Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 1
Тема: «Работа в базе данных Microsoft Access».
Содержание
Как устроена база данных Microsoft Access
Понятие базы данных мы использовали при создании базы данных средствами MS Excel.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД).
Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и выбора методов отображения данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и вывод на печатающее устройство или передача по каналам связи.
Существует много систем управления базами данных. Одна из них – это СУБД Microsoft Access.
Как устроена база данных Microsoft Access (продолжение)
Запуск Access можно произвести с помощью кнопки «Пуск» - «Все программы» - «Microsoft Office» - «Microsoft Access».
После запуска Access на экране окно (см. рис. 1)
В верхней части окна Microsoft Access – основное меню, под ним – пиктографическое меню или панель инструментов (см. рис. 1) Пункты основного и пиктографического меню содержат почти те же команды, что и любое другое приложение фирмы Microsoft.
База данных Access, кроме таблиц, включает различные объекты для ввода, хранения и управления информацией. Рассмотрим основные объекты:
Таблица является основой базы данных. Каждый столбец в таблице содержит определенный тип информации и называется полем. Каждая строка содержит информацию об определенном объекте и называется записью. База данных может содержать несколько таблиц.
Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи. Многие предпочитают использовать формы для просмотра и ввода данных, т.к. при работе с формой легче сосредоточиться на конкретной информации.
Запросы предназначены для получения информации. Access может показать информацию, отвечающую определенным критериям.
Отчеты помогают отобразить информацию в более наглядной форме по сравнению с таблицами и формами. Отчеты предназначены только для вывода информации, причем не на экран, а на печатающее устройство.
Создание таблиц. Приемы работы с таблицами
База данных может содержать одну или несколько таблиц. Начать создание таблицы можно в режиме конструктора или в режиме таблицы. В режиме конструктора можно задать имена полей и выбрать тип данных, в режиме таблицы можно задать имена полей и ввести информацию в таблицу. Рассмотрим создание таблицы в режиме таблицы. Для этого в главном меню «База данных» (см. рис.1) следует отметить вкладку «Таблицы», щелкнуть кнопку «Создать» и выбрать «Режим таблицы», в результате появится окно (рис. 2). В этом окне следует дать имена полям базы и заполнить записи в полях – это и будет база данных.
Рис 2. Окно таблицы
Для того чтобы дать наименование каждому полю, следует дважды щелкнуть мышью на надписи с именем поля или перейти в режим конструктора. Для перехода в режим конструктора выбирают пункт основного меню «Вид» – «Конструктор» или щелкают мышью на соответствующей пиктограмме на панели инструментов. При переходе в режим конструктора появляется предупреждение о том, что еще не задано ключевое поле. Ключевое поле задается для того, чтобы однозначно идентифицировать каждую запись в таблице. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки «Да» будет создано ключевое поле счетчика.
Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Ключ в такой таблице может состоять из нескольких полей. Примером может служить база данных по складским запасам, в которой используются один основной и один или несколько вспомогательных инвентарных номеров.
Для того, чтобы добавить поле в таблицу в режиме таблицы, щелкают мышью на любой записи столбца или выделяют столбец и выбирают пункт основного меню «Вставка» - «Столбец». Новый столбец будет вставлен слева от выделенного столбца. Для добавления столбца в конец таблицы следует перейти в режим конструктора и дать наименование новому полю, таким же способом можно добавлять поля или столбцы в любое место таблицы. Для перемещения поля его выделяют мышью, затем нажимают еще раз на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещают поле в другое место. Поля в таблице можно сделать невидимыми, для этого поле выделяют и выбирают пункт основного меню «Формат» - «Скрыть столбцы».
Для поиска информации в большой таблице можно воспользоваться основным меню «Правка» - «Найти». В открывшемся окне следует указать параметры поиска (вверх или вниз по полю, совпадение целиком или части текста и т. д.). То же относится к замене информации или ее части, например, замена строчных букв на заглавные.
Записи в поле можно отсортировать (упорядочить) в алфавитном порядке или от меньшего к большему. Для этого поле выделяют и выбирают соответствующую пиктограмму.
Форма помогает наглядно представить каждую запись из таблицы и, с другой стороны, форма позволяет вводить новые данные. Форму можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Для создания формы необходимо выбрать вкладку «Формы» в главном меню базы данных (см. рис. 1) и щелкнуть кнопку «Создать». В открывшемся окне выбрать режим мастера форм или конструктора и указать источник формы, которым может быть таблица или запрос (рис. 3.):
Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Слева ― панель инструментов формы. На панели инструментов представлены элементы управления для создания форм. Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки.
Для добавления в форму заголовка и примечания следует щелкнуть правой кнопкой мыши в области данных формы и в открывшемся меню выбрать «Заголовок/примечание формы», здесь же можно выбрать цвет фона. Для того, чтобы дать заголовок форме, можно также выбрать пиктограмму «Надпись» на панели инструментов формы, щелкнуть в области заголовка формы и ввести текст заголовка. В форме для любого объекта можно выбирать размер, стиль, цвет шрифта. Для этого выделяют не сам текст, а отмечают мышью окно, в котором он находится.
В форму можно добавить объекты в виде рисунков или фотографий. Для этого необходимо выбрать пиктограмму «Рисунок» на панели инструментов формы, в области данных формы растянуть окно для рисунка, затем указать папку, откуда будет вставлен рисунок или фотография.
Запросы
Если пользователю необходимо получить данные из базы, нет необходимости просматривать таблицу. Достаточно использовать специальные объекты – запросы. Запрос – это специальная таблица. Запросы создаются для поиска или фильтрации информации в базе данных. Для того, чтобы создать запрос в режиме конструктора, следует щелкнуть на вкладку «Запросы» в главном меню (см. рис. 1), затем щелкнуть кнопку «Создать» и «ОК» (Рис. 4)
После выбора создания запроса в режиме конструктора на экране – окно бланка запроса (рис 5).
Бланк состоит из двух областей. В верхней отображается структура таблицы или таблиц, к которым запрос адресован. В этой части бланка двойным щелчком мыши отмечают те поля таблицы, которые требуются для запроса, при этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка. Нижняя область бланка разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей таблицы, слева – надписи для строк:
|
Подстановочный знак |
Соответствие |
|
* |
Нуль, один или более знаков |
|
? |
Один (любой) символ |
|
# |
Цифра от 0 до 9 |
Для отбора числовых данных следует использовать знаки >, <=, <, <= Для установления диапазона значений можно использовать оператор Between, например,
Between 1.1.88 and 1.1. 90
После формирования структуры запроса его сохраняют, закрывают. Для запуска запроса следует щелкнуть пиктограмму в виде восклицательного знака на панели инструментов. Запрос можно сохранить, изменить, открыть. Для изменения запроса следует открыть его в режиме «Конструктор». База данных может содержать несколько запросов.
Отчет помогает отобразить информацию из таблицы или запроса в наглядной форме. Отчеты предназначены только для вывода информации, причем не на экран, а на печатающее устройство. Отчет можно создавать в режиме конструктора или мастера отчетов. При работе в режиме мастера отчетов дополнительных сведений не требуется, следует следовать советам мастера. Отчет можно создавать в виде таблицы или в столбец.
Рассмотрим создание отчета в режиме конструктора. Работа в режиме конструктора аналогична работе с формой в этом режиме. Для этого в главном меню базы данных выбирают вкладку «Отчеты», выбирают режим конструктора и источник данных, точно также как при создании форм (см. рис. 3). После этого на экране окно конструктора отчетов (рис. 6). В области верхнего колонтитула с помощью кнопки «Надпись», расположенной на панели инструментов (на рис. 6 панель инструментов слева) в одном окне вводят заголовок отчета (например, «Отчет 1»), а в другие окна помещаются названия полей из базы данных, которые необходимо включить в отчет (например, названия полей «имя», «адрес»). В области данных с помощью кнопки «Поле», расположенной на панели инструментов (на рис. 6 эта кнопка выделена цветом) создают объекты.
На рис. 6 таких объектов три и расположены они в три столбца, чтобы в отчете информация также содержалась в столбцах.
Рассмотрим конструирование первого объекта «имя». После выбора команды «Поле» в области данных появляются два окна, расположенных по горизонтали с надписями «Поле0:» и «Свободный» (рис. 7.).
С помощью меток перемещения эти окна выстраиваются по вертикали, а с помощью маркеров размеров можно изменить размеры этих окон. В «Поле0:» должно содержаться название поля, но так как название поля (общее для всего отчета название «имя») вынесено в верхний колонтитул отчета, необходимо в области данных «Поле0:» скрыть. Для этого щелкают правой кнопкой на этом поле и выбирают команду «Свойства», либо дважды щелкают левой кнопкой мыши, и выбирают вкладку «Макет», щелкают на строке «вывод на экран», открывают список команд и выбирают команду «нет». Для того чтобы в поле «Свободный» отражались данные из таблицы, необходимо дважды щелкнуть мышью в этом поле и выбрать вкладку «Данные» или щелкнуть в этом поле правой кнопкой мыши, выбрать меню «Свойства», вкладку «Данные», затем ― в поле «данные» открыть список, щелкнув мышью на стрелке вниз, и выбрать нужные данные (для первого объекта – это «имя»), затем окно закрыть. Так как при конструировании отчета мы связали его с таблицей или запросом, в поле «данные» отображается вся информация из этой таблицы или запроса в столбец. Подобным образом создаются остальные объекты для отчета.
Задание
Контрольные вопросы