Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
16
ТЕМА 7. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ
1. Стратегия управления документами в организации
2. Понятие системы документации.
3. Проектирование и внедрение систем документации.
1. Стратегия управления документами в организации
Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения управленческих операций. Управление документами осуществляется и в масштабе общества, и на уровне отдельных организаций. Оно распространяется на практическую деятельность, как работников делопроизводственных служб, так и любых других лиц, создающих или использующих документы в работе. Комплексная программа управления документами в организации включает:
1) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
2) интегрирование управления документами в деловую деятельность;
3) документирование процессов управления документами;
4) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
5) предоставление услуг, относящихся к управлению документами;
6) проектирование, внедрение и обеспечение функционирования разных систем документации.
1) Принятие политики и стандартов в сфере управления документами
Все организации должны определить и документально зафиксировать свою политику в области управления документами. Ее цель - создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Политика должна быть принята руководством организации и распространена среди всего персонала. Политика разрабатывается на основе анализа деловой деятельности и регулирующей среды. Регулирующая среда включает: а) законы и нормативные акты; б) стандарты; в) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики; д) общественные ожидания приемлемого поведения организации. В компаниях разных организационно-правовых форм и отраслей воздействие отдельных факторов регулирующей среды различно. В разработке и внедрении политики управления документами в организации могут принимать участие архивные органы.
2) Интегрирование управления документами в деловую деятельность
Управление документами необходимо внедрять во все сферы деловой деятельности, которая отражается в документах. Стратегия документирования деловой деятельности определяет, какие документы, когда, как и где должны быть включены в документные системы. В состав плановой документации организации должен входить «Стратегический план развития организации», который должен содержать «План по управлению документацией». Реализация этого плана включает: а) информирование о нем всех сотрудников; б) обеспечение его исполнения на всех организационных уровнях; в) регулярный анализ деловой деятельности; г) регулярный пересмотр политики управления документами для отражения в ней текущих изменений в деловой деятельности. Управление документами должно осуществляться в тесной связи с другими сторонами деятельности организации для сохранения целостности системы управления организацией.
3) Документирование процессов управления документами. Процессы управления документами включают классификацию, индексирование, экспертизу ценности, отбор и передачу документов на последующее хранение или уничтожение и др. Соответствующие стандарты, законодательство и политика организации, регулирующие эти процессы, должны быть документально зафиксированы с целью их применения на практике и проведения проверки соответствия.
Документирование процессов управления документами осуществляется: 1) изданием отдельных нормативных актов (приказов, распоряжений, решений); 2) составлением инструкций, например, инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение; 3) применением официальных документов государственных органов. При необходимости такая документация должна быть согласована сторонним уполномоченным органом – архивным органом, аудитором. Документация по управлению документами должна сохраняться в организации.
3) Распределение ответственности и
полномочий по управлению документами
Ответственность и полномочия в области управления документами распределяются между всеми сотрудниками. Каждому должно быть ясно, кто и какую ответственность несет за работу с конкретными документами. Работа с документами входит в должностные обязанности всех сотрудников и отражается в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях.
Специалисты в области управления документами отвечают за проектирование, внедрение, сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей основам документационного обеспечения управления.
Руководство организации отвечает за поддержку политики управления документами во всей организации.
Системные администраторы несут ответственность за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала.
Руководители структурных подразделений ответственны за организацию и качество документационного обеспечения управления в своих подразделениях.
Все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности использования документов, отражающих их деятельность.
4) Предоставление услуг, относящихся к управлению документами
В целях ускорения и повышения качества документационного обеспечения управления можно пользоваться услугами, предоставляемыми иными организациями: а) обучение вузами персонала организации основам делопроизводства; б) разработка юридическими фирмами отдельных нормативных документов (устава, договоров); в) создание в организации системы электронной связи, ее постоянное поддержание, компьютерное программное обеспечение, ведение сайта в Интернете; г) аудит документооборота и документации организации: д) разработка специальных документов профилированными организациями (сложных программ по аутстаффингу, аутсорсингу, маркетингу, брендингу); е) консультирование архивных органов.
2. Понятие системы документации
Важнейшим принципом эффективной работы с документами является системность, которая достигается применением систем деловой деятельности и систем документации. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ организации должен быть включен в определенную систему документов.
Целью включения документов в документные системы является установление взаимосвязей: 1) между документом, его создателем и контекстом создания документа; 2) между документами в рамках конкретной документной системы; 3) между документами разных документных систем. Этот процесс сопровождается составлением подробных метаданных, включенных в документ, присоединенных к нему или связанных с ним. Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени.
К методам включения документа в документную систему относятся классификация, индексирование и регистрация.
Классификация – систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе. Классификации документов предшествует классификация деловой деятельности. Классификация обеспечивает решение следующих важных задач.
Индексирование – процесс проставления условных обозначений и составление указателей, служащих для упрощения доступа к документам и информации.
2) Оказывать помощь в поиске документов. Индексы, коды и регистрационные номера, присваиваемые документам, связаны с функцией установления местоположения документа в документной системе.
3) Определять степень защиты конфиденциальности и разграничивать доступ к разным документам.
4) Разграничивать права пользователей на доступ и проведение действий с определенными группами документов.
5) Устанавливать связи между отдельными постоянно накапливающимися документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности.
6) Распределять ответственность по управлению разными группами документов.
7) Распределять документы по отдельным процедурам деловой деятельности.
8) Определять сроки хранения и действия по отбору документов на хранение и уничтожение.
Классификаторы могут дополняться словарями, разъясняющими специфические для организации термины. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в стране.
Это унифицированные системы: 1) организационно-распорядительной документации 0200000 (2); 2) первичной учетной документации 0300000 (1); 3) банковской документации 0400000 (8); 4) финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций 0500000 (9); 5) отчетно-статистической документации 0600000 (1), 6) учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий 0700000; 7) документации по труду 0800000 (5); 8) документации пенсионного фонда Российской Федерации 0900000 (7); 9) внешнеторговой документации 1000000 (1).
Каждая из этих систем документации в свою очередь четко структурирована. Например, Унифицированная система документации по труду 0800000 (5) содержит следующие подсистемы документации по: а) состоянию рынка труда 0801000 (9); б) трудовым отношениям 0802000 (2); в) повышению квалификации работников органов по труду 0803000 (6); г) охране труда 0804000 (1); д) минимальным потребительским бюджетам 0805000 (3); е) обращениям в органы по труду 0806000 (7).
Каждая из этих подсистем документации содержит перечень документов с присвоенными им кодами. Например, Документация по охране труда код 0804000(1) содержит следующие документы: Справку по основным показателям деятельности государственной экспертизы условий труда за 20__ г. 0804001(6), Типовую инструкцию по охране труда (титульный лист) 0804002 (2); Инструкцию по охране труда (титульный лист) 0804003 (9); Правила по охране труда (титульный лист) 0804004 (5).
Характеристики систем документации
Общий принцип – документная система должна поддерживать процессы деловой деятельности, а не мешать им.
1) Надежность – способность длительно и правильно функционировать в соответствии с установленными правилами, служить основным источником информации о действиях, зафиксированных в документах, обеспечивать доступ к документам и связанным с ними метаданным.
2) Целостность – сохранность документов в системе путем защиты от несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения, изъятия или перемещения. Для этого применяются мониторинг доступа, санкционирование засекречивания и уничтожения документов, предотвращение системных сбоев в отношении электронных документов. Система документации, реагируя на изменения потребностей деловой деятельности, не должна влиять на характеристики ее документов.
3) Соответствие всем требованиям текущей деловой деятельности, регулирующей среде и общественным ожиданиям.
4) Комплексность – охват документными системами всех видов деятельности организации и ее структурных подразделений; включение всех документов в документную систему в рамках охватываемой ею деловой деятельности.
5) Системность. Все выполняемые в организации функции и применяемые в деятельности организации документы должны быть систематизированы.
В управленческой деятельности имеются два вида задач: оригинальные и однотипные. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, но для них могут быть унифицированы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач целесообразно стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации. Это позволит создать такие системы документации, которые повысят общую культуру управления и эффективность работы, сократят время на документационное обеспечение управления, сохранят соответствие документов требованиям к ним, позволят исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Унификация состава документов закрепляется в Табеле форм документов, а унификация форм документов – в Альбоме форм документов. Табель и Альбом дополняются Сборником примерных, типовых и трафаретных текстов документов
Табель форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления организацией. Выполняет функции справочника для оперативного поиска необходимых форм документов.
Примерная структура Табеля форм документов: а) наименование формы документа; б) код формы документа (ОК, ЛК); в) дата утверждения и кем утверждена форма документа; г) периодичность издания; д) ответственный за издание; е) согласование (внутреннее и внешнее); ж) ограничение доступа; з) подпись, утверждение, печать; и) примечания. Разделами Табеля форм документов могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций.
В Табель форм документов включаются:
а) формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надзора и контроля;
б) формы документов, включенные в ОКУД и применяемые в организации;
в) внутренние формы документов (ЛК – локальный классификатор), утвержденные нормативными актами данной организации;
г) формы документов, отражающие устойчивую практику документирования.
В разделах и подразделах Табеля документы располагаются в порядке их значимости: от общего к частному, от более значимого к менее значимому.
Организации не всегда выбирают оптимальные способы документирования управленческих операций. Например, при составлении графика отпусков не указываются точные даты отпуска. Это вызывает необходимость подачи заявлений об отпуске каждым сотрудников. Если график отпусков содержит точные даты отпуска, то нерационально требовать от сотрудников подачи заявлений об отпуске за исключением случаев переноса отпуска.
Альбом форм документов организации – это сборник формуляров (моделей) разрешенных к применению унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Состав Альбома форм документов должен строго соответствовать Табелю форм документов
Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унификации подвергаются все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости.
Примером унификации документов деканата в вузе является папка бланков заявлений студентов: об академическом отпуске, досрочной сдачи сессии, изменении фамилии, отчислении из вуза, переводе на другой факультет и т. д. В каждом файле папки содержатся экземпляры бланка, образец его заполнения и информация о последовательности согласования и подписания заявления (преподавателем, заведующим кафедрой, деканом и т.д.). Студент самостоятельно выбирает необходимый ему бланк заявления, заполняет его по образцу и проходит с заявлением по инстанциям визирования и подписания.
Альбом форм документов включает:
1) унифицированные формы, утвержденные постановлениями соответствующих ведомств, если форма входит в унифицированную систему документации (УСД);
2) шаблоны, схемы, примерные формы документов, не включенные в состав УСД и разработанные организацией по своему усмотрению с учетом рекомендаций государственных стандартов и других нормативно-методических документов.
Табель и Альбом разрабатываются службой ДОУ, согласовываются с заинтересованными лицами, подписываются ее руководителем и утверждаются руководителем организации. Ведение Табеля и Альбома входит в обязанности службы документационного обеспечения организации, которая время от времени обновляет их с разрешения руководителя организации. Каждое структурное подразделение должно иметь свои экземпляры Табеля и Альбома, работникам запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.
Сборником примерных, типовых и трафаретных текстов документов создается в соответствии с Табелем и Альбомом. Он отражает специфику деятельности организации и помогает сотрудникам быстро и качественно составлять и оформлять служебные документы по возникающим вопросам. В сборник включаются образцы текстов, примеры правильного употребления языковых оборотов официально-делового стиля. Табель, Альбом и Сборник как локальные нормативные акты в области документационного обеспечения управления прилагаются к Инструкции по делопроизводству организации.
3. Проектирование и внедрение систем документации
Проектирование и внедрение систем документации включает следующие этапы.
1) Предварительное обследование необходимо для установления фактического состояния делопроизводства в организации на данный момент. Оно включает: а) изучение целей, задач и структуры организации, окружающей среды, недостатков, связанных с управлением документами; б) определение управленческих функций; в) определение массива документов по их системам: организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и т. д.; г) определение массива документов по отдельным структурным подразделениям как минимум за три последних года деятельности.
2) Проектирование документных систем предусматривает сначала анализ деловой деятельности (виды, функции и операции) в каждом структурном подразделении. Затем создается перечень документов, необходимых для каждого процесса деловой деятельности, четко формулируются и документально оформляются требования к документам (форме, структуре, технологиям их создания и обработки). Определение необходимого состава документов в документной системе базируется на анализе окружающей среды, требований деловой деятельности, отчетности перед государственными органами, рисков в случае не включения документа в систему.
3) Документирование процессов функционирования документных систем осуществляется для того, чтобы документные системы точно и полно отражали все операции, произведенные с документом и связанными с ним иными документами. Документированная информация является динамичной: создается множеством самых разных исполнителей, существует в разных версиях, находится на разных стадиях формирования в течение различных периодов времени, создается с использованием постоянно меняющихся технологий, перемещается в любое время. Эти процессы должны быть контролируемыми и документально оформленными. Поэтому документированная информация должна сопровождаться метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст. Требования к метаданным, их структуре и управлению ими должны быть четко определены, учитывая, что требования к документам зависят от отрасли и организационно-правовой формы предприятия.
4) Обучение сотрудников, работающих с документами должно строиться на основе долгосрочной программы и охватывать всех работников: руководящих и подчиненных, штатных и временных. Обучение следует проводить как по специальной профессиональной документации, так и по основным управленческим документам. Каждый сотрудник должен четко знать свои обязанности и ответственность, связанные с документами. Для обучения могут привлекаться сторонние организации, а также разрабатываться «Обучающая инструкция секретаря».
5) Установление стандартов, проверка соответствия им и их соблюдения
Конвертация документов в новые документные системы, форматы, а также миграция документов между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями не должны отражаться на аутентичности, надежности и пригодности документов.
6) Определение сроков и условий хранения, принятие решений относительно ценности документов позволяют выделить три потока документов: а) текущего хранения, б) архивного хранения и в) подлежащих уничтожению.
Условия хранения документов (в безопасной и защищенной среде в течение требуемого срока) важны для их сохранности, доступа к ним в процессе деловой деятельности, возможности восстановления документов в случаях необходимости. При проектировании документной системы следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов. Документная система должна быть подготовлена к чрезвычайным ситуациям: во время восстановления деятельности организации после чрезвычайных ситуаций документная система должна сохранить свою целостность.
7) Доступ, поиск и использование документов. Документные системы должны обеспечивать своевременный доступ к документам и поиск документов, необходимых для продолжения деловой деятельности, выполнения требований отчетности, передачи документов. В целях защиты документов от их несанкционированного использования, изменения или уничтожения следует установить контроль доступа документов.
8) Оценка рисков, связанных с документационным обеспечением управления.
9) Оценка возможностей повышения эффективности деятельности организации на основе качественного управления документами.
10) Обследование после внедрения включает мониторинг соответствия и аудит функционирования документной системы, оценку качества работы документной системы, удовлетворенность пользователей данной системой, инициирование корректирующих действий в случае обнаружения непригодности или неэффективности документных систем. Регулирующая среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними организациями, например, представителями налоговых органов, трудовых инспекций. Мониторинг и аудит следует документально фиксировать, а отчетные документы сохранять.
11) Прекращение применения документных систем должно быть документально зафиксировано. Документы могут быть перемещены из системы, но по-прежнему быть доступны для использования.
Термины и понятия
Альбом форм документов, документирование процессов управления документами, доступ к документам, индексирование, классификация, комплексность документной системы, конвертация документов, метаданные, миграция документов, надежность документа, регистрация, регулирующая среда, Сборник примерных, типовых и трафаретных текстов документов, система документации, системность документации, Табель форм документов, унифицированная форма документа, управление документами, целостность документа.
Контрольные вопросы
1) Для чего необходимо управление документами в организации и что оно включает?
2) Что представляет собой «регулирующая среда» и как она учитывается в управлении документами?
3) Какими способами осуществляется документирование процессов управления документами?
4) Что означают метаданные и с какой целью они создаются?
5) Какую роль играют классификация и индексирование в управлении документами организации?
6) Что представляют собой системы документации и какими чертами они характеризуются?
7) С какой целью и каким образом создаются Табель форм документов, Альбом форм документов, Сборник примерных, типовых и трафаретных текстов документов?
8) Какие этапы проходят проектирование и внедрение систем документации?
Практические задания
Тесты
1. Процессы записи (фиксации) и оформления необходимой для управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам - это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) стандартизация.
2. Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами – это: а) индексирование; б) классификация; в) регистрация; г) конвертация.
3. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: а) язык и термины, используемые при работе с управленческой информацией; б) организационные структуры учреждений и предприятий; в) управленческие функции; г) управленческая документация.
4. Методология проектирования и внедрения документных систем включает: а) анализ деловой деятельности организации; б) оценку существующих документных систем; в) мониторинг и выработку корректирующих действий; г) прекращение применения документных систем.
5. Способность документной системы длительно и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами означает ее: а) надежность; б) эффективность; в) целостность; г) комплексность.
6. Способность документной системы предотвращать несанкционированные доступ к документам, их уничтожение, изменение или перемещения означает ее: а) надежность; б) эффективность; в) целостность; г) комплексность.
7. Использование кратчайших записей (цифровых или буквенно-цифровых) с целью идентификации и/или установления местоположения документа в документной системе: а) индексирование; б) классификация; в) регистрация; г) конвертация.
8. Стратегия внедрения документных систем включает: а) проектирование документных систем; б) подготовку сотрудников, работающих с документами; в) соответствие документов регулирующей среде; г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы.
9. Распределение ответственности за документационное обеспечение управления предполагает ответственность:
а) всех сотрудников организации за __________________;
б) руководителей структурных подразделений за____________________;
в) руководства организации за ______________________;
г) секретарей за___________________________________.
10. Классификации деловой деятельности и на ее основе классификация документов обеспечивают решение задачи: а) оказание помощи при поиске документов; б) определение хранения и действий по отбору документов на хранение и уничтожение; в) разграничение прав пользователей на доступ к документам; г) обеспечение согласованного присвоения номеров документам в течение длительного времени.
11. Регулирующая (деятельность организаций) среда включает: а) общественные ожидания относительно приемлемого поведения в отрасли или организации; б) государственные стандарты; в) рекомендации, отражающие передовой опыт; г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики.
12. Сведения, описывающие контекст, содержание, структуру
документов и управление документами в течение времени а) опись; б) метаданные; в) обзор документов; г) фондовая карточка.
13. Альбом форм документов организации – это: а) перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для управления организацией; б) сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации; в) справочник, позволяющий осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов; г) учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
14. К оригинальным задачам в делопроизводстве относятся те, которые:
а) повторяются и поэтому целесообразно стандартизировать как технологию их решения, так и формы представления информации; б) можно унифицировать и стандартизировать в полном объеме; в) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, но для них могут быть стандартизированы принципы решения; г) нельзя унифицировать и стандартизировать, для них не могут быть стандартизированы также принципы решения.
15. Комплексная программа управления документами организации содержит: а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности; б) требования к составу метаданных и их структуре; в) оценку рисков, связанных с документами; г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы.
16. Управление документами организации нацелено на: а) повышение эффективности деятельности организации; б) соблюдение требований регулирующей среды; в) нейтрализацию рисков предпринимательской деятельности, связанных с документами; г) сохранение памяти организации.
17. Стратегия внедрения документных систем предусматривает: а) проектирование документных систем; б) подготовку сотрудников, работающих с документами; в) соответствие документов регулирующей среде; г) документирование процессов управления документами.
Кроссворд
|
1 |
7 |
|||||||||||||||||
|
2 |
8 |
10 |
||||||||||||||||
|
3 |
||||||||||||||||||
|
4 |
||||||||||||||||||
|
5 |
9 |
|||||||||||||||||
|
6 |
||||||||||||||||||
По горизонтали: 1) систематическая идентификация и упорядочение
деловой деятельности и документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами; 2) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему; 3) данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени; 4) отражение в документах всех видов деятельности организации и ее структурных подразделений; 5) процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам или информации; 6) способность системы длительно и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
По вертикали: 1) процесс перемещения документов с одного носителя на
другой или из одного формата в другой; 7) применение систем документации и систем деловой деятельности; 8) полнота и неизменность документа, невозможность его несанкционированного изменения; 9) форма контроля за деятельностью организации или ее структурного подразделения в виде проверки документов, проводимой по желанию клиента; 10) система постоянных наблюдений за состоянием делопроизводства в организации с целью быстрого выявления изменений, их оценки, предупреждения или устранения последствий негативных процессов.