Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
БД – спосіб організації даних, призначений для зручного зберігання та маніпулювання ними (вводу, пошуку, відбирання, відображення та виводу)
Сукупності програм, призначених для створення БД, наповнення БД даними, редагування даних в БД та маніпулювання ними, звуться СУБД
Функції СУБД:
-Визначення даних (Data definition) – Ви можете визначити, яка саме інформація буде зберігатись у даній БД, задати структуру даних і їх тип, а також вказати як ці дані зв’язані між собою.
-Обробка даних (Data manipulation) – дані можна обробляти різними способами, можна вибирати різні поля, фільтрувати і сортувати дані. Можна об’єднати дані з іншою зв’язаною з ними інформацією і обчислювати результуючі значення.
-Управління даними (Data control) – Ви можете вказати, кому дозволено ознайомлюватись із даними, коректувати і добавляти нову інформацію, визначити колективне користування.
Реляційна модель орієнтована на організацію даних у вигляді двовимірних таблиць. Кожна реляційна таблиця являє собою двовимірний масив і має наступні властивості:
-кожен елемент таблиці - один елемент даних;
-всі осередки в стовпчику таблиці однорідні, тобто всі елементи в стовпчику мають однаковий тип (числовий, символьний тощо);
-кожен стовпчик має унікальне ім'я;
-однакові рядки в таблиці відсутні;
-порядок проходження рядків і стовпчиків може бути довільним.
Об'єктна СУБД ідеально підходить для інтерпретації складних даних, на відміну від реляційних СУБД, де додавання нового типу даних досягається ціною втрати продуктивності або за рахунок різкого збільшення термінів і вартості розробки додатків. Об'єктна база, на відміну від реляційної, не вимагає модифікації ядра при додаванні нового типу даних. Новий клас і його екземпляри просто надходять у зовнішні структури бази даних. Система управління ними залишається без змін.
Об'єктно-орієнтована база даних (ООБД) - база даних, в якій дані оформлені у вигляді моделей об'єктів, що включають прикладні програми, які управляються зовнішніми подіями. Результатом поєднання можливостей (особливостей) баз даних і можливостей об'єктно-орієнтованих мов програмування є об'єктно-орієнтовані системи управління базами даних (ООСУБД). ООСУБД дозволяють працювати з об'єктами баз даних також, як з об'єктами у програмуванні в об'єктно-орієнтованих мовах програмування. ООСУБД розширює мови програмування, прозоро вводячи довготривалі дані, управління паралелізмом, відновлення даних, асоційовані запити й інші можливості. Об'єктно-орієнтовані бази даних звичайно рекомендовані для тих випадків, коли потрібна високопродуктивна обробка даних, які мають складну структуру.
Система, яка забезпечує об'єктну інфраструктуру і набір реляційних розширювачів, називається "об'єктно-реляційною".
Об'єктно-реляційні системи поєднують переваги сучасних об'єктно орієнтованих мов програмування з такими властивостями реляційних систем як множинні представлення даних і високорівневі непроцедурні мови запитів.
Набір принципів, що визначають організацію логічної структури зберігання даних в базі звуть моделями
СУБД використовують кілька моделей даних: ієрархічну, мережну (з 1960-х років) і реляційну (з 1970-х). Основне розходження цих моделей полягає у представленні взаємозв'язків між об'єктами.
Ієрархічна модель даних будується за принципом ієрархії об'єктів, тобто один тип об'єкта є головним, усі, що лежать нижче, — підлеглими. Установлюється зв'язок «один до багатьох», тобто для певного головного типу існує кілька підлеглих типів об'єктів. Інакше кажучи, головний тип іменується вихідним типом, а і підлеглі — породженими. У підлеглих типів можуть бути, у свою чергу, підлеглі типи. Найвищий в ієрархії вузол (сукупність атрибутів) називають кореневим.
Мережна модель даних будується за принципом «головний і підлеглий тип одночасно», тобто будь-який тип даних одночасно може породжувати кілька підлеглих типів (бути власником набору) і бути підлеглим для декількох головних (бути членом набору).
Реляційна модель даних об'єктів і зв'язки між ними представляються у вигляді таблиць, при цьому зв'язки теж розглядаються як об'єкти. Усі рядки, що складають таблицю в реляційній базі даних, повинні мати первинний ключ. Усі сучасні засоби СУБД підтримують реляційну модель даних.
Реляційна модель орієнтована на організацію даних у вигляді двовимірних таблиць. Кожна реляційна таблиця являє собою двовимірний масив і має наступні властивості:
-кожен елемент таблиці - один елемент даних;
-всі осередки в стовпчику таблиці однорідні, тобто всі елементи в стовпчику мають однаковий тип (числовий, символьний тощо);
-кожен стовпчик має унікальне ім'я;
-однакові рядки в таблиці відсутні;
-порядок проходження рядків і стовпчиків може бути довільним.
Таблиця БД – таблиця або сукупність пов’язаних таблиць, що містить дані про множину обєктів одного типу , тобто це поіменоване реляційне відношення, яке зберігає дані про певну сутність предметної області. Таблиця – основа будь-якої бази даних
Запити – способи формування тимчасових сукупностей даних БД (динамічних таблиць) для подальшого маніпулювання ними
Запити потрібні, щоб упорядковувати, фільтрувати ,відбирати, змінювати, об’єднувати, обробляти дані. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані вже існуючих однієї чи декількох таблиць
Форми – діалогові вікна, призначені для введення, відображення на екрані та редагування даних таблиць БД. В них не міститься інформації баз даних, на відміну від таблиць. Форма – це лише формат показу даних на екрані комп’ютера. Можуть будуватися лише на основі таблиць чи запитів.
В СУБД Access форму для таблиці можна створити такими способами:
· в режимі конструктора, який призначений для самостійної розробки форми;
· за допомогою майстра, який створює форму на підставі обраних користувачем полів таблиць і стилю форми;
· в режимі автоформи, який призначений для автоматичного створення форми до обраної таблиці.
Звіти – способи формування електронних чи друкованих документів, на основі вмісту таблиць чи запитів, як і форми, але не дозволяють вводити дані. В них прийняті спеціальні заходи для групування вихідних даних та для виводу спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів. Призначені лише для виводу даних на друкований пристрій
Фільтри – способи керованого користувачем відбирання записів за визначеними умовами.
Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Знайти тут зайві записи не висвітлюються. Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розширений фільтр
9. Призначення і сутність механізму СУБД «Макрос»
Макроси – сукупності команд СУБД, що виконуються у відповідь на дії користувача. Макроси – це макрокоманди. У вигляді макросів описуються певні дії, які досить часто повторюються. Якщо якісь операції з базою виробляються особливо часто, є сенс згрупувати кілька команд в один макрос і призначити його виділеній комбінації клавіш.
Елементи управління – екранні об’єкти форм для здійснення діалогу СУБД з користувачем. Основними елементами оформлення є надписи та малюнки
Дві або більше таблиці, які мають хоча б одне спільне поле i між якими є зв'язок по спільному полю, називаються реляційними.
Реляційна таблиця - таблиця даних. що відповідає вимогам:
Являє собою двовимірний масив
Поле – містить значення одного атрибуту для всіх об’єктів. Може бути представлене числом, буквами чи і тим, і іншим.
Запис – містить сукупність значень атрибутів одного об’єкта, тобто, інформацію про один елемент бази даних
Поля створюють структуру БД, а записи складають інформацію, яка в ній міститься
Основные типы полей баз данных:
• Символьный (текстовый). В таком поле по умолчанию может храниться до 256 символов.
• Числовой . Содержит числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов.
• Дата / время . Содержит значение даты и времени.
• Денежный . Включает денежные значения и числовые данные до пятнадцати знаков целой части и четырех знаков дробной части.
• Поле примечание . Оно может содержать до 2^16 символов (2^16 = 65536).
• Счетчик . Специальное числовое поле, в котором СУБД присваивает уникальный номер каждой записи.
• Логический . Может хранить одно из двух значений: true or false.
• Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding - технология вставки и связывания объекта). Это поле может содержать любой объект электронной таблицы, документ microsoft word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате, внедренные или связанные с СУБД.
• Гиперссылка . Может содержать строку, состоящую из букв и цифр, представляющую адрес сайта или web - страницы.
• Мастер подстановок . Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или содержащего набор постоянных значений.
Є три типи зв'язків: один до одного, один до багатьох і багато до багатьох.
Відношення "один до багатьох" означає, що одному запису таблиці відповідають кілька записів в іншій таблиці. У відношенні «один до одного» одному запису в головній таблиці відповідає один запис у зв’язаній таблиці. Зв'язок “багато-до-багатьох” допускає зв”язок кількох об”єктів з необмеженою кількістю інших об”єктів.
Связи между таблицами можно разбить на четыре типа:
Ø Один-к-одному
При отношении "один-к-одному" запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Связь "один-к-одному" редко используется в базах данных.
Ø Один-ко-многим
В такой связи каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А. Связь с отношением "один-ко-многим" является наиболее часто используемым типом связи между таблицами.
Ø Многие-к-одному
В связи "Многие-к-одному" несколько записей таблицы А связаны с одной записью таблицы В.
Ø Многие-ко-многим
При отношении "многие-ко-многим" одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В несколько записей в таблице А.
В системах управління базами даних (СУБД) первинним ключем називається поле, яке однозначно ідентифікує запис, значення в цьому полі мають бути унікальними, крім того, при заповненні таблиці не можна залишати ключове поле порожнім. В реляційних базах даних первинний ключ використовується для зв’язування таблиць. Якщо первинний ключ складається з єдиного атрибуту, його називають простим ключем.
Якщо первинний ключ складається з двох і більше атрибутів, його називають складеним ключем
Зовнішній ключ дозволяє описати залежність ключа однієї таблиці від ключа іншої таблиці, а цілісність посилання дозволяє накласти обмеження на операції над таблицями, які мають зовнішній ключ. Іншими словами, це поле (чи поля), що використовується для зв’язку з полем первинного ключа іншої таблиці
Символьный (текстовый). В таком поле по умолчанию может храниться до 256 символов. В текстовому полі можуть записуватись літери, цифри та інші символи.
Основное свойство текстового поля — размер.
В числовому поле можуть записуватися цілі числа та числа в нормальному вигляді, тобто з плаваючою крапкою. Числові поля мають властивості, що схожі до властивостей текстових полів. Воно теж має розмір, але числові поля бувають різними, наприклад для введення цілих чисел і для введення дійсних чисел. В останньому випадку крім розміру поля задається також розмір десяткової частини числа.
Це поле вміщує безпосередньо не інформацію про об’єкт, а посилання на ім’я об’єкту. Як ім’я об’єкту може бути ім’я додатку, наприклад, електронна таблиця Excel, редактор Word, засобами яких можуть бути створені об’єкти для впровадження їх у таблицю Access. Крім того, об’єктами можуть бути малюнки, звукозаписи.
Це поле використовують для запису дат та часу. Багато із властивостей цього поля такі самі, як і текстового поля.
Поля типа дата и время служат для хранения, соответственно, календарной даты и времени суток. Поле типа дата/время объединяет в себе оба названных значения.
Автоматично привласнює наступний порядковий номер запису. Має властивість автоматичного нарощування. Якщо в базі є таке поле, то при введенні нового запису в нього автоматично вводиться число, на одиницю більше, ніж значення того ж поля в попередньому записі. Це поле зручне для нумерації записів.
Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных.
Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.
1. Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.
3. Опытные разработчики пользуются Мастером таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Несмотря на то, что этот режим служит для упрощения работы, начинающим пользоваться им не рекомендуется, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах. Первые таблицы стоит попробовать создать вручную.
4. Пункт Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2... и т. д. и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.
5. Наиболее универсальный ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
За допомогою Майстра таблиць можна створювати деякі, часто зустрічається структури даних. Майстер таблиць дозволяє вибрати поля, включені в таблицю, з широкого списку зразків полів різних типів, призначених для збереження даних про ділові контакти і дані особистого характеру.
1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.
Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов.
2. Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.
3. Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.
4. Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку OK.
Створення таблиць на основі зразків Майстра таблиць має обмежені можливості. В більшості випадків для створення таблиць використовується імпорт або скріплення даних з іншими базами даних або електронними таблицями.
В окне БД Коммунальные платежи открыть вкладку Таблицы.
· Нажать кнопку <Создать>.
В результате на экране появится окно Новая таблица (рис. 20), в первой части которого перечисляются способы создания таблицы.
Выбрать способ Конструктор. После нажатия кнопки <OK> откроется окно конструктора таблицы
В окне конструктора таблицы содержатся такие области:
Ø область ввода полей
Ø область свойств полей
Вказати первинний ключ таблиці. Для цього спочатку потрібно виділити (відмітити) поля, які будуть входити до його складу. Щоб виділити одне поле, достатньо просто клацнути мишею на рядку з потрібним полем. У випадку складеного ключа виділяємо перше поле, натискаємо на клавішу <Ctrl> і, утримуючи її, виділяємо решту полів. Після цього слід натиснути кнопку Primary Key (Ключевое поле) на панелі інструментів Table Design (Конструктор таблиц). Поля, які утворюють первинний ключ таблиці, позначаються спеціальним значком – знаком ключа у смузі виділення у лівій частині верхньої панелі Конструктора таблиць.
Зберегти та вказати імя
Режим конструктора дозволяє гнучко управляти всіма створюваними і вже наявними компонентами таблиці.
Заполнение таблицы в режиме таблицы
Для ввода данных в таблицу в Access используется Режим таблицы. Если создана только структура таблицы, значит, данных в ней еще нет.
Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает что, в процессе заполнения данных, происходит непрерывное сохранение таблицы. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск.
Все изменения в таблицах имеют необратимый характер. Эта особенность систем управления базами данных требует аккуратного отношения к работе с таблицами.
Нельзя редактировать следующие поля:
Ø Поля типа Счетчик
Access автоматически поддерживает поля типа Счетчик, вычисляя их значения при создании каждой новой записи.
Ø Вычисляемые поля
Access создает вычисляемые поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице.
Ø Блокированные или отключенные поля
Свойства ролей в записи позволяют запретить ввод в заданное поле.
MS Access дає можливість створення таблиць безпосередньо в режимі таблиці. При цьому MS Access створює порожню таблицю на основі таблиці, яка використовується за умовчанням, із структурою, що має 20 полів і 30 порожніх записів. Після цього можна вводити дані прямо в таблицю. При її збереженні MS Access аналізує дані і вибирає той тип для кожного поля, який більше за все відповідає введеним даним. Створення таблиць в цьому режимі має обмежене застосування. Поля таблиці не мають змістовних імен, так що майже завжди потрібно буде редагувати структуру, щоб перейменувати поля.
Автоматичний спосіб створення таблиць полягає в їх імпорті з іншої бази, навіть створеної в іншій системі. З таблиці, що імпортується, може поступити структура полів, їх назви і властивості, а також вміст бази.
Створення поля підстановки з використанням таблиці або запиту як джерела даних
Відкрийте таблицю в поданні таблиці та клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця, у якому потрібно створити поле підстановки.
Виберіть тип даних Підстановка та зв’язок.
У майстрі підстановок установіть перемикач Поле підстановки має отримати значення з іншої таблиці або запиту та натисніть кнопку Далі.
Виберіть у списку таблицю або запит і натисніть кнопку Далі.
У списку Доступні поля виберіть поле, яке потрібно додати, і натисніть кнопку >, щоб додати його до списку Вибрані поля. Переконайтеся, що вибране поле або поля відобразилися у списку Вибрані поля.
Якщо вибрано кілька полів і для поля підстановки потрібно визначити параметри сортування, натисніть кнопку зі стрілкою вниз поруч із першим полем сортування та виберіть ім’я поля, за яким потрібно відсортувати значення.
Щоб змінити порядок сортування, натисніть кнопку За зростанням, відтак натисніть кнопку Далі.
Щоб настроїти ширину поля підстановки, за допомогою миші перетягніть стовпець, щоб змінити його ширину, і натисніть кнопку Далі.
Введіть ім’я надпису для поля підстановки.
Натисніть кнопку Готово, перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Зберегти.
У полі підстановки використовується список значень, які можуть вибирати користувачі. Це пришвидшує введення даних і зменшує ймовірність помилки. Якщо в полі введено дані, які вже містяться в іншій таблиці, це дає змогу уникнути дублювання даних і можливих помилок у результаті повторного введення інформації. Поля підстановки можуть бути прості або складні. Прості поля підстановки дають змогу зберігати одне значення, а складні або багатозначні поля – кілька значень, які відображаються в полі зі списком або в елементі керування "Список". Для кожного запису в багатозначному полі значення для відображення "підставляється" на основі його зв’язаного значення. Якщо поле підстановки переглядається або відкривається у таблиці даних, воно називається стовпцем підстановки. Можна створювати два типи полів підстановки – список підстановки та список значень.
Використання списку підстановки
Якщо поле підстановки основане на списку підстановки, дані в поле підставляються з наявної таблиці або запиту в базі даних. За такого типу підстановки таблиці є пов’язані – у разі змінення значень у джерелі даних поточні дані відображаються в полі підстановки.
Використання списку значень підстановки
Якщо поле підстановки основане на списку значень підстановки, дані в поле підстановки підставляються зі списку значень, які вводяться під час створення поля. Цей тип поля підстановки рекомендований у випадках, коли використовується обмежений набір значень, які рідко змінюються.
Копирование
1. В окне базы данных выберите вкладку, содержащую копируемый объект базы данных.
2. Выберите объект и нажмите кнопку Копировать на панели инструментов.
3. При копировании объекта в другую базу данных закройте текущую базу и откройте ту, в которую нужно вставить объект.
4. При открытом окне базы данных нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.
5. Введите нужные сведения в диалоговое окно Вставка и нажмите кнопку OK.
Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.
5. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.
6. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.
7. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
8. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип.
9. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент Соколова выйдет замуж и изменит фамилию на Воронову, то придется внести изменение только в поле Фамилия таблицы Клиенты. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.
Диалоговое окно Схема данных наглядно отображает связи между таблицами. Чтобы удалить связь, надо щелкнуть на линии связи правой кнопкой мыши и воспользоваться командой Удалить контекстного меню
Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.
· Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.
· Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.
· Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.
Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.
Access включает множество типов запросов, которые можно разбить на пять основных категорий:
Запрос на выборку — самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset (динамический, временный набор данных или виртуальный) и не хранится в базе данных. Базовые таблицы при этом не изменяются.
Запрос с параметрами — это запрос, при каждом запуске которого свойства запросов изменяются пользователем. Эти запросы удобно использовать как базовый источник данных для форм и отчетов. Например, на основе отчета с параметрами можно создать отчет о представлении ежемесячных расходов. Во время вывода отчета на печать MS Access будет открывать диалоговое окно с приглашением указать месяц, для которого создается отчет.
Перекрестный запрос — отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в компактном формате перекрестной таблицы, подобной формату данных в электронных таблицах. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк, а второй выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов.
Запрос на изменения — эго запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, внести изменения во многие записи. Существует четыре типа запросов на изменение: на создание таблицы, на удаление записей, на добавление и на обновление записей.
Перечисленные типы запросов на изменение позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять базовые таблицы в соответствии с данными результирующих таблиц.
SQL — это запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL. Примерами запросов SQL являются запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и подчиненный запрос. Все типы запросов доступны в режиме Конструктора по команде главного меню Access Запрос.
Запрос на выборку — самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset (динамический, временный набор данных или виртуальный) и не хранится в базе данных. Базовые таблицы при этом не изменяются.
1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать.
2. В диалоговом окне Новый запрос выберите команду Конструктор и нажмите кнопку OK.
3. В диалоговом окне Добавление таблицы перейдите к вкладке, которая включает объекты, содержащие требуемые данные.
4. Для добавления объектов в запрос дважды щелкните кнопкой мыши на имени каждого, а затем нажмите кнопку Закрыть.
6. Добавьте поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса.
7. Внесите в запрос необходимые усовершенствования: определите условие отбора, порядок сортировки, создайте вычисляемые поля (для вычисления суммы, среднего значения, пересчета и других действий с данными), либо измените структуру запроса.
8. Для сохранения запроса нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. Введите имя, соответствующее соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и нажмите кнопку OK.
Запрос с параметрами — это запрос, при каждом запуске которого свойства запросов изменяются пользователем. Эти запросы удобно использовать как базовый источник данных для форм и отчетов. Например, на основе отчета с параметрами можно создать отчет о представлении ежемесячных расходов. Во время вывода отчета на печать MS Access будет открывать диалоговое окно с приглашением указать месяц, для которого создается отчет.
Для створення запиту такого типу ми проробляємо наступні операції. Вибираємо меню Запит - створити - конструктор відкривається діалогове вікно добавлення таблиці, вибираємо потрібні таблиці і кнопка добавити. Перетягуємо потрібні поля із таблиці в бланк запиту, в рядку умова відбору в квадратних дужках задаємо будь який текст звернення до користувача. Якщо все задано правильно, то після запуску запиту відкриється діалогове вікно в якому пропонується ввести параметр. Щоб запустити запит на виконання, дають команду запит - запуск або кнопка знак оклику на панелі інструментів
Під час створення запитів над даними полів таблиці можна здійснювати різного роду операції (математичні, логічні тощо); змінювати значення у полі для всіх записів одночасно, тобто здійснювати перерахунок для всіх записів по визначеному полю; проводити аналіз та обчислення лише над групами записів. Для цього створюють обчислювальні поля, тобто поля, які містять результати обчислень.
Для створення запиту з обрахунками використовується той самий бланк простого запиту. У стовпчик замість імені записується формула. У формулу входять квадратні дужки, в яких записані назви полів. Між дужками – арифметичні дії.
Створити обчислювальне поле можна у вікні бланку конструктора, ввівши відповідний вираз (формулу, за якою треба обчислити значення) у першій вільній комірці рядку Поле. Після цього з'явиться нове поле з назвою Выражение, яку можна змінити.
Якщо потрібно об'єднати дані у форматі рядків-стовпців (тобто у вигляді двомірної таблиці), створюють перехресні запити. Такі запити компактно відображають дані та об’єднують однорідну інформацію. Таблиці, в яких відображаються результати виконання перехресного запиту, зручні для створення діаграм та графіків.
Перед створенням перехресного запиту, який аналізуватиме дані декількох таблиць, доцільно створити запит, який міститиме усі поля, на основі даних яких будуватиметься цей запит. Після цього створюють перехресний запит на основі об'єднаного запиту.
Створити перехресний запит можна за допомогою майстра або в режимі конструктора. Для використання майстра потрібно у діалоговому вікні Новий запит вибрати елемент Перехресний запит.
1-й крок майстра - вибрати об'єкт (таблицю чи запит) на основі якого буде створюватися запит.
2-3-й крок – вибирають назви полів, які повинні стати заголовками стовпців та рядків відповідно. При цьому на зразку відображатиметься макет майбутньої динамічної таблиці.
4-й крок - задати функцію, за допомогою якої здійснюватиметься аналіз даних.
Для проведення у запиті підсумкових обчислень за вибраною функцією для кожного рядка включають опцію Вычислить итоговое значение для каждой строки. При цьому у перехресний запит майстер помістить стовпчик Итоговое значение_Назва, де Назва – назва поля, зі значеннями якого проводяться обчислення за вибраною функцією.
На останньому кроці майстра задають ім'я створюваного запиту та вибирають спосіб відображення його після завершення роботи з майстром (перегляд результатів у вигляді динамічної таблиці чи перегляд структури у режимі конструктора).
Дозволяє з динамічної (тимчасової) таблиці створити нову таблицю БД. Часто такі запити використовуються для архівування або створення резервних копій таблиць.
У випадку необхідності збереження результату виконання запиту у вигляді окремого об'єкту БД (таблиці), створюють запит на збереження таблиці. Для цього, створивши відповідний запит у режимі конструктора, у списку кнопки Тип запиту панелі інструментів програми вибирають елемент Створення таблиці або виконують команду меню ЗапитàСтворення таблиці. У діалоговому вікні, яке при цьому відкриється, вводять назву майбутньої таблиці та задають її місце розташування.
Зберігши та виконавши запит на створення таблиці, на вкладці Таблиці вікна відповідної БД з'явиться піктограма нової таблиці.
все виды запросов на выборку создают временные результирующие таблицы. Базовые таблицы при этом не изменяются. Тем не менее, специально для разработчиков баз данных существует особая группа запросов, которые называются запросами на изменение. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся.
Существует несколько видов запросов на изменение. Самый простой и понятный — это запрос на создание таблицы. Вернемся к примеру с расчетом среднего количества забитых мячей.
1. Предположим, что разработчик таблицы Итоги по командам захотел включить в нее поле Результативность. Конечно, он может рассчитать среднее количество мячей, забитых за игру каждой командой, но если ввести в таблицу такое поле, то его придется заполнять его вручную. Для таблиц, содержащих много записей, это решение неприемлемо.
2. Проще создать запрос на выборку, в который войдут все поля базовой таблицы плюс новое вычисляемое поле.
3. Щелчок на кнопке Вид позволяет убедиться, что запрос работает как положено и создает результирующую таблицу, более полную чем базовая. Теперь можно дать команду на создание новой базовой таблицы, равной результирующей.
4. Эта команда находится в меню Запрос, которое доступно только в режиме Конструктора.
5. В том же меню присутствуют команды для создания запросов на обновление данных, на добавление записей и на удаление записей. Все они относятся к запросам на изменение и работают аналогично, изменяя базовые таблицы в соответствии с данными результирующих таблиц.
Доповнення однієї таблиці записами іншої. Запити можуть працювати як з таблицями однієї БД, так і декількох. Таблиці при цьому не обов’язково мають ідентичну структуру, але типи полів повинні бути однаковими.
Коли з БД працює декілька користувачів, або однотипна інформація зберігається у декількох таблицях з однаковою структурою, виникає необхідність об'єднання записів декількох таблиць в одну. Таку операцію може виконати запит на об'єднання записів.
Для того, щоб додати записи однієї таблиці до іншої, потрібно на основі однієї з таблиць створити запит на вибірку, у який увійдуть всі поля таблиці, та задати відповідний тип запиту (командою ЗапитàДодання або вибравши елемент Додання списку кнопки Тип запиту).
У діалоговому вікні, яке після цього відкриється, вибирають назву таблиці, до якої потрібно долучити записи, та встановлюють місце розташування вибраної таблиці. Після закриття діалогового вікна на бланку конструктора з'явиться новий рядок Додання та назви полів таблиці, в які будуть переноситись дані з кожного поля.