Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
|
Назначение и функциональные возможности электронных таблиц |
|
|
Основные элементы окна MS Excel |
|
|
Структура электронных таблиц |
|
|
Текстовые и числовые данные |
|
|
Формулы и функции в электронных таблицах |
|
|
Способы адресации ячеек |
|
|
Возможные ошибки при использовании функций в формулах |
|
|
Построение диаграмм |
Довольно часто обрабатываемую информацию нам приходится представлять в виде таблиц. При этом часть ячеек таблицы содержит исходную или первичную информацию, а часть — производную информацию, которая является результатом различных арифметических или иных операций, совершаемых над первичными данными.
Освоение работы электронных таблиц обеспечивает вам возможность самостоятельно решать различные задачи, не прибегая к услугам программиста. Создавая ту или иную таблицу, пользователь выполняет одновременно функции алгоритмиста, программиста и конечного пользователя. Это обеспечивает высокую эффективность эксплуатации программ, так как в них оперативно могут вноситься любые изменения, связанные с модернизацией алгоритма, перекомпоновкой таблицы и т. д.
Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Основные возможности электронных таблиц:
проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
автоматизация итоговых вычислений;
решение задач путём подбора значений параметров;
обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
подготовка табличных документов;
построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
создание и анализ баз данных (списков).
Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:
Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.
Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.
Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.
Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.
При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:
Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.
На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Рассмотрим основные элементы рабочего окна :
Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);
Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.
Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
Рабочая область (активный рабочий лист).
Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
Строка состояния.
Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат\Лист\Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды: меню Вставка\Лист. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.
Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.
На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих основных типов: текст, число, дата и время, или формула, а также оставаться пустой.
Ячейка текстового типа может содержать слова, предложения, произвольный набор символов.
Текстовую информацию можно редактировать, используя параметры шрифта, цвет символов, тонирование ячеек, установку границы аналогично тому, как вы делали это в текстовом редакторе Word. Редактирование содержимого ячейки можно проводить непосредственно в самой ячейке (дважды щелкнув по ней мышкой), но удобнее это сделать в строке формул. При оформлении заголовков таблиц возникает необходимость объединения ячеек. Для этого необходимо выделить ячейки, подлежащие объединению и выполнить команду: меню Формат\ячейка\вкладка выравнивание и в появившемся окне установить флажки:
по центру (в строке по горизонтали);
по высоте (в строке по вертикали);
переносить по словам;
объединение ячеек.
Объединить группу смежных ячеек одной строки можно проще, с помощью пиктограммы объединить и поместить в центре . .
Ячейка числового типа содержит числа в диапазоне –1,67*10308-+1,67*10308 (количество значащих цифр - 15).
Внимание! Обратите внимание на расположение числа в ячейке в момент его набора и после ввода этого числа.
Числовые данные имеют несколько форматов, форматы позволяют отображать данные в том или ином виде.
|
Задать или изменить формат выделенной ячейки или блока ячеек можно с помощью команды: меню Формат\Ячейки\вкладка Число; а далее необходимо выбрать нужный формат. Рассмотрим наиболее часто используемые форматы. Общий формат не имеет дополнительных параметров. По умолчанию цифры выравниваются по правому краю ячейки, а текст – по левому.. Числовой формат. Число отображается с заданным количеством десятичных знаков после запятой. Денежный формат отличается от числового тем, что после изображения числа может помещаться знак валюты, а группы разрядов разделены пробелом. Дополнительный формат предназначен для работы с почтовыми индексами, телефонными номерами, адресами. Все форматы. В разделе все форматы приведен список всевозможных форматов (стандартных и пользовательских форматов). Если вас не устраивает ни один из имеющихся форматов, то его надо непосредственно задать по шаблону, состоящему из кодов преобразования (список всех кодов имеется в справке Excel). |
Формат ячейки влияет только на отображение ее значения, но не на само значение.
Формат ячейки запоминается Excel независимо от самого значения. На него не влияет изменение значения ячейки.
Автоматическое заполнение позволяет заполнить ряд смежных ячеек числами, датами, перечисляемыми названиями
Для ввода последовательности чисел (арифметической прогрессии) надо ввести два первых элемента, а затем применить автозаполнение. Для этого выполните следующую последовательность действий:
введите в две смежные ячейки числа 0 и 2;
выделите эти ячейки и установите указатель мышки на маркер заполнения (курсор имеет вид черного крестика),
держа левую клавишу мыши, протащите курсор в нужном направлении.
Если все проделано правильно, то вы получите последовательность чисел: 0, 2, 4, 6, 8 и т.д.
Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.
Для выполнения операций над содержимым ячеек используется формула (арифметическое выражение). Формула содержат указание для Excel, какие вычисления должны быть выполнены. Формула может содержать числа, адреса ячеек, встроенные функции, скобки. При этом отображаемое в ячейке значение будет являться результатом таких вычислений.
Внимание! При записи формулы в ячейку первым символом вводится знак «=» (равно).
Далее набирается арифметическое выражение с учетом приоритета выполняемых операций:
вычисление внутри скобок;
вычисление функций;
умножение, деление;
сложение, вычитание.
В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий): финансовые функции; функции даты и времени; математические (арифметические и тригонометрические) функции; статистические функции; функции ссылок и подстановок; функции баз данных (анализа списков); текстовые функции; логические функции; информационные функции (проверки свойств и значений); инженерные функции; внешние функции.
Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.
MS Excel обладает обширной справочной системой, поэтому нет необходимости приводить полное описание всех функций. Приведем информацию лишь по основным встроенным функциям, которые могут понадобиться при выполнении контрольных заданий.
Для вычисления формулы часто используются математические функции. При вводе формулы для функции обращение к встроенной (стандартной) функции можно написать вручную или с помощью Мастера функций.
Все или почти все функции могут быть введены следующими способами:
|
Мастера - это встроенные инструменты Microsoft Excel, призванные помогать при составлении формул, построении диаграмм или сводных таблиц. Мастер функций вызывается следующим образом: Вставка\Функция. |
|
|
Окно Мастера функций имеет два окна (два шага). На первом шаге (шаг 1 из 2) выбирается категория (например, математические, статистические, дата и время и т.д.) и необходимая функция из этой категории. После выбора функции и нажатия клавиши ОК на экране появляется второе окно - второй шаг (шаг 2 из 2). В этом окне необходимо ввести параметры функции и нажать клавишу ОК. Полное описание всех функций имеется в справочной системе Excel. Наиболее часто используется функция суммирования СУММ. Формат функции: СУММ(<число1>;<число2>;…) –возвращает сумму чисел, входящих в список аргументов. Если в суммируемом блоке имеются нечисловые элементы, они воспринимаются как нули. Функцию суммирования можно ввести и с помощью пиктограммы Автосуммирования S. Функция СУММ() удобна, если слагаемых много и они находятся в смежных ячейках. Функция СУММ автоматически реагирует на изменение структуры таблицы (включение \удаление строк в диапазоне) |
В MS Excel имеются три способа адресации ячеек: относительная, абсолютная и смешанная.
Адреса, которые автоматически изменяются при копировании формулы, называются относительными адресами (или относительными ссылками). При копировании формулы она перемещается в новое место таблицы, при этом автоматически изменяются адреса ячеек.
Если знак $ предшествует имени столбца и номеру строки $C$12, $A$2:$d$24, то это будет абсолютный адрес ячейки или диапазона ячеек. Такие адреса называются абсолютными («замороженными»). Абсолютная адресация применяется в случаях, когда в формулах необходимо осуществлять ссылку на одну и ту же ячейку (один и тот же диапазон ячеек).
Если знак $ предшествует имени столбца $B7, то это будет абсолютный адрес столбца. Если знак $ предшествует номеру строки D$23, то это будет абсолютный адреса строки. Это примеры смешанной адресации.
Для изменения способа адресации при редактировании формулы нужно выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. При одном нажатии будет абсолютный адрес ячейки. При двух нажатиях будет абсолютный адрес строки. При трёх нажатиях будет абсолютный адрес столбца. При четырёх нажатиях будет относительный адрес ячейки.
В ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть ####### (решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения полученного числа.
Следующие значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:
#ИМЯ? – неправильно введено имя функции или адрес ячейки.
#ДЕЛ/0! – значение знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).
#ЧИСЛО! – значение аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2), .
#ЗНАЧ! – параметры функции введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное перечисление.
#ССЫЛКА! – неверная ссылка на ячейку.
Для наглядного отражения той или иной зависимости полезно использовать графики и диаграммы. С помощью Мастера диаграмм можно показать изменения данных в динамике. При изменении данных в рабочей таблице диаграммы изменяются автоматически.
При создании диаграмм с помощью Мастера диаграмм данные автоматически разделяются на ряды данных и категории. Например, рядами данных могут стать выделенные строки, а категориями - заголовки столбцов. Или, при построении графика функции, столбец значений аргумента функции является категорией, а столбец значений функции - рядом.
Чтобы создать диаграмму на рабочем листе, нужно выделить данные, которые будут в ней использованы, и вызвать Мастер диаграмм с помощью пиктограммы
Мастер диаграмм имеет четыре окна - четыре шага, позволяющие:
шаг 1 из 4 - выбрать тип диаграммы,
шаг 2 из 4 - определить диапазон, содержащий данные для построения диаграммы (вкладка диапазон данных); классифицировать данные как ряды и категории (вкладка ряд);
шаг 3 из 4 - внести метки для обозначения осей, выбрать способ представления легенды и задать название диаграммы;
шаг 4 из 4 - разместить диаграмму на отдельном или имеющемся листе.
Переход от одного окна к другому (от одного шага к другому) осуществляется по нажатию кнопки далее.
По завершении 4-го шага нажимается кнопка готово. Диалоговое окно Мастер диаграмм - шаг 4 из 4 закрывается и на рабочем листе появляется внедренная диаграмма.
Изменение данных диаграммы. Во внедренную диаграмму можно вносить некоторые изменения: удалять, добавлять, исправлять и переупорядочивать ряды данных.
Перед тем как вносить изменения во внедренную диаграмму, ее нужно выделить, щелкнув на ней левой кнопкой мыши. Выделенную диаграмму окружает масштабная рамка и в строке меню появляется специальный для диаграмм пункт меню диаграмма. Для изменения диаграммы нужно выбрать соответствующую команду.
2.9. Надстройки
При решении инженерных задач широко используются различные надстройки Microsoft Excel.
Надстройки – это специальные средства, расширяющие возможности приложения EXCEL.