно разделить на следующие стадии: 1) встреча и вхождение в контакт, обмен визитными карточками за столом переговоров; 2) начало деловой части переговоров имеет цель привлечь внимание участников, побудить заинтересованность по рассматриваемым проблемам; 3) передача информации, где излагается полезность и выгодность для партнера в выдвигаемом предложении; 4) детальное обоснование предложений, где приводятся схемы, макеты изделий и другие визуальные средства, подкрепляющие высказанное; 5) опровержение доводов собеседника, устранение сомнений, преобразование интересов партнеров в окончательное решение, где исключается использование компромиссов.
Завершение переговоров - в ходе переговоров вырабатывается общее решение, основанное на добровольном согласии обеих сторон. Если ход переговоров будет позитивен, то на завершающей стадии необходимо кратко резюмировать основные положения, по которым достигнуто согласие сторон. При негативном исходе переговоров необходимо сохранить деловые контакты с партнером, а также возможность продолжения переговоров в будущем.
Анализ итогов деловых переговоров - переговоры можно считать завершенными, если тщательно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры по их реализации, сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.
Организация труда - организационная система, имеющая своей целью достижение наилучших результатов использования живого труда в процессе производства.
Организация труда как система включает совокупность элементов, находящихся в определенной связи друг с другом и образующих единое целое.
К числу элементов организации труда управленческого персонала, раскрывающих ее содержание, следует отнести:
– организацию труда в коллективе (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;
– специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т. д.);
– организацию использования средств вычислительной и оргтехники;
– мероприятия по охране труда, обеспечивающие безопасные условия как для самого исполнителя, так и для окружающих его людей;
– мероприятия по укреплению дисциплины труда и устранению потерь рабочего времени;
– создание материальной и моральной заинтересованности в улучшении как индивидуальных, так и коллективных результатов труда;
– повышение квалификации и культурно-технического уровня работающих;
– регламентирование труда и отдыха;
– производственную эстетику, устройство, оснащение рабочих мест и правильное их обслуживание.
Перечисленные выше общие для любого объединения работников элементы системы организации труда на различных предприятиях и в разных социально-экономических условиях реализуются по-разному. Однако успешная реализация на практике каждого из этих элементов приводит, как правило, к повышению производительности труда на предприятии.
Следовательно, можно говорить о том, что организация труда представляет собой совокупность прогрессивных организационных и технических мероприятий, обеспечивающих систематическое повышение производительности труда.
В совокупности мероприятий по организации труда огромное значение имеет мобилизация внутрипроизводственных резервов, которые можно подразделить на две группы:
– резервы снижения трудоемкости продукции;
– резервы использования рабочего времени.
Резервы первого вида могут быть выявлены и использованы в результате экономии времени, затрачиваемого непосредственно на изготовление продукции или на выполнение других производственных работ. Резервы второго вида могут быть вскрыты и реализованы путем рационального использования фонда рабочего времени, которым располагает данный коллектив работников. Рациональная организация труда является необходимой предпосылкой повышения его производительности, выявления и использования всех резервов, связанных как со снижением трудоемкости продукции, так и с ликвидацией потерь рабочего времени.
Организация труда опирается на познание и использование экономических законов, законов физиологии и психологии труда, данные исследований социологической науки, а также математики и кибернетики, базируется на знаниях юридической науки. В том случае, если практическому внедрению конкретных мероприятий по организации труда предшествует научный анализ трудовых процессов и условий их выполнения, а данные практические меры базируются на достижениях современной науки и передового опыта, мы имеем дело с научной организацией труда (НОТ).
Совершенно неправомерны попытки разграничить два понятия - "организация труда" и "научная организация труда". Разница между первым и вторым понятиями определяется методами, подходами к решению одних и тех же проблем, степенью научной обоснованности конкретных решений. В данном случае можно говорить о том, что научная организация труда не допускает решения практических вопросов организации труда, опираясь на использование субъективных, эмпирических оценок и мнений, а реализует всю совокупность достижений современной науки и практики, обеспечивая при этом наиболее рациональную и эффективную организацию труда. На практике НОТ решает три взаимосвязанные задачи: экономическую, психофизиологическую и социальную.
Экономическая задача Н О Т состоит в создании условий для целесообразного использования техники, материалов и сырья, что обеспечивает экономию живого и овеществленного труда на производство единицы продукции.
Психофизиологическая задача связана с созданием наиболее благоприятных условий труда, обеспечивающих сохранение физического здоровья и безопасности людей, поддержание высокого уровня их работоспособности.
Социальная задача направлена на повышение степени удовлетворенности людей трудом, создание условий, обеспечивающих ростах профессиональных знаний.
Приведенное выше определение организации труда как организационной системы характеризует данное понятие в статике, раскрывая его суть с точки зрения характера решаемых задач. Однако организацию труда следует рассматривать ив динамике как процесс совершенствования ее форм и методов. НОТ нельзя представлять как простой комплекс мер, осуществление которых обеспечивает подлинно научную организацию труда. Принимая во внимание постоянное совершенствование и развитие технической базы, технологических процессов, следует добиваться динамичного развития и совершенствования форм организации труда. Таким образом, можно уверенно говорить, что НОТ представляет собой постоянный творческий процесс, обеспечивающий соответствие организации труда изменяющемуся уровню развития техники и технологии производства.
Содержание НОТ как сферы практической деятельности по совершенствованию организации труда персонала организации определяется образующими его элементами и направлениями.
Практическая деятельность по научной организации труда на предприятии связана с решением вышеуказанных экономической, психофизиологической и социальной задач. Основные направления НОТ включают: разработку рациональных форм разделения и кооперации труда; улучшение организации рабочих мест и их обслуживания; рационализацию приемов и методов труда; улучшение условий труда; совершенствование нормирования труда; развитие мер материального и морального стимулирования; укрепление трудовой дисциплины.
Создание необходимых условий для высокопроизводительного и творческого труда может обеспечить только системный комплексный подход в решении проблем НОТ. Эпизодическая практика в каком-то одном направлении не дает желаемых результатов.
Организация труда руководителя (специалиста) представляет собой использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочей деятельности и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций.
Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств, а также предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и во времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.
От используемых методов и организации труда руководителя во многом зависит успех работы всего производственного коллектива.
Когда мало внимания уделяется изучению и применению научных принципов организации труда, их заменяют эмпирически найденные, в которых удачные приемы соседствуют с неэффективными методами. Устаревшие методы работы и нерациональный индивидуальный рабочий стиль превращают трудовой коллектив в наиболее слабое звено системы управления.
Однако следует помнить о том, что труд руководителя не только объективно обусловлен, но и носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что принципы и правила НОТ требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. В данном случае принципы и правила служат лишь исходным пунктом для работы руководителя над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и методов организации своего труда.
В настоящий период 40 - 60% рабочего времени руководителей затрачивается на выполнение таких видов деятельности, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов. Это свидетельствует о необходимости автоматизации рутинных операций, более широкого применения в практике управленческой деятельности средств вычислительной и организационной техники. Комплексная автоматизация управленческого труда должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий, что обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.
Развитие науки об организации и управлении в промышленности и строительстве.
Впервые применил «систему» организации и управления капиталистическим предприятием Р.Аркрайт (1732 - 1792 г.г.) - английский текстильныи фабрикант. Он установил для рабо чих «фабричный кодекс», согласно которому рабочие должны были работать строго по расписанию.
Наука об организации производства зародилась во второй половине XIX в. когда капитализму в связи с усилившимся со противлением рабочего класса его безудержной эксплуатации, увеличение числа забастовок потребовались более тонкие, бо лее завуалированные методы «выжимания пота». «Казармен ные законы» XVIII в. пришлось заменить «научными» метода ми эксплуатации рабочего класса.
Основные черты зарождающейся науки об организации производства предопределялись присущей капитализму част ной собственностью на средства производства.
Один из основоположников этой науки Ф.У. Тейлор (1856 - 1915 г.г.) - американский инженер, в своем 1руде «Принципы научного управления» писал, что главнейшей за дачей управления предприятием должно быть обеспечение максимальной прибыли для предпринимателя. Ф. Тейлор впер вые осуществил организацию элементов производства внутри предприятия:
Используя принцип дробления работы на операции и приемы, Г. Форд-старший (1863-1947 г.г.) - известный аме риканский промышленник по производству автомобилей, ввел в 1913 г. на своем автомобильном заводе ленточный конвейер, позволивший сократить цикл сборки с полутора дней до 93 мин.
Система Г. Форда также как и система Ф. Тейлора, носит двойственный характер, так как в ней соединены утонченные методы эксплуатации с рядом научных положении в области организации труда.
В числе других организаторов капиталистического произ водства, внесших заметный вклад в разработку теории и прак тики его организации, следует назвать:
К этим принципам относятся:
■ работавшею в России и Польше К.Адаменки (1866-1933 г г ) - создателя теории построения производственных процессов во времени, разработавшего графики движения деталей по операциям и формулы для расчета производственного цикла.
Интересную идею о наке организации выдвинул российский ученый энциклопедист Богданов (псевд.; настоящая фамилия Малиновский) Александр Александрович П0(22) 08.1873 г. г. Соколка Гродненской губ. - 7.04.1У/Н г., Москва), экономист, философ, политическии деятель, ученый-естествоиспытатель, врач.
Истина, по Богданову, есть организующая форма коллективного опыта
Рассматривая марксистскую диалектику как форму орга низации упорядочения знания, Богданов выдвинул в качестве более совершенной, с его точки зрения формы, свою «организационную диалектику»
В работе «Всеобщая организационная наука» (т. 1-2, 1913- 1917 гг) Богданов выдвинул идею создания науки об общих законах организации - тектологии, выступив одним из пионе ров системного подхода в современной науке.
В Советской России в 1918 - 1919 г.г. были начата рабо ты по изучению передового американского опыта и совершен ствования организации труда и управления.
Уже в 1920 . в Москве создан Центральный институт тру да ШИТ) который возглавлял известный политическии дея тель А-К. Гастев (1882 - 1941 г.г.). Вскоре подобные институ ты были организованы в Харькове, Таганроге и Казани. Но в конце 20-х годов такие институты были закрыты, а исследовательские работы незаслуженно прекращены.
Большую роль в развитии современных систем организа ции планирования и управления сыграло создание в середине 50 х годов XX в системы сетевого планирования и управления, разработанное американскими учеными к Уокером, Д.Келли и математиком Д. Мальмкольмом (системы СРМ и РЕRT).
Представляет интерес и «теория зет», двинутая в конце 70-х начале 80-х годов нашего века проф. У. Оучи (США) о возможней перенесения японских методов организации про изводства в другие страны.
Современное строительное производство начало также развиваться на принципах поточности в промышленности т е непрерывности и равномерности.
Строительный поток является важнейшим и обязатель ным элементом индустриализации, без осуществления которо го невозможно использовать в полной мере преимущества строительства из сборных элементов, изготовленных на заво дах.
Поточный метод - научный метод строительного произ водства, обеспечивающий высокую организацию технологиче ского процесса строительства, ликвидацию потерь времени труда и ресурсов за счет устранения его неритмичности, пре рывности.
Опыт показал, что поточный метод резко уменьшает не ритмичность производства и снижает потребность в производ ственных мощностях.
Поточный метод создает благоприятные условия для зна чительного (на 20 - 30%) роста производительности труда за счет специализации исполнителей и приобретения ими мастер ства при непрерывно повторяющихся процессах, а также вследствие высокой организации труда, избавляющей от про стоев, авралов и других случайностей.
„ Способствуя экономии труда, времени и ресурсов, поточ ный метод приводит к снижению себестоимости строительства до 6-12%.
Начало применения поточных методов в строительном производстве в нашей стране относится к 30-м годам XX века. За шесть десятилетий строители и ученые разработали теорию и развили практику строительного потока.
Достоинства поточного метода подтверждены практикой строительства бывшего СССР, европейских стран, США и др где поточные методы применялись в различных видах строи тельства и, особенно в жилищном строительстве.
Большой практический вклад в развитие этого прогрес сивного метода внесли строители Москвы, Ленинграда, Киева, Запорожья, Магнитогорска, Новокузнецка, Днепропетровска, Новокуибышевска, Новосибирска и других городов и районов нашей страны.
Теория строительного потока разрабатывалась в трудах профессоров А.В, Барановского, М.С. Будникова, А.А.Гармаша, А.И. Неровецкого, М.В. Вавилова, Б.П. Гор- бушина, В.В. Чихачева, В.И. Батурина, Н.И. Пентковского и др.
В развитии поточных методов строительства в нашей стране можно выделить четыре периода:
■ первый период (1930 - 1948 г.г.) - разработка началь ных основ поточности в строительстве и экспериментальное применение потока при возведении в основном одинаковых жилых домов; 14
" второй период (1948 - 1961 г.г.) - становление совре менной теории потока и экспериментальное применение его в разных видах строительства;
Продукция строительного производства
Основными элементами строительного производства яв- ляются*
Эти основные элементы производства, в процессе строи тельного производства, взаимодействуя между собой, создают строительную продукцию в виде выполненных отдельных ви дов строительных и монтажных работ, частей зданий и соору жений или готовой строительной продукции - готового здания, сооружения или их комплекса.
Строительный процесс состоит из следующих трех эта пов:
Готовой строительной продукцией является здание или сооружение. Они имеют ряд особенностей по сравнению с се- рииной продукцией промышленных предприятии:
Готовую строительную продукцию в виде законченных строительством здании, сооружений или их комплексов предъявляют рабочей и приемочной комиссиям для ввода в эксплуатацию (см. раздел VI).
В процессе создания готовой строительной продукции участвует несколько, а иногда сотни, по существу независимые организации, имеющие разные целевые задачи в достижении своего экономического эффекта.
Инвестор и заказчик стремятся получить строительную продукцию с минимизацией капитальных вложении в наиболее короткие сроки с целью получения дохода от ввода в эксплуа тацию объекта в более ранние сроки. 3
Подрядчик с другой стороны имеет главную цель полу чить максимум прибыли от своих работ.
Для преодоления указанных противоречий необходимы определенные стимулы, которые объединили бы интересы всех участников строительства в достижении главной цели - ввол объекта в эксплуатацию.
Размещение строительной продукции на определенном земельном участке делает ее зависимой от стоимости земель ного участка, конъюнктуры цен на рынке земли.
Большое влияние на экономические показатели строи тельной продукции оказывает фактор времени.
Продолжительность строительства отдельных объектов исчисляется месяцами, а крупных объектов - годами. Это вы зывает отвлечение капитала из оборота на длительное время
Учитывая большую капиталоемкость объектов строи тельства, изъятие капитала на длительное время и вложение его в строительство является решением весьма ответственным и рискованным.
Длительность технологического цикла в строительстве обусловила особую форму расчета за строительную продукцию.
Расчеты между заказчиком и подрядчиком ведутся за ус ловно готовую продукцию - за этапы работ, за выполнение конструктивных частей зданий или видов работ. Это определя ет необходимость установления цены не только в целом за оОъект, но и за отдельные виды и этапы работ.
В рыночных условиях строительная организации дш!жма ориентировать свою деятельность на потребителя готовой про дукции, на подчинение всех задач организации сбыта этой продукции.
В этой деятельности строительной организации важная роль принадлежит маркетингу, имеющему отношение к изуче нию рынка и заключению сделок о продаже или приобретении товаров.
Деятельность маркетинга становится более интенсивной при отсутствии дефицита строительной продукции и наличии конкуренции между ее производителями.
PAGE 18