Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1 Общая часть
1.1 Анализ деятельности фирмы, занимающейся производством и оптово-розничной торговлей фотографической продукции.
1.2 Обзор существующих автоматизированных систем по предоставлению услуг
1.3 Обоснование цели разработки подсистемы, выделение автоматизированных функций и комплексов задач
1.4 Постановка задачи в подсистеме склада малого предприятия производственного типа
1.4.1 Характеристика комплекса задач
1.4.2 Описание структурных единиц информации выходного сообщения
2. Специальная часть. Разработка видов обеспечения в подсистеме склада малого предприятия по предоставлению услуг
2.1 Разработка элементов информационного обеспечения
2.2 Разработка элементов программного обеспечения
2.2.1 Выбор операционной системы
2.2.2 Выбор разработки приложений
2.2.3 Описание работы пользователя с программным продуктом
2.3 Оценка и анализ программной и информационной надежности разработанного продукта
3. Охрана труда
4. Экономическая часть
Выводы
Перечень ссылок
Приложение А «Схема организационной структуры частного предприятия «Фотакс»
ВВЕДЕНИЕ
Развитие общества связано с решением проблем ведения производственной деятельности. Это, в свою очередь, оказывает влияние на требования к скорости и качеству управления производством. Правильная организация производственного процесса создает условия для роста производительности труда, расширения объемов производства, снижения себестоимости продукции. Наилучшим образом эти условия обеспечивает складская форма снабжения, когда производственное предприятие может заказывать материальные ресурсы в необходимом количестве и номенклатуре, исходя из действительной потребности в них.
В условиях непрерывного увеличения объемов информации на складах производственных предприятий, ручные методы обработки информации по учету материальных ценностей не позволяют нормально организовать процесс удовлетворения потребностей предприятия в материалах и комплектующих на производственный процесс.
Растущие потребности в информационном обеспечении обусловили появление и широкое использование новых информационных технологий. Они обеспечивают процессы сбора, обработки, хранения, поиска и передачи различного рода информации на базе современных средств вычислительной техники, в основе которых – персональные компьютеры с программным обеспечением, состоящим не только из баз данных и баз знаний, но и различных систем – интеллектуальных, экспертных, поддержки решений и ряда других программных продуктов.
В настоящее время существует множество программных продуктов, с помощью которых осуществляется автоматизация процессов складского хозяйства. К самым популярным и распространенным программным продуктам ведения складского учета, которые используются на предприятиях, могут быть отнесены такие как: «1С: Торговля + Склад», «Виртуоз: Склад», «Парус: Снабжение и сбыт, Склад», «АРМ Склада». Однако названные пакеты прикладных программ содержат ряд существенных недостатков: не достаточен уровень обеспечения надежности, производительности, удобства пользовательского интерфейса, не используются механизмы активных блокировок и транзакций, гарантирующие полную сохранность информации, нет встроенного механизма автоматического восстановления данных при сбоях, сложны в освоении. Они, в основном, предназначены для автоматизации оптово – розничной торговли (примером служит «1С: Торговля + Склад»), и не могут применяться на предприятиях по предоставлению услуг, по причине ориентации на торговлю, а также в силу того, что затраты на приобретение таких программных продуктов превышают эффект от их непосредственного использования. Вышеперечисленные ПП имеют ряд недостатков, которые влияют на эффективность работы предприятия по предоставлению услуг при учете поступления, хранения и расходования материальных ценностей, генерации и печати складских документов как стандартного, так и произвольного вида, формировании отчетов по наличию и движению запасов в количественном, суммовом и количественно – суммовом выражениях на произвольную дату. Этими причинами и обосновывается потребность в разработке новых ПП с необходимым уровнем надежности, производительности, удобства пользовательского интерфейса, устойчивости, простоты освоения. Целью создания таких ПП является: повышение качества и оперативности управления складским хозяйством, улучшение обслуживания потребителей, увеличение уровня рентабельности предприятия за счет правильной организации производственного процесса, на который непосредственное влияние оказывает складская форма снабжения предприятия.
Целью дипломного проекта является разработка подсистемы «Склад» малого предприятия по предоставлению услуг, обеспечивающей повышение качества и оперативности управления складским хозяйством.
Дипломный проект состоит из четырех частей: общая часть, специальная часть, охрана труда и экономическая часть. В общей части проведен анализ современного состояния проблемы автоматизации малого предприятия по предоставлению услуг, осуществлен обзор существующих автоматизированных систем, проведен анализ структурных и функциональных особенностей объекта управления, его информационного обеспечения, обоснована цель разработки подсистемы, выделены автоматизируемые функции и комплексы задач, разработана постановка задачи. В специальной части проведена разработка информационного и программного видов обеспечений, основан выбор и использование технического обеспечения, приведено обоснование выбора среды разработки программного продукта и оценка его информационной и программной надежности.
1 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИРМЫ, ЗАНИМАЮЩЕЙСЯ ПРОИЗВОДСТВОМ И ОПТОВО-РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛЕЙ ФОТОГРАФИЧЕСКОЙ ПРОДУКЦИИ
Объектом управления является фирма, занимающаяся производством и оптово-розничной торговлей и производством фотографической продукции. Фирма является одним из элементов рынка визуальной культуры (РВК) (фото рынка). В общем случае в структуру РВК входят типографии, фото галереи, фотохудожники, фотографы, дизайнеры, фирмы-распространители фотографической продукции, фирмы - производители фотографической продукции и конечные потребители данной продукции. При совершенствовании структуры рынка основной упор делается на удовлетворение потребностей конечного потребителя. Скорость и качество выполнения заказов (производства фото продукции) является одним из главных факторов стабильного положения в мире фото бизнеса.
Перечень продаваемых фирмой изделий лежит в пределах 500-600 наименований, фирма обслуживает 300-400 оптовых клиентов в Харькове, Харьковской области и в Украине, фирма производит 5000-6000 фотоотпечатков в сутки. Также фирма предоставляет услуги фотографирования на документы, цифровой обработки фотографий услуги мелкой полиграфии, печать фотографий больших размеров вручную.
Организационная структура управления фирмы приведена на рисунке 1.1.
Администрация
|
Производственный
отдел
Рис 1.1 – Организационная структура управления фирмы «Фотакс».
Все отделы подчиняются администрации, которая состоит из директора и его заместителя.
Все закупки и продажи в фирме производятся отделом снабжения и сбыта (ОСС). ОСС имеет в своем составе склад, где и хранится товар. В ОСС работают заведующий складом и кладовщики.
В рамках действующей организационной структуры ОСС решает следующие задачи:
- учет поступившего товара;
- учет недостающего товара;
Учет материалов на складе ведется под руководством заведующего складом предприятия. При организации учета материалов на складе заведующий склада обеспечивает должную организацию учета, четкое распределение обязанностей, прав и ответственности должностных лиц за выполнение комплекса работ, установление рациональных связей и графиков документооборота.
Для обеспечения учета и сохранности материалов на складе помещение склада оборудовано должным образом: обеспеченно охранной и пожарной сигнализацией, установлены решетки и т.д.
В местах хранения каждого вида материалов прикреплены ярлыки с указанием данных о находящемся в них материале.
Заведующий складом и кладовщики являются ответственными за приемку и отпуск материальных ценностей, за правильное и своевременное оформление этих операций. Руководитель предприятия распорядительным документом определяет перечень должностных лиц, которым предоставляется право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов.
С лицами, ответственными за сохранность ценностей, заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности. Такими лицами, как правило, являются работники, достигшие 18-летнего возраста и занимающие должности или выполняющие работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, отпуском переданных им ценностей. Договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками непосредственно при приеме их на работу.
Материальная ответственность работников – это один из видов юридической ответственности, выражающейся в обязанности работника возместить полностью или частично материальный ущерб, допущенный по его вине.
Гарантии при возложении на рабочих и служащих материальной ответственности за ущерб, причиненный предприятию, установлен статьями 130-138 КЗоТ Украины.
В складском учете момент возникновения материальной ответственности лиц тесно связан с порядком приемки материальных ценностей по количеству и качеству. Материальная ответственность возникает с момента приемки товаров по количеству материально ответственным лицом, как правило, в момент проставления штампа и расписки материально ответственного лица в сопроводительных документах. Если приемка товаров по количеству совпадает по времени с приемкой товаров по качеству, то материальная ответственность возникает в полном объеме.
Объект управления предприятия содержит следующую информацию:
- по движению на складе;
- о материальных ценностях;
- о потребностях комплектующих на производственный процесс;
- о поставщиках;
- о потребителях;
На основе информации, предоставляемой разделами «движение на складе» (приход, расход, списание) и о «поставщиках», ведется картотека складского учета (типовая форма N М-12). На каждый номенклатурный номер заводится карточка складского учета материалов формы М-12, которая оформляется в бухгалтерии и выдается материально ответственному лицу под расписку. Кроме того, для характеристики материалов каждого номенклатурного номера заполняется материальный ярлык формы М-16, который находится в местах хранения материальных ценностей. Ведутся две карточки: карточка складского учета материалов и карточка складского учета готовой продукции. Записи в карточке складского учета производятся материально ответственным лицом на основании надлежащим образом оформленных первичных документов(приходных ордеров формы М-4, требований формы М-11, накладных). На основе информации, содержащейся в накладных, в процессе оприходования материальных ценностей, оформляются приходные ордера, служащие основанием для создания картотеки регистрации приходных ордеров, которая является основанием для ведения карточки складского учета материалов.
На базе информации «о потребностях в комплектующих на производственный процесс», совместно с разделом «движение на складе», ведется регистрация требований на поставку материальных ценностей для ведения производственного процесса.
По приходу изделий на склад на него кладовщиком оформляется приходный ордер. В результате, происходит формирование материально ответственным лицом карточки складского учета. После оформления и регистрации всех документов на реализацию готового изделия со склада потребителю, происходит внесение изменений в картотеку складского учета.
В течении месяца в установленные на предприятии сроки материально ответственное лицо на основании карточек складского учета составляет реестр приемки-сдачи документов формы М-13 в одном экземпляре. В реестре записывается количество первичных документов, подлежащих сдаче в бухгалтерию. Бухгалтер принимает все документы непосредственно на складе и одновременно проверяет правильность перенесения всех данных из приходно-расходных документов в карточки складского учета. Эти реквизиты нужны для составления в бухгалтерии накопительных ведомостей по балансовым счетам.
Для учета движения материальных ценностей на складе и контролем за их использованием ведутся материальные отчеты по форме М-19. Материальные отчеты составляются материально ответственным лицом в одном экземпляре. В отчеты записываются данные обо всех материалах, которые были в наличии на складе, не зависимо от того, было ли движение этих материалов за отчетный месяц. По окончании месяца материальные отчеты сдаются в бухгалтерию, туда же передаются все первичные документы, подтверждающие поступление материалов и их отпуск.
Для ежемесячной сверки данных складского учета об остатках материалов в денежном выражении с данными бухгалтерии материально ответственное лицо заполняет ведомость учета остатков по форме М-14. Данная ведомость открывается сроком на год.
В течении месяца ведомость остатков материалов хранится в бухгалтерии и используется для справочных целей. В конце каждого месяца материально ответственное лицо на основании данных карточек формы М-12 записывает остатки материалов в ведомость М-14.
В свою очередь в бухгалтерии определяются остатки материальных ценностей по учетным ценам, подсчитываются итоги в денежном выражении по группам и счетам. Эти данные группируются в ведомость формы 10-С «Движение материальных ценностей». При этом общая стоимость остатков материалов, отраженная в ведомости формы М-14 на первое число каждого месяца, должна соответствовать стоимости материалов, числящихся в ведомости формы 10-С по каждому материально ответственному лицу.
Таким образом, существует непосредственная взаимосвязь учета материальных ценностей на складе предприятия с учетом материальных ценностей в бухгалтерии.
Все отправки и доставки оптовых заказов, а также оптовая торговля производятся отделом доставки. В отделе доставки работают параллельно три курьера, при увеличении объема работ увеличивается соответственно и количество курьеров. В рамках действующей организационной структуры отдел доставки решает следующие задачи:
- доставка заказов из приемных пунктов на выполнение;
- отправка выполненных заказов в приемные пункты;
Все оптовые заказы принимаются и выдаются отделом по оптовой торговле. Оптовые клиенты заказывают партии товара и оставляют заказ на выполнение в отделе по оптовой торговле, где и оплачивают счет. После доставки товара на склад, клиенты по оплаченным счетам забирают свой товар на складе, а заказы – в отделе по оптовой торговле. При работе с небольшим количеством клиентов (до 500 человек в день) в отделе по оптовой торговле 2 человека: один занимается принятием заказов от клиентов и оформлением счетов, другой контролирует поступления и выдачу товара со склада. При увеличении числа обслуживаемых клиентов увеличивается соответственно и количество сотрудников.
В рамках действующей организационной структуры отдел по оптовой торговле решает следующие задачи:
- ведение учета размеров продаж по каждому клиенту;
- оформление счетов на оплату за приобретаемые клиентами товар и выполненную работу;
- ведение учета размеров заказов партий товара для каждого клиента на будущий период;
- оформление накладных на получение товара клиентом на складе;
- контроль организации заявки в производственный отдел.
Все розничные заказы принимаются и выдаются отделом розничной торговли. Розничные клиенты сдают заказ в отдел по розничной торговле, сразу же оплачивают его и, когда заказ будет выполнен, забирают его. В отделе по розничной торговле работает 2 продавца-консультанта, которые параллельно дают консультацию клиентам по оформлению заказов и продают товар. В рамках действующей организационной структуры отдел по розничной торговле решает следующие задачи:
- учёт заявок клиентов и выписка счетов;
- контроль оплаты счетов по заявкам клиентов;
- контроль получения заказанного в заявке заказа;
- оформление заявки на склад для получения недостающего товара;
- контроль организации заявки в производственный отдел.
Все заказы выполняются непосредственно в производственном отделе, куда поступают из отделов по оптовой и розничной торговле. В производственном отделе работают 2 оператора оптической печати, помощник оператора по оптической печати, 1 оператор ручной печати, 2 дизайнера, 1 фотограф. В рамках действующей организационной структуры производственный отдел решает следующие задачи:
- учет количества фотоотпечатков в заказе;
В бухгалтерии ведется вся бухгалтерия фирмы. В бухгалтерии работают главный бухгалтер и его помощник.
В отделе рекламы и маркетинга работает два маркетолога.
В рамках действующей организационной структуры отдел рекламы и маркетинга решает следующие задачи:
- получение необходимой информации о рынке, в том числе о потребностях, предпочтениях и намерениях конечного потребителя осуществить покупку товаров и услуг;
- создание экономических, организационных и технических условий, при которых эта информация станет одним из решающих условий принятия решения;
- проведение стратегии и тактики, направленных на посредников и конечных покупателей, которые дают возможность максимально учитывать их спрос, а также стимулировать намерение осуществить покупку;
- обеспечение мероприятий, дающих возможность осуществлять организацию, контроль и определение эффективности стратегии и тактики относительно потребителя;
- эффективное планирование и распределение ресурсов, различные формы и методы на различных этапах развития нового товара и на различных стадиях его жизненного цикла;
- распределение затрат на рекламу.
Так как скорость и качество выполнения заказов и удовлетворение потребностей клиента является одним из главных факторов стабильного положения в мире фото бизнеса, то основной функциональной частью фирмы является взаимосвязь информационных потоков между всеми отделами фирмы.
2.ОБЗОР СУЩЕСТВУЮЩИХ АВТОМАТИЗИРУЕМЫХ СИСТЕМ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ УСЛУГ
В настоящее время на отечественном рынке можно выделить несколько классов систем управления предприятием:
- финансово-управленческие системы, которые предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (кадры, бухгалтерия, закупки, склад, продажи, финансы);
- производственные системы, предназначенные, в первую очередь, для управления и планирования производственного процесса, эти системы ориентированы на применение на одном или нескольких типах производства;
- объединяющие в себе как финансово-управленческие, так и производственные системы.
Для большинства предприятий по предоставлению услуг наиболее актуальными остаются проблемы автоматизации складского учета, без решения которых невозможно дальнейшее движение к эффективному управлению предприятием.
Среди самых известных и распространенных программных продуктов области складского учета, которые используются на предприятиях, выделяют такие: «1С: Торговля + Склад», «Виртуоз: Склад», «Парус: Снабжение и сбыт, Склад», «АРМ Склада». Охарактеризуем некоторые из ниже перечисленных программных продуктов.
Прежде, чем рассматривать «1С: Торговля + Склад», необходимо пояснить, что собой представляет система программ «1С: Предприятие», компонентом которой и является «1С: Торговля+Склад».
Система программ «1С: Предприятие» версии 7.5 фирмы «1С», в отличие от версии 7.0, той же фирмы, рассчитана на максимальную совместимость с конфигурациями систем, работавших в версии 7.0 «1С:Торговля», «1С: Расчет».
Доработанной и модифицированной стала система программ «1С: Предприятие» версии 7.7, фирмы «1С», которая является системой программ для автоматизации различных областей производственной и экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ «1С: Предприятие», включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.
Все составляющие системы программ «1С: Предприятие» можно разделить на технологическую платформу и конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых во всех продуктах «1С: Предприятие», включает три основные функциональные компоненты:
- «бухгалтерский учет», предназначенная для ведения учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов;
- «расчет», предназначенная для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов;
- «оперативный учет», предназначенная для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в остальном времени.
Рассмотрим, непосредственно, конфигурацию «Трговля+Склад» редакции 7, разработанную на основе компоненты «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие», и представляющую собой типовое решение для автоматизации оптово- розничной торговли.
Конфигурация позволяет вести в одной информационной базе учет от имени нескольких организаций. Как правило, в этом случае все организации имеют одного собственника (владельца) или группу собственников. Конфигурация позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий (формирование информации о деятельности компании для внутреннего пользования) и финансовый (для подготовки информации, необходимой для внешних пользователей, т.е. инвесторов, кредиторов, налоговых органов).
Учет торговой деятельности (управленческой и финансовой), реализованный в конфигурации с использованием функциональных возможностей компоненты «Оперативный учет», поддерживает все операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара, и связанными с этими операциями взаиморасчета с покупателями и поставщиками:
- учет наличия и движения товаров на складах;
- партионный учет товарного запаса;
- выписка счетов на оплату и учет резервирования товаров;
- учет товаров, взятых/отданных на реализацию (в том числе товаров, ранее принятых на реализацию);
- учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, и так далее.
Новая версия системы автоматизации торговой деятельности «1С: Торговля + Склад» представляет собой компонент «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.
«1С: Торговля + Склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Для тех организаций, в которых необходимо поддерживать единую автоматизированную систему в нескольких подразделениях (филиалах, складах и т.д.).
Благодаря гибкости и настраиваимости, «1С: Торговля + Склад» способна выполнить все функции учета – от ведения справочников и введения первичных документов до получения различных сведений и аналитических отчетов.
Процесс установки не представляет никаких трудностей, однако, процесс открытия длиться довольно продолжительное время, замечается повтор одинаковых пунктов меню, что приводит к чувствительному для пользователя загромождению рабочей области экрана, например, лишним является пункт главного меню «Журналы» (со всеми своими пунктами), т.к. все его содержимое уже было раннее представлено в пункте «Журналы документов» меню «Операции»: подобная ситуация с пунктом меню «Действия», который введен излишне, т.к. все его содержимое уже представлено на экране в виде пиктограмм, в пункте меню присутствуют два одинаковых по содержанию подпункта «Описание», «Общее описание», что является излишним. Наконец, «1С: торговля + Склад» является программным продуктом для автоматизации оптово – розничной торговли, и не предназначен для применения на предприятиях.
Существенным недостатком, также, является высокая стоимость – затрачиваются большие финансовые ресурсы на приобретение программных продуктов, что, является неоправданным по сравнению с получаемым эффектом при их непосредственном использовании.
Также недостатком является наличие во многих программных продуктах отсутствие разъясняющей информации (Help). Исключением не является и «АРМ Склада», в результате чего при вводе информации, в «Расходный ордер», возникает сообщение «Код объекта введен неверно», и пользователю трудно сориентироваться, что именно он вводит неправильно, аналогичная ситуация возникает и когда пользователь хочет ввести в «Классификатор объектов» в пункт «Внешние организации» новую информацию, то система просит ввести тип объекта, который нигде не описан, и пользователю совершенно не понятно, что разработчики данной системы подразумевали под «Типом».
Распространенный программный продукт Парус 5.2: «Снабжение и сбыт, Склад» является многофункциональным программным комплексом со встроенной системой документооборота для построения информационных систем управления масштаба предприятия. Комплекс предназначен для автоматизации основных бизнес процессов предприятий различных сфер деятельности и построения на его основе единой информационной системы управления. В сочетании с проектными работами, услугами консультантов и аудиторов обеспечивает построение эффективной системы управления предприятием, включая поддержку процессов планирования и анализа деятельности. Однако и в этом программном продукте существует ряд недостатков: не указано в каких единицах измеряется количество поступившего/отпущенного товара; вывод формы по определенному товару является лишним, т.к. раннее пользователю уже представляется вся содержащаяся в форме информация, только в табличном виде; не предусмотрена работа с группой товаров (пользователь может выполнять операции только с конкретным одиночным товаром); не предусмотрена возможность настройки принтера; ввод информации осуществляется только с клавиатуры.
Подводя итоги, можно сделать вывод, что раннее внедренные и используемые на производственных предприятиях программные продукты не соответствуют предъявляемым к ним современным требования по обеспечению необходимого уровня надежности, производительности, удобства пользовательского интерфейса, устойчивости (не используется механизмы активных блокировок транзакций, гарантирующие полную сохранность информации), встроенного механизма автоматического восстановления данных при сбоях, простоты освоения (при условии, что идет использования новых технологий). Данные программные продукты или предназначены для автоматизации оптово-розничной торговли или не осуществляет на требуемом для эффективной работы предприятия уровне учет поступления, хранения и расходования материальных ценностей, генерацию и печать складских документов как стандартного, так и произвольного вида, формирования отчетов по наличию и движению запасов в количественном, суммовом и количественно-суммовом выражениях на произвольную дату. В соответствии с этим и возникает потребность в разработке новых автоматизированных систем.
3 ОБОСНОВАНИЕ ЦЕЛИ РАЗРАБОТКИ ПОДСИСТЕМЫ, ВЫДЕЛЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ФУНКЦИЙ И КОМПЛЕКСОВ ЗАДАЧ
Получив общие представления о деятельности предприятия по предоставлению услуг (на основе анализа объектов управления и автоматизации), движении материальных и информационных потоков, имеется возможность выявления и формализации цели и критериев эффективности.
Основной цель создания подсистемы «Склад» является:
- снижение трудоемкости работ по учету проводимых на складе операций (приход, расход, списание);
- повышение оперативности и достоверности учета материальных ценностей на складе предприятия по предоставлению услуг;
- повышение уровня производительности работы предприятия, за счет эффективного и качественного ведения документооборота.
Достижение цели обеспечивается за счет автоматизации информационных процессов, непосредственно связанных с материальными потоками, что влечет необходимость автоматизации функций подсистемы «Склад».
Выделяются следующие функции, подлежащие автоматизации:
- ведение справочной информации;
- учет материальных ценностей на складе;
- приход материалов на склад;
- формирование отчетной документации;
- обеспечение сервиса пользователя.
Для реализации вышеперечисленных функций рационально рассматривать их не целиком, а в качестве отдельных комплексов задач.
Проектируемая подсистема «Склад» является централизованной, одноуровневой, включает следующие основные комплексы задач:
- комплекс задач «Регистрация» предназначен для реализации функций «Приход материала на склад», «Расход материала и комплектующих со склада», которые решают задачи: «Формирование приходного ордера на материал», «Ведение картотеки приходных ордеров на материал», «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада», «Ведение картотеки регистрации требований»;
- комплекс задач «Карточка» предназначен для реализации функции «Учет материальных ценностей на складе», включает следующие задачи: «Ведение карточки складского учета материалов»;
- комплекс задач «Справочники» предназначен для реализации функции «Ведение справочной информации» и представления пользователю информации: «О поставщиках», «О получателях», «О разрешающих лицах», «О принимающих/отпускающих», «О представителях организаций», «Об операциях», «О единицах измерения», «О материальных ценностях»;
- комплекс задач «Отчетные документы» предназначен для реализации функции «Формирование отчетной документации», включает следующие задачи: «Формирование ежемесячного материального отчета», «Формирование ежеквартального материального отчета», «Формирование ежегодного материального отчета», «Формирование материального отчета за период»;
- комплекс задач «Сервис» предназначен для реализации функций «Обеспечение сервиса пользователя», включает следующие задачи: «Просмотр картотеки регистрации приходных ордеров на материалы», «Просмотр картотеки регистрации требований».
Взаимодействие комплексов задач осуществляется через общую БД, размещенную на файл – сервере локальной вычислительной сени (LAN).
Выбор составляющих подсистемы «Склад» для реализации вышеперечисленных комплексов задач является наиболее сложным этапом синтеза. Для этого используются специальные критерии выбора, а именно, некоторые критерии эффективности, на основе которых увязываются отдельные компоненты подсистемы и синтезируется подсистема в целом.
Синтез подсистемы на основе критериев эффективности носит довольно противоречивый характер, - необходимо формирование некоторого глобального критерия с учетом отдельных значений частных критериев. Подсистема «Слад» в целом формируется на базе некоторой внешней информации, некоторых известных ресурсов и знаний внешней среды. Наиболее обобщенными критериями, которые используются при оценке подсистемы, можно считать критерии стоимости, времени, надежности функционирования, быстродействия, производительности, пропускной способности. Присваивая критериям различные веса, можно оценить функционирование подсистемы с помощью некоторой функции, учитывающей данные показателя.
Одним из принципов системного подхода является принцип обеспечения максимальной эффективности от разработки подсистемы. Причем эффективность обычно определяется как некоторая разность между показателями ценности результатов, полученных в итоге эксплуатации подсистемы, и затратами на разработку и создание подсистемы. Для установления эффективности подсистемы могут быть использованы методы экспертных оценок, машинной имитации или математического моделирования.
4 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ В ПОДСИСТЕМЕ МАТЕРИАЛЬНО – ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ
4.1 Характеристика комплекса задач
Разрабатываемый комплекс задач предназначен для учета поступившего товара на склад и учета недостающего товара на складе.
Автоматизация этих задач производится с целью снижения трудоемкости работ по учету проводимых на складе операций (приход, расход, списание), повышение оперативности и достоверности учета материальных ценностей на складе предприятия по предоставлению услуг, повышение уровня производительности работы предприятия, за счет эффективного и качественного ведения документооборота, уменьшения ошибок при формировании документов, повышения точности при решении расчетных задач.
Объектом автоматизации является подсистема складского учета предприятия, занимающегося производством и оптово-розничной торговлей фотографической продукции.
Ввод данных и формирование документов осуществляются заведующим складом и кладовщиком.
Программно-техническая система для решения этого комплекса задач обеспечивает хранение, поиск, сортировку и вывод информации.
4.2 Описание структурных единиц информации выходного сообщения
Для реализации функций, подлежащих автоматизации, целесообразно рассматривать их в качестве отдельных комплексов задач, состоящих из подзадач. В данном разделе рассмотрены следующие комплексы задач:
- комплекс задач «Регистрация»;
- комплекс задач «Карточка»;
- комплекс задач «Справочники»;
- комплекс задач «Отчетные документы»;
- комплекс задач «Сервис»;
Рассмотрим вышеперечисленные комплексы задач подробнее.
Комплекс задач «Регистрация» предназначен для реализаций функций:
- приход материальных ценностей на склад;
- расход материала со склада.
Задача «Формирование приходного ордера на материал» решается в зависимости от интенсивности поступления материальных и информационных потоков на склад (под информационными потоками понимается документооборот). Решение задачи прекращается, если имеет место отсутствие накладной и сопроводительных документов. Из поступающей документации входная информация заносится в базу данных материально ответственным лицом (кладовщиком). Задача имеет своей целью формирование нового документа в картотеки приходных ордеров на материал.
Комплекс задач «Регистрация» при решении задачи «Формирование приходного ордера на материал» связан с задачей «Ведение картотеки приходных ордеров на материал» этого же комплекса задач, задачей «Ведение карточки складского учета материалов» комплекса задач «Карточка», задачами «О поставщиках», «Об операциях», «О принимающих/отпускающих лицах», «О товарах» комплекса задач «Справочники», задачами «Формирование ежемесячного материального отчета», «Формирование ежеквартального материального отчета», «Формирование ежегодного материального отчета», «Формирование материального отчета за период» комплекса задач «Отчетная документация», задачей «Просмотр картотеки приходных ордеров на материалы» комплекса задач «Сервис».
В качестве выходной информации задачи «Формирование приходного ордера на материал» выступает сформированный материально ответственным лицом «Приходный ордер на материал», который может быть представлен как в виде экранной формы, так и в виде твердой копии.
Выходной документ «Приходный ордер на материал» содержит информацию, приведенную в таблице 1.1
Таблица 1.1 – Описание структурных единиц выходного документа «Приходный ордер на материал»
|
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Количество символов |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номер |
Nom |
Численный |
16 |
|
Дата |
Date |
Дата |
10 |
|
Вид операции |
Vid_oper |
Символьный |
10 |
|
Шифр поставщика |
Shifr |
Численный |
15 |
|
Счет |
Schet |
Численный |
20 |
|
Регистрационный счет |
Reg_schet |
Численный |
20 |
|
Наименование |
Naimenov |
Символьный |
30 |
|
Ед. измерения |
Ed_izmeren |
Символьный |
10 |
|
Количество по документу |
Prihod1 |
Численный |
10 |
|
Количество принято |
Prihod2 |
Численный |
10 |
|
Цена |
Cena |
Численный |
10 |
|
Сумма |
Summa |
Численный |
10 |
|
Пор. номер по склад. картотеке |
Pornom |
Численный |
10 |
|
Сдал |
Sdal |
Символьный |
20 |
|
Принял |
Prinyal |
Символьный |
20 |
Выдача выходного документа «Приходный ордер» на экран осуществляется по требованию материально ответственного лица, а выдача в виде твердой копии данного документа отдела «Бухгалтерия» происходит в конце каждого месяца для осуществления контроля за правильностью ведения процесса оприходования материала на складе.
В качестве входной информации используется документация вида: накладная, спецификации.
Для решения задачи «Формирование приходного ордера на материал», поставщик предоставляет следующую информацию: наименование поставщика, счет, документ, на основании которого происходит оприходование, номенклатурный номер, наименование, единицы измерения, количество по документу, цена, сдал.
Информация вводится с клавиатуры и хранится на жестком диске. Входная информация используется для формирования выходного документа «Приходный ордер на материал».
Задача «Ведение картотеки приходных ордеров на материалы» решается по мере оформления ордеров на материал. Решение задачи прекращается, если отсутствует процесс оприходования материалов на складе предприятия от внешних поставщиков. Из поступающей документации (накладных, сопроводительных документов) входная информация заносится в базу данных материально ответственным лицом, который оформляет приходный ордер на материалы. Задача имеет своей целью внесение (добавление) оформленного приходного ордера в картотеку приходных ордеров на материалы и контроль правильности ведения картотеки с новым документом.
Комплекс задач «Регистрация» при решении задачи «Ведение картотеки приходных ордеров на материалы» связан с задачей «Формирование приходного ордера на материал» этого же комплекса задач, задачей «Ведение карточки складского учета материалов» комплекса задач «Карточка», задачами «О поставщиках», «Об операциях», «О товарах», «О принимающих лицах» комплекса задач «Справочники», задачами «Формирование ежемесячного материального отчета», «Формирование ежеквартального материального отчета», «Формирование ежегодного материального отчета», «Формирование материального отчета за период» комплекса задач «Отчетная документация», задачей «Просмотр картотеки приходных ордеров на материалы» комплекса задач «Сервис».
В качестве выходной информации задачи «Ведение картотеки приходных ордеров на материалы» выступает сформированный приходный ордер в виде внутри машинной электронной книги (все поля приходного ордера, сформированного в результате решения задачи «Формирование приходного ордера на материал» этого же комплекса задач записаны в строку данной электронной книги), а в качестве входной - сформированный материально ответственным лицом «Приходный ордер на материал», который может быть представлен в виде экранной формы или твердой копии.
Задача «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада» решается в зависимости от интенсивности поступления требований. Решение задачи прекращается, если отсутствует требование. Из поступающего документа входная информация заносится материально ответственным лицом в базу данных. Задача имеет своей целью формирование нового документа в картотеки регистрации требований.
Комплекс задач «Регистрация» при решении задачи «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада» связан с задачей «Ведение картотеки регистрации требований» этого же комплекса задач, задачами «О поставщиках», «О принимающих/отпускающих лицах» комплекса задач «Справочники», задачами «Формирование ежемесячного материального отчета», «Формирование ежеквартального материального отчета», «Формирование ежегодного материального отчета», «Формирование материального отчета за период» комплекса задач «Отчетная документация», задачей «Просмотр картотеки регистрации требований» комплекса задач «Сервис».
В качестве выходной информации задачи «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада» выступает сформированное материальным лицом «Требование», которое может быть представлено как в виде экранной формы, так и в виде твердой копии.
Выходной документ «Требование» имеет идентификатор treb и содержит информацию, приведенную в таблице 1.2
Таблица 1.2 - Описание структурных единиц выходного документа «Требование»
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Количество символов |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номер |
Doc_no |
Численный |
16 |
|
Дата |
Doc_date |
Дата |
10 |
|
Вид операции |
Vid_oper |
Символьный |
10 |
|
Шифр или наим. Поставщика |
Shifr |
Численный |
20 |
|
Через кого затребовал |
Ch _kogo |
Символьный |
50 |
|
Разрешил |
Razresh |
Символьный |
50 |
|
Счет |
Schet |
Числовой |
20 |
|
Код аналитического учета |
Kod |
Числовой |
15 |
|
Наименование товара |
Naim |
Символьный |
50 |
|
Код (номенклатурный номер) |
Nomnom |
Числовой |
10 |
|
Количество затребовано |
Kol1 |
Числовой |
10 |
|
Количество отпущено |
Kol2 |
Числовой |
10 |
|
Цена |
Cena |
Числовой |
10 |
|
Сумма |
Summa |
Числовой |
10 |
|
Пор. номер по складской картотеке |
Por_nom |
Числовой |
10 |
|
Отпустил |
Otpustil |
Символьный |
40 |
|
Получил |
Poluchil |
Символьный |
40 |
Выдача выходного документа «Требование» на экран осуществляется по запросу материально ответственного лица, а выдача в виде твердой копии данного документа отделу «Бухгалтерия» происходит ежемесячно для осуществления контроля за правильностью реализации функции «Расход материала со склада».
В качестве входной информации используется документ - требование.
Для решения задачи «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада», получатель предоставляет следующую информацию: наименование потребителя, через кого затребовал, разрешил, счет, субсчет, наименование, код (номенклатурный номер), количество затребовано, цена, сумма, получил.
Информация вводится с клавиатуры и храниться на жестком диске. Входная информация используется для формирования выходного документа «Требование».
Задача «Ведение картотеки регистрации требований» решается по мере поступления документа - требование на получение материалов со склада. Решение задачи прекращается, если требования отсутствуют. Входная информация заносится в базу данных материально ответственным лицом, который обрабатывает поступившее, и, формирует новое требование на материал в базе данных. Задача имеет своей целью внесение (добавление) оформленного требования в картотеку регистрации требований и контроль правильности ведения картотеки с новым документом.
Комплекс задач «Регистрация» при решении задачи «Ведение картотеки регистрации требований» связан с задачей «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада» этого же комплекса задач, задачей «Ведение карточки складского учета материалов» комплекса задач «Карточка», задачами «О внутренних потребителях/сдающих», «О разрешающих лицах», «Об операциях», «О принимающих/отпускающих лицах» комплекса задач «Справочники», задачами «Формирование ежемесячного материального отчета», «Формирование ежеквартального материального отчета», «Формирование ежегодного материального отчета», «Формирование материального отчета за период» комплекса задач «Отчетная документация», задачей «Просмотр картотеки регистрации требований» комплекса задач «Сервис».
В качестве выходной информации задачи «Ведение картотеки регистрации требований» выступает сформированное материально ответственным лицом «Требование» в виде внутри машинной электронной книги (все поля документа «Требование», сформированного в результате решения задачи «Регистрация и формирование требования на получение материалов со склада» этого же комплекса задач записаны в строку данной электронной книги), а в качестве входной - сформированное материально ответственным лицом «Требование», которое может быть представлено в виде экранной формы или твердой копии. Так как каждая строка внутри машинной электронной книги представляет собой целостное требование, то каждую строку можно идентифицировать, как treb. Структурные единицы каждой строки внутри машинной электронной книги «Картотека регистрации требований» приведены в таблице 1.2
Задача «Регистрация накладных на отпуск товара со склада» решается в зависимости от интенсивности поступления накладных от бухгалтерии на отпуск товара внешним поставщикам. Решение задачи прекращается, если отсутствует накладная, доверенность. Из поступающей документации входная информация заносится материально ответственным лицом в базу данных. Задача имеет своей целью формирование нового документа в виде экранной формы картотеки регистрации требований.
Комплекс задач «Регистрация» при решении задачи «Регистрация накладных на отпуск товара со склада» связан с задачей «Ведение карточки складского учета» комплекса задач «Карточка», задачами «О внешних получателях», «Об операциях», «О принимающих/отпускающих лицах», «О представителях от внешних получателей/поставщиков» комплекса задач «Справочники», задачами «Формирование ежемесячного материального отчета», «Формирование ежеквартального материального отчета», «Формирование ежегодного материального отчета», «Формирование материального отчета за период» комплекса задач «Отчетная документация».
В качестве выходной информации задачи «Регистрация накладных на отпуск товара со склада» выступает сформированная материально ответственным лицом «Накладная», которая может быть представлена в виде экранной формы.
Выходной документ «Накладная» имеет идентификатор оо1 и содержит информацию, приведенную в таблице 1.3
Таблица 1.3 - Описание структурных единиц выходного документа «Накладная»
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номер |
Doc_no |
Численный |
16 |
|
Дата |
Doc_date |
Дата |
10 |
|
Щирф или наим. поставщика |
Shifr |
Численный |
30 |
|
Номер по порядку |
Por_nom |
Численный |
10 |
|
Наименование |
Naim_tovar |
Символьный |
30 |
|
Количество |
Kol |
Численный |
10 |
|
Цена |
Сena |
Численный |
10 |
|
Сумма |
Summa |
Численный |
10 |
|
Отпустил |
Sdal_optust |
Символьный |
50 |
|
Получил |
Prinyal_poluch |
Символьный |
50 |
Выдача выходного документа «Накладная» на экран осуществляется по запросу материально ответственного лица.
В качестве входной информации используются документы - накладная, доверенность.
Для решения задачи «Регистрация накладных на отпуск товара со склада» внешний получатель (организация, предприятие) предоставляет следующую информацию: наименование получателя, наименование товара, количество затребовано, цена, сумма, получатель.
Информация вводится с клавиатуры и храниться на жестком диске. Входная информация используется для изменения «остатков на готовую продукцию» в документе «Карточка складского учета готовой продукции».
Комплекс задач «Карточка» для реализации функции «Учет материальных ценностей на складе» решает следующие задачи:
Задача «Ведение карточки складского учета материалов» решается в зависимости от интенсивности прихода/расхода материалов со склада/на склад. Решение задачи прекращается, если отсутствует:
- при оприходовании материалов на складе: накладная, спецификация;
- при расходе материалов со склада: требование.
Из поступающей документации входная информация заносится материально ответственным лицом в базу данных. Задача имеет своей целью формирование нового или модификация имеющегося документа «Карточка складского учета материалов на складе» в картотеки складского учета, представленной в виде внутри машинной электронной книги.
Комплекс задач «Карточка» при решении задачи «Ведение карточки складского учета материалов» связан с задачами «Формирование приходного ордера на материал», «Ведение картотеки приходных ордеров на материал», «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада», «Ведение картотеки регистрации требований» комплекса задач «Регистрация», задачей «О товарах» комплекса задач «Справочники», задачами «Формирование ежемесячного материального отчета», «Формирование ежеквартального материального отчета», «Формирование ежегодного материального отчета», «Формирование материального отчета за период» комплекса задач «Отчетная документация».
Выходной информацией задачи «Ведение карточки складского учета материалов» являются документы «Карточка складского учета материалов на складе» и «Материальный ярлык», представленные, как в виде экранных форм, так и виде твердых копий.
Выходной документ «Карточка складского учета материалов на складе» имеет идентификатор ksul и содержит информацию, приведенную в таблице 1.4
Таблица 1.5 - Описание структурных единиц выходного документа «Карточка складского учета материалов на складе»
|
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номер карточки |
Nom_ksu |
Численный |
16 |
|
Стеллаж |
Stelash |
Численный |
15 |
|
Ячейка |
Yacheika |
Численный |
\ |
|
Размер |
Razmer |
Численный |
10 |
|
Номенклатурный номер |
Nom_nom |
Численный |
10 |
|
Цена |
Cena |
Численный |
10 |
|
Норма запаса |
Norm_zap |
Численный |
10 |
|
Наименование |
Naim |
Символьный |
20 |
|
Номер паспорта |
Nom_pasp |
Численный |
7 |
|
Дата записи |
Data |
Дата |
10 |
|
Номер документа |
Nom_dok |
Численный |
16 |
|
Порядковый номер записи |
Por_nom_zap |
Численный |
10 |
|
Приход |
Prihod |
Численный |
10 |
|
Расход |
Rashod |
Численный |
10 |
|
Остаток |
Ostatok |
Численный |
10 |
|
Контроль (подпись) |
Kontr_podp |
- |
15 |
|
Контроль (дата) |
Kontr_data |
- |
15 |
Выдача выходного документа «Карточка складского учета материалов на складе» на экран осуществляется по требованию материально ответственного лица, а выдача в виде твердой копии данного документа отделу «Бухгалтерия» происходит в конце каждого месяца для осуществления контроля за правильностью перенесение приходно-расходной информации в карточки складского учета материалов, и из карточек в приходно-расходные документы.
Выходной документ «Материальный ярлык» имеет идентификатор mat1 и содержит идентификацию, приведенную в таблице 1.5
Таблица 1.5 - Описание структурных единиц документа «Материальный ярлык»
|
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номенклатурный номер |
Nom_nom |
Численный |
10 |
|
Наименование |
Nairn |
Символьный |
30 |
|
Марка (тип) |
Marka |
Численный |
10 |
|
Размер |
Razmer |
Численный |
15 |
|
Норма запаса |
Norm_zap |
Численный |
10 |
Выдача выходного документа «Материальный ярлык» на печать осуществляется каждый раз при оприходовании материальных ценностей на складе, а выдача на экран происходит по требованию материально ответственного лица.
В качестве входной информации используется документация вида: накладные, сертификаты, спецификации, требования.
Для решения задачи «Ведение картотеки складского учета материалов» поставщик/получатель предоставляет следующую информацию: наименование поставщика, счет, субсчет, документ, на основании которого происходит оприходование, номенклатурный номер, наименование, размер, количество по документу, цена, сумма, сдал, наименование потребителя, через кого, затребовал, разрешил, код аналитического учета, код единицы измерения, количество затребовано, получил.
Комплекс задач «Справочник» для реализации функции «Ведение справочной информации» решает следующие задачи:
1) о внешних поставщиках,
2) о внутренних поставщиках,
3) о внешних получателях,
4) о внутренних получателях,
5) о разрешающих лицах,
6) о принимающих/отпускающих,
7) о представителях организаций,
8) об операциях,
9) о материальных ценностях;
Вышеперечисленные задачи решаются в зависимости от интенсивности поступления информации о кадрах, информации об изменениях в общепринятых государственными нормами и стандартами обозначениях от руководства предприятия материально ответственному лицу. Решение задач прекращается, если отсутствует новая информация, и в качества текущей информации можно пользоваться имеющейся в распоряжении материально ответственного лица информацией. Из поступающей документации входная информация (если се еще нет в базе данных) заносится в базу данных материально ответственным лицом.
Задачи предназначены для того, чтобы материально ответственное лицо могло при решении задач комплексов «Регистрация», «Карточка», «Сервис» многократно пользоваться одними и теми же данными, которые были единожды внесены в базу данных материально ответственным лицом при решении задач комплекса «Справочники».
Комплекс задач «Справочники» при решении задач «О внешних поставщиках», «О внешних получателях», «О представителях организаций» связаны с задачами «Формирование приходного ордера на материал», «Ведение картотеки приходных ордеров на материал», «Регистрация накладных на отпуск товара со склада» комплекса задач «Регистрация», задачей «Ведение карточки складского учета» комплекса задач «Карточка», задачей «Просмотр картотеки приходных ордеров на материалы» комплекса задач «Сервис».
В качестве выходной информации задач «О внешних поставщиках», «О внешних получателях», «О представителях организаций», «О внутренних поставщиках», «О внутренних получателях/сдающих», «О разрешающих лицах», «О принимающих/отпускающих лицах», «Об операциях», «О материальных ценностях» выступают справочные таблицы по каждой задаче в отдельности, представленные в виде экранных форм.
Выходные документы «Внешние поставщики» (идентификатор vnesh1) и «Внешние получатели» (идентификатор vpl) содержат информацию, приведенную в таблице 1.6
Таблица 1.6 - Описание структурных единиц выходных документов «Внешние поставщики», «Внешние получатели»
|
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
2 |
3 |
4 |
|
|
Номер по общей картотеке |
Nom |
Численный |
10 |
|
Наим. внешних постав./получателей |
Naimenov |
Символьный |
50 |
|
Адрес |
Adres |
Символьный |
50 |
Выходные документы «Представители организаций» (идентификатор pvp), «Разрешающие лица» (идентификатор n-l) и «Принимающие/отпускающие лица (идентификатор ро1) содержат информацию, приведенную в таблице 1.7
Таблица 1.7 - Описание структурных единиц выходных документов «Представители организаций», «Разрешающие лица», «Принимающие/отпускающие лица»
|
|Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номер по общей картотеке |
Nom |
Численный |
10 |
|
Ф.И.О. |
FIO |
Cимвольный |
50 |
|
Должность |
Dolshnos |
Символьный |
20 |
|
Замечания |
Zamech |
Символьный |
50 |
Выходной документ «О внутренних поставщиках» (идентификатор vnesh2) содержит информацию, приведенную в таблице 1.8
Таблица 1.8 - Описание структурных единиц «Внутренние поставщики»
|
|Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номер по общей картотеке |
Nom |
Численный |
10 |
|
Ф.И.О. |
FIO |
Cимвольный |
50 |
|
Должность |
Dolshnos |
Символьный |
20 |
Выходной документ «Внутренние получатели/сдающие» (идентификатор vp2) содержит информацию, приведенную в таблице 1.9
|
|Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номер по общей картотеке |
Nom |
Численный |
10 |
|
Наименование |
Naim |
Cимвольный |
50 |
|
Должность |
Dolshnos |
Символьный |
20 |
|
Замечания |
Zamech |
Символьный |
50 |
Выходной документ «Операции» (идентификатор operac) содержит информацию, приведенную в таблице 1.10
Таблица 1.10 – Описание структурных единиц выходного документа «Операции»
|
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Шифр |
Shifr |
Численный |
10 |
|
Наименование |
Naim |
Cимвольный |
50 |
Выходной документ «Материальные ценности» (идентификатор tt1) содержит информацию, приведенную в таблице 1.11
Таблица 1.11 - Описание структурных единиц выходного документа «Материальные ценности»
|
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Номенклатурный номер |
Nom_nom |
Численный |
10 |
|
Материальная ценность |
Mat_cen |
||
|
Норма запаса |
Norm_zap |
Численный |
50 |
Выдача выходных документов осуществляется по требованию материально ответственного лица.
Информация, содержащаяся в выходных документах используется при формировании Документов «Приходный ордер на материалы», «Приходный ордер товар со склада», «Требование», «Накладная».
В качестве входной информации используется информация: о кадровом составе на предприятии, о представителях от организаций потребителей/поставщиков, нормативно справочная информация (обозначения) и так далее.
Комплекс задач «Отчетная документация» для реализации функции «Формирование отчетной документации» решает следующие задачи:
1) задача «Формирование ежемесячного материального отчета»;
2) задача «Формирование ежеквартального материального отчета»;
3) задача «Формирование ежегодного материального отчета»;
4) задача «Формирование отчета за период».
Вышеперечисленные задачи комплекса задач «Отчетная документация»предназначены для формирования отчетной документации, которую материально ответственное лицо по окончании каждого месяца предоставляет отделу «Бухгалтерия».
Решение задач прекращается, если отсутствуют процессы прихода/расхода материалов со склада/на склад.
Комплекс задач «Отчетная документация» при решении задач «Формирование ежемесячного материального отчета», «Формиварое ежеквартального материального отчета» «Формирование ежегодного материального отчета», «Формирование отчета за период» связан с задачами формирование приходного ордера на материал», «Формирование приходного ордера на готовую продукцию», «Ведение картотеки приходных ордеров на материал», «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада», «Регистрация накладных на отпуск товара со склада», «Ведение картотеки регистрации требований» комплекса задач «Регистрация», задачами «Ведение карточки складского учета материалов», «Ведение карточки складского учета готовой продукции» комплекса задач «Карточка», задачами «Просмотр картотеки регистрации приходных ордеров на материалы», «Просмотр картотеки регистрации требований», «Просмотр картотеки регистрации приходных ордеров на готовую продукцию» комплекса задач «Сервис».
В качестве выходной информации задач выступают сформированные материально ответственным лицом «Ежемесячный материальный отчет», «Ежеквартальный материальный отчет», «Ежегодный материальный отчет», «Материальный отчет за период» которые могут быть представлены как в виде экранных форм, так и виде твердых копий.
Выходные документы «Ежемесячный материальный отчет», «Ежеквартальный материальный отчет», «Ежегодный материальный отчет», «Материальный отчет за период» имеют идентификатор no1 и содержат информацию, приведенную в таблице 1.12
Таблица 1.12 - Описание структурных единиц выходных документов «Ежемесячный материальный отчет», «Ежеквартальный материальный отчет», «Ежегодный материальный отчет», «Материальный отчет за период»
Наименование |
Идентификатор |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Дата |
Data |
Дата |
16 |
|
Ном. Номер |
Nom_nom |
Численный |
10 |
|
Наименование |
Naimenov |
Символьный |
30 |
|
Цена |
Сena |
Численный |
10 |
|
Остаток на начало месяца |
Ostat |
Численный |
10 |
|
Количество (приход) |
prihod1 |
Численный |
50 |
|
Сумма (приход) |
Summa1 |
Численный |
10 |
|
Количество (расход) |
Prihod2 |
Численный |
10 |
|
Сумма (расход) |
Summa2 |
Численный |
10 |
Выдача выходных документов «Ежемесячный материальный отчет», «Ежеквартальный материальный отчет», «Ежегодный материальный отчет», «Материальный отчет за период» на экран осуществляется по требованию материально ответственного лица, а выдача в виде твердых копий отделу «Бухгалтерия» производиться в конце каждого месяца для осуществления контроля за правильностью осуществления движения материальных ценностей на складе.
В качестве входной информации используется документация вида: «Приходный ордер на материал», «Приходный ордер на готовую продукцию», «Требование», «Накладная», «Карточка складского учета материалов на складе», «Карточка складского учета готовой продукции на складе».
Комплекс задач «Сервис» для реализации функции «Обеспечение сервиса пользователя» решает следующие задачи:
1) задача «Просмотр картотеки регистрации приходных ордеров на материалы»;
2) задача «Просмотр картотеки регистрации требований»;
3) задача «Просмотр картотеки регистрации приходных ордеров на готовую продукцию».
Вышеперечисленные задачи комплекса задач «Сервис» предназначены для просмотра сформированных в результате решения задач «Ведение картотеки регистрации приходных ордеров на материалы», «Ведение картотеки регистрации требований», комплекса задач «Регистрация», представленных в виде внутри машинных электронных книг.
Каждая строка внутри машинной электронной книги представляет собой целостный документ:
приходный ордер на материал - результат решения задач «Формирование приходного ордера на материалы» и «Ведение картотеки регистрации приходных ордеров на материалы» (идентификатор рг1, структурные единицы приведены в таблице 1.1);
требование - результат решения задач «Регистрация и формирование требований на получение материалов со склада» и «Ведение картотеки регистрации требований» (идентификатор treb, структурные единицы приведены в таблице 1.3);
приходный ордер на готовую продукцию – «Формирование приходного ордера на готовую продукцию» и «Ведение картотеки регистрации приходных ордеров на готовую продукцию» (идентификатор рг1, структурные единицы приведены в таблице 1.1).
Выдача выходных документов комплекса задач «Сервис» на экран осуществляется по требованию материально ответственного лица.
В качестве входной информации используется документация вида: «Приходный ордер на материал», «Требование». Комплекс предназначен для удобства работы пользователя:
предоставление возможности одновременного просмотра всех приходных ордеров на материал;
предоставление возможности одновременного просмотра всех приходных ордеров на готовую продукцию;
предоставление возможности одновременного просмотра всех требований;
предоставление возможности контроля за правильностью заполнения документов (найдя в картотеке ошибочные данные по конкретному приходному ордеру или требованию, материально ответственное лицо может сразу же идентифицировать данный документ, открыть его в комплексе задач «Регистрация» и, исправив ошибки, снова просмотреть правильность заполнения в комплексе задач «Сервис»).
1. РАЗРАБОТКА ВИДОВ ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ПОДСИСТЕМЕ
СКЛАДА МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ УСЛУГ
2.1 Разработка элементов информационного обеспечения
С помощью информационного обеспечения (ИО) осуществляется реализация всех информационных процессов в системе.
Вопросы, подлежащие разрешению в ИО, определяются следующими особенностями:
- вводимые в машину данные должны быть формализованы и однозначно представлены;
- введенные в машину данные должны быть правильно интерпретированы программами обработки, т.е. необходимо обеспечить правильное «понимание» компьютером исходных данных;
- машинные массивы должны быть организованы так, чтобы было эффективно оперировать с ними, с учетом ограниченных технических возможностей машины;
- между состоянием производства и его отображением в машинных массивах должно быть обеспечено соответствие.
Распределение данных между машинными массивами и внутри них предполагает распознавание единиц информации любого объема (от массива до элементарной единицы) и правильную их интерпретацию. При этом надо определить, какая это единица информации и правильное ли значение она имеет, то есть необходимо осуществить и семантическое распознавание, включая определение возможных ошибок.
Организация машинного массива должна обеспечивать обмен информацией между внешними накопителями и оперативной памятью, эффективное обращение к элементам информации, их изменение. Естественно, что организация данных должна быть независима от задач, но обеспечивать их необходимой информацией.
Поиск и извлечение необходимых данных должны обеспечиваться наиболее быстрыми способами. Соответствующие методы необходимо предусматривать.
Преобразование машинного представления данных во внешнее есть процедура, обратная преобразованиям при вводе, и обусловлена теми же причинами.
Определяющими факторами разрешения задач ИО является разработка типовых методик и форм работы с данными на всех участках их циркуляции. В соответствии с этими методиками составляются инструкции для работы персонала, а также алгоритм и программный аппарат для обработки данных машиной.
Таким образом, основные принципы разработки ИО можно сформулировать следующим образом:
- определение набора объектов, их систематизация, определение состава информационной базы и взаимосвязи ее с решаемыми задачами;
- разработка типовой схемы обмена данными между системой и людьми, включая формирование массивов, внесение в них изменений и выдачу данных;
- представление в произвольных документах данных в виде, пригодном для непосредственного ввода в машину без какой - либо дополнительной ручной обработки;
- документы должны быть пригодны для непосредственного использования в производственной деятельности;
- разработка единой обобщенной схемы хранения и обеспечения решаемых задач исходными данными;
- обеспечение одноразовости и независимости ввода данных от времени решения и количества решаемых задач;
- обеспечение возможности поэтапного и непрерывного наращивания емкости информационной базы, то есть динамического способа формирования массивов;
- создание соответствующего системного программного аппарата, обеспечивающего реализацию принципов работы с данными;
- сбор статистики обращения к массивам, что позволит получить необходимые показатели для выбора технико-экономических параметров системы.
В данной подсистеме в качестве входной информации рассматриваются: накладные, доверенности, требования, информация нормативно-справочного характера.
К выходной информации относится информация, полученная в результате решения задач подсистемы и предназначенная для управления движением материальными ценностями на предприятии и документооборотом, то есть управления материальными и информационными потоками: приходные ордера, акты передачи, карточки складского учета, материальные отчеты, материальные ярлыки.
В качестве промежуточной информации рассматриваются списки: список приходных ордеров, список требований, список карточек складского учета материала.
Входная и промежуточная информации составляют информационную базу ИУС предприятия по предоставлению услуг.
Данные подсистемы «Склад» должны храниться в базе данных (БД), состоящей из следующих таблиц:
Рассмотрим логическую структуру БД.
БД находится во взаимосвязи с другими базами данных:
Таблица 2.1 – Структурные единицы БД DOC
Наименование |
Кодовое обозначение |
Тип информации |
Число занимаемых позиций |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Идентификатор |
ID |
Численный |
10 |
|
Вид операции |
VID_OPER |
Численный |
10 |
|
Дата |
DATE |
Дата |
10 |
|
Номер документа |
NOM |
Символьный |
12 |
|
Счет, субсчет |
SCHET_SUBSCHET |
Символьный |
15 |
|
Получил |
POLUCH |
Численный |
50 |
|
Сдал_отпустил |
SDAL_OTPUST |
Численный |
50 |
|
Принял |
PRINYAL |
Численный |
50 |
|
Тип документа |
TYPE |
Символьный |
5 |
Разработка элементов программного обеспечения