Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
онятие о базах данных. СУБД Access
ПОНЯТИЯ О БАЗАХ ДАННЫХ И СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ ИМИ. КЛАССИФИКАЦИЯ БАЗ ДАННЫХ
Базы данных являются одним из основных компонен тов современных информационных систем. Информаци онная система - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хране ния, обработки и выдачи информации.
Цель любой информационной системы — обработка информации конкретной предметной области.
Под предметной областью понимается совокупность связанных между собой функций, задач управления в не которой области деятельности предприятия, с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.
База данных — это информационные структуры, со держащие взаимосвязанные данные о реальных объектах.
Особенностями такой совокупности данных являются:
• достаточно большие объемы информации;
• максимально возможная компактность хранения дан ных;
• возможность извлечения из базы данных разно образной информации в определенной предметной обла сти;
• удобные для пользователя вид и форма извлекае мой информации;
• высокая скорость доступа к данным;
• надежность хранения информации и возможность предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей;
• удобство и простота конструирования пользовате лем запросов, форм и отчетов для выборки данных.
Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента — системы уп равления базами данных.
Система управления базами данных (СУБД) — это программное обеспечение для создания и редактирова ния баз данных, просмотра и поиска информации в них.
По технологии обработки базы данных делятся на цен трализованные и распределенные.
Централизованная база данных хранится в памяти од ной машины.
Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислитель ной сети. Работа с такой базой осуществляется с помо щью системы управления распределенной базой данных - СУРБД.
Централизованные базы данных по способу доступа делятся на:
• базы данных с локальным доступом (данные и про цедуры их обработки хранятся на одной машине);
• базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур файл-сервер и клиент-сер вер.
Архитектура файл-сервер. Принцип организации; одна машина выделена в качестве центральной (сервер файлов), на ней хранится централизованная БД. Осталь ные машины сети выполняют функции рабочих станций. Файлы базы данных в соответствии с пользовательски ми запросами рабочих станций передаются на эти стан ции и там обрабатываются. Производительность такой системы падает, если требуется интенсивный одновре менный доступ к одним и тем же данным.
Архитектура клиент-сервер. Принцип организации: центральная машина (сервер базы данных) хранит централизованную БД и процедуры обработки. Клиент посы лает запрос, он обрабатывается сервером, и данные, по лученные по запросу, передаются клиенту.
БАЗА ДАННЫХ
Основой базы данных является модель данных. Ин формационно-логическая (инфологическая) модель пред метной области отражает предметную область в виде со вокупности информационных объектов и их структур ных связей.
Информационный объект — это описание некоторой сущности (явления, реального объекта, процесса) в виде совокупности логически связанных реквизитов. Напри мер, информационный объект Студент описывает неко торую сущность — студент. Реквизитный состав этого ин формационного объекта, т. е. его структура, следующий: № группы, ФИО, № зачетной книжки, дата рождения. Информационный объект имеет множество реализаций -экземпляров.
Базы данных также могут быть иерархическими, се тевыми и реляционными. Иерархическая (древовидная) модель данных представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Сетевая модель также основывается на понятиях узел, уровень, связь. Сетевая модель данных — это модель, в которой порожденный узел может иметь более одного исходного узла. В сетевой структуре любой элемент лю бого уровня может быть связан с любым другим элемен том.
Реляционная модель базы данных состоит из одного или нескольких файлов, каждый из которых соответству ет одной таблице.
РЕЛЯЦИОННАЯ БАЗА ДАННЫХ И ЕЕ ОСОБЕННОСТИ. ВИДЫ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ
Реляционная база данных — это совокупность взаи мосвязанных таблиц, каждая из которых содержит ин формацию об объектах определенного типа. Строка таб лицы содержит данные об одном объекте (например, то варе, клиенте), а столбцы таблицы описывают различ ные характеристики этих объектов — атрибутов (напри мер, наименование, код товара, сведения о клиенте). За писи, т. е. строки таблицы, имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, хранящих атрибуты объекта. Каждое поле, т. е. столбец, описывает только одну харак теристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них отображаются различные информационные свойства объекта.
В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ — поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каж дую строку таблицы. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уни кальным и однозначно определять запись. По значению ключа можно отыскать единственную запись. Ключи служат также для упорядочивания информации в БД.
Реляционные таблицы могут быть связаны друг с дру гом, следовательно, данные могут извлекаться одновре менно из нескольких таблиц. Таблицы связываются меж ду собой для того, чтобы в конечном счете уменьшить объем БД. Связь каждой пары таблиц обеспечивается при наличии в них одинаковых столбцов.
Существуют следующие типы информационных связей:
• один-к одному;
• один-ко многим;
• многие-ко многим,
Связь-один-к одному предполагает, что одному атри буту первой таблицы соответствует только один атрибут второй таблицы и наоборот.
Связь-один-ко многим предполагает, что одному ат рибуту первой таблицы соответствует несколько атрибу тов второй таблицы.
Связь-многие-ко многим предполагает, что одному ат рибуту первой таблицы соответствует несколько атрибу тов второй таблицы и наоборот.
СУБД ACCESS. ТАБЛИЦЫ И ИХ СТРУКТУРА. ТИПЫ ПОЛЕЙ И ИХ СВОЙСТВА.
Таблица — это объект БД, который служит для ввода и хранения информации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.
Для каждого поля задается имя поля, тип данных, пе речень свойств, описание.
Имя поля должно быть уникальным, содержать не бо лее 64 символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содер жать любые символы, за исключением (.); (!); ('); ([); (]).
Тип данных определяет вид и диапазон значений, ко торые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных.
При выборе типа данных для каждого поля открыва ется соответствующий набор свойств, с помощью кото рого пользователь определяет вид и функциональные ха рактеристики данного поля.
Наиболее важными являются следующие свойства.
• Размер поля — определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле.
• Формат поля — определяет способ формирования данных в данном поле таблицы.
• Число десятичных знаков — определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа.
• Маска ввода — определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами.
• Подпись — задает названия полей таблицы, кото рые выводятся в различных режимах.
• Значение по умолчанию — указывает значение, авто матически вводимое в поле при создании новой записи.
• Условие назначения — ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные.
• Сообщение об ошибке — это текст сообщения, ко торое будет выводиться в случае нарушения условия на значения.
• Обязательное поле — определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.
• Индексированное поле — определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все опе рации, связанные с сортировкой, группировкой или по иском записей по значению.
Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таб лице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.
Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключ с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситу ации, когда данные одного поля не могут быть уникаль ными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей,
СУБД ACCESS. ОПЕРАЦИИ НАД ТАБЛИЦАМИ. ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ. УСТАНОВЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ
Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы. Переименование, добавление, удале ние полей возможны как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы. Ввод данных в таблицу и их редакти рование ведется в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление, удаление, измене ние.
Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, долж ны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства, как сортировка, фильтрация и поиск данных.
Сортировка используется для удобства нахождения данных. Сортировку записей можно производить как по од ному, так и по нескольким полям. Для этого нужно уста новить курсор на любую строку соответствующего стол бца или выделить несколько столбцов и выполнить ко манду Сортировка по возрастанию (убыванию) меню За писи или воспользоваться соответствующими кнопками инструментальной панели.
Фильтрация - это способ быстрого отбора записей в режиме таблицы в соответствии с заданным критерием.
Связи
Для того чтобы удобно было работать со всеми дан ными, хранящимися в реляционных таблицах, между ними должны быть установлены связи. Существуют сле дующие правила для установления связей между табли цами:
• таблицы должны содержать поля с одинаковыми за писями;
• типы данных, длины нолей, а главное — значения обязательно должны совпадать.
Связи между таблицами устанавливаются на Схеме данных.
Схема данных строится в соответствии с информаци онно-логической моделью данных. При построении схе мы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.
Одна из связанных таблиц является главной (базо вой), вторая — подчиненной. Access позволяет устано вить связи следующих типов:
• связь один-к-одному, при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчинен ной таблицы;
• связь один-ко-многим, при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из под чиненной таблицы.
Чтобы вызвать окно Схема данных, необходимо вы полнить одноименную команду меню Сервис или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели.
Добавить таблицу в окно Схема данных можно, выз вав правой кнопкой мыши контекстное меню и выбрав пункт Добавить таблицу или выполнив команду Связь -Добавить таблицу, а также используя соответствующую кнопку инструментальной панели.
В окне Схема данных для установки связи между таб лицами следует перетащить поле, по которому устанав ливается связь, из базовой таблицы в поле подчиненной. В появившемся окне Связи можно задать параметры для устанавливаемой связи:
• обеспечение целостности связи;
• каскадное обновление полей;
• каскадное удаление связанных полей.
Целостность данных означает систему правил, кото рые используются для поддержания связей между запи сями в связанных таблицах, а также обеспечивают защи ту связанных данных от случайного удаления или изме нения.
ФОРМЫ, ОТЧЕТЫ
Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выпол нить проверку корректности данных при вводе, прово дить вычисления, обеспечивают доступ к данным в свя занных таблицах с помощью подчиненных форм.
Работа с формами может происходить в трех режи мах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Кон структора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.
В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять до бавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.
В режиме Конструктора можно производить измене ние внешнего вида формы, добавление и удаление эле ментов управления, разработку.
Отчет — это объект базы данных, который предназна чен для вывода информации из баз данных, прежде все го на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на эк ране. Источником данных для отчета может служить таб лица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, напри мер, итоговые суммы
ЗАПРОСЫ
Запросы — это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов со стоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таб лицах и обеспечивает максимальную гибкость при поис ке и отображении данных в базе данных
Все запросы делятся на две группы: запросы-выбор ки, запросы-действия.
Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие.
• Запрос к связанным таблицам — позволяет произ водить выборку данных из связанных таблиц.
• Перекрестный запрос — отображает итоговые дан ные с группировкой их по горизонтали и вертикали, вы водя результаты их обработки в виде таблиц.
• Запрос с параметром — позволяет пользователю за дать критерий отбора, введя нужный параметр при вызо ве запроса.
• Запрос с вычисляемым полем — позволяет рассчи тать данные на основе других полей из той же строки запроса.
• Запрос с критерием поиска — позволяет произво дить отбор записей в соответствии с заданным критери ем поиска.
• Запрос с итогами — производит математические вы числения и выдает результат.
Запросы-действия позволяют модифицировать дан ные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие.
• Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.
• Запросы на добавление записей позволяют добав лять в таблицу записи, создаваемые запросом.
• Запросы на обновление изменяют значения суще ствующих полей в соответствии с заданным критерием.
• Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.
В Access можно создавать запросы при помощи Мас тера запросов и с помощью Конструктора.
Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE.
При создании запросов в режиме Конструктора от крывается специальный бланк, называемый бланком зап росов по образцу. Этот бланк состоит из двух областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к ко торым адресован запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основ ных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использо ваны в запросе.
Назначение строк в бланке Конструктора запросов:
• 1-я строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля: — источника данных или вы числяемого выражения;
• 2-я строка Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы — источника данных;
• 3-я строка Сортировка предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, от сутствует;
• 4-я строка Вывод на экран содержит флажок, указы вающий на то, будет ли выводиться соответствующее зна чение поля;
• 5-я строка Условие отбора содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результи рующую таблицу.
Запросы могут быть созданы на основе одной или не скольких таблиц. Многотабличные запросы позволяют получить информацию из нескольких предварительно связанных между собой таблиц.
.
PAGE 3