Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
|
Приложение к приказу министерства культуры и архивного дела области от _______________ № ______ |
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
«Порядок ведения учета документов
на бумажной основе»
ВВЕДЕНИЕ
Данные методические рекомендации подготовлены в целях совершенствования работы и практической помощи специалистам, отвечающим за государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение в государственный архив и муниципальные архивы Амурской области.
Составители настоящих рекомендаций стремились наиболее полно использовать накопленный государственным архивом опыт, оказать помощь работникам архивов, показать на примерах порядок государственного учета архивных документов.
Для подготовки методических рекомендаций использовались нормативные документы, в которых определен порядок государственного учета документов: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007) (далее – Правила), Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (1997).
Государственный учет дел (архивных документов) – это определение их количества и отражение этого количества в учетных документах. Учету подлежат все поступающие в Государственное бюджетное учреждение Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее - архив) и все хранящиеся в архиве документы. Учет дел осуществляется отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов.
Основными единицами учета архивных документов на бумажной основе являются архивный фонд и единица хранения.
Архивные документы фондируются и хранятся по архивным фондам. Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Например, архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности одного учреждения. Порядок расположения архивных фондов определяется планом их размещения и утверждается директором архива. План предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу в архивохранилище.
Под единицей хранения понимается физически обособленные архивные документы или архивный документ. Единица хранения архивных документов на бумажной основе (дело) - это отдельный архивный документ (или документы), заключенный в обособленную обложку или папку.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах хранения. Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и состав вспомогательных учетных документов определяется руководством архива (книга текущих изменений в фондах; книга учета фондов, прошедших переработку и усовершенствование; книга учета составленных предисловий к описям, исторических справок к фондам и т.д.).
В состав основных учетных документов архива входят:
- список фондов;
- книга учета поступлений документов;
- лист фонда;
- описи дел;
- реестр описей дел;
- паспорт архива;
- паспорт архивохранилища;
- список фондов, содержащих особо ценные документы (ОЦД);
- описи ОЦД;
- реестр описей ОЦД;
- дело фонда.
Учет документов Архивного фонда РФ периода до 1917 года, периода после 1917 года и партийных документов ведется раздельно с самостоятельной порядковой нумерацией фондов и с соответствующей индексацией номеров фондов:
И - исторические фонды (И-29, И-33);
Р - фонды периода после 1917 года (Р-29, Р-1234);
П - партийные фонды (П-1, П- 29).
Все изменения, происходящие в составе, объеме и состоянии фондов в результате тех или иных работ, отражаются в учетных документах с тем, что бы записи в них полностью соответствовали фактическому наличию и состоянию дел (единиц хранения) каждого фонда. Учетные документы, кроме описей дел, предназначены для служебного пользования и исследователям не выдаются. Записи в учетные документы вносятся только сотрудником, ответственным за государственный учет архивных документов. Учетные документы хранятся в изолированном помещении или рабочем помещении сотрудника, ответственного за государственный учет архивных документов.
Система учетных архивных документов – это комплекс взаимосвязанных основных и вспомогательных учетных документов, а также баз данных, отражающих количество, состав архивных документов и их изменения. С целью правильной организации государственного учета в архиве составляется схема учета архивных документов, в которой последовательно в графической форме отражаются все этапы работы по государственному учету архивных документов. Схема государственного учета архивных документов утверждается директором архива.
Пример:
Схема
государственного учета архивных документов
на бумажной основе
|
Поступление документов на хранение в архив |
Cверка количества поступивших дел в акте приема-передачи, в итоговых записях описей дел с фактическим наличием сданных дел |
Составление итоговых записей в трех экземплярах описей при очередном приеме документов |
|
Запись принятых дел в книгу учета поступлений |
Запись о приеме дел в лист фонда. При поступлении документов впервые, составляется новый лист фонда |
Запись в список фондов, присвоение номера фонда при поступлении документов впервые |
|
Запись принятых дел (или выбытие дел из фонда, из архива) в книгу учета текущих изменений в составе и объеме фондов |
Запись о поступлении новых описей в реестр описей |
Подшивка в дело фонда акта приема - передачи дел. Если дела поступили впервые, оформляется новое дело фонда. |
Документы, подлежащие государственному хранению, принимаются в архив от организаций - источников комплектования или от ликвидированных организаций по описям дел, утвержденным (согласованным) экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) министерства культуры и архивного дела Амурской области в трех экземплярах. При первом приеме архивных документов в архив с описями предоставляется историческая справка к фонду учреждения-фондообразователя. В дальнейшем, в случае реорганизации, переименования учреждения-фондообразователя, предоставляется дополнение к исторической справке. При приеме архивных документов в архив проводится проверка их физического, санитарного, технического состояния.
Основанием для постановки архивных документов на государственный учёт являются следующие документы:
- акт приема-передачи документов на государственное хранение;
- акт приема-передачи документов личного происхождения;
- акт описания документов, переработки описей;
- акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных);
- акт о технических ошибках в учётных документах;
- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов.
Прием архивных документов от учреждений, организаций, частных лиц (документов личного происхождения) оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах.
Если при приеме архивных документов обнаружено расхождение количества дел в итоговой записи описи дел и фактическим наличием принимаемых дел, то в описи дел составляется новая итоговая запись. В ней указываются фактическое наличие дел и номера несданных или дополнительно сданных дел. В акте приема-передачи документов на государственное хранение в графе «Примечание» необходимо указать количество отсутствующих или дополнительно сданных дел.
Например:
АКТ №
приема-передачи дел на хранение
______________________________________________________________________________
|
№№ п/п |
Название, номер описи |
Кол-во экземпляров описи |
Кол-во ед.хр. по описи |
Примечание |
|
1 |
Опись №1 дел постоянного хранения |
3 |
24 |
не сдано 2 (два) дела: №№ 7,9 |
|
2 |
Опись №2 дел по личному составу |
3 |
122 |
дополнительно сдано 5 (пять) дел: №№ 33а, 33 б, 34в, 68а, 69а |
Итого принято: 149 (сто сорок девять) ед.хр.
Расчет: 24 (количество дел по первой описи) – 2 (количество не сданных дел) + 122 (количество дел по второй описи) + 5 (количество дополнительно сданных дел)= 149
Архивные документы ставятся на учет и по результатам отдельных видов работ, проводимых работниками архива (например, разделение дел после реставрации). Соответствующий акт составляется работником архива.
ПОРЯДОК
учета архивных документов по результатам
проводимых работ внутри архива
На основании акта (о переработке описей, разделении дел, объединении дел, обнаружении дел и др.) вносятся записи:
|
в cписок фондов (если создан новый фонд) |
в описи дел (в итоговые записи, при необходимости в графу «Примечание») |
в книгу учета поступлений документов; при выбытии дел из фонда или архива запись делается и в книгу учета текущих изменений в объеме и составе фондов (если она ведется) |
|
акт подшивается в дело фонда |
в реестр описей (при создании новой описи или уничтожении описи после переработки |
в лист фонда (отражается поступление или выбытие дел, описей); при создании нового фонда составляется лист фонда на новый фонд |
Список фондов является одной из главных форм учета. Список фондов предназначен для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших фондов. В список фондов вносятся фонды, поступившие на хранение в первый раз. Присвоение номеров фондам производится в хронологическом порядке, по датам поступлений документов. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.
Помимо присвоенного номера и буквенного индекса в списке фондов указываются: полное официально принятое название, сокращенное название (помещается в скобках) учреждения-фондообразователя, его подчиненность, местонахождение, крайние даты существования. Все переименования учреждения-фондообразователя указываются в листе переименования в описи дел и в листе фонда.
Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в его состав архивных фондов или из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций. Конкретные названия всех организаций и их переименования, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, указываются в листе фонда.
Например:
«Первичные партийные организации колхозов Архаринского района», «Открытое акционерное общество «Амурстрой» и его предшественники», «Управление строительства Бурейской ГЭС и подчиненные ему учреждения».
Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания, рода деятельности (профессии).
Например:
«Быкова Гульчера Вахобовна – языковед, доктор филологических наук, профессор кафедр китаеведения и русского языка, директор Центра лингвистики и коммуникаций БГПУ, член Союза журналистов СССР».
В названии архивной коллекции указываются признаки ее формирования, а при необходимости и ее составитель.
Например:
«Преподаватели Благовещенского государственного медицинского института».
Перенумерация фондов не допускается. Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения Министерства культуры и архивного дела Амурской области.
Если фонд полностью выбывает из архива, то выбытие его отражается в списке фондов в графе «Отметка о выбытии», в которой указываются: куда выбыли дела фонда, номер и дата документа, на основании которого произошло выбытие. Освободившийся номер переданного фонда новому фонду не присваивается. Причем, в случае, когда фонд был передан в другой архив (организацию), а через какое-то время вернулся на хранение в архив, ему присваивается новый номер фонда.
Ежегодно в списке фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным годом, об общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве, поступивших и выбывших в течение года. В итоговой записи также указывается количество переданных и свободных номеров фондов. «Свободными» номерами считаются номера архивных фондов, документы которых были утрачены, выделены к уничтожению или вошли в состав объединенных фондов. Эти номера фондов не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.
Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав. Архивные фонды, вошедшие в объединенный фонд, располагаются по одному из признаков: значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В списке фондов, против названий фондов, вошедших в объединенный фонд, делается отметка: «Включен в объединенный фонд №…..». Название объединенного фонда вносится в список фондов ниже названия того фонда, номер которого ему присвоен. При отсутствии свободного места эту запись разрешается делать на чистой полоске бумаги, вклеенной в соответствующий лист списка фондов.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.
Пример итоговой записи в списке фондов:
За 2010 год поступило 7 (семь) фондов.
Итого на 01.01.2011 года числится 2048 фондов с №1 по № 2440,
в том числе:
а) свободных номеров фондов – 275;
б) переданных номеров фондов – 117.
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Расчет: 2041 (количество фондов на 01.01.2010) + 7 = 2048
Проверка: 2440 (последний номер фонда) – 275 – 117 = 2048
Книга учета поступлений документов предназначена для учета каждого (первичного и повторных) поступления документов в архив. В книге учета поступлений указываются: дата поступления, от кого и на основании какого документа поступили дела, название фонда в который поступили дела, за какие годы, количество дел, состояние дел (описанные, управленческие, по личному составу, личного происхождения и др.) и номер фонда. Записи в книге учета поступлений позволяют установить поступление фондов и единиц хранения за каждый отдельный год, показать динамику роста поступлений документов в архив.
В книге учета поступлений в конце каждого квартала, полугодия, года делается итоговая запись о количестве принятых на хранение в архив дел.
Пример итоговой записи в книге поступлений:
Итого за 2010 год (квартал, полугодие) принято 2667 ед.хр., из них:
1. от учреждений и организаций – 2050 ед.хр. (1254 + 796)
2. от держателей личных фондов – 590 ед.хр.
3. в результате разделения дел – 27 ед.хр. (23 + 4)
из них:
1. постоянного хранения – 1277 ед.хр.
2. по личному составу – 800 ед.хр.
3. личного происхождения – 590 ед.хр.
Постоянного хранения - 1277 ед.хр.
- от учреждений и организаций – 1254 ед.хр.
- в результате разделения дел – 23 ед.хр.
Личный состав – 800 ед.хр.
- от учреждений и организаций – 796 ед.хр.
- в результате разделения дел – 4 ед.хр.
Личного происхождения - 590 ед.хр.
- от держателей личных фондов – 590 ед.хр.
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Лист фонда является важной формой учета документов и заводится при первом поступлении фонда в архив. Лист фонда служит первичным источником информации по фонду. Лист фонда предназначен для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, количества и состава документов по архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда. Лист фонда состоит из трех основных разделов.
В первом разделе листа фонда записываются: крайние даты каждого названия фонда (независимо от наличия документов за этот период), название фонда (все переименования организации в хронологической последовательности всех реорганизаций), форма собственности, дата первого поступления (создания) фонда, местонахождение фонда, номер фонда. Даты образования, переименования или ликвидации учреждения-фондообразователя указываются в листе фонда на основании законодательных актов (постановлений высших органов государственной власти для центральных учреждений и приказов вышестоящих организаций для местных организаций). Все последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления документов в фонд архива.
Для фондов личного происхождения в графе «Крайние даты» указываются даты жизни лица-фондобразателя. Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть лица-фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.
Для объединенного фонда графа «Крайние даты каждого названия фонда» заполняется следующим образом:
а) если объединенный фонд образован по принципу подчиненности учреждений, то крайними датами названия фонда будут даты деятельности руководящей организации, так как крайние даты названий всех подчиненных учреждений не будут выходить за эти хронологические рамки;
б) если объединенный фонд образован из одноименных учреждений однородного вида деятельности, то крайними датами названия фонда будут дата образования самого раннего из них и дата ликвидации того учреждения, которое было ликвидировано последним;
в) если объединенный фонд образован из документов учреждений последовательно сменявших друг друга, то крайними датами его названия будут даты названий каждого учреждения, документы которых вошли в его состав.
Запись в листе фонда (название, номер фонда и дата первого поступления документов) должны соответствовать записи в списке фондов.
Во втором разделе листа фонда учитываются все неописанные документы, как хранящиеся в архиве, так и поступающие вновь. После описания этих документов и составления на них описи дел происходит их выбытие в раздел «Учет описанных документов» в графу «Поступление».
В третьем разделе листа фонда учитываются все поступления и выбытия документов. Основанием для записи в листе фонда являются акты, влияющие на изменение объема фонда:
- акт приема-передачи дел;
- акт о технических ошибках в учетных документах;
- акт об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных;
- акт о разделении или объединении дел;
- акт переработки описи;
- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- акт о неисправимом повреждении дел;
- акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
- акт об изъятии подлинных единиц хранения.
После даты записи в лист фонда заносится № описи дел, далее – крайние даты поступивших документов, краткая характеристика документов. Количество дел заносится по каждой описи дел отдельно.
При записи выбытия дел в листе фонда в графе «Выбытие» указывается документ, на основании которого выбыли дела и количество выбывших дел по каждой описи дел отдельно. В графе «Наличие (остаток)» указывается новый объем дел по соответствующей описи после выбытия из нее документов. Ниже указывается новый объем единиц хранения по фонду в целом. При выбытии всех дел номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
После каждой записи в графе «Наличие дел» указывается количество дел по описи дел, по которой произведена запись, а ниже - по всему фонду в целом. При необходимости (когда заканчивается место для записи поступлений) запись продолжается на втором листе бланка листа фонда. В этом случае на первом листе фонда в верхней части делается запись: «См. продолжение л.л. 2,3…», а на втором листе и соответственно на следующих листах - продолжениях: «Продолжение ф. № Р-133, лист 2». Листы продолжения подкладываются за основными листами.
Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда (после переработки архивного фонда, создания объединенного архивного фонда, уточнения истории учреждения-фондообразователя). В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются записи: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
На объединенный фонд составляется новый лист фонда. В нем указывается новое название объединенного фонда, что и в списке фондов.
Листы фондов хранятся в папках в порядке номеров архивных фондов. Листы фондов нумеруются в правом верхнем углу. В каждую папку помещается лист-заверитель с указанием количества листов в данной папке. При пополнении папки дополнительными листами в листе-заверителе делаются соответствующие записи об увеличении количества листов фондов и о количестве литерных листов.
Пример заполнения листа фонда:
ЛИСТ ФОНДА
|
Крайние даты каждого наз- вания фонда |
НАЗВАНИЕ ФОНДА |
Форма собственности |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
|
02.08.1978 25.09.2005; 26.09.2005 08.11.2006 |
Управление шоссейных дорог; Производственное объединение «Амуравтодор»; г. Благовещенск Амурской области |
государственная |
|
|
Дата первого поступления фонда |
Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу |
МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива) |
№ фонда |
|
01.12.2006 |
ГБУ «Государственный архив Амурской области» |
Р-2234 |
|
|
Отдел фондов периода после 1917 года |
Учет неописанных документов
|
Дата записи |
ПОСТУПЛЕНИЕ |
ВЫБЫТИЕ |
Наличие (остаток) дел |
|||||
|
Акт |
Количество дел, листов |
Основание |
Кол-во дел |
|||||
|
№ |
дата |
название, №, дата документа |
№ |
дата |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Учет описанных документов
|
Дата записи |
ПОСТУПЛЕНИЕ |
ВЫБЫТИЕ |
Наличие (остаток) дел |
||||||||
|
№ описи |
год |
название описи или аннотация |
ед. хр. |
основание |
Кол-во ед. хр. (дел) |
По данной описи |
По фонду в целом |
||||
|
№описи |
Наименование, №, дата док-та |
№ |
дата |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
01.12. 2006 |
1 |
1978 2006 |
Приказы по деяте-льности, планы, отчеты |
128 |
128 |
||||||
|
2 лс |
1978 2006 |
Приказы по лично-му составу, лицевые счета |
504 |
504 |
632 |
||||||
|
05.03.2007 |
2 л/с |
2006 |
Личные дела работников |
54 |
558 |
686 |
|||||
|
18.12. 2007 |
2 л/с |
Акт о выдел. дел на уничтож. |
1 |
08.12. 2007 |
2 |
556 |
684 |
Описи дел предназначены для поединичного и суммарного учета архивных документов. Поэтому описи дел являются важнейшим учетным справочником. Архив должен иметь три экземпляра описей дел, один страховой и два рабочих. Первые экземпляры описей дел размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении специалиста, ответственного за государственный учет. Вторые экземпляры описей дел находятся в архивохранилищах по месту хранения соответствующих фондов. Третьи экземпляры описей дел размещаются в читальном зале для исследователей и сотрудников архива.
Описи дел хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей дел. Описям дел присваиваются учетные номера по листу фонда (например, опись № 1 дел постоянного хранения, опись № 2 л/с дел по личному составу и т.д.). Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров.
Составные части описи дел: титульный лист, список сокращенных слов, переводная таблица шифров (если опись дел пересоставлена), описательная статья описи дел, итоговая запись, лист – заверитель.
Титульный лист к описи дел - это информация общего характера о принадлежности документов к данному фонду, его части и определенному периоду времени.
Список сокращенных слов не несет самостоятельной информации, но с его помощью можно уменьшить объем описи.
Переводная таблица шифров устанавливает соответствие старых и новых шифров единиц хранения в пределах фонда после переработки описей дел.
Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:
а) порядковый номер;
б) заголовок дела и аннотация;
в) крайние даты единиц хранения;
д) количество листов;
г) примечание;
Нумерация дел в описи дел продолжается до тех пор, пока число дел в ней не достигнет наибольшей четырехзначной цифры. Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения. Следующая опись дел должна иметь самостоятельный номер и новую нумерацию.
В заголовках дел отражаются основные направления деятельности учреждения-фондообразователя. Заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии со схемой систематизации дел. Каждый заголовок включается в опись дел за отдельным порядковым номером. Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Неправильная, искаженная информация большинства заголовков о содержании единиц хранения требует переработки описей дел. Для устранения отдельных, частных неточностей заголовков дел проводится усовершенствование описи дел, не требующее пересистематизации и перешифровки дел в описи.
В графе «Примечание» приводятся сведения о выбытии дел, их микрофильмировании, о наличии особо ценных документов и др.
В целях обеспечения сохранности документов все листы описи дел должны быть пронумерованы. Сведения о количестве листов в описи дел отражаются в листе-заверителе.
Итоговая запись завершает оформление описи дел как первичного учетного документа и дает информацию об объеме архивных документов данной описи дел. Итоговая запись составляется в конце каждой описи дел во всех трех экземплярах.
После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому последующему годовому разделу, тому. Также в конце каждого годового раздела делается сводная итоговая запись. В итоговой записи указывается количество дел по данной описи (цифрой и в круглых скобках прописью), первый и последний номера дел по описи. Если в описи дел имеются пропуски номеров дел или литерные номера, наличие их оговаривается в итоговой записи. При выбытии дел в графе «Примечание» напротив каждой выбывшей единицы хранения проставляется отметка «выбыло». При этом составляется новая итоговая запись, в которой указываются номера выбывших единиц хранения, название, номер и дата документа, на основании которого выбыли дела, количество оставшихся единиц хранения в описи дел. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления. Последующие итоговые записи по описи дел в целом составляется лицом ответственным за учет документов.
Пример:
Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 150 (сто пятьдесят) дел с № 1 по № 158, в том числе:
1) 3 (три) литерных дела: №№ 25а, 68а, 104а;
2) 1 (одно) дело № 44 пропущено;
3) 10 (десять) дел: №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010 года).
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Проверка: 158 (последний номер по описи) + 3 (литерные номера) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) = 150 дел (фактическое наличие).
В случае если при очередном поступлении дел на хранение в архив к общему количеству дел прибавляются неучтенные в описи дела за ранее сданные годы (новые литерные номера), итоговая запись составляется следующим образом:
Пример:
Примечание: в опись № 1 дел постоянного хранения дополнительно внесено 2 (два) литерных дела: №№ 15а, 13а (акт приема-передачи дел на постоянное хранение от 05.06.2010.)
Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 165 (сто шестьдесят пять) дел с № 1 по № 171, в том числе:
1) 5 (пять) литерных дел: №№ 15а, 13а, 25а, 68а, 104а;
2) 1 (одно) дело № 44 пропущено;
3) 10 (десять) дел: №№ 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010).
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Расчет: 150 дел (количество дел в описи по предыдущей итоговой записи) + 13 дел (очередное поступление) + 2 дела (новые литерные) = 165 дел.
Проверка: 171 (последний номер по описи) + 5 (общее количество литерных дел) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) = 165 дел (фактическое наличие).
В случае если при очередном поступлении дел на хранение в архив фактическое количество сдаваемых дел меньше общего количества дел данного раздела описи, итоговая запись составляется следующим образом:
Пример:
Примечание: по описи № 1 дел постоянного хранения не сданы 2 (два) дела: №№ 175, 176 (акт приема – передачи дел от 01.08.2010).
Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 191 (сто девяносто одно) дело с № 1 по № 199, в том числе:
1) 5 (пять) литерных дел: №№ 15а, 13а, 25а, 68а, 104а;
2) 1 (одно) дело № 44 пропущено;
3) 10 (десять) дел: №№ 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 переведены в опись № 2 дел постоянного хранения (акт переработки описей от 12.02.2010);
4) 2 (два) дела: №№ 175, 176 не сданы.
Должность подпись расшифровка подписи
Расчет: 165 дел (количество дел в описи по предыдущей итоговой записи) + 28 дел (очередное поступление по описи) – 2 дела (несданные) = 191 дело.
Проверка: 199 (последний номер по описи) + 5 (общее количество литерных дел) – 1 (пропущенный номер) – 10 (выбывшие номера) – 2 (несданные дела) = 191 дело.
В архиве постоянно ведется работа с фондами и делами, в связи с этим требуется отражение итогов проведенных работ в учетных документах.
В результате объединения (разделения) дел в описи дел делается следующая запись:
Пример:
Примечание: по описи № 1 дел постоянного хранения поступило 2 (два) дела: №№ 175а , 176а (акт о разделении дел от 02.04.2010).
Итого в опись № 1 дел постоянного хранения внесено 192 (сто девяносто два) дела с № 1 по № 190, в том числе:
- 2 (два) литерных дел: №№ 175а, 176а.
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Если опись дел была пересоставлена (например, в процессе переработки описей), то один экземпляр ранее действовавшей описи дел включается в состав фонда и вносится во вновь составленную (переработанную) опись последним учетным номером как единица хранения, остальные экземпляры уничтожаются в установленном порядке.
Реестр описей. Основная цель ведения реестра описей – поединичный и суммарный учет описей дел архива. Отдельной описью дел считается опись с самостоятельной нумерацией единиц хранения. Если одна опись дел находится в нескольких томах, то она учитывается реестром описей как одна опись. Если же в одной обложке заключено несколько описей, каждая из них заносится в реестр описей отдельно.
В реестре описей дел указываются: номер по порядку, номер фонда, номер описи дел (название), крайние годы документов, количество единиц хранения, количество листов в описи дел, количество экземпляров описей, отметка о выбытии, примечание. В примечании указываются основание и дата выбытия описи дел.
Ежегодно на 01 января года, следующего за отчетным годом, в реестре описей дел составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
Пример:
Всего за 2010 год поступило новых описей дел – 30, в том числе:
- постоянного хранения – 8
- по личному составу – 7
- личного происхождения – 15.
Итого на 01.01.2011 года по реестру описей дел числится 3772 описи,
в том числе:
1) постоянного хранения – 2953
2) по личному составу – 680
3) личного происхождения - 87
4) научно-технической документации (НТД) – 52.
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Паспорт архива – документ учетно-статистического характера. В паспорте архива приводятся сведения по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом.
Паспорт архива состоит из пяти разделов:
1) состав и объем архивных документов;
2) состав и объем страхового фонда копий архивных документов;
3) состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам;
4) состав и объем научно-справочной библиотеки;
5) условия хранения документов.
К паспорту архива составляется пояснительная записка, в которой описываются показатели каждого раздела паспорта.
Пример:
По состоянию на 01.01.2010 года в архиве числилось 3168 фондов:
- 59 фондов периода до 1917 года
- 2041 фонд периода после 1917 года
- 1068 партийных фондов.
В 2010 году количество фондов увеличилось на 7 фондов периода после 1917 года.
Количество фондов периода до 1917 года и партийных не изменилось.
Уменьшения количества фондов не было.
Итого на 01.01.2011 года в архиве числится 3175 фондов (3168 + 7 = 3175):
- 59 фондов периода после 1917 года
- 2048 фондов периода после 1917 года (2041 + 7 = 2048)
- 1068 партийных фондов.
По такому же принципу рассчитываются показатели всех разделов паспорта архива.
Паспорт архивохранилища предназначен для суммарного учета архивных фондов и архивных дел архивохранилища. Паспорт архивохранилища единственный основной учетный документ архива, форма которого не установлена Правилами, а является произвольной. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище документов. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом.
Список фондов, содержащих особо ценные дела (ОЦД), служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Фонды вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Порядковый номер является вспомогательным и в других учетных документах не используется. За фондами, содержащими ОЦД, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Сведения о количестве ОЦД архива вносятся ежегодно в паспорт архива.
Пример:
Итого на 01.01.2010 по списку фондов, содержащих особо ценные документы, числится 125 фондов.
Должность подпись расшифровка подписи
дата
Опись особо ценных дел (ОЦД) составляется для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда. Опись ОЦД составляется на каждый фонд отдельно в трех экземплярах по мере их выявления. Первый хранится у работника, осуществляющего учет архивных документов архива, второй передается вместе со страховым фондом на специальное хранение, третий передается в хранилище, в котором находятся ОЦД. Описи ОЦД составляются на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества ОЦД. Обычно составляется одна опись ОЦД независимо от количества описей дел в фонде. Если опись ОЦД составлена по нескольким описям дел, то целесообразно составить к ней краткое предисловие. В опись ОЦД дела вносятся строго в порядке номеров описей дел, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров дел. В описях ОЦД за ними сохраняются их прежние учетные номера, присвоенные им по общим учетным документам.
Если все или большинство дел по описи дел являются особо ценными, отдельная опись ОЦД может не составляться, а копируется имеющаяся опись дел фонда, к ней оформляется новый титульный лист. В этом случае к ней составляется номерник, который является переводной таблицей от номера дела к номеру единицы хранения страховой копии. В основных учетных описях дел в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется отметка «ОЦ». Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения. В итоговой записи описи дел указывается общее количество ОЦД, включенных в опись.
На ОЦД создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке. Сведения о копировании ОЦД, в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи ОЦД по мере проведения их страхового копирования. По завершении копирования всех ОЦД по данной описи ставится отметка «Все единицы хранения скопированы, дата, должность, подпись».
В случае если в результате анализа проведенной ранее работы по выявлению ОЦД архивом будет принято решение об исключении части документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся необходимые уточнения.
Реестр описей ОЦД ведется для обеспечения суммарного учета описей (номерников) ОЦД. В конце отчетного года в реестре описей ОЦД составляется итоговая запись об общем количестве ОЦД.
Дело фонда - это комплекс документов по истории учреждения-фондообразователя и архивного фонда. В дело фонда включаются документы:
- историческая справка;
- листы фонда после пересоставления;
- акты приема–передачи документов на государственное хранение;
- акты о выделении дел к уничтожению;
- акты об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду;
- акты и листы проверок наличия и физического состояния дел;
- акты описания архивных документов, переработки описей дел;
- акты о разделении или объединении дел;
- акты о технических ошибках в учетных документах;
- акты об изъятии подлинных единиц хранения;
- акты о не обнаружении дел, пути поиска которых исчерпаны;
- акты о рассекречивании дел и переводе их на общее хранение;
и другие.
Каждый вид актов имеет свою валовую нумерацию. На актах и документах, включенных в дело фонда, ставится штамп (2 х 10 см). Содержание штампа: «Учтено в (указывается в каких учетных документах: книге фондов, книге поступлений и текущих изменений в составе и объеме фондов, листе фонда, описи) дата _________, подпись____________».
Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. На объединенный фонд заводится новое дело фонда, в которое помещаются документы, связанные с его созданием. Дела фондов, вошедших в состав объединенного фонда, включаются в его дело фонда.
Все документы в деле фонда должны быть пронумерованы, подшиты и заключены в твердую обложку. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. В конце дела фонда помещается лист-заверитель с указанием количества листов в деле фонда.
Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов в отдельном помещении для учетных документов.