тема. Слияние. Рекомендации по рациональной работе в текстовом процессоре Word Создание таблиц Размер с.
Работа добавлена на сайт samzan.net:
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Практическое занятие 9. Создание таблиц (продолжение). Списки. Шаблоны. Стиль и тема. Слияние. Рекомендации по рациональной работе в текстовом процессоре Word
Создание таблиц
- Размер столбцов и полей в столбцах таблицы могут устанавливаться с помощью прямоугольных (границы столбца) и треугольных (начало, конец текста и отступ "красной строки") табуляторов на горизонтальной линейке.
- Создание отступа в таблице может также обеспечиваться нажатием клавиш Ctrl + Tab. Изменение (при необходимости) величины отступа: Формат – Табуляция.
- При необходимости несколько ячеек можно объединить или разбить: Таблица – Объединить (разбить ячейки) ячейки.
- При необходимости в таблице можно обеспечить различные итоговые вычисления, в частности, суммирование, для чего используется вкладка: Таблица – Формула.
В Word 2007 формула вызывается по пути: панель Работа с таблицами – Макет – Данные – Формула.
- По пути: Таблица – Сортировка осуществляется сортировка данных, как по ячейкам столбцов таблицы, так и просто по абзацам текста.
- Требования к оформлению таблиц:
- в строке заголовка – данные должны быть обязательно текстовыми, центрироваться по столбцам и выделяться жирным шрифтом;
- текстовые данные таблицы группируются у левой границы столбца с отступом;
- числовые данные таблицы смещаются к правой границе ячеек;
- обрамление всей таблицы выполняется более жирными линиями, а внутренние границы ячеек создаются максимально тонкими линиями.
Использование маркированных и нумерованных списков
Создать в своем каталоге файл по пути: правая кнопка – Создать – Документ MS Word и присвоить ему имя Списки. Напечатать текст в строках: "Первая, вторая, третья, четвертая…"
Для создания нумерованного или маркированного списка нужно сначала выполнить настройку списка, затем произвести вход в список и выход из него.
- Настройку списка выполняют по пути: Формат – Список. В появившемся окне можно выбрать:
- маркированный список;
- нумерованный список;
- многоуровневый список.
В качестве элементов управления в окне представлены образцы оформления списков, из которых выбирается наиболее подходящий вид списка.
- Вход в список можно осуществлять с помощью:
- кнопок Нумерация или Маркеры на панели Форматирование;
- подменю Формат – Список (вход в окно Список);
- (правая кнопка) – Список (вход в окно Список).
- Для маркированного списка можно использо вать знаки и рисованные маркеры: Маркированный - Рисунок и т. п.
- Настройку списка выполняют по пути: Формат - Список - (выбрать список) - Изменить или правая кнопка мыши - Список и т. п.
- Используя Окно изменения списка, настраивают шрифт, номер, с которо го нужно начать список, отступы для номера списка (Положение номера) и текста (Положение текста), удаляют точку после номера списка.
- При многоуровневом списке нужно настраивать стиль оформления каждого из уровней.
- Для перехода на новый уровень списка в многоуровневом списке используют кнопки Уменьшить отступ или Увеличить отступ на панели Форматирование).
Корректировку положения номера и положения начала текста в отдельном абзаце можно осуществить перемещением треугольных табуляторов линейки.
- Для добавления в список ненумерованных (немаркированных) абзацев или прекращение списка нужно дважды нажать Enter.
- Для отмены списка внутри списка: выделить абзац и нажать кнопку соответствующего списка на панели Форматирование.
- Для восстановления списка с нужной позиции необходимо использо вать кнопку Копировать формат.
Шаблоны
- Шаблон – это документ, включающий совокупность удачных стилевых настроек, т. е. заготовка будущего документа.
- Шаблоны документов вызываются по пути: Файл – Создать – Шаблоны - На моём компьютере.
В шаблоне содержится несколько готовых стилей оформления. В нем приняты специальные меры, исключающие возможность его повреждения.
- На базе шаблона можно:
- создать документ: Файл – Создать – Шаблоны - На моём компьютере - Сохранить как – Тип файла - Документ Word;
- создать на основе старого новый шаблон: - Сохранить как - Шаблон (при этом файл будет иметь расширение .dot).
- создать шаблон на основе имеющегося документа: Файл – Открыть – Сохранить как – Тип файла – Шаблон.
Стиль и тема документа
- Абзац – это элементарный объект оформления любого документа. Каждый заголовок документа можно тоже рассматривать как отдельный абзац.
- Настройку конкретного абзаца можно производить по пути: Формат – Абзац. Однако выполнение настроек непосредственно для каждого абзаца неэффективно и утомительно для пользователя. Автоматизация достигается путем использования стиля оформления документа.
Стили
- Стиль оформления - это совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления (линий и рамок). Благодаря этому достигается единство оформления в рамках всех создаваемых документов. Работа со стилями осуществляется по пути: Формат – Стили и форматирова ние.
- Текстовый процессор MS Word поддерживает 3 типа стилей: стили абзаца, знаковые стили (стили оформления символов) и стили таблиц.
С помощью стиля абзаца обеспечивают форматирование параметров любого абзаца (отступы, интервалы, границы и т. п.). Стиль абзаца, используемый по умолчанию, называется "Обычный".
С помощью знаковых стилей можно изменять все элементы форматирования символов: гарнитуру (тип шрифта), кегль, начертание и т. п. Стиля символа, используемого по умолчанию, не существует.
В списке стилей рядом с названием каждого стиля стоит:
- для стиля абзаца – знак конца абзаца (¶);
- для знакового стиля – символ буквы "а" с подчёркиванием (а);
- для стиля таблицы – значок таблицы.
Наличие различных типов стилей позволяет реализовать сложные приемы форматирования, например, когда внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, содержатся фрагменты текста, оформленные другим шрифтом.
Создание нового стиля обеспечивается по пути: Формат - Стили и форматирова ние – Создать стиль.
В окне Создание стиля следует:
- ввести название нового стиля в поле Имя;
- выбрать Тип стиля (стиль абзаца, знаковый или таблицы);
- выбрать стиль, на котором основывается данный стиль;
- указать стиль следующего абзаца;
- произвести необходимые настройки формата (кнопка Формат).
Выбирая соответствующие заголовки или обычный текст проводят настройку стиля. При этом стараются учесть все необходимые настройки стиля, чтобы минимизировать их в процессе форматирования документа.
Принцип наследования стиля состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет:
- до минимума сократить настройку стиля, сосредоточившись только на отличиях нового стиля от базового;
- обеспечить принцип единства оформления документа в целом.
Хотя настройка стилей и их создание достаточно сложные операции, изучить эти инструменты надо как можно раньше, т. к. это обеспечивает более высокую эффективность работы и качество разрабатываемых документов.
Для сохранения стиля в шаблоне необходимо в окне Создание стиля установить флажок Добавить в шаблон.
Темы оформления
- MS Word 2003 имеет специальное средство автоматического оформления, предназначенное в первую очередь для создания электронных документов (WEB-документов) - Темы оформления.
- Это средство открывается по пути: Формат - Темы.
- Можно изменить фоновый узор документа по пути: Формат – Фон.
Слияние
Слияние - это подготовка комплексных документов, в частности деловых писем, когда документ одинакового содержания рассылается по ряду адресов.
- Создать основной документ ( бланк письма).
Создать файл и сохранить его под именем "Деловое письмо". В файле напечатать текст:
"Генеральный директор: Организация:
Адрес:
Уважаемый ________________________ !
Прошу принять участием в выставке института.
Иванов".
- Закрыть файл Деловое письмо.
- Создать источник данных - таблицу, содержащую данные, которые необходимо изменять в каждом письме при слиянии, в частности, "Адрес":
|
Фамилия
|
Организация
|
Адрес
|
Обращение
|
|
Шмелев
|
ТОО "Вымпел"
|
Воронеж, Ивановская, 5
|
Иван Иванович
|
|
Дыбенко
|
ООО "Резерв"
|
Пенза, Челюскинцев, 2
|
Алексей Степанович
|
|
Тулин
|
ЗАО "Старт
|
Москва, Тверская, 7
|
Роман Михайлович
|
Для дальнейшего объяснения необходимо напомнить, что такое Поле.
Поле - это инструмент для вставки данных определенного вида, значение которых изменяется в документе автоматически. В данном случае полями являются столбцы: "Фамилия", "Организация", "Адрес" и "Обращение".
Вставленное поле выделяется в документе серым цветом.
- Закрыть файл Источник данных.
- Открыть основной документ.
- Открыть панель слияния по пути: Сервис – Письма и рассылки – Показать панель инструментов слияния.
- Нажать в панели инструментов слияния кнопку Открыть источник данных и в окне обзора найти созданный источник данных.
- Установить курсор в исходном документе после слова "Генеральный директор" с пробелом.
- Нажать кнопку Вставить поля слияния, в открывшемся окне выделить строку "Фамилия" и щелкнуть на кнопках Вставить и Закрыть.
- Установить курсор в исходном документе после слова "Организация" с пробелом.
- Нажать кнопку Вставить поля слияния, в открывшемся окне выделить строку "Организация" и щелкнуть на кнопках Вставить и Закрыть.
- Вставить аналогичным путём поля "Адрес" и "Обращение".
- Нажать кнопку Поля/Данные и осуществить просмотр сформирован ных писем, нажимая кнопки Вправо или Влево.
- Нажать кнопку Слияние в новый документ и выбрать те письма, которые необходимо распечатать. При этом создаются готовые формы писем, которые нужно разослать адресатам.
- При необходимости следует просмотреть и отредактировать данные всех адресатов, проверить ошибки, произвести слияние при печати и т. п.
Некоторые рекомендации по работе в текстовом процессоре Word
- Размеры полей устанавливаются по пути: Файл – Параметры страницы и для служебных документов составляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов":
- верхнее, левое и нижнее – 2 см;
- правое – 1 см.
- Для запоминания фрагментов текста с целью их дальнейшего использования при редактировании документов предназначена "Копилка" фрагментов. Используются команды:
- для запоминания фрагмента: Выделить фрагмент - Вставка – Автотекст - Создать (или Выделить фрагмент - Alt+FЗ);
- для вставки фрагмента в документ: Вставка - Автотекст - Вставить;
- для очистки копилки: Вставка - Автотекст – Удалить.
- Визуализация разрыва страницы или раздела осуществляется при нажатии кнопки Непечатаемые знаки или в режиме: Вид - Обычный. Удаление разрыва: Выделить - кнопка Delete.
- В левый угол нижнего колонтитула листа рекомендуется вставка даты разработки документа: Вставка - Поле - Дата и время - Date.
Для вставки даты можно также использовать панель "Колонтитулы": Вид – Колонтитулы.
- Документ Word может состоять как из одного, так и нескольких разделов. Раздел – это совокупность абзацев, для которых задаются специальные параметры оформления:
- размер, ориентация и поля страницы документа;
- нумерация страниц и строк;
- расположение и тип колонтитулов;
- число колонок текста и т. п.
Создание раздела осуществляется по пути: Вставка – Разрыв – Новый раздел.
PAGE 5