Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ЛЕКЦІЯ №107
Тема: Вилучення документів для знищення
Мета: охарактеризуйте порядок знищення документів із закінченим терміном зберігання; з’ясуйте правила складання акта про вилучення документів
План
Самостійне вивчення
Оформлення акту про вилучення
Документи, за якими закінчився термін зберігання, передбачений Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, можуть бути знищені.
Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після створення зведених описів справ підприємства тривалого зберігання і по особовому складу за відповідний період. Забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ у номенклатурі справ. Повинен бути проведений посторінковий перегляд кожного документа.
Акт про вилучення документів для знищення розглядається експертною комісією підприємства одночасно зі зведеними описами. Рішення експертної комісії підприємства оформляється протоколом.
Схвалені ЕК підприємства акти разом з описами справ з особового складу подаються на узгодження ЕПК відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення документів для знищення стверджує керівник підприємства, і тільки після цього підприємство має право знищити документи.
Таким чином, без узгодження акту з ЕПК відповідного державного архіву знищити документи не можна.
Справи включаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт.
Особливо слід звернути увагу на примітку «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства». Таким чином, навіть після закінчення термінів зберігання документи, що мають вказане примітку, не можуть бути знищені, якщо перевірка податкових органів на цей період не було проведено.
Акт про вилучення для знищення складається у двох примірниках на всі справи підприємства в цілому.
Справи, вилучені для знищення, після погодження та затвердження актів здаються підприємствам із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказується в актах про вилучення документів до знищення. Акти поміщаються у справу архівного фонду і зберігаються в архіві підприємства.
Якщо обсяг справ невеликий, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.
Після зведення описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу проводиться складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. При цьому враховуються такі примітки, як «До заміни новими», «Після закінчення строку договору», «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також: для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, -ревізії. Уразі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення» тощо.
Справи включають до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, завершені у 2006 р., можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 р., з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 р. з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи установи. Структурні підрозділи відбирають справи, строк зберігання яких минув, для внесення до акта і подають пропозиції керівникові архіву або особі, відповідальній за архів.
Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи, наприклад:
|
Журнали-ордери з додатками до них |
2005 р. |
20 |
Зр. ст. 321 |
|
Обігові відомості |
2005 р. |
16 |
Зр. ст. 322 |
|
Касові книги |
2005 р. |
3 |
Зр. ст. 322 |
Зведені описи справ та акт розглядаються ЕК установи одночасно. Акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на погодження ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради). Погоджені акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищувати документи.
Без погодження актів з відповідними архівними установами знищення документів є неприпустимим.
Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними. В актах зазначаються дата здавання документів, їх вага та номер накладної.