Тема- Написання та оформлення довідок Мета- Навчитися правильно оформлювати довідки знати види довідок ре
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Лекція № 58
Тема: Написання та оформлення довідок
Мета: Навчитися правильно оформлювати довідки, знати види довідок, реквізити
План
1. Службові довідки
2. Основні реквізити довідок
Самостійне вивчення
Уніфіковані форми довідок з особового складу
1. Службові довідки
Серед потоку документів численну групу становлять службові документи, які містять інформацію про певні події, явища, що мають місце в установах. Інформаційна складова таких документів може мати довідковий характер, тобто такою, що береться до відома або спричиняє конкретну управлінську дію, будучи підставою для видання розпорядчого документа тощо.
Довідка — це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.
Довідки, які містять різні відомості про роботу установи, посадових осіб за певний час, складаються керівниками організацій, структурних підрозділів чи уповноваженими посадовими особами.
За функціональною ознакою виокремлюють:
- довідки з питань основної діяльності — містять інформацію про факти й події службового характеру, що стосуються установи в цілому;
- з особового складу — засвідчують певний юридичний факт, що стосується посадової особи, громадянина.
Зверніть увагу!
Службові довідки з питань основної діяльності містять інформацію, запитувану керівником установи чи певною посадовою особою:
- цієї ж установи,
- організації вищого відомчого підпорядкування (наприклад,
довідка про підсумки річної діяльності).
Відповідно, службові довідки за місцем складання можуть бути внутрішніми та зовнішніми.
Внутрішні службові довідки підписує укладач, зовнішні — керівник установи.
Розрізняють внутрішні та зовнішні довідки.
Внутрішні довідки, як правило, містять узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій тощо, їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.
Внутрішню довідку складає один працівник або комісія, до складу якої входить певна кількість працівників підприємства, установи, організації (далі — підприємства). Текст такої довідки має бути присвячений одному питанню службового характеру. Стислий виклад її тексту подають у заголовку. Якщо необхідно подати інформацію з кількох не пов'язаних між собою питань, то для кожного з них складають відповідну довідку. Розглянемо це на прикладі.
На підприємстві було проведено внутрішню службову перевірку. Комісія, до складу якої входили п'ять працівників цього підприємства, протягом тижня перевіряла роботу кадрової, діловодної та архівної служб підприємства. Після завершення перевірки комісія підготувала два документи «Довідку про перевірку роботи з кадрами на підприємстві» та «Довідку про стан діловодства й архівної справи на підприємстві». Чому було підготовлено саме дві довідки, а не одна чи три? Річ у тім, що діловодство й архівна справа — це пов'язані між собою сфери діяльності. Тому результати перевірки роботи діловодної і архівної служб оформлюють одним документом і зберігають у справі п'ять років. Кадрова робота не пов'язана із зазначеними сферами діяльності. А документи (доповіді, огляди, зведення і довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами формуються в окрему справу, що підлягає постійному зберіганню.
Внутрішню довідку, підготовлену комісією, оформлюють на загальному бланку підприємства або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням таких реквізитів:
07 — назва підприємства;
10— назва виду документа (ДОВІДКА);
11— дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
14— місце складання або видання документа (вказують, якщо воно не входить до назви підприємства);
19 — заголовок до тексту документа (має відповідати на питання: про що?);
21 — текст документа;
23 — підпис (голови та членів комісії);
29— відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30— відмітка про наявність документа в електронній формі (вказують у разі потреби).
Довідка, складена одним працівником або керівником структурного підрозділу для подання керівникові підприємства, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведено, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату А5) з обов'язковим відтворенням реквізиту 08 «Назва структурного підрозділу підприємства».
Зовнішні довідки, як правило, складають з метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживання тощо, їх видають зацікавленим громадянам для подання до відповідних органів — податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.
Зовнішня довідка набуває юридичної сили лише за наявності таких реквізитів:
04— код підприємства за ЄДРПОУ;
05— код форми документа за ДКУД;
07 — назва підприємства;
09— довідкові дані про підприємство;
10— назва виду документа (ДОВІДКА);
11— дата документа;
12— реєстраційний індекс документа;
16 — адресат (вказують місце подання довідки);
21 — текст документа;
23 — підпис;
26 — відбиток печатки.
Якщо зовнішня довідка має фінансово-матеріальний характер, то її підписують керівник підприємства та головний бухгалтер.
Зовнішні довідки оформлюють на загальному бланку підприємства або на чистих аркушах паперу.
Довідку з місця роботи, що підтверджує трудовий стаж та/або оплату праці працівника, складають на бланку підприємства формату А5. Текст такої довідки починають із зазначення в називному відмінку прізвища, ім'я та по батькові працівника, про якого подаються відомості, далі вказують посаду та розмір заробітної плати. Якщо довідка не містить відомостей щодо заробітної плати, то підпис головного бухгалтера не ставиться.
Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах паперу, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов'язково проставляють відбиток кутового штампа, на якому має бути відтворено назву підприємства, довідкові дані про підприємство та код підприємства за ЄДРПОУ. Крім цього, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися. Дату та реєстраційний індекс вносять у відбиток від руки, .
Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то для їх оформлення використовують стандартні бланки, в яких постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце.
Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. Зовнішні довідки реєструють у базах даних, картках або журналах реєстрації вихідної документації, внутрішні — в реєстраційних формах, призначених для реєстрації внутрішньої документації.
Крім розглянутих вище, існує багато інших видів довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні, довідки-об'єктивки тощо. Наприклад, в органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, її готують у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Текст цієї довідки складають у вигляді анкети. Відповіді на запитання в ній мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски і виправлення не допускаються. Біографічну довідку оформлюють за встановленою формою, скріплюють підписом керівника кадрової служби та печаткою.
2.Основні реквізити довідки
Постійні реквізити (розміщують кутовим або поздовжнім способом).
Реквізити загального чи спеціального бланка установи:
- реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);
- назва організації вищого рівня (06), оформляють залежно від відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб — за рішенням установи;
- повна чи скорочена назва організації - автора документа (07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі);
- назву структурного підрозділу або територіального відділення філії, (08), посаду особи зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підписувати документ.
Назву виду документа (10) оформляють великими літерами: ДОВІДКА.
Змінні реквізити
Датою документа (11) є дата його підписання. Цей реквізит проставляють від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташування реквізитів місці.
Реєстраційний індекс (12) проставляють у разі потреби після підписання документа.
Місце складення або видання документа (14) не вказують, якщо його можна визначити за реквізитами «Назва організації» та «Довідкові дані про організацію», однак зазначають, якщо документ було складено в іншому місці.
Реквізит «Адресат» (16) вказує на спрямування документа керівнику організації вищого рівня, установи, структурного підрозділу чи певній посадовій особі.
Заголовок до тексту (19) може містити відомості про час (дату), на який припадають наведені в ній факти.
Текст (21) довідок містить лише описову частину.
Якщо довідка містить кілька питань, то текст поділяють на розділи, пункти та підпункти. Кількість розділів визначається кількістю порушуваних питань. Складну для сприйняття довідково-аналітичну інформацію доцільно подавати у формі таблиці.
Позначку про наявність додатка (22) проставляють у разі потреби підтвердження фактів додатковою інформацією.
Підписом керівника установи (23) засвідчуються довідки зовнішнього спрямування, укладача — внутрішнього. Довідки зовнішнього спрямування, як офіційні документи, засвідчуються відбитком печатки, найвагоміші потребують наявності кутового штампа.
Прізвище виконавця та номер його службового телефону (28) можуть містити лише зовнішні довідки або довідки, що подаються від імені структурного підрозділу.
Основні реквізити службових довідок з особового складу та вимоги до їх оформлення
Поширеною є група довідок з особового складу, що їх видають на запит громадян або установ. Це — довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, трудовий стаж, обійману посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, право користування соціальними пільгами, перебування на обліку певних соціальних категорій населення тощо.
На відміну від довідок з основної діяльності, довідки з особового складу завжди є зовнішніми документами, а тому оформляються на загальному чи спеціальному бланках зовнішнього спрямування. Для складання довідок про підтвердження місця роботи, навчання, посади, яку займають, заробітної плати тощо, як правило, використовують надруковані у друкарні бланки.
Крім зазначення назви органу, який видає довідку, дати, реєстраційного індексу, назви виду документа (ДОВІДКА), ці бланки мають надрукований типовий текст.
Реквізити загального бланка можуть бути відтворені з допомогою кутового штампа, виготовленого з гуми чи спеціальних матеріалів. Організації замовляють кутовий штамп для довідок, до складу якого входить реквізит 14 та службові відмітки для реквізитів 11, 12, що заповнюються рукописне після підписання документа.
Реквізити загального чи спеціального бланка установи:
- реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);
- назва організації вищого рівня (06);
- повна чи скорочена назва організації — автора документа (07);
- назва структурного підрозділу або територіального відділення філії (у разі потреби);
- довідкові дані про організацію (9) містять поштову адресу та інші відомості, необхідні для пошуку та ідентифікації установи.
Назва виду документа (10) — ДОВІДКА.
Змінні реквізити
Датою документа (11) є дата його підписання.
Реєстраційний індекс документа (12) проставляють після його реєстрації в окремому журналі чи картотеці довідок з особового складу, що зберігається у відділі кадрів чи іншому структурному підрозділі, який відає питаннями управління кадрами.
Місце складення або видання документа (14) може проставлятися на відбитку кутового штампа або завчасно вноситися до уніфікованої форми довідки.
Довідки з особового складу, зміст яких, нагадуємо, стосується життєдіяльності окремої особи, також мають цільове призначення: до ЖЕКу, пенсійного фонду України, суду і т. ін. На спрямування довідок з особового складу вказує реквізит «Адресат» (16) або ж останнє речення текстової частини «Довідку видано для подання до...»
Заголовок до тексту (19) на форматі А5 може не проставлятися.
Текст (21) довідок містить лише констатацію факту, здебільшого розпочинається із зазначення у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку повідомляється. Синтаксична структура довідок насичена пасивними конструкціями, що дає можливість фіксувати увагу на об'єкті дії. Цією ж обставиною зумовлено вживання безособових дієслів на -но, -то.
Складну для сприйняття інформацію можуть подавати у табличній формі.
Наприкінці текстової частини довідок можуть зазначати назву установи, до якої вона буде подана: Довідку видано для пред'явлення до...
Не рекомендується вживати штампи типу «дійсно є студентом», «цим повідомляємо». «Видано в тому, що він_________».
Відмітку про наявність додатка (22) оформляють у разі потреби.
Підписом керівника установи (23) та інспектора відділу кадрів (або іншої посадової особи, що здійснює управління кадрами) засвідчуються довідки, що не містять фінансового характеру. Фінансову інформацію, крім керівника, засвідчує головний бухгалтер.
Відбиток печатки відділу кадрів або гербовий/прирівняний до гербового (26) — обов'язкова вимога оформлення довідок з особового складу.
Створення уніфікованих форм довідок з особового складу
Для підготування довідок з особового складу з повторюваними ситуаціями рекомендовано використовувати уніфіковані форми, що містять друковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної. Такі уніфіковані форми розробляють завчасно, зберігаючи як шаблони для подальшого внесення змінної інформації.
2. Тема- Философия эпохи Возрождения.html
3. тематики економіки і механіки Кафедра світового господарства і міжнародних економічних відносин Дип
4. Задание для экзаменующегося ВАРИАНТ 9 ИНСТРУКЦИЯ- 1
5. а 4Анализ показателей рентабельности продукции продаж капитала собственного капитала 5 анализ оборачива
6. Ценообразование как ключевой элемент рыночной экономики
7. друзей и врагов по определению Э
8. Експлуатація зварювальних трансформаторів
9. ТПМ 811141619 ИУК205060 Закон Кулона
10. Тема- TurboPscl меню окна
11. Дипломная работа- Проектирование буровых работ с целью предварительной разведки месторождения Родниковое
12. феррари Моему сыну Колби который каждый день напоминает мне о всём хорошем что есть в нашем м
13. Ответы на билеты по ОБЖ 11 класса
14. Переход подростка в мир взрослых По роману Дж Селинджера Над пропастью во ржи
15. Таможенное декларирование представляет собой заявление уполномоченным лицом декларантом или таможенным б
16. Заключение эксперта-бухгалтера и оценка его следователем и судом
17. Меристематические клетки корешков проростков Allium cepa L
18. Тематический словарьсправочник - Под ред.
19. сирот ЖИЛИЩНЫЕ ГАРАНТИИ ДЛЯ ДЕТЕЙСИРОТ В соответствии с Конституцией Республики Беларусь государ
20. МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИКОСТОМАТОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ЗДРАВООХРА