Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Неделя 10: Служебная переписка.
Служебное письмо. Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
Задание 1. Разделите слова, данные в списке ниже, на четыре колонки, заканчивая предложения:
|
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой |
Просим (прошу) Вас (вас) |
Прошу Вашего согласия на |
Просим вашего содействия в |
Прошу Ваших указаний |
Выслать (мне)..., отправку в адрес..., о предоставлении мне ..., скорейшей отправке..., на заключение договора о ... с ..., предоставлении дополнительной информации относительно..., о направлении в мой адрес ..., на оформление документов о ..., проинформировать меня о ..., проведении... .
Задание 2. Определите, к какому виду служебных писем относятся приведенные ниже формулировки. При ответе опирайтесь на следующую классификацию служебных писем (не все виды писем могут быть использованы):
Просим Вас не отказать в любезности и (сделать ...)...; Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...; Мы очень надеемся на то, что Вы воспользуетесь нашим предложением...; Ваше участие является необходимым ...; Мы намерены проинформировать Вас ...; Мы будем рады предоставить в Ваше распоряжение дополнительную информацию относительно...; Мы испытываем насущную необходимость запросить у Вас...; это побуждает меня обратиться к широкой общественности со следующим заявлением ...; К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...; Настоящим письмом подтверждается ...; Полагаем целесообразным внести в содержание... следующие дополнения ...; Прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации ...; Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для...; Считаем необходимым уведомить ....
Задание 3. В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение «господа», либо добавление к имени и отчеству определения «уважаемый».
Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи».
Составьте письмо по образцу.
Образец делового письма:
Г-ну А. Ануарову,
Генеральному директору, АО «Қазақтелеком», 78,
ул.Тимирязева, Алматы, 050057, Казахстан.
19 марта 2013 г.
Март 19, 2013. (March 19, 2013)
Уважаемый г-н Ануаров,
Re: В ответ на ваш факс от 5 марта 2013.
Неоплаченные счета №28765, 54328,
О подключении телефонной связи в п. Алатау.
Доводим до Вашего сведения, что неоплаченные счета за услуги связи будут погашены в срок до 5 апреля 2013.
Просим Вас провести проверку телефонных линий в п. Алатау и в случае их исправности предоставить 120 абонентам услуги «Қазақтелекома».
Искренне Ваш менеджер по работе с клиентами г-н Идрисов К.
___________________подпись
Идрисов К. менеджер
Приложение: 1. Контракт на 2012-2013 (10 л.);
2. Счет-фактуры за 1 квартал 2013 (56 шт.)
Задание 4. Закончите текст делового письма
Приглашаем Вас принять участие … (где, когда). 2. С благодарностью подтверждаем получение … (чего, в каком количестве). 3. Несмотря на неоднократные напоминания… (о чем, какие действия продолжаются). 4. В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам… (что, когда, с какой целью). 5. Просим Вас предоставить данные … (о ком, о чем). 6. Надеемся на положительное решение вопроса… (о чем). 7. Просим Вас включить в состав группы для участия в… (в чем, количество и фамилии участников). 8. Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)… (что, куда, кому). 9. Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с… (с чем). 10. Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности … (что сделать, сроки). 11. В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам… (что, количество, сроки). 12. Доводим до Вашего сведения, что… (событие, время, место). 13. Выражаем Вам свою благодарность за… (что). 14. Примите наши искренние поздравления в связи с… (событие, время).