Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекція №82-83
Тема: Організація реєстрації документів.
Мета: Навчитися реєструвати вхідні, вихідні та внутрішні документи.
План
Самостійне вивчення
Орієнтовний перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства
1. Реєстрація документів, загальні положення.
Ефективність роботи організації в цілому і кожного працівника зокрема залежить і від добре налагодженого «організму» документообігу, реєстрації – запису про документ за встановленою формою з метою фіксації факту створення, надходження чи відправлення,контролю виконання документів, пошуку необхідних документів на запит окремих організацій, структурних підрозділів чи посадових осіб.
Особливо ретельно розглядалось питання реєстрації документів у Генеральному регламенті (1720). Реєстрацією документів передбачалось вирі-шення двох завдань: обліку вхідної і вихідної кореспонденції і контролю виконання. Вона проводилась шляхом проставлення секретарем « на всех приходящих письмах й доношениях номера, а на них числа, когда поданьї, приписьівать».
Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначає реєстрацію документа як фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрацію документів проводять з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в документах інформації. Реєстрації підлягають документи всіх форм засвідчення. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.
Реєстрацію документів, як правило, здійснюють централізовано - у загальному відділі (канцелярії).
Децентралізовану реєстрацію документів застосовують в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності установи.
Місце реєстрації документів визначають в інструкції з діловодства.
Основні правила реєстрації документів:
2. Документи реєструють в межах груп залежно від назви, автора і змісту. Окремо реєструють:
- закони України, акти та кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів;
- накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників про надання відпусток; про накладання стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно - господарських питань;
- рішення колегії установи;
- акти ревізій фінансово - господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально - технічне постачання.
3. Під час реєстрації документам надають умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструють, та індексу за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.
4. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково - статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
5.Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.
До інструкції з діловодства додають затверджений перелік документів оперативного характеру, які не підлягають реєстрації діловодною службою:
- листи, що підійшли в копії (до відома);
- телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;
- повідомлення про засідання, наради, збори і їх порядок денний;
- графіки, наряди, заявки, рознарядки;
- зведення та інформації, надіслані до відома;
- навчальні плани, програми (копії);
- рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;
- прейскуранти (копії); норми витрати матеріалів;
- поздоровчі листи і запрошення;
- друковані видання (книги, журнали);
- наукові звіти за темами;
- місячні, квартальні, піврічні звіти;
- форми статистичної звітності.
На документах оперативного характеру, які не підлягають реєстра-ції, порядковий номер не проставляють.
2. Індексування документів, складові індексу.
К. Г. Мітяєв, розглядаючи реєстрацію (облік) документів у діловодстві як досить важливий момент, індексацію документів тлумачить як «присвоєння їм умовних позначок — індексів — шляхом послідовного зазначення розділів, підрозділів та інших рубрик класифікаційної схеми, користуючись якими можна встановити місце документа в схемі і його належність до відповідної рубрики.»
У ДСТУ 4163-2003 зазначено: «Індекс документа складається з порядкового номера в межах реєстрованого масиву документів, що, виходячи із завдань пошуку, доповнюється індексами з номенклатури справ, класифікатором кореспондентів, виконавців та ін. В індексі документа дотримується наступна (чи зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс з номенклатури справ, індекс з використовуваного класифікатора. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобіжною похилою рискою.»
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.
Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа. Наприклад, 125-05-850 12.05.99., де 125 - індекс кореспондента; 05 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.
Для зручності реєстрації' і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси.
Порядок реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян здійснюють за "Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.
Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України проводиться централізовано.
Децентралізована реєстрація інших документів допускається в уста-новах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіальне роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.
Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.
Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.
Реєстрації підлягають як рукописні документи, так і створені за допомогою комп'ютерної техніки.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази установи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надан-ня відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансово - господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально - технічне постачання тощо.
Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з діловодства та у табелі форм документів організації.
Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК (додаток 3.2.2).
Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (додатки 3.2.3, 3.2.4).
За журнальної форми реєстрації документів в установах можуть вести такі журнали реєстрації:
а) вхідних документів;
б) створюваних установою документів, серед них:
- наказів керівника установи з основної діяльності;
- наказів з особового складу;
- рішень колегій установи;
- актів ревізій фінансово-господарської діяльності;
- обліку трудових книжок;
- обліку роботи розмножувального цеху;
- посвідчень про відрядження тощо.
При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.
В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.
Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.
Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.
Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.
Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних доку-ментів з певного питання.
Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на реєстраційно-контрольних картках установленої форми.
Закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи по можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 3.2.5), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду доку-мента; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа — для вхідних); заголовок документа або його короткий зміст: резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.
3. Автоматизована реєстрація
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр - міністра України, а також інші документи в міру важливості. Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на цей час.
У разі застосування в підприємствах, організаціях, установах електронного документообігу службою діловодства спільно зі службою автоматизації розробляються маршрути руху документів. Використання маршрутів дозволяє визначити послідовність операцій, що виконуються з кожним видом або родом документів (наказів, накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) і шлях їх руху вже на початковому етапі підготовки проектів чи при його надходженні до установи. Маршрут руху документів може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Він має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить конкретний службовий документ, визначити мінімальний термін його перебування у підрозділах, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій обліку, підвищенню рівня його автоматизації.
Працівники підприємства створюють і подають службові документи, які належать до сфери їхньої діяльності, керуючись організаційними документами (статутом, положенням, посадовими інструкціями, інструкцією з діловодства).
До схеми руху документів може розроблятися перелік документів, створення яких належить до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, до яких спрямовують документи.
З метою дотримання належного порядку в системі документообігу, а за потреби – встановлення слабких місць руху документів повинні бути зазначені прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають окремо взятий документ до відділів для обробки і подальшого зберігання.
Ці документи підлягають затвердженню керівником.
службою діловодства
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Навчальні плани, програми (копії).
6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
7. Зведення та інформації, надіслані до відома.
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрат матеріалів.
10. Вітальні листи і запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Наукові звіти за темами.
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
14. Форми статистичної звітності.