Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Microsoft Access
Содержание
|
[1] Лабораторная работа №1 [2] Лабораторная работа №2 |
Тема: Создание таблиц и запросов базы данных средствами СУБД Microsoft Access
Цель работы: Научиться создавать таблицыи запросы, устанавливать связи между таблицами.
Задание к лабораторной работе №1:
1. Создать новую базу данных
2. Создать необходимые таблицы, согласно предметной области.
3. Установить типы данных (счетчик, текстовый, числовой и т.д.), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц.
4. Определить первичные ключи в созданных таблицах.
5. Определить необходимые связи между таблицами, задать необходимые параметры обеспечения целостности данных и вид объединения.
6. В схеме данных проверить правильность созданных таблиц и связей между ними.
7. Заполнить созданные таблицы данными (минимум 10 записей на таблицу).
8. Создать необходимые запросы на выборку, выполняющие основные требования к функциям системы:
a) Создать запрос на выборку. Отображать все фамилии студентов, которые получили оценки 5 по всем дисциплинам (Успеваемость студентов).
b) Создать параметрический запрос, в результате которого будет выводиться Дисциплина, Фамилии студентов, Название группы, и Оценка, полученная студентами по этой дисциплине.
Рекомендации к выполнению лабораторной работы №1:
Предметная область:
Деканат (успеваемость студентов). Основные предметно-значимые сущности: Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.
Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:
• студенты – фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, место рождения, группа студентов;
• группы студентов – название, курс;
• дисциплины – название, количество часов;
• успеваемость – оценка.
Характеристики таблицы-объекта: Группы студентов. Таблица 1
|
Имя поля |
Тип данных |
Описание |
|
КодГруппы |
счетчик |
Код группы (ключевое поле) |
|
Название |
текстовый |
Название группы |
|
Курс |
числовой |
Курс |
Характеристики таблицы-объекта Студенты: Таблица 2
|
Имя поля |
Тип данных |
Описание |
|
КодСтудента |
счетчик |
Код студента (ключевое поле) |
|
КодГруппы |
числовой |
Код группы (внешний ключ) |
|
Фамилия |
текстовый |
Фамилия |
|
Имя |
текстовый |
Имя |
|
Отчество |
текстовый |
Отчество |
|
Пол |
текстовый |
Пол |
|
Дата рожд |
дата/время |
Дата рождения |
|
Место рожд |
МЕМО |
Место рождения |
Характеристики таблицы-объекта: Дисциплины. Таблица 3
|
Имя поля |
Тип поля |
Описание |
|
КодДисциплины |
счетчик |
Код дисциплины (ключевое поле) |
|
Название |
текстовый |
Название дисциплины |
|
КолЧасов |
числовой |
Общий объем часов |
Характеристики таблицы-объекта: Успеваемость. Таблица 4
|
Имя поля |
Тип поля |
Описание |
|
КодОценки |
счетчик. |
Код оценки (ключевое поле) |
|
КодДисциплины |
числовой |
Код дисциплины (внешний ключ) |
|
КодСтудента |
числовой |
Код студента (внешний ключ) |
|
Оценка |
текстовый |
Оценка |
1. Создание новой базы данных
После загрузки MS Access на экране появится главное окно Access. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД или создать новую БД «Создать файл», при выборе которой в области задач изменится режим на «Создание файла». Выбираем команду «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать путь для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать»,после чего будет сохранен файл с расширением .mdb. В главном окне приложения появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных».
2,3,4. Создать необходимые таблицы, согласно предметной области. Установка типа данных (счетчик, текстовый, числовой … мастер подстановок), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц. Опредение первичных ключей в созданных таблицах.
Обратите внимание на замечания!!!
Для создания таблиц в окне БД «Деканат: база данных» выбрать объект Таблицы и щелкнуть на панели инструментов пиктограмму Конструктор. Появится окно Конструктора таблиц.
a) Создание структуры таблицы Группы студентов (см. таблица 1).
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 1.
Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу <Таb> или щелчок мышью на нужной ячейке.
В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.
При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т.д.
Для создания ключевого поля выделить поле КодГруппы, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения (правой кнопкой мыши) или меню Правка/Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов «Конструктор таблицы». Слева от имени поля появится изображение ключа.
После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее Файл/Сохранить. В окне диалога Сохранение ввести имя для сохранения созданной таблицы: Группы студентов, затем ОК.
b) Создание структуры таблицы Студенты(см. таблица 2).
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 2.
Для поля КодГруппы выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля, так как в таблице Студенты будут отображаться не коды группы, а их названия. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса, затем щелчок по кнопке Далее (этой кнопки следует переходить во всех последующих окнах). В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки – Группа студентов. В следующем окне выбирается из окна «Доступные поля» — Название, используемое в качестве столбца подстановки, и щелчком по кнопке > переносится в окно Выбранные поля. Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Теперь в разделе Тип данных будет указан тип числовой, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы Группа студентов.
Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Студенты.
c) Создание структуры таблицы Дисциплины (см. таблица 3).
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Описание, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 3.
Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Дисциплины.
d) Создание структуры таблицы Успеваемость (см. таблица 4).
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля, установить ключевое поле в соответствии с таблицей 4.
Для полей КодДисциплины и КодСтудента выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этих полей, так как в таблице Успеваемость будут отображаться не коды дисциплины и студента, а их названия.
Алгоритм:
Для поля Оценка, необходимо задать подстановку в виде списка оценок.
Алгоритм:
В Свойствах поля вкладка Подстановка и выбрать:
Сохранить структуру таблицы с именем Успеваемость.
5. Установка связи между таблицами (Определить необходимые связи между таблицами).
Сервис/Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных на панели инструментов.
Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы, в котором отображается список таблиц. Выделить все таблицы: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость и выполнить щелчок на кнопке Добавить. В окне Схема данных появятся таблицы, после этого необходимо закрыть окно Добавление таблицы.
Далее необходимо связать таблицы Группы студентов и Студенты (по полю КодГруппы), дважды щелкнув, на линии, соединяющей эти две таблицы. В появившемся диалогом окне Изменение связей необходимо активизировать флажки: Обеспечить целостность данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей, убедится в том, что тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать. В окне Схема документа появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогично связать таблицы Студенты и Успеваемость (по полю КодСтудента), а также Успеваемость и Дисциплины(по полю КодДисциплины).
Закрыть окно Связи. При запросе на сохранение выполнить щелчок на кнопке Да.
5. Заполнение таблиц. Для заполнения таблиц данные выбираются самостоятельно. Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы Студенты.
Заполнение производится по записям, в режиме таблицы, т.е. вводится информация для всей строки целиком.
Для заполнения данными поля Код группы в таблице Студенты использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка.
6. Проверка правильности созданных таблиц и связей между ними (т.е. проверка обеспечения целостности данных (каскадное удаление)).
В таблице Студенты удалить код 1 и убедиться в том, что из таблиц Группы студентов и Дисциплины удалены соответствующие записи. Восстановить удаленные данные во всех таблицах.
7. Заполнение созданных таблиц данными (минимум 10 записей в одной таблице).
8. Формирование запросов
1) Создание запроса на выборку.
Чтобы выполнить пункт a) задания №8 необходимо выполнить следующую последовательность действий:
• В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы/Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос 1: запрос на выборку». В котором, следует выбрать таблицы (Группы студентов; Студенты; Успеваемость; Дисциплины), на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос 1: запрос на выборку» станет активным.
• Переместить имена полей с источника (таблиц) в Бланк запроса. Из таблицы Группы студентов – поле Название, из таблицы Студенты –поле Фамилии , из таблицы Успеваемость – поле Оценка, из таблицы Дисциплины – поле Название.
• Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для поля Фамилии. Установить режим сортировки – по возрастанию.
•В строке Условия отбора необходимо ввести критерии поиска. В поле Оценка ввести - "5", т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки 5.
• После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса: Успеваемость студентов), и щелкнуть ОК. Вернуться в окно базы данных. В окне базы данных при выбранной вкладке Запросы появится созданный запрос, который в режиме таблицы отображает записи, удовлетворяющие условиям запроса.
Примечание: изменения в запрос вводятся в режиме конструктора.
2) Создание параметрического запроса
Чтобы выполнить пункт b) задания №8 необходимо выполнить следующую последовательность действий:
• Открыть существующий запрос: «Успеваемость студентов» в режиме конструктора.
• В Бланк запроса в строке Условия отбора под полем Дисциплина ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите дисциплину].
• Удалить условие отбора для поля Оценка
• Файл/Cохранить как… в открывшемся окне написать новое имя «Запрос на выборку». Вернуться в окно базы данных, где будет отображен созданный запрос.
• Открыть созданный запрос. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести название дисциплины, информацию об успеваемости по которой необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится таблица с данными о выбранной дисциплине.
Контрольные вопросы:
1. В чем отличие базы данных от электронной таблицы?
2. Что такое реляционная модель организации данных?
3. Что такое сущность, атрибут, экземпляр сущности, отношение, таблица, запись, поле, связь?
4. Перечислите основные типы полей.
5. Для чего используются связи между таблицами и их основные свойства в СУБД Microsoft Access?
6. Для чего предназначен мастер подстановок, какие свойства он заполняет?
7. Для чего можно использовать запросы в СУБД?
8. Какие типы запросов можно использовать в СУБД Microsoft Access, для чего они предназначены?
9. Как задать условия отбора записей в запросе?
Тема: Создание форм и отчетов средствами СУБД Microsoft Access
Цель работы: Научиться создавать формы и отчеты с помощью Мастера и Конструктора.
Задание:
1. Создать новую форму Студенты, предназначенную для ввода и просмотра данных о студентах.
2. Создать формы: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость
3. Проверить работу форм (ввести, изменить и удалить около 5 записей в каждой форме).
4. Проверить действие кнопок, форм созданных в режиме конструктора.
5. Сохранить формы, чтобы с ними в дальнейшем можно было работать.
6. Создать главную кнопочную форму.
7. Создать несколько различных отчетов на основе таблицы Студенты.
Рекомендации к выполнению работы:
1. Создание формы Студенты в БД «Деканат» с помощью Мастера:
• В окне БД выбрать вкладку Формы/Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. Выбрать из списка пункт Мастер. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы Студенты и выполнить щелчок по кнопке ОК. В окне диалога «Создание форм», необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее:
a) В первом окне необходимо выбрать источник данных (из «Таблица и запросы»): Студенты. Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем все Доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, щелкнув на кнопку >>..
b) В новом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец.
c) В появившемся окне осуществляется выбор стиля формы (например, официальный), после чего требуется перейти в последнее окно.
d) В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы. После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получите форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты
Окно формы содержит название полей и области отображения данных исходной таблицы. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям. Щёлкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до пустой строки и введите запись ещё об одном человеке.
2. Формы: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость, создаются аналогичным образом.
3. Создание формы Студенты с помощью конструктора:
• В окне БД выбрать Формы/Создать. В окне Новая форма необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать Вид/Список полей.
• Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей). Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу
• Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:
a) Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
b) Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.
c) Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно. Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши. Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка/Удалить.
3. Оформление внешнего вида формы в режиме конструктора.
• Перенести указатель мыши в область формы и щёлкнуть правой кнопкой мыши внизу формы.
• В появившемся контекстном меню:
• в поле Кнопки перехода поставить «нет»;
• в поле Область выделения поставить «нет»;
4. Создание элементов управления в режиме конструктора.
• При открытии конструктора на экране появляется “Панель элементов”. Если её нет, щёлкнуть на кнопке Панель элементов панели инструментов.
• На панели элементов выбрать элемент кнопка. На форме путем растягивания поместить кнопку.
• В открывшемся окне Создание кнопок выбрать категорию действия Переходы по записям, в качестве Действия выбрать – Первая запись. Нажать кнопку Далее.
• Во втором окне Мастера создание кнопок выбрать рисунок на кнопку. Далее.
• В третьем окне Мастера создание кнопок выбрать название кнопки «Первая запись». Готово.
• Аналогично, создать кнопки Предыдущая запись, Следующая запись, Последняя запись, Найти запись, Добавить запись, Выход из формы.
Если вид формы, созданной в режиме конструктора не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл/Сохранить..
4. Создание кнопочной формы.
Кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Для ее создания необходимо создать пустую форму в режиме конструктора. Разместить на ней кнопки открытия имеющихся форм и запросов(на кнопках должны быть названия форм и запросов, а не рисунки) и просмотра отчетов, а также кнопка выхода.
6. Создание отчетов в БД Access с помощью Мастера и Конструктора.
• Создать ленточный Автоотчет, используя в качестве источника данных таблицу Студенты.
Пример редактирование отчета:
1) удалить поля код студента и переместить влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных;
2) Изменить надпись в заголовке страницы:
a) В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.
b) Поместить указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкнуть в этой позиции.
c) Ввести «Сургутский Государственный Университет».
3) Переместить Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.
Пример форматирования отчета:
4) Выделить заголовок Студенты «Сургутский Государственный Университет». Изменить гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.
Пример изменения стиля отчета:
1) На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.
2) В списке Стили объекта отчет-автоформат щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.
Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат. Сохранить и закрыть отчет.
Контрольные вопросы:
1. Для чего можно использовать формы в СУБД Microsoft Access?
2. Из каких основных разделов может состоять форма в, какие основные свойства можно для них задать?
3. Какие элементы можно использовать в формах, для чего они предназначены?
4. Какие основные операции можно выполнять над записями в формах?
5. Что хранится в файле базы данных СУБД Microsoft Access?
6. Перечислите объекты, с которыми работает СУБД Microsoft Access?
7. Для чего можно использовать отчеты?
8. Какие типы отчетов можно использовать, для чего они предназначены?
9. Для чего предназначен мастер создания отчетов, какие его основные возможности?
10. Из каких основных разделов может состоять отчет?
11. Какие элементы можно использовать в отчетах, для чего они предназначены?
12. Как добавить в конструкторе запросов таблицу (или несколько таблиц) в запрос, как указать, какие поля необходимо использовать в запросе?
13. Для чего в запросе и отчете можно использовать вычисляемое поле?
14. Что такое запрос и отчет с параметром, и как его можно задать?