Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
СОДЕРЖАНИЕ
1. УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ ПО ИНФОРМАТИКЕ
Контрольная работа по информатике, предполагает, выполнение заданий по 4 разделам.
Отчет по контрольной работе необходимо сдать преподавателю в начале следующей сессии.
Примечание: студенты, не имеющие возможности выполнить задания из III и IV раздела в межсесси онный период, могут получить компьютерное время в аудиториях экономического факультета.
По теоретическим заданиям раздела I, II требуется изложить материал, используя рекомендо ванную литературу и периодические издания. Из представленного ниже списка выбирается вари ант заданий I,II по первой букве фамилии студента.
Таблица для выбора вариантов заданий 1, II по фамилии студента
|
Начальная буква фамилии студента |
Вариант для I задания |
Вариант для II задания |
|
А,Р |
1 |
16 |
|
Б, С |
2 |
17 |
|
В, Т |
3 |
18 |
|
Г, У |
4 |
19 |
|
Д,Ф |
5 |
20 |
|
Е, X |
6 |
21 |
|
Ж, Ц |
7 |
22 |
|
З,Ч |
8 |
23 |
|
И, Ш |
9 |
24 |
|
К, Щ |
10 |
25 |
|
Л,Э |
11 |
26 |
|
М, Ю |
12 |
27 |
|
Н, Я |
13 |
28 |
|
О |
14 |
29 |
|
П |
15 |
30 |
Вопросы по информатике
1. Определение информатики. История развития компьютеров.
2. Представление информации в компьютере. Единицы измерения количества информации.
3. Понятие совместимости компьютеров. Принцип открытой архитектуры.
4. Классификация персональных компьютеров.
5 Устройства системного блока ПК. Их назначение.
6. Микропроцессоры ПК. Назначение. Характеристики.
7. Внутренняя память. Назначение. Характеристики.
8. Устройства внешней (долговременной) памяти. Назначение.
9. Устройства ввода информации в ПК. Характеристики.
10. Устройства вывода информации в ПК. Характеристики.
11. Дисплеи. Классификация. Характеристики.
12. Принтеры. Классификация. Характеристики.
13. Телекоммуникационные средства ПК. Модемы, их основные характеристики.
14. Компьютерные сети. Назначение. Классификация.
15. Глобальная сеть Internet. Услуги Internet.
16. Понятие компьютерной программы. Структура программного обеспечения ПК.
17. Операционные системы. Назначение. ОС фирмы Мicrosoft.
18. Объекты и файловая система операционной системы Windows.
19. Пакет программ Microsoft Office. Состав. Назначение компонентов пакета.
20. Понятие буфера обмена. Перемещение и копирование текста и графики в программе Word.
21. Основы форматирования текста в программе Word.
22. Оформление документа в программе Word.
23. Работа с таблицами в программе Word.
24. Панели инструментов. Настройка. Создание собственной панели инструментов.
25. Основные действия с книгами и листами в программе Ехсеl.
26. Выполнение вычислений с помощью формул в программе Ехсеl.
27. Финансовые функции. Назначение. Примеры использования нескольких финансовых функ ций.
28. Графические возможности Ехсеl.
29. Инструментарий Подбор параметра для решения экономических задач в программе Ехсеl.
30. Инструментарий Сервис- Поиск решения… для решения экономических задач в программе Ехсеl.
Пример. Студент Иванов И.И. имеет следующие первые два задания.
Задание I. Устройства ввода информации в ПК. Характеристики. Задание II. Панели инструментов. Настройка. Создание собственной панели инструментов.
Раздел III. Выполнить следующие лабораторные работы с помощью текстового редактора Word.
а). Оформительские возможности текстового редактора Word.
Задание 1. Создать в текстовом редакторе Word документ объемом 2-3 страницы по одной из тем: «Современный компьютер» или «Моя профессия». К тексту применить различные стили форматирования.
б). Автоматизация работы. Слияние документов.
Задание 2. Методом слияния создать либо поздравительную открытку, либо приглашение на семинар. Подготовить документ для отправки 5 адресатам.
Отчет по заданию III представить файлами на носителе информации.
Раздел IV. Выполнить следующие лабораторные работы с помощью табличного процессора Ехсеl.
а). Обработка итоговых данных в экономических расчетах.
Задание 1.
1. Пусть имеются данные о выручке сети магазинов за определенный период времени. Составить отчетную ведомость с обработкой данных, в которой определяются:
- суммарная и средняя выручка каждого из магазинов за отчетный период;
- суммарная выручка всех магазинов за каждый месяц отчетного периода;
- место, которое занимает каждый из магазинов в суммарном объеме выручки;
- долю каждого из магазинов в суммарном объеме выручки,
- количество магазинов, имеющих суммарную выручку до 1000 тыс. руб., от 1000 тыс. руб. до 1500 тыс. руб., от 1500 тыс. руб. до 2000 тыс. руб.
Например, для сети из шести магазинов отчетная ведомость будет иметь вид:
|
Мага зин |
Июнь |
Июль |
Август |
Сумма выр. |
Мес то |
Ср. выр. |
Доля |
Диапа зон |
Кол-во |
|
1 |
100,00 |
990,00 |
600,00 |
1 690,00 |
3 |
563,33 |
17% |
1000 |
1 |
|
2 |
90,00 |
60,00 |
70,00 |
220,00 |
6 |
73,33 |
2% |
1500 |
1 |
|
3 |
370,00 |
660,00 |
350,00 |
1 380,00 |
5 |
460,00 |
14% |
2000 |
2 |
|
4 |
670,00 |
870,00 |
790,00 |
2 330,00 |
2 |
776,67 |
24% |
2 |
|
|
5 |
780,00 |
890,00 |
870,00 |
2 540,00 |
1 |
846,67 |
26% |
||
|
6 |
90,00 |
760,00 |
780,00 |
1 630,00 |
4 |
543,33 |
17% |
||
|
Итого |
2 100,00 |
4 230,00 |
3 460,00 |
9 790,00 |
|
|
100% |
|
|
Заполнив таблицу собственными данными о выручке, сформируйте отчетную ведомость.
Б). Проектирование электронной таблицы для прогноза финансовой деятельности некоторой компании за 5 лет
Задание 2.
Выполнить финансовый прогноз деятельности компании на ближайшие 5 лет.
Таблица 1
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
|
|
1 |
Прогноз деятельности компании |
|||||
|
2 |
2007 |
2008 |
2009 |
2010 |
2012 |
|
|
3 |
Объем продаж |
10000 |
формула |
формула |
формула |
Формула |
|
4 |
Цена |
$2,00 |
формула |
формула |
формула |
Формула |
|
5 |
Доход |
формула |
формула |
формула |
формула |
Формула |
|
6 |
Расходы |
$15000 |
формула |
формула |
формула |
Формула |
|
7 |
Прибыль |
формула |
формула |
формула |
Формула |
|
|
8 |
||||||
|
9 |
Прогнозные допущения |
|||||
|
10 |
Рост объема продаж |
18,00% |
||||
|
11 |
Рост цен |
5,00% |
Пользователем задаются исходные данные первого года. Данные всех последующих лет вычисляются электронной таблицей на основе допущений о характере их изменений в будущем. Эти данные расположены в нижнем левом углу таблицы 1. Расходы и продажные цены определяются с учетом заданного роста цен, а объемы продаж – с учетом роста объема продаж.
Представьте полученные результаты в графическом виде.
Проведите исследования: Изменяя прогнозные допущения, определите, что произойдет с прибылью в 2012 году.
В). Использование сводных таблиц. Структуризация и консолидация данных.
Задание 3.
Пусть фирма реализует свою продукцию в 10 районах нашей области. Данные о реализации за каждый месяц первого квартала расположите на отдельных рабочих листах, заполнив таблицы собственными исходными данными. Сформировать 4-й рабочий лист, содержащий суммарные данные по каждому району за 1-й квартал.
Задание 4.
Подготовить базу данных, содержащую 2 текстовых, 3 числовых поля (например; ФИО, адрес, год рождения, ИНН, доход), заполненную собственными исходными данными и имеющую 10 записей.
1. Произвести сортировку данных по различным полям.
2. Использовать режим автофильтрации.
3. Сформировать пользовательский автофильтр.
3. Промежуточные итоги
4. Сводная таблица
Задачи лабораторных работ выполнить в одной рабочей книге и отчет по ним представить файлом на дискете или в форме распечатки.
2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ
В данном разделе мы рассмотрим основные возможности текстового редактора Microsoft Word 2010. Этот программный продукт является популярнейшим приложением, обладающим разнообразными возможностями обработки текстовых документов. На рис. 1 показано окно данного приложения.
Рис.1. Интерфейс Microsoft Word 2010
Ключевым элементом интерфейса Microsoft Word 2010 является лента. Она занимает верхнюю часть окна данного приложения и состоит из набора закладок.
Поясним назначение некоторых наиболее используемых закладок. Так, на закладке Главная содержатся команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, настройками абзаца и стилями. Другая закладка Вставка включает в себя инструменты для добавления страниц, таблиц, иллюстраций, колонтитулов и т.д. Еще одна закладка Вид содержит все необходимое для отображения документа различными способами.
Важнейшую роль играет закладка Файл (рис. 2), которая позволяет выполнять основные действия с документами. Это создание, открытие, сохранение, печать и т.д.
Рис.2. Закладка Файл
ПАНЕЛЬ БЫСТРОГО ДОСТУПА
Кроме ленты, для доступа к командам в данном приложении имеется панель инструментов Быстрый доступ. Эта панель располагается в верхней левой части экрана (рис. 1). На нее вынесены наиболее используемые команды (сохранение документа, отмена предыдущих действий, возврат отмененных действий). Содержимое панели быстрого доступа легко настроить с помощью контекстного меню. Для того чтобы им воспользоваться следует щелкнуть правой кнопкой мыши по любой из пиктограмм на панели быстрого доступа. В этом случае на экране появляется контекстное меню, где необходимо выбрать пункт Настройка панели быстрого доступа.
Еще более удобно для данной настройки воспользоваться кнопкой Настройка панели быстрого доступа (на данной панели она занимает самое правое положение). В результате открывается меню, в котором можно добавлять или убирать кнопки с панели быстрого доступа. Помимо этого в меню имеется команда, которая позволяет разместить панель быстрого доступа под лентой (а после такого перемещения появляется команда возврата в первоначальное положение).
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
После запуска текстового редактора по умолчанию создается новый документ с именем Документ1. Однако всегда можно самостоятельно создать новый документ следующими способами:
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА НА ОСНОВЕ СУЩЕСТВУЮЩЕГО
Чтобы создать файл на основе существующего документа, необходимо обратиться к меню Файл, где воспользоваться командой Создать. В результате откроется окно, где необходимо будет выбрать вариант Из существующего документа.
Как правило, для этой цели используется другой более простой вариант. Так, при этом открывается этот существующий документ и в меню Файл выбирается вариант Сохранить как. Далее осталось только указать новое имя для копии имеющегося файла.
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА НА ОСНОВАНИИ ШАБЛОНА
Каждый документ основан на шаблоне, который определяет основную структуру документа и содержит такие настройки документа, как шрифты, параметры страницы, форматирование и стили.
Среди доступных шаблонов можно назвать шаблоны для отчетов, писем, факсов и т.д. Для создания файла на основании шаблона необходимо обратиться к меню Файл, где воспользоваться командой Создать и далее обратиться к группе Доступные шаблоны. Далее осталось только найти в списке нужный шаблон и нажать кнопку Создать.
ОТКРЫТИЕ ДОКУМЕНТА
Открытие уже существующего документа можно выполнить следующими способами:
В результате выполнения какого-либо из этих действий на экране отобразится диалоговое окно Открытие документа.
Поясним еще один важный ресурс для открытия документа. Так, в меню Файл присутствует раздел Последние. В этом разделе перечислены последние файлы, с которыми пользователь работал.
Примечание
При этом также виден путь местоположения данных файлов.
Далее для открытия файла достаточно щелкнуть мышью по его имени.
СОХРАНЕНИЕ ФАЙЛОВ
Для сохранения документа можно воспользоваться одним из перечисленных способов:
Текущий документ можно сохранить и под другим именем (можно выбрать и другую папку). Для этого необходимо воспользоваться уже упоминаемой командой Сохранить как из меню Файл.
Важно.
Если требуется, чтобы документ открывался в предыдущих версиях Word, то необходимо указать тип файла Документ Word 97-2003.
ПОНЯТИЕ АБЗАЦА
Одним из важнейших понятий при работе с текстом является абзац. Абзацем называется часть документа, находящаяся между символами конца абзаца (определяется нажатием клавиши Enter). При вводе текста редактор автоматически переносит слова, выходящие за ширину страницы. Таким образом, важно, что в пределах одного абзаца для перехода на новую строку никаких клавиш нажимать не надо. Для того, чтобы начать следующий абзац необходимо нажать клавишу Enter.
НЕПЕЧАТАЕМЫЕ (НЕВИДИМЫЕ) СИМВОЛЫ
Символ окончания абзаца, а также ряд других символов (пробелы, символы табуляции, символы разрыва строки и др.) называются непечатаемыми символами. Их можно увидеть на экране, если нажать кнопку Отобразить все знаки в группе Абзац на закладке Главная.
ВЫДЕЛЕНИЕ ФРАГМЕНТА ТЕКСТА
Перед тем как выполнить какое-либо действие с текстом сначала необходимо выделить фрагмент текста документа, к которому данное действие мы собираемся применить. Наиболее удобно это сделать с помощью мыши. В этом случае следует установить указатель в начало фрагмента, затем нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить указатель к концу выделяемого фрагмента, после чего отпустить кнопку.
Для быстрого выделения фрагмента можно использовать мышь следующим образом:
Иногда требуется выделить несколько отдельно расположенных фрагментов текста. Для этого необходимо сначала выделить первый фрагмент, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделить другие фрагменты. Таким способом можно выделять отдельные слова, целые абзацы и строки с рисунками.
Иногда требуется выделить произвольный участок текста (не набор строк). В этом случае следует установить курсор мыши в угол фрагмента. Затем при нажатой клавиши Alt необходимо мышью обвести требуемую область (при также нажатой левой кнопке мыши).
ОТМЕНА И ВОЗВРАТ ДЕЙСТВИЙ
В текстовом редакторе имеется такая операция, как отмена ошибочного действия над документом (точнее нескольких последних действий). Для этого используется кнопка Отменить ввод на панели быстрого доступа. С другой стороны, часто требуется возвращать отмененные действия. В этом случае повторить отмененную операцию (или нескольких отмененных операций) можно с помощью кнопки Повторить на панели быстрого доступа. Если такая кнопка отсутствует, то ее легко добавить с помощью пиктограммы Настройка панели быстрого доступа.
ВСТАВКА СИМВОЛОВ
Если требуется вставить в документ символ, отсутствующий на клавиатуре, то следует нажать кнопку Символ в группе Символы закладки Вставка на ленте. В раскрывшемся окне будут представлены наиболее часто используемые специальные символы. Если ни один из них не подходит, следует выбрать пункт Другие символы. В результате будет открыто диалоговое окно Символ (рис. 3). В верхнем поле Шрифт этого окна надо указать тип шрифта, содержащего нужный символ. Затем следует найти требуемый символ и выполнить по нему двойной щелчок (можно также просто выделить символ и нажать кнопку Вставить). Если символ недавно уже использовался для вставки, то его можно быстро найти в нижней части окна (подпись Ранее использовавшиеся символы).
Рис.3. Окно Символ
Для вставки специальных символов служит закладка Специальные знаки диалогового окна Символ. К таким символам относятся многоточие, символ условного переноса, неразрывный пробел и т.д.
ФОРМАТИРОВАНИЕ СИМВОЛОВ
В целом форматированием называется изменение внешнего вида текста. Параметры форматирования позволяют изменять различные свойства текста – размер, начертание и т.д. В версии Word 2010 имеется удобный способ форматирования текста, который ускоряет процесс обработки документа. Для форматирования можно воспользоваться группой Шрифт закладки Главная на ленте (рис. 4).
Рис.4. Группа Шрифт закладки Главная
Для дополнительных действий с форматом символов используется кнопка, расположенная в правом углу группы Шрифт. Ее нажатие вызывает соответствующее диалоговое окно Шрифт (рис. 5). Можно также активизировать данное диалоговое окно Шрифт выделив необходимый фрагмент текста, а затем выполнить по нему щелчок правой кнопкой мыши. В результате появится контекстное меню (рис. 6), в котором следует выбрать пункт Шрифт.
Например, с помощью окна на рис. 5 можно установить контурное начертание букв.
Рис.5. Окно Шрифт
Рис. 6. Меню команд
Заметим, что теперь в Word 2010 контекстное меню правой кнопки состоит из двух частей:
МЕЖСИМВОЛЬНОЕ РАССТОЯНИЕ
Для того, что изменить межсимвольное расстояние фрагмента текста, его необходимо выделить, а затем с помощью правой кнопки воспользоваться контекстным меню, в котором следует выбрать пункт Шрифт, в результате мы увидим знакомое окно (рис. 5). В данном окне следует перейти на закладку Дополнительно (рис. 7). Расстояние между символами устанавливается в разделе Межзнаковый интервал. Здесь можно выбрать одно из следующих значений:
По умолчанию единицей измерения является пункт. С помощью поля Смещение устанавливается позиция символов относительно базовой линии.
Рис.7. Закладка Дополнительно окна Шрифт
В этом случае можно использовать одно из следующих значений:
Поле Масштаб позволяет изменить масштаб отображения выделенных символов. По умолчанию масштаб равен 100 процентов. Опция Кернинг предназначена для управления кернингом. Кернинг изменяет расстояние между некоторыми сочетаниями символов в слове так, что слово целиком выглядит более сглаженным.
ФОРМАТИРОВАНИЕ АБЗАЦЕВ
Основные параметры форматирования абзацев (горизонтальное выравнивание, междустрочный интервал, отступы от краев страницы) устанавливаются с помощью кнопок группы Абзац закладки Главная (рис. 8).
Рис.8. Группа Абзац закладки Главная
Если имеющихся параметров недостаточно, то дополнительные параметры можно задать в диалоговом окне Абзац (рис. 9), открываемом с помощью пиктограммы со стрелкой в правом нижнем углу группы Абзац (рис. 8). При этом, если необходимо изменить формат только одного абзаца, то необязательно выделять его целиком. В этом случае достаточно лишь выделить его фрагмент или просто щелкнуть внутри абзаца мышкой. На рис. 9 представлена наиболее часто используемая закладка окна Абзац – Отступы и интервалы.
Рис.9. Окно Абзац
На рис. 9 в разделе Общие опция Выравнивание задает положение выделенных абзацев относительно отступов. Предусмотрено четыре варианта выравнивания:
Опции раздела Отступ позволяют управлять положением текста абзаца относительно полей страницы (для увеличения и уменьшения абзацного отступа предназначены соответствующие кнопки). В полях Слева и Справа задается расстояние соответственно от левого и правого полей страницы. Для того, чтобы текст занял часть поля страницы, допускается использование отрицательных значений.
В разделе Отступ опция первая строка управляет отступами в абзаце. Возможны такие ее значения:
В полях Перед и После раздела Интервал задаются расстояния соответственно перед первой строкой и после последней строки абзаца. Параметр междустрочный интервал управляет интервалами между строками внутри абзаца. Здесь наиболее часто используется одинарный, полуторный, двойной.
ТАБУЛЯЦИЯ
Табуляция подходит для быстрого оформления текстовой информации в виде таблицы. Word предлагает несколько типов маркеров позиций табуляции. Установку маркера табуляции удобнее всего сделать на линейке и на рис. 10 показан ряд маркеров табуляции.
Рассмотрим технические действия для размещения маркера табуляции. В левом верхнем углу (рис. 10) отражается символ маркера табуляции (в данном случае маркер определяет выравнивание по левому полю). При этом щелчком мыши по нему можно выбрать другой маркер (например, по правому полю, по центру и т.д.). Таким образом, первый шаг заключается в подборе вида маркера, после чего его можно размесить на линейке. Это выполняется щелчком мыши на полосе чуть ниже линейки. Удалить с линейки уже размещенный маркер можно с помощью перемещения мышью за ее пределы.
Рис.10. Расположение символов табуляции на линейке
Результат размещения маркеров табуляции отражается в окне Табуляция (рис. 11). Данное окно вызывается двойным щелчком мышью по изображению любого табулятора на линейке. Это удобно использовать для изменения положения маркеров табуляции (скорректировать уже имеющиеся табуляторы). В данном окне можно также установить новые табуляторы. Ввод очередного табулятора осуществляется в текстовом окне, расположенном в верхнем левом углу окна с последующим нажатием кнопки Установить. Ненужную позицию можно удалить с помощью кнопки Удалить. Для любой позиции можно задать тип заполнения. В качестве заполнителей можно использовать точки, пунктирные и сплошные линии. В целом табуляция позволяет быстро создавать достаточно профессионально оформленные таблицы.
Рис.11. Окно Табуляция
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, при подготовке объявления о выпуцске нового продукта, рассылаемого по почте, в каждую копию необходимо включить стандартную эмблему компании и описание продукта, при этом адрес получателя и строка приветствия должны быть уникальными.
С помощью слияния можно создавать следующие документы.
Чтобы вручную создать каждое письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт или купон потребовалось бы много часов. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Вам нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра. Об остальном позаботится Word.
Запуск процедуры слияния
В меню Рассылки выберите команду Начать слияние, а затем — Пошаговый мастер слияния.
Рис.12. Вызов мастера слияния
Откроется область задач Слияние.
Для выполнения слияния также используются кнопки на панели прокрутки Рассылки (Начать слияние). Однако пока вы не освоили процесс слияния рекомендуется использовать мастер.
Шаг 1. Выбор типа документа
Откроется область задач Слияние с вопросом о типе объединенного документа, который вы создаете. Выбрав тип (например, Письма), щелкните Далее внизу области задач.
Рис.13. Первый шаг
Шаг 2. Открытие документа
Если ваш главный документ (называемый в области задач начальный документ) уже открыт, или вы начинаете с нового документа, вы можете щелкнуть Текущий документ.
Рис.14. Шаг 2
В противном случае, щелкните Шаблон или Существующий документ и затем укажите расположение шаблона или документа, который вы хотите использовать.
При щелчке в области задач команды Шаблон откроется диалоговое окно Выбор шаблона, из которого вы можете открыть много шаблонов, установленных вместе с Word.
Шаг 3: Выбор получателей
Чтобы присоединить уникальные сведения к главному документу вам нужно подключиться (или создать и подключиться) к файлу данных, где хранятся эти уникальные сведения. Если вам не нужно использовать все данные в объединяемом файле, вы можете выбрать записи, которые вам нужно использовать.
На этом шаге процесса слияния происходит подключение к файлу данных, где хранится уникальная информация, которую вы хотите добавить в документ.
Возможны варианты:
При наличии электронной таблицы Microsoft Office Excel или базы данных Microsoft Office Access, содержащей информацию о клиентах, щелкните Использование списка и затем щелкните Обзор для выбора расположения файла.
При отсутствии файла данных щелкните Создание списка.
Рис. 15. Шаг 3.
Затем воспользуйтесь формой, которая открывается для создания списка. Список сохраняется как файл базы данных, который можно использовать повторно.
Вы можете выбрать подмножество записей для слияния с помощью сортировки или фильтрования списка.
Рис. 16. Создание списка (источник данных).
Шаг 4: Создание письма
После подключения главного документа к файлу данных вы готовы добавить поля, указывающие, где появятся уникальные сведения в каждой копии документа, создаваемого при слиянии.
Рис. 17. Шаг 4.
Добавление полей
Введите поля для сведений, которые появятся в каждой копии. Добавьте поля с помощью щелчка гиперссылок в области задач.
Поля — это рамки, которые вы вставляете в главный документ в тех местах, где необходимо появление уникальных сведений. Например, вы можете щелкнуть ссылки Блок адресов или Строка приветствия в области задач для добавления полей вверху нового письма продукта таким образом, что письмо каждого получателя содержит личный адрес и приветствие. Поля в документе появляются в значках шеврона, например «БлокАдреса…».
При щелчке команды Другие элементы в области задач вы можете добавить поля, которые соответствуют любому столбцу в файле базы данных.
Сопоставление полей
При вставке поля блока адресов или строки приветствия в документ вам будет предложено выбрать формат. Например, на рисунке изображено диалоговое окно Строка приветствия, открываемое при щелчке Строка приветствия в области задач. Вы используете списки в группе Формат строки приветствия, чтобы сделать выбор.
Рис.18. Вставка строки приветствия
Если Word не может соотнести каждое приветствие или элемент адреса со столбцом из файла данных, то адреса и строки приветствия будут объединены не правильно. Чтобы избежать этих проблем, щелкните Подбор полей. Откроется диалоговое окно Подбор полей.
Элементы адреса и приветствия показаны слева. Заголовки столбцов из файла данных приведены справа.
В Word проводится поиск столбца, соответствующего каждому элементу. На рисунке показано, что столбец файла данных Фамилия был автоматически сопоставлен с Фамилией. Но Word не может сопоставить другие элементы. Из этого файла данных, например, не были совмещены Имя и Адрес 1.
Рис.19. Подбор полей
Используя списки справа, вы можете выбрать столбец из файла данных, совпадающий с элементом слева. На рисунке столбец Имя совпадает с Именем, а столбец Адрес совпадает с Адрес 1.
По окончании добавления и сопоставления полей в главном документе вы готовы к следующему шагу.
Шаг 5: Просмотр писем
После добавления полей к главному документу вы готовы сделать предварительный просмотр результатов слияния. Если предварительный просмотр вас устраивает, то вы можете выполнять слияние.
Для предварительного просмотра, выполните один из следующих пунктов:
Пролистайте каждый объединенный документ с помощью кнопок «Следующая» и «Предыдущая» в области задач.
Сделайте предварительный просмотр конкретного документа, щелкнув Найти получателя.
Щелкните Исключить получателя, если вы решили не включать рассматриваемую запись.
Щелкните Изменить список, чтобы открыть диалоговое окно Получатели слияния, где вы можете отфильтровать список, если видите записи, которые вы не хотите включать.
При необходимости внести другие изменения щелкните Предыдущая внизу области задач, чтобы вернуться назад на шаг или два.
Если вы удовлетворены результатами слияния, щелкните Следующая внизу области задач.
Рис.20. Просмотр результатов слияния
Шаг 6. Завершение слияния
То, что вам нужно сделать сейчас, зависит от типа создаваемого документа. Если вы объединяете письма, вы можете их распечатать или изменить каждое из них в отдельности. Если требуется изменить письма, Word их все сохранит в одном файле с одним письмом на странице.
Рис.21. Завершение слияния
Не зависимо от того, какой вид документа вы создаете, вы можете распечатать, перенести, сохранить все или одно подмножество документов.
Помните, что объединенные сообщения, которые вы сохраняете, находятся отдельно от главного документа. Полезно сохранять главный документ отдельно, если вы планируете использовать его для другого слияния.
Сохраняя главный документ, в дополнение к его содержанию и полям вы также сохраняете его связь с файлом данных. В следующий раз при открывании главного документа, вам будет снова предложено объединить информацию из файла данных с главным документом.
При формировании отчетных документов нередко требуется суммировать данные по строкам и столбцам исходных таблиц, определять средние значения и производить другие операции над исходными данными.
В МS Ехсеl имеется ряд стандартных функций, которых можно использовать при обработке табличных данных:
• СУММ (число1; число 2; ..,) используется для суммирования содержимого указанного интервала ячеек. Максимально в функции может быть до 30 аргументов. В качестве аргументов этой функции используются числа, адреса ячеек, диапазон ячеек. При этом если в диапазоне ячеек встречаются пустые ячейки, ячейки содержащие текст, который нельзя преобразовать в число, при вычислении суммы они игнорируются.
• СРЗНАЧ (число1; число 2;.„) позволяет определить среднее арифметическое значение из указанного диапазона ячеек.
• РАНГ (число; ссылка; порядок) возвращает ранг числа в списке чисел. Ранг числа - это его величина относительно других значений в списке. Число – число, для которого определяется ранг. Ссылка - массив или ссылка на список чисел. Нечисловые значения в ссылке игнорируются. Порядок - число, определяющее способ упорядочения.
• Частота (массив_данных; двоичный_массив) возвращает распределение частот в виде вертикального массива. Для данного множества значений и данного множества интервалов частотное распределение подсчитывает, сколько исходных значений попадает в каждый интервал. Массив данных - массив или множество данных, для которых вычисляются частоты. Двоичный массив - массив или ссылка на множество интервалов, в которые группируются значения аргумента массив_данных.
Финансовый прогноз деятельности компании приведен в таблице 1
Доход в любом году определяется как произведение объема продаж в натуральном выражении на продажную цену. Размер прибыли при этом определяется как разность между доходом и суммой расходов данного года.
Пользователем задаются исходные данные первого года. Данные всех последующих лет вычисляются электронной таблицей на основе допущений о характере их изменений в будущем. Эти данные расположены в нижнем левом углу таблицы 1. Расходы и продажные цены определяются с учетом заданного роста цен, а объемы продаж – с учетом роста объема продаж.
Таблица 1
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
|
|
1 |
Прогноз деятельности компании |
|||||
|
2 |
2007 |
2008 |
2009 |
2010 |
2011 |
|
|
3 |
Объем продаж |
10000 |
11800 |
13924 |
16430 |
19388 |
|
4 |
Цена |
$2,00 |
$2,10 |
$2,21 |
$2,32 |
$2,43 |
|
5 |
Доход |
$20000 |
$24780 |
$30702 |
$38040 |
$47132 |
|
6 |
Расходы |
$15000 |
$15750 |
$16537 |
$17364 |
$18232 |
|
7 |
Прибыль |
$5000 |
$9030 |
$14165 |
$20676 |
$28900 |
|
8 |
||||||
|
9 |
Прогнозные допущения |
|||||
|
10 |
Рост объема продаж |
18,00% |
||||
|
11 |
Рост цен |
5,00% |
При изменении данных допущений электронная таблица должна немедленно пересчитывать значения всех прогнозируемых характеристик. Для этого электронная таблица проектируется таким образом, чтобы прогнозируемые параметры определялись по формулам, зависимым от исходных прогнозных допущений.
Создание электронной таблицы начинается с ввода названий столбцов и строк, кроме того, в таблицу входят прогнозные допущения.
Затем вводятся данные первого года, которые частично задаются как числовые данные (объем, продажная цена), а частично как формулы. Так, например, в ячейку В5 записывается формула для вычисления дохода =В3*В4, а в ячейку В7 – формула для вычисления прибыли = В5-В6. Одновременно вводятся числовые данные, выражающие прогнозные допущения.
Следующий шаг – ввод формул в столбец второго года. Эти формулы учитывают результаты первого года и, кроме того, отражают прогнозные допущения.
Так, например, объем продаж в 2008 г. определяется как объем продаж 2007г., увеличенный на прирост в соответствии с процентом роста, указанного в прогнозных допущениях, то есть
Объем продаж (2208г.) = (1+% роста) * объем продаж (2007г.)
Использование в указанных формулах относительных и абсолютных адресов позволит скопировать ее в оставшиеся колонки.
Пересчет остальных параметров из столбцов В в столбец С выполняется аналогичным образом.
Остальные столбцы (D, E, F) заполняются простым копированием формул, содержащихся в столбце С. Команда копирования при этом автоматически подстроит содержащиеся в них относительные адреса ячеек.
Сводные таблицы - средство анализа баз данных, помещенных в таблицы или списки. С помощью сводных таблиц можно быстро обобщать большие объемы данных, в том числе и расположенные на разных листах рабочей книги. В результате громоздкие списки могут быть представлены в удобном виде. Отчеты сводных таблиц допускают различные варианты форматирования, сортировки, группировки данных. Исходной информацией для сводных таблиц могут быть не только списки Ехсе1, но и внешние базы данных. На основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются вместе с изменением сводной таблицы.
При создании отчета сводной таблицы на основе данных листа они становятся для него исходными данными.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы использовать в качестве источника данные листа, щелкните ячейку в диапазоне, содержащем данные.
Чтобы использовать в качестве источника данные в таблице Excel, щелкните ячейку в пределах таблицы Excel.
Убедитесь, что в диапазоне есть заголовки столбцов, а в таблице отображаются заголовки. Кроме того, в диапазоне или таблице не должно быть пустых строк.
На вкладке Вставить в группе Таблицы выберите пункт Сводная таблица или щелкните стрелку под пунктом Сводная таблица и выберите команду Сводная таблица.
Откроется диалоговое окно Создание сводной таблицы.
Совет. Чтобы одновременно создать сводную таблицу и сводную диаграмму, на вкладке Вставить в группе Таблицы щелкните стрелку под пунктом Сводная таблица, а затем выберите команду Сводная диаграмма. Появится диалоговое окно Создать сводную таблицу и сводную диаграмму.
Убедитесь в том, что в разделе Выберите данные для анализа переключатель установлен в положение Выбрать таблицу или диапазон, и проверьте диапазон ячеек, содержащий базовые данные, в поле Таблица или диапазон.
Excel автоматически определяет диапазон для отчета сводной таблицы, но можно заменить его, указав другой диапазон или имя, определенное для диапазона.
Если данные находятся на другом листе или в другой книге, введите имя книги и листа.
Также можно нажать кнопку Свернуть диалоговое окно , чтобы временно скрыть диалоговое окно, выделить нужный диапазон на листе, а затем нажать кнопку Развернуть диалоговое окно .
В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы задайте расположение, выполнив одно из описанных ниже действий.
Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, щелкните пункт На новый лист.
Чтобы поместить отчет сводной таблицы на существующий лист, выберите пункт На существующий лист и введите первую ячейку диапазона, в который следует поместить отчет сводной таблицы, в поле Расположение.
Нажмите кнопку ОК.
Microsoft Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и настроить отчет сводной таблицы.
Примечание. При создании отчета сводной диаграммы одновременно с отчетом сводной таблицы диаграмма отображается над связанным отчетом сводной таблицы (Связанный отчет сводной таблицы. Отчет сводной таблицы, предоставляющий данные для отчета сводной диаграммы. Создается автоматически при создании отчета сводной диаграммы. При изменении макета любого из этих отчетов также изменяется и другой макет.). Связанный отчет сводной таблицы должен находиться в одной книге с отчетом сводной диаграммы.
Для добавления полей к отчету выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Чтобы добавить поле в область раздела макета, используемую по умолчанию, установите флажок рядом с именем поля в разделе полей.
Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните его имя в разделе полей правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения.
Можно также щелкнуть имя поля в разделе полей и, удерживая его, перетащить поле в любую область раздела макета.
Консолидированные данные рекомендуется располагать на отдельном листе рабочей книги. Перейдите на нужный лист и щелкните мышью в левом верхнем углу области, в которой требуется разместить консолидированные данные.
Данные - Консолидация.
Рис. 22. Окно консолидации
Замечание. Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.
Автофильтр представляет собой средство обработки данных, с помощью которого возможно отобразить на экране не весь список, а лишь его подмножество. Отбор записей (фильтрация) представляет собой выделение из списка определенных записей, которые удовлетворяют заданным критериям. Щелкните мышью на любой ячейке списка, а затем выберете команду меню:
Данные – Фильтр.
При этом меняется вид списка. У каждого поля появилась кнопка ▼, нажатие которой приводит к открытию перечня условий отбора для соответствующего поля. Эти условия представляют собой список значений в соответствующем столбце, а также ряд общих условий.
Рис. 23. Автофильтр
Выбрав одно из условий, мы изменим вид всего списка, в списке останутся лишь те записи, которые удовлетворяют условиям фильтрации, а остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных столбцов окрашены по умолчанию в синий цвет. Кнопка ▼ у названия поля списка также изменяет свой цвет, показывая нам, что она используется в качестве условия для фильтра. В строке состояния рабочего окна программы отображается общее число записей и число записей, удовлетворяющих условию.
Можно настроить довольно сложные условия фильтрации.
По умолчанию результат фильтрации строится на месте исходного списка, просто не показывается часть его записей. Однако можно настроить программу так, чтобы результат фильтрации был оформлен в виде отдельного списка в указанном вами месте (команда Дополнительно)
Рис.24. Расширенный фильтр
В открывшемся диалоге настройки с помощью переключателя установите вариант фильтрации.
PAGE 2
Ячейка С3
Формула:
(1+$В$10)*В3
чейка В10
Абсолютный адрес
Ячейка В3
Относительный адрес