Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Государственный Университет Управления
ИНиМЭ
Доклад на тему:
“ Исследование и проектирование целей управления ”
Выполнила:
Шураева Валерия
Пр-во III-2
МОСКВА 2001
Любая система управления по определению есть целенаправленная система, имеющая иерархическое строение ,и организованная для достижения целей, называемых це лями функционирования системы управления.
Значение целей функционирования велико. Во-первых, потому, что в организациях должны принимать ся только такие решения, которые реализуют ее цели функционирования.
Во-вторых, во избежание «паразитной» деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и ис полнителя. Для этого необходим постоянный контроль реального состояния системы и сравнение его с целями, задачами функционирования системы.
Отсюда следует, что любая организационная дея тельность в системе оправдана только в том случае, ес ли она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования для которых она создавалась.
Цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной при управлении процессам их реализации. Для них характерны следующие черты и свойства:
• четкая ориентация на определенный интервал вре мени;
• конкретность и измеримость;
• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;
• адресность и контролируемость.
Предназначение организации образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подраз делений и функциональных систем (маркетинг, нововве дения, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логи чески вытекающие из общей цели предприятия,
Определение целей функционирования является од ним из наиболее важных этапов проектирования сис темы управления. От того, насколько правильно вы брана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности. Неправильное или не четкое формулирование цели функционирования при ведет к тому, что система управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной от дачей, не эффективно, так как усилия аппарата управ ления расходуются не целенаправленно. В реальных организациях, как правило, приходится иметь дело с целой совокупностью целей. Задача руководителя ор ганизации любого уровня - суметь учесть все много образие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить ситуацию и вырабо тать оптимальные решения.
В ряде случаев для характеристики целей функцио нирования употребляется совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и требует выбора критериев, по которым можно судить о степени достижения цели. Если нет критериев выбора или оцен ки степени достижения целей функционирования, нет и самих целей функционирования.
Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функциониро вания и развития. Наряду со стратегическими целями и задачами приходится решать огромное количество теку щих и оперативных. Кроме экономических — стоят соци альные, организационные, научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися, традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным ситуациям и т.д. Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и ис пользовать соответствующие механизмы и методы, нара ботанные для разных групп целей. Один из возможных вариантов классификации целей представлен в табл. 5.1.
Таблица 5. 1 Классификация целей
На каждом уровне организации возникают частные цели, причем только их совокупность необходимо рас сматривать как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость структури зации целей и построения дерева целей.
Следовательно, в теории организации понятие цели является одним из основных. Без определения этого понятия, без выявления соотношений цели, средств достижения целей, оценки эффективности путей дос тижения целей нельзя решать проблему проектирова ния организации. Это означает, что без четкого формулирования целей функционирования нельзя комплекс но решить ни одной проблемы, связанной с построени ем организации, с планированием их деятельности, оценкой эффективности.
Таким образом, проектирование целей организации является обязательным и важным этапом процесса проектирования общей системы управления.
Проектирование целей организации производится в несколько этапов (см. рис. 5.1.).
Рассмотрим эти этапы.
Этап 1. Исследуется предназначение организации, об щая цель системы, определяемая ее назначением. При анализе важно не смешивать понятия целевого назначе ния системы и критерия эффективности. В отличие от цели организации, определения направления и смысла функционирования системы, основной ее задачи, крите рий эффективности является показателем» определяющим степень достижения этой цели.
Этап 2. Формируются качественные цели организации, осуществляемые в две стадии. Вначале формируются ка чественные цели функционирования организации, вытекающие из Положения данной организации, регламенти рующего ее деятельность, а затем выбираются качествен ные характеристики цели. Формулировка цели должна быть предельно четкой и указываться в повелительном наклонении.
Например;
Цель I. Максимально содействовать учебному процессу.
Цель 2. Обучить студентов методам анализа систем уп равления,
Цель 3. Обучить студентов методам формализованного представления результатов обследования сис тем управления
Этап 3. Производится ранжирование целей функцио нирования организации, осуществляемое для обоснования выбора целей функционирования, положенных в основу дальнейшего проектирования организации. Поскольку все реальные организации - многоуровневые, ранжиро вание целей должно осуществляться на всех выбранных уровнях управления. Ранжированные цели не возникают сами по себе. Они вытекают из глобальных целей функ ционирования, которые, в свою очередь, регламентиру ются решениями вышестоящих организаций, постанов лениями, положением об организации.
Проблема ранжирования целей функционирования имеет принципиальное значение для решения проблем проектирования организационных систем по многим причинам: во-первых, по своей природе все реальные организации — многоцелевые; во-вторых, период дей ствия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо толь ко исходя из целей, период действия которых сопоста вим с периодом проектирования организации (в про тивном случае процесс проектирования становится не прерывным); в-третьих, проектирование организаций под все цели функционирования слишком трудоемко, а. следовательно, число целей должно быть по возможно сти ограниченным.
Проблема ранжирования целей функционирования в силу важности ее для организационного проектирования должна быть решена достаточно корректно и требует применения наиболее объективных методов» например метода экспертных оценок.
В данном случае применение метода экспертных оце нок проводится в два этапа-
На первом подготовительном этапе осуществляется формирование экспертных групп на выбранных уровнях управления и подготавливается вся документация, необ ходимая для проведения экспертизы целей.
Выбор группы экспертов производится с учетом их компетенции отдельно для каждого уровня. Именно в таком случае можно говорить и о достоверности экспер тизы, и о минимальных затратах на ее проведение. Для подбора экспертов применяются следующие характери стики; компетентность, креативность, отношение к экспертизе, конформизм, аналитичность и широта мышле ния, самокритичность.
Компетентность эксперта — это степень его квали-, фикации в определенной области знаний. Компетент ность может быть определена на основе опыта эксперта в данной области его квалификации, степенью знаком ства с научными достижениями в области исследуемой области и т.д.
Креативность эксперта — способность решать твор ческие задачи.
Отношение к экспертизе является важной характери стикой эксперта, определяющей его желание (активность или пассивность) участия в экспертизе.
Конформизм — подверженность влиянию авторитетов. Эта характеристика необходима для выбора способа про ведения экспертизы.
Самокритичность эксперта — самооценка своей компетентности.
Аналитичность, широта мышления, конструктивность мышления, свойство коллективизма — также важные ха рактеристики эксперта.
Даже неполные определения характеристик экспер тов, приведенные выше, показывают, что численные оценки этих характеристик значительно затруднены и в ряде случаев совсем невозможны.
Наиболее важной из указанных характеристик явля ется характеристика компетентности экспертов, по скольку именно она в значительной степени определяет достоверность экспертных оценок. Поэтому проблеме определения компетентности экспертов следует уделять особое внимание.
На втором организационном этапе осуществляется от работка результатов экспертизы. На этом этапе выпол няются все необходимые расчеты для сопоставления ка чественных целей на каждом уровне управления с целя ми, выбранными по мнению 'экспертов с точки зрения их количества и важности (приоритетности).
Процесс обсуждения выбранных целей происходит до тех пор, пока не совпадут мнения большинства экспертов.
Сформулируем требования, которым должна удовле творять методика оценки целей функционирования с помощью экспертов.
1. Оценка целей функционирования должна прово диться в благоприятной психологической обстановке.
2. Трудоемкость опроса должна быть в допустимых пределах.
3. Экспертная документация не должна допускать двоякого понимания вопросов.
4. Экспертная документация должна быть, по воз можности, однородной и полной.
5. Выбранная система шкал экспертной оценки долж на быть обоснована и доведена до сведения эксперта.
6. Цели проведения экспертизы должны быть извест ны всем экспертам. Наиболее приемлемым с практиче ской точки зрения является анкетирование.
На четвертом этапе осуществляется построение де рева целей. Количество и разнообразие целей задач ме неджмента настолько велики, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее разме ров, специализации, вида, формы собственности. В ка честве удобного и апробированного на практике инстру мента исследования целей можно использовать построе ние целевой модели в виде древовидного графа — дерева целей (рис.5.2).
Построение дерева целей осуществляется для форма лизованного отображения процесса распределения целей по'уровням управления. Посредством дерева целей опи сывается их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:
• общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;
• при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из условия: реализация
подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;
• при формулировке целей разных уровней необхо димо описывать желаемые результаты, но не спо собы их получения;
• подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимые друг из друга;
• фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, кото рые могут быть выполнены определенным спосо бом и в заранее установленные сроки. Исследование и формирование количественных целей выполняется на пятом этапе и является наиболее важ ным для управления организацией, так как количествен ные цели определяют выбор методов управления органи зацией, применение компьютерной техники в управле нии. Количественные характеристики целей фиксируют ся в стратегических и годовых планах организации. Ко личественные цели ориентируют организацию на дости жение определенных показателей и конкретизируют вы бранные качественные цели.
Оценка степени достижения целей производится на шестом этапе. Выбирается «эталон» управления, которое необходимо расценивать как практическое и при котором необходимо срочно принимать управленческие решения, чтобы приблизить организацию к достижению выбранных целей. Количество таких решений зависит от типа и клас са сложности организации.
В качестве примера ниже рассматривается процесс целеполагания по функциональным подсистемам, чаще всего выделяемым в организациях (маркетингу, ново введениям, производству, персоналу, финансам и об щему менеджменту), и в табл. 5,2. приводятся пример ные формулировки целей по этим подсистемам. В ре альных условиях эти цели должны быть конкретизиро ваны и количественно измерены с помощью соответст вующих показателей.
Приведем пример. Подсистема «Маркетинг» направ ляет свою деятельность на формирование спроса, и по этому его целями являются: определение потребности населения и производства в продукции и услугах пред приятия, разработка и спецификация параметров новой продукции, освоение рынков, распределение и доставка продукции потребителям, контроль за изменением вкуса и спроса потребителей, сбор и обработка информации о товаре, рекламирование фирмы и ее продукции и т.д.
Постановка целей маркетинга связана с детальным изучением спроса и предложения на продукцию, вы пускаемую на данный момент и на новую продукцию. Кроме того, должна быть тщательно изучена ситуация как на уже освоенных предприятием рынках, так и на новых. Поэтому работу должны проводить специали сты по исследованию рынка, по прогнозированию и планированию, владеющие соответствующей инфор мацией и методами разработки целевых моделей. Со став и количество этих специалистов зависят от воз можностей предприятия самостоятельно проводить эту сложную и требующую большого профессионализма работу. Если такие возможности ограничены, надо ис пользовать те элементы рыночной инфрастуктуры, ко торые уже начали формироваться в нашей стране:
внешних консультантов по управлению, специалистов по нововведениям, информационной технологии, вы числительным методам и т.п.
Подсистема «Производство» охватывает такие виды деятельности организации, как получение, хранение и распределение средств производства, превращение ре сурсов в конечный продукт, его хранение и распределе ние, а также послепродажное обслуживание.
При установлении целей по этой подсистеме необхо димо учитывать разнообразие видов выполняемых здесь работ. Так, предпроизводственная подготовка связана с приемкой товаров, сырья, материалов, с хранением на складах, управлением запасами. Само производство тре бует машинной обработки, сборки, контроля качества, упаковки, технического обслуживания оборудования;
работа с конечной продукцией (послепроизводственная логистика) связана с размещением готовых товаров на складе, с обработкой заказов и доставкой товара. Нако нец, послепродажное обслуживание требует проведения установочных работ, ремонта, поставки запасных частей.
Цели этой сложнейшей подсистемы организации ус танавливаются в виде системы показателей, отражающих объем, ассортимент продукции, качество, производи тельность, затраты и т.д.
Подсистема, связанная с исследованиями и разработ ками, реализует цели нововведений на предприятии. Ее направленность - это поиск новых видов продук ции и услуг для замены устаревших, определение це лей проведения научных исследований и разработок, введения новшеств и модернизации всех сфер деятель ности предприятия.
Подсистема «Персонал» направлена на работу с тру довым коллективом и формулирует свои цели по найму, расстановке, обучению, продвижению и оплате труда работников предприятия. Важнейшей целью этой под системы является высокая заинтересованность сотруд ников в решении общих задач предприятия и создание для этого благоприятного климата.
Подсистема «Финансы» нацеливает свою деятельность на организацию финансирования, кредитования, нало говых обязательств, составление бюджетов (по предпри ятию в целом, его подразделениям и программам),
Подсистема «Менеджмент» имеет в качестве своей ключевой задачи эффективное достижение целей орга низации, исключающее нерациональные затраты вре мени, ресурсов и талантов. В соответствии с нею под система устанавливает цели по активизации работников всех подразделений организации по контролю за движением и использование всех его ресурсов и т.п. Для этого производится глубокий анализ проблем во всех сферах и областях деятельности организации и выде ляются те, которые требуют наибольшего внимания и усилий, так как являются главными факторами дости жения желаемых результатов. Эти проблемы специфич ны для каждой организации.