Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ФКС-1Я
Федорова А. А.
Национальный институт
им. Екатерины Великой
Факультет:
Экономики и менеджмента
Контрольная работа
По бухгалтерскому учету
«1. Организация документооборота.
2. Документы как источник финансовой информации.»
Организация документооборота
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования на чинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих докумен тов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Каждая из процедур, включаемая в систему документообо рота, должна содержать набор определенных операций, соблю дение которых обеспечивает четкую организацию документообо рота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они под лежат обязательной проверке как по форме (полноте и правиль ности оформления документов, заполнения реквизитов), так и
содержанию (соответствие законности зафиксированных в доку менте экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки докумен тов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, от ветственного за их обработку.
Документы, послужившие основанием для начисления за работной платы, равно как и документы, приложенные к при ходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погаше ны штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.
Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (со ставленные документы предназначены для внешних пользовате лей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками дан ной организации для собственных нужд).
Организацией документооборота занимается главный бух галтер фирмы. В его функции входит разработка правил доку ментооборота и технологии обработки учетной информации, пред ставленных в виде графика документооборота. Назначение графика — осуществ ление систематического контроля за составлением и сроками про хождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному конт ролю в виде арифметической проверки, устанавливаются закон ность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен ных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необхо димые формы отчетности.
Соблюдение этих условий способствует более четкой орга низации производства и продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.
Если в процессе проведения указанных действий обнаружи ваются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, фак ты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависи мости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответству ющие предъявляемым требованиям документы принимаются бух галтерией. В зависимости от характера этих документов работ ник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в ко пии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. На пример, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бух галтер расписывается в их приеме в кассовой книге.
Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполните лей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.
Таксировка, или расценка, предусматривает перевод нату ральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный из меритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего ко личества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в доку менте указан трудовой измеритель, выраженный в единицах вре мени — рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножа ется на стоимость единицы данного времени.
Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однород ные по экономическому содержанию зафиксированных в них хо зяйственных операций. Характер группировки обусловлен переч нем представленных протаксированных документов. Так, доку менты по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу — в разрезе наименований и направлений в использовании:
♦ на производственные нужды;
♦ на непроизводственные цели (непромышленным производ ствам и хозяйствам и пр.);
♦ продажи на сторону и т. п.
Цель группировки — подготовить сводные данные по дви жению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.
Контировка — указание в первичном документе бухгалтерс кой записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалте ром, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного про цесса. Для представления бухгалтерской записи в документе преду смотрено определенное место. Если имеет место сводный доку мент, то указанная запись фиксируется в конце документа.
Автоматизация учетного процесса определила свои требова ния к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр до кументов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными до кументами (Document Management Systems).
Составляющими современной корпоративной системы ав томатизации документооборота являются:
— системы управления базами данных. Основное их досто инство — обеспечение доступа к структурированной ин формации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;
— системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осу ществляющие доступ к неструктурированной информа ции.
Для реализации этой идеи и доступа к управлению доку ментами, представленными большими массивами с целью обес печения четкого поиска информации по всему содержанию, раз работана и функционирует система Excalibur EFS.
Для управления небольшими массивами информации фун кционирует система PC ДОСв — системы класса Workflow, обес печивающие в автоматическом режиме транспортные потоки пе ремещения документов в электронном виде между исполнителя ми, структурными подразделениями и руководством.
Таким образом, управление документооборотом в значитель ной мере достигается путем внедрения компьютерных техноло гий с помощью программных средств, а также локальных вы числительных сетей. С помощью последних решается проблема
передачи информации. Это совершенно новый уровень органи зации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).
В данном электронном архиве первичные документы раз мещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поис ка являются дата создания документа, адресат, наименование орга низации, ключевые слова и другие параметры.
Система электронного документооборота позволяет упоря дочить формирование массива учетной информации, создает ос нову для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.
По истечении года все документы из бухгалтерии передают ся в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в де ятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других уч реждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хране ния (утвержденным Главным архивным управлением при Сове те Министров СССР 15 августа 1988 г. в редакции Государствен ной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Зако на Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответ ствии с этим организации должны обеспечить хранение первич ных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бух галтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых соглас но правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) организация так же обязана хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Предельный срок хранения документов определен для рас четов по оплате труда как списочного, так и несписочного соста ва (лицевые счета, расчетные ведомости).
Сдаче в архив документов предшествуют определенные под готовительные процедуры. Документы следует подобрать в пап ки по однородности совершенных хозяйственных операций в хро нологическом порядке. Документы постоянного и временного хра нения помещаются в разные папки. Однако общим для них явля ется то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках докумен ты должны быть переплетены. При передаче документов в ар хив составляется справка.
Изъятие документов в организации может иметь место толь ко на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного след ствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и нало говой полицией.
Изъятие документов производится в присутствии долж ностных лиц организации.
Представитель органа, по распоряжению которого изыма ются документы, обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия его под расписку передается работнику организации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием осно вания и даты изъятия.
Не допускается изъятие документов, составляющих государ ственную тайну.
Персональная ответственность за соблюдение условий и по рядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтер ского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.
Документы как источник финансовой информации
Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепоч ке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно бу дет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной инфор мации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. По этому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделя ется большое внимание.
Процедура первичного наблюдения может быть схематичес ки представлена следующим образом :
По результатам первичного наблюдения составляется доку мент.
Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наи более существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.
Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документа ми. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бух галтерской записи.
Первичный учетный документ должен составляться в мо мент совершения экономического события. Если на данном эта пе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания тако го события.
Первичные учетные документы являются основой для со ставления сводных учетных документов.
Документация — оформление экономического события (хо зяйственной операции) документом. В широком понимании бух галтерская документация представляет собой первичные бухгал терские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчет ность.
Документ (лат. docuraentum — поучительный пример, сви детельство, доказательство) — письменное свидетельство с за полнением необходимых реквизитов, придающих ему доказатель ную юридическую силу. Именно документ — основа информа ционной системы предприятия. Его значение не только не сни зилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло. Современная информационная система — это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономичес кого субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75 % компаний поте ря функционирования становится критической или полной. Уте ря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управле ния хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результа тов организации.
Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источ ников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятель ности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.
С помощью документов осуществляется постоянное наблю дение за движением материальных, трудовых и финансовых ре сурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность опе рации. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждо го работника, подписавшего документ, персональную ответствен ность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляет ся контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.
Если документ подготовлен на машинном носителе, то орга низация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая конт ролирующие органы.
В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользова ния, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.
Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бу маги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведе ния о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisitum — нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.
Реквизиты подразделяются па признанные и содержатель ные.
Признанные реквизиты отображают объекты учета (на именование основных средств и пр.).
Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирны ми линиями.
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (на именование организации, подпись и т. п.), печатаются типограф ским способом.
Как факт подтверждения совершенной хозяйственной опе рации, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифициро ванных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов раз рабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтер ского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 на именований:
— акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);
— акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а);
— акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);
— накладная на внутреннее перемещение объектов основ ных средств (ф. № ОС-2);
— акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструи рованных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);
— акт о списании объекта основных средств (кроме авто транспортных средств) (ф. № ОС-4);
— акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);
— акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);
— инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6);
— инвентарная карточка группового учета объектов основ ных средств (ф. № ОС-6 а);
— инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 б);
— акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);
— акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);
— акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16). Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юри дически доказательную силу наравне с унифицированными до кументами при наличии следующих обязательных реквизитов:
♦ наименование документа (доверенность, карточка складско го учета материалов и т. п.);
♦ дата составления (дата, месяц, год);
♦ наименование организации, от имени которой составлен до кумент;
♦ содержание хозяйственной операции и основание для ее со вершения (например, лицевой счет ф. Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выра ботки и выполненных работ, отработанного времени, а так же документов на разные виды оплат);
♦ единица измерения (в натуральном, количественном и сто имостном выражении);
♦ наименование должностей лиц, ответственных за соверше ние хозяйственной операции и правильность ее оформле ния;
♦ личные подписи указанных лиц.
Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтер ском учете».
Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую доказатель ность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксирован ных в соответствующем документе.
Если предприятие нарушает данные требования законода тельства по оформлению первичных документов, его руковод ство может быть привлечено к административной ответственно сти. Сама информация, содержащаяся в таких документах, при знается недостоверной.
Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за пра вильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском уче те», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерс кой отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, со блюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бух галтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что «пере чень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть ука зана ее расшифровка.
Подписи лиц, определенных по статусу за составление ма шиночитаемых первичных документов, могут быть заменены па ролем или другим способом авторизации, дающим право одно значно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя эко номического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.
Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответ ствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Феде рации расчетные документы должны соответствовать требова ниям установленных стандартов и содержать:
♦ наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
♦ номер расчетного документа, число, месяц, год его выпис ки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средства ми вычислительной техники, допускается обозначение ме сяца цифрами;
♦ вид платежа;
♦ наименование плательщика, номер его счета, идентифика ционный номер налогоплательщика (ИНН);
♦ наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер коррес пондентского счета или субсчета;
♦ наименование получателя средств, номер его счета, иденти фикационный номер налогоплательщика (ИНН);
♦ наименование и местонахождение банка получателя, его бан ковский идентификационный код (БИК), номер корреспон дентского счета или субсчета;
♦ назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделя ется в расчетном документе отдельной строкой (в против-ном случае должно быть указание на то, что налог не упла чивается;
♦ сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;
♦ очередность платежа;
♦ вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначе ний (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;
♦ подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск пе чати (в установленных случаях);
♦ на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также от тиск гербовой печати.
В зависимости от места расположения тех или иных рекви зитов в документах, форма последних может быть:
♦ зональной;
♦ анкетной;
♦ табельной;
♦ комбинированной.
Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на от дельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, ко торая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.
Анкетная форма предусматривает размещение названия рек визитов в левой стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.
Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) рек визиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятель ную таблицу (матрицу).
Документ, представленный в комбинированной форме, со четает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.
Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к при ходным и расходным кассовым ордерам.
Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использо вания: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа (ука зание кода) работника, ответственного за обработку соответству ющего документа.
Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение ... листов, дата ... 2004 г.». В порядке, установлен ном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронуме рованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).
Указание в документе необходимых реквизитов принято на зывать составлением документа.
Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых раз решительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зави симости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.
Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обяза тельных реквизитов, сколько в подтверждении законности отра женного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правиль ности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.
Список использованной литературы