Понятие, цели, задачи принципы и значение документационного обеспечения управления

Работа добавлена на сайт samzan.net:

  

  

Контрольная работа

по дисциплине

«Делопроизводство и документоведение в юридической деятельности»

Выполнила:    Харичкина  Екатерина Витальевна

Группа:           ЮРз-1001Д

Вариант 2

Тема: Понятие, цели, задачи, принципы и значение документационного обеспечения управления, делопроизводства и архивного дела в деятельности правоохранительных органов и органов государственной власти и управления.

Теоретическое задание:

1.  Понятие и составные элементы современного делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации.
2.  Понятие, цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления в правоохранительных органах и органах государственной власти и управления.

Практическое задание:

Описать:

1.  Требования, предъявляемые к форме письма (состав реквизитов)
2.  Требования, предъявляемые к тексту информационного письма

Задание:

Оформить информационное письмо в соответствии с законодательными и нормативно-методическими требованиями, предъявляемыми к данному виду документа

Теоретическое задание 1.

Понятие и составные элементы современного делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации

Ответ: 

Делопроизводство-документационное обеспечение управления

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов,  может привести к отрицательным последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).
Весь объём документов, обращающихся в организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, организации их движения, учета и хранения
Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Делопроизводство преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Документационное обеспечение управления  подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

В процессе делопроизводства берут участие все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.

Документооборот – это движение и учёт документов (получение,  обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов)

Документ и его функции.

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство»,  способ доказательства»).
Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа  обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.

оформление документа - проставление необходимых реквизитов,  установленных правилами документирования

Каждый официальный документ состоит из обязательных элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания.

 

Организация документооборота.                      

Основные принципы организации документооборота:

•  Прохождение документов должно быть оперативным.
•  Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);
•   Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
•   Порядок прохождения и процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными.
•  По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
•   Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Документопоток входящих документов составляют:

•   документы вышестоящих организаций, органов власти;
•  документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-учётную документацию и различного рода запросы;
•  документы организаций-смежников и прочих организаций,обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместныхдействий;
•  жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

•  приём входящих документов;
•  первоначальная (экспедиционная обработка);
•  предварительное рассмотрение и распределение;
•  регистрация;
•  рассмотрение документов руководством;
•  исполнение резолюций;
•  отправление.

Регистрация   и   учёт   поступающих   в   организацию  документов.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но иприняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

Архивное дело

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Через год после окончания дела постоянного и временного хранения передаются в архив. Главным документом, на котором строится организация архивного хранения документов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также новый типовой перечень, действующий с 2000 г. и получивший название «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». 

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Хранение архивных документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

Настоящий закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства.

В законе последовательно раскрываются основные, применяемые в нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы по личному составу, документ Архивного фонда РФ, особо ценные и уникальные документы,  государственный и муниципальный архивы,  постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ и многие другие.

Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (ст.3, п/п. 1).

Сами же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст.3, п/п.2).

Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Под архивом же понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ст.3, п/п.9). При этом понятия государственный и муниципальный архив четко разделяются:

•  государственный архив – это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.10);
•  муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.11).

Отечественная сеть архивов сегодня представлена следующим образом:

•  одиннадцать федеральных архивов;
•  региональные государственные архивы;
•  муниципальные, городские или архивы местных образований;
•  федеральные ведомства, которые обладают правом постоянного хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт и т. п.).

Рассмотрим еще два понятия, определение которых конкретизируется настоящим федеральным законом – владелец и пользователь архивными документами:

•  владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором (ст.3, п/п.18);
•  пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (ст.3, п/п.19).

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ст.3, п/п.8).

Архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться.

Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации происходит на основании экспертизы ценности документов.

Создание архивов – процесс сложный и трудоемкий. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в т.ч.:

•  специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти;
•  органы государственной власти субъектов РФ (в т.ч. уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела).

Теоретическое задание 2.

Понятие, цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления в правоохранительных органах и органах государственной власти и управления.

Ответ: 

Понятие и виды делопроизводства в органах внутренних дел.

В системе государственного управления и МВД все структуры и должностные лица связаны между собой потоками информации, образуя единую коммуникационную сеть.

Для обеспечения функций органов внутренних дел не последнее место занимает делопроизводство, осуществляемое специализированными функциональными структурными подразделениями, отдельными работниками административно–вспомогательного персонала.

В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. Сотрудники подразделений милиции должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.

Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста

Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. В Инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 указано: «Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами".

Организация документооборота в ОВД.                      

•  По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основные этапы:

1.  Прием входящих документов.

Входящие документы можно квалифицировать:

•  по направлениям деятельности:
•  управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);
•  по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);
•  по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);
•  по характеру движения (входящие, исходящие и внутренние);
•  по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).

1.  Первоначальная обработка поступающих документов.

•  Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.
•  Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.

1.  Регистрация документов. Документы, имея различные по содержанию информации, фиксируются в различных книгах (например, секретное или не секретное производство). Например, книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.
2.  Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т.п.
3.  Исполнение документов. Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.

Основные принципы организации документооборота:

•  Прохождение документов должно быть оперативным.
•  Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);
•  Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
•  Порядок прохождения процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основным видом делового текста является документ.

Документ (слово латинского происхождения, которое означает "доказательство") - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством, а также есть источником разнообразных сведений дознавательского характера. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для поточной оперативной работы и для истории.

В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде. Управленческий документ вмещает информацию, которая возникла и используется в области управления. Таким образом, всякий документ - в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.

Документ - это также своеобразный материал, "сырьё для обработки". Он должна быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере - документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их.

Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.

Требование к документам, которые должны быть полноценным источником информации:

1. Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.

4. Документ должен быть составлен в установленной форме.

5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.

В 1974 году в органах внутренних дел введена Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), утверждены специальные правила секретного делопроизводства. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

В органах внутренних дел существует три системы делопроизводства:

•  централизованная, когда делопроизводственные процессы сосредоточены в секретариате, канцелярии органа внутренних дел;
•   децентрализованная - делопроизводство ведется в подразделениях и службах;
•   смешанная - присутствуют обе формы: на уровне МВД и УВД есть как секретариаты, так и делопроизводители в отдельных службах.  

Различают два вида делопроизводства: специальное и общее. Специальное делопроизводство обслуживает основные функции органа управления, его внешнюю деятельность (составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов).

 Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, связанное с реализацией обеспечивающих функций аппарата управления.

В зависимости от содержащихся в документах сведений различают секретное и несекретное делопроизводство. Существуют особенности документирования сведений, составляющих государственную и служебную тайну

Деятельность ОВД по документированию и осуществлению документооборота регламентирована множеством нормативных актов. К специальным нормативным актам относятся прежде всего общероссийские нормативы:

•  основные положения ЕГСД, содержащие общие правила документирования и осуществления документооборота;
•  требования государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации;
•  государственные стандарты (ГОСТ 6.10.5-87, ГОСТ 6.01.1-87, ГОСТ Р 6.30-97 и др.).

Делопроизводство в органах внутренних дел, кроме того, регламентируется ведомственными нормативно-правовыми актами и методическими рекомендациями, изданными в соответствии с общероссийскими нормативами. от 20 июня  г.   В 2012  году приказом МВД РФ г. N 615 утверждена «Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел РФ».  Она устанавливает систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан в центральном аппарате и подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России1.

Приказ МВД РФ от 19 ноября 1996 г. № 615 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности ОВД, учреждений, предприятий и организаций системы МВД РФ, с указанием сроков их хранения", приказ МВД РФ № 825 дсп от 15 декабря 1997 г. "Об утверждении документов, регламентирующих порядок обращения со служебными сведениями ограниченного распространения", приказ МВД РФ № 419 дсп от 9 июля 1998 г. "Об утверждении перечней сведений, подлежащих засекречиванию в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации" также являются основными нормативными актами, регламентирующими документационное обеспечение управления в органах внутренних дел.

Вторую группу нормативных актов составляют приказы, которые наряду с регулированием различных сторон деятельности ОВД регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства, регламентирующими оперативно-розыскную деятельность органов внутренних дел, одновременно устанавливается порядок оформления, учета, регистрации  и хранения соответствующих документов.

Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:

1. Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.

2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.

3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

4. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.

5. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.

6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

Документы Министерства внутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имущество министерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы РФ, Инструкцией по делопроизводству и иными документами МВД РФ.

Результаты оперативно-розыскной деятельности, расследования уголовных дел отражаются в оперативно-служебных или процессуальных документах, делопроизводство по которым осуществляется отдельно, специально уполномоченными на то сотрудниками.

Порядок ведения секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел (Приказ МВД СССР от 10.01.90 г. № 05 "О мерах по укреплению режима секретности в системе МВД СССР" действует на территории РФ впредь до издания новых законодательных актов РФ по этому вопросу).

Оформление номенклатурных дел и подготовка их к архивному хранению осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по архивной работе в органах внутренних дел, утвержденной приказом МВД РФ № 345-95 г. Дела в архив сдаются после проведения экспертизы их ценности, заключающейся в определении их значения сроков хранения через год после завершения их в делопроизводстве.

Отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение документов и дел производится экспертными комиссиями в составе трех человек, комиссия утверждается руководителем органов внутренних дел. Документы, подлежащие государственному хранению, до передачи их в Главное архивное управление, хранятся в архивах МВД - 15 лет, МВД, УВД - 10 лет, ГО (РО) ВД - 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в органах внутренних дел 40 лет. Документами с временными сроками хранения могут быть уничтожены в установлением порядке после их просмотра экспертной комиссией, что оформляется соответствующим актом.

Порядок подготовки и оформление документов

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации, а именно:

•  документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;
•  в документе не должно быть помарок и исправлений;
•  документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями ведомственных инструкций;
•  содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным и кратким.

В деятельности подразделений Министерства внутренних дел используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные целевые программы, международные договоры РФ и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.

Управленческие документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными ГОСТ.

К подготовке документов предъявляются следующие требования:

•  юридические (подзаконность, полномочность и др.);
•  информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);
•  организационные (реквизиты и гриф).

Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.

Существуют и другие подходы к классификации документов:

•  по срокам хранения,
•  по технике фиксации информации (рукописные, машинописные, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы, машинные документы) и др.

Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в органах внутренних дел. Посредством служебных писем даются ответы на запросы организаций, на заявления граждан, возбуждаются ходатайства и пр. Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование органа внутренних дел и некоторые другие реквизиты, характерные для учрежденческих бланков.

Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронизирование, проявление бестактности. Изложение текста письма целесообразно вести от третьего лица.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Требования к его составлению и оформлению определены государственными стандартами, которыми установлены следующие его реквизиты: наименование ведомства (например, МВД Республики Башкортостан); наименование учреждения (например, Кировский РУВД); адрес учреждения или место составления (например, г. Уфа); название вида документа (акт); дата; заголовок к тексту (например, о приеме и передаче дел); подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и штамп (гриф) утверждения.

Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на основания составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). В констатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.

Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2-х человек), но может быть составлен и уполномоченным должностным лицом в присутствии иных лиц. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым указывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий.

Справка - документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких-либо фактов. В соответствии с ГОСТом она должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашиваемую им информацию.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание (например, о результатах оперативно-служебной деятельности). Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в справке, выделяют из текста в отдельный реквизит и помещают перед текстом справки, например: "По состоянию на 16.09.99 г." или "За период с 01.01.99 г. по 01.07.99 г.". Эти сведения могут быть включены и в заголовок к тексту. В случаях, когда справка составляется по нескольким вопросам, текст разделяют и перед каждым из них указывают заголовок.

В процессе управленческой деятельности в органах внутренних дел помимо рассмотренных выше также создаются и используются следующие наиболее распространенные разновидности документов:

доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя;

договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение двух и более сторон об установлении каких-либо отношений и содержащий условия и порядок регулирования этих отношений;

доклад - документ, содержащий изложение каких-либо вопросов, фактов и событий, а также определенных выводов, предложений и задач, вытекающих из анализа изложенных вопросов, фактов и событий;

докладная записка - документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации;

заключение - документ, содержащий мнение, оценки и выводы организации, комиссии, должностного лица или специалиста-эксперта по какому-либо вопросу;

заявление - письменное обращение, содержащее какую-либо просьбу, требование, или предложение;

извещение - документ, содержащий сообщение о каком-либо предстоящем событии (собрании, конференции, совещании, заседании, выставке, презентации и т.п.) и приглашение о принятии участия в нем;

инструкция - правовой акт, издаваемый органом управления, руководителем организации (или утверждаемый ими) и устанавливающий нормы и правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные направления деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят также такие правовые акты, как методические указания и правила, имеющие равную с инструкциями юридическую силу. В целях обеспечения единообразия в системе правовых актов, имеющих одинаковую природу и назначение, целесообразно именовать их инструкциями;

инструкция должностная - документ, определяющий должностные права и обязанности работника;

личная карточка - документ, служащий для учета, анализа состава и движения кадров;

объяснительная записка - вспомогательный документ, поясняющий содержание отдельных данных и положений основного документа (отчета, проекта, плана);

отзыв - документ, содержащий мнение организации, должностного лица или специалиста по поводу какой-либо работы, представленной на рассмотрение;

отчет - документ, содержащий сведения о работе организации в целом или по одному из направлений ее деятельности, о выполнении плана, задания, заказа или поручения, представляемый вышестоящему органу управления или должностному лицу;

перечень - систематизированное перечисление объектов, предметов, работ или документов;

план - документ, устанавливающий перечень намечаемых и выполненных работ, действий или иных мероприятий, их последовательность, объемы, временные координаты, исполнителей и другие показатели;

положение - правовой акт, определяющий цели и задачи, порядок образования, права и обязанности, структуру управления, организацию работ и юридический статус организации, учреждения, структурного подразделения;

постановление - правовой акт, применяемый органом коллегиального управления в целях разрешения основных вопросов деятельности организации и ее структурных подразделений;

программа - документ, в котором излагаются основные цели, задачи и план деятельности организации на длительный период;

предложение - разновидность докладной записки, содержащей конкретную рекомендацию или предложение по какому-либо вопросу;

приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоначалия в целях разрешения перспективных и оперативных вопросов деятельности организации;

протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях и заседаниях коллегиального органа;

распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов (распоряжение обычно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан);

решение - правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или совместно несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия) в целях разрешения наиболее важных вопросов, входящих в их компетенцию;

сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по одному или нескольким вопросам;

список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке;

стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях;

телеграмма, телетайпограмма, факс - документы, передаваемые по телефонным линиям связи с применением телеграфа, телетайпа, телефакса;

телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, текст которых передается по телефону;

трудовая книжка - документ, содержащий сведения о трудовой деятельности ее владельца;

удостоверение - документ, подтверждающий какой-либо факт или событие;

указание - правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам, связанным с обеспечением выполнения постановления, решения, приказа и других правовых актов органов управления;

устав - правовой акт, определяющий цели и задачи, порядок образования, права и обязанности, структуру управления, направления деятельности и юридический статус предприятия или организации;

характеристика - описание характерных качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого-либо или чего-либо.

Перечисленные выше виды и разновидности управленческих документов входят в систему организационно-распорядительной документации. Основные положения этой системы определены государственными стандартами Российской Федерации. К системе организационно-распорядительной документации можно отнести, с некоторыми оговорками, законы, указы, решения, постановления и распоряжения органов государственной власти и управления.

 

1 Далее - "подразделения Министерства".

1. тема трудового права- отрасли законодательства о труде науки
2. Note Перевод с английского- WermoongRey Беты- Эльlive Fierry Особые спасиба Snowhitekite Sulkul DNY Для- www
3. Психологические аспекты нарушения пищевого поведени
4. Человек года Ведущей стала неподражаемая Ксения Собчак что стало причиной настоящего аншлага- все места в
5. Золотой гвоздь
6. В задней стене окно наполовину закрытое мешковиной
7. Шпаргалка из сегмента
8. а не удалось полностью уничтожить нас не оставив от нас и следа
9. Ретушь с помощью фильтров в программе Illustrator
10. веры. Есть два и только два образа или типа веры
11. ВОРКУТА МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЛИЦЕЙ 1 ЛАБОРАТО
12. тематически связаны между собой и составляют своеобразную трилогию в которой автор поднимает актуальные пр
13. Моя майбутня професія Мета- формувати в учнів старших класів свідоме ставлення до вибору майбутньої про
14. Любимое дело приносит достато
15. РЕФЕРАТ дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук Дніпропетровсь
16. ЛИСП-реализация основных способов вычисления гамма-функции
17. 111 КОНЦЕПТУАЛЬНИЙ АПАРАТ І СТРУКТУРНОСЕМАНТИЧНІ ТА ГЕНЕТИЧНІ ОСО
18. По степени влияния на будущее организации- стратегические определяют общие направления развития органи
19. Введение ЛЕНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ТЕАТРА МУЗЫКИ И КИНЕМАТОГРАФИИ КАФЕДРА СЦЕНИЧЕСКОГО ДВ
20. по теме Основные проблемы экономической организации общества Вариант ’ 2

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе