Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Тема: Учет и контроль материалов
Студент Дьяченко Галина Васильевна ____________________
(подпись)
(подпись)
Рецензент Бурылина Вера Владимировна ____________________
(подпись)
Допустить к защите ГАК
Зав. кафедрой
______________________
«____» __________2005 г.
Ульяновск 2005
УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра ____________________________________________________
Специальность: Бухгалтерский учет, анализ и аудит.
ЗАДАНИЕ
ПО ДИПЛОМНОЙ РАБОТЕ
Студент Дьяченко Галина Васильевна
Подпись студента:__________________________
Подпись руководителя дипломной работы (проекта):___________________________
Содержание
Введение…………………………………………………………………………....3
Глава 1 Теоретические основы бухгалтерского учета и
контроля материалов……………………………………………………………....5
1.1 Принципы организации бухгалтерского учета
и контроля материалов………………………………………………………….…5
1.2 Понятие материалов, их классификация, учет………………………...……10
1.3 Методы оценки материалов………………………………………………….14
1.4 Документальное оформление поступления материалов,
их отпуска и использования в производстве………………………………........20
Глава 2 Бухгалтерский учет материалов в Ульяновском техникуме
экономики и права……..…………………………………………….…………....27
2.1 Краткая характеристика деятельности техникума экономики и права……27
2.2 Оценка организации бухгалтерского учета материалов……………………31
2.3 Документальное оформление поступления и расходования материалов…39
2.4 Организация складского хозяйства в Ульяновском техникуме
экономики и права………………………………………………………………….…48
2.5 Синтетический и аналитический учет материалов в техникуме………………….52
Глава 3 Контроль товарно - материальных ценностей
в Ульяновском техникуме экономики и права………………………………….58
3.1 Контроль хранения материалов на складе…………………………………..58
3.2 Контроль списания материалов в производство (использование)
и выбытия материалов на сторону………………………………………………63
3.3 Контроль производственного и хозяйственного инвентаря…………….….68
Заключение………………………………………………………………………...72
Список использованных источников………………………………………….…75
Приложения………………………………………………………………………..78
Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению. Экономическая среда в обществе в настоящее время нестабильна, ее динамика предполагает необходимость превращения современных предприятий во все более сложные системы.
Основным условием организации производства и оказания услуг является обеспечение организаций (предприятий) материальными ресурсами: сырьем, материалами, топливом, энергией, полуфабрикатами.
В процессе потребления материальных ресурсов происходит их трансформация в материальные затраты, поэтому экономнее использование топлива, сырья, материалов, энергии снижает себестоимость продукции и услуг. Поэтому избранная тема дипломной работы является весьма актуальной.
Целью дипломной работы является изучение и оценка практики бухгалтерского учета и контроля использования материалов в среднем профессиональном образовательном учреждении – Ульяновском техникуме экономики и права Центросоюза Российской Федерации.
Задачи исследования дипломной работы:
1. Изучить теоретические основы бухгалтерского учета и контроля материалов, в частности: принципы организации бухгалтерского учета и контроля материалов; понятие, классификацию материалов, их учет; методы оценки материалов; документальное оформление поступления и отпуска материалов на использование и производство.
2. Дать экономическую характеристику деятельности Ульяновского техникума экономики и права, рассмотреть особенности бухгалтерского учета и контроля материалов в техникуме, в том числе:
- оценку организации бухгалтерского учета материалов;
- документальное оформление поступления и расходования материалов;
- организацию складского хозяйства в техникуме;
- синтетический и аналитический учет материалов.
3. Рассмотреть порядок проведения контроля материалов в Ульяновском техникуме экономики и права, в частности:
- контроль хранения материалов на складе;
- контроль списания материалов на использование и на сторону;
- контроль производственного и хозяйственного инвентаря.
Объектом исследования выбран Ульяновский техникум экономики и права. Техникум осуществляет подготовку специалистов со среднеспециальным образованием в области экономики и права, переподготовку специалистов в данных областях, а также проводит конференции, организует курсы повышения квалификации.
Бухгалтерский учет в техникуме осуществляется в соответствии с нормативными документами, определяющими порядок ведения учета и налоговых платежей в Российской Федерации:
Глава 1 Теоретические основы бухгалтерского учета и контроля материалов
Бухгалтерский учет является одной из функций управления и представляет собой упорядочению систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Независимо от форм собственности бухгалтерского учета в организации (на предприятии) должен вестись в соответствии со следующими принципами:
В международной практике учета основными принципами бухгалтерского учета являются:
- принцип продолжения деятельности организации (предприятия);
- принцип постоянства в методах учета;
- принцип начисления (накопления, прироста) [36, с.212].
В современном бухгалтерском учете материалов и их контроля учитываются и другие учетные принципы:
При учете материалов в настоящее время предприятия руководствуются методическим руководством Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 от 09.06.2004г. №44Н. В этом документе установлены правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организации.
Данное Положение определяет:
Управление экономикой осуществляется на основе экономической информации, которая возникает и функционирует в связи с хозяйственной деятельностью, отражая объективные закономерности производственных отношений.
Учетная политика организации бухгалтерского учета и контроля материалов базируется на базовых и основных принципах.
К базовым принципам относятся допущения, предполагающие определенные условия, создаваемые организацией при постановке учета материалов, которые не должны меняться.
Исходя из базовых принципов должна формироваться учетная политика и составляться бухгалтерская отчетность.
Перечень допущений (базовых принципов):
Допущения используемые в Российской практике, определены бухгалтерским стандартом «Учетная политика организации» - ПБУ 1/98, и концепцией бухгалтерского учета в рыночной экономике России (1997г.).
Основным принципом, означающим соблюдение принятых правил организации и ведения бухгалтерского учета и контроля материалов являются Требования (таблица 1).
Согласно п.7. Положения «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98) бухгалтерский учет материалов должен отвечать требованиям полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, рациональности и непротиворечивости [14, с. 18].
Таблица 1 - Краткая характеристика базовых допущений (принципов), применяемых в бухгалтерском учете и контроле материалов
Наименование |
Определение |
|
Имущественная обособленность |
Имущество и обязательства организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственников этой и других организаций. |
|
Непрерывность деятельности |
Организация будет продолжать свою деятельность в обозреваемом будущем и у нее нет намерений и необходимости ликвидации или сокращения деятельности |
|
Последовательность применения учетной политики |
Выбранная организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому |
|
Временная определенность фактов хозяйственной деятельности |
Факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от времени фактического поступления материалов, денежных средств, связанных с этими фактами |
В процессе управления хозяйственной деятельностью по учету и контролю материалов экономическая информация также должна соответствовать требованиям, указанным в таблице 2.
Объективность информации – отражение учетной информации без ее искажения.
Достоверность информации – каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в письменной форме (документально).
Оперативность информации – своевременное представление учетных данных
о материалах.
Полнота и доброкачественность информации – сбор и представление всей учетной информации для управления и контроля, исключая дублирование.
Ясность и доступность информации – возможность прямого использования учетной информации о материалах для целей управления.
Пунктом 6 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России определены базовые требования к учетной информации:
Полезность – целевое предназначение материалов.
Таблица 2 - Характеристика основных требований применяемых в бухгалтерском учете и контроле материалов
Наименование |
Определение |
|
Полнота |
Отражение в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, в т.ч. по учету и контролю материалов |
|
Своевременность |
Отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете материалов по мере их совершения |
|
Осмотрительность |
Большая готовность к бухгалтерскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская создания скрытых резервов) |
|
Приоритет содержания перед формой |
Отражение в бухгалтерском учете материалов фактов хозяйственной деятельности исходя не только из правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования |
|
Непротиворечивость |
Тождество данных аналитического учета материалов оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца, а также показателей отчетности данным синтетического и аналитического учета |
|
Рациональность |
Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета и контроля материалов исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации |
Уместность – значимость информации для принятия решений заинтересованных пользователей.
Сравнимость – наличие возможности сравнить учетную информацию за разные периоды времени для определения тенденции в финансовых результатах деятельности [17, с. 27].
Выполнение требований к информации, формируемой в бухгалтерском учете и контролю материалов обеспечивается тем, что заинтересованные пользователи информации должны быть информированы об учетной политике, принятой организацией.
Материалы – это часть материально-производственных запасов целиком потребляемая в хозяйственной деятельности и полностью переносящая свою стоимость на стоимость продукции, выполняемых работ или услуг.
В зависимости от роли в выполнении работ и услуг, в процессах производства материалы подразделяются на следующие группы:
Сырье и основные материалы – предметы труда, из которых изготовляют продукт и которые образуют материальную (вещественную) основу продукта. Сырьем называют продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности (уголь, руды, зерно и т.п.), а материалами — продукцию обрабатывающей промышленности (ткань, сахар, мука и т.п.).
Вспомогательные материалы используются для воздействия на сырье и основные материалы придания продукту определенных потребительских свойств или же для обслуживания и ухода за орудиями труда и обеспечения процесса производства.
Из группы «вспомогательные материалы» выделяют: инвентарь и хозяйственные принадлежности – это часть материально-производственных запасов организации, используемых в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла.
Топливо предназначается для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий. Топливо бывает нескольких видов: нефтепродукты (нефть, ди зельное топливо, бензин), твердое топливо (уголь, дрова), газообразное топливо.
Запасные части служат для ремонта и замены износившихся частей машин, оборудования и транспортных средств. К запасным частям отно сятся автомобильные шины в запасе и в обороте.
Тара и тарные материалы — предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики и коробки), а также материалы и детали, предназначенные для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручное и др.).
Покупные полуфабрикаты — это продукция сторонних организаций, которая потребляется в производственном цикле данной организации, требует затрат по дальнейшей обработке или сборке и входит в матери альную основу производимой продукции. Примером покупных полуфабри катов могут служить компьютерные платы, строительные конструкции.
Возвратные отходы производства - это остатки сырья и мате риалов (опилки, стружка и др.), образовавшиеся в процессе производ ства продукции и полностью или частично утратившие потребительские свойства исходных сырья и материалов.
Прочие материалы - неисправимый брак, а также материальные ценности, полученные от выбытия основных средств и ИХП (металлолом, утильсырье, изношенные шины), которые не могут быть использованы в данной организации в составе материалов, топлива или запасных частей.
Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.
Внутри каждой группы материалы подразделяют на виды, сорта, марки, типы и размеры. Каждому наименованию материалов, сорту, размеру присваивается числовое обозначение (номенклатурный номер), которое заносится в специальный реестр (номенклатура-ценник). В нем указывается твердая учетная цена и единица измерения материалов. Эта информация относится к условно-постоянной и многократно используется для получения необходимых выходных данных.
При использовании в учете ЭВМ содержание номенклатуры-ценника можно существенно расширить, введя в него показатели нормы запаса, номеров синтетических счетов и субсчетов и некоторые другие постоян ные признаки.
Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляется по сме шанной порядко-серийной системе, с использованием семи - восьмизначных кодов. Первые два знака указывают синтетический счет, третий - субсчет, один или два следующих знака обозначают группу материалов, остальные - различные признаки характеристики материала.
Информация, содержащаяся в номенклатурах-ценниках, относится к условно-постоянной, она записывается на машинные носители и много кратно используется для получения необходимых выходных данных.
Существует несколько способов аналитического учета материалов в бухгалтерской службе: сортовой способ, способ учета по номенклатур ным номерам, оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ [20, с. 146].
Сортовой способ. Бухгалтерия открывает на каждый вид и сорт материалов карточки количественно-суммового учета, в которых на ос новании первичных документов фиксируются операции поступления и расхода материалов в натуральном (по количеству) и денежном выра жении. Таким образом, аналитический учет в бухгалтерии дублирует склад ской учет на карточках учета материалов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составля ются оборотные ведомости аналитического учета, открываемые по мате риально ответственным лицам. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям аналитического учета должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.
Способ аналитического учета по номенклатурным номерам подразумевает отказ от ведения карточек аналитического учета и осуще ствление группировки первичных приходных и расходных документов по -номенклатурным номерам. В конце месяца определяются итоговые дан ные о поступлении и расходе каждого вида материалов, и на их осно вании составляются оборотные ведомости аналитического учета. Обо ротные ведомости составляются в натуральном и стоимостном выраже нии отдельно по каждому складу в разрезе соответствующих синтети ческих счетов и субсчетов.
Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ аналитиче ского учета: при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) способе ана литического учета материалов в бухгалтерии ведется только в суммовом выражении. На складах материально-ответственные лица ведут количе ственно-сортовой учет с использованием карточек учета материалов, которые заполняются согласно данным первичных документов по дви жению материалов. Первичные документы поступают в бухгалтерию, и не реже одного раза в неделю работник бухгалтерии сверяет данные кар точек учета материалов с данными первичных документов. Факт провер ки карточек подтверждается подписью бухгалтера.
На первое число месяца и на день инвентаризации материально-ответственное лицо по данным карточек учета материалов подсчитывает количество поступивших и выбывших материалов и определяет остаток материалов. Данные об остатках материалов в разрезе номенклатурных номеров переносятся в Сальдовые ведомости. Сальдовые ведомости составляются по складам и по материально-ответственным лицам и показывают остатки материалов на складе без оборотов прихода и расхода.
Первичные документы по движению материалов, поступившие в бухгалтерию, после их проверки и таксировки используют для составления суммовых оборотных ведомостей по каждому складу в отдельности.
Таким образом, основным регистром аналитического учета движения материалов является Ведомость №10 «Движение материальных ценностей».
1.3 Методы оценки материалов
В соответствии с ПБУ 5/01 материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Определение фактической себестоимости зависит от порядка поступления материалов в организацию.
Если материалы приобретены за плату, то фактической себестоимостью признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость (НДС) и других налогов.
Фактическими затратами на приобретение материалов могут быть:
При отпуске материалов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) их оценка производится одним из следующих способов:
Оценка материалов по средней себестоимости производится по каждой группе (виду) материалов путем деления общей себестоимости группы (вида) материалов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших материалов в течении данного месяца.
Оценка материалов по себестоимости первых по времени приобретения (способ ФИФО) основана на допущении, что материалы используются в течении месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т.е. материалы должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретения с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца.
При применении этого метода оценка материалов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретения материалов.
Оценка по себестоимости последних по времени приобретения материалов (способ ЛИФО) основана на допущении, что материалы, первыми поступившие в организацию, должны быть оценены по себестоимости последних в последовательности приобретения.
При применении этого способа оценка материалов, находящихся в запасе на конец месяца, производится по фактической себестоимости ранних по времени приобретения, а в себестоимости проданных товаров, работ, услуг учитывается себестоимость поздних по времени приобретения материалов.
По каждой группе (виду) материалов в течение отчетного года применяется один способ (метод) оценки.
Оценка материалов на конец отчетного периода (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) производится в зависимости от принятого способа (метода) оценки материалов при их выбытии, т.е. по себестоимости каждой единицы запасов, по средней себестоимости, себестоимости первых или последних по времени приобретений.
Материалы отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией, исходя из способа использования продукции, выполнения работ, услуг, либо управленческих нужд организации.
Оценка материалов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях, путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией материалов по договору [25, с. 251].
В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного приказом Минфина РФ от 09.06.2001г. №44Н материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Этот документ конкретизирует перечень расходов предприятия, которые должны быть учтены при формировании фактической себестоимости материалов [12, с. 44].
Формирование фактической себестоимости материалов может осуществляться следующими способами:
Рассмотрим данные способы формирования фактической себестоимости материалов:
1. Формирование фактической себестоимости материалов на счете 10:
При этом способе все данные о фактических расходах, понесенных при заготовление материалов, собираются по дебету счета 10. При этом в учете делаются проводки:
Дебет 10 Кредит 60 – отражена покупная стоимость материалов на основе накладной и счета-фактуры поставщика.
Дебет 10 Кредит 76 – отражены транспортные расходы по приобретению материалов (на основании счета-фактуры транспортной организации).
Дебет 10 Кредит 76 – отражены расходы по оплате услуг посреднической организации по приобретению материалов (на основании счета-фактуры посредника).
Дебет 19 Кредит 60 (76) – учет НДС по оприходованным материалам (транспортным расходам вознаграждению посреднической организации).
Дебет 10 Кредит 66 – начислены проценты за банковский кредит, использованный на закупку материалов.
Аналитический учет по счету 10 организуется по отдельным наименованиям материалов и местам их нахождения.
Рассмотренный метод формирования фактической себестоимости заготовления материалов целесообразно использовать предприятиям (организациям), у которых:
2. Формирование фактической себестоимости материалов с применением счетов 15 и 16: суть этого метода состоит в том, что информация о фактической себестоимости материалов выявляется путем суммирования данных, отраженных по дебету счета 10 «Материалы» и дебету счета 16 «Отклонение от стоимости материалов». При этом по дебету счета 10 материалы учитываются по учетным ценам, а на счете 16 показывается разница между учетной ценой и фактической себестоимостью заготовления материалов.
В качестве вспомогательного счета используется счет 15 «Заготовление и приобретение материалов».
Предприятиям предоставлено право самостоятельно устанавливать принципы формирования учетной цены. Она может быть:
Любой выбранный метод должен быть закреплен в учетной политике организации.
При поступлении материалов на склад они приходуются по учетной цене проводкой:
Дебет 10 Кредит 15 – оприходованы материалы по учетным ценам используемым в дальнейшем для расчета себестоимости списания материалов по методу ЛИФО, ФИФО или средней себестоимости.
Дебет 15 Кредит 60 – отражена покупная стоимость материалов на основании счета-фактуры поставщика.
Дебет 15 Кредит 76 – отражены транспортные расходы по приобретению материалов (на основании счета-фактуры транспортной организации).
Дебет 15 Кредит 76 – отражены расходы по оплате услуг посреднической организации (счет-фактура посредника).
Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтен НДС по оприходованным материалам (транспортным расходам, вознаграждению посредника).
Дебет 15 Кредит 66 – начислены проценты за банковский кредит, используемый на закупку материалов.
Для оперативного учета важно, чтобы каждый вид расходов мог быть четко отнесен к конкретному виду и партии материалов. Поэтому аналитический учет по счету 15 ведется по отдельным наименованиям материалов и месту их нахождения.
Таким образом, по Дебету счета 15 формируется информация о фактической себестоимости материалов, а по Кредиту счета 15 – информация об их учетной цене.
В конце отчетного месяца остаток по счету 15 списывается за счет счета 16 «Отклонение в стоимости материалов», при этом в бухгалтерском учете делается проводка:
Дебет 20 Кредит 10 – списаны материалы в производство.
Дебет 20 Кредит 10 – списана сумма отклонений в стоимости материалов на затраты по производству продукции (работ, услуг).
Этот метод удобен в учете, т.к. если аналитический учет по счетам 10 и 15 ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованием (видам, сортам, размерам и т.д.), то аналитический учет по счету 16 ведется по группам материалов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений. Такой порядок упрощает расчеты [22, с. 317].
Учет материалов принадлежащих организации на правах собственности (а также правах хозяйственного ведения и оперативного управления) ведется на балансе в зависимости от их видов на следующих счетах:
07 «Оборудование к установке» - учитывается оборудование к установке до его монтажа;
10 «Материалы» - сырье, материалы, топливо, запчасти и прочие материалы, предназначенные для использования в производстве продукции, работ и услуг;
43 «Готовая продукция» - продукция, предназначенная для продажи;
41 «Товары» - товары, приобретенные организацией для продажи.
Бухгалтерский учет материалов, не принадлежащих организации, но по разным причинам находящихся у нее, ведется за балансом по счетам:
002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» - учитываются материалы, по которым организация отказалась от оплаты: которые нельзя по условию договора использовать до их полной оплаты и др.;
003 «Материалы, принятые в переработку» - учитываются запасы материалов в организациях, занятых переработкой сырья;
004 «Товары, принятые на комиссию» - учитываются материалы, принятые посреднической организацией для продажи на условиях торговой комиссии;
005 «Оборудование, принятое для монтажа»;
Основными нормативными актами определяющих порядок учета материалов по ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» от 09.06.2001г. и методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ 28.12.2001г.
Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:
а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогич ным договорам в соответствии с действующим законодательством;
б) путем изготовления материалов силами организации;
в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал органи зации;
д) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения). На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платеж ные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качествен ные удостоверения и др.). Организация самостоятельно устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:
- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
- проверять соответствие данных этих документов договорам постав ки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и ко личеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
- проверять правильность расчетов в расчетных документах;
- акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частич но или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
- определять фактические размеры ответственности в случае наруше ния условий договора;
- передавать документы в подразделения организации (бухгалтерс кую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации. Для получения материалов со склада поставщика или от транспор тной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются со ответствующие документы и доверенность на получение материалов [24, с. 219].
Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отде лу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования материалов.
Материалы в организации должны быть своевременно оприхо дованы.
При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отно шении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.
Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.
Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, пу тем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фак тическими данными (по количеству и качеству).
На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одно го приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер [28, с.351].
Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, на кладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты ука занного штампа, и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.
При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих матери алов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, полу чаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данны ми накладной и фактическими данными).
Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в органи зацию материалов, учитываются в следующем порядке:
1) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену постав щика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценно стей» (Дебет 94 Кредит 60, 76). Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов (Дебет 10/ТЗР, 15, 16 Кредит 94). Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;
2) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости [28, с.184].
Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) цеха подразде ления организации участкам, бригадам, на рабочие места устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации.
В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов организации в подразделения организации, на участки, в бригады, на рабочие места указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наи менование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.
Организация может осуществлять отпуск материалов или их отдель ных групп, видов, наименований своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутрен нее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получив шего их подразделения.
На фактически израсходованные материалы подразделение-получа тель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наиме нование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количе ство и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выпол ненных работ [31, с. 10].
Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) произ водятся на основании указанного выше акта.
Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на произ водство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отде лом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации.
Первичными учетными документами по отпуску материалов со скла дов организации в подразделения организации являются лимитно-за борная карта (типовая межотраслевая форма № М-8), требование-на кладная (типовая межотраслевая форма № М-11), накладная (типовая межотраслевая форма № М-15). Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов. Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организа ции, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц.
При получении материалов для производства изделий (продукции) взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о бра ке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.
При замене материала, предусмотренного установленной для данно го изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену.
Отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организа ции на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Материалы отпускаются на основа нии лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета. Здесь же указывается шифр или наименование заказа (затрат). При этой системе отпуска материалов со склада карточка складско го учета является регистром аналитического учета и одновременно вы полняет функции первичного учетного документа [35, с. 285].
Передача материалов с одного склада организации на другой склад организации, а также со склада одного подразделения организации на склад другого подразделения организации оформляются накладными на внутреннее перемещение.
Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о нали чии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство передаются в бухгалтер скую службу организации согласно утвержденному порядку документо оборота. Материалы, отпущенные обособленным подразделениям организации, состоящим на отдельных балансах, списываются с учета с одновремен ным отнесением их стоимости на расчеты с указанными подразделе ниями. Для распределения стоимости отпущенных в производство и на другие цели материалов по видам продукции (работ, услуг) и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов. В указанной ведомости материальные затраты (включая ТЗР) приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них — по заказам (изделиям, видам продукции, работам, услугам) и статьям расходов.
Отпуск материальных ценностей на изготовление продукции не все гда означает их использование в производстве. Поэтому для правильно го определения материальных затрат в процессе производства исполь зуются методы: документального оформления отклонений от норм, уче та расхода по партиям, инвентаризации.
Метод документального оформления отклонения фактического расхода материальных ценностей от норм применяется при поштучном отпуске материалов сверх лимита, замене одного вида материалов дру гим и т.п. В этом случае отклонения от норм документируются специ альными требованиями на дополнительный отпуск, на замену и т.п. При отпуске немерных, некондиционных материалов отклонения выявляются непосредственно в документах на отпуск материалов в производство.
Метод партионного раскроя применяется при отпуске материалов по весу и в измерении по площади. На каждую партию металла, кожи или ткани составляется раскройный лист или карта, в которых указыва ется количество материала, норма расхода. После раскроя указывается, также, количество выкроенных деталей (заготовок), отходов и результат (экономия или перерасход). Экономия или перерасход определяется путем сравнения фактического расхода материалов с нормативным. Расход ма териала по норме выявляется путем умножения количества заготовок на норму расхода. Таким образом, повседневно контролируется расход материалов, выявляются причины и виновники. Аналогично ведется контроль и в отношении отходов.
Метод инвентаризации применяется для определения фактическо го расхода материалов и выявления отклонений от норм в случае не возможности использования других способов контроля. Данный метод основан на проведении инвентаризации остатков неизрасходованных ма териалов за смену, декаду или месяц. Сроки проведения инвентаризации остатков материалов зависят от специфики производства, характера из готавливаемой продукции, периода изготовления и других условий.
Фактический расход материалов определяется расчетным путем: к остаткам неизрасходованных материалов на начало периода прибав ляется количество отпущенных в производство материалов и вычитают ся остатки неизрасходованных материалов на конец периода. Данные об остатках выявляются инвентаризацией, а об отпущенных материалах - по первичным документам. Полученный фактический расход материала в со ответствующий период сопоставляется с нормативным и выявляется эко номия или перерасход. Нормативный расход материалов определяется умножением фактического количества изготовленной продукции за смену, декаду или месяц на действующую норму расхода. Метод инвентаризации трудоемок и требует хорошей организации уче та, выработки деталей по операциям, на которых расходуются материалы.
Глава 2 Бухгалтерский учет материалов в Ульяновском техникуме экономики и права
2.1 Краткая характеристика деятельности техникума экономики и права
Ульяновский техникум экономики и права создан в 1957 году на базе Ульяновской торгово-кооперативной школы. Сегодня является средним профессиональным образовательным учреждением потребительской кооперации, имеет лицензию на право ведения образовательной деятельности и государственную аккредитацию.
Техникум зарегистрирован Регистрационной палатой мерии г.Ульяновска № 960-р от 12.08.1994г. Юридический адрес техникума: 432002, г.Ульяновск, ул.Марата 2/5 (приложение Б).
В своей деятельности техникум руководствуется Гражданским Кодексом РФ, Федеральным Законом РФ «О внесении изменений и дополнений в Закон РФ об образовании», законом «О потребительской кооперации (потребительских обществах, их союзах) в Российской Федерации», типовым Положением об образовательном учреждении среднего профессионального образования, другими законодательными актами РФ и осуществляет свою деятельность по оказанию образовательных услуг в соответствии с лицензией и Уставом техникума.
Техникум является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, смету, расчетный счет в банке, штамп, бланки, гербовую и другие печати. Может от своего имени приобретать имущественные и неимущественные права и нести обязанности, быть стороной в суде и арбитражном суде.
Техникум отвечает по своим обязательствам находившимися в его распоряжении денежными средствами. При отсутствии у техникума средств субсидиарную ответственность по его обязательствам несет Учредитель - Центросоюз РФ.
Техникум является некоммерческой организацией, имеющей право осуществлять предпринимательскую деятельность, которая служит достижению целей его создания и соответствует этим целям.
Основные задачи техникума:
Структурные подразделения техникума:
Техникум организует образовательный процесс в соответствии с государственными образовательными стандартами начального и среднего профессионального образования.
Техникум осуществляет прием для обучения на базе:
Техникум реализует образовательные программы на договорной основе с организациями и предприятиями потребительской кооперации физическими и юридическими лицами. Образовательные программы реализуются в разных формах: очной, очно - заочной (вечерней), в форме экстерната, заочной.
Перечень специальностей, по которым ведется подготовка кадров в техникуме, определяется в лицензии. Отношения техникума и его структурных подразделений с обучающими регламентируются и оформляются в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами, приказами и распоряжениями по техникуму, Правилами внутреннего распорядка техникума, Правилами проживания в общежитии, а также договорами, определяющими виды платных образовательных услуг, сроки обучения, размер оплаты за обучение и иные услуги.
Педагогический коллектив Ульяновского техникума экономики и права укомплектован 50 штатными преподавателями, 7 преподавателями - совместителями, и 4 преподавателями с почасовой оплатой.
Все 100% преподавателей имеют высшее образование. Педагогическое образование имеют 42 преподавателя (84%).
Подготовка специалистов в техникуме ведется по специальностям: «Правоведение», «Менеджмент», «Коммерция», «Товароведение продовольственных товаров», «Товароведение непродовольственных товаров», «Экономика и бухгалтерский учет», «Организация обслуживания в сфере сервиса».
По всем специальностям техникум прошел лицензирование, аккредитацию и аттестацию.
Учебный и воспитательный процесс в техникуме обеспечивается учебным корпусом площадью 4914 м2, двумя корпусами общежитий площадью 3894 м2 и арендой помещений (спортивные залы и стадион, залы для практики).Общая площадь для организации учебного процесса составляет 5973 м2 или в расчете на 1 студента контингента, приведенного к очной форме, обучающихся в одну смену, приходится 9,4 м 2. Состояние учебных, вспомогательных помещений, общежитий удовлетворительное и соответствует требованиям подготовки специалистов.
Техникум имеет актовый зал на 254 места, библиотеку и читальный зал, комнату физической разгрузки, обеспеченную тренажерами, столовую на 95 посадочных мест, медицинский пункт. Во всех помещениях ведется текущий ремонт. За 2004-2005 учебный год сумма расходов на ремонтные работы составила 179 791 руб.
Для обеспечения образовательного процесса необходимой учебно-методической документацией техникум использует собственную полиграфическую базу, в которой 6 ксероксов типа «Canon», ризограф, термоклеевой переплетный аппарат, электрический степлер, аппарат для переплета пружинный, резак для бумаги и другой инвентарь для множения и оформления методических работ преподавателей.
Должное внимание уделяется компьютеризации учебного процесса.
Техникум имеет 65 компьютеров, в т.ч.40 – марки «Pentium II» и выше.
Оснащенность компьютерами составляет 8 компьютеров на 100 студентов. Имеется выход в Internet, электронный почтовый адрес.
Техникум уделяет особое внимание развитию и укреплению материально-технической базы. За 2004-2005 учебный год через учебные кабинеты приобретены: видеотехника, компьютеры и их составляющие для обновления, спортивный инвентарь, натуральные образцы товаров, оборудование для учебного магазина (зернодробилка, сепаратор, маслобойка, станок для заточки и др.).В учебном магазине функционирует единый расчетный узел, оснащенный сканером. Большую помощь в учебно-воспитательном процессе оказывает внутренняя телестудия. По всем специальностям аудитории оборудованы телевизором, видеомагнитофоном.
Общая сумма приобретений для совершенствования материально-технической базы учебно-воспитательного процесса составила за 2004-2005 учебный год – 395525 руб.
В техникуме учебно-воспитательный процесс обеспечивают 4 компьютерных класса, объединенных в единую локальную сеть, используется
33 комплекта компьютерных программ, функционирует созданный
в 2003 году ЦКМИ – центр компьютерной межпредметной интеграции, - основной задачей которого является внедрение компьютерных технологий по специальностям.
Большая роль в учебно-воспитательном процессе отводится
библиотеке техникума. Ее фонд составляет 56 533 экземпляра. Только за прошедший учебный год приобретено 969 экземпляров на сумму 68 896 руб. Систематически списывается изношенная и устаревшая литература.
Техникум располагает двумя общежитиями, в которых проживает
в среднем 160 студентов техникума. Медицинское обслуживание
студентов осуществляется фельдшером медпункта, расположенного в учебном корпусе. В учебном корпусе функционирует столовая на 95 мест, поэтому студенты обеспечены горячим питанием.
2.2 Оценка организации бухгалтерского учета материалов
Руководствуясь Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, Налоговым кодексом РФ (ч.I,ч.II),Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (приказ Минфина России от 09.12.1998г. № 60-Н) с учетом изменений с января 2002г. в техникуме разработана и утверждена Приказом №22 от 27.04.2005г. Учетная политика техникума.
В учетной политике определены задачи бухгалтерского учета и налогового учета и налогообложения:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности техникума и его финансовом и имущественном положении;
- финансово-хозяйственной деятельности;
Выбор учетных процедур и технология учетного процесса определены с учетом особенностей работы техникума.
В соответствии с Законом РФ № 129-ФЗ ответственными лицами за реализацию учетной политики являются:
- за организацию учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций – руководитель техникума;
- за формирование учетной политики, ведение налогового и бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной отчетности – главный бухгалтер техникума.
Все денежные, финансовые документы, доверенности подписываются директором и главным бухгалтером техникума.
Учетная работа осуществляется в техникуме бухгалтерией, которая является структурным подразделением. Руководство учетной работой осуществляет главный бухгалтер (он назначается и подчиняется директору). Все работники бухгалтерии руководствуются утвержденными инструкциями. В техникуме есть четкое распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, утвержденное руководителем, которое необходимо для четкой организации бухгалтерского учета и повышения ответственности работников за выполнение своих обязанностей.
Бухгалтерский учет в техникуме ведется по книжной (журнальной) форме с применением ПЭВМ на отдельных участках; налоговый учет – с применением регистров рекомендованных Министерством по налогам и сборам РФ.
Для регистрации хозяйственных операций используется рабочий план счетов, утвержденный в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (приказ Минфина РФ от 31.10.2002г.№ 94-Н).
Первичная регистрация хозяйственных операций ведется с применением первичных учетных документов. Для учета операций, по которым нет унифицированных форм документов, применяются формы документов, утвержденные в техникуме (приложение Б).
Систематический учет ведется по утвержденным формам с применением книг (журналов) аналитического учета. Систематический учет ведется в регистрационном журнале и Главной книге (К-40; К-41). Аналитический учет ведется по утвержденным формам с применением книг (журналов) аналитического учета.
Для синтетического и аналитического учета применяются следующие регистры:
- К-1 - для учета операции по кассе и расчетному счету в банках;
- К-10 - для расчета с подотчетными лицами;
- К-17 - для учета расчетов с дебиторами и кредиторами, с поставщиками, покупателями;
- К-39 - для учета расходов по статьям согласно главе 25 Налогового Кодекса;
- К-41 (Главная книга) для учета по синтетическим счетам;
- К-40 (Регистрационный журнал) - для регистрации мемориальных ордеров;
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
- Журнал учета выданных доверенностей и контроля за их использованием;
- Журнал регистрации платежных поручений;
- Журнал регистрации счетов-фактур;
- Книга покупок;
- Книга продаж;
- Книга кассира - операциониста.
Номенклатура дел и сроки хранения ежегодно утверждаются директором техникума по согласованию с ЭГЖ архивного отдела Администрации Ульяновской области. Срок хранения первичных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и расходы, уплаченные налоги, установлен в течение 4 лет в соответствии с п.8 ст.23 Налогового Кодекса.
Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с порядком ведения кассовых операций. Перечень работников, которым разрешается выдача сумм под отчет, сроки выдачи утверждены директором техникума (приложение В).
Инвентаризация денежных средств производится ежемесячно, основных средств, другого имущества и расчетов не реже одного раза в год, библиотечного фонда не реже 1 раза в 5 лет в соответствии с методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995г. №49. Конкретные сроки проведения инвентаризации утверждены директором техникума (приложение В).
Документооборот организуется в соответствие с действующими положениями. Материально-ответственные лица представляют все приходные и расходные документы в бухгалтерию вместе с отчетом по установленным формам.
Сроки и порядок представления документов и отчетов утверждены директором.
Бланки строгой отчетности (чековые книжки, дипломы, свидетельства, удостоверения, академические справки и другие) хранятся в кассе. Ведение дел и сроки хранения документов осуществляются в соответствие с номенклатурой дел техникума (приложение В).
Смета расходов на содержание техникума утверждается директором техникума.
Стоимость обучения в техникуме определяется с учетом сметы расходов на содержание техникума, контингента (планируемого) студентов и ожидаемой инфляции цен (тарифов) на планируемый год.
Бухгалтерская отчетность составляется и предоставляется один раз в квартал учредителю, налоговой инспекции, статуправлению в установленные сроки.
По данным книги о материалах, которая ведется в техникуме по учету материалов, по данным баланса на 01.07.2005г. в техникуме на начало отчетного года учтено материалов на сумму 986 тысяч рублей. Приобретено на 01.07.2005г. материалов на сумму 78599,75руб. Израсходовано на 01.07.2005г. на сумму 133457,66 руб. Остаток на 01.07.2005г. составил 865000 руб. Движение материалов (расход) подчинено основной цели деятельности техникума – обеспечению организации учебно-воспитательного процесса по подготовке специалистов. Например, подразделение «Кабинет бухгалтерского учета» за июнь месяц 2005 года использовал в учебном процессе бланки для конкретных целей: для отработки навыков оформления первичных учетных документов на занятиях учебной практики, на переводных, государственных экзаменах на сумму 3279,01 руб. Подразделение «Учебная часть» за июнь месяц использовало в учебном процессе материальных ценностей на сумму 2615,23 руб. Подразделение «Отделение ДПО» - на сумму 2986,82 руб. и т.д.
В подразделении «Кабинет промтоваров» оприходовано материальных ценностей на сумму 1192 руб. Это товарные образцы, используемые многократно на занятиях по «товароведению промышленных товаров».
Условием бесперебойной работы организации является полная обеспеченность материальными ресурсами. Потребность в материалах определяется в разрезе их видов на нужды основной и вспомогательной деятельности организации и на запасы, необходимые для нормального функционирования на конец периода.
Потребность в материалах на образование запасов определяется в 3-х оценках:
Необходимым условием выполнения плановых заданий по выпуску специалистов в Ульяновском техникуме экономике и права, снижению себестоимости обучения, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение материалами необходимого ассортимента и качества.
Рост потребности техникума в материалах может быть удовлетворен экстенсивным путем (приобретение) или интенсивным (экономное использование).Первый путь ведет к росту удельных материальных затрат на единицу продукции (на стоимость обучения одного студента),которые снижаются при увеличении объема набора студентов. Второй путь обеспечивает сокращение удельных материальных затрат и снижение себестоимости продукции.
Наличие материалов учитывается по структуре запасов в разрезе их групп, видов, срокам приобретения, по приходу, расходу и другим частным показателям. При анализе используется метод сопоставления фактических данных с плановыми (нормативными).
Наличие материалов соответствует плановым заданиям и к концу года может превысить их с учетом ведения в техникуме ремонта и увеличения расходов товаров хозяйственного назначения. Наличие канцелярских товаров уже превышает годовую норму, это связано с увеличением в их потребности в период выпускных переводных и вступительных экзаменов (таблица 3).
Таблица 3 - Анализ наличия материалов на 01 июля 2005 года, руб.
Материалы (группа) |
План на год |
Фактически |
Отклонения |
|
1.Хозяйственные товары |
260,0 |
250,7 |
- 9,3 |
|
2.Канцелярские товары |
120,0 |
133,8 |
+ 13,8 |
Для оптимизации запасов материалов в техникуме используется модель экономически обоснованного заказа, при которой учитывается минимум затрат на движение материалов.
За прошедший период почти во всех подразделениях было движение материалов по приходу и расходу, кроме: отдела кадров, библиотеки, кабинета военной подготовки, кабинета машинописи. В этих подразделениях сохранились с 01.04..2005г. остатки товарно-материальных запасов: отдел кадров – 179,71руб.; Библиотека – 5642,68руб.;кабинет машинописи – 147,27 руб.; кабинет прод. товаров и экономики – 5707,18/2887,50 руб.; кабинет военной подготовки – 2905,54 руб.; кабинет права – 260,15 руб. Эти показатели говорят о стабильности потребности учебных кабинетов по многократному использованию в учебном процессе материальных ценностей и полном обеспечении ими учебного процесса.
Отсутствие новых поступлений и расходований в этих кабинетах может также говорить об излишних запасах прошлых приобретений.
В структуру материалов относятся в основном бланки документов строгой отчетности: дипломы об окончании техникума, академические справки, студенческие билеты, программы, зачетные книжки, задания контрольных работ, методические разработки, конверты и другие. Движение этих материальных ценностей характерно именно в месяцы выпуска специалистов. Например, движение материалов по секретарю заочного отделения в январе, феврале, марте 2005года отсутствовало и на 01 апреля 2005 года остаток их составил 19461,80руб. За апрель, май июнь 2005 года движение по приходу и расходу этого подразделения сравнительно равномерное. Это говорит об обеспеченности заочного отделения. Движение материалов по складу в декабре 2004 года наиболее активное.
Остаток на 01.01.2005 г. материалов, хозяйственных товаров на складе составил 229102,98 руб., что больше чем на 01.12.2004 г. на 2475,58 руб.
Остаток по канцтоварам на 01.01.2005 г. составил 163677,58 руб., что на 1153,84 руб. больше чем на 01.12.2004 г. Этот показатель подтверждает стабильность объема товарных ценностей на складе, отсутствие затоваренности.
На 01.12.2004 г. остаток всех материалов в техникуме составил 931317,08 руб. За декабрь приобретено материалов на сумму 95100,60 руб. и израсходовано на сумму 40447,81 руб. Остаток на 01.01.2005 г. составил сумму 985969,87 руб.
Ритмичность работы по приобретению и использованию материалов в целом по техникуму очевидно. В декабре месяце не было движения материалов по Барышскому филиалу. Остаток остался на 01.01.2005 г. – 8810,54 руб. Это может повлиять на качество учебной работы филиала с учетом, что товарные запасы филиала в период экзаменационной сессии (с 11 по 26 января) использовались ранее приобретенные материальные ценности и в приобретении дополнительных материалов на конец учебного года не было необходимости (таблица 4).
Таблица 4 - Показатели среднедневного расходования материальных затрат в июне месяце 2005 года
|
Месяц |
Кол – во дней |
Расход, тыс. руб. |
Среднедневной расход, тыс. руб. |
Отклонения тыс.руб. |
|||
|
план |
факт |
план |
факт |
месяц |
Средне – дневной |
||
|
апрель |
30 |
100 |
88,9 |
3,3 |
2,9 |
- 13,1 |
- 0,4 |
|
май |
31 |
70 |
62,9 |
2,3 |
2,0 |
- 7,1 |
- 0,3 |
|
июнь |
30 |
100 |
133,5 |
3,3 |
4,5 |
+ 33,5 |
+ 0,2 |
Данные показывают, что среднедневной расход материалов в апреле и мае месяце был равномерный, но с незначительным отклонением в сторону экономии на сумму 13,1 тыс. руб. за счет снижения расходов материалов в день. В мае месяце прослеживается сверхнормативное использование материалов на сумму 33,5 тыс. руб. в связи с проведением мероприятий (конкурсов, для открытых дверей, выпускных вечеров и др.). Это, в основном, расходы по подразделениям: склад хозяйственных и канцелярских товаров, секретари очного и заочного отделений.
По книге покупок можно проанализировать ритмичность приобретения товарно-материальных ценностей от поставщиков. Материалы поступают в течение месяца ритмично.
Отклонения наличия материалов по общему объему незначительные в течение учебного года, объем материалов на 01.08.2005 г. составляет 840161,60 руб., в т.ч. хозяйственные товары – 132736,16 руб., канцелярские товары – 257737,87 руб., что обеспечивает учебный процесс по подготовке специалистов.
Накопление материалов ведется в конце учебного года (3 квартал текущего года), с целью их использования в начале нового учебного года (сентябрь, октябрь месяцы года) Наиболее активное внутреннее перемещение материальных ценностей в эти месяцы со склада техникума. Поэтому по данным оборотных ведомостей мы наблюдаем в апреле – июле - августе превышение расходов над приходом материалов, а в сентябре - октябре будет внутреннее перемещение (движение) материалов по подразделениям. Это обеспечит ритмичность работы техникума в новом 2005-2006 учебном году.
2.3 Документальное оформление поступления и расходования материалов
Важной предпосылкой рациональной организации учета является четкая система документа оборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны отражаться в бухгалтерском учете на основании первичных документов. В пунктах 12 и 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ также предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. В соответствии с учетной политикой техникума первичными документами поступления и расходования материалов являются:
а) поступление товарно–материальных ценностей от поставщиков оформляется следующими документами:
б) оприходование материалов оформляется документами:
Поступление материалов в организации осуществляется в следующем порядке:
а) по договорам купли-продажи, договорам покупки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;
б) путем изготовления материалов силами организации.
Организация самостоятельно устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий организационной структуры организации и функциональных обязанностей ее подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.
Для получения материалов со склада поставщика (продавца) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.
Для доверенностей предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. № 71а. Доверенность может быть выписана по форме № М-2а или М-2.
Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале.
Как правило, на практике доверенность выписывают на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. Тем не менее, Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до 3 лет.
Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года (ст.186 ГК РФ). В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана, является недействительной. Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности. Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (по форме № М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (по форме № М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером. Если работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию. Там она должна храниться до конца текущего года. Доверенности, по которым были выданы товарно-материальные ценности, хранятся в архиве организации 5 лет (таблица 5).
Оформленный приходный ордер передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить в ордере графу «корреспондирующий счет».Ордер хранится в бухгалтерии в течении 5 лет. На основании приходного ордера бухгалтер должен сделать проводки:
- Дебет 10 Кредит 98-2 – оприходованы материалы, полученные
безвозмездно.
Таблица 5 - Образец журнала учета выданных доверенностей
|
Дата выдачи |
Срок действия доверенности |
Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность |
Наименование поставщика |
№ и дата наряда или извещения |
Расписка лица, получившего доверенность |
Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности |
|
1. 05.01.2002 |
19.01.2002 |
Кладовщик А.Н. Антонов |
ОАО «Строй инвест» |
Счет № 17 от 04.01.2002 |
Антонов |
Накл. № 15 от 05.01.2002 |
Продолжение таблицы 5
|
Дата выдачи |
Срок действия доверенности |
Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность |
Наименование поставщика |
№ и дата наряда или извещения |
Расписка лица, получившего доверенность |
Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности |
|
2. 07.01.2002 |
21.01.2002 |
Экспедитор А.Н. Сомов |
ООО «Пассив» |
Счет № 114 от 06.01.2002 |
Сомов |
Накл. № 63 от 07.01.2002 |
Операции по передаче материалов из одного подразделения в другое также оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов.
Расходами материалов организации признается уменьшение их. В зависимости от характера условий осуществления и направлений деятельности расходы организации подразделяют на:
Для целей ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами. К прочим расходам также относятся чрезвычайные расходы. В техникуме расходами по обычным видам деятельности считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг по подготовке специалистов.
Расходы по обычным видам деятельности формируют:
- расходы, связанные с приобретением материалов, сырья, товаров и иных материально-производственных запасов;
- расходы, возникающие непосредственно при использовании материалов при выполнении работ и услуг и их продажи, расходы по содержанию и эксплуатации основных средств и других внеоборотных активов, коммерческие расходы, управленческие и другие.
При формировании расходов по обычным видам деятельности обеспечивается их группировка по элементам:
Для целей управления в бухгалтерском учете в техникуме организуется учет расходов по статьям затрат, перечень которых устанавливается в Учетной политике организации.
Для целей формирования техникумом финансового результата деятельности от обычных видов деятельности определяется себестоимость работ, услуг, которая формируется на базе расходов по обычным видам деятельности, признанных в отчетном, и в предыдущие отчетные периоды. При этом коммерческие и управленческие расходы признаются в себестоимости работ, услуг в отчетном году.
Расходные документы отражают отпуск материалов на основные виды деятельности (работы, услуги), на хозяйственные нужды (содержание зданий, сооружений, ремонтные работы), на реализацию на сторону излишних используемых в хозяйственной деятельности материалов.
В техникуме такими документами являются:
Данные документы выписываются заведующим складом на основе заявок представителей подразделений, список которых с образцами подписей утверждается директором и доводится до сведения заведующего складом. Заявка обязательно визируется директором.
Накладная на внутреннее перемещение- бланк унифицированной формы № ТОРГ – 13. Основные параметры: наименование организации, структурное подразделение (кабинет, общежитие №), материально-ответственное лицо, наименование материалов (код), единица измерения, количество, цена, сумма. Подписи: зав. складом, получателя, сумма прописью (приложение Г).
Оформляется накладная в 2-х экземплярах: один остается у заведующего склада с заявкой получателя, второй отдается получателю вместе с материальными ценностями.
При составлении отчетов эта накладная является основным документом по расходу материалов со склада (поступления-получателя) (приложение Г).
Отпуск материалов сторонним организациям или филиалу техникума в г.Барыше оформляют накладными на отпуск материалов (форма №М-11).Их выписывают в 2-х экземплярах на основании распоряжения, договоров или других распорядительных документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов; второй передается получателю вместе с товаром. Если материалы отпущены на сторону с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.
При предварительной оплате накладная служит основанием для отражения операций по реализации и расчетных операций с получателем.
При перевозке материалов автотранспортом вместо товарной накладной применяют товарно-транспортную накладную.
Для оперативного учета движения материалов (поступление, расход) зав. складом ведет картотеку на бланке карточек складского учета типовая форма № М-11. Она заводится на каждый вид материалов и содержит информацию о наименовании материалов, месте его размещения на складе (стеллаж, полка), единица измерения, цена и другие характеристики. Движение материалов регистрирует датой (поступления, отпуска), № документа, от кого получено или кому отпущено, (приход и расход в единицах измерения), остаток, роспись материально-ответственного лица (заведующего складом) (приложение Г).
Совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением на складе норм запасов.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов заведующий складом сдает в бухгалтерию по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый их них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе. Бухгалтер проверяет сданные материально-ответственным лицом документы и делает бухгалтерские проводки.
К внешним источникам поступления материалов относятся поставки от поставщиков в соответствии с заключенными договорами, указанными в
таблице 6.
Таблица 6 – Поставщики материалов для Ульяновского техникума в 2005 году
|
Поставщик |
№, срок договора |
Виды материалов |
|
1.ООО «Связь» |
№46, до 01.01.20066 г. |
Электрооборудование |
|
2.ООО «Строитель» |
№ 86, до 01.01.2006 г. |
Строительные материалы, полуфабрикаты, крепежные товары, сантехника |
|
3.РСЦ «Волга –Телеком» |
№14-132, до 01.01.2006 г. |
Телефонные услуги |
|
4.ОАО «Универсал – К» |
№ 8614, до 2008 г. |
Компьютерная техника и оборудование |
|
5.Фабрика №2 |
№ 44, до 01.01.2006 г. |
Установочные электротовары, провода, кабель, шнуры и т.д. |
|
6.ООО «Вега» |
№ 843, до 01.01.2006 г. |
Детали, запасные части, приборы к технике и оборудованию |
|
7.П/о «Универсальная база» |
№ 74, до 01.01.2006 г. |
Товарные образцы, материалы хозяйственного назначения, канцтовары. |
Счета-фактуры, полученные техникумом от поставщиков, регистрируют в книге покупок (приложение Г). Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914. Счета-фактуры не регистрируются, если:
В техникуме ведется «журнал полученных счет-фактур», указанных в
таблице 7.
Таблица 7 - Журнал учета полученных счет-фактур
|
Дата получения |
Номер и дата выдачи |
Сумма |
Поставщик |
|
1.04.01.2005 г. |
№9, от 03.01.2005 г. |
3746-74 |
ООО «Связь» |
|
2.04.01.2005 г. |
№12, от 04.01.2005 г. |
9593-40 |
ООО»Строитель» |
|
3.09.01.2005 г. |
№16, от 09.01.2005 г. |
477-90 |
ООО»Строитель» |
|
4.13.01.2005 г. |
№30, от 13.01.2005 г. |
8024-00 |
ООО «Связь» |
|
5.16.01.2005 г. |
№ 51, от 11.01.2005 г. |
590-00 |
Гост. «Центральная» |
|
6.16.01.2005 г. |
№41, от 16.01.2005 г. |
106-20 |
Облпрокат |
|
7.17.01.2005 г. |
№ 22, от 17.01.2005 г. |
15141-76 |
ООО «Вега» |
|
8.19.01.2005 г. |
№ 7, от 19.01.2005 г. |
14053-80 |
Фабрика №2 |
|
9.27.01.2005 г. |
№47, от 27.01.2005 г. |
3490-44 |
Домоуправление №12 |
|
10.30.01.2005 г. |
№6, от 30.01.2005 г. |
1164-66 |
АТП |
|
11.31.01.2005 г. |
№16, от 31.01.2005 г. |
26167-68 |
«Ударник» |
|
12.31.01.2005 г. |
№83, от 31.01.2005 г. |
236-00 |
РСЦ «Волга-телеком» |
Если оприходованные товары оплачены не полностью, счет-фактуру регистрируют только на ту сумму, которая перечислена поставщику. При этом в графе 7 книги делают пометку «частичная оплата». Счета-фактуры подшиваются в той последовательности, в которой они поступили от поставщиков (приложение Г). Ежеквартально все оригиналы счетов-фактур полученных техникумом от поставщиков сшивают в «журнале учета полученных счетов-фактур». Листы книги покупок нумеруются и прошнуровываются. Количество листов книги заверяются подписями – директора техникума, главного бухгалтера, печатью. Ее хранят в течение 5 лет в архиве с даты последней записи (таблица 8).
Таблица 8 - Счета поставщиков за январь 2005 года
|
Краткое содержание |
Сумма руб. |
Кор.счет |
|
|
Дт |
Кт |
||
|
Счет, счет-фактура, накладная №9 от 03.01.2005 г., ООО«Связь» Коробка УК-2 360 шт x 8-82 НДС 18 % Итого по счету : |
3175-20 571-54 3746-74 |
10/1 19/3 |
60 60 |
|
Счет, счет-фактура, накладная №12 от 04.01.2005 г., ООО«Строитель» Провод 2 x 4 1000 м x 2- 01 НДС 18 % Датчик ИП-105 200 шт x 30-60 НДС 18 % Итого по счету: |
2010 –00 361-80 6120-00 1101-60 9593-40 |
10/1 19/3 10/1 19/3 |
60 60 60 60 |
|
Счет, счет-фактура, накладная №16 от 09.01.2005 г., ООО«Строитель» Прибор УОТС-1 25 шт x 16-20 НДС 18% Итого по счету: |
405-00 72-90 477-90 |
10/1 19/3 |
60 60 |
|
Счет, счет-фактура, накладная №30 от 13.01.2005 г., ООО«Связь» Трубка ПХВ 200 кг x 34-00 НДС 18% Итого по счету: |
6800-00 1224-00 8024-00 |
10/1 19/3 |
60 60 |
|
Счет, счет-фактура, накладная №22 от 17.01.2005 г., ООО«Вега» Коробка УК-2 1600 шт x 8-02 НДС 18% Итого по счету: |
12832-00 2309-76 15141-76 |
10/1 19/3 |
60 60 |
|
Счет, счет-фактура, накладная №7 от 19.01.2005 г., Фабрика №2 Провод ТРЦ 5955 м x 2-00 НДС 18% Итого по счету : |
11910-00 2143-80 14053-80 |
10/1 19/3 |
60 60 |
|
Счет, счет-фактура №6 от 30.01.2005 г., АТП за перевозку материалов НДС 18% Итого по счету: |
987-00 177-66 1164-66 |
16 19/4 |
60 60 |
|
Счет, счет-фактура №16 от 31.01.2005 г., «Универсал-К» Компьютер НДС 18% Итого по счету: |
22176-00 3991-68 26167-68 |
08 19/1 |
60 60 |
|
Счет, счет-фактура №83 от 31.01.2005 г., РСЦ «Волга-телеком» За телефон за январь НДС 18% Итого по счету: |
200-00 36-00 236-00 |
20 19/5 |
60 60 |
|
Счет, счет-фактура №47 от 27.01.2005 г., Домоуправление №2 Арендная плата за офис за январь НДС 18 % Итого по счету: |
2958-00 532-44 3490-44 |
2019/6 |
76 76 |
Обособленного учета в составе коммерческих расходов требуют затраты на рекламу реализуемой продукции (работ, услуг).
К таким расходам относятся:
На себестоимость реализованной продукции расходы на рекламу относятся в фактическом объеме, а для целей налогообложения они учитываются в размере, установленном в процентах от объема выручки за работы, услуги, информацию, продукцию, включая НДС.
2.4 Организация складского хозяйства в Ульяновском техникуме экономики и права
Для обеспечения деятельности по подготовке специалистов и производственной программы соответствующими материальными ресурсами в Ульяновском техникуме экономике и права созданы специализированный склад и кладовые в учебных кабинетах, общежитиях для хранения материалов и их использования.
Кладовые созданы в учебных кабинетах и в общежитиях, в столовой и других подразделениях. Каждому складу (кладовой) приказом по техникуму присваивается наименование, которое в последствии указывается в документах, относящихся к операциям каждого из них.
На центральном распределительном складе все материальные ценности размещаются в пяти помещениях, а в каждом помещении по секциям, внутри них – по группам, видам, типо - размерам на подтоварниках, в штабелях, на стеллажах, в контейнерах, в ящиках, на полках, в ячейках, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормами запаса.
Номенклатура подразделений, которые используют материалы в учебной и хозяйственной деятельности техникума представлена в таблице 9.
Таблица 9 - Номенклатура подразделений, используемых в учебной и хозяйственной деятельности техникума
|
Наименование подразделения |
Группы (виды) материальных ценностей |
|
Секретарь очного отделения |
Печатные бланки по приему абитуриентов, обеспечению учета учебной и воспитательной работы администрации очного и заочного отделения. Канцелярские товары. Офисная техника |
|
Секретарь заочного отделения |
|
|
Отделение дополнительного профессионального образования |
|
|
Зам. директора по производственному обучению |
Бланки документов по организации и проведению учебной, производственной и технологической практики. Канцелярские товары |
|
Художественные руководители (художник, хореограф и др.) |
Материальные ценности, обеспечивающие работу по оформлению учебных кабинетов и художественной самодеятельности студентов (костюмы, музыкальные инструменты, книги и т.д.) |
|
Библиотека |
Основной фонд учебной и методической литературы , подписные издания периодики |
|
Кабинет технологического оснащения торговли |
Инвентарь, товарные образцы, бланки документов по коммерческой работе, канцелярские товары |
|
Кабинет «Промтовары, метрология, стандартизация, сертификация» |
Товарные образцы по группам ОКП, видам, артикулам. Учебные плакаты, каталоги товаров, торговый инвентарь, бланки, ГОСТы, ТУ и др. НТД. |
|
Методический кабинет |
Методические образовательные пособия, периодические сборники по обмену опытом, офисная техника и др. |
|
Лаборатория множительной техники (минитипография) |
Современные виды печатных множительных аппаратов, краска, запасные части, бумага и др. |
|
Общежития №1, №2 |
Материальные ценности: хозтовары, бельевые изделия, бытовая техника и др |
|
Подразделение по обслуживанию и использованию транспорта |
Запасные (авто) части, масло. Бензин |
Учет материалов на центральном складе техникума осуществляет заведующий складом (кладовщик – Гобузова Г.И.),являющийся материально-ответственным лицом, которого принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером путем заключения типового договора по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному директором техникума (таблица 10).
Таблица 10 – Характеристика основного склада
|
Наименование подразделения |
Группы (виды) материальных ценностей |
|
Помещение №1. Канцелярские товары |
Материальные ценности, относящиеся к группе канцелярских и письменных принадлежностей (все виды бумаги, картона, клей, краски, ручки , скрепки и т.д.) |
|
Помещение №2. Хозяйственные товары |
|
|
Помещение №3. Строительные пиломатериалы |
Брусья, бруски, доски, штакетник, балки и т.д. |
|
Помещение №4. Швейные товары (постельное, столовое белье, инвентарная тара) |
Основные бытовые виды швейного белья (постельного, столового), спецодежда (халаты) |
|
Помещение №5. Учебная мебель |
Виды учебной мебели |
После приемки каждому виду материалов присваивается номенклатурный номер, на который кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет к месту хранения материалов. В ярлыке указывается: наименование (тип, типоразмер и др.) материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена, лимит наличия, фактическое наличие и др.
Учет движения и остатков материалов на складе осуществляется в карточках складского учета, которые открываются бухгалтерией и под расписку передаются заведующему складом.
Основные реквизиты карточки складского учета: инвентарный номер карточки, место нахождения материала (№ стеллажа, ячейки), единица измерения, название, даты получения и отпуска, номера накладных, цена, сумма, дата движения материалов и роспись зав. складом.
Карточка складского учета имеет типовую форму № М-11 (приложение Г).
По мере поступления на склад одноименных видов материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует материал в карточке складского учета материалов.
На основе расходных документов (требований-накладных) в карточках складского учета регистрируется расход (выбытие со склада) материалов.
После каждой записи кладовщик выводит остаток материалов и расписывается. Такой порядок учета движения материалов на складе обеспечивает оперативные сведения о состоянии запасов материалов.
В кладовые подразделений техникума материалы отпускаются с центрального склада в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы только выделенным для их получения материально-ответственным работникам подразделений (лаборантам учебных кабинетов и лабораторий, комендантом техникума, общежитий и т.д.).
Список лиц, которым предоставлено право получать материалы со склада, образцы их подписей согласовываются с главным бухгалтером и доводятся до зав. складом.
Порядок отпуска материалов с центрального склада в подразделения и на рабочие места устанавливается директором техникума в согласовании с главным бухгалтером. Важное значение для учета материалов имеет контроль за отпуском их со складов и кладовых. На важнейшие, дорогостоящие виды материалов устанавливается лимит потребления. Он определяется исходя из утвержденных норм расхода материалов, топлива, энергии, производственных программ (заданий), с учетом остатков материалов в подразделениях на начала учетного периода.
В подотчетных подразделениях материально- ответственные лица составляют месячные товарные отчеты, об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их на контроль в бухгалтерию. В отчетах указываются сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца.
Первичными документами складского учета движения материалов являются:
При использовании товарных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощает учет их в подотчете т.к. в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально-ответственных лиц.
2.5 Синтетический и аналитический учет материалов в техникуме
Все первичные документы по движению материалов со склада в подразделении техникума поступают в бухгалтерию. На этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действительный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировки (проверке итоговых сумм путем умножения количества материалов на цену).
Синтетический учет материалов в Ульяновском техникуме экономики и права ведется на синтетическом счете 10 «Материалы» (таблица 12, 13).
Учет расчетов с поставщиками за приобретенные материальные ценности ведет в части их поступления по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Синтетический учет обобщают в главную книгу по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», отражают в журнале операций.
Существует несколько способов аналитического учета материалов в бухгалтерской службе: сортовой способ; оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ.
В Ульяновском техникуме экономике и права ЦС РФ используется оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ аналитического учета материалов. При этом способе аналитического учета материалы учитываются в бухгалтерии только в суммовом выражении. На распределительном складе, в кладовых подразделений материально-ответственные лица ведут количественно-сортовой учет с использованием карточек складского учета материалов, которые заполняются согласно данным первичных учетных документов по движению материалов (таблица 11).
Таблица 11 – Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками
|
Содержание операции |
Дт |
Кт |
Сумма руб. |
|
Поступили материалы от поставщиков по покупной цене НДС |
10 193 |
60 60 |
5560 848 |
|
Начислено автобазе за доставку материалов НДС |
1013р 193 |
60 60 |
832 126,9 |
|
Списана сумма НДС |
68 |
19 |
974,9 |
Таблица 12 – Характеристика основных счетов синтетического учета материалов
|
Наименование счета |
Номер счета |
Номер и наименование субсчета |
|
Материалы |
10 |
1 Сырье 5 Запасные части 6 Прочие материалы 9 Инвентарь и хозяйственные принадлежности |
|
Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям |
19 |
1 Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств 2 Налог на добавленную стоимость по приобретенным нематериальным активам 3 Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально – производственным запасам |
|
Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
60 |
-------- |
|
Расчеты по налогам и сборам |
68 |
По видам налогов и сборов |
См. рабочий план счетов финансово-хозяйственной деятельности УТЭиП ЦС РФ.
Таблица 13 – Синтетический учет материалов
|
Содержание операции |
Дт |
Кт |
Сумма, руб. |
|
Оприходованы материальные ценности в лаборатории множительной техники на сумму 393 руб. |
10 19 |
60 60 |
333-05 59-95 |
|
Приобретена телевизионная антенна (календ. техн) согласно авансового отчета |
10 |
71 |
120-00 |
|
Приобретен бензин согласно авансового отчета |
10 |
71 |
7823-14 |
|
Списано ГСМ за июнь |
20 |
10 |
7493-21 |
|
Приобретены канцтовары на склад |
10 |
71 |
158-90 |
|
Приобретены хозтовары на склад по авансовому отчету |
10 |
71 |
20844-15 |
|
Получено от ЦУМК: свидетельства; бланки экзаменационных ведомостей и т.д. |
10 19 |
60 60 |
7312-60 1316-26 |
|
Возврат на склад от секретаря очного отделения двух дипломов |
10 |
10 |
110-00 |
|
Списаны свидетельства, выданные группам: Б-2 МП-2 Б-3 МП-3 Б-4 П-1 МП-1 |
20 |
10 |
2986-82 |
|
Списаны бланки , использованные на практических занятиях по бухгалтерскому учету |
20 |
10 |
33701-62 |
|
Выдан студенческий билет взамен утраченного |
91 |
10 |
3-80 |
|
Списаны ежедневники для награждения студентов |
20 |
10 |
1840-00 |
|
Списаны книги протоколов, бланки учебных занятий |
20 |
10 |
5967-19 |
|
Списаны дипломы, выданные студентам |
91 |
10 |
27050-88 |
|
Переданы со склада в учебную часть журналы регистрации заявлений абитуриентов |
10 |
10 |
1691-29 |
Бухгалтерский синтетический учет движения материалов в Ульяновском техникуме экономике и права за каждый месяц оформляется мемориальными ордерами.
Отдельные хозяйственные операции по движению материалов оформляются бухгалтерскими проводками.
Первичные документы поступают в бухгалтерию и эти данные работник бухгалтерии сверяет с данными карточек складского учета еженедельно. Факт проверки подтверждает в графе подписи бухгалтера о проверке. Тем самым складскому учету обеспечивается бухгалтерская достоверность.
На первое число месяца и на день начало инвентаризации материально-ответственное лицо по карточкам складского учета подсчитывает количество поступивших и выбывших материалов одного вида и определяет их остаток на конец месяца.
Данные об остатках материалов в разрезе их видов (номенклатурных) переносятся в сальдовые ведомости. При их составлении по складам и материально-ответственным лицом и показываются остатки материалов на складе без оборота прихода и расхода. В сальдовой ведомости количественные данные об остатках материалов таксируются (количество материалов умножается на учетную цену) и выводятся суммовые итоги по отдельным учетным группам материалов или в целом по складу.
Первичные документы по движению материалов, поступившие в бухгалтерию, после их проверки и таксировки используют для составления суммовых оборотных ведомостей по складу. Данные оборотных ведомостей сверяют со стоимостными показателями сальдовой ведомости и с итогами записей в регистрах синтетического учета.
Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ, применяемый в техникуме, не трудоемкий; в нем не дублируются количественные данные складского учета ни в карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях.
Основным регистром аналитического учета материалов является Ведомость № 10 «Движение материальных ценностей» (в денежном выражении). Она состоит из трех разделов:
1. «Движение на складах (по учетным ценам)».
2.«Поступило на склады и остаток по организации на начало месяца по синтетическим счетам и требующимся учетным группам».
3.«Расход и остаток на конец месяца по синтетическим счетам и требующимся учетным группам».
|
Первичные документы: приходные ордера, карточки складского учета, требования. |
|
Картотека складского учета |
|
Накопительные ведомости по приходу и расходу (по складу и группам) материалов. Составляется в бухгалтерии |
|
Книга остатков (ведется в бухгалтерии) |
|
Сводная ведомость движения материалов (ф.10) |
|
Главная книга |
Рисунок 1 – Схема сальдового метода учета материалов
Ведомость № 10 является основным регистром, который позволяет осуществить:
Ведомость № 10 заполняется на основе отчетов материально-ответственных лиц и ведомостей по движению материалов (приложение Г).
Для обеспечения взаимосвязи (сверки данных) складского учета с данными бухгалтерского учета на складе составляется книга остатков, в которую по окончании каждого месяца заведующий складом обязан переносить с карточек складского учета количественные остатки материалов по состоянию на начало нового месяца. В бухгалтерии эти остатки учитываются по твердым учетным ценам. Итоговые данные в книге остатков подсчитываются по группам материалов и сопоставляются с данными, полученные в накопительных ведомостях.
Тождество этих данных характеризует правильность ведения аналитического учета. При расхождении все ошибки должны быть выявлены и использованы бухгалтерией до составления и представления бухгалтерского баланса.
Сальдовый метод учета материалов имеет отрицательные стороны:
1. Частые расхождения между остатками, выведенными в книге остатков и остатками в накопительных ведомостях. Причина – отсутствие единой базы стоимостного учета: показатели синтетического учета (данные накопительных ведомостей) получают путем таксировки первичных документов, а показатели аналитического учета – на основе таксировки количественных остатков выведенные в книге остатков по данным складского учета.
2. Необходимые для оперативного управления данные о наличии материалов в бухгалтерии формируют только в конце месяца. Поэтому для устранения этого недостатка стоит разработать вариант сортового учета материалов, ориентированный на использование современных ЭВМ.
Глава 3 Контроль товарно - материальных ценностей в Ульяновском техникуме экономики и права
3.1 Контроль хранения материалов на складе
Ревизия хранения материалов на складе в Ульяновском техникуме экономики и права предполагает проведение различных проверок.
Выборочная документальная проверка оформления учета материалов на складе, когда ревизор выборочно проверяет порядок оформления учета материалов на складе. Источниками информации являются журнал поступающих грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы, находящиеся на ответственном хранении, карточки складского учета.
Приступая к проверке сохранности материалов, ревизор сначала оценивает порядок ведения журнала учета поступающих грузов.
Отдельно анализируется порядок работы с карточками складского учета. Выясняется, имеются ли у кладовщика образ цы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться матери альными ценностями на складе, выводит ли кладовщик остаток в карточке после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор устанавливает, есть ли в карточках ежене дельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о про верке карточки.
При проверке соблюдения порядка и сроков проведения инвентаризации материалов инвентаризационной комиссией организации ревизор опре деляет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение ин вентаризаций обязательно. При выявлении таких ситуаций ревизор проверяет результаты инвентаризаций по каждому случаю за изучаемый период.
Проверяется правильность организации, проведения инвента ризации, полнота, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность указания в описи отличи тельных признаков материалов, а также правильность оформлении результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.
При инвентаризации материалов до начала проверки фактическою наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, опри ходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности на получение имущества.
Проверенные на складе партии материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. По окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись.
В инвентаризационной описи ценности расположены по наименованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинство описанного метода ведения записи (сначала в черновиках, потом в инвентаризационных описях) состоит в том, что записи о материальных ценностях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения.
Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице.
На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгал терия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Если ТМЦ учитываются в нату ральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недо стач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оцен кой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведе ния о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ на их количество и сверяются с прейскурант ной ценой. Там, где ведут учет только по стоимости, например в мага зинах, итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации [34, с. 315].
Бывают случаи, когда по книжным данным остатки материаль ных ценностей значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сличительные ведомости и выводят расхождения: излишки или недоста чи. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости необходимо проверить, соответствует ли учетная цена материалов их цене по прейскуранту или документам поставщика. Если имеются отклонения, нужно выявить причину и устано вить соответствие этих цен. Обычно остатки ТМЦ по книжным данным либо в количественном, либо в денежном выражении получа ются в результате неправильной таксировки приходных и расходных документов.
Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За книж ные остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.
В результате инвентаризации может быть выявлена пересорти ца.
В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересорти цы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении ТМЦ одного и того же наименования. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Особенно внимательно проверяются законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (проверяется, не списывались ли материалы под видом естественной убыли до уста новления недостачи данного вида ТМЦ).
Все документы инвентаризации: приказ о проведении инвента ризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц, а также сличительные ведомости — должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решения по результатам инвентаризации, которые долж ны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводи лась инвентаризация, в срок до 10 дней после окончания инвентари зации.
Инвентаризационная опись (форма № ИНВ-3) по завершении инвентаризации содержит все необходимые реквизиты, не имеет несанкцио нированных (не оформленных соответствующим образом) исправле ний. Санкционированные исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.
При выявлении ревизором материалов, не поставленных на учет,
а также материалов, по которым в регистрах бухгалтерского учета
отсутствуют или указаны неправильные данные, в опись включаются правильные сведения и технические показатели по этим материалам.
Работа ревизора оформляется протоколом. В протоколе отражаются: результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей (форма № ИНВ-18) ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пре делах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.
Очень важно правильное оформление (составление) сличитель ных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверя ются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризацион ных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации [31, с. 11].
Инвентаризационные описи составляются по подразделениям организации. Отдельно дается таблица соответствия: подразделение, материально ответственное лицо, общая стоимость вверенных материалов, в которой указывается наличие (отсутствие) договора материальной ответственности.
Выявленные инвентаризацией неучтенные материалы оцениваются с учетом рыночных цен.
Обнаруженные недостачи материалов подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих материалов ревизор тщательно проверяет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего порядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих материалов, порядка погашения этой задолженности и отражения в учете всех операций по списанию.
3.2 Контроль списания материалов в производство (использование) и выбытия материалов на сторону
В Ульяновском техникуме экономики и права в целях проведения контроля за списанием материалов в использование проводится ревизия, когда проводятся документальная проверка оформления выбытия материалов и анализ списания материалов на использования.
Документальная проверка оформления выбытия материальных ценностей проводится при отпуске материальных ценностей со склада по лимитно- заборным картам ревизору необходимо сверить фактический поря док движения карт с соответствующим распорядительным докумен том, которым они были введены в организации. Отклонения в данных между лимитно-заборными картами подразделений, кладовых и складов могут стать основанием для требования объяснительных с материально ответствен ных лиц.
При обнаружении возврата материальных ценностей по лимитно-заборным картам следует дается экономическая оценка действий долж ных лиц, допустивших избыточный отпуск материалов со склада. Особое внимание уделяется документам на разовый отпуск ценностей со склада. Ревизор изучает порядок согласования отпуска материалов по требованиям формы №10а и его фактическое соблюдение должностными лицами организации. Данные требований (подписи, даты, номера, суммы и т.д.) сверяются с данными журналов регистрации требований, карточек учета материалов.
Основными вопросами проверки правильности расходования материалов являются: обоснованность и документальная определенность норм расхода; соблюдение норм расхода в производстве; веское расходование сырья и материалов в подразделениях.
Приступая к проверке, ревизор, прежде всего, выясняет, когда в последний раз пересматривались действующие в техникуме нормативы расходования материалов и учтены ли в них изменения, произошедшие в результате, например, усовершенствования технологии, конструкции, приводящего к сокращению расхода материалов.
Установив правильность норм расхода материалов, ревизор проверяет, как эти нормы соблюдаются в использовании. Для этого он в первую очередь действующие в подразделениях нормы расхода сопоставляет с нормами, представленными ревизору. Эти нормы должны соответствовать друг другу.
Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, где в специальных графах предусмотрены записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.
Во всех случаях расхождения выявленных в результате инвентаризации (излишки или недостачи) оформляются посредством составления сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости [26, с. 318].
Выявленные излишки признаются как чрезвычайные доходы, и приходуются:
Дебет счета 10 «Материалы»
Кредит счета 99 «Прибыли и убытки»
Расхождение между фактическим наличием материалов данными бухгалтерского учета должны быть объяснены материально-ответственным лицом в письменном виде. На основании представленной комиссией информации руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации. В дальнейшем сумма недостачи (порчи) списывается в зависимости от причин ее возникновения.
Сумма недостачи, независимо от ее характера, предварительно относят на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 10 с уменьшением их стоимости и количества.
По решению руководителя техникума сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства:
Проводка: Дебет счета 20 «Основное производство»
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Недостачи сверх норм естественной убыли (по розничным ценам) относятся на материально-хозяйственных лиц (виновных в недостачах).
Проводка: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 10 «Материалы»
Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей в сумме фактической стоимости материалов»
Кредит счета 98 - Разница между суммой подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой стоимостью по недостачам ценностей.
При отсутствии виновных лиц или когда суд отказал во взыскании потерь с них убытки рассматриваются как внереализованные расходы организации:
Проводка: Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий или иных форс-мажорных обстоятельств, списываются проводкой:
Кредит счета 10 «Материалы»
Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»
Материалы израсходованные при ликвидаций последствий стихийных бедствий также списываются по кредиту счета 10»Материалы» на дебет счета 99 «Прибыли и убытки».
При выбытии материалов на сторону в техникуме проводится сплошная документальная проверка оформления продажи и дарения материалов.
Если закуплен излишек материалов, то он может быть продан другой организации. В этом случае с центрального склада материалы отпускают на сторону, что оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).
Накладную выписывает работник структурного подразделения техникума в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявленной получателем доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают на склад как основание для отпуска материальных ценностей, второй — их получателю. При получении материальных ценностей представитель поставщика расписывается в экземпляре накладной, остающейся у продавца [23, с. 253].
При отпуске материалов на сторону отдел снабжения техникума обеспечивает получателя ценностей пропуском, дающим право на вывоз или вынос ТМЦ с территории техникума.
В бухгалтерском учете операции по продаже и передаче материальных ценностей отражаются проводкой:
Д 91 – К 10.
При заключении договора мены величину платы или кредиторской задолженности за переданные материалы нужно определять в соответствии с п. 6.3 ПБУ 10/99 исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет стоимость аналогичных ценностей.
Бухгалтерская запись по отражению данной операции аналогична бухгалтерской записи, касающейся продаж:
Д 91 – К10.
Статьей 39 НК РФ установлено, что передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами) права собственности на товары одним лицом для другого лица признается реализацией товаров.
Первое условие реализации — переход права собственности выполняется. Вторым условием является возмездность. Заключенный договор предусматривает выплату процентов за пользование товарным кредитом, поэтому по нормам ст. 423 ГК РФ он является возмездным. Значит, в целях налогообложения материалы, переданные по договору, являются реализованными.
В бухгалтерском учете техникума при возмездном характере договора делаются следующие записи:
Д 91-2 — К 10 — списаны материалы в реализацию;
Д76 — К91-1 — реализованы материалы;
Д 91-2 — К 68 — начислен НДС по материалам;
Д 91-9 — К 99 — получен финансовый результат от реализации;
Д 58 — К 76 — отражена сумма задолженности по материалам в составе финансовых вложений;
Д 10 — К 76 — получены материалы обратно;
Д 76 — К 58 — закрыта задолженность контрагента.
В бухгалтерском учете организации при безвозмездном характере договора делаются следующие записи:
Д 76 — К 10 — переданы материалы;
Д 58 — К 76 — отражена передача материалов в составе финансовых вложений;
Д 10 — К 76 — получены материалы обратно;
Д 76 — К 58 — закрыта задолженность контрагента.
Поскольку при передаче организацией материалов в собственность другому юридическому или физическому лицу по договору купли - продажи либо в обмен на другой товар по договору мены отпуск оформляется накладной по форме № М-15, ревизор проверяет правильность оформления этих документов (договоров и накладных). Договоры должны соответствовать по форме и содержанию требованиям действующего законодательства.
Особое внимание уделяется ценам реализации материалов - в техникуме на них должны быть утверждены отпускные цены. Ревизор изучает эффективность ценовой политики и фактическое соблюдение должностными лицами дисциплины отпускных цен на ма териалы.
Реализация материалов, закупленных отделом снабжения техникума, далеко не всегда экономически целесообразна. Сам факт реализации материалов является следствием либо отсутствия системы планирования и нормирования материальных запасов, либо неправильно организованного использования. Ревизор должен дать экономическую оценку действий должностных лиц организации, по чьей инициативе закупаются лишние материалы, которые впоследствии подлежат продаже.
Правильность и полнота оприходования канцелярских и хозяйственных товаров проверяются на основании записей по дебету субсчета «Материалы» счета 10 и по документам банка на перечисление денежных средств предприятиям — поставщикам канцелярских и хозяйственных товаров, а также путем встречной проверки у поставщиков.
В ходе ревизии проверяются документальное оформление и фак тическое осуществление внесистемного учета канцелярских и хозяйственных товаров.
Ревизор определяет также, какой в организации принят поря док учета поступления и отпуска канцелярских и хозяйственных товаров, правильность этих операций и их документальное оформление.
Перед проверкой экономической целесообразности и законности списания канцелярских и хозяйственных товаров необходимо удостовериться, что в техникуме есть приказ о постоянно действующей комиссии по их списанию, или определить, какой комиссии поручено утверждать акты на списание. Ревизор смотрит, как оформлены акты на списание: ука зан ли состав комиссии; сроки пользования описываемыми предмета ми; их стоимость; причины выбытия; сумма, подлежащая погашению виновными лицами; количество полученных и оприходованных мате риальных ценностей; есть ли виза лица, утвердившего списание. Помимо прочего, нужно выяснить: пра вильно ли определены результаты списания пришедших в негодность канцелярских и хозяйственных товаров; своевременно ли отражены эти операции на счетах бухгал терского учета.
3.3 Контроль производственного и хозяйственного инвентаря
Производственный инвентарь — это предметы производственного назначения, с помощью которых создаются условия для осуществления и облегчения технологических операций: рабочие столы, верстаки, оборудование, способствующее охране труда, шкафы, стеллажи, лари, тумбочки и т.п.
Хозяйственный инвентарь - это конторская и другая мебель и обстановка (столы, стулья, шкафы, портьеры и т.п.), вешалки, гардеробы, телефонные аппараты, противопожарный инвентарь и т.д. В соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» инвентарь должен быть отнесен в разряд основных средств. Поэтому учет его поступления и выбытия (списания) ведется аналогично учету других основных средств.
Инвентарь считается находящимся в эксплуатации с момента его отпуска со склада (центрального склада) техникума. В техникуме установлены сроки эксплуатации инвентаря.
Приказом руководителя техникума установлен круг лиц, ответственных за приемку, хранение и эксплуатацию инвен таря. С этими лицами заключены договоры о матери альной ответственности.
Материально ответственные лица (коменданты, кладовщики и т.п.) ведут учет производственного и хозяйственного инвентаря на двух карточках, из которых одна строится по номенклатурным номе рам инвентаря, другая — по конкретным лицам, которым инвентарь выдан в пользование. Вместо карточек можно вести книгу учета инвен таря, которая содержит следующие реквизиты: наименование и краткую характеристику предметов; дату поступле ния в эксплуатацию; инвентарный номер; цену; отметку о выбытии. На хозяйственный инвентарь, находящийся в подразделениях орга низации (например, в цехах), составляются специальные описи [28, с. 239].
На все пришедшие в негодность объекты составляется акт на списание по форме № ОС-4. Если инвентарь пришел в негодность по вине работника, то размер ущерба и порядок его возмещения опре деляют в соответствии с действующим законодательством. В органи зации должна работать постоянно действующая комиссия, в задачи которой входит осмотр инвентаря, подлежащего списанию, установ ление факта его непригодности к дальнейшему использованию или восстановлению. Комиссия определяет возможность использования или реализации материалов, остающихся от списания инвентаря. Члены комиссии подписывают акт на его списание, составленный по форме № ОС-4.
До принятия ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и нового Плана сче тов инвентарь в зависимости от стоимости мог учитываться как в со ставе основных средств, так и в составе малоценных и быстроизнаши вающихся предметов. При проведении ревизии производственного и хозяйственного инвентаря ревизор определяет, не было ли потерь инвентаря при переносе его стоимости с одних бухгалтерских счетов на другие. Поскольку на счете 12 мог числиться инвентарь с ну левой балансовой стоимостью, полученной в результате списания 100%; стоимости малоценных и быстроизнашивающихся предметов при вводе в эксплуатацию, и была возможность списать расходы на при обретение объекта основных средств стоимостью менее 2000 руб. сразу при введении в эксплуатацию, необходимо проверить, как ведется контроль за сохранностью данных объектов. Несмотря на нулевую стоимость, инвентарь продолжает использоваться в хозяйственной деятельности, следовательно, должен быть обеспечен надлежащий контроль за его сохранностью и эффективным использованием.
В техникуме проводятся документальные проверки оформления поступления, учета и списания инвентаря.
Тщательной проверке подвергаются операции поступления, отпуска и списания инвентаря. При этом ревизор обращает внимание на перечень хозяйственного инвентаря, используемого техникумом. Правильность и полнота оприходования инвентаря определяются на основании записей по дебету счета 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» счета 10 «Материалы» и по документам банка на перечисление денежных средств предприятиям — поставщикам инвентаря, а также путем встречной проверки у поставщиков.
В ходе ревизии изучаются документальное оформление и фактическое осуществление внесистемного учета инвентаря, а также наличие утвержденных норм запаса, отпуска, расхода инвентаря, в частности проверяется обоснованность этих норм и их соблюдение подраз делениями техникума.
В процессе ревизии осуществляется несколько проверок соответствия только что отпущенного инвентаря со склада данным документов на отпуск, а также соответствия количества отпущенного инвентаря количеству принятого изношенного инвентаря.
Проверяется, все ли объекты инвентаря закреплены за материально
ответственными лицами, наличие заключенных договоров
материальной ответственности. В случае выявления инвентаря, не
закрепленного за материально ответственными лицами, либо отсутствия договоров о материальной ответственности ревизор вправе, не
дожидаясь окончания ревизии, устранить данное нарушение и принять
незамедлительные меры по закреплению инвентаря за материально
ответственными лицами. Кроме прочего, ревизор выясняет, какие сроки службы хозяйственного инвентаря установлены в техникуме, на каких снованиях и кто их определяет.
Заключение
Данная работа посвящена организации и ведению бухгалтерского учета и контроля материалов на примере деятельности Ульяновского техникума экономике и права Центросоюза РФ.
В процессе ее написания была сделана попытка проанализировать цели, стоящие перед бухгалтерским учетом, и задачи, которые должен выполнять бухгалтерский учет материально-производственных запасов для предприятий, осуществляющих туристическую деятельность.
В работе описаны используемые в техникуме способы ведения бухгалтерского учета и контроля материалов в соответствии с утвержденными положениями и нормативными актами. При раскрытии вопросов плана работы использованы конкретные практические материалы и оформлены образцы документов бухгалтерского учета.
Плановые затраты по статье «Материалы» включают в свой состав затраты на материалы, используемые в учебном процессе. Как и предполагается Методикой в Ульяновском техникуме экономике и права планирование затрат по этой статье предшествует разработка учетной программы предприятия, которая включает в себя расчет планового объема реализованных услуг с учетом прогноза потребляемых услуг, обоснованием неучтенных расходов.
Техникум ежегодно выполняет свои производственные планы по выпуску специалистов, работает ритмично без срывов. Этот успех во многом зависит не только от организации учебного процесса, но и от правильной организации бухгалтерского учета, в том числе по использованию, приобретению материалов, организации складского хозяйства, своевременного документального оформления хозяйственных операций.
Обобщая анализ работы техникума можно сделать вывод что основным направлением эффективного использования материалов является хорошо налаженная работа по учету и документообороту.
Организован контроль за внедрением ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование материалов обеспечивается их нормированием, четким распределением и целевым использованием.
Для улучшения организации бухгалтерского учета и контроля материалов считаю рациональным внедрение современной компьютерной технологии по всем отраслям деятельности хозяйственным операциям, в т.ч. в складском хозяйстве.
Для контроля бесперебойного снабжения деятельности организации материалами большое значение имеет оперативный учет. Такой учет актуален в современных условиях и может быть рационально построен с использованием ЭВМ. При этом могут быть конкретизируемы решения следующих задач.
1. Организация оперативного учета выполнения договоров на закупку материалов.
При решении этой задачи в ЭВМ формируется информация о выполнении договоров на закупку материалов по каждому поставщику (по срокам поставки, объему).В выдаваемых для использования выходных документах, как обычно, сопоставляется количество фактически поступивших материалов с предусмотренными по договорам, с плановыми расчетами (по поставкам, кодам запасов, срокам поставки и др. показателям).Это наглядный, быстрый метод контроля.
2. Контроль за отклонениями материальных запасов.
При решении этой задачи запас материалов сопоставляется с нормами. Если фактический уровень запасов выше нормы – мы имеем сверх нормативные запасы материалов, а если наоборот, то они являются дефицитными.
На основании этих наглядных данных бухгалтер может выяснить причины образования этих показателей и принять оперативные меры по устранению дефицита или сокращения запасов материалов.
3. Осуществление контроля за движением материалов.
Предназначена для выявления материальных запасов, по которым в течение периода с начала года до даты решения вопроса (конец месяца, квартала, полугодия, девяти месяцев и года) не было движения или же для анализа фактического расхода материалов. В этом случае выдается информация о материалах по которым расход уменьшен с начала года до даты решения задачи.
Решение этих задач с использованием ЭВМ помогает более оперативно использовать данные текущего аналитического учета материалов, а также других данных, имеющихся в базе данных системы управления материальными ресурсами.
В Ульяновском техникуме экономики и права постоянно укрепляется материально – техническая база:
В целях дальнейшего развития техникум намерен расширить сеть филиалов и специальностей в них и увеличить набор студентов, в т.ч. за счет организации работы:
Анализ материальных ресурсов проводится с целью выявления резервов снижения себестоимости продукции и увеличения прибыли. Основными этапами анализа является:
Список использованных источников
Дипломная работа выполнена мной совершенно самостоятельно. Все использованные в работе материалы и концепции из опубликованной научной литературы и других источников имеют ссылки на них.
«_____» _______________ _______г.
_______________________________ _______________________________
(подпись) (Ф.И.О.)