Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Министерство образования и науки Красноярского края
краевое государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
(среднее специальное учебное заведение)
«Красноярский аграрный техникум»
РАССМОТРЕНО УТВЕРЖДАЮ
На заседании цикловой Зам. директора по УМР
Комиссии экономико-правовых ____________________
дисциплин «___»___________ 200__г.
ПРОТОКОЛ № ___________
От «___» _________ 200__г.
Председатель комиссии
____________ Л.Ю.Путинцева
«Документационное обеспечение управления»
Методические указания и контрольные вопросы для студентов 1 курса заочного отделения специальности 120714 « Земельно-имущественные отношения»
Методические указания
составлены в соответствии
с примерной (рабочей) программой
по дисциплине «документационное обеспечение управления»
Составитель: Александрова О.А.
Редактор:
Рецензенты:
Делопроизводство (ДОУ) предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях
Документирование может осуществляться на естественном язы ке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на искусственных языках документы со здаются на машинных носителях — документы, созданные с исполь зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).
В зависимости от используемых средств документирования раз личаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирова ние) и типы создаваемых при этом документов.
Результатом документирования является документ — зафиксиро ванная на материальном носителе информация с реквизитами, поз воляющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объ ект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, зву ковой или изобразительной информации, в том числе в преобразо ванном виде.
В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие ис пользовать для документирования вычислительную технику.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обяза тельных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксиру ются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифи цированная система организационно-распорядительной документа ции. Требования к оформлению документов». Государственным стан дартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор рек визитов официального письменного документа, расположенных в оп ределенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их распо ложения на документе. Наличие формуляра, установленного государ ственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в це лом в стране.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, про изводственные и др. Именно управленческие документы, обеспе чивают управляемость объектов в рамках как государства, так и от дельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:
Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документо оборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.
Документооборот организации — это совокупность взаимосвязан ных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполне ния или отправки. В целях рациональной организации документо оборота все документы распределяются на документопотоки: реги стрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направля емые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Одна из важнейших функций в организации работы с документа ми - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фик сирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполне ния документов, а также вести поиск документов по запросам под разделений и работников учреждения.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова ние в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее зна чимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хране ния, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную об ложку.
Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу системы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизвод ство, документ, реквизит, формуляр, система документации, докумен тооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисципли ны. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучае мой предметной области.
Содержание дисциплины
Тема 1. Правила оформления документов
1. Состав реквизитов документов
2. Бланк документа
3. Правила оформления реквизитов документов
Тема 2. Системы документации
1. Назначение и состав организационно-правовой документации
2. Назначение и состав распорядительной документации
3. Процедура издания распорядительных документов
4. Составление и оформление распорядительных документов
5. Назначение и состав справочно-информационной документации
6. Составление и оформление справочно-информационных документов
Тема 3. Порядок продвижения документа в организации
1. Понятие документооборота
2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов
3. Прохождение исходящих документов
4. Работа с конфиденциальными документами
5. Работа с письмами и обращениями граждан
6. Прием, передача и доставка документов
Тема 4. Хранение документов в архиве
1. Организация хранения документов
2. Номенклатура дел
3. Назначение номенклатуры дел
4. Порядок оформления, и удостоверения номенклатуры дел
5. Формирование дел. Порядок формирования дел в организации
Тема 5. Информационно-поисковая система документооборота
1. Регистрация и индексация документов
2. Контроль за исполнением документов
Необходимо четко сформировать ответы, выводы и показать знание рассмотренных вопросов в контрольной работе. Необходимо обратить внимание на оформление работы. Писать следует четким и разборчивым подчерком, страницы пронумеровать, оставлять поля, для замечаний преподавателя. Объем работы должен составлять 15-20 страниц рукописного (10-15 машинного) текста.
Оценка работы складывается с учетом полноты и глубины вопросов, степени самостоятельности их изложения, полноты использования имеющейся по данной теме литературы, умение связать теоретические вопросы с практическим заданием.
Выбор варианта определяется по последней цифре шифра в зачетной книжке.
распределения контрольных вопросов по вариантам
|
Первая буква фамилии |
Вариант контрольной работы |
|
|
А |
Л, Х |
1 |
|
Б |
М, Ц |
2 |
|
В |
Н, Ч |
3 |
|
Г |
О |
4 |
|
Д |
П, Ш |
5 |
|
Е, Ё |
Р, Щ |
6 |
|
Ж |
С |
7 |
|
З |
Т, Э |
8 |
|
И |
У, Ю |
9 |
|
К |
Ф, Я |
10 |
Задания контрольной работы по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
Вариант №1
Вариант №2
Вариант №3
Вариант №4
Доверенность выдана экспедитору ООО «Книгомир» (г. Красноярск, ул. Сурикова 12) Андрееву Олегу Сергеевичу на получение товарно-материальных ценностей от поставщика ЗАО «Стиль» (г.Красноярск, ул. 9 Мая 25), по счету № 150 от 12.06.2009. Директор ООО «Книгомир» Смирнов Павел Михайлович, главный бухгалтер Самойлова Валентина Ивановна; расчетный счет №40702810800000009151 в КБ «Кедр» г. Красноярска, ИНН/КПП 2466015156/246001001. Необходимо получить: Стол письменный - 2 шт., Кресло офисное -2 шт., тумба - 2 шт.
Вариант №5
Вариант №6
В соответствии с Положением «О порядке аттестации педагогического состава и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений», утвержденным приказом Минобразования РФ от 26.06.2000 № 1908, в Машиностроительном колледже г. Омска для проведения аттестации преподавателей дан приказ. В нем предусмотрено:
проведение аттестации работников преподавательского состава в мае текущего года, составление графика аттестации заместителем председателя аттестационной комиссии, подготовка необходимых документов экспертной группой при аттестационной комиссии. Ответственность за все возложена на председателя аттестационной комиссии.
Вариант №7
В связи с необходимостью предоставления более легкой работы по беременности Чижову Екатерину Дмитриевну, кладовщицу централь ного склада ООО «Квант», перевести с 18 ноября 2010 года учетчицей того же склада с сохранением среднего заработка по прежней работе в размере 5000 рублей 00 копеек. Основание: заявление Чижовой Е.Д. от 16.11.2010, медицинская справка женской консультации № 23 от 5 ноября 2010 года. Директор ООО «Квант» Иванов Иван Петрович.
Вариант №8
Докладная записка главного бухгалтера контрольно-ревизионного отдела о назначении документальной ревизии в магазине № 45 адресована генеральному директору объединения «Книгомир». Текст: При проведении 12.02.2007 инвентаризации товарных фондов магазина № 45 установлена недостача различных товаров на сумму 3 567,00 руб. Прошу Вас назначить документальную проверку товарных операций магазина № 45 с 20.02.2007 по 01.03.2007.
Вариант №9
должности кол-во оклад надбавка
ед. сев. коэф.
Директор 1 15000 3000
Главный бухгалтер 1 11000 2200
Инспектор отдела кадров 1 5000 1000
Продавец-кассир 4 8500 1700
Консультант 4 7000 1400
Водитель 1 9500 1900
Грузчик 1 6000 1200
Вариант №0
Генеральный директор ЗАО «Дом Книги» Гаврилов Владимир Олегович 20 апреля 2007 года дал ответ на претензионное письмо, полученное от директора ООО «Книгомир» (Смирнова Павла Михайловича). Текст: Подтверждаем получение Вашего письма № 16 от 12.04.2009 относительно недостачи книжной продукции, отгруженной нами 05.04.2009 в вагоне № 196308 по договору поставки от 25.03.2009 № 37/18. Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего экспедитора. Сообщаем, что недостающее количество книжной продукции будет Вам отгружено на следующей неделе. Дату отгрузки сообщим Вам по факсу.
Данные: ЗАО «Дом Книги» – г. Москва, ул. Новый Арбат 8, ИНН/КПП 7702528852/770201001, тел. 290-45-07.
ООО «Книгомир» – г. Красноярск, ул. Сурикова 12, тел.59-08-30.
Рекомендованная литература.