Будь умным!

У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

Красноярский аграрный техникум РАССМОТРЕНО УТВЕРЖДАЮ На заседании циклов

Работа добавлена на сайт samzan.net:


Министерство образования и науки Красноярского края

краевое государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

(среднее специальное учебное заведение)

«Красноярский аграрный  техникум»

    РАССМОТРЕНО              УТВЕРЖДАЮ

На заседании цикловой                Зам. директора по УМР

Комиссии экономико-правовых            ____________________

дисциплин        «___»___________ 200__г.

ПРОТОКОЛ № ___________

От «___» _________ 200__г.

Председатель комиссии

____________  Л.Ю.Путинцева

«Документационное обеспечение управления»

 Методические указания и контрольные вопросы для студентов 1 курса заочного отделения  специальности                                                                      120714 « Земельно-имущественные  отношения»

                                                             Красноярск - 2012

Методические указания

составлены в соответствии

с примерной (рабочей) программой

по дисциплине «документационное обеспечение управления»

  

Составитель: Александрова О.А.

Редактор:

Рецензенты:

Методические указания

Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в целом в стране.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

  •  организационно-правовая документация;
  •  плановая документация;
  •  распорядительная документация;
  •  информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
  •  отчетная документация;
  •  договорная документация;
  •  документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
  •  документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и
    отчетность);
  •  документация по материально-техническому обеспечению;
  •  документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;
  •  документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией -  записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу системы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисциплины. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия,  раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области.

Содержание дисциплины

Тема 1. Правила оформления документов

1. Состав реквизитов документов

2. Бланк документа

3. Правила оформления реквизитов документов

 

Тема 2. Системы документации

1. Назначение и состав организационно-правовой документации

2. Назначение и состав распорядительной документации

3. Процедура издания распорядительных документов

4. Составление и оформление распорядительных документов

5. Назначение и состав справочно-информационной документации

6. Составление и оформление справочно-информационных документов

Тема 3. Порядок продвижения документа в организации

1. Понятие документооборота

2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов

3. Прохождение исходящих документов

4. Работа с конфиденциальными документами

5. Работа с письмами и обращениями граждан

6. Прием, передача и доставка документов

Тема 4. Хранение документов в архиве

1. Организация хранения документов

2. Номенклатура дел

3. Назначение номенклатуры дел

4. Порядок оформления, и удостоверения номенклатуры дел

5. Формирование дел. Порядок формирования дел в организации

Тема 5. Информационно-поисковая система документооборота

1. Регистрация и индексация документов

2. Контроль за исполнением документов

Необходимо четко сформировать ответы, выводы и показать знание рассмотренных вопросов в контрольной работе. Необходимо обратить внимание на оформление работы. Писать следует четким и разборчивым подчерком, страницы пронумеровать, оставлять поля, для замечаний преподавателя.  Объем работы должен составлять 15-20 страниц рукописного (10-15 машинного) текста.

Оценка работы складывается с учетом полноты и глубины вопросов, степени самостоятельности их изложения, полноты использования имеющейся по данной теме литературы,  умение связать теоретические вопросы с практическим заданием.

Выбор варианта определяется по последней цифре шифра в зачетной книжке.

Т А Б Л И Ц А

распределения контрольных вопросов по вариантам

Первая буква фамилии

Вариант контрольной работы

А

Л, Х

1

Б

М, Ц

2

В

Н, Ч

3

Г

О

4

Д

П, Ш

5

Е, Ё

Р, Щ

6

Ж

С

7

З

Т, Э

8

И

У, Ю

9

К

Ф, Я

10

Задания контрольной работы по дисциплине      

«Документационное обеспечение управления»

Вариант №1

  1.  Понятие документа и его функции
  2.  Составить и оформить справку о доходе работника ООО «Альфа» за четвертый квартал 2010 г.
  3.  Оформить   приказ   на   увольнение   работника   (из  задания   № 12)    с  10  мая    2011  года  по  собственному  желанию.

             Вариант №2

  1.  Работа с конфиденциальными документами
  2.  Составить должностную инструкцию
  3.  Оформить приказ о приеме на должность преподавателя высшей категории в ГОУ СПО «Канский политехнический колледж».

     Вариант №3

 

  1.  Понятие и принципы организации документооборота
  2.  Оформить заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы грузчику ООО «Альфа» на 15 дней в связи с выделенной путевкой на санаторно-курортное лечение.
  3.  Оформить приказ о переводе работника (по заданию № 2) на три месяца по состоянию здоровья на должность вахтера.

Вариант №4

  1.  Понятие, оформление  номенклатуры дел
  2.  Составить и оформить доверенность на получение материальных ценностей.

Доверенность выдана экспедитору ООО «Книгомир» (г. Красноярск, ул. Сурикова 12) Андрееву Олегу Сергеевичу на получение товарно-материальных ценностей от поставщика ЗАО «Стиль» (г.Красноярск, ул. 9 Мая 25), по счету № 150 от 12.06.2009. Директор ООО «Книгомир» Смирнов Павел Михайлович, главный бухгалтер Самойлова Валентина Ивановна; расчетный счет №40702810800000009151 в КБ «Кедр» г. Красноярска, ИНН/КПП 2466015156/246001001. Необходимо получить: Стол письменный - 2 шт., Кресло офисное -2 шт., тумба - 2 шт.

  1.  Составить протокол

Вариант №5

  1.  Назначение и состав организационно-правовой документации
  2.  Оформить приказ об увольнении оператора кассового зала открытого акционерного общества Московского коммерческого банка «ИНВЕСТБАНК» по собственному желанию с 5 апреля 2011 года согласно ст. 80 ТК РФ. Председатель правления банка Морозов Антон Иванович.
  3.  Составить распоряжение

Вариант №6

  1.  Формирование и оперативное хранение дел
  2.  Составить и оформить приказ по основной деятельности.

В соответствии с Положением «О порядке аттестации педагогического состава и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений», утвержденным приказом Минобразования РФ от 26.06.2000 № 1908, в Машиностроительном колледже г. Омска для проведения аттестации преподавателей дан приказ. В нем предусмотрено:

проведение аттестации работников преподавательского состава в мае текущего года, составление графика аттестации заместителем председателя аттестационной комиссии, подготовка необходимых документов экспертной группой при аттестационной комиссии. Ответственность за все возложена на председателя аттестационной комиссии.

  1.  Составить приказ об увольнение

Вариант №7

  1.  Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел
  2.  Оформить приказ о временном переводе на другую должность на период беременности.

В связи с необходимостью предоставления более легкой работы по беременности Чижову Екатерину Дмитриевну, кладовщицу центрального склада ООО «Квант», перевести с 18 ноября 2010 года учетчицей того же склада с сохранением среднего заработка по прежней работе в размере 5000 рублей 00 копеек. Основание:  заявление  Чижовой Е.Д.  от   16.11.2010,   медицинская справка женской консультации № 23 от 5 ноября 2010 года. Директор ООО «Квант» Иванов Иван Петрович.

  1.  Составить заявление о переводе (по заданию № 2).

Вариант №8

  1.  Оформление дел и передача их на архивное хранение
  2.  Составить и оформить докладную записку.

Докладная записка главного бухгалтера контрольно-ревизионного отдела о назначении документальной ревизии в магазине № 45 адресована генеральному директору объединения «Книгомир». Текст: При проведении 12.02.2007 инвентаризации товарных фондов магазина № 45 установлена недостача различных товаров на сумму 3 567,00 руб. Прошу Вас назначить документальную проверку товарных операций магазина № 45 с 20.02.2007 по 01.03.2007.

  1.  Составить служебную записку

Вариант №9

  1.  Понятие и виды бланков организационно-распорядительных документов (ОРД)
  2.  Оформить штатное расписание на следующий календарный год по ООО «Книгомир».

должности         кол-во оклад       надбавка

             ед.        сев. коэф.

Директор    1 15000  3000

Главный бухгалтер  1 11000  2200

Инспектор отдела кадров 1 5000  1000

Продавец-кассир   4 8500  1700

Консультант   4 7000  1400

Водитель    1 9500  1900

Грузчик    1 6000  1200

  1.  Составить деловое письмо

Вариант №0

  1.  Порядок составления и оформления распорядительных документов
  2.   Оформить ответ на претензионное письмо.

Генеральный директор ЗАО «Дом Книги» Гаврилов Владимир Олегович 20 апреля 2007 года дал ответ на претензионное письмо, полученное от директора ООО «Книгомир» (Смирнова Павла Михайловича). Текст: Подтверждаем получение Вашего письма № 16 от 12.04.2009 относительно недостачи книжной продукции, отгруженной нами 05.04.2009 в вагоне № 196308 по договору поставки от 25.03.2009 № 37/18. Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего экспедитора. Сообщаем, что недостающее количество книжной продукции будет Вам отгружено на следующей неделе. Дату отгрузки сообщим Вам по факсу.

Данные: ЗАО «Дом Книги» – г. Москва, ул. Новый Арбат 8, ИНН/КПП 7702528852/770201001, тел. 290-45-07.

ООО «Книгомир» – г. Красноярск, ул. Сурикова 12, тел.59-08-30.

  1.  Используя унифицированную форму оформить приказ на поощрение сварщика 5 разряда денежной премией в размере 5000 руб. за досрочное выполнение пуско-наладочных работ.

Рекомендованная литература.

  1.  Басаков М.И Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 5-е изд., перераб. и доп.// Серия «Учебник и учебные пособия». – Ростов н/Д; изд-во «Феникс» 2003 г.
  2.  Басаков М.И Делопроизводство. Конспект лекций //Серия «Зачет и экзамен». Ростов н/Д: изд – во «Феникс», 2004.
  3.  Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ООО «ТК Велби», 2003.
  4.  Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
  5.  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: изд-во стандартов, 1998.
  6.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -М.:  изд-во стандартов, 1998.
  7.  Интернет ресурсы.




1. Тема занятия- СРЕДСТВА ДЛЯ НАРКОЗА
2. средой все то что окружает организм и так или иначе на него влияет
3. Динамическое распределение памяти
4. О высоком назначении поэта и поэзии в лирике А. Пушкина
5. Не зарастёт народная тропа
6. а невозбужденный
7. . 7 9. Среди перечисленных веществ- А Б В Г Д Е кислыми солями являются 1 АДЕ2 АВЕ3
8. ~ 11020 Аманжолова Н
9. Турнира 74 Команды 1 2 3 4 5 6 7
10. статья След статья Воспроизводственный процесс выступает стержнем экономического развития
11. РЕФЕРАТ дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата педагогічних наук
12. ВОЛНОВАЯ ОПТИКА. ТЕПЛОВОЕ ИЗЛУЧЕНИ
13. на тему- Малый бизнес и его роль в рыночной экономике
14. ЛЕКЦИЯ 1 ФИЛОСОФИЯ КАК ФЕНОМЕН КУЛЬТУРЫ Основные понятия и термины- философия; мировоззрение; мифология;
15. В. Ефимов Антон 10ВКойнов Энри 10В 2 Английский Чучункова М
16. .02.13 Утверждаю-
17. Реферат- Искусство Древней Греции и Древнего Рима
18. 1] Циклічна структура FOR ~ NEXT [0
19. . Уравнение линии на плоскости Уравнение линии на плоскости это уравнение которому удовлетворяют коорд
20. тема целей макроэкономического регулирования

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе