Будь умным!

У вас вопросы?
У нас ответы:) SamZan.net

Предмет цели задачи и содержание курса

Работа добавлена на сайт samzan.net:

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Имя

Выберите тип работы:

Принимаю Политику конфиденциальности

Скидка 25% при заказе до 9.11.2024

ПРОГРАММА КУРСА

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

ГМУ. 4 курс

Составил:

К.И.Н., доцент Кирьянова Е.Г.

Тверь, 2012

РАБОЧАЯ УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА

№ п.п	НАИМЕНОВАНИЕ РАЗДЕЛОВ И ТЕМ	Всего	Аудиторные занятия	СРС
			Л	ПЗ
1.	Предмет, цели, задачи и содержание курса. Основные понятия и терминология ДОУ.	8	2	2	4
2.	Нормативно-правовая база ДОУ	10	2	2	6
3.	Служба ДОУ организации	10	2	2	6
4.	Организация документооборота	10	2	2	6
5.	Информационно-поисковые системы и организация справочной работы по документам	8	2	2	6
6.	Контроль исполнения документов	8	2	2	6
7.	Номенклатура дел	10	2	2	6
8.	Экспертиза ценности документов в делопроизводстве	8	2	2	6
9.	Организация оперативного хранения документов. Формирование дел	8	2	2	4
10.	Архивное хранение документов. Организация работы архива организации.	8	2	2	4
11.	Организация делопроизводства по обращениям граждан	10	2	2	6
12.	Организация работы с конфиденциальными документами	10	2	2	6
ИТОГО:	114	24	24	66

2.УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА

Предмет, цели, задачи и содержание курса. Основные понятия и терминология ДОУ

Делопроизводство как отрасль деятельности по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами. Роль документа и ДОУ в обеспечении процесса управления. Взаимосвязь и взаимозависимость управления, делопроизводства и архивов. Делопроизводство как учебная дисциплина. Содержание разделов. Характеристика литературы и источников. Изучение проблем делопроизводства. Образовательные программы. Специализированная периодика.

Нормативно-правовая база ДОУ

Закон – главный источник делопроизводства. Традиционный характер законоприменения в делопроизводстве. Понятие «нормативно-методическая база делопроизводства».

Состав и структура нормативно-методической базы ДОУ, иерархия нормативных актов. Современные тенденции законотворчества в области документирования и ДОУ. Значение Федерального архивного агентства и ВНИИДАД в определении нормативно-правовой базы современного делопроизводства.

Государственные и международные стандарты в сфере делопроизводства и архивного хранения документов. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007. «СИБИД. Управление документами. Общие требования» и др.

Основные нормативно-методические документы в сфере делопроизводства и архивного дела. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.; Основные правила работы архивов организаций (2002); Правила организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000; Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182); Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс // РГ. 2003. 26 авг.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» о регулирующей среде управления документами в организации. Локальные нормативные документы организаций в сфере делопроизводства.

Служба ДОУ организации

Понятие службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ. Организационные формы и типовые структуры службы ДОУ, факторы их выбора в конкретной организации.

Должностной и технический состав работников, функциональные обязанности. Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы. Методика расчёта штатной численности работников службы ДОУ. Документальное оформление штатной численности сотрудников службы ДОУ.

Организационно-распорядительная документация службы ДОУ. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения). Инструкция по документационному обеспечению управления. Инструкции по видам деятельности службы ДОУ. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ. Документы планирования и отчётности службы ДОУ. Должностные инструкции работников службы ДОУ.

Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест.

Организация документооборота

Понятие документооборота в теории делопроизводства. Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.

Структура и общая характеристика документопотоков. Этапы движения и порядок обработки документов разных документных потоков (поступающих, внутренних, отправляемых).

Тенденции роста документооборота в современных учреждениях. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения. Значение всестороннего анализа документооборота в целях его оптимизации. Количественные и качественные характеристики документооборота. Учет количества документов. Объем документооборота учреждения: методология определения и документирование результатов подсчётов.

Влияние автоматизации обработки информации на количественные и качественные характеристики документооборота. «Безбумажное» делопроизводство. Автоматизированные системы документооборота. Характеристика отдельных систем.

Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки.

Сценарий подготовки управленческих документов.

Организационно-правовые документы: назначение, состав, общие требования к составлению и оформлению.

Информационно-поисковые системы и организация справочной работы по документам

Регистрация и индексация документов как основные методы включения их в информационную систему организации и важнейшие технологические операции ДОУ. Принципы регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Развитие способов регистрации в государственном делопроизводстве. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов. Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов.

Принципы построения информационно-поисковых систем (ИПС) ручного типа, их виды. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения IТ - технологий. Поиск и использование информации в автоматизированных ИПС.

Контроль исполнения документов

Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в делопроизводственной службе.

Функции службы ДОУ по контролю за сроками исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций.

Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов.

Автоматизированные системы контроля за исполнением документов и опыт их применения.

Номенклатура дел

Номенклатура дел: определение и функциональное назначение. Виды номенклатур дел (типовая, примерная, индивидуальная; номенклатура дел структурного подразделения и сводная номенклатура дел), их назначение и особенности. Требования нормативных и методических документов к составлению, оформлению, согласованию, утверждению и внедрению номенклатуры дел.

Методика разработки номенклатуры дел структурного подразделения. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Принципы и критерии оценки документов.

Организация экспертизы ценности документов: система экспертных органов(центральные экспертные комиссии (ЦЭК), экспертные комиссии учреждения (ЭК), экспертно-проверочные комиссии ( центральные и местные). . Этапы проведения экспертизы ценности документов.

Определение сроков хранения документов. Значение перечней документов с указанием сроков их хранения в установлении сроков хранения и обеспечении преемственности оперативного и архивного хранение документов.

Типовые и ведомственные перечни. Методика применения перечней в процессе составления номенклатур дел и определении сроков хранения документов. Документирование результатов экспертизы и деятельности экспертных комиссий.

Организация оперативного хранения документов. Формирование дел

Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Задачи службы ДОУ и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в учреждении (организации). Правила формирования различных категорий документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дел.

Организация работы архива организации

Нормативно-правовая регламентация организации деятельности ведомственных архивов (Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.); Основные правила работы архивов организаций (2002), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2); Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (Утв. Приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176). Состав и порядок разработки локальных организационно-правовых документов, регламентирующих деятельность архива организации. Планирование работы и отчётность архива. Выполнение платных работ и услуг. Работа с персоналом. Организация приёма-передачи документов при смене руководства архива.

Организация делопроизводства по обращениям граждан

Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан. Российское законодательство (Конституция РФ, ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации») о праве граждан на обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и к должностным лицам. Типологическая характеристика обращений. Обращения письменные и устные, первичные и повторные, коллективные и индивидуальные. Предложение, жалоба, заявление, ходатайство и петиция как виды обращений граждан.

Задачи службы ДОУ по организации работы с обращениями граждан, ее особенности. Регламентация делопроизводства по обращениям граждан в организациях.

Технология рассмотрения обращений граждан. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан и их особенности.

Нормативные сроки рассмотрения и переадресации обращений граждан.

Требования к содержанию ответных документов. Формирование и хранение дел с обращениями граждан. Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления.

Организация приема граждан в государственных учреждениях. Формы и методы совершенствования работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях

Организация работы с конфиденциальными документами

Понятие «конфиденциальные документы». Регламентация состава конфиденциальных сведений и документов. Федеральные законы «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «О системе государственной службы Российской Федерации» (от 27.05.2003 N 58-ФЗ), «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (от 27.07.2004 № 79-ФЗ), «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ) о порядке работы с документами ограниченного доступа. Значение федеральных перечней сведений ограниченного доступа в установлении состава конфиденциальных документов.

Состав и характеристика локальных правовых и распорядительных документов организации, устанавливающих режим конфиденциального делопроизводства (Положение о коммерческой тайне, Положение о персональных данных, перечни документов ограниченного доступа и т.д.)

Технология обработки конфиденциальных документов (приём, первичная обработка, особенности регистрации и передачи на исполнение). Формирование, оформление, хранение и уничтожение конфиденциальных документов, особенности их использования.

ПЛАНЫ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПОДГОТОВКЕ К ПРАКТИЧЕСКИМ ЗАНЯТИЯМ

Семинар №1. Основные понятия ДОУ

Вопросы для обсуждения:

Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности.

Основные понятия терминосистемы ДОУ.

Нормативно-правовое закрепление терминов и понятий ДОУ.

Источники ДОУ.

Задания для самостоятельной работы (письменно)

Внимательно ознакомьтесь с предложенными источниками. Установите, в каких из них содержатся определения: «документ», «документационное обеспечение управления», «электронный документ», архивный документ», «документ по личному составу», «документ постоянного срока хранения»?

Выпишите в терминологический словарь определения из предложенных нормативно-правовых и методических документов, касающиеся документирования информации и ДОУ. Сделайте необходимые ссылки на источники.

Сравните определения понятий «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство».

Определите, на каком этапе исторического развития отечественного делопроизводства и почему появляется термин «документационное обеспечение управления»

Охарактеризуйте структуру ДОУ как отрасли деятельности и профессионального знания.

Каковы характерные черты и особенности развития ДОУ на современном этапе?

В чём заключается универсальность ДОУ?

Как вы понимаете термин «документирование»?

Перечислите основные нормативные акты, формирующие терминосистему ДОУ.

Источники:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

Федеральный закон от 1993 г. "Об обязательном экземпляре»

ГОСТ Р ИСО 15489-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. Ст. 3-6 Знать термины: документ, официальный документ, документооборот, делопроизводство.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. Знать определения

Литература:

Астахова Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. 2005. № 2. С. 3-10.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. С. 77-92.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления // Делопроизводство. 2003. № 2. – Конспект

Храмцовская Н.А. Новые правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста // Делопроизводство и документооборот на предприятии – 2009. – № 8. Режим доступа: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/8/9202/

Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления.// Делопроизводство. 2006. № 4. С. 3-8.

Семинар 2. Нормативно-правовая база ДОУ. Закон в структуре НПБ ДОУ

Вопросы для обсуждения:

Понятие «нормативно-методическая база делопроизводства». Структура НПБ ДОУ.

Уровни нормативно-правовой регламентации ДОУ ( федеральный, субъекта, муниципальный, ведомственный, локальный). ГОСТ Р ИСО 15489-2007. «СИБИД. Управление документами. Общие требования» о регулирующей среде ДОУ организации.

ГОСТ Р ИСО 15489-2007. «СИБИД. Управление документами. Общие требования» о регулирующей среде ДОУ.

Закон – главный источник делопроизводства. Типология законов и их иерархия. Порядок принятия, введения в силу и отмены законов.

Сферы законодательного регулирования документирования и ДОУ в РФ. Характеристика основных законов.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Общая характеристика и значение для делопроизводства.

Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Общая характеристика и значение для делопроизводства.

Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» ( с изм. ФЗ от 28.03.2002 № 32 ФЗ).Ст. 9. Обязательно. Общая характеристика и значение для делопроизводства.

Федеральный закон «О персональных данных» о порядке защиты данных и их составе.

Задания для самостоятельной работы (письменно)

На основе изучения источников и литературы раскройте содержание работ по законодательной регламентации сферы ДОУ.

Поясните, какие нормативно-правовые акты образуют нормативную базу ДОУ.

На каких уровнях осуществляется регламентация ДОУ в РФ.

Какой закон устанавливает сроки ведомственного хранения документов?

Какой закон устанавливает принципы обращения информации.

Перечислите основные нормативные документы, которые в обязательном порядке должен использовать в своей деятельности документовед.

Поясните, какие нормативные документы помогут решить вопрос в процессе отбора документов для их уничтожения?

Источники:

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"

Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» ( с изм. ФЗ от 28.03.2002 № 32 ФЗ).Ст. 9. Обязательно.

Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации ( с изм. От 24.07.1998).

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных"

Федеральный закон «О работе с обращениями граждан». – М., 2006.

ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М.: Издательство стандартов, 2003.

ГОСТ Р ИСО 15489-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. Ст. 3-6

Основные правила работы архивов организации. М., 2002.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива от 23.05.1988 № 33.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . Утверждены приказом РОСАРХИВА от 23 декабря 2009 г. № 76.

Правила организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 25.08.2010 № 558. Режим доступа: http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182

Литература:

Кузнецова Т.В. Нормативно-правовые акты, определяющие порядок документирования и работы с документами // Делопроизводство. – 2007. – № 1,2, 4. – Конспект.

Кузнецова, Т.В. Вопросы документирования в законодательных актах Российской Федерации// Делопроизводство – 2007. – № 1. – С. 3 – 7; № 2. – С. 3 – 7.

Кузнецова, Т.В. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 3 – 6.

Морозов А.Г. Закон и его место в системе нормативно-правовых актов// Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 49 – 52. Ознакомиться в обязательном порядкеМорозов, А.Г. Особенности процесса разработки и оформления закона // Делопроизводство. – 1999. – № 2. – С. 27 – 31.

Сокова А.Н. Рекомендации по использованию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в российском законодательстве // Делопроизводство. – 2008. – № 2. – С. 14-20.

Семинар № 3. Стандартизация и стандарты в сфере ДОУ

Вопросы для изучения и обсуждения:

Понятие стандартизации документов. Цели и задачи стандартизации в сфере документоведения и делопроизводства.

ГСДОУ об унификации и стандартизации управленческих документов.

Основные исторические этапы развития стандартизации документов в СССР и РФ.(См. № 4 списка литературы)

Нормативное регулирование процессов стандартизации в РФ на современном этапе. ФЗ «О техническом регулировании». (2002).

Терминология в сфере стандартизации. Понятия «стандартизация» и «техническое регулирование».

Объекты стандартизации в делопроизводстве и архивном деле. Основные стандарты.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ТЭСИ) как разновидность стандартов. Понятие о классификаторах ТЭСИ и их назначение.

История разработки классификаторов в России. Современное состояние. Количество существующих классификаторов. ОК Информации об общероссийских классификаторах.

Объекты классификации ТЭСИ. Основные группы классификаторов. Принцип построения классификаторов. Состав информации. Характеристика ОКУД (1993) и ОКПДТР (1994). Их значение для документационного обеспечения управлением.

Значение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 для организации ДОУ в организациях. Стандарт о политике в с

Система управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000

Требования к разработке и внедрению стандартов организации.

Международные стандарты в сфере ДОУ. Деятельность ИСО.

Задания для самостоятельной работы (письменно)

На основе изучения федерального закона «О техническом регулировании» раскройте цели и задачи стандартизации в РФ.
На основе изучения ГСДОУ поясните содержание работ по унификации и стандартизации в сфере ДОУ.
Поясните, что представляет собой система управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000
Ответьте на вопрос, какие стандарты устанавливают требования к разработке и внедрению стандартов организации. В чём заключаются эти требования?
Перечислите известные международные стандарты в сфере ДОУ. Охарактеризуйте деятельность ИСО.
Какие требования к управлению документами нашли отражение в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»?
Что предполагает Управление документами в организации в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования ?
Как определяет ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования термин «управление документами (records management)»?
Что такое регулирующая среда и каковы её компоненты в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования?
Что может быть объектами стандартизации внутри организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций?
Что вам известно о деятельности международной организации по стандартизации? Как она официально называется и когда была создана?
Что означает термин документированная процедура в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования?

Источники:

Федеральный закон "О техническом регулировании" от 27.12.2002 N 184-ФЗ (принят ГД ФС РФ 15.12.2002). – Ст. 1-2, 11-14. Конспект

Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991. – Раздел 2.2. Конспект

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» – Ст. 3,5,6 – Конспект

ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Издание официальное. М., ИПК Издательство стандартов, 2005. Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/gosts/385/.
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 . Системы менеджмента качества. Требования. Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/gosts/389/

ГОСТ Р 1.12-2004 . Стандартизация в Российской Федерации.Термины и определения. Режим доступа: http://www.intertrust.ru/analytics/gosts/387/

ГОСТ Р 1.10-2004 . Стандартизация в Российской Федерации. Правила стандартизации и рекомендации по стандартизации. Порядок разработки, утверждения, изменения, пересмотра и отмены.

ГОСТ Р 1.0-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения.

ГОСТ Р 50922-96 Защита информации. Основные термины и определения

Литература:

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. С. 82-90.

Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства // Делопроизводство. – 2007. – № 6. – Конспект

Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО). – 2006. – № 2. – С. 9 – 15.

Кокорев, В.И. Стандартизация документов в управлении// Документные системы в управлении / Под ред. Г.Г.Воробьёва и М.Г. Гаазе-Рапопорта. – М.:Экономика, 1973. – С.164-180. Биб. им. А.М.Горького

Костомаров, М.Н. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ// Делопроизводство. – 2002. – № 1. – С. 42 – 46.

Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ// Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 35 – 39.

Кузнецова, Т.В. Основные направления стандартизации документов на современном этапе // Делопроизводство. – 2009. – № 1.– С. 3-8.

Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А.Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2001. С. 121-123; С. 42-46;

Рысков, О.И. Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 54 – 59.

Саков, А.А. Развитие работ по общероссийским классификаторам// Делопроизводство. – 2003. – № 4. – С. 24 – 26.

Сокова, А.Н. Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России// Делопроизводство. – 2001. – № 2. – С. 34 – 39. Ознакомиться в обязательном порядке

Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения")// Делопроизводство. – 1999. – № 1. – С. 41 – 46.

Семинар № 4. Организация служб ДОУ в учреждениях.

Вопросы для обсуждения:

Организационные формы делопроизводства. Критерии выбора той или иной организационной формы делопроизводства.

Понятие Службы ДОУ.

Задачи и функции службы ДОУ. ГСДОУ и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 о службе ДОУ.

Структура службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности.

Документы, регламентирующие организацию службы ДОУ
в конкретном учреждении.

Штатное расписание.

Положение о службе ДОУ.

Инструкция по документационному обеспечению управления.

Инструкции по видам деятельности службы ДОУ.

Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ.

Документы планирования и отчётности службы ДОУ.

Должностные инструкции работников службы ДОУ.

Расчёт штатной численности работников службы делопроизводства.

Планирование деятельности службы ДОУ.

Нормы времени на выполнение работ по ДОУ.

Взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями учреждения, организации, предприятия.

Организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

Задания для самостоятельной работы (письменно)

Перечислите структурные части службы делопроизводства в организациях различных уровней управления.

Перечислите действующие нормативные документы, регламентирующие задачи и функции делопроизводства. В чем их различия?

В соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих» (М.: Институт труда, 2000) составьте должностную инструкцию зав. Службы ДОУ.

Выпишите из Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 (в ред. от 01.03.2005) все наименования должностей специалистов, имеющих отношение к делопроизводству и архивному делу.

Как можно обосновать выбор организационной формы работы с документами для конкретной организации?

Какой документ является основным нормативным актом, закрепляющим систему ДОУ в конкретной организации с учетом ее специфики? Как он составляется, оформляется, обретает юридическую силу?

Внимательно изучите Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». (Документ можно найти по ссылке: http://www.edou.ru/enc/docs/detail.php?ID=2485).

Что послужило основой разработки данного норматива?

Какие виды делопроизводственных операций охватывает нормативная часть данного документа?

Включены ли в данный документ нормативы времени по набору текста на персональном компьютере и осуществлению справочно-аналитической работы?

Источники:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 12.11.2003).

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 (в ред. от 01.03.2005).

Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. М.: Институт труда, 2000.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477. – Раздел «Основные понятия», раздел IV.

Нормы времени на работы, выполняемые государственными архивами / Составители Э. В. Бушмелева, В. Е. Соболева, Л. П. Шотина. Росархив, ВНИИДАД. М., 2007.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 №23.

Литература:

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С.275-291.

Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.В. Санкина; под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010. – 256 с.

Бельдова М.В. Положение о структурном подразделении и должностная инструкция: ошибки в содержании // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 3. С. 13-17; № 4. С. 8-15.

Вялова Л.М. Должностной состав и функции работников службы ДОУ // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 8. С. 9-15. План статьи.

Вялова Л.М. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 3. С. 6-12.

Гайфулина М.В. Опыт расчёта численности персонала ДОУ на примере ЗАО «ХХХ» Делопроизводство. – 2006. – № 4. – С. 43-48. – Ознакомиться в обязательном порядке.

Кудряев В.А., Янковая В.Ф. Организация службы делопроизводства // Делопроизводство. 2002. № 3. С. 13-19.

Кузнецова Т.В. Расчет численности делопроизводственного персонала и секретарей // Секретарское дело. 2003. № 4. С. 31-35.

Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения // Секретарь-референт – 2005. – № 1. Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/

Храмцовская Н.А. Обоснование для введения штатной единицы // Секретарь-референт – 2007. – № 1. Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/1_2007/obosnovanie_dla_vvedenija/. Ознакомиться в обязательном порядке

Семинар № 5. Организация и учёт документооборота.

Вопросы для обсуждения:

Понятие «документооборот». Принципы и правила организации документооборота.

Этапы прохождения документов в организации.

Структура и характеристика документопотоков. Восходящие, нисходящие и горизонтальные документопотоки в учреждении (организации).

Технология обработки поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних документов.

Учет объема документооборота. Документы учёта документооборота

Тенденции роста документооборота и пути его сокращения.

Организация документооборота в условиях применения новейших информационных технологий.

Деятельность органов государственного управления в условиях совершенствования технологий информационного обмена и документационного обеспечения управления. Программы «Электронная Россия» и «Электронное правительство».

Задания для самостоятельной работы (письменно)

1. В каких из перечисленных нормативных и нормативно-методических документах были закреплены общие принципы организации документооборота:

а) Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);
б) Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ);
в) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
г) Основные правила работы архивов организаций;
д) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
е) Нормы времени на работы по автоматизированной архивной
технологии и документационному обеспечению органов управления;
ж) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;
з) Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Компания имеет несколько отделений, одно из которых располагается в том же здании, что и центральный офис. Другие отделения расположены в разных районах города. Какую систему организации документооборота можно рекомендовать данной компании?

3. В состав типовых операций по работе с документами входят:

прием документов;
первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение;
регистрация;
рассмотрение документа руководителем и определение характера решения вопроса (резолюция);
перенос резолюции в регистрационную форму и направление
на исполнение;
постановка документа на контроль;
подготовка проекта документа;
оформление и согласование;
удостоверение;
занесение в регистрационную форму отметки об исполнении;
отправка из организации.

Какие из операций выполняются при работе с внутренними распорядительными документами?

5. Первичная обработка документов, поступивших по почте, в ЗАО "Кристалл" производится следующим образом: работники экспедиции вскрывают все конверты и уничтожают их. Затем все документы, включая бухгалтерские, финансовые и т. п., передаются инспектору по регистрации, который фиксирует в регистрационных формах, помимо прочих сведений, количество листов и наличие приложений к документам. Определите, какие требования к процессу первичной обработки документов в данном случае нарушены и какие негативные последствия этих нарушений могут проявиться?

На основе анализа ситуаций, включенных в задания 4 и 6 разработайте оптимальные маршруты движения входящих и исходящих документов в данной организации и представьте их в виде оперограмм. Оперограмма движения входящих документов должна отразить перемещения документов от момента приема до исполнения. Оперограмма движения исходящих документов должна отразить перемещения документов от момента подготовки их проектов до отправки из организации.

За год организация получила 12 500 документов, из них 300 - это расчетно-денежные и финансовые документы, 12 - плановые и отчетные, 56 - рекламные буклеты. Было отправлено 13 450 документов, из них 450 - расчетно-денежные и финансовые документы, 10 - отчетно-статистические документы. В аппарате управления было составлено 50 актов, 125 докладных записок и 30 справок. Руководители организации за год издали 40 приказов, каждый из которых был размножен в 10 экземплярах, и 43 распоряжения, из которых 13 были размножены в 20 экземплярах, 30 - в 10 экземплярах. Изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов организации, подсчитайте объем ее документооборота за год.

Ответьте на вопросы:

Как вы понимаете термин «электронное правительство»?

Какие результаты прогнозируются в связи с внедрением концепции ФЦП «Электронное правительство»?

С какими процессами в развитии современного общества связаны инициативы ряда государств по внедрению концепций электронного правительства?

Источники:

Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» № 8-ФЗ от 09.02.2009. Ознакомиться.

Постановление правительства РФ от 22.09.2009 № 754 « Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Знать содержание. Ответить на вопрос: какова цель издания данного нормативного акта?

Постановление правительства РФ от 10 сентября 2009 г. N 723 «О порядке ввода в эксплуатацию отдельных государственных информационных систем». Ознакомиться.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением правительства от 15.06.2009 № 477. Раздел 4. Знать

Постановление Правительства РФ от 25.12.2009 N 1088"О единой вертикально интегрированной государственной автоматизированной информационной системе "Управление" (вместе с "Положением о единой вертикально интегрированной государственной автоматизированной информационной системе "Управление") . Ознакомиться

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти/ Министерство труда и социального развития РФ, Центральное бюро нормативов по труду, 2002 – Знать содержание основных разделов и технологию делопроизводственных работ.

Проект концепции формирования «электронного правительства» до 2010 года (одобрен на заседании Правительства РФ 16.08.2007)2;

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212);

Контрольные значения показателей развития информационного общества в РФ на период до 2015 года;

Основная литература:

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С.221-250.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. И доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-вл Проспект, 2006. – С. 126-141

Красавин А.С. Учёт объёма документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. – № 3. – С. 18-22. Ознакомиться в обязательном порядке.

Кузнецов С.Л. Электронное правительство - что это такое? // Делопроизводство. 2010. № 1. С. 25-29. Конспект.

Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. – № 2003. – № 3. – С. 12-15. Конспект

Кузнецова Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства //Делопроизводство. – 2004. – № 4. – С. 19-28. – Конспект

Электронное правительство как концепция государственного управления в информационном обществе. Режим доступа: http://capri.ustu.ru/e-government/e-government_1.htm. Ознакомиться в обязательном порядке. Знать определения «ЭП».

Коновалова А.В. Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами. XVI Международная научно-практическая конференция // Вестник архивиста. 06 апреля 2010. Режим доступа: http://www.vestarchive.ru/elektronnye-dokymenty/1089-dokymentaciia-v-informacionnom-obshestve-elektronnoe-pravitelstvo-ypravlenie-dokymentami-xvi-mejd.html.

Семинар № 6. Регистрация документов. Информационно-поисковые системы

Вопросы для обсуждения:

Назначение и цели регистрации

Принципы и правила регистрации документов.

Прием документов, их экспедиционная обработка.

Исторически сложившиеся формы и способы регистрации документов. Характеристика преимуществ и недостатков той или иной РКФ.

Характеристика регистрационных форм: состав реквизитов, правила заполнения

Правила индексирования документов

Организация регистрации и поиска информации в условиях применения новых информационных технологий.

Задания для самостоятельной работы (письменно)

Задание 1.

Зарегистрируйте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика. Оформите РКК. Оформите реквизит 29 «отметка о поступлении документа в организацию».

Задание 2.

Зарегистрируйте письмо-ответ 000 «Авто» с предложением заключить договор на поставку запрашиваемого транспорта. Письмо имеет приложение – проект договора на 4 л. Оформите РКК. Оформите реквизит 29 «отметка о поступлении документа в организацию»

Задание 3.

Зарегистрируйте объяснительную записку о нарушении производственной дисциплины. Оформите РКК. Оформите реквизит 29 «отметка о поступлении документа в организацию».

Задание 4.

Зарегистрируйте прилагаемый приказ. Оформите РКК. Оформите реквизит 29 «отметка о поступлении документа в организацию».

(Герб РФ)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ КИНЕМАТОГРАФИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(ГОСКИНО РФ)

ПРИКАЗ

20.04.2001 № 4

Об итогах аудиторской проверки финансовой деятельности

В соответствии с решением коллегии Госкино РФ от 28.02.2001 г. и на основании акта Счетной палаты от 27.02.2001 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику финансового управления Колеснику М.И. в месячный срок представить на утверждение переработанное штатное расписание комитета.

Начальнику управления по производству художественных фильмов Иванову А.А. в срок до 12.05.2001 провести семинар-совещание по вопросам работы маркетинговых служб.

Директору АО «Мосфильм» Сорокину В.А. в срок до 01.06.2001 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

Начальнику отдела кинотехнического оборудования Петрову Е.В. в срок до 15.05. 2001 организовать проверку технического состояния оборудования, находящегося на балансе комитета.

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Госкино Архипова А.Б.

Председатель М.М. Лосев

Выполните тестовое задание

Выберите правильное значение. Какие формы регистрации документов применяются в практике современного делопроизводства в РФ:

Журнальная

Карточная

Автоматизированная

Все вышеперечисленные

Выберите правильное значение. Порядок оформления регистрационного индекса определён:

Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Основными правилами работы архивов организаций

ГСДОУ

ГОСТ Р 6.30-2003

Завершите определение. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения называется …

Какой реквизит оформляется на документе после его регистрации в РКФ:

№ 12 – «регистрационный номер»

№ 13 – «ссылка на регистрационный номер»

№ 29 – «отметка о поступлении документа в организацию»

В каком нормативном документе определен состав обязательных реквизитов РКФ? Перечислите эти реквизиты.

Отправляемые из организации документы регистрируются:

в день написания

в день рассмотрения

в день утверждения или подписания

Выберите правильные значения. Целями регистрации являются:

Уточнение состава документов организации

Обеспечение сохранности документов организации

Учёт документов организации

Обеспечение возможностей быстрого и эффективного поиска

Обеспечение упорядочения документов

Обеспечение контроля исполнения управленческих решений

Источники:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Знать содержание разделов 3.4.1.-3.4.5, 3.4.7.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477. – Раздел «Основные понятия», раздел IV. Знать содержание

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991. – Раздел 3-2. Прил. 3, 6.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. – Разделы 9-3-9.5.5.

Литература:

Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И.Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. – С. 152-159 с.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С.250-264..

Быкова Т.А. Порядок организации и общие правила регистрации документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2003. № 6. С. 6-18

Румянцева С.А. Регистрация документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 4. С. 39-47; № 5. С. 27-35. План статьи с выделением основных положений.

Янковая В. Ф. Построение системы регистрации документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 3. С. 14-21.– План статьи.

Семинар № 7. Контроль исполнения документов.

Вопросы для обсуждения:

Значение контроля исполнения документов в управленческой деятельности.

Виды контроля. Основные принципы и правила его организации.

Понятие сроков контроля. Сроки типовые и индивидуальные.

Технология контроля. Предупредительный и итоговый контроль.

Использование новейших информационных технологий для ведения контроля исполнения документов.

Задания для самостоятельной работы (письменно)

Выписать в глоссарий ( источник – ГОСТ Р 51141-98) и знать определения следующих понятий: «контроль исполнения документов», «срок исполнения документа», «типовой срок исполнения документа», «индивидуальный срок исполнения документа».

Изучить и выписать сроки составления документов в соответствии с законами:

Федеральный закон "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного и муниципального контроля (надзора)" от 26 декабря 2008 г. № 294 – ФЗ. Опубликован 30.12.2008. Вступает в силу 01.07.2009г. Отменяет положения закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)" от 08 августа 2001 г. № 134-ФЗ. – Ст. 16 Статья 16. Порядок оформления результатов проверки

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ. – Ст. 8,10, 12 (Сроки рассмотрения письменного обращения).

Ответить на вопрос (письменно), какие реквизиты проставляются на документе в процессе контроля его выполнения. Привести примеры оформления этих реквизитов, взяв в качестве образца любой документ.

Ответить на вопрос (письменно), какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?

Воспроизвести форму карточки срокового контроля.

Источники:

Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». – Ст. 8, 10, 12

Литература:

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С.266-274.

Быкова Т. А. Контроль за сроками исполнения документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. № 3. С. 25-32. – Конспект

Стенюков М.В. Прием и обработка поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 2. С. 24-32.

Семинар № 8. Номенклатура дел

Вопросы для обсуждения:

Номенклатура дел: определение и функциональное назначение.

Виды номенклатур дел, их особенности.

Регламентация требований к составлению номенклатур дел в современных нормативно-методических документах.

Методика составления номенклатуры дел, разработка структуры. Правила составления заголовков дел.

Определение сроков хранения дел. Значение «перечней с указаниями сроков хранения дел» в процессе составления номенклатур дел.

Порядок оформления, удостоверения и утверждения номенклатуры дел. Количество экземпляров номенклатуры дел

Задания для самостоятельной работы (письменно)

Ознакомьтесь с текстом «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов …» (П. 6 списка источников). Изучите структуру перечня. На основе перечня установите сроки хранения для следующих документов и дел: 1) Уставов и положений организации,; 2) переписки к договорам и соглашениям; 3) приказы по личному составу; 4) гарантийные письма.

Изучите статью Боровлёвой З.А. «Анализ некоторых функций номенклатуры дел». Ответьте на вопрос: какие функции номенклатур дел отмечает автор в своей статье?

Изучите статью Иритиковой В. С. «Новый перечень документов со сроками хранения…». Ответьте на вопрос: как можно актуализировать номенклатуру дел и оформить изменение сроков хранения документов и дел?

В одной из организаций номенклатура дел была составлена по следующей форме:

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения
1	2	3	4

Определите, что отличает представленную форму от типовой формы номенклатуры дел. Для чего необходима информация, которая отсутствует в номенклатуре дел данной организации?

В течение года у предприятия появились новые направления его деятельности и новые партнеры. Как следствие этого, появилось значительное количество новых документов, которые не были предусмотрены действующей номенклатурой дел.

Руководитель предприятия своим приказом обязал службу ДОУ внести изменения в номенклатуру дел. В итоге это свелось к составлению в середине года новой номенклатуры дел, которую заново утвердил руководитель предприятия.

Насколько правомерны действия, предпринятые руководством и службой ДОУ предприятия? Была ли в данном случае необходимость переработки номенклатуры дел, какие требования составления номенклатуры дел следует учитывать, чтобы избегать подобных ситуаций?

Источники:

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477. См. Гл V. П. 28-29. Знать содержание.

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. – Раздел 3.4.. Прил. 8. Ознакомиться. Иметь копию приложения.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182.

Основная литература:

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управление) 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. – СПб,: ПИТЕР, 2006.– С. 32-47.

Дополнительная литература:

Альбрехт Б. В. Номенклатуры дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело. 2004. № 4. С. 33-36.

Альбрехт Б.В. Методика и организация составления номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. 2004. № 10. С. 5-11 – Определить последовательность операций.

Боровлёва, З.А. Анализ некоторых функций номенклатуры дел // Делопроизводство.– 2006. – № 4. – С. 24 – 28. – Конспект

Иритикова В. С. Новый перечень документов со сроками хранения: ортветы на самые актуальные вопросы // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. № 11. Режим доступа: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/11/14190/. Ознакомиться в обязательном порядке

Иритикова В.С. Разработка номенклатуры дел: классика жанра // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. № 12.

Храмцовская Н.А. Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов // // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2011. № 1.

Семинар № 9. Экспертиза ценности документов

Вопросы для обсуждения:

Понятие «экспертиза ценности документов». Цели и задачи экспертизы ценности документов.

Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы.

Система экспертных органов по экспертизе ценности документов. Организация деятельности экспертной комиссии (ЭК) организации.

Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза на основе критериев ценности документов, экспертиза по перечням документов с указанием сроков их хранения.

Документирование результатов экспертизы ценности: составление разных видов описей и акта о выделении документов к уничтожению.

Задания для самостоятельной работы (письменно)

Экспертиза ценности документов - одна из составляющих завершающего этапа работы с документами на предприятии. Она заключается в изучении документов для определения сроков их хранения и в отборе документов для передачи на постоянное государственное хранение или уничтожение.

Экспертиза ценности документов проводится с целью определения, какие документы представляют государственную ценность (научную, историческую и т. п.), какие содержат информацию, сохраняющую значение для предприятия в течение определенного времени, а какие из управленческих документов были нужны только для решения конкретной задачи, после чего утратили свое значение и могут быть уничтожены.

Действующие нормативные документы установили принципы и критерии проведения практической деятельности по определению ценности того или иного документа. Важно представлять, каким образом должна быть организована эта деятельность в различных учреждениях и на предприятиях. К настоящему времени сложилась система экспертных органов. При изучении темы нужно уяснить, какие вопросы входят в компетенцию каждого экспертного органа, обратив особое внимание на функции экспертных комиссий учреждений и предприятий, закрепленные в нормативных документах.

Студенты должны знать требования как к процессу проведения экспертизы ценности документов, так и к порядку деятельности экспертных комиссий, включая документирования результатов экспертизы. Необходимо знать состав документов, порядок их рассмотрения и утверждения.

Вопросы и задания

При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации эксперты обращали внимание на следующее:

значимость управленческих функций, для реализации которых использовались документы;

в какой период появились или были использованы документы (создание организации, ее реорганизация, выполнение особых заданий и т. п.), их значение для организации;

отражают документы основную деятельность организации
или реализацию одной конкретной задачи и поэтому могут использоваться в справочных целях;

что собой представляет документ: оригинал, дублетный экземпляр или копия;

повторяется ли информация в других документах. Если повторяется, то в каких формах и объемах;

правильность оформления документов;

реквизиты, удостоверяющие документы.

По каким критериям в данном случае проводилась оценка документов?

Созданная в организации экспертная комиссия столкнулась с фактами неправильного определения сроков хранения ряда документов, небрежного оформления дел при подготовке их к передаче на архивное хранение, утраты значимых для организации документов. Председатель экспертной комиссии запросил от руководителей структурных подразделений, в которых были допущены подобные нарушения работы с документами, письменные объяснения о причинах утраты и порчи документов, невнимательного отношения к их сохранности. Имеет ли право экспертная комиссия требовать от руководителей подразделений и должностных лиц организации, в которой она создана, составления объяснительных записок по поводу подобных нарушений?

Каким документом должны закрепляться права экспертной комиссии конкретной организации?

Источники:

Федеральный закон от 01.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182.

Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации, утв. приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Раздел. 9.1. Иметь копию текста. Подчеркнуть основные положения.

Основная литература:

Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. Образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева Под ред. В.П.Козлова. – М., 2005.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова ЕМ., Осичкина Г.А. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов // Делопроизводство. 2003. № 2. С. 85-92. Ознакомиться в обязательном порядке. Знать содержание и состав документов.

Альбрехт Б.В. Экспертиза ценности документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 12. Резюме статьи.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Росархив, ВНИИДАД; сост.: М.П. Жукова и др. — М., 2006. — 244 с.

Семинар № 10. Формирование и оформление дел. Описание дел.

Вопросы для обсуждения:

Понятие «дело». Дело как упорядоченная совокупность документов определённого вида и первичный документный комплекс.

Понятие «формирование дел».

Признаки группировки документов в первичные комплексы.

Особенности систематизации организационно-распорядительных, учредительных документов, плановой и отчётной документации.

Понятие и содержание технологической процедуры делопроизводственного цикла «оформление дел». Оформление первичное и полное.

Порядок оформления обложки дел: состав реквизитов, требования к их оформлению.

Правила нумерации документов в пределах дел.

Описи дел: разновидности и порядок составления.

Задания для самостоятельной работы (письменно)

Почему нельзя подшивать в одно дело подлинники и копии документов?

Каков порядок оформления дел для передачи в архив, перечислите основные операции.

Что такое «формирование дел»?

Как формируются протоколы?

Как формируется в дела переписка?

Почему важно правильно расположить документы внутри дела?

Перечислите общие правила систематизации различных категорий документов.

Можно ли выдавать документы из дел во временное пользование?

Источники:

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477. Знать содержание соответствующего раздела.

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. – М., 2004.- Разделы: 3.5.-3.6. Конспект.

ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования. Ознакомиться. Знать типы обложек

Основная литература:

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С.291- 296.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. – СПб.: ПИТЕР, 2006.– С. 68-78.

Семинар № 11.Организация хранения документов (дел).

Вопросы для обсуждения:

Общие вопросы организации работы с делами (документами), состоящими на текущем хранении.

Организация хранения: комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов.

Основные требования к хранилищам и хранению документов. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).

Текущее хранение ЭД, БД.

Ответственность за сохранность документов.

Порядок уничтожения дел (документов) по результатам экспертизы.

Документирование процедуры уничтожения документов: акт о выделении документов к уничтожению и снятию с учёта.

Порядок сдачи дел в архив органа государственной власти структурными подразделениями.

Источники:

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (КоАП РФ).

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. – М., 2004.– Раздел 4.– Ознакомиться. 4.1.,4.4., 4.5.. Отчеркнуть основные положения о сроках и нормативных документах.

Постановление Совета Министров СССР от 7 февраля 1956 г. № 246 "О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов

Уголовно-процессуальный кодекс РФ от 18 декабря 2001 г. N 174-ФЗ (УПК РФ)

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27 октября 2004 г. // Сборник законодательства Российской Федерации. — 2004. - № 43. - Ст. 4169.

Основная литература:

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие. — М., 2002.

Привалов В.Ф. Оценка физического состояния документов // Отечественные архивы. 1995. № 2.

Семинар № 12 . Организация работы с обращениями граждан

Вопросы для обсуждения:

Обращения граждан: понятия "предложения", "заявления", "жалобы", "ходатайства" и "коллективные обращения граждан".

Законодательное и нормативное регулирование работы с обращениями граждан.

Порядок рассмотрения обращений граждан руководителями организаций.

Контроль исполнения обращений.

Организация личного приема граждан.

Анализ и обобщение обращений граждан. Оформление документации по обращениям граждан.

Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан.

Подготовка и передача в архив организации обращений граждан.

Возможности использования компьютерных программ в делопроизводстве по обращениям граждан.

Источники:

Конституция Российской Федерации (с изм. от 25.03.2004) // РГ. 1993. 25 дек.; СЗ РФ. 2004. № 13. Ст. 1110.

Федеральный закон «О работе с обращениями граждан». – М., 2006.Конспект – сроки, понятия, порядок рассмотрения.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76

Основная литература:

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 326-346.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – С. 146-151.

Кузнецова Т.В. Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"// Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 3 – 6.– Конспект

Литература:

Вып. 4. – М., 1991.

персоналом. – М., 2000.

Литература:

1989.

Литература:

Вопросы к зачету

Лекции по курсу

Литература:

Вып. 4. – М., 1991.

персоналом. – М., 2000.

регистрация.

Литература:

1997, № 14.

1985.

на-Дону, 1997

условиях. – М., 1999.

Литература:

Вып. 4. – М., 1991.

персоналом. – М., 2000.

регистрация.

Литература:

1997, № 14.

1985.

на-Дону, 1997

условиях. – М., 1999.

Литература:

Вып. 4. – М., 1991.

персоналом. – М., 2000.

Литература:

1989.

Литература:

Вопросы к зачету

Лекции по курсу

Литература:

Вып. 4. – М., 1991.

персоналом. – М., 2000.

регистрация.

Литература:

1997, № 14.

1985.

на-Дону, 1997

условиях. – М., 1999.

Литература:

Вып. 4. – М., 1991.

персоналом. – М., 2000.

регистрация.

Литература:

1997, № 14.

1985.

на-Дону, 1997

условиях. – М., 1999.

Литература:

Вып. 4. – М., 1991.

персоналом. – М., 2000.

регистрация.

Литература:

1997, № 14.

1985.

на-Дону, 1997

условиях. – М., 1999.

Литература:

1989.

Литература:

Вып. 4. – М., 1991.

персоналом. – М., 2000.

регистрация.

Литература:

1997, № 14.

1985.

на-Дону, 1997

условиях. – М., 1999.

Литература:

1989.

Литература:

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Список обязательной литературы

Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие: – М.: КНОРУС, 2006. – 272 с.

Басаков, М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления) : учеб. для студ. образ. учр. сред. проф. образов./ М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - 4-е изд., испр. и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. - 352 с.

Белов, А.Н., Белов, А.А.Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие / А.Н.Белов, А.А.Белов. – 6 –е изд., перераб. И доп. – М.:Эксмо, 2007. – 560 с.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 4-е изд., – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 312 с.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. – СПб.: Питер, 2006, – 160 с.

Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.-практ.пособие / В.В.Галахов, И.К. Корнеев;. Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби, Из-во Проспект, 2006. – 608 с.

Перечень периодических журналов

«Делопроизводство и документооборот на предприятии»

«Делопроизводство»

«КомпьютерАрт»

«КомпьютерПресс»

«Секретарское дело»

«Справочник кадровика»

«Справочник секретаря и офис-менеджера»

«Управление персоналом»

«Электронный офис»

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЁТУ.

Роль ДОУ в работе управленческого аппарата. Взаимосвязь и взаимозависимость процессов управления и делопроизводства.

Основные понятия ДОУ. Стандартизация терминологии ДОУ. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Значение изучения истории отечественного делопроизводства. Периодизация истории отечественного делопроизводства.

Структура нормативно-правовой базы ДОУ Российской Федерации на современном этапе.

Закон – главный источник делопроизводства. Сферы законодательного регулирования документирования и ДОУ в РФ. Характеристика основных законов. Основные тенденции законотворчества в области документирования и ДОУ.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Общая характеристика и значение для делопроизводства.

Федеральный закон «О персональных данных» о порядке защиты данных и их составе. Назначение и порядок применения в делопроизводстве. Характеристика отдельных положений.

Трудовой кодекс о документировании трудовых отношений и порядке работы с кадровыми документами

Типология стандартов в РФ. Требования к составу, разработке и внедрению стандартов организации.

Международные стандарты в сфере ДОУ. Деятельность ИСО.

Понятие стандартизации документов. Цели и задачи стандартизации в сфере документоведения и делопроизводства. Основные исторические этапы развития стандартизации документов в СССР и РФ

Основные правила работы архивов организации. М., 2002. Назначение и порядок применения в делопроизводстве. Характеристика структуры и содержания отдельных разделов.

Делопроизводство предприятия в системе управления качеством на основании стандартов ИСО серии 9000 и стандартов России.

ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Назначение и порядок применения в делопроизводстве. Характеристика структуры и содержания отдельных разделов.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. Общая характеристика и значение для делопроизводства.

Политика управления документами в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». Значение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в организации ДОУ на современном этапе.

Перечни типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения: назначение и порядок применения в делопроизводстве. Характеристика структуры и содержания отдельных разделов.

Регламентация порядка рассмотрения обращений граждан в РФ на современном этапе.

Документооборот: понятие, принципы организации и контроля.

Организация контроля за исполнением документов.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства.

Унифицированные системы документации, понятие и основные подсистемы.

Номенклатура дел: назначение и виды, состав реквизитов.

Требования к формулировке заголовков дел и систематизации заголовков дел в номенклатуре.

Регистрация документов в организации: назначение и порядок осуществления.

Порядок построения поисковой системы документов.

Сроки исполнения различных документов.

Основные технологические операции проверки хода исполнения документов.

Порядок оформления документов и дел к уничтожению.

Порядок оформления документов и дел к длительному хранению

Текущий архив учреждения (предприятия): подготовка к хранению и использованию документов.

Экспертизы ценности документов в организациях: назначение, порядок проведения и документирования результатов.

Критерии экспертизы ценности документов.

Признаки группировки документов в дела.

Технология контроля за исполнением документов.

Типовые сроки исполнения документов.

Порядок ведения сроковых картотек.

Функции государственного и ведомственного архивов.

Требования к режиму хранения документов в архиве.

Назначение и применение топографических указателей дел в архиве.

Порядок регистрации документов по обращениям граждан.

Принципы и порядок организации личного приема граждан с обращениями.

Законодательная регламентация работы с обращениями граждан в учреждении, организации.

Этапы прохождения и исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан и подготовки ответов на них.

Технология конфиденциального делопроизводства.

Ответственность за несоблюдение правил ведения ДОУ и сохранения документов.

PAGE \* MERGEFORMAT - 4 -

1. диагностических исследований проводимых при подготовке больных для направления в медицинские учрежден
2. Тема 2 Природа и сущность социальных технологий
3. . Мотив для жизни.
4. анализ- описание метода сущность задачи процедуры Метод качественноколичественно анализа содержания д
5. технічному співробітництву
6. октана и толуола в бинарных водноорганических растворителях
7. табачні руди Керченського басейну
8. тема 311 Органы пищеварения 3
9. С той же фирменной легкостью и недосказанностью виртуозно балансируя на грани бытового очерка и аллегории
10. РЕФЕРАТ дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата мистецтвознавства Київ ~ Дисертаці
11. Лекция N 1 Элементы электрических цепей
12. Безопасность жизнедеятельности в техносфере
13. Учебное пособие- Проблема формирования личности в онтогенезе
14. любовных историях
15. яз история педагогика ф
16. .Маленькое Вы были в постели
17. ТЕМАТИКА Раздел 1 Пояснительная записка Программа разработана на основе Федерального государственного
18. ОСНОВИ ОХОРОНИ ПРАЦІ СПЕЦІАЛЬНІСТЬ 5
19. Климат и погода как действующие факторы внешней сред
20. под статистикой понимают отрасль практической деятельности которая имеет своей целью сбор обработку ана

Материалы собраны группой SamZan и находятся в свободном доступе