Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Ректор издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, а в случае изменения оклада производится соответствующее изменения в лицевом счете по заработной плате.
6.1 Резюме
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу (см. приложение 16). Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другим специальностям, интересы претендента и т.д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.
6.2 Трудовой контракт (договор)
Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующих их. Сторонами трудового контракта являются СИ МГУК (работодатель) и работник (контрактант) (см. приложение 17).
В соответствии со статьей 18 КЗоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.
При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей), повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Согласно КЗоТу РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.
По согласию сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации. Наряду с доплатами стороны могут договариваться об иных видах поощрения, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год т т.д.
При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласию сторон следующие условия:
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятие, второй – у работника. Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников института. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника), если отсутствуют по каким либо причинам приказы по личному составу, и – 5 лет после увольнения работников при наличии приказов.
6.3 Приказы по личному составу
Приказы по личному составу оформляются при приеме, увольнении и переводе сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗоТ РФ).
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№1 л/с, №2 л/с…). Оформляются приказы по личному составу на бланках института для внутренних документов.
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть может не указываться.
Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество «без сокращений», должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗоТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приемка (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.
Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного работника.
Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в виде шаблонов с трафаретными текстами, которые заносятся в память ПК.
Аналогично составляется приказ об увольнении, для этого необходимо изменить:
– в реквизите «заголовок» фразу «О приеме» на «Об увольнении».
В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗоТ РФ, соответствующая причине увольнения.
Приказы о переводе на другую должность внутри института также не имеют существенных различий в оформлении. В этих случаях указывается новая должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другими должностными лицами, в обязанности которых входит работа с персоналом предприятия. Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 КЗоТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка при приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗоТ РФ).
Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках, и т.п., срок хранения которых не превышает 3 года (статья 19в «Перечня документов с указанием сроков хранения»). Такие приказы имеют индекс (№1к, №2к…) и формируются в самостоятельное дело.
Чтобы сократить количество деловых бумаг, издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки с трафаретными текстами, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на одном листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, так как записка об отпуске содержит распоряжение руководителя и, следовательно, имеет силу приказа.
6.4 Трудовые книжки
Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (статья 30 КЗоТ РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
При приеме на работу трудовую книжку предоставляют лицу, ведущему документацию по персоналу института. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год. Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдающего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа института или написания от руки наименования предприятия. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается запись отдельной строкой. В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема, в графе 3 – указывается действия и должность (принята на должность бухгалтера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела кадров), в графе 4 – основание (приказ).
Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе и увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
В записи об увольнении указывается соответствующая статья КЗоТ РФ, например, «Уволен по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ», ставится подпись должностного лица и печать фирмы.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (статья 39 КЗоТ РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (статья 524 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
6.5 Личные карточки
Основным документом по учету персонала СИ МГУК является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточки делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из воинского билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки (см. приложение 21) содержатся разделы 3 «Назначения и перемещения», 4 «Отпуска», 5 «Дополнительные сведения». Наиболее важными являются сведения раздела 3 и «Дата и причина увольнения».
Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
В разделе «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.д.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом института, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет 0 «В» (статья 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения».)
6.6 Личные дела
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников СИ МГУК. СИ МГУК вправе само решать вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
«Внутренняя опись документов, имеющемся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
«Личный листок по учету кадров» содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:
В графе «Образование» личного листка применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («незамужнем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства. При этом указываются фамилии, имена и отчества каждого члена семьи.
В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» – документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличии от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.
При оформлении личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др). Копии можно снимать только с подлинников этих документов.
Копии документов об утверждении на должность помещают в личные дела руководителей СИ МГУК. Это может быть копия протокола заседания ректората, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.
В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.
Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещаются полностью оформленный, подписанный ректором и работником, заверенный печатью экземпляр договора.
«Дополнение к личному листку по учету кадров» – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров. Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленных в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносятся сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. При этом все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.
В личное дело включаются также такие документы, как списки изобретений, научных трудов и т.д.
Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.
Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет – «В» (статья 498в, 500 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
6.7 Доверенность
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Доверенности бывают:
1. Служебная доверенность – составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации (см. приложение 22).
Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности и должна иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дата выдачи; номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать.
В тексте доверенности указываются:
Дополнительно может быть указан образец подписи уполномоченного лица.
2. Личная доверенность – выдается гражданам, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства (см. приложение 23).
Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает: наименование вида документа; дату выдачи; заголовок к тексту; текст; подпись; отметку о заверении.
Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:
Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течении года со дня ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.
7. Оформление деловой переписки
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В переписки СИ МГУК можно выделить следующие виды документов – деловое письмо – исходящее и входящее; телефонограммы; факсы.
7.1 Деловое письмо
Современное деловое письмо – это служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных предложений, просьб, запросов, напоминаний, претензий, поручений, подтверждений, поздравлений и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенном в письменном виде, определяет деловые отношения. Деловые письма бывают исходящие (см. приложение 24) и входящие (см. приложение 25).
Текст письма отражает его содержание, а содержание находит свое выражение в языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен соответствующей деловой ситуацией и особенностями конкретного адресата. Поэтому невозможно разработать единый комплекс требований к языку деловой переписки. Однако существуют некоторые общие признаки языка (лексика, грамматика) и стиля делового письма, обеспечивающие его грамотность. Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом должны использоваться средства логической, а не эмоциональной оценки фактов.
Одним из главных условий, практической, а нередко правовой, ценности делового письма, двоякого толкования той или иной фразы и придать нежелательную тональность всему тексту.
Для составления делового письма большое значение имеет отбор фактического материала. Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В деловом письме должна содержаться лишь необходимая информация, которая является для каждого конкретного случая достаточной. Тогда адресату не придется обращаться к отправителю письма для получения каких-либо разъяснений и дополнительных сведений.
Деловое письмо должно быть убедительным. Основным условием его убедительности является доказательность. Веская аргументация, основанная на правилах формальной логики, необходима любому деловому письму; особенно это важно для рекламационных и претензионных писем, направленных в арбитраж. Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. речевого этикета. Речевой этикет проявляется, в частности, в применении сложившихся форм изложения просьб, напоминаний, отказов, гарантий и т.п., а также при использовании местоимений, форм залога глагола, вводных слов, обращений и т.д.
Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснования решения и самого решения. Расположение этих частей может быть различным. В том случае, если по рассмотренному вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решения лучше помещать в конце письма. Прежде чем вывести отрицательное решения, необходимо его подробно обосновать. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления.
Тон деловой переписки во всех случаях должен быть нейтральным. Грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы.
7.2 Факсимальная связь
В настоящее время деловые контакты руководителя немыслимы без обмена посланиями посредством факсимальной связи.
Факсимальная связь – это метод передачи на расстоянии буквенно-цифровой или графической информации, а также рукописных сообщений с их воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной (см. приложение 26). Как правило, для передачи максимальных сообщений используется обычная телефонная сеть. Поэтому соединение абонентов факсимальной связи осуществляется точно так же, как и при обычной телефонной связи.
Обычные телефаксные сообщения оформляются в виде делового письма. Стилистически оно может быть менее официальным, чем деловое письмо. Текст печатается на машинке или компьютере. Каждую страницу, начиная со второй, следует нумеровать.
При составлении факсов главное требование – краткость. Предложения следует тщательно и четко формулировать и проверять. Наилучший вариант тот, при котором сообщение помещается на одном листе стандартного машинописного формата. Если отправляется ответное послание, необходимо сначала поблагодарить адресата (достаточно одной фразы).
Для того чтобы послать факс, необходимо:
Отправитель факса должен получить подтверждение получения информации, в котором указываются:
Главной является графа, содержащая результат, в которой ставится «ОК» (положительный результат), если сообщение получено полностью и без ошибок, или «NG» (отрицательный результат), если произошел сбой во время приема факса.
Заключение
Итак, деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Другими словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование является обязательным, устанавливается законами или иными нормативными правовыми актами.
Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.
В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления – документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.
В настоящее время в системе делопроизводства произошли значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.
В своей контрольной работе я дала полное описание организационных документов, распорядительных документов, информационно-справочных документов, документов по личному составу. В приложении приведены образцы в соответствии с ГОСТ Р-6.30 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2003.
Список использованной литературы
1 Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 №52-ФЗ).
2 Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон 13.06.96 №63-ФЗ).
3 ГОСТ P 6. 30 – 2003Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов. М., 2004.
4 Типовые инструкции по делопроизводству в федеральный органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.00 №68.
5 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Госархива 06.10.00.
Делопроизводство в системе государственного управления: Уч. практ. Пособие. – М.: «Издательство РАГС», 2003. 372 с.
6 Стенюков М.В. Документы, делопроизводство. М.: «Издательство ПРИОР», 2004 (изд. 7-е).
7 Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Издательство ПРИОР», 2004. – 128 с.
8 Андреев В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. изд. 3-е, испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. – 224 с.