Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Практична робота №3
Студентки IV курсу,групи Дм 20к
Андрущенко Олени
Завдання:
1,Увійти в систему,ознайомитись з робочим вікном.
2.Яка технологія вводу організаційної структури в СЕДО.
3.Технологія налагодження СЕДО до установи.
4.Ознайомитись з основними складовими сист еми та їх призначення.
5.Оформити звіт з практичної роботи.
Виконання:
СЕДО «Діло» (Систе́ма автоматиза́ції документоо́бігу )— організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також що забезпечує контроль над потоками документів в організації.
Відкривши вікно, по праву сторону, ми бачимо «Картотеку». Тут потрібно обрати пункти «Центральна картотека» чи «центральний архів». Далі ми бачимо ярлики, тобто кнопки- «Реєстрація документів»; «Кабінети»; «Пошук документів та особисті папки»; «Реєстри зовнішньої відправки документів»; «Опис справ»; «Відсилання документів».
По ліву сторону ми можемо побачити Логотип програми,тобто назву. Трохт нижче описана версія програми. Ще нижче ми має три кнопки «Настройки системи»; «Допомога»; «Вихід».
З верху у лівому кути присутні кнопки «свернуть» та «закрити».
2.Технологія вводу організаційної структури установи в СЕДО.
Головною особливістю системи автоматизації діловодства та документообігу «ДІЛО » є настроюваністю на ту унікальну схему документообігу, яка склалася на підприємстві . У свою чергу схема документообігу визначається організаційною структурою підприємства та правилами ведення діловодства в організації . Під організаційною структурою підприємства будемо розуміти склад і організаційну підпорядкованість підрозділів підприємства, а також перелік співробітників підрозділів, безпосередньо беруть участь у роботі з документами, тобто володіють правом накладення резолюції або є виконавцями документів . Таких співробітників надалі будемо називати посадовими особами . Налаштування системи на організаційну структуру підприємства , насамперед , дозволяє впорядкувати і локалізувати пошук РК документів , виконуваних різними посадовими особами. Після того , як документ зареєстровано ( будемо вважати , що це вхідний , тобто надійшли ззовні документ) , запис про його РК опиняється в картотеці . У момент первинної реєстрації документу присвоюється реєстраційний номер і визначається посадова особа , якому належить визначити подальший рух документа ( в РК вписується його прізвище) . Наприклад , таким собою може бути директор підприємства. Існування у документа доручення ( у вигляді пункту або резолюції) має бути відображено в РК шляхом введення інформації про це дорученні : прізвищ автора резолюції (якщо це резолюція) , виконавців даного доручення, контролера (якщо доручення - контрольне ) , а також тексту доручення. Для цього необхідно попередньо відшукати РК в картотеці. Пошук РК документа в картотеках можна проводити , використовуючи в якості пошукових критеріїв будь-які значення її реквізитів. Але при досить великій кількості карток в картотеці такий пошук може зайняти багато часу. додаткове час буде потрібно , також , на формування пошукового запиту. Крім того , якщо доступ до карток буде здійснюватися тільки через пошук по всій картотеці , то користувачі будуть мати можливість доступу не тільки до «Своїм» , а й до «чужих» документам. Щоб уникнути подібних проблем , система « ДЕЛО» надає можливість автоматичного виділення з усієї сукупності РК, що знаходяться в картотеці , тих РК документів , виконання яких у поточний момент часу залежить від певних посадових осіб .
При веденні традиційного діловодства всі документи , виконання яких у поточний момент часу залежить від певної посадової особи , потрапляють на його робочий стіл. У системі « ДЕЛО» аналогом робочого столу посадової особи є кабінет , а відповідні посадові особи називатимуться власниками кабінету.
Наприклад , після видачі доручень (і призначення їх виконавців ) , в картотеці з'явилися записи про РК документів , серед виконавців яких є будь-хто з співробітників підрозділу. Створення кабінету , власниками якого є всі посадові особи підрозділу , призведе до того , що в кабінет потраплять дублікати записів про всі РК документів , виконання яких вимагає участі будь-кого зі співробітників підрозділі. Але при необхідності можна налаштувати систему так , що біля кабінету буде довільне число власників , наприклад , тільки один власник . У цьому випадку в кабінет будуть потрапляти документи, що відносяться тільки доданому посадовій особі. Кількість кабінетів , створюваних в системі , не обмежується.
Для прискорення пошуку і розмежування доступу до документів в
організаціях із значним документообігом доцільно ділити одну велику картотеку на кілька картотек підрозділів . Подібний розподіл також може і
повинно вироблятися, якщо який-небудь підрозділ веде своє власне діловодство , тобто документ може бути створений ( зареєстрований ) всередині підрозділу . У цьому випадку кабінети будуть створюватися вже при картотеках підрозділу.
При налаштуванні системи «ДІЛО » можна повторити організаційну структуру підприємства , створивши кабінети , як мінімум , за кількістю самостійних підрозділів . Уцьому випадку діловоди різних підрозділів
будуть звертатися за документами в «свої» кабінети .
Так , в картотеці 1 накопичуються запису про РКдокументів, що вимагають накладення на них резолюцій керівництвом . Після накладення резолюцій на паперові документи діловод ( секретар ) знаходить запису про їх
РК в кабінеті 1 і вводить текст резолюції та прізвища призначених виконавців. Як тільки резолюція введена , запис про відповідну РК документа надходить у картотеку підрозділи ( картотека 2 або картотека 3 ) , при якій створено кабінет , власником якого є посадова особа, призначена виконавцем документа .
Одночасно запис про РК з'являється в кабінеті виконавця. Якщо в якості виконавця визначений конкретна посадова особа , а підрозділ , то картка
опиниться в кабінеті , серед власників якого є начальник підрозділу. У ході робіт на один і той же документ може бути накладено кілька резолюцій .
3.Технологія налагодження СЕДО до установи
До моменту впровадження системи «ДІЛО » на підприємстві , як
правило , вже існують усталені правила діловодства . До таких правил можна віднести :
• порядок первинної реєстрації документа ;
• порядок формування реєстраційного номера документа ;
• порядок відстеження руху документів від одного
виконавця до іншого;
• порядок підшивки ( списання ) документів у справу
відповідно до номенклатури справ ;
• порядок розсилки вихідних документів .
Рішення, закладені в системі « ДЕЛО» , орієнтовані на використання правил діловодства , прийнятих в Росії. Первинна реєстрація документів.Всі документи, що підлягають реєстрації , поділяються на кілька груп , кожна з яких має свій набір реквізитів .
Системою «ДЕЛО» підтримуються три базові групи:
• Вхідні ;
• Вихідні ( внутрішні) ;
• Листи та звернення громадян.
Група Вхідні призначена для реєстрації надходить в організацію службової кореспонденції . Група Вихідні (внутрішні ) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів (крім того, у групі Вихідні можлива реєстрація проектів документів) . Група Листи і звернення громадян – для реєстрації надходять в організацію листів громадян . Система допускає розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи , що поєднують документи за загальним тематичною ознакою , ознакою підрозділів або ознакою листування . Кожну з підгруп , у свою чергу , можна ділити
на дрібніші підгрупи і так далі. Наприклад , групу Вихідні можна розділити на підгрупи Відправляються документи і Внутрішні документи , а підгрупу Внутрішні документи - на підгрупи Накази , Розпорядження , Інструкції і т. д.
Ділення на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково -аналітичної роботи . Склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику Групи
документів . Залежно від того, до якої базової групи віднесений документ ,
його РК містить різний набір реквізитів . склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими російськими нормативними документами ( див. гл. « Реквізити РК вихідних (внутрішніх) документів » і« Реквізити РК входять документів , листів і звернень громадян »розділу « Реєстрація документа »). При цьому можливості автоматизації привносять
деяку специфіку в роботу з РК:
• реквізити заповнюються шляхом вибору значень з довідників системи . Перелік довідників , забезпечують введення даних в РК , наведено в таблиці 2-2 ;
• практично всі значення реквізитів РК при виконанні пошуку можуть бути критеріями відбору. Таким чином , система дає можливість формувати досить складні пошукові запити , результатом виконання яких є добірка документів , які відповідають заданим параметрах пошуку .
Іншим завданням , що виникає на етапі первинної реєстрації , є визначення посадової особи, якій повинен бути переданий документ для прийняття по ньому конкретного рішення (накладення резолюції , списання в справу ,
перенаправлення в іншу організацію і т. п.).
У системі « ДЕЛО» передбачено два основні сценарії первинної реєстрації.
Перший з них відповідає випадку , коли на адресу підприємства щодня надходить велика кількість кореспонденції і в завдання первинної реєстрації входить привласнення реєстраційного номера та передача документа в
підрозділ або посадовій особі відповідно з якими - або формальними правилами . Так , якщо в документі не вказаний
адресат в явному вигляді ( наприклад , " Директору " ) , то він може бути
переданий в небудь підрозділ у відповідності зі своєю тематичною спрямованістю (наприклад , всі дилерські договори передаються у відділ маркетингу) . зазвичай такий порядок прийнятий у великих організаціях, що мають експедицію. При реалізації даного сценарію системою «ДІЛО » підтримується режим автоматичної передачі документа в відповідності зі значенням , встановленим у момент первинної реєстрації для реквізиту РК Кому (кому адресовано документ ) .
При цьому :
• якщо значенням реквізиту є найменування підрозділи , то документ передається в кабінет , серед власників якого є керівник цього підрозділи ;
• якщо задана прізвище посадової особи , то документ передається в кабінет даної посадової особи;
• якщо значення не задано (наприклад , користувач , здійснює первинну реєстрацію , не знає , кому передати документ) , то документ передається в
підрозділ і кабінет , задані при налаштуванні параметрів користувача, що виконує реєстрацію .
Після того , як документ опинився в якомусь кабінеті , робота з ним доручається більш кваліфікованому персоналу , в результаті чого документ або перенаправляється в інше підрозділ , або починається його виконання ( на документ накладається резолюція і т. д.).
Другий сценарій передбачає випадок , коли первинна реєстрація проводиться кваліфікованими співробітниками .
У цьому випадку формування основних реквізитів РК може супроводжуватися і прийняттям яких-небудь рішень по документу.
Наприклад , документ може бути відразу списаний у справу або на неї може бути накладено проект резолюції.
Якщо ж приймається рішення про передачу документа іншому посадовій особі (наприклад , для накладення на нього резолюції) , то, на відміну від попереднього сценарію , заповнення реквізиту РК Кому не приводить до автоматичної передачу документа . Для того щоб документ потрапив в інший
кабінет , потрібно виконати операцію пересилання документа , вказавши при цьому прізвище чергового посадової особи (або підрозділу). Даний порядок відображає досить поширений випадок , коли в якості адресата в РК документа проставляється одна посадова особа , а фактичне вирішення по документу приймається іншим. Ця можливість системи «ДІЛО » орієнтована на таку
технологію діловодства , при якій посадові особи продовжують працювати з паперовими документами. У цьому випадку правила діловодства наказують ведення журналу передачі документів , в якому зазначаються всі переміщення
оригіналу і копій документа від однієї посадової особи до іншому. Такий порядок покликаний підвищити виконавську дисципліну і знизити ймовірність втрати документа .
Система «ДІЛО » підтримує автоматизоване ведення такого журналу по кожному з документів , зареєстрованих в системі ( див. гл. «Журнал передачі документа » розділу «Рух паперового документа всередині організації») .
Виконані документи списуються ( підшиваються ) у справи в відповідно до номенклатури справ . за встановленими стандартам номенклатура справ відображає встановлені в організації правила групування документів за темами для забезпечення впорядкованого зберігання виконаних документів . Доцільно організувати роздільне ведення справ в основних структурних підрозділах . потім всередині кожного такого розділу визначаються заголовки справ ,
відображають основний зміст підшивають у них документів , вводиться індексація справ (індекс , як правило складається з цифрового або літерного позначення підрозділи і порядкового номера заголовка справи) і поточний
рік номенклатури. Таким чином , за індексом ( номером ) справи можна судити , в якому підрозділі був списаний документ і до якого різновиду документів він відноситься.
Система «ДІЛО » реалізує вищевикладений порядок складання номенклатури справ в ході налаштування довідника Номенклатура справ . Сама ж процедура списання документа в
справа зводиться до внесення відмітки про списання в журнал передачі документів , що супроводжується вибором значення індексу (номера) справи з довідника Номенклатура справ ( Документи , що підлягають відправці зовнішнім адресатам , оформляються в системі у вигляді списків , які можуть бути об'єднані в реєстри розсилки (це не стосується документів ,відправляються по електронній пошті). система формує стандартні вихідні друковані форми реєстрів , у тому числі реєстр поштової розсилки , реєстр відправки фельдзв'язку та реєстр розсилки телеграм , а також забезпечує формування окремих розписок та друк написів на конвертах. У момент відправки документа в його РК вноситься ознака відправки ( проставляється дата відправки ) .
Ознака відправки документа входить в параметри пошуку документів , що дає можливість контролювати процес розсилки документів (наприклад , може бути сформований запит на пошук документів, що підлягають відправці , але ще не відправлених ) .
4.Ознайомитись з основними складовими сист еми та їх призначення.
Основні складові системи та їх призначення.
При роботі з системою «ДІЛО » різним категоріям користувачів необхідний доступ до певного набору функцій системи . Наприклад , робота системного технолога зводиться до налаштування системи , що обумовлює
необхідність доступу до функцій , що підтримує введення значень в системні довідники та їх редагування . коло завдань інших користувачів може визначатися посадовими інструкціями і бути обмеженим , наприклад , тільки
реєстрацією вступників документів або підготовкою звітів керівництву.
У зв'язку з цим система « ДЕЛО» має модульну структуру , а кожен з модулів реалізує набір функцій , що підтримують певний технологічний етап роботи з документами. Кожен модуль оформлений як окремий додаток системи
Windows. Система «ДІЛО » складається з наступних модулів:
• «Документи » ;
• « Звітні форми» ;
• « Довідники » ;
• «Користувачі » ;
• «Протокол ».
Модуль «Документи » реалізує основні функціональні можливості системи « ДІЛО». модуль підтримує такі технологічні етапи обробки документів:
• реєстрацію документів ;
• виконання документів ;
• пошук документів у картотеках ;
• розсилку вихідних документів .
Обробка документів на кожному з цих етапів забезпечується виконанням набору команд , які , у свою чергу , об'єднуються у функцію . Так , запуск модуля «Документи » відкриває доступ до функцій системи :
• Реєстрація документів - команди функції забезпечують введення значень реквізитів РК , включаючи прикріплення до картці файлу з текстом документа , установку зв'язків між документами , а також передачу документа в кабінет
( картотеку ) для подальшого виконання ;
• Кабінети - команди функції забезпечують виконання документа , що потрапив у кабінет , включаючи видачу доручень до документа , оформлення звітів виконавців , контроль виконання доручень. Крім того , функція Кабінети
використовується для роботи з проектами документів (створення
проектів, погодження , затвердження і т.д.);
• Пошук документів і особисті папки - команди функції забезпечують пошук документів , доручень і проектів документів у картотеці за значеннями реквізитів їх реєстраційних карток. Виявлення документа з допомогою пошуку необхідно в тому випадку , якщо користувач не знає, в якому з кабінетів знаходиться документ або якщо користувач не приписаний до жодного
кабінету. Після того , як документ знайдений , команди функції забезпечують виконання документа .
Результати пошуку також можуть бути використані як інструмент контролю виконання документів або формування довільних звітних зведень (наприклад ,
формування списку невиконаних даними посадовою особою документів ) ;
• Реєстри зовнішньої відправки документів – команди функції забезпечують обробку документів , що підлягають відправці , включаючи формування та друк стандартних форм реєстрів розсилки ;
• Опис справ - команди функції забезпечують перегляд документів , списаних у справи , ведення самих справ , а також передачу справ до архіву;
• Відправка документів - команди функції забезпечують роботу з документами , підготовленими до відправки , реєстрацію відправки документів і контроль за
надходженням квитанцій про реєстрацію документів із систем «ДІЛО» адресатів .
У модулі «Користувачі » міститься перелік облікових записів користувачів системи . При роботі з даним переліком для кожного користувача визначається :
• спосіб аутентифікації користувача при запуску системи «ДЕЛО ». Аутентифікація користувача може проводитися з допомогою операційної системи Windows або ж користувачеві призначаються персональні ідентифікатор і пароль , які він повинен вказувати при вході в систему;
• права доступу до налаштувань системи ;
• права доступу до картотекам системи;
• права доступу до кабінетів кожної з доступних картотек ;
• права доступу до папок всередині кожного з доступних кабінетів ;
• права доступу до документів різних грифів допуску ;
• права доступу до підсистем і функцій системи .
Правила роботи з модулем «Користувачі » викладено в керівництві системного технолога .
У даному модулі ведеться протокол подій системи « ДІЛО». Дане системне протоколювання ведеться паралельно функціональному протоколюванню , вбудованому в різні функції системи «ДІЛО» , і не пов'язано з ним.
Крім модулів, що входять в стандартний комплект системи «ДЕЛО» , фахівцями компанії « Електронні Офісні Можливості системи«ДІЛО» Системи » розроблені додаткові опції , які закуповуються окремо :
• « ЕЦП та шифрування» - призначена для захисту даних з допомогою електронного цифрового підпису ( ЕЦП) та шифрування. Дана опція використовує програмні засоби криптографічного захисту інформації ( СКЗІ ) ,
які встановлюються на робочих місцях користувачів .
• «Захист від несанкціонованого доступу » - дозволяє вирішити одну з найважливіших завдань захищеного документообігу - захист використовуваних систем від несанкціонованого доступу - шляхом організації
« Периметра безпеки » , забезпечення режиму аутентифікації , захисту сховищ даних і каналів зв'язку.
• « Архівна справа » - призначена для автоматизації процесів формування та оформлення справ з метою подальшої передачі їх в архів організації , ведення і
обліку архівних справ і документів , а також для складання номенклатури справ .
При спільному використанні з системою «ДІЛО » забезпечується повна інтеграція « Архівного справи » в частині ведення номенклатури справ , рубрик , груп документів , грифів доступу , відстеження змін в організаційній
структурі організації , а також імпорту – експорту електронних документів . Крім того , підтримується можливість доступу до РК (історії виконання) документів , переданих на архівне зберігання ;
• "Потокове сканування" - використовується для здійснення масового переведення паперових документів в електронні образи , приміщення їх в базу даних системи «ДІЛО » (або системи « АРХІВНА СПРАВА » ) і прикріплення до відповідним РК документів .
• « Підсистема повідомлень і оповіщень » - призначена для забезпечення автоматичної розсилки користувачам за електронній пошті повідомлень і оповіщень про певних подіях системи « ДІЛО».
• « Підсистема управління процесами» - призначена для забезпечення можливості автоматизувати операції системи « Дело» , виконувані при роботі з документами і проектами документів . Автоматизація здійснюється з
допомогою спеціально розроблюваних програм - процесів , які завантажуються в Підсистему управління процесами і настроюються у ній ;
• « Підсистема Сервер Електронного Взаємодії » - призначена для забезпечення прозорості обробки документів в організаціях - учасниках електронного
документообігу . Підсистема забезпечує можливість автоматично реєструвати надходять по системі « СЕВ » документи , одержувати інформацію про проходження і виконанні документів в організаціях - учасницях « СЕВ » ;
• Підсистема «АРМ Керівника ». Забезпечує можливість керівнику працювати з
електронними документами , відправленими йому на розгляд , погодження або підпис з системи «ДЕЛО » організації . При цьому робоче місце керівника
може перебувати поза локальної мережі системи « ДІЛО». Ця можливість орієнтована, насамперед , на роботу керівників вищої ланки управління .
• Підсистема «Мобільний кабінет» . Забезпечує можливість роботи з документами системи «ДЕЛО» віддалено , за допомогою мобільних пристроїв через електронну пошту. Серед мобільних пристроїв можуть бути
iPad , iPhone , смартфони , комунікатори , а також мобільні телефони, що працюють з електронною поштою.
• Додаток « EOS Desktop Service ». Призначено для забезпечення в підсистемі « ДІЛО- Web »можливості:
- Виконувати групове прикріплення файлів до РК / РКПД ;
- Редагувати файли , прикріплені до РК / РКПД ;
- Сканувати документи без використання пакету FineReader ;
- Сканувати і розпізнавати документи за наявності пакета FineReader , встановленого на робочому місці користувача.