Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Делопроизводство
Существуют единые требования и правила оформления документов. Любой документ состоит из ряда элементов (дата, текст, подпись), которые называют реквизитами. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся:
Основное внимание мы уделим конкретному виду документов организации – письмам. Для писем необходимы:
Любой документ можно условно разделить на три части: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.
Содержательная часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.
Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нём сведений.
Реквизит «Наименование организации». Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закреплённом в учредительных документах. При наличии сокращённого наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокращённое (в скобках или без них), например:
Реквизит «Наименование документа» на письмах не указывается.
Реквизит «Дата документа». Дату подписания оформляют цифровым способом, арабскими цифрами в одной строке: день месяца, месяц. Год. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь и другую последовательность: год, месяц, число. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например:
28.04.2012 или 2012.04.28
После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
15 марта 2012 г. 1 сентября 2012 года
Реквизит «Регистрационный номер документа». Регистрационный номер присваивается каждому исходящему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет номер документа. К порядковому номеру могут добавляться другие составные части.
Например, в письмах региональных отделений МООНП «НЕФРО-ЛИГА» принято после регистрационного номера ставить через дефис буквенный индекс регионального отделения. Например: № 12-Удм, № 8-Клд и т.д.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ, например:
На № 01-28/3227 от 25.04.2012
Реквизит «Адресат». Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и её структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Министерство здравоохранения и социального развития РФ
Департамент высокотехнологичной медицинской помощи
или
Общественная палата КО
Рабочая группа по социальной политике
Не допускается адресование типа: «Министерству здравоохранения…»,
«В государственную Думу».
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
МЗ и СР РФ
Главному внештатному специалисту трансплантологу
С. В. Готье
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Руководителю
Управления Росздравнадзора
по Калининградской области
Е. С. Ким
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщённо, например: Главным врачам
областных клинических больниц
При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.
Но бывают и исключения: так, например, при жалобе на невыдачу лекарственных препаратов, бывает эффективно указать, что кроме письма на имя главврача лечебно-профилактического учреждения, Вы посылаете эту же жалобу в Росздравнадзор, в Департамент здравоохранения и т.д. Иногда этого достаточно, чтобы конфликт решился в Вашу пользу, т.к. перечисление инстанций, в которые Вы направите копию жалобы, даёт понять, что Вы до конца будете бороться за свои права.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес обязательно проставляется на документах, адресованных частному лицу, например:
А. Ю. Красовой
Бойцовая ул., д. 5. кв. 3,
г. Химки Московской обл.,
148012
Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.
Реквизит «Текст документа»
Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом. Общие требования к текстам служебных документов:
Тексты большого объёма принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них.
Реквизит «Отметка о наличии приложения»
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Список пациентов, получающих лечение диализом в КОКБ на 2 л. в 2 экз.
2. Закон Краснодарского края «О выплате пособий на оплату проезда лицам, нуждающимся в проведении диализа» на 1 л. в 1 экз.
3. Постановление «Об утверждении порядка назначения и выплаты пособия на оплату проезда лицам, нуждающимся в проведении гемодиализа» на 4 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. в 3 экз.
Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: брошюра в 1 экз.
При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений в произвольной форме, например:
Опись
приложений к письму от ____________ № ______
|
Наименование документа |
Количество листов |
Количество экземпляров |
|
1. |
||
|
2. |
||
|
3. |
||
|
… |
||
|
… |
||
|
Секретарь |
Личная подпись |
И. О. Фамилия |
|
Дата |
Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:
Приложение: по описи.
Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:
Приложение: письмо ЗАО «Биомед»
от 18.04.2012 № 138/07-12
и приложение к нему, всего на 3 л.
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:
Приложение №1
к письму Н-ского регионального отделения
МООНП «НЕФРО-ЛИГА»
от 3.02.2012 № 27-Нск
Реквизит «Подпись». В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращённое, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка, например:
Директор
ООО «Агат» Потапов Н. И. Потапов
или
Директор Потапов Н. И. Потапов
Реквизит «Отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения ответных действий и т.п.
Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например:
Иванов 123-78-89
или
Емельянов Пётр Васильевич
145-22-34
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. При отсутствии такого штампа от руки пишется регистрационный номер и дата поступления документа. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать с «красной сттроки». Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Текст письма, как правило. Состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:
В современной переписке принято использовать «формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма, например:
а) вежливое обращение:
Уважаемый господин министр
Уважаемый господин Иванов И.И.
Уважаемый Борис Петрович
Уважаемые господа
Уважаемые коллеги
б) вежливое заключение:
С уважением
С благодарностью
С надеждой на сотрудничество
С пожеланием успехов
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, сопроводительные письма, приглашения, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов.
В Межрегиональной общественной организации нефрологических пациентов «НЕФРО-ЛИГА» используются единообразные бланки, которые содержат общую часть:
Полное наименование организации В правом верхнем углу логотип и название
Её юридический адрес НЕФРО-ЛИГА
ОКПО ОГРН
ИНН/КПП
и часть, которая меняется в зависимости от региона, она состоит из:
Полного названия регионального отделения
Почтового адреса с индексом, на который Вы хотите получить ответ
Телефона лица, написавшего письмо
Исходящий номер с буквенным обозначением региона и датой
Внизу листа располагаются должность и подпись лица, которое обращается с письмом
Е-мэйл размещается с левом нижнем углу листа, под подписью
Образец бланка для регионального отделения прилагается.
Если Вы отправили письмо по почте, то через некоторое время Вы должны позвонить в учреждение, в которое письмо было направлено, узнать входящий номер и дату, которые были присвоены Вашему письму, для этого надо чётко назвать свой исходящий номер и дату на письме, кто исполнитель по письму, его телефон. Узнать кому письмо передано в работу (ФИО и номер телефона), и далее интересоваться, что сделано или делается по Вашему письму.
Если Вы принесли письмо лично, то предварительно делаете копию со своего письма, на которой Вам ставят отметку о принятии письма, иногда и входящий номер. Или могут сообщить номер телефона, по которому надо позвонить в течение нескольких дней и узнать входящий номер и дату, присвоенные Вашему письму. Обязательно проставьте на копии входящий номер и дату, кто исполнитель и его телефон. ВСЕГДА оставляйте себе копии писем!
Если у Вас отказываются под тем или иным предлогом принять письмо, когда Вы принесли его лично, то отправляете письмо по почте, заказным письмом с уведомлением о вручении и с описью вложения.
Заведите папки для исходящих и входящих писем.