Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 1.1. Вступ. Державотворча роль мови. Функції мови. Стилі, типи і форми мовлення
1. Предмет і структура курсу «Українська мова (за професійним спрямуванням)».
2. Нормативні документи про державний статус української мови.
3. Мова як генетичний код нації, засіб пізнання, мислення, спілкування, як показник рівня культури людини.
4. Стилі сучасної української літературної мови. Особливості лексики та синтаксичної організації офіційно-ділового стилю.
5. Типи мовлення.
Студенти повинні:
знати важливість вивчення курсу «Українська мова (за професійним спрямуванням)», особливості стилів та жанрів сучасної української літературної мови; сприяти утвердженню і розвитку державної української мови; визначати стилі різних текстів; користуватися державною мовою в усіх сферах життя.
1.Перед вищими навчальними закладами І-ІІ рівнів акредитації поставлено завдання підготувати висококваліфікованих, грамотних, з належним інтелектуальним потенціалом спеціалістів. До майбутніх фахівців ставляться високі вимоги, які полягають не лише в досконалих знаннях фаху, а й у високому рівні володіння українською мовою, вільному користуванні нею у всіх сферах і особливо у професійній та офіційно-діловій.
Уміння спілкуватись мовою професії сприяє швидкому засвоєнню спеціальних дисциплін, підвищує ефективність праці, допомагає орієнтуватися у професійній діяльності та ділових контактах.
Програму дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» складено відповідно до Державних стандартів гуманітарної освіти в Україні. На вивчення дисципліни відводиться 54 години: з них 2 години — лекційні, 34 години — практичні заняття, 18 годин — на самостійне опрацювання тем.
Мета курсу — сформувати національно-мовну особистість, ознайомити студентів з нормами сучасної української мови в професійному спілкуванні, з основними вимогами до складання та оформлення професійних документів, навчити їх професійного мовлення, збагатити словник термінологічною, фаховою лексикою; підвищити загальномовний рівень майбутніх фахівців, формувати практичні навички ділового усного і писемного спілкування в колективі, розвивати комунікативні здібності.
Програма складається з 5 розділів: «Культура фахового мовлення», «Етика ділового мовлення», «Лексичний аспект сучасної української літературної мови у професійному спілкуванні», «Нормативність і правильність фахового мовлення», «Складання професійних документів».
Предметом вивчення практичного курсу «Українська мова (за професійним спрямуванням)» є мова фахової галузі. Тому велика увага під час вивчення всіх тем приділяється засвоєнню мовних стереотипів комунікацій певного фаху. Робота над культурою мови студентів проводиться з урахуванням двох аспектів: підвищення загальномовної культури майбутніх спеціалістів та їх фахової мовної культури.
Основна увага на заняттях зосереджується на різних видах словникової роботи, що має на меті навчити студентів працювати з різними видами словників, збагатити словниковий запас термінологічною, фаховою лексикою, складати тексти фахової документації.
При опрацюванні термінологічної, фахової та інших груп лексики звертається увага на правопис, вимову й стилістичні функції аналізованих слів, що сприяє підвищенню загальномовної культури майбутніх спеціалістів.
Програма дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» визначає загальну спрямованість курсу й обов'язковий обсяг знань і умінь, якими повинні оволодіти студенти.
Форма підсумкового контролю знань — державний екзамен
2. "Закон про мови" 1989 р. та Конституція України (1996 р., ст. 10) -документи. Що надали українській мові державного статусу.
У другій половині 80- 90рр. XX ст. зміна суспільного ладу, масової
свідомості, формування нових держав і проголошення незалежності України,
зумовили якісні зрушення в сучасній українській літературній мові.
3. Українська мова - національна мова українського народу. У сучасному
світі налічується майже шість тисяч мов, Наша, українська, як і будь-яка
інша, посідає своє унікальне місце. У мові нація залишає всю свою історію,
свій всебічний багатовіковий досвід, здобутки культури, світоглядні ідеї,
свою самобутність. Мова кожного народу є витвором багатьох поколінь.,
Мова є засобом комунікації, інструментом порозуміння між людьми,
спілкуванням між народами. Адже у процесі суспільної діяльності люди мають
постійну потребу вступати в різні стосунки з іншими людьми, погоджувати з
ними свої дії, ділитися власним досвідом і запозичати собі досвід інших,
давати поради й розпорядження або одержувати їх Без мови не може існувати
будь-яке виробництво, не може розвиватися наука, техніка, культура,
мистецтво, преса, радіо і телебачення.
Мова є також знаряддям формування і вираження думки, основою духовності
народу, мідного і надійною опорою самоусвідомлення особистості, імпульсом
до творчого самовираження людини не тільки в національній культурі, а й у
світовій цивілізації
Коріння української мови сягає у сиву давнину. Аж українська мова
протягом багатьох віків не мала певного визначеного статусу. На найвищому
державному рівні видавалися укази, закони, постанови- положення, що сприяли
забороні і викоріненню української мови. Мова однієї з найдавніших націй
почала втрачати природну якість, її носіями в основному були мешканці села
Мовою міського побуту в найширшому розумінні, а також спілкування в усіх
сферах була російська мова Також керівники українського походження та
більшість міських мешканців, які мігрувала з села, говорили, як відзначив у
своєму виступі Б.Олійник"...російською мовою, але з таким зачепилівським
акцентом, що корінному москвичу, аби він і втямив, треба ще раз перекладати
на справжню російську."
Мова є однією з найістотніших ознак нації і реально існує як мовна діяльність членів відповідної етнічної спільноти.
Мова -- це найважливіший, універсальний засіб спілкування, організації та координації всіх видів суспільної діяльності: галузі виробництва, побуту, обслуговування, культури, освіти, науки.
Українська мова входить до найпоширеніших мов світу, нею розмовляє близькі) 45 мільйонів людей. Вона належить до східної групи слов'янських мов, що входять до індоєвропейської мовної сім'ї.
Мова як сукупність взаємопов’язаних, взаємообумовлених одиниць
(звуків, морфем, слів, словосполучень, речень).
Мовлення - процес реалізації мови в акті комунікації.
Основні функції, які виконує мова:
комунікативна;
експресивна;
ідентифікаційна;
номінативна;
гносеологічна;
мислетворча та інші.
4. Поняття стилів мовлення.
Стиль (від латин. Stilus - паличка для письма). Сталь літературної мови - різновид мови (її функціонувальна підсистема), що характеризується відбором таких засобів із багатоманітних мовних ресурсів, які найліпше відповідають завданням спілкування між людьми в даних умовах. Це своєрідне мистецтво добору й ефективного використання системи мовних засобів із певною метою в конкретних умовах й обставинах. Д. Свіфт влучно зауважив, що стиль - це власне слова на власному місці.
Кожний стиль має:
сферу поширення і вживання (коло мовців);
функціональне призначення (регулювання стосунків, повідомлення, вплив, спілкування тощо);
характерні ознаки (форма та спосіб викладу);
система мовних засобів і стилістичних норм (лексику, фразеологію, граматичні форми, типи речень тощо).
Ці складові конкретизують, оберігають, певною, мірою обмежують, унормовують кожний стиль і роблять його досить стійким різновидом літературної мови. Оскільки стилістична норма є частиною літературної, вони не забезпечує останню, а лише використовує слова чи форми в певному стилі чи з певним стилістичним значенням.
Наприклад, слова акт, договір, наказ, протокол, угода є нормативними для офіційно-ділового стилю, хоча в інших стилях вони також можуть нести забарвлення офіційності, якщо їх використання буде стилістично виправдане.
Цей найбільший і найпотужніший стиль української мови можна розглядати як узагальнення й поєднання всіх стилів, оскільки письменники органічно вплітають ті чи інші стилі до своїх творів для надання їм більшої переконливості та достовірності в зображенні подій.
Основні ознаки:
найхарактерніша ознака художнього відтворення дійсності - образність (образ - персонаж, образ колектив, образ - символ, словесний образ, зоровий образ);
поетичний живопис словом навіть прозових і драматичних творів;
естетика мовлення, призначення якої - викликати в читача почуття прекрасного;
експресія як інтенсивність вираження (урочисте, піднесене, увічливе, пестливе, лагідне, схвальне, фамільярне, жартівливе, іронічне, зневажливе, грубе та ін.);
зображуваність (тропи, епітети порівняння, метафори, алегорії, гіперболи, перифрази, тощо; віршова форма, поетичні фігури); конкретно-чуттєве живописання дійсності;
відсутня певна регламентація використання засобів, про які йтиметься далі, та способів їх поєднання, відсутні будь-які приписи;
визначальним є суб'єктивізм розуміння та відображення (індивідуальне світобачення, світовідчуття і, відповідно, світовідтворення автора спрямоване на індивідуальне світосприйняття та інтелект читача).
5. Типи текстів за способом викладу:
- повідомлення;
- опис;
- роздум..
Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення.
Залежно від змісту й будови текст та його частини діляться на три смислові типи: розповідь, опис і роздум (міркування). Кожний з них має свою будову.
РОЗПОВІДЬ - це повідомлення про якісь події, що розгортаються в часі. Загальна схема розповіді така: початок дії; розвиток подій; кінець події.
ОПИС - це висловлювання про певні ознаки, властивості предмета чи явища. В описі дається характеристика людей, предметів, явищ природи шляхом перелічення їх головних, суттєвих ознак. Найголовніше в описі - дати точне або яскраве уявлення про предмет мовлення.
РОЗДУМ (МІРКУВАННЯ) - це висловлювання про причини якостей, ознак, подій. У роздумі обов’язкові три частини: 1) теза - основне твердження, чітко сформульована думка; 2) докази, аргументи, що підтверджують висунуту тезу; 3) висновок, що випливає з доказів (узагальнення). В основі роздуму лежать причинно-наслідкові відношення. “Чисті” розповіді, описи, роздуми використовуються рідко. В текстах найчастіше описи включаються в розповідь або пов’язані з міркуванням; розповідь може доповнюватися роздумом.
Тема 1.2. Літературна мова. Мовна норма. Культура мови. Культура мовлення під час дискусії
1.Поняття літературної мови.
2. Мовна норма, варіанти норм.
3. Ознаки та аспекти культури мовлення.
4.Мовленнєва культура — критерій професійної майстерності фахівця.
5. Причини недостатнього рівня культури мовлення та способи підвищення мовленнєвої культури.
6. Культура мовлення під час дискусії.
Студенти повинні:
знати зміст понять «літературна мова», «мовна норма», функції мови; орієнтуватися в основних процесах розвитку сучасної літера турної мови.
1. Літературна мова -- це унормована, відшліфована форма загальнонародної мови, що обслуговує найрізноманітніші сфери суспільної діяльності людей: державні та громадські установи, пресу, художню літературу, науку, театр, освіту й побут людей. Вона характеризується унормованістю, уніфікованістю, стандартністю, високою граматичною організацією, розвиненою системою стилів.
Літературна мова реалізується в усній і писемній формах. Обидві форми однаково поширені в сучасному мовленні, їм властиві основні загальномовні норми, проте кожна з них має й свої особливості, що пояснюється специфікою функціонування літературної мови в кожній із форм.
Писемна форма літературної мови функціонує у сфері державної, політичної, господарської, наукової і культурної діяльності.
Усна форма літературної мови обслуговує безпосереднє спілкування людей, побутові й виробничі потреби суспільства.
Українська літературна мова як вища форма загальнонародної національної мови, відшліфована майстрами слова, характеризується наявністю сталих норм, які є обов'язковими для всіх її носіїв. Унормованість -- головна ознака літературної мови.
Українська національна мова існує у двох формах:
а) у вищій формі. загальнонародної мови - сучасній укранській
літературній мові,
б) у нижчій формі загальнонародної мови - її територіальних
діалектах.
Сучасна українська літературна мова - оброблена унормована форма
української національної мови від часів І. П. Котляревського, Т. Г.
Шевченка і до наших днів. Сформувалася вона на основі
середньонаддніпрянських говорів, але до її складу ввійшли й інші наріччя.
Сучасна українська літературна мова обслуговує складні потреби
суспільства, усі сфери його діяльності, нею користуються ддержавні й
громадські установи під час ділового спілкування, освіта, наука, засоби
масової інформації і т.д.
Виконуючи такі важливі суспільні функціїї, національна літературна мова
відзначається нормами, що є обов'язковими для всіх її членів. Українська
літературна мова йде разом з поступом суспільства., вона розвивається й
збагачується. Усталення, шліфування завжди супроводжують її, Свідченням
цьому є роки видання "Українського правопису" -1946., 1960,1990,1993.
2. Норма літературної мови --це сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, які закріплюються у процесі суспільної комунікації.
Розрізняють різні типи норм:
- орфоепічні (вимова звуків і звукосполучень),
- графічні (передавання звуків на письмі),
- орфографічні (написання слів),
- лексичні (слововживання),
- морфологічні (правильне вживання морфем),
- синтаксичні (усталені зразки побудови словосполучень, речень),
- стилістичні (відбір мовних елементів відповідно до умов спілкування),
- пунктуаційні (вживання розділових знаків).
Норми характеризуються системністю, історичною і соціальною зумовленістю, стабільністю. Проте з часом літературні норми можуть змінюватися. Тому в межах норми співіснують мовні варіанти -- видозміни однієї й тієї самої мовної одиниці, наявні на різних мовних рівнях: фонетичному, лексичному, морфологічному чи синтаксичному. Варіанти виникають відповідно до потреб суспільства в кодифікації написань і відображають тимчасове співіснування старого й нового в мові.
У словниках українського літературного слововживання розрізняють варіанти акцентні (алфавіт і алфавіт), фонематичні (вогонь і огонь), морфологічні (міст, а в Р. в. моста й мосту).
У процесі розвитку літературної мови кількість і якість мовних варіантів змінюється. Мовні норми найповніше й у певній системі фіксуються у правописі, словниках, довідниках, підручниках і посібниках з української мови.
Культура писемного й усного мовлення всіх, хто користується українською мовою як засобом спілкування, полягає в тому, щоб досконало знати мовні норми й послідовно дотримуватися їх.
3. Ознаки та аспекти культури мовлення
Культура мовлення.
Мовленнєва культура особистості великою мірою залежить від її орієнтованості на основні риси бездоганного, зразкового мовлення. Щоб бути зразковим, мовлення має характеризуватися такими найважливішими ознаками:
правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що існують у мовній системі (орфоепічним, орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);
змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми й головної думки висловлювання, докладне ознайомлення з наявною інформацією з цієї теми; різнобічне та повне розкриття теми, уникнення зайвого;
послідовністю, тобто логічністю та лаконічністю думок;
багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок у межах відповідного стилю, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;
точністю, яка великою мірою залежить від глибини знань та ерудиції особистості, а також від активного словникового запасу. І виражаючи власні думки, слід добирати слова, які найбільш відповідають висловлюваному змісту;
виразністю, для досягнення якої слід виділяти найважливіші місця свого висловлювання і виражати власне ставлення до предмета мовлення;
доречністю та доцільністю, яка залежить насамперед від того, наскільки повно й глибоко людина оцінює ситуацію спілкування, інтереси, стан, настрій адресата. Крім цього, треба уникати того, що могло б уразити, викликати роздратування у співбесідника, і вказувати на помилки співрозмовників у тактовній формі.
Отже, високу культуру мовлення людини визначає досконале володіння літературною мовою, її нормами в процесі мовленнєвої діяльності.
Культура мовлення -- це ще й загальноприйнятий мовний етикет: типові формули вітання, побажання, прощання, запрошення тощо. Неабияке значення має й тон розмови, вміння вислухати іншого, вчасно й доречно підтримати тему. Уважність, чемність і ввічливість -- основні вимоги мовного етикету.
4. 2 Мовленнєва культура-
Науково доведено, що стрижневими компонентами професійно-комунікативної діяльності державних службовців є мовленнєва компетенція і компетентність. Мовленнєва компетенція державних службовців означає уміння адекватно, доречно й практично користуватися державною мовою в конкретних професійно-комунікативних ситуаціях відповідно до повноважень, якими наділений певний орган чи посадова особа, і визначених Конституцією України, законами, постановами та іншими актами державного управління. Мовленнєва компетентність державних службовців – це обізнаність стосовно таких видів професійно-комунікативної діяльності, як: говоріння, слухання, письмо і читання з урахуванням внутрішніх (особистісно-мовленнєві прояви) та зовнішніх (національно-культурні традиції, етика, етикет і т. ін.) факторів впливу на цей процес.
В основу термінологічного визначення сутності поняття “професійно-мовленнєва комунікація державних службовців” покладено дефініції, сформульовані Н.К.Грабовським. Професійним мовленням можна вважати всі мовленнєві жанри, сформовані в процесі комунікації в професійній сфері діяльності, і переважну більшість комунікативних актів, виключивши з них лише ті, які здійснюються поза сферою професійно-рольової взаємодії (наприклад, особисте листування, побутовий діалог і т. ін.). Із загальної маси мовленнєвих жанрів, пов’язаних з виконанням відправником професійної ролі, доцільно об’єднати в окремий клас художнє мовлення, а сукупність мовленнєвих жанрів, що залишилася, можна умовно визначити через відсутність більш точного терміна як спеціальну комунікацію. Отже, професійно-мовленнєва комунікація державних службовців – це процес взаємодії і взаємовідносин на основі інформаційного обміну у сфері ділового спілкування і професійної діяльності, який обумовлений мовною і мовленнєвою компетенцією та компетентністю державних службовців.
Вплив на рівень професіоналізму й професійну мобільність державних службовців соціопсихолінгвістичних факторів свідчить про необхідність їх урахування у процесі підготовки державних службовців до професійно-мовленнєвої комунікації.
Визначаючи когнітивну сферу як один з головних соціопсихолінгвістичних факторів, що впливають на рівень професіоналізму і професійну мобільність державних службовців, ми виходили з того, що це психофізіологічна основа мовленнєвої діяльності людини, яка здійснюється на трьох рівнях. Перший рівень характеризує мовленнєві здібності, другий – взаємозалежність мови, мислення і мовлення, третій – свідоме осмислення соціальної і особистісної ідентичності, тобто свідомість. У процесі підготовки державних службовців до професійно-мовленнєвої комунікації технології навчання слід спрямовувати на всі ці рівні, а саме: розвивати мовленнєві здібності; використовувати мовлення як засіб формування і формулювання думки, що підвищує інтелектуальну діяльність (на рівні аналізу, синтезу і контролю), комунікативну діяльність (на рівні говоріння, слухання, письма і читання) і т. ін.; формувати професійно-групову ідентичність, створювати власний імідж державних службовців.
Іншим, не менш важливим фактором є мовленнєва поведінка, яка свідчить про індивідуально-особистісну готовність державних службовців до професійно-мовленнєвої комунікації, а також про структурну організацію їх мовленнєвої діяльності. Зазначимо, що при оцінюванні рівня професіоналізму державних службовців враховується критерій індивідуально-особистісної готовності до професійної діяльності.
Використання методики діагностики індивідуально-особистісної готовності державних службовців до професійно-мовленнєвої комунікації у процесі їх підготовки до професійно-мовленнєвої комунікації дає можливість виявляти: психічні порушення, пов’язанні з механізмами сприйняття, відтворення мовлення і мовленнєво-мисленнєвої діяльності; потреби, мотиви, цілі щодо індивідуальної і суспільної діяльності, спілкування і комунікації з іншими людьми і т. ін.; успішність соціалізації в суспільстві і готовність до програвання різних соціальних ролей, зокрема і професійних; рівень мовної гомогенності поведінки осіб, які належать до певних професійних груп.
Вплив соціального статусу на рівень професіоналізму і професійну мобільність державних службовців зумовлюється утворюючими вторинними соціалізованими відносинами між людьми (рольовими та статусними) у процесі їх професійної і функціональної диференціації в певному суспільстві. Практика підтверджує, що такі набуті статуси, як міністр, професор, політичний діяч та ін., посилюють мотивацію і волю цих осіб у процесі суспільної діяльності. Намагання бути більш професійно мобільним і спонукає їх до сумлінного і відповідального ставлення до практики власної комунікативної діяльності.
Особливе місце серед соціопсихолінгвістичних факторів, що впливають на рівень професіоналізму і професійну мобільність державних службовців, відводиться мовній ситуації, яка склалася в українському суспільстві. Вона характеризується як багатокомпонентна, багатомовна, демографічно неврівноважена, комунікативно незбалансована, з різним юридичним статусом мов, що створюють цю ситуацію; така, що поєднує споріднену і неспоріднену двомовність; диглосна та ін. У процесі аналізу виявлено найбільший вплив таких структурних елементів цього фактора, як: кількість мов, якими володіє особистість і рівень володіння (одна, дві, три ...; досконало, на рівні усного розуміння; читання або писання зі словником); функції, які ці мови виконують у суспільстві (державна мова, національна мова, рідна мова, мова міжособистісного спілкування /лігва франка, койне, піджині/, мова професійної комунікації, мова міжнародного спілкування, мова-посередник); різновид білінгвізму (рецептивний, репродуктивний, продуктивний, повний, неповний, природний, штучний, синтезований, чистий /автономний/, змішаний, субординативний); явища інтерференції (регіональна, професійна, десигнативна /формальна/, очевидна, нерелевантна, експресивна). У процесі підготовки державних службовців до професійно-мовленнєвої комунікації слід акцентувати увагу на методиці формування готовності державних службовців до професійно-мовленнєвої комунікації.
Мова і мовлення також є факторами впливу на рівень професіоналізму і професійної мобільності державних службовців. Вони виступають у цьому процесі основними категоріями і використовуються як засіб формування та розвитку мовної особистості, що дає можливість впливати як на когнітивну сферу і мовленнєву поведінку державних службовців, так і на їх соціальний статус та мовну ситуацію в суспільстві, що відкриває широкі можливості для удосконалення технологій підготовки державних службовців до професійно-мовленнєвої комунікації.
6. Культура мовлення під час спілкування
Під час ділового спілкування легше встановлюється контакт між людьми, якщо вони говорять "однією? мовою" і прагнуть до продуктивного співробітництва. При цьому засадами їхнього спілкування є етичні норми та ритуальні правила ділових взаємовідносин, знання й уміння, пов'язані з обміном інформацією, використанням способів та засобів взаємовпливу, взаєморозуміння. Велике значення має моральний аспект ділового спілкування. У професійній діяльності люди намагаються досягти не лише загальних, а й особисто значущих цілей. Але в який саме спосіб? Завдяки власним знанням і вмінням чи використанням Іншого? Егоїзм у стосунках між людьми може їх порушити. Етика ділового спілкування базується на таких правилах і нормах поведінки партнерів, які сприяють розвитку співпраці. Передусім йдеться про зміцнення взаємодовіри, постійне інформування партнера щодо своїх намірів і дій, запобігання обману та невиконанню взятих зобов'язань. У деяких зарубіжних корпораціях і фірмах навіть розроблено кодекси честі для службовців. Доведено, що бізнес, який має моральну основу, є вигіднішим і прогресивнішим.
Під час опитування студенти інститутів, коледжів, учні старших класів м. Києва на запитання "Що таке культура спілкування?" відповідали, що це: "сукупність вмінь людини аналізувати вчинки інших людей, поважати їх; складова культури мовлення; вміння поводитися культурно, мати добру вимову; вміння у будь-якій ситуації знайти правильний та делікатний підхід; бажання бути культурним та приємним співрозмовником" та ін. Як бачимо, опитувані не диференціюють культуру мовлення, мови, поведінки та спілкування.
Про що ж свідчить аналіз трактувань, наведених у літературі? Так, культура поведінки, культура мовлення і мови, культура спілкування в житті найчастіше постають у єдності. Проте людина, ввічливо та доброзичливо звертаючись до інших, може вживати слова, порушуючи граматичні правила. Іноді її дії начебто відповідають нормам поведінки, прийнятим у цьому суспільстві, однак успішно спілкуватися вона не може, тому що не розбирається у психології, психічному стані людей, особливостях їх темпераменту, характеру тощо. Тому вона і не може знайти такі способи і засоби спілкування, які б найбільшою мірою відповідали ситуації. Культуру спілкування найчастіше плутають з культурою мовлення. Дослідження генезису спілкування показали, що воно передує мовленню, тобто з наукового погляду це, безсумнівно, різні феномени. Культура мовлення — це здатність використовувати оптимальні для конкретної ситуації мовні засоби. Система ритуалів і відповідних словесних формул, яка вживається з метою встановлення контакту та підтримки доброзичливої тональності спілкування, становить мовленнєвий етикет. Водночас етикет — це сукупність правил поведінки, що регулюють зовнішній вияв людських взаємин, поведінку в громадських місцях, манери та стиль одягу. У словниках він ототожнюється з культурою поведінки. Слово "етикет" (як порядок і форма ввічливості при дворах монархів) увійшло до лексикону за часів правління французького короля Людовика XIV.
Культура спілкування є складовою частиною культури людини загалом. Вона, як і будь-яка інша культура, містить в собі певну суму знань, у цьому контексті — про спілкування.
Для культури спілкування характерна також нормативність. Вона визначає, як мають спілкуватися люди в певному суспільстві, у конкретній ситуації. Зазвичай норми визначаються станом суспільства, його історією, традиціями, національною своєрідністю, загальнолюдськими цінностями. Для кожної епохи розвитку людства характерна певна культура спілкування, що відповідає загальнолюдським цінностям. Тому саме тепер важливо закласти засади такої культури спілкування в нашому суспільстві, яка відповідала б часові, нашій історії та духовно-творчому потенціалу українців.
Тема 1.3. Специфіка мовлення фахівця (відповідно до напряму підготовки)
1.Мова і професія.
2.Майстерність публічного виступу. Види підготовки до виступу. Управління мовленням та його структурування з допомогою тематичної організації, зв’язності та злитості.
3.Набір відповідних тактичних та мовних засобів у межах конкретного виду усного вербального спілкування.
Студенти повинні:
знати основні умови ефективного мовленнєвого спілкування, композицію публічного виступу; готуватися до публічного виступу, правильно сприймати фахову інформацію, володіти різними видами усного професійного спілкування.
1. Мова і професія
Без мови нашої, юначе, Й народу нашого нема. (В. Сосюра)
Мова нації — універсальна система, в якій живе національна душа кожного народу, його світ, його духовність. «По ставленню кожної людини до своєї мови можна абсолютно точно судити не тільки про її культурний рівень, але й про її громадську цінність» (К. Паустовський). На повістці дня сьогодні — розширення сфер функціонування української мови. Це засіб не лише спілкування, а й формування нових виробничих відносин.
Мова як інструмент здобуття знань, як засіб життєдіяльності людини має велике значення для всіх. Оскільки мова не тільки обслуговує сферу духовної культури, а й пов'язана з виробництвом, з його галузями і процесами, із соціальними відносинами, вона — елемент соціальної сфери.
У сучасному житті по-новому розглядаються питання функціонування мови. Старий поділ на професії «інтелігентні» та «неінтелігентні» зникає. Основний критерій — знання свого фаху, рівень володіння професійною термінологією.
Науково-технічний прогрес, перебудова соціально-економічної й політичної системи в країні насичують нашу мову новими поняттями, термінами. Разом з піднесенням рівня фахових знань представників різних професій підвищуються і вимоги до мови.
У зв'язку з упровадженням української мови на підприємствах та в установах помітно збагачується словник професійної термінології новою науково-технічною, суспільно-політичною лексикою.
Що означає знати мову професії? Це — вільно володіти лексикою свого фаху, нею послуговуватися.
Мовні знання — один з основних компонентів професійної підготовки. Оскільки мова виражає думку, є засобом пізнання й діяльності, то правильному професійному спілкуванню людина вчиться все своє життя.
Знання мови професії підвищує ефективність праці, допомагає краще орієнтуватися в ситуації на виробництві та в безпосередніх ділових контактах.
2. .Майстерність публічного виступу. Види підготовки до виступу. Управління мовленням та його структурування з допомогою тематичної організації, зв’язності та злитості.
Публічний виступ - це усне монологічне висловлення з метою досягнення впливу на аудиторію. У сфері ділового спілкування найбільш часто використовуються такі жанри, як доповідь, інформаційна, привітальна і торгова промова.
В основі класичної схеми ораторського мистецтва лежить 5 етапів: 1)добір необхідного матеріалу, змісту публічного виступу (inventio - «винахід»), 2)Складання плану, розподіл зібраного матеріалу в необхідній логічній послідовності (dispositio - «розташування»), 3)»Словесне вираження», літературна обробка мови (e|ocutio), 4)Завчання, запам'ятовування тексту (memoria - «пам'ять»), 5)Проголошення (pronuntiatio).
Антична риторика винятково велике значення надавала підготовці публічного виступу (це чотири з п'яти етапів приведеної схеми). Греки говорили, що промови Демосфена промащені олією нічної лампади, при світлі якої він їх складав.
Підготовка до будь-якого ораторського монологу починається з визначення його теми і мети. Тему визначає або сам автор, або ті, хто запрошує його виголосити промову. Назва виступу повинна бути зрозумілою , чіткою , по можливості короткою. Вона повинна відбивати зміст промови і привертати увагу слухачів (Наприклад: « Чи потрібні нам атомні електростанції?», «Стан охорони праці і техніки безпеки », «Про підготовку до проведення сертифікації виробів». При розробці порядку денного для нарад необхідно особливу увагу звертати на формулювання тим доповідей і повідомлень. Теми повинні орієнтувати людей на участь в обговоренні конкретних проблем. Тому доцільно «розшифровувати» пункт порядку денного «Різне»- людина буде мати можливість заздалегідь підготувати і продумати свій виступ. Деякі промови не мають назв: привітальна, мітингова й інші.
Завжди легше говорити, звертаючись до однорідного (гомогенного ) складу (дилетанти, фахівці, колеги, студенти, люди однакових політичних поглядів і т.д.). Що однорідніша аудиторія, то більш передбачена реакція на виступ. Звертаючись до молоді, не можна загравати, лестити, повчати, дорікати в незнанні, некомпетентності, підкреслювати свою перевагу, ухилятися від гострих проблем і питань. Перед слухачами з високим рівнем професійної чи наукової підготовки не можна виступати, якщо немає нових поглядів, підходів до рішення проблеми, не можна допускати повтори, тривіальні судження, демонструвати свою перевагу, зловживати цифрами, цитатами, ухилятися від суті проблеми.
У неоднорідній (гетерогенній) аудиторії виголошувати промову сутужніше. Якщо публіка різна за складом, треба, по можливості, адресувати якийсь фрагмент кожній групі. Варто заздалегідь подумати про те, що сказати окремим, особливо авторитетним, важливим персонам, якщо ви знаєте, що вони прийдуть.
Необхідно також з'ясувати чисельність аудиторії. Великою кількістю слухачів складніше керувати. У переважній більщості людина легковірна, схильна до знеособлювання, не здатна до критики, бачить усе у чорно - білих фарбах, реагує на емоції. Що більша аудиторія, то простіше, наочніше, образніше варто говорити. Знання своїх слухачів, «прицільна» підготовка промови здобувають особливе значення під час обговорення якогось важкого питання у вузькому колі фахівців, ділових людей.
Варто довідатися, у якій обстановці буде проходити виступ - у залі, у кабінеті, є чи там кафедра, стіл, мікрофон ...
Кафедра допомагає сконцентрувати увагу на ораторі, за нею треба розташовуватися вільно, невимушено, установивши і намагаючись зберігати постійну відстань у 20 - 30 сантиметрів між ротом і мікрофоном.
Проксеміка - наука про тимчасову і просторову організацію спілкування - описує наступні способи розміщення слухачів в аудиторії:
Треба з'ясувати також, після яких інших промов планується ваш виступ. Адже кожна наступна промова повинна бути цікавішою за змістом і формою, ніж попередня.
Систематизуючи матеріал, оратор створює план, продумує композицію, логіку викладу, складає і редагує текст.
Підготовка письмового тексту має багато переваг. Написану промову можна перевіряти, виправляти; вона легше запам'ятовується і довше утримується в пам'яті. Писати треба на окремих аркушах, на одній стороні. Досвідчений оратор може обмежитися складанням тез, чи конспекту розгорнутого плану виступу.
Репетиція являє собою проголошення тексту думкою або вголос, краще перед дзеркалом. Треба знайти таку позу, у якій ви почуваєте себе легко і зручно, і постаратися її запам'ятати; вивчити обличчя - розправити нахмурені брови, мімічні зморшки, що набігають на чоло; продумати жести, прийоми встановлення контакту. Досвід показує, що на 3 хвилини виступу витрачається 20 - 25 хвилин підготовки. Якщо виступ ретельно розроблений , то в момент зустрічі зі слухачами оратор буде триматися впевнено.
Існує три способи виголошення промови: 1)Читання тексту, 2) Відтворення по пам'яті з читанням окремих фрагментів (з опорою на текст), 3) Вільна імпровізація (експромт).
Читають ті промови, від тексту яких не можна відступити: дипломатичні, урочисті, доповіді і співдоповіді офіційного змісту. Інші види, як правило, вимовляють з опорою на письмову основу. Досить опустити погляд на сторінку, щоб відновити хід викладу, знайти потрібну цифру і т.п. Такий виступ створює враження вільного володіння матеріалом, дає можливість оратору впевнено спілкуватися зі слухачами. У мовця , однак, не завжди є можливість попередньо підготувати текст. Іноді на нарадах, засіданнях, зборах, зустрічах доводиться виступати експромтом. При цьому потрібна велика мобілізація пам'яті, енергії, волі. Імпровізація можлива тільки на базі великих знань, володіння риторичними навичками.
Після виступу оратор часто відповідає на питання слухачів, полемізує з ними. Така форма спілкування жадає від оратора швидкої реакції, доброзичливості, володіння гумором. Відповідь доповідача призначається не тільки опоненту але і всім присутнім.
Методика ораторського мистецтва рекомендує не квапитися з відповіддю, а спочатку переконатися, что питання правильно зрозуміле; відповідати лаконічно, ясно і не давати необґрунтованих чи сумнівних відповідей; мати під рукою довідковий матеріал для тих, хто хоче одержати більш докладне обґрунтування ваших припущень.
2. Установлення контакту з аудиторією
Найвищий прояв майстерності публічного виступу - це контакт зі слухачами, тобто спільність психічного стану оратора й аудиторії. Це виникає на основі спільної розумової діяльності, подібних емоційних переживань. Ставлення оратора до предмета промови, його зацікавленість, переконаність викликають у слухачів відповідну реакцію. Як говорить прислів'я, слово належить наполовину тому, хто говорить, і наполовину тому, хто слухає. Головні показники взаєморозуміння між комунікантами - позитивна реакція на слова виступаючого, зовнішнє вираження уваги у слухачів (їхня поза, зосереджений погляд, вигуки схвалення, посмішки, сміх, оплески), «робоча» тиша в залі. Контакт - величина перемінна. Він може бути повним (зі всією аудиторією) і неповним, стійким і хитким в різні фрагменти проголошення промови.
Щоб завоювати аудиторію, треба установити з нею і постійно підтримувати, зоровий контакт. Виступаючий звичайно повільно обводить поглядом слухачів.
Перед початком промови витримують невелику психологічну паузу - 5 - 7 секунд.
Яка б не цікава була тема, увага аудиторії згодом притупляється. ЇЇ необхідно підтримувати за допомогою наступних ораторських прийомів:
прийом питання - відповіді. Оратор ставить питання і сам на них відповідає, висуває можливі сумніви і заперечення, з'ясовує їх і доходить певних висновків.
Перехід від монологу до діалогу (полеміки) дозволяє прилучити до процесу обговорення окремих учасників, активізувати тим самим їхній інтерес.
Прийом створення проблемної ситуації. Слухачам пропонується
ситуація, що викликає питання: «Чому?», що стимулює їхню пізнавальну активність.
Прийом новизни інформації, гіпотез змушує аудиторію припускати, міркувати.
Опора на особистий досвід, думки, що завжди цікаві слухачам.
Показ практичної значимості інформації.
Використання гумору дозволяє швидко завоювати аудиторію.
Короткий відступ від теми дає можливість слухачам «відпочити».
Уповільнення з одночасним зниженням сили голосу здатне привернути увагу до відповідальних місць виступу (прийом «тихий голос»).
Діючим засобом контакту є спеціальні слова і вислови, що забезпечують зворотний зв'язок. Це особові займенники 1 і 2 особи (я, ви, ми, ми з вами), дієслова у 1 і 2 особі (спробуємо зрозуміти, обмовимося, відзначимо, прошу вас, відзначте собі, подумайте, конкретизуємо й ін.), звертання (шановні колеги, дорогі мої), риторичні запитання (Ви хочете почути мою думку?). Перераховані мовні засоби контакту допомагають перебороти «бар'єр», служать об'єднанню оратора зі слухачами.
3. Поза, жести, міміка оратора
Поза, жести, міміка - приналежність індивідуального стилю. Ці елементи кінетичної системи спілкування діють на зоровий канал сприйняття, акцентують увагу на змісті інформації, що надходить слуховим каналом, підвищують емоційність і тим самим сприяють кращому засвоєнню висловлених думок. На думку психологів, мова на 25% сприймається зоровим шляхом.
Оратор повинен домогтися відчуття стійкості, рівноваги, легкості, рухливості і природності на трибуні, перед аудиторією. Вигляд людини, що тривалий час стоїть нерухомо, стомлює слухачів. Під час тривалої доповіді досвідчений виступаючий змінює позу. Крок вперед у потрібний момент підсилює значимість того чи іншого місця промови, допомагає зосередити на ньому увага. Відступаючи назад, оратор ніби дає аудиторії можливість «відпочити» і потім переходить до іншого положення промови. Не варто ходити, пересуватися у різні боки під час виступу.
Майстерність оратора виявляється в посиленні впливу жестом, мімікою. Зайва віртуозність не прикрашає мовця і викликає іронію, ворожість. Від жестів значимих, котрі сприяють успіху промови, необхідно відрізняти безглузді, механічні (струшування головою, поправлення волосся, одягу, вертіння ручки й ін.). Стверджують, що кращий жест той, на який не зважають слухачі, тобто який органічно зливається зі змістом промови. В ораторському мистецтві використовуються:
Ритмічні жести. Вони підкреслюють логічний наголос, уповільнення і прискорення промови, місце пауз. Наприклад, уповільнений рух вправо при проголошенні фрази «Говорить, що воду цідить».
Емоційні передають відтінки почуттів (стиснутий клак, овальний рух руки, « рука, що відрубує» фразу,).
Вказівні рекомендується використовувати в дуже рідких випадках, коли є предмет, наочне приладдя, на які можна вказати.
Образотворчі наочно представляють предмет, показують його (наприклад, кручені сходи).
Символічні несуть певну інформацію. До цієї групи відносяться жест категоричності (шабельне відмахування пальцями правої руки), жест протиставлення ( руки виконують в повітрі рух «там і тут»), жест роз'єднання (долоні розкриваються в різні сторони), жест узагальнення (овальний рух двома руками одночасно), жест об'єднання ( чипальці долоні рук з'єднуються).
Про важливість жестикуляції, говорить той факт, що в риториках, починаючи з античних часів, їй присвячувалися спеціальні розділи .
Основним показником почуттів мовця є вираз обличчя. Міміка оратора стимулює емоції аудиторії, здатна передати гаму переживань: радість і скорботу, сумнів, іронію, рішучість ... Вираз обличчя повинен відповідати характеру промови. У гарного оратора «обличчя говорить разом з промовою». Обличчя і весь зовнішній вигляд виступаючого повинні виражати доброзичливе і навіть дружнє відношення. Аудиторія не любить сердитих чи байдужих.
Тема 1.4. Формування навичок і прийомів мислення. Види, форми, прийоми розумової діяльності. Основні закони риторики.
1. Мова і думка.
2. Види, форми, прийоми розумової діяльності.
3. Формулювання понять, порівняння і зіставлення, виділення головного, систематизація, узагальнення, аргументація, доведення, встановлення причиново-наслідкових зв’язків, спростування, складання алгоритму, робота за аналогією, висування гіпотези, експериментування і моделювання.
4.Закони риторики.
Студенти повинні:
знати прийоми мислення, вимоги до мовлення і мислення, як правильно читати й осмислювати прочитане; володіти прийомами мислення та мовлення, збагачувати індивідуальний словник, правильно читати, осмислювати й опрацьовувати текст, вміти відредагувати текст.
1 . Мова і думка.
Українська мова - національна мова українського народу. У сучасному
світі налічується майже шість тисяч мов, Наша, українська, як і будь-яка
інша, посідає своє унікальне місце. У мові нація залишає всю свою історію,
свій всебічний багатовіковий досвід, здобутки культури, світоглядні ідеї,
свою самобутність. Мова кожного народу є витвором багатьох поколінь.,
Мова є засобом комунікації, інструментом порозуміння між людьми,
спілкуванням між народами. Адже у процесі суспільної діяльності люди мають
постійну потребу вступати в різні стосунки з іншими людьми, погоджувати з
ними свої дії, ділитися власним досвідом і запозичати собі досвід інших,
давати поради й розпорядження або одержувати їх Без мови не може існувати
будь-яке виробництво, не може розвиватися наука, техніка, культура,
мистецтво, преса, радіо і телебачення.
Мова є також знаряддям формування і вираження думки, основою духовності
народу, мідного і надійною опорою самоусвідомлення особистості, імпульсом
до творчого самовираження людини не тільки в національній культурі, а й у
світовій цивілізації
Коріння української мови сягає у сиву давнину. Аж українська мова
протягом багатьох віків не мала певного визначеного статусу. На найвищому
державному рівні видавалися укази, закони, постанови - положення, що сприяли забороні і викоріненню української мови. Мова однієї з найдавніших націй почала втрачати природну якість, її носіями в основному були мешканці села. Мовою міського побуту в найширшому розумінні, а також спілкування в усіх сферах була російська мова Також керівники українського походження та більшість міських мешканців, які мігрувала з села, говорили, як відзначив у своєму виступі Б.Олійник"...російською мовою, але з таким зачепилівським акцентом, що корінному москвичу, аби він і втямив, треба ще раз перекладати на справжню російську."
"Закон про мови" 1989 р. та Конституція України (1996 р., ст. 10)
-документи. Що надали українській мові державного статусу.
У другій половині 80- 90рр. XX ст. зміна суспільного ладу, масової
свідомості, формування нових держав і проголошення незалежності України,
зумовили якісні зрушення в сучасній українській літературній мові.
Статус державної мови, безперечно, стимулював розширення її функцій,
сприяв розвитку української нації, її традицій і культури. Тому ми повинні
пам'ятати, що виховувати в собі повагу до мови, якою спілкуємося, - це,
перш за все, виявляти повагу до народу, його історії, культури. Адже мова
своєрідний генетичний код нації, а не лише засіб спілкування.
2. Види, форми, прийоми розумової діяльності.
При формуванні природничих понять порівняння найчастіше виступає у формі протиставлення. Для ознайомлювання з предметами і явищами природи-широко використовується порівняння у формі зіставлення.
Порівняння нерозривно пов'язане з іншою розумовою діяльністю — абстрагуванням. Навчити дітей абстрагувати — означає виробити в них уміння бачити загальні істотні ознаки певних предметів.
Процес навчання потребує систематичного поєднання абстрагування і конкретизації, тобто переходів від абстрактного, загального до конкретного, поодинокого. Так, до конкретизації належать розпізнавання на малюнках або під час екскурсій певних форм поверхні, визначення лінії горизонту, певних видів тварин тощо. Молодші школярі часто зустрічаються з труднощами в конкретизації певних природничих понять, наприклад, рослини вони відносять до неживої природи, комах не вважають тваринами. Це пояснюється недостатньою увагою вчителя до конкретизації певних теоретичних положень, відірваністю навчання природознавству від самої природи.
Цей вид розумової діяльності відіграє важливу роль у формуванні природничих понять.
Оволодіння операцією узагальнення є також необхідною умовою розуміння учнями причинно-наслідкових зв'язків у природі. Формування вмінь знаходити і розуміти їх відбувається в процесі продуктивної діяльності учнів, коли вони пояснюють і доводять свої твердження.
Мислення невіддільне від мови. Тому вміння учнів порівнювати, узагальнювати, систематизувати предмети і явища і т. д. знаходить своє словесне оформлення, сприяє розвитку логічності, чіткості, образності як усної, так і писемної мови дітей.
Розвитку мови молодших школярів сприяє також опис ознак об'єктів, за якими діти ведуть спостереження серед природи, під час екскурсій, демонстрування дослідів та ін. При цьому встановлюється зв'язок між словом і образом, слова наповнюються відповідним змістом. Дітей треба вводити в навколишній світ, щоб вони кожен день відкривали в ньому щось нове, щоб кожен крок був подорожжю до витоків мислення і мови.
Керівництво спостереженнями дітей під час демонстрування дослідів, перегляду кіно- і діафільмів і спрямування їхньої уваги на істотне, на причини також робить учнів спостережливішими.
До чуттєвого пізнання належать відчуття, сприймання, уявлення; до логічного або раціонального — поняття, судження, умовиводи. Ці форми відображення мають місце і при засвоєнні знань, оскільки в процесі навчання в свідомості учнів повинна бути відтворена реальна картина навколишнього світу.
Найпростішою формою чуттєво-образного відображення є відчуття.
Відчуття — це процес відображення в мозку людини окремих властивостей, якостей предметів і явищ об'єктивної дійсності внаслідок їх безпосереднього впливу на органи чуттів.
Уявлення — це не тільки образи предметів, які ми колись сприймали. Можна мати уявлення і про такі предмети, яких ми ніколи не бачили. Вони створюються на основі осмислення ряду уявлень про навколишні предмети або явища.
4. .Закони риторики.
Третій закон сучасної риторики – це закон дієвості мовлення, який надає задоволення слуха-
чеві. Це універсальний принцип спілкування, бо ми завжди намагаємось спілкуватися з приємни-
ми для нас особами. Насолода бесідою ще з часів Платона відноситься до найвищого виду насоло-
ди. Відомий Дейл Карнегі головним секретом “мистецтва спілкування з людьми” називає вміння
цінувати й заохочувати людину до діяльності, задовольняти “його прагнення до власної значущос-
ті” .
4. закони риторики
Первый закон риторики - закон гармонизирующего диалога гласит: эффективное речевое общение возможно только при диалогическом взаимодействии участников речевой ситуации.
Раскроем сущность этого закона.
Термин "диалог" в современной риторике имеет иной, более общий и широкий смысл. Риторика принципиально отрицает возможность "речи, обращенной к самому себе". Такая речь риторику (как науку об эффективной, воздействующей, гармонизирующей речи) просто не интересует. В риторике не только говорящий, но и слушатель понимается как лицо активное, деятельное. Такими видел отношения между говорящим и адресатом еще Аристотель. Это видение особенно близко русскому речевому идеалу. Жить - значит участвовать в диалоге: вопрошать, внимать, ответствовать, соглашаться и т.д. В этом диалоге человек участвует весь и всею жизнью: глазами, губами, руками, душой, духом, всем телом, поступками. Он включает всего себя в слово, и это слово входит в диалогическую ткань Человеческой жизни, в мировой симпосиум.
Итак, закон гармонизирующего диалога говорит о том, что ваш собеседник или аудитория - не пассивный объект, которому вы должны передать информацию, на который вы как говорящий призваны воздействовать. Ваша задача - "пробудить собственное внутреннее слово" слушателя, установить гармонические и двусторонние отношения с адресатом. Как диалогизировать речевое общение, мы разберем в следующем параграфе.
Принципы диалогизации речевого общения
Для того чтобы диалогизировать речевое общение, т.е. чтобы получить активный отклик на речь говорящего, надо знать принципы речевого поведения.
Первый принцип - внимание к адресату.
Готовясь к публичной речи, профессиональной или личной беседе, прежде всего, необходимо представить себе слушателя, собеседника. Каковы особенности его личности (характер, вкусы, интересы). Есть ли темы, которые не стоит затрагивать.
Риторика рекомендует, обдумывая речь, заранее составить "социальный портрет слушателя (аудитории)". Он создается в результате ответов на следующие вопросы:
1) социальное положение слушателя или социальный состав аудитории; социальная роль собеседника по отношению к вам (руководитель; преподаватель; товарищ; родитель и т.д.)
2) размер аудитории (количество человек);
3) возраст;
4) круг особых интересов адресата и набор "запретных тем", личные особенности собеседника (характер, образование, воспитание. .);
5) почему и зачем люди собрались; что будут делать в результате собрания, конференции;
6) как ваше сообщение связано с личными насущными интересами и потребностями адресата;
8) как они будут использовать полученные от вас сведения? Когда? Каким образом?
Еще раз хочется подчеркнуть, что работа по составлению портрета адресата очень полезна в любой ситуации: и при подготовке к беседе личного или делового характера, и при подготовке к публичному выступлению. Анализ аудитории поможет продумать ход беседы, поможет диалогизировать даже монологическую речь в условиях публичного выступления - использование риторических вопросов, обращение к слушателям.
Второй принцип диалогизации речи - это принцип близости содержания речи интересам и жизни адресата. Предварительно оценив и представив себе аудиторию, необходимо продумать те факты, примеры, образы, которые взяты из области, жизненно важной или хорошо знакомой, интересной, доступной вашему слушателю. Природа человека такова, что он острее переживает то, что касается его лично, то, что ему близко.
Представьте себе, что случилось чрезвычайное происшествие: где-то за рубежом; в вашем городе; в вашем доме. Эксперименты показывают, что понимание текста напрямую зависит от того, насколько его содержание близко интересам адресата: чем больше эта близость, тем меньше вариантов понимания обнаруживается. Поэтому риторика рекомендует на протяжении всей беседы или выступления показывать, почему сообщаемое лично важно для адресата, каким образом обсуждаемый вопрос непосредственно касается его жизненных интересов.
Третий принцип - конкретность.
Конкретность помогает зримо воспринять звучащее слово, а это очень важно для понимания и запоминания.
Обязательно должны быть примеры - конкретные проявления и подтверждения ваших мыслей.
Обратите внимание на образность речи.
Отбирайте слова: лучше употребить не родовое понятие, а видовое (не головной убор, а шляпа; не транспорт, а троллейбус).
Продумывая структуру речи, формулируйте тему или отдельные вопросы как можно конкретнее.
Розділ 2. Етика ділового спілкування
Тема 2.1 Поняття етики ділового спілкування, її предмет і завдання
1. Поняття спілкування.
2. Сутність і зміст етики ділового спілкування.
3. Етичні норми і нормативи.
4. Професійна етика.
5. Вчинок як першоелемент моральної діяльності.
Студенти повинні:
знати сутність, види, завдання етики ділового спілкування, етичні норми та нормативи;
вміти використовувати набуті знання у процесі ділового спілкування.
1. Поняття спілкування.
Люди, як правило, починають спілкуватися з якогось приводу. При цьому їхні дії пов'язані з предметом спілкування, який визначає його сутність, дає змогу визначити його спрямованість. Існує, наприклад, спілкування інтимне, професійне, ділове та ін. Предметом нашого аналізу є ділове спілкування.
Змістом ділового спілкування є "діло", з приводу якого виникає і розвивається взаємодія. У літературі є різні описи його специфіки. Виокремлюються такі характеристики ділового спілкування: співрозмовники є особистостями, значущими одне для одного, вони взаємодіють з приводу конкретного діла, а основне завдання такого спілкування -- продуктивна співпраця. На думку деяких учених, спілкування слід вважати діловим, якщо його визначальним змістом виступає соціально значуща спільна діяльність. Інші вважають, що ділове спілкування -- це усний контакт між співрозмовниками, які мають для цього необхідні повноваження і ставлять перед собою завдання розв'язати конкретні проблеми.
Під час ділового спілкування легше встановлюється контакт між людьми, якщо вони говорять "однією? мовою" і прагнуть до продуктивного співробітництва. При цьому засадами їхнього спілкування є етичні норми та ритуальні правила ділових взаємовідносин, знання й уміння, пов'язані з обміном інформацією, використанням способів та засобів взаємовпливу, взаєморозуміння. Велике значення має моральний аспект ділового спілкуван-ня. У професійній діяльності люди намагаються досягти не лише загальних, а й особисто значущих цілей. Але в який саме спосіб? Завдяки власним знанням і вмінням чи використанням Іншого? Егоїзм у стосунках між людьми може їх порушити. Етика ділового спілкування базується на таких правилах і нормах поведінки партнерів, які сприяють розвитку співпраці. Передусім йдеться про зміцнення взаємодовіри, постійне інформування партнера щодо своїх намірів і дій, запобігання обману та невиконанню взятих зобов'язань. У деяких зарубіжних корпораціях і фірмах навіть розроблено кодекси честі для службовців. Доведено, що бізнес, який має моральну основу, є вигіднішим і прогресивнішим.
2. Сутність і зміст етики ділового спілкування.
Діяльність працівників ДПС проходить майже завжди у взаємодії з іншими людьми, й у своїх планах вони змушені врахувати бажання і можливості людей, які можуть сприяти здійсненню її намірів або стати перешкодою на шляху до досягнення мети. Тобто, важлива роль відводиться спілкуванню, яке повинне бути нормальним, природним, безконфліктним, і грунтуватися на взаємодопомозі, взаєморозумінні, справедливості.
Психологи зазначають, що 15% успіху залежить від професійних знань, а 85% від мистецтва людського спілкування. У деяких професіях (педагоги, лікарі, юристи, актори, працівники податкової служби тощо) спілкування з фактора, що супроводжує діяльність, перетворюється у суттєву складову їх професійної діяльності. Серйозні недоліки у спілкуванні – відсутність комунікабельності, замкнутість, невміння встановлювати психологічний контакт з людьми та інші є протипоказанням до діяльності працівників податкових служб. Тому цим питанням слід приділяти досить велику увагу.
Спілкування – це спільна діяльність з реалізації інтересів, яка координується шляхом обміну думками і регулюється загальними нормами.
Спілкування розпочинається із встановлення взаєморозуміння. Потім відбувається уточнення інтересів. На наступній фазі виробляється загальний план дій (як спільних, так й індивідуальних), приймаються рішення. Особлива фаза – реалізація плану. Корекція спілкування може здійснюватися у будь-якій фазі (можна коригувати дії, плани, цілі й навіть інтереси);
Труднощі спілкування для працівників ДПС зумовлюються такими особливостями їх діяльності:
- незвичайна широта та багатоплановість спілкування. Доводиться вступати у контакт з представниками різних вікових, професійних, культурних, груп;
- не завжди спілкування проходить у сприятливих обставинах і ситуаціях, часто має вимушений характер, в умовах різкої протидії і незгоди сторін, до того ж при недостатності інформації і часу;
- має високий ступінь конфліктності.
Тому працівникам ДПС необхідні імпровізація, гнучкість, впевненість у собі тощо.
Ділова бесіда як правило складається з кількох етапів: ознайомлення з питанням і його викладення та уточнення факторів, що впливають на вибір рішення ; прийняття рішення і доведення його до співрозмовника. Запорука успіху ділової бесіди – компетентність, тактовність, доброзичливість її учасників.
Регламентаторами бесіди є питання. Для з’ясування проблеми краще ставити запитання відкритого типу: що? де? коли? навіщо? – на які неможливо відповісти “так” або “ні” , а потрібна розгорнута відповідь з викладенням усіх деталей. Якщо виникає необхідність конкретизувати бесіду, то ставлять запитання закритого типу: чи повинен був? чи є? чи буде? – такі питання вимагають односкладну відповідь.
Важливе значення мають плавність і темп мови. У певних умовах плавність мови заспокоює, знижує настороженість, посилює довіру. Свідоме прискорення темпу мови у певних проміжках часу дозволяє впливати на підсвідому сферу. У виразності мови велике значення має тембр голосу. Голосові параметри мови можуть впливати на співрозмовника у більшій мірі, ніж її зміст. Тому працівник ДПС повинен мати добре поставлений голос. У процесі спілкування неприпустимо фамільярне звертання до відвідувачів, бездушність, формалізм, доброзичлива поблажливість, безпринципність, відсутність певної лінії поведінки. Все це може призвести до відчуження з боку платників податків. З іншого боку, самоволодіння, такт, наполегливість, принциповість викликають повагу до працівника як до посадової особи та людини.
Вже при першій зустрічі потрібно викликати довіру до себе. Встановлення позитивних відносин при першій зустрічі зможе полегшити подальше завдання працівнику ДПС. Тому потрібно все продумати: зовнішній вигляд, манеру поведінки, свій психічний стан, порядок прийому, бесіду, а в ході бесіди підтримувати спокійну, ділову обстановку.
Для працівника ДПС важливо не тільки вміти спілкуватись, а також й вміти слухати, слухати уважно, не зупиняючи, давати можливість платнику податків висловити свою думку. Рекомендацій на рахунок того, хто перший має розпочати розмову – працівник ДПС чи платник податку – не існує. Як правило, відвідувач першим розповідає про суть справи. Але якщо стан справ відомий двом сторонам, краще розмову починати працівнику ДПС. Адже це приводить до встановлення контакту, а у відвідувача може виникнути відчуття психологічного комфорту, зменшиться напруга у розмові і легше можна буде дійти до спільної думки.
Бесіда працівника ДПС з платником податків ні в якому разі не повинна бути схожа на допит. Платнику податків можна висловити попередження , рекомендації, співчуття але ні в якому разі не повинно бути погроз, приниження, сварки. Також недоречні у мові працівника ДПС жарти, відволікання уваги. Тільки логічна аргументація податкового законодавства, тільки порада, як виконувати закон.
3. Етичні норми і нормативи.
Етичні норми і нормативи
У спілкуванні є ряд таких положень, слідуючи яким можна в значній мірі полегшити ділове спілкування, підвищити його ефективність і уникнути промахів в процесі взаємодії з іншими в бізнесі. Ці правила застосовні до окремих видів ділового спілкування: «зверху-вниз» (керівник—підлеглий), «знизу-вгору» (підлеглий—керівник) і «по горизонталі» (співробітник—співробітник).
Ділове спілкування «зверху-вниз»
Мистецтво і успіх ділового спілкування багато в чому визначаються тими нормами і принципами, які використовує керівник по відношенню до своїх підлеглих: яка поведінка на службі прийнятна, а яка — ні. Ці норми стосуються перш за все того, як і на основі чого віддаються розпорядження в процесі управління, в чому виражається службова дисципліна, що визначає ділове спілкування. Без дотримання етики ділового спілкування між керівником і підлеглим більшість людей відчувають себе в колективі дискомфортно, етично незахищеними. Відношення керівника до підлеглих впливає на весь характер ділового спілкування, багато в чому визначає його етично-психологічний клімат. Саме на цьому рівні формуються в першу чергу еталони і зразки поведінки. Відзначимо деякі з них.
Якщо співробітник не виконав вашого розпорядження, необхідно дати йому зрозуміти, що вам відомо про це, інакше він може вирішити, що провів вас. Більш того, якщо керівник не зробив підлеглому відповідного зауваження, то він просто не виконує своїх обов`язків.
Критикуйте дії і вчинки, а не особу людини.
Ніколи не радьте підлеглому, як поступати в особистих справах. Якщо порада допоможе, вам швидше за все не подякують. Якщо не допоможе — на вас звалиться вся відповідальність.
Ніколи не давайте співробітникам можливості зрозуміти, що ви не володієте ситуацією, якщо ви хочете зберегти їх пошану.
Дотримуйте принцип розподільної справедливості: чим більше заслуги, тим більше повинна бути винагорода.
Заохочуйте свій колектив навіть в тому випадку, якщо успіх досягнутий головним чином завдяки успіхам самого керівника.
Укріплюйте у підлеглого відчуття власної гідності. Добре виконана робота заслуговує не тільки матеріального, але і морального заохочення. Не лінуєтеся зайвий раз похвалити співробітника.
Захищайте своїх підлеглих і будьте їм вірними.
Вибирайте правильну форму розпорядження, враховуючи перш за все два чинники: (1) ситуацію, наявність часу для нюансів, (2) особа підлеглого — хто перед вами, добросовісний і кваліфікований працівник або людина, яку потрібно підштовхувати на кожному кроці. Залежно від цього слід вибирати і етично найбільш прийнятні норми поведінки і форми розпорядження.
Формами розпорядження можуть бути: наказ, прохання, запит і так званий «доброволець». Наказ найчастіше слід використовувати в надзвичайній ситуації, а також відносно недобросовісних співробітників. Прохання використовується в тому випадку, якщо ситуація рядова, а відношення між керівником і підлеглим засноване на довірі і доброзичливості. Така форма дозволяє співробітникові висловити свою думку на проблему в тому випадку, якщо вона по яких-небудь причинах не може бути вирішена. А якщо відповідним чином вимовити фразу, то у співробітника не виникне ніякого сумніву, що це наказ. Питання краще застосовувати в тих випадках, коли ви хочете викликати обговорення, як краще зробити роботу або підштовхнути співробітника до того, щоб він узяв ініціативу на себе. «Чи є сенс зайнятися цим?», «Як ми повинні це зробити?». При цьому співробітники повинні бути ініціативними і достатньо кваліфікованими. Інакше деякі можуть сприйняти ваше питання як прояв слабкості і некомпетентності.
Етика ділового спілкування «знизу-вгору»
Знати, як слід звертатися і відноситися до свого керівника, не менш важливий, ніж те, які вимоги слід пред`являти до своїх підлеглих. Без цього важко порозумітися і з начальником, і з підлеглими. Використовуючи ті або інші норми, можна привернути керівника на свою сторону, зробити своїм союзником, але можна і налаштувати його проти себе, зробити своїм недоброзичливцем.
Ось декілька необхідних етичних норм і принципів, які можна використовувати в діловому спілкуванні з керівником.
Прагніть допомагати керівникові в створенні в колективі доброзичливої етичної атмосфери, зміцненні справедливих відносин. Пам`ятаєте, що ваш керівник потребує цього в першу чергу.
4. Професійна етика
Професійна етика й норми професійних ділових відносин
Поняття «професійна етика» може викликати ряд запитань. По-перше, чим професійна етика відрізняється від етики як такої? По-друге, в чому необхідність виокремлення з усієї сфери етичного етики професійної? Чи всяка професія вимагає специфічної професійної етики?
Найвища суспільна й особистісна цінність моралі полягає в її загальнолюдяності, бо ідеал моралі підноситься над вузькокласовими, вузькопрофесійними інтересами. Людське сумління за всіх етнокультурних, групових та інших специфікацій не може бути сумлінням елліна чи іудея, хлібороба чи ремісника, вчителя чи лікаря. Воно єдине, і моральний рівень людини не може визначатися її професією, так само, як національним походженням чи класо¬вою належністю.
Звісно, і перше, й друге, й третє не можуть не породжувати певних особливостей, певних акцентів у моральній свідомості та моральній практиці людей. Разом із тим ці пе¬ремінні неспроможні докорінно змінити моральне обличчя особистості, в апеляції до якої й криється специфіка мо¬рального. Пояснюється це тим, що мораль впливає більш чи менш зримо на людей тоді, коли вона доходить до гли¬бинних духовних структур кожної окремо взятої особистості. Мораль є суттєвий чинник життєдіяльності народів і класів, але, навіть апелюючи до цих людських спільнот, вона звертається передусім до кожної окремої особистості. Тільки за умови саме такого звернення моральна проповідь, заклик, вимога вправі розраховувати на відгук.
5. Вчинок як першоелемент моральної діяльності
Вчинок — дія (акт) особи як суб'єкта суспільних відносин. Характер вчинків обумовлений як особистим імперативом, так і морально-правовим середовищем, у якому здійснюються ті або інші вчинки. Вчинки, що порушують норми права, — кримінальні злочини, адміністративні правопорушення, дисциплінарні проступки — належать до категорії антигромадських дій. За їх скоєння настає юридична відповідальність. Що ж стосується вчинків, які порушують норми моралі, то вони тягнуть за собою вжиття до відповідних осіб морально-виховних заходів впливу.
Отже, що таке вчинок? Як у галузі трудової діяльності людини елементарною осмисленою цілістю є реалізація тієї чи іншої мети, в галузі наукового пізнання — встановлення чи відкриття певної істини, в мистецтві — творення художнього образу, так у царині власне моральної активності такою цілістю, що надає останній довершеної й осмисленої форми, постає не що інше як учинок. Уся справа, однак, у тому, як розуміти саму моральну діяльність, адже, з одного боку, вона не існує як щось особливе поряд з іншими предметне визначеними різновидами діяльності людей, з іншого ж — мало не в кожному з цих різновидів діяльності — економіці, політиці, спорті й т. д. і т. п. — рано чи пізно відшукується свій власний моральний аспект.
Найчастіше, якщо не зважати на проміжні позиції, зустрічаються два підходи до розуміння суті моральної діяльності — більш широкий і більш вузький. Згідно з першим, ширшим підходом, діяльність є моральною, якщо узгоджується з вимогами моралі, її нормами та цінностями. Якщо людина сумлінно виконує свій обов'язок, з повагою ставиться до ближніх, дотримується правил порядності, в нас є підстави вважати її поведінку, її діяльність моральною — на відміну від діяльності аморальної, що порушує приписи моралі.
У вужчому ж розумінні власне моральною є лише така діяльність, яка ґрунтується на усвідомленому виборі її суб'єкта й має на меті активне утвердження певних моральних цінностей. З такого погляду можна говорити про домінуюче моральне значення тих або інших проявів людської активності як про їхню спеціальну ознаку, зовсім не вважаючи при цьому всі інші форми цієї активності чимось обов'язково аморальним.
Указане розрізнення є важливим для нас, оскільки воно дає змогу зрозуміти, що, взагалі кажучи, справжній моральний учинок є явищем рідкісним у повсякденному людському житті. Можна бути чесною, порядною, доброю людиною і не здійснювати при цьому жодних учинків — поки складність моральної поведінки залишається суто «технічною» складністю виконання певних зобов'язань і не тягне за собою сумнівів відносно самих духовно-моральних засад, що їх репрезентує дана особистість, пов'язуючи з ними уявлення про власну гідність. Інакше кажучи, якщо певний обов'язок є безсумнівним, виконувати його легко в моральному відношенні (навіть якщо у відношенні фізичному це вимагає граничних зусиль усього людського єства), й особливої потреби в такому «кванті» суто моральної активності, як учинок, не виникає. Інша справа, коли ця безсумнівність відпадає і ми усвідомлюємо проблематичність, дискусія ціннісних засад нашого буття, усвідомлюємо, що обстоювати їх у полеміці з опонентами, можемо лише шляхом власного вибору, власної відповідальної дії. Саме в такому разі проста відмова плескати в долоні, простий намір розмовляти рідною мовою стають учинком — не тому, що важко, мовляв, виконувати вимоги людської моралі, а тому, що потрібно захищати її духовно-ціннісні основи.
Тема 2.2. Структура ділового спілкування. Техніка ділового спілкування. Мовленнєвий етикет
1.Форми та функції ділового спілкування.
2.Бар'єри в спілкуванні, його рівні.
3Сучасні теорії міжособових стосунків.
4 Основні види ділового спілкування: публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада та переговори. Основні правила ділового спілкування. Мовленнєвий етикет у діловому спілкуванні.
Студенти повинні:
знати основні функції, рівні ділового спілкування, види міжособових стосунків;
вміти говорити, слухати, формулювати запитання, сприймати партнера та вести переговори.
1. Форми та функції ділового спілкування
Здійснюються ділові взаємини у двох формах: контакту та взаємодії. Контакт - це одиничний акт, в якому відсутня система узгодження дій партнерів стосовно один одного. Основу ж ділових взаємин партнерів складають не контакти, а їх взаємодія.
Взаємодія (інтеракція) - аспект спілкування, що проявляється в організації людьми взаємних дій, спрямованих на реалізацію спільної діяльності, досягнення певної вигідної обом сторонам мети.
Під соціальною інтеракцією (від лат. interaction - взаємодія) розуміють безпосередню міжособистісну комунікацію (обмін символами), важливою
особливістю якої визначається здатність людини \"виконувати роль іншого\" уявляти, як її сприймає партнер по спілкуванню, і відповідно інтерпретувати ситуацію та конструювати свої дії. Змістом взаємодії між людьми є певна і специфічна для соціальної структури суспільства сукупність економічних, правових, політичних відносин, які реалізуються у спілкуванні.
Розрізняють два типи міжособистісної взаємодії - співпраця (кооперація) і суперництво (конкуренція), які залежать від обраної стратеги і тактики
спілкування.
У процесі спілкування знаходять свій вияв своєрідна суперечність: з одного
боку, людина пристосовується до життя суспільства, засвоює його досвід, добуті людством наукові і культурні досягнення, а з другого – вона відособлюється, формується Ті індивідуальна неповторність, самобутність, що пояснюється його основними функціями.
У спілкуванні проявляються такі основні його функції:
Інформативно-комунікативна - з нею пов'язані усі процеси, які охоплюють
сутність таких складників спілкування, як передача-прийом інформації та
відповідна реакція на неї.
Регулятивно-комунікативна - відбувається процес коригування поведінки,
коли людина може вплинути на мотиви, мету спілкування, програму дій, прийняття рішень.
Афективно-комунікативна - відбувається взаєморегуляція та взаємокорекція поведінки, здійснюється своєрідний контроль над усією сферою діяльності партнера. Тут можуть реалізуватися можливості навіювання, наслідування, вживаються усі можливі засоби переконання.
2. Бар*єри в спілкуванні, його рівні
Взаєморозуміння та його рівні.
Взаєморозуміння - це таке розшифрування партнерами повідомлень і дій одне одного, яке відповідає їх значенню з погляду їхніх авторів. Виокремлюють три рівні взаєморозуміння: згоду, розуміння та співпереживання. Під згодою слід розуміти достатньо взаємопогоджені оцінки ситуації та правила поведінки кожного учасника спілкування. Це зовнішній (формальний) рівень взаєморозуміння. Уміння зрозуміти ситуацію і підпорядкувати свої емоції та поведінку до неї та до поведінки інших - необхідна умова спільної діяльності. Підкоритись нормам поведінки - перший крок до взаєморозуміння. Однак це не так легко, тому ми часто спостерігаємо неадекватну поведінку людей ( у транспорті, магазині, лікарні тощо). Згода як формальний рівень взаєморозуміння виявляється в різних видах спілкування: соціально-рольовому або анонімному, функціонально-рольовому, неформальному.
Розуміння як осмислення - другий рівень - це такий стан свідомості, коли в суб`єкта виникає впевненість в адекватності своїх уявлень і дібраних засобів впливу. Без такого стану неможливо продовжувати спілкування з метою координації дій у спільній діяльності. Тут характерно відчуття внутрішнього зв`язку, організованості в обговоренні, встановлення причинно-наслідкових звязків, організованості в обговоренні, встановлення причинно-наслідкових звязків. Розуміння як осмислення сприяють діалог, уміння знайти спільну мову, навчитися слухати одне одного й аналізувати погляди кожного. Бажання осмислити - ознака високих моральних якостей людини та її культури спілкування.
Взаєморозуміння як співпереживання передбачає здатність ураховувати стан співбесідника. Той, хто перебуває у збудженому стані, має заспокоїтись, а той, хто перебуває у пригніченому стані, - активізуватися. Стан людини можна визначити за експресією обличчя, жестами, позою, які дають змогу не лише побачити ставлення людини до співбесідника, а й до інформації, яку він часом намагається приховати. Тому з морального погляду слід розпізнати емоційний стан іншого. Це зробити легше, аніж маніпулювати своїм.
Під час спілкування люди постійно обмінюються інформацією. Опитування показало, що обмін інформацією - одна зі складних проблем у роботі з іншими, управлінні ними. Але до свідомості іншої людини потрапляє не вся інформація, яка передається. У результаті досліджень встановлено: якщо всю задуману людиною інформацію прийняти за 100%, то словесної форми набирає лише 90% цієї інформації, людина висловлює лише 80 % задуманої інформації. Водночас інша людина вислуховується тільки 70% цієї інформації, а розуміє 60%. У пам`яті ж іншої людини залишається лише 24% задуманої та висловленої інформації.
Під час спілкування люди осмислюють не лише словесну інформацію. Спостерігаючи за поведінкою одне одного, на основі несловесної інформації й контексту людських взаємин вони начебто „читають” те, що приховано за словами співбесідника ( у сфері його мотивації, моральності, свідомого, несвідомого і т. ін).
Той, хто передає інформацію, має знати, що розуміння її іншими залежить від бажання співрозмовника зрозуміти інформацію, що передається, повноти інформації, логіки викладу, вміння стимулювати іншого до думки. Якщо цього немає, то на шляху до взаєморозуміння виникають бар*єри.
Бар*єри на шляху до взаєморозуміння, зокрема моральні.
Барєри на шляху до взаєморозуміння виникають залежно від характеру комунікації та індивідуальних особливостей людей, які спілкуються. Барєрами можуть бути також особливості різних соціальних груп, до яких належать співбесідники, а також їхні соціокультурні відмінності. Аналізуючи факт непорозуміння, варто подумати, які з них треба обійти і які внести корективи у подальше спілкування. Ще важливіше вміти прогнозувати, передбачати виникнення можливих бар*єрів, будувати тактику їх запобігання.
4 Основні види ділового спілкування: публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада та переговори. Основні правила ділового спілкування.
Публічний виступ - це усне монологічне висловлення з метою досягнення впливу на аудиторію. У сфері ділового спілкування найбільш часто використовуються такі жанри, як доповідь, інформаційна, привітальна і торгова промова.
В основі класичної схеми ораторського мистецтва лежить 5 етапів: 1)добір необхідного матеріалу, змісту публічного виступу (inventio - «винахід»), 2)Складання плану, розподіл зібраного матеріалу в необхідній логічній послідовності (dispositio - «розташування»), 3)»Словесне вираження», літературна обробка мови (e|ocutio), 4)Завчання, запам'ятовування тексту (memoria - «пам'ять»), 5)Проголошення (pronuntiatio).
Необхідно також з'ясувати чисельність аудиторії. Великою кількістю слухачів складніше керувати. У переважній більщості людина легковірна, схильна до знеособлювання, не здатна до критики, бачить усе у чорно - білих фарбах, реагує на емоції. Що більша аудиторія, то простіше, наочніше, образніше варто говорити. Знання своїх слухачів, «прицільна» підготовка промови здобувають особливе значення під час обговорення якогось важкого питання у вузькому колі фахівців, ділових людей.
Варто довідатися, у якій обстановці буде проходити виступ - у залі, у кабінеті, є чи там кафедра, стіл, мікрофон ...
Кафедра допомагає сконцентрувати увагу на ораторі, за нею треба розташовуватися вільно, невимушено, установивши і намагаючись зберігати постійну відстань у 20 - 30 сантиметрів між ротом і мікрофоном.
Методика ораторського мистецтва рекомендує не квапитися з відповіддю, а спочатку переконатися, что питання правильно зрозуміле; відповідати лаконічно, ясно і не давати необґрунтованих чи сумнівних відповідей; мати під рукою довідковий матеріал для тих, хто хоче одержати більш докладне обґрунтування ваших припущень.
Установлення контакту з аудиторією.
Найвищий прояв майстерності публічного виступу - це контакт зі слухачами, тобто спільність психічного стану оратора й аудиторії. Це виникає на основі спільної розумової діяльності, подібних емоційних переживань. Ставлення оратора до предмета промови, його зацікавленість, переконаність викликають у слухачів відповідну реакцію. Як говорить прислів'я, слово належить наполовину тому, хто говорить, і наполовину тому, хто слухає.
Після ораторського виступу необхідний аналіз. Перш за все для того, щоб знайти, виділити і врахувати допущені недоліки.
Схема аналізу промови
Яка тема виступу? Чи досягнута його мета? Чи підходить тема аудиторії, чи викликає інтерес?
Який матеріал використаний у тексті виступу?
Яка композиція промови? Які методи викладу матеріалу використовуються?
Чи логічна, чи доказова промова?
Чи відповідає промова критеріям правильності, точності, виразності, багатства мовлення?
Який спосіб виголошення промови?
Чи дотримувався оратор вимоги техніки мовлення?
Який зовнішній вигляд оратора, чи доречні жести і міміка? Наскільки вільно він тримається перед слухачами?
Чи встановлений контакт з аудиторією? За допомогою яких засобів?
Визначте, до якого мовного типу належить оратор (за класифікацією С. Ф. Іванової
ДІЛОВА БЕСІДА
1. Мета і завдання ділової бесіди
Основна мета ділової бесіди - переконати партнера прийняти ваші конкретні пропозиції. Завданнями бесіди виступає одержання службової інформації, взаємне спілкування працівників однієї сфери, спільний пошук, висування й оперативна розробка робочих ідей і задумів, контроль і координація початих заходів, стимулювання трудової активності.
2. Етапи підготовки і проведення ділової бесіди
Підготовка до проведення бесіди починається з попередніх заходів. Необхідний чіткий план - програма дії. Варто визначити тему і мету обговорення, оцінити майбутніх учасників спілкування й обстановку. Треба розробити стратегію досягнення цілей і тактику ведення бесіди.
Збір матеріалу - трудомістка справа, але це найважливіша стадія роботи при підготовці майбутнього контакту. Доцільно відразу ж доповнити зібрані матеріали власними примітками, потім систематизувати інформацію і написати тези.
Розглянемо структуру комунікативного етапу. На початку бесіди треба установити контакт зі співрозмовником, створити робочу атмосферу, привернути увагу й інтерес партнера. При перших словах зустрічі бажано посміхатися, сказати кілька приємних слів особистого характеру, чи пожартувавши використовувати порівняння для короткого викладу ситуації. Правильний початок бесіди припускає вказівку на її цілі , задачі, оголошення послідовності розгляду питань.
Інформацію, з якою ви хочете познайомити співрозмовників, треба представити коротко, точно і ясно, із указівкою на її джерела і підкресленням їхньої надійності.
Наприкінці бесіди необхідно зробити висновки з основних положень, сформулювати чітко і лаконічно основні ідеї. Досвідчені ділові люди радять залишати в запасі один сильний аргумент на той випадок, якщо співрозмовник у момент прийняття рішень почне вагатися .
Після закінчення зустрічі роблять письмовий запис, що фіксує мету, задачі, позиції сторін, досягнуті домовленості, питання. Указують також дату і місце проведення, тривалість, прізвища, імена і по батькові, посади присутніх.
Харві Маккей - мільйонер, автор бестселера «Як утриматися серед акул» (М. , 1991) - вважає, що в ході переговорів виграє той, у кого більше інформації, кращий план і вища майстерність. У цій лаконічній формулі названі найважливіші складники успіху переговорів. На перше місце автор висуває ретельну підготовку до діловій зустрічі. Цей етап включає два основних напрямки: 1)обдумування основного змісту, 2)вирішення організаційних питань. Робота над змістом переговорів починається зі збору інформації. Дуже важливо, щоб вона була різноманітною, усебічною, а також правдивою, реальною. Плідний діалог можливий тільки на грунті глибокого знання проблеми, компетентності в даній галузі. Коштовним надбанням є інформація про фірму, з якою будете співробітничати: коли і ким заснована, у яких угодах мала успіх, який обсяг операцій, фінансове становище і т.п. Корисно довідатися про партнерів фірми і про тих , з ким планується вести переговори: освіта , віхи кар'єри, склад родини, хобі ... Вивчаються також психологічні особливості членів делегації протилежної сторони.
У процесі аналізу матеріалу продумуються можливі альтернативи рішення, що вимагають менших витрат і зусиль. Особливу увагу звертають на інтереси. Інтерес - ключове поняття переговорів. Інтереси можуть бути двох типів: 1)загальні, 2)різні. Останні підрозділяються на взаємовиключні, тобто суперечні один одному, і непересічні - такі, при яких реалізація намірів однієї зі сторін ніяк не торкається прагнень іншої. Варто виписати на аркуші паперу інтереси - свої і партнера - і визначити, якого вони типу. На основі аналізу проблеми формулюється загальний підхід (тобто мета і задачі), власна позиція, можливі варіанти рішення, продумується аргументація.
3. Протокол наради
Протокол наради - це первинний офіційний документ, на підставі якого карівник має право вимагати від працівників виконання доручених ним завдань. Секретар фіксує в протоколі найбільш важливі моменти: основні положення, висловлені ораторами, досягнення мети наради, прийняті рішення, їхніх виконавців і терміни виконання.
Виділяють наступні частини цього документа:
1.Найменування.
2.Дата.
3.Перелік присутніх.
4.Порядок денний.
5.Слухали.
6.Ухвалили.
7.Підпис (голови, секретаря).
5. Основні правила ділового спілкування. Мовленнєвий етикет у діловому спілкуванні.
Люди, як правило, починають спілкуватися з якогось приводу. При цьому їхні дії пов'язані з предметом спілкування, який визначає його сутність, дає змогу визначити його спрямо-ваність. Існує, наприклад, спілкування інтимне, професійне, діло-ве та ін. Предметом нашого аналізу є ділове спілкування.
Змістом ділового спілкування є "діло", з приводу якого виникає і розвивається взаємодія. У літературі є різні описи його специфіки. Виокремлюються такі характеристики діло-вого спілкування: співрозмовники є особистостями, значущи-ми одне для одного, вони взаємодіють з приводу конкретного діла, а основне завдання такого спілкування -- продуктивна співпраця. На думку деяких учених, спілкування слід вважа-ти діловим, якщо його визначальним змістом виступає соці-ально значуща спільна діяльність. Інші вважають, що ділове спілкування -- це усний контакт між співрозмовниками, які мають для цього необхідні повноваження і ставлять перед со-бою завдання розв'язати конкретні проблеми.
Під час ділового спілкування легше встановлюється кон-такт між людьми, якщо вони говорять "однією? мовою" і праг-нуть до продуктивного співробітництва. При цьому засада-ми їхнього спілкування є етичні норми та ритуальні правила ділових взаємовідносин, знання й уміння, пов'язані з обміном інформацією, використанням способів та засобів взаємо-впливу, взаєморозуміння. Велике значення має моральний аспект ділового спілкуван-ня. У професійній діяльності люди намагаються досягти не лише загальних, а й особисто значущих цілей. Але в який саме спосіб? Завдяки власним знанням і вмінням чи використанням Іншого? Егоїзм у стосунках між людьми може їх порушити. Етика ділового спілкування базується на таких правилах і нормах поведінки партнерів, які сприяють розвитку спів-праці. Передусім йдеться про зміцнення взаємодовіри, по-стійне інформування партнера щодо своїх намірів і дій, запо-бігання обману та невиконанню взятих зобов'язань. У де-яких зарубіжних корпораціях і фірмах навіть розроблено кодекси честі для службовців. Доведено, що бізнес, який має моральну основу, є вигіднішим і прогресивнішим.
Професійне спілкування формується в умовах конкрет-ної діяльності, а тому певною мірою вбирає в себе її особли-вості, є важливою частиною, засобом цієї діяльності. У про-фесійній культурі спілкування можна виокремити загальні норми спілкування, що зумовлені характером суспільного ладу і ґрунтуються на здобутках минулого і сучасного. Вод-ночас ця культура має індивідуальний характер і виявляєть-ся у способах спілкування, що їх вибирає суб'єкт у певних ділових ситуаціях щодо конкретних людей.
Маючи ділові справи з іноземцями, слід пам'ятати про національні особливості спілкування. У кожного народу є свої культурні традиції, свій національний характер. їх не можна ігнорувати. Поки інтереси сторін співпадають, національні відмінності практично не помітні. Якщо виникає конфлікт -- вони відіграють важливу роль. Національний стиль спілкування -- це лише типові, більш яскраво виражені особли-вості мислення та поведінки. Ці риси притаманні не обов'яз-ково всім представникам певної нації. Але завжди при зу-стрічах з іноземцями ця інформація має слугувати орієнти-ром, оскільки національні особливості можуть вплинути на результати спілкування.
Під час опитування студенти інститутів, коледжів, учні старших класів м. Києва на запитання "Що таке культура спілкування?" відповідали, що це: "сукупність вмінь людини аналізувати вчинки інших людей, поважати їх; складова культури мовлення; вміння поводитися культурно, ма-ти добру вимову; вміння у будь-якій ситуації знайти правиль-ний та делікатний підхід; бажання бути культурним та приєм-ним співрозмовником" та ін. Як бачимо, опитувані не диферен-ціюють культуру мовлення, мови, поведінки та спілкування.
Про що ж свідчить аналіз трактувань, наведених у літе-ратурі? Так, культура поведінки, культура мовлення і мови, культура спілкування в житті найчастіше постають у єдності. Проте людина, ввічливо та доброзичливо звертаючись до інших, може вживати слова, порушуючи граматичні прави-ла. Іноді її дії начебто відповідають нормам поведінки, прий-нятим у цьому суспільстві, однак успішно спілкуватися вона не може, тому що не розбирається у психології, психічному стані людей, особливостях їх темпераменту, характеру тощо. Тому вона і не може знайти такі способи і засоби спілкуван-ня, які б найбільшою мірою відповідали ситуації. Культуру спілкування найчастіше плутають з культурою мовлення. Дослідження генезису спілкування показали, що воно пере-дує мовленню, тобто з наукового погляду це, безсумнівно, різні феномени. Культура мовлення -- це здатність вико-ристовувати оптимальні для конкретної ситуації мовні засо-би. Система ритуалів і відповідних словесних формул, яка вживається з метою встановлення контакту та підтримки доброзичливої тональності спілкування, становить мовлен-нєвий етикет. Водночас етикет -- це сукупність правил по-ведінки, що регулюють зовнішній вияв людських взаємин, поведінку в громадських місцях, манери та стиль одягу. У словниках він ототожнюється з культурою поведінки. Слово "етикет" (як порядок і форма ввічливості при дворах мо-нархів) увійшло до лексикону за часів правління французь-кого короля Людовика XIV.
Культура спілкування є складовою частиною культури людини загалом. Вона, як і будь-яка інша культура, містить в собі певну суму знань, у цьому контексті -- про спілкування.
Для культури спілкування характерна також норма-тивність. Вона визначає, як мають спілкуватися люди в пев-ному суспільстві, у конкретній ситуації. Зазвичай норми ви-значаються станом суспільства, його історією, традиціями, на-ціональною своєрідністю, загальнолюдськими цінностями. Для кожної епохи розвитку людства характерна певна куль-тура спілкування, що відповідає загальнолюдським ціннос-тям. Тому саме тепер важливо закласти засади такої культу-ри спілкування в нашому суспільстві, яка відповідала б ча-сові, нашій історії та духовно-творчому потенціалу україн-ського народу.
5. Під час опитування, студенти інститутів, коледжів, учні старших класів м. Києва на запитання "Що таке культура спілкування?" відповідали, що це: "сукупність вмінь людини аналізувати вчинки інших людей, поважати їх; складова культури мовлення; вміння поводитися культурно, мати добру вимову; вміння у будь-якій ситуації знайти правильний та делікатний підхід; бажання бути культурним та приємним співрозмовником" та ін. Як бачимо, опитувані не диференціюють культуру мовлення, мови, поведінки та спілкування.
Особливості ділового етикету
Попри універсальний характер етикету, є певні особливості його прояву в сім'ї, у громадських місцях, на роботі. Далі розглянемо особливості ділового етикету в єдності з етикою, оскільки лише за такої умови вони є плідними, бо сприяють ефективній взаємодії керівника і підлеглих, співробітників між собою, працівників будь-якої установи з клієнтами. Коли говорять про діловий етикет, мають на увазі встановлений порядок поведінки, що задовольняла би всіх учасників, які обговорюють певну проблему. В офіційній сфері діє міжнародний принцип, за яким ставлення до особи визначається її чином чи посадою, яку вона займає. У цій сфері кожна особа є представником фірми, організації, навіть держави, і тому етикетні правила вимагають ставитися до неї з повагою, незалежно від віку чи статі. Молода людина може бути керівником великої фірми, а підлеглий бути за віком таким, як його батько. Тому діловий етикет передбачає, що на рівних спілкуються ті, хто займає однакове становище, скажімо, в бізнесі чи в політиці. Ділова жінка, яка хоче Є певні особливості етикету в організаціях, де працюють люди. Тут різновидом етикету є службовий. Службовий етикет — це сукупність найдоцільніших правил поведінки людей там, де відбувається їхня професійна діяльність — на виробництві, в будь-якій організації (тут і далі під словом організація в сучасній етиці, психології, науці управління розуміють будь-які форми спільної діяльності людей — фірму, завод, установу, інститут, концерн, фабрику тощо). Дотримання правил і вимог етикету є обов'язковим для всіх, адже це сприяє створенню сприятливого клімату для людей, зайнятих загальним виробничим процесом. Доведено, що добрий, настрій позитивно впливає як на здоров'я людини, так і на продуктивність її праці. Не випадково великі фірми та корпорації створюють власні Кодекси честі чи Правила поведінки, в яких передбачено етичні норми взаємин та правила службового етикету.
У книзі англійських консультантів з управління М. Вудкока та Д. Френсіса ("Раскрепощённый менеджер") наводиться такий епізод з роботи однієї англійської компанії: "Атмосфера засідання була складною і напруженою. Присутні на ньому керівники підрозділів були розгублені. Вони сподівалися, що їхня філія принесе хороший прибуток, але натомість зазнали істотних збитків. Виконавчий директор філії сказав: "Наше становище гіршим вже не може бути. Я готовий розірвати винних, але все ж, мабуть, треба проаналізувати проблему. У чому наші помилки?" Присутні довго мовчали, а потім один із них сказав: "Річ у тім, що ми погано організовані, а у взаєминах колег недостатньо щирості та відкритості, порушуються етичні норми". Усі погодилися з тим, що етичними та соціально-психологічними проблемами керівництво філії не займалося. Дійшли висновку: щоб забезпечити стабільні прибутки, усі мають працювати як одне ціле, а не як зібрання окремих особистостей; крім того, всі мають виконувати встановлені етичні правила поведінки на службі". Цей приклад свідчить, що в міру ускладнення виробничих завдань, які доводиться розв'язувати, керівникам дедалі більше уваги треба приділяти дотриманню всіма працівниками, незалежно від посади, загальноприйнятих етичних норм, службового етикету. Звичайно, дотримання етикету не є самоціллю. Він не повинен заважати роботі, виконанню виробничих завдань.
Тема 2.3. Правила спілкування фахівця при проведенні зустрічей, переговорів, прийомів та по телефону.
1. Загальні принципи і правила ділового спілкування фахівця: моральність, повага до інших людей, раціональність, правила критики та самокритики.
2. Культура телефонного діалогу.
Студенти повинні:
знати способи застосування в своїй діяльності правил спілкування;
вміти спілкуватися по телефону, готувати й проводити ділові зустрічі та прийоми.
1. Загальні принципи і правила ділового спілкування фахівця: моральність, повага до інших людей, раціональність, правила критики та самокритики.
Актуальність даної теми як теоретична, так і практична, досить велика. В Україні в даний час спостерігається деякий дефіцит теоретичних досліджень в області ведення ділових переговорів. При великій кількості літератури, присвяченої прикладним аспектам ділового спілкування, загалом , і ділових переговорів зокрема , практично немає робіт, у яких проведено глибокий аналіз переговорів і їхній вплив на життя суспільства в цілому й індивіда зокрема. Разом з тим, проблематика процесу переговорів носить більш прикладний характер. Вона користується широким попитом при рішенні конкретних ситуацій, у яких спостерігається зіткнення інтересів двох або більше сторін. Щоб знайти оптимальне рішення, потрібно мати визначені знання в області підготовки і проведення ділових переговорів. Зіткнення точок зору, думок, позицій - явище, яке дуже часто зустрічається у виробничому і громадському житті. Щоб створити вірну лінію поведінки в переговорному процесі, дуже корисно знати, що таке ділові переговори, знати їхні основні етапи і специфіку, стратегію і тактику взаємодії в переговорах тощо. Вміння професійно провести переговори підвищує культуру спілкування і забезпечує зростання як усього підприємства або фірми в цілому, так і кожного його співробітника окремо .
Сьогодні керівникам багатьох підприємств і фірм, а також бізнесменам, що контактують або бажають вступити в ділові відносини з іншими організаціями, як на території України, так і за кордоном, не вистачає елементарних знань про ділове спілкування, про переговори та методи й етапи їх проведення.
У політичній, підприємницькій, комерційній і іншій сферах діяльності ділові бесіди і переговори грають дуже важливу роль. Вивченням етики і психології переговорних процесів займаються не тільки окремі дослідники, але і спеціальні центри. А методика ведення переговорів є в програмі підготовки фахівців різних профілів.
Для того, щоб вести переговори, необхідно зрозуміти, що вони собою являють. Переговори - це вид спільної з партнером діяльності, як правило, спрямованої на рішення проблеми.
Вони завжди припускають, принаймні, двох учасників, інтереси яких частково збігаються, а частково - розходяться. В інших випадках ми маємо справу зовсім з іншими видами взаємодії. При повному збігу інтересів сторін обговорення не потрібно, учасники просто переходять до співробітництва.
При повній їхній розбіжності ми спостерігаємо в найбільш явному виді конкуренцію, змагання, протиборство, конфронтацію. Переговори - це факт нашого повсякденного життя, основний засіб одержати від інших людей те, чого ви бажаєте.
У вербальному спілкуванні передбачає застосування різних психологічних прийомів. Один з них – “формула прогладжування “ Це словесні фрази типу “Удачі вам!”, “Бажаємо успіху”, відомі фрази “Великому кораблю велике плавання”, “Ні пуху – ні пера” і т.п. виголошені з різними відтінками. Широко використовуються такі мовні знаки як ”Самат”, “Нема проблем”, “Окей” і т.д.
Дуже часто першим кроком до вкладання ділового договору є телефонна розмова.
Людство користується телефоном уже більше століття. Здавалось би часу більш ніж достатньо для того, щоб навчитися розумно користуватися цим технічним засобом.
Але нажаль вміння говорити по телефону не передається по спадковості. Культурою спілкування по телефону володіє не кожен.
Погана підготовка, невміння виділяти головне, чітко і грамотно висловлювати свої думки призводять до значних утрат робочого часу (до 20-30%). Так стверджує американський менеджер А. Маккензі. Серед 15 головних причин втрати робочого часу, на його думку, перше місце займають телефонні розмови, які залежать від емоційного забарвлення. Лишня емоційність збільшує час телефонної розмови.
Відомо також, що при телефонній розмові спостерігається таке явище, як надто насичена розмова.
Вона може бути джерелом напруги між двома сторонами, тому потрібно дотримуватись певної міри, оскільки можна втратити сенс розмови, що спричинять конфлікти.
Перші ознаки перенасиченості розмови:
Роздратованість, образливість.
Тоді слід вийти з контакту з партнером, щоб зберегти ділові відносини. Крім того, ведучи довгі телефонні розмови, ви можете отримати репутацію зануди. Мистецтво ведення телефонної розмови полягає в тому, щоб коротко сказати все, що потрібно і отримати відповідь.
Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.
Не відреагує на ваші доведення (пропозиції)?
Проявить недовіру до ваших слів, інформації?
Для підготовки до ділової розмови по телефону в особливості міжміської і міжнародної, краще підготувати спеціальний бланк у якому майбутню розмову записують з розрахунком прогнозуючих відповідей.
По закінченню ділової телефонної розмови потратьте 3-5 хвилин на аналіз змісту і стилю розмови. Проаналізуйте свої враження. Найдіть слабкі місця у розмові. Постарайтесь зрозуміти причину своїх помилок.
Культура спілкування є складовою частиною культури людини загалом. Вона, як і будь-яка інша культура, містить в собі певну суму знань, у цьому контексті -- про спілкування.
Для культури спілкування характерна також нормативність. Вона визначає, як мають спілкуватися люди в певному суспільстві, у конкретній ситуації. Зазвичай норми визначаються станом суспільства, його історією, традиціями, національною своєрідністю, загальнолюдськими цінностями. Для кожної епохи розвитку людства характерна певна культура спілкування, що відповідає загальнолюдським цінностям. Тому саме тепер важливо закласти засади такої культури спілкування в нашому суспільстві, яка відповідала б часові, нашій історії та духовно-творчому потенціалу українського народу.
Безумовно, лише знання не забезпечать культури спілкування, якщо ними не скористатися. Для того, щоб спілкування було успішним, потрібні вміння, а їх набувають з досвідом, психологічними засобами, за допомогою певних вправ. Отже, культура спілкування у вузькому розумінні -- це сума набутих людиною знань, вмінь та навичок спілкуватися,які створені, прийняті та реалізуються в конкретному суспільстві на певному етапі його розвитку.
Чи достатньо лише знань та вмінь, щоб одна людина зрозуміла іншу і спілкування стало успішним? Багато в чому культура спілкування залежить від особистості, її якостей. Один веде себе пихато як всезнайко, його не цікавить думка співрозмовника. Другий говорить тільки сам і не дає змоги іншому вставити навіть слово. Третій презирливо ставиться до чужої думки. Четвертий є людиною спокійною і терплячою, завжди має що сказати. Отже, спілкування -- це своєрідний театр, де є п'єса певного змісту, актор, що виконує конкретну роль, і глядач, який сприймає цю п'єсу й цю роль. А потім глядач виступає як актор і хоче, щоб його також сприйняли як особистість. До того ж глядач в обох випадках є активною стороною.
Вище вже зазначалося, що культура спілкування охоплює знання про психологію та етику спілкування, вміння людей застосовувати на практиці комунікативні установки. У процесі розвитку людини важливо забезпечити не просто формування у неї третьої складової -- комунікативних установок на спілкування з іншими, а саме гуманістичних комунікативних установок. Якщо вони є, то за відсутності адекватних до ситуації знань та вмінь людина творчо, інтуїтивно їх знайде. Головне -- людина не зашкодить іншому, візьме участь | у конструктивному розв'язанні ділових проблем.
2. Культура телефонного діалогу.
Телефон необхідний в багатьох невідкладних життєвих ситуаціях. І не тільки драматичних. Побачення з улюбленою людиною, візит до друзів, відвідини театру часто призначаються по телефону. Телефон нині є в кожній установі, підприємстві, організації, в багатьох квартирах. Він - невід'ємна частина нашого життя. Якщо по особистому телефону можна без особливого збитку для суспільства говорити достатньо довго, то по службовому телефону одночасно дзвонять багато людей і від того, що вони не можуть зв'язатися з вами через зайнятість лінії, страждає справа, затягується рішення важливих питань. Втім, розмова і по домашньому телефону зриває плани знайомих і родичів.
Телефонний зв'язок - особлива сфера спілкування, яка вимагає певних навиків. Але потрібно сказати, що правильно користуватися нею уміють ще далеко не всі.
1. «Захист від телефону»
Кожний, хто дзвонить тобі по телефону, переконаний в тому, що він - єдиний. і немає питання більш важливого ніж у нього. Плюс він упевнений в тому, що ти можеш слухати тільки його весь робочий день. І якщо ти спробуєш переконати таку людину, обмежити час розмови або взагалі відхилитися, по-перше, він не зрозуміє тебе, а по-друге, важко передбачати, до яких наслідків може привести твою відмову.
1.1 Метод відгородження
Телефон може віднімати дуже багато часу. Як вписати його в робочий день? Буде краще, якщо ти наперед відгородишся від непотрібних дзвінків або відсунеш їх на інше, більш зручне для тебе час.
Проінформуй всіх, з ким ти говориш по телефону (підлеглих, колег, клієнтів, друзів, родичів) про те, коли тобі не дзвонити.
Признач по можливості час для щоденних активних (витікаючих від тебе) телефонних переговорів.
Повідом своїх абонентів час, коли тобі краще всього дзвонити.
Уникай в кінці розмови фраз типу : «Подзвоніть мені як-небудь!». якщо бажаєш, щоб людина дзвонила ще раз.
Не примушуй чекати людей, які розраховують отримати від тебе звістку, а дзвони в точно призначене тобою час, перш ніж вони подзвонять тобі і нагадають.
1.2 Розмова без відкладання
У виняткових випадках, коли прориваються важливі дзвінки, або під час телефонного «години прийому», ти повинен зразу ж на початку розмови з'ясувати :
Хто твій абонент, з якої фірми, яка у нього посада, які питання вирішує .
Чого він хоче.
Наскільки терміново і важливо його справа (термін виконання).
Коли ти зможеш подзвонити йому(після того, як виконаєш його прохання або пропозицію ).
По якому номеру ти можеш додзвонитися до нього (при першому контакті: адреса, номер телефону або телекса, точне написання прізвища).
І, звичайно, потрібно записати всі відповіді на ці питання.
Розділ 3. Лексичний аспект сучасної української літературної мови у професійному спілкуванні
Тема 3.1. Терміни і термінологія. Загальнонаукові терміни
1. Терміни і термінологія.
2. Лексика за сферою вживання.
3. Термінологічна і професійна лексика, її відмінність від загальновживаної.
4. Функції та структурно — граматичні особливості слів-термінів.
5. Джерела, походження, способи творення термінологічної лексики.
Студенти повинні:
знати особливості мови своєї професії, термінологію свого фаху, джерела поповнення лексики сучасної української літературної мови;
володіти літературною професійною мовою, користуватися термінологічними словниками та словниками іншомовних слів, правильно використовувати терміни свого фаху.
1. . Терміни і термінологія.
Терміни — це слова або усталені словосполучення, що чітко й однозначно позначають наукові чи інші спеціальні поняття. Як правило, терміни — це слова іншомовного походження (вектор, генератор, політологія) або кальки з них, утворені на питомому матеріалі (кисень, напівпровідник, теплообмін).
Основні способи творення термінів:
зміна значення слова звичайної мови;
творення неологізмів шляхом словотвору з коренів та інших морфологічних елементів звичайної мови, що часто набирає форми кальок з іноземних мов;
запозичення з іноземних мов (етранжизми). Переважання перших двох способів пов'язане з тенденцією до пуризму. Для практичних цілей термінологія укладається в галузевих термінологічних словниках.
Термінологія та її розвиток
Щоб скласти поняття про предмет, людина із великої кількості властивостей і ознак предмета виділяє найбільш важливу й суттєву, без якої поняття про нього скласти не можна, і це головне знаходить відображення в терміні. Отже, у семантиці терміна існує елемент наукової оцінності поняття яке складає ядро, серцевину значення терміна. Вказати значення терміна - це визначити зміст поняття, співвіднесеного з даним терміном, виявити найбільш важливі, суттєві ознаки, які виділяються в позначуваних поняттям однорідних предметах і явищах.
Природа терміна як особливого виду мовного знака передбачає однозначну відповідність між словом і поняттям, тобто симетрію плану вираження та плану змісту. Ця особливість зумовлює найсуттєвішу характеристику терміна - його однозначність.
Однозначним може бути слово або термін, але не поняття. Термін входить у визначення поняття, але визначення не зводиться до терміна.
Таким чином, стає зрозумілим, чому виникає зацікавленість у регламентації мовних процесів у галузі термінології та у здійсненні заходів щодо вдосконалення спеціальної мови. Тому вироблення принципів уточнення наукових термінів має як філософську (гносеологічну) основу, так і важливе значення для подальшого розвитку самої теорії пізнання навколишньої дійсності, що доводить: термінологія суттєво впливає не тільки на досягнення певної науки, техніки, але й на ті науки, що тільки починають формуватися. Усвідомлене вживання спеціальної лексики в комунікативному аспекті позитивно позначаються на розвитку науково-технічного процесу.
Деякі вчені, зокрема Л.Є. Азарова, А.В. Костюк вважають, що вивчення лінгвістичних питань термінології підвищує можливості пізнання загальних закономірностей розвитку мови.
Терміноло́гія — це:
1. Сукупність термінів, тобто слів або словосполучень, що висловлюють специфічні поняття з певної галузі науки, техніки чи мистецтва, а також сукупність усіх термінів, наявних у тій чи іншій мові. Від звичайних слів терміни відрізняються точністю семантичних меж.
2. Розділ лексикології, який вивчає терміни різних галузей знань.
Термінологія зародилася в надрах лінгвістики, але тільки в середині ХІХ ст. набула самостійності. Методологічні засади дослідження термінології в лінгвістиці пов'язані з іменами Б.Головіна, В.Даниленко, Д.Лотте, О.Реформат ського. Щодо природничих наук об'єктом системних досліджень є біологічна лексика (Л.Симоненко), ботанічна (А.Капська, І.Сабадош, М.Фещенко), геологічна (М.Годована).
2. . Лексика за сферою вживання.
За сферою використання словниковий склад сучасної української мови ділиться на 2 групи:
1) загальновживана, або загальнонародна, лексика;
2) лексика обмеженого вживання.
До загальновживаної лексики входять слова, використовувані в різних мовних сферах і зрозумілі будь-якому носієві мови незалежно від того, де він живе, професії, способу життя, наприклад: картопля, школа, журнал, море, п'ять, літо, понеділок, тисяча, високий, зелений, низько, радісно тощо.
Загальнонародна мова становить основу української мови.
Певні обмеження сфери функціонування виявляють діалектна, спеціальна, жаргонна, арготична лексика. Розглянемо їх докладніше.
До діалектної лексики (діалектизмів) належать слова, уживання яких обмежене певною територією. Діалектна лексика характеризується неоднорідністю. Одним із видів діалектизмів є етнографізми -- слова, що називають предмети, поняття, характерні для побуту, господарства певної місцевості, наприклад: котига -- віз, на якому возять припаси, необхідні для пастухів, овець; верета -- покривало, мішок на сінник; загата -- огорожа біля стін хати, проміжок між якою і стінами закладається листям, соломою або глицею для утеплення хати взимку; сачма -- велика сітка-накидка для лову риби; рунець -- біла хустина або шматок полотна; рябчун -- різнобарвний домотканий килим. Етнографізми не мають паралелей у літературній мові, оскільки вони є місцевими назвами місцевих реалій.
Іншою групою діалектної лексики є власне лексичні діалектизми -- слова, які збігаються із загальнолітературними за значенням: безрога -- свиня, легінь -- парубок, бузько -- лелека, втрафити -- потрапити, капарство -- недбалість, неохайність, ковнір -- комір, клевець -- молоток, когут -- півень, рахуба -- клопіт.
Третьою групою діалектної лексики є семантичні діалектизми, тобто слова, які мають інше, ніж у літературній мові, значення: куля -- милиця, бук -- палиця, обруч -- поряд, пасія -- гнів, чудно -- незручно, під -- горище.
Розрізняють також діалектизми фонетичні (хтіти -- “хотіти”, свеї -- “своєї”, шкахва -- “шафа”, кождий -- “кожний”) і граматичні (баче -- “бачить”, дасиш -- “даси”, к столу -- “до столу”).
4. До термінів ставляться такі вимоги:
1. Термін повинен вживатися лише в одній, зафіксованій у словнику формі
(діловодство, але не діло ведення, справоведення, діловиробництво та
ін.). Проникнення нестандартних термінів у діловодство пояснюється
насамперед обставинами складання документа: вони укладають швидко, часто
навіть без чернетки, поява їх диктується обставинами, звичайно
малосприятливими для тривалого обдумування, не завжди ці папери
читаються іншими особами.
Виникнувши таким чином, нестандартний термін поступово поширюється й
може навіть перейти в загальнонародний вжиток, засмічуючи мову.
2. Термін повинен вживатися з одним значенням. Наприклад, циркуляр – це
розпорядження, які повинні виконуватися всіма підвідомчими даній
організації установами й підприємствами, а це означає, що циркуляр – це
лише директивний лист, а не лист будь-якого типу, і таким словом можна
називати лише документ цього типу.
Економічний термін повинен вживатися в тому значенні, в якому його
застосовують економісти, технічний – у тому, в якому його вживають
інженери та ін. Визначення термінів зафіксовані в державних стандартах,
а також у спеціальних довідника і словниках. Проте деякі терміни мають
на практиці неоднозначний зміст (особливо такі, як затоварювання, зрив
плану, штурмівщина та ін.). Серед термінів, уживаних у діловодстві,
зустрічаються й такі, що мають кілька значень, наприклад: Справа. 1)
Класифікаційне поняття, вживане для позначення сукупності документів,
які стосуються певного напряму або питання діяльності установи, вміщених
в окрему обкладинку (папку); 2) Одиниця зберігання текстових документів
у архівах; 3) Різновид справи (1), який становить цілісне за змістом і
послідовне ведення одного питання (судова справа). У таких випадках
автор мусить так будувати текст, щоб одразу було видно, яке значення
багатозначного терміна він має на увазі.
3. При користуванні терміном слід суворо дотримуватись правил утворення
від нього похідних форм: якщо словник або довідник дає лише певні форми,
то “утворювати” ще якісь слова для власного вжитку забороняється,
наприклад: акт, род. відм. акта (а не акту), множина – акти;
словосполучення: акт приймання – здавання, акт ревізії, акт ревізії
каси; акт звірки розрахунків; акт звірки взаємних розрахунків, акт про
надходження неякісних або некомплектних товарів, комерційний акт,
оперативно-технічний акт та ін. Від терміна акт можна утворити дієслово
(актувати), пасивну форму дієслова (катуватися), дієприкметник
(актований), віддієслівний іменник (актування). Проте вже термін
активування належить до іншої галузі і в діловодстві вжитий бути не
може.
4. При укладанні документа службова особа повинна звіритися за
словником, якщо певний термін викликає у неї сумніви, і не пускати в
обіг слів, утворених кимось на заміщення наявних у словнику
загальнолітературних термінів. Наприклад: є терміни позаштатний фонд і
несписочний фонд, проте дехто, порушуючи норми літературної мови, вживає
неправильний вислів безлюдний фонд.
Якщо пам’ять не підказує складачеві документа потрібного терміна, то не
слід одразу ж хапатися за створення свого. Це викликає плутанину,
неясність, призводить до зайвого листування – роз’яснення “темних місць”
одержаного документа.
5. Причиною таких ускладнень часто буває неоднозначне розуміння якогось
терміна тим, хто писав листа, і тим, хто його одержав. Наприклад: слово
вага вживається в багатьох галузях науки, тому без уточнюючого означення
його не слід вживати в документі.
5. Сьогодні в термінології багатьох галузей наук з’явилося чимало
термінів-дублетів (нові й старі терміни для називання того самого
поняття), термінів-неологізмів, термінів, які вживає лише певна наукова
школа та ін. При необхідності вжити ці терміни в діловому документі слід
вибрати той, який для цієї термінології вже кодифікований (закріплений у
словнику).
Тема 3.2. Спеціальна термінологія і професіоналізми (відповідно до напряму підготовки)
1.Правила вживання термінів.
2. Терміни і професіоналізми.
3. Творення професіоналізмів.
4. Фразеологічні одиниці, кліше та використання їх у мовленні.
5. Джерела походження фразеологізмів.
6. Сфери вживання.
Студенти повинні:
знати правила вживання термінів, правила правопису слів-термінів та слів іншомовного походження;
вміти користуватися термінологічними словниками та словниками іншомовних слів, використовувати терміни і фразеологічні одиниці у професійному мовленні.
1. Правила вживання термінів.
Правопис географічних назв
ГН, що складаються з двох чи трьох слів, пишуться з великої літери, а їх
родові позначення – малої: Азовське море, Весела слобода. Але коли вони не
сприймаються як родові позначення, то з великої: Біла Церква, Красні ворота.
Назви, запозичені з рос. мови передаються за фонетичним принципом:
е-е: Воронеж, Нева; е-є: а) Євпаторія, Єнісей; б) після пригол. у –єв-, -єєв-: Лаптєвих (крім р,ц) ё-йо: Йолкіно; ё-ьо: мис Дежньова; ё-о: Рогачов (ч,щ);
э-е: Ельбрус; и-і: Іркутськ, Сочі; и-ї: Троїцьк; и-и: а) після ж,ч,ш,ц перед пригол.: Нальчик; б) Кисловодськ; в) префікс при-: Приморськ; г) Владивосток; після д,т,з,с,ц,л,н: Гомель; ы-и: Сивтіркар.
Якщо у рос. геогр. назвах є суфікси –ск, -цк, -ич та інші, то при перекладі
на укр. мову ці суфікси замінюються укр. відповідниками - -ськ, -цьк, -ич:
Донецьк, Углич, Нижньоамурськ.
Назви залізничних станцій в укр. мові не відмінюються, назви міст, сіл, рік,
озер відмінюються. Не відмінюються ГН, що складаються із двох слів: Біла
Церква.
Якщо перед назвами островів, річок, озер, гір є означувальне слово, то сама
назва не змінюється.
Терміні у ділових паперах
Т. – спеціальні слова або словосполучення, що дають точне визначення чи
пояснення предметам, явищам, діям з якої-небудь галузі знання – науки,
культури, техніки, політики, економіки.
В діловому стилі свої Т.
Вимоги:
Т. повинен вживатися лише в одній формі (словник). Т. поступово поширюються і
переходять в загальнонародний вжиток;
дотримуватись правил утворення похідних форм термінів;
не випускати в обіг слів, утворених кимось.
Т. – група слів мови, яка потребує спеціальної уваги, постійного звірення зі
словником, повсякчасного поновлення в памяті значення.
Професіоналізми
П. – слова або вислови, властиві мові певної вузької проф. групи людей.
Виникають:
коли та чи інша спеціальність, або вид занять не має розвинутої термінології
(полювання), або як розмовні неофіційні замінники наявних у цій галузі
термінів;
особливо поширені і досить активно поповнюються між людьми.
Нові П. творяться за рахунок словоскладання префіксів та суфіксів.
В діловому спілкуванні вживання П. небажано.
На відміну від термінів, мають емоційне забарвлення.
Основні риси офіційно-ділового стилю
О.-д.с. задовольняє потреби сус-ва в документальному оформленні різних актів
державного, економічного життя і ділові стосунки між людьми.
Риси:
о.д.с. – це послідовність, точність, обєктивність оцінок, що грунтується на
логічній основі;
о.д.с. відзначається зростаючою стандартизацією мови, масової документації;
суворі вимоги до лексики, широке використання термінології, відсутність
діалектизмів, жаргонів;
синтаксис ділового стилю вимагає прямого порядку слів.
Порушення: 1) використання деяких мовних засобів, властивих іншим стилям
мови; 2) вживання нестандартних скорочень.
Підстилі: інформаційний, дипломатичний, законодавчий, адміністративно-
канцелярський
2. Терміни і професіоналізми.
Розвиток мовлення майбутніх професіоналів будь-якої галузі починається із збагачення їхнього словникового запасу. Чим більший лексичний запас студента, тим проникливіше він бачить світ, тонше відчуває явища, точніше сприймає прочитане й почуте, а отже, йому легше дається навчання, ширшає його кругозір, і найголовніше - він впевненіше висловлюється.
За твердженням учених, лексика науки охоплює три шари: загальновживану, загальнонаукову й термінологічну лексику. Важко собі уявити плідний розвиток наук, якщо сутність понять, які ця наука розглядає й викладає, не має наукової термінології. Мова «входить» у професійну діяльність і науку, перш за все, - термінологією.
Термін - це слово, або усталене словосполучення. Що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а навпаки, поняття, приписується терміну, додається до нього. У цій різниці вбачається вдома конвенційність термінова, яка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї чи іншої галузі домовляються. Що розуміти, яке поняття вкладати в той або інший термін. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде зрозумілим лише завдяки його дефініції - лаконічному, логічному визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета, або зазначення поняття. Тобто його зміст і межі.
Професіоналізмами (від лат. ргоfessio -- заняття, спеціальність) називаються слова, вживання яких обмежене вузько-специфічними потребами представників певної про фесії.
До професіоналізмів звичайно належать назви знарядь виробництва, назви трудових процесів, різні професійні означення загальномовних понять і т. д. Через обмеженість їх вживання більш-менш вузьким колом людей, а також в силу того, що в більшості випадків професіоналізми є неофіційними розмовними замінниками термінів, їх інколи називають професійними діалектизмами. «На відміну від термінів, професіоналізми не мають строгого наукового визначення, не становлять цілісної системи, можуть мати експресивне забарвлення. Якщо терміни -- це, як правило, абстрактні поняття, то професіоналізми -- конкретні; вони надзвичайно детально диференціюють ті предмети, дії, якості, що безпосередньо пов'язані зі сферою діяльності відповідної професії». «Вузькоспеціальні слова ніби деталі зують загальнонародний словник. Так, загальні поняття „човен", „весло", „сітка" відомі і для людей, не зв'язаних з рибальним промислом. Але для рибалок ці поняття мають далеко важливіше значення, і тому в їхньому словнику по ряд зі словом „човен" вживаються назви „дуб", „байдак", „баркас", „фелюга" -- великі човни; „калабуха", „тузик" -- невеличкі човни тощо; в човні рибалки розрізняють „шкарма''-гнізда, в які вкладаються весла; „строп" -- ремінь, яким прив'язують весло до шкарми; „банка" -- поперечна дошка, на якій сидять гребці; „чордак" -- передня, звужена частина човна; „сволочок" -- дерев'яна підставка, на якій тримається передуб. <...> Є кілька десятків рибальських назв для знарядь лову, залежно від їх величини, будови, розміру вічок, призначення тощо. Поряд з назвами „сітка", „невід", у рибальському словнику вживаються ще „бродяк", „волок", „волочок", „волокуша", „галиця", „дель", .десятка", „канка", „копці", „кукла", „лапташ", „матула", „мережа", „накидка", поріж", „сороковка", „ставник", „ставка", „трандата", "фартух"».
Професіоналізми використовуються в текстах художніх творів з метою мовної характеристики персонажів, реаліс тичного відтворення мовного колориту різних професійних груп, з метою емоційного увиразнення мовлення і т. д.
Наукові поняття визначаються спеціальними словами - термінами, які складають основу наукової мови.
4. Фразеологічні одиниці, кліше та використання їх у мовленні
Фразеологічні одиниці з структурою словосполучення і речення .
До кожного фразеологізму входить,як правило, не менше двох складників. Це можуть бути повнозначні слова з службовими і без них (все тече , все
міняється ; решетом воду носити ; серце з перцем), повнозначне і службове
слово(не промах , з пелюшок , на порі ) і навіть тільки службові слова (або-
або , від і до , за й проти ).
Структурно-граматична організація фразеологічних одиниць надзвичайно
різноманітна. Проте слова в них пов’язані за правилами української
граматики й усталені звороти мають структурні відповідники серед вільних
сполучень слів. Наприклад : громада - великий чоловік і Надія - передова
доярка або в серці похололо і в лісі потемніло.
За структурно-граматичним оформленням виділяють дві основні групи
фразеологічних одиниць: фразеологічні одиниці , співвідносні із 1)
словосполученням і 2) реченням.
Фразеологічні звороти , співвідносні з словосполученнями . можуть мати
структуру як підрядного ,так і сурядного словосполучення , тобто такого ,
що складається із незалежних одне від одного слів.
Фразеологічні одиниці типу урядних словосполучень – найчастіше поєднані
сполучниками сурядності ( переважно єднальними ) повторювані повнозначні
слова – іменники , прикметника . дієслова , прислівники. Наприклад : плоть
і кров ; молодий та зелений ; ні живий ні мертвий ; і вашим і нашим ; ні се
ні те ; і днює і ночує ; ні кує ні меле ; рано чи пізно.
Фразеологізми типу підрядних словосполучень складаються, як і всі звичайні
словосполучення, з головного (стрижневого) слова і одного чи кількох
залежних слів або словосполучень. Наприклад : підносити до неба ;змінити
гнів на милість ; тримати в чорному тілі.
Головним словом найчастіше буває іменник або дієслово. Фразеологічні
одиниці , головним словом у яких є іменник , другим складником можуть мати
узгоджений з ним прикметник , дієприкметник , порядковий числівник ,
займенник (морський вовк , дев’ятий вал , на всю губу ) , а також іменник у
непрямому відмінку з прийменником чи без нього (гріш ціна .гра з вогнем ,
без сорому казка , птиця високого польоту ).
Стилістичне використання фразеологічних одиниць.
Фразеологічні записи української мови , як і її лексичний склад ,
стилістично диференційовані . Серед фразеологічних звороті виділяють між
стильові та обмежені вживання у певному стилі .
Міжстильовими називаються фразеологічні звороти , що використовуються в усіх стилях мовлення .Наприклад : привертати увагу , із року в рік , робити
послугу.
Міжстильові фразеологічні звороти являють собою загальновживані
найменування певних предметів і явищ дійсності. Їм не властиві додаткові
відтінки значення , експресивність , емоційність .
Переважна більшість фразеологічних зворотів має стилістичні особливості і
є опорою образного , емоційно наснаженого мовлення . Ці усталені звороти
тяжіють до певного стилю .
Офіційно-ділова фразеологія – це усталені звороти ,що використовуються в
документах ,ділових паперах. Наприклад : оголосити догану , взяти до уваги
,заслухавши і обговоривши.
Вживання фразеологізмів у художній та публіцистичній літературі .
Широко використовуються фразеологічні звороти в публіцистичному та
художньому стилях .Усталені звороти , вживані в публіцистичному стилі .
досить неоднорідні за своїм складом і особливостями змісту.
Серед них виділяються фразеологічні одиниці. Які позначають поняття
політичного змісту й наближаються до термінологічних зворотів, властивих
науковому стилю. Наприклад: соціалістичне змагання, бригада комуністичної
праці .
Чимало вживаних у публіцистичному стилі фразеологічних зворотів книжного
походження має незначне емоційне забарвлення. Наприклад: мати вплив ,
домогтися успіхів , надавати допомогу , почесний обов’язок .
Велика частина фразеологічних зворотів , що вживаються в публіцистичному
стилі , характеризується яскраво вираженою образністю , емоційністю: арена
боротьби , гонка озброєнь , сім’я єдина.
У публіцистичних творах широко використовуються фразеологізми , характерні
для розмовно-бутового і художнього стилів . Вони надають публіцистичним
творам особливої емоційності й переконливості . Наприклад : Польща для
мене завжди буде близька- побратими мої в тій землі лежать , та й з
поляками я н е о д и н п у д с о л і з’ї в і під час війни , і
пізніш, за роки мирної праці .
Багатозначність , синонімія та антонімія фразеологічних зворотів .
Є ряд фразеологічних одиниць , зокрема серед крилатих висловів , прислів’в
та приказок , які досить легко змінюють чи розширюють свої компоненти з
рядів відповідної синонімії закладених в образі можливих уточнень .
Наприклад : валити (звалювати , скидати , змішувати , горнути ) все до купи
(намолоти , наплести , набалакати ) сім мішків ( три мішки , сім кіп ,
чьотири копи , три копи )гречаної вовни (і всі не повні , та й ті не повні).
Зустрічається й зворотнє явище : скорочення фразеологізмів . Опущений
компонент , правда , здебільшого живе асоціативно в свідомості й мовця ,
і слухача . Наприклад : моя хата скраю (я нічого не знаю) ; скачи , враже (як пан каже ).
5. Джерела української фразеології .
Переважна більшість фразеологізмів , як і слів , за походженням є
корінними українськими . Серед них виділяються спільнослов’янські ,
спільносхіднослов’янські і власне українські .
До складу української фразеології входять також усталені звороти ,
засвоєні з інших мов . Дуже часто це вислови , поширені в багатьох мовах
світу . До складу української фразеології ввійшли висловлювання К.Маркса і
Ф.Енгельса , звороти спортивних та державних документів . Найбільше
засвоєно українською мовою фразеологічних зворотів з російської мови –
висловлювання Леніна , російських письменників , фразеологізми з народної
мови .
Широко використовуються в української мові фразеологізми античного
походження – старогрецькі , староримські , усталені звороти з
західноєвропейських мов – німецької , французької , англійської ,
італьянської та ін.
Основним ,невичерпним джерелом української фразеології є народна мова ,
якій властиві влучність , образність . Саме влучні , метафоричні вислови
стають усталеними і поповнюють фразеологічні запаси мови . Особливо багато
фразеологічних зворотів виробничого і професійного походження .
Ряд фразеологізмів є дотепними висловами з анекдотів , жартів та інших
жанрів усної народної творчості : не до солі,вийшов пшик , ростуть груші на
вербі .
У фразеологізмах відбиті спостереження над оточуючим життям , людьми ,
природою : жувати жуйку ; розправляти крила ; скриготати зубами ; задирати
носа .
В української фразеології віддзеркалюються найрізноманітніші сфери життя
народу , його історія . культура , суспільні відносини , виробнича
діяльність , морально – етичні норми , погляди , вірування , прагнення .У
ряді фразеологізмів чується відгук боротьби народу з татарськими
нападниками,польською шляхтою,згадуються часи козацтва ,розкриваються класова невірність , боротьба народу проти панства , бюрократизм чиновників, хабарництво .
Історія багатьох фразеологічних зворотів здається загадковою і
незрозумілою. Живе людина ,що добре знає свою справу і кажуть про неї : “Він на цьому ділі собаку з’їв “.А трапиться незугарний працівник , який не
вміє зробити того , за що взявся , як говорять : “ Зробив із лемеша швайку“ .і за кожним висловом стоїть своя , цікава історія , тепер уже забута ,хоч зворот живе в різних сферах сучасної людської діяльності .
Так , історія фразеологізму перемивати (перетирати) кістки ( кісточки) –
займатись пересудами , обмовляти кого-небудь – зв’язана з обрядом другого
поховання , яке організовувалось у східних слов’ян через кілька років після
смерті людини . Наші предки вважали , що покійника треба звільнити від
гріхів , зняти з нього закляття через очищення останків небіжчика .
Перемиваючи кості в прямому значенні цих слів , пригадували життя покійного, переповідали окремі події . найскравіші сторінки біографії, говорили про характер , вихваляли , возвеличували його . Так поняття “ перемивати кістки” було пов’язане з аналізом життя , вчинків , рис людини , яку вдруге ховали . Відірвавшись від обряду по його відмиранні , вислів ось уже тисячоліття несе в собі як основне значення супровід обряду в близькому
переосмисленні .
Живе в нашій мові фразеологічний зворот прикласти руку - взяти участь у
чомусь . Історія його походження відкриває завісі над особливостями
організації в давнину діловодства . Сьогодні , написавши будь-який діловий
папір , документ , ми засвідчуємо його достовірність власноручним підписом
. Так робили і в давнину , бо знали про своєрідність підпису кожної людини
. Проте письмом у давні часи володіло не так багато людей і неписьменні ,
замість підпису прикладали до паперу руку або палець ,попередньо злегка
пофарбувавши їх. Відбиток руки або пальця надійно замінював підпис.У судочинстві царської Росії ще й у 19 ст. Був поширений навіть термін рукоприкладство , яким називали підпис пазовника.
Ще іншу стороні життя наших предків розкриває фразеологічний зворот сім п‘ятниць на тиждень , який використовується для характеристики нестійкої,
легковажної людини , яка часто міняє свої рішення , погляди , не
дотримуються своїх слів .
Колись існував культ “святої п'ятниці “.Пригадайте , як шанував і боявся“ святої п ‘ятниці” старик Кайдаш із твору І.Нечуя-Левицького “ Кайдашева сім’я” . На відзначення “ святої п’ятниці “ будувалися церкви , день відкриття яких вважався в певній місцевості святом . У цей день приймали й честували гостей,поминали померлих.Біля церкви збиралося багато людей ; організовувався ярмарок , велись торги , купували , продавали ,міняли ,брали в борг і повертали борги. П’ятниця ставала строковим днем , з яким зв’язували виконання обіцянок , зобов’язань . Траплялося , зрозуміло , й такі люди , які не дотримувались слова і відкладали виконання своїх обіцянок до наступної п’ятниці або й переносили на інший день . У таких людей всі дні тижня ставали строковими , перетворювались у п’ятниці,а обіцянки так і залишались не виконаними .Так і з’явився вислів , що став усталеним і досить точно характеризує непослідовних легковажних людей .Майже всі ідіоми та й інші фразеологічні звороти мають цікаву історію . Ознайомлення з нею не тількі дає відповідь на запитання , чому ми так говоримо . а й збагачує знання про життя . історію , культуру , побут нашого народу в минулому.Українська фразеологія багата крилатими висловами власне українського походження . Це афоризми , що належать перу письменників : Караюсь, мучуся..,але не каюсь ! І чужому научайтесь , й свого не цурайтесь(Т.Шевченко); Всякому городу нрав і права(Г.Сковорода);пропаща
сила(П.Мирний) ; коні не винні(М.Коцюбинський);досвітні вогні (Л.Українка).
Тема 3.3. Типи термінологічних словників (відповідно до фаху).
Студенти повинні:
знати правила вживання термінів свого фаху, правила правопису слів-термінів та слів іншомовного походження;
вміти працювати з термінологічним словником, правильно використовувати терміни свого фаху.
3 типи термінологічних словників
Серед термінологічних лексикографічних праць 90-х років можна виокремити такі види за структурою видань: серійні, однотомні, багатотомні.
Термінологічні словники входять до складу серій, які охоплюють різножанрову літературу, – “Від А до Я”, “Бібліотека фахівця”, “Nota bene!”, “Трансформація гуманітарної освіти в Україні”, а також до спеціалізованих серій, що об’єднують суто лексикографічні праці: бібліотека словників “Ін Юре”, “Нові словники”, серія навчальних словників і довідників “Medicina polyglotta”. Так, у термінографічній серії “СловоСвіт”, заснованій 2000 року у Технічному комітеті стандартизації науково-технічної термінології, першим виданням був “Англійсько-український словник інженерії довкілля” Т.Балабана, який охопив близько 15 тис. інженерних, медичних, біологічних, правничих та суміжних з ними термінів, переважну більшість яких подано з тлумаченнями чи з довідковими відомостями. Окремо винесено словник назв і документів урядових установ англомовних країн та українсько-англійський покажчик базових слів словника-довідника. Сьогодні у термінографічній серії “СловоСвіт” вже видано чотири словники, зокрема з теплоенергетики, профілактичної та екологічної токсикології, гідравлики та санітарії.
Для словників, що входять до складу серій, притаманне однотипне оформлення, спільність задуму, тематики та читацького призначення.
Однотомні видання становлять переважну більшість термінологічних словників.
Багатотомні видання нечисленні. Серед них переважають двотомні праці. Зареєстровано 6 двотомних словників: перекладних, тлумачно-перекладних, словників-довідників, які відображають розгалужені термінологічні системи – медицину, хімію, правознавство, наприклад російсько-українсько-латинський словник медичних термінів (Київ, 1993), англо-український словник з хімії (Київ, 1994), англо-український словник медичних термінів (Одеса, 1996), словник-довідник “Інтелектуальна власність” (Київ, 2000). Серед них особливу увагу привертає “Українсько-латинсько-англійський медичний тлумачний словник” (Львів, 1995) на 33 тис. термінів. У Львівській академії мистецтв створено двотомний словник “Декоративно-ужиткове мистецтво” (2000) за редакцією відомого мистецтвознавця Я. Запаска.
Протягом останнього десятиріччя опубліковано низку словників у 3-х томах: “Економічна енциклопедія” (Київ, 2000); “Російсько-українсько-латинський словник медичних термінів” (Київ, 1993); “Словник з матеріалознавства” (Київ, 1995), кожен том якого має іншу вихідну мову – українську, російську, англійську.
Термінологічні словники, особливо тлумачні та тлумачно-перекладні, використовують у навчальному процесі як довідкову базу. Виходять термінологічні праці, які поліграфічно оформлені як окремі видання, але становлять один із томів багатотомних наукових, навчальних видань. Наприклад, у тритомному навчальному посібнику “Основи підприємництва” (Київ, 2000) В.І.Павлова 3-й том становить тлумачний словник бізнесових термінів. У двотомнику “Міжнародне гуманітарне право” (Київ, 1999) у другому томі вміщено словник основних термінів і понять філософсько-правової доктрини регулювання збройних конфліктів.
Термінологічні словники, відображаючи лексику спеціальної сфери, мають чітко окреслене функційне призначення – відображати поняттєво-термінологічний апарат різних галузей науки й техніки та забезпечувати наукову, навчальну, виробничу діяльність. Це зумовлює критерій відбору термінологічного матеріалу за читацькою адресою.
Термінологічні лексикографічні праці призначено широким колам науковців, викладачів, студентів усіх спеціальностей або певної спеціальності, аспірантів, слухачів підготовчих відділень, слухачів системи підвищення кваліфікації, учнів, науково-технічних працівників. Однак існують словники, які виникли як наслідок спостереження за професійною лексикою окремих категорій фахівців чи угруповань мовців, наприклад, “Словник русизмів у мові медиків” (Львів, 1995; укладач Я.Ганіткевич). У руслі надання допомоги представникам органів влади в опануванні української ділової лексики, крім ґрунтовних лексикографічних праць, видано порадник “Уникаймо русизмів в українській мові!: Короткий словник-антисуржик для депутатів Верховної Ради та всіх, хто не хоче, щоб його мова була схожа на мову Вєрки Сердючки” (Київ, 2000; укладач Ю.В.Гнаткевич), “Абетка депутата” (Київ, 2000; укладач А.Ф.Ткачук).
За ознакою первинності виходу в світ лексикографічні праці можна класифікувати на оригінальні, передруки й перекладені. Термінологічні словники 90-х років – це переважно сучасні оригінальні лексикографічні праці.
Тема 3.4. Точність і доречність мовлення. Складні випадки слововживання. Пароніми та омоніми. Вибір синонімів
1. Багатозначні слова.
2. Синонімічний вибір слова.
3. Словники синонімів та паронімів: правила користування.
4. Пароніми та омоніми у мові фаху.
5. Складноскорочені слова, абревіатури та графічні скорочення.
6. Абревіатури загальновживані та вузькоспеціальні у тексті (граматичні форми).
Студенти повинні:
знати особливості використання багатозначних слів, паронімів та омонімів у професійному мовленні; правила написання та введення у текст складноскорочених слів, абревіатур, графічних скорочень;
вміти знаходити в тексті синоніми, пароніми, омоніми та доречно використовувати їх у професійному мовленні; користуватися словниками, редагувати тексти.
1. Багатозначні слова.
Слова української мови поділяються на однозначні та багатозначні. Слова, що мають одне значення, називаються однозначними. Такими словами є, наприклад, іменники: прейскурант — "офіційний довідник цін на товари й послуги", дендрологія — "розділ ботаніки, що вивчає деревні рослини", толь — "покрівельний та гідроізоляційний матеріал, застосовуваний у будівництві". Однозначність є характерною ознакою термінів будь-якої галузі.
Багатозначні слова мають кілька значень, як-от: ТРИБУНА — 1) Підвищення для виступу промовців. 2) Споруда для глядачів, де ряди місць розташовані уступами вгору (напр., на стадіоні). 3) Місця для публіки, журналістів та ін. в парламентах. 4) Переносно — засіб, що його використовують для політичної діяльності;
2. Синонімічний вибір слова
Явище синоніміки означає наявність у мові близьких, але не тотожних способів висловлення, покликаних як найточніше відтворювати всі відтінки нашої думки.
Незнання синонімічних можливостей мови, невміння вибрати єдине потрібне слово – принесло багато помилок.
співробітник).
Суспільний, громадський. Суспільний поєднується зі словами лад, продукт, наука, праця, становище, буття. Громадський (тобто “не державний”, “не службовий”) поєднується зі словами обов’язок, осуд, порядок, організація.
Білет, квиток. Тут різниця у мовній традиції. Слово квиток виступає в таких словосполученнях: театральний квиток, залізничний квиток, професійний квиток.
Слово білет вживається значно рідше: кредитний білет, банківський білет, екзаменаційний білет. Тут традиція велить купувати театральний квиток у білетній касі, показувати
3. У синонімічних словниках на-водяться синонімічні ряди, які складаю ться зі слів і сло-восполучень тотожних або близьких за значенням. У межах кожног о синонімічного ряду подається семантична (вка-зується на відмінні відтінки значень) і стилістична харак-теристика слів, окреслюється їх сполучуваність, наводяться приклади їх уживання в контексті. Саме так побудовані ака-демічний "Словник синонімів української мови" у 2-х то-мах (К., 1999--2000) і "Словарь синонимов русского язы-ка" в 2-х томах за редакцією А.П. Євгеньєвої (М., 1970-- 1971). У синонімічних словниках для широкого практич-ного користування наводяться синонімічні ряди без ілюст-рацій прикладами їх уживання. Такими є "Короткий слов-ник синонімів української мови" П.М. Деркача (К., 1960), "Практичний словник синонімів української мови" С. Ка-раванського (К., 1995), "Словарь синонимов русского язы-ка" З.Є.
4. Пароніми та омоніми
Омоніми (від гр. homos — однаковий і опута — ім'я) — це слова, різні за значенням, але однакові за звучанням і написанням. У лексикології розрізняють омоніми лексичні, морфологічні, словотворчі.
Практичне завдання. Із лексичних багатств дібрати омоніми і пояснити:
кадри фільму — кадри (основний склад працівників підприємств, установи);
стан (корпус, тулуб людини) — стан (обставини, умови, самопочуття);
організований захід — захід (протилежний сходу, напрям світу);
економія (заощадження) — економія (великий поміщицький маєток);
оклад (заробітна плата) — оклад (металеве покриття);
універсал-розпорядчий (акт адміністративно-політичного характеру) — універсал (людина, яка володіє багатьма спеціальностями).
Омоніми як зображувально-виразовий засіб досить активно використовуються в художній літературі, народній творчості. Вони увиразнюють думку, а часом надають мовленню відповідного забарвлення.
Пароніми (від гр. раго біля і опута — ім'я) — це слова досить близькі за звуковим складом і вимовою, але різні за значенням:
адресат — адресант,
еміграція — імміграція,
талан — талант,
дипломат — дипломант.
5. Складноскорочені слова, абревіатури та графічні скорочення. Абревіатури загальновживані та вузькоспеціальні у тексті (граматичні форми).
Основні правила скорочення:
1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу.
2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів без додаткового пояснення.
3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування ні.
4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тільки для загальноприйнятих скорочень: к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) та ін.
5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку особливих випадків скорочень слів.
Лексичні скорочення бувають декількох типів:
1. Ініціальні (абревіація)— утворені з початкових букв слів, що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяються на:
а) буквені — читаючи їх, треба вимовляти букви: КБ, ЖБК, ХГЗтаін.;
б) звукові — читаючи їх, вимовляють звуки: ЗАГС, ЦУМ, Ту-154, Ан-24 та ін.;
в) буквено-звукові (змішані) — частина слова вимовляється за буквами, частина — звуками: ЖЕК, ТЕЦ та ін.
2. Складові скорочення — утворені з частин складів слів: завгар, техред, лінкор, міськком, Харзеленбуд та ін.
3. Частково скорочені слова — утворені з частини або частин слів і повного слова: Донвугілля, Татнафта, госпрозрахунок, рембаза та ін.
4. Відсікання (усічення): зал., зав., пом., акад., доц. таін.
5. Телескопічні скорочення — утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із ра[діостан]-ція), біоніка (із біо[логія] та [електро]ніка) й ін.
6. Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ХарБТІ й ін. Розрізняють декілька типів графічних скорочень:
— крапкові: ст., див., їм. таін.;
— дефісні: з-З, б-ка, ш-ттаін.;
— скіснолінійні (дробові): р/р, а/с (крапка не ставиться);
— нульові (курсивні) — на позначення фізичних, метричних величин, валют та ін. лише після цифрових назв: 2 хв, 47 кг, 250 г, 400 грн та ін. (крапка не ставиться);
— комбіновані: півд,-зах., півн.-схід. та ін.
Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становлять рр. (роки).
У документах припускається використання лише загально-нормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах та словниках.
Не можна перевантажувати текст графічними скороченнями, наприклад:
НП, що сталася на ПУ півд. -схід, міської РМС через порушення ПТБ інженером Ковтуном В. С.
Не можна скорочувати:
1) імена та імена по батькові (крім:ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М. С. Грушевський (як виняток — з однаковими прізвищами: Гр. Тютюнник — Григір, бо є Григорій Тютюнник);
2) псевдоніми:
не Ж. Занд, а Жорж Занд
не Л. Українка, а Леся Українка
не П. Мирний, а Панас Мирний;
3) подвійні прізвища:
не Б.-Хом'як,
а Богачевська-Хом'як
не Ж.-Стоша, а Жукевич-Стоша
не К. -Яценко, а Кучук-Яценко
Графічні скорочення та абревіатури Г.с. в усній мові вимовлюються повністю і скорочуються на письмі. Стандартні скорочення значень метрічних мір пишуться без крапки. Інші скорочення пишуться з крапками на місці скорочення. В графічних скороченнях зберігається написання великих та малих літер, дефісів, не скорочуються слова на голосну літеру, якщо воно не початкове. При збігу двох однакових приголосних, скорочення робиться після першого. При збігу двох і більше приголосних, скорочення можна робити як після першого, так і після останнього. Види скорочення слів: для зорового сприйняття не мають граматичного оформлення, пишуться маленькими літерами: і д.т., до н.е.; для вживання в усній і писемній формі пишуться без крапок і мають граматичні форми: а) назви документів; б) назви посад; в) офіційні форми звертання; г) офіційні назви організацій; д) в планово-обліковій документації: ЗДУ, СНД. Назви ПУО, утворені з частин слів, пишуться з великої літери, якщо це стосується одиничних установ. Складноскорочені назви, утворені з початкових букв власних і загальних імен. З малої літери пишуться слова, що є родовими назвами: міськрада. Складнос Абревіація як один із найактивніших способів сучасного словотворення
Процеси розбудови молодої української держави, формування у суспільстві нових політичних, економічних та культурних відносин, а також відповідних інституцій об'єктивно супроводжуються активним поповненням фонду сучасної української мови. Серед інновацій — чимало абревіатур, що фіксують нові або оновлені реалії громадсько-політичного життя (це назви нових партій, політичних спілок, громадських організацій, об'єднань та ін.).
Особливість абревіації як способу словотворення полягає в тому, що вона спрямована на створення більш коротких порівняно з вихідними структурами (словосполуками або реченнями) номінацій-синонімів. Через стислість плану виразу абревіатури часто використовуються у текстах функціональних видів літератури — ділової, наукової, навчальної, ужиткової. Часто трапляються вони й в мові друкованих засобів масової інформації. Вживання абревіатур дозволяє економити місце на газетних та журнальних шпальтах.
Аналіз текстового масиву щоденної львівської газети «Поступ» дав нам можливість зробити деякі висновки щодо найбільш поширених у сучасному словотворення форм абревіації.
Найчастіше абревіації підлягають назви органів державного управління, державних установ та керівних посад (ЛОДА — Львівська обласна державна адміністрація; Мін'юст; Нацрада; ГУБОЗ — Головне управління у боротьбі з організованою злочинністю).
Найбільш продуктивним способом абревіації в цій групі назв виявився ініціальний (коли абревіатура складається з початкових звуків або літер слів, що входять до словосполуки): ВР; СБУ; РНБО; ФДМ. На другому місці — усічено-словесний спосіб абревіації (коли абревіатура складається з початкової частини слова (слів) та цілого слова): Нацбанк; Державтоінспекція; Генпрокуратура. Зафіксовано в цій групі й декілька уламкових абревіатур (коли в абревіатуру об'єднуються семантичні частини слів): Кабмін; виконком; Мінфін.
Окрім назв державних установ та посад, часто скорочуються й назви партій, громадських організацій та об'єднань: ОУН; УНР; УХДП; ЛОО УРП. Майже всі слова у цій групі утворені ініціальним способом абревіації. Лише декілька назв партій утворені усічено-словесним способом абревіації: Демсоюз; Соцпартія.
Якщо перелічені вище абревіатури назв партій є офіційно визнаними і регламентованими, то такі абревіатури, скажімо, як « РІПка» («Реформи і порядок»), «Відро» («Відродження регіонів»), слід розглядати лише як один з можливих результатів журналістської мовотворчості.
Абревіатури назв підприємств, установ та організацій найчастіше утворюються за схемою: форма власності організації — у вигляді офіційно визнаної ініціальної абревіатури (ВАТ, ЗАТ, ДКВП, ТОВ, ПП) + назва організації — у вигляді ініціально-уламкової («Нафтопроммаш»).
Майже всі абревіатури назви міжнародних об'єднань та організацій є ініціальними, а вживання їх чітко регламентованим. Частина таких абревіатур утворена від початкових літер українських слів (ООН; МВФ; ЄЕС) ; частина — від початкових літер чужомовних слів (ЮНЕСКО — UNESKO англ. United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization; НАТО –NATO, англ. North Atlantic Treaty Organization).
корочені слова утворені від загальних назв, які функціонують як звичайні слова (такі слова відмінюються): вуз, неп.
Розділ 4. Нормативність та правильність фахового мовлення
Тема 4.1. Орфографічні та орфоепічні норми сучасної української літературної мови (робота з орфографічним та орфоепічним словниками)
1. Особливості українського правопису.
2. Орфоепічні норми.
3. Систематизація правил орфографії.
4. Правопис прізвищ, імен та по батькові в українській мові.
5. Правопис складних іменників та прикметників.
6. Правопис прислівників.
Студенти повинні:
знати правописні правила української мови;
вміти використовувати правила орфографії сучасної української літературної мови в професійному спілкуванні.
2. Орфоепічні норми регламентують правила вимови звуків, звукосполучень та наголошування слів.
Фонематичні помилки – це порушення, пов’язані зі змішуванням фонем, зі зміною однієї фонеми іншою, наприклад: везти (вести), казка (каска), родовий (ротовий), гадка (гатка). Такі помилки спотворюють зміст слова. Інколи фонематична помилка зумовлюється пропуском однієї із фонем, наприклад:
плутати (путати), плутаю (путаю).
Фонетичні помилки – це суто вимовні недогляди, що виявляються у вимові різних варіантів, звуків, наприклад: вимова [] замість []: лекція – лекція, телеграма – телеграма, вимова [] замість [] у словах іншомовного походження: директор – діректор, тираж – тіраж, симпозіум – симпозіум.
Правопис прізвищ та імен по батькові в українській мові.
Українські прізвища вимовляються і пишуться за правилами вимови та за загальними нормами українського правопису. Наприклад: Литвиненко, Гапоненко, Писаренко Шевченко, Марченко, Муляр, Кравченко, Назар, Удовенко, Пугач, Солов'яненко, Тимошенко, Юрчук.
ІМЕНА ПО БАТЬКОВІ
При творенні чоловічих імен по батькові вживаються суфікси -ович, -йович. Наприклад: Русланович, Сергійович, Іванович, Ігорович, Юрійович, Максимович, Євгенович, Богданович, Андрійович, Маркіянович, Васильович, Семенович.
При творенні жіночих імен по батькові вживається суфікс -івн(а), після голосних -ївн(а). Наприклад: Миколаївна, Іванівна, Юліанівна, Лук'янівна, Ярославівна, Артемівна, Владиславівна, Василівна, Бориславівна, Романівна, Олександрівна, Сергіївна.
3. Складні випадки української орфографії у текстах ділових паперів.
Орфографія - (від грецького orthos - правильний, рівний і grapho - пишу, або правопис,) - це система загальноприйнятих правил, що визначають способи передачі мови у писемній формі.
Орфографія вивчає систему правил про способи передачі усної мови на письмі, встановлює правила написання слів разом, окремо і через дефіс, правила передачі частини слова з рядка в рядок, вживання м"якого знака і апострофа, написання іншомовних слів і скорочень слів. Орфографія охоплює лише основні правила. Орфографія української мови встановлює зокрема, правила написання окремих слів і їх значущих частин, правила написання слів разом, окремо і через дефіс, вживання великої букви та правила переносу слів з рядка в рядок.
Використовуючи засоби графіки, орфографія регулює написання слів і їх граматичних форм. Саме завдяки орфографії слова і форми їх набувають єдиного графічного образу.
Орфографія має соціальне значення, оскільки ви, хто користується писемною формою тієї чи іншої мови, повинні однаково, незалежно від особливостей індивідуальної мови, відображати на письмі слова літературної мови. Правила орфографії загальнообов"язкові, адже одинаковість правопису так само, як і однаковість звукового оформлення усної мови, сприяє полегшенню мовного спілкування. Тому дуже важливо, щоб орфографія була простою, ясною, загальнодоступною для вивчення і вживання.
Технічні правила переносу.
Як уже згадувалося, в тексті ділового папера слід уникати переносів, проте зовсім уникнути їх неможливо, тому нагадуємо головні правила переносу:
- слова з одного рядка в другий переносяться складами,
- не розриваються: сполучення літер йо, ьо, односкладові префікси і частка най-, сполучення літер, що позначають один звук (дж, дз), не відриваються ініціали від прізвищ, а також назви посад, звань,
- не переносяться в наступний рядок розділові знаки.
Написання скорочених слів.
У зв"язку з обмеженістю місця в документі, багато слів і зворотів пишеться в ньому скорочено. Правила скорочення слів у текстах ділових паперів закріплено державним стандартом.
1. Згідно з цим стандартом, після скороченого написання одиниць виміру не ставиться крапка: кг (кілограм), г (грам), т (тонна), см (сантиметр), год (година) та ін. Нагадуємо, що одиниці виміру скорочуються лише після числових назв.
2. В оголошеннях, листа, повідомленнях та ін. За правописом після скороченої форми слова на означення одиниць часу (година, хвилина, секунда) крапка ставиться. Так, в оголошенні треба писати: Збори відбудуться о 15 год. 45 хв.
3. Назви географічних понять скорочують перед словом, до якого вони належать: с.Сестренівка, ст.Махарище, пошт. відд. Козова, а також після цього слова: Козятинський р-н., Вінницька обл., Білопільська С.р. та ін.
4. Назви вчених ступенів, звань, посад і професій можуть скорочуватися безпосередньо перед прізвищем: акад.Богомолець, інж.Семенюк, проф., доц., інж., пом. (помічник), зав. (завідуючий) та ін.
5. Усталені також текстові скорочення загального характеру: с.(сторінка), гл. (глава), ч. (частина). Ін. (інше), див. (дивись) і т.ін. (і таке інше), ц.р. (цього року) та ін.
6. Скорочуватись (практично) може будь-яке слово тексту (найзагальнішою вказівкою текстового скорочення служить крапка). Не скорочуються назви процесів, види робіт, які звичайно вважаються віддієслівними іменниками (вивіз, відрядження, аналіз, складання методики, введення дослідження, зобов"язання та ін.)
Написання іншомовних слів.
Слід бути обережними й уважними під час використання у діловому мовленні іншомовних слів. Якщо іншомовні слова можна замінити відповідними українськими, то вживання іншомовних - недоречне. Якщо ж іншомовні слова ввійшли до активного словника міжнаціонального спілкування, тоді їх можна використовувати в певних ділових паперах, що стосуються питань угоди чи міжнародних проблем.
Це лексика з фінансової сфери обслуговування: банк, фінанси, бюджет, факсиміль, авізо, кредит, дебет, поштово-телеграфного зв"язку: телеграф, телефон, бандероль, бланк, шифр, номер, серія, тощо.
Щоб правильно вживати іншомовні слова, варто керуватись такими правилами:
а) не ставити у текст іншомовні слова, коли є відповідники в українській мові,
б) вживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, в якому воно зафіксоване в словниках,
в) не рекомендуємо користуватись в одному і тому ж документі іншомовним словом і його українським відповідником. Бажано користуватися в таких випадках національною мовою, що значною мірою полегшить ведення справочинства.
М"який знак не вживається
1. Після букв б, п, в, м, ф, г, к, х: голуб, піч, постав.
2. Після р у кінці складу: кір, Харків.
3. Перед буквами, що позначають м"які або пом"якшені приголосні: кузня, піша.
4. У сполученнях -ич, -лц, нч, сч, які утворились від -як, -ик, -ік: рибалці, рибалчине, дитинці, дитинчин.
5. 1Правопис складних іменників
Складні іменники пишуться разом або через дефіс.
Разом пишуться:
іменники, утворені за допомогою сполучної голосної із двох чи кількох основ (одна з яких —дієслівного походження): коноплепрядіння, бавовнозаготівля, звуковловлювач, садо-вод, газомір, вертоліт, слов'янознавство, життєпис, водозбір;
іменники, утворені поєднанням основ прикметника та іменника: чорнозем, бортмеханік, натурфілософія, Ощадбанк;
іменники, утворені за допомогою сполучної голосної від двох іменникових основ, синтаксично й семантично рівнозначних: залізобетон, газопровідник, квітколоже, шлакоблок, лісостеп, верболіз (але: людино-день);
іменники, утворені поєднанням дієслова в другій особі однини наказового способу з іменником: горицвіт, перекотиполе;
іменники, утворені поєднанням числівникової основи з іменниковою: чотиритомник, сторіччя, двозначність, трикутник, двобій, двадцятиріччя;
іменники з першою частиною пів-, напів-, полу-: півбака, півжиття, півстола, півроку, півфінал, півхлібини, півпляшки, півхустки, півповерху, напіврозпад, напівсон, полувал, полукіпок;
іменники, пов'язані з інтернаціональною лексикою й термінологією, в яких другою складовою частиною є такі елементи: -граф, -графія, -лог, -логія, -метр: гігрограф, мікологія, філолог, лексикограф, цинкографія, фітобіологія, палеографія, геометр;
іменники, утворені з трьох і більше іменникових основ: автомотогурток, веломотоспорт, ліспромгосп.
Через дефіс пишуться:
іменники, що означають близькі за змістом поняття: батько-мати, хліб-сіль;
іменники, що означають державні посади, військові звання: прем'єр-міністр, генерал-лейтенант;іменники, що означають складні одиниці виміру: кіловат-година, грам-атом, тонно-кілометр;
іменники, в яких перше слово підкреслює прикмету чи особливість предмета, що передається другим словом: жар-птиця, козир-дівка, стоп-кран;
іменники (окладні назви), що означають науковий ступінь, спеціальність, професію: член-кореспондент, інженер-економіст, лікар-педіатр;
іменники з першою частиною пів- у значенні «половина» перед власною назвою: пів-Києва, пів-Америки, пів-Москви;
словосполучення, що означають назви рослин: мати-й-мачуха, люби-мене, іван-чай;
іменники (складні географічні назви): Гусь-Хрустальний, Ростов-на-Дону;
слова, до складу яких входять іншомовні елементи віце-, екс-, лейб-, обер-, унтер-, штаб- (штабе-): штаб-квартира, екс-чемпіон, віце-адмірал, віце-консул, віце-президент, обер-лейтенант;складні прізвища: Гулак-Артемовський, Римський-Корса-ков, Мамин-Сибіряк, Нечуй-Левицький, Салтиков-Щедрін
Тема 4.2. Морфологічні норми сучасної української літературної мови, варіанти норм
1. Особливості використання різних частин мови у професійному спілкуванні.
2. Іменники на позначення професій, посад, звань.
3. Відмінювання прізвищ, імен, по батькові, географічних назв.
4. Правопис відмінкових закінчень іменників II відміни у родовому відмінку.
5. Рід, число невідмінюваних іменників.
6. Особливості використання займенників у діловому мовленні.
7. Узгодження прикметників з іменником на означення певних професій.
8.Числівники в діловому мовленні: написання цифрових даних у професійних текстах.
9. Безособові конструкції з дієслівними формами на -но, -то.
10. Прийменники у професійному мовленні.
11. Прийменник по в діловому мовленні.
Студенти повинні:
знати особливості вживання іменників, прикметників, числівників, дієслів та прийменників у професійному спілкуванні;
вміти доречно добирати граматичні форми іменників; правильно вживати форми прикметників у діловому спілкуванні; правильно записувати цифрову інформацію; використовувати дієслівні форми та прийменникові конструкції у професійних текстах.
2 Іменники на позначення професій, посад, звань.
Написання іменників на означення статусу, професії, посади, звання (у більшості випадків) у чоловічому роді, наприклад:
неправильно правильно
викладачка хімії викладач хімії
касирка (касирша) заводукасир заводу
лаборантка (лаборантша) відділулаборант відділу
бригадирка (бригадирша) цеху бригадир цеху
працівниця фірми працівник фірми
учителька школи учитель школи
Слова (прикметник, дієслово), залежні від найменування посади чи звання, узгоджуються із цим найменуванням лише в чоловічому роді, наприклад: бухгалтер фірми виявив, старший інспектор комісії записав, висококваліфікований кухар ресторану переміг.
Форми жіночого роду набувають лише залежні займенники та дієслова, узгоджуючись із прізвищем, посадою, фахом тощо, наприклад: завідувач кафедри української мови доцент Креч Тетяна Василівна зазначила, що...
Слід звертати увагу на контекст уживання професії чи статусу, наприклад: До кабінету було запрошено секретарку директора Полякову Л. О. і До кабінету було запрошено секретаря комісії Полякову Л. О.
У конкурсі перемогла відмінниця 8-А класу Гур'єва Л, Г. й У конкурсі перемогла відмінник народної освіти викладач СШ № 8 Гур'єва Л. Г.
Зарахувати на посаду друкаря офсетного друку Козоріну Р. Ю. й Зарахувати на посаду друкарки-референта Козоріну Р. Ю.
Жіночий рід мають слова: авторка, аспірантка, вихованка, дипломантка, дисертантка, кравчиха, поетеса, студентка, учениця та ін.
Примітки
1. Лише жіночий рід мають такі слова: друкарка, покоївка, праля, швачка (на відміну від шевця, який шиє лише взуття).
2. Рахівниця — прилад для лічби (не фах).
3. Відмінювання прізвищ, імен, по батькові
1. Жіночі й чоловічі прізвища на -а, -я, що належать до іменникового типу, відмінюються, як іменники І відміни:
Н Кизима Вечеря Зизанія
Р. Кизими Вечері Зизанії
Д. Кизимі Вечері Зизанії
З. Кизиму Вечерю Зизанію
О. Кизимою Вечерею Зизанією
М. при Кизимі при Вечері при Зизанії
У прізвищах з основою на г, к, х на зразок Ремига, Панібудьласка, Саламаха при відмінюванні відбуваються чергування, як і у відповідних загальних назвах: порекомендувати добродієві Ремизі; надіслати громадянинові Панібудьласці; доручити справу менеджерові Саламасі.
2. Жіночі прізвища на -а, -я та чоловічі прізвища на -ий, -ій, що належать до прикметникового типу, відмінюються як відповідні прикметники: Красовська, Красовської, Красовській; Щасливий, Щасливого, Щасливому
3. Жіночі прізвища на -о, -й і на приголосний не відмінюються: надати право Горицвіт Любові Володимирівні; засвідчити підпис Іваненко Світлани Ігорівни; привітати Колодій Ларису Святославівну.
4. Чоловічі прізвища на -о та на приголосний (крім тих, що утворилися за допомогою присвійних суфіксів) відмінюються як відповідні іменники ІІ відміни:
Біжко, Біжка, Біжкові (-у); Сокур, Сокура, Сокурові (-у). Прізвища на -ьо
! відмінюються, як відповідні іменники ІІ відміни: Кузьо, Кузя, Кузеві (-ю).
5. Чоловічі прізвища, утворені за допомогою присвійних суфіксів -ов, -ів
(-їв), -ин, -ін (-їн) відмінюються, як іменники твердої групи ІІ відміни, але в
О. відмінку вони мають прикметникове закінчення –им: Іванов, Іванова, Іванову, Івановим; Романів, Романова (-іва), Романову (-іву), Романовим; Гоїн, Гоїна, Гоїнові (-у), Гоїним; Рощин, Рощина, Рощинові (-у), Рощиним.
6. Не відмінюються псевдоніми та слов’янські прізвища на е, і (Ле, Трублаїні), а також прізвища іншомовного походження на і, е, у, о (Ганді, Гете, Шоу, Гюго).
Примітка. Прізвища, що походять від назв тварин, предметів, загальних назв людей за певною ознакою, в офіційних текстах рекомендується вживати в поєднанні з ім’ям, назвою посади тощо: привітати добродія Зайця Миколу Андрійовича, оголосити подяку Корж Галині Петрівні.
Відмінювання прізвищ
1. Жіночі й чоловічі прізвища на -а, -я, що належать до іменникового типу, відмінюються, як іменники І відміни:
н. Щербина Кучеря Заведія
р. Щербини Кучері Заведи
д. Щербині Кучері Заведи
3. Щербину Кучерю Заведію
0. Щербиною Кучерею Заведією
м. при Щербині при Кучері при Заведії
У прізвищах з основою на г, к, х на взірець Брага, Кочерга, Пані-будьласка, Морока, Муха при відмінюванні відбуваються чергування, як й у відповідних загальних назвах: розказати Бразі Миколі, дорікати Максимові Кочерзі, надіслати панові Панібудьласці, подарувати Мороці Оксані, видати свідоцтво Мусі Матвію. В офіційних документах бажано вживати такі прізвища у вихідній формі.
2. Жіночі прізвища на -а, -я і чоловічі прізвища на -ий, -ій, що належать до прикметникового типу, відмінюються, як відповідні прикметники: Ільницька, Ільницької, Ільницькій; Задорожня, Задорожньої, Задорожній; Головатий, Головатого, Головатому; Завгородній, Зав-городнього, Завгородньому. Прізвища чоловічого роду у місцевому відмінку мають варіантні форми: при Головатому (Головатім), при Завгородньому (Завгороднім). У науковому та офіційно-діловому стилях допускається вживання лише першої з цих форм.
3. Жіночі прізвища на -о, -й і на приголосний не відмінюються: відзначити роботу Білоус Алли Олександрівни, стаття Стефанії Хим'як, привітати Людмилу Федорівну Біжик, нагородити Світлану Гелемей, працювати разом з Ніною Головко, виступ сестер Байко.
ПРАВОПИС ІМЕН І ПРІЗВИЩ У ДОКУМЕНТАХ
Ім’я. Наші імена - категорія змінна. Одна епоха відходила, надходила інша, а з нею інакша система найменувань, сформована, з одного боку, системою мови, а з іншого - юридичними нормами держави. У кожного народу існує своя специфіка найменувань, пов’язана з його історією, культурою, традиціями, віруваннями тощо.
Значний вплив на формування українських імен мала жива народна розмовна мова. Сучасна українська літературна мова має можливість користуватися значною кількістю імен, що серед них, як рівноправні офіційні імена, є й колишні розмовні варіанти імен із церковного календаря. Так, цілком рівноправні такі імена як Антон і Антін; Оверкій, Аверкій і Аверкіян; Єремія, Веремій і Ярема; Олександра, Олеся і Леся; Ксенія і Оксана; Ірина, Ярина, Орина й Орися та інші.
Наявність двох або й кількох варіантів офіційних імен може створити враження, що ці форми імен, а також неофіційні, розмовно-побутові їх форми начебто не розрізняються. Насправді ж це не так. Ці два типи імен слід чітко розрізняти, а зробити це можна за допомогою словників. Можна вибирати, наприклад, між іменами Ганна і Анна, але офіційним іменем не може бути ні Анюта, ні Нюся, ні Нюра, ні Аня.
По батькові. Серед усіх способів творення форми по батькові найпоширенішим на Україні був суфіксальний; серед суфіксів найпопулярнішим був суфікс - енко. Форми з цим суфіксом стали підставою для творення переважної більшості українських прізвищ на Наддніпрянщині. В архівних документах можна зустріти такі тричленні найменування ”ім’я, по батькові, прізвище”: Дорош Дмитренко Горбаненко, Микита Григоренко Мураховщенко, Матвій Іваненко Шевченко та інші.
Проте це був не єдиний суфікс, яким утворювалися форми по батькові, були ще -ук(-юк) та -ів: Гринюк - син Гриня (Григорія), Федів - син Федора (Федя). Такі форми теж пізніше стали прізвищами.
Коли більша частина України опинилася у складі Росії, переписуючи кріпаків, рекрутів, укладаючи різні реєстри, царські писарі оформляли найменування українців по батькові уніфіковано, як у російській мові із суфіксом -вич. Старі форми на -енко ставали прізвищами.
Ім’я по батькові завжди було формою ввічливого звертання; це був почесний привілей вищих верств суспільства.
Для України це здавна засвідчена форма офіційного найменування людини. Так, у документі, датованому 1653 роком, згадуються гетьманські (тобто Богдана Хмельницького) посланники Герасим Яцкович та Павло Обрамович, Онтон Жданович та інші.
4. Правопис відмінкових форм іменників чоловічого роду ІІ відміни в родовому відмінкуЗакінчення –а (-я) мають: Закінчення –у (-ю) мають:
1. Назви осіб, власні імена, прізвища, персоніфіковані предмети:
батька, магістранта, Івана, Авраменка, Зевса 1. Назви установ, закладів, організацій: інституту, деканату, факультету, банку, тресту, поштамту, відділу, комітету (але: гастронома)
2. Назви тварин, дерев, квітів: осла, оселедця, голуба, абрикоса, дуба, ясена, проліска, тюльпана 2. Назви речовин, матеріалу: меду, бензину, сиру, рису, борщу, спирту
(але: хліба, вівса)
3. Назви органів, частин тіла людини:
носа, шлунка, тулуба, хребта, пальця, рота (але: стравоходу, мозку) 3. Назви, що означають збірні поняття: колективу, атласу, гаю, каталогу, загалу, кодексу, тексту (але: табуна, циркуляра)
4. Назви машин і їх деталей: автомобіля, комбайна. фільтра, тролейбуса, потяга, автобуса, двигуна, кузова 4. Назви будівель, споруд, приміщень та їх частин: заводу, універмагу, мезоніну, ґанку, поверху, залу (але: хліва, гаража, маяка, млина, сажа)
5. Назви конкретних предметів, речей: рушника, портфеля, ключа, дзеркала,
малюнка, свічада (але: трону) 5. Назви процесів, станів, формацій, властивостей, явищ суспільного життя: винятку, ідеалу, моменту, мінімуму, реалізму, ритму, руху, способу (але: парадокса, ривка, пікніка, стрибка, тягаря, стусана)
6. Назви мір довжини, площі, ваги, часу, одиниць напруги, енергії тощо; назви місяців і днів тижня: метра, аршина, гектара, кілограма, дня, місяця, вольта, понеділка, квітня (але: ранку, віку, року, кварталу) 6. Назви почуттів, відчуттів, хвороб,
явищ природи: болю, сумніву, відчаю, (але: гріха), нежитю, грипу, гастриту, тонзиліту (але: правця) дощу, інею, припливу, вітру, вогню, жару, туману
7. Терміни іншомовного походження, які означають елементи будови чогось, конкретні предмети, геометричні фігури та їх частини: електрона, портика, балкона, ромба, іменника, радіуса (але: виду, роду, синтаксису, складу, способу, стану) 7. Назви видів спорту й танців: вальсу, футболу, тенісу, краков’яку, хокею,
менуету, волейболу, танцю, полонезу (але: гопака, тропака, козачка)
8. Назви населених пунктів (міст, сіл тощо), а також інші географічні назви із присвійними суфіксами -ов, -ев
(-єв), -ин (-їн) або з наголошеним закінченням у Р. відмінку: Дніпропетровська, Алжира (місто), Пирятина, Іртиша, Дніпра, Тетерева 8. Назви річок, окрім тих, які в Р. відмінку мають наголошені закінчення, озер, гір, островів, країн, областей, регіонів: Байкалу, Сейму, Криму, Світязю, Кіпру, Дунаю, Паміру, Дону, Казахстану, Сибіру, Алтаю, Ямалу
9. Назви планет, сузір’їв, інших небесних тіл: Водолія, Волосожара, боліда, астероїда
5.Рід невідмінюваних іменників
1. Назви осіб чоловічої статі належать до чоловічого роду: прибулий месьє, військовий аташе, люб'язний портьє, мій імпресаріо, справедливий рефері, сміливий тореро, відомий шансоньє, елегантний маестро, несамовитий тифозі, активний япі, заповзятий папарацці, екстравагантний кутюр 'є.
2. Назви осіб жіночої статі кваліфікуються як іменники жіночого роду: усміхнена фрейлейн, літня мадам, серйозна фрау, струнка міс.
3. Родова належність деяких назв осіб визначається конкретним уживанням у мові. Це так звані іменники спільного роду: Ваш протеже виявив себе з найкращого боку. -- Милуйтеся-бо вашою протеже! (М. Старицький); Жодного паперу не писав для них більше, хоч як не тис на мене мій візаві (Ю. Андрухович); -- Ох, як усім цікаво, -- сказала моя чарівна візаві (В. Шкляр); справжній хіпі -- справжня хіпі.
4. Невідмінювані іменники, що означають тварин, належать до чоловічого роду: крикливий какаду, яскравий ара, галасливий жако, швидкий ему, смішний поні, крихітний колібрі, потішний маго, неповороткий гризлі. Але якщо контекст указує, що йдеться про самку, то слова, які узгоджуються з невідмінюваними назвами тварин, уживаються у формі жіночого роду: Шимпанзе годувала малюка. Поні не відходила ні на крок від дитини. Винятком є іменники цеце (муха), івасі, путасу (риба), ківі (пташка), окапі (тварина родини жирафових), які належать до жіночого роду.
5. Субстантивовані невідмінювані слова відносяться до середнього роду: довгождане "так", гучне "ура", останнє "вибач", суворе "цить", лагідне "добраніч", улесливе "мерсі".
6. Невідмінювані іменники, що називають неістот, належать до середнього роду: вовняне кашне, нове меню, актуальне інтерв 'ю, світлове табло, смачне канапе.
Частина іменників змінила родову належність відповідно до родової ознаки тематичного слова. Так, до чоловічого роду належать такі невідмінювані слова, як: сироко, памперо, майстре, грего та інші назви вітру, сулугуні (сир), шимі (танець), кабукі (театр), кавасакі (бот), бефстроганов (від прізвища Строганов), багі (гоночний автомобіль), бенді (хокей з м'ячем), кантрі (стиль у музиці), жакоб (стиль меблів), карт-бланш (бланк), барбекю (різновид шашлику). Словами жіночого роду є іменники: авеню (вплив синоніма "вулиця"), бере (груша), кольрабі (капуста), салямі (ковбаса), бері-бері (хвороба), страдиварі (скрипка), альма-матер (буквально "мати-годувальни-ця").
7. Деякі невідмінювані назви неістот подаються в словниках з подвійною родовою характеристикою. Наприклад, як іменники чоловічого і середнього роду визначаються назви деяких грошових одиниць (екю, ескудо), назви танців (па-де-де, па-де-труа, сиртакі),а також слова; мачете, статус-кво, бренді. У формах жіночого і середнього роду виступають іменники; есперанто (мова), афгані (грошова одиниця). Слово бієнале (б'єнале) подається словниками як іменник чоловічого і жіночого роду.
8. Невідмінювані багатозначні слова можуть мати неоднакову родову характеристику у різних значеннях; альпака -- ч. і ж. (тварина) і с. р. (шерсть), каберне -- ч. р. (сорт винограду) і с. р. (вино), контральто -- с. р. (голос) і ж. р. (співачка), сопрано -- с. р. (голос) і ж. р. (співачка).
6. Особливості використання займенників у діловому мовленні.
Треба використовувати тільки нормативні форми займенників, уникаючи розмовних, діалектних варіантів: неправильно правильно на моїм на моєму сей захід цей захід
у кожнім у кожному которий день поспіль котрий день поспіль був відсутній якийсь час був відсутній деякий час у чиїм у чийому свойого зобов'язання свого зобов'язання воно сталося випадково це сталося випадково невідь-скільки часу невідомо скільки часу сі продукти ці продукти цеї ночі цієї ночі казна-який звіт невідомо який звіт абичим завершили невідомо чим завершили котрогось із присутніх декого із присутніх
тая нарада та нарада тії розробки тієї розробки
4. Дійова особа в реченні, виражена займенником, повинна стояти в Н., а не в Ор. відмінку.
неправильно правильно
мною запроваджено я запровадив
нами запропоновано ми запропонували
ними привезено вони привезли
вами доведено ви довели
5. Уникати двозначності, що може виникнути: а) якщо займенник віддалений від слова, із яким синонімічне пов'язаний:
неправильно правильно
Значна кількість учених У багатьох секційних взяла активну участь засіданнях взяла участь у секційних засіданнях. значна кількість учених.
Їх виявилося багато.
Пенсіонерка мешкає Аварійна квартира, у якій в аварійній квартирі, мешкає пенсіонерка,
Її треба відремонтувати. потребує ремонту.
б) якщо можливе співвіднесення займенника з будь-яким зі слів, однаково граматично вираженим:
неправильно правильно
Лаборант Горобець В. О. Голова зборів
внесла пропозицію. Головуючий відхилив пропозицію
з нею не погодився. лаборанта Горобець В. О.
в) якщо замість особового займенника вжито присвійний:
неправильно правильно
Моїм отриманим завданням Я отримав завдання...
було... Завдання, що я отримав...
г) якщо вжито зворотно-присвійний займенник свій:
неправильно правильно
Він своїми руками відре- Він власноруч відремонтував
монтував свою машину. особисту машину.
Директор попросив присутніх Директор запропонував
прокоментувати свої присутнім прокоментувати
пропозиції. їх пропозиції.
д) якщо вжито зворотний займенник із неконкретним співвіднесенням:
правильно неправильно
Комісія запропонувала Комісія запропонувала
адміністрації взяти надати послуги адміністрації на себе функції щодо в розслідуванні НП.
розслідування НП.
е) якщо неправильно узгоджено займенник зі збірним іменником:
неправильно правильно
Цими гіллями закрили канаву. Цим гіллям закрили канаву.
ж) якщо є невиправдане використання займенника у формі Ор. відмінка:
неправильно правильно
Усією групою пішли Група в повному складі пішла
на заняття, на заняття.
Виконано за однією моєю Виконано за умови або умовою. Виконано лише за умови.
6. Не слід використовувати займенники 3-ї особи в присутності тих, про кого йдеться.
Без займенника, як правило, укладаються ділові листи, які починаються дієсловом у 1-й особі множини (від імені організації, установи, закладу— Нагадуємо..., Надсилаємо..., Повідомляємо. ..). Паралельно вживається форма 3-ї особи однини (Адміністрація повідомляє..., Ректорат просить..., Об'єднання інформує...).
Без займенника я укладаються розпорядження і накази, які розпочинаються дієсловом у 1-й особі однини (Доручаю..., Пропоную..., Наказую...).
Науковий стиль вимагає заміни авторського я на ми, залучаючи читача (слухача) до участі в міркуваннях.
Нормативним є шанобливе використання щодо осіб категорії: Ви, колего, зачекайте, будь ласка. Мати надіслали листа. Вам, пане професоре, зателефонують з Одеси.
Пам'ятайте: використання чи невикористання заіменників змінює тональність ділових текстів, може підсилювати або пом'якшувати категоричність наказу, вимоги, прохання, поради тощо.
Увага! Запам'ятайте правильну форму займенників у таких словосполученнях:
неправильно правильно
Дякую Вас. Дякую Вам.
Пробачте мене. Пробачте мені.
На котру годину призначили... О котрій годині призначили.
Скільки годин? Котра година?
Властивий для нього. Властивий йому.
Характерний йому. Характерний для нього.
Телефонував до нього. Телефонував йому.
Вибачити його. Вибачити йому.
Кепкувати над ним. Кепкувати з нього.
Окремі учасники. Деякі учасники.
Правильний наголос у займенниках — це не тільки культура мовлення, а й засіб уникнення двозначності.
У Р. й Д. відмінках однини займенників то, те, цей, це наголос падає на кінцевий склад: того, тому, цього, цьому. А в М. та Р. відмінках із прийменниками наголос переходить на перший склад: на тому, у цьому, біля того, для цього, до того, із цього, не без того, не від того.
7. Узгодження прикметників з іменником на означення певних професій.
Прикметник узгоджується з іменником на означення певних професій, посад та звань жінок лише в чоловічому роді.
неправильно правильно
старша викладачка старший викладач
досвідчена інженер досвідчений інженер
нова професорша новий професор
винахідлива капітан винахідливий капітан
8. Числівників в діловому мовленні: написання цифрових даних у професійних текстах.
У текстах службових документах слід застосовувати стандартизовані одиниці величин та одиниці обліку, їхні назви й позначення.
Числа при одиницях величин та одиницях обліку слід давати цифрами. Коли однозначні числа не при одиницях фізичних величин стоять у непрямих відмінках або коли з кількісного числівника починається речення, рекомендується буквення форма чисел, наприклад: «Здійснити випробування семи труб завдовжки 12 м кожна.»; «Дібрати 15 труб для випробувань на тиск.». Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти - цифрами: п’ять комп’ютерiв; 156 студентiв.
азі зазначення інтервалу числових значень фізичної величиний при перелікові числових значень, виражених однією й тією самою одиницею фізичної величини, позначення одиниці наводять лише після останньої цифри, наприклад: Від 100 до 110 мм; 10...100 кг; 5,0; 5,5; 6,3 мм.
Ступінь точності цифрових значень величин, що наводяться в документі, має забезпечувати найбільшу їх інформативність; при цьому треба, щоб у ряду однотипних даних ступінь точності (кількість цифр після коми) був однаковим, наприклад: «...товщина сталевої гарячекатаної стрічки 1,50; 1,75; 2,00 мм».
Складні слова, де перша частина позначається цифрою, можуть бути написані так: 50-процентний і 50 %; 100-кіло-метровий і 100 км.
Іноді виникають труднощі у вживанні форм однини та множини числівників. Наприклад: Більшість спеціалістів вирішила. Більшість спеціалістів вирішили. Більшість спеціалістів вирішило. Тут усі три варіанти відповідають нормам сучасної української мови.
Форма однини рекомендується, якщо у складі речення є слова такого типу: більшість, меншість, решта, частина, ряд, група, безліч, багато, мало і т. д. Наприклад: Решта пацієнтів теж обстежена; Більшість американських бізнесменів прибула в Україну.
Форма множини рекомендується при однорідних членах печення. Наприклад: / вже не один, а безліч планерів оперізують (а не оперізує) небо.
Якщо ж використовуються числівники на позначення великої кількості (а також іменники: сто, тисяча, мільйон, мільярд), то переважає однина. Наприклад: Чотириста вісімдесят підприємців прибуло (а не прибули) на виставку; В село повернулось (а не повернулись) сімдесят дев'ять молодих спеціалістів.
Якщо вживаються числівники до десяти, то пишеться форма множини. Наприклад: чотири брати, два керівники, три менеджери.
Велике значення має використання числівників в усному мовленні. Готуючи доповідь чи звіт, числівники треба записувати прописом і проставляти наголос. Краще будувати речення так, щоб числівники вживалися у називному відмінку.
Слід запам'ятати наголошення числівників одинадцять, чотирнадцять.
9. Безособові конструкції з дієслівними формами на -но, -то.
Українській мові властиві утворені від пасивних дієприкметників форми на -но, -то: відзначено, здобуто, наказано. Це — незмінні слова, які виконують роль головного члена в безособових реченнях (у них немає підмета):
Хай буде вік прожито як належить (Л. Костенко).
10. Прийменник по в діловому мовленні
Для українського ділового мовлення важливе правильне вживання прийменника по, особливо тоді, коли йдеться про переклад з російської мови на українську. Адже російські конструкції з прийменником по в українській мові перекладаються цілим рядом конструкцій з прийменниками:
за: за свідченням; за власним бажанням; за дорученням; за наказом; за вказівкою; менеджер за професією і т. д.;
з: з питань комерційної торгівлі; з ініціативи; дослідження з уфології; курс лекцій з української мови; з багатьох причин; з певних обставин; з нагоди (чогось) і т. д.;
на: на замовлення; на вимогу; на пропозицію; на мою адресу;
для: курси для вивчення; комісія для складання актів;
після: після одержання посвідчення; після повернення; після від'їзду; після розгляду (чогось) і т. д.;
Тема 4.3. Синтаксичні норми сучасної української літературної мови у професійному спілкування
1. Синтаксичні структури у професійному мовленні.
2. Розповідна форма викладу матеріалу.
3. Прямий порядок слів, вживання інфінітивних конструкцій, дієприслівникових та дієприкметникових зворотів, однорідних членів речення.
4. Місце в реченні вставних слів та словосполучень у діловому мовленні.
5. Складні випадки керування та узгодження у професійному мовленні.
6. Просте і складне речення.
Студенти повинні:
знати синтаксичні аспекти професійного мовлення, основні форми викладу матеріалу, структуру речень і словосполучень, правила координування підмета з присудком;
вміти правильно будувати синтаксичні конструкції при складанні професійних текстів.
1. Синтаксичні структури у професійному мовленні.
Складні синтаксичні структури відрізняються від простих речень своєю будовою: членами простого речення є слова або словосполучення, а членами складних конструкцій є кілька моделей речень (прості речення поєднуються і стають частинами складних речень).
Одна з основних вимог до речень будь - якого типу у діловому мовленні є вимога чітко й містко виражати значний за обсягом і складний за змістом матеріал. Речення має бути цілісним і передавати інформацію в усій складності залежностей і зв'язків. Синтаксичні зв'язки у реченнях називають за функцією члена речення: означальні (між означенням і підметом, додатком, обставиною), обставинні (між присудком і обставинами), додаткові (між присудком і додатком), присудкові (між підметом і присудком).
З метою пов'язання компонентів думки, у діловому мовленні найчастіше серед різних типів синтаксичних одиниць використовують займенникові зв'язки (це займенники цей, такий, той, а також займенникові слова типу даний, відомий та ін.). для встановлення різних відношень між однорідними членами використовуються сполучники типу: якщо не... то, не тільки... а й та ін.. логічний зв'язок між компонентами думки, послідовність цих компонентів виражаються за допомогою вставних слів по - перше, по - друге, отже, таким чином та ін.. з цією ж метою використовуються синтаксичні конструкції типу незважаючи на..., завдяки...та ін.
У діловій документації переважає розповідна форма викладу. Присудок ставиться здебільшого у формі теперішнього часу, перевага надається пасивним конструкціям (прибуток - одержується, система освіти - перебудовується та ін..). синтаксис ділових паперів характерний вживанням інфінітивних конструкцій (перебудувати, втілити, фінансувати та ін.), дієприслівникових і дієприкметникових зворотів; використанням серед дієслівних форм першої особи множини теперішнього і майбутнього часу (розглянемо, пропонуємо, звернемося та ін.), розщепленого присудка (виявити увагу, вести переговори та ін.).
Серед синтаксичних структур складних речень у ділових паперах широко вживаються сполучники і, але, а, зв'язки між простими реченнями в межах одного синтаксичного цілого здійснюються за допомогою сполучників через те що, перш ніж, після того як та ін., а для позначення складних логічних зв'язків використовуються багатослівні сполучники типу відповідно до того, у зв'язку з тим та ін.
Досить рідко вживаються у діловому стилі модальні частки ніби, начебто, неначе, а також питальні конструкції.
Загалом, використовуючи різні синтаксичні структури у діловому мовленні, слід добиватися, аби виклад був простим і зрозумілим.
2. Розповідна форма викладу матеріалу
У діловій документації переважає розповідна форма викладу. Присудок ставиться здебільшого у формі теперішнього часу, перевага надається пасивним конструкціям (прибуток - одержується, система освіти - перебудовується та ін..). синтаксис ділових паперів характерний вживанням інфінітивних конструкцій (перебудувати, втілити, фінансувати та ін.), дієприслівникових і дієприкметникових зворотів; використанням серед дієслівних форм першої особи множини теперішнього і майбутнього часу (розглянемо, пропонуємо, звернемося та ін.), розщепленого присудка (виявити увагу, вести переговори та ін.).
Серед синтаксичних структур складних речень у ділових паперах широко вживаються сполучники і, але, а, зв'язки між простими реченнями в межах одного синтаксичного цілого здійснюються за допомогою сполучників через те що, перш ніж, після того як та ін., а для позначення складних логічних зв'язків використовуються багатослівні сполучники типу відповідно до того, у зв'язку з тим та ін.
Досить рідко вживаються у діловому стилі модальні частки ніби, начебто, неначе, а також питальні конструкції.
Загалом, використовуючи різні синтаксичні структури у діловому мовленні, слід добиватися, аби виклад був простим і зрозумілим.
3. Прямий порядок слів
В українській мові порядок слів вважається вільним, тобто не існує певного місця у реченні за тим чи іншим його членом. Вільний порядок слів значить, що кожне речення може мати різні варіанти, наприклад: Ця прогулянка розрахована лише на три години. Розрахована ця прогулянка лише на три години. Лише на три години розрахована ця прогулянка.Існує прямий і непрямий порядок слів, або інверсія. Розглянемо два речення: Спеціальний стаж іноді підтверджується показаннями свідків. Цей навчальний заклад завжди забезпечував високий рівень підготовки фахівців з вищою освітою. Для них характерне таке розташування членів речення: 1) підмет стоїть перед присудком (стаж підтверджується, заклад забезпечував); 2) узгоджене означення передує означуваному слову (спеціальний стаж, цей навчальний заклад, високий рівень); 3) неузгоджене означення стоїть після означуваного
слова (показання свідків, фахівців з освітою); 4) додаток стоїть після слів, від яких залежить (підтверджується показаннями, забезпечував рівень); 5) обставина часу передує присудку (іноді підтверджується, завжди забезпечував). Порядок слів у наведених реченнях є прямим. Прямий порядок слів домінує у мові. Він вважається нейтральним і є характерним для офіційно-ділового та наукового стилів. При інверсії основний зміст речення зберігається, але зміна порядку слів дозволяє внести додаткові змістові відтінки, підсилити виразність слів. Наприклад, у реченні В Українському домі вітали з п’ятиріччям Академію муніципального управління комунікативним завданням є повідомлення про те, що відбулося. При іншому порядку
дієприслівникові звороти і підрядні речення, наприклад: Купуючи харчові продукти, обов’язково перевіряйте дату виготовлення.Коли ви купуєте харчові продукти, обов’язково перевіряйте дату виготовлення; Читаючи протокол допиту, свідок повинен простежити,щоб його відповіді були записані якомога точніше / Коли свідок читає протокол, він повинен простежити, щоб його відповіді були записані якомога точніше; Повертаючи майно в неробочому стані, Орендар відшкодовує завдані збитки / Якщо Орендар повертає майно в неробочому стані, він відшкодовує завдані збитки;
в) підрядне речення і дієприкметниковий зворот: Акти оформлюються комісією, що її створює керівник підприємства / Акти оформлюються комісією, створеною керівником підприємства; Генпідрядник зобов’язаний здати Замовникові устаткування в терміни, які обумовлюються договором / Генпідрядник зобов’язаний здати Замовникові устаткування в терміни, обумовлені договором;
г) підрядні речення і члени речення, наприклад обставини: Незважаючи на погану роботу транспорту у нашому місті, наші співробітники ніколи не спізнюються на роботу / Хоча транспорт працює погано, наші співробітники ніколи не спізнюються на роботу; З метою кращого забезпечення ліками населення у місті відкрито кілька нових аптек / У місті відкрито кілька нових аптек, для того щоб краще забезпечувати населення ліками; За умови дотримання водіями правил дорожнього руху аварії траплятимуться рідше / Аварії траплятимуться рідше, якщо водії будуть дотримуватися правил дорожнього руху; Внаслідок неотримання замовником товару у нас виникли серйозні проблеми / У нас виникли серйозні проблеми, тому що замовник не
отримав товар;
ґ) обставини і дієприслівникові звороти: Після закінчення роботи колектив повинен подати Замовнику звіт про використання матеріально-технічних ресурсів / Закінчивши роботу, колектив повинен подати Замовнику звіт про використання матеріально-технічних ресурсів; Оформлюючи замовлення, ви повинні визначити кількість деталей, необхідних для ремонту телевізора / При оформленні замовлення ви повинні визначити кількість деталей, необхідних для ремонту телевізора.В офіційно-діловому мовленні перевага віддається обставинам,оскільки вони мають більш книжний характер порівняно з підрядними реченнями і дієприслівниковими зворотами.
Паралельними засобами вираження думки є безособові, пасивні та особові конструкції. В особових конструкціях підкреслюється
однорідні члени речення
Помилки у вживанні однорідних членів речення можуть бути пов’язані з порушенням норм керування. Не можна вживати один додаток, який стосується кількох однорідних членів речення, якщо вони вимагають різного відмінка залежного слова. Розглянемо три речення: 1) Рада акціонерного товариства контролює і регулює діяльність правління; 2) Одним із обов’язків головного бухгалтера є нарахування і виплата винагород працівникам підприємства; 3) Ми цінуємо і пишаємося нашими ветеранами. Перші два речення є правильними, оскільки однорідні члени речення в них мають однаковий характер керування (контролювати і регулювати що?, нарахування і виплата чого?). Порушення лексико-граматичної сполучуваності відзначається у третьому прикладі. Помилка виникла внаслідок того, що при двох однорідних членах речення, які вимагають різного відмінка керованого слова (цінуємо кого?, пишаємося ким?) стоїть один додаток. Різний характер керування обов’язково повинен бути врахова-
ний при побудові цієї конструкції. Виправити речення можна за допомогою займенника, що замінює слово ветерани: Ми цінуємо наших ветеранів і пишаємося ними. Однорідні члени речення можуть уживатися з узагальнюючими словами. Значення узагальнюючих слів має включати значення всіх слів, що є однорідними членами речення: Хімічній чистці не підлягають такі вироби: хутряні речі кустарної вичинки, старі речі, по-
шкоджені міллю, килими кустарного виробництва та ін. Порушується ця вимога у такому реченні: Нова аптека пропонує широкий вибір лікарських засобів, як-от: пігулки, настоянки, бальзами, мазі, гелі, грілки, гірчичники, медичні довідники тощо.
Однорідні члени речення вживаються у тій само формі, що й узагальнююче слово, наприклад: Трудова угода повинна містити такі реквізити: дату і місце складання, зміст угоди, юридичні адреси сторін…
3. 3Дієприкметниковий зворот
Дієприкметник разом із залежними від нього словами називається дієприкметниковим зворотом. Дієприкметник завжди є означенням. Наприклад: На шляху розвитку кожної мови позначились історичні події, пережиті її народом. (Антоненко-Давидович.) Події (які?), пережиті її народом. Дієприкметниковий зворот, що стоїть після пояснюваного слова (у нашому прикладі—події), виділяється з-поміж інших частин речення комою або, якщо після нього речення продовжується,—двома комами: Історичні події, пережиті народом, позначилися на шляху розвитку його мови. В усному мовленні—відповідно одною або двома паузами. Якщо дієприкметниковий зворот стоїть перед пояснюваним словом, він ні паузою в усному мовленні, ні комою на письмі не виділяється: На шляху розвитку кожної мови позначились пережиті її народом історичні події. Або ще: Безмежний степ, укритий снігом, спав. (М. Старицький). Дієприкметник—елемент книжного мовлення.В усному мовленні (у розмовно-побутовому стилі) він уживається рідко. До широко вживаних у всіх книжних стилях належать пасивні та активні дієприкметники минулого часу. Пасивні дієприкметники теперішнього часу вживаються здебільшого в науковому та діловому мовленні (досліджувана проблема, обговорюваний проект). Активні дієприкметники теперішнього часу вживаються рідко, тоді, коли немає залежних від них слів. Здебільшого їх замінюють підрядними реченнями: замість "Наступаючі на цій ділянці частини досягли успіху"—"Частини, які наступають на цій ділянці, досягли успіху".
4. Місце в реченні вставних слів та словосполучень у діловому мовленні.
Слова і словосполучення, введені в речення з метою внесення в нього того чи іншого пояснення або надання йому різних модальних значень, називаються вставними. Вони не пов'язані з членами речення способами узгодження, керування чи прилягання, але за смислом поєднані з реченням. Тому виключення вставних слів і словосполучень із речення змінює його зміст, але не порушує синтаксичної будови.
Вставні слова і словосполучення часто використовуються у діловому мовленні, при складанні ділових паперів, ними розпочинаються речення, абзаци. Але рекомендується вживати їх обмежено.
В усному діловому мовленні вживання вставних слів і словосполучень не створює зайвої інформації. Використання цих конструкцій допомагає мовцеві зорієнтуватися, зосередитися, а слухачам — краще сприйняти сказане. В діалогічному мовленні надмірне вживання вставних слів створює враження некомпетентності, низької мовної культури.
Зв'язок із реченням у вставних конструкціях здійснюється за допомогою інтонації, яка залежить від інтонації всього речення. І якщо простежити, як конкретно виявляє себе кожна складова частина інтонації в різних позиціях вставних конструкцій, зокрема мелодична лінія, висота голосу, час звучання, сила вимови, характеристика пауз, то виходить, що вставні конструкції вимовляються в тісній єдності ч основним реченням і не виділяються ні рухом основного тону, ні інтенсивністю, ні паузами. Тільки на початку речення можна помітити висхідний напрям руху основного
тону у вставних словах та виший частотний рівень, а також більшу інтенсивність вимови порівняно з усім реченням: «Отже, почалися сільські весілля, думалось їй» (Є. Гуцало). Якщо вставні конструкції розміщені в середині речення, то пауза спостерігається тільки після них, а не з обох боків: «Зміни на краще, можна сказати, відбулися на моїх очах» (журн.).
Крім того, вставні конструкції приєднуються до речення без сполучників або за допомогою сполучників сурядності . З сурядних найчастіше вживаються і, а, з підрядних — як: «Сталевий трос двічі обривався, доки, нарешті, вдалося зірвати з місця примерзлий до землі газик і витягти його на грейдер» (О. Гончар); «І справді, оптимізм — невід'ємна риса трудового народу ...» (М. Рильський); «А хіба менш важливе значення мас суворе
дотримання ощадливих режимів застосування пестицидів? Щороку ми,
як правило, використовуймо їх велику кількість» (журн.).
Вставні конструкції в сучасному мовознавстві піддаються класифікаціям ч річних боків. Найважливіші з них — за складом компонентів і за семантикою. Інші класифікації сполучаються з цими двома. За складом, наприклад, розглядаються вставні слова, словосполучення і речення у зв'язках з вираженням компонентів різними частинами мови та частками. Семантичний поділ на групи поєднується з різними способами оформлення думки.
5. Складні випадки керування та узгодження у професійному мовленні.
Керування /рос. управление/ - один із способів поєднання слів, при якому слово вимагає конкретної відмінкової форми іншо-го слова, тобто керує формою іншого слова. Наприклад, пошире-на в транспортному сервісі фраза "Оплачуйте за проїзд· не пра-вильна тому, що дієслово оплачувати вимагає після себе знахід-ного відмінка без прийменника /оплатити, оплачувати проїзд, по-слуги, рахунок/. Однокореневе дієслово платити вимагає після себе знахідного відмінка з прийменником за /платити за проїзд, за проживання/. Очевидно, у наведеному прикладі змішані два синонімічних словосполучення: 1) платити за що, 2) оплачувати що.
Отже, труднощі /складні випадки/ у правильному виборі відмінка виникають тоді, коли:
а) слова-синоніми керують різними відмінками: повідомити + дав. відм. /директору/; інформувати + род. відм. /директора/;
б) змішують форми українського і російського словосполучень:
укр. дякувати + дав. відм. /Вам/,
рос. благодарить + винит. падеж /Вас/.
В українській мові /як і в російській/ найпоширенішим є дієслівне керування. Складаючи ділові папери, особливу увагу варто звернути на такі словосполучення:
вживати заходів, ліків
завдавати, завдати + род. відм. прикростей, шкоди
зазнавати, зазнати нападу, невдачі
запобігати, запобігти + дав. відм./аваріям, злочинам/
опанувати + знах. відм. /професію, предмет/
оволодіти + оруд. відм. /професією, майном/
бачити на власні очі
чути + на + знах. відм. на власні вуха
хворіти на ангіну
слабувати на очі
аперечувати + знах. відм. /участь, факти/
+ дав. відм. /командиру, йому/
ігнорувати + знах. відм. /пропозицію, погляді
додержувати /виконувати тиші, порядку
щось точно/ + род. відм.
додержуватися /бути прихиль- законів, курсу
ником ідей, керуватися ними/
наголошувати + на + дав. відм. /помилках, головному/,
читати англійською мовою
говорити + орудн.відм. українською мовою
повідомляти телефоном
їхати тролейбусом
Іменники, утворені від дієслів, теж можуть вимагати певних відмінків /іменне керування/: опанування + род. відм. /дисципліни, курсу/
оволодіння + орудн. відм. /знаннями/
освоєння + род. відм. /спеціальності/
запобігання + дав. відм. /злочинним замахам/
попередження + род. відм. /незаконних дій/
Існують інші випадки іменного керування. Наприклад, іменник пам'ятник вимагає давального відмінка: пам'ятник Шевченкові /а не Шевченка/, Франкові, загиблим воїнам.
В українській мові є ряд прикметників, які теж керують формою іншого слова /прикметникове керування/:
хворий на грип
багатий + на + знах. відм. на iдеї
високий на зріст
характерний + для + род. відм. /для ситуації/
притаманний + дав. відм. /автору/
властивий + дав. відм. /професії, йому/
свідомий + род. відм. /свого значення, ролі/
Конкретної форми слова вимагають також прийменники при-слівникового походження. Так, слова всупереч і завдяки вимагають давального відмінка: всупереч умовам, вимогам; завдяки кло-потанню, узгодженості.
6.Просте речення і складне речення.
Реченням (sentence) називається мовна одиниця, що має структуру, яка надає цій одиниці можливість вжитку у якості мінімального висловлювання (мовного витвору), а саме підметово-присудкову структуру.[2, с.141]
За структурою розрізняють прості(simple) та складні(composite) речення.
Граматична форма речення багатокомпонентна, її специфічність полягає у наявності у ньому певного набору слів, що стоять у певній послідовності.
Семантичне значення речення - це його індивідуальний зміст, який формується конкретним лексичним наповненням його компонентів.
Граматичне значення речення - це узагальнений зміст властивостей не одного, а класу речень.
Перший і необхідний етап у дослідженні структури речення - його сегментація, тобто членування складу речення на складові частини.
Увага до складових речення має об'єктивні, пов'язані із природою досліджуваного явища підстави: речення не надані в готовому виді носіям мови, а щораз “збираються”, “монтуються” ними зі слів, яким у реченні надаються функціональні, синтаксичні значення.
Речення як одиниця мови, за допомогою якої здійснюється мовне спілкування, повинне, з одного боку, відбивати все різноманіття можливих, постійно мінливих позамовних ситуацій, а з іншого боку - через узагальнюючий характер структурних схем і семантичних конфігурацій упорядковувати подання про них. Лише при задоволенні цих вимог мова може ефективно функціонувати як засіб спілкування й засіб мислення людини. Природно очікувати, що член речення як конституент речення не може бути байдужим до цих вимог, а, навпаки, повинен забезпечувати їхнє виконання. Це дійсно так.
Член речення при незмінності його функціональної синтаксичної природи у всій незліченній безлічі реальних речень (підмет як джерело або об'єкт дії, присудок як предицюєма підмету ознака й т.д.), по-різному виражений лексично або в силу можливої різної референтної віднесеності в умовах ідентичності лексем, співвідноситься як компонент кожного нового речення із все новими предметами, їхніми властивостями, умовами їхнього існування, тим самим забезпечуючи відбиття кінцевою добіркою мовних засобів нескінченного розмаїття об'єктивного світу та світів, створюваних інтелектуальною діяльністю людини. Разом з тим кількісно обмежений, історично й соціально відпрацьований інвентар структурних формул речення з характерної для кожної з них схемою членів речення і їхніх груп дозволяє представляти кожну нову ситуацію як за добіркою учасників ситуації, так і по їхнім взаємним відносинам як щось у своїх самих загальних властивостях типове й тому відоме. Так, у кожному реченні діалектично сполучаються нове й старе, відоме й невідоме.
Член речення -- двосторонній мовний знак, що володіє значенням і формою. Його значенням є синтаксична функція, тобто те змістовне відношення, у якому даний синтаксичний елемент перебуває до іншого в складі деякої синтаксичної послідовності елементів. Форма члена речення - це все те, що дозволяє ідентифікувати слово або групу слів як носія певного синтактико-функціонального значення. Таким чином, синтаксична форма, на відміну від морфологічної, багатокомпонентна[10, c.183-185].
Головними членами речення є підмет та присудок.
Підмет вказує на суб'єкт дії (стану) або на носіях знаки, вираженої присудком незалежно від інших членів речення. Може бути вираженим одним словом, групою слів або підрядним реченням.
Присудок - другий головний член речення, що означає дію або якість предмета, вираженого підметом. Він є незалежним членом речення.
1.2. Види простого речення
Залежно від характеру підмета, розрізняють особові (personal), неозначено-особові (indefinite-personal) та безособові (impersonal) речення.
Особовим називається речення, підмет якого означає певну особу, предмет або абстрактне поняття:
Де лікар?
Крамниця була зачинена.
- Ця думка робила його щасливим.
Неозначено-особовим називається речення, присудок якого означає дію, що стосується людей загалом, будь-якої особи або неозначеної кількості людей. Підметом у таких реченнях виступає неозначений займенник one або займенник we, you, they у неозначено-особовому значенні:
- Ніколи не можна знати напевне.
- І це все чому вас навчають у школі?
- Ніколи не скажеш, що трапиться.
Безособовим називається таке речення, присудок якого не відноситься ні до особи, ні до предмета, ні до абстрактного поняття. Безособові речення описують явища навколишнього світу, що відбуваються незалежно від волі або бажання людини і є результатом розвитку абстрактного мислення[18, c.52]. Сутність безособовості розглядається лінгвістами по-різному, але найчастіше вона визначається через ознаку безсуб'єктності [15, c.3;16, c.87].На відміну від російської та української мови, де безособове речення не може мати підмета, в англійській мові існує формальний підмет, виражений займенником it, який ставиться на початку речення:
Сутеніло.
Весь ранок ішов дощ.[5, c.194].
Речення, що містять підмет та присудок, називаються двоскладними реченнями. Присудок двоскладних речень може бути виражений дієсловом у особовій формі , що являє собою найбільш типову форму присудка цих типів речення, або дієсловом-зв'язкою і предикативною частиною; остання може складатися з компонента, що відноситься до однієї із знаменних частин мови, - іменника, прикметника, займенника, чисельника, або прислівника.
Залежно від форми вираження присудка, двоскладні речення діляться на два типи: тип дієслівних речень і тип іменних речень.[1, c.189]
Складні речення
активніше вживаються у науковому та офіційно-діловому мовленні.
Найчастіше зазначені стилі використовують складнопідрядні речен-
ня, за допомогою яких виражаються найрізноманітніші причинно-
наслідкові чи часові відношення.
Наявність синонімічних засобів дозволяє уникнути однотипності
конструкцій, а отже допомагає нам урізноманітнити мовлення.
Складні речення не закріплюються за певними сферами мовлен-
ня, але активніше вони використовуються у книжних стилях —
науковому, офіційно-діловому та художньому.
Відзначимо кілька видів помилок у побудові складних речень.
У складнопідрядних реченнях підрядна частина може займати
будь-яку позицію щодо головної, порівняйте: Який би спосіб інфор-
мування не застосовувався, інформація про ціни на товари має бути
доступною і достовірною; Інформація про ціни на товари, який би спо-
сіб інформування не застосовувався, має бути доступною і достовір-
ною. Інформація про ціни на товари має бути доступною і досто-
вірною, який би спосіб інформування не застосовувався
Паралельні синтаксичні конструкції. Складне речення
Свідченням багатства української мови є різноманітність мовних засобів усіх рівнів. Великий вибір варіантів надає мовцям синтаксис. Необхідно навчитися правильно вибирати ті конструкції, які забезпечують найточніше висловлення певної думки і якнайкраще відповідають конкретній ситуації мовлення.
Основними видами синтаксичних синонімів є такі: а) двоскладні речення з дієприкметниковим присудком і односкладні речення з формою на -то, -но у ролі головного члена речення: Виставка розгорнута в краєзнавчому музеї/Виставку розгорнуто в краєзнавчому музеї; Стороннім вхід заборонений / Стороннім вхід заборонено; Нарада була проведена на високому рівні / Нараду було проведено на високому рівні; Ця площа відреставрована до ювілею міста /Цю площу відреставровано до ювілею міста;
б) дієприслівникові звороти і підрядні речення, наприклад: Купуючи харчові продукти, обов'язково перевіряйте дату виготовлення / Коли ви купуєте харчові продукти, обоє 'язково перевіряйте дату виготовлення; Читаючи протокол допиту, свідок повинен простежити, щоб його відповіді були записані якомога точніше / Коли свідок читає протокол, він повинен простежити, щоб його відповіді були записані якомога точніше; Повертаючи майно в неробочому стані, Орендар відшкодовує завдані збитки /Якщо Орендар повертає майно в неробочому стані, він відшкодовує завдані збитки;
в) підрядне речення і дієприкметниковий зворот: Акти оформлюються комісією, що її створює керівник підприємства І Акти оформлюються комісією, створеною керівником підприємства; Генпідрядник зобов'язаний здати Замовникові устаткування в терміни, які обумовлюються договором І Генпідрядник зобов'язаний здати Замовникові устаткування в терміни, обумовлені договором;
г) підрядні речення і члени речення, наприклад обставини: Незважаючи.Ш. погану роботу транспорту у нашому місті, наші співробітники ніколи не спізнюються на роботу І Хоча транспорт працює погано, наші співробітники ніколи не спізнюються на роботу; 3 метою кращого забезпечення ліками населення у місті відкрито кілька нових аптек І У місті відкрито кілька нових аптек, для того щоб краще забезпечувати населення ліками; За умови дотримання водіями правил дорожнього руху аварії траплятимуться рідше І Аварії траплятимуться рідше, якщо водії будуть дотримуватися правил дорожнього руху; Внаслідок^^оп^имання замовником товару у нас виникли серйозні проблеми І У нас виникли серйозні проблеми, тому що замовник не отримав товар;
ґ) обставини і дієприслівникові звороти: Пісш_закінченняроботи колектив повинен подати Замовнику звіт про використання матеріально-технічних ресурсів І Закінчивши роботу, колектив повинен подати Замовнику звіт про використання матеріально-технічних ресурсів; Оформлюючи замовлення ви повинні визначити кількість деталей, необхідних для ремонту телевізора І При_ оформленні замовлення ви повинні визначити кількість деталей, необхідних для ремонту телевізора.
В офіційно-діловому мовленні перевага віддається обставинам, оскільки вони мають більш книжний характер порівняно з підрядними реченнями і дієприслівниковими зворотами.
Паралельними засобами вираження думки є безособові, пасивні та особові конструкції. В особових конструкціях підкреслюється активність суб'єкта дії, в безособових і пасивних конструкціях увага зосереджується на дії, порівняйте: Патенти видаються податковим органом І Податкові органи видають патенти; Перерахування коштів ринкового збору до відповідного бюджету здійснюється адміністрацією ринку один раз на місяць І А дміністраиія ринку здійснює перерахування коштів ринкового збору до відповідного бюджету один раз на місяць; Усі ці порушення було розглянуто Регіональним управлінням НБУІ Регіональне управління НБУрозглянуло всі ці порушення.
Пасивні й безособові конструкції надають висловленню офіційного характеру, вони активно використовуються в ділових паперах. Часто в безособових конструкціях, що вживаються в офіційно-діловому стилі, суб'єкт дії взагалі відсутній, як-от: Орендареві передаються запаси сировини, матеріалів, незавершене виробництво і готова продукція; Договір може бути змінено за угодою сторін. Такі конструкції не мають паралельних особових конструкцій.
Та ж сама думка може бути висловлена за допомогою простих і складних речень. Ті й інші речення можуть використовуватись у будь-якому стилі мовлення, але з різною частотністю. Прості речення переважають у розмовно-побутовому мовленні. Складні речення активніше вживаються у науковому та офіційно-діловому мовленні. Найчастіше зазначені стилі використовують складнопідрядні речення, за допомогою яких виражаються найрізноманітніші причинно-наслідкові чи часові відношення.
Наявність синонімічних засобів дозволяє уникнути однотипності конструкцій, а отже допомагає нам урізноманітнити мовлення.
Складне речення
Складні речення не закріплюються за певними сферами мовлення, але активніше вони використовуються у книжних стилях - науковому, офіційно-діловому та художньому.
Відзначимо кілька видів помилок у побудові складних речень.
Розділ 5. Складання професійних документів
Тема 5.1. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити . Види документів
1. Документ — основний вид ділового мовлення.
2. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів.
3. Основні реквізити. Види документів та їх класифікація.
4. Стандартні і нестандартні документи.
5. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту .
Студенти повинні:
знати призначення, класифікацію документів, вимоги до складання та оформлення різних видів документів, реквізити документів та правила їх оформлення
вміти складати ділові папери управлінської документації обраної професії, грамотно писати й оформляти документи.
1. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю
Документ – основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов’язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв’язність викладу, структурна організація, завершеність.
Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.
За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, де подається інформація про організацію роботи установи, закладу, підприємства; статутні – з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі, в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію, необхідну для діяльності даної організації чи підприємства.
Документи розрізняють ще й за структурними ознаками, вони можуть бути стандартними й нестандартними, що залежить від багатьох об’єктивних та суб’єктивних факторів.
Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.
Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це – конструкторська, технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.
Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.
Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.
Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість. Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками.
Текст – головний елемент документа. Крім параграфів, пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.
Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.
2. Вимоги до складання й оформлення документа
Документ – основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відреагованим і оформленим, містити конкретні й реальні пропозиції і вказівки.
Обов”язковим є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв”язність викладу, структурна організація, завершеність.
АВТОБІОГРАФІЯ
Це документ, в якому людина описує своє життя і діяльність. Подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова „автобіографія”, яке розміщається посеред рядка. Кожне нове повідомлення повинно починатися з абзаца. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа – підпис автора.
Тип мовлення в автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не злід зловживати займенником я. Основну увагу треба приділяти фактам, не вдаючись до міркувань. Всі відомості подаються в хронологічному порядку, щоб уявити життєвий шлях людини, ділову кваліфікацію, і громадську активність.
3.Основні реквізити документа
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняються постійні – реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Є два види бланків: а)для листів; б)для інших документів.
Текст – головний елемент документа. Він повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.
4. Види документів та їх класифікація
ДОКУМЕНТ ТА ЙОГО ФУНКЦІЇ
Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством). Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.
Носій – це матеріальний об’єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, в тому числі у перетвореному вигляді.
Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.
Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів.
Державним стандартом установлений не лише склад реквізитів (усього 31), але і зони, і послідовність їх розташовування у документі. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, складають його формуляр. Він теж регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не лише його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.
Таким чином, документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Це матеріальний об’єкт, носій інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Документ повинен бути достовірним, містити конкретні, реальні відомості, пропозиції чи вказівки. Він повинен відповідати наступним вимогам:
бути виданим повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції;
не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству;
повинен бути складений за встановленою формою, відредагований і оформлений відповідним чином.
У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що і дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.
До загальних функцій документа належать:
Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.
Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).
Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
Види документів за ознаками класифікації та групами:
За найменуванням: заява, протокол, листи тощо
За походженням : службові (офіційні) й особисті
За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні
За призначенням: організаційні, контрактно-кадрові, довідково-інформаційні тощо
За напрямком: вхідні й вихідні
За формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні)
За строками виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
За ступенем гласності: звичайні, для службового користування, таємні (секретні), конфіденційні
За стадіями створення: оригінали, копії, витяг, дублікат
За складністю: прості, складні
За строками зберігання: постійного, тривалого і тимчасового зберігання
За технікою відтворення: рукописні, відтворенні механічним способом
За носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:
1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.
2.За змістом і спеціалізацією:
— загальні;
— з адміністративних питань;
— з питань планування оперативної діяльності;
— з питань підготовки та розподілу кадрів;
— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.
3.За призначенням:
— щодо особового складу;
— організаційно-розпорядчі;
— кадрово-контрактові;
— довідково-інформаційні;
— господарсько-договірні;
— обліково-фінансові.
4.За походженням:
— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;
— особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.
5. За місцем укладення:
— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;
— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.
6. За напрямком (спрямуванням):
— вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);
— вихідні (адресовані за межі установи).
7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:
— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);
— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);
— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).
8. За ступенем складності:
—прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;
—складні — відображають два й більше питань, фактів.
9. За стадіями відтворення:
— оригінали;
— копії, витяги, дублікати.
10. За терміном виконання:
— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;
— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;
— дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.
11. За ступенем секретності (гласності):
— звичайні (несекретні) — для загального користування;
— для службового користування (ДСК);
— таємні (Т);
— цілком таємні (ЦТ).
Спеціалізована документація
Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична, військова тощо). До спеціалізованих належать також документаційні системи, пов’язані з виконанням спеціальних управлінських функцій (облік, постачання, збут тощо). Серед них можна виділити такі групи документів:
1.Документи з господарсько-договірної діяльності (договір на постачання, договір підряду, договір на матеріальну відповідальність, договір на спільну діяльність, договір оренди обладнання, транспорту, приміщення, договори щодо створення нових форм господарювання, господарські договори в науковій діяльності, договори про взаємовідносини підприємств і банків).
2. Документи з посередницької діяльності (договір про надання посередницьких послуг, договір про інформа ційне обслуговування).
3. Документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні та претензійні листи, позовні заяви).
4. Документи в банківській діяльності (договір про здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад; кредитний договір, договір про спільну діяльність, договір лізингу (лізингова угода), договір про пайовий внесок).
5. Обліково-фінансові документи (акт, відмова від акцепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття рахунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків).
5. Стандартні і нестандартні документи
За структурними ознаками ділові листи поділяються на стандартні і нестандартні. При складанні стандартних листів використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний формат паперу, реквізити тощо. Стандартні листи мають чітко визначену структуру -вступ-мотивацію і основну частину.Обов'язковими реквізитами ділових паперів є такі:1)назва й адреса організації;2)довідкові відомості про організацію;3)дата документа;4)реєстраційний номер документа;5)посилання на номер і дату вхідного документа;6)адресат;7)підпис;8)відмітка про виконавця.Реквізит „Назва організації" вказує адресанта. Довідкові відомості про організацію включають її адресу, номери телефонів, факсів, електронної пошти. Ці реквізити ставляться у верхньому лівому куті аркуша. Нижче ліворуч пишуть дату документа, яка позначається арабськими цифрами (02.09.02 р.) або словесне - цифровим способом (17 вересня 2003 р.). Дата проставляється у день підписання документа. Реєстраційний номер - це його порядковий номер. Він ставиться під датою.Адресатом ділової кореспонденції можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові й фізичні особи. Цей реквізит розташовується у правому верхньому куті аркуша.Назва організації та її структурного підрозділу має форму називного відмінка:Харківська міська держадміністрація ЗАТ„ Колос" БухгалтеріяПосаду, ім'я особи, якій адресовано документ, зазначають у давальному відмінку:Директорові плиткового заводу Українському В. В.Якщо лист адресований не керівникові підприємства, а іншій посадовій особі, то її посаду і прізвище пишуть після назви підприємства:Харківський тракторний заводначальникові відділу маркетингуКотову М. Т.Під текстом ставиться реквізит „Підпис", до якого входять назва посади особи, яка підписала документ, її особистий підпис і його розшифрування.Нижче ліворуч зазначається прізвище виконавця (укладача листа) та його телефон.32Приклади службових листів з усіма реквізитами:УкраїнаДзержинська районна рада народних депутатів виконавчий комітет 61001, м. Харків,пр.Леніна,13 тел. 700-02-08ВАТ „Будмеханізація" вул. Клочківська, 15 61015, ХарківЗразок інформаційного листа.Фірма „СЕМПАЛ" 03062, Україна, м. Київ,вул, Кулібіна, З тел./факс (044) 442 0434 Е-emaіІ: тГо@зетраІ.сот№ 123 від 01.10. 03р.Начальнику ЖЕК-171 Тимченку В. Д. 61120, м. Харків, 120, пр. Тракторобудівників, 17 На№_____від______У зв'язку з підготовкою виконкомом телефонного довідника прошу Вас до 15.04.03 надіслати такі дані:1.Повна назва підприємства з вказівкою поштового індексу і адреси.2,Прізвище, ім'я та по батькові, домашній і службовий телефонтаких посадових осіб:керівника та його заступників; головного інженера; головного бухгалтера; начальника відділу кадрів; чергового. Інформація надсилається українською мовою.С. П. ЧереватенкоГолова(підпис)Вик. Литовка Т. Ф. 149692Метою інформаційних листів є повідомлення адресата про якісь події чи факти, наприклад про проведення конференції, семінару, відвантаження товару тощо. Різновидом інформаційних листів є рекламні листи, які містять опис товарів або послуг.Цим листом інформуємо Вас про впровадження нових цін на продукцію фірми „Семпал" з 08 вересня 2003 року.З освоєнням технологій масового виробництва тепловодо-лічильників СВТУ - 10М досягнуто зниження цін на 15 - 30%. При цьому зберігаються усі зобов'язання фірми „Семпал" щодо комплектності постачання обладнання, а також забезпечується трирічний термін безкоштовного гарантійного обслуговування приладів.Повідомляємо також про впровадження у теплолічильник нової функції - 3-го вмонтованого порогового виходу для управління рециркуляційним насосом.Багаторічний досвід реальної експлуатації тисяч теплолічильників „Семпал", що встановлені на вузлах комерційного урахування тепла у житлових будинках та об'єктах нежилого фонду, показав їхню високу надійність та швидку окупність за рахунок впорядкрваності розрахунків за тепло. Організація сучасного комерційного врахування на базі теплолічильника „Семпал" дозволяє отримати економію коштів Обладнання „Семпал" повністю окупиться за 3 - 6 місяців.З повагою(підпис)С. І. ПокрасГенеральний директор ТОВ „Фірма „Семпал" 3435Супровідні листи складаються з метою інформування адресата про надсилання йому документів (контрактів, каталогів, накладних тощо) або матеріальних цінностей. Зверніть увагу на зразок написання супровідного листа:Просимо провести обстеження екологічного стану земельної ділянки за адресою: м. Житомир, вул. С. Кривенка, 7. Ми зацікавлені у тому, щоб обстеження було закінчене до травня 2002 року.Оплату гарантуємо.Наш розрахунковий рахунок № 557234 у жовтневому відділенні банку „Надія" м. Києва - МФО 867543.Надсилаємо Вам для погодження договір про оренду Вами складських приміщень на території нашого підприємства. Просимо Вас розглянути договір протягом місяця. З усіх спірних питань Ви можете звертатись до начальника відділу комерційних послуг Руденка С. Ю. (тел. 264-52-54)(підпис)АТВТ „Фастівський деревообробний комбінат"08500, Київська обл., м. Фастів, вул. Курчатова, 8 тел.: (265) 6-30-227.04.02р. №47Директорові ЗАТ "Столярні вироби" Максимову С. Т.Зразок гарантійного листа.Торговельно-підприємницький центр „Арсенал"03065, Київ, вул. Рибинського,10 Тел.:483-75-56 Факс: 483 - 34 - 23Директор15.05.01 р. №200Директорові науково-виробничого об'єднанняО. Л. Шевчук"Будсервіс" Лапицькому Т. Т. З повагою(підпис)В. М. Потапенкозаступник директора АТВТГарантійні листи підтверджують певні«зобов'язання чи умови здійснення угоди. Гарантуватися можуть якість і термін виконання робіт, строки постачання товару або оплата послуг чи виконаної роботи, отриманої продукції тощо.Лист-підтвердження - це один із видів ділового листування, який дає можливість підтвердити попередню угоду, домовленість чи запрошення. Крім того, листом-підтвердженням можна повідомити деякі необхідні деталі справи, про яку йдеться.Зразок тексту листа-підтвердженняОфіційно підтверджуємо свою згоду на розробку проекту з організації спільного виробництва меблі для дитячих садків.Створена нами з цього приводу технічна комісія на чолі з паном Петренком В. Т. прибуде на переговори наступного місяця.Просимо повідомити зручні для Вас час і місце переговорів.З повагою36(підпис,)37О. Н. ІгнатенкоОдним із найбільш неприємних і психологічно важких моментів ділового листування є нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки, тому до змісту тексту такого листа-нагадування слід підходити дуже обережно, ввічливість -передусім.Зразок тексту листа-нагадування:Вельмишановний Сергію Леонідовичу!Одним із найосновніших принципів роботи нашої компанії є принцип гідного цінування своїх клієнтів. До Вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж трьох років нашої співпраці у нас не виникло серйозних непорозумінь.Однак вчора наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків. Розуміємо, що така переобтяжена справами людина, як Ви, інколи не може простежити за всім особисто, і сподіваємось, що ця несплата — лише помилка, яку буде виправлено найближчим часом.Просимо вибачення за те, що змушені потурбувати Вас з цього приводу.Залишаємось з повагою(підпис) Л. О. АнтоненкоНаприклад:АО „Шарикопідшипник"Заступникові начальника Центру матеріально-технічних ресурсів "Спектр" п. Іваненкову Р. А.61047, Харків, 47, вул. Шарикова, 145 тел./факс (0572) 99-76-5618.07.03р. №12/76-9Про замовлення паперу.Просимо відпустити для потреб організації 200 кг паперу для письма. Наш розрахунковий рахунок № 425633 в Орджонікідзевському відділенні банку „ АВАЛЬ" м. Харкова, МФО 224443.(підпис)ДиректорС. П.
6. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту.
Оформлення сторінки
Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210мм) та А5 (148x210мм) Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля -- ліве -- 35 мм; праве -- не менше 8 мм, верхнє -- 20 мм; нижнє -- 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні -- на чистих аркушах паперу.
Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту Також не бажано:
1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;
2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;
3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку
Нумерація сторінок, У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні -- у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація тексту
Рубрикація -- це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація -- поділ на абзаци.
Абзац -- це відступ управо \ початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);
2) фраза (міститься основна інформація абзацу);
3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).
Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4--6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.
Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації -- традиційна й нова.
Традиційна -- базується на використанні знаків різних типів -- римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:
А. Б. В. Г. Д
І. II. III. IV. V
1 2. З 4. 5
1) 2) 3) 4) 5)
а) б) в) г) ґ)
Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:
1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;
2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;
3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;
4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:
1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
розділи -- 1.; 2.; 3.;
номери підрозділів включають в себе також номери розділів -- 1.1.; 1.2.; 1.3.;
номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту -- 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.
Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.
Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту
Примітки слугують для того, щоб пояснити незрозумілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових пояснень і матеріалів, без яких певне поняття буде неповним, однобоким.
Примітка -- додаткова помітка, пояснення до тексту.
Додаток -- подання додаткової інформації (документа) після тексту.
Підстава -- причина, достатній привід, які виправдовують дію, вчинок. На підставі -- виходячи з чого-небудь, спираючись на щось.
Правила оформлення приміток
1. Слово "Примітка" пишеться малими літерами (перша літера -- велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.
2. Текст примітки друкується справа, у стовпчик. Наприклад:
Примітка . Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п'яти знакам.
3. Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Між нумерованими абзацами робиться проміжок у два інтервали. Після кожного абзацу ставиться крапка. Слово "Примітки" пишеться у множині. Наприклад:
Примітки: 1. Номенклатури справ установ, які не здають свою
документацію на державне зберігання, узгоджуються із вищими установами відповідного рівня.
2. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником установи структурні підрозділи отримують витяги відповідних її розділів для використання у роботі.
4. Примітки відмежовуються від тексту 2--4 інтервалами.
5. Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, то його слід перенести на наступну, відступивши від лівого поля 10 знаків (8 знаків у слові "Примітка" і 2 знаки -- двокрапка та відступ)
Тема 5.2. Укладання документів щодо особового складу
1 Реквізити документів та вимоги до їх написання.
2 Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.
Студенти повинні:
знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів;
вміти грамотно писати й оформляти документи.
1. Реквізити документів та вимоги до їх написання.
1 Уніфікація та стандартизація управлінських документів.
2. Формуляр документів та його основні реквізити.
3. Правила оформлення сторінки.
4. Реквізити адресата.
5. Вид, дата, адресат документа.
6. Мова та стиль документів.
7. Відмітки про узгодження.
8. Засвідчення документа.
9. Проходження документів.
10. Бланк документів.
1. Уніфікація та стандартизація управлінських документів
Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.
Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.
Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:
1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.
3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.
4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.
6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.
7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.
2. Формуляр документів та його основні реквізити
Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів.
Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Реквізит - це обов'язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.
Основні реквізити документа
Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняються постійні – реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Є два види бланків: а)для листів; б)для інших документів.
Текст – головний елемент документа. Він повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.
Вимоги до складання й оформлення документа
Документ – основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, містити конкретні й реальні пропозиції і вказівки.
Обов*язковим є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв”язність викладу, структурна організація, завершеність.
АВТОБІОГРАФІЯ
Це документ, в якому людина описує своє життя і діяльність. Подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова „автобіографія”, яке розміщається посеред рядка. Кожне нове повідомлення повинно починатися з абзаца. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа – підпис автора.
Тип мовлення в автобіографії – розповідь від першої особи. При цьому не злід зловживати займенником я. Основну увагу треба приділяти фактам, не вдаючись до міркувань. Всі відомості подаються в хронологічному порядку, щоб уявити життєвий шлях людини, ділову кваліфікацію, і громадську активність.
1) прізвище, ім”я по батькові; 2)дата і місце народження, освіта, відомості про навчання, трудову діяльність, нагороди (заохочення); 3) короткі відомості про склад сім”ї; 4) домашня адреса; 5) дата, підпис.
У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.
Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.
3. Правила оформлення сторінки
Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).
Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.
Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.
4. Реквізити адресата.
Американський варіант дати "4 березня" виглядатиме так 03.04.
У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 1999 року).
Місце дати - в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поряд з підписом, або у грифі затвердження.
На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп),дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.
12. Індекс (номер) документа. Індекс - вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер - порядковий номер внутрішнього документа.
Нумерація документів ведеться з січня до грудня. Лише в учбових закладах нумерація внутрішніх документів ведеться з початку учбового року (з вересня) та ведеться навчальними роками.
Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, яке склало документ, номера справи, де залишилася копія (отпуск) та порядкового номера вихідної кореспонденції. Наприклад, 03 - 10/214 - де 03 - шифр структурного підрозділу (відділ маркетингу, бухгалтерія і т. п.); 10 - номер справи, де зберігається копія документа; 214 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вихідних документів в канцелярії.
Посилання на індекс і дату вхідного документа - проставляються тільки в листах - відповідях. Реквізит цей має включати дату і індекс, вказані у документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь.
Наприклад, відповідаючи на лист 05.07.99 № 05 - 12 -154, ви обов'язково поставляєте посиланая на цей номер та дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, же має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ 12 одразу знайде копію ініціативного листа на який надійшла відповідь.
Місце складання або видання оформляється відповідно до адміністративно-територіального розподілу країни. Наприклад, м.київ, м.Суми та смт. Жашків.
Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.
Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.
У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.
За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.
Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.
Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.
Типізація текстів - процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.
Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.
У розповіді йдеться про події /явища, факти / у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності /автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол /.
В описі характеризуються явища /предмет, люди, події / з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей / опис-характеристика, наказ, звіт, постанова/.
Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні вида доказів -дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний- у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.
Найпоширенішими є бланки листів, довідок, актів, наказів.
Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру пращ управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує сприймання, виконання та подальше використання документа.
Якщо документ - обличчя установи, то бланк - її візитна картка.
Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст.
Кожне підприємство повинно розробити та застосувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів.
Виготовлення бланків доцільне в тому вигадку, якщо кількість документів певного виду досягає 200 на рік.
Невеликі підприємства, в яких кількість вихідних документів менша 200 на рік, при оформленні документів можуть використовувати замість друкарського бланка кутовий гумовий штемпелі, у відбитку містяться ті ж реквізити. Державні стандарти передбачають і кутове, і повздовжнє розміщення реквізитів. Група реквізитів і їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.
Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Кількість документів з цим реквізитом становить 85 % усіх організаційно-розпорядчих документів.
Кутовий варіант бланка особливо зручний дня документів, які підлягають затвердженню /акти, інструкції/, тому що гриф затвердження, розміщується у правій верхній частині документа.
Бланки документів виготовляють на білому папері однією фарбою, переважно чорною.
2. Документи щодо особового складу: автобіографія , характеристика , накази щодо особового складу, резюме, заява.
До документів з особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, наказ з особового складу, доручення, розписка тощо.
Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв'язку з тим що, зважаючи на те що ), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів. До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.
Заява - це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.
Характеристика - це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента).
Автобіографія - це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.
Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.
Заява, автобіографія, резюме, характеристика, наказ,тощо
Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік дається після основного тексту заяви перед підписом. Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.
Розрізняють два основних види заяв:
- особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;
- службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує , до посадової особи іншої організації, структури тощо.
Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).
За походженням заяви бувають:
Заява складається з таких реквізитів:
1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).
2. Адресант (без прийменника з малої літери) - посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки у кінці останнього слова).
3. Назва виду документа (посередині, з малої літери).
4. Текст (з великої літери, з абзацу).
5. Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.
6. Дата написання (ліворуч).
7. Підпис адресанта (праворуч).
накази
Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими.
Проект наказу створюється, як правило, у відповідному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирішення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають документи, що мотивують його доцільність.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право підписання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції.
Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вказаний у самому наказі.
Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.
Накази бувають індивідуальними й нормативними:
Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).
Нормативні накази — це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).
Реквізити
1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних).
2.Повна назва організації, установи.
3. Назва виду документа.
4. Дата укладання.
5. Номер наказу.
6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа.
7. Заголовок (короткий зміст наказу) “про…”.
8. Текст:
- констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (вказується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядження вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передається зміст певного розподілу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу;
- розпорядча частина починається словесними “Наказую”, “Зобов'язання”,“Пропоную”, “Доручаю” і т. ін.
Вона складається із пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.
Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі (“Зарахувати”, “Призначити”, “Здійснити”, “Наголосити”, “Звільнити” і т. ін.). Якщо ж фактові надається значення більш, ніж особі, тоді вживається пасивна форма (“Грубі порушення виявлено…”), активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (“…завідувач навчальної частини зобов'язаний …”).
Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.
Якщо розпорядча частина значна за кількістю пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.
В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).
9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, паспорт, рапорт, заява тощо).
10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).
11. Візи (якщо є) “Проект наказу внесено…”, “Проект наказу погоджено…”.
Проект наказу погоджується:
- із заступником керівника установи (підприємства);
- з куратором питань, розглянутих у документі;
- з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;
- з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу з чинними правовими актами та розпорядженнями керівників установ.
Тема 5.3. Текстове оформлення довідково — інформаційних документів
1 Види службових листів
2 Ділове листування.
3 Вимоги до офіційного листування.
4 Етикет ділового листування.
5 Кореспонденція за характером інформації.
6 Телеграма.
7 Факс.
8 Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти.
9 Виробничі протоколи.
10Витяг з протоколу.
Студенти повинні:
знати нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів;
вміти оформляти довідково-інформаційні документи, складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколів.
1. Види службових листів
Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступають основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підприємств.
Офіційне листування можна розділити на три види:
1. Дипломатичне — офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці.
2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.
3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.
За кількістю адресатів листи розрізняють на:
1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.
2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).
3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.
За функціональними ознаками листи поділяють на два види:
1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).
2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, гарантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).
1. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.
Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину.
Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.
2. Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.
3. Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.
4. Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.
5. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.
6. Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.
7. Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.
8. Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.
9. Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
10. Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.
11. Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.
2. Ділове листування
1 Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:
1) Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.
2) Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.
3) Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.
4) Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому
правом) кутку.
5) Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа.
Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.
6) Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машино-писним способом у верхньому лівому кутку.
7) Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів вказують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:
Розрахунковий рахунок №3467059 у Залізничному УСБ м. Києва, МФО 322034
8) Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.
9) Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному. Наприклад:
Друкарня видавництва "Україна" Савченку І.П.
Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому. Наприклад:
Директорові Рівненського професійно-технічного училища № 63 Бондаренку П.П.
В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:
Директорові загальноосвітньої середньої школи № 1
Генеральному директорові заводу "Термінал"
Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:
Ректорові Дніпропетровського державного університету проф. Степанишину Л. П.
3. Вимоги до офіційного листування.
Зараз, коли контакти ділових людей вийшли на зовсім інший професійний та міжнародний рівень, змінюються також погляди на ведення листування. Це не просто важлива частина ділових стосунків, але й персоніфікація партнера з його діловими й особистими якостями. Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів між відправником і адресатом, ґрунтуються на принципах рівності, поваги та взаємної коректності.
Існує два основні види офіційної кореспонденції:
а) офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам’ятні записки); цей вид кореспонденції використовується головним чином у дипломатичній практиці;
б) ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються при організації ділових контактів між фірмами, організаціями тощо.
Ведення ділової кореспонденції — це справжнє мистецтво, оволодіти яким вдається далеко не кожному. Ділова кореспонденція має бути обличчям, виразним і неповторним, вашим чи вашої установи. Навіть пам’ятаючи, що діловий лист усе-таки діловий і не дозволяє виходити за певні стилістичні та тематичні рамки, при бажанні й у ньому можна показати, що за ним також приховується особистість.
4. Етикет ділового листування
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:
1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний/а (ім'я та по батькові)!
Шановний/а пане (пані)...!
Шановні панове (колеги)!
Вельмишановний добродію!
Глибоко шановний пане!
У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.
Високо достойний пане Міністр !
Вельмишановний професоре!
Шановний вчителю!
Високоповажний пане ректоре!
Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживаються у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага доадресата і порушення етикету ділового листування.
Наявність звертання не вичерпує проблеми про правильно початий лист, щоб він справив на адресата належне враження.
2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, Адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист - відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Хочемо висловити свою вдячність за ...
Перш за все дозвольте подякувати Вам за ...
Цей лист - вияв нашої вдячності за ...
Дозвольте висловити
свою вдячність ...
Вдячні Вам за запрошення ...
Дякуємо за надану змогу ...
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:
Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...
Офіційно підтверджуємо свою згоду на ...
Підтверджуємо отримання Вашої телеграми....
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:
У відповіді на Ваш лист від (дата) ...
Відповідаючи на Ваш запит від (дата) ...
Відповідно до контракту (домовленості) ...
У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:
Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.
Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.
Вибачте нам вельми незручно, що ...
Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності.
Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу ...
3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово "дякую" - найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.
8. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти.
Запрошення
Одним із поширених документів, що не втратив свого призначення і сьогодні, є запрошення. Це коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти в ній участь.
Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових запрошень на різноманітні заходи — від лаконічних, ділових, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо оформлених, розрахованих на конкретного адресата.
» Запрошення
Стиль і оформлення запрошення буде визначатися трьома чинниками:
— характером відповідного заходу;
— рівнем ваших стосунків з адресатом;
— вашою зацікавленістю в його присутності.
Тут існує своєрідна градація: стандартне лаконічне запрошення не рівня такому ж, але з особистим підписом відправника, персональний лист-запрошення сприймається як визнання особливого авторитету адресата й підкреслює бажаність його присутності. Найвищим виявом уваги є особисте запрошення, написане винуватцем урочистості від руки.
В офіційних запрошеннях зазвичай указується лише основна інформація: хто, кого, куди, коли й з якої нагоди запрошує.
Приклад:
Шановний________________________!
Будемо раді бачити Вас _____________ (дата, час) у Національному палаці України на урочистому вечорі, присвяченому ______________________. Ваші місця ________ . Запрошення дійсне на 2 особи.
Дуже часто такі запрошення водночас виконують функцію перепустки чи вхідного квитка, на що вказує відповідна ремарка:
Шановний п.___________________ !
Маємо честь запросити Вас на міжнародний фестиваль_________________, який відбудеться _______________ (дата, час і місце).
Запрошення дійсне на 2 особи, дає право безкоштовного входу на всі концерти фестивалю.
Якщо на урочистості запрошується партнер (колега по роботі, клієнт, підлеглий тощо) з дружиною чи чоловіком, то імена обох необхідно зазначити в звертанні: адресоване їм особисто, воно буде проявом тактовності й пошани до адресатів.
Вельмишановні пане ____________________________ та пані ________________________!
Компанія _____________________ має честь запросити вас на урочистий обід, який влаштовується на честь _________________. Чекаємо вас ___________________ (дата й місце).
Полезный и познавательный Женский журнал для Вас!
Популярность: 91%
Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.
Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.
Доповідна записка складається з таких реквізитів:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).
Приклад доповідної записки
Кафедра української мови Деканові факультету
психології Тарасову Г. Д.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2006 р.
Про введення курсу української мови.
Мовна культура - один із найважливіших показників нашої духовної культури. Сьогодні, на жаль, писемне мовлення студентів 1 курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу «Ділова українська мова» (10 - 12 годин) не дають змоги радикально змінити ситуацію на краще.
З метою поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006 - 2007 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять)
Завідувач кафедрою
української мови (підпис) М.С.Сіверко
7. ПРОТОКОЛ №3
зборів судентів групи ЕК-98-2 Національної гірничої академіі України
м.Дніпропетровськ від 5 грудня 2000 року
Присутні: 27 чоловік.
Відсутні: 1 чоловік (з поважної причини).
Голова зборів – О.Д. Гончаренко
Секретар – В.В. Дубов
Порядок денний:
1. Підготовка до зимової сесіі.
2. Організація вечора, присвяченого зустрічі Нового року.
1. СЛУХАЛИ: Про підсумки успішності та відвідування занять студентів групи ЕК-98-2
протягом вересеня-груденя 2000 року.
Інформація старости Кириченко С.Л.
Кириченко С. Л. відзначила, що переважна більшість студентів мають добрі і відмінні оцінки. Проте є студенти, які отримали двійки (Гуленко П.І., Савченко О.М. – з математики, Дмитренко Л.В.- з англійської мови). Мають пропуски занять без поважних причин Іванченко Л.Ю., Горбуля О.Ф.
ВИСТУПИЛИ:
Савченко О.М. пояснила, що вона одержала незадовільні оцінки через хворобу. Попросила допомоги.
УХВАЛИЛИ:
1. Гуленко П.І., Савченко О.М., Дмитренко Л.В. серйозно і відповідально ставитись
до навчання.
2. Доручити Зозулі П.П. допомогти з математики Савченко О.М.
2. СЛУХАЛИ: Інформацію Зозулі П.П. про організацію новорічного вечора.
УХВАЛИЛИ:
1. Новорічний вечір провести 29 грудня. Відповідальні – Зозуля П.П. і Грицай І.І.
2. Випустити новорічний номер стінгазети, відповідальний – Кривенко Д.Ю.
Голова зборів (Підпис) О.Д. Гончаренко
Секретар (Підпис) В.В. Дубов
Витяг з протоколу
Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
Протокол має такі реквізити:
1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.
2. Порядковий номер протоколу.
3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).
4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.
5. Дата проведення зборів, наради, засідання, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).
6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо і додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.
ГОСТ 6.38-90 встановлено такі поля:
— ліве — 20 мм (8 пробілів, один пробіл дорівнює 2,6 мм);
— праве — не менше 8 мм (3—4 пробіли);
— верхнє — не менше 10 мм (3—4 інтервали, один
інтервал дорівнює 4,25 мм);
— нижнє — не менше 8 мм (2—4 інтервали). Частіше, однак, користуються розмірами полів від
повідно до ГОСТ 6.39-72:
— ліворуч — 35 мм (13 пробілів);
— праворуч — не менше 8 мм (3—4 пробіли);
— згори — 20 мм (4—5 інтервалів);
— знизу — не менше 19 мм (для формату А-5 — не менше 16 мм).
Нумерація документа починається з другого аркуша вгорі посередині робочого поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша арабськими цифрами, починаючи з цифри 2 без будь-яких позначок біля цифр.
Тема 5.4. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів
1 Управлінська документація.
2 Оформлення стандартних документів.
3 Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.
4 Ознайомлення з організаційними документами.
5 Статут, положення, інструкція.
Студенти повинні:
знати основні вимоги до складання й оформлення розпорядчих і організаційних документів, види документів, класифікацію і системи документації;
вміти правильно складати розпорядчі документи, грамотно їх оформляти.
1. Управлінська документації.
Організація й здійснення управлінської діяльності державними та іншими органами, посадовими особами, управлінським персоналом організацій, установ та їх підрозділів пов’язані з виконанням основних (планування, організація, координація, контроль тощо) і спеціальних (постачання, облік, фінансування тощо) управлінських функцій. Управлінська діяльність неможлива без фіксації значної частини управлінської інформації у вигляді документів,... ДалееОрганізація й здійснення управлінської діяльності державними та іншими органами, посадовими особами, управлінським персоналом організацій, установ та їх підрозділів пов’язані з виконанням основних (планування, організація, координація, контроль тощо) і спеціальних (постачання, облік, фінансування тощо) управлінських функцій. Управлінська діяльність неможлива без фіксації значної частини управлінської інформації у вигляді документів, які виступають матеріальними засобами її закріплення, та їх належної обробки, яка передбачає:
— документування інформації (регламентований процес її запису на матеріальному носії);
— обробку власне інформації, яка міститься в документах;
— організацію роботи з документами (створення умов для їх переміщення, пошуку, зберігання);
— створення інформаційно-пошукової системи (документи, довідковий апарат до них, методи й способи їх обробки та використання);
Діяльність з питань документування, обробки і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій називається діловодством.
В управлінській діяльності користуються головним чином текстовими документами, виготовленими на паперових носіях (рукописні, машинописні, типографські, створені за допомогою комп’ютерної та оргтехніки), а також документами на магнітних стрічках (аудіо- та відеозаписи), дискетах, фотоплівці.
Основні і спеціальні функції органів управління складають, відповідно, основу двох груп документів і типів діловодства - адміністративного й спеціалізованого.
Адміністративне діловодство — це організація роботи і організаційно-розпорядчими, довідково-інформаційними та іншими документами, пов’язаними з виконанням основних управлінських функцій.
3. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.
Наказ
Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими.
Проект наказу створюється, як правило, у відповідному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирішення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають документи, що мотивують його доцільність.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право підписання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції.
Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вказаний у самому наказі.
Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.
Накази бувають індивідуальними й нормативними:
Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).
Нормативні накази — це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).
Розрізняють два види наказів:
— за особовим складом;
— з питань основної діяльності.
Накази щодо особового складу (це, як правило, індивідуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).
Накази з питань основної діяльності (нормативні накази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо виконання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).
Розпорядчі документи
Розпорядження — це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.
Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:
— загального характеру — тривалої дії (видаються Президентом, Кабінетом Міністрів та іншими
органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради);
— окремого характеру — стосуються конкретного вузького питання (видаються, як правило, в установах та на підприємствах їх керівниками та заступниками для вирішення оперативних завдань).
Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити” тощо.
Розпорядження складаються з таких реквізитів:
1. Повна назва установи.
2. Назва документа.
3. Номер.
4. Дата видання.
5. Місце видання.
6. Назва (про що розпорядження).
7. Текст (констатуюча та розпорядча частини).
8. Додатки (при необхідності).
9. Посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка підписала розпорядження.
СУМСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 12
03.05.2009 р. м. Суми
Про вдосконалення системи мовної підготовки студентів та співробітників.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 198 від 8 вересня 1997 року «Про затвердження конкретних заходів щодо всебічного розвитку й функціонування української мови», наказу № 44 від 22.09.1997 р. Міністерства аграрної політики України «Про впровадження комплексних заходів щодо всебічного розвитку й функціонування української мови», розпорядження № 32 від 29 квітня 2002 р. управління освіти Сумської облдержадміністрації з метою подальшого всебічного впровадження української мови:
Створити робочу групу з перевірки якості діловодства на кафедрах і підрозділах університету (додаток № 1).
До 12 травня 2009 р. розробити систему заходів з поліпшення якості мовної підготовки студентів.
Створити при видавничому центрі навчально-консультаційний пункт з української мови.
Організувати курси української мови для викладачів і співробітників університету з урахуванням рівня володіння українською мовою.
Деканатам факультетів подати пропозиції, а бібліотеці університету підготувати заявку на придбання україномовної навчально-науково-методичної літератури на 2008-2009 навчальний рік.
Деканам факультетів та завідувачам кафедрами активізувати роботу зі створення навчальних посібників та методичних розробок українською мовою.
Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на проректора з навчальної роботи Лаврова М.К.
Ректор (підпис) С.В.Цесарський
Постанова
Постанова – це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв’язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.
Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.
Текст постанови як правило, складається з двох частин – констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоячого органу. В ухвалюючій частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.
Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.
Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за його видання.
4. Ознайомлення з організаційними документами. Статут, положення, інструкція.
Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності (контракти, додаток до контракту, запис бесіди, протокол намірів, договір, статут).
Статут
Так називають зведення правил, що регулюють: а) основи організацій та підприємств і установ певної галузі господарства; б) умови утворення, склад і структура діяльності конкретного підприємства, організації або установи з певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.
Статути покладені в основу керівних громадських, кооперативних організацій, добровільних спортивних організацій.
Статути господарських організацій мають свої особливості. Ними визначені порядок вступу в організацію, права та обов’язки її членів, органи управління, порядок виборів. Статут може складатися для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути розроблені для ряду однотипних установ, організацій, вважаються типовими.
У деяких галузях народного господарства, з огляду на їх особливе значення, для окремих категорій робітників і службовців трудовий розпорядок регулюється статутами про дисципліну.
Статут містить такі реквізити:
Гриф затвердження вищестоящого організацією або органом управління.
Найменування виду документа.
Заголовок.
Інструкція
Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.
Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівниками або організаціями. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом.
Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності групують за розділами, до який іноді видають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов’язаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ об’ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими.
Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, коло їх завдань, особисто відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов’язковими для певного кола осіб.
Тема 5.5. Укладання фахових документів (відповідно до напряму підготовки)
Студенти повинні:
знати основні документи свого фаху, структуру їх тексту, правила оформлення;
вміти складати тексти документів свого фаху, бездоганно застосовувати орфографічні та пунктуаційні норми літературної мови.