Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1. Понятие БД и СУБД, их назначение. База данных – это совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отражающих состояние объекта и их взаимосвязи рассматриваемой в предметной области.СУБД – комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, введения и совместного использования БД многими пользователями. Функции БД: 1.Определение данных позволяет определить информацию в БД. Задать структуру данных и их тип, а так же задать форматы и критерии данных. 2.Обработка данных. Фильтрация и сортировка данных. 3.Управление данными. Указывает кому и как можно распоряжаться данными. ИС предназначена для обработки большого V инфы, эффктивность зависти от архитектуры. Самой перспективной архитектурой является «Клиент-Сервер»: она предполагает наличие компьютерной сети и распределенной базы данных. Распределенная база данных предполагает наличие корпоративной и пользовательской БД. Существует 2 класса СУБД:
Сервером ресурса БД в компьютерной сети называется компьютер (программа) управляющая этим ресурсом. Файл-сервер – это компьютеры предназначенные для организации управления файловой сети и для хранения файлов в БД. Хранимые в БД данные имеют определенную структуру, т.е. описываются какой-либо моделью данных. К таким моделям данных относятся: иерархическая, сетевая (в ней используются записи и связи), реляционная. Реляционная логическая структура. Реляционная модель была предложена сотрудником фирмы IBM Э. Коддом. Данная модель основывается на понятии Отношения. Оно представляет собой двухмерную таблицу, содержащую записи, называемые картежами. Записи состоят из полей (атрибуты отношений).
|
Понятие |
Описание |
|
Отношение |
Таблица |
|
Схема отношений |
Строка заголовков столбцов таблиц |
|
Кортеж |
Строка таблицы |
|
сущность |
Описание свойств таблицы |
|
Атрибут |
Заголовок столбца таблицы |
|
Домен |
Множество допустимых значений атрибута |
|
Первичный ключ |
Один или несколько атрибутов |
|
Тип данных |
Тип значений элементов таблицы |
Основные функции Access//
Архитектура Access
Поток данных
Действие
Таблица – объект, который используется для хранения данных. Хранит информацию об определенном объекте. Как правило, каждая таблица имеет первичный ключ, который определяет уникальность записи. Кроме того она имеет один или несколько индексов, позволяющих ускорить доступ к данным.Запрос – это объект, который помогает пользователю отобрать нужные записи из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих заданному критерию. Все запросы делятся на 2 класса: QBE и SQL.Форма – объект, предназначенный для ввода данных, отображения данных из таблиц. Отчеты – объект, предназначенный для создания документа, который либо распечатывается либо включается в другой документ. Макрос – структурированное описание действия, которое должен выполнить access при определенном событии. Модуль – объект, который содержит в себе программные коды на языке VBA.
|
Тип данных |
Использование |
Размер |
|
Текстовый |
Алфавитно-цифровые данные |
До 255 байт |
|
Поле МЕМО |
Алфавитно-цифровые данные, предложения, абзац, текст |
До 64000байт |
|
Числовой |
Числовые данные |
1,2,4,8 байт |
|
Дата/время |
Дата и время |
8 байт |
|
Денежный |
Данные о денежной сумме с четырьмя знаками после запятой |
8 байт |
|
Счетчик |
Уникальное длинное целое генерируемое access для каждой новой записи |
4 байта |
|
Логическая |
1 бит |
|
|
Поле объекта OLE |
Графика, картинки и прочее |
До 1 Гб |
3.Запуск Access. Элементы окна БД. Порядок создания БД. Способы соз дания таблиц.
Для запуска Microsoft Access можно использовать меню Пуск, затем с помощью мыши выбрать.Microsoft Access в разделе Программы, либо выбрать пиктограмму Microsoft Access с помощью проводника, если она отсутствует на рабочем cтоле Windows. На экране появиться главное окно Microsoft. Access – это система управления реляционными базами данных (СУБД), где данные описывают различные сущности (предметы, события и т.д.) и хранятся в отдельных таблицах. Окно Microsoft Access состоит из следующих областей:
Заголовок находится в верхней части главного окна и содержит 3 объекта: копию пиктограммы программы, заголовок главного окна и пиктограмму управления этим окном. Строка меню содержит меню текущего окна- Ниже расположена панель инструментов, содержащая набор кнопок, состав которых зависит от назначения конкретной панели инструментов. Строка состояния расположена в нижней части главного окна. На ней может отображаться описание полей, таблицы или формы, индикаторы режима работы и друга полезная информация. Окно базы данных состоит из 6 вкладок : таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Каждая вкладка содержит объекты текущей базы данных, тип которых указан на вкладке. В правой части окна базы данных находятся кнопки открыть, конструктор и создать. Кнопка открыть предназначена для открытия выбранного объекта. Этим объектом может быть таблиц, запрос или форма. Кнопка конструктор используется для изменения структуры выбранного объекта, а кнопка создать — для его создания. Создание и открытие. В момент открытия пользователю предлагают: новая БД Мастер БД Открыть БД. Чтобы создать новую базу данных необходимо:- находясь в главном окне Microsoft Access, выбрать Создать базу данных в меню Файл; на экране откроется окно диалога "Создание", содержащее две вкладки. - Для создания новой пустой базы перейдите на вкладку "Общие" и нажмите кнопку "OК". В открывшемся диалоговом окне в поле "Имя файла" введите имя файла для новой базы данных, а затем нажмите кнопку "Создать" данного окна диалога.- Для создания новой базы с помощью мастера перейдите на вкладку "Базы данных". Из появившегося списка баз данных выберите наиболее подходящую вам базу и нажмите кнопку "ОК".- Затем из раскрывающего списка «Папка» выберите папку, в кото-рую предполагаете поместить создаваемую базу данных. В поле «Имя файла» введите ее имя. Затем нажмите кнопку «Создать».- В следующем диалоговом окне мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая база данных. Диалог с мастером поддерживается с помощью следующих кнопок:- Отмена — прекращает работу мастера;
- Назад - позволяет вернуться к предыдущему шагу;
- Далее - позволяет перейти к следующему шагу:
- Готово - запускает мастер на создание базы данных с установленными параметрами.
- Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.
- Открывшееся окно диалога содержит список таблиц базы данных и список полей выбранной таблицы. Устанавливая и снимая флажки для полей, вы можете выбрать поля таблицы. Затем нажмите кнопку Далее.- В появившемся диалоговом окне выберите один из предлагаемых образцов оформления 'экрана. Затем нажмите кнопку Далее.- В новом диалоговом окне выберите вид создаваемых отчетов базы данных- Затем нажмите кнопку Далее.- Следующее диалоговое окно позволяет задать название базы данных и рисунок, который будет появляться в отчетах.- Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога, вы запускаете мастера на построение базы данных с установленными параметрами. Используя кнопку назад, вы можете вернуться на любой из предыдущих этапов и изменить параметры базы данных Для хранения сведений в базе данных Microsoft Access использует таблицы. Прежде чем приступить к разработке остальных объектов базы данных, например запросов и форм, необходимо создать таблицы.Таблица - это объект, предназначенный для хранения сведений по конкретному вопросу, например, о сотрудниках и заказах. Каждая запись в таблице содержит сведения об отдельном объекте. Одна база данных может состоять из несколько таблиц, каждая из которых содержит разные сведения. Каждая таблица может содержать данные разных типов, в том числе текст, числа, даты и рисунки. Создание таблицы
Только что созданная таблица является пустой. При разработке таблицы указывается, для хранения каких типов данных она предназначена. Сразу после сохранения таблица становится пригодной для заполнения данными.
Чтобы создать .таблицу необходимо:
• Открыть главное окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы.• Нажать кнопку Создать.• Откроется окно «Новая таблица»Выбор одного из режимов позволяет:• Режим таблицы - создать новую таблицу в режиме таблицы.
•Конструктор - создать новую таблицу в конструкторе таблиц.
4.Таблицы. Создание проекта (спецификации) таблицы в режиме Конст руктора.
. Таблица - это объект, предназначенный для хранения сведений по конкретному вопросу, например, о сотрудниках и заказах. Каждая запись в таблице содержит сведения об отдельном объекте. Одна база данных может состоять из несколько таблиц, каждая из которых содержит разные сведения. Каждая таблица может содержать данные разных типов, в том числе текст, числа, даты и рисунки. Создание таблицы Только что созданная таблица является пустой. При разработке таблицы указывается, для хранения каких типов данных она предназначена. Сразу после сохранения
таблица становится пригодной для заполнения данными.
Чтобы создать таблицу необходимо:
• Открыть главное окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы.• Нажать кнопку Создать.• Откроется окно «Новая таблица»Выбор одного из режимов позволяет:
•Режим таблицы - создать новую таблицу в режиме таблицы.
•Конструктор - создать новую таблицу в конструкторе таблиц.
•Мастер таблиц - создать новую таблицу с помощью мастера.
•Импорт таблиц - осуществить импорт таблиц из внешнего файла и текущую базу данных.
•Связь с таблицами - осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.
Создание таблицы в режиме конструктора.Создание таблицы начинается с ввода сведений о полях в верхнюю часть окна таблицы. В каждую строку необходимо ввести имя поля и выбрать для него тип данных. Кроме того, можно включить необязательное описание, которое отображается в строке состояния при вводе данных в это поле. Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля. Рассмотрим определение полей таблицы. Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании имени поля необходимо учитывать следующее:• Наименование поля может содержать до 64 символов.• Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака, прямых скобок и управляющих символов с кодами ASCII 0-31.• Наименование поля не может начинаться с пробела.• Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований. Тип данных поля вводиться в поле Тип данных. В Microsoft Ac-cess допустимыми являются следующие типы данных:
• Текстовый
• Числовой
• Денежный
• Счетчик
• Даты/времени
• Логический
• Поле MEMO
• Поле объекта OLE
• Гиперссылка
• Мастер подстановок
Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора. Рассмотрим свойства общие для всех типов данных. Размер поля - задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Новые значения - определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей. Формат доля - задает формат вывода значений данного поля. Число десятичных знаков - определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел. Маска ввода - задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Подпись - определяет текст, который выводится в качестве подписи поля. Значение по умолчанию - позволяет задать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Условие на значение - определяет требования к данным, вводимым в поле. Сообщение об ошибке - позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение. Обязательное поле — указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Пустые строки - определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк. Индексированное поле - определяет индекс, создаваемый по одному полю.
5.Поля: типы полей и их характеристика, свойства полей и их назначе ние. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 225 символов. При вводе поля с текстовым типом, по умолчанию, ширине поля присваивается значение 50. Числовые поля. Могут иметь следующие форматы:
• Байт- числа от 0 до255 без дробной части.
• Целое - числа от -32768 до 32767 без дробной части.
• Длинное целое - числа от - 2147483648 до 2147483647 без дробной части.
• С плавающей точкой (4 байт) - числа от - 3.402823*1038 до 3.402823*103*
• С плавающей точкой (8 байт) - числа от -1.79769313486232+1030* до 1.79769313486232+10308
• Код репликации — уникальный глобальный идентификатор. Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой. . Поля денежного типа. С помощью полей денежного типа можно производить вычисления с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Во всем остальном денежное поле аналогично цифровому. Поля типа счетчик предназначены для хранения данных, значение которых не редактируется, а устанавливается автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Они могут быть любыми случайными числами или числами, последовательно возрастающими на единицу. Поля дат/времени используются для хранения дат и времени в спец. форматах. Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При вводе дат Microsoft Access проверяет формат данных и не допускает ввод неправильных дат. Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из 2-х возможных значений. Специальные форматы логических полей Microsoft Access: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Вкл. Поля МЕМО - это текстовые поля - произвольной длинны. Могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля, но при этом размер поля МЕМО может достигать 65 535 символов. Поле OLE используются для хранения в базах данных изображений, звукозаписей данных электронных таблиц, любых двоичных данных. Объем данных поля этого типа может; содержать один Гбайт, Поля гиперссылки предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр представляющих адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять из 3-х частей: текст, адрес, дополнительный адрес. Тип данных мастер подстановок Выбор этого типа данных, запускает мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.
6.Понятие и назначение индекса. Виды индексов. Операции над индек сами: создание, удаление, добавление и сохранение индексов.
Индексы Одним из главных требований, предъявляемых к системам управления базами данных, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема данных. Использование индексов позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы. Ключевые поля таблиц индексируются автоматически. Невозможно создать индекс для MEMO - полей и полей объектов OLE. Все остальные поля имеет смысл индексировать при совпадении следующих условий:
• Поле является текстовым, числовым, денежным или да-ты/времени.
• Планируется выполнять поиск конкретных значений или значений, лежащих в указанном диапазоне, в данном поле или сортировать таблицу по этому полю.
• Поле должно содержать много разных значений. Если поле содержит много одинаковых значений, то ускорение выполнения запросов может быть незначительным. Основное назначение индекса - ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Если эти операции и так выполняются достаточно быстро то возможно, не стоит создавать индекс, кроме того, при необходимости его можно добавить в любой момент. Как правило, индексы ускоряют выполнение поиска, однако необходимо учитывать, что реальный выигрыш во времени зависит от числа записей в таблице и использование индексов замедляет ввод данных в таблицу. Чтобы создать индекс, необходимо:
• В окне конструктора таблицы в верхней половине окна выбрать поле, для которого создается индекс.
• В нижней половине окна для свойства Индексированное поле выбрать одно из значений:
• Да - допускаются совпадения• Да - совпадения не допускаются (обеспечение уникальности каждого значения данного поля). Чтобы создать составной индекс или изменить существующие индексы, необходимо:• Открыть таблицу в режиме конструктора.• Выполнить последовательность команд Вид /Индексы• В появившемся окне диалога ввести имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей , включенных в индекс, или любое допустимое имя.• В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскрытия списка и выберете первое поле индекса.
• В столбце Имя поля следующей строки выберите имя следующего поля индекса. Поле столбца Индекс остается в этой строке пустым. Определите, таким образом, остальные поля индекса. (Индекс может содержать до 10 полей) Закончив выбор полей для индекса, выберите в столбце Порядок сортировки вид сортировки данного индекса. При сортировке таблицы по составному индексу записи сначала сортируются по полю, которое идет первым в списке полей в окне «Индексы». Если первое поле содержит повторяющиеся значения, то записи упорядочиваются по второму полю в этом списке и т.д.Для корректировки индексов проведите соответствующие изменения (удаление, вставку, замену полей таблицы) в окне «Индексы».
7.Понятие ключевого поля. Виды и способы создания ключа в таблице. Установка связей между таблицами. Эффективность работы Microsoft Access повышается при наличии в таблице ключа. Ключ таблицы — это одно или несколько полей таблицы, совокупность значений которых однозначно определяет каждую запись этой таблицы.Как правило, ключевым назначается поле, содержащее уникальный код или номер.Таблица в которой определены ключи обладает следующими свойствами:• Существенно ускоряется выполнение запросов и некоторых других операций.• По умолчанию записи в форме или таблице изображаются в порядке, определяемом ключом.• Автоматически поддерживается уникальность записей в таблице, т. к. Microsoft Access не допускает наличия в таблице записей с одинаковыми значениями ключа.Кроме того, наличие ключа необходимо для установки связей между таблицами и одновременного обновления нескольких связанных таблиц..В связи с тем, что Microsoft Access использует для хранения в базах данных связную совокупность данных, задание ключевых полей является обязательным для каждой таблицы. Поэтому, если ключ в таблице не задан, Microsoft Access создает его автоматически. Он создает поле КОД с типом данных Счетчик. Это означает,, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.Чтобы определить ключ, необходимо: • Выделить строку с описанием нужного поля. Для того чтобы создать составной ключ, нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделите по очереди все нужные поля. • На панели инструментов «Конструктор таблиц» нажмите кнопку Ключевое поле. Для последующего изменения или удаления ключа используется окно «Индексы».В большинстве случаев достаточно определить одно. ключевое поле, однако если ни одно поле таблицы не содержит уникальных значений, можно определить составной ключ, состоящий из несколь-ких полей. Ключи необходимы для установки связей между таблица-ми и одновременного обновления нескольких связанных таблиц.Чтобы создать составной ключ, надо:
1. удерживая кл. Ctrl выделить поля, составляющие ключ. 2. удерживая кл. Ctrl выполнить команду Правка – определить ключ Первичный ключ – это специальный вид индексированного поля, каждая таблица должна иметь первичный ключ. Это позволит лучше упорядочить данные в таблице.Правила при создании первичного ключа 1. таблица должна иметь только один первичный ключ, хотя индексы могут создаваться для каждого поля
2. если при создании таблицы первичный ключ не был назначен, Access делает запрос и напомнит о необходимости создания первичного ключа. 3. в большинстве случаев первичным ключом будет первое поле, но иногда его функции могут выполнять несколько полей и тогда ключ будет составным 4. в качестве ключей не могут быть использованы поля типа MEMO, OLE и логические 5. записи автоматически сортируются по первичному ключу, благодаря чему данные в таблице содержатся в порядке 6. по умолчанию значения в поле ключа должны быть уникальными 7. для Access не имеет значения, где физически в таблице находится ключевое поле. Главное качество первичного ключа – это уникальность, т.е. значения, находящиеся в этом поле не должны повторяться. Если такого поля в таблице нет, то рекомендуется ввести поле счетчик, в котором автоматически Access введет для каждой новой записи уникальный порядковый номер.• Объединения таблиц в запросах. При добавлении в запрос свя-занных таблиц и запросов установленные между ними связи используются для их автоматического объединения.• Отображения связанных записей в подчиненных формах и отчетах. Обычно подчиненные формы и отчеты используют-ся для отображения записей из связанных таблиц. При разме-щении формы или отчета в другой форме или отчете установ-ленные между ними связи используются для отбора данных, которые следует отображать в подчиненной форме или отчете.* Поддержка целостности данных, т.е. сохранения сущест-вующих межтабличных связей при вводе, изменении и удале-ния записей.Для того чтобы установить связь между таблицами или запроса-ми, следует указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связанных записях. Обычно эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах, и одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.Базы данных могут иметь 2 основных вида связей:1). В виде системы плоских файлов, когда все данные содержатся в 1 большом файле;2). Реляционные базы, где данные хранятся в 2-х и более таблицах, которые связываются с помощью связывающего поля (чаще всего в этом качестве – первоначальный ключ первой таблицы, а в других таблицах это же поле является обычным полем)Между связанными таблицами могут существовать отношения «один – к -одному», «один -к- многим» , «много- к- одному» или «много - ко многим».Отношение «один –к -одному» означает, что каждая запись в глав-ной таблице может быть связан* не более, чем с одной записью в подчиненной таблице. В большинстве случаев оба связанных поля явля-ются ключевыми гаи имеют уникальный индекс.В случае отношения « один- к- многим» каждая запись в главной таблице может быть связана с несколькими записями в подчиненной таблице, т.е. каждое значение яз ключевого поля главной таблицы может встретиться в подчиненной таблице столько угодно раз. Анало-гично рассматривается хранение данных в отношении «много- к- одному».Отношение «много -ко- многим» возникает между таблицами, ес-ли одна из записей главной таблиц связана более чем с одной запи-сью подчиненной таблицы и одна из записей подчиненной таблицы связана более чем с одной записью главной таблицы.Чтобы установить связь между таблицами, необходимо:,• Открыть окно диалога <Схема данных», выполнив команды Сервис/Схема данных.• Добавить в это диалоговое окно связываемые таблицы, с по-мощью команд Связи/Добавить таблицу.• Для связывания таблиц выберите поле в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на соответст-вующее поле второй таблицы.• В появившемся окне диалога связи проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости выберите дру-гие имена полей. Нажмите кнопку Создать.В диалоговом окне «Схема данных» можно не только создавать связи между таблицами, но и :
• Изменить существующую связь • Удалить связь • Удалить таблицу из схемы данных . * Определить связи для запросов • Просмотреть все имеющиеся связи или связи только для кон-кретной таблицы. (связи – показать все)
Диалоговое окно связи содержит имена связывающих таблиц, полей, по которым осуществляется связь. Имена связываемых полей можно в окне изменить. Параметры устанавливаемой связи задают следующие поля окна связи: 1). Обеспечение целостности данных 2). Наследование связи – это возможность присоединить таблицы из другой базы данных и использовать их в своей базе данных 3). Типы связей (отношения) 4). Каскадное обновление связных полей 5). Каскадное удаление связных полей
Чтобы удалить связь между таблицами или таблицу: 1. выделить таблицу
2. Delete
Для поиска данных в таблице: Правка – Найти.
В диалоговом окне “область поиска” задается критерий поиска:
1. проводить поиск только в текущем поле
2. проводить поиск во всех полях таблицы
3. проводить поиск первого вхождения
4. проводить поиск Далее.
8.Установка связей между таблицами. Типы связей и примеры их ис пользования. Удаление связи, изменение структуры связи, просмотр всех связей.
• Объединения таблиц в запросах. При добавлении в запрос свя-занных таблиц и запросов установленные между ними связи используются для их автоматического объединения.
• Отображения связанных записей в подчиненных формах и отчетах. Обычно подчиненные формы и отчеты используют-ся для отображения записей из связанных таблиц. При разме-щении формы или отчета в другой форме или отчете установ-ленные между ними связи используются для отбора данных, которые следует отображать в подчиненной форме или отчете.
* Поддержка целостности данных, т.е. сохранения сущест-вующих межтабличных связей при вводе, изменении и удале-ния записей.
Для того чтобы установить связь между таблицами или запроса-ми, следует указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связанных записях. Обычно эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах, и одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.Базы данных могут иметь 2 основных вида связей:
1). В виде системы плоских файлов, когда все данные содержатся в 1 большом файле;
2). Реляционные базы, где данные хранятся в 2-х и более таблицах, которые связываются с помощью связывающего поля (чаще всего в этом качестве – первоначальный ключ первой таблицы, а в других таблицах это же поле является обычным полем)Между связанными таблицами могут существовать отношения «один – к -одному», «один -к- многим» , «много- к- одному» или « много - ко- многим'».
Отношение «один –к -одному» означает, что каждая запись в глав-ной таблице может быть связан* не более, чем с одной записью в под-чиненной таблице. В большинстве случаев оба связанных поля явля-ются ключевыми гаи имеют уникальный индекс.В случае отношения « один- к- многим» каждая запись в главной таблице может быть связана с несколькими записями в подчиненной таблице, т.е. каждое значение яз ключевого поля главной таблицы может встретиться в подчиненной таблице столько угодно раз. Анало-гично рассматривается хранение данных в отношении «много- к- одному».Отношение «много -ко- многим» возникает между таблицами, ес-ли одна из записей главной таблиц связана более чем с одной запи-сью подчиненной таблицы и одна из записей подчиненной таблицы связана более чем с одной записью главной таблицы.Чтобы установить связь между таблицами, необходимо:
• Открыть окно диалога <Схема данных», выполнив команды Сервис/Схема данных.
• Добавить в это диалоговое окно связываемые таблицы, с по-мощью команд Связи/Добавить таблицу.
• Для связывания таблиц выберите поле в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на соответст-вующее поле второй таблицы.• В появившемся окне диалога связи проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости выберите дру-гие имена полей. Нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне «Схема данных» можно не только создавать связи между таблицами, но и :
• Изменить существующую связь
• Удалить связь
• Удалить таблицу из схемы данных .
* Определить связи для запросов
• Просмотреть все имеющиеся связи или связи только для кон-кретной таблицы. (связи – показать все)
Диалоговое окно связи содержит имена связывающих таблиц, полей, по которым осуществляется связь. Имена связываемых полей можно в окне изменить. Параметры устанавливаемой связи задают следующие поля окна связи:
1). Обеспечение целостности данных
2). Наследование связи – это возможность присоединить таблицы из другой базы данных и использовать их в своей базе данных
3). Типы связей (отношения)
4). Каскадное обновление связных полей
5). Каскадное удаление связных полей
Чтобы удалить связь между таблицами или таблицу:
1. выделить таблицу
2. Delete
Для поиска данных в таблице: Правка – Найти.
9.Понятие запроса. Классификация запросов. Связь языков SQL и QBE. Типы запросов QBE. Структура бланка запроса. Порядок создания про стого запроса.
Запросы
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к инфор-мации, хранящейся в базе данных. Позволяют организовать сортиров-ку таблицы не только уникальному ключу, но и по ключам, содержа-щим повторяющиеся значения, обрабатывать одновременно данные из связанных таблиц.При выполнении запроса Microsoft Access считывает -данные из таблицы и отображает результат выполнения в режиме таблицы, образуя динамический набор данных. При этом результат выполнения запроса не сохраняется. Структура запроса хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате запроса. На основании запроса можно разработать форму или отчет. Этот процесс не отличается от создания формы или отчета на основе таблицы.
Таким образом запросы позволяют:
• Отображать поля. При этом необязательно включать в запрос все поля таблицы.
• Отобрать записи. При этом можно задать условия, которым должны удовлетворять записи, включаемые в набор.
• Сортировать записи.
• Получить информацию о данных, хранящихся в разных таблицах.
• Выполнять вычисления. С помощью запросов можно созда-вать новые поля, содержащие результаты вычислений.
• Использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов, и других запросов.
• Изменять табличные данные. С помощью управляющих за-просов можно обновить, удалить или добавить группу записей за одну операцию или создать новую таблицу и включить в нее данные из одной или нескольких существующих таблиц.
Чтобы создать запрос, необходимо:
• Перейти в главном окне базы данных на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать.
• В окне диалога выбрать опцию Конструктор и нажать клавишу ОК.
• В связи с тем, что запрос должен выполняться на основе таблицы или ранее созданного запроса, выберите один из этих объектов и нажмите кнопку добавить. Закроите окно диалога. На экране появиться окно конструктора запросов. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса. Она содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними.Нижняя часть окна содержит бланк запроса, содержащий поля и условия их выборки, который и представляет собой сам запрос.При вызове запроса будут присутствовать только те поля, которые размещены в бланке запроса.Для того, чтобы добавить тле в бланк запроса, необходимо выделить это поле в схеме ладных и мышкой перенести его в бланк запроса.Для удаления поля из бланка запроса нажмите на область выбора столбца, а затем на клавишу Delete.Порядок полей в бланке запроса определяет порядок их появле-ния во время работы запроса.Для того, чтобы изменить расположение поля в этом списке, необходимо:1. Выделить перемещаемый столбец2. Переместить его мышкой в новое место бланка запроса.Условия, при которых происходим выборка данных из базы дан-ных, задаются с помощью строк бланка запроса. Рассмотрим эти строки.
• Строка Поле. Содержит имена полей базы данных, обрабаты-ваемые запросом.
• Строка Имя таблицы. Показывает из какой таблицы выбрано данное поле.
• Строка Сортировка. Позволяет задать условия сортировки (по возрастанию, по убыванию) для данного поля. При сорти-ровке записей по нескольким полям порядок обработки полей определяется их положением в бланке запроса (сначала сорти-руются значения в крайнем левом поле и далее слева направо). Нельзя сортировать MEMO и OLE поля.
• Строка Вывод на экран. Позволяет установить флажок про-смотра поля.
• Строка Условие отбора. Дает возможность определить усло-вия, которым должны удовлетворять зашей, выводимые на экран при выполнении запроса.
• Строка Или используется для задания условия связывающего определенные значения в разных полях.
Оператор Nоt используется для исключения записей с заданным значением, например если в строке Условие отбора поля Автор вве-сти Not Чехов, то в результате работы запроса будут выведены только те книги, автором которых не является Чехов.В случаях, когда требуется осуществить выбор записей по усло-вию неточного совпадения значений используете оператор Like. При этом в операторе могут использоваться следующие подстановочные символы:
- - любой один знак
* - ноль или более знаков
# - любая одна цифра
[список _знаков] - любой один знак в списке _знаков[!список_знаков1- любой один знак, не входящий в список _знаковСписок _знаков позволяет задать диапазон символов, например [Г-Л]Для задания диапазона значений в окне конструктора запросов используются операторы :<; >;>=; <=. Эти операторы можно использовать с текстовыми, цифровыми полями и полями дат.Для формирования сложных условий выборки можно использовать операторы Or и And в одной строке.Часто встречается ситуация, когда перед каждым выполнением запроса приходится изменять условия отбора.Типы запросовЗапросы делятся на QBE запросы – запрос по образцу, параметры которого устанавляиваются в окне конструктора запроса; SQL запросы – запрос, созданный с помощью SQL структурированного языка запросов, который позволяет составить любое число сложных операций. SQL запрос – это последовательность инструкций, в которые могут входить выражения и различные статистические ф-ции.QBE зпросы делятся на след. Типы: 1. запрос на выборку 2. запрос на выборку с вычислением итоговых значений 3. запрос на выборку по условию 4. запрос с вычисляемым полем 5. параметрические запросы 6. перекрестные запросы 7. запросы, вносящие изменения в данные: а. Запрос на удаление б. Запрос на создание таблицы в. запрос на обновление г. запрос на добавление
10.Создание запросов, удовлетворяющих заданному условию с помощью Конструктора. Установка критериев отбора записей. Просмотр резуль татов запроса.
Чтобы создать запрос, необходимо:• Перейти в главном окне базы данных на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать.• В окне диалога выбрать опцию Конструктор и нажать клавишу ОК.• В связи с тем, что запрос должен выполняться на основе таблицы или ранее созданного запроса, выберите один из этих объектов и нажмите кнопку добавить. Закроите окно диалога. На экране появиться окно конструктора запросов. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса. Она содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними.Нижняя часть окна содержит бланк запроса, содержащий поля и условия их выборки, который и представляет собой сам запрос.При вызове запроса будут присутствовать только те поля, которые размещены в бланке запроса.Для того, чтобы добавить тле в бланк запроса, необходимо выделить это поле в схеме ладных и мышкой перенести его в бланк запроса.Для удаления поля из бланка запроса нажмите на область выбора столбца, а затем на клавишу Delete.Порядок полей в бланке запроса определяет порядок их появле-ния во время работы запроса.Для того, чтобы изменить расположение поля в этом списке, необходимо:1. Выделить перемещаемый столбец 2. Переместить его мышкой в новое место бланка запроса. Условия, при которых происходим выборка данных из базы дан-ных, задаются с помощью строк бланка запроса. Рассмотрим эти строки.• Строка Поле. Содержит имена полей базы данных, обрабаты-ваемые запросом.• Строка Имя таблицы. Показывает из какой таблицы выбрано данное поле.• Строка Сортировка. Позволяет задать условия сортировки (по возрастанию, по убыванию) для данного поля. При сорти-ровке записей по нескольким полям порядок обработки полей определяется их положением в бланке запроса (сначала сорти-руются значения в крайнем левом поле и далее слева направо). Нельзя сортировать MEMO и OLE поля.• Строка Вывод на экран. Позволяет установить флажок про-смотра поля.• Строка Условие отбора. Дает возможность определить усло-вия, которым должны удовлетворять зашей, выводимые на экран при выполнении запроса.• Строка Или используется для задания условия связывающего определенные значения в разных полях.Оператор Nоt используется для исключения записей с заданным значением, например если в строке Условие отбора поля Автор вве-сти Not Чехов, то в результате работы запроса будут выведены только те книги, автором которых не является Чехов.Типы запросов. Создание запроса по условию.Типы запросов запросы делятся на QBE запросы – запрос по образцу, параметры которого устанавляиваются в окне конструктора запроса; SQL запросы – запрос, созданный с помощью SQL структурированного языка запросов, который позволяет составить любое число сложных операций. SQL запрос – это последовательность инструкций, в которые могут входить выражения и различные статистические ф-ции. QBE зпросы делятся на след. Типы: 1. запрос на выборку 2. запрос на выборку с вычислением итоговых значений 3. запрос на выборку по условию 4. запрос с вычисляемым полем 5. параметрические запросы 6. перекрестные запросы 7. запросы, вносящие изменения в данные: а. Запрос на удаление б. Запрос на создание таблицы в. запрос на обновление г. запрос на добавление.Создание запроса по условию.Microsoft Access позволяет задавать параметры в качестве усло-вия в строке Условие отбора. Эти условия должны быть заключены в квадратные скобки []. При выполнении Microsoft Access отображает на экране этот параметр и ожидает ввода с экрана- По умолчанию введенные в запрос параметры преобразуются в текстовый тип данных. Для того, чтобы задать целый, логический или любой другой тип параметра используется набор команд Запрос/Параметры.Текст параметра должен отличаться от имени полей, хотя может содержать имена полей. Запросы с несколькими параметрами вводятся как сложное условие.
11.Создание запроса с выводом набора значений, удовлетворяющих за
данному условию. Установка критериев отбора записей. Подведение
итогов по записям. 2Условия, при которых происходит выборка данных из базы дан ных, задаются с помощью строк бланка запроса. Рассмотрим эти строки. Строка Поле. Содержит имена полей базы данных, обрабаты ваемые запросом. Строка Имя таблицы. Показывает из какой таблицы выбрано данное поле. Строка Сортировка. Позволяет задать условия сортировки (но возрастанию, но убыванию) для данного поля. При сорти ровке записей но нескольким полям порядок обработки полей определяется их положением в бланке запроса (сначала сор тируются значения в крайнем левом поле и далее слева напра во). Нельзя сортировать MEMO и OLE ноля. Строка Вывод на экран. Позволяет установить флажок про смотра поля. Строка Условие отбора. Дает возможность определить усло вия, которым должны удовлетворять записи, выводимые на экран при выполнении запроса. Строка Или используется для задания условия связывающею определенные значения в разных полях. Например, в базе дан ных есть поля Название книги и Автор. Для того, чтобы найти всех авторов начинающихся на букву А или книги на букву С, необходимо в 5-ой строке ноля Название книги ввести А, а в 6-ой строке поля Автор ввести букву С. Условия отбора вводятся как выражения, например: Если в строке Условие отбора поля Автор ввести слово Чехов, то в результате работы запроса будут выведены только те книги, ав тором которых является Чехов. Оператор Not используется для исключения записей с заданным значением, например если в строке Условие отбора поля Автор ввести Not Чехов, то в результате работы запроса будут выведены только те книги, автором которых не является Чехов. В случаях, когда требуется осуществить выбор записей по усло вию неточного совпадения значений используется оператор Like. При этом в операторе могут использоваться следующие подстановочные символы:
? -любой один знак
* - нуль или более знаков
# - любая одна цифра
[список знаков] -любой один знак в списке знаков [!список знаков]- любой один знак, не входящий в список знаков . Список знаков позволяет задать диапазон символов, например [Г-Л] Для задания диапазона значений в окне конструктора запросов используются операторы: >; <; >=; <= . Эти операторы можно исполь зовать с текстовыми, цифровыми полями и полями дат. Для формирования сложных условий выборки можно использо вать операторы Or и And в одной строке. Например при поиске авто ров, фамилии которых начинаются с букв А и С Условие отбора будет выглядеть следующим образом: "A" OR "С". Часто встречается ситуация, когда перед каждым выполнением запроса приходится изменять условия отбора. Вычисляемые поля в запросе. При выполнении запроса можно вычислять значения по одному или нескольким полям исходной таблицы. При этом результаты вы числений не запоминаются, а выполняются каждый раз при запуске запроса, поэтому всегда содержат текущие значения базы данных. тобы создать вычисляемое поле: Установить маркер в пустую ячейку первой строки бланка за проса. Вместо имени поля ввести текст, который будет выводиться в этом поле во время выполнения запроса. Затем введите выражение, причем имена полей заключаются в [ ] Создание запроса с параметрами Microsoft Access позволяет задавать параметры в качестве усло вия условия в строке Условие отбора. Эти условия должны быть за ключены в квадратные скобки []. При выполнении Microsoft Access отображает на экране этот параметр и ожидает ввода с экрана. По умолчанию введенные в запрос параметры преобразуются в тексто вый тип данных. Для того, чтобы задать целый, логический или лю бой другой тип параметра используется набор команд За прос/Параметры Текст параметра должен отличаться от имени полей, хотя может содержать имена полей. Запросы с несколькими параметрами вводят ся как сложное условие. Итоговые запросы, это запросы, выполняющие вычисления в группах записей, например нахождение среднего, минимального, максимального значения поля, суммирование полей.
12. Создание запросов с вычисляемыми полями. Пример запроса с вычис ляемым полем.
При выполнении запроса можно вычислять значения по одному или нескольким полям исходной таблицы. При этом результаты вычислений не запоминаются, а выполняются каждый раз при запуске запроса, поэтому всегда содержат текущие значения базы данных.
Чтобы создать вычисляемое поле, необходимо:
- Установить маркер в пустую ячейку первой строки бланка запроса.
- Вместо имени поля ввести текст, который будет выводиться в этом поле во время выполнения запроса
- Затем ввести выражение, причем имена полей заключаются в [ ].
Итоговые запросы.
Итоговые запросы, это запросы, выполняющие вычисления в группах записей, например нахождение среднего, минимального, мак-симального значения поля, суммирование полей.
Чтобы создать итоговый запрос, необходимо:
• Создать обычный запрос, находясь в конструкторе запросов.
• Выбрать Вид/Групповые операции, либо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов. В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция. В этой стро-ке вы должны указать тип выполняемого вычисления.
Для удаления строки Групповая операция необходимо нажать еще
раз кнопку Групповая операция
Операции, допустимые в строке Групповая операция:
• Sum — сложение
• Avg — среднее значение
• Min - минимальное значение
• Мах - максимальное значение
• Count - количество записей, содержащих не пустые значения
• StDev - стандартное отклонение
• Var - дисперсия
• First - значение в первой записи
• Last — значение в последней записи
Группировка позволяет получить вычисляемую информацию о подгруппах записей в таблице. Также можно создавать группы внутри групп.
Можно выполнять итоговые операции и над вычисляемыми полями выборки. Чтобы включить в итоговый запрос выражение, добавьте в запрос вычисляемое поле и укажите тип итоговых вычислений, выполняемых над этим полем, выражения для вычисления могут содержать формулы, связанные арифметическими операторами. В качестве элементов формул могут использоваться поля, константы и функции. Использование круглых скобок позволяет изменить порядок вычислений в выражениях.
По умолчанию поля результирующей таблицы имеют те же наименования, что и поля исходной таблицы, а итоговым полям присваиваются наименования в соответствии с принятыми в системе соглашениями. Начальная часть имени обычно содержит имя итоговой операции, за которым следует имя поля, над которым эта операция выполняется. Для изменения наименования этого поля в строке Поле перед именем поля или выражения напечатайте новое поле и отделите его двоеточием. Имена полей в исходной таблице при этом останутся без изменения.
Дополнительные характеристики запроса можно задать вызвав бланк свойств запроса.
Типы запросов
Запросы делятся на QBE запросы – запрос по образцу, параметры которого устанавляиваются в окне конструктора запроса; SQL запросы – запрос, созданный с помощью SQL структурированного языка запросов, который позволяет составить любое число сложных операций. SQL запрос – это последовательность инструкций, в которые могут входить выражения и различные статистические ф-ции.
QBE зпросы делятся на след. Типы: 1. запрос на выборку 2. запрос на выборку с вычислением итоговых значений 3. запрос на выборку по условию 4. запрос с вычисляемым полем 5. параметрические запросы 6. перекрестные запросы 7. запросы, вносящие изменения в данные: а. Запрос на удаление б. Запрос на создание таблицы в. запрос на обновление г. запрос на добавление
13.Создание запросов на подведение итогов с помощью мастера и с по мощью конструктора.
Чтобы создать итоговый запрос, необходимо:
Создать обычный запрос, находясь в конструкторе запросов.
Выбрать Вид/Групповые операции, либо нажать кнопку Группо вые операции на панели инструментов. В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция. В этой стро ке вы должны указать тип выполняемого вычисления.
Для удаления строки Групповая операция необходимо нажать еще
раз кнопку Групповая операция.
Операции, допустимые в строке Групповая операция:
Sum-сложение
Avg - среднее значение
Min - минимальное значение
Мах - максимальное значение
Count - количество записей, содержащих не пустые значения
StDev - стандартное отклонение
Var - дисперсия
First - значение в первой записи
Last - значение в последней записи
Группировка позволяет получить вычисляемую информацию о подгруппах записей в таблице. Рассмотрим пример группировки сразу по двум полям из различных таблиц (рис ). В результате выполнения запроса книги будут сгруппированы по разделам, внутри разделов по цене и получена общая цена всех книг раздела. Таким образом можно создавать группы внутри групп. Можно выполнять итоговые операции и над вычисляемыми по лями выборки. Чтобы включить в итоговый запрос выражение, до бавьте в запрос вычисляемое поле и укажите тип итоговых вычисле ний, выполняемых над этим полем. Выражения для вычисления могут содержать формулы, связанные арифметическими операторами. В ка честве элементов формул могут использоваться поля, константы и функции. Использование круглых скобок позволяет изменить порядок вычислений в выражениях. По умолчанию поля результирующей таблицы имеют те же на именования, что и поля исходной таблицы, а итоговым полям при сваиваются наименования в соответствии с принятыми в системе со глашениями. Начальная часть имени обычно содержит имя итоговой операции, за которым следует имя поля, над которым эта операция выполняется. Для изменения наименования этого поля в строке Поле перед именем поля или выражения напечатайте новое поле и отделите его двоеточием. Имена полей в исходной таблице при этом останут ся без изменения. Дополнительные характеристики запроса можно задать вызвав бланк свойств запроса. Например, если необходимо просмотреть толь ко часть записей выбираемых запросом, используется свойство Набор значений и т.д.
14. Перекрестные запросы. Создание перекрестного запроса с помощью Мастера.
Перекрёстный запрос-позволяет упорядочить инфф-ию в БД по 2м или более значениям группировки и на основании общего подмн-ва соотв групп сделать те или иные выводы.Их можно созд с пом мастера и констр-ра.С пом мастера-создаётся только на основе одной таблицы или одного щапроса.Для этого:выбрать режим мастера в окне Новый запрос,откр первое окно мастера,в нём выбрать таблицу и из списка Таблица\Запросы,выбрать назв для перекр запроса.В след окне выбрать поле для заголовка строк.В след окне из списка выбранные поля выбрать поле для заголовков столбцов,а в след окне выбр поле «числовые или денежные» и операцию суммирования для ячеек результирующей таблицы.Кр того,можно опред-ть суммы зн-чий в каждой строке,установив опцию да в обл вычисления числового значения для каждой строки.В этом случае в перекр запросе будет создан столбец «итоговое значение».
15.Перекрестные запросы. Создание перекрестного запроса с помощью конструктора.Для анализа информации, полученной на основании общего подмножества соответствующих групп используется перекрестная таблица. Перекрестную таблицу можно создавать в мастере и конструкторе.Порядок создания перекрестного запроса в конструктореВ создании перекрестного запроса используются таблицы модели машин и клиенты:1) Запросы / Создать / Конструктор
2) Добавить таблицы – клиенты и модели машин
3) На панели инструментов нажать кнопку «Тип запроса» и выбрать из списка значение « Перекрестный запрос»
4) В бланк запроса включить поля «Модель» и «Транспортные издержки» из таблицы « Модели Машин» и поле « Фамилия» из таблицы «Клиенты».
5) Чтобы значение поля «Модель» появилось в заголовке строки в бланке перекрестного запроса – щелкнуть на странице перекрестная таблица и выбрать в списке значений « Заголовки строк». В строке « Групповая операция» должна остаться стандартная установка «Группировка» для поля «Фамилия»; щелкнуть на поле « Перекрестная таблица» и в списке выбрать «Заголовки столбцов» и оставить установку « Группировка»
6) Для отображения содержимого в таблице в качестве значения поля «Транспортные издержки» щелкнуть на строке « Перекрестная таблица» и установить элемент « Значение». При этом в строке «Групповая операция» необходимо вывести функцию суммирования
7) При определении критериев отбора в строке «Групповая операция» надо выбрать значение « Условие» и вывести выражение в строку « Условие отбора». Для этого поля в строке « Перекрестная таблица» ничего вводить не нужно, но для отображения запроса надо перейти в режим таблицы.
16. Создание модифицирующих запросов (запрос на создание таблицы, за прос на удаление, запрос на добавление, запрос на замену).
MS Access позволяет использовать запросы в -качестве инстру-мента для изменения содержимого таблиц. Этот инструмент позволя-ет одновременно обрабатывать большое количество записей и защи-щает от ошибок при обработке данных.
Типы модифицирующих запросов:
- Запросы создания таблиц
- Запросы удаления
- Запросы добавления
- Запросы замены
Изменения, происходящие в результате выполнения запросов этих типов, производятся в таблицах базы данных и являются необратимыми. Поэтому перед выполнением модифицирующегося запроса реко-мендуется создавать резервные копии данных изменяемых таблиц, а также всех связанных с ними таблиц. Чтобы создать один из типов модифицирующего запроса, не-обходимо:
1. Создать запрос на базе таблицы (таблиц) 2. Выбрать поля, которые необходимо модифицировать 3. Установить тип создаваемого запроса с помощью команд раз-дела меню Запрос.
Необходимо помнить, что при использовании запросов на удале-ние можно получить непредсказуемый результат, если: • Таблица является частью отношения один -ко- многим • В качестве условия обеспечения целостности данных исполь-зована опция Каскадное удаление связанных записей. При использовании запроса добавления: • Результирующая таблица может быть расположена в той же самой или другой базе данных. • Записи в нее могут добавляться по условию. • Если количество записей в исходной и результирующей таб-лицах различно, то MS Access определяет поля с одинаковыми именами и добавляет в них данные, а остальные игнорирует.
• Если имена полей в результирующей таблице отличаются от имен в исходной таблице, их необходимо указать в строке До-бавление.
Запросы обновления позволяют изменить значение выбранного поля по всем записям таблицы, удовлетворяющим определенным условиям.
Сохранение запросов Для cохранения запроса выполните команду Файл/Сохранить как. Если будет совершена попытка закрыть не сохраненный запрос MS Access сам предложит вам это сделать. Задайте имя запроса н нажмите кнопку ОК. Имя запроса не должно повторять имя таблицы. При выполнении команды Открыть в окне базы данных MS Aссess запустит на выполнение запрос. Если необходимо изменить запрос выберите его в окне базы данных и нажмите кнопку Конструктор. После внесения изменений можно запустить выполнение, запроса из окна конструктора, нажав кнопку Запуск. Создание запроса с параметрами Microsoft Access позволяет задавать параметры в качестве усло-вия в строке Условие отбора. Эти условия должны быть заключены в квадратные скобки []. При выполнении Microsoft Access отображает на экране этот параметр и ожидает ввода с экрана- По умолчанию введенные в запрос параметры преобразуются в текстовый тип данных. Для того, чтобы задать целый, логический или любой другой тип параметра используется набор команд Запрос/Параметры.
Текст параметра должен отличаться от имени полей, хотя может содержать имена полей. Запросы с несколькими параметрами вводятся как сложное условие.
17.Создание параметрического запроса. Пример запроса с параметром.
Для создания параметрического запроса нужно выполнить следующие действия:
Включить в бланк запроса поля Код модели, Фамилия и Населен ный пункт из таблицы Клиенты.
Поля строки Условие отбора в столбцах Код модели и Населен ный пункт заполнить не конкретными критериями отбора, а об ращением к пользователю для ввода критерия. Обращение необ ходимо заключить в квадратные скобки: \Назовите Город\. [Ука жите код модели].
Выполнить команду Запрос / Параметры. Откроется окно диало га Параметры запроса.
В поле Параметр ввести текст без скобок, который находится в поле Условие отбора.
Затем определить тип данных этого поля в поле Тип данных и нажать кнопку ОК.
Сохранить запрос под именем Параметрический и перейти в ре жим таблицы для просмотра, полученного запроса. При этом Ac cess обратится с просьбой задать последовательно значения кри териев в окне Введите значения параметра.
•Мастер таблиц - создать новую таблицу с помощью мастера.
•Импорт таблиц - осуществить импорт таблиц из внешнего файла и текущую базу данных.
•Связь с таблицами - осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.
В диалоговом окне “область поиска” задается критерий поиска:
1. проводить поиск только в текущем поле
2. проводить поиск во всех полях таблицы
3. проводить поиск первого вхождения
проводить поиск Далее.
18. Формы: понятие и назначение формы. Виды и способы создания форм, печать форм.
MS Access позволяет разрабатывать формы, которые легко использовать, т.к. информация в них представлена в виде, удобном пользователю. Для создания нужной формы можно использовать различные элементы макета (текст, данные, рисунки, линии и цвет). Набор элементов и их расположение определяется пользователем. Использование форм существенно упрощает ввод данных- В форме в режиме формы па экране изображаются все поля одной записи; в форме в режиме таблицы на экран выводятся все записи. Кроме того, использование форм повышает эффективность ввода данных, поскольку позволяет сэкономить время и избежать ошибок ввода. Поля и прочие элементы в форме можно расположить в виде, наиболее удобном для ввода, изменения и просмотра записей. Конст-руктор форм MS Access позволяет разрабатывать формы, которые: • используют при изображении данных различные шрифты, цвета, заливки и другие графические эффекты;
• выглядят, как знакомые бумажные бланки;
• выполняют вычисления;
• содержат диаграммы;
• изображают данные из нескольких таблиц;
• автоматизируют выполнение некоторых операций. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таб-лицы или запроса, кроме того, форма может содержать постоянную информацию, не связанную ни с таблицей, ни с запросом, например, название и эмблему предприятия вверху формы. Сведения о постоян-ных элементах формы хранятся в макете формы. Все данные в форме содержаться внутри элементов управления. Элементы управления - это объекты, размещенные в форме и предна-значенные для изображения данных или выполнения операций. Неко-торые элементы управления связаны с полями базовой таблицы или базового отчета, чтобы их можно было использовать для ввода значе-ний в эти поля или изображения значений из них. Создание форм Пользователь может создать форму с помощью или без помощи мастера по разработке форм. Мастера по разработке форм ускоряют процесс создания формы, поскольку выполняют за пользователя большую часть работы. Форму, созданную мастером, можно исполь-зовать в том виде, в котором она была создана, или улучшить путем внесения изменений. В начале разработки формы для ввода или просмотра данных в базе данных необходимо связать форму с таблицей (запросом), кото-рая будет источником данных для этой формы. Если все данные нахо-дятся в одной таблице, в качестве источника данных необходимо вы-брать эту таблицу. Если данные содержаться в нескольких таблицах необходимо создать запрос, отбирающий нужные данные, и использовать этот запрос в качестве источника данных для формы. Для создания формы в MS Access можно использовать: и Конструктор форм. В нем вы самостоятельно разрабатываете собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра ввода и редактирования данных. Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей ,Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать форму с долями, расположенными в один столбец. Значение каждого поля располагается в отдельной строке. Одновременно изображается одна запись. Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать ленточную форму. Поля формы расположены в одну строку, что позволяет сочетать преимущества отображения данных в табличном виде и форме. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет свое поле для просмотра. На каждой странице размещено более двух записей, что позволяет их сравнивать. Недостатком ленточной формы является то, что с ней неудобно работать, когда ваша таблица содержит много полей Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму. Табличная форма создается аналогично ленточной, но при запуске на формирование форма открывается в режиме таблицы. В отличии от ленточной формы, каждая запись находится на отдельной странице.
Диаграмма. Позволяет создать форму с диаграммой.
Сводная таблица. Позволяет создать форму со сводной табли-цей MS Excel.
Чтобы создать форму любым из этих способов необходимо:
1. Открыть окно базы данных-
2. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.
3. Нажать кнопку Создать.
4. В открывшемся окне диалога Новая форма из списка спосо-бов создания формы выбрать требуемый вариант.
Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автофор-ма: ленточная, Автоформа табличная, Диаграмма в поле ввода под списком вариантов создания формы выберите из раскрывающего спи-ска таблицу, для которой создается форма. Печать форм Форму можно напечатать находясь в любом режиме окна формы или окне базы данных. Вид напечатанной формы зависит от режима, из которого она напечатана. Можно также изменять параметры печати. Для того, чтобы начать печатать форму необходимо выбрать команду: Файл/Печать. После этого откроется окно диалога Печать. Кнопка Свойства предназначена для открытия окна свойств вашего принтера. Состав опций, доступных в этом окне, может существенно меняться, если изменяется используемый принтер, или драйвер. Кнопка Настройка открывает окно диалога, предназначенное для настройки параметров страницы. Укажите в окне диалога Печать требуемое число копий, диапазон выводимых на печать страниц, и нажмите кнопку ОК. Если требуется напечатать только одну запись, необходимо:
- В режиме просмотра перейти па запись, которую требуется напечатать.
- Выбрать команду Правка/Выделить запись.
- Выбрать команду Файл/Печать.
- В окне диалога Печать выбрать в разделе Печатать Выделен-ные записи.
- Нажать кнопку ОК. Перед печатью большого количества страниц, можно проставить номера страниц, используя команду Вставка/Номера страниц. В открывшемся окне диалога Номера страниц, можно задать: • Формат страницы • Область, в которой будут печататься страницы • Способ выравнивания • Следует ли отображать номер на странице. Напечатанная форма выглядит иначе, чем на экране, поэтому перед печатью формы рекомендуется перейти в режим предварительного просмотра, чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанная форма. Для этого необходимо выполнить команду Файл/ Предварительный просмотр. Выход из режима предварительного просмотра осуществляется нажатием кнопки Закрыть Находясь в режиме предварительного просмотра, можно перемещаться по страницам с помощью кнопок, расположенных в нижней части экрана.
19.Создание формы в режиме Конструктора. Структура окна Конструкто ра Формы. Краткая характеристика элементов управления Формы.
Для создания формы в режиме конструктора, необходимо:
1. В окне базы данных перейти на вкладку формы.
2. Нажать кнопку создать.
3. В окне диалога Новая форма в списке способов создания формы выбрать Конструктор и нажать кнопку ОК. В появившемся окне конструктора форм центральная часть экрана содержит вертикальные и горизонтальные линии, которые составляют сетку формы. Сетка формы используется для выравнивания объектов формы.
Форма может содержать 5 областей для ввода данных, каждая из которых задает свои характеристики для вывода данных. Данные, размещаемые в заголовке, в области данных и в области примечания, отображаются при запуске формы. Области верхнего и нижнего колонтитула отображаются только при печати.
При открытии окно конструктора форм содержит только одну область — область данных. Для добавления областей заголовка, примечания, нижнего и верхнего колонтитулов, необходимо использовать . команды: Вид/За головок /примечание формы и Вид/Колонтитулы.
Размер любой из областей конструктора форма можно изменить. Для этого необходимо:
• Установить указатель мыши на верхнюю часть границы между областям
• Как только курсор примет вид двусторонней стрелки, нажать кнопку мыши и переместить границу.
1. простая форма, которая содержит все поля базовой таблицы
2. форма в один столбец, изображает данные, расположенные в один столбец, каждое поле в отдельной строке. Одновременно может отображаться только 1 запись
3. табличная форма отображает данные в виде нескольких строк и столбцов, каждая запись занимает отдельную строку
4. составная форма, состоит из главной и подчиненной форм; используется для представления данных из 2-х таблиц, связанных отношениями 1 ко многим. Поля из главной формы изображаются в 1 столбец, а поля из подчиненной – в форме таблицы
5. диаграмма , представляет данные в графическом виде, если не требуется использовать шаблоны представления
Панель инструментов формы
Используется для создания оформлений, специальных эффектов и дополнительных кнопок в окне формы. Для вывода или убрать панели инструментов на экран:
Вид – панель инструментов или значок.
- создает некоторое пустое, не связное с базой данных поле, имеющее первоначальное название поле 0, которое в дальнейшем может быть изменено
- создает подписи для каждого объекта формы
- создает переключатель внутри формы
- создает флажки внутри формы
- создание списков
- создание поля со списком
- создание линии и прямоугольника
Сохранение формы : Файл – сохранить
Предварительный просмотр: Файл - Предварительный просмотр
20. Элементы управления Формы. Свойства объектов Формы. Создание управляющей кнопки на форме. Виды переходов с помощью кнопок. Как в формах, так и в отчетах помимо информации из БД можно отображать и дополнительную информацию. Окно формы может содержать следующие элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели, переключатели, флажки и кноп-ки. Кроме того, форму (отчет) можно дополнить иллюстрацией (рисунком или диаграммой), текстом и линиями различного ти-па. Для создания форм (отчетов) также может быть использована возможность изменения начертания, стиля и выравнивания дан-ных, которые отображаются в полях, а также цвета символов, фо-на и границы [панель инструментов Формат > (Форма/Отчет)]. Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструк-тора. Для индикации инструментального окна выберите команду Вид >• Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели предназна-чена для создания элемента определенного типа. Назначение каж-дой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями Существует три основных типа элементов управления: при-соединенные, свободные, вычисляемые. Присоединенные элементы управления — элементы, связанные с полем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент управления пол- таблицы в текущей записи автоматически обнов-ляется. Большинство элементов управления, в том числе объекты OLE, можно присоединить к полю. Чаще всего присоединенные элементы управления содержат данные текстового типа, а также даты, числа, логические данные (Да/Нет), рисунки и поля MEMO. Свободные элементы управления сохраняют введенную вели-чину, не обновляя при этом поля таблицы. Их можно использо-вать для отображения: текста; значений, которые должны быть переданы макросам; линий и прямоугольников. Кроме того, их можно использовать для хранения объектов OLE (например, ри-сунков), которые расположены не в таблице, а в самой форме. Свободные элементы управления называют также переменны-ми или переменными памяти. Вычисляемые элементы управления создают на основе выраже-ний, например, функций или формул. Поскольку они не присоединены к полям таблицы, они не обновляют содержание полей таблицы. Этот элемент управления позволяет производить необходимые вычисления, используя данные полей таблицы, с после-дующим отображением в форме. Выбор объектов позволяет изменить указатель курсора на инструмент выбора объекта. Мастер элементов позволяет включать и отключать мастера по созданию элементов управления. Надпись предназначена для вывода на экран неизменяющегося текста, например, заголовков, подписей или пояснений. Надпись относится к свободным элементам управления, в которые нельзя вводить данные. Поле позволяет создать область для отображения, ввода или изменения данных. В поле можно использовать данные любого типа: текст, числа, дата/время, логические величины и MEMO. Поля могут быть как присоединенными, так и свободными. В них можно использовать поля из таблиц или запросов, а также вычисляемые выражения, поэтому такие элементы управления называют связанными полями. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления — присоединенная надпись. Группа параметров позволяет создать область настраиваемого размера для размещения набора флажков, переключателей или выключателей, представляющих набор альтернативных значений. Выключатель позволяет создать кнопку, связанную с логическим полем. Элемент может находиться в двух состояниях: ИСТИНА — кнопка нажата, ЛОЖЬ — кнопка отжата. Переключатель предназначен для создания кнопки (называемой радиокнопкой). Ее функции аналогичны функциям выключателя. Элемент находится в двух состояниях: ИСТИНА — кружок с точкой, ЛОЖЬ — пустой кружок. С кнопкой можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию. Флажок предназначен для создания флажка, связанного с логическим полем. Действует аналогично переключателям, но в отличие от них, допускает множественный выбор. Элемент может находится в двух состояниях: ИСТИНА — квадрат с галочкой, ЛОЖЬ — пустой квадрат. Поле со списком позволяет создать составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список значений. Для ввода значения, можно ввести значение в поле или выбрать значение в списке. Список позволяет создать список, допускающий прокрутку и предназначенный для выбора значения. Позволяет отображать список значений в форме или отчете. В списках можно также отображать заголовки столбцов. Кнопка позволяет создать кнопку, используемую для выполнения набора макрокоманд Access или процедур VBA. Рисунок позволяет создать рамку, в которой в форме или отче-те выводится неизменяемый рисунок. Поскольку рисунок не является объектом OLE, то после помещения рисунка в форму или отчет не допускается его изменение из Microsoft Access. Свободная рамка объекта позволяет создать рамку для отображения в форме или отчете объектов OLE, как правило, набор иллюстраций. Рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных. Присоединенная рамка объекта для отображения в форме или отчете объектов OLE, таких как набор иллюстраций. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблиц. При переходе от записи к записи в форме или отчете выводятся разные объекты. Конец страницы позволяет создать элемент управления, указывающий принтеру начало новой страницы в печатной форме или новой страницы в отчете. Этот элемент управления не появляется в форме или запросе в режиме формы. Вкладка позволяет вставить элемент управления Вкладка для создания вложенных форм. Страницы элемента управления Вкладка могут содержать другие элементы управления.
Подчиненная форма/отчет предназначена для добавления в основную фор>гу или основной отчет подчиненной формы или подчиненного отчета соответственно. Добавляемые подчиненная форма или подчиненный отчет должны существовать.
Линия позволяет создать прямую линию, которую можно перемещать и размеры которой можно изменять. Цвет и толщину линии можно изменить с помощью кнопок панели инструментов Панель форматирования или окна свойств. Используется для разделения элементов формы или отчета.
Прямоугольник позволяет создать прямоугольник, который можно перемещать и размеры которого можно изменять. Используется для выделения элементов формы.
Дополнительные элементы. Выбор этой кнопки открывает список дополнительных элементов управления ActiveX, которые можно использовать в формах и отчетах.
Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника (рамки), кнопки и др.:
1. Щелкните на соответствующей пиктограмме.
2. Укажите курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.
После того, как будет отпущена кнопка мыши, для создания некоторых элементов (например, поле со списком или кнопка) Access выводит на экран мастер. Так, после создания кнопки появляется мастер, предлагающий выбрать тип действия, которое будет привязано к этой кнопке (переходы между записями, работа с формой или другие типы, например, работа с запросами в пункте «Разное»).
Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда Вид >• Свойства).
21.Виды форм. Создание полей со списком. Особенности списка и поля со списком. Порядок создания поля со списком. Типы форм.
1. простая форма, которая содержит все поля базовой таблицы 2. форма в один столбец, изображает данные, расположенные в один столбец, каждое поле в отдельной строке. Одновременно может отображаться только 1 запись 3. табличная форма отображает данные в виде нескольких строк и столбцов, каждая запись занимает отдельную строку 4. составная форма, состоит из главной и подчиненной форм; используется для представления данных из 2-х таблиц, связанных отношениями 1 ко многим. Поля из главной формы изображаются в 1 столбец, а поля из подчиненной – в форме таблицы 5. диаграмма , представляет данные в графическом виде, если не требуется использовать шаблоны представления Мастером по созданию форм, то выбирается опция “Пустая форма”
1. активизировать кнопку мастера 2. выбрать кнопку Список или поле со списком 3. вынести на экран список полей таблицы, выбрать нужное поле и перенести его в форму. Создание составной формы.
1. создать главную форму, сохранит и закрыть. 2. создать подчиненную форму, указать тип таблицы, сохранить и закрыть 3. открыть главную форму в режиме конструктора 4. вернуться в окно базы данных кн. F11. 5. перенести подчиненную форму из окна базы данных в макет главной формы. Таблицы, которые используются в главной и подчиненной формах должны содержать связные поля, имеющие одинаковые типы, размеры и данные.
22.Многостраничные Формы: назначение, понятие вкладки, порядок соз дания.
Необходимость создания экранных форм, отражающих все элементы реально существующих входных документов, приводит к проблеме размещения огромного количества полей и оформляющих элементов на одном экране. Для создания таких форм используется инструмент Набор вкладок, который позволяет размещать информацию на нескольких страницах экранной формы. Для того, чтобы создать многостраничную форму, необходимо: 1. открыть форму в режиме Конструктора 2. выбрать инструмент Набор вкладок на панели элементов. 3. нажать мышью место предполагаемого размещения элемента в форме и указать размеры нового элемента. В форму будет добавлен элемент управления Набор вкладок, содержащий две страницы. При этом первой страницей является верхняя. 4. изменить наименование вкладок и оформить каждую как отдельную форму, разместив в ней соответствующие поля таблиц базы данных и элементы управления. Если требуется создать форму имеющую более двух страниц, то находясь в режиме конструктора, нажмите правую кнопку мыши на границе элемента управления Набор вкладок. В результате на экране появится контекстное меню, содержащее команды Добавить вкладку, Удалить вкладку и Последовательность вкладок. Воспользуйтесь указанными командами для изменения количества страниц формы.
23.Составные Формы: назначение, понятие главной и подчиненной форм, порядок создания.
Формы могут содержать данные из нескольких таблиц. Одним из способов создания такой формы является использование подчиненной формы. Подчиненная форма – это форма внутри другой формы. Внешняя форма такой конструкции называется главной, а форма, расположенная внутри главной – подчиненная. Вместе главная и подчиненная формы называются составной формой. В составной форме хорошо видны связи, установленные между записями двух и более числа таблиц. Подчиненные формы особенно эффективны при изображении данных из таблиц и запросов, связанных отношением один ко многим. При этом главная форма содержит поля, каждому из которых соответствует несколько записей починенной формы. Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, образующих один или два уровня. Это означает, что главная форма может содержать подчиненную форму, внутри которой находится еще одна подчиненная форма. Для того, чтобы главная и подчиненная формы изображали связанные данные, при разработке базовых таблиц (запросов) необходимо учитывать следующее 1. Базовые таблицы или запросы должны быть связаны отношением «один ко многим». Наличие связей между таблицами позволяет автоматически установить связи между формами при создании составной формы. 2. Базовые таблицы или запросы должны иметь связанные поля. Таблицы и запросы, которые используются в качестве источников данных для главной и подчиненной форм, должны иметь связанные поля. Связанные поля используются для отбора записей, изображаемых в подчиненной форме. 3. Базовые поля подчиненной формы должны быть индексированными. Если связанное поле не является первичным или внешним ключом, для него необходимо определить индекс в базовой таблице. При установке связей между первичным и внешним ключами индексы для этих полей создаются автоматически. Наличие индекса ускоряет открытие формы и перемещение между записями формы.
Создание составной формы. 1. создать главную форму, сохранит и закрыть. 2. создать подчиненную форму, указать тип таблицы, сохранить и закрыть 3. открыть главную форму в режиме конструктора 4. вернуться в окно базы данных кн. F11. 5. перенести подчиненную форму из окна базы данных в макет главной формы.
Таблицы, которые используются в главной и подчиненной формах должны содержать связные поля, имеющие одинаковые типы, размеры и данные.
Создание составной формы с помощью мастера.
1. Перейти на вкладку Формы и выбрать кнопку Создать.
2. в окне диалога Новая форма выбрать опцию Мастер форм.
3. В открывшемся диалоговом окне Создание форм, выбрать из списка Таблицы\запросы подчиненную форму.
4. Поместить в список выбранные поля.
5. выбрать из списка главную таблицу и поместить в список ее поля.
6. нажать кнопку далее и в новом окне мастера определите главную и подчиненныую формы.
7. выбрать внешний вид подчиненной формы.
в остальных диалоговых окнах выбрать стиль, задать имена форм, а также указать, в каком режиме следует открыть форму. Нажать кнопку Готово.
24. Отчеты: назначение, особенности, средства создания Отчетов. Макет отчета. Просмотр и печать Отчетов.
Создание отчета является эффективным способом представления данных в виде печатного документа. Несмотря на то, что формы и таблицы также можно печатать, отчеты предоставляют большие возможности в изображении и большую гибкость в группировании данных. Кроме того, отчеты являются эффективным способом печати регулярно используемой информации. Можно разработать и сохранить один макет отчета, а затем использовать его постоянно. После сохранения макета отчета он не меняется, но при печати отчета используются самые последние данные. Если в отчет потребуется внести изменения, можно перейти в режим конструктора и изменить макет этого отчета или создать новый отчет, используя макет этого отчета. MS Access позволяет создавать отчеты, которые:
• группируют данные.
• выполняют различные групповые вычисления.
• содержат подчиненные формы, подчиненные отчеты и диаграммы.
• представляют данные в удобном виде с использованием рисунков, линий и специальных шрифтов.
Большая часть данных представленных в отчете, берется из базовой таблицы или запроса, которые являются источниками данных. Сведения о постоянных элементах отчета хранятся в макете отчета. Кроме того можно создавать отчеты, не связанные ни с таблицами, ни с запросами. Примерами таких отчетов могут служить сопроводительное письмо и отчет, объединяющий два или большее число несвязанных подчиненных отчетов. Можно создавать отчет с помощью или без помощи мастера по разработке отчетов. Мастер по разработке отчетов ускоряет процесс создания отчета, выполняя большую часть работы. Для создания отчета .можно использовать следующие средства:
• Конструктор отчетов, в котором можно самостоятельно раз-рабатывать отчеты требуемой формы.
• Мастер отчетов, позволяющий достаточно быстро создать отчет на основе выбранных полей.
• Автоотчет: в столбец, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столб-цов.
• Автоотчет: ленточный, позволяющий автоматически создать ленточный отчет.
• Мастер диаграмм, создание отчета, содержащего отображе-ние данных в виде диаграммы.
• Почтовые наклейки, создание отчета для почтовых наклеек.
Чтобы создать один из типов отчетов предлагаемых MS Access, необходимо:
1. В окне базы данных перейти на вкладку “Отчет”
2. Нажать кн. Создать
3. В появившемся диалоговом окне выбрать тип создаваемого отчета
4. нажать ОК
Можно воспользоваться кн. Мастер, для выбора стандартных форм отчетов или пустого отчета. В этом случае окно отчета в режиме конструктора содержит макет отчета в его текущем состоянии и средства, предназначенные для изменения этого макета: панель инструментов, линейка, строка состояния и т.д. Макет отчета содержит 7 разделов, размер и расположение которых можно произвольно изменить. Типы разделов отчета. - Заголовок отчета - при формировании отчета для печати или предварительного просмотра, печать начинается с заголовка отчета. - Верхний колонтитул - отображается в начале каждой стра-ницы и под заголовком отчета. Объекты, расположенные в верхнем колонтитуле, предназначены для печати информации или рисунков в верхней части каждой страницы отчета. - Область заголовка группы - отображается перед первой за-писью каждой группы. - Область данных - содержит все данные таблиц (запросов), входящие в отчет. - Область примечания группы - содержит информации, под-водящую итоги по данной группе. - Нижний колонтитул - информация, отображаемая в конце каждой страницы отчета. - Область примечаний - данные последней страницы отчета. Первоначально окно конструктора отчетов содержит только область данных, а также верхнего и нижнего колонтитулов. Для того, чтобы добавить в отчет области заголовка(колонтитула) и примечания отчета, необходимо: • использовать команду Вид/Зоголовок(колонтитулы)/ примечание отчета. Ширина и высота областей отчета меняется с помощью мыши. Наиболее часто встречающимися вычисляемыми полями в отчете, являются: Текущая дата и номера страниц. Работа в окне отчета аналогична работе в окне формы, поля из таблицы помещаются в разделы окна отчета из списка полей, который вызывается на экран пиктограммой “Список полей”. Панель инструментов аналогична используемой в форме. Для вывода на экран меню свойства раздела активизируется заголовок раздела. Для отчета – 2 щелчка в области отчета вне разделов отчета.
Предварительный просмотр объекта
a. в режиме конструктора: файл – образец (возврат в режим конструктора из режима просмотра - закрыть )
b. из окна базы данных: файл – предварительный просмотр
Сохранение отчета
Файл – сохранить
Сохранение в формате других приложений
Файл – вывести в формате
25.Создание Отчета в режиме Конструктора.
Конструктор отчетов предоставляет инструменты для установки цветов и параметров отображения любых элементов и областей отчета. При этом можно удалять, добавлять, перемещать области с расположенными в них объектами. В отчёт могут быть добавлены вычисляемы поля, рисунки, линии, прямоугольники и объекты OLE, дополнительный текст и графика.
Для того, чтобы создать отчет с помощью конструктора, необходимо:
1. Перейтив окне базы данных на вкладку Отчёт
2. Нажать кнопку Создать
3. Из списка способов создания отчета выбрать Конструктор и нажать кнопку ОК.
Окно конструктора отчетов содержит сетку и панель элементов, для разработки отчета. Оно разбито на следующие области:
- Заголовок отчета – при формировании отчета для печати или предварительного просмотра, печать начинается с заголовка отчета.
- Верхний колонтитул – отображается в начале каждой страницы и под заголовком отчета. Объекты, расположенные в верхнем колонтитуле, предназначены для печати информации или рисунков в верхней части каждой страницы отчета.
- Область заголовка группы – отображается перед первой записью каждой группы.
- Область данных – содержит все данные таблиц (запросов), входящие в отчет.
- Область примечания группы – содержит информацию, подводящую итоги по данной группе.
- Нижний колонтитул – информация, отображаемая в конце каждой страницы отчета.
- Область примечаний – данные последней страницы отчета
Первоначально окно конструктора отчетов содержит только область данных, а также верхнего и нижнего колонтитулов.
Для того, чтобы добавить в отчет области заголовка и примечания отчета, необходимо использовать команду Вид / Заголовок/примечание отчета.
Ширина и высота областей отчета меняется с помощью мыши. Наиболее часто встречающимися вычисляемыми полями в отчете, являются: текущая дата и номера страниц.
Чтобы создавать поле «дата» в отчете, необходимо:
1. перейти в режим конструктора отчетов
2. выбрать инструмент Поле на панели инструментов
3. установить указатель мыши в нужное место отчета
4. удалить надпись, появившегося связанного объекта
5. выделить поле ввода и открыть для него окно свойств
6. перейти на вкладку Данные и нажать кнопку вызова Построителя выражения
7. открыть раздел Встроенные функции папки Функции и выбрать функцию Now().
Чтобы создать поле «номера страниц» в отчете, необходимо:
1. перейти в режим конструктора отчетов
2. вызвать команду Вставка / Номера страниц
3. в появившемся окне диалога «Номера страниц» установить формат и расположение создаваемого поля и нажать ОК.
Создание остальных элементов отчета (полей, содержащих данные таблиц/запросов, встроенные и созданные графические объекты) и цветовой гаммы аналогично созданию их в формах.
26.Сортировка записей в Отчете. Создание группы внутри отчета. Свойства группы.
Для многих отчетов требуется сортировать выводимые записи, а также разбивать их на группы. Группа - это набор записей, вместе с которыми печатается вводная и групповая информация, например заголовок группы. Группа может состоять из заголовка группы, вложенных групп, включенных в нее записей и примечания группы. Группирование позволяет разбить записи на логические группы. Для группирования можно использовать любое поле или выражение, причем одно и тоже поле или выражение может использоваться несколько раз. Если для группирования используются несколько полей иди выражении, то одни группы вкладываются в другие, образуя несколько уровней группирования. Первое поле, которое используется для группирования, образует первый, наиболее главный уровень группирования; второе поле, которое используется для груп-пирования, образует второй уровень группирования и т.д.
Для того, чтобы создать группу в отчете, необходимо:
• перейти в окно конструктора
• вызвать команду Вид/Сортировка и группировка.
• для ввода поля или выражения группировки установить курсор на первую свободную строку после введенных значений и, используя кнопку раскрытия списка, открывающую список полей таблицы, задать выражение сортировки.
• В нижней части окна диалога "Сортировка и группировка", задать свойства создаваемой группы:
Заголовок группы - помещает в отчете в области заголовка группы заголовок при группировке по выбранному полю или вы-ражению.
Примечание группы - помещает в области примечания группы примечание при группировке по выбранному полю или выражению
Группировка - определяет способ группировки данных на конкретном уровне группировки по полю иди выражению в чави-симос7и от типа данных. При группировке по выражению дос-тупны все значения для всех типов полей. По умолчанию, для всех типов данных задается группировка По полному значению
Интервал — указывает величину интервалов, на которые должны быть разбиты значения в группируемом поле. Допусти-мые интервалы группировки определяются типом данных и зна-чением свойства Группировка поля или выражения, по которому проводится группировка.
Не разрывать - указывает, следует ли печатать разные эле-менты данной группы, в том числе заголовок, область данных и область примечаний, на одной странице отчета.
Чтобы удалить группу или сортировку, необходимо:
• вызвать команду Вид/Сортировка и группировка.
• в появившемся диалоговом окне выделить сгруппирован-ные или отсортированные поля и нажать клавишу Delete.
Предварительный просмотр объекта
a. в режиме конструктора: файл – образец (возврат в режим конструктора из режима просмотра - закрыть )
b. из окна базы данных: файл – предварительный просмотр
Сохранение отчета
Файл – сохранить
Сохранение в формате других приложений
Файл – вывести в формате
Макросы
Формы
Таблицы (хранимые данные)
апросы
Модули
Отчеты