Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ
по дисциплине «Управление данными»
Информационные системы (ИС) – системы обработки данных о какой-либо предметной области со средствами накопления, хранения, обновления, поиска и выдачи данных.
В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.
В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.
Цель ИС – производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией. Все процессы преобразования информации в ИС осуществляется с помощью информационных технологий.
В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области.
Под автоматизированным банком данных понимается организационно-техническая система, представляющая собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз и коллектива специалистов, обеспечивающих функционирование системы.
Основные функции банка данных - это информационное отображение предметной области, обеспечение хранения, обновления и выдачи необходимых данных пользователям. Составными частями любого банка данных являются база данных (БД), система управления базой данных (СУБД), прикладное программное обеспечение, администратор базы данных.
База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные об объекте.
Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).
Предназначена: хранение большого объема информации; добавление, изменение, удаление хранимой информации; быстрый поиск нужной инф.; удобный ее вывод для пользователя.
• Программист – разрабатывает и создает БД.
• Пользователь – использует БД по их прямому назначению.
• Администратор – администрирует работу пользователей с БД.
Система управления базами данных — это универсальное программное средство, предназначенное для организации хранения и обработки логически взаимосвязанных данных и обеспечения быстрого доступа к ним.
СУБД дают возможность программистам и системным аналитикам быстро разрабатывать более совершенные программные средства обработки данных, а конечным пользователям осуществлять непосредственное управление данными. СУБД должна обеспечивать пользователю поиск, модификацию и сохранность данных, оперативный доступ, защиту целостности данных от аппаратных сбоев и программных ошибок, разграничение прав и защиту от несанкционированного доступа, поддержку совместной работы нескольких пользователей с данными.
Существуют универсальные системы управления базами данных, используемые для различных приложений. При настройке универсальных СУБД для конкретных приложений они должны обладать соответствующими средствами. Процесс настройки СУБД на конкретную область применения называется генерацией системы. К универсальным СУБД относятся, например системы Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, Borland dBase, Borland Paradox, Oracle.
Инфологическая модель используется на ранних стадиях разработки проекта, ее можно легко "читать", следовательно, она доступна для анализа программистам-разработчикам, которые будут разрабатывать отдельные приложения. Она имеет однозначную интерпретацию, в отличие от некоторых предложений естественного языка, и поэтому здесь не может быть никакого недопонимания со стороны разработчиков.
Известны три разновидности инфологических моделей баз данных:
• иерархическая;
• сетевая;
• реляционная.
Иерархическая модель данных представляет собой древовидную структуру, в корнях которой стоят идентификаторы объектов, а на последующих уровнях раскрываются свойства этих объектов. Каждому элементу (объекту) соответствует только одна связь с элементом (объектом) более высокого уровня, то есть один тип объекта является главным, а остальные, находящиеся на низших уровнях иерархии, - подчиненными. Между главным и подчиненными объектами устанавливается взаимосвязь «один ко многим». Примером иерархической модели может служить реестр Windows, демонстрирующий размещение файлов и папок разного уровня вложенности на дисках компьютера или генеалогическое дерево.
Сетевая модель данных позволяет, в целях объединения родственной информации, обеспечивать связи одних элементов с любыми другими, не обязательно родительскими. Каждый узел сети соответствует элементу данных, отображающему группу однородных объектов. Эта модель подобна иерархической и является улучшенным её вариантом. В сетевой модели данных каждый элемент может иметь более одного порождающего его элемента, а графическое представление модели напоминает сеть. Она допускает усложнение «дерева» без ограничения количества связей, входящих в его вершину. Сетевая модель данных представляет наглядную картину предметной области и позволяет легко фиксировать данные в памяти ЭВМ. Сетевые базы считаются инструментами программистов.
Реляционная модель достаточно универсальна, в значительной степени ориентирована на интересы пользователя и программиста и совершенно не несет в себе черт реального отображения на физическую память. Эта модель возникла позже других, она значительно упрощает структуру базы данных и облегчает работу с ней. Реляционная модель получается путем формализации иерархической модели. В этой модели все связи между объектами задаются путем явной фиксации идентификаторов объектов в записях. Достоинством реляционной БД является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком — жесткость структуры данных и зависимость скорости ее работы от размера базы данных.
По технологии хранения данных различают два вида баз данных: централизованные и распределённые. Централизованные БД размещающиеся в памяти одной вычислительной системы. Распределенные БД, состоят из нескольких частей, при этом, отдельные части общей базы могут храниться на различных компьютерах. В операционных системах персональных компьютеров, как правило, не предусматривается специальных средств для создания и обработки баз данных. Для обеспечения полного цикла операций с данными в базе данных необходим дополнительный комплекс прикладного программного обеспечения, которое называется системой управления базами данных.
Данные и информация понятия взаимосвязанные, но не тождественные.
В годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действительно хранились только данные. Но в современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.
Информация – это сведения об объектах живой или неживой природы, их свойств и взаимном влиянии друг на друга независимо от формы их представления.
Информация об объекте или отношениях объектов, выраженная в знаковой форме, образует данные. Эти данные могут быть восприняты человеком или каким-либо техническим устройством и соответствующим образом интерпретированы.
Данные — это представление фактов и идей в формализованном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе.
Под данными понимается информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.
Данные могут рассматриваться как записанные наблюдения, которые не используются, а пока хранятся. Если данные ориентированы на их понимание человеком непосредственно при их восприятии или после их некоторого преобразования, то они содержат в себе информацию.
По способу доступа к данным БД различают две системы – файл-сервер и клиент-сервер.
В системе файл-сервер одна из вычислительных машин (сервер) служит хранилищем централизованной базы данных, а доступ к базе осуществляется с других компьютеров (рабочих станций). Подобная архитектура обеспечивает коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. Запрошенные данные в виде файлов базы данных передаются с файлового сервера на машины, осуществившие запрос, где затем средствами СУБД и выполняется их обработка.
В системе клиент-сервер центральной машине отводятся не только функции хранения базы данных, но и задачи обработки данных в соответствии с запросом. Машина-клиент посылает запрос к базе данных, он передаётся по сети на сервер баз данных, где осуществляется поиск нужной информации. Найденные и обработанные данные передаются от сервера к клиенту. При этом файлы базы данных никуда не пересылаются, на клиентских машинах выполняется только отображение итоговой информации.
Технология работы с базами данных включает в себя несколько этапов:
- построение инфологической модели базы (определение назначения и цели создания БД);
- создание структуры таблиц базы данных (определение необходимых таблиц и их связей, полей, задание ключа);
- ввод, поиск и обработка данных, содержащихся в таблицах (создание форм, фильтров и запросов);
- вывод информации из базы данных (создание отчетов).
Для построения информационно-логической модели необходимо выделить источники данных, определить посредством каких параметров будут описываться объекты БД, уточнить решаемые с помощью БД задачи и продумать проблемы, которые могут возникнуть в будущем.
Проанализировав, какого рода данные будут поступать и задачи, которые предстоит решать пользователям БД, необходимо разделить данные на группы, и создать структуру таблиц БД.
Создание структуры таблиц базы данных предполагает определение групп и типов данных, которые будут храниться в таблицах, задание размера полей в каждой таблице и определение общих элементов таблиц - ключей.
Ввод и редактирование данных могут производиться двумя способами: с помощью специальных форм и непосредственно в таблице без использования форм. Обработка информации в базе данных производится путем выполнения запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы. Запрос — это команда, адресованная к СУБД, в которой содержится требование представить пользователю определенную, сформулированную в запросе, информацию. Запросы предназначены для поиска и получения информации из БД по различным критериям.
Для конечного пользователя данные, хранимые в таблицах и запросах, оформляются в виде отчёта. Вывод информации из базы данных может осуществляться на основе таблиц и (или) сформированного запроса. Отчёт позволяет представлять информацию на печать в удобном для пользователя формате. Его можно дополнить рисунками и графиками, которые сделают данные отчёта более наглядными и привлекательными.
Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих на это права. Под целостностью понимается возможность восстановления данных в случае возникновения сбоев в работе. Если БД содержит данные, используемые многими пользователями, то очень важно, чтобы данные и связи между ними не разрушались. Программисты и системные аналитики, создавая БД, стремятся упорядочить информацию по различным признакам (реквизитам, атрибутам), для того чтобы можно было извлекать из БД информацию с произвольным сочетанием признаков.
Начало в 6м вопросе.
Благодаря своей простоте и естественности представления данных реляционная модель получила наибольшее распространение в СУБД для персональных компьютеров.
Реляционная БД является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. В теории множеств таблице соответствует термин отношение, который и дал название этой БД. Для нее имеется развитый математический аппарат — реляционное исчисление и реляционная алгебра, где определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др. Существенный вклад в разработку БД этого типа сделал американский ученый Е. Кодд.
Достоинства реляционной модели:
- Простота и доступность для понимания конечным пользователем, так как единственной информационной конструкцией является наглядная таблица.
- Полная независимость данных. При изменении структуры БД не требуются значительных изменений в прикладной программе.
Недостатки реляционной модели:
- Предметную область не всегда можно представить в виде совокупности таблиц.
- Низкая скорость обработки запросов по сравнению с другими моделями, а также требование большего объема внешней памяти.
Объект базы данных — это любой объект, определенный в базе данных, который используется для хранения информации или обращения к ней.
В реляционной БД содержится, как правило, несколько таблиц с различными сведениями. Разработчик БД устанавливает связи между отдельными таблицами. При создании связей используют ключевые поля. После установления связей появляется возможность создания запросов, форм и отчетов, в которые помещаются данные из нескольких связанных между собой таблиц.
Все данные, доступные пользователю в реляционной БД, организованы в виде таблиц-отношений, представляющие собой двумерный массив, и каждая таблица имеет свое уникальное имя, соответствующее характеру ее содержимого.
Столбцы таблицы, называемые полями, описывают определённые атрибуты информации. Строки реляционной таблицы содержат записи и хранят информацию об одном экземпляре объекта данных, представленного в таблице. Одинаковых записей в таблице быть не должно. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Основой любой БД являются таблицы, в которых и хранятся данные.
Таблица базы данных — это совокупность экземпляров записей одной структуры. Структура таблицы определяется составом ее полей и их свойствами. Описание структуры базы данных содержит перечень полей записи и их основные характеристики. Таблица должна обладать следующими свойствами:
Поле (столбец таблицы) — элементарная единица логической организации данных, которое соответствует отдельной неделимой единице информации – атрибуту. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя (идентификатор поля внутри записи). Поля обладают свойствами, от которых зависит, какие типы данных можно вносить в поле и что можно делать с данными, содержащимися в поле. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства. Каждое из полей однородно, т. е. данные в нем имеют одинаковые тип и длину. Поле, значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется ключевым полем.
Запись (строка таблицы) — это совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи — это отдельная строка таблицы, содержащая конкретные значения ее полей.
Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.
Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.
Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных при одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.
В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.
В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.
Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.
В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.
В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств, развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.
MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.
Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.
Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.
Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.
Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.
Часто пользователи говоря о базе данных подразумевают два совершенно различных объекта: саму БД - огромный массив информации и СУБД - программу, которая дает возможность работать с этой информацией.
БД Access в СУБД Access представляет собой файл с расширением .mdb. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные таблицы; просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов; а также анализировать или печатать данные с помощью отчетов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы данных через Интернет или интрасеть.
Работа с данными в СУБД Access происходит в многооконном режиме. При запуске программы Microsoft Access на экране появляется окно СУБД, и лишь при создании или открытии БД, появляется окно базы данных. В нем имеется семь вкладок на каждый тип объектов, из которых может состоять база данных Access: таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули Visual Basic, страницы доступа к данным. Каждый из объектов открывается в своем окне.
Окно Ассеss имеет несколько вкладок, отвечающих за виды объектов, с которыми работает программа.
Большинство баз данных имеют табличную структуру.
В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Поля – основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств зависит , какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет. Основным свойством любого поля является его длина.
Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами СУБД Access имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.
Межтабличные связи увязывают две таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах. Существуют три типа связей:
- один –к-одному –каждая запись одной таблицы не может быть связана не более чем с одной записью второй таблицы;
- один-ко-многим – одна запись в первой таблице может быть связана со многими записями второй таблицы;
многие-ко-многим – каждая запись первой таблицы связана со многими записями второй таблицы и наоборот (например, один студент имеет несколько преподавателей, а у каждого преподавателя несколько студентов).
Реляционные базы данных не позволяют создавать связи типа многие-ко-многим напрямую. Их реализуют через вспомогательные таблицы.
1. Окно Схема данных открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис - Схема данных.
2. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.
3. Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.
4. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.
5. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.
6. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.
7. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип.
8. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.
9. Удалить связь можно щелкнув по ней, и, вызвав контекстное меню, нажать «удалить».
Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что, то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.
Очевидным уникальным свойством любого поля является его Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом. Но кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись - это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это не помешает работе компьютера, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют разные имена.
Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.
1. Основное свойство текстового поля - размер.
2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел.
В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.
3. Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время. Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.), служит специальный тип - Логическое поле. Нетрудно догадаться, что длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение.
4. Особый тип поля - Денежный. Из названия ясно, какие данные в нем хранят. Денежные суммы можно хранить и в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы, в общем, обращается с ними элегантнее.
5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.
6. У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов. Особенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.
7. Очень интересно поле Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.
Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле. При попытке ввести лишние символы появится предупреждение, а поле будет заблокировано, пока число символов не уменьшится до установленного предела.
Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю, управляет отображением данных на экране и при печати, но никак не влияет на хранение данных.
Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся и хранятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных). В маске 99/99/00;0 каждая «9» обозначает необязательную цифру, а «0» - обязательную. В режиме таблицы эта маска отобразится «_/_/_». То есть дата должна быть введена в формате 10/04/07, но сразу же после нажатия клавиши Enter содержимое поля будет преобразовано к виду, определенному в свойстве Формат.
Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).
Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, это позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.
Уникальное поле - это поле, значения в котором не могут повторяться.
При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.
Если при создании таблицы автор не задал ключевое поле, система управления базой данных вежливо напомнит о том, что поле первичного ключа таблице не помешает.
В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически.
Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
Числовой — тип данных используется для хранения чисел, как целых, так и дробных.
Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и времени в разных форматах;
Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик — специальный тип данных для уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием на единицу, автоматически заполняется Access, используется в основном для порядковой нумерации записей. Если ключевое поле имеет тип данных Счетчик, уникальность ключа обеспечивается автоматически.
Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только одно из двух значений - Да или Нет).
Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (созданных в других приложениях и связанных с БД), например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей МЕМО, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).
Гиперссылка — специальное поле для хранения гиперссылок, например адресов Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.
Мастер подстановок — это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
СУБД Access включает ряд инструментов, позволяющих не только найти в базе нужные сведения, но и представить их в различных видах. Можно провести фильтрацию записи (извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям), отсортировать их по одному или нескольким полям, можно создать запрос, отображающий данные из нескольких таблиц.
Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. При сортировке записей по нескольким полям сортировка (многоуровневая) осуществляется последовательно, слева направо. Поэтому поля сортировки должны быть смежными и располагаться в нужной последовательности.
Командами Сортировка по … можно воспользоваться в меню Записи, с помощью контекстного меню или кнопок на панели инструментов.
При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и т.д. вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания.
При закрытии отсортированной таблицы Access выдает запрос, нужно ли сохранять изменения. Если сохранить порядок записей, полученный в результате сортировки, то когда таблица будет открыта в следующий раз, записи уже будут располагаться в порядке, заданном сортировкой. Если в таблице включен режим сортировки, то новые добавляемые записи автоматически занимают место согласно порядку сортировки.
В отличие от сортировки, которая упорядочивает информацию, фильтрация позволяет извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям. При фильтрации таблицы записи, не отвечающие условиям отбора, не удаляются, а просто перестают отображаться.
Фильтрация записей осуществляется с помощью команды Фильтр в меню Записи, кнопок на панели инструментов и команд в контекстном меню. Доступ к этим командам зависит от конкретной ситуации. Работая с таблицами и формами, можно задавать простые фильтры. Они создаются при помощи команд Фильтр по выделенному, Фильтр для и Изменить фильтр. Обычно эти фильтры относятся к выделенному полю, но если к результатам применить дополнительные фильтры, область просмотра сузится еще больше. Когда нужно создать сложный фильтр, содержащий несколько условий отбора или выражений, можно воспользоваться командой Расширенный фильтр.
Если точное значение критерия отбора неизвестно, можно воспользоваться заменителями символов, наиболее распространенные: * - заменяет любое число символов; ? - заменяет один символ; # - заменяет одну цифру.
Если созданным фильтром нужно воспользоваться в дальнейшем, нужно применить его перед закрытием формы, потому что последний примененный фильтр автоматически сохраняется.
С помощью функции Изменить фильтр можно создать сложный фильтр, основанный на содержимом полей таблицы. Эта функция применима как в режиме таблицы, так и формы. Чтобы отобразить снова все записи таблицы, нужно выполнить команду Удалить фильтр.
Записи можно сортировать в порядке возрастания (А-Я) или убывания (Я-А). Сортировка может происходить по нескольким уровням. При закрытии отсортированной таблицы Access выдает запрос, нужно ли сохранять изменения. Выберите пункт Да (Yes), если хотите сохранить порядок записей, полученный в результате сортировки. Когда таблица будет открыта в следующий раз, записи уже будут располагаться в порядке, заданном сортировкой. Если в таблице включен режим сортировки, то новые добавляемые записи автоматически занимают место согласно порядку сортировки.
Сортировка записей
1. Переключитесь в режим Таблица для таблицы или формы.
2. Щелкните на любом месте столбца того поля, по которому хотите провести сортировку.
3. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию .
4. Чтобы отменить сортировку, выберите команду Записи - Удалить фильтр.
Многоуровневая сортировка
Многоуровневая сортировка — это сортировка по нескольким полям. Сначала записи сортируются по первому заданному полю, затем полученные записи сортируются по второму полю и т. д. В телефонной книге, например, все лица, имеющие фамилию Петров, расположены в алфавитном порядке по имени.
Сортировка по многим полям
1. Откройте нужную форму или таблицу в режиме Таблица
2. Расположите столбцы, по которым хотите провести сортировку так, чтобы они стали соседними. Тот столбец, с которого начнется сортировка, должен располагаться левее всех прочих столбцов сортировки. Столбец следующего уровня сортировки должен располагаться от него справа и т. д. Выделите столбцы, по которым будете проводить сортировку.
3. На панели инструментов щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.
Сортировка ленточной формы или формы в столбец аналогична сортировке в режиме таблицы, за исключением того, что здесь нельзя применять многоуровневую сортировку. Выделите поле, по которому хотите провести сортировку, и щелкните на соответствующей кнопке на панели инструментов. Чтобы увидеть результат своей работы, воспользуйтесь кнопками перехода между записями.
Применение фильтра для формы или таблицы позволяет не отображать те записи, которые не удовлетворяют заданному вами условию отбора. Фильтр можно применять в формах и таблицах. В Access существуют три способа создания фильтров:
- Фильтр по выделенному и Исключить выделенное — позволяет создать фильтр, основанный на выбранном вами тексте или значении.
- Фильтр по форме — создает пустую форму или таблицу, в которую вы можете ввести значения, которые хотите отображать.
- Расширенный фильтр — позволяет ввести более сложные условия фильтрации и сортировки способом, аналогичным написанию запроса.
Фильтр по выделенному/Исключить выделенное
Это самый простой способ применения фильтра в Access. Для того чтобы найти все книги, входящие в серию «Для занятых», щелкните на той ячейке поля Серия, которая содержит запись Для занятых, после чего щелкните на кнопке Фильтр по выделенному. Все записи, в которых присутствует это название книжной серии, будут показаны на экране, в то время как остальные записи будут скрыты. В поле номера записи будут отображаться только номера отфильтрованных записей.
Для того чтобы удалить фильтр, щелкните на кнопке Удалить фильтр. Если вы захотите вновь применить тот же фильтр, щелкните на этой кнопке еще раз. На этот раз она будет называться Применение фильтра.
Если вы хотите, чтобы фильтр основывался не на всем поле, а только на его части, выделите ту часть данных, которую считаете необходимой. Например, если вы хотите найти все компании, имеющие междугородный телефонный код 317, выделите строку 317 в поле номеров телефонов. Фильтры можно применять к уже отфильтрованным данным, что позволяет еще больше сузить условия поиска.
Если вы хотите увидеть все данные за каким-то исключением, (например, все новинки издательства, исключая те, которые входят в серию «Для запятых», найдите запись со значением, которое хотите исключить, и щелкните на ней правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Исключить выделенное . Точно так же, с помощью щелчка правой кнопкой мыши, можно получить доступ ко всем командам фильтрации и сортировки. Если вы собираетесь в дальнейшем еще раз воспользоваться созданным фильтром, тогда обязательно примените его перед закрытием формы, хотя бы одни раз. Последний примененный фильтр автоматически сохраняется. Когда вы откроете форму в следующий раз, в ней будут отображаться все записи, но вы просто щелкните на кнопке Применение фильтра и этого будет достаточно, чтобы выполнить фильтрацию.
Фильтрация по выделенному или с исключением выделенного
1. Найдите запись, которая содержит данные, соответствующие тем, которые вы хотите отображать. Щелкните на строчке или выделите ее полностью. Можно выделить часть строчки.
2. Щелкните на кнопке Фильтр по выделенному — записи будут отфильтрованы.
3. Щелкните на кнопке Удалить фильтр, чтобы удалить фильтр и вновь сделать все записи видимыми.
4. Щелкните на кнопке Применение фильтра, чтобы повторно применить тот же самый фильтр.
5. Для того чтобы применить фильтр к уже отфильтрованным записям, выберите среди них новое условие для фильтра.
6. Чтобы отобразить все записи, кроме той, которую вы выделили, и тех, которые удовлетворяют заданному условию, щелкните правой кнопкой мыши на выделенной записи и выберите в контекстном меню пункт Исключить выделенное.
Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language)
QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.
SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов.
Пользоваться сортировкой и фильтрацией очень удобно, но при работе с несколькими таблицами их возможностей недостаточно. В таких случаях применяются запросы. Основные различия между применением фильтрации и сортировки или использованием запросов состоят в следующем:
• фильтрация и сортировка выполняется быстрее, чем запросы;
• фильтры и условия сортировки хранятся временно, а запросы можно сохранять на диске и использовать в дальнейшем;
• фильтры и сортировка применяются только к активной таблице или форме. Запрос может базироваться на нескольких таблицах и других запросах, причем необязательно, чтобы они были открыты.
Запрос можно создать вручную с помощью Конструктора или с помощью Мастера. При этом создается выражение, описывающее критерий, которому должны соответствовать данные в указанных таблицах. В результате выполнения запроса записи, отвечающие заданным условиям, отобразятся в табличном виде. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь необходимую информацию.
Важнейшим свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах не происходит. Результаты обработки сказываются только на содержании результирующей таблицы. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и выполнять вычисления, например, найти суммарное (среднее, наибольшее, наименьшее и т.п.) значение по какому-нибудь полю.
Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.
Запрос на выборку извлекает данные из одной или нескольких таблиц и представляет их в табличном виде. Этот тип запроса можно использовать для группировки записей, вычисления сумм, средних величин и других итоговых значений. Работая с результатами запроса, можно одновременно редактировать данные из нескольких таблиц.
Создание запроса на выборку начинается с открытия вкладки Запросы диалогового окна Базы данных и щелчка по кнопке «Создать».
Затем выбирается способ создания запроса.
Например, при создании запроса в режиме Конструктора сначала выбирается таблица базы, на которой будет основан запрос.
Выбор таблицы осуществляется по кнопке «Добавить» в диалоговом окне, после чего уточняется имя таблицы.
В строке Условие отбора можно указать значение, по которому осуществляется выбор записей.
Запрос с параметром – специальный вид запроса. Его можно получить из запроса на выборку.
Для этого в строке Условие отбора необходимого поля в квадратных скобках оформляется текст, обращенный к пользователю.
Например: [Назови товар]
После запуска такого запроса откроется диалоговое окно, в котором пользователю предлагается ввести параметр.
После указания Наименования товара формируется запрос, содержащий указанное наименование.
Вычисления в запросе производят с помощью вычисляемого поля, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей. Такое поле существует только в результирующей таблице. В исходных (базовых) таблицах такое поле не создается, и при работе обычного запроса таблицы не изменяются.
Вычисляемое поле отличается от обычного поля тем, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций.
В узкий столбец непросто записать длинную формулу, но если нажать комбинацию клавиш Shift+F2, то открывается вспомогательное диалоговое окно, которое называется Область ввода. В нем можно ввести сколь угодно длинную формулу, а потом щелчком на кнопке ОК перенести ее в бланк запроса по образцу. Если включить отображение вычисляемого поля, результаты расчетов будут выдаваться в результирующей таблице.
Итоговый запрос – это запрос на выборку, который предназначен для выполнения итоговых вычислений по данным, хранящимся в записях. Он позволяют отбирать нужную информацию из таблиц, обрабатывать ее путем создания новых вычисляемых полей и производить итоговые вычисления.
Итоговые запросы создают на основе бланка запроса на выборку, только теперь в нем появляется дополнительная строка — Группировка. Для введения этой строки в бланк надо щелкнуть на кнопке Групповые операции на панели инструментов СУБД Access. В тех полях, по которым производится группировка, надо установить (или оставить) функцию Группировка. В тех полях, по которым следует провести итоговое вычисление, надо в строке Группировка раскрыть список и выбрать одну из нескольких итоговых функций Access. В строке Группировка можно указать лишь одну итоговую функцию, но если надо найти сумму, среднее, максимальное значение, и еще что-то, то одно и то же поле нужно включить в бланк запроса по образцу несколько раз.
Значения итоговых функций Access:
Avg - возвращает среднее значение данных, содержащихся в поле
Count - возвращает число записей, содержащих данные в этом поле
First - возвращает содержимое поля для первой записи
Last - возвращает содержимое поля для последней записи
Min - наименьшее значение в поле
Max - наибольшее значение в поле
StDev - возвращает среднеквадратичное отклонение значений, содержащихся в поле, от среднего
Sum - возвращает сумму значений данных, содержащихся в поле
Var - возвращает дисперсию значений в поле
Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.
Форма предоставляет возможности для:
• ввода и просмотра информации базы данных
• изменения данных
• печати
• создания сообщений
Способы создания форм:
• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)
• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)
• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
• Автоформа: сводная таблица
• Автоформа: сводная диаграмма
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)
Создавая формы автоматическими средствами, можно не задумываться над их структурой, но при разработке формы вручную со структурой приходится иметь дело.
Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления.
В структуре формы три раздела: раздел заголовка формы, область данных и раздел примечания формы.
Все, что содержится в области данных, является элементами управления.
Фоновый рисунок, лежащий под элементами управления, показывает размер рабочего поля формы.
Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши.
Access позволяет распечатать формы на принтере так, как они выглядят на экране. Однако существует несколько моментов, о которых надо знать до того, гак вы начнете печать. Если вы щелкнете на кнопке Печать на панели инструментов, то все записи в форме будут распечатаны по одной: 100 записей ,займут 100 страниц. Печатью форм стоит пользоваться сравнительно редко — и тех случаях, когда вам нужно срочно распечатать только одну запись. Для печати многочисленных записей используют отчеты, которые предоставляют гораздо больше возможностей для печати данных.
Печать текущей записи
1. Выберите запись, которую хотите распечатать.
2. Выберите команду Файл - Печать — откроется диалоговое окно Печать .
3. В группе Печатать включите переключатель Выделенные записи и щелкните на кнопке ОК.
Отчет – итоговый документ, создаваемый на основе базы данных. В отчет могут входить все или избранные данные. Отчеты можно создавать на основе таблиц и на основе запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выдаваемые отчетом, соответствуют текущему состоянию записей базы данных.
Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печатным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы. Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан.
Создать отчет можно тремя способами: автоматически (Автоотчет), с помощью Мастера или вручную с помощью Конструктора.
Отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше. Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо Автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колонтитулов.
Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и номера страниц, если это не сделано в нижнем колонтитуле.
В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.
Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нем размещают нужные элементы управления (например, дату или порядковый номер листа отчета).
Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации, поясняющей отчет для пользователей и не имеющей отношения к данным таблиц и запросов, на основании которых он создан.
Доводят вид отчета до желаемого с помощью Конструктора. Работа с заголовками, элементами управления, колонтитулами по добавлению, форматированию, оформлению аналогична работе с формами. Именно в режиме Конструктора происходит создание новых или изменение имеющихся элементов управления, их взаимного расположения, оформление заголовка, вставка внешних объектов по технологии OLE (например, фотографий, видеозаписей, музыкальных фрагментов).
Заголовок таблицы в созданном отчете не связан ни с одним из полей таблицы. Поэтому элемент управления Надпись еще называют свободным полем. Текст, введенный в него, остается неизменным.
Элементы управления, в которых отображается содержимое полей таблицы называются связанными полями. Для их создания служит элемент Поле на панели элементов. При создании такого поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления – присоединенная надпись. Она перемещается со связанным полем и образует с ним единое целое. Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет маркер в левом верхнем углу.
Страницы предназначены для того, чтобы предоставить доступ к информации, хранящейся в базе данных, пользователям Интернета или интранета. Можно создать страницы, называемые страницами доступа к данным. Работа с данными на Web-странице осуществляется примерно так же, как в Access — пользователи могут просматривать таблицы, выполнять запросы и заполнять поля форм. Хотя публикация информации из базы данных в Web на первый взгляд кажется сложной, Access включает мастер, который берет на себя большую часть кропотливой работы по созданию страницы доступа. При желании созданную мастером страницу можно доработать в режиме Конструктора.
Макросы представляют собой небольшие программы, с помощью которых можно автоматизировать часто повторяющиеся действия, например открытие формы или печать отчета. Это особенно удобно, если с БД работают неквалифицированные пользователи.
Модули представляют собой программы на Visual Basic for Applications (VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного для создания приложений Windows. Помимо стандартного набора команд VBА, каждая программа Microsoft Office имеет собственные команды. VBА включает сотни команд и может неограниченно расширяться за счет дополнений, вносимых другими компаниями и частными лицами. Программы VBA используются для решения задач, слишком сложных для макросов, как, например, извлечение определенной информации из рабочих листов Excel.
Импорт-экспорт данных БД MS Access с программами пакета MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Существует несколько способов обмена данными между приложениями Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel.
Чтобы содержащиеся в Access данные переместить в Excel, можно скопировать данные таблицы Access и вставить их в лист Excel, подключить базу данных Access к листу Excel или экспортировать данные Access в лист Excel.
Чтобы содержащиеся в Excel данные переместить в Access, можно скопировать данные листа Excel и вставить их в таблицу Access, импортировать лист Excel в таблицу Access или связать лист Excel с таблицей Access.
ПРИМЕЧАНИЯ
В приложении Excel слово "импорт" имеет иное значение, чем в Access. В Excel "импорт" означает установление постоянного подключения к данным, которые могут быть обновлены. В Access "импорт" означает однократный перенос данных без постоянного подключения к данным.
Книгу Excel невозможно сохранить в виде базы данных Access. Ни в Excel, ни в Access нет возможности создать базу данных Access на основе данных Excel.
КОПИРОВАНИЕ В EXCEL ДАННЫХ ACCESS
Данные Access в виде таблицы можно скопировать в буфер обмена, а затем вставить в лист Excel.
Запустите приложение Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, содержащие данные, которые нужно копировать.
На вкладке Форматирование нажмите кнопку Просмотр, а затем щелкните Режим таблицы.
Выделите записи, которые нужно копировать.
Если нужно выделить несколько соседних столбцов, протащите указатель мыши по соответствующим заголовкам.
На вкладке Форматирование в группе Буфер обмена нажмите кнопкуКопировать.
Клавиши быстрого доступа Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Запустите приложение Excel, а затем откройте лист, в который нужно вставить данные.
В левом верхнем углу области листа щелкните ячейку, в которую должно быть вставлено название первого поля.
Чтобы копируемые записи не заменили бы собой существующие записи, убедитесь, что на листе нет данных ниже и правее выбранной ячейки.
На вкладке Форматирование в группе Буфер обмена нажмите кнопкуВставить.
Клавиши быстрого доступа Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.
ЭКСПОРТ В EXCEL ДАННЫХ ACCESS
С помощью мастера экспорта Access можно экспортировать в лист Excel объект Access, например, таблицу, запрос, форму или выделенные записи. При выполнении операции экспорта можно сохранить ее параметры для последующего использования, а также можно установить расписание автоматического выполнения экспорта через заданные промежутки времени. Ниже приведены часто встречающиеся ситуации, в которых нужно экспортировать в Excel данные Access:
Отдел или рабочая группа применяют для обработки данных и Access, и Excel. Данные хранятся в базах данных Access, а анализ данных и рассылка результатов анализа проводятся с помощью Excel. Обычно сотрудники экспортируют данные в Excel по мере необходимости, но нужно сделать этот процесс более эффективным.
Сотрудники привыкли работать с Access, но руководитель предпочитает просматривать отчеты в Excel. Сотрудникам приходится периодически копировать данные в Excel, и нужно автоматизировать этот процесс, чтобы экономить время.
Работая в Access с данными Excel, можно воспользоваться функциями Access по управлению данными, безопасностью и многопользовательскими возможностями. В Access есть много полезных функций, но две из них особенно удобны при работе с данными Excel:
Отчеты Если пользователь умеет создавать отчеты Access и хочет представить данные Excel в виде такого отчета, можно создать отчет Access. Например, можно создавать более сложные и гибкие отчеты, такие как итоговые отчеты, отчеты с группировкой, этикетки для распечатки и графические отчеты.
Формы Если нужно воспользоваться формой для поиска или отображения данных в Excel, можно создать форму Access. Например, можно создать форму Access, в которой порядок расположения полей будет отличаться от порядка столбцов на листе, или форму, в которой будет удобнее просматривать длинные строки данных на одном экране.
Для получения дополнительных сведений о работе с формами и отчетами Access см. справочную систему приложения Access.
КОПИРОВАНИЕ В ACCESS ДАННЫХ EXCEL
В Excel можно скопировать данные листа, а затем вставить их в таблицу Access.
ПРИМЕЧАНИЕ. При вставке в таблицу данных из нескольких полей листа следует убедиться, что порядок расположения столбцов соответствует порядку расположения копируемых данных. При вставке в форму Access данных из нескольких полей листа эти данные будут вставлены в поля с теми же именами, что и имена исходных полей, независимо от порядка их расположения в форме. Если копируемые данные содержат поля, которых нет в конечной форме, Access предложит вставить только поля с совпадающими именами. Если совпадающих имен нет, поля будут вставлены согласно последовательности вкладок в конечной форме, что не всегда соответствует нужному порядку. Если имена полей источника отличаются от имен полей в конечной форме, может быть удобнее вставить данные не в форму, а в таблицу.
Запустите приложение Excel, а затем откройте лист, содержащий данные, которые нужно копировать.
Выделите строки, которые нужно копировать.
На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопкуКопировать.
Клавиши быстрого доступа Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+C.
Запустите приложение Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, в которые нужно вставить эти строки.
На вкладке Таблица в группе Представления нажмите кнопкуПредставление, а затем выберите элемент Режим таблицы.
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы заменить записи, выделите их, а затем на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить.
Клавиши быстрого доступа Можно также нажать сочетание клавиш CTRL+V.
Чтобы добавить данные как новые записи, на вкладку Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку на кнопке Вставить и выберите Добавить из буфера.
ИМПОРТ В ACCESS ДАННЫХ EXCEL
Чтобы в базе данных Access сохранить содержащиеся в Excel данные, а затем продолжать работать с ними в приложении Access, данные можно импортировать. При импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя содержащихся в Excel данных. За одну операцию импорта можно импортировать только один лист данных. Чтобы импортировать данные из нескольких листов, необходимо повторить операцию импорта для каждого листа.
Далее описаны обычные ситуации, в которых производится импорт в Access данных Excel:
Сотрудники долго работали с Excel, однако решили через некоторое время использовать для этого Access. Им нужно переместить данные из одного или нескольких листов Excel в одну или несколько новых баз данных Access.
Отдел или рабочая группа работают с Access, но иногда сотрудники получают данные в формате Excel, которые необходимо ввести в базы данных Access. При получении этих листов Excel их нужно импортировать в базу данных.
Сотрудник обрабатывает данные с помощью Access, но получает от своих коллег еженедельные отчеты в виде книг Excel. Имеет смысл автоматизировать процесс импорта, чтобы каждую неделю в определенное время эти данные были импортированы в базы данных.
SQL (Structured Query Language) — это структурированный язык запросов к реляционным базам данных. На этом языке можно формулировать выражения (запросы), которые извлекают требуемые данные, модифицируют их, создают таблицы и изменяют их структуры, определяют права доступа к данным и многое другое.
Язык SQL позволяет:
- создавать новые таблицы в базе данных;
- добавлять в таблицу новые записи;
- изменять записи;
- удалять записи;
- осуществлять выборку данных из одной или нескольких таблиц;
- изменять структуру таблиц;
- создавать, модифицировать и обеспечивать безопасность базы данных.
В спецификации SQL-2003 существует пять предопределенных общих типов, внутри которых могут быть подтипы:
строковый (символьный) (CHARACTER (или CHAR); CHARACTER VARYING (или VARCHAR); CHARACTER LARGE OBJECT (или CLOB))
числовой:
- точные числовые типы (INTEGER; SMALLINT; BIGINT; NUMERIC; DECIMAL)
- приблизительные числовые тип (REAL; DOUBLE PRECISION; FLOAT)
логический (булевский) — BOOLEAN;
даты-времени (DATE; TIME WITHOUT TIME ZONE; TIME WITH TIME ZONE; TIMESTAMP WITHOUT TIME ZONE; TIMESTAMP WITH TIME ZONE)
интервальный.
Также существуют особые типы (ROW (запись); ARRAY (массив); MULTISET (мультимножество)).
Чтобы выполнить какую-либо операцию над данными различных типов, необходимо сделать преобразование типов. Точнее, необходимо выполнить приведение данных одного типа к другому типу, чтобы участвующие в операции данные были либо однотипными, либо их типы были соответствующими. Соответствующими типами являются:
• строковые CHARACTER И CHARACTER VARYING;
• все числовые типы;
• дата, время, дата-время и соответствующие интервалы.
Соответствующие типы не обязательно приводить друг к другу.
Приведение значения одного типа к другому осуществляется с помощью функции CAST():
CAST(выражение AS тип).
Чтобы выбрать из таблицы базы данных требуемые записи, следует, по крайней мере, указать столбцы и имя этой таблицы. Это требование было бы естественно сформулировать так:
ВЫБРАТЬ такие-то столбцы ИЗ такой-то таблицы;
SQL-запрос к базе данных, результатом которого является таблица, полученная из указанной в запросе, но отличающаяся от нее тем, что содержит лишь указанные столбцы, выглядит так:
SELECT списокСтолбцов FROM список Таблиц;
Операторы SELECT (выбрать) и FROM (из) в SQL-выражении, определяющем выборку данных, являются обязательными, т.е. ни один из них нельзя пропустить. SQL-выражение, содержащее только эти операторы, является основным выражением, определяющим запрос к базе данных на выборку данных. В результате выполнения этого запроса создается виртуальная таблица, содержащая указанные столбцы и все записи исходной таблицы.
Оператор SELECT осуществляет проекцию отношения, указанного в выражении FROM, на заданное множество атрибутов (столбцов), указанное в выражении SELECT.
В выражении FROM указывается список имен таблиц базы данных, из которых требуется выбрать данные.
Основное SQL-выражение может быть дополнено другими операторами, уточняющими запрос. Чаще всего употребляется оператор WHERE (где), с помощью которого можно задать условие выборки записей (строк таблицы). Таким образом, если выражение SELECT задает столбцы таблицы, указанной в операторе FROM, то выражение WHERE определяет записи (строки) из этой таблицы. Выражение, определяющее запрос на выборку данных, находящихся в некоторой таблице, имеет следующий вид:
SELECT * FROM имяТаблицы WHERE условиеПоиска;
Для уточнения запроса на выборку данных служит ряд дополнительных операторов:
• WHERE (где) — указывает записи, которые должны войти в результатную таблицу (фильтр записей), т.е. из таблицы выбираются записи, отвечающие условию поиска, и отбрасываются все остальные;
• GROUP BY (группировать по) — группирует записи по значениям определенных столбцов, т.е. создаются группы записей, отобранных с помощью оператора WHERE (если он присутствует в SQL-выражении); каждая группа соответствует какому-нибудь значению столбца группирования. Столбец группирования может быть любым столбцом таблицы, заданной в операторе FROM, а не только тем, который указан в SELECT;
• HAVING (имеющие, при условии) — указывает группы записей, которые должны войти в результатную таблицу (фильтр групп), т.е. обрабатывает каждую из созданных групп записей, оставляя только те из них, которые удовлетворяют условию поиска; этот оператор используется только вместе с оператором GROUP BY;
• ORDER BY (сортировать по) — сортирует (упорядочивает) записи. При этом в условии сортировки можно обращаться лишь к тем столбцам, которые указаны в операторе SELECT.
Эти операторы не являются обязательными. Их можно совсем не использовать, или использовать лишь некоторые из них, или все сразу. Если применяются несколько операторов, то в SQL-выражении они используются в указанном в списке порядке.
Наиболее часто используются предикаты сравнения, такие как (=), (<),(>), (<>), (<=) и (>=). Однако имеются и другие. Далее приведен список всех предикатов:
• предикаты сравнения:
(=) - равно, (<) - меньше, (>) - больше, (< >) – не равно,
(<=) – меньше или равно (не больше), (>=) - больше или равно (не меньше);
• BETWEEN (между) - позволяет задать выражение проверки вхождения какого-либо значения в диапазон, определяемый граничными значениями;
• IN, NOT IN - применяются для проверки вхождения какого-либо значения в заданный список значений;
• LIKE, NOT LIKE - применяются для проверки частичного соответствия символьных строк. Критерий частичного соответствия задается с помощью двух символов-масок: знака процента (%) и подчеркивания (_). Знак процента означает любой набор символов, в том числе и пустой, а символ подчеркивания — любой одиночный символ.;
• IS NULL - применяется для выявления записей, в которых тот или иной столбец не имеет значения;
??????????
• ALL, SOME, ANY - в действительности представляют собой кванторы, известные в математической логике как кванторы всеобщности и существования. ALL - квантор всеобщности, a SOME и ANY, являющиеся синонимами в SQL, — кванторы существования.;
• EXISTS (существует) - предназначен для проверки, содержит ли ответ на запрос какие-либо данные;
• UNIQUE - имеет такой же смысл, как и EXISTS, но при этом для его истинности требуется, чтобы все записи в результатной таблице не только существовали, но и были уникальны (т. е. не повторялись);
• DISTINCT - почти такой же, как UNIQUE. Отличие этих предикатов обнаруживается применителъно к значениям NULL. Так, если в результатной таблице все записи уникальны (предикат UNIQUE истинен), то и предикат DISTINCT тоже истинен (т. е. если все записи уникальны, то они и отличающиеся). С другой стороны, если в результатной таблице имеются, хотя бы две неопределенные записи, то предикат DISTINCT ложен, хотя предикат UNIQUE истинен;
• OVERLAPS - используется для определения, перекрываются ли два интервала времени. Интервал времени можно задать двумя способами: в виде начального и конечного моментов или в виде начального момента и длительности;
• MATCH - применяется для проверки сохранения ссылочной целостности при модификации данных, т. е. при добавлении, изменении и удалении записей;
• SIMILAR (подобный) - применяется для проверки частичного соответствия символьных строк. Эту же задачу можно ре шить и с помощью предиката LIKE, однако в ряде случаев SIMILAR более эффективен.
С помощью логических операторов соединяются сложные логические выражения.
Виды логических операторов:
- AND - выполняет роль логического союза И. Так, если х и у — два логических выражения, то составное выражение х AND у принимает значение true (ИСТИНА) только тогда, когда х и у одновременно истинны; в противном случае выражение х and у принимает значение false (ЛОЖЬ);
- OR - выполняет роль логического союза ИЛИ. Выражение х OR у истинно, если хотя бы одно из выражений, х или у, истинно; если х и у одновременно ложны, то составное выражение х OR у ложно;
- NOT - применяется к одному выражению расположенному справа от него. Этот оператор меняет значение выражения на противоположное. Так, если выражение х имеет значение true, то выражение NOT х имеет значение false, и, наоборот, если х ложно, то NOT х истинно.
Оператор GROUP BY (группировать по) служит для группировки записей по значениям одного или нескольких столбцов. Если в SQL-выражении используется оператор WHERE, задающий фильтр записей, то оператор GROUP BY находится и выполняется после него. Для определения, какие записи должны войти в группы, служит оператор HAVING, используемый совместно с GROUP BY. Если оператор HAVING не применяется, то группировке подлежат все записи, отфильтрованные оператором WHERE. Если WHERE не используется, то группируются все записи исходной таблицы.
Оператор GROUP BY собирает записи в группы и упорядочивает (сортирует) группы по алфавиту (точнее, по ASCII-кодам символов). Это обстоятельство следует иметь в виду перед тем, как принять решение об использовании оператора сортировки ORDER BY.
Итоговые функции обрабатывают наборы записей, заданные, например, выражением WHERE. Если их включить в список столбцов, следующий за оператором SELECT, то результатная таблица будет содержать не только столбцы таблицы базы данных, но и значения, вычисленные с помощью этих функций.
Список итоговых функций:
- COUNT (параметр) — возвращает количество записей, указанных в параметре. Если требуется получить количество всех записей, то в качестве параметра следует указать символ звездочки (*). Если в качестве параметра указать имя столбца, то функция вернет количество записей, в которых этот столбец имеет значения, отличные от NULL. Чтобы узнать, сколько различных значений содержит столбец, перед его именем следует указать ключевое слово DISTINCT.
- SUM (параметр) — возвращает сумму значений указанного в параметре столбца. Данное SQL-выражение возвращает таблицу, состоящую из одного столбца и одной записи и содержащую сумму всех определенных значений столбца из таблицы.
- AVG (параметр) — возвращает среднее арифметическое всех значений указанного в параметре столбца.
- МАХ (параметр) — возвращает максимальное значение в столбце, указанном в параметре.
- MIN(параметр) — возвращает минимальное значение в столбце, указанном в параметре.
На практике нередко требуется получить итоговую таблицу, содержащую суммарные, усредненные, максимальные и минимальные значения числовых столбцов. Для этого следует использовать группировку (GROUP BY) и итоговые функции.
При работе с данными часто приходится их обрабатывать (преобразовывать к нужному виду): выделить в строке некоторую подстроку, удалить ведущие и заключительные пробелы, округлить число, вычислить квадратный корень, определить текущее время и т. п. В SQL имеются следующие три типа функций:
• строковые функции;
• числовые функции;
• функции даты-времени.
Строковые функции - принимают в качестве параметра строку и возвращают после ее обработки строку или NULL.
- SUBSTRING (строка FROM начало [FOR длина]) — возвращает подстроку, получающуюся из строки, которая указана в качестве параметра строка.
- UPPER (строка) — переводит все символы указанной в параметре строки в верхний регистр.
- LOWER (строка) — переводит все символы указанной в параметре строки в нижний регистр.
- TRIM (LEADING | TRAILING | BOTH ['символ'] FROM строка) — удаляет ведущие (LEADING), заключительные (TRAILING) или те и другие (BOTH) символы из строки.
Числовые функции - в качестве параметра могут принимают данные числового типа, возвращают всегда число или NULL.
- POSITION(целеваяСтрока IN строка) — ищет вхождение целевой строки в указанную строку.
- EXTRACT (параметр) — извлекает элемент из значения типа дата-время или из интервала.
- CHARACTER_LENGTH (строка) — возвращает количество символов в строке.
- OCTET_LENGTH(строка) — возвращает количество октетов (байтов) в строке.
- CARDINALITY (параметр) — принимает в качестве параметра коллекцию элементов и возвращает количество элементов в коллекции (кардинальное число).
- ABS (число) — возвращает абсолютное значение числа.
- МОD (число1, число2) — возвращает остаток от целочисленного деления первого числа на второе.
- LN (число) — возвращает натуральный логарифм числа.
- ЕХР (число) — возвращает ечисло (основание натурального логарифма в степени число).
- POWER (число1, число2) — возвращает число1число2 (число1 в степени число2).
- SQRT (число) — возвращает квадратный корень из числа.
- FLOOR (число) — округление в меньшую сторону.
- CEIL (число) или CEILING (число) — округление в большую сторону.
- WIDTH_BUCKET(число1, число2, число3, число4) возвращает целое число в диапазоне между ‘0’ и ‘число4 + 1’.
Функции даты-времени
- CURRENT_DATE — возвращает текущую дату (тип DATE).
- CURRENT_TIME(число) — возвращает текущее время (тип TIME). Целочисленный параметр указывает точность представления секунд.
- CURRENT_TIMESTAMP(число) — возвращает дату и время (тип TIMESTAMP). Целочисленный параметр указывает точность представления секунд.
Вычисляемые выражения строятся из констант (числовых, строковых, логических), функций, имен полей и данных других типов путем соединения их арифметическими, строковыми, логическими и другими операторами. В свою очередь, выражения могут быть объединены посредством операторов в более сложные (составные) выражения. Для управления порядком вычисления выражений используются круглые скобки.
- Логические операторы AND, OR и NOT
- Арифметические операторы:
- «+» (сложение);
- «-» (вычитание);
- «*» (умножение);
- «/» (деление).
- Строковый оператор — оператор конкатенации или склейки строк (| |). В некоторых реализациях SQL вместо (| |) используется символ (+). Оператор конкатенации приписывает вторую строку к концу первой.
При составлении выражений необходимо следить, чтобы операнды операторов имели допустимые типы.
Вычисляемые выражения могут находиться после оператора SELECT, а также в выражениях условий операторов WHERE и HAVING.
Оператор CASE позволяет управлять вычислительным процессом в зависимости от того, выполняется или нет некоторое условие. Возвращает значение и может использоваться в выражениях.
- Оператор CASE со значениями
В случае, когда проверяемое_значение равно значение1, оператор CASE возвращает значение результат1, указанное после ключевого слова THEN (то). В противном случае проверяемое_значение сравнивается с значение2, и если они равны, то возвращается значение результат2. В противном случае проверяемое значение сравнивается со следующим значением, указанным после ключевого слова WHEN и т.д. Если проверяемое_значение не равно ни одному из таких значений, то возвращается значение результатX, указанное после ключевого слова ELSE.
- Оператор CASE с условиями поиска
Оператор CASE проверяет, истинно ли условие1 для первой записи в наборе, определенном оператором WHERE, или во всей таблице, если WHERE отсутствует. Если да, то CASE возвращает значение результат1. В противном случае для данной записи проверяется условие2. Если оно истинно, то возвращается значение результат2 и т. д. Если ни одно из условий не выполняется, то возвращается значение результатX, указанное после ключ го слова ELSE.
Ключевое слово ELSE не является обязательным. Если оно отсутствует и ни одно из условий не выполняется, оператор CASE вращает NULL. После того как оператор, содержащий CASE, выполнится для первой записи, происходит переход к следующей записи. Так продолжается до тех пор, пока не будет обработан весь набор записей.
В ряде случаев, особенно в запросах на обновление данных (оператор UPDATE), удобно использовать вместо громоздкого оператора CASE более компактные функции NULLIF ( ) (NULL, если) и COALESCE() (объединять).
Функция NULLIF (значение1, значение2) возвращает NULL, если значение первого параметра соответствует значению второго параметра, в случае несоответствия возвращается значение первого параметра без изменений. То есть если равенство значение1 = значение2 выполняется, то функция возвращает NULL, иначе — значение значение1.
Функция COALESCE(значение1, значение2, ... , значениеN) принимает список значений, которые могут быть как определенными, так и неопределенными (NULL). Функция возвращает определенное значение из списка или NULL, если все значения не определены.
Вложенный запрос является обычным запросом. Он возвращает таблицу (набор записей), которая, так или иначе, используется для формирования ответа на основной запрос. Так, например, подзапрос используется, когда для выборки данных в одной таблице необходимо выполнить проверки по другой таблице. Для этой цели подходят перечисленные далее специальные предикаты.
• ALL, SOME, ANY - в действительности представляют собой кванторы, известные в математической логике как кванторы всеобщности и существования. ALL - квантор всеобщности, a SOME и ANY, являющиеся синонимами в SQL, — кванторы существования. Применение ключевого слова ALL следует понимать как "для всех" или "для каждого". Ключевые слова SOME и ANY следует понимать как "хотя бы какой-нибудь один";
• EXISTS (существует) - предназначен для проверки, содержит ли ответ на запрос какие-либо данные;
• UNIQUE - имеет такой же смысл, как и EXISTS, но при этом для его истинности требуется, чтобы все записи в результатной таблице не только существовали, но и были уникальны (т. е. не повторялись);
• DISTINCT - почти такой же, как UNIQUE. Отличие этих предикатов обнаруживается применителъно к значениям NULL. Так, если в результатной таблице все записи уникальны (предикат UNIQUE истинен), то и предикат DISTINCT тоже истинен (т. е. если все записи уникальны, то они и отличающиеся). С другой стороны, если в результатной таблице имеются, хотя бы две неопределенные записи, то предикат DISTINCT ложен, хотя предикат UNIQUE истинен;
• OVERLAPS - используется для определения, перекрываются ли два интервала времени. Интервал времени можно задать двумя способами: в виде начального и конечного моментов или в виде начального момента и длительности;
• MATCH - применяется для проверки сохранения ссылочной целостности при модификации данных, т. е. при добавлении, изменении и удалении записей;
• SIMILAR (подобный) - применяется для проверки частичного соответствия символьных строк. Эту же задачу можно ре шить и с помощью предиката LIKE, однако в ряде случаев SIMILAR более эффективен.
INSERT — оператор языка SQL, который позволяет добавить строки в таблицу, заполняя их значениями. Значения можно вставлять перечислением с помощью слова values и перечислив их в круглых скобках через запятую или оператором select.
Примеры использования
Используя перечисление значений, с указанием столбцов:
INSERT INTO <название таблицы> ([<Имя столбца>, ... ]) VALUES (<Значение>,...)
Используя перечисление значений, без указания столбцов:
INSERT INTO <название таблицы> VALUES (<Значение>,...)
Используя select:
INSERT INTO <название таблицы> SELECT <имя столбца>,... FROM <название таблицы>
В последнем случае, в таблицу может вставиться более одной записи. Если в таблице есть другие поля требующие заполнения, но не указанные в операторе insert, для них будет установлено значение по умолчанию, либо null, если значение по умолчанию не указано.
DELETE — в языках, подобных SQL, DML-операция удаления записей из таблицы. Критерий отбора записей для удаления определяется выражением where. В случае, если критерий отбора не определён, выполняется удаление всех записей.
В СУБД, поддерживающих триггеры, операция Delete может вызывать их срабатывание;
При наличии на таблице внешних ключей все дочерние к удаляемым записи в подчинённых таблицах также должны быть удалены для обеспечения ссылочной целостности;
В СУБД, поддерживающих транзакции, выполнение операции Delete должно быть подтверждено (COMMIT), либо опровергнуто (ROLLBACK) вызовом соответствующих операций.Содержание [убрать]
Синтаксис
Общий синтаксис команды:
DELETE FROM <Имя Таблицы> WHERE <Условие отбора записей>
Последствием выполнения такой команды будет удаление тех строк из таблицы <Имя Таблицы>, которые соответствуют условию <Условие отбора записей>. При этом никакого результата команда не возвращает и, следовательно, не может быть использована в качестве параметра в команде SELECT.
Удаление записей из нескольких таблиц
При удалении можно задавать конструкции JOIN связывающие несколько страниц, аналогично тому, как связываются таблицы в запросах выборки SELECT:
DELETE <Имя записи для удаления>
-> FROM <Имя Таблицы1> JOIN <Имя Таблицы2> ON <условие объединения>;
Пример:
DELETE ab, b
FROM Authors AS a, AuthorArticle AS ab, Articles AS b
WHERE a.AuthID=ab.AuthID AND ab.ArticleID=b.ArticleID
AND AuthorLastName='Henry';
[править]
Связанные команды
Удаление всех записей из таблицы при наличии внешних ключей и механизме транзакций может занять продолжительное время. Для полной очистки таблицы может быть использована операция TRUNCATE.
UPDATE — оператор языка SQL, позволяющий обновить значения в заданных столбцах таблицы.
Общий вид команды
UPDATE [top(x)] <объект>
SET <присваивание1 [, присваивание2, ...]>
[WHERE <условие>]
[OPTION <хинт1 [, хинт2, ...]>]
top(x) — команда выполнится только х раз
<объект> — объект, над которым выполняется действие (таблица или представление(views))
<присваивание> — присваивание, которое будет выполняться при каждом выполнении условия <условие>, или для каждой записи, если отсутствует раздел where
<условие> — условие выполнения команды
<хинт> — инструкция программе как исполнить запрос
Примеры
UPDATE top(10) tbl_books SET price = 0 WHERE quantity = 0
OPTION (force GROUP, hash JOIN, force ORDER)
UPDATE per SET street = 'Nis 67', ci = 'Sand' WHERE lastname = 'Tjes' AND firs = 'Ja'
UPDATE emp a SET deptno =
(SELECT deptno FROM dept WHERE loc = ‘BOSTON’), (sal, comm) = (SELECT 1.1*AVG(sal), 1.5*AVG(comm)
FROM emp b WHERE a.deptno = b.deptno) WHERE deptno IN (SELECT deptno FROM dept WHERE loc = ‘DALLAS’ OR loc = ‘DETROIT’);
"UPDATE emp a ..." выполняет следующие операции:
Модифицирует только тех служащих, кто работают в Dallas или Detroit
Устанавливает значение колонки deptno для служащих из Бостона
Устанавливает жалованье каждого служащего в 1.1 раз больше среднего жалованья всего отдела
Устанавливает комиссионные каждого служащего в 1.5 раза больше средних комиссионных всего отдела
Коллективное использование базы данных требует административного контроля. Необходимо поручить эти обязанности одному или нескольким сотрудникам, которые будут исполнять роль администраторов базы данных. Некоторые ошибочно полагают, что использование базы данных небольшим коллективом пользователей не требует специального обслуживания, и считают нецелесообразным выделение специальных средств на административную поддержку приложения, аргументируя это отсутствием свободных штатных сотрудников и нехваткой служебного времени. Однако если этот вопрос будет проигнорирован, рано или поздно такое положение дел приведет к нежелательным последствиям. Однажды база данных может быть испорчена и не окажется резервных копий. Невозможно будет решить некоторые часто возникающие задачи администрирования, требующие определенной квалификации, которой пользователи обычно не имеют. При этом может возникнуть такая ситуация, что не будет возможности немедленно связаться с разработчиками или база данных просто была приобретена без заключения договора о сопровождении.
Среди задач администрирования можно, например, выделить такие задачи, как:
При использовании базы данных коллективом в десятки человек подобные задачи возникают достаточно часто и их спектр достаточно широк, в этом случае рекомендуется разделить административные обязанности между несколькими специалистами. Для поддержки комплексных сетевых бизнес-приложений вводят специальные должности.