Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Введение
Актуальность данной темы обусловлена тем что в современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любого успешного человека. Если человек хочет стать таковым,то ему необходимо научиться управлять временем.
Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием.
Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов.
Целью представленной работы является рассмотрение тайм-менеджмента как системы управления временем. В качестве задач в работе выступают следующие:
В качестве объекта в работе выступает управление временем. Предметом работы являются особенности применения тайм-менеджмента в деятельности человека и организации.
1.1 Теоретические основы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент - изучение проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Задача тайм - менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела.
Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только сам руководитель.
Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража - появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.
Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь - это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.
В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.
Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.
1.2 Причины использования тайм-менеджмента
Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:
После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.
Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.
Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими нас тратить время зря, признаны:
1.3. Основные методики тайм-менеджмента
Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека или организации следует подбирать их отдельно, индивидуально.
По книге Лотара Зайверта необходим самоменеджмент, т.е. последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.
Таблица 1 Самоменеджмент
|
Функция |
Рабочие приемы, методы |
Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет…) |
|
1. Постановка целей
|
Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели |
Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов |
|
2. Планирование |
Годовое планирование, месячное планирование, декадное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод «Альпы», менеджмент с помощью дневника времени |
Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и использование времени, сокращение сроков исполнения |
|
3. Принятие решений |
Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ -анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел (перепоручение) |
Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат |
|
4. Реализация и организация |
Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, самопроявление дневной рабочий план |
Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля |
|
5. Контроль |
Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), контролирование итогов (контролирование достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) |
Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни |
|
6. Информация и коммуникация |
Рациональное чтение, рациональные совещания, рациональное ведение беседы, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры |
Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех. |
Выводы
В первом разделе раскрыты такие понятия, как сущность, задачи и методы тайм-менеджмента.
Таким образом, тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Во второй части первого раздела можно выделить основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности.
При изучении причины проблем со временем и используя основные приемы тайм-менеджмента, человек сможет добиться качественных и быстрых результатов.
2. ШКОЛЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
2.1 История развития тайм-менеджмента
Говоря об идее управления временем, то, возможно, оно существует, сколько существует человечество. Для большей точности следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» и устойчивого терминологического сочетания тайм менеджмент. Можно выделить три основных этапа развития тайм менеджмента.
Тейлоризм (время наибольшей популярности -- 1910--1940 годы).
Назван по имени одного из основателей современного научного менеджмента Фредерика Тейлора. Тейлор считал, что в западном обществе сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности человека к лени, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем.
Классический тайм-менеджмент (1950--1990 годы).
Характеризуется прежде всего тем, что идеи тайм менеджмента развивались внутри теоретического и прикладного менеджмента.
В период с 1950 по 1990 год произошло «обогащение» менеджмента как науки. Именно в этот период в теории менеджмента добавились такие разделы, как системный и ситуационный подход, синергетический подход, теория принятия решений и др. С появлением этих разделов в значительной мере модифицировался и практический инструментарий менеджера. Например, предложенные еще Тейлором и Гилбертом идеи по анализу операционального состава деятельности, отсоединялись в отдельный раздел системного подхода - «анализ операций», имеющий собственную методологию и методы, включающий не только описательные исследования, но и моделирование с обширным применением математики.
Для классического тайм менеджмента 1960-1990 годов характерно жесткое разделение персонального тайм менеджмента и организационного тайм менеджмента. При этом персональным тайм менеджментом как «прикладным искусством» в большей степени занимались бизнес-консультанты, а организационный тайм менеджмент незаметно слился с экономикой и математикой и в большей степени стал полигоном для построения научных математических моделей, IT-систем, инженерно-технического проектирования и т. п.
3. Современный тайм-менеджмент (конец XX -- начало XXI века).
В качестве представителя современного тайм-менеджмента можно выделить Стивена Кови который считает, что можно выделить четыре поколения ТМ, между которыми существует преемственность:
Рассматривая «матрицу Эйзенхауэра», Кови считает, что главной индивидуальной ТМ-задачей должна стать «борьба за второй квадрат» матрицы (второй квадрат: «дела важные, но не срочные»). Именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейших целей своей жизни («результаты»).
Активность, локализованная в других квадратах, приводит либо к тому, что человек вечно занят «чужими делами», либо к серьезным психологическим проблемам (постоянным стрессам, «выгоранию» и др.). Постоянное давление срочности и/или «мелочная суета» (постоянная занятость неважными делами) также лишают человека возможности полноценного и глубокого общения с другими людьми.
Кови предлагает шесть принципов построения системы ТМ, помогающих в «борьбе за второй квадрат»:
Особо следует отметить систему корпоративной оптимизации ТМ на базе MS Outlook, которая является удобным решением, как для малого бизнеса, так и для крупных организаций.
2.2 Основные направления тайм-менеджмента.
Первый тип, индивидуальный, осуществляется с опорой на парадигму личностного саморазвития. В данном случае человек выступает в роли «сам себе тайм-менеджер», используемые им методы управления временем предельно индивидуализированы, что-то он берет для себя из книг, чему-то обучается на специализированных курсах и тренингах, что-то изобретает для себя сам. По существу выступает как своеобразное хобби и нацелен на достижение, прежде всего, внутри личностных целей, в контексте совершенствования человеком своих способностей и творческой самореализации. Сфера приложения чаще всего - творческие увлечения (художественное или техническое творчество) и обучение (работа с информацией). Типичным примером здесь может быть, например, самостоятельное изучение какого-либо иностранного языка, которое осуществляется по разработанному самим учеником плану, с использованием каких-либо приемов и способов запоминания и воспроизведения информации.
Ролевой более специализирован, привязан к решению конкретных профессиональных или карьерных задач. Требует участия в процессе управления временем профессионала -консультанта по тайм-менеджменту.
Привязанность управления временем к решению профессиональных задач предъявляет более жесткие требования к используемым методам и, следовательно, делает участие в работе консультанта-эксперта крайне необходимым.
«Социальный тайм-менеджмент» специфичен по своим требованиям к работе ТМ-консультанта. В данном случае ТМ-консультант выступает в первую очередь как специалист по организационному развитию (инжинирингу или реинжинирингу организации), модифицируя сами организационные структуры или внося изменения в ключевые аспекты их деятельности. Примером подобной деятельности может быть разработка (проектирование и внедрение) новых стандартов деятельности подразделения, более четко включающих в себя фактор времени, и системы контроля, где более жестко будут учитываться временные параметры тех или иных трудовых операций. Разумеется, подобная «социальная инженерия» требует от ТМ-консультанта глубоких знаний стратегического и оперативного менеджмента, структуры организации, характера ее производственных процессов и др.
Таблица 2 Три типа тайм-менеджмента.
|
Тип ТМ |
Индивидуальный |
Ролевой |
Социальный |
|
Субъект (кто управляет) |
Сам человек |
ТМ-консультант |
ТМ-консультант |
|
Объект (кем управляют) |
Сам человек |
Личность (профессионал) |
Группа (организационная подструктура) |
|
Цель (для чего) |
Оптимизировал достижение индивидуальных жизненных целей личности |
Оптимизировать процесс и результат выполнения социально-ролевых (профессиональных) функций |
Оптимизировать процесс и результат выполнения организационных функций, включая взаимоотношения |
|
Предмет (чем управляют) |
Личностные знания, способности, умений |
Профессиональные знания и навыки, стратегии поведения |
Нормы, правила, стандарты, алгоритмы, способы деятельности и коммуникации |
|
Мотивация (почему, ради чего) |
Внутренняя: интерес, желание стать лучше |
Частично внутренняя (желание повысить компетентность), частично внешняя (трудности в работе) |
Внешняя: медленная и неэффективная работа; сложности с управлением группой |
Три выделенных типа ТМ весьма сильно отличаются друг от друга, предопределяя совершенно разный характер деятельности ТМ-консультанта. Каждый из типов ТМ требует от консультанта особой организации своей деятельности, использования особых форм работы (диагностика, анализ деятельности, проектирование, индивидуальное консультирование или даже психотерапия, индивидуальное или групповое обучение, включая тренинги и др.) и применения специализированных методов ТМ.
3 Рекомендации по улучшению собственного тайм менеджмента через программу «Outlook».
3.1 Правила планирования недели.
С разделом «Календарь» нужно работать ежедневно. Утром просматривайте список гибких задач в панели задач справа от календаря (об этом списке мы поговорим в следующей главе). Если какая-то из них стала достаточно срочной и требует не менее часа на выполнение — создавайте вместо гибкой задачи бюджетируемую («плавающую»). Закончив любое крупное дело, заглядывайте в «Календарь». Вы увидите приближающиеся жесткие встречи или «плавающие» задачи и определите, чем сейчас целесообразно заняться.
Занимайте жесткими встречами и плавающими задачами не более 60% рабочего дня. Не менее 40% должно оставаться на различные непредвиденные обстоятельства — и внутренние, и внешние. Если вы часто покидаете рабочее место, необходимо побеспокоиться о «мобильной версии» календаря.
Другой вариант — распечатывайте расписание из Outlook на лист бумаги формата А4 или А5. Outlook позволяет достаточно гибко настраивать вид распечатываемого документа. Например, какие дни вы хотите в нем видеть; нужен ли вам только календарь или календарь вместе с панелью задач; нужно ли место для пометок в течение дня и т. п. Вот, например, как выглядит при выдаче на печать календарь недели с добавленной справа панелью задач.
Ваш личный недельный круг
Универсального «недельного круга» не существует: общие правила остались в средних веках, вместе с упорядоченным сословно-кастовым укладом жизни. Давайте определим свои правила и сформируем ваш личный обзорный график недели. Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.
1. Жесткие встречи — дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т. п. К жестким встречам могут
относиться, например, такие дела:
собеседование с соискателем вакансии: четверг, с 17.00
до 18.00;
— переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;
— поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.
Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий — цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени.
2. Регулярные жесткие встречи — жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность.
Например:
— планерка с подчиненными: каждый понедельник
с 11.00 до 12.00;
— телефонная конференция с регионами: каждая вторая
среда в 15.00;
— бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.
Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком — круговыми стрелками в правом
нижнем углу встречи.
3. Многодневные события — продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время.
Например:
— выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально,
в какой день и в какое время;
— командировка: нужно заранее иметь в виду;
— отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время
к нему обращаться.
4. «Гибкие» задачи — дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения.
Например:
уточнить место проведения переговоров: сегодня;
— проконтролировать подготовку к совету директоров:
к 15 мая;
— изучить коммерческие предложения поставщиков:
до конца месяца.
При этом «гибкие» не означает «не имеющие срока исполнения» или «неважные». Задача может иметь срок исполнения; более того, она может быть горящей, неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать и в 11.00, и в 13.50 — в любое время дня. В Outlook такие задачи отображаются справа от календаря, в панели задач (о ней пойдет речь в следующей главе). Если у задачи установлен срок исполнения — в Outlook 2007 и 2010 она отображается также под соответствующим днем календаря.
5. Бюджетируемые («плавающие») задачи — дела, не имеющие жесткого срока выполнения, но требующие выделения некоторого бюджета времени. Например:
— подготовить отчет — потребуется 2–3 часа;
— сделать слайды к презентации — потребуется около
часа;
— написать статью — необходимо 2 часа.
Если задача не очень срочная или срочная, но займет не слишком много времени (краткий телефонный звонок), мы записываем ее как гибкую, в «Задачи». Если же задача требует заметного ресурса времени (больше часа) и при этом является достаточно срочной, ее полезно занести в календарь в качестве бюджетируемой. Таким образом, мы сможем увидеть, хватает ли нам времени на ее исполнение, реалистично ли распределен наш рабочий день. Чтобы отличить бюджетируемые задачи от жестких встреч, будем выделять их зеленым цветом.
3.2 Оценка эффективности
Предложенный практический метод по эффективному использованию своего времени в части 3.1 курсовой работы наглядно показывает, как можно улучшить планирование благодаря современным технологиям и разработкам.
Работа в программе Outlook эффективна в разработке планов и их реализации как на краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе. «Гибкость» данной программы при построении планов делает оформление, изменение, выделение планов, а так же их удаление простым и удобным.
Проектирование недели, которое было продемонстрированно в качестве примера. Наглядно показывает, что это нужно и возможно делать для повышения собственной эффективности и увеличении КПД. Планирование недели может стать хорошей ступенькой на пути к овладению тайм-менеджментом.
Выводы
Заключение
Список литературы
Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей»