Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
24
А.М. Кононов. Руководство пользователя для студентов СИТ.
Текстовый процессор Word
Программа Microsoft Word является мощным текстовым процессором, который может использоваться для создания частной и деловой документации. Современная версия процессора позволяет не только вводить, редактировать и форматировать текстовые документы, но и содержит многие функции настольных издательских систем, включая размещение таблиц, диаграмм и иллюстраций в документе, обтекание их текстом, создание колонтитулов, использование колонтитулов и многое другое.
Пуск – Программы - Microsoft Word (или Пуск – Все программы - Microsoft Word)
При частом использовании программы целесообразно создать ярлык либо на Рабочем столе, либо в Панели быстрого запуска.
После запуска программы на экране появляется окно программы и автоматически открывается новый документ, которому присваивается имя Документ 1. Название документа располагается в зоне заголовка окна. Ниже находится строка меню, а под ней – две панели инструментов (Стандартная и Форматирование), на которых в виде кнопок представлены наиболее часто выполняющиеся команды.
Мерцающая черточка курсора указывает позицию ввода текста в окне документа. Слева и вверху расположены измерительные линейки, а справа и внизу – полосы прокрутки документа.
В левом нижнем углу окна можно заметить четыре мелких значка, с помощью которых изменяется режим отображения документа:
В правой части окна может располагаться область задач, с помощью которой можно создать новый документ или воспользоваться готовым шаблоном. Область задач появляется автоматически при создании нового документа.
В самой нижней части окна располагается строка состояния, на которую выводится информация о текущем положении курсора (номер страницы, раздел, общее количество страниц, расстояние от верхнего края страницы, номер строки и номер символа от края страницы).
Кроме этих сведений, в строке состояния выводится рабочий язык документа, значок состояния проверки правописания и четыре сокращения специальных режимов:
ЗАП – в активном состоянии сигнализирует о том, что идет запись макрокоманды;
ИСПР – включен режим записи исправлений;
ВДЛ – включен режим выделения с помощью клавиши F8;
ЗАМ – включен режим замены символов.
При каждом запуске Word автоматически создает новый документ и присваивает ему название Документ 1. Можно создавать столько открытых документов, сколько необходимо для одновременной работы, лишь бы хватило оперативной памяти компьютера.
Для создания нового документа следует выбрать в меню Файл пункт Создать или щелкнуть кнопку с изображением чистого листа на панели инструментов. Появится область задач (если ее запуск не отключен), в которой следует выбрать тип создаваемого документа (например, Новый документ). Область задач исчезнет, и откроется чистый документ.
Если необходимо создать несколько документов, то процедура повторяется.
Каждый следующий документ открывается в новом окне, и ему присваивается имя Документ 2, Документ 3 и т.д.
Переключение между окнами открытых документов осуществляется с помощью соответствующих кнопок на панели задач или с помощью меню Окно.
Перед началом вода текста желательно (а перед форматированием и оформлением обязательно) выставить правильные параметры рабочей области страницы. Для этого необходимо выполнить команду Файл – Параметры страницы, откроется окно настроек Параметры страницы.
На вкладке Поля вводят требуемые значения для полей от края страницы до границы текста. В поле переплет задается значение дополнительного отступа для переплета или подшивки документов.
На вкладке Размер бумаги задают размер листа бумаги. По умолчанию установлен размер А4, что соответствует общепринятому офисному стандарту. На этой вкладке следует указать, из какого лотка принтера будет поступать бумага (зависит от конкретной модели принтера).
На вкладке Источник бумаги необходимо указать отступ от края бумаги для колонтитулов. Колонтитулы располагаются в пределах заданных полей на передней вкладке. Поэтому необходимо предусмотреть для них место, если планируется их использование.
Для ввода текста необходимо установить курсор в нужную позицию и просто начать ввод символов. По мере ввода символов программа самостоятельно будет переносить текст на следующую строку в соответствии с заданными параметрами страницы. Лишь в том месте, где должен закончиться абзац (или нужно создать отступ в одну или более строк), необходимо нажать Enter.
В этом случае в конец предложения (абзаца) Word помещает невидимый символ конца абзаца. Это символ и другие можно увидеть, если щелкнуть на кнопке Непечатаемые знаки на панели инструментов Стандартная.
Ошибочно набранные слова или фразы будут подчеркиваться волнистой линией.
Орфографические ошибки – красной волнистой линией, грамматические – зеленой, ошибки форматирования – голубой.
Щелчок по подчеркнутому слову правой кнопкой мыши вызывает контекстное меню, в котором программа указывает, в чем, по ее мнению, состоит ошибка, и предлагает метод ее устранения.
Для исправления ошибок ввода служат клавиши BACKSPACE () или DELETE (DEL). Можно также щелкнуть на кнопке Отменить на панели инструментов Стандартная. Целые слова можно удалять комбинацией клавиш CTRL+BACKSPACE и CTRL+DELETE.
6.1. Использование мыши
В пределах видимого на экране текста проще всего щелкнуть в нужном месте текста левой кнопкой мыши. Для перемещения к областям текста выше или ниже видимого на экране необходимо воспользоваться полосой прокрутки. Щелчок мышью в разных частях полосы прокрутки может перенести на одну строку вверх или вниз, на один экран вверх или вниз. Передвигая центральный бегунок при нажатой левой кнопке мыши, можно переместиться на любую страницу документа. При этом, рядом с указателем, будет высвечиваться номер текущей страницы.
6.2. Использование клавиатуры
Для перемещения по документу с помощью клавиатуры используют клавиши со стрелками, специальные клавиши перемещения Home, End, Page Up, Page Down, а также их сочетания с клавишей Ctrl.
|
Клавиатурная команда |
Куда перемещается курсор |
|
HOME |
В начало текущей строки |
|
END |
В конец текущей строки |
|
CTRL + HOME |
В начало документа |
|
CTRL + END |
В конец документа |
|
PAGE UP |
Вверх на один экран |
|
PAGE DOVN |
Вниз на один экран |
|
CTRL + PAGE DOWN |
На одну печатную страницу вперед |
|
CTRL + PAGE UP |
На одну печатную страницу назад |
|
CTRL + |
На одно слово назад |
|
CTRL + |
На одно слово вперед |
|
CTRL + |
На один абзац вперед |
|
CTRL + |
На один абзац назад |
По умолчанию используется масштаб 100%. Щелкнув на стрелке справа от поля Масштаб, можно открыть меню изменения масштаба.
Режим "по ширине текста" увеличивает изображение настолько, чтобы полоса текста заняла всю ширину экрана. Оценить внешний вид всей страницы поможет пункт "страница целиком".
Если надо знать, как измениться изображение текста при выбранном масштабе, следует воспользоваться диалоговым окном Масштаб меню Вид.
Для просмотра и редактирования длинных документов может оказаться полезным возможность отображения документа в двух независимых окнах. Для этого в меню Окно следует выбрать команду Разделить.
На экране будет два окна, одно над другим, в котором находиться один тот же документ. Полосу разделения можно перемещать с помощью мыши. Можно листать документ независимо в каждом окне, менять режим просмотра. Однако внесение изменений в документ в одном окне аналогичным образом отражается и на документе в другом окне.
Для отмены режима следует переместить линию раздела за пределы окна или просто дважды щелкнуть на ней.
Операции редактирования документа обычно включают исправление ошибок, добавление, удаление, копирование и перемещение фрагментов текста, а также поиск и замену символов. Для выполнения большинства указанных операций требуется предварительное выделение нужного фрагмента. Выделенный текст отображается на экране белым цветом на фоне черной полосы. Можно выделить любой символ, фрагмент текста и весь документ, а затем произвести нужную операцию.
10.1. Использование мыши
Для выделения текста с помощью мыши можно воспользоваться специальной полосой выделения (левое поле документа)
|
Выделяется |
Действие |
|
Слово |
Двойной щелчок на слове |
|
Предложение |
Щелчок на предложении при нажатой CTRL |
|
Абзац |
Тройной щелчок на конце абзаца |
|
Отдельная строка |
Установка указателя мыши на левом поле документа напротив нужной строки и щелчок, когда указатель примет форму стрелки, направленной вправо |
|
Весь документ |
Команда Правка – Выделить все или щелчок на левом поле при нажатой CTRL |
|
Несколько строк |
Установка указателя мыши на левом поле напротив первой выбираемой строки и протягивание его при нажатой кнопке через все выбираемые строки |
|
Последовательность слов, строк или предложений |
Установка указателя мыши в начале фрагмента и протягивание его при нажатой кнопке до конца фрагмента |
|
Последовательность слов, строк или предложений с помощью клавиши SHIFT |
Щелчок в начале фрагмента и щелчок в конце фрагмента при нажатой SHIFT |
10.2. Использование клавиш управления курсором
Поместив курсор в начало требуемого слова или фразы, нажать клавишу Shift и. удерживая ее нажатой, нажать на клавишу со стрелкой вправо. Появится полоса выделения. Которая символ за символом будет выделять текст, пока обе клавиши удерживаются в нажатом состоянии. Аналогичным образом можно выделять текст по словам, строкам и абзацам, причем в любую сторону.
|
Сочетание клавиш |
Область выделения |
|
Shift + |
На один символ влево |
|
Shift + |
На один символ вправо |
|
Shift + |
На один строку вверх |
|
Shift + |
На один строку вниз |
|
Ctrl + Shift + |
На одно слово вправо |
|
Ctrl + Shift + |
На одно слово влево |
|
Ctrl + Shift + |
На один абзац вниз |
|
Ctrl + Shift + |
На один абзац вверх |
|
Ctrl + Shift + Home |
От курсора до начала документа |
|
Ctrl + Shift + End |
От курсора до конца документа |
|
Ctrl + A (латинская) |
Весь документ |
10.3. Использование клавиши F8
Данная клавиша используется для пошагового выделения. Для включения режима следует нажать F8 или дважды щелкнуть мышью на индикаторе ВДЛ в строке состояния. Повторное нажатие клавиши F8 выделит слово, внутри которого находится курсор. Следующие нажатия будут последовательно выделять: предложение, абзац, раздел, документ.
Выход из режима осуществляется клавишей Esc, причем текст остается выделенным и с ним можно производить требуемые операции.
Чтобы добавить текст в существующий абзац. Просто поместить курсор в нужную позицию и начать набор символов. При необходимости добавить новый абзац поместить курсор в конец предыдущего абзаца и нажать клавишу Enter.
Текст может вводиться в режиме вставки и в режиме замены. По умолчанию используется режим вставки, при котором ввод новых символов сдвигает имеющийся текст вправо.
В режиме замены (включается нажатием на клавишу Insert или двойным щелчком по индикатору ЗАМ в строке состояния) ввод новых символов производится поверх уже существующих (или вместо них) символов.
Кроме того, для замены фрагмента текста можно выделить его и начать вводить новый текст. При этом выделенный фрагмент автоматически удаляется.
Специальные символы – это могут быть значок параграфа, авторского права, единицы иностранной валюты, буквы греческого алфавита, математические символы и др. Word полностью поддерживает шрифтовой стандарт Unicode (Юникод) – универсальный набор стандартных символов, включающих буквы, цифры и знаки, использующиеся в различных языках мира.
Для вставки спецсимвола необходимо выбрать место вставки и воспользоваться командой Вставка – Символ. Откроется окно Символ.
На вкладке Символы в окне отражены наборы символов для различных шрифтов. Выбрав подходящий шрифт, найти подходящий символ и выделить его щелчком мыши. Щелчок на кнопке Вставить поместит символ в документ.
На вкладке Специальные знаки приведены комбинации клавиш для вставки наиболее часто используемых знаков пунктуации и некоторых специальных символов.
Функцию автозамены удобно использовать при частом наборе повторяющихся фраз, сокращений и наименований организаций.
Настройка параметров функции автозамены производится в окне Автозамена, которое вызывается командой Сервис – Параметры автозамены. На вкладке Автозамена в поле Заменять при вводе ввести в поле "заменить " придуманное сокращение, а поле "на: " ввести полный текст заменяемого слова или фразы, щелкнуть кнопку Добавить, чтобы новый элемент был добавлен в список.
Для повторения ввода одинаковых символов или применения одинаковых команд удобно использовать клавишу повтора F4. Word запоминает последнее выполненное действие, и при нажатии этой клавиши повторяет его.
Отмена последнего действия осуществляется нажатием комбинации клавиш Ctrl + Z или командой Правка – Отменить.
Можно отменить сразу несколько действий. Если воспользоваться кнопкой Отменить на панели Стандартная. Открыв меню этой кнопки, получим список команд, доступных для отмены. Щелчок на последней команде отменяет выбранное действие и все предыдущие.
Для удаления фрагмента текста необходимо его выделить и нажать клавишу Del (или Backspace).
Для удаления символа справа от курсора нажать клавишу Del.
Для удаления символа слева от курсора нажать клавишу Backspace.
16.1. Использование мыши
Для копирования или перемещения фрагмента текста на небольшое расстояние (в пределах видимой части экрана) следует выделить фрагмент любым способом, навести курсор на область выделения и при нажатой правой кнопке мыши переместить фрагмент в нужное место. Отпустить кнопку мыши и в контекстном меню выбрать желаемое действие.
16.2. Использование буфера обмена
Буфер обмена позволяет копировать и перемещать данные не только в пределах документа, но обмениваться данными с другими приложениями и документами.
В Office XP буфер обмена поддерживает одновременное хранение 24 документов. Для управления его содержимым во всех приложениях Office XP имеется специальная область задач, увидеть которую можно с помощью команды Правка – Буфер обмена. При этом открывается область задач буфера обмена.
Чтобы поместить какой-либо элемент в буфер обмена, необходимо выделить его и использовать комбинацию клавиш Ctrl + C (Ctrl +Insert) для копирования или Ctrl + X (Shift + Delete) для вырезания.
Соответствующие действия можно выполнить через меню Правка и контекстное меню.
Каждый новый скопированный документ становится первым в списке области задач буфера обмена, а остальные сдвигаются вниз.
Можно вставить в документ первый элемент списка или сразу все.
Чтобы вставить первый элемент списка следует использовать комбинацию Ctrl + V или Shift + Insert или щелкнуть мышкой по значку вставки на панели инструментов Стандартная.
Для вставки любого элемента списка поместить курсор в том месте. Куда надо его вставить и щелкнуть на выбранном элементе в области задач буфера обмена.
С помощью буфера обмена можно создать целый документ. Натаскав выдержек из различных источников в определенном порядке. Для помещения их в документ, выбрать команду Вставить все.
Если нужно прекратить сбор элементов в буфер обмена и убрать область задач с экрана монитора. Щелкнуть правой кнопкой мыши на значке буфера обмена в системной области панели задач и в появившемся меню выбрать пункт Прекратить сбор данных.
Пока идет работа с новым документом, он существует только в оперативной памяти компьютера. И любой сбой в работе (отключение электроэнергии, зависание ПК и т.п.) может привести к его потере. Чтобы этого не произошло, следует время от времени сохранять документ на жестком диске.
Существует несколько способов сохранения документа.
Щелкнуть кнопку Сохранить на панели Стандартная;
Использовать комбинацию клавиш Shift + F12
Файл – Сохранить
При этом откроется стандартное окно сохранения документа.
Если документ сохраняется впервые, то по умолчанию Word предлагает сохранить документ в папке Мои документы и в качестве имени файла подставляет первые слова документа. Можно дать файлу любое имя и пользуясь средствами навигации по жесткому диску, сохранить его в любой папке.
Если нужно сохранить документ в новой папке, следует щелкнуть по значку Создать новую папку, ввести имя и двойным щелчком открыть ее в окне сохранения, присвоить имя файлу и щелкнуть кнопку Сохранить.
Лучше всего сохранять документ сразу после начала работы с ним, а в дальнейшем делать это через каждые 15 минут. Кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная позволяет это делать легко и быстро.
Вместе с документом сохраняется и информация о нем. Которая включает: объем файла, дата создания и последнего изменения, имя автора, тип и название документа, комментарии и ключевые слова, статистические данные. Для просмотра этой информации следует выполнить команду Файл – Свойства.
После первого сохранения документа можно включит функцию Автосохранения.
Для этого в меню Сервис выбрать строку Параметры и в появившемся окне Параметры активизировать вкладку Автосохранение. В поле ввода Параметры сохранения установить маркер в строку Сохранять каждые, указать временной интервал и ОК.
Если надо сохранить документ (копию документа) на другом диске и под другим именем, то лучше воспользоваться меню Файл Сохранить как.
Если закрыт один документ и нужно приступить к работе с другим, необходимо открыть соответствующий файл в окне word. Для этого надо щелкнуть на кнопке Открыть панели Стандартная или использовать комбинацию Ctrl + O (или Файл – Открыть). Откроется диалоговое окно выбора файла, в котором следует, используя средства навигации, выбрать нужный файл, а затем щелкнуть на кнопке Открыть.
Если необходимо открыть сразу несколько файлов, то нажать и удерживать клавишу Ctrl, щелкая мышью на всех файлах, которые нужно открыть. Затем отпустить клавишу Ctrl и щелкнуть на кнопке Открыть.
Если производилась работа над несколькими файлами, то их названия появятся в меню Файл перед командой Выход. Это список файлов быстрой загрузки, причем первым в нем стоит документ, с которым работа производилась позже всех. Щелчок на любом из них приводит к загрузке документа.
По умолчанию список содержит четыре файла. Но это значение можно изменить с помощью команды Сервис – Параметры. Откроется окно Параметры, в котором на вкладке Общие в опции Помнить список из … файлов установить нужное количество и ОК.
Для печати документа выбрать в меню Файл пункт Печать или использовать комбинацию Ctrl + P. В диалоговом окне Печать надо указать требуемый интервал страниц: печать все, текущую, выделенный фрагмент или отдельные номера страниц.
Можно распечатать только четные или нечетные страницы, выбрав соответствующий вариант в выпадающем списке Включить.
Включение опции Двусторонняя печать приведет к появлению запроса на повторную загрузку бумаги после завершения печати с одной стороны.
Опция Печать в файл позволяет распечатать документ виртуально" и получить специальный файл с расширением .prn на диске. В дальнейшем можно распечатать этот файл в другом месте, где имеется принтер.
Word способен представить документ на экране в том виде, в каком он выведен на печать, а также произвести саму печать при наличии принтера, подключенного к компьютеру.
Чтобы убедиться в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используют режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим служит кнопка Предварительный просмотр на Панели инструментов Стандартная или команда Файл Предварительный просмотр.
Для просмотра нескольких страниц одновременно надо щелкнуть на кнопке Несколько страниц (в режиме Предварительный просмотр) и указателем мыши выделить столько полей, сколько необходимо.
Если последняя страница документа содержит совсем мало текста, то с помощью кнопки Подгонка страниц можно автоматически втянуть текст. Word так изменит размер шрифта, чтобы текст занимал на страницу меньше места. Если работа программы не понравилась, то, не выходя из режима предварительного просмотра, щелкнуть на кнопке Отменить на панели инструментов или использовать комбинацию клавиш Ctrl + Z.
В деловых документах принято использовать не более трех различных шрифтов в одном документе. Это облегчает восприятие текста и не утомляет глаза.
Сам термин шрифт по существу является жаргоном. Правильно использовать термин гарнитура, которая объединяет в себе семейство начертаний (или шрифтов): прямой (roman), наклонный или курсив (italic), полужирный (bold).
Все шрифты делятся на три основные категории:
Использование шрифтов с засечками улучшает читабельность текста, рубленные шрифты используются в заголовках газет и книг. Декоративные шрифты позволяют имитировать различные стили рукописного текста. применение декоративных шрифтов позволяет сделать документ бросающимся в глаза, что находит применение в рекламных публикациях. Наиболее известный декоративный символьный шрифт в составе Windows XP – Windings.
Каждый шрифт имеет название, размер и одно или несколько начертаний: прямой, наклонный, полужирный.
Название шрифта определяет графический рисунок всего семейства начертаний.
Для изменения шрифта фрагмента текста выделить его и выбрать из списка шрифтов в панели форматирования подходящую гарнитуру.
Размер шрифта задается в пунктах (points): один пункт равен 1/72 дюйма. 1 дюйм = 2,54 см. Соответственно 72 пункта – 1 дюйм, 36 пунктов составляют полдюйма, а 18 пунктов - четверть дюйма.
Некоторые шрифты имеют специальные названия, например:
|
ВЕЛИЧИНЫ ТИПОМЕТРИЧЕСКИХ ВЕЛИЧИН |
||
|
в пунктах |
в миллиметрах |
|
|
нонпарель |
6 |
2,25 |
|
петит |
8 |
3,00 |
|
корпус |
10 |
3,76 |
|
цицеро |
12 |
4,50 |
Для выделения заголовков или фрагментов текста используются различные начертания шрифта:
Прямой, курсив, полужирный, подчеркнутый. Для применения наиболее популярных разновидностей начертания используются соответствующие кнопки на панели форматирования: Ж, К, Ч.
Кроме обычных начертаний, Word предоставляет возможность использовать различные видоизменения различных символов или текстовых фрагментов. Для использования этих возможностей следует выделить шрифт и выполнить команду Формат – Шрифт. Откроется окно Шрифт, в котором можно задать сразу все параметры форматирования символов.
Можно использовать и клавиатурные комбинации:
|
Сочетания клавиш |
Действие |
|
Ctrl + Shift + B |
Выделить полужирным |
|
Ctrl + Shift + I |
Выделить курсивом |
|
Ctrl + Shift + U |
Выделить подчеркиванием |
|
Ctrl + Shift + D |
Выделить двойным подчеркиванием |
|
Ctrl + Shift + A |
Сделать все буквы прописными |
Повторное нажатие комбинации клавиш отменяет действие.
Под форматированием абзаца обычно понимают выравнивание текста, применение отступов, задание межстрочного интервала внутри абзаца и расстояние между абзацами. Использование рамок и линий вокруг и между абзацами.
Для форматирования абзаца достаточно поместить курсор в любое место абзаца. Для форматирования нескольких абзацев их надо выделить.
25.1. Выравнивание текста
Выравнивание текста осуществляется щелчком на кнопке на панели форматирования: По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине.
По умолчанию используется выравнивание по левому краю документа.
Стандартом оформления книг и деловых документов является выравнивание по ширине документа.
Выравнивание по центру используется главным образом в заголовках, подписях, объявлениях, афишах.
Выравнивание по правому краю используется чаще всего в художественных изданиях, в качестве сопровождения к иллюстрациям в каталогах, в рекламных материалах.
Можно использовать и клавиатурные комбинации:
|
Сочетания клавиш |
Действие |
|
Ctrl + L |
Выровнять влево |
|
Ctrl + R |
Выровнять вправо |
|
Ctrl + J |
Выровнять по ширине |
|
Ctrl + E |
Выровнять по центру |
Повторное нажатие комбинации клавиш отменяет действие
25.2. Отступы и интервалы
Абзацные отступы и интервалы между абзацами позволяют облегчить зрительное восприятие текста.
Отступы могут быть заданы слева, справа, перед абзацем и после него. Кроме того, специальные отступы могут применяться к первой строке абзаца, для создания "красной" или висячей строки.
Для задания отступов и интервалов используется диалоговое окно Абзац меню Формат. В этом окне можно задать все атрибуты выбранного абзаца или группы абзацев.
Традиционным в нашей стране является использование отступа ("красной" строки).
Важным элементом форматирования является межстрочный интервал.
25.3. Положение текста на странице
Вкладка Положение на странице окна Абзац имеет ряд переключателей, которые управляют расположением строк абзаца в нижней части страницы.
По умолчанию здесь имеется только один флажок рядом с опцией Запрет висячих строк. Это означает, что программа не допустит появления одиночной строки конца абзаца в верхней строке страницы или одиночной строки начала абзаца в самой нижней строке.
25.4. Создание списков
В деловой документации часто встречаются различные перечисления, состоящие из нумерованных абзацев – списков.
Самый простой способ создания нумерованных списков – ввести цифру 1, затем точку, пробел и набрать абзац. После нажатия клавиши Enter программа преобразует первый абзац в первый пункт списка и выведет цифру 2 с точкой. Чтобы прекратить процесс нумерации, необходимо дважды нажать клавишу Enter.
Можно преобразовать уже набранный абзац в нумерованный или маркированный список. Для этого выделить абзац и щелкнуть на кнопке Нумерация или Маркеры на панели Форматирования.
Можно отредактировать значки и отступы, воспользовавшись командой Формат – Список. На вкладках Маркированный и Нумерованный выбрать тип списка и при необходимости щелкнуть кнопку Изменить. Откроется диалоговое окно, где можно выбрать маркер, размер отступа текста и др.
25.5. Применение табуляции
Позиции табуляции разбивают горизонтальную протяженность страницы на несколько частей, расстояние между которыми задается с помощью меню Табуляция. По умолчанию табуляции расставлены через каждые 1,25 см. Эти позиции не видны на странице, пока пользователь не нажмет клавишу Tab. При этом в текст вставляется невидимый значок, который сигнализирует программе о необходимости перейти к следующей позиции табуляции.
При использовании табуляции каждая строка набирается по схеме: слово – Tab – слово – Tab – слово. Затем можно выделить все строки и с помощью команды Формат – Абзац задать отступ слева, установить позиции табуляции, каждый раз нажимая кнопку Установить, а затем ОК. Дополнительные опции позволяют установить после маркера табуляции заполнитель, а также ориентировать текст относительно позиции табуляции (по левому краю, по правому краю, по центру, по разделителю десятичного числа).
25.6. Использование линейки
Непосредственно под панелью форматирования может располагаться линейка форматирования с нанесенной разметкой. На ней присутствуют несколько маркеров, а слева от линейки расположена кнопка выбора табуляции.
Назначение маркеров:
|
Маркер |
Название |
Назначение |
|
|
Отступ первой строки |
Устанавливает абзацный отступ |
|
|
Выступ |
Устанавливает позицию начала второй и последующих строк |
|
|
Отступ слева |
Устанавливает величину левого отступа |
|
|
Отступ справа |
Устанавливает правую границу абзаца |
Маркеры передвигаются по линейке с помощью мыши. Позиции табуляции устанавливают щелчком мыши на линейке. Установленный маркер табуляции также можно передвигать с помощью мыши по линейке.
25.7. Буквицы
Буквицы представляют собой специальный способ форматирования первой буквы абзаца, которая увеличивается в размере, занимая по высоте две или более строк текста.
Для вставки буквицы надо поместить курсор в любое место нужного абзаца и выбрать команду Буквица из меню Формат.
В диалоговом окне можно задать тип буквицы (внутри абзаца или висячую), размер буквицы, шрифт и расстояние до текста.
26.1. Создание линий (границ) и рамок
Для создания линий достаточно ввести с клавиатуры три запрограммированных символа и нажать клавишу Enter. Word преобразует их в линию, тип которой соответствует введенным символам.
|
Тип линии |
Символ |
|
Одинарная |
- (дефис) |
|
Двойная |
+ |
|
Пунктирная |
* (эвездочка) |
|
Волнистая |
~ (тильда) |
|
Тройная декоративная |
# (диез) |
Для создания рамок необходимо выделить абзац или символ и выбрать из меню Формат команду Граница и заливка. Откроется диалоговое окно Границы и заливка.
На вкладке Граница можно выбрать тип линии, толщину, цвет, а также стандартный тип обрамления (рамка, тень, объемна рамка) или задать вручную на шаблоне справа необходимые границы. Чтобы установить необходимые отступы границ от текста. следует щелкнуть кнопку Параметры и ввести необходимые значения. Кнопка Горизонтальная линия откроет окно, в котором представлено множество художественных образцов оформления горизонтальных линий.
На вкладке Страница определяются соответствующие границы страницы. Специальная кнопка Рисунок открывает список шаблонов для художественного оформления страниц.
Если нужно, чтобы в документе границы были только на определенных страницах, необходимо предварительно разбить документ на разделы. Затем поместить курсор внутри требуемого раздела и применить к нему команду Границы и заливка.
26.2. Создание заливок текста и фона
Чтобы изменить цвет символов, необходимо выделить фрагмент текста, щелкнуть на стрелке рядом с кнопкой Цвет шрифта на панели форматирование (большая буква А) и выбрать один из предложенных цветов. Если подходящего цвета нет, то следует щелкнуть кнопку Другие цвета. Откроется диалоговое окно, в котором на вкладке Обычные цвета в виде шестигранника приведен расширенный набор цветов, а вкладка Спектр позволяет выбрать желаемый цвет из всего спектра видимых цветов.
Кнопка Выделение цветом предназначена для выделения фрагментов текста (слова, предложения, абзаца), как это делают на бумаге с помощью цветных маркеров. Цветная полоса подкладывается под нанесенный сверху текст.
Вкладка заливка также дают возможность выделить цветом фрагмент выделенного текста. Здесь можно выбрать желаемый цвет заливки из предлагаемых образцов в области Заливка или, щелкнув на кнопке Другие цвета, назначить любой другой цвет. Другой способ – обратиться к области Узор. Здесь можно определить цвет фона и в списке Тип выбрать подходящий оттенок.
Если выделена только часть абзаца, опция Применить к позволяет выбрать, применить ли заливку только к выделенному фрагменту или ко всему абзацу.
26.3. Использование фона
Заливку или узор можно применить и ко всему документу. Для этого необходимо в меню Формат подвести курсор к пункту Фон и в дополнительном меню выбрать команду Способы заливки. В открывшемся диалоговом окне с четырьмя вкладками можно задать в качестве фона сплошной цвет, градиентную заливку. Повторяющуюся текстуру, узор или какой-либо рисунок. Документ с выбранным фоном можно увидеть только в режиме Web-страницы. Фон не появляется и при распечатке страниц на принтере.
Исключением является имитация водяных знаков. Для добавления водяных знаков следует выбрать в меню Формат команду Фон и в появившемся меню щелкнуть на пункте Подложка. Откроется окно, в котором можно выбрать необходимый шаблонный текс (или ввести свой). Доступен выбор шрифта, цвета, расположения (по диагонали или горизонтально), полупрозрачность. Щелчок на кнопке ОК отобразит выбранный вариант на всех страницах, и результат можно увидеть в режиме разметки или в окне предварительного просмотра перед печатью.
Использование таблиц упрощает для пользователя представление структурированной информации. Таблицы представляют собой прямоугольную область, состоящую из строк и столбцов. Пересечение этих элементов образует ячейку, в которой могут храниться текст, рисунки. Числовые данные.
Очевидная область применения таблиц – отображение списков числовых данных (технических характеристик, расписаний, прайс-листов). Кроме этого, таблицы можно использовать для создания бланков и форм, размещения на странице сложно структурированного текста, рисования пересекающихся горизонтальных и вертикальных линий, а также для проведения несложных расчетов.
Самый простой способ создать таблицу – поместить курсор в пустую строку и воспользоваться кнопкой Добавить таблицу на панели Стандартная. Щелчок на этой кнопке откроет окно, расчерченное на квадраты. Установив мышь в область с квадратами, нажать кнопку мыши и, смещая указатель вправо и вниз, расширить область настолько, чтобы она вмещала необходимое количество строк и столбцов, при этом текстовая строка информирует о размере создаваемой таблицы. При отпускании кнопки мыши Word создаст таблицу в том месте, где находился курсор.
При наведении курсора на таблицу становятся видны маркер перемещения таблицы (вверху слева), перетащив который можно переместить всю таблицу, и маркер изменения размеров таблицы (внизу справа).
По умолчанию Word помещает таблицу на всю длину страницы, а ширина столбцов вычисляется автоматически. Высота каждой ячейки составляет одну строку.
Более широкие возможности предоставляет команда Таблица – Вставить – Таблица. Откроется диалоговое окно, в котором можно ввести нужное количество строк и столбцов, задать способ определения ширины столбца. Щелчок на кнопке Автоформат откроет окно с готовыми шаблонами оформления таблицы. выбрав понравившейся вариант следует щелкнуть ОК. Вернувшись в первоначальное окно, опять щелкнуть ОК. Таблица будет создана.
Если текст набран, то для преобразования его в таблицу необходимо расставить знаки табуляции в тех местах текста, где он должен быть разделен на столбцы, затем выделить текст и выполнить команду Таблица – Преобразовать – Текст в таблицу.
Сложные таблицы можно нарисовать вручную с использованием специальных средств рисования таблиц.
Для создания таблицы необходимо выполнить следующее:
30.1. Ввод данных
Для ввода данных необходимо поместить курсор в соответствующую ячейку и ввести требуемый текст или числовые данные. По мере ввода текста высота ячейки (и всей строки) автоматически увеличивается по мере необходимости. Нажатие клавиши Enter создает новый абзац внутри ячейки.
Перемещение между ячейками осуществляется с помощью мыши, клавиш управления курсором или нажатием клавиши Tab. Если нажать Tab в последней (правой нижней) ячейке таблицы, то создается новая строка с теми же параметрами форматирования, что и предыдущая.
30.2. Выделение элементов таблицы
Для проведения манипуляций с таблицами необходимо выделить преобразуемый элемент.
Данные внутри ячейки выделяют теми же средствами, что и обычный текст. Для выделения всего содержимого ячейки, строки, столбца, всей таблицы можно воспользоваться командой Таблица – Выделить.
|
Элемент |
Действие для выделения |
|
Ячейка |
Подвести указатель мыши к левому нижнему углу ячейки, пока он не превратится в черную сплошную стрелку, направленную вправо и вверх. Щелкнуть левой кнопкой мыши. |
|
Строка |
Щелкнуть мышью в полосе выделения. |
|
Столбец |
Расположить указатель мыши над верхним краем столбца так, чтобы он превратился в черную сплошную стрелку, направленную вниз, и щелкнуть левой кнопкой. |
|
Таблица |
Навести указатель таблицы на маркер перемещения таблицы (он превратится в перекрестие со стрелками) и щелкнуть левой кнопкой. |
30.3. Добавление строк и столбцов
Чтобы добавить строку в таблицу, выделить ближайшую строку до или после предполагаемого места вставки и выбрать в меню Таблица команду Вставить и далее Строки выше или ниже). Для вставки нескольких строк необходимо выделить эквивалентное количество строк.
Если необходимо добавить несколько строк в конец таблицы, поместить курсор в пустую строку непосредственно под таблицей и выбрать команду Таблица - Вставить – Строки выше. На экране откроется окно, в котором следует ввести требуемое количество строк и щелкнуть ОК.
Добавление столбцов осуществляется аналогичным способом с помощью команды Таблица – Вставить и далее Столбец слева (или Столбец справа).
30.4. Удаление строк и столбцов
Для удаления строк и столбцов (или всей таблицы) необходимо выделить требуемый элемент таблицы и выбрать в меню Таблица пункт Удалить, а затем указать нужный элемент.
Использование клавиши Delete приводит лишь к удалению данных из выделенных строк или столбцов. Только если выделена вся таблица и один или несколько знаков после нее, нажатие клавиши Delete приведет к удалению таблицы и выделенных символов.
30.5. Регулировка ширины столбцов
Для простых таблиц можно использовать мышь. Для этого поместить указатель мыши над вертикальной границей первого и второго столбцов (3 и 4, и т. д) и, после того как указатель мыши превратится в двунаправленную стрелку, перетащить границу влево (или вправо) при нажатой левой кнопке мыши.
Можно задать желаемую ширину каждого столбца. Для этого поместить указатель мыши в нужный столбец и выбрать в меню таблица пункт Свойства таблицы. В открывшемся окне щелкнуть на вкладке Столбцы и ввести точные размеры. С помощью кнопок внизу этого окна можно переходить из одного столбца в другой, не выходя из диалогового окна.
Если таблица должна занимать всю ширину документа, можно воспользоваться командой Таблица – Автоподбор. Откроется меню, в котором можно выбрать пункт По ширине окна. Программа будет автоматически определять требуемую ширину столбцов.
В случае выбора метода По содержимому ширина столбца будет автоматически меняться в зависимости от максимальной длины строки в нем.
Всегда можно вернуться к столбцам одинакового размера, выбрав, Таблица – Автоподбор – Выровнять ширину столбцов.
30.6. Изменение высоты строк
По умолчанию строки расширяются или уменьшаются автоматически в соответствии с самой широкой строкой в ячейке. Другой способ: поместить курсор в строку, вызвать диалоговое окно Свойства таблицы, перейти на вкладку Строка и задать нужный размер, а в списке рядом выбрать опцию Точно. При этом строка перестанет расширяться, сколько бы текста в нее не вводилось. Если таблица занимает несколько страниц, то щелчок на переключателе Повторять как заголовок на каждой странице вызовет автоматическое повторение заголовка таблицы на каждой странице.
30.7. Разделение таблицы
Таблицу можно разделить по горизонтали на две независимые таблицы. Для этого следует поместить курсор в строку, которая окажется первой в новой таблице, и выбрать в меню Таблица пункт Разбить таблицу.
Для вертикального разбиения таблицы нет специальной команды. Для этого выделить столбцы, которые предполагается перенести в новую таблицу, и вырезать их с помощью комбинации клавиш Ctrl + X или щелчком мыши на кнопке с изображением ножниц в панели Стандартная. Затем переместить курсор в то место, где надо разместить новую таблицу, и выполнить команду вставки вырезанных ячеек (Ctrl + V или щелчок мыши на кнопке Вставить).
30.8. Форматирование текста в таблицах
Для форматирования текста внутри ячеек таблицы применяются те же средства, что и при форматировании обычного текста. В ячейках можно задавать поля, т.е. отступы текста от границ ячейки. По умолчанию отступы сверху и снизу отсутствуют, а справа и слева составляют 1,9 мм. Чтобы изменить эти значения, следует вызвать диалоговое окно Свойства таблицы и перейти на вкладку Таблица, щелкнуть по кнопке Параметры. Откроется окно, в котором устанавливают требуемые значения.
Можно определить позиционирование текста и по вертикали. Для этого следует выделить ячейку и открыть окно Свойства таблицы, перейти на вкладку Ячейка и щелкнуть на нужной пиктограмме вертикального размещения.
Для одновременного горизонтального и вертикального выравнивания текста в ячейке следует поместить курсор в ячейку (или выделить группу ячеек) и щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором следует навести указатель на пункт Выравнивание в ячейке и выбрать требуемый способ из девяти возможных.
Для вращения текста в ячейках следует выделить ячейку и выполнить команду Формат - Направление текста, затем выбрать подходящий вариант.
30.9. Слияние и разбивка ячеек
Чтобы объединить (слить) две или более ячеек, выделить их и выбрать в меню Таблица пункт Объединить ячейки. При этом образовавшаяся новая ячейка будет выделена.
Для разбивки одной ячейки на несколько более мелких ячеек следует выделить ячейку и воспользоваться командой Разбить ячейки.
По умолчанию таблица располагается у левой границы текста.
Для другого способа выравнивания таблицы следует поместить курсор внутрь таблицы и перейти на вкладку Таблица. Затем задать необходимый способ выравнивания и возможность обтекания текстом, щелкая на соответствующих пиктограммах. Для вступления в действие настроек щелкнуть ОК.
Выделить цветом, нарисовать границы таблицы или отдельных ячеек можно с помощью команды Границы и заливка меню Формат. Для этого необходимо выделить отдельный элемент таблицы и выбрать нужное оформление. Вид линий задается выбором нужной толщины и щелчком в соответствующей области шаблона.
Можно вставить в документ рисунки или фотографии. Word поддерживает основные форматы файлов: .jpg, .gif, .tif, .eps, .wmf, .bmp.
Для вставки рисунка необходимо поместить курсор в место вставки и в меню Вставка навести указатель мыши на пункт Рисунок. В дополнительном меню следует выбрать:
Картинка – если предполагается вставить картинку из библиотеки рисунков, поставляемых с программой;
Из файла – если рисунок записан в виде файла на диске;
Со сканера или камеры – если они подключены и на компьютере установлено необходимое программное обеспечение.
Для изменения размера помещенного объекта выделить его и потянуть за один из ограничителей в нужную сторону. Если необходимо сохранить пропорции объекта, то следует держать нажатой клавишу Shift. Удерживание нажатой клавиши Ctrl приводит к тому, что центр объекта остается на месте.
Для скрытия части изображения следует щелкнуть внутри рисунка. При этом откроется панель Настройка изображения, в которой следует щелкнуть кнопку Обрезка, навести указатель обрезки на маркер, расположенный в середине выбранной стороны рисунка, и перетащить его к центру. Если удерживать нажатой клавишу Ctrl, изображение обрезается равномерно с четырех сторон.
По умолчанию рисунок при вставке помещается в строку текста. Можно поместить рисунок поверх текста или под него, исключив обтекание.
Для выбора желаемого варианта следует щелкнуть по рисунку правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выбрать пункт Формат рисунка. На экране откроется диалоговое окно, в котором следует перейти на вкладку Положение, где и выбрать требуемый стиль обтекания щелчком мыши на пиктограмме. Более подробно возможные варианты можно посмотреть, щелкнув на кнопке Дополнительно.
В документ можно вставить диаграммы, текстовые файлы, другие документы Word, художественные надписи, созданные в WordArt, организационные диаграммы, а также векторные рисунки. Средства для создания этих объектов вызываются автоматически при выборе соответствующей команды меню Вставка.
Кроме сносок, располагаемых под текстом, Word различает и концевые сноски, располагаемые в конце документа.
Сноски состоят из трех элементов: разделителя (линии), знака сноски и ее текста. Ограничения на размер сноски нет. Допускается также изменять вид разделителя – линии, отделяющей текст сноски от основного текста.
Для вставки сноски необходимо перейти в режим Разметка страницы, поместить курсор в то место документа, где будет располагаться значок сноски, а затем выполнить команду Вставка – Ссылка – Сноска. Откроется окно, в котором можно выбрать тип сноски, способ нумерации и др.. Выбрав желаемые параметры (или оставить по умолчанию) щелкнуть ОК. В нижней области страницы появится знак сноски и курсор рядом с ним, предлагая ввести текст сноски.
Формулы часто используются в технической документации, в научных статьях, а также в финансовых отчетах. В состав Word входит специальная утилита (вспомогательная программа) – редактор формул Microsoft Equation 3.0.
Для вставки формулы в документ необходимо поместить текстовый курсор в место вставки и выполнить команду Вставка – Объект - Microsoft Equation 3.0 - ОК. На экране появится плавающая панель формульного редактора и область для ввода формулы в виде прямоугольного графического блока.
Если приходиться часто пользоваться Редактором формул, то можно на панель инструментов поместить пиктограмму для его вызова: .Для этого надо щелкнуть по треугольнику, направленному вниз в правой части панели инструментов, навести указатель мыши на строку Добавить/удалить кнопки и в открывшемся меню щелкнуть на пункте Настройка…. На экране откроется окно с тремя вкладками. Перейти на вкладку Команды и в левой части списка категорий выбрать щелчком строку Вставка. Прокрутить список, пока не будет найдена строка Редактор формул. Поместить указатель мыши на этой строке (на изображении кнопки) и удерживая левую кнопку мыши нажатой, перетащить кнопку на панель инструментов.
Редактор формул работает непосредственно в окне программы Word. Из окна автоматически удаляются все панели инструментов, заменяется строка меню и открывается новая панель инструментов Формулы.
Панель инструментов Формулы содержит две строки кнопок. Верхняя строка позволяет вводить отдельные символы или дополнительные значки к символам. Нижняя строка используется для создания шаблонов, которые могут включать в себя несколько полей для ввода символов. Примером такого шаблона может служить знак радикала, который включает поле для показателя корня и поле для ввода подкоренного выражения.
При вводе формул можно также использовать любые символы, вводимые с клавиатуры. Таким образом, вводятся константы, названия переменных и вспомогательные комментарии, если формула должна их содержать.
Переход от одного поля ввода к другому осуществляется при помощи курсорных клавиш. Размер курсора и специальная подчеркивающая линия показывают, в каком из полей производится ввод. Выбрать поле можно и щелчком мыши. Если необходимо вставить пробел между символами используют клавиатурную комбинацию CTRL + Пробел.
Для записи комментариев (текста) к формулам следует в меню Редактора формул выбрать команду Стиль Текст. В этом случае для вставки пробелов используют клавишу Пробел.
После завершения ввода и редактирования формулы можно вернуться к редактированию документа путем нажатия клавиши ESC. Формула включается в документ на правах графического объекта. Двойной щелчок на имеющейся формуле позволяет вернуться к ее редактированию.
Рассмотрим в качестве примера ввод и редактирование формулы
Формула будет размещена там, где находится курсор. Запускаем Редактор формул (Вставка
Объект Microsoft Equation 3.0. – ОК.)
алфавита клавишами левый (правый) CTRL + SHIFT (для ввода комментария в формуле на
русском языке - переключиться в русский алфавит левый (правый) CTRL + SHIFT).
Набираем второе выражение и возвращаемся в Документ щелчком мыши вне окна Microsoft Equation 3.0.
Щелчок по формуле правой кнопкой мыши открывает контекстное меню формулы, которое позволяет удалить формулу (команда Вырезать), копировать формулу в буфер обмена (команда Копировать) и вставлять из буфера (команда Вставить), вносить изменения в формулу (команда Изменить Формула и Открыть Формула), производить операции по обрамлению формулы и вставлять название формулы.
Колонтитулами называют специальные элементы оформления, которые располагаются в верхнем или нижнем поле страницы. Эти элементы содержат информацию, которая должна выводиться на каждой странице документа или его части. Это может быть название документа или его раздела, название фирмы или ее логотип, фамилия автора и т.д. В простейшем случае колонтитулом является номер страницы.
Колонтитулы всегда присутствуют на странице, даже когда они остаются незаполненными. Для них всегда резервируется место вверху и внизу страницы (В верхней части страницы размещается верхний колонтитул, а внизу - соответственно нижний), а расстояние до края страницы определяется в диалоговом окне Параметры страницы, которое вызывается из меню Файл. В этом окне можно установить независимые колонтитулы для четных и нечетных страниц, отметив соответствующий флажок. На каждой странице одновременно может выводиться нижний и верхний колонтитулы.
Для создания колонтитула следует щелкнуть пункт Колонтитулы в меню Вид. При этом программа автоматически включает режим разметки страницы, текст документа затемняется и на экране появляется поле ввода колонтитула и панель инструментов Колонтитулы. Можно ввести любой текст или выбрать из списка Вставить автотекст наиболее часто используемые варианты. Помимо текста можно вставить графические изображения.
Если кроме верхнего колонтитула необходимо вставить и нижний, то следует щелкнуть на кнопке Верхний/нижний панели Колонтитулы.
Содержание колонтитула можно изменить в любой момент. Для этого следует дважды щелкнуть на его затемненном изображении в режиме разметки страницы.
Чтобы исключить появление колонтитула на первой странице в окне Параметры страницы надо поставить флажок в опции Различать колонтитулы первой страницы. После этого прейти на первую страницу документа, вывести область колонтитула двойным щелчком на нем и стереть его содержимое.
Вставить номер страницы можно с помощью панели Колонтитулы.
Можно использовать более простой вариант Вставка – Номера страниц. Откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать вариант размещения номера страницы в документе и способ выравнивания. Для подавления отражения номера на первой странице документа необходимо поставить соответствующий флажок.
Кнопка Формат открывает диалоговое окно задания формата номера страницы. По умолчанию используются арабские цифры, а нумерация начинается с единицы.
При создании сложных документов иногда требуется разбить документ на разделы. В новом разделе можно изменить как разметку документа, так и его ориентацию. Введение нового раздела полезно, если надо изменить для части документа один или несколько следующих параметров:
На практике это позволяет объединить в одном документе основной текст, широкие таблицы и диаграммы. Расположенные по ширине листа, дополнительные данные, представленные в виде многоколоночного текста.
Для вставки границы раздела необходимо выполнить команду Вставка – Разрыв. Откроется окно, в котором верхние переключатели позволяют вставить принудительный переход на новую страницу, колонку, строку. Нижняя группа касается способов вставки раздела.
Можно начинать раздел:
В режиме разметки вставка раздела обозначается двойной пунктирной горизонтальной чертой.
Размещение текста в несколько колонок делает его более компактным и облегчает его восприятие.
Для использования этого приема необходимо предварительно превратить часть документа в отдельный раздел, отметив его верхнюю и нижнюю границы. Затем поместить курсор внутрь выбранного раздела и выбрать в меню Формат пункт Колонки. В открывшемся диалоговом окне выбрать требуемое число колонок и их вид (одинаковые или разной ширины). Если выбрать только число колонок, то программа автоматически рассчитает их ширину в зависимости от указанного промежутка между ними. После щелчка по кнопке ОК внешний вид раздела преобразиться.
При желании можно установить ширину колонок и размер промежутка между ними вручную, а также указать, нужен ли разделитель между ними. В нижнем списке Применить должно быть выбрано значение К текущему разделу.
При создании больших документов требуется соблюдать одинаковое оформление однотипных фрагментов текста: заголовков одного уровня, основного текста, примечаний, ссылок, примеров и пр. Каждый из этих фрагментов может быть оформлен с использованием различных шрифтов, начертаний, размера шрифта, отступов слева и справа от края страницы, а также от верхних или нижних абзацев.
Использование стилей позволяет существенно упростить работу над сложными документами, гарантирует единообразие форматирования однотипных элементов текста.
Каждый стиль имеет наименование.
Для того, чтобы оформить какой-либо абзац текста требуемым образом, достаточно поместить в него курсор и назначить ему нужный стиль.
42.1. Стили символов и стили абзацев
Word различает два вида стилей: для форматирования абзаца целиком и для форматирования группы символов.
Стиль абзаца включает в себя как параметры форматирования абзаца (выравнивания, отступы, заливки, границы, метки табуляции), так и параметры форматирования всех символов абзаца (шрифт, начертание, размер, цвет).
Стиль символов содержит только параметры форматирования символов, которые могут быть заданы с помощью команды Шрифт меню Формат. Стиль символов позволяет менять внешний вид лишь выделенных символов.
44.2. Создание и изменение стиля
В состав Word входит много встроенных стилей оформления документов. Для использования готовых стилей следует выделить фрагмент текста и в меню Формат выбрать пункт Стили и форматирование. В правой части рабочей области окна Word появится специальная область, в верхней части которой показаны атрибуты форматирования текущего фрагмента текста. Ниже расположены кнопки команд Выделить все и Создать стиль. В центральной части области приведен список десятков встроенных стилей, включающих стили для заголовков, таблиц, маркированных списков, фрагментов основного текста и др. Внизу расположен список выбора режимов отражения стилей. Если необходимо использовать только свои стили, следует щелкнуть на кнопке Очистить все.
Для создания нового стиля необходимо:
Создание стиля символов происходит аналогично.
В этом случае в списке Стиль необходимо выбрать значение Знака. Некоторые опции в окне Создания стиля становятся недоступными. Нажатие на кнопку Формат позволяет изменить шрифт и язык. В области Стили и форматирование стиль абзаца отмечается знаком конца абзаца, а стиль символов – подчеркнутой буквой а.
44.3. Применение стилей
Для применения определенного стиля к выбранному абзацу, просто поместить курсор внутрь абзаца и щелкнуть нужный стиль в области Стили и форматирование.
Для применения стиля символов выделить те знаки, которые нужно оформить, и щелкнуть требуемый стиль в области Стили и форматирование.
Для частого использования стилей можно назначить специальные комбинации клавиш. Для этого в окне создания (или изменения) стиля щелкнуть на кнопке Формат и выбрать пункт Сочетание клавиш. Откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры, в котором в специальном поле справа можно ввести свою комбинацию. Для этого следует нажать и удерживать клавиши Ctrl и Alt и, нажать любую третью клавишу. Выбранное сочетание автоматически появится в поле. Определившись с выбором следует щелкнуть кнопку Назначить.
43. Создание оглавлений
Соответствие стилей заголовкам различного уровня вложенности позволяет формировать оглавление сложных документов.
Для формирования оглавления следует поместить курсор в то место документа, где должно появиться оглавление. В меню Вставка указать на строку Ссылка – Оглавление и указатели. Откроется соответствующее диалоговое окно. Перейти на вкладку Оглавление. По умолчанию в оглавление вносятся заголовки трех уровней вложенности. Можно выбрать встроенный формат отображения оглавления, щелкнув кнопку Форматы. Рядом находится счетчик уровней вложенности. В левом окне отображается, как будет выглядеть напечатанный документ для выбранного формата.
Если не один из встроенных форматов не подходит, следует установить режим Из шаблона и назначить собственный стиль. Для этого следует воспользоваться кнопкой Изменить и определить параметры нового стиля.
Кнопка Параметры позволяет отменить использование новых стилей.
Указатели используются, как правило, в крупных публикациях, особенно в книгах. Указатели как правило, значительно подробнее оглавлений. Они содержат алфавитный перечень терминов или тем, упоминающихся в публикации. С указанием номера страницы. С помощью указателя можно быстро найти место в публикации, где объясняется нужный термин или упоминается фамилия (автора цитаты, изобретения и т.д.).
44.1. Сбор указателя
Для создания алфавитного списка терминов необходимо просмотреть текст законченной публикации и найти необходимые термины для указателя. Обнаружив нужное слово, выделить его и нажать комбинацию клавиш Alt + Shift + X. Откроется окно Определение элемента указателя.
Выделенное слово (или группа слов) появится в поле Основной элемент, после чего следует щелкнуть кнопку Поместить все.
Повторить операцию для других терминов столько раз, сколько потребуется.
44.2. Вставка указателя
Пометив все места вхождения указателя, можно выполнить его сборку. Для этого следует разместить курсор в то место в документе, где предполагается разместить указатель, вызвать окно Оглавление и указатели (Вставка – Ссылки – Оглавление и указатели) и перейти на вкладку Указатель. Выбрать подходящий формат представления указателя из списка Форматы и нажать ОК.
Каждый документ Word создается на основе шаблона. По умолчанию используется шаблон Normal.dot. Именно этим шаблоном определяется по умолчанию шрифт Times New Roman 12 пунктов.
В составе Word целая коллекция готовых шаблонов. Чтобы воспользоваться готовым шаблоном, надо выполнить команду Файл – Создать. При этом на экран выводится область Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на строке Общие шаблоны. На экране отобразится диалоговое окно выбора шаблона для документа. На вкладке Общие шаблоны присутствует стандартный шаблон Normal.dot для создания новых документов. Другие вкладки содержат шаблоны факсов, резюме, отчетов, писем, брошюр и диссертаций.
Вместо шаблонов можно использовать Мастера подготовки стандартного документа: факса, резюме, письма. Значки мастеров-программ находятся среди шаблонов документов.
Если приходиться создавать однотипные документы, то при создании из шаблона следует отметить переключатель Сохранить как шаблон. Ввести в него свои данные, которые остаются неизменными, и сохранить полученный документ, выполнив команду Файл – Сохранить как. В диалоговом окне сохранения документа выбрать Шаблоны, тип файла – шаблон документа и ОК.
При вводе текста программа помечает красной волнистой линией слова с орфографическими ошибками. Щелчок по подчеркнутому слову правой кнопкой мыши позволяет выбрать в контекстном меню правильный вариант.
Грамматические ошибки подчеркиваются зеленой волнистой линией. Здесь программа может предложить спорные варианты, с которыми можно не согласиться. Щелчок правой кнопки мыши на подчеркнутом предложении выведет на экран меню, в котором конкретизируется, в чем, по мнению программы, состоит ошибка (например, где пропущена запятая).
Автоматическую проверку орфографии и грамматики можно отключить командой Сервис – Параметры. В открывшемся окне Параметры перейти на вкладку Правописание и убрать флажок в поле автоматически проверять орфографию и автоматически проверять грамматику.
Проверку правописания в этом случае можно осуществлять вручную, выбрав в меню Сервис команду Правописание (или нажать клавишу F7).
47.1. Поиск текста
Чтобы найти слово или фразу в документе следует выбрать в меню Правка команду найти. Откроется окно Найти и заменить. Ввести в поле Найти нужный текст и щелкнуть на кнопке Найти далее.
Нажав на кнопку Больше можно открыть дополнительную область диалогового окна поиска. Щелчок на кнопке Формат позволит конкретизировать признаки форматирования слова или фразы. Если выполняется поиск специального знака (разрыв страницы, мягкий перенос, конец абзаца), щелкнуть на кнопке Специальный и выбрать нужное из появившегося меню.
Отметив опцию Подстановочные знаки, можно гибко определить условия поиска. Например, задав комбинацию символов б?к, можно найти слова бык, бак и бок, т.е. знак ? означает любой символ в слове. Если использовать символ *, например б*к, то в результате будут отысканы все слова или фрагменты текста, начинающиеся на б и заканчивающиеся на к. Символ * означает любую последовательность символов.
47.2. Замена символов
В меню Правка необходимо выбрать пункт Заменить. Откроется окно Найти и заменить, открытое на вкладке Заменить. Эта вкладка отличается наличием дополнительного поля Заменить на. Ввести текст, который надо заменить в поле найти. В поле Заменить на ввести новый текст и нажать кнопку Найти далее. Программа найдет первое слово, отвечающее заданному критерию, и выделит его. Можно дать команду Заменить или пропустить найденное слово, нажав кнопку Найти далее. Если надо исправить все вхождения искомого сочетания символов, нажать кнопку Заменить все.
47.3. Замена форматирования
Иногда возникает необходимость заменить не только символы, но и параметры их форматирования. В этом случае необходимо сделать следующее:
Аналогичным образом можно заменить форматирование абзацев, стили, рамки, выделение цветом.
Чтобы перейти к замене символов без замены форматирования, поместить курсор поочередно в поля Найти и Заменить на, каждый раз нажимая на кнопку Снять форматирование.
Макросом (или макрокомандой) называют набор команд или инструкций, которые выполняются как одна команда. Макросы позволяю автоматизировать многие часто выполняемые действия.
С помощью макросов можно:
48.1. Запись макроса
При включении процедуры записи макроса Word отслеживает всю последовательность действий пользователя и автоматически преобразует их в серию специальных команд на языке Visual Basic. Запись макроса можно временно приостановить, а затем продолжить. Записанный макрос затем может быть воспроизведен с помощью специального меню Макросы.
48.2. Пример создания макроса
Рассмотрим создание простого макроса, который оформляет первую букву текущего абзаца в виде буквицы высотой в две строки, делает отступ от следующего абзаца величиной 6 пунктов и переводит курсор в следующий абзац.
Кроме кнопки на панели инструментов, для выполнения макроса может быть назначено сочетание клавиш. Для этого в пункте 4 нужно щелкнуть на кнопке с изображением клавиатуры. На экране откроется окно Настройка клавиатуры. Поместить курсор в поле Новое сочетание клавиш и нажать любую комбинацию. Например Alt + Б. Выбранная комбинация появится в поле, а ниже появится информация о том, есть ли другие команды, использующие данную комбинацию.