Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Лекция 8. Справочно-информационные документы.
Оформление приема на работу.
Справочно-информационные документы.
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядитель ным документам и не являются обязательными к исполнению. Справочно-информационные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю, от руководителя в вышестоящие организации.
Справка — это документ, содержащий описание и подтвержде ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос товерения того или иного юридического факта. Более многочис ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива ния, наличии иждивенцев и т.п. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной док ладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место фак ты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид докумен та (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю доклад ную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Объяснительная записка—это документ, поясняющий содержа ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про екта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель ных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедитель ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос произведением тех же реквизитов и подписываются составителем [15].
Акт—документ, составленный несколькими лицами и подтвер ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и на значаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдель ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреж дений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене ру ководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегуста ции; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое пе чатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименова ние распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О про ведении инвентаризации материальных ценностей на складе».
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется сло во «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами со ставителей акта либо приводится состав комиссии.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются ре комендации. Эта часть текста не обязательна — акт может закан чиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение) использующихся для передачи информации между организациями. Деловая переписка занимает 80% входящей и исходящей документации. Она делится на почтовую и электронную.
Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, претензия, приглашение и др.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации (его заместителем)
- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений
- письмо должно излагаться официально-деловым стилем, при необходимости иметь разъясняющие материалы
- переписка используется в том случае, когда невозможно связаться по другому (по телефону, личная встреча).
^ Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Письма составляются на бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста.
Обязательные реквизиты: наименование организации автора, справочные данные, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных – печать.
Текст письма может быть простым (состоящим из одной - двух частей вступления и заключения), и сложным (состоящим из вступления, основной части и заключения).
Текст большинства писем излагается от первого лица множественного лица (просим, направляем). Письма, адресованные руководителям, и требующие особого рассмотрения могут начинаться с уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин мэр!» И заканчиваться с фразы: «С уважением»; местоимения «Вас», «Вам» пишутся с прописной буквы.
В одном письме содержится только один вопрос. Объем не превышает двух страниц. Письмо на бланке А4 должно содержать заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?» «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». Если письмо является ответным, то указывают номер и дату письма, на которое дается ответ: «На №__от____»
Если письмо адресуется в более чем 4 места, то исполнитель составляет список рассылки. Письма подписываются руководителем организации или его заместителем. Вносить исправления и дополнения после подписания запрещается. Датой письма является дата его подписания.
Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч ности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Ка тегория телеграммы указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фа милия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращен ный адрес.
Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключе ния. Знаки препинания пишутся сокращенно строчными бук вами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (воп росительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозна чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя, наименование структурного подразделения, должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Эти сведения пишутся без сокращений, со знаками препинания и отправке не подлежат.
Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданная по каналам факсимильной связи. При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, в отличии от ксерокопии. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шифром.
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Используются для оперативной передачи информации служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Обязательными реквизитами являются: регистрационный номер, должность, ФИО, телефоны отправляющего и принимающего, подпись принимающего, дата, время. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, не допускаются сложные обороты и труднопроизносимые слова. Телефонограмма составляется в одном экземпляре.
^ 7.2. Оформление приема на работу.
Заявление. При поступлении на работу граждане подают пись менное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профес сию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее вре мя основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной фор ме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — формат листов документов личного дела, в которое подши вается и заявление о приеме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отка зать» и т.п.).
Для заявления о приеме на работу характерны следующие рекви зиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименова ние вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебно го отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больнично го листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение воп роса о предоставлении отпуска невозможно [14].
Трудовая книжка. Трудовая деятельность граждан фиксирует ся в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях не зависимо от формы собственности.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ве дущему документацию по персоналу предприятия.
Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заво дится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточках делаются на основании документов, пре доставленных работником.
Личное дело представляет собой совокупность документов, со держащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего — на руководите лей и ведущих специалистов. В состав личного дела должны входить следующие документы:
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии характеристик;
• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работ нику [20].
Характеристика — это официальный документ, который выда ет администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оцен ка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке фор мата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида доку мента (характеристика); указание должности лица, которому вы дается характеристика; наименование организации, выдающей ха рактеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвя занные составные части. Первая — это анкетные данные, следую щие за названием документа, где указывают имя, отчество и фами лию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой дея тельности (сведения о специальности, продолжительности рабо ты на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка мораль но-психологических и деловых качеств сотрудника: его отноше ния к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреж дения.
Автобиография — документ, который автор составляет само стоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существу ет и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиогра фии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от пер вого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельнос ти данного человека.
Основные реквизиты в автобиографии: название документа (ав тобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образо ванию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и дол жность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.
Лекция 9. Текущее хранение, списание, уничтожение документов. Персональный компьютер в делопроизводстве.
^ 9.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов.
В процессе деятельности предприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура радел.
Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел.
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.
После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело.
Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Документы предприятия стоят на текущем хранении в течении двух лет. По документам, для которых указанный срок истек, специальной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет, направлении в учреждение Росархива или на уничтожение. Предельный срок хранения документов – 75 лет.
Документы организации, состоящие на хранении, подвергаются проверке раз в год. С этой целью создается комиссия в составе председателя и двух-четырех членов, по результатам работы которой составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные на уничтожение документы. Члены комиссии лично уничтожают документы, фиксируют процесс в акте, который после подписи председателя и члена комиссии подписывается руководителем учреждения. После утверждения акта об уничтожении производится списание документов с журнала учета, с указанием номера и даты утверждения акта.
^ 9.2. Персональный компьютер в делопроизводстве.
Подготовка текстов с использованием компьютерной системы подготовки текстовых документов (СПТД) заключается в выполнении ряда этапов: набор текста, редактирование введенной информации, оформление отдельных структурных документов, печать документа, сохранение текста документа и ведение архива текстов.
Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит чередование отдельных операций, так если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования.
Пользователи ПК часто забывают, а порой и не знают о том, что наряду с пользой компьютер наносит и вред здоровью. Отрицательное воздействие на человека является комплексным.
1. Монитор ПК является источником: электростатического поля, электромагнитных излучений, рентгеновского, ультрафиолетового, инфракрасного, светового излучения. Особенно сильно влияние на мозг.
2. Неподвижная поза оператора приводит к усталости и боле в шее, позвоночнике, плечевых суставах.
3. Интенсивная работа с клавиатурой вызывает боль в суставах рук.
4. Значительной нагрузке подвергается зрительный аппарат оператора.
Уберечься полностью от вредного влияния ПК на здоровье невозможно, однако существуют общие рекомендации при работе с компьютером, которые позволяют сделать работу оператора более комфортной, безопасной и продуктивной:
1. Правильная рабочая поза: не сутультесь, не скрещивайте ноги, ступни, не гните руки в кисти, плавно вставайте и садитесь на рабочее место, старайтесь расслабиться.
2. Правильное дыхание, релаксация: дышите глубоко, в одном ритме, свободно, расслабьтесь, особенно лицо, лоб, шею, спину. Если чувствуете напряжение в какой-либо части тела, сделайте глубокий вдох, напрягите эту часть тела на 3-5 секунд, на выдохе расслабьтесь.
3. Работа зрительного аппарата: легко моргайте каждые 3-5 секунд, бросайте взгляд на более удаленные предметы каждые несколько минут, используйте периферийное зрение.
4. Делайте короткие регулярные перерывы.
5. Выполняйте оздоровительно-профилактические комплексы упражнений.
6. Организация рабочего места: минимальная площадь на один компьютер – 6 м, объем – 20 м; освещение соизмеримо с яркостью монитора, источник освещения слева, допускается справа или сзади, следить чтобы свет не вызывал бликов на мониторе; расстояние от монитора до глаз – 60-70 см; не ставить монитор ближе чем на метр к стене; уровень глаз на 15-20 см выше центра экрана; уровень колен на (или ниже) уровня бедер; уровень запястий на (или ниже) уровня локтей; удобный стол, кресло; современный монитор [16].
Глоссарий
Адресат — получатель.
Адресант — отправитель.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвер ждающий установленные факты или события.
Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
Аннотация — краткое изложение первоисточника.
Архивная выписка — дословное воспроизведение части тек ста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
^ Архивная справка — справка об имеющихся в документаль ных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установ ленном порядке.
Бланк — белый лист с частично напечатанным текстом и про белами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).
Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), распо ложенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
^ Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления долж ностного лица с документом.
Внутренний адрес письма — наименование и адрес организа ции или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
^ Внутренний документ — документ, предназначенный для ис пользования тем учреждением, в котором он создан.
Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.
Выписка — копия части текстового документа.
^ График — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
Гриф — пометка, указывающая на особый характер или осо бый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).
^ Дата — число, месяц и год составления или подписания доку мента, указанные на нем арабскими цифрами.
Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
^ Деловое письмо — документ, применяемый для связи, пере дачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Делопроизводство — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по орга низации документов в них.
^ Директивный документ — документ, содержащий обязатель ные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность — документ, дающий полномочия его предъя вителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договоренность — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
^ Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложения ми составителя.
Документ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документооборот — 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
^ Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.
Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсут ствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридичес кую силу.
Заявление — документ, содержащий просьбу или предложе ние лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).
Извещение — документ, информирующий о предстоящем ме роприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
^ Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индексация — проставление индекса.
Индекс дела — порядковый номер дела по номенклатуре и ус ловное обозначение структурной части учреждений, проставляе мые на обложке дела.
^ Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.
^ Консервация документа — предохранение документа от раз рушающего действия внешней среды.
Контракт — договор об установлении, изменении или прекра щении правоотношений.
^ Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
^ Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой раз решен расход на определенную потребность.
Лимит — документ, определяющий предельный размер ассиг нований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государ ственных фондов.
^ Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий пере дачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инстру ментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
^ Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Машиночитаемый текст — документ, использование которо го требует применения специально предназначенных технических средств.
Наряд — документ, содержащий сведения о распределении ра бот между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет при читающейся им заработной платы.
Наряд-заказ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
Номенклатура — перечень наименований.
Номенклатура дел — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве уч реждения.
^ Номер входящего письма — регистрационный номер докумен та, проставляемый адресатом.
Номер исходящего дела — регистрационный номер докумен та, проставляемый отправителем.
^ Нормативные документы — документы, в которых устанав ливаются какие-либо правила, нормы.
Нормативы — документы, содержащие показатели затрат вре мени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготов ляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изде лие, операцию и т.д.).
^ Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).
Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содер жание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
^ Опись — юридически оформленный перечень документов.
Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр доку мента; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материа лом для копирования.
^ Особые отметки — отметки о степени секретности и срочнос ти исполнения документов.
Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и про ведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командиро вок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреж дению как должностному лицу.
^ Официальные документы — документы, составленные учреж дением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Письмо — обобщенное наименование различных по содержа нию документов, служащих средством общения между учрежде ниями, частными лицами.
Повестка — официальное сообщение частному лицу с предло жением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего пред ставителя.
^ Подлинник документа — 1) документ официального проис хождения в окончательной редакции, удостоверенный соответству ющим образом; 2) рукопись.
Подпись на документе — подпись должностного лица или ав тора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяю щая копию документа.
Положение— 1) правовой акт, устанавливающий основные пра вила организации и деятельности государственных органов, струк турных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих опре деленную отрасль государственного управления, политической, об щественной, культурной или хозяйственной жизни.
Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.
Представление — документ, содержащий предложение о на значении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопро сам деятельности учреждения.
Прейскурант — перечень видов работ, услуг, продукции това ров и т.д. с указанием цен и расценок.
^ Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной сто роной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основ ных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В от дельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, вы даваемый органами государственного и ведомственного арбитра жа на обязательное исполнение его решения.
Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период вре мени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления круп ных работ, испытаний.
^ Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, со вещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
^ Распорядительные документы — документы, в которых фик сируется решение административных и организационных вопро сов.
Расписание — объявление о времени, месте и последователь ности совершения чего-либо.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руко водителем, главным образом коллегиального органа государствен ного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
^ Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Регистрационный номер документа — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его ре гистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
^ Регистрационный штамп — штамп, содержащий название уч реждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
^ Регистрация документов — запись в учетных формах (журна лах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
^ Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгал терском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).
Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, кон ференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
^ Резолюция на документе — письменное указание руководите ля исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизиты — обязательные элементы служебного документа.
Реквизит документа — обязательный информационный эле мент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письмен ного документа.
^ Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недо стачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной ра боте.
Реферат — краткое письменное изложение первоисточника.
Решение — 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Сове тов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разре шения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими не однородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и обществен ными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.
^ Система документирования — принятый в учреждении поря док создания, оформления и исполнения документов.
Служебная записка — записка о выполнении какой-либо ра боты, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
^ Состав удостоверения — подпись и печать.
Спецификация — документ, содержащий подробное перечис ление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установ ки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
^ Список — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Справка — 1) документ, содержащий описание и подтвержде ние тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждаю щий факты биографического или служебного характера.
Стандарт — нормативно-технический документ, устанавлива ющий требования к группам однородной продукции и в необходи мых случаях требования к конкретной продукции, правила, обес печивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на ос нове специальных постановлений Правительства РФ.
Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиаль ных органов, осуществленная методом стенографии.
^ Счет — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в оп ределенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
Таблица — документ, содержащий текстовые или цифровые све дения, размещенные по графам.
^ Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получе нии чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
Тезаурус — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрип торы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и клю чевые слова и словосочетания естественного языка.
^ Тезисы — краткое изложение текста документа или выступле ния.
Телеграмма — обобщенное название различных по содержа нию документов, переданных по телеграфу.
Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу.
Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишу щей машинки.
^ Текстовой документ — документ, содержание которого изло жено посредством любого вида письма.
Техническая документация — обобщающее название доку ментов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и дру гих работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.
^ Технологическая документация — обобщающее название до кументов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), пред назначенных для описания и оформления технологических процес сов.
^ Типовые документы (тексты-аналоги) — 1) документы, отра жающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым об разцам; 2) нормативные и распорядительные документы, опреде ляющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для со ставления учреждениями одноименных документов с учетом спе цифики их деятельности.
^ Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпе чатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его кон кретное содержание.
Указание — 1) правовой акт, издаваемый органом государст венного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан ного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, со держащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
Указатель — систематизированное перечисление наименова ний, имен, предметов со справочными данными о них.
Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяю щая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
^ Физическое лицо — гражданин, являющийся участником граж данских правоотношений (носителем гражданских прав и обязан ностей).
Формуляр документа — совокупность расположенных в уста новленной последовательности реквизитов документа (автор, ад рес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
^ Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного ис точника в несколько адресов.
Экспедиция — специальный аппарат учреждения для приема документов.
^ Юридическое лицо — учреждение, предприятие или органи зация, выступающее в качестве самостоятельного носителя граж данских прав и обязанностей.
Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основ ной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом доку мента. Языковой формулой гарантийного письма служит конструк ция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделе нии... банка»; сопроводительного — «Направляю...», «Высылаю...» и т.д.