ТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ CCESS Учебнометодическое пособие по изучению дисциплины и выполнению курсов

Работа добавлена на сайт samzan.net:

федеральное агентство по сельскому хозяйству

фгоу впо костромская гсха

Кафедра
информационных технологий в электроэнергетике

В.А. СОЛДАТОВ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

Учебно-методическое пособие
по изучению дисциплины и выполнению курсовой работы
студентами 4 курса, специализации 311406
«Информационные технологии в электроэнергетике»
очной формы обучения

КОСТРОМА 2005

УДК 681.3

Учебно-методическое пособие разработано заведующим кафедрой информационных технологий в электроэнергетике ФГОУ ВПО Костромская ГСХА, д.т.н. Солдатовым В.А.

Учебно-методическое пособие рассмотрено и рекомендовано к изданию методической комиссией факультета электрификации и автоматизации сельского хозяйства ФГОУ ВПО Костромская ГСХА, протокол № 13 от 5 мая 2005 г.

Рецензент: к.т.н., доцент, заведующий кафедрой ТОЭиА ФГОУ ВПО Костромская ГСХА Рожнов А.В

В учебно-методическом пособии приведены теоретические сведения о системе управления базами данных Access, методика создания баз данных, примеры создания различных видов таблиц, фильтров, форм, запросов, отчетов и макросов для самостоятельного изучения и выполнения практических работ, а также контрольные вопросы и задания для курсовой работы.

Учебно-методическое пособие по дисциплине «Система управления базами данных Access» предназначено для самостоятельного изучения, выполнения практических заданий и курсовой работы студентами 4 курса, специализации 311406 «Информационные технологии в электроэнергетике» очной формы обучения.

Ил. 11. Ист. 5. Прил. 2.

Учебно-методическое издание

В.А. Солдатов

Система управления базами данных access

Учебно-методическое пособие по изучению дисциплины «Базы данных» и выполнению курсовой работы студентами 4 курса, специализации 311406 «Информационные технологии в электроэнергетике» очной формы обучения. — Кострома, 2005. — 38 с.

Зав. РИО И.В. Кондор

Редактор Н.В. Киселева

Корректор Т.В. Тарбеева

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Большие массивы данных вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называются информационными системами ИС. Они делятся на фактографические ФИС и документальные ДИС.

В ФИС информация имеет четкую структуру, позволяющую отличать одно данное от другого (фамилия, должность …), поэтому ФИС способна давать однозначные ответы (число пенсионеров, количество инженеров…).

ДИС обслуживает задачи, которые не предполагают однозначного ответа. Поэтому ответ на вопрос выдается в виде списка документов, где можно найти нужную информацию. Примером ДИС служит Internet.

Сейчас ФИС используются во всех областях человеческой деятельности — в науке, производстве, медицине, транспорте, торговле, государственной и общественной жизни.

Основой ИС и объектом её обработки является база данных БД.

БД в широком смысле слова — это совокупность сведений об объектах реального мира. Ранее БД называли банком данных.

Чтобы научить компьютер искать данные, необходимо сообщить ему правила игры. Для этого надо сделать структурирование информации.

ИС — это совокупность структурированных (тем или иным способом) данных и аппаратно-программных средств для хранения и манипуляции ими.

В теории БД данные называют атрибутами (полями), а объекты — сущностями. Значения данных могут быть постоянными (год рождения) или меняться с течением времени (должность, возраст). При выборе данного необходимо сообщить ИС его «имя», его «тип» и его «формат». При этом имя не меняется, а его значение может изменяться.

Различают следующие типы данных:

1. Текстовые данные — значение каждого данного представлено совокупностью символов (не более 255).

2. Числовые данные используются в основном для представления атрибутов их значениями (могут быть целые или с плавающей точкой).

3. Данные типа дата / время задаются обычно в формате ДД.ММ.ГГ., где ДД — от 1 до 31 (день), ММ — от 1 до 12 (месяц), ГГ — от 00 до 99 (год).

4. Логические данные (Булевые) — принимают только одно из двух значений:

1 — истина, 0 — ложь.

5. Поле объекта OLE — может быть задан любой объект OLE из других приложений, для обмена данными (графика, звук, видео, формулы…).

6. Пользовательские типы — можно создавать самим типы данных. Например, «Адрес» (индекс, город, улица, дом, квартира)

Любую иерархическую структуру можно представить двухмерной таблицей. Например: фирма (А) выпускает два вида продукции (трубы и полосы), причем каждый вид изготавливается по трем технологиям (01, 02, 03) и имеет свою цену ( трубы — 100, 110, 120 руб, а полосы — 50, 55, 57 руб).

Фирма А

Трубы	Полосы
01 02 03	01 02 03
100 110 120	50 55 57

Этому соответствует следующая двухмерная таблица 1.

Таблица 1

Фирма	Вид продукции	Технология	Цена
А	1	01	100
А	1	02	110
А	1	03	120
А	2	01	50
А	2	02	55
А	2	03	57

БД, которые состоят из двухмерных таблиц, называются реляционными. Реляционным БД соответствуют следующие условия:

1. Любые совокупности данных представляются в виде двухмерных таблиц.

2. Каждая таблица состоит из фиксированного числа столбцов (полей) и переменного числа строк (записей).

3. У каждого поля есть свое имя, тип и формат.

4. Каждая запись от 1 до N может изменяться.

5. Каждое поле может входить в несколько таблиц.

Каждая таблица должна иметь первичный ключ, который однозначно определяет эту и только эту запись. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Например, в таблице 1 для однозначности ключ должен содержать три поля: фирма, вид продукции, технология. В ключе не должно быть избыточных полей. Например, если в таблице 1 ввести в ключ и поле «цена» — это будет избыточно.

Процесс превращения иерархической структуры в реляционную называется нормализацией. Разработчик интуитивным способом ведет нормализацию.

При создании БД могут возникнуть ошибки, которые делятся на логические и арифметические. Логические ошибки (не тот тип данного) могут быть обнаружены различными условиями, а арифметические выявляют только проверкой данных.

Если БД — большая, то рекомендуется ее разбивать на несколько таблиц: главную и подчиненные. Каждому значению первичного ключа в главной таблице может соответствовать одна, несколько или ни одной записи в подчиненной таблице. Такое отношение между двумя таблицами называется связью «один – ко – многим». Иногда встречается другое отношение «один – к – одному», это применяют когда каждому значению первичного ключа в главной таблице соответствует одна или ни одной записи в подчиненной таблице.

Поиск информации похож на процесс поиска нужной книги в каталоге библиотеки. Конкретная ИС должна уметь отвечать на любой вопрос в рамках своей темы. При поиске и отборе данных ИС приходится решать две задачи:

1. Прочитав некую строку таблицы, ИС должна определить, удовлетворяет ли эта строка сформулированному запросу (например, автор Чейз или нет). Если да — включить строку в выборку, а если нет — пропустить.

2. Если таблица очень большая, то простой перебор может занять много времени. Поэтому предусматривают методы поиска без просмотра всех записей.

Процесс поиска организовывают на основе логических выражений из логической (Булевой) алгебры. Логические выражения отвечают на вопрос: «да (TRUE — истина)» или «нет (FALSE — ложь)». Результатом логического выражения является либо 1 (да), либо 0 (нет).

Например, выражение С= А>B означает, что:

при А=5 и В=2 переменная С=1 (т.к. 5>2 — истина);

при А=3 и В =7 переменная С=0 (т.к. 3<7 — ложь).

Например, надо найти книгу автора Чейза, этому соответствует выражение
С = АВТОР = «Чейз».

Например, надо найти книгу автора Чейза, но изданную издательством «Луч», этому соответствует выражение С= АВТОР= «Чейз» AND ИЗДАТ= «Луч».

В условных выражениях используются следующие знаки отношений:

= равно, > больше, < меньше, >= больше либо равно, <= меньше либо равно, <> не равно.

В условных выражениях используются следующие знаки логических операций:

AND — конъюнкция (И), OR — дизъюнкция (ИЛИ), NOT — отрицание (НЕ), XOR — дизъюнкция II (исключающее ИЛИ), EQV — эквивалентность, IMP — импликация.

Примеры:

С = А>B AND K<L, здесь C = 1, когда А>B и K<L одновременно;

С = А>B OR K<L, здесь C = 1, когда А>B или K<L ;

С = NOT (A>B), здесь С = 1, когда А <= В.

Пример сложного выражения:

C = (А>B) OR (B>D) AND NOT ((A>0) OR (D>A))

Порядок выполнения: 4 3 2 1

В Access логические выражения используют при создании фильтров, запросов и отчетов. Кроме этого, используют сортировку «по возрастанию (А – Я)» или «по убыванию (Я – А)»

1. Основные теоретические сведения
и методика создания баз данных

MS Access — это система управления реляционными базами данных (СУБД), которая имеет набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС. Средствами Access можно проводить следующие операции:

1. Проектирование базовых объектов ИС на основе двухмерных таблиц с разными типами данных, включая поля OLE.

2. Установление связей между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировку, модификацию и выборку данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры.

4. Создание, модификацию и использование «производных» объектов ИС (форм, запросов, отчетов, макросов, модулей), с помощью которых, в свою очередь, выполняются следующие операции:

– оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);

– соединение данных из различных таблиц, проведение групповых операций (т.е. операции над группами записей, объединенных каким-то признаком) с расчетами и формированием вычисляемых полей, отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);

– составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах (отчеты);

– автоматизация работы с объектами (макросы);

– написание своих объектов с помощью Visual Basic (модули).

Объектом обработки Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение (*.mdb). В этот файл входят основные объекты: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули). Открытие и закрытие БД осуществляется стандартными командами в меню «Файл».

Access является многооконным приложением, но может быть одновременно открыта только одна БД — с главным окном. Одновременно могут быть открыты дочерние окна (таблицы, формы, запросы, отчеты).

Описание объектов Access:

Таблица — является базовым объектом Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма — не является самостоятельным объектом, она просто помогает выводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запрос — выбирает, группирует и выводит информацию.

Отчет — выбирает, группирует и выводит на печать информацию.

Макрос — это набор специальных макрокоманд, позволяющий открывать, печатать, искать информацию.

Модуль — это программа, написанная на встроенном в Access языке Visual Basic, позволяющая разрабатывать свои объекты.

Каждый объект имеет свое «имя», включающее не более 64 символов.

С каждым объектом можно работать в двух режимах:

1. Оперативный режим, когда в окне решается задача ИС, т.е. просматривается, изменяется, выбирается информация.

2. Режим конструктора, когда создается или изменяется макет или структура объекта.

3. Кроме того, в файл базы данных входит ещё один документ, имеющий собственное окно: «схема данных». В этом окне создаётся, просматривается, изменяется связь между таблицами. Эта связь помогает контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Вид окна БД в Access приведен на рисунке 1.

Рис. 1. Вид окна в СУБД Access

Видны три командные кнопки (Открыть, Конструктор, Создать) и пять вкладок (таблицы, запросы, формы, отчеты, модули).

Чтобы открыть нужный объект, необходимо кликнуть на виде объекта, а затем — на имени конкретного объекта. Чтобы создать новый объект, необходимо кликнуть на кнопке «Создать». Чтобы изменить макет объекта. необходимо кликнуть на кнопке «Конструктор». Любой объект можно создать либо вручную, либо с помощью «Мастера». Чтобы установить связь между таблицами, необходимо выбрать меню Сервис/Схема данных. Пункты горизонтального меню зависят от режима документа (Создать или Конструктор).

Запрос создается на базе одной или нескольких готовых таблиц или запросов. Поэтому при создании запросов система просит выбрать одну или несколько таблиц. Форма или отчет создаются на базе одной таблицы или запроса.

1.1. Методика создания и модификации таблиц

Рассмотрим методику создания таблицы ЗАКАЗЫ.

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы (в данном случае таблицы ЗАКАЗЫ), который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (описание — не обязательный характер).

Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце «тип данных» в нижней части окна возникает «бланк свойств» (характеристик) данного поля.

Бланк свойств представляет собой перечень свойств (слева — название свойства, а справа — значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце «тип данных». Кликнув мышью на поле «значения» в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Большинство значений принимается системой по умолчанию, многие свойства можно изучить самостоятельно. Для текстового и числового поля надо указать размер поля. Причем для текста — это допустимая длина значения (например, 50 символов), а для числа — формат может быть разный (целое, с плавающей точкой). Для поля «дата / время» обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать «краткий формат даты», то данные надо задавать в виде ДД.ММ.ГГ (день, месяц, год). Если выбрать «краткий формат времени», то данные надо задавать в виде ЧЧ.ММ (часы, минуты).

В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило сверки, т.е. логическое условие для значений. Если значение не удовлетворяет логическому условию, то будет сообщение об ошибке, текст которого можно тоже задать.

После создания таблиц для любого поля можно установить фильтр, т.е. логическое выражение, которое позволит выдавать на экран только записи, для которых выполняется это логическое выражение. Фильтр набирается в «окне фильтра». Чтобы установить (или изменить) фильтр, нужно выбрать меню «Записи / Изменить фильтр». Отредактировать фильтр и выбрать меню «Записи / Применить фильтр». Чтобы восстановить показ всех записей, надо выбрать меню «Записи / Показать все».

Между одноименными полями двух таблиц в Access можно установить связь. Если установлена связь между двумя таблицами, то данные из обеих таблиц можно объединить. Механизм, обеспечивающий согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется поддержкой целостности данных. Он активизируется при нажатии специальной кнопки. Если включен механизм поддержки целостности, то необходимо указать и тип связи: «Один к одному» или «Один ко многим». Целостность данных означает:

1. В связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы (например, в таблице ЗАКАЗЫ нельзя ввести запись с «кодом клиента», который отсутствует в таблице КЛИЕНТЫ).

2. Из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице (например, из таблицы КЛИЕНТЫ нельзя удалить «код клиента», который ещё не удален из таблицы ЗАКАЗЫ).

Включив механизм поддержки целостности, можно потребовать, чтобы при модификации данных система запускала следующие процессы:

– каскадное обновление связанных полей — означает, что изменение значения связанного поля в главной таблице (например, «код клиента») автоматически будет отражено в связанных записях подчиненной таблицы. Например, если заменить в таблице КЛИЕНТЫ «код клиента» 80 на 85, то «код клиента» 80 во всех записях таблицы ЗАКАЗЫ изменится на 85;

– каскадное удаление связанных записей — означает, что при удалении записи из главной таблицы (например, с «кодом клиента» 20) из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением (например, клиенты с кодом 20).

Механизм связывания таблиц ЗАКАЗЫ и КЛИЕНТЫ, а также таблиц ЗАКАЗЫ и ПРОДУКТЫ описан далее в разделе 2.1.

При работе с таблицей автоматически отображаются все поля таблицы, что неудобно и имеет свои недостатки:

– если полей (столбцов) и записей (строк) много, то они не умещаются на экране, необходимо все время перемещаться, чтобы найти нужный столбец и строку;

– если в таблице много кодов (сокращений), то таблица теряет информативность, т.к. необходимо пользоваться и открывать другие подчиненные таблицы.

Создание таблиц и фильтров описано далее в разделе 2.1.

Вид окна с таблицей в режиме конструктора приведен на рисунке 2.

Рис. 2. Таблица в режиме конструктора

Вид окна с таблицей в режиме просмотра приведен на рисунке 3.

Рис. 3. Таблица в режиме просмотра

1.2. Методика создания и модификации форм

Чтобы упростить просмотр, ввод, и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для неё одну или несколько «форм». Форма — это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы. Причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. По структуре форма похожа на окно диалога. Можно создать форму вручную или воспользоваться услугами «Мастера форм». Форма создается для конкретной таблицы или конкретного запроса.

Таблица и форма — основные объекты в информационных системах. Они не отделимы друг от друга. Иногда их размещают в одном окне.

Чтобы создать форму, необходимо выполнить серию стандартных шагов, описанных далее в разделе 2.2.

Окна формы в режиме конструктора и в режиме просмотра приведены на рисунках 4 и 5.

Рис. 4. Форма в режиме конструктора

Рис. 5. Форма в режиме просмотра

1.3. Методика создания и модификации запросов

Запрос-выборка — это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (поля и строки). Он формируется на основе фактических данных системы. При создании макета запроса (т.е. производной таблицы) в общем случае необходимо выполнить четыре базовые операции:

1) сообщить системе, какие поля и из каких таблиц мы хотим включить в запрос;

2) описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей (например, стоимость продукции — это произведение поля «цена» на поле «количество»);

3) описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединить группу записей с одним и тем же кодом клиента в одну и просуммировать стоимость заказанной им продукции);

4) указать условие отбора, т.е. сформулировать логическое выражение, которое позволит включить в выборку только записи, удовлетворяющие какому-то условию (например, выделить товары с датой поставки от 20.05.97 по 25.05.97).

По умолчанию условные выражения, набранные в разных столбцах, соединяются между собой знаком «AND», а выражения в соседних столбцах соединяются между собой знаком «OR».

При разработке запроса необходимо заполнить заготовку запроса на бланке, где помечают необходимые поля и вводят выражения. На основе заполненного бланка система сама создает запрос.

В строке «групповые операции» можно выбирать различные действия, например, сумму (Sum), среднее (Avg) или сосчитать количество (Count).

В строке «сортировка» можно указать порядок вывода на экран текстовых или числовых записей (по возрастанию или по убыванию).

В поле «вывод на экран» можно установить флажки для разрешения или запрета вывода на экран данного поля.

В строке «условие отбора: и – или» можно указать условные или логические выражения, которые позволят нам отобрать для запроса только записи, удовлетворяющие заданному условию.

Можно создать «запрос с параметром», который будет запрашивать вас о необходимых полях и записях, которые нужно вывести на экран.

Создание запросов описано далее в разделе 2.3.

Вид окна запроса в режиме конструктора и в режиме просмотра приведены на рисунке 6 и 7.

Рис. 6. Запрос в режиме конструктора

Рис. 7. Запрос в режиме просмотра

1.4. Методика создания и модификации отчетов

Отчет — это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Для формирования отчета, как правило, создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция необязательна). Далее, по общим правилам, Access на базе запроса проектирует отчет, который позволяет:

1) представлять данные в удобной для чтения и анализа форме;

2) сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

3) включить в отчет и напечатать графические объекты (рисунки, графики, диаграммы, фотографии).

Отчет можно создать по любой таблице.

Все отчеты подразделяются на 3 категории:

– простая распечатка, когда распечатывается информация таблиц (Файл / Печать);

– детальные отчеты, когда подготавливается отчет в удобном виде с включением дополнительных элементов;

– специальные отчеты, когда подготавливают «почтовые наклейки» и формы «писем».

При создании «автоотчета» выводятся все поля и записи из таблицы, причем каждое поле на отдельной строке.

При выборе «мастера отчета» требуется определить стиль отчета (строгий, табличный или другой), его ориентацию на странице (книжная, альбомная), присвоить ему имя и ввести его заголовок.

Если отчет, созданный «мастером отчетов» вас не удовлетворяет, то можно создать любой свой отчет в режиме конструктора.

Создание отчетов описано далее в разделе 2.4.

Вид окон отчета в режиме конструктора и в режиме просмотра приведен на рисунке 8 и 9.

Рис. 8. Отчет в режиме конструктора

Рис. 9. Отчет в режиме просмотра

1.5. Методика создания и модификации макросов

Макросы позволяют превратить изнурительное повторение последовательностей операций в простую процедуру, состоящую лишь в нажатии специальной кнопки или активизации команды меню.

По умолчанию в макросе отображаются 2 поля: «макрокоманда» и «примечание». Для отображения еще двух полей («имя» и «условия») необходимо выбрать меню «Вид / имена макросов» и «Вид / условия».

В столбце «имя макроса» указывается имя макроса, которое необходимо задавать, если окно содержит несколько макросов.

В столбце «условие» осуществляется ввод условия (логического выражения) для выполнения только части макроса.

В столбце «макрокоманда» перечисляются подлежащие выполнению действия (макрокоманды) в нужной последовательности.

В столбце «примечание» помещают комментарии к действиям макроса. Этот столбец заполнять не обязательно.

Если БД содержит много таблиц, запросов, форм, отчетов, то приходится тратить много времени на открытие необходимых документов. Макросы позволяют упростить этот процесс, заключающийся в открытии, закрытии, вывода на печать, поиске необходимых объектов.

Выполнение каждой макрокоманды зависит от значений её аргументов. Синтаксис макрокоманд запоминать не надо, т.к. их можно вывести из меню.

Если макросов много, то их можно объединять в один макрос (макросы следуют друг за другом и каждому присваивается свое имя). Для загрузки макросов из объединенного макроса необходимо выбрать меню «Сервис / Макрос / Выполнить макрос» и в окне выбрать или указать имя необходимого макроса.

Создание макросов описано далее в разделе 2.5.

Вид окон макроса в режиме конструктора и в режиме просмотра приведен на рисунке 10 и 11.

Рис. 10. Макрос в режиме конструктора

Рис. 11. Макрос в режиме просмотра

2. Создание основных объектов в Access (на примерах)

2.1. Создание таблиц и фильтров

В нижеприведенном задании жирным шрифтом выделены пункты меню и необходимые для набора данные.

2.1.1. Загрузить ACCESS

Новая база данных, Дать имя, Создать, Сохранить как (в нужной папке)

Появится:

СОЗДАТЬ ОТКРЫТЬ КОНСТРУКТОР

Таблицы Запросы Формы Отчеты Макросы Модули

2.1.2. Создать таблицу (Заказы)

Выбрать Таблица / Создать

Выбрать Конструктор

Появится макет:

ПОЛЕ ТИП ДАННЫХ ОПИСАНИЕ

…

СВОЙСТВА

Набрать поля их тип и свойства (свойства набираются внизу):

Номер заказа числовой целое

Код клиента числовой целое

Код продукта числовой целое

Количество числовой с плавающей точкой одинарное

Дата поставки дата/время краткий формат даты

Выбрать ключ (номер заказа), нажать пиктограмму ключ или Правка/ ключевое слово

Файл / Сохранить как

Дать название ЗАКАЗЫ ОК

Файл / Закрыть сохранить изменения Да

Выбрать ЗАКАЗЫ ОТКРЫТЬ или 2 раза щелкнуть на ЗАКАЗЫ

Появится таблица с полями, заполнить ее:

Номер заказа	Код клиента	Код продукта	Количество	Дата поставки
7010	20	400	14,4	14.08.97
7020	10	400	8,5	04.09.97
7040	60	500	10,1	14.08.97
7060	20	200	10,5	19.08.97
7120	10	300	8,6	04.09.97
7180	60	500	12,9	04.09.97
7220	40	300	9,6	25.09.97
7230	30	300	9,2	25.09.97
7310	50	200	12,2	19.08.97

Файл / Закрыть

2.1.3. Создать таблицу (Клиенты)

Выбрать Таблица / Создать

Выбрать Конструктор

Появится макет:

ПОЛЕ ТИП ДАННЫХ ОПИСАНИЕ

…

СВОЙСТВА

Набрать поля их тип и свойства (свойства набираются внизу):

Код клиента числовой целое

Наименование клиента текстовый 50

Адрес клиента текстовый 50

Выбрать ключ (код клиента), нажать пиктограмму ключ или Правка/ ключевое слово

Файл / Сохранить как

Дать название КЛИЕНТЫ ОК

Файл / Закрыть сохранить изменения Да

Выбрать КЛИЕНТЫ ОТКРЫТЬ или 2 раза щелкнуть на КЛИЕНТЫ

Появится таблица с полями, заполнить ее:

Код клиента	Наименование клиента	Адрес клиента
10	Кафе «Парус»	Зеленая, 12
20	Клуб «Белый попугай»	Лесная, 28
30	Закусочная «Сирена»	Весенняя, 45
40	Ресторан «Барракуда»	Голубева, 10
50	Бистро «Париж»	Московская, 7
60	Клуб «Орфей»	Волжская, 51

Файл / Закрыть

2.1.4. Создать таблицу (Продукты)

Выбрать Таблица / Создать

Выбрать Конструктор

Появится макет:

ПОЛЕ ТИП ДАННЫХ ОПИСАНИЕ

…

СВОЙСТВА

Набрать поля их тип и свойства (свойства набираются внизу):

Код продукта числовой целое

Название продукта текстовый 50

Цена числовой с плавающей точкой одинарное

Выбрать ключ (код продукта), нажать пиктограмму ключ или Правка/ ключевое слово

Файл / Сохранить как

Дать название ПРОДУКТЫ ОК

Файл / Закрыть сохранить изменения Да

Выбрать ПРОДУКТЫ ОТКРЫТЬ или 2 раза щелкнуть на ПРОДУКТЫ

Появится таблица с полями, заполнить ее:

Код продукта	Название продукта	Цена
200	Конфеты «Южная ночь»	32,6
300	Печенье «Столичное»	16,4
400	Торт «Птичье молоко»	35,2
500	Пастила «Фруктовая»	24,8

Файл / Закрыть

2.1.5. Применить различные фильтры

Открыть таблицу ЗАКАЗЫ

а) Выбрать нужное поле, например, номер заказа

Записи /сортировка

В сортировке выбрать по возрастанию или по убыванию (или нажать кнопки на панели)

Посмотрите, сработал ли фильтр.

б) Выбрать нужное поле, например, дата поставки

Записи /сортировка

В сортировке выбрать по возрастанию или по убыванию (или нажать кнопки на панели)

Посмотрите, сработал ли фильтр

в) Выбрать два поля, например, код клиента и код продукта (Shift+)

Записи /сортировка

В сортировке выбрать по возрастанию или по убыванию (или нажать кнопки на панели)

Посмотрите, сработал ли фильтр по двум признакам

г) Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать нужное поле, например, номер заказа

Набрать > 7020

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должны остаться строки с номером больше 7020

д) Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать нужное поле, например, номер заказа

Набрать > 7020 and < 7220

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должны остаться строки с номером больше 7020 и меньше 7220

е) Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать нужное поле, например, номер заказа

Набрать < 7020 or > 7230

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должны остаться строки с номером меньше 7020 или больше 7230

ж) Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать нужное поле, например, номер заказа

Набрать = 7020

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должна остаться строка с номером 7020

з) Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать нужное поле, например, дата поставки

Набрать > 14.08.97 and < 04.09.97

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должны остаться строки с датой в указанном промежутке

Закрыть таблицу ЗАКАЗЫ

и) Открыть таблицу КЛИЕНТЫ

Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать нужное поле, например, наименование клиента

Набрать = Кафе «Парус»

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должны остаться строки с названием кафе «Парус»

Закрыть таблицу КЛИЕНТЫ

к) Открыть таблицу ПРОДУКТЫ

Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать нужное поле, например, цена

Набрать >30

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должны остаться строки с ценой больше 30

л) Открыть таблицу ПРОДУКТЫ

Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать поле Название продукта

Набрать Like «П*»

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должны остаться продукты, начинающиеся с буквы П

м) Открыть таблицу ПРОДУКТЫ

Записи / Фильтр/ изменить фильтр

Появится окно с полями, сортировкой и условием отбора

Выбрать поле Название продукта

Набрать Not «П*»

Фильтр/ применить фильтр

Посмотрите, сработал ли фильтр, должны остаться продукты, не начинающиеся с буквы П

Закрыть таблицу ПРОДУКТЫ

Придумайте другие фильтры

2.1.6. Добавить поле в виде рисунка

Открыть таблицу ПРОДУКТЫ в режиме Конструктор (вверху)

Добавить поле с названием Рисунок и выбрать тип данных Поле OLE

(Общие свойства оставить по умолчанию)

Файл / Сохранить

Перейти в режим таблицы, нажав кнопку ВИД слева вверху

Щелкнуть мышкой по верхней ячейке в поле Рисунок

Вставка/ Объект/ Paintbrush Picture + OK (или Corel Draw)

Откроется Paintbrush (или Corel Draw)

Нарисовать любой рисунок

Закрыть Paintbrush (или Corel Draw)

В поле Рисунок в ячейке появится слово «… рисунок»

Щелкнуть по этой ячейке мышкой 2 раза

Откроется Paintbrush (или Corel Draw) с нарисованным рисунком

Файл / Закрыть/ Сохранить

Вставить фотографии или рисунки ко всем продуктам таблицы ПРОДУКТЫ

2.1.7. Связь между таблицами

Сервис / Схема данных

Появится окно со списком таблиц

Выделить ЗАКАЗЫ и Добавить

Выделить КЛИЕНТЫ и Добавить

Выделить ПРОДУКТЫ и Добавить

Закрыть

Появится окно СХЕМА ДАННЫХ со всеми тремя выбранными таблицами.

Для установления связи мышкой переместить имя поля в подчиненной таблице на одноименное поле главной таблицы

а) Установить связь между таблицами КЛИЕНТЫ и ЗАКАЗЫ

Переместить код клиента из таблицы КЛИЕНТЫ в таблицу ЗАКАЗЫ

Появится окно СВЯЗИ

Установить Обеспечение целостности данных

Появится поле Отношение выбрать Один ко многим

Нажать Создать

Появится окно СХЕМА ДАННЫХ с изображением линии установленной связи (1-)

б) Установить связь между таблицами ПРОДУКТЫ и ЗАКАЗЫ

Переместить Код продукта из таблицы ПРОДУКТЫ в таблицу ЗАКАЗЫ

Появится окно СВЯЗИ

Установить Обеспечение целостности данных

Появится поле «отношение» выбрать один ко многим

Нажать создать

Появится окно СХЕМА ДАННЫХ с изображением линии установленной связи (1-)

(Для удаления связи надо щелкнуть мышкой на линии связи (выделить ее) и затем нажать DEL).

Файл / Закрыть/ Сохранить

2.1.8. Импорт объектов из других баз

Файл/ Внешние данные/ Импорт

Выбрать Базу, из которой надо копировать, и нажать кнопку справа Импорт

Выделить нужные Таблицы (или Формы, Запросы, Отчеты), ОК

Эти таблицы скопируются в вашу базу.

2.2. Создание форм

В нижеприведенном задании жирным шрифтом выделены пункты меню и необходимые для набора данные.

Загрузить ACCESS

Можно разрабатывать 5 видов автоформ: в столбец, ленточная, табличная, диаграмма, сводная таблица.

Кроме этого, можно создать любую форму в режиме конструктора.

Открыть базу.

2.2.1. Создать форму в столбец

Форма / Создать

Ввести имя таблицы в появившемся окне ▼ ЗАКАЗЫ

Выбрать Автоформа — в столбец, ОК

Появится форма

Переход к записям внизу стрелками  

Изменить 1-ю запись:

7010 20 400 18,9 15.08.97

Ввести 10-ю новую запись

7140 60 500 15,5 10.09.97

Зайдите в таблицу ЗАКАЗЫ, посмотрите измененную и новую записи

Выйти, запомнить и дать имя, например, Форма столбец.

2.2.2. Создать форму ленточную

Форма / создать

Ввести имя таблицы в появившемся окне ▼ ЗАКАЗЫ

Выбрать Автоформа «ленточная», ОК

Появится форма

Переход к записям внизу стрелками  

Можно изменять записи:

Выйти, запомнить и дать имя, например, Форма ленточная.

2.2.3. Создать форму табличную

Форма / Создать

Ввести имя таблицы в появившемся окне ▼ ЗАКАЗЫ

Выбрать Автоформа «табличная», ОК

Появится форма

Переход к записям внизу стрелками  

Можно изменять записи:

Выйти, запомнить и дать имя, например, Форма табличная.

2.2.4. Создать форму в столбец с помощью Мастера форм

Форма / Создать

Ввести имя таблицы в появившемся окне ▼ ЗАКАЗЫ

Выбрать МАСТЕР ФОРМ, ОК

Выбрать необходимые поля, например:

– номер заказа 

– код клиента 

– код продукта 

Выбрать ДАЛЕЕ

Выбрать «В один столбец», Далее

Выбрать стиль (обычный, облака, ель, камень и т.д.), Далее, Дать имя

Выбрать ГОТОВО. Появится форма

Выйти и дать имя, например, Столбец – Мастер

2.2.5. Создать форму ленточную с помощью Мастера форм

Форма / Создать

Ввести имя таблицы в появившемся окне ▼ ЗАКАЗЫ

Выбрать «МАСТЕР ФОРМ», ОК

Выбрать необходимые поля, например:

– номер заказа 

– код клиента 

– код продукта 

Выбрать ДАЛЕЕ»

Выбрать Ленточная, Далее

Выбрать стиль (обычный, облака, ель, камень и т.д.), Далее, Дать имя

Выбрать «ГОТОВО» Появится форма

Выйти и дать имя, например, Ленточная – Мастер

2.2.6. Создать форму табличную с помощью Мастера форм

Форма / создать

Ввести имя таблицы в появившемся окне ▼ ЗАКАЗЫ

Выбрать МАСТЕР ФОРМ, ОК

Выбрать необходимые поля, например:

– номер заказа 

– код клиента 

– код продукта 

Выбрать ДАЛЕЕ

Выбрать Табличная, Далее

Выбрать стиль (обычный, облака, ель, камень и т.д.), Далее, Дать имя

Выбрать ГОТОВО. Появится форма

Выйти и дать имя, например Табличная – Мастер

2.2.7. Создать форму выровненную с помощью Мастера форм

Форма / создать

Ввести имя таблицы в появившемся окне ▼ ЗАКАЗЫ

Выбрать МАСТЕР ФОРМ, ОК

Выбрать необходимые поля, например:

– номер заказа 

– код клиента 

– код продукта 

Выбрать ДАЛЕЕ

Выбрать Выровненная, Далее

Выбрать стиль (обычный, облака, ель, камень и т.д.), Далее, Дать имя

Выбрать ГОТОВО. Появится форма

Выйти и дать имя, например, Выровненная – Мастер.

2.2.8. Создать форму с помощью кнопки «Новый объект»

Открыть таблицу ЗАКАЗЫ

Нажать (вверху справа) на раскрытие списка кнопки Новый объект

Выбрать Автоформа

Появится автоформа таблицы ЗАКАЗЫ (все в столбец)

Выйти и дать имя, например, АВТОФОРМА.

2.2.9. Создать свою форму в режиме конструктора

Форма / Создать/ Конструктор

Ввести имя таблицы ЗАКАЗЫ

Появится окно формы с Областью данных, каждый квадрат подразумевает размер — 1 квадратный сантиметр

(Закройте слева панель инструментов)

Вверху нажмите кнопку Список полей

Появится список, выбрать нужные названия, например (номер заказа, код клиента, код продукта)

Перетащить их в Область данных

Закрыть окно списка полей

НАЧНИТЕ РАЗРАБОТКУ СВОЕЙ ФОРМЫ:

а) Расположите окна полей удобно по области данных и установите их размеры и цвет:

– выделить поле, взяться за левый верхний черный квадрат и тянуть в нужное место;

– взяться за боковые квадраты полей и изменить мышкой их размер (можно установить размер 10, 14, и т.д.);

Чтобы подобрать размер текста и рамки, выбрать Формат/ Размер/ По размеру данных

– установите цвета, пользуясь тремя кнопками:

цвет фона, выбрать из раскрывающегося списка;
цвет символов, выбрать из раскрывающегося списка;
цвет границ, выбрать из раскрывающегося списка.

б) Расположите названия полей удобно по области данных и установите их размеры и цвет:

– выделить название поля, взяться за левый верхний черный квадрат и тянуть в нужное место;

– взяться за боковые квадраты полей и изменить мышкой их размер (можно установить размер 10, 14, и т.д.);

Чтобы подобрать размер текста и рамки, выбрать Формат/ Размер/ По размеру данных

– установите цвета, пользуясь тремя кнопками:

цвет фона, выбрать из раскрывающегося списка;
цвет символов, выбрать из раскрывающегося списка;
цвет границ, выбрать из раскрывающегося списка.

в) Изменить фон всей формы на основе встроенных картинок

Формат/ Автоформат (выбрать Глобус, Ель, Камень и т.д.)

г) Закрыть, сохранить, дать имя Форма-Конструктор

2.2.10. Добавление в форму логического поля

Таблицы/ Заказы/ Конструктор

Добавить поле Российский, тип – логический, Формат – Да / Нет

Закрыть, Сохранить таблицу

Формы/ Конструктор

Нажать кнопку «Список полей» (вверху в центре)

Перетащить мышью поле Российский на Область данных

Появится значок галочки и надпись «Российский»

Закрыть, Сохранить

Перейти в режим формы: Форма / Открыть

Просмотреть записи и установить по желанию в нужных полях флажок 

Закрыть, Сохранить

Таблицы / Заказы / Открыть

Проверить, установились ли флажки в поле Российский

2.2.11. Создать общую форму для ввода записей в две таблицы

Форма / создать/ Мастер форм + ОК

Выбрать таблицу ЗАКАЗЫ и все поля этой таблицы

Выбрать таблицу КЛИЕНТЫ и все поля этой таблицы

Тип представления данных одиночная форма

Выбрать внешний вид в один столбец

Выбрать стиль Камень

Задать имя формы Общая, Готово

Закрыть / Сохранить

Открыть форму Общая

Видно, что в форму включены все поля из таблиц ЗАКАЗЫ и КЛИЕНТЫ, значит, можно вводить записи сразу в эти две таблицы.

2.3. Создание запросов

В нижеприведенном задании жирным шрифтом выделены пункты меню и необходимые для набора данные.

Загрузить ACCESS

При создании запросов необходимо выполнить 4 действия:

– определить, какие поля включить в запрос;

– описать дополнительные вычисляемые поля;

– описать групповые операции над записями;

– указать условие отбора записей.

2.3.1. Запрос с новым полем (Сформировать новое вычисляемое поле стоимость)

Запрос / Создать / Конструктор

Выбрать таблицы

ЗАКАЗЫ > Добавить

КЛИЕНТЫ > Добавить

ПРОДУКТЫ > Добавить

Закрыть

Появится окно Запрос – выборка

ЗАКАЗЫ КЛИЕНТЫ ПРОДУКТЫ

1-й столбец 2-й столбец 3-й столбец

ПОЛЕ

СОРТИРОВКА

ВЫВОД НА ЭКРАН

УСЛОВИЕ ОТБОРА

ИЛИ

Выберите пункты меню:

Вид /имя таблицы

Вид / групповые операции

Появится строка Групповые операции, где можно выбрать: группировка, Sum (сумма), Avg (среднее), Count (сосчитать количество записей в группе), Выражение

Выбрать в 1-м столбце Продукты / название продукта

Выбрать во 2-м столбце Заказы / количество

Для поля название продукта выбрать Группировка (т.е. записи одного продукта будут объединены в одну запись)

В строке Сортировка выбрать по возрастанию, по убыванию или отсутствует

В строке Вывод на экран установить желаемые флажки  — нет или  — да (ДА)

В строке Условие отбора можно написать логическое выражение фильтра

Закрыть. Дать имя, например Запрос 1

Просмотреть Запрос 1. Появились Sum для «количество» и «стоимость»

2.3.2. Запрос с использованием условия «ИЛИ»

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Заказы / код клиента

В строке Групповые операции выбрать Условие

Выключить флажок вывод на экран

В строке Условие отбора набрать = 40 OR = 60

Файл / Сохранить как / Запрос 2

Просмотреть Запрос 2. Закрыть (Появятся только строки с 40 и 60)

Если необходимо вывести поле с условием, нужно задать его еще рядом в столбце, но без условия

Закрыть

2.3.3. Запрос с использованием «РАВНО»

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Продукты / Название продукта

Групповые операции / Условие

В строке «Условие отбора» набрать = конфеты «Южная ночь»

В 4-м столбце выбрать Продукты/ Название продуктов

Групповые операции / Группировка

Вывод на экран

Файл / Сохранить как / Запрос 3

Закрыть

Просмотреть Запрос 3. (Появится одна строка «Южная ночь»)

Закрыть

2.3.4. Запрос с использованием «БОЛЬШЕ»

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Заказы / дата поставки

Групповые операции / Условие

В строке Условие отбора набрать > 19.08.97

Выбрать в 4-м столбце Заказы / дата поставки

Групповые операции / Группировка

Вывод на экран

Файл / Сохранить как / Запрос 4

Закрыть

Просмотреть Запрос 4. Закрыть

2.3.5. Запрос с использованием «И»

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Продукты / Название продукта

Групповые операции / Условие

В строке условие отбора набрать = конфеты «Южная ночь»

Выбрать в 4-м столбце Заказы / Количество

Групповые операции / Условие

В строке Условие отбора набрать > 11

(Это будет соответствовать команде:

[название продукта]=конфеты «Южная ночь» AND [количество]>11

Так как у соседних столбцов условия отбора объединяются знаком AND)

Файл / Сохранить как / Запрос 5

Закрыть

Просмотреть Запрос 5. Закрыть

2.3.6. Создать запрос с параметром

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Заказы / Код продукта

Отключить вывод на экран

В строке Условие отбора набрать текст в квадратных скобках:

[Введите код продукта]

Файл / Сохранить как / Запрос 6

Открыть Запрос 6

Появится окно Введите код продукта

Наберите нужный, например, 300

Просмотреть Запрос 6. Закрыть

2.3.7. Создать запрос с двумя параметрами

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Заказы / Код продукта

Групповые операции / Условие

Отключить вывод на экран

В строке Условие отбора набрать текст в квадратных скобках:

[Введите код продукта]

Выбрать в 4-м столбце Заказы / Код клиента

Групповые операции / Условие

Отключить вывод на экран

В строке Условие отбора набрать текст в квадратных скобках:

[Введите код клиента]

Файл / Сохранить как / Запрос 7

Открыть Запрос 7

Появится окно Введите код продукта

Наберите нужный, например, 300

Появится окно Введите код клиента

Наберите нужный, например, 40

Просмотреть Запрос 7

Появится только этот продукт

Просмотреть Запрос 7. Закрыть

Аналогично можно делать более сложные запросы с параметром.

2.3.8. Запрос по буквам в названиях (найти продукты с буквы «П»)

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Продукты / Название продукта

Групповые операции / Условие

Включить вывод на экран

В строке Условие отбора набрать Like «П*»

Файл / Сохранить как / Запрос 8

Открыть Запрос 8. Просмотреть Запрос 8

Появится только продукты с буквы «П»

Закрыть

2.3.9. Запрос с использованием «построителя выражений»
(исключить конфеты «Южная ночь»)

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Продукты / Название продукта

Групповые операции / Условие

Выключить вывод на экран

Перейти в Условие отбора

Нажать вверху кнопку ПОСТРОИТЬ

Появится окно, в котором можно набирать любые сложные выражения

Нажмите NOT и наберите Конфеты «Южная ночь» + ОК

В строке Условие отбора появится это выражение

Файл / Сохранить как / Запрос 9

Открыть Запрос 9. Просмотреть Запрос 9

Появятся все продукты, кроме конфет «Южная ночь»

Закрыть

2.3.10. Запрос на обновление
(переименовать Закусочную «Сирена» в Столовую «Сирена»)

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 3-м столбце Клиенты / Наименование клиентов

Нажать кнопку вверху ТИП ЗАПРОСА

Выбрать Обновление

Если будет запрос, то выбрать:

Сервис/ Параметры/ Запросы Правка/Поиск Подтверждение

Групповые операции / Условие

Набрать в ОБНОВЛЕНИИ Столовая «Сирена»

Набрать в УСЛОВИЕ Закусочная «Сирена»

Файл / Сохранить как / Запрос 10

Открыть Запрос 10 и подтвердить изменения

Открыть таблицу КЛИЕНТЫ, посмотреть замену Закусочной на столовую «Сирена»

Закрыть

2.3.11. Запрос на добавление
(из новой таблицы ДОБАВОЧНАЯ добавить поле НАЛОГИ в таблицу ПРОДУКТЫ)

Создать таблицу ДОБАВОЧНАЯ

Таблица/ Создать/ Конструктор +ОК

ПОЛЯ:

Код продукта (числовой, целое)

Налог (числовой, с плавающей точкой одинарное)

Выбрать ключ Код продукта

Файл / Сохранить как Дать название ДОБАВОЧНАЯ

Закрыть, Сохранить

Открыть таблицу ДОБАВОЧНАЯ

Заполнить таблицу

Код продукта Налог

200 5,1

300 10,2

400 7,3

500 9,0

Файл / Закрыть

Запрос / Создать / Конструктор

Выбрать таблицы

ПРОДУКТЫ -------------- Добавить

ДОБАВОЧНАЯ -------------- Добавить

Закрыть

Нажать кнопку вверху ТИП ЗАПРОСА

Выбрать Добавление

В появившемся окне выбрать имя таблицы ПРОДУКТЫ, в которую будет добавляться поле (Из базы) ОК

Выбрать:

ПОЛЕ Налог

ИМЯ ТАБЛИЦЫ Добавочная

ДОБАВЛЕНИЕ Налог

Файл / Сохранить как / Запрос 11

Перейти в таблицы

Открыть ПРОДУКТЫ, посмотреть добавилось ли поле Налог

Закрыть

2.3.12. Запрос на создание таблицы (из двух таблиц создать новую СВОДНАЯ)

Запрос / Создать / Конструктор

Выбрать таблицы

ПРОДУКТЫ -------------- Добавить

ДОБАВОЧНАЯ -------------- Добавить

Закрыть

Нажать кнопку вверху ТИП ЗАПРОСА

Выбрать Создание таблицы

Ввести имя СВОДНАЯ

Выбрать поля в 1, 2, 3, 4 столбцах:

Из ПРОДУКТЫ все поля по очереди (в 1, 2, 3 — столбцах)

Из ДОБАВОЧНАЯ Налог (в 4-м столбце)

Файл / Сохранить как / Запрос 12

Запустить Запрос 12

Перейти в таблицы

Открыть СВОДНАЯ посмотреть все ли поля добавились

Закрыть

2.3.13. Запрос с созданием вычисляемого поля (стоимость)

Открыть Запрос 1 в режиме Конструктор

Выбрать в 1-м столбце Продукты / Цена

Выбрать во 2-м столбце Заказы / Количество

Набрать в 3-м (вычисляемом столбце) стоимость: [количество]*[цена]

Файл / Сохранить как / Запрос 13

Закрыть

Просмотреть Запрос 13. Закрыть

2.4. Создание отчетов

В нижеприведенном задании жирным шрифтом выделены пункты меню и необходимые для набора данные.

Загрузить ACCESS

Отчеты нужны для выдачи на печать необходимых данных

2.4.1. Отчет / создать (отчет в столбец)

Выбрать таблицу ЗАКАЗЫ

Выбрать Автоотчет в столбец + ОК

Режим предварительного просмотра (записи друг под другом)

Закрыть. Сохранить. Дать имя, например, Отчет 1

2.4.2. Отчет / создать (отчет ленточный)

Выбрать таблицу ЗАКАЗЫ

Выбрать Автоотчет ленточный + ОК

Режим предварительного просмотра (записи как в таблице)

Закрыть. Сохранить. Дать имя, например, Отчет 2

2.4.3. Отчет / создать (отчеты с помощью мастера)

Выбрать таблицу ЗАКАЗЫ

Выбрать Мастер отчетов

Выбрать необходимые поля или все (например: номер заказов >, код клиента >, код продукта>…)

Выбрать Далее

Выбрать поля для группировки, например, Код клиента

Выбрать Далее

Выбрать поля для сортировки, например, Номер заказа (А>Я)

Выбрать Далее

Выбрать вид макета, например, Ступенчатый

Выбрать Далее

Выбрать стиль (например, Строгий) и ориентацию страницы (например, Книжная)

Выбрать Далее

Ввести Имя отчета 3

Готово

Режим предварительного просмотра

Закрыть. Сохранить. Дать имя, например Отчет 3

Повторите с другими макетами (БЛОК, СТРУКТУРА 1 и т.д.)

Закрыть. Сохранить. Дать имя, например Отчет 4 и Отчет 5

Повторите с другими стилями (СПОКОЙНЫЙ, ДЕЛОВОЙ и т.д.)

Закрыть. Сохранить. Дать имя, например Отчет 6 и Отчет 7

2.4.4. Отчет / создать (почтовая наклейка)

Выбрать таблицу ЗАКАЗЫ

Выбрать Почтовая наклейка +OK

Выбрать Размер наклейки, например, J8169 и по горизонтали — 2 наклейки

Выбрать Далее

Выбрать Шрифт и Цвет текста

Выбрать Далее

Выбрать поля для сортировки, например, Номер заказа

Переслать нужные поля в Прототип наклейки с помощью 

После каждого выбранного поля поставить любой необходимый знак:

: , - . \ / или любой текст

Например:

(номер заказа)

ПРИВЕТ ОТ: (код клиента)

ВЫСЫЛАЮ — (количество) КИЛЛОГРАММ

Готово

Закрыть. Сохранить. Дать имя, например, Отчет 8

Создайте свою наклейку.

2.4.5. Открыть Отчет 2 в режиме Конструктора
(доработка в режиме конструктора)

Откроется 5 областей:

– заголовок отчета;

– верхний колонтитул (названия полей);

– область данных (записи);

– нижний колонтитул (обычно дата);

– примечание отчета.

Измените цвет, размер и место заголовка ЗАКАЗЫ

Измените цвет, размер и место ПОЛЕЙ, выделяя поля в верхнем колонтитуле и в области данных

Файл \ Сохранить как \ Отчет 9\ Закрыть Посмотреть Отчет 9

2.4.6. Отчет \ создать (создание в режиме конструктора
и нумерация страниц отчета)

Выбрать таблицу ЗАКАЗЫ и КОНСТРУКТОР + ОК

Выбрать Вид/ Панель элементов

Щелкнуть мышкой по кнопке Аа слева и перетащить указатель мышкой на область верхнего колонтитула в нужное место рамки

Набрать в верхнем колонтитуле ВЫБОР ЗАКАЗОВ и нажать Enter

Изменить цвет, размер и место надписи поля

Щелкнуть мышкой по кнопке Список полей вверху и перетащить мышкой на область данных поля: номер заказа, код клиента, код продукта

Разъединить мышкой поля и рамки для их ввода

Измените цвет, размер и место каждого поля

Укажем номера страниц в нижнем колонтитуле. Для этого:

Щелкнуть мышкой по кнопке аб| слева и перетащить указатель мышкой на область нижнего колонтитула

Разъединить рамки полей Поле и Свободный

Выделить Свободный

Нажать кнопку Свойства вверху

Нажать Данные

В поле Данные набрать = [Page]

Закрыть окно

Вместо поле набрать страница

Файл\ Сохранить как \ Отчет10 \ Закрыть

Открыть Отчет 10, посмотреть нумерацию страниц в конце. Закрыть

2.4.7. Открыть Отчет 10 в режиме Конструктора (нумерация записей)

Добавить в область данные пустое поле. Для этого:

Щелкнуть мышкой по кнопке аб| слева и перетащить указатель мышкой на область данные

Разъединить рамки полей Поле и Свободный

Выделить Свободный

Нажать кнопку Свойства вверху

Нажать Данные

В Данные набрать = 1

В сумма с накоплением выбрать для всего

Закрыть окно

Вместо поле набрать записи

Файл\ Сохранить как \ Отчет11\ Закрыть

Открыть Отчет 11, посмотреть нумерацию записей

2.4.8. Открыть Отчет 9 в режиме Конструктора (расчет суммарного числа записей)

Добавить в область примечание пустое поле. Для этого:

Щелкнуть мышкой по кнопке аб| слева и перетащить указатель мышкой на область примечание

Разъединить рамки Поле и Свободный

Выделить Свободный

Нажать кнопку Свойства вверху

Нажать Данные

В Данные набрать = Count(*)

Закрыть окно

В примечании вместо поле набрать сумма записей

Файл\ Сохранить как \ Отчет 12

Открыть Отчет 12, посмотреть сумму записей

2.5. Создание макросов

В нижеприведенном задании жирным шрифтом выделены пункты меню и необходимые для набора данные.

Загрузить ACCESS

Макросы создаются для облегчения повторяющихся процессов открытия, закрытия, вывода на экран и печати объектов БД. Имена макросов не должны повторяться.

Для вывода дополнительных полей выбрать: Макрос/ Создать

Вид / Имена макросов и Вид / Условия

Появится таблица:

Имя макроса Условие Макрокоманда Примечание

… … … …

2.5.1. Макрос на открытие

Макрос / Создать

В 1-й строке Макрокоманды выбрать Открыть форму и заполнить Примечание

Автоматически внизу в Аргументах появится:

Режим — форма; Режим данных — изменение; Режим окна — обычное

В поле Имя формы выбрать нужную форму, например, Автоформа

Во 2-й строке Макрокоманды выбрать Открыть таблицу и заполнить Примечание

Автоматически внизу в Аргументах появится:

Режим — таблица; Режим данных — изменение; Режим окна — обычное

В поле Имя таблицы выбрать нужную таблицу, например, ЗАКАЗЫ

Закрыть. Сохранить. Дать имя, например, Макрос 1

Проверить его работу (2 способа: 2 раза щелкнуть мышью или Выделить + Запуск)

2.5.2. Объединение Макросов в макрогруппу (когда много макросов)

Макрос / Создать

Для вывода дополнительных полей выбрать: Вид / Имена макросов и Вид / Условия

Макросы должны следовать друг за другом, например, два макроса:

Имя макроса Макрокоманда Примечание

Тест 1 Открыть автоформу

Открыть Таблицу ЗАКАЗЫ

Открыть Запрос 1

Тест 2 Открыть Таблицу ЗАКАЗЫ

Открыть Таблицу ПРОДУКТЫ

Открыть Таблицу КЛИЕНТЫ

Закрыть. Сохранить Дать имя, например, Макрос 2

Если запускать такой объединенный макрос обычным способом, то загрузится первый.

Чтобы загрузить любой, необходимо выбрать Сервис / Макрос / Выполнить макрос

В окне указать имя макроса и подмакроса, (или выбрать из списка) например:

Макрос 2. Тест 2 ОК

Макрос 2. Тест 1 ОК

2.5.3. Поиск записей с помощью макросов

Макрос / Создать

Во 1-й строке Макрокоманды выбрать Открыть таблицу ЗАКАЗЫ

Во 2-й строке выбрать К элементу управления

В Аргументах набрать имя элемента (поля) — Номер заказа

В 3-й строке выбрать Найти запись

В Аргументах набрать образец поиска — 7020

Остальные, как указано — по умолчанию

Закрыть Сохранить Дать имя, например, Макрос 3

При запуске Макроса 3 строка 7020 будет маркирована

2.5.4. Макрос с логическими условиями

Создать макрос, который должен выводить на экран сообщение, как только в Автоформе 1 появится номер заказа 7070 (например, «Появился 7070»)

Макрос / Создать

Выбрать Вид / условие

В столбце Условие набрать = 7070

В этой же строке выбрать макрокоманду Сообщение

В Аргументах набрать:

Сообщение — Появился 7070

Тип — информационное

Закрыть Сохранить Дать имя, например, Макрос 4

Открыть Автоформу в режиме Конструктора

Нажать кнопку Свойства

Выбрать События

Выбрать После обновления

В списке выбрать Макрос 4

Закрыть окно

Закрыть Автоформу и сохранить

Открыть Автоформу и набрать номер заказа 7070

При выходе появится сообщение — Появился 7070

Поменять обратно на 7020

2.5.5. Макрос для управления представлением объекта

Если нужно полноэкранное представление окна объекта (например, формы), то это можно сделать с помощью макроса.

Макрос / Создать

Выбрать в макрокоманде Развернуть

Закрыть Сохранить Дать имя, например Макрос 5

Открыть нужную Автоформу в режиме Конструктора

Нажать кнопку Свойства

Выбрать События

Выбрать Открытие

В списке выбрать Макрос 5

Закрыть окно

Закрыть Автоформу и сохранить

Закрыть Сохранить Автоформа 2

Открыть Автоформу 2. Она откроется на полный экран

2.5.6. Макрос для вызова программ

Если нужно загрузить любую программу, то это можно сделать с помощью макроса.

Макрос / Создать

Выбрать в макрокоманде — Запуск приложения

В командной строке набрать путь / имя программы

Например D:\NORT\nc.exe

Закрыть Сохранить Дать имя, например, Макрос 6

2.5.7 Макрос для вывода на печать

Макрос / Создать

Выбрать в макрокоманде Открыть таблицу ПРОДУКТЫ

Выбрать в макрокоманде Печать

Выбрать Все (или указать диапазон страниц)

Закрыть. Сохранить. Дать имя, например Макрос 7

2.5.8. Макрос, загружающийся автоматически при загрузке БД

Макрос / Создать

Во 1-й строке Макрокоманды выбрать Открыть таблицу ПРОДУКТЫ

Закрыть Сохранить Дать имя обязательно Autoexec

При каждом открытии БД он будет загружаться автоматически

Проверьте, выйдя из базы и зайдя в нее опять

2.6. Создание баз данных

Выберите пример базы данных из приложения 1 и разработайте все объекты БД.

2.6.1. Создать БД, состоящую из главной и подчиненной таблицы
(в таблицах определить ключ)

Таблица / Создать / Конструктор

Применить фильтр к таблицам с использованием знаков =, >, <, AND, OR, Like, Not
В подчиненной таблице сделать поле OLE для ввода рисунков

Вставка / Объект / Paintbrush Picture

Связать таблицы между собой Сервис / Схема данных

2.6.2. Создать все виды форм для основной таблицы

Автоформы: в столбец, ленточная, табличная

Форма / Создать / Автоформа (таблица)

Создать формы с помощью Мастера: в столбец, ленточная, табличная, выровненная

Разработать свои формы в режиме конструктора

Форма / Создать / Конструктор (таблица)

2.6.3. Создать различные запросы

Запрос/ Создать/ Конструктор/ добавить таблицы

Добавить: Вид/ групповые операции и Вид/ имена таблицы

Выбрать основную и подчиненную таблицы

Выбрать поля в 1-м, 2-м, 3-м и 4-м столбцах

Создать разные запросы, установив в разных столбцах Группировку, Сумму, Условие отбора (=, >,<, AND,OR)

Создать запросы на добавление, на создание таблицы

Кнопка Тип запроса + Добавление или Создание таблицы

2.6.4. Создать все виды отчетов для основной таблицы

Автоотчеты: в столбец, ленточный

Отчет / Создать / Автоотчет

Отчеты с помощью Мастера: с группировкой, с сортировкой и стилем

Отчет / Создать / Мастер отчетов

Создать отчет Почтовая наклейка

Разработать свои отчеты в режиме Конструктора заполнив области:

Заголовок, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание

Отчет/ Конструктор

2.6.5. Создать различные макросы

Макрос / Создать

– на открытие таблиц и форм

– объединенный с двумя макросами внутри (запуск макроса — Сервис/ Макрос/ Запуск макроса)

– с поиском записей (Открыть таблицу / К Элементу управления / Найти запись)

– с условием (Вид / Условие)

– на запуск любой программы (Запуск приложения + путь и имя программы)

– макрос, запускающийся автоматически при открытии БД (присвоить макросу имя autoexec)

3. Контрольные вопросы

Что такое фактографические информационные системы ИС и базы данных БД?
Что такое объекты, атрибуты, связи и двухмерная структура БД?
Основные типы данных в БД.
Что такое иерархическая структура и реляционный подход в БД?
Основные понятия реляционных БД.
Что такое первичный ключ таблицы БД?
Что такое нормализация?
Главная и подчиненная таблицы в БД.
Принципы логической алгебры, используемой в БД. Основные операторы в условных выражениях.
Какие операции позволяет делать MS Access?
Основные понятия в MS Access (таблица, форма, запрос, отчет, макрос).
Что отображается в окне БД MS Access?
Типы данных и их характеристики в MS Access.
Общий принцип создания объектов в MS Access.
Основные понятия БД (переменные, поля, строки).
Основные пакеты управления БД.
Access — основы и представление БД.
Применение БД в сельском хозяйстве.
Основные операции в MS Access (ввод данных, сортировка).
Создание и модификация таблиц в Access (строки, поля, первичный ключ). Создайте основную и подчиненную таблицы. Установите связь между ними.
Использование фильтров для таблиц БД (покажите на примерах использование в фильтрах различных условных выражений с использованием =, , , АND, OR).
Создание и модификация форм в Access (создайте все виды форм: простая, в один столбец, табличная, составная, диаграмма, разработайте свою форму)
Создание и модификация запросов в Access (создайте запросы-выборки с использованием полей: группировка, условие отбора, сортировка новых вычисляемых полей, разработайте свой запрос).
Создание и модификация отчетов в Access (создайте все виды отчетов: простой, в один столбец, табличный, групповые вычисления, группировка данных, почтовая наклейка, разработайте свой отчет).
Создание и модификация макросов в Access (создайте виды макросов: простой, объединенный, с поиском записей, autoexec, для запуска программ).

4. Задания к курсовой работе «Создание базы данных»

4.1. Создать БД, состоящую из главной и двух подчиненных таблицы
(в таблицах определить ключ)

Таблица / Создать / Конструктор

Основная таблица должна содержать не менее 5 полей и 20 записей

Подчиненные таблицы, где расшифровываются сокращения основной таблицы, должны содержать не менее 3 полей и 5 записей

Применить фильтр к таблицам с использованием знаков =, >, <, AND, OR, Like, Not
В подчиненной таблице сделать поле OLE для ввода рисунков

Вставка / Объект / Paintbrush Picture

Связать таблицы между собой

Сервис / Схема данных

4.2. Создать все виды форм для основной таблицы

Автоформы: в столбец, ленточная, табличная

Форма / Создать/ Автоформа (таблица)

Формы с помощью Мастера: в столбец, ленточная, табличная, выровненная

Разработать свои формы в режиме конструктора

Форма/ Создать/ Конструктор (таблица)

4.3. Создать различные запросы

Запрос/ Создать/ Конструктор/ Добавить таблицы

Добавить: Вид / групповые операции и Вид / имена таблицы

Выбрать основную и подчиненную таблицы

Выбрать поля в 1-м, 2-м, 3-м и 4-м столбцах

Создать разные запросы, установив в разных столбцах Группировку, Сумму, Условие отбора (=, >,<, AND,OR)

Создать запросы на добавление, на создание таблицы

Кнопка Тип запроса + Добавление или Создание таблицы

4.4. Создать все виды отчетов для основной таблицы

Автоотчеты: в столбец, ленточный

Отчет / Создать / Автоотчет

Отчеты с помощью Мастера: с группировкой, с сортировкой и стилем

Отчет / Создать / Мастер отчетов

Создать отчет «Почтовая наклейка»

Разработать свои отчеты в режиме конструктора, заполнив области:

заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание

Отчет/ Конструктор

4.5. Создать различные макросы

Макрос / Создать

на открытие таблиц и форм
объединенный с двумя макросами внутри (запуск макроса — Сервис/ Макрос/ Запуск макроса)
с поиском записей Открыть таблицу / К Элементу управления / Найти запись
с условием Вид / Условие
на запуск любой программы (Запуск приложения + путь и имя программы)
макрос, запускающийся автоматически при открытии БД (имя макроса — autoexec)

Распечатайте по одной таблице, форме, запросу, отчету, макросу в режиме конструктора и в режиме просмотра как показано на рисунках 1-11.

Список использованных источников

1. Гэри Хансен. Базы данных. Разработка и управление / пер. с англ. — М.: изд-во БИНОМ, 1999.

2. Ефимова О.И и др. Курс компьютерной технологии: учебное пособие. — М.: АБФ, 1998.

3. Основы современных компьютерных технологий: учебное пособие / под ред. А.Д. Хомоненко. — СПб.: Корона, 1998.

4. Виктор Пасько. Для пользователя Access 97. — М., 1998.

5. Информатика. Практикум: учебное пособие / под ред. Н.В. Макаровой. — М., 1997.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ПРИМЕРЫ БАЗ ДАННЫХ

Записей в базе данных должно быть не менее 10-ти.

ОСНОВНАЯ ТАБЛИЦА ПОДЧИНЕННАЯ ТАБЛИЦА

1. ЗАКАЗЫ		ЦЕХА (5 единиц)

Заказ	Кодцеха	Название	Количество	Кодцеха	Название	Номер ведомости
100	1	торт	12,5	1	ремонтный	14
101	4	печенье	17,7	2	электроцех	17
				3	механический	15
				4	технологический	12
…	…	…	…	5	красильный	11

2. ЗАКАЗЫ		ТОВАРЫ (5 единиц)

Заказ	Товар	Цена	Количество	Товар	Название	Поставщик
200	1	10,5	2,5	1	Диван	Магазин 1
201	3	12,7	7,7	2	Кресло	База 2
				3	Стол	Магазин 2
				4	Стул	База 3
…	…	…	…	5	Ковер	База 1

3. ТОВАРЫ		ПОСТАВЩИК (5 единиц)

Товар	Поставщик	Количество	Цена	Поставщик	Название	Адрес
1	1	15,4	12,5	1	маг. «Сигнал»	Ленина 2
2	5	17,7	9,9	2	маг. «Сокол»	Лесная 5
				3	маг. «Ветер»	Банная 31
				4	маг. «Урал»	Советская 11
…	…	…	…	5	маг. «Пульс»	Фруктовая 10

4. ЗАКАЗЫ		КЛИЕНТЫ (5 единиц)

Заказ	Клиент	Город	Количество	Клиент	Название	Контракт N
1	РОС	Москва	105	РОС	Россия	112
2	УКР	Киев	207	УКР	Украина	117
				БЕЛ	Белоруссия	110
				КАЗАХ	Казахстан	121
…	…	…	…	АРМЕН	Армения	131

5. СОТРУДНИКИ		ДОЛЖНОСТИ (5 единиц)

Номер	Фамилия	Должность	Кол-во раб. дн.	Должность	Название	Оклад
1	Петров	зав.	15	зав.	Заведующий	2700
2	Сидоров	инж.	25	инж.	Инженер	2100
				техн.	Техник	1500
				раб.	Рабочий	2000
…	…	…	…	убор.	Уборщица	1000

6. СТУДЕНТЫ		СТИПЕНДИИ (5 единиц)

Код	Фамилия	Вид стипенд	Кол-во учеб. дн.	Вид стипенд	Название	Стипендия
1	Петров	отл-о	15	отл-о	Отл. основная	500
2	Сидоров	хор-о	10	хор-о	Хор. основная	300
				уд-о	Удов. основная	200
				отл-им	Отл. именная	700
…	…	…	…	хор-им	Хор. именная	600

7. СТУДЕНТЫ		ОПЛАТА (5 единиц)

Код	Фамилия	Вид оплаты	Кол-во мес.	Вид оплаты	Название	Цена
1	Петров	БД	15	БД	Бюджет	15000
2	Сидоров	ВНЕБД	10	ВНЕБД	Внебюджет	19000
				КОНТР	Контракт	20000
				ЭКСТЕРН	Экстерн	21000
…	…	…	…	ДОГОВОР	Договор	23000

Приложение 2

Оформление титульного листа к курсовой работе «Базы данных»

федеральное агентство по сельскому хозяйству

ФГОУ ВПО

Костромская государственная сельскохозяйственная академия

Кафедра
информационных технологий в электроэнергетике

БАЗЫ ДАННЫХ

Курсовая работа

на тему: «Комплектующие к персональным компьютерам»

Выполнил студент ____ курса _________ группы

факультета электрификации и автоматизации с.-х.

Проверил _________________________________

__________________________________________

КОСТРОМА 2005

7. СОЗДАНИЕ РАСКРЫВАЮЩИХСЯ СПИСКОВ

7.1 Рассмотрим создание раскрывающихся списков двумя методами:

7.1.1 заполняющегося из таблицы (поле Город поставки)

заполняющегося из списка значений ( поле Качество)

Создадим в таблице Заказы в режиме конструктора два поля:

« Город поставки» – текстовый (длина 50)

«Качество» - текстовый (длина 50)

Закрыть/ Сохранить

Создадим таблицу «Список городов»

Таблица/ Создать/ Конструктор

Поле – «Город поставки» - текстовый (длина 50)

Ключ – Город поставки

Закрыть/ Сохранить/ Дать имя таблице – «Список городов»

Открыть созданную таблицу «Список городов». Заполнить строки:

Москва

С-Петербург

Кострома

Новосибирск

Сочи

Закрыть/ Сохранить

Создадим поле со списком, заполняющегося из таблицы

Открыть таблицу Заказы в режиме Конструктора

Стать на поле «Город поставки»

Выбрать внизу «Подстановка»

Стать на Тип элемента управления – выбрать «поле со списком»

Стать на Тип источника строк – выбрать «таблица или запрос»

Стать на Источник строк – выбрать таблицу «Список городов»

Закрыть/ Сохранить

Открыть таблицу Заказы

Заполнить строки поля «Город поставки» из раскрывающегося списка

Закрыть/ Сохранить

Создадим поле со списком, заполняющегося из списка значений

Открыть таблицу Заказы в режиме Конструктора

Стать на поле «Качество»

Выбрать внизу «Подстановка»

Стать на Тип элемента управления – выбрать «поле со списком»

Стать на Тип источника строк – выбрать «список значений»

Стать на Тип источника строк – набрать:

«первый сорт»; «второй сорт»; «третий сорт»

Закрыть/ Сохранить

Открыть таблицу Заказы

Заполнить строки поля «Качество» из раскрывающегося списка

Закрыть/ Сохранить

Создайте в любой таблице свои два поля, заполняющиеся из таблицы и из списка значений.

8. СОЗДАНИЕ КНОПОК И ГЛАВНОЙ ФОРМЫ

Создать главную форму, на которой будут расположены 6 кнопок, открывающих таблицы (Заказы, Продукты, Клиенты) и формы (Заказы, Продукты, Клиенты).

Кнопка «ТЗаказы» будет открывать таблицу Заказы.

Кнопка «ТПродукты» будет открывать таблицу Продукты.

Кнопка «ТКлиенты» будет открывать таблицу Клиенты.

Кнопка «ФЗаказы» будет открывать форму Заказы.

Кнопка «ФПродукты» будет открывать форму Продукты

Кнопка «ФКлиенты» будет открывать форму Клиенты.

Таблицы Заказы, Продукты, Клиенты уже созданы.

8.1 Создадим три формы:

8.1.1 Форма/ Создать/ Мастер форм

Источник – таблица Заказы + ОК

Выбрать все поля по очереди

Стандартный

Дать имя «Форма Заказы»

Готово

8.1.2 Форма/ Создать/ Мастер форм

Источник – таблица Продукты + ОК

Выбрать все поля по очереди

Стандартный

Дать имя «Форма Продукты»

Готово

8.1.3 Форма/ Создать/ Мастер форм

Источник – таблица Клиенты + ОК

Выбрать все поля по очереди

Стандартный

Дать имя «Форма Клиенты»

Готово

8.2 Создадим 6 макросов для каждой будущей кнопки.

8.2.1 Макросы/ Создать

Макрокоманда – открыть таблицу

Имя таблицы - Заказы

Закрыть/ Сохранить/ Имя – Макрос ТЗаказы

8.2.2 Макросы/ Создать

Макрокоманда – открыть таблицу

Имя таблицы - Продукты

Закрыть/ Сохранить/ Имя – Макрос ТПродукты

8.2.3 Макросы/ Создать

Макрокоманда – открыть таблицу

Имя таблицы - Клиенты

Закрыть/ Сохранить/ Имя – Макрос ТКлиенты

8.2.4 Макросы/ Создать

Макрокоманда – открыть форму

Имя формы - Форма Заказы

Закрыть/ Сохранить/ Имя – Макрос ФЗаказы

8.2.5 Макросы/ Создать

Макрокоманда – открыть форму

Имя формы - Форма Продукты

Закрыть/ Сохранить/ Имя – Макрос ФПродукты

8.2.6 Макросы/ Создать

Макрокоманда – открыть форму

Имя формы - Форма Клиенты

Закрыть/ Сохранить/ Имя – Макрос ФКлиенты

8.3 Создадим «Стартовую» форму.

8.3.1 Форма/ Создать/ Конструктор

8.3.2 На «Панели элементов» отключить кнопку «Мастера»

8.3.3 Создадим кнопку для таблицы «Заказы» и назовем ее «ТЗаказы».

В «Панели элементов» нажать «Кнопка»

Переместить в нужное место «Области данных».

Появится + . Щелкнуть мышью.

Появится надпись «Кнопка».

Нажать правую кнопку мыши.

Выбрать «Свойства».

Выбрать «Все»

В поле «Имя» – кнопка 1

В поле «Подпись» - набрать «ТЗаказы»

Установить «Ширину» и «Высоту» кнопки

Выбрать «Нажатие кнопки»

Выбрать «Макрос ТЗаказы»

Закрыть

8.3.4 Создадим кнопку для таблицы «Продукты» и назовем ее «ТПродукты».

В «Панели элементов» нажать «Кнопка»

Переместить в нужное место «Области данных».

Появится + . Щелкнуть мышью.

Появится надпись «Кнопка».

Нажать правую кнопку мыши.

Выбрать «Свойства».

Выбрать «Все»

В поле «Имя» – кнопка 2

В поле «Подпись» - набрать «ТПродукты»

Установить «Ширину» и «Высоту» кнопки

Выбрать «Нажатие кнопки»

Выбрать «Макрос ТПродукты»

Закрыть

8.3.5 Создадим кнопку для таблицы «Клиенты» и назовем ее «ТКлиенты».

В «Панели элементов» нажать «Кнопка»

Переместить в нужное место «Области данных».

Появится + . Щелкнуть мышью.

Появится надпись «Кнопка».

Нажать правую кнопку мыши.

Выбрать «Свойства».

Выбрать «Все»

В поле «Имя» – кнопка 3

В поле «Подпись» - набрать «ТКлиенты»

Установить «Ширину» и «Высоту» кнопки

Выбрать «Нажатие кнопки»

Выбрать «Макрос ТКлиенты»

Закрыть

8.3.6 Создадим кнопку для формы «Заказы» и назовем ее «ФЗаказы».

В «Панели элементов» нажать «Кнопка»

Переместить в нужное место «Области данных».

Появится + . Щелкнуть мышью.

Появится надпись «Кнопка».

Нажать правую кнопку мыши.

Выбрать «Свойства».

Выбрать «Все»

В поле «Имя» – кнопка 4

В поле «Подпись» - набрать «ФЗаказы»

Установить «Ширину» и «Высоту» кнопки

Выбрать «Нажатие кнопки»

Выбрать «Макрос ФЗаказы»

Закрыть

8.3.7 Создадим кнопку для формы «Продукты» и назовем ее «ФПродукты».

В «Панели элементов» нажать «Кнопка»

Переместить в нужное место «Области данных».

Появится + . Щелкнуть мышью.

Появится надпись «Кнопка».

Нажать правую кнопку мыши.

Выбрать «Свойства».

Выбрать «Все»

В поле «Имя» – кнопка 5

В поле «Подпись» - набрать «ФПродукты»

Установить «Ширину» и «Высоту» кнопки

Выбрать «Нажатие кнопки»

Выбрать «Макрос ФПродукты»

Закрыть

8.3.8 Создадим кнопку для формы «Клиенты» и назовем ее «ФКлиенты».

В «Панели элементов» нажать «Кнопка»

Переместить в нужное место «Области данных».

Появится + . Щелкнуть мышью.

Появится надпись «Кнопка».

Нажать правую кнопку мыши.

Выбрать «Свойства».

Выбрать «Все»

В поле «Имя» – кнопка 6

В поле «Подпись» - набрать «ФКлиенты»

Установить «Ширину» и «Высоту» кнопки

Выбрать «Нажатие кнопки»

Выбрать «Макрос ФКлиенты»

Закрыть

8.3.9 Закрыть/ Сохранить/ Дать имя – «Стартовая»

8.3.10 Создадим Макрос «autoexec» для открытия созданной формы «Стартовая»

Макрос/ Создать

Макрокоманда – открыть форму

Имя формы – Стартовая

Закрыть/ Сохранить/ Дать имя – Autoexec

Теперь при открытии БД будет запускаться форма «Стартовая» с 6-ю кнопками: ТЗаказы, ТПродукты, ТКлиенты, ФЗаказы, ФПродукты, ФКлиенты.

Проверьте. Закройте базу и затем откройте ее.

Создайте на главной форме «Стартовая» еще две кнопки: на открытие любого запроса и на открытие любого отчета.

ЗАНЯТИЕ 9 Работа с базами данных в Excel

9.1. Загрузить EXCEL

Дать название файлу «БД в электронной таблице»

9.2. Создать таблицу (ЗАКАЗЫ) Например начать с ячейки В2

Дать название в верху - ЗАКАЗЫ

Набрать поля их тип:

Номер заказа числовой

Код клиента числовой

Код продукта числовой

Количество числовой

Дата поставки Формат/ Ячейки/ Число/ Дата/ 14.03.01 + ОК

Файл / Закрыть сохранить изменения Да

ОТКРЫТЬ файл

Заполнить таблицу:

Номер заказа	Код клиента	Код продукта	Количество	Дата поставки
7010	20	400	14,4	14.08.97
7020	10	400	8,5	04.09.97
7040	60	500	10,1	14.08.97
7060	20	200	10,5	19.08.97
7120	10	300	8,6	04.09.97
7180	60	500	12,9	04.09.97
7220	40	300	9,6	25.09.97
7230	30	300	9,2	25.09.97
7310	50	200	12,2	19.08.97

Файл / Закрыть

9.3 Создать таблицу (КЛИЕНТЫ) Например начать с ячейки Н2

Дать название в верху - КЛИЕНТЫ

Набрать поля их тип

Код клиента числовой

Наименование клиента Формат/ Ячейки/ Текстовый + ОК

Адрес клиента Формат/ Ячейки/ Текстовый + ОК

Файл / Закрыть сохранить изменения Да

ОТКРЫТЬ файл

Заполнить таблицу:

Код клиента	Наименование клиента	Адрес клиента
10	Кафе Парус	Зеленая, 12
20	Клуб Белый попугай	Лесная, 28
30	Закусочная Сирена	Весенняя, 45
40	Ресторан Барракуда	Голубева, 10
50	Бистро Париж	Московская, 7
60	Клуб Орфей	Волжская, 51

Файл / Закрыть

9.4 Создать таблицу (ПРОДУКТЫ) Например начать с ячейки L2

Дать название в верху - ПРОДУКТЫ

Набрать поля их тип

Код продукта числовой

Название продукта Формат/ Ячейки/ Текстовый + ОК

Цена числовой

Файл / Закрыть сохранить изменения Да

ОТКРЫТЬ файл

Заполнить таблицу:

Код продукта	Название продукта	Цена
200	Конфеты Южная ночь	32,6
300	Печенье Столичное	16,4
400	Торт Птичье молоко	35,2
500	Постила Фруктовая	24,8

Файл / Закрыть

В ECXEL предусмотрены два вида фильтров: автофильтр и расширенный фильтр.

9.5 Применить различные АВТОфильтры

Открыть файл стать на таблицу ЗАКАЗЫ

9.5.1 Выбрать нужное поле, например номер заказа

Данные /сортировка

Сортировка/ по «номер заказа»

В сортировке выбрать по возрастанию или по убыванию

Посмотрите сработал ли фильтр

9.5.2 Выбрать нужное поле, например дата поставки

Данные /сортировка

Сортировка/ по «дата поставки»

В сортировке выбрать по возрастанию или по убыванию

Посмотрите сработал ли фильтр

9.5.3 Выбрать 2 поля, например «номер заказа» и «код клиента»

Данные /сортировка

Сортировка по/ «номер заказа»

Затем по /«код клиента»

В сортировке выбрать по возрастанию или по убыванию

Посмотрите сработал ли фильтр

9.5.4 Выбрать 3 поля, например «номер заказа» и «код клиента» и «код продукта»

Данные /сортировка

Сортировка по/ «номер заказа»

Затем по /«код клиента»

В последнюю очередь по /«код клиента»

В сортировке выбрать по возрастанию или по убыванию

Посмотрите сработал ли фильтр

9.5.5 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например номер заказа

Условие …

Больше 7020

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должны остаться строки с номером больше 7020

Данные / Фильтр/ Отобразить все

9.5.6 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например номер заказа

Условие …

Больше 7020

*И

Меньше 7220

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должны остаться строки с номером больше 7020 и меньше 7220

Данные / Фильтр/ Отобразить все

9.5.7 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например номер заказа

Условие …

Меньше 7020

*ИЛИ

Больше 7230

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должны остаться строки с номером меньше 7020 или больше 7230

Данные / Фильтр/ Отобразить все

9.5.8 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например номер заказа

Условие …

Равно 7020

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должна остаться с номером 7020

Данные / Фильтр/ Отобразить все

9.5.9 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например дата поставки

Условие …

Больше 14.08.97

*И

Меньше 04.09.97

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должны остаться строки с датой в указанном промежутке

Данные / Фильтр/ Отобразить все

Закрыть файл

Открыть файл стать на таблицу КЛИЕНТЫ

9.5.10 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например наименование клиента

Условие …

Равно Кафе Парус

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должны остаться строки с названием кафе Парус

Данные / Фильтр/ Отобразить все

Закрыть файл

Открыть файл стать на таблицу ПРОДУКТЫ

9.5.11 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например цена

Условие …

Больше 30

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должны остаться строки с ценой больше 30

Данные / Фильтр/ Отобразить все

9.5.12 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например Название продукта

Условие …

Равно П*

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должны остаться продукты начинающиеся с буквы П

Данные / Фильтр/ Отобразить все

9.5.13 Данные / Фильтр/ Автофильтр

Выбрать нужное поле, например Название продукта

Условие …

Не равно П*

ОК

Посмотрите сработал ли фильтр, должны остаться продукты не начинающиеся с буквы П

Данные / Фильтр/ Отобразить все

ПРИДУМАЙТЕ ДРУГИЕ АВТОФИЛЬТРЫ

Закрыть файл

9.6 Применить различные РАСШИРЕННЫЕ Фильтры

Открыть файл стать на таблицу ЗАКАЗЫ

9.6.1 Выделить все поля таблицы ЗАКАЗЫ

и скопировать их под таблицу например начиная с ячейки В13

Под этими скопированными полями поместите нужные логические фильтры

Например под полем «номер заказа» набрать >7180

Стать на поле таблицы ЗАКАЗЫ

Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр

Выбрать фильтровать список на месте

Исходный диапазон: проверить, чтобы были все ячейки таблицы ЗАКАЗЫ (например $B$2:$F$11)

Диапазон условий: щелкнуть мышью справа

Выделить диапазон полей и условий (например $B$13:$F$14) проверить, чтобы он появился в окне.

Нажать ENTER или кнопку справа в окне

Проверить диапазон условий

ОК

Посмотрите как сработал фильтр (Должны были остаться записи с номерами заказа больше 7180)

Данные/ Фильтр/ отобразить все

9.6.2 Создать фильтр с 2 условиями в одном поле

Под скопированными полями поместите нужные логические фильтры

Под полем «номер заказа» набрать 7120

И далее под этим набрать 7060

Стать на поле таблицы ЗАКАЗЫ

Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр

Выбрать фильтровать список на месте

Исходный диапазон: проверить, чтобы были все ячейки таблицы ЗАКАЗЫ

Диапазон условий: щелкнуть мышью справа

Выделить диапазон полей и условий проверить, чтобы он появился в окне.

Нажать ENTER или кнопку справа в окне

Проверить диапазон условий

ОК

Посмотрите как сработал фильтр (Должны были остаться записи с номерами заказа 7120 и 7060)

Данные/ Фильтр/ отобразить все

9.6.3 Создать фильтр с 2 условиями в разных полях

Под скопированными полями поместите нужные логические фильтры

Под полем «код клиента» набрать 20

Под полем «количество» набрать >14

Стать на поле таблицы ЗАКАЗЫ

Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр

Выбрать фильтровать список на месте

Исходный диапазон: проверить, чтобы были все ячейки таблицы ЗАКАЗЫ

Диапазон условий: щелкнуть мышью справа

Выделить диапазон полей и условий проверить, чтобы он появился в окне.

Нажать ENTER или кнопку справа в окне

Проверить диапазон условий

ОК

Посмотрите как сработал фильтр (Должны были остаться записи с кодом клиента 20 и количеством больше 14)

Данные/ Фильтр/ отобразить все

9.6.4 Создать фильтр с 2 условиями в 2-х разных полях

Под скопированными полями поместите нужные логические фильтры

Под полем «код клиента» набрать 20

И далее под этим набрать 60

Под полем «количество» набрать >14

И далее под этим набрать >10

Стать на поле таблицы ЗАКАЗЫ

Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр

Выбрать фильтровать список на месте

Исходный диапазон: проверить, чтобы были все ячейки таблицы ЗАКАЗЫ

Диапазон условий: щелкнуть мышью справа

Выделить диапазон полей и условий проверить, чтобы он появился в окне.

Нажать ENTER или кнопку справа в окне

Проверить диапазон условий

ОК

Посмотрите как сработал фильтр (Должны были остаться записи с кодом клиента 20 и 60, а также с количеством больше 14 и больше 10)

Данные/ Фильтр/ отобразить все

9.6.5 Создать расширенные фильтры для таблицы КЛИЕНТЫ

Выделить все поля таблицы КЛИЕНТЫ

и скопировать их под таблицу например начиная с ячейки Н13

Под этими скопированными полями поместите нужные логические фильтры

Например под полем «наименование клиента» набрать кафе Парус

Стать на поле таблицы КЛИЕНТЫ

Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр

Выбрать фильтровать список на месте

Исходный диапазон: проверить, чтобы были все ячейки таблицы КЛИЕНТЫ

Диапазон условий: щелкнуть мышью справа

Выделить диапазон полей и условий проверить, чтобы он появился в окне.

Нажать ENTER или кнопку справа в окне

Проверить диапазон условий

ОК

Посмотрите как сработал фильтр (Должны были остаться записи с названиями Кафе Парус)

Данные/ Фильтр/ отобразить все

9.6.6 Под скопированными полями поместите нужные логические фильтры

Создадим фильтр, чтобы остались только те наименования, которые содержат буквы (е) и (о)

Под полем «наименование клиента» набрать *е*о*

Стать на поле таблицы КЛИЕНТЫ

Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр

Выбрать фильтровать список на месте

Исходный диапазон: проверить, чтобы были все ячейки таблицы КЛИЕНТЫ

Диапазон условий: щелкнуть мышью справа

Выделить диапазон полей и условий проверить, чтобы он появился в окне.

Нажать ENTER или кнопку справа в окне

Проверить диапазон условий

ОК

Посмотрите как сработал фильтр. Должны были остаться записи с наименованиями, содержащими (е) и (о).

Данные/ Фильтр/ отобразить все

9.6.7 Создать расширенные фильтры для таблицы ПРОДУКТЫ

Выделить все поля таблицы ПРОДУКТЫ

и скопировать их под таблицу например начиная с ячейки L13

Под этими скопированными полями поместите нужные логические фильтры

Например под полем «код продукта» набрать >=300

Стать на поле таблицы ПРОДУКТЫ

Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр

Выбрать фильтровать список на месте

Исходный диапазон: проверить, чтобы были все ячейки таблицы ПРОДУКТЫ

Диапазон условий: щелкнуть мышью справа

Выделить диапазон полей и условий проверить, чтобы он появился в окне.

Нажать ENTER или кнопку справа в окне

Проверить диапазон условий

ОК

Посмотрите как сработал фильтр (Должны были остаться записи с кодом больше либо равно 300)

Данные/ Фильтр/ отобразить все

9.6.8 Под скопированными полями поместите нужные логические фильтры

Создадим фильтр, чтобы остались только те названия, которые содержат буквы (о) и (т)

Под полем «название продукта» набрать *о*т*

Стать на поле таблицы ПРОДУКТЫ

Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр

Выбрать фильтровать список на месте

Исходный диапазон: проверить, чтобы были все ячейки таблицы ПРОДУКТЫ

Диапазон условий: щелкнуть мышью справа

Выделить диапазон полей и условий проверить, чтобы он появился в окне.

Нажать ENTER или кнопку справа в окне

Проверить диапазон условий

ОК

Посмотрите как сработал фильтр. Должны были остаться записи с названиями содержащими (о) и (т)

Данные/ Фильтр/ отобразить все

ПРИДУМАЙТЕ ДРУГИЕ РАСШИРЕННЫЕ ФИЛЬТРЫ

Закрыть файл

10. СОЗДАНИЕ ФОРМ

Для облегчения ввода информации можно создавать формы.

Для этого:

Стать на любое поле нужной таблицы.

Данные/ Форма

Появится форма

10.1 Можно: редактировать, добавлять, удалять записи, а также листать назад и далее.

Станьте на таблицу ЗАКАЗЫ проделайте указанные действия.

Станьте на таблицу КЛИЕНТЫ проделайте указанные действия.

Станьте на таблицу ПРОДУКТЫ проделайте указанные действия.

10.2 Можно делать поиск нужных данных в форме.

Например, стать на любое поле таблицы ЗАКАЗЫ.

Найдем записи с кодом клиента 10

Данные/ Форма

Критерии

В поле Код клиента набрать 10

Листать Далее или Назад

Будут появляться записи с кодом 10

Закрыть

Сделайте поиск других данных по очереди во всех таблицах через их формы.

PAGE 36

1. Положение о Комитете банковского надзора Банка России
2. 19Кл; [q]1Кл Дискретность заряда заключается в том что заряд тел кратен элементарному
3. тема обязательного медицинского страхования в России 12 13
4. Учет прибылей и убытков
5. Анализ системы управления персоналом и разработка мероприятий по ее совершенствованию
6. Эпоха «мульти-тача»
7. вариант Our bby Jck now
8. Идеальное государство Платона
9. реферат на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук Дніпропетровськ 2006 Дисерта
10. Философия и ее роль в жизни общества
11. очищение обязан Древнему Риму где до реформы календаря он считался последним двенадцатым месяцем года и п.html
12. Кризис образования- выход из капкана
13. ТЕМА 3 Глобализация и глобальные проблемы мировой экономики
14. URU Время и Вселенная Владимир ЮМАШЕВ Время дано и не
15. Тема- Основные тенденции государственно правового развития стран Запада
16. тематическое рассмотрение величайших тем касающихся существования человека
17. Exminer for Deck Officers s follows- SECTION - MRITIME TRETY INSTRUMENTS SECTION B- THE FLG STTE SECTION C- THE SHIPOWNER OPERTOR ND MNGER SECTION D- THE SHIP SECT
18. 103-11 ~ печь сопротивления камерная с защитной атмосферой
19. Пластиковые карты как форма безналичного расчета
20. Незаконный оборот оружия

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе