Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Цель работы: выработка умений и навыков создания таблиц, определения и установления связей между ними на схеме данных.
Используемое программное обеспечение: Microsoft Access 2007.
1. Каждая таблица должна содержать только один вид данных. Например, вы не должны смешивать в одной таблице данные о клиенте и продаже товаров.
2. Для объединения данных, содержащихся в разных таблицах, должно быть общее поле для этих таблиц (ключи), например порядковый номер.
3. Каждую порцию данных следует вводить в БД только один раз. Например, не следует хранить запись о продаже одновременно в таблице «Продажа» и таблице «Сведения о клиенте». Дублирование расходует дисковую память и может привести к потере данных.
Для создания таблицы необходимо выбрать вкладку Создание и щелкнуть по кнопке Таблица.
Когда создана новая таблица на главной панели появляется вкладка Работа с таблицами.
Для каждого объекта Microsoft Access существуют следующие режимы работы:
* Режим таблицы
* Конструктор
* Мастер
Для перехода с одного режима работы на другой в Microsoft Access 2007 есть панель Режимы.
Режим таблицы
При выборе режима таблицы, программа создает абстрактную, но готовую к использованию таблицу. Совершенствуя ее, пользователь определяет необходимые свойства и заполняет ее информацией. Например, поля таблицы имеют имена, данные по умолчанию (Поле1, Поле2 и т.д.), но пользователь может присвоить полям новые имена, которые будут нести смысловую нагрузку. Тип полей будет определяться программой автоматически, в зависимости от внесенной в них информации.
Символ * в Access обозначает новую запись.
Назначение большинства из команд контекстного меню ясно из названия. Только некоторые требуют пояснения. Если вы выполните команду Скрыть столбцы, то уберете выбранные столбцы с экрана, а для того чтобы вернуть их обратно, надо вызвать команду Показать столбцы из контекстного меню, связанного с заголовком окна. Многие команды контекстных меню продублированы в главном меню.
После того как таблица закрыта, она отображается в окне базы данных в виде значка и своего имени. Access позволяет менять структуру таблицы и в дальнейшем, на любом этапе работы с базой данных. Для этого предусмотрен режим конструктора.
Режим конструктора
Этот режим как нельзя лучше подходит для того, чтобы понять, что такое таблица Access. При построении таблицы в режиме конструктора программа никаких полей вначале не создает. Теперь вы сами должны определить структуру таблицы, что называется, «с нуля». В верхней части окна конструктора расположена таблица (бланк), которая должна содержать перечень всех полей, их типов и заголовков. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных».
Графа «Описание» не является обязательной и предназначена для текста подсказки, который выводится в нижней строке экрана во время работы с таблицей.
Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячейке в столбце «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть его и выбрать нужный тип.
В Access можно выбрать один из следующих типов данных:
ТЕХТ (Текстовый), Этот тип данных используется для текстовой информации.
Иногда у вас может возникнуть желание использовать его и для чисел, когда не выполняются математические расчеты. Например, вы могли бы сложить все телефонные номера клиентов или их почтовые индексы, но это было бы глупо. Подобные числовые данные можно вводить в текстовые поля.
Размер текстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов. Слишком короткое поле неприятно тем, что данные в нем могут не уместиться. Чересчур длинное поле означает нерациональное использование памяти. Размер поля можно изменять «по ходу дела», но при его уменьшении возможна потеря (усечение) данных. Правда, Access предупреждает об этом пользователя перед выполнением операции,
МЕМО (Комментарии). Этот тип данных используется для хранения произвольного текста. Большинство полей в Access содержит определенное и достаточно ограниченное количество информации, а поля МЕМО могут содержать ее значительно больше — до 32 тыс. символов. Это около восьми печатных страниц через два интервала. Вы можете использовать поле такого типа для хранения разнообразных сведений о каждом клиенте: о днях рождения, любимых книгах, списках телефонных номеров и т.д.
NUMBER (Числовой). Выбирайте этот тип данных, когда вам необходимо выполнять математические операции над данными. Например, вы можете использовать поле с такими данными для подсчета заказов ваших клиентов.
CURRENCY (Валютный). Специальное числовое поле. Используется для операций с деньгами.
DATE/Т1МЕ (Дата/Время). Предназначено для хранения информации о дате и времени. Например, о дате последнего заказа клиента.
COUNTER (Счетчик). Этот тип данных является еще одним специальным числовым полем. Если вы определите, что данное поле будет счетчиком, то Access автоматически присвоит уникальный порядковый номер каждой записи. Первой записи будет присвоено значение 1, девятой — 9 и т.д.
YES/NO (Логическое). Требует ответа "Да или Нет", и только. Например: "Просрочен ли платеж этого клиента?"
OLE Object (Поле объекта OLE). Благодаря этому тину данных вы можете ввести в ноле практически все, что пожелаете: рисунок, график, нотную запись, таблицу, подготовленную с помощью одного из приложений Ехсе1 или Windows.
Установка свойств поля
Общие свойства
Размер поля показывает Access, сколько символов (букв, цифр, знаков препинания и им подобных) можно ввести в поле. Текстовое поле может содержать до 255 символов. По умолчанию Access устанавливает его длину равную 50- (Для других типов полей также необходим этот атрибут, однако вам не нужно беспокоиться, Access сделает это за вас.) Помните, что размер поля — это не то же самое, что размер столбца, соответствующего данному полю в таблице.
Формат поля позволяет контролировать процесс ввода и вывода данных.
Например, можно использовать его для преобразования букв из строчных в прописные, Также можно использовать его для проверки количества цифр после десятичной точки в действительном числе; для указания, каким способом выводить поля "дата" и "да/нет"; для ввода в поля текстов,
Маски ввода позволяет определить для ввода только ограниченную часть поля, и если все значения поля имеют одинаковый формат, то ввести в него форматирование символов.
Подпись позволяет определить заголовок в верхней части столбца таблицы для текущего поля. Если вы не сделаете этого, Access просто использует в качестве заголовка столбца имя поля.
Значение по умолчанию указывает выбранное вами значение, которое Access автоматически будет вводить в поле до тех пор, пока вы не замените его каким-то другим. Типичными примерами значений по умолчанию будут сумма в 50 руб. — месячная плата за пользование телефоном, Рекс — в качестве имени собаки, 0 - количество проданных изделий.
Условие на значение указывает Access, какие данные допустимы для данного поля, а какие нет. Например, если вы создаете базу данных для книжного магазина, в котором нет книг, дешевле $10, то можно указать значение $10 в качестве минимального допустимого в поле "Цена" в таблице заказов.
Сообщение об ошибке - это сообщение, которое появляется на экране, если пользователь пытается ввести значение, запрещенное правилом "Условие на значение" (см. выше).
Обязательное поле. Если установить значение этого атрибута "да" для данного поля, то Access не разрешит пользователю сохранять запись, пока не будут введены данные в это поле.
Допустимость пустых значений применим к текстовым полям. Если установить его значение равным "да", то можно ввести две кавычки для указания того, что поле не используется в текущей записи. (На языке программистов говорят еще "ввести строку нулевой длины".) Например, пустое поле "Номер факса" может означать, что вы не знаете этого номера данного клиента. Но если введены две кавычки, то это показывает, что данный клиент не имеет факса вообще.
Индексирование поля служит для быстрого поиска записей по содержимому данного поля.
- не индексированное поле. Если выбран этот режим, Access не создаст индекс для данного поля. Все будет работать нормально, но поиск информации будет несколько замедлен, т.е. он будет похож на попытку найти описание интересующей темы в книге, которая не имеет предметного указателя.
- индексированное поле (совпадения допускаются). Эта опция указывает Access создать индекс, но также допускает, что может быть более одной записи с одним и тем же значением данного поля. Эту опцию следует использовать, например, в случае индексирования поля "Фамилия", т.к. существует много людей с одинаковой фамилией.
- индексированное поле (совпадения не допускаются). Эта опция указывает Access создать индекс, но не допускает записей с одинаковым значением данного поля. Такая опция подходит в случае индексирования по порядковому номеру клиента, т.к. значение этого поля для каждого клиента уникально.
Замечание 1. Если в вашей таблице уже имеются записи, то изменение поля, особенно его размера или типа данных, может привести к потере данных. Поэтому перед изменением нужно скопировать файл базы данных в другой каталог (т.е. сделать резервную копию), а затем вносить изменения.
Замечание 2. Вообще лучше перед каждым сеансом работы делать резервную копию.
Создание ключей.
Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Для этого установите курсор на строку бланка и нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов или выберите команду Ключевое поле из контекстного меню, связанного с данной строкой. Первичный ключ может включать несколько полей. Такая ситуация возникает, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно идентифицировать запись в таблице. Для того чтобы создать такой составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке, а затем использовать инструмент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключика в области выделения строки, содержащей данные о поле. Не может быть более одного ключа, поэтому, если вы, работая с какой-нибудь таблицей в режиме конструктора, увидите, что символом ключика помечены две или более строки то сделайте вывод: эта таблица имеет составной ключ.
Подстановка
Последний элемент в списке типов полей - Мастер подстановок - не является названием типа, а представляет собой команду для запуска мастера, позволяющего создать связь между таблицами.
Пример. Допустим, в базе данных имеются две таблицы, каждая из которых имеет по два поля типа «Счетчик» и «Числовое».
Таблица 1 Таблица 2
|
Код 1 |
Числа 1 |
Текст 1 |
Код 2 |
Числа 2 |
|
|
10 |
115 |
Джон |
20 |
221 |
|
|
11 |
116 |
Билл |
21 |
222 |
|
|
12 |
117 |
Петя |
22 |
223 |
|
|
13 |
118 |
Вася |
23 |
224 |
|
|
14 |
119 |
Крис |
24 |
225 |
Задача: выполнить подстановку поля Числа 1 из "Таблица1" в поле Числа 2 из "Та6лица2".
1. Создадим новое поле в Таблица2, использовав конструктор. Можно назвать его, например, Подстановка. Как только из списка выбрана строка Мастер подстановок, этот мастер активизируется.
На первом шаге только подтверждается, что для подстановки используются данные из другой таблицы, а не фиксированный список констант.
2. На втором шаге мастера необходимо выбрать таблицу-источник данных.
Мы видим, что в этом списке отсутствует та таблица, в которой выполняется подстановка. Иными словами, выполнить подстановку в пределах одной таблицы нельзя. Это лишний раз напоминает нам о том, что подстановка — межтабличная операция.
3. Допустим, мы выбрали Таблица1 и перешли к третьему шагу. Пользователю предлагается список доступных полей выбранной таблицы. Он должен переместить одно или несколько их них в правый список. Информация, содержащаяся в выбранных полях, в дальнейшем будет использована для формирования списка подстановки. Для переноса предусмотрены четыре кнопки (см. рисунок).
Кнопка с одинарной стрелкой переносит одно выбранное поле, а кнопка с двойной стрелкой — все поля списка. Кнопки со стрелками, указующими влево, позволяют вернуть поля в левый список, если вы ошиблись или передумали. Порядок выбора полей, то есть переноса их из левого списка в правый тоже важен. То поле, которое будет указано первым в списке выбранных полей, станет источником данных в операции подстановки.
После того как поля выбраны (в данном случае — это одно поле Числа 1), можно переходить к следующему шагу.
4. Четвертый шаг мастера подстановок, предоставляет пользователю возможность выбрать порядок сортировки элементов списка.
5. На пятом этапе можно задать ширину столбцов, которые содержит столбец подстановки
6. Наконец, на шестом этапе нужно задать подпись для столбца постановки.
Программа первоначально использует в качестве нее имя поля подстановки, которое было задано при конструировании таблицы (Подстановка). Пользователь волен изменить подпись на другую, что, впрочем, можно будет сделать и впоследствии. Таким образом, последний шаг мастера подстановок — скорее формальность, чем необходимость.
После окончания работы мастера мы получили следующую таблицу Таблица 2:
Подстановка, по сути, - это способ создания списка для некоторого поля.
Рассмотрим ситуацию, в которой на третьем шаге мастера подстановок мы выбрали бы не одно поле, а два. Допустим, в таблице Таблица1 есть еще одно поле - текстовое - и на третьем шаге мы внесли его в список полей. Тип поля подстановки определяется по первому элементу списка Выбранные поля (третий шаг мастера). Список подстановки также формируется на основе этого поля. Но если в первом списке у нас два поля, то в списке подстановки будут показаны значения обоих полей, разделенные бледной серой вертикальной линией.
Первая часть списка подстановки служит для заполнения поля подстановки данными, а вторая колонка списка является только комментарием.
После того как поле подстановки создано, имеет смысл заглянуть на вкладку Подстановка, которая доступна в режиме конструктора. Для обычных полей она не содержит полезной информации, но для полей подстановки на ней выводится много интересных свойств. В нашем примере эта вкладка выглядит так, как показано на рис. 2. Некоторые из свойств поля подстановки (например, Присоединенный столбец) носят справочный характер и менять их не имеет смысла. Другие свойства могут быть изменены по желанию пользователя. Так, в нашем примере не было использовано свойство Заглавия столбцов. Поэтому списки не содержат имен колонок. Если бы это свойство было установлено как Да, то в списках появились бы заголовки Числа 1 и Текст 1, которые являются именами полей. Если бы для таких полей были определены подписи, то они использовались бы в заголовках колонок списка.
Замечание. На этой вкладке есть свойства, работать с которыми надо очень аккуратно. Например, свойство Тип элемента управления определяет вид операции подстановки в целом. Эксперименты с ним могут полностью разрушить связь! Это проявится в том, что будет потеряно другое важное свойство — Источник строк.
Установка межтабличных связей
Для установки связей необходимо сначала открыть схему данных. Для этого на вкладке Работа с таблицами – Режим таблицы нужно выбрать опцию Схема данных.
Для добавления таблиц нужно 1) щелкнуть правой кнопкой и выбрать Добавить таблицу или 2) нажать кнопку Отобразить таблицу.
Для объединения двух таблиц или установления связи между ними они должны иметь общее поле, обладающее следующими свойствами:
Это поле необязательно должно иметь одинаковое имя в обеих таблицах, но обязательно должно содержать одинаковые данные.
Access работает быстрее, если общее поле индексировано. В связи "один ко многим" общее поле будет полем ключа в "один". Если поле индексируется во "многих", то общее поле не может быть ключом и должно быть индексировано так, чтобы допускалось дублирование. С другой стороны, таблица не может иметь более одной записи о продаже с одним и тем же порядковым номером.
Тип данных для общего поля должен быть одинаков для обеих таблиц, исключая поле типа Счетчик. Если в связанной с ней таблице общее поле будет такого же типа, то связь один ко многим будет невозможна. Поэтому, если общее поле является счетчиком, то в связанной с ней таблице оно должно быть числовым, а его размер должен быть установлен как Длинное целое.
Обычно общее поле расположено в начале таблицы.
Для установки связи между двумя таблицами необходимо:
1. Выберете в главной таблице поле, для которого хотите создать связь.
2. Установив курсор мыши на этом поле, нажмите левую кнопку.
3. Переместите это поле в подчиненную таблицу.
4. Появится диалоговое окно, в котором необходимо нажать кнопку Создать.
Для удаления связи между двумя таблицами необходимо:
1. Выделить связь
2. Нажать клавишу Delete.
Задания.
КНИГИ
|
Код книги |
Название |
Код раздела |
Год издания |
Издательство |
Цена |
Тип обложки |
Дата покупки |
Число страниц |
Заметки |
|
1 |
Железная маска |
Художественная |
93 |
Свежая мысль |
23,50р. |
Жесткий |
23.11.93 |
1012 |
Остросюжетный исторический детектив. |
|
2 |
Карьера |
Экономика |
92 |
Деловая жизнь |
22,95р. |
Жесткий |
23.12.94 |
395 |
Руководство по планированию карьеры. |
|
3 |
Алмазы |
Романы |
93 |
Нужная литература |
9,95р. |
Мягкий |
12.01.94 |
593 |
Операция по захвату распространителей героина. |
|
4 |
Техника Тай-ши |
Здоровье |
93 |
Нужная литература |
25,95р. |
Жесткий |
27.10.93 |
236 |
Подробное иллюстрированное руководство. |
|
5 |
Моя семья |
Художественная |
92 |
Свежая мысль |
17,95р. |
Мягкий |
13.07.93 |
226 |
Жизнеописание трех поколений семьи. |
РАЗДЕЛЫ КНИГИ-АВТОРЫ
|
Код раздела |
Раздел |
Код книги-автора |
Код книги |
Код автора |
|
|
1 |
Экономика |
1 |
Железная маска |
Белова, Мария |
|
|
2 |
Психология |
2 |
Карьера |
Новиков, Павел |
|
|
3 |
Наука |
3 |
Алмазы |
Воронова, Дарья |
|
|
4 |
Здоровье |
4 |
Техника Тай-ши |
Крылова, Анна |
|
|
5 |
Художественная |
5 |
Моя семья |
Бабкина, Ольга |
|
|
6 |
Романы |
||||
|
7 |
Техническая |
Контрольные вопросы.
1. Какие режимы главных объектов существуют?
2. Что такое первичный ключ? Дайте определение вторичного ключа.
3. Перечислите существующие типы связей. Можно ли в Access установить связь М:N?
4. Для чего используют мастер подстановок и как его запустить?
5. Самостоятельно изучите Мастер по созданию таблиц.