Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1 Понятие «Аудит». Назначение, особенности аудита качества и аудита экологии. Виды аудита качества. Назначение, достоинства, недостатки и задачи внутреннего аудита.
Аудит (проверка) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени соответствия согласованным критериям (ИСО 19011).
|
Вид деятельности |
Назначение |
|
Аудит системы менеджмента качества, аудит системы экологического менеджмента |
Информирование руководства организации, потребителя или органа по сертификации о степени соответствия действующих систем менеджмента и их составляющих установленным требованиям |
|
Контроль качества, экологический контроль |
Информирование руководства организации или заинтересованной стороны о степени соответствия отдельных характеристик качества и окружающей среды установленным требованиям (нормам) |
|
Надзор за качеством, экологический контроль (экологический мониторинг) |
Информирование руководства организации, заинтересованной стороны или органа по сертификации о степени соблюдения обязательных требований государственных органов в отношении качества продукции и охраны окружающей среды |
|
Сертификация системы |
Подтверждение компетентным органом соответствия действующих в организации систем менеджмента требованиям ИСО 9001 или ИСО 14001 |
Виды аудита качества. Назначение, достоинства, недостатки и задачи внутреннего аудита.
Внутренний аудит, иногда называемый «аудитом первой стороной», проводится обычно самой организацией или физическим лицом от ее имени для внутренних целей. Во многих случаях, в частности для малых организаций, независимость внутреннего аудита может быть продемонстрирована освобождением ответственности за проверяемую деятельность.
Внешний аудит включает аудиты, обычно называемые «аудитом второй стороной» или «аудитом третьей стороной». Аудит второй стороной проводится заинтересованными в деятельности организации сторонами, например, потребителями или другими лицами от их имени. Аудит третьей стороной проводится органом, признаваемым независимым от первой и второй сторон в рассматриваемом вопросе.
ЗАДАЧИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА Внутренний аудит систем менеджмента качества и экологии позволяет организации решать следующие задачи:
• Подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в
системах менеджмента установленным требованиям.
• Подтверждение достижения целей в области качества и экологии.
• Подтверждение выполнения регламентирующих, законодательных и контрактных требований.
Подтверждение устранения несоответствий (коррекции) и выполнения корректирующих действий.
Определение рисков, связанных с несоблюдением установленных требований в процессах систем менеджмента.
Оценка готовности систем менеджмента организации к сертификации.
Выявление возможности улучшений.
Оценка поставщиков организации. Самооценка организации.
Плюсы и минусы внутреннего аудита по сравнению с внешним.
ПЛЮСЫ
МИНУСЫ
2 Содержание компетентности аудитора качества. Личные качества аудитора. Аудиторская группа: определение, состав и функции представителей аудиторской группы. Описание процесса взаимодействия участников аудиторской проверки.
Содержание компетентности аудитора качества.
Общие знания, относящиеся к
Специальные знания и умения, относящиеся к
Личные качества аудитора: способность к анализу, способность к освоению нового, способность к объективным оценкам, самостоятельность, наблюдательность, принципиальность, тактичность, доброжелательность, настойчивость, пунктуальность, выдержанность, способность слушать собеседника, способность к общению.
Нежелательные качества аудитора: самоуверенность, легковерность, несдержанность, склонность к спорам, некоммуникабельность, упрямство,
непоследовательность, невнимательность, поспешность в выводах, нерешительность.
Аудиторская группа:
Это аудиторы, проводящие конкретную проверку.
Состав аудиторской группы зависит от объема и сложности проверки.
В группу обычно включаются:
В группу могут включаться:
Рассмотрим порядок взаимодействия участников аудита. В число участников аудита входит: руководитель службы внутреннего аудита, аудиторская группа, возглавляемая ведущим аудитором, сотрудники проверяемого подразделения, возглавляемые руководителем, руководитель службы внутренних аудитов разрабатывает программу аудита и назначает аудиторскую группу. Аудиторская группа выполняет основную часть работы в рамках проверки. Сотрудники проверяемого подразделения сопровождают аудиторов к объектам проверки, представляют необходимые сведения и оказывают помощь аудиторам. Общие вопросы организации проверки решают ведущий аудитор и руководитель проверяемого подразделения. Спорные вопросы не обсуждаются, а отправляются для рассмотрения в службу внутренних аудитов.
3 Документация аудитора качества. Опросный лист, контрольный вопросник, журнал аудитора: назначение, особенность, правила заполнения. Различия между контрольным вопросником и опросным листом. Области использования записей в журнале аудитора.
Опросный лист, его назначение, правила составления и обработки данных.
Опросный лист – это анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на которые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта.
Использование опросного листа позволяет:
Пример опросного листа
|
ответы |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Номер пункта документа |
Номера вопросов |
вопросы |
Да |
Нет |
Пометка аудитора |
Правила составления опросного листа.
Вопросы, включаемые в опросный лист должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки и охватывать наиболее существенные части этих критериев.
Контрольный вопросник, его назначение, особенность, правила заполнения.
Контрольный вопросник (чек-лист) – заранее составленный, систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию достаточную для оценки состояния объекта аудита.
Контрольный вопросник – это своеобразная шпаргалка аудитора.
Примерная форма контрольного вопросника.
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Объект проверки; проверяемое подразделение; критерии проверки; должность и ФИО собеседника (1-4 столбцы) |
Пометки аудитора |
|||
|
6 контрольные вопросы |
||||
Различия между контрольным вопросником и опросным листом.
В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:
Журнал аудитора. Назначение и примерная форма. Области использования записей в журнале аудитора.
Журнал аудитора (дневник аудитор, записная книжка, проверочный лист) – это бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученную в ходе проверки.
Журнал аудитора считается самой удобной формой сбора информации. Записи в нем служат основой для подготовки заключения по результатам аудита.
Рассмотри примерную форму журнала аудитора.
Записи в журнале могут использоваться:
4 Программа внутреннего аудита качества. Назначение и порядок разработки. Блок-схема процесса управления программой аудита и её характеристика. Виды схем планирования аудиторских проверок. Содержание и основные разделы плана аудиторской проверки.
Программа внутреннего аудита качества. Назначение и порядок разработки. Блок-схема процесса управления программой аудита и её характеристика
Разработка программы внутреннего аудита
Организация должна проводить аудит периодически в запланированное время.
Программа аудита разрабатывается руководителем службы внутреннего аудита и утверждается директором по качеству. Длительность программ аудита может быть годовой, полугодовой или произвольной. При разработке программы аудита учитывают статус и важность проверяемого процесса, а также результаты предыдущих проверок.
В программу аудита могут включаться отдельных документов, подразделений, процессов, системы менеджмента в целом, а также проверки поставщиков организации. За разработку программы аудита, ее доведение до подразделений, координацию и корректировку, а также за комплектование аудиторских групп и контроль хода их работы, отвечает служба внутреннего аудита.
Изменения в программу аудита может вносить руководитель службы внутреннего аудита в нескольких случаях:
После корректировки, программа аудита утверждается директором по качеству. Вместе с планированием аудита, планированию подлежат: подготовка внутренних аудиторов, их аттестация и повышение квалификации. Схема управления программой аудита составляется в соответствии с международным стандартом СТ ИСО 19011 2002 и с циклом PDCA.
Полномочия программы аудита – составление программы аудита – реализация программы аудита – действия программы аудита (проверка и прочие полномочия).
Управление программой аудита осуществляют ответственные лица, назначенные высшим руководством организации. Они получают необходимые полномочия для установления контроля и улучшения программы аудита.
Виды схем планирования аудиторских проверок и их характеристика.
На практике используются две схемы проведения аудита: «горизонтальная» «вертикальная».
Горизонтальная схема предполагает последовательную проверку одинаковых объектов во всех подразделениях организации. Ее рекомендуется использовать для проверки отдельных процессов, сравнения подразделений между собой и выявления неформальных связей между подразделениями.
Горизонтальная схема более трудоемкая и длительная, чем вертикальная, но ее результаты имеют наибольшую ценность. (проверяется не только СМК, но и деловая атмосфера внутри организации).
Вертикальная схема заключается в последовательной проверке всех элементов СМК в одном из подразделений организации (потом во 2-м, 3-м и т.д.). она используется для проверки соответствия подразделения требованиям СМК и оценки эффективности его работы.
Содержание и основные разделы плана аудиторской проверки.
План аудиторской проверки
На каждую проверку составляется план. Составляет его ведущий аудитор и утверждает руководитель службы внутреннего аудита. Рассмотрим его примерную форму:
5 Вступительное совещание. Прямая и косвенная цели совещания; участники вступительного совещания. Обязанности ведущего аудитора на вступительном совещании. Альтернатива вступительному совещанию.
Цель совещания – ознакомление персонала аудитируемого подразделения с планом и методами аудиторской проверки и формирование к ней позитивного отношения.
Вступительное совещание должно проводиться с участием руководителя аудитируемого подразделения или владельца аудитируемого процесса.
Ведет совещание ведущий аудитор.
В ходе совещания он должен:
На вступительном совещании уточняется маршрут, время проверки и оговариваются условия соблюдения членами аудиторской группы техники безопасности в ходе проверки.
По решению ведущего аудитора вступительное совещания может быть заменено на обсуждение условий проведения проверки с руководителем аудитируемого подразделения или владельцем (руководителем) аудитируемого процесса.
К основным вопросам на вступительном совещании обычно относятся: подтверждение плана аудита П03; краткое изложение последовательности действий при аудите; ответы на вопросы проверяемых; обязанности сторон, которые принимают участие в аудите; определение необходимости, дату, времени и места проведения заключительного совещания.
6 Сбор, обработка и проверка информации. Цель процесса сбора и обработки информации и его схема. Виды источников информации. Методы сбора информации.
Целью сбора и обработки информации является подготовка заключения по результатам аудиторской проверки.
Схема сбора и обработки информации:
Виды источников информации для аудита:
Методы сбора информации – способ решения задачи, связанной со сбором информации.
Выделяют следующие методы:
7 Правила проведения опроса при аудиторской проверке. Виды опроса. Типы вопросов, их характеристика. Предпочтительные, не рекомендуемые и недопустимый типы вопросов. «Слова-вопросы» и их смысловое содержание. Причины неудачной беседы аудитора с сотрудником проверяемого подразделения.
Опрос – метод получения первичной информации об объекте аудиторской проверки в виде ответов на вопросы.
Опрос может проводиться в форме анкетирования (опросные листы) или в форме непосредственной беседы (интервью).
Типы вопросов:
|
Тип вопроса |
Определение |
Пример |
|
Закрытый |
Вопрос, ответ на который предполагает только «Да» или «Нет» |
В вашей работе вы используете этот документ? |
|
Открытый |
Вопрос, предполагающий развернутое разъяснение |
Какие, кроме этого, методы вы используете в своей работе и почему? |
|
Наводящий (закрытый) |
Вопрос, наводящий на ответ, или содержащий готовый ответ |
Не думаете ли вы, что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли? |
|
Альтернативный |
Вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов |
Причина данного несоответствия в том или в этом? |
|
Утверждающий |
Вопрос, содержащий утверждение |
Раве в этом случае могло быть иначе? |
|
Персонифицирующий |
Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личности |
Кто виноват, на ваш взгляд, в этом несоответствии? |
|
Разъясняющий |
Вопрос, требующий разъяснения и подтверждения |
Не могли бы вы пояснить, что вы имеете в виду? |
|
Затрудняющий общение |
Вопрос, создающий барьер в общении |
Разве вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я вам не говорил, что именно это и будет обнаружено? |
Для аудитора предпочтительными типами вопросов являются открытый и разъясняющий.
Не рекомендуются: наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение.
Недопустимым является персонифицированный тип вопроса.
В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут считаться объективными только тогда, когда они подтверждаются фактами. Если фактов нет, свидетельства аудита считаются субъективными и не могут использоваться в аудиторских документах.
В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающиеся со слов:
|
Вопрос |
Что подразумевает |
|
Что |
Вопрос подразумевает ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения (собеседник рассказывает о цели совей деятельности) |
|
Кто |
Ответ раскрывает, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу (наличие ответственного) |
|
Где |
Ответ о месте выполнения работы |
|
Когда |
Ответ, на каком этапе процедуры и в какое время выполняется работа |
|
Как |
Ответ о способе выполнения работы и наличии методики ее выполнения |
|
Почему |
Ответ, раскрывающий причину события и помогающий назначить корректирующие действия |
|
Покажите |
Просьба позволяет аудитору получить наглядное подтверждение информации, которое содержится в ответах собеседника |
Вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них тоже могут быть предвзятыми.
Аудитор не должен отвечать сам на поставленные им вопросы.
В ходе беседы не следует применять терминологию, не понятную собеседнику. Если возникает необходимость использования необходимо объяснить ее смысл.
Беседа, проводимая на рабочем месте не должна быть продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.
Выявленные в ходе беседы несоответствия и причины для уведомлений должны фиксироваться в журнале аудитора с обязательной ссылкой на неисполняемый пункт стандарта.
Аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы информацию, сформулировать главные позитивные и негативные впечатления и основные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания.
В завершении беседы аудитор должен поблагодарить собеседника за содействие и сотрудничество.
Причиной неудачной беседы может быть само поведение аудитора: нечеткие вопросы, речь, пересыщенная специальными терминами, плохая настроенность на беседу, желание услышать то, что ожидаешь, неправильная манера поведения.
8 Свидетельства и наблюдения аудита, их определения и классификация. Требования к объективным свидетельствам аудита. Способы анализа наблюдений аудита.
Свидетельства аудита – запись, изложение фактов и другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена. Свидетельство аудита может быть качественным (в виде описания) или количественным (выраженным числом). Значимыми характеристиками аудиторского доказательства является его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие у аудитора. Достаточность доказательства определяется его полнотой и зависит от объем собранной информации. Если свидетельство аудита не имеет доказательств, оно не учитывается при назначении несоответствий. Получение свидетельств аудита – один из самых важных и сложных моментов в работе аудитора.
При сборе свидетельств нужно учитывать:
Свидетельства аудита оцениваются по критериям аудита. Результаты оценки свидетельств аудита называются наблюдениями аудита.
Анализ наблюдений аудита
Наблюдения аудита – результат оценивания свидетельства аудита. Наблюдение аудита анализируется с точки зрения целей аудита. Анализ наблюдения аудита заключается в их систематизации, обобщении и статистической обработки информации. При этом очень важно обратить внимание на единичные наблюдения, относящиеся к важнейшим несоответствиям.
Наблюдения, вызывающие сомнения аудитора должны быть обсуждены в аудиторской группе и только после обсуждения принимается решение о характере наблюдения аудита (выписывать несоответствие или нет). Для обработки результатов аудита статистическими методами можно использовать 7 простых статистических методов, например контрольный листок.
Очень полезно использовать FMEA-анализ для оценки значимости несоответствий и назначении приоритетности их устранений.
9 Обнаружение несоответствий. Определение несоответствия и формы его проявления. Степени значимости несоответствий. Особый статус отступлений и отклонений. Порядок документирования несоответствий.
Несоответствие - невыполнение установленного требования. Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости.
По форме проявления несоответствие может быть фактическим или потенциальным. В отличие от фактического, доказанного свидетельством конкретного невыполнения установленного требования, потенциальное несоответствие - это несоответствие, вероятность проявления которого в будущем может быть лишь спрогнозирована с определенной степенью точности.
По степени значимости (величине риска негативных последствий при неустранении несоотетствия) несоответствия могут быть значительными (категории 1) и незначительными (категории 2).
Значительным несоответствием считается несоответствие в системе менеджмента качества и (или) экологии, которое с большей вероятностью может повлечь за собой невыполнение требований к продукции и (или) охране окружающей среды.
Примерами значительного несоответствия могут быть:
Незначительным несоответствием считается отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества и (или) экологии, которые могут привести к невыполнению требований к продукции и (или) охране окружающей среды, а также к снижению результативности функционирования процесса или системы менеджмента в целом.
Примеры незначительных несоответствий:
- отсутствие актуализированных копий документированных
процедур;
- регистрация данных о качестве и (или) экологии с нарушением
установленных форм.
Обнаруженное аудитором несоответствие или замечание должно быть рассмотрено совместно с представителем аудитируемого подразделения с тем, чтобы получить подтверждение (признание) того, что аудиторское свидетельство верно и несоответствие понято.
Все возможные в этом случае расхождения во мнениях должны быть документированы. К числу несоответствий или замечаний не следует относить отступления или отклонения, санкционированные уполномоченными на это лицами.
Разрешение на отступление - разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение, как правило, ограничено количеством продукции или периодом времени.
Разрешение на отклонение - разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требованиям. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству данной продукции.
Каждый случай отступления или отклонения должен быть документирован. Выход за рамки, оговоренные разрешением на отступление или отклонение, следует рассматривать как несоответствие
Порядок документирования несоответствий.
Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем аудитируемого подразделения несоответствие или замечание должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:
время и место обнаружения (выявления);
краткое содержание несоответствия (замечания);
значимость несоответствия;
ссылка на нарушение требования определенного документа;
необходимость коррекции или корректирующего действия.
Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни его рекомендаций по устранению несоответствия (замечания) или тем более каких-либо категорических указаний.
Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения, наряду с оформлением протокола о значительном несоответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикрепляется аудитором к стенду с текстом Политики в области качества (экологии). На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий карточка снимается аудитором.
Наряду с документированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и каждое замечание (уведомление) - свидетельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможности появления несоответствия.
10 Способы устранения несоответствий. Коррекция, корректирующие и предупреждающие действия. Их определения, назначение, правила осуществления, способы оценки результативности и эффективности.
Устранение несоответствия или замечания может быть предпринято в форме коррекции или корректирующих (предупреждающих) действий. Между этими понятиями существует различие.
Коррекция
Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.
При коррекции устраняется само несоответствие, а не его причина. Ввиду этого коррекция в большинстве случаев является более простой и быстрой, чем корректирующее (предупреждающее) действие.
Чаще всего коррекция сводится к различного рода разовым исправлениям, не требующим выявления причины несоответствия. Примерами коррекции могут быть: внесение поправок в оформление документации; замена прибора с истекшим сроком поверки; изоляция несоответствующей продукции; идентификация зарегистрированных данных о качестве (экологии); ознакомление с документированной процедурой незнакомого с ней сотрудника; заполнение пропущенных граф в регистрационном журнале; актуализация положения о подразделении; исправление разовых ошибок, актуализация рабочих инструкций по охране окружающей среды и др.
В подавляющем числе случаев обнаруженные несоответствия (преимущественно незначительные) устраняются посредством коррекции. В ряде случаев коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием.
Корректирующие действия
Продолжение таблицы
Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Корректирующее действие предпринимается для предотвращения его повторного возникновения. Иногда необходимость корректирующего действия наступает после неудачной коррекции.
В отличие от коррекции, корректирующее действие направлено не на одномоментное устранение несоответствия, а на устранение причины этого несоответствия. Как правило, в этом случае речь идет не о простом или случайном, а достаточно серьезном несоответствии, характеризуемом значительным расхождением между планируемым (желаемым, предполагаемым) и фактическим состоянием рассматриваемой деятельности и требующим для его устранения специального исследования. Такое несоответствие принято называть проблемой качества или проблемой экологии.
Для устранения установленной причины обнаруженного несоответствия разрабатывается несколько вариантов корректирующего действия. Ответственность за разработку и реализацию корректирующего действия несет руководитель процесса (аудитируемого подразделения). К разработке корректирующего действия может привлекаться аудитор. Выбор наилучшего варианта осуществляется на основе установленных критериев. При этом определяющим критерием корректирующего действия является его способность предотвратить или свести к минимуму возможность повторного возникновения несоответствия при допустимых затратах.
Для реализации корректирующего действия разрабатывается соответствующий план, который согласовывается с ведущим аудитором и утверждается руководителем процесса (подразделения).
После плановой реализации корректирующего действия ведущим аудитором или уполномоченным им аудитором проводится инспекционный контроль. Отметки о результатах реализации корректирующего действия делаются в журнале регистрации корректирующих действий и в журнале регистрации аудиторских проверок.
Предупреждающие действия
Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.
В отличие от корректирующего действия, предпринимаемого для предотвращения повторного возникновения несоответствия (нежелательной ситуации), предупреждающее действие предпринимается для того, чтобы несоответствие (нежелательная ситуация) не стало реальностью.
Изучение причины потенциального несоответствия представляет собой более трудную задачу, чем изучение причин обнаруженного несоответствия. При этом изучении используются достаточно сложные методы, как, например, метод FMEA (метод анализа отказов и их последствий) . Метод FMEA может быть применен как к продукции, так и к процессу. При этом FMEA продукции рассматривает риски, которые возникают у внешнего потребителя, a FMEA процесса - у внутреннего потребителя.
Вероятность превращения потенциального несоответствия в реальное под действием тех или иных причин может быть определена количественно. Согласно теории вероятностей, вероятность всякого случайного события А лежит между нулем и единицей, т.е. О < Р(А) < 1.
Известна следующая характеристика вероятностей:
|
Вероятность(Р) |
Характеристика вероятностей |
|
0,00 |
Наступление события полностью исключено |
|
0,10 |
Наступление события в высшей степени неопределенно |
|
0,20 0,30 |
Наступление события неправдоподобно |
|
0,40 |
Наступление события весьма правдоподобно |
|
0,50 0,60 |
Наступление события вероятно |
|
0,70 0,80 |
Наступление события весьма вероятно |
|
0,90 |
Наступление события в высшей степени вероятно |
|
1,00 |
Наступление события полностью достоверно |
Для устранения установленной причины потенциального несоответствия разрабатывается несколько вариантов предупреждающего действия. Ответственность за разработку предупреждающего действия несет руководитель процесса (аудитируемого подразделения). К разработке привлекается аудитор. Выбор наилучшего варианта осуществляется на основе установленных критериев. При этом определяющим критерием предупреждающего действия является его способность предотвратить возможность превращения потенциального несоответствия в реальное при допустимых затратах.
Для реализации предупреждающего действия разрабатывается соответствующий план, который согласовывается с ведущим аудитором и утверждается руководителем процесса (подразделения).
11 Поведение аудитора при аудиторской проверке. Способы общения. Содержание «Кодекса поведения» внутреннего аудитора.
Неотъемлемой частью работы аудитора является его общение с сотрудниками аудитируемого подразделения.
Общение - способ поддержания отношений человека с другими людьми, основанный на передаче и обработке информации.
Для того, чтобы сделать свое общение результативным, аудитор должен правильно интерпретировать все сигналы, которыми он обменивается с сотрудниками аудитируемого подразделения.
По данным психологов, процесс общения осуществляется через: слова (40%), жесты (10 %), интонацию (35 %), позу (5 %), выражение лица (10 %).
Для аудитора важны не только слова собеседника, но и выражение его лица, интонация речи, поза и даже малозаметные жесты. Эти составляющие общения способны передать самые тонкие оттенки чувств и настроения собеседника. По ним можно определить дружелюбие и враждебность, уважение и неуважение, доверие и настороженность, заинтересованность и равнодушие, спокойствие и беспокойство (тревогу, гнев)
Этика поведения аудитора
Этика поведения аудитора строится на необходимости строгого соблюдения определенных правил и норм нравственного поведения.
Этичное поведение аудитора - основа его профессионализма.
КОДЕКС ПОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТОРА
Принимая на себя обязательства внутреннего аудитора, подтверждаю готовность соблюдать следующие этические правила и нормы поведения:
• Действовать заслуживающим доверие и непредубежденным образом
по отношению к персоналу аудитируемого объекта.
• Ставить в известность руководителя службы внутреннего аудита о
характере своих отношений с персоналом аудитируемого объекта перед тем,
как проводить аудиторскую проверку.
• Постоянно сохранять позитивную психологическую установку на
проведение аудиторской проверки.
Способствовать поддержанию авторитета аудиторской службы.
Аудитор несет моральную ответственность за:
Аудитор должен завоевать авторитет у сотрудников аудитируе-мых подразделений организации. Основными факторами завоевания должного авторитета являются:
Аудитор должен иметь соответствующий его статусу внешний вид.
12 Заключительное совещание. Цель и порядок проведения заключительного совещания. Обязанности ведущего аудитора на совещании. Альтернатива заключительному совещанию.
Заключительное совещание проводится с целью доведения до сведения персонала аудитируемого подразделения результатов работы аудиторской группы.
Ведет заключительное совещание ведущий аудитор. Совещание протоколируется одним из членов аудиторской группы.
Ведущему аудитору следует:
По решению ведущего аудитора заключительное совещание может быть заменено на обсуждение заключения аудиторской группы с руководителем проверяемого процесса ( подразделения).