Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Ақпараттық – анықтамалық құжаттар
Мақсаты: студенттерді тақырып бойынша ақпараттық – анықтамалық құжаттарға қойылатын талаптармен таныстырып, үлгілерді көрсету, құжаттардың түрлерін жіктеп көрсету.
Қызметтік хаттар
Ақпараттық – анықтамалық құжаттарға хаттар, жедел-хаттар, телефонхат (телефонграмма), актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар, т.б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық – анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттары, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттары, ілеспе хаттары. Жауап хат түрлеры: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары, т.б.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте ңұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады.
Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаушы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі.
Хат мәтіні екі бөліктен тұрады:
1. Хатты жазуға себеп болған мәселе.
2. Қорытынды, ұсыныс, өтініш – тілектер жазылады.
Мәтінлі құрастыруда мынадай грамматикалық үлгілер пайдаланылады: өтінемін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлім етеміз, т.с.с.
Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі соғады. Мысалы, қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады. Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат көшірмесінің алдыңғы бетіне қойылады.
Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни, барлығы үш дана болады.
Кей жағдайда хат мөрмен куәландырылады.
Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманы орындауға алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.
Белгі оң жақтан «қабылдаушы» мен «мәтін» деректемелерінің аралығына қойылады.
Қызметтік хаттың құрылымы. Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынандай бөліктерден тұрады
1. Тақырыбы.
2. Күні.
3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні.
4. Кіріспе сөз.
5. Хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын көрсететін бөлік.
6. Негізгі мәтін.
7. Хатты аяқтау келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері.
8. Жіберушінің қолы.
9. Қосымша ( приложение) берілетін болса, оған сілтеме қосымша (приложение).
10. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет.
11. Постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін – «PS» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер).
Хат жазылатын парақтың сол жақ шетінен кемінде 2см-дей орын қалдыру қажет. Бірақ көп жағдайда 3-4 см қалдырылады. Себебі хат қандай қалың іске тігілсе де 3-4 см қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып, қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді.
Хат жазылатын парақтың оң жақ шетінен кемінде 1см орын қалдырады. Ал төменгі және жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2см. Бұл хат мәтінінің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде беттердің шетіне кір көп тиетін болғандықтан хат мазьұны өщірілмей сақталуына, хатпен таныса отырып шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді.
Хаттын парақтың я бланкінің бір жақ бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер:
1. Қызметтік хаттың қолжазбасы дайындалғаннан кейін оны үш бөлімге бөлім қарастырамыз. Бірінші- кіріспе, екінші – негізгі фактілер берілетін бөлім, үшінші – қорытынды, негізгі ұсыныстар, шешімдер, нұсқаулар айтылатын бөлім.
2. Кіріспе бөлімде ( хаттың мазмұнына сілтеме ) жалпы хат мазмұнында айтылатын негізгі ойды ашатын, хат мақсатын аңық көрсететін бір – екі сөйлемнің болуына көңіл бөліңіз.
3. Негізгі фактілер келтіретін, яғни констатациялаушы бөлімінде істің жалпы жағдайына тоқталыңыз, негізгі мәселелерді анық көрсетіңіз. Сізге келіп түскен хатта сұрақтар болған болса, оған жауап беріңіз. Егер істелген іс жайлы жазатын болсаңыз, оған қысқаша баға беріп кетіңіз. Шешілмеген мәселелерді бөліп жазыңыз, себебін қысқаша түсіндіріңіз.
4. Қорытынды бөлімде айтылып отырған мәселеге байланысты ұсыныстар айтылады немесе нұсқаулар беріледі. Тапсырма, бұйрықтар болса нақты беруге тырысыңыз. Сөйлемдеріңіз шұбалаңкы, көп сөзді болмасын. Қаржы мәселесін шешуге, нақты бір тапсырманың орындалу мерзімін көрсетуге қатысты жағдайлар болса, алдымен асықпай ойланып алыңыз.
5. Құжат мәтінін түзетіп, редакциялағаннан кейін қайталап оқып шығыңыз. Қосымшалар болса, олардың тізімін жасағаннан кейін, хаттың қолжазба нұсқасымен келісетіндігіңізді көрсетіп, мәтінді басуға жіберіңіз. Хат басылып, қол қойылғаннан кейін оны жіберуді жауапты адамға тапсырыңыз. Белгілі бір уақытқа дейін ( керекті мерзім біткенше) құжаттың қолжазбасы мен бірінші данасын есіңізде сақтаңыз.
Хатты аяқтау келе айтылатын сыпайылық сөздер
Хатты аяқтау келе айтылатын сыпайылық сөздері күнделікті қолданылатын « Сау болыңыз!», « Жақсылықпен кездесейік!» деген сөздердің орнын ауыстыра алатын ресми, стандартты сөздер болуы керек. Оларды қолдану және қандай түрде қолдану сіздің адресатпен арадағы қарым-қатынасыңызға байланысты. Бұл сөздер хаттың негізгі мәтіні жазылып біткеннен кейін азат жолдан басталып беріледі.
Қосымшаларға сілтеме. Жолдама хатта көрсетілген мәліметтің бәрі қосымша болып есептеледі. Қосымша бірнешеу болса, оның тізімі жасалады. « Қосымша» иә «Қосымшалар» сөзі беттің сол жақ шетіне жазылады. Қосымшаларға тізім жасап, оларды атап көрсету кезінде мынадай қарапайым ережелерді есте ұстаған жөн.
Қосымшада келтірілген құжаттарды мынадай ретпен тізген жөн:
1) Маңыздылығына қарай, яғни тізім ең маңызды құжаттан бастап жасалып, әрі қарай тізіле береді.
2) Егер құжат маңызы мен мазмұны жағынан бірдей болса, онда көлеміне қарай тізімдеуге болады.
3) Қосымшаларды алфавит тәртібімен да тізімдеуге болады.
Қосымшаларды нөмірлегенде міндетті түрде «қосымша» деп жазу керек. Мысалы, 1-қосымша, 2-қосымша.
Қосымшада берілетін құжат аттары бас әріппен тырнақшаның ішіне жазылады. Құжат атын толық жазып жатпай-ақ ондағы негізгі сөзді атап көрсетсе де болады. Мысалы, « Шарт», « Кесім жобасы », « Хаттама».
Шатастырмай, жоғалтпай сақтау үшін және тіркеуге жеңіл болу үшін және тіркеуге жеңіл болу үшін көп бетті қосымшалардың бет көлемін көрсетіп қою керек.
Егер қосымшалардың ішінде құпия, көпшіліктің танысуына арналмаған құжаттар болатын болса, ол құжатпен танысуға кімдердің құқы бар екені атап көрсетілуі керек.
Бірнеше дана болып жіберіліп отырған қосымшылардың қай данасының кімге арналғандығын да көрсету керек. Мысалы, 1-данасы-адресатқа, 2-данасы-«Айгүл» ЖШС директорына, 3-данасы-іске тігу үшін.
Құжатты дайындаушы туралы мәлімет
Қызметтік хаттың бұл бөлігі құжатты дайындаушының кім екндігін міндетті түрде көрсету керек болған жағдайда ғана толтырылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет қосымшалар туралы мәліметтен кейін көрсетіледі. Егер қосымшалар болмаса құжатқа қол қоюшы туралы мәліметтен кейін жазылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет парақтың сол жағынан кіші қаріппен жазылады. Бұл мәліметке
1. « Орындаушы» немесе « Құжатты жайындаушы» деген сөз жазылады.
2. Құжатты дайындаушының аты-жөні.
3. Жұмыс телефоны.
4. Құжат дайындалған күні көрсетіледі. Мысалы: « Орындаушы» Омарова А.Ж. Жұмыс телефоны 22-96-45 2005ж., 15 қараша.