Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ЛЕКЦІЯ №1
РОЗДІЛ 1. Основні поняття і термінологія
Тема: Вступ
Мета:З’ясувати методи та основні джерела для вивчення курсу; розкрити мету та об’єкт вивчення; охарактеризувати сучасний стан
План
Діловодство — дисципліна практичного спрямування, яка вивчає процеси створення організаційно-розпорядчих документів та функціонування службових документів. Навчальний курс "Діловодство" зорієнтовано, передусім, на напрацювання студентами раціональних методик документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності.
Зауважимо, що управління — це складний соціально-економічний процес, що відбувається у різних сферах суспільного життя — політичній, економічній, соціальній, виробничій, науковій тощо. Будучи динамічним, управління постійно потребує спрямування соціуму (людини як соціальної істоти). Єднальною ланкою між керованою і керуючими системами управління виступає управлінська інформація, яка, затвердженням професора С. Г. Кулешова, "відбиває зміст дій управління". Значна частина управлінських рішень потребує документування, тобто створення документів, та організації роботи з ними. Без цих процесів неможливе функціонування жодного органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації (далі — установи).
У структурі курсу чітко виокремлюються такі основні складові:
♦ документування управлінської інформації у різних документ-них формах — розпорядженнях, рішеннях, наказах, протоколах, актах тощо;
♦ організація технологічних процесів діловодства, таких, як:
— складання номенклатур справ;
— приймання, розгляд і реєстрація документів;
— розтиражування документів;
— оброблення та надсилання документів;
— контроль за виконанням документів;
— групування виконаних документів у справи;
— оперативне зберігання документів та користування ними;
— підготовка справ до передання на державне зберігання.
Документування і організація роботи зі службовими документами потребують попередньої науково-теоретичної підготовки, атому їм передує розділ "Загальні засади організації діловодства". Теорія і практика діловодства покликані забезпечити комплексну систему знань, умінь, навичок з документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами.
Об'єктом вивчення курсу "Діловодства" є організаційно-розпорядча документація, яка утворюється в управлінській діяльності установ, та функціонування службової документації в установах.
Зверніть увагу, до першої складової об'єкта діловодства входять організаційно-розпорядчі документи (документи, що стосуються організаційної та розпорядчої функцій управління), до другої — службові документи (документи, створені в установі або одержані у процесі її діяльності), що виступають засобом і результатом діяльності установи.
Слушним є те, що для різних наук може бути один і той же об'єкт дослідження, проте у відмінних аспектах. Отже, організаційно-розпорядча документація може розглядатися як об'єкт документ-ної лінгвістики, управлінського документознавства та діловодства.
Предметом досліджень у теорії діловодства переважно виступає опрацювання питань еволюції і сучасного стану організаційно-розпорядчої документації та організації роботи зі службовою документацією у межах діловодства.
Тож відразу з'ясовуємо: процеси документування в діловодстві стосуються організаційно-розпорядчих документів, проте, визначаючи документообіг установи, документопотоки, особливості формування документів у справи та їх зберігання, йдеться про сукупність службових документів, тобто увесь документний масив системи управління, в якому однією із складових виступає організаційно-розпорядча документація.
Метою курсу "Діловодство" є опанування знань й вироблення практичних умінь і навичок підготовки організаційно-розпорядчих документів та реалізації технологічних процесів діловодства відповідно до нормативно-правових актів з діловодства та національних стандартів.
Завданнями курсу є вивчення:
— теоретичних засад функціонування організаційно-розпорядчих документів у системі управління як динамічного об'єкта;
— сукупності організаційно-розпорядчої документації як однієї зі складових уніфікованої системи управлінської документації;
— вимог до побудови уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів;
— технологічних процесів створення організаційно-розпорядчих документів;
— організації діловодних процесів в роботі зі службовою документацією. Методологічною основою курсу є сукупність дослідницьких методів управлінського документознавства.
Все ж пріоритетними для діловодства є методи дослідження, що мають практичне спрямування. Одним із поширених методів отримання інформації про установу, що може стати чинником ефективної організації праці працівників служб діловодства, є аналіз документів, адже організаційно-розпорядчі документи з різним ступенем повноти відбивають діяльність трудових колективів. Аналіз статуту, структури, штатного розпису, положень про структурні підрозділи установи, посадових інструкцій працівників, наказів та розпоряджень керівництва, протоколів засідань колегіальних органів та загальних зборів колективу та інших організаційно-розпорядчих документів у сукупності дає змогу виявити роль різних управлінських акцій в організації діяльності установи в цілому, знайти й унеможливити труднощі і недоліки, які є в роботі апарату управління і всього трудового колективу.
Крім того, у дослідженні проблем організації діловодства вагомими є економіко-статистинні методи дослідження: фотографія робочого дня, робочого часу, виробничого процесу, використання обладнання, маршрутна фотографія, самофотографія тощо.
Історико-порівняльний метод дає можливість розглянути документи та службу діловодства в історичному аспекті, виокремити найхарактерніші риси і тенденції розвитку діловодства сьогодення, давши їм історичне обґрунтування, або ж виявити тенденції появи нових знань, технологій у порівнянні зі старими. Соціологічний метод дає можливість відтворити соціальні аспекти діяльності служб діловодства, організаційної та корпоративної культури установи, управління кадрами.
Проте жодний із названих методів не є універсальним; організація досліджень потребує комплексного підходу до використання методів залежно від дослідницьких завдань.
4.Джерела
Сучасне діловодство у своєму доробку має низку джерел, які є підґрунтям для опанування цієї дисципліни.
Пріоритетними джерелами для вивчення дисципліни є законодавчі та нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства й архівної справи, а саме: Закон України "Про національний архівний фонд та архівні установи" [із змінами] від 24 грудня 1993 р. № 3814-ХІІ; "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153; "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрований в Мінюсті України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 тощо. Найближчим часом буде прийнято законопроект "Про діловодство", який стане основним законодавчим актом, регулюючим організацію діловодства в Україні.
Другу групу джерел становлять стандарти з діловодства, які дають можливість опанувати терміносистему діловодства, оволодіти основними правилами підготовки і оформлення організаційно-розпорядчих документів. Це, насамперед, ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" та ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення". До речі, на заміну останнього найближчим часом буде введено новий Національний стандарт України під тією ж назвою.
Третю групу джерел становить наукова та навчальна література з діловодства, яка хоча й недостатньо розвинена в Україні з огляду на період становлення, проте має у своєму доробку низку ґрунтовних досліджень, які подано у Переліку джерел. До цієї ж групи можна віднести матеріали науково-практичних конференцій.
До четвертої групи джерел належать публікації з питань організації діловодства у таких періодичних виданнях: "Науково-інформаційний бюлетень Архівного управління УРСР", що 1965 року дістав назву — "Архіви України" (виходить досі); "Студії з архівної справи та документознавства" (видання Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства); журнали "Секре-тар-референт" і "Довідник кадровика" (спеціалізовані видання Видавничого дому "МедіаПро").
ЛЕКЦІЯ №2
Тема: Історія розвитку діловодства
Мета:З’ясувати особливості розвитку кожного періоду; розкрити особливість ведення документів; охарактеризувати зовнішній вигляд документів
План
Самостійне вивчення
Радянське діловодство
З далеких часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з'ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні норми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами, знайомимося з культурою становлення письмового мовлення.
До появи письма для оформлення міжплемінних договірних відносин, а також для полегшення запам'ятовування наші предки використовували палиці із зарубинами. Щоб закріпити договір чи торговельну угоду, наприклад записки про взятий борг, на палиці робились зарубки, а потім її розрубували вздовж і кожен брав собі половину. У час повернення боргу половинки складали разом і таким чином перевіряли правильність розрахунків. На-скельні малюнки та написи виконувались примітивним Інструментальним знаряддям (кам'яними сокирами, довбнями) на рівних кам'яних брилах.
Для обліку худоби, зерна та інших продуктів у храмових господарствах наші предки використовували глиняні кульки різного діаметру. При цьому найбільша кулька означала число 360 (тоді ще не знали, що в році 365 днів), середня — 60 (загальна кількість суглобів на пальцях рук і ніг), маленька — 10 (кількість пальців на руках). «Дзвіночки» на глиняних табличках тих часів, що знайдені в пам'ятнику археології «Кам'яна могила» поблизу Мелітополя, означали одиницю, крапка-10, інші протошумерські піктограми — найменування продуктів та міри їх об'єму .
З появою писемності виникла необхідність складати документи. Більше того, вважається, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угоди, договори, тестаменти) і викликала появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.
2. Актове діловодство
На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у XIII сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О.Романовський, актові книги з'явились у другій половині XIV сторіччя .
Величезний масив актових книг відклався внаслідок діяльності гродських (від «грод» — фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI ст. здійснювалася старостами, державцями та воєводами. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 р. гродський суд проводився старостою в кожному повіті воєводства від імені Великого князя Литовського. Проте цей суд був дорогим для шляхти, що викликало ЇЇ незадоволення. У зв'язку з цим уряд у 1564 р. провів судову реформу, за якою вся територія князівства була поділена на повіти з чітко визначеними кордонами. У кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.
Земський суд складався суддя, підсудок, писар, і обирався він шляхтою. Остання мала право обирати на повітових сеймиках по чотири «електи» (кандидати) на «судейство», «підсудство» та «писарство», з яких король затверджував по одному кандидату на відповідну посаду. Крім того, при судах існувала посада «возного», обов'язком якого було вручати повідомлення про виклик до суду й виконувати його рішення. У Статуті 1588 р. була введена посада возного генерала як старшого над возними. Обраний на цю посаду затверджувався королем і присягав йому. Спочатку суди мали чітко визначене коло своєї діяльності. Земський суд розглядав переважно цивільні справи шляхти. Його канцелярія мала так зване право вечкості, тобто право надання юридичної сили різним документам (умови, контракти, тестаменти тощо). До компетенції суду входив розгляд кримінальних справ. Підкоморські суди займались вирішенням межових суперечок землевласників. Проте на практиці поступово відбувалося змішування функцій гродських і земських судів.
Ведення актових книг
Усе, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Спочатку в їх веденні не було ніякої системи. Проте поступово виникло кілька видів книг залежно від характеру справ, що розглядалися: декретові, записові і поточні. В декретові книги, які велися тільки під час судових сесій «рочков», заносились виключно судові протоколи кримінальних і цивільних справ. Записові мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заносились різні приватноправові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти, умови тощо. Крім того, там містилися королівські жалувані грамоти й «привілеї», сеймові конституції, люстрації, інвентарі та інше. Поточні книги призначалися для скарг, свідчень і реляцій возних, заяв, протестів та повідомлень найрізноманітнішого характеру й змісту.
Більшість книг велася за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки — «протоколу» за скороченою схемою, без вступних і заключних формул, а потім переписувались у чистовик — «індукту». Акти, як правило, вписували у «секстерни», тобто зошити, складені з кількох аркушів паперу. Секстерни за рік зшивалися в актову книгу. Якщо документів збиралося багато, з них формували кілька томів .
Для полегшення впорядкування аркушів останнє слово на кожному з них записувалося першим на наступному. Якщо справа не доводилася до кінця, то залишалося вільне місце, на якому писалися або літера X, або слово «уасиа».
Правильність написання актів перевірялася. Про це свідчать деякі маргіналії (позначки на полях), наприклад: «тот аркуш порядней треба би переписати». Нумерація актів (слов'янська та арабська) проводилась за місяцями; нумерація аркушів була введена значно пізніше.
Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. Згідно з ним передбачалося ведення всіх документів «словьі русскими». Однак документи могли заноситись до актових книг тією мовою, якою були написані. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства .
3.Діловодство в Староруській державі
Письмові документи, що дійшли до нашого часу, дані, одержані археологами і лінгвістами, показують, що вже в X ст.. у Староруській державі була культура написання документів. Це договори з Візантією 911 і 945 рр. Примітно, що в обох договорах згадується про практику складання документів. У першому випадку - письмових заповітів, в другому - подорожних грамот для купецьких кораблів.
В період правління Володимира Святославовича в Києві - столиці Староруської держави (978-1015 рр.) - існував учбовий заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи і відбиралися претенденти на посаді "печатників" - хранителів княжої печаті, "металників" -судейських секретарів, писарів і дяків при князях і феодалах.
Із збільшенням числа створюваних документів позначилися і місця для найбезпечнішого їх зберігання. У містах це, як правило, центральні храми, присвячені святим, вибраним в покровителі конкретного міста. У великих містах існували сховища документів. Оскільки правом видачі документів, що закріплюють за городянами землі і інше майно, користувалися і "кінці" (райони) Новгорода, то сховищами і місцем створення документів стали храми, присвячені покровителям цехових ремесел - рибаків, торговців різним товаром, шорників, зброярів і т.д. У таких патрональних храмах велися судові справи і книги запису торгових операцій. Часто саме зберігання документів в храмі додавало їм необхідну юридичну силу. Центрами ведення документації і її зберігання були також гостині двори (смоленські, німецькі і ін.) і монастирі, оскільки церква володіла широкою юридичною компетенцією. Сам монастир - достатньо велике економічне підприємство - документував свою судову і господарську діяльність, іноді використовуючи для цього і вільне місце в духовних книгах.
Накопичення традицій у сфері документування вело до формування круга професійних фахівців у області створення і обробки документів. Спочатку їх склад поповнювався за рахунок церковних псаломщиків і дяків. Не випадково з XIV в. термін "дьяк" як узагальнювальний закріпився за всіма особами, що ведуть діловодство. Паралельно стали вироблятися стійкі зразки обігу і завершень в документах, формуляри, тобто типові стійкі форми окремих, найпоширеніших документів, з яких складалися своєрідні посібники з діловодства - "формулярники". Встановлюються прийоми засвідчення документів, їх складання (документи починають проходити стадії написання - чернопіси, редакції і беловіка) і такі елементи, як скріплення, друк, мости (підписи на склеюваннях). З'являються також елементи захисту інформації від несанкціонованого доступу на стадії зберігання і використовування. Зафіксовані і перші випадки підробки документів в політичних і особисто-корисливих цілях.
У Староруській державі виробилася і процедура відміни юридичної сили документів. Матеріали виймалися "ларником" і знищувалися у присутності свідків. "Ларник" не тільки завідував скринею, що зберігає документи, але і був уповноважений скріпляти приватноправові акти міським друком (Псков).
Практично до кінця XIV в. основним матеріалом для письма на Русі служив пергамент (особливим чином вироблена теляча, бараняча або козлина шкіра), званий в документах і "хартией" і просто "телятиной". Кращий пергамент привозили з Греції або ганзейськіх міст. Найстародавнішою формою документа на Русі була грамота - окремий лист пергаменту шириною близько 3,5 вершків (15-17 см). Розміри документа могли бути різними за рахунок підклеювання наступних листів. Документи, що втратили цінність, зчищали, а дорогий матеріал підрівнювали, обрізали обшарпані місця і знову використовували для запису інформації. Із збільшенням об'ємів діловодства мінялася графіка писемності: спочатку документи складалися статутною манерою листу, характерною для книжкової справи з виписуванням букв з прямими контурами. У XIV в. став використовуватися напівстатут, що дозволив прискорити процес листу за рахунок виносних букв і скорочень окремих слів. Документи писалися суцільним текстом, без розділення на окремі слова. З розділових знаків до XIV в. стала використовуватися крапка в кінці речення.
4.Наказове діловодство XV-XVII вв.
Система державного діловодства починає складатися в період формування російської централізованої держави, з середини XV в. Управління Московською державою склалося з питомого князівства, а останнє було не стільки держава, скільки господарство князя, в якому різні частини управління доручалися окремим боярам, складаючи прообрази майбутніх адміністративних відомств.
У міру перетворення Московського князівства в державу великоруську в ньому ускладнювалися адміністративні задачі, окремі частини управління, що знаходилися у віданні тієї або іншої особи за наказом князя, перетворилися на складні і постійні присутствені місця - хати або накази. Походження наказів пов'язане з практикою особистих доручень (наказів) великого князя найближчому оточенню - князям і боярам по дозволу окремих питань державного управління. Їх діяльність об'єднувалася вищою урядовою установою - Боярською Думою. Московським великим князям вдалося створити сильну централізовану систему управління, в якій всі найважливіші функції адміністративного управління виконували Боярська Дума і накази. Саме тому період становлення і розвитку державного діловодства прийнято називати наказовим періодом - по назві перших державних установ - наказів. Цей період охоплює час з XV по XVII с.с.
На чолі окремого наказу стояв наказовою суддя (у деяких наказах суддів було по два і більш; вони називалися товаришами головного судді), що призначається з думних чинів. У його веденні полягали дяки - від одного до трьох, а до кінця XVII в. у крупних наказах - від 6 до 10 чоловік. У віданні дяків знаходилися подьячие, які відповідно до стажу роботи ділилися на "старых" (старших), "середних" і "молодых" (молодших). У крупних наказах подьячие об'єднувалися в "столы", або повитья, - структурні підрозділи наказів; розподіл на столи вироблявся не по роду справ, а за територіальним принципом. Для приведення у виконання різних розпоряджень існували особливі посади - товмачі, трубники, недельщики і ін. У їх обов'язку входило також доставляти листування наказів по приналежності, викликати позовників на суд і Ін.
У XV в. дорогий пергамент витіснив папір, який спочатку також привозили із західноєвропейських країн, а з другої половини XVII в. - своя, вітчизняна. Першу паперову "мельницу" (фабрику) побудували на річці Пахре за наказом патріарха Никона, потім в Москві на річці Яузе. Проте тільки в XVIII в. після будівництва декількох паперової мануфактури вдалося задовольнити внутрішній попит на папір в Росії. Спочатку папір виготовлявся з ганчір'я, а чорнило робилося з солей заліза і дубильних речовин, що здобуваються з чорнильних горішків - наростів на дубовому листі. Поєднання залізистого чорнила і ганчіркового паперу робило текст особливо стійким, він майже не вицвітав. Тому документи цього періоду, що зберігаються в архівах, достатньо добре читаються.
Інструментами листу служило гусяче пір'я, заточуване особливим чином складаним ножем. Кращими, як відзначають історики, вважалося пір'я з лівого крила гусака, а сама очинка вимагала значного уміння. Гусяче пір'я застосовувалося аж до другої половини XIX в., хоча металеве пір'я з'явилося вже на початку століття. Написаний гусячим пір'ям текст посипався дрібним кварцовим піском. Московські накази користувалися піском, що привозиться з Воробйових гір, який вважався особливо світлим і чистим. З появою так званого скоропису (зображення округлих букв і використовування графічних скорочень слів і частин слів з винесенням -іх над рядком листу) вільно читати такі тексти стало досить складно, потрібні знання і навички.
У діловодстві наказів продовжувала використовуватися вельми специфічна форма документа - стовпець (стовп, столпік), інакше кажучи, сувій з підклеєних один до одного вузьких листів паперу. Важливі державні акти могли мати особливо великі розміри. Наприклад, грамота царя Олексія Михайловича Писькорському монастирю на землі має довжину більше метра, а Соборне укладення 1949 року налічує 309 метрів.
Складові частини стовпа називалися "поставами". Таку ж назву одержали і самі місця склеювання листівСаме склеювання було недостатньо міцним, що приводило до занепаду і зносу документа. Столбцовая форма діловодства відмінена Петром I.
Разом із столбцової формою документа в наказах зародилася і почала застосовуватися зошитова форма. Зошит - це лист паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру необхідності і складали книги. У формі книг велися списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи і ін. Відома величезна кількість різновидів книг - більше трьохсот.
Найважливішою ознакою офіційного документа є його формуляр - сукупність стійких інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розташованих в певній послідовності, специфічній для кожного виду документа. Формуляр - результат повторюваності управлінських ситуацій і управлінських дій. Дослідники відзначають, що ще на зорі клинопису письмові пам'ятники відрізнялися використовуванням стійких текстових формулювань з певним розташуванням матеріалу.
Аналізуючи формуляр документів наказового періоду, багато дослідників відзначають наявність стійких форм, зразків, по яких скоювалося діловодство.
В цілому, в наказовий період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання. Проте держава, діючи уривчатими і приватними заходами, не усвідомлюючи загальних адміністративних правил, не могло ще ввести систематичного порядку в організацію установ і їх діловодство. Тільки з середини XVII в. вживаються деякі заходи для наведення ладу в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.
5.Система колезького діловодства
Адміністративний хаос, викликаний відсутністю в колишніх установах встановленого законом порядку, загальних письмових форм документів, постійних термінів для виробництва подів, спонукав уряд шукати нові форми державного пристрою. Після тривалих пошуків і переробки знайдених зразків з'являються нові установи бюрократичного типа і регламенти для них, визначаючі точно склад, організацію, компетенцію і діловодство.
Ще в 1699 році Петро І вводить в обіг гербовий папір, в 1700 г. видає укази про відміну столбцової форми документа і загальний перехід до зошитової форми .
Багато уваги Петро І приділив пристрою сенатської канцелярії
В результаті петровських реформ у області управління склалася наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет і колегії - в центрі, губернатор, воєвода, комісари і інші органи -на місцях. Всього за 1718-1720 рр. замість скасованих наказів створено 12 колегій: Закордонних справ, Військова, Адміралтейська, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-колегія, Берг-колегія, Мануфактур-коллегия, Коммерц-колегія, Юстиц-колегія, Вотчинна і Головний магістрат.
Особливо детально розроблені в Генеральному регламенті питання реєстрації документів .
Все діловодство колегії велося під спостереженням секретаря. Важливі папери складав він сам, інші готувалися під його наглядом. Канцелярська робота розподілялася між службовцями, і обов'язок кожного був строго визначений регламентом. Так, нотаріус вів протоколи ("повседневные записки") по всіх справах, що розв'язувалися в колегії. Щодня на особливому листі він записував всі справи, які докладалися присутності і складав по них резолюцію. Після закінчення місяця ці листи переписувалися начисто і перепліталися. Нотаріус же вів реєстр невирішених справ, а секретар проти кожного відзначав, у кого воно знаходиться у виробництві. Цей реєстр постійно знаходився на столі присутності перед місцем президії, щоб члени колегії могли бачити, скільки у них невирішених справ.
У колезькому діловодстві виникло велике число нових документів, а документи наказового діловодства одержали нові назви, що з'явилося результатом масованого проникнення в російську мову запозичених слів, що відобразив західницький характер всіх петровськіх перетворень.
Колишні установи - думи і накази замінені колегіями, канцеляріями, конторами, ратушами. З'явилися і нові назви документів: векселі, облігації, реляції, меморії, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція і ін.
Істотні зміни в петровський час зазнає і форма документів. Для багатьох з них розробляються "генеральні формуляри" - зразки, по яких слід було складати документи. У коллежкому діловодстві виділяється з тексту і стає самостійним елементом формуляру дата документа: у багатьох документах вона пишеться під текстом з лівого боку листу:
"Жовтень 17 день 1723 рік".
6.Система міністерського діловодства XIX – початку XX ст.(виконавче)
Початок XIX ст. ознаменувався новою реформою державного управління і діловодства, яка торкнулася головним чином верхнього рівня управління - вищі і центральні установи, і разом з реформами Катерини II в останній чверті XVIII в. завершила формування системи центральних і місцевих установ.
Особливістю організації діловодства в цей період являлась не тільки її чітка законодавча регламентація, але і поява досить обширної діловодної літератури, у тому числі і роботи теоретичного характеру. Велике значення в цей період мали пісьмовникі - збірки зразків документів. Перші такі збірки з'являються вже в другій половині XVIII в., а з кінця XVIII - почала XIX вв. починають видаватися регулярно. Відомо більше ста таких збірок, виданих до 1917 р.
Мета видання збірок зразків документів - дати повне керівництво про порядок виробництва справ в присутствених місцях з описом "обряда делопроизводства" і додатком форм документів. Призначалися такі збірки найширшому кругу урядовців і приватних осіб, яким доводиться звертатися до державних установ.
ЛЕКЦІЯ №3
Тема: Теоретичні основи організації діловодства
Мета:З’ясувати проблеми розвитку діловодства; розкрити понятійний апарат діловодства; охарактеризувати засади визначення експертизи цінності документів
План
Самостійне вивчення
Зв’язок діловодства з іншими предметами
З далеких часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни , її героїчне минуле, з‘ясовуємо особливості побуту народу, правові форми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами, знайомимося з культурою становлення письмового мовлення.
З появою писемності виникла необхідність складати документи.
Після створення давньоруської держави писемність стала життєво необхідною для налагодження зв`язків із іноземними діячами,укладення угод
з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, у написах на речах про їхнє призначення. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж
коштовності.
Термін «діловодство» (справочинство) у мовленні в ті часи означав сам процес вирішення справ - «діло» (справу) вирішувати. Оскільки у ході вирішення будь-якого питання збиралися документи з початку ХVl ст. вживається слово діло – зібрання документів, відносяться до певного питання. Вперше це слово – «діло» зафіксовано в документах датованих 1584 роком.
Діловодство вимагало значного досвіду. Документи поділялися на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління.
Після Жовтневої революції на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П ять з них стали незалежними. В інших, у тому числі і
в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності.
Рада народних комісарів 2 березня 1918 р. прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа.
24 серпня 1991р. проголошена незалежність України .
У ст. 10 Конституції України, прийнятій на п ятій сесії Верховної Ради України від 28 червня 1996 р., зазначено: «Державною мовою в Україні є українська мова. Держава забезпечує її всебічний розвиток і функціонування в усіх сферах суспільного життя на всій території України…»
Розбудова держави неможлива без відродження і розвитку культури документаційного забезпечення управління. За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного вирішення різноманітних за обсягом управлінських завдань.
Обов’язковим атрибутом управлінської діяльності є прийняття управлінських рішень. З метою надання таким рішенням юридичної сили їх необхідно зафіксувати у відповідних документах.
Документування управлінської діяльності полягає в складанні та оформленні документів, отриманні і обробці їх, доведенні до виконавців та організації контролю за виконанням.
Діловодство - це діяльність апарату управління, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій.
Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи установи, підприємства, організації. У їх повсякденній оперативній роботі з`являється потреба в ділових паперах - службових документах, за допомогою яких оформляються трудові правовідносини з пра-цівниками, здійснюються управлінські зв’язки, необхідні для вирішення поставлених завдань, юридично закріплюються функції, права і обов’язки трудових колективів та окремих посадових осіб.
До основних понять діловодства відносяться: “документ”, “система документування”, “документообіг”.
Діловодство – це дисципліна практичного спрямування. Навчальний курс
«Діловодство» зорієнтовано, передусім, на напрацювання раціональних методик документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в органах державної влади, органах місцевого само-врядування, підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності
Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов язкові реквізити.
2.Нагальні проблеми розвитку
Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.
Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:
Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, необхідно раціонально організувати роботу служби діловодства.
ЛЕКЦІЯ №4
Тема: Місце документа в управлінській діяльності
Мета:З’ясувати «документ» як наукове поняття ;розкрити види документних ресурсів; охарактеризувати системи документації
План
Самостійне вивчення
Складіть перелік організаційної, розпорядчої та довідково-інформаційної документації
Лекція №2
Тема: Місце документа в управлінській діяльності
Мета: Вивчити основні положення дисципліни; розкрити
зв'язок діловодства з іншими дисциплінами; ознайомити
студентів з принципами та змістом предмета
План
1. Законодавчі обгрунтування поняття «інформація» та суміжних понять.
2. Еволюція поглядів на інформацію та її основні концепції.
3. Документні ресурси.
4. Види документних ресурсів.
5. Нормативні документи і джерела.
6. Системи документації: організаційна;розпорядча;довідково-інформаційна.
Самостійне вивчення
Література: [3], [9]
суміжних понять.
У статті 1 Закону Украіни "Про інформацію", прийнятому у 1992 році, подається таке визначення терміна "інформація": це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі". Закон встановлює основні принципи інформаційних відносин, до числа яких належать: гарантованість права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свободи її обміну; об'єктивність, вірогідність, повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.
У статті 12 Закону "Про інформацію" подано визначення терміна "інформаційна діяльність" як сукупності дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб, і держави. Цей термін є важливим для дисципліни "Аналітико-синтетична переробка документної інформації", оскільки всі процеси переробки документів є елементами інформаційної діяльності.
Закон визначає основні напрями інформоційної діяльності, до числа яких відносяться політичний, економічний, соціальний, духовний, екологічний, науковo-технічний, міжнародний тощо. Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації. Одержання інформації - це набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами або державою, а використання інформації - це задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави. Поширення інформації включає у себе розповсюдження, опри-юднення, реалізацію у встановленому законом порядку документованої або публічно оголошуваної інформації. Зберігання інформації - це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв (стаття 13).
У статтях 18-25 Закону України "Про інформацію" визначені основні види інформації; якими є: статистична інформація; масова інформація; інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого та регіонального самоврядування, до складу якої входить правова інформація; інформація про особу; інформація довідково-eнциклопедичного характеру; соціологічна інформація.
Статистична інформація - це офіційно документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України. Державна статистична інформація підлягає систематичному відкритому публікуванню. Забезпечуеться відкритий доступ громадян, наукових закладів та інших зацікавлених організацій до неопублікованих статистичних даних, які не підпадають під дію законодавчих обмежень.
Масова інформація - це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація. Друкованими засобами масової інформації є періодичні друковані видання (преса) - газети, журнали, бюлетені тощо й разові видання з визначеним тиражем. Аудіовізуальними засобами масової інформації є: радіомовлення, телебачення, кіно, звукозапис, відеозапис тощо.
lнформація державних органів та органів місцевого й регіонального самоврядування являє собою офіційно документовану інформацію, яка створюється у процесі поточної діяпьності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого та регіонального самоврядування. Основними джерелами цієї інформації є: законодавчі акти України, інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами, акти Президента України, підзаконні нормативні акти, ненормативні акти державних органів, акти органів місцевого та регіонального самоврядування. Означена інформація може доводитись до відома зацікавлених осіб різними шляхами. У Законі визначені такі:
• опублікування її в офіційних друкованих виданнях або поширення інформаційними службами відповідних органів та організацій;
• опублікування її у друкованих засобах масової інформації або публічне огопошення через аудіo- та аудіовізуальні засоби масової інформації;
• безпосередне доведення її до зацікавлених осіб (усно, письмово чи іншими способами);
• надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами;
• огопошення її під час публічних виступів посадових осіб.
Правова інформація - це сукупність документованих або публічно oгопошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення й боротьбу з ним та їх профілактику. Джерелами правової інформації виступають Конституція України, інші законодавчі й підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми та принципи міжнародного права, а також нормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань.
Сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу являє собою інформоцію про особу. Джерелами документованої інформації про особу є видані на її ім'я документи, підписані нею документи, а також відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого та регіонального самоврядування у межах своїх повноважень. Закон забороняє збирати відомості про особу без її попередньої згоди, за винятком випадків, передбачених законом.
lнформація добідково-енцикпопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє середовище. Доступ до цих видів інформації регламентується бібліотечним, архівним та іншим галузевим законодавством.
Соціологічна інформація являє собою документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів. Основними джерелами
соціопогічної інформації є документовані або публічно оголошені відомості, у яких відображено результати соціологічних опитувань, спостережень та інших соціологічних досліджень.
У статті 27 Закону України "Про інформацію" також міститься визначення поняття "документ" - " це - передбачена законом матеріальна форма одержання, збирання, використання й поширення інформації для
хом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відеo-, фотоплівці або на іншому носієві". Також подані поняття "первинний документ" та "вторинний документ". Перший є документ, що містить вихідну інформацію, а другий, вторинний документ - це документ, що є результатом анапітико-синтетичної та іншої обробки одного або кіпькох документів. Підкреслимо, що caмe останній вид документів є визначальним у курсі "Аналітико-синтетична переробка документної інформації".
У подальших статтях Закону зазначені режими доступу до інформації (відкрита та інформація з обмеженим доступом); доступ громадян до інформації про них (стаття 31); у статтях 32-37 охарактеризовані інформаційний запит, терміни розгляду запиту, причини відмов та оскарження відмов щодо доступу до офіційних документів. Статті 38 і 39 визначають право власності на інформацію та розглядають інформацію як товар.
Закон України "Про інформацію" також подає визначення термінів "інформаційна продукція" та "інформаційна поспуга". "Інформаційна продукція - це матеріалізований результат інформаційної діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб громадян, державних органів, підприємств, установ та організацій", а інформаційна послуга - це "здійснення у визначеній законом формі інформаційної діяльності по доведенню інформаційної продукції до споживачів із метою задоволення їх інформаційних потреб".
2. Еволюція поглядів на інформацію та її основні концепції.
Існує багато поглядів спеціалістів щодо сутності інформації як основного наукового поняття. Слово "інформація" у перекладі з латинської
мови означає "повідомлення", "висловлення", "пояснення". Коротко розглянемо розвиток та основний спектр сучасних поглядів щодо феномену інформації, а визначення терміну "інформація" ми розглянули вище.
На території України вже у XVII ст. слово "інформація" почало вживатись у книгах, що видавались латинською та польською мовами. Як синонім слів "наука" та "ідея" слово "інформація" на початку XVIII ст. починає використовуватись у Російській імперії, однак уживали його досить обмежено й у ХІХ ст.
У 20-х - на початку 30-х років ХХ ст. інформацією, як характеристикою публікацій у пресі, зацікавились теоретики радянської журналістики. Уперше було поставлене питання про значення соціальної інформації та її сутність, оформлені погляди на джерела інформації, а також зроблені перші спроби її кпасифікації. У відповідності до пануючої у тi часи комуністичної ідеології був сформульований перелік основних властивостей інформації, до яких відносились партійність, ступінь агітаційного впливу, переконливість, важливість повноти тощо. Розгорнулась дискусія щодо цінності інформації, яка, з одного боку, пов'язувалась з новизною та оригінальністю фактів (сенсаційністю), а прихильниками інших поглядів - з агітацією та ідеологічним впливом. Перемогли, безумовно, прихильники останнього напряму.
У цей же час починається вивчення кількісних методів вимірювання інформації. У них інформація розглядаеться як сигнал, що циркулює у технічних каналах зв'язку, а для визначення її кількості розробляється математичний апарат, котрий базується на ймовірнісно-статистичній теорії. Згодом було сформульовано одиницю виміру інформації - біт, що відповідає мінімальному обсягу інформації, який можна отримати у відповідях на питання "так" чи "ні". Ця відповідь може бути передана за допомогою технічних каналів зв'язку у вигляді сигналу у двійковій системі "0" чи "1". Таким чином, кількість бітів інформації, яка міситься у будь-якому реченні-повідомленні, визначається кількістю знаків у словах та кількістю двійкових сигналів, необхідних для передачі кожного знаку. Кількісний підхід визначення інформації відіграв велику роль у розвитку систем зв'язку, кібернетики, комп'ютерної техніки.
Але природа й сутність інформації за допомогою застосування лише кількісних методів нe дала відповіді на питання про її природу та сутність. Це спонукало дослідників створити якісні теорії інформації, розробка яких почалась, у 60-тi роки ХХ ст. Було розвинуто семантичну теорію інформації, сутність якої полягала у формуванні семантичних оцінок, що характеризують смисл та змістовність повідомлень. Розроблялась так звана "прагматична теорія інформації", що пов'язана з поняттям цінності та корисності інформації. Так, академік О.Харкевич запропонував визначати міру цінності інформації через ступінь ймовірності досягнення мети при отриманні інформаційного повідомлення. В межах семантичного підходу Ю.А. Шрейдером було висловлено міркування щодо зв'язку інформації із сукупністю індивідуальних знань (тезаурусом) споживача інформації. Тобто, у тексті тоді міститься семантична інформація, якщо під його впливом тезаурус споживача збільшився. Вимір цього збільшення і буде становити кількість семантичної інформації. Однак для різних тезаурусів одна й та ж інформація має різне значення та їх зміни можуть бути неоднаковими.
Зрештою, у 60-х роках ХХ ст. термін "інформація" від спеціального технічного став набувати статусу загальнонаукового поняття. Це сталося завдяки усвідомленню якісної різноманітності інформації, її функціонального значення для управління як в автоматизованих системах, так й у соціумі та живій природі у цілому. Тому інформацію стали аналізувати з філософської точки зору, що спричинило появу трьох оснобних концепцій інформації.
Перша - атрибутибна концепція інформації - трактує інформацію як атрибут усієї матерії, як невід'ємну внутрішню властивість всіх матеріальних об'єктів. Виходячи з цього, інформація розглядається як філософська категорія на рівні з речовиною та енергією. В основу концепції покладено теорію відображення. Відображення як загальна властивість зумовлене тим, що предмети і явища перебувають в універсальному взаємозв'язку й взаемодії. Впливаючи один на одного, вони викликають при цьому тi чи інші зміни, а форми відображення залежать від рівня їх структурної організації. Зміст відображення виражається у тому, які зміни сталися у предметі відображення і які сторони впливу (характеристики oб'єкта) вони відтворюють. У процесі відображення неминуче відбувасться передача інформації.
Друга - функціонально-кібернетична концепція - пов'язує існування інформації із системами, що саморегулюються та саморозвиваються; в котрих у результаті управління виконуються певні функції. Учені, які дотримуються цієї теорії, заперечують існування інформації у неживій природі і вважають, що інформаційні процеси мають місце в біологічних та кібернетичних системах. Інформація розглядається як міра упорядкованості, що завжди пов'язана з обмеженням різноманітності та розуміється як управління.
Третя - семіотична (знакова) концепція - розгпядає інформацію у нерозривній едності зі знаком-сигналом, поза зв'язком із яким вона існувати нe може. Знак має смислову (семантичну) характеристику, будучи матеріальним виявленням природної чи штучної мови або символіки мистецтва. Сутність інформації, відповідно до цієї концепції, пов'язана з мовою, свідoмістю, розумовою діяльністю людини, тобто із сигналами, за допомогою яких спілкуються між собою люди. Тому і назва цієї інформації (крім семантичної) - соціальна. Соціальна інформація - це сукупність знань, відoмостей, даних і повідомлень, що формуються й відтворюются у суспільстві та використовуються індивідами, групами, організаціями, різними соціальними інститутами з метою соціальної взаємодії, суспільних відносин і прoцесів. Caмe ця інформація є об'єктом дослідження наук соціальнo-комунікативного циклу, серед яких є документознавство з відповідними дисциплінами документознавчого циклу, в тому числі й дисциппіна "Аналітикoсинтетична переробка документної інформації".
3. Документні ресурси.
Наявність корисних ресурсів у будь-якій галузі, у будь-якому роді діяльності виступає гарантією ефективної діяльності. Відомі ресурси матеріальні (сировина, знаряддя праці тощо), енергетичні, під якими розуміють всі види енергії, а наприкінці 70-х - початку 80-х років ХХ ст. з'явилось третє поняття - інформаційні ресурси. Значення останніх полягає в тому, що вони дозволяють суттєво економити матеріальні, енергетичні затрати при створенні нових продуктів і послуг; значно скорочують і різко підвищують якість виконання інтелектуальних процесів у всіх сферах: чи то у прийнятті управлінських рішень, при створенні нових наукових і технічних розробок, в діагностиці чи лікуванні людей тощо. При цьому інформаційні ресурси аж ніяк нe поступаються іншим вищезазначеним видам ресурсів.
Інформаційні ресурси є надзвичайно важливими для діяльності будьяікої установи, організації, підприємства чи фірми. Таким чином, інформаційні ресурси - основа діяльності як окремо взятої установи, так і їх сукупності - у локальному, регіональному, державному, міждержавному тa глобальному масштабі. Так, Інтернет - це глобальна система інформаційних ресурсів.
Міждержавний стандарт ГОСТ 7.0-99 "Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. Терміни та визначення" подає таке визначення терміна "інформаційні ресурси" - "це сукупність даних, які організовані для достовірного отримання інформації" . У свою чергу, "документні ресурси" розглядаються тут як "вид інформаційних ресурсів, який представляє сукупність окремих документів в інформаційних системах". Отже, у відповідності до цього стандарту документні ресурси є частиною ресурсів інформаційних.
Від кореня "документ" походять також інші поняття, які застосовуються в аналітико-синтетичній обробці документів. У таблиці 1 подані значення та приклади вживання термінів, що є похідними від поняття "документ".
Таблиця 1.
Значення та приклади вживання термінів, похідних бід поняття "документ "
|
Поняття |
Значення |
Приклади |
|
Документний |
Такий, що складається з докцментів |
Документний ресурс; Документний фонд; Документний масив; Документний потік; |
|
Документальний |
Такий, що містить документ як один з елементів своєї структури |
Документальна система |
|
Документаційний |
Такий, що відноситься до документації як множинності документів службового призначення |
Документаційний ресурс |
|
Документований |
Такий, що оснований на документах, підтверджений документами, має посилання на документи |
Документована стаття; Документований бібліографічний пошук |
Документний ресурс має ряд функцій, серед яких можна назвати такі: ідентифікаційну або довідкову, посвідчуючу (наприклад, паспорт як модель особи дозволяє її ідентифікувати); легітимізаційну (наприклад, ліцензія на право займатись певним видом діяльності), пошукову (знаючи номер або дату наказу, його легше знайти); обліково-звітну (свою діяльність будь-яка юридична чи фізична особа обліковує документально); статистичну (підсумкові відомості збираються за даними звітних документів); інспекційну (стан фінансових справ, кадрова ситуація вивчаються за відповідним документами); дослідницьку (наукові факти отримують з документально зафіксованих експериментальних даних).
Документні ресурси будуються за певними принциnами, тобто грунтуються на основних вихідних положеннях, яких дотримуються при здійсненні будь-якої діяльності, у тому числі й при формуванні та обробці документних ресурсів. До таких принципів слід віднести: доцільність, диференційованість-інтегрованість, систематизованість, сумісність, розумне дублювання, вибірковість, захищеність.
Доцільність є вихідним принципом, оскільки формування документного ресурсу не є самоціллю, а повинно узгоджуватись з тією метою, заради якої цей ресурс створюється. На доцільності грунтуються всі інші принципи.
Принцип диференційованості-інтегрованості полягає у тому, що документний ресурс повинен бути максимально наближений до тієї системи, яку він обслуговує. Тому він поділяється на автономні ресурси. Але завдяки, наприклад, електронним комунікаціям усі документні ресурси виявляються пов'язаними у єдину систему, що забезпечує принципову можливість отримання всієї інформації з будь-якого пункту. Тому дифеpенційованість не стільки поділяє документні ресурси, скільки пов'язує (інтегрує) їх у єдине ціле.
Систематизованість передбачає, що кожен документний ресурс упорядковується за власними ознаками, які полегшують розміщення та пошук документів. Вибір ознак залежить від мети підсистеми. Наприклад, у бібліотеках книжкові фонди розставляють за форматом видань або за певними класифікаційними системами, а у лікувальних установах історії xвopoб розташовують за нумераційною ознакою.
Сумісність забезпечуеться тим, що документи, які втратили свою актуальність в одному ресурсі, можуть бути передані до іншого, якщо вони для нього становлять інтерес. Так, наприклад, закінчені особові справи співробітників, які вибувають із системи, передають до архіву. Нoменклатура й послідовність розташування документів в особовій справі обумовлюються заздалегідь, отже архів просто відображає у своєму документографічному ресурсі відомості про справи, що надійшли до нього, i ставить цю особову справу на місце зберігання без повторної обробки.
Розумне дублюбання диктується необхідністю мати певні документи у декількох документних ресурсах. Наприклад, наказ про грошове заохочення співробітника повинен знаходитись: у канцелярії (там збираються всі накази); у відділі кадрів (для фіксації заохочення в особовій справі); у бухгалтерії (для здійснення грошової виплати); у керівника структурного підрозділу; у заохочуваної особи. Однак фізичне дублювання документів є характерним лише для традиційного, мануального, діловодства, а при вкористанні електронної техніки забезпечується принцип однократного вводy і багатократного використання документальної інформації.
Принцип бибіркобості передбачає, що документний ресурс може бути наданий лише тим, хто має на це право. Наприклад, користуватись документним фондом певної бібліотеки можна лише за наявності читацького квитка цієї бібліотеки. У документознавстві розроблені різні засоби попередження несанкціонованого доступу до документів, а вибірковість забезпечується захищеністю документних ресурсів, однак, якщо обмеженість у використанні документів відсутня, він належить до категорії загальнодоступних.
4. Види документних ресурсів.
Документний ресурс - це єдність потоку й масиву документів, що відображають процеси й результати всіх сфер цілеспрямованої діяльності людинй. Він виступає інформаційним пo суті, але документним за фізичним утіленням.
Існують різні способи структурування документних ресурсів - залежно від головної основи, або ознаки ділення, яка виступає визначальною.
Так, за ступенем організованості документний ресурс може бути впорядкованим жорстко чи слабко. У першому випадку ми маємо високоорганізовані документні ресурси, які мають статус документного фонду (бібліотеки, архіви, музеї, служби науково-технічної інформації), а у другому - ресурси залишаються на стадії документного мосиву (канцелярські служби, бухгалтерії, відділи кадрів).
За місцем створення й функціонування розрізняють такі документні ресурси: генеративні, транзитні та термінальні.
Генеративні документні ресурси - виникають на стадії створення документів. Адже будь-який документ колись і кимось створювався. Це, власне, весь існуючий масив документів, які функціонують у суспільстві та беруть участь у соціальних комунікаціях. Ці ресурси створюють установи, автори, організації, книговидавці та засоби масової інформації.
Транзитні документні ресурси - це ресурси, що пересилаються, транспортуються, ретранслюються з одного пункту до іншого, насамперед, із пунктів їх виникнення до пунктів доставки; це ресурси, що рухаються, тому вони утворюють документний потік. Каналами передачі таких ресурсів є пошта, кур'єрська доставка, книжкова торгівля.
Термінапьні документні ресурси - це закінчені ресурси, що збираються у пунктах обробки, переробки, збереження. Вони становлять документний масив, документний фонд. Їх доцільно поділити на кілька груп.
Перша - це бібліотеки, архіви, музеї, служби науковo-технічної інформації. Вони обслуговують юридичних і фізичних осіб, чия діяльність проходить поза межами цих установ і не пов'язана з формуванням та збереженням цих ресурсів.
Друга група розглядає документний масив як основний об'єкт своєї виробничої діяльності, однак їх ресурси виступають лише засобом використання, а не засобом створення інформації. Наприклад, основними документами для шкіл є підручники, але вони використовуються з метою освіти. Третю групу становлять документні ресурси, які в обов'язковому порядку існують у будь-якій соціальній установі; вони супроводжують, забезпечують і обслуговують її основну діяльність та управління.
При вирішенні питань організації діловодства на підприємствах, установах і в організаціях слід керуватися державними стандартами на управлінську документацію. Вони розроблені на основі Єдиної державної системи діловодства.
Єдина державна система діловодства (ЄДСД) - це комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують однакову (одноманітну) і раціональну організацію діловодства.
ЄДСД передбачає вирішення таких питань:
організації та ведення документаційного забезпечення управлінської діяльності;
раціональної організації документообігу та поточного зберігання доку-ментів;
економіки, планування та організації праці персоналу, який займається діловодством;
автоматизації та механізації управлінської діяльності.
Створена ЄДСД у 1973 році. Її основне завдання - раціоналізація та уніфікація документаційних процесів в управлінській діяльності, що повинно сприяти підвищенню ефективності управління в цілому. В межах ЄДСД були розроблені стандарти на уніфіковану систему організаційно розпорядчої документації (УСОРД).
Основні положення ЄДСД та ГОСТи на УСОРД основні нормативно методичні документи, на підставі яких здійснювалося діловодне обслуговування у 70 80 роки.
Впровадження електронно обчислювальної техніки в управління вима-гає перегляду основних положень ЄДСД із врахуванням змін технології скла-дання та обробки документів.
Підготовлена нова редакція ЄДСД Єдина державна система докуме-нтаційного забезпечення управління (ЄДСДЗУ). Вона базується на широкому використанні електронно обчислювальної техніки і дозволяє перейти до нової інформаційної технології у вирішенні управлінських питань. Одно-часно враховуються і можливості ручної обробки документів.
Сучасне діловодство у своєму доробку має низку джерел, які є підґрунтям для опанування цієї дисципліни.
Пріоритетними джерелами для вивчення дисципліни є законодавчі та нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства й архівної справи, а саме: Закон України "Про національний архівний фонд та архівні установи" [із змінами] від 24 грудня 1993 р. № 3814-Хll; "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153; "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрований в Мінюсті України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 тощо. Найближчим часом буде прийнято законопроект "Про діловодство", який стане основним законодавчим актом, регулюючим органі-зацію діловодства в Україні.
Другу групу джерел становлять стандарти з діловодства, які дають можли-вість опанувати терміносистему діловодства, оволодіти основними правилами підготовки і оформлення організаційно-розпорядчих документів. Це, насамперед, ДСТУ 4163—2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання доку-ментів" та ДСТУ 2732—9.4 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення". До речі, на заміну останнього найближчим часом буде введено новий Національний стандарт України під тією ж назвою.
Третю групу джерел становить наукова та навчальна література з діловодства, яка хоча й недостатньо розвинена в Україні з огляду на період становлення, про-те має у своєму доробку низку ґрунтовних досліджень, які подано у Переліку джерел. До цієї ж групи можна піднести матеріали науково-практичних конференцій.
До четвертої групи джерел належать публікації з питань організації ділово-дства у таких періодичних виданнях: "Науково-інформаційний бюлетень Архі-вного управління УРСР", що 1965 року дістав назву - "Архіви України" (вихо-дить досі); "Студії з архівної справи та документознавства" (видання Україн-ського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства); журнали "Секре-тар-референт" і "Довідник кадровика" (спеціалізовані видання Видавничого дому "МедіаПро").
6. Системи документації: організаційна;розпорядча;довідково-інформаційна.
Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів
Застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розріз-няються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі упра-вління є організаційно-розпорядча документація (ОРД).
Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для
оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпо-рядчо-виконавчих дій державних органів,підвідомчих їм організацій та установ.
Порядок створення,оформлення та застосування основних груп
організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними акта-ми, що надає їм правового характеру.
Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому,що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь- якої установи,слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.
Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу- юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених норма-тивними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.
Основна функанція розпорядчих документів - регулювання діяльності
органу управління з метою виконання поставлених перед ним завда-нь,одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації в цілому. Розпорядчі документи,виконуючи регулятивну функ-цію, спрямовуються від суб єкта управління (керівного органу) до об єкта управління (підлеглих), тобто від вищого органу управління до керівного органу підвідомчого управління,від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безпере-
бійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.
Із юридичної точки зору розпорядчі документи,закріплюючи встановлені адміністративно-правові відносини,є правовими актами нормативного чи ненормативного характеру, які урегульовують діяльність з метою реалізації завдань, що виникають у сфері управління на її різних рівнях. У них містяться конкретні,юридично владні приписи суб єктів управління.
Відповідно до чинного законодавства органи управління створюють:
Президент України – укази,розпорядження;
Верховна Рада України,Верховна Рада Автономної Республіки Крим –
постанови , рішення;
Кабінет Міністрів України – постанови і розпорядження;
міністерства - накази, інструкції,вказівки;
державні комітети і комісії- постанови, інструкції, вказівки;
головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;
виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи-
рішення,розпорядження,накази;
керівники промислових та виробничих об єднань, фірм, трестів –
накази, інструкції,вквзівки;
керівники підприємств, організацій – накази,інструкції, розпорядження, вказівки.
Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов язки органів управління на тривалий час.
Усі організації і підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами.
Зазначені правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних
аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів, а
також чинного законодавства з цих питань.
Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій,
сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільш питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом
належить першорядне значення в усій системі діловодства.
Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття
розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Документи, які виникають у процесі взаємовідносин підприємств
та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні.
Цим, зокрема, пояснюється різнобій в їх складанні та оформленні.
Щоб його уникнути, деякі документи, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.
ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ
Положення
Статут
Посадова інструкція
Правила
РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ
Постанова
Ухвала
Розпорядження
Наказ
Вказівка
ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ
Акт
Анкета
Анотація
Відгук
Висновок
Графік
Довідка
Записки:доповідні, службові, пояснювальні
Звіт
Клопотання
Листи(службові)
Оголошення
План
Подання
Прес-реліз
Протокол
Реферат
Рецензія
Телеграма
Телефонограма
Факс
Лекція №5
Тема: Функції та способи їх утворення документів, носіїв інформації
Мета: Визначити термін «документ»;функції документа; ознайомити студентів з суспільною
роллю та соціальним призначенням документа.
План
1. Загальні функції документа.
2. Спеціальні функції документа.
3. Суспільна роль та соціальне призначення документа.
4. Забезпечення документної комунікації.
5. Зберігання та передача інформації.
1.Загальні функції документа.
Документ- це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяль-ність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснювати, викладати справу”. Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, навчальний приклад “взірець”. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.
За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” (ДСТУ 2734-94) документ-це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафік-сованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.
Серед функцій документа виділяють загальеі і спеціальні.
Загальними функціями документа є:
інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію-причина укладання будь-якого документа;
соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява
спричинена тією чи іншою соціальною потребою;
комунікативна: документ є засобом зв’зку між окремими елементами
офіційної, громадської структури;
культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де
знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку
суспільства.
2. Спеціальні функції документа.
Спеціальними функціями документа є:
управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні тощо), що створені
спеціально для реалізації завдань управління;
правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і правовзаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові
нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції
на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути
будь-який документ);
історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про
розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів,які створю-
ються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні
функції і надійдуть до архіву на зберігання.
Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи докумен-
тації.
Система документації-це сукупність (спільність) певних документів,
взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяль-
ності та єдиних вимог до їх оформлення (укладення).
Можна виділити функціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації і цілому. У ній знайде відображення специфіка будь-якої сфери діяльності.
3. Суспільна роль та соціальне призначення документа.
У статті 27 Закону України “Про інформацію” говориться, що “документ-це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.”
Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми,забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Усім відомо,що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документів та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.
Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю проконтро-лювати його виконання,зберегти,знищити.
Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами,бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, орга-нізації чи підприємства,знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості,що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.
Поява слова «документ» в українській мові пов’язана з діяльністю росій-ського царя Петра l наприкінці ХVll-на початку ХVlll ст., котрий віддавав пере-вагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юридичну силу.
У наш час термін «документ» є загальною назвою всіх юридично значущих джерел інформації. У сучасній літературній мові слово «документ» має кілька значень:
1. Матеріальний об єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта).
2. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось;
у праві –складений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту,заповіт).
3. Офіційне посвідчення особи (паспорт).
4. Історично достовірні писемні джерела (грамота, малюнок).
Управлінський документ містить інформацію,що виникла й викорис-товується у сфері управління. Тут документ є насамперед зафіксованим пись-мовим способом носієм інформації і водночас своєрідним «матеріалом», «сировиною для обробки». Ця сировина повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно давати інформацію. Це стосується передусім цифрової (планлвої та облікової) документації, обробка якої повністю комп ютеризована,а також документації організаційно - розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.
Частина документів – планування, звітність, ділове листування – призначені для безпосередньої управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.
Документ має такі властивості:
є носієм і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше;
має правову вагу, господарське значення , оскільки сам може служити письмо-вим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;
уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.
Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі і доборі слів,їх поєднанні, розташуванні; творчість як така відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотриму-ватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стан-дартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.
Усі ділові папери різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою документи поділяються на три групи.
Документи, котрі відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як пра-вило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виго-товляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом )
Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності і швиткості їх використання, обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове посвідчення ).
Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст де мовні засоби автор-укладач добирає сам (харарактеристика, рапорт, лист)
На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом – оформлення документів визначено стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.
4.Зберігання та передача інформації.
Управління суспільством, галузями народного господарства, підпри-ємством чи установою з погляду технології являє собою процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважну частину використаної у процесі управління інформації необхідно зафіксувати і зберегти. Для цього вико-ристовують різні матеріальні носії інформації – папір, магнітні стрічки і касети, дискети і диски, перфокарти, фотокартки, кінофільми тощо.
В останні часи за значного збільшення обсягів інформації доля її на паперових носіях в діловодстві зменшилась. Цьому сприяє розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів (включаючи рукописні ) в персональний комп’ютер (ПК) , текстового і графічного видів обробки інформації в документах, що дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впровадження електронного транспортування, доступ до необхідної ділової інформації через бази даних тощо. Сучасні системи автоматизації діловодних процесів дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику. Алго-ритмом також передбачено, що така система пам ятає, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і в разі потреби нагадає про необхі-дність завершення роботи з ним.
ЛЕКЦІЯ №6
Тема: Організація роботи служби діловодства
Мета:З’ясувати види, структуру, основні завдання служби діловодства; розкрити принципи керування службою діловодства установи; охарактеризувати вимоги до раціональної праці персоналу служби діловодства
План
Самостійне вивчення
Сфера використання молодших спеціалістів
1. Сутнісні особливості системи діловодства в Україні.
Забезпечення раціональної постановки діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.
Служба діловодства – це структурний підрозділ або працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів тимчасово до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.
Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:
формування нормативно-правової бази;
становлення термінології;
розвиток принципів керування управлінською документацією;
класифікація уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої документації;
напрацювання методики підготовки та перепідготовки працівників служб діловодства.
Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, необхідно раціонально організувати роботу служби діловодства.
Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:
- оптимальну організаційну структуру служби діловодства;
- вибір раціональної форми діловодства;
- чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій
- правильне визначення кількісного складу працівників;
- нормування праці кожного;
-впровадження прогресивних методів управління персоналом задля функціонування служби діловодства як єдиної команди професіоналів;
- застосування засобів сучасної комп ютерної та організаційної техніки;
- раціональну організацію робочих місць та умов праці;
- нормативно-методичне забезпечення діловодства.
Види служб діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції.
Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на її функції та обсяг робіт, що виконуються нею, є такі:
- розмір та територіальне розміщення установи;
- кількісний склад працівників установи;
- обсяг документообігу;
- прийнята форма організації діловодства;
- рівень механізації й автоматизації діловодних процесів.
Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діло-водства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних та внутрішніх документів за рік.
Залежно від обсягу документообігу встановлено 4 категорії установ:
I категорія – з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;
II категорія – від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;
III категорія - від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;
IV категорія – до 10 тис. документів на рік.
Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організайії діловодства:
Централізовану –рекомендовано застосовувати в установах III-IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;
Децентралізовану – рекомендовано впроваджувати в установах I категорії з територіальнотроз єднаними структурними підрозділами.
Змішану - доцільно робити в установах I-II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.
При централізованій формі організаціцї діловодства всі операції з оброблення документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі- службі діловодства. Децентралізована форма передбачає одночасне виконання відносно однорідних ділових операцій кіль-
кома структурними підрозділами установи, включаючи службу діловодства. Проте не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства з організаційною структурою самої служби діловодства, до складу якої входять відповідні підрозділи (експедиції, групи, машбюро тощо). При змішаній формі деякі операції (наприклад,приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.
Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства і її працівни-
ків, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства.
У практиці існують такі види служб діловодства:
- департамент документального забезпечення і контролю – в установах І
категорії;
Кожна із зазначених служб діловодства, в свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.
До складу служби діловодства можуть входити:
тощо;
Наприклад, до складу управління справами можуть входити: відділ ділово-дства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, в свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи. Так, відділ діловодства може складатися з: канцелярії, сектора документаційного обслуговування колегіального органу, кур єрської служби, архівного підрозділу тощо.
У невеликих установах, які у структурі не мають служб діловодства, відповідальність за ведення діловодства покладається на секретаря або на іншу спеціально призначену посадову особу.
Робота служби діловодства регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про установу та інструкції з діловодства установи.
Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп’ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.
Відповідно до основного завдання служба діловодства виконує такі функції :
- забезпечує зберігання документаційного фонду установи.
При розподілі цих функцій слід дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження необхідного ступеня спеціалізації, структуризації робіт — групування за певною логікою. Обсяг робіт з кожної з функцій визначається на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.
Для низки установ І і II категорії з високим рівнем централізації діловодних операцій широко застосовують системи автоматизованого діловодства та документообігу (САДД), Для реалізації функцій САДД у складі служби діловодства створюють інформаційні центри і бюро.
2. Посадовий склад служби діловодства.
Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.
Діяльність працівників служби діловодства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником служби діловодства на підставі "Класифікатора професій ДК 003-95", затвердженого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи.
У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно - розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.
У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.
Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:
начальник управління (відділу);
керуючий справами;
завідувач канцелярії.
Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:
керівник групи;
головний спеціаліст;
провідний спеціаліст;
спеціаліст.
До технічних працівників належать: секретарі, діловоди, друкарки, стенографісти, архівісти, кур 'єри.
Назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника.
Основі вимоги до керівника служби діловодства, його посадові обов'язки і зв'язки за характером діяльності
Службу діловодства очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи.
Керівник служби діловодства повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи у службі діловодства не менш трьох років).
Керівник служби діловодства:
- контролює виконання встановлених правил роботи з документами уданій установі та мережі підвідомчих установ;
- доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;
- вносить на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і стягнення;
- вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації у даній установі та мережі підвідомчих установ;
- підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
- бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи з питань діловодства та документообігу.
Керівник діловодної служби має право:
- залучати спеціалістів структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
- вимагати від структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.
На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за:
- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;
- виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб служби діловодства;
- дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства.
Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:
- з керівниками структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ — з питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документної інформації в службових цілях;
- з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою проектів документів;
- з відділами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
- з службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.
Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.
Раціональна організація праці персоналу служби діловодства
Раціональна організація праці полягає в оптимізації використання робочого часу. Час, у тому числі і робочий, — неоціненний скарб. Для осмисленого використання такого дефіцитного ресурсу, як час, необхідно враховувати різноманітні аспекти. Спробуємо їх систематизувати.
У сфері документування управлінської діяльності ціль методів ефективного використання робочого часу полягає, передусім, у змен шенні навантажень на працівника шляхом рівномірного розподілу посадових обов'язків між усіма працівниками служби діловодства. Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідає потребам і стратегії установи. Окрім того, персонал служби діловодства має бути єдиною командою, котра чітко визначила цілі та має сплановану стратегію, чіткий розподіл посадових обов'язків. Той хто хоче досягти мети, повинен її добре уявляти. "Хто не знає, куди направляється, дуже дивується, коли потрапляє не туди",— писав Марк Твен.
Мета діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюються в колективному договорі, положеннях про персонал, про структурний підрозділ, посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених з працівниками. Кожний працівник, який підписав трудовий договір, контракт чи угоду, має знати:
- умови праці,
- розмір заробітної плати,
- правила внутрішнього трудового розпорядку,
- порядок переміщення з посади на посаду, звільнення, заохочення,
- види доплат,
- графіки понаднормового часу, вихідних і відпусток,
- методи вирішення конфліктів тощо.
Знання цих відомостей покликано забезпечувати чітке виконання посадових обов'язків, стимулювати працівника до активної продуктивної праці, поліпшувати організацію цієї праці, створювати сприятливу атмосферу. Працівник, задоволений умовами праці, буде дбати про виробничі показники, реалізацію цілей та стратегії установи. Окрім того, кожний працівник повинен дбати про престиж установи. У контексті реалізації стратегії установі потрібні, в першу чергу, працівники, які:
- прихильні до цілей установи,
- компетентні у роботі;
- забезпечують економію витрат та можливі стратегічні зміни;
- наділені навичками, які є джерелами конкурентної переваги цієї установи у мережі подібних установ.
Оцінка працівника визначається такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, вміння працювати у команді та самостійно, здібності опанування суміжних спеціальностей, адекватне сприйняття змін.
Важливим чинником організації раціонального використання трудових резервів є нормування праці. При нормуванні технологічних операцій документування й організації роботи з документами використовують нормативи часу на виконання відповідних операцій, нормативи чисельності працівників, а також нормативи керованості у співвідношенні з кількістю працівників.
В основі нормування праці лежить норматив часу — величина витрат часу на виконання визначеного виду робіт при забезпеченні певних організаційно-технічних та санітарно-гігієнічних умовах праці.
Нормування праці персоналу необхідно для підвищення ефективності роботи установи. Виміри і нормування трудових витрат при правильному використанні можуть слугувати:
- визначенню витрат на роботу усього персоналу установи;
- удосконаленню методів праці;
- заохоченню працівників до виконання посадових обов'язків;
- рівномірному розподілу навантажень у робочому часі;
- поліпшенню планування роботи установи;
- визначенню потреб у штатних одиницях;
- визначенню необхідності понадурочних робіт;
- складанню бюджету установи;
- поліпшенню виконавчої дисципліни;
- скороченню необхідності прийняття необгрунтованих рішень;
- забезпеченню раціонального використання технічних засобів;
- вирішенню питань підвищення кваліфікації працівників.
При оцінюванні фактичних затрат праці використовуються як
загальні методи вивчення трудових процесів в апараті управління, так і спеціальні, які дозволяють шляхом розрахунку й аналізу визначити трудові затрати з окремих видів документів і документних операцій у цілому. Типові норми часу на документальні операції розробляються на основні фотохронометражних спостережень (фотографії робочого дня, хрономентаж) і передового досвіду роботи. Ці норми враховують час на підготовчо-завершальну роботу, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок (враховуючи фізкультурні паузи) та особисті потреби. Сьогодні ми можемо послуговуватися нормативами часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах, нормативами на окремі види робіт з управління кадрами. Розроблення єдиних норм часу на часто повторювані роботи з документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами триває, сподіваємося, найближчим часом досягне свого завершального етапу.
Проблема оптимізації праці у сфері документування та організації роботи з документами має дещо психологічний характер, адже працівники служби діловодства значний час витрачають на подолання внутрішніх суперечностей, а також відволікання на справи, які здаються терміновими, за рахунок часу, відведеного на виконання дійсно нагальних і важливих завдань. Для працівників служби діловодства визначальною професійною рисою має бути вміння визначати першочергові завдання й встановлювати послідовність їхнього виконання.
Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства
Кваліфікація працівника служби діловодства визначається сукупністю загальної чи спеціальної освіти, а також професійного досвіду, набутого з роками під час виконання у відповідних організаційних і технічних умовах професійних обов'язків різної складності. Проте і цього виявляється недостатньо. Адже у зв'язку із впровадженням систем автоматизації діловодства та документообігу, швидкоплинним удосконаленням технічних засобів і пристроїв, що застосовуються у діловодстві, періодичними нововведеннями у програмне забезпечення комп'ютерної техніки, працівники служб діловодства повинні постійно підвищувати свою кваліфікацію. Підвищення кваліфікації може відбуватися:
- на практичних конференціях, семінарах чи лекціях, організованих установами вищого рівня, спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, галузевими науково-дослідними інститутами, державними архівами;
- шляхом ознайомлення з передовим досвідом у галузі діловодства й архівної справи, у тому числі іноземним, під час стажування в інших установах;
- шляхом самостійного опрацювання нормативно-правової бази і відповідної спеціальної літератури.
Форму, програму та термін занять з підвищення кваліфікації визначає в кожному окремому випадку установа-оріанізатор цих за нять, виходячи з поставлених перед нею завдань й враховуючи рівень освіти та досвіду роботи працівників.
На семінарі мають бути присутніми лише ті працівники, які дійсно потребують підвищення кваліфікації. Семінар проходить у вигляді пояснень з практичною демонстрацією нововведень, при цьому працівники можуть задавати питання та висловлювати власну думку щодо почутого. Проводити семінар повинен кваліфікований фахівець іншої установи, який має певний досвід у галузі діловодства та суміжних дисциплін. Семінар може тривати від кількох годин до кількох днів, залежно від обсягу і складності подання інформації.
Загалом це ефективний метод підвищення кваліфікації, адже проводиться кваліфікованим фахівцем безпосередньо на робочих місцях, й працівники мають змогу навчатися на практиці. Проте завжди слід зважувати на те, що:
- навчання проводиться з відривом від виконання безпосередньої роботи; на нього витрачається робочий час працівників служби діловодства та фахівця, який проводять семінар;
- працівники не зможуть відразу опанувати весь обсяг отриманої інформації.
Важливе значення має так зване "внутрішнє" підвищення кваліфікації у межах установи. Воно може проводитися у таких формах, як семінар, навчання одним працівником іншого та самонавчання без відриву від виконання професійних обов'язків. Постійне вдосконалення знань, умінь, навичок — неодмінна умова успішної діяльності працівника служби діловодства, адже нормативно-правова база й програмне забезпечення комп'ютерної техніки перебуває у невпинному русі, а тому вимагає від працівників динамічності.
Новим управлінським структурам України, вільним від адміністративно-командної системи, належить критично проаналізувати організацію діловодства, організацію праці установи, управління в цілому. Взявши найціннеше, вийти на цивілізований шлях розвитку, в якому управління певною установою впливатиме на загальний розвиток національної культури.
ЛЕКЦІЯ №7
Тема: Організація роботи служби діловодства( продовження)
Мета:З’ясувати види, структуру, основні завдання служби діловодства; розкрити принципи керування службою діловодства установи; охарактеризувати вимоги до раціональної праці персоналу служби діловодства
План
Самостійне вивчення
Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства
ЛЕКЦІЯ №9,11,12,13
РОЗДІЛ 2. Нормативно – методична база діловодства
Тема: Нормативна база документування управлінської інформації
Мета:З’ясувати хто визначає державну політику у сфері архівної справи і діловодства; розкрити зміст і структуру нормативно-правових актів; охарактеризувати нормативну базу діловодства
План
Самостійне вивчення
Робота з нормативними документами
. Єдина державна система діловодства як засіб вдосконалення управлінської діяльності.
2. Уніфікована система ОРД, загальні положення.
3. Документи УСОРД.
ЛЕКЦІЯ №15
Тема: Єдина державна система діловодства
Мета:З’ясувати поняття ЄДСД, її основне завдання
План
управлінської діяльності
Найбільш важливі питання діловодства в закладах визначають основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Вона являє собою систему документаційного забезпечення управлінської діяльності, яка визначає типові процеси документування і організації роботи з документами. ЄДСД - науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують діловодні процеси.
Положення ЄДСД, правила їх застосування визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України, міністерствами, відомствами в інструкціях з діловодства. Створено систему нормативної документації з діловодства на різних рівнях: загальнодержавному, галузевому, на рівні окремої установи. Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року за № 1153 затверджено "Примірну інструкцію з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади". У міністерствах розроблено, затверджено і впроваджено в практичну діяльність відпо-відних галузей типові інструкції з діловодства, зокрема у 1998 році затверджено інструкцію з діловодства у Міністерстві освіти України. Специфіку діловодних процесів установ регламентовано в затверджених ними інструкціях з діловодства, наприклад, відповідно до наказу від 02 грудня 2002 року № 540-1-10 набула чинності інструкція з діловодства Національного університету "Львівська політехніка".
Основні положення ЄДСД визначають правила документування організаційно-розпорядчих документів (ОРД) та роботи з ними. На решта документації (планову, статистичну, бухгалтерську, кадрову) основні положення ЄДСД поширено щодо загальних принципів роботи з документами і підготовки їх для передавання в архів.
ЄДСД охоплює:
- єдині правила складання та оформлення документів;
- раціональні принципи документообігу;
- єдині правила створення реєстраційно-довідкового апарату;
- правила створення номенклатур і принципи формування справ;
- правила підготовки справ до зберігання і використання;
- рекомендації для підвищення ефективності праці в діловодстві;
- впровадження механізації та автоматизації в діловодстві.
Деякі положення ЄДСД мають обов'язковий характер, інші – рекомендаційний. Обов'язкові до виконання всі положення, які встановлено державними стандартами України, законодавчими актами, рішеннями керівних органів. Впроваджуючи ЄДСД, необхідно враховувати можливості і потреби певного управлінського апарату, передовий досвід організації діловодства.
ЄДСД передбачає такі основні напрямки вдосконалення діловодства:
- встановлення раціональної організації, використання сучасних форм і методів роботи з документами;
- уніфікація та стандартизація документів;
- механізація ділових процесів, використання комп'ютерних технологій.
Діловодство слід вдосконалювати на основі єдності форм документів і методів їх опрацювання в різних закладах.
Діловодство організовують залежно від виду установи, особливостей роботи і обсягу документообігу, згідно з доцільними для кожного закладу нормативами і рекомендаціями. З метою вибіркового застосування основних положень ЄДСД встановлено чотири категорії закладів:
I- з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік;
II-від 25 тис. до 100 тис.;
ПІ - від 10 тис. до 25 тис.;
IV - до 10 тис. документів на рік.
Відповідно до категорії в установі визначають структуру діловодної служби, номенклатуру і кількість технічних засобів, форми організації і реєстрації документів.
За загальний стан діловодства в закладах відповідають їхні керівники. Згідно з вимогами ЄДСД відповідальність за організацію діяльності окремих ділянок діловодства в закладах І і II категорій покладено на керівників канцелярій. У закладах III і IV категорій, де немає канцелярій, - на секретаря або діловода, на керівників структурних підрозділів і відповідальних виконавців. У закладах III і IV категорій, а також структурних підрозділах закладів І і II категорій можна призначати спеціальних осіб, які відповідають за дотримання вимог ЄДСД, зокрема за правильне формування справ і збереження документів.
ЛЕКЦІЯ №16
Тема: Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації
Мета:З’ясувати поняття «уніфікована система»; розкрити перелік документів УСОРД; охарактеризувати текст документа
План
1.Загальні положення
Одним із завдань сучасного діловодства є створення умов для розроблення основ інформаційного забезпечення автоматизованих систем управління (АСУ), які використовують організаційно-розпорядчу документацію. Під час створення таких систем форми документів і роботу з ними будують відповідно до вимог інформаційного забезпечення АСУ. Форми всіх документів, які використовують в АСУ, повинні бути стандартизовані та уніфіковані. Уніфікація систем документації грунтується на дотриманні чинних державних стандартів.
Інформаційне забезпечення АСУ охоплює Єдину систему класифікації і кодування техніко-економічної інформації та уніфіковані системи документації. Однією з таких систем є Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації ( УСОРД), яка пристосована для використання і в АСУ, і в умовах традиційних методів опрацювання документів.
УСОРД - це комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів. УСОРД використовують для вирішення управлінських завдань в умовах застосування економіко-математичних методів, засобів обчислювальної техніки і традиційних методів опрацювання документів.
УСОРД ґрунтується на базових державних стандартах -ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення", у якому стандартизовано основні положення і означення діловодства й архівної справи як галузей, пов'язаних із документуванням та роботою з документами и процесі управлінської діяльності, ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення", який містить вимоги до уніфікованих систем документації (УСД), порядок їх розроблення, узгодження та затвердження, форми документів і склад їх реквізитів.
До складу УСОРД входить низка інших державних стандартів, головними з яких є: ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови", ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Останній із перелічених поширено на ОРД - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані внаслідок діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкарських засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширити на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних ОРД.
До складу УСОРД також входять уніфіковані форми документів, інструкція стосовно їх застосування, методичні вказівки щодо уніфікації текстів ОРД, класифікатор ОРД та інструкція про його застосування.
2. Документи УСОРД
УСОРД забезпечує документування таких процесів:
- створення, реорганізації та ліквідації організацій, закладів, підприємств;
- приймання на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи робітників і службовців, надання їм відпусток, їх заохочення, накладення на них дисциплінарних стягнень;
- контроль за виконанням документів.
В УСОРД входить 21 вид документів, з них 15 – належить до комплексу уніфікованих форм ОРД (подання, наказ, статут, положення, інструкція, правила, акт, доповідна записка, пояснювальна записка, кадрова анкета, доповнення до анкети, графік відпусток, заява, структура і штатна кількість, штатний розклад), а 6 документів - в комплекс уніфікованих форм не включено (лист, постанова, протокол, розпорядження, рішення, вказівка).
Методичні рекомендації щодо уніфікації текстів ОРД передбачають уніфікацію складу інформації, засобів і способів її подання, а також структуру тексту.
Уніфіковані форми ОРД, розроблені згідно з державними стандартами, необхідно погодити з Держспоживстандартом України, Державним комітетом архівів України і зареєструвати у Держспоживстандарті України.
Впровадження УСОРД призначене сприяти оперативному вирішенню управлінських завдань, зниженню витрат праці і часу на роботу з документами, підвищенню якості Документів, оптимізації документообігу, скороченню його обсягів.
У кожній установі встановлено перелік уніфікованих форм ОРД, які відповідають нормативним актам, чинним класифікаторам уніфікованих документів, рекомендаціям ЕДСД.
ОРД, включені в такі переліки, повинні відповідати змісту і формам діяльності певної установи. Перелік затверджує керівник установи і є обов'язковим нормативним документом.
3.Вимоги до організації тексту службових документів
Символічно, що народження держави супроводжувалося прийняттям Закону «Про мови», входження ж українського поспільства в нове тисячоліття – з’явленням національних стандартів розроблених Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів .України. Передусім – ДСТУ «Уніфікована систем організаційно-розпорядчої документації», що з 01 вересня 2003 року регламентує правила документування організаційно-розпорядчих документів (К.: Держспоживстандарт України, 2003. – 22 с.), та „Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (К.: УНДІАСД, 2004. – 62 с.), а також ДСТУ 2732:2004 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення”. (К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с.).
На разі для ефективного вирішення проблем сьогодення, успішного документування управлінської інформації замало знання правил уніфікованого оформлювання документів та вміння ними послуговуватися у повсякденній трудовій діяльності. Не менш вагомим, на наш погляд, є здатність комунікантів –учасників управлінського процесу організовувати змістовне наповнення документів, власне те, заради чого створюється документована форма вагомих управлінських рішень.
Згадаємо: змістовне наповнення документованої форми вагомих управлінських рішень з метою забезпечення їх схоронності, передання у просторі і часі згідно з ДСТУ 2732:2004 реалізується текстом службового документа. То ж спробуємо зазирнути до таїни слова, тієї, за твердженням Івана Франка, «живої схованки людського духу», що набуває вияву в тексті службового документа.
Загострена увага до ділового мовлення як вагомого чинника документування управлінської діяльності – це спроба вийти з кризи культури, що назріла в минулому столітті, відійти від її масовості, насильно впроваджуваної у суспільстві. За влучним висловом відомого корифея мовознавства В. Русанівського, “мовна неграмотність, невміння написати елементарний текст, перекласти його з української мови на російську і навпаки перестали сприйматися як плями на службовому мундирі”. Дуже прикро, що окремі відголоси мовного невігластва, як спадок, і донині звучать із високих трибун народовладдя.
Проте психологія натовпу і відповідна їй масова культура уже не влаштовують сучасний бізнес, який вимагає високого рівня розвитку в особистісній і професійній сферах. На разі актуалізується вміння послуговуватися такими невичерпними цінностями як мова, мовлення – живий вияв мови – на всіх її рівнях і, передовсім, у сфері ділового спілкування.
Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. З точки зору лінгвістики інформація сприймається як номінація, зміст, смисл.
Інформація як одержання, набуття нових знань про предмети, явища, відносини, події об’єктивної дійсності, перебуваючи поза межами лінгвістики, покладена в основу вивчення теорії і практики комунікації. В основу досліджень цієї наукової дисципліни покладено також непорозуміння між комунікатором (передавачем) і реципієнтом (сприймачем), породжені неадекватним відтворенням інформації повідомлюваного, її взаємного розуміння між учасниками управлінських відносин.
Залишається осторонь діловодних процесів та їх документування і змістовно-підтекстова інформація, що містить приховану інформацію, відтворювану шляхом породження асоціативних значень.
Змістовно-концептуальна інформація висловлюється модальністю, що передбачає суб’єктивне висловлювання мовця до змісту висловлюваного як вияв реальності / ірреальності висловлювань.
Об’єктивна оцінка рівня реальність/ірреальність, виявляється реченнями, надфразними єдностями (текстовими одиницями вищого рівня). Логічність, аргументованість – типові ознаки управлінської документації – звично не залишають місця для суб’єктивно оцінювальної модальності.
До мовної скарбниці службового слова веде нас окрема наука – стилістика, що походить від грецького stilos – паличка для письма на вощаних дощечках з одного боку із загостреним кінцем (для написання), з іншого – плоским (для стирання). Граматика вчить писати, а стилістика вчить говорити добре і так, щоб не можна було не слухати, – говорив один мудрець.
У сучасному тлумаченні стиль – різновид літературної мови, що обслуговує певну системну сферу суспільно-виробничої діяльності мовців, систему понять та відношень у цій сфері.
Офіційно-діловий стиль, охоплюючи стосунки між членами суспільства, організаціями та установами, між урядовими установами та представниками суспільства, є синтезом стильових особливостей найважливіших документів, в яких відбивається історія народу. Це стиль Конституції, законів, постанов, розпоряджень, програм, наказів, та інших жанрів у документальних потоках управлінської інформації.
Свого часу Петро Перший відправляв державотворців у науку до іноземців, аби запозичили краще з ділового “стилю”. Справжнім надбанням цієї роботи стало з’явлення Генерального регламенту – першого нормативно-правового документа з організації діловодства. Для сьогодення, можна сказати, характерний черговий похід “в науку” до іноземців. Ілюстративним підтвердженням цього є суттєві зміни в стилі написання службових листів. “Кинувши оком” на європейський стиль спілкування, що виключає вживання канцелярсько-бюрократичних фраз типу Про виконання повідомте, негайно інформуйте про..., текстознавці схиляються до більш ввічливого, пошанного тону. Ці нині невід’ємні в діловій кореспонденції атрибути нашаровуються на тон документа, що, обумовлюючись ситуацією ділового спілкування, чуттєво реагує на його зміст, рівень офіційності. Прохання, спрямовані важливим державним діячам, повинні мати більш офіційний та пошанний тон, ніж звичайні ділові листи. За структурно-лінгвістичними вимогами вони містять вступну та заключні форми ввічливості, які, підпорядковуючись меті документа, сприяють йому найкращим чином. Зрозуміло, дотримуючись почуття власної гідності, не варт зловживати доброзичливістю, адже її надмірність часом обертається бумерангом – адресат втрачає інтерес до документа.
Саме стилістика дає відчуття цієї тонкої грані, оперуючи поняттями не правильно-неправильно, а краще-гірше, доречніше, доцільніше. Мовленнєва культура особистості великою мірою залежить від її зорієнтованості на основні риси бездоганного, зразкового мовлення. Щоб бути зразковим ділове мовлення має характеризуватися такими найважливішими чинниками:
Документу інформацію за способом організації тексту вміщують у:
– розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності, так як вони відбуваються в дійсності (використовується в автобіографіях, протоколах, звітах та ін.), найчастіше дотримуючись зовнішнього, хронологічного принципу, а не внутрішньому, причинно-наслідкового;
- опис (у звітах, актах, наказах, постановах) характеризує явища через перелік ознак, властивостей; його частини - елементи опису - розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, виключаючи загальну характеристику явища, обґрунтовують і конкретизують їх;
– міркування (для документів з низьким рівнем стандартизації) передбачає логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків через розкриття внутрішнього зв’язку явищ і, як правило, аргументуючи певне судження через причинно-наслідкові зв’язки, доказовістю вдається до зіставлення, порівняння, змісту цих зв’язків.
У деяких видах документів способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.
Послідовність викладу визначається побудовою конкретних доказів: дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнень). Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень становить основу побудови тексту службового документа. Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а наприкінці викладається мета документа, то такий порядок викладу прийнято називати прямим. Якщо ж спочатку викладається мета документа, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки – зворотним.
Найзагальніша вимога, яка ставиться стильової організації до викладу матеріалу в службовому документі полягає в плануванні загальної системи викладу, дотримання чітких законів логіки як під час переходу від однієї частини тексту до іншої, так і в окремих формулюваннях. Переконливий і несуперечливий виклад мети документа – його головної складової частини – є тим стрижнем, на який нанизуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити цю мету. Так, незаперечна істина: добре пише той, хто добре думає.
Аргументованість викладу фактичного матеріалу, використаного в службовому документі, підтвердження думки лише перевіреними фактами, точними даними, надають юридичної значимості документові. Неуважність, небажання або невміння тих, хто відповідає за документ, знижує його якість, зважте, на знімаючи відповідальності за припущені помилки.
Зміст, а отже і текст організаційно–розпорядчих документів, покладених в основу управління, переважним чином мало формалізований, йому властива вільна літературна форма викладу. Значимим при його організації є актуальність повідомлюваних фактів – ступінь їх вагомості саме в цей момент, у цій конкретній ситуації.
„Будь-який текст може бути розглянутий як з точки зору організації його змістовної сторони, так і з точки зору організації плану вираження, хоча обидві ці сторони – і зміст, і форма, зауважує А.П.Коваль, – реально невіддільні”.
Подільність тексту – вагома складова ретроспекції документа, розрахована на сприймання тексту „без втрат”, свідомий його поділ з метою злиття в єдину інтегровану систему, що становить його цілісність. Беззаперечно, подільність тексту – функція загального композиційного плану, його вибір залежить від багатьох складових.
Композиційна стрункість документа забезпечується не лише вдалим розміщення матеріалу, характером та обсягом відомостей, переконливим викладом, відсутністю другорядних деталей, зайвих словесних прикрас, а й чіткою змістовною структуризацією тексту, класичним поділом на вступ, доказ та закінчення, що містять обґрунтування, висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання тощо. Загалом текст документа може реалізуватися і в одній фразі, невисока стандартизація таких документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою й словесною адекватністю.
Членування тексту дає змогу чітко простежити розгортання думки в межах однієї синтаксичної фразової єдності, концентрувати увагу на одному об’єкті протягом більш-менш визначеного проміжку часу.
„Абзац – це проміжна ланка між текстом і реченням, а водночас і закінчена комунікативна одиниця, яка втілює думку з достатньою повнотою і викінченістю. А найголовніше – абзац, на відміну від окремого речення, дає можливість показати думку не в статиці, а в динаміці. Це такий тип зв’язку суджень, в якому думка розгортається повно і активно (від відомого до невідомого, від даного до нового)”, – стверджує Алла Петрівна Коваль.
Ритм створюється як структурою абзацу, так і його розміром: абзаци-речення змінюють ритм тексту, пришвидшуючи його, абзаци-фрагменти уповільнюють виклад, – зауважує далі дослідник. Уживанішими в українському мовленні, зокрема в художніх, публіцистичних текстах, є абзаци, що мають у своєму складі 3-5 речень. Абзаци офіційно-ділового тексту відрізняються від абзаців художнього тексту значно більшою єдністю змісту і логічною послідовністю викладу. Їх суворо логічне розгортання з дотриманням послідовності у ланцюгу доказів реалізується переважно абзацами, що містять у своєму складі 1-2 речення. Такими, зокрема, є абзаци службових листів.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
У текстах ділових документів, що не несуть естетико-пізнавальної функції, переважною є логічна організація повідомлення.
Чіткий прояв логічної організації тексту віднаходимо у невеликих за обсягом документах – довідках, телеграмах, телефонограмах тощо, де в одному абзаці сконцентровано інформацію різного плану, усвідомлюваної нами як подільність тексту. Загалом текст документа може реалізуватися і в одній фразі, невисока стандартизація таких документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою й словесною адекватністю.
Для документації, що охоплює різнобічні аспекти управлінської інформації, як бачимо, важливішим є вміння організувати виклад так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації. Для цього ділове мовлення має бути вмотивованим та унормованим, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним).
Це констатує й ДСТУ 4163-2003:
Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.
За способом викладу матеріалу документи групують на категорії з:
– невисоким ступенем стандартизації (заяви, листи, автобіографії тощо) заздалегідь передбачаються і формулюються лише окремі найзагальніші відомості (складові формуляра), сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними – щоразу залежать від конкретного змісту того, що викладається, ситуації, певних обставин ділового спілкування;
високим ступенем стандартизації (переважна кількість фінансово-господарських, платіжних документів), де організація викладу наскільки передбачувана, що відомий не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути оформлена думка, окрім цілком конкретних відомостей, залишених для них у бланкові. Проте обидві згадані категорії мають бути уніфіковані, тобто виготовлені за встановленими правилами.
Основними етапами уніфікації текстів є розроблення:
уніфікації структури тексту – вибір послідовності розміщення змістовних компонентів тексту залежно від призначення документа;
уніфікації мовних засобів організації тексту документа;
уніфікованих текстів.
В основу уніфікації покладено метод виокремлення постійної та змінної інформації. Постійна інформація відтворює суть управлінської ситуації і дії, і є загальною темою документа. Змінна інформація конкретизує тему, висловлену постійною інформацією. Як зазначено ДСТУ 4163-2003, текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці, або поєднання цих форм.
Лекція №13
Тема: Єдина система класифікації документів і докуметальної інформації
Мета: Ознайомити студентів з класифікацією документів; поняття про класифікацію
План
1. Поняття про класифікацію. Класифікація як інструмент управління.
2. Класифікація за інформаційною складовою документа.
3. Класифікація документів.
інструмент управління.
Розробка загальної класифікації документів представляє собою одну з ведучих, та не досить розроблених теоретичних направлень діловодства.
Класифікація є одним із методів пізнання. Без неї неможливо вивчити існуючі види документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів, що виділяються по різним ознакам.
Класифікація документів – одна з найбільш давніх і до цих пір не вирішених проблем. Початкові етапи її поєднані з організацією та систематизацією зборів, утворенням списків одиниць, зберігання, тобто з роботою перших бібліотек та архівів, в тому числі староєгипетських та асірійських.
Історично першим практичним способом розподілу документів в логічну послідовність – класи підкласи і ще менші частини – є класифікації, які базуються на ознаках змісту документа, особливо його тематиці. Тематична ознака, покладена в основу бібліотечно-бібліографічних класифікацій, в результаті призвела до розробки Десятичної класифікації М. Дьюі і її модефікацій, що використовуються більшістю бібліотек світу.
Подібно класифікаціям друкованих творів, рукописів та інших документів, на основі предметизації базувались і перші класифікаціїописів винаходів. Перші класифікації будувались з урахуванням інформаційної складової документа.
Комплексний підхід до класифікації документів, враховуючий особливості смісту і форми, бере свій початок в ХХ ст. одночасно з введенням в наукову термінологію поняття «документ» і «документація». Перша спроба такої класифікації була здійснена П.Отле в його «Трактате о документации»(1934р), де закладені основи класифікації, враховуючи не лише деякі ознаки текста, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія.
Активно проблема класифікації документів починає розробляться лише в кінці 1960-х початок 1970-х років в рамках інформатики, книго- і архівоведення, а в кінці 1980-х бібліотеко - бібліографоведами. Більшість підходів було зумовлено специфікою диференціації документів,прийнятій в тій чи іншій науці або області діяльності. Лише в останні часи завдяки праці А .В. Соколова, Ю.Н.Столярова вдалося зробити класифікацію, яка базується на урахуванні інформаційної та матеріальної складової документа.
2.Класифікація за інформаційною складовою документа.
Основні ознаки класифікації за інформаційною складовою документа- зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, які використовуються для запису інформації ; призначення для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, що використовується для запису змісту; ступінь поширення інформації; спосіб запису інформації.
Класифікація документів за змістом.
Класифікації, в основу яких покладено ознака змісту документа, називають семантичними. В них здійснюється розподіл на види і підвиди в залежності від ознаки зміста документа по темах , предметах, проблемах.
Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикатів, класифікаторів,класифікаційних таблиць і т.д. Тематика, предмет, а також основні змістовні аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів), котрі також можуть служити основою для будівнитства класифікації документів.
Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документно-комунікаційній сфері і тому виявляються найбільш розробленими. До них відносяться п ять варіантів Бібліотечно- бібліографічної класифікації, Універсальна десятична класифікація (УДК), Десятична класифікація Дьюі, Єдина класифікація літератури для книговидання і інш. Існують змістовні класифікації і для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів. На ціх класифікаціях базується організація більшості інформаційно-пошукових систем і документних масивів.
Поки ще не існує єдиної семантичної схеми класифікації документів,
об єднаної для всіх країн світу. За кордоном в основному використовується УДК – міжнародна класифікація, яка охоплює всі розділи знань,побудована по десятичному принципу і використовується для індексації та пошуку документів в фондах, картотеках і т. д. Вона є інтелектуальною власністю Міжнародної Федерації по документації. Частина країн використовує Десятичну класифікацію М.Дьюті, або свої національні класифікації. Наприклад, національною для США признана «Класифікація бібліотеки конгреса США» - названа система бібліотечно- бібліографічної класифікації розроблена в 1901-1941 роках. Вона використовується для організації каталогів бібліотеки конгреса та централізованій каталогізації. В країнах СНГ, в т.ч і в Україні, крім УДК, використовується Біблііотечно –бібліографічна класифікація (ББК) –ієрархічна комбінаційна система бібліотечно –бібліографічна класифікація, розроблена в 1957-1968 роках
об єднаними зусиллями бібліотек і інших установ бувшого СРСР.
Серед класифікаційних характеристик змісту виділяють також структуру організації матеріала, стиль його викладу, жанр твору.
Класифікація документів по рівню узагальнення інформації.
По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні та вторинні.
У первинному документі є інформація, яка являється описом результатів вчень, розробок , дослідів і оригінальна за своїм характером Такий документ відображає собою результат наукової, виробничої, управлінської, творчої діяльності. Його задача складається в забезпеченні суспільства первинної інформації.
Вторинний документ являється результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів.Вторинний документ (або інформаційний) включає в себе інформацію про первинний документ, отриманий шляхом інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення – забезпечення суспільства вторинною інформацією.
Класифікація документів за характером знакових
способів фіксації інформації.
Відрізняючою особливістю документа є те, що інформація, яку він несе, передається тими чи іншими знаками.
Знаковість –обов’язкова властивість документа, так як лише в знаковій формі можна передати інформацію від комуніканта до реципієнта.
Класифікації, враховуючі особливості знакових методів фіксації, передачі людиною інформації, відносяться до ряду формальних класифікацій.
В них розділяють текстові та нетекстові документи.
В текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) звичайної мови
(книжка,журнал, стандарт …). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує в письмовому вигляді – слова (мова) закріпдені на матеріальному носії умовними знаками письма. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найбільш точна передача змісту. Назва «текстовий документ» може означати не лише письмовий документ, але і фонодокумент.
Одним із основних видів текстового документа, в якому інформація передається любим способом письма, являється письмовий докумунт – частіше за все літературний документ, зміст якого передано словесно в письмово зафіксованій формі. Тобто, синонімами терміна «текстовий документ» можуть виступать «письмовий» або «літературний документ».
До письмових документів можуть відноситись рукописні, машинописні, друковані документи, поскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії – це їх видові відмінності.
Нетекстовий документ оформляється у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних та других немовленевих знаків. До них можна віднести: ідеографічний, звуковий, матричний , іконічний документ. Їх часто називають невербальними (немовленевими).
Іконічний документ – це той, в якому знак подобний відбиваємому об єкту (картина, кінофільм, відеодиск). Різновидом цього класу документів є ізографічний документ, в якому зображення передається системою художніх методів живопису, графіки, фотографії.
Ідеографічний документ –той, в якому знак відображає умовне значення, не виражаючи реальних предметів чи явищ ( карта, нота, креслення ). До цього класу документів відносяться картографічні і нотні документи : картографічні показують зображення особливих об єктів - поверхня землі або інших небесних тіл – виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ – це запис музичного твору графічними знаками, що представляє собою особливу систему – нотний запис.
Звуковий документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент ( платівки, музичний компакт-диск).
Матричний документ –виконаний за допомогою «матричної мови», тобто складається з кодових ячеєк-матриць, за допомогою яких ведеться кодування інформації в формі, доступній для «читання» машиною (перфокарти, перфоленти, магнітні та оптичні диски, дискети для ЕОМ). Звукові та матричні документи відносяться до складу технічно-закодованих, що мають запис, доступний для відтворення лише за допомогою технічних засобів, проекційної апаратури та комп ютера.
Комплексний документ об єднує два чи більше знакових методів фіксації інформації (журнал «Кругозор» з музичним додатком; курс іноземної мови з підручником і касети із звуковим записом).
Класифікація документів по мірі запису інформації.
Особливістю носія інформації є така ознака, як міра запису інформації. Нею визначається місце, що займає документ (його матеріальна основа ) в просторі.
По цій ознаці розрізняють одно- , дво-, трьохмірні (об’ємні) документи. В одномірному середовищі запис інформації виконується азбукою Морзе (двоічний код) «в строчку» або в лінійній послідовності.
Однак , абсолютна більшість документів – двомірні, мають розмір (формат) і об єм (кількість сторінок) . Запис інформації на цьому носії представляє собою два виміри. Це букви, цифри, ноти, графічне і художнє зображення, штрихове кодування, звукові бороздки магнінної плівки. В трьохмірному середовищі записують голограми і частково «растровий» друк (календарики з мигаючим зображенням).
Класифікація документів за призначенням для сприйняття
інформації.
Інформаія, що зафіксована в документі за допомогою визначених знакових засобів, може сприйматися людиною , як безпосередньо
По суб’єкту сприйняття семантичного змісту усі документи поділяють на людиночитаючі – вони «читаємі» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів – та машиночитаючих- призначених для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі, за допомогою магнітофона, телевізора, принтера, дісплея .
До людиночичих документів відносяться усі види видань (книжка, журнал, газета ).Машиночитаючі документи – це мікрофільм, діафільм, магнітна плівка, платівка, перфокарта, диск, дискета, компакт-диск на машиночитаючих носіях, запис на яких здійснюється шляхом зміни будови носія. За їх зовнішнім виглядом людиною не можливо встановити зміст таких документів, тому, що вони виконані одним з технічних способів(наприклад, зміненням глибини звукової доріжки в грам платівці).
Класифікація документів по каналу сприйняття інформації.
Інформація, що знаходиться в документі, може сприйматися за допомогою органів відчуттів (зір, слух, дотик).
По каналу сприйняття знаків, що використовуються для запису змісту, відрізняють візуальний, тактильний, аудиальний та аудиовізуальний документи.
Візуальний – це документ, зміст якого людина (реципіент) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, фотографії, репродукції і т.п. на любому носії, включаючи екран діапроектора,телевізора або ЕВМ ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (книжка для сліпих) .
Аудиальний – це звуковий або чуючий документ, зміст якого може сприйматись лише слухом (грамплатівки, музичний компакт-диск).
Аудіовізуальний документ – це той, що одночасно сприймається зором і слухом (звуковий кінофільм, відеодиск, відеофільм).
По підрахункам спеціалістів до 75% всієї інформації людина отримує через орган зору. Аудиальна інформація складає 13% від всієї поступаючої інформації через органи відчуття людини.
Класифікація документів за ступенем їх розповсюдження.
За ступенем розповсюдження відрізняють опубліковані, неопубліковані та непублікуємі документи.
Документ, призначений для широкого і багаторазового використання, маючий тираж (незалежно від способа тиражування ), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ має інформацію, не призначену для широкого розповсюдження, тому він , як правило, не тиражується і існує в обмеженій кількості машинописних екземплярів (дисертація, інформаційна карта).
До непублікованих документів відносять документи одноразового використання, необхідні для прийняття конкретних управлінських рішень (адміністративно – господарські, планово-економічні, фінансово-бухгалтерські, комерційна документація).
Класифікація документів за способом документування.
За способом документивання виділяють рукописні, друковані, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, електронні документи.
Рукописні – це письмовий документ, при утворенні якого знаки письма наносяться від руки. Рукописом або рукописним документом можна назвати не лише словесний текст, записаний «від руки», але і твір художнього мистецтва, а також креслення або карту. До рукописних відносять також документи, оформлені за допомогою машинопису (за допомогою друкарської машинки або ЕОМ). До рукописних відносять дисертацію.
Друкований – це документ, виготовлений поліграфічним або другим методом (наборним, копіювально- розмножувальною технікою). Такі документи випускаються видавнитствами або типографіями. На друкованому документі запис інформації проходить в основному, методом нанесення фарби на його поверхню. Але може використовуватись і інший спосіб: видавлювання знаків шрифта Л. Брайля в в книжках для сліпих. В теперішній час друкований документ – самий розповсюджений клас документів: книжки, газети , журнали, карти. Такі документи часто називають творами друку або видавництвом.
Механічний – це документ, запис інформації на якому відтворюється механічним способом: шляхом вирізання на поверхні рухаючогося (грамплатівки, фотографічні валіки) або шляхом здійснення отворів (перфорацій) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфоленти)
Магнітний – це документ, запис інформації на якому виконується шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітних документів відносяться магнітні стрічки, диски та дискети, відеодиски.
Фотографічні – це документ, створений фотографічним способом, основаним на зміні оптичної густоти участків фотоматеріала (фото-,кіноплі-
вка, фотопапір) під дією світового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюється відповідно до записуючого сигнала (фотографії, діапозитиви, кінофільми, мікрофільми.
Оптичні- це документ запис інформації на якому здійснюється зфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, постійно запам’ятовуючий пристрій).
Лазерний – це документ, запис і читання інформації на якому здійснюється безпосередньо лазерним променем (оптичний диск, CD-ROM, галограма).
Формується ще один самостійний клас документів – електронний документ. Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ створюють у формі, вигляд якої подібний до звичайного паперового документа. Його опрацювання відбувається за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах систем управління електронними документами.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення відомостей, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
3.Класифікація документів
Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі і просторі.
Переважну частину управлінської інформації фіксують. Документи, що містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність - управлінською документацією, тобто управлінська документація являє собою систему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.
Документи використовують в різних галузях суспільної діяльності. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін. Тому термін "документ" багатозначний і залежить від галузі використання. Латинською мовою слово досшпепішп означає взірець, посвідчення, доказ. Сучасні енциклопедичні словники трактують слово "документ" у таких значеннях: 1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що мають юридичні наслідки; 2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, посвідчення); 3) достовірне історичне письмове джерело; 4) матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація.
Згідно з ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення" документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
В офіційно-діловій сфері документ тлумачать як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності за визначеним стандартом чи формою.
Документ створюють з метою реалізації тієї чи іншої суспільної функції. У документі поєднано багато функцій: інформаційну, правову, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, облікову, історичного джерела. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів, їх використовують як джерела і як носія інформації.
Залежно від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми. В управлінській діяльності використовують здебільшого письмові (текстові) документи, н яких інформацію зафіксовано будь-яким способом письма -рукописним, машинописним, друкарським, електронним.
Найважливіші ознаки, які покладено в основу класифікації офіційно-ділових документів, полягають в сутності їх (формаційного та матеріального складників, а також в умовах існування ділових документів.
Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само справляє вплив і документ. Документ має бути достовірним, переконливим, відредагованим і бездоганно оформленим за встановленою формою.
Склавши документ, з ним потрібно ще багато працювати ( зареєструвати, для того, щоб в разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо).
Для кращої роботи з документами, підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців службові документи прийнято поділяти (класифікувати) за окремими ознаками однорідності, отже
Класифікація – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності
Документи класифікуються з метою підвищення оперативності роботи апарату управління, швидкого їх пошуку, підвищення оперативності роботи з ними. Відповідно до цього розрізняють види документів за кваліфікаційними ознаками
Кожен вид документа має свої особливості, але за функціональним
призначенням їх можна розділити на такі групи:
І. За змістом:
Із загальних та адміністративних питань (пов’язані із загальними питаннями управління: накази, інструкції, протоколи, службові листи і т.д.) Це організаційно-розпорядча документація (ОРД).
Фінансово-розрахункові документи (платіжні доручення, відомості виплати зарплати, бухгалтерські звіти).
Постачально-збутові, комерційні документи (накладні, звіти про реалізацію продукції і т.д.)
II. За призначенням:
Організаційні (положення, інструкції, статути і ін.).
Розпорядчі (постанови, накази, розпорядження, вказівки).
Інформаційно-довідкові (довідки, акти, пояснювальні записки, листи і ін.).
Документи колегіальних органів (протоколи).
Документи з особового складу (кадрові документи).
III .За складністю:
Прості (охоплює одне питання).
Складні (охоплює кілька питань).
IV. За місцем складання:
Внутрішні.
Зовнішні.
V. За напрямом руху:
Вхідні.
Вихідні.
VI. За походженням:
Службові, що виконуються в установленому порядку
Особовий документ (нова назва)– це документ, що посвідчує особу власника, його права, обов»язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і інші відомості про нього ( внутрішні та закордонні паспорти громадян, службові посвідчення і перепустки, учнівські, студентські, воєнні квитки тощо)
Документом особового походження (нова назва) вважається документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю або той, що міститься в її приватному зібранні (………………………..)
Потрібно звернути увагу, що терміни не дозволені для вживання (наприклад, «особистий документ» замість «особовий документ» чи документ особового походження
VII. За терміном виконання:
1. Звичайні, безстрокові
2.Термінові (виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою “Терміново” – 7 днів).
Дуже термінові
VIII .За формою:
Індивідуальні (листи, доповідні і пояснювальні записки), створюються у кожному окремому випадку для розв»язання конкретної управлінської ситуації
Типові – відображають однорідні питання, складаються за зразками, розробленими вищими органами для підвідомчих організацій (інструкції, контракти, договори).
Трафаретні – заздалегідь заготовлені бланки документів з постійною інформацією і залишеними місцями для змінної
1Х. За ступенем гласнісності:
Звичайні (не таємні).
Конфіденційні та секретні (містять державну таємницю, на них проставляється гриф «Таємно»), з такими документами може бути ознайомлено тільки обмежене коло осіб. За розголошення такої інформації, а також за їх зникнення винуваті притягаються до відповідальності згідно із Законом України «Про державну таємницю»
Для службового користування (ДСК) інформація таких документів не повинна виходити за межі ПУО.
X За призначенням створення:
1. Оригінали (перші або єдині примірники офіційних документів).Має підпис відповідальної особи і в разі потреби оформляється штампом, печаткою (мокрою)
2. Копії (документи в яких точно відтворено інформацію оригіналів) з відповідними реквізитами, які надають копії сили оригіналу. Аналогічно засвідчуються і ксерокопії.
2.1. Відпуск (повна копія вихідного документа)через копірку
2.2. Витяг (копія, що відтворює певну частину офіційного документа).Наприклад виписка із наказу, рішення колегії, тощо
2.3. Дублікат (повторний примірник документа).Має юридичну силу оригіналу. Видається в разі втрати оригіналу. В правому верхньому куті ставиться відмітка – «Дублікат»
У юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.
XI За терміном зберігання:
Документи постійного зберігання(75 років і постійно)
Документи тривалого зберігання (понад 10 років).
Документи тимчасового зберігання (до 10 років).
ХІІ За юридичною силою:
1. Справжні (істині), які можуть бути чинні і не чинні, та підроблені (фальшиві)
ХІІІ За технікою відтворення
1. Рукописні
2. Відтворені механічним способом
ХІV За способом фіксації інформації
1. Письмові, до яких належать усі рукописні й маши-нописні документи, виготовлені за допомогою друкарсь-кої та розмножувальної техніки;
2. Графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
3. Фото- і кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
4. Фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію;
ЛЕКЦІЯ №19
РОЗДІЛ 4. Правила оформлення документів
Тема: Вимоги до оформлення документів
Мета:З’ясувати вимоги до оформлення реквізитів; розкрити поняття формуляра-зразка; охарактеризувати склад реквізитів
План
Самостійне вивчення
Поняття про формуляр-зразок
Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163-2003. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.
Під реквізитом документа розуміється інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили.
Стандарт встановлює 32 реквізити документа . Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: «гриф затвердження документа» і «адресат»; «назва виду документа» і «довідкові дані про установу» (довідкові дані про установу зазначають виключно в листах, однак при цьому на бланку листа не пишуть назву виду документа).
Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому документі будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.
Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.
Обов'язковим є вивчення назви реквізиту та його порядкового номера. Це дає змогу систематизувати матеріал при оформленні конкретного виду документа, досягти чіткої логічної системи побудови документа.
Графічне відтворення складу реквізитів ОРД, їх просторове розміщення зображено на схемах розташованості реквізитів документів.
Новий стандарт установляє такий склад реквізитів:
01 зображення Державного герба України;
02 зображення емблеми організації чи підприємства або товарного знака;
03 зображення нагород;
04 код організації;
05 код форми документа;
06 назва організації вищого рівня;
07 назва організації;
08 назва структурного підрозділу організації;
09 довідкові дані про організацію (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку);
10 назва виду документа;
11 дата документа;
12 реєстраційний індекс документа;
13 посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 місце складання або видання документа;
15 гриф обмеження доступу до документа;
16 адресат;
17 гриф затвердження документа;
18 резолюція документа;
19 заголовок до тексту документа;
20 відмітка про контроль;
21 текст документа;
22 відмітка про наявність додатка;
23 підпис;
24 гриф погодження документа;
25 візи документа;
26 відбиток печатки;
27 відмітка про засвідчення копії;
28 прізвище виконавця та номер його телефону;
29 відмітка про виконання документа та направлення його до справи;
30 відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 відмітка про надійдення документа до організації від адресанта
32 – запис про державну реєстрацію
У службових документах реквізити слід розташовувати відповідно до формуляра-зразка з дотриманням полів, встановлених ДСТУ 4163-2003.
Для того щоб було простіше зорієнтуватися, пропонуємо дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4:
Кутовий бланк
Поздовжній бланк
Формуляр-зразок
В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають «формулярами-зразками».
Формуляр-зразок - це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів. Схеми розташованості реквізитів документа - вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документу інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.
Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.
Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай — лівий берег), а також для нанесення спеці-альних позначок та зображень.
Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30 — лівий;
10 — правий;
20 — верхній та нижній.
Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або відтворюють із допомогою комп'ютерної техніки.
ЛЕКЦІЯ №20
Тема: Види реквізитів
Мета: ознайомити студентів з реквізитами;навчити правильно розташовувати реквізити
документа за формуляром зразком.
План
1. Реквізити формуляра-зразка, їх перелік і вивчення.
Під реквізитом службового документа розуміють інформацію, зафіксовану в такому документі для його ідентифікації, організації обігу і надання йому юридичної сили.
Реквізит це елемент офіційного документа.
Кожний документ має свій набір складових — реквізитів. Загальна кількість елементів, які використовують при підготовці та оформлюванні документів,— 32. Утім, немає жодного документа, який мав би у своєму складі повний перелік реквізитів.
Обов'язковим є вивчення назви реквізиту та його порядкового номера. Це дає змогу систематизувати матеріал при оформленні конкретного виду документа, досягти чіткої логічної системи побудови документа.
Графічне відтворення складу реквізитів ОРД, їх просторове розміщення зображено на схемах розташованості реквізитів документів.
Новий стандарт установляє такий склад реквізитів:
1 зображення Державного герба України;
2 зображення емблеми організації чи підприємства або товарного знака;
3 зображення нагород;
4 код організації;
5 код форми документа;
6 назва організації вищого рівня;
7 назва організації;
8 назва структурного підрозділу організації;
9 довідкові дані про організацію (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку);
10 назва виду документа;
11 дата документа;
12 реєстраційний індекс документа;
13 посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 місце складання або видання документа;
15 гриф обмеження доступу до документа;
16 адресат;
17 гриф затвердження документа;
18 резолюція документа;
19 заголовок до тексту документа;
20 відмітка про контроль;
21 текст документа;
22 відмітка про наявність додатка;
23 підпис;
24 гриф погодження документа;
25 візи документа;
26 відбиток печатки;
27 відмітка про засвідчення копії;
28 прізвище виконавця та номер його телефону;
29 відмітка про виконання документа та направлення його до справи;
30 відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 відмітка про надійдення документа до організації від адресанта
32 – запис про державну реєстрацію
У службових документах реквізити слід розташовувати відповідно до формуляра-зразка з дотриманням полів, встановлених ДСТУ 4163-2003.
Для того щоб було простіше зорієнтуватися, пропонуємо дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4:
Кутовий бланк
Поздовжній бланк
2. Види реквізитів.
Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай — лівий берег), а також для нанесення спеці-альних позначок та зображень.
Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30 — лівий;
10 — правий;
20 — верхній та нижній.
Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або відтворюють із допомогою комп'ютерної техніки.
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 зі складу реквізитів для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:
01- зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02- зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслугову- вання);
03- зображення нагород;
04 - код організації за ЄДРПОУ;
05- код форми документа за ДКУД;
06- назва організації вищого рівня;
07- назва організації;
08- назва структурного підрозділу;
09- довідкові дані про організацію;
10- назва виду документа;
21- текст документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа;
14- місце складення або видання документа;
16 - адресат;
19- заголовок до тексту;
20- відмітка про контроль.
Використовують два варіанти розташованості реквізитів — кутовий (усі постійні реквізити розташовані у лівому куті верхньої частини документа) і поздовжній (усі постійні реквізити розташовані вздовж верхньої частини робочої площі документа).
Кутове розташування реквізитів раціональне для тих документів, які вимагають затвердження, резолюції, адресування, оскільки ці реквізити відповідно до схеми розташованості реквізитів розміщуються у правому верхньому куті.
Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності - реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);
прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).
Таким чином, аналізуючи розташування реквізитів, ми маємо визначати їх як такі:
- кутове прапорове;
- поздовжнє центроване;
- кутове центроване.
Поздовжнє прапорове розташування реквізитів на практиці зуст-річається досить рідко.
Зверніть увагу: зміни в розміщенні реквізитів характерні для окремої групи реквізитів — 01, 06, 07, 08, 09, 10, 14, а також обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13.
3. Способи оформлення реквізитів, їх характеристика, умови використання.
Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву організації (07), назву виду документа (10) (не зазначають на листах), дату (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту (19), текст документа (21), підпис (23).
Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, ЗО, 31, 32.
У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22-28 проставляють після тексту (21), а 29-31 — на нижньому березі першої сторінки документа.
Характеризуючи систему реквізитів, їх ще можна класифікувати на постійні та змінні. Це дасть змогу встановити закономірності в оформленні внутрішніх та зовнішніх документів.
Лекція №21
Тема Бланки документів
Мета: Визначити існуючі бланки документів, призначення кожного виду
План
1. Види бланків документів
2. Загальний бланк для створення різних видів документів
3. Бланк листа
4. Бланк конкретного виду документа
ДСТУ 4163-2003 встановлено такі види бланків документів:
- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;
- бланк листа;
- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
2. Загальний бланк для створення різних видів документів
Загальний бланк для створення різних видів документів характеризується широкою сферою застосування — для будь-якого зовнішнього чи внутрішнього документа, крім листа.
На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.
Національним стандартом визначено такий склад реквізитів загаль-ного бланка залежно від установчих документів оргнізації: 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.
Склад реквізитів загального бланка визначається залежно від приз-начення — внутрішнього чи зовнішнього.
У загальному бланку зображення Державного герба України чи герба Автономної Республіки Крим (реквізит 01) може розміщуватися на верхньому березі вздовж усієї робочої площі до-кумента центровано сто-совно до реквізитів 06, 07, 08, 09 — при поздовжньому розташуванні реквізитів і центровано стосовно лівого кута — при кутовому розта-шуванні реквізитів. Реквізити 02, 03 розміщують на лівому березі нав-проти реквізитів 07, 08.
У загальному бланку не може завчасно проставлятися код форми документа (реквізит 05), оскільки цей реквізит буде відомий лише під час оформлення конкретного документа і, у разі потреби, буде проставлений під час заповнення змінних реквізитів тієї чи іншої його форми.
Загальний бланк використовують для оформлення окремих вагомих документів (наказу, розпорядження, протоколу і т. ін.). Такий бланк дер-жавних урядових організацій містить назву організації (реквізит 07) та зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим (реквізит 01), а бланки установ недержавних форм власності, крім назви організації, можуть містити, за наявності, естетично оформлене і спеціальним чином закріплене зображення емблеми установи чи її товарного знака (реквізит 02). За рішенням установи та/або залежно від форми її власності та сфери функціонування може додаватися інформація про відомчу підпорядкованість суб'єкта господарської діяльності (реквізит 06).
Отже, у загальному бланку найбільш застосовуваним є такий склад реквізитів: 01, 02, 03, 06 (залежно від установчих документів організації) та 07. Як було вже зазначено, у загальних бланках дозволено роз-міщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.
3. Бланк листа
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09 (із зазначенням банківських реквізитів та без них). На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні відмітки для розташування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.
Бланки листів, на відміну від загальних, мають спеціальне призначення: винятково для листів (додатки 2.3.1 — 2.3.5).
З'ясуємо особливості бланків листів у порівнянні із загальним бланком. Передусім визначимо спільний склад реквізитів. Зіставивши, маємо реквізити, що фіксують загальні відомості про установу: 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09 — та обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12,19, 20. Визначимо, які реквізити порівняно із загальним бланком є відмінними, тобто притаманними лише для бланків листів. Це обмежувальні позначки для реквізитів 13, 16, 18, 21. Вра-ховуючи, що наявність обмежувальних позначок для реквізитів 16, 18, 21 не обов'язкова, встановлюємо закономірність: бланк листа з-поміж інших передусім вирізняє реквізит 13 — посилання на реєстраційний індекс та дату документа, на який дають відповідь. Власне, за цим реквізитом ми ідентифікуємо бланк листа.
Констатуємо особливості складу реквізитів бланка листа:
- реквізит 13 наявний лише у листах;
- бланк листа не може містити місця складення або видання документа (реквізит 14).
- наявність реквізиту 13 виключає присутність реквізиту 14;
- у листах як номіналу ОРД ніколи не зазначають назви виду документа (реквізит 10).
Раціональнішим і зручнішим є варіант бланка листа з кутовим розташуванням реквізитів: зліва розміщують реквізити бланка установи — власника документа, справа — адресата.
Спеціальне призначення мають також бланки конкретного виду доку-мента — наказу, розпорядження, довідок і т. ін. Бланки конкретних видів документів доцільно виготовляти друкарським способом, якщо в організації створюють велику кількість цих видів документів на рік (більше 200). Проте при незначному документообігу рекомендовано створення його електронної версії.
Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08 (у разі надсилання документа від імені структурного підрозділу), 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташування реквізитів 11, 12, 19, 20.
Отже, для створення такого типу бланків загальний бланк доповнюють реквізитами:
05- код форми документа за ДКУД;
10- назва виду документа.
Як бачимо, назва виду документа може бути зафіксована у такий спосіб:
- заздалегідь відтворена на бланку конкретного виду документа;
- долучена до складу реквізитів загального бланку організації під час безпо-середнього оформлення документа;
- зафіксована за допомогою друкарських засобів на чистому аркуші паперу під час оформлення документа.
На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів назву виду документа розміщують центровано стосовно робочої площі документа, а з кутовим — від межі лівого берега у лівому верхньому куті під назвою організації.
На бланках організацій — суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» використовувати поряд з українською мови національних меншин, реквізити 06, 07, 08, 09 друкують українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні поздовжнього бланка.
Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспон-дентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною .
Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.
Крім названих видів бланків, у ряді установ із великим документообігом певними посадовими особами можуть використовуватися посадові бланки. На бланках посадової особи додатковий реквізит «назва посади» розміщують нижче реквізиту «назва організації» (07) та, за рішенням установи, до бланка може бути внесена назва організації вищого рівня (реквізит 06).
На цих бланках документи має оформляти тільки зазначена посадова особа. Виконувач обов'язків або заступник цієї посадової особи юридичне таким правом не уповноважені.
ЛЕКЦІЯ №22
Тема: Вимоги щодо виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів
Мета:З’ясувати вимоги; розкрити поняття про міжрядковий реквізит; охарактеризувати правила оформлення реквізитів
План
Самостійне вивчення
Нумерація сторінок
Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів - комп'ютерів, друкарських машинок.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки. Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів - це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. При підготовці документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити (04, 05, 09, 19, 28, 30) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).
Тексти документів на папері формату А4 друкують через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час підготовки документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.
У разі підготовки документа за допомогою комп'ютера не рекомендовано фіксувати текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташованості реквізитів.
Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові реквізитів «Адресат» (16), «Гриф затвердження» (17), «Відмітка про наявність додатків» (22), «Гриф погодження» (24) відокремлюються одна від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.
Під час друкування документів, які мають на одній сторінці декілька реквізитів, слід обирати оптимальні сполучення міжрядкових інтервалів для конкретного виду документа.
Назву виду документа друкують великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23) друкують на рівні останнього рядка назви посади.
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім тексту) - 28 знаків (73 мм). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжити до межі правого берега.
При оформленні документів рекомендовано дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:
12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
92 мм - для реквізиту «Адресат» (16);
104 мм -для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа» (15) та «Гриф затвердження документа» (17);
125 мм - для розшифрування підпису в реквізитах «Підпис» (23), «Гриф затвердження документа» (17), «Відмітка про засвідчення копії» (27). Не роблять відступів від лівого берега для розташування реквізитів «Дата документа» (11), «Заголовок до тексту документа» (19), «Текст» (21) (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків» (22), «Підпис» (23) (лише назва посади), «Гриф погодження» (24), «Візи документа» (25), «Відмітка про засвідчення копії» (27), «Прізвище виконавця і номер його телефону» (28), а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», ((ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» тощо.
Під час розміщення реквізитів рекомендовано дотримуватися схем їх розташованості та меж зон (див. додаток 7). Допускається відхилення у межах 2 мм.
У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 40 друкованих знаків (104 мм).
Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.
При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.
Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.
Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до п'яти років можна друкувати на лицевому і зворотному боці аркуша.
ЛЕКЦІЯ №29
Тема: Внутрішні нормативні акти служби діловодства
Мета:З’ясувати їх склад; розкрити обов’язкові розділи; охарактеризувати структуру
План
Самостійне вивчення
Створити табель уніфікованих форм документів
В установах для правильної організації діловодства розробляється власна нормативно-методичної база — документи організаційного, інструктивного, методичного характеру, які використовуються в діяльності служб діловодства, підрозділів і працівників серед них:
- положення про службу діловодства;
- посадові інструкції працівників;
- інструкція з діловодства;
- Табель і Альбом уніфікованих форм документів, застосовуваних у діяльності установи;
- правила підготовки й оформлення управлінських документів;
- інструкції про порядок роботи зі зверненнями громадян.
Інструкція з діловодства — правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їх обробки, зберігання і використання у поточній діяльності установи.
Табель уніфікованих форм документів установи -— це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження.
Альбом уніфікованих форм документів установи — сукупність уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи відповідно до Табеля уніфікованих форм документів.
Розглянемо деякі з цих документів більш докладно.
Однією з функцій служби діловодства є розробка Інструкції з діловодства установи, що встановлює єдині правила документування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання і збереження документів та має обов'язковий характер для всіх працівників.
Інструкція з діловодства належить до внутрішніх нормативних актів, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносив з конкретного питання і розробляється на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, примірних чи типових інструкцій для групи однорідних підприємств чи установ галузі, ДСТУ на організаційно-розпорядчу документацію, інших положень державних нормативно-правових актів, актів спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи (див. навчальний елемент 1.3) з урахуванням специфіки конкретної установи.
Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.
Варто з'ясувати, що основне завдання згаданої вище Примірної інструкції з діловодства, як і типових інструкцій з діловодства для визначеної категорії установ (певного відомства, галузі), — дати необхідний методичний матеріал для організації діловодства. Водночас Примірна інструкція буде мати рекомендаційний характер, тоді як аналізована нами інструкція з діловодства установи, підписана, затверджена чи впроваджена окремим наказом першого керівника, стає нормативним правовим актом, обов'язковим до виконання усіма співробітниками.
Нормативні акти з діловодства не визначають структуру інструкції і її типовий зміст, відсутні і методичні документи з її розробки. Склад розділів, їх послідовність, наявність додатків інструкції з діловодства конкретної установи визначається її розробниками, але необхідно, щоб положення інструкції послідовно відтворювали всі стадії роботи з документами від їх створення або одержання до виконання, відправлення і/або передавання на архівне зберігання.
Основними розділами інструкції можуть бути такі:
1. Загальні положення.
2. Підготовка службових документів:
2.1. Загальні вимоги;
2.2.Фірмові бланки;
2.3. Вимоги до оформлення реквізитів.
3. Оформлення окремих видів документів:
3.1. Наказ;
3.2. Розпорядження;
3.3. Протокол засідання;
3.3. Службовий лист;
3.4. Акт та ін. документи (залежно від специфіки діяльності установи).
4. Порядок погодження документів.
5. Порядок підписання документів.
6. Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.
7. Організація документообігу:
7.1. Приймання, обробка і проходження вхідних та внутрішніх документів;
7.2. Реєстрація та облік документів, створення інформаційно-пошукових систем;
7.3. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.
8. Організація контролю за виконанням документів.
9. Робота виконавця з документами.
10. Організація зберігання документів:
10.1. Порядок зберігання документів;
10.2. Складання і ведення номенклатури справ;
10.3. Формування справ;
10.4. Оформлення справ;
10.5. Оперативне зберігання справ;
10.6. Передавання справ на архівне зберігання.
11. Ксерокопіювання і тиражування документів.
12. Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів,
13. Використання факсимільного зв'язку.
Пропонована структура Інструкції з діловодства носить примірний характер, вона може, залежно від специфіки діяльності установи, його структури, порядку проходження документів, наявності відокремлених ділянок роботи, застосовуваних технічних засобів та інших факторів, доповнюватися іншими розділами, наприклад: документування роботи колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради й ін.); оформлення листування з іноземними партнерами, використання електронної пошти та ін.
Особливе правове значення в Інструкції з діловодства має розділ «Загальні положення», в якому встановлюються:
- призначення інструкції;
- підстави її розробки;
- відповідальність працівників за організацію діловодства;
- загальні принципи роботи з документами.
Основне завдання інструкції з діловодства — встановлення загальних правил і єдиного порядку документування й організації роботи з документами в установі, мета інструкції — вдосконалення роботи з документами, скорочення кількості та підвищення якості підготовки документів, упорядкування документообігу й оптимізація управлінської праці.
У розділі «Загальні положення* Інструкції з діловодства зазначається:
- організація діловодства, контроль за веденням діловодства здійснюється в структурних підрозділах;
- відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах покладається на керівників підрозділів, для чого керівник призначає відповідального за організацію діловодства в підрозділі, що і забезпечує облік документів, проходження документів у встановлений термін, ознайомлює працівників із нормативними і методичними документами з діловодства.
Працівники установи несуть персональну відповідальність за виконання вимог Інструкції з діловодства, своєчасний розгляд і виконання документів, їх правильне оформлення і схоронність. Про випадки втрати службових документів негайно доповідають керівництву підрозділу й у діловодну службу установи.
Нормативні положення інструкції доповнюються додатками. У додатках до інструкції, як правило, розташовують:
- зразки фірмових бланків документів;
- уніфіковані форми основних видів документів (наказ, розпорядження, службовий лист та ін.);
- класифікатори, що використовуються при роботі з документами (класифікатори структурних підрозділів, видів документів, посадових осіб, предметно-питальний);
- форми журналів і карток, що використовуються для реєстрації й обліку документів;
- перелік документів, що підлягають затвердженню; - - - перелік документів, що засвідчуються відбитком печатки організації;
- перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі діловодства тощо;
- номенклатуру справ,
- зразки оформлення обкладинок справ;
- форми описів справ;
- список постійних кореспондентів та ін.
До інструкцій можуть додаватися зразки типових текстів документів.
Окремі положення Інструкції з діловодства можуть доповнюватися і конкретизуватися в інших інструкціях, правилах і методичних документах, які охоплюють окремі напрями і ділянки роботи з документами, наприклад, спеціальною інструкцією регламентується порядок роботи з документами обмеженого доступу.
Про їх наявність буде зазначено у «Загальних положеннях» Інструкції з діловодства:
- організація роботи з документами, що містять інформацію обмеженого доступу (державну таємницю, конфіденційну інформацію), регулюється спеціальними інструкціями, що затверджує керівник установи;
- передавання службових документів і їх копій стороннім організаціям, а також їх публікування допускається тільки з дозволу керівництва установи;
- при перебуванні працівника у відпустці, у відрядженні, звільненні або переміщенні наявні в нього документи за вказівкою керівника підрозділу передаються іншому працівникові.
Служба діловодства відповідає за вдосконалення форм і методів роботи з документами, а отже, і форм документів, які використовуються у діяльності установи. Реалізується ця функція розробкою Табеля уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи.
Розробка табеля дає змогу вирішити одночасно кілька завдань. Це:
- оптимізація складу форм документів, що застосовуються в організації, і їх закріплення в єдиному нормативному документі;
- класифікація застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціональним призначенням і завданням управлінської діяльності (або за структурними підрозділами);
- уніфікації складу і форм управлінських документів, скорочення застосовуваних форм документів, виключення з форм документів дублювання показників;
- уніфікація і нормативне закріплення в організації процедури підготовки управлінських документів або її окремих, найважливіших етапів;
- оптимізація документообігу організації шляхом упорядкування інших технологічних процесів діловодства, підвищення їх ефективності з використанням комп'ютерних інформаційних технологій.
Табель є інструментом оптимізації та «інвентаризації» форм документів установи саме в умовах автоматизованої підготовки й обробки документів.
Поряд з оптимізацією складу документів Табель форм документів одночасно дає змогу зафіксувати основні етапи проходження документа в організації, тим самим вія дозволяє оптимізуваги і документообіг установи.
У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить в упорядкованому вигляді назви форм документів, що використовуються у діяльності організації, дає змогу здійснювати їх оперативний пошук, а також контроль за діяльністю виконавців, окрім, звичайно, непередбачених форм документів.
У Табель включаються документи всіх структурних підрозділів установи, він є нормативним документом і затверджується керівником установи.
Як правило,поряд з розробленням Табеля форм документів проводиться розроблення Альбому уніфікованих форм документів, включених у Табель. Створення Альбому форм, що перебуває нерозривному змістовному зв'язку з Табелем, є його логічним продовженням.
Розроблення та подальше ведення Табеля й Альбому, тобто внесення в них змін, контроль за їх застосуванням, здійснюються службою діловодства, оскільки процедура розроблення Табеля й Альбому форм – досить трудомісткі процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок. Багато установ залучають для цього на договірних засадах спеціалізовані організації, що займаються вдосконаленням організації управління.
До Табеля і Альбому форм з дозволу керівника установи включаються затверджені і впроваджені в дію нові форми документів, доцільність яких вмотивована практичною діяльністю.
Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірник інструкції з діловодства, табеля й альбому уніфікованих форм документів. Доцільним є використання електронної форми цих документів.
Інформація, що міститься в документах установи, є найважливішим управлінським ресурсом. Ефективна робота з інформацією можлива тільки тоді, коли діяльність служб діловодства буде нормативно регламентована й організована відповідно до сучасних вимог технічного та кадрового забезпечення.
Лекція № 25-27
Тема: Характеристика і особливості оформлення організаційних документів.
Мета: Ознайомити студентів з організаційнимидокументами; особливостями складання
положень, інструкцій, правил
План
Більшу частину на або навіть весь документаційний фонд установи, за твердженням С. Г. Кулешова, становить «управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій упра-вління».
Тлумачення терміна «документація» має наукове підґрунтя. На думку основоположника вітчизняного документознавства К. Г. Мітяєва, крім сукупності документів, цей термін вживається на означення процесу створення і обробки службових документів будучи синонімом діловодства..
К. Г. Мітяєв, характеризуючи загальне діловодство І половини XX ст., чинне місце у складі внутрішньої документації відводив документам, що врегульовують правові основи установи, підприємства, організації (статути, положення, постанови), в яких визначаються завдання і фун-кції, організаційна структура і поря док роботи як установи в цілому, так і окремих її підрозділів.
У ДК 010-98 ця документація представлена у складі організаційної та розпорядчої документації як підсистеми управлінської двома підкласами — документацією з організації систем управ ління (підклас 0201) та документацією з організації процесів управління (підклас 0202) (далі — організаційна документація).
Авторський колектив підручника «Организация работы с документами» до функцій організації системи і процесів управління відносить:
- створення організації, включаючи вибір її організаційно-правової форми;
- формування її структури;
- визначення штатної чисельності і складу (номенклатури) посад ке-рівників, спеціалістів, технічних виконавців та їх тарифікацію за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС);
- регламентацію діяльності структурних підрозділів і працівників;
- формування колегіальних та дорадчих органів управління;
- ліцензування діяльності (у разі потреби);
- встановлення режиму роботи і системи охорони, оплати праці робітників і оцінки їх праці;
- реорганізацію, ліквідацію та деякі інші види робіт.
Організаційні документи на тривалі строки закріплюють і регламен-тують цілі, завдання, структуру, функції, механізм організації роботи, відповідальність, права та обов’язки органів управління і працівників підприємства.
Організація процесів управління в організаціях, установах, підприємствах різних організаційно-правових форм документується у таких номіналах ОРД:
- статут підприємства, установи, організації;
- положення про підприємство, установу, організацію;
- положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи підприємства;
- регламент роботи колегіальних та дорадчих органів, апарату упра-вління або керівництва;
- структура і штатна чисельність апарату управління підприємства;
- штатний розпис та переліки змін до них;
- інструкції з окремих видів діяльності, які потребують регламентації (наприклад, інструкції з діловодства, інструкція з експлуатації певного типу обладнання тощо);
- посадові інструкції працівників;
- правила, пам’ятки, наприклад внутрішнього трудового розпорядку. Оргаанізаційні документи, реалізуючи норми адміністративного права, є правовою основою діяльності установ, а отже, обов’язкові для виконання. З огляду на їх тісний зв’язок з юридичними дисциплінами їх визначають як правові акти (нормативного чи ненормативного) характеру. У книзі К. Г. Мітяєва «Теорія і практика архівної справи» читаємо: «Документація з правового становища установи (статути, положення, витяги із законодавчих актів та ін.) зазвичай представляє нечисленну, проте досить важливу групу справ, сформованих за номінальною, а іноді за питально-предметною ознакою».
Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб на тривалий час.
Всі організації, установи, підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями, правилами
Зазначені правові акти розробляються висококваліфікованими спе-ціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.
В управлінські діяльності провідну роль відіграє організаційна документація тісно поєднана з розпорядчою (ОРД). Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.
Порядок створення, оформлення та застосування основних груп орга-нізаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.
Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.
Організаційні документи створюються на підприємствах, установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, інф.-довідковими, документами колегіальних органів, тобто вони відносяться до документації із питань загальної діяльності.
Основною ознакою організаційних документів є те, що всі вони ство-рюються на основі типових орг. документів вищестоящих органів, розроблених для всіх сфер діяльності. Як правило, зі створенням орг. документів починається діяльність будь-якого підприємства, установи, організації.
В орг. документи можна вносити зміни, в разі потреби і перезатверджувати але у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.
2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесення змін до організаційних документів та їх зберігання.
Розробниками організаційних документів є керівництво установи або структурного підрозділу із залученням кваліфікованим спеціалістів, що добре знають роботу установи в цілому і з окремих напрямів, а також працівників юридичних служб.
Оформляють організаційні документи на стандартному аркуші паперу. Формуляр організаційних документів містить такий склад обов'язкових реквізитів:
- Назва установи та/або структурного підрозділу (якщо документ затверджує керівник структурного підрозділу);
- Назва виду документа;
- Дата;
- Реєстраційний індекс документа;
- Заголовок до тексту;
- Підпис;
- Гриф затвердження;
- Гриф погодження (у разі потреби);
- Візи.
Датою організаційного документа є дата його затвердження. Текст більшості організаційних документів поділяється на розділи, які мають свої заголовки та поділяються на пункти, нумеровані арабськими цифрами.
У процесі підготовки організаційні документи підлягають погодженню з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою, заступниками керівника організації або з одним із його заступників, який коригує цей напрям діяльності установи.
Організаційні документи, залежно від виду і різновиду, в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом:
- вищою організацією;
- керівником цієї ж організації;
- колегіальним органом - зборами акціонерів чи радою директорів;
- керівником структурного підрозділу.
Затвердження організаційного документа може провадитися проставленням грифу затвердження посадової особи або ж розпорядчим документом керівника або колегіального органу (постановою, рішенням, наказом, розпорядженням).
В установі, що працює в умовах стабільності і не зазнає суттєвих змін видів діяльності, організаційної структури тощо, потреба вносити зміни та допов-нення до організаційних документів може виникнути один раз на кілька років. Залежно від характеру та гли-бини зміни та доповнення розробляються та вносяться розпорядчими актами (наказом, розпорядженням керівника) або ж у разі реорганізації установи розробляються та затверджуються нові.
Порядок внесення змін і доповнень до організаційних документів та їх перегляду залежить від виду документа. Наприклад, зміни та доповнення до статуту організації у разі потреби вносять відповідно до встановленої законом процедури — рішенням вищого органу управління організацією (загальних зборів акціонерів чи учасників та ін.) з обов'язковим інформуванням органу, який здійснює державну реєстрацію підприємств (виконкому). Зміни до штатного розкладу вносять у разі потреби наказом або розпорядженням керівника. Цими ж розпорядчими документами вносять зміни та доповнення до положень про структурні підрозділи.
Організаційні документи за терміном чинності належать до документів безстрокової дії, що мають юридичну силу до їх скасування чи затвердження нових.
Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів збері-гання документів визначено такий термін зберігання дркументів(див. табл. 2 на стор. 100).
3. Характеристика і особливості статуту.
Статути – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, визначається їх структура, функції, правове становище, взаємовідношення з іншими ПУО чи фізичними особами. Це свого роду зведення правил, які регулюють:
а) основи організації та діяльність ПУО певної галузі господарства;
в) умови створення, склад, будову та конкретну діяльність певної галузі або сфери управління;
с) конкретну сферу діяльності організації та ін.
Перший статут був складений на початку VІ ст. нашої ери. В ньому регламентувалося життя ченців. Автором був італійський чернець Бенедикт Нурійський. Тому статут став називатись Бенедиктським.
Є статути типові та індивідуальні
Типові розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються органами держави, з»їздами громадських організацій.
Індивідуальний – укладається для певної установи чи організації шляхом конкретизації типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується зазначена установа.
(зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі як для положення ). Статут являє собою основу для розробки положення
Статути державних підприємств і установ після затвердження вищестоящим повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (наприклад районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті) де видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.
Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність установи.
Реквізити статуту:
- назва підприємства, товариства, може поєднуватися з назвою виду до-кумента);
- гриф затвердження;
- назва виду документа;
- заголовок;
- текст;
- гриф погодження;
- відмітка про реєстрацію;
- дата;
Гриф ПОГОДЖЕНО пишуть у лівому куті документа великими літерами, у правому куті пишуть слова СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО.
Структура тексту статуту залежить від напрямку діяльності підприємства, форми власності тощо. Текст розбивається на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами)
Рубрикація для статуту обов»язкова. Нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу.
Текст статуту складається з розділів:
Основні розділи тексту статуту
1. Загальна частина (преамбула), в яких розкривається мета, завдання, її функції, чинність по об»єктах та суб»єктах
2. Головна діяльність, її зміст
3. Планування та облік робіт
4. Призначення допоміжних служб
5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю
6. Специфічні особливості діяльності
7. Відповідальність за належне виконання зобов2язань та порядок вирішен-ня спорів, подання претензій та ін.
8. Звіт, звітність і контроль
9. Зовнішньо-економічна діяльність
10. Реорганізація та ліквідація
П. 2 ст.9 Закону України «Про підприємства в Україні» роз'яснює: «У найменуванні підприємства визначається його назва (завод, фабрика, майстерня та ін.) і вид (індивідуальне, колективне, сімейне, приватне, державне) та інше».
Відповідно до ст. 2 Закону України «Про господарські товариства» «найменування товариства повинно містити зазначення виду товариства, для повних та командитних товариств — прізвища (найменування) уча-сників товариства, а також інші необхідні ві-домості».
Якщо використовується скорочена назва (абревіатура) підприємства, або ж назва іноземною мовою, ці відомості слід занести до установчих документів. Якщо цього не зроблено, їх використання не матиме юри-дичних підстав.
На підставі п. 2 ст. 9 Закону України «Про підприємства в Україні» до статуту можуть включатися положення, пов'язані з:
- особливостями діяльності підприємства;
- трудовими відносинами, що виникають на підставі членства;
- повноваженнями;
- порядком створення та структурою ради підприємства;
- знаками для товарів і послуг і т. ін. статуті підприємства визна-чається орган, який має право ставляти інтереси трудового колективу (рада трудового колективу, рада підприємства, профспілковий комітет та ін.)
На практиці окремими розділами можуть бути оформлені питання :
-зовнішньоекономічної діяльності товариства;
- прав та обов'язків засновників;
- порядку розподілу прибутків та відшкодування збитків товариства;
- форс-мажору;
- змін законодавства;
- набуття Статутом чинності, змін і доповнень до Статуту та ін.
Із впровадженням нового законодавства (з 01.01.2004) вимоги до установчих документів значно зростають.
Установчі документи регулюють відносини конкретного підприємства з державою, конкретних партнерів між собою протягом усієї діяльності підприємства.
П. З ст. 8 Закону «Про держреєстрацію» унормовує: «Установчі документи... юридичної особи повинні містити відомості, передбачені законом».
Згідно зі ст. 27 цього ж Закону однією з підстав для відмови у проведенні державної реєстрації підприємства є невідповідність установчих документів законодавчим вимогам.
Господарський кодекс України (розд. 15, ст. 58) встановлює скасування державної реєстрації рішенням суду у разі визнання установчих документів недійсними чи такими, що суперечать чинному законодавству, що може у подальшому спричинити виз-нання недійсними усіх угод (договорів), укладених такими підприємствами, і стягнення на підставі п. 11 ст. 10 Закону Ук раїни «Про Державну податкову службу в Україні» (в редакції від 24.12.1993 № 3813-ХП, зі змінами та доповненнями) в дохід держави при-бутку, одержаного за цими угодами (договорами).
Згаданий вище новий Закон «Про держреєстрацію» покладає на держав-ного реєстратора обов'язок перевіряти подані на реєстрацію документи «на відсутність підстав для відмови в державній реєстрації». Створені раніше підприємства при зміні чинного законодавства зобов'язані установчі документи привести у відповід-ність з новими вимогами, що мають відно-шення до обраної організаційно-правової форми підприємства.
Оформлення статуту
Усі аркуші цього організаційного документа зшивають, прошнуровують і скріплюють печаткою. Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні подава-ти на вимогу ревізійним комісіям, державним контролюючим ор ганам, представникам судових і слі-дчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.
Статут оформлюють у двох оригінальних примірниках та 3-5, а то й більше нотаріально засвідчених копіях.
Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (для товариства з об-меженою відповідальністю (ТОВ), приватних (ПП) таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вка-заної в статуті), де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.
Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.
4. Характеристика і особливості оформлення положення.
Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію праці як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах (або нижчестоящих організацій та філіалів). В положенні відбиваються права і обов'язки окремих посадових осіб.
Положення бувають типові та індивідуальні. Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:
1. Назва відомства та організації.
2. Гриф затвердження.
3. Назва «Положення».
4. Місце «видання», дата.
5. Індекс.
6. Заголовок.
7. Відмітки про погодження.
8. Візи.
9. Текст.
10. Підписи.
Порядок з вище перерахованими видами положення можуть зас-тосовуватись положення про конкретну систему в діяльності підприємства. Наприклад: положення про конкретну систему найму організації та оплати праці робітників, положення про порядок виплати дивідендів за результатами праці.
ПОЛОЖЕННЯ про структурний підрозділ (про канцелярію завод)
Текст положення розбивається структурно на розділи:
1. Загальні положення.
2. Основні задачі і функції.
3. Права, обов'язки начальника канцелярії.
4. Управління службою.
5. Майно і кошти.
6. Контроль, перевірка і ревізування діяльності.
7. Реорганізація та ліквідація.
Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифровка підпису.
В першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями, підрозділами.
У другому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизовані відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.
В останніх розділах регламентується виробничо господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції. У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.
Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і тому подібні.
Положення є типові та індивідуальні.
Типові розробляються вищестоящими органами для системи установ і підприємств.
Індивідуальні – положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій установ. Розглянуті правові акти розробляються високо кваліфікованими спеціалістами. В цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.
Положення про установу підписується її керівником і затверджується розпорядчим документом вищестоящої організації.
Крім цього є положення, якими регулюються організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання: про конкурси, огляди, про вступні екза-мени, про статус окремих комісій, груп і ін.
Якщо в структурі установи є структурні підрозділи, то для кожного із них розробляється положення. В ньому визначаються правовий статус, завдання, функції, права і обов’язки, відповідальність підрозділу.
Текст такого положення поділяється на розділи. Основні з них такі:
Загальні положення
Тут визначається правовий статус підрозділу, його підпорядкованість, порядок призначення і звільнення з посади керівника підрозділу, кваліфікаційні вимоги до керівника, порядок заміщення керівника в період його відсутності. Визнаються правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися структурний підрозділ в своїй діяльності.
2. Основні завдання і функції
Викладаються напрямки діяльності, чіткий і конкретний перелік функцій, які повинен виконувати структурний підрозділ.
3. Права і обов'язки
Вказуються права керівника структурного підрозділу, необхідні для виконання покладених на підрозділ завдань і функцій, а також обов'язки, які повинен виконувати підрозділ по відношенню до інших структурних підрозділів.
4. Відповідальність
Встановлюється відповідальність керівника структурного підрозділу за несвоєчасне і неякісне виконання функцій, невикористання своїх прав.
5. Організація роботи
Визначається порядок діяльності, організація контролю і перевірки роботи підрозділу, його організації і ліквідації.
Проект положення розробляється як правило, керівником структурного підрозділу, погоджується із заступником керівника установи, юристом і затверджується керівником установи.
Із затвердженим положенням ознайомлюють працівників підрозділу під розписку.
5. Характеристика і собливості складання інструкції.
Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, інструкція з діловодства, інструкція про порядок призначення стипендії і інше. Це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов2язкові для виконання.
Розрізняють відомчі інструкції й міжвідомчі.
До відомчих належать інструкції обов»язкові для системи одного відомста (міністерства)
До міжвідомчих – такі, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов»язкові для ПУО цих систем, щодо застосування спільних постанов, рішень, розпоряджень, наказів.
ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» характеризує інструкцію «як офіційне чи нормативне виробничо-практичне видання правил регулювання виробничої та суспільної діяльності або користування виробами і послугами».
Чинні на підприємствах інструкції поділяються на дві категорії:
-такі, що регламентують порядок виконання певного процесу, функції виду робіт кількома виконавцями (підрозділами, посадовими особами). Наприклад, «Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників», затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 № 58, «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах» від 27.06.2002 № 11-1, зареєстрованому Міністерстві юстиції 12 липня 2002 р. за № 588/6871;
- такі, що визначають функції, посадові обов'язки, права, відповідальність посадових осіб, тобто посадові інструкції.
6. Посадова інструкція.
Посадова інструкція — документ, що регламентує організаційно-правове становище працівника в структурі установи і підрозділу, його функціональні обов'язки, права, відповідальність, ваємовідносини з іншими працівниками і підрозділами, а також кваліфікаційні вимоги до посади.
Посадові інструкції розробляються на кожного працівника і забезпечують умови ефективної його роботи. Вони дають змогу об'єк-тивно оцінювати діяльність працівників і є нормативною основою для застосування до праців-ників заходів адміністративного впливу, Посадові інструкції дозволяють реалі-зувати основний принцип раціональної організації праці — принцип поділу і кооперації праці.
Цей організаційний документ є витягом, іноді більш деталізованим, повноважень та обов'язків працівника з положень про структурний підрозділ та/чи положень та інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Якісно підготовлений комплект посадо-вих інструкцій акумулює всі функції підрозділу, рівномірно розподіляючи навантаження між працівниками з урахуванням рівня їхньої кваліфікації.
Розробляючи посадові інструкції, слід керуватися чинним Державним класифікатором України «Класифікатором професій (ДК 03-95)», затвердженим наказом Державного комітету України зі стандартизації, метрології та сертифікації від 27.07.95 №257 (з подальшими змінами і доповненнями), а також Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, з наступ-ними змінами та доповненнями. Кваліфікаційні характеристики охо-плюють основні категорії працівників — керівників, спеціалістів, технічних працівників — і встановлюють коло посадових обов'язків, вимоги до квалі-фікації та освіти, наявності спеціальних знань і навичок.
Посадові інструкції мають бути конкретними і фактично повинні описува-ти дії, що виконуються працівником на конкретному робочо му місці. Термін чинності — до заміни новими, їх переглядають в єдиному порядку відповідно до змін структури та штатного розкладу (зазвичай один раз на п'ять років під час проведення атестації). Перший аркуш посадової інструкції оформляють на бланку підприємства. Документ підписує безпосередній керівник працівника. Перший керівник організації затверджує посадові інструкції на посади, які пе-ребувають в його безпосередньому підпорядкуванні. На інші посади посадові інструкції можуть затверджуватися відповідними заступниками за функціями.
У процесі підготовки посадові інструкції проходять процедуру узгодження з усіма зацікавленими підрозділами й особами, серед яких: керівники заці-кавлених підрозділів, юрист, керівник служби персоналу. Для підвищення відповідальності працівників за виконання посадових обов'язків у повному обсязі кожен працівник має бути ознайомлений зі своєю посадовою інструкцією або після її затвердження, або при прийманні на роботу, при цьому на першому примірнику посадової інструкції працівник проставляє ознайомлювальну візу за формою:
«З інструкцією ознайомлений (підпис, дата)».
Відмітку про ознайомлення працівника із встановленими в посадовій інструкції правилами поновлюють щорічно.
Перші примірники посадових інструкцій зберігаються у справі установи (як правило, у відділі кадрів), копії — у керівника служби і на кожному робочому місці.
Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом, адже цей документ є дієвим важелем:
- самого працівника: вона дає знання того, яких дій від нього очікують і за якими критеріями будуть оцінюватися результати праці;
- при оцінюванні результатів трудової діяльності працівника, ухваленні рішення про його подальше внутрішнє просування і перепідготовку (підви-щення, переміщення, звільнення, зарахування в резерв керівних кадрів, відправлення на додаткове навчання і т. п.);
- для напрацювання критеріїв проведення обґрунтованого відбору робітників при найманні, визначенні рівня відповідності кандидатів на вакантні посади;
- при ранжуванні робіт/ посад і наступному розробленні систем оплати праці;
- для вдосконалення організаційної структури, планування заходів щодо підвищення продуктивності праці.
Основні вимоги до створення посадових інструкцій
Посадова інструкція повинна містити сукупність усіх основних функцій, що виконує працівник, а його обов'язки повинні виходити з основних завдань, що вирішуються підрозділом. Кожна посадова інструкція повинна давати чітке уявлення про те, чим ця робота відрізняється від усіх інших.
Основне призначення цього нормативного документа — відповісти на запитання виконавця «Що робити?» перед початком робіт і на питання керівника «Хто винен?» у випадку, коли отрима-ний результат не збігся із очікуваним.
Структура посадової інструкції
Текст документа містить такі обов'язкові розділи:
1. Загальні положення.
2. Завдання та обов'язки (або функції).
3. Обов'язки.
4. Права.
5. Відповідальність.
Посадова інструкція може бути доповнена розділами, що відтворюють:
Розділ «Загальні положення» фіксує назву посади, відділ, підрозділ, порядок призначення та звільнення з посади, підзвітність, тобто підпорядкування, та кількість прямих підлеглих (якщо такі є).
Підлеглість працівника подають згідно зі схемою організаційної структури із зазначенням конкретного структурного підрозділу і керівника вищого рівня.
Зміст цього розділу цілком визначається традиціями кожної конкретної організації і практично не впливає на якість самого документа, він повинен бути уніфікований у всіх відповідних організаційних документах.
Розділ «Завдання та обов'язки» повинен дати точні, стислі й недеталі-зовані відповіді на такі запитання:
Посадові обов'язки подають у формі переліку, що показує, чого повинен досягти працівник разом із групою підлеглих у кінцевому результаті.
Критеріями добре створеного переліку основних обов'язків є наявність усіх ключових та кінцевих результатів роботи.
Правильно сформульовані обов'язки говорять про те, «що повинен робити працівник», а не «як».
Їх поділяють на пункти таким чином, щоб:
- виокремити дію, яка веде до кінцевого результату; причому, щоб кожне визначення обов'язку закінчувалося чітким кінцевим результатом;
- декілька кінцевих результатів не об'єднувалися в один пункт;
- жоден з елементів кінцевого результату не поділявся на декілька пунктів;
- кожне формулювання залишалося незмінним, тобто перебувало «поза часом» (якщо не змінювалася суть роботи, посадові обов'язки залишаються чинними тривалий час).
Розглянемо як приклад структуру визначення обов'язку інспектора з відділу кадрів: «Оформляє прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, пол-жень, інструкцій і наказів керівника підприємства».
Тут:
- дієслово: «оформляє»;
- функція: «приймання, переведення і звільнення»;
- кінцеві результати: «облік особового складу».
Формулювання обов'язків має передбачати методи оцінювання.
Перелік основних обов'язків для добре структурованої роботи звичайно містить від п'яти до десяти визначень.
Основні посадові обов'язки можуть бути подані у вигляді карти функці-ональних обов'язків. Це дає змогу:
- раціонально розподілити обов'язки між працівниками;
- підвищити своєчасність виконання завдань за рахунок введення кіль-кісних показників тривалості їх виконання;
- поліпшити соціально-психологічний клімат у колективі, усунути конфлікти між керівниками і підлеглими;
- чітко визначити взаємовідносини працівника з іншими спеціалістами;
- підвищити особисту відповідальність працівників за своєчасне і якісне виконання обов'язків.
Наповнення карти функціональних обов'язків може бути здійснено двома шляхами:
У цьому випадку нормативи витрати часу на розв'язання поставлених перед співробітником завдань визначаються шляхом експертного опитування спеці-алістів про витрати праці і терміни їх вирішення, у разі якщо відсутні типові норми часу.
Методика карти робочого дня
Ця методика потребує більших зусиль і витрат для впорядкування карти функціональних обов'язків, але ефективність від її використання також більша.
Методика карти робочого дня передбачає таку послідовність робіт з її запо-внення:
1. Формування робочої команди.
2. Робоча команда спільно зі спеціалістами підрозділу структурують види робіт за однойменними категоріями співробітників.
3. Проведення хронометражу робочого часу, фіксація тривалості окремих видів робіт із вхідними/вихідними потоками інформації.
4. Фіксація результатів хронометражу робочого часу за кожною категорією працівників у підрозділі.
Слід зазначити, що використання карти функціональних обов'язків як інноваційної технології дає можливість ефективно та обґрунтовано керувати всіма видами діяльності, а отже, оптимізувати процес управління.
Розділ «Права» встановлює перелік повноважень працівника, що забе-зпечують реалізацію покладених на нього функціональних обов'язків.
Повноваження характеризують можливість використання різноманітних ресурсів (трудових, інформаційних, фінансових, матеріальних, технічних, енергетичних). Вихідними даними для їх розробки є: правила внутрішнього розпорядку, стратегія підприємства, положення про структурний підрозділ.
Розділ «Відповідальність» визначає персональну відповідальність пра-цівника за своєчасне і якісне виконання функціональних обов'язків з урахуванням чинного трудового законодавства. Оцінювання своєчасності і якості виконання функціональних обов'язків здійснюється керівником пра-цівника із застосуванням у разі потреби:
- заходів адміністративного впливу, що починаються адміністрацією органі-зації відповідно до Цивільного кодексу і типових правил внутрішнього роз-порядку;
- заходів матеріального впливу, основною формою яких є зміна посадового окладу і депреміювання, тобто повне або часткове позбавлення премії відповідно до чинного положення про оплату праці. Додаткове наповнення посадової інструкції Розділ «Необхідні знання і досвід» містить перелік таких, які не-обхідніі працівнику для виконання роботи, а не власні знання і досвід. Розділ «Кваліфікаційні вимоги» охоплює вимоги до теоретичних знань (закінчення університету або інституту, інші форми підвищення кваліфікації, курси бухгалтера або знання комп'ютера) та досвіду роботи на відповідній посаді.
Там, де це доречно, доцільно вказувати і практичні навички (наприклад, навички машинопису, стенографії, складання та оформлення ОРД). Для ефективного виконання посадових обов'язків часом потрібні спеціальні особисті навички, пов'язані з умінням чемно спілкуватися по телефону або складати посадові інструкції, тощо.
Розділ «Додатковий спеціальний досвід» визначає час, витра чений на конкретну функцію або діяльність, наприклад: старший інспектор із кадрів: вища освіта (молодший спеціаліст), підви щення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше одного року або професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кад-рів не менше двох років.
Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» містить перелік функці-ональних зв'язків, що визначаються згідно з положенням про підрозділ, схемою організаційної структури управлінння і штатним розписом (за недостатності перелічених джерел можна доповнити зібрану інформацію за допомогою експертного опитування спеціалістів).
Розділ «Заохочення» визначає форми матеріального і морального заохочення за своєчасне і якісне виконання працівником покладених на нього завдань: форми морального заохочення, наприклад, — оголосити подяку; форми матеріального заохочення, наприклад, — збільшити посадовий оклад, змінити винагороду за результат, преміювати, надати безпроцентний кредит.
ЛЕКЦІЯ №34
Тема: Оформлення розпоряджень та постанов
Мета:З’ясувати особливості оформлення; охарактеризувати обов’язкові реквізити; розкрити структуру документів
План
Самостійне вивчення
Характеристика і особливості оформлення спільної постанови двох організацій
РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт, що видається керівниками різних рівнів. Розрізняють три основні види розпоряджень.
1. Розпорядження, що видаються одноосібно керівниками органів державної влади та органів місцевого самоврядування відповідно до компетенції, визначеної законодавством. Такі розпорядження містять підзаконні офіційні рішення, прийняті з дотриманням установленої процедури, і мають юридичні наслідки. Розпорядження є обов'язковими для виконання всіма органами управління, суб'єктами господарювання незалежно від організаційно-правової форми, а також громадськими об'єднаннями, посадовими особами і громадянами, які проживають на даній території. Розпорядження, що зачіпають інтереси громадян, оприлюднюються в офіційних виданнях в установленому порядку і набувають чинності з моменту їх опублікування.
2. Розпорядження, які видає керівник колегіального органу для єдиноначального вирішення певних питань.
Ці два види розпоряджень належать до категорії основних розпорядчих документів відповідних установ, колегіальних органів або посадових осіб.
3. Розпорядження, що видаються керівниками установ з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цієї установи або органу вищого рівня, а також з виробничих, господарських і адміністративних питань. Як правило, такі розпорядження мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола посадових осіб.
Розпорядження цього виду виконують в управлінській діяльності допоміжну роль.
Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також організації, установи та службові особи. Вони містять певне коло питань і діють протягом зазначеного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або стосуватися конкретних ланок його роботи, окремих громадян.
Порядок складання й оформлення розпоряджень загалом є аналогічним порядку оформлення наказів . Розбіжності виявляються в такому; розпорядча частина починається словами «пропоную» або «зобов'язую», які, так само, як і в наказах, друкуються окремим рядком, без відступу від лівого берега, великими літерами.
Відрізняються зазначені правові акти ще й тим, що накази в основному пишуть із загальних всеохоплюючих питань, а розпорядження — з конкретних.
Розпорядження оформляють на бланку розпорядження (конкретного виду документа).
ПОСТАНОВА - це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами державної влади, іншими установами, що діють на засадах колегіальності, з метою вирішення найважливіших принципових завдань, що стоять перед цими органами (установами), та встановлення стабільних норм, правил.
Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій з найважливіших і найбільш принципових питань їх діяльності.
Процедура підготовки постанов включає такі етапи:
• підготовка матеріалів до засідання колегіального органу;
• внесення матеріалів на розгляд колегіального органу;
• обговорення питання (підготовлених матеріалів) на засіданні колегіального органу;
• ухвалення рішення з розглянутих питань;
• оформлення протоколу засідання;
• видання постанови;
• доведення рішення до виконавців.
Перший етап передбачає збір інформації з питання та її аналіз і завершується оформленням аналітичної довідки. Цю роботу проводить згідно з планом роботи колегіального органу фахівець (група фахівців) відповідного структурного підрозділу. Необхідну інформацію можна запитувати від інших підрозділів, підвідомчих та інших установ. Довідка повинна містити вичерпну і всебічну інформацію, конкретні пропозиції щодо розв'язання проблеми. її погоджують з усіма зацікавленими посадовими особами. Довідку підписує керівник підрозділу, який представляє питання на розгляд. Поряд з довідкою готують проект постанови колегіального органу. Довідка з питання і проект постанови оформляють на стандартних аркушах паперу. Проект постанови складається з обгрунтування і розпорядчої частини - доручення.
На другому етапі підготовлені матеріали - довідку та проект постанови - передають секретареві колегіального органу, як правило, не менш як за п'ять днів до засідання. За цей час необхідно здійснити розмноження представлених матеріалів та їх розсилання членам колегіального органу для попереднього вивчення. Члени колегіального органу до початку засідання повинні мати можливість детально ознайомитися з проектами документів, які розглядатимуть на засіданні.
На третьому і четвертому етапах голова колегіального органу ознайомлюється з наданими матеріалами, проводить організаційні заходи щодо підготовки засідання (членам колегіального органу надсилають запрошення, порядок денний, матеріали до засідання). На засіданні обговорюють надані матеріали, висловлюють думки стосовно проекту постанови та висувають пропозиції щодо його доопрацювання. У результаті дискусії може бути зроблено виправлення до проекту, які вважаються прийнятими, якщо за них проголосують члени колегіального органу. Постанова приймається за підсумком обговорення більшістю голосів або кваліфікованою більшістю (2/3 голосів).
П'ятий етап відображає специфіку діяльності колегіального органу: це фіксація ходу засідання в протоколі. Під час засідання ведуть чорнові рукописні записи ходу засідання, стенографічний запис або звукозапис на магнітофонну стрічку. У вищих органах державної влади звукозапис супроводжується стенографічним записом. Після засідання на основі записів оформляють протокол засідання. Якщо протокол складається на основі рукописних записів, то бажано узгодити тексти виступів з особами, які виступали на засіданні. У цьому випадку вони візують протокол на лівому березі сторінки, навпроти запису виступу. Після узгодження протокол підписують голова колегіального органу і відповідальний секретар.
Шостий етап - видання розпорядчого документа, тобто постанови колегіального органу. Рішення інформаційного характеру зазвичай не оформляють як самостійний документ і фіксують лише у протоколі. В управлінській практиці такі рішення називають протокольними, доведення їх до виконавців здійснюється шляхом оформлення витягів із протоколу засідання.
Сьомий етап - це тиражування документа, його розсилання (у стислий термін) або передавання виконавцям.
У постановах, які видають органи державної влади, регулюються стратегічні політичні, економічні, соціальні, культурні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різноманітні нормативні документи.
Інші колегіальні органи приймають постанови з питань, що належать до їх повноважень і компетенції. Комісії, комітети, ради, що мають владні повноваження (адміністративні, спостережні, у справах неповнолітніх тощо), приймають постанови, які є обов'язковими для виконання.
Комісії, комітети, ради, які не мають владних повноважень, приймають постанови рекомендаційного характеру.
Текст постанови складається з констатуючої і розпорядчої частин (див. додаток 29). Розпорядчу частину відділяють від констатуючої слова «ПОСТАНОВЛЯЄ» або «ПОСТАНОВИЛИ» (у спільних постановах двох або більше установ), що друкуються з нового рядка без відступу від лівого берега. Розпорядчу частину структурують у вигляді пунктів, підпунктів.
Постанови оформляють на бланку постанови (бланк конкретного виду документа).
Лекція № 27
Тема: Загальна xарактеристика і склад розпорядчих документів.
Мета: Вивчити типологію розпорядчих документів; особливості організації тексту розпорядчих документів; складання наказів
План
1. Загальна характеристика розпорядчих документів.
Будь – яка установа, підприємство, організація, фірма незалежно від форми власності самостійно вирішує проблеми документаційного забезпечення управління. Робота з документами була, є і залишається одним з головних напрямів діяльності організації, оскільки завжди виникає необхідність фіксування тої чи іншої управлінської інформації в документальній формі.
Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підпри-ємства становлять організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові та ін. документи.
Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації. Ви всі добре знаєте визначення документу, я лише узагальню його. Це одне з важливих сховищ людської пам’яті.
Інформація документа – є основою для прийняття управлінських рішень. А вже від якості управлінських рішень залежить ефективність діяльності будь – якої галузі.
Ні для кого не секрет, що одна з причин неякісного прийняття управлінських рішень – слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньо володіють комплексом методів, способів і прийомів роботи з документами.
Сьогодні ми розглянемо одну з найважливіших груп управлінської документації – розпорядчі документи.
ЦЕ управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.
Вони призначенні для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності таким чином РД відіграють провідну роль в управлінні і залишаються важливим атрибутом будь-якої організації.
Із юридичної точки зору розпорядчі документи, закріплюючи встановлені адміністративно- правові відносини, є правовими актами нормативного чи ненормативного характеру, які урегульовують діяльність з метою реалізації завдань, що виникають у сфері управління на її різних рівнях. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб єктів управління.
Порядок створення, оформлення та застосування розпорядчих документів поряд з іншими регламентується нормативною базою діловодства в Україні, яку умовно можна поділити на декілька груп. Першу групу становлять Конституція України і закони України (з-н України «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи та ін.)Другу – правові акти з діловодства («Примірна інструкція……..від 17.10.97 № 1153», «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян», Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003. Третю – різноманітні типові й примірні інструкції з діловодства конкретних органів (н-д в ОДПСУ, органів місцевого самовря-дування) Та окрема група – спеціальне діловодство (н-д у сфері юридичної діяльності –Правила ведення нотаріального діловодства, діловодства в судах та ін.)
Отже нормативно – правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування бо стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів юридичних осіб (підприємств, установ, організацій).
Причому не охоплено недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці та соціальному житті України і частка якого продовжує зростати.
Хочу зазначити, якщо у державних установах все-таки існують традиції діловодства і керівники державних установ приділяють велике значення його веденню, то нажаль у приватному секторі, де мають місце випадки нерозуміння необхідності належного ведення документації. Тому наша мета навчити і виховати у Вас почуття великої відповідальності у ставленні до діловодства, оскільки управління документацією – це система керування. Від його якості залежить велика частка успішності і прибутковості організацій.
Аналіз показує, ще й досі в Україні відсутній один нормативний документ, який би регламентував організацію роботи з усіма документами.
А діяльність багатьох сучасних корпорацій, компаній, фірм давно вийшла за межі національних кордонів (наявність представництв у багатьох країнах світу) Саме ці нові економічні реалії зумовлюють поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами.
Всім відомо, що сьогодні ми знаходимося на шляху входження нашої держави до європейського, політичного, інформаційного, економічного і правового простору. І актуальним є застосування у сфері діловодства міжнародних правил і технологій, спілкування мовою, що зрозуміла всім.
І тому Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства вже розробляється проект концепції впровадження норм міжнародного стандарту.
Дотримання нормативної бази сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами.
Рівень розвитку суспільства визначається не лише ступенем економічного прогресу, а й розвитком культури управління.
За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного розв’язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. Серед них – чимало оригінальних рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління, становленням економіки, впровадженням різних форм підприємства.
Здобутки документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності з кожним роком усе більше важать в сфері діяльності апарату управління різного рівня, а вимоги часу потребують докорінної перебудови документообігу, орієнтованого на нові інформаційні технології. Традиційні методи (емпіричні) вже давно себе не виправдовують. Необхідність інформатизації докуме-нтообігу, забезпечення якості документів, їх правильне оформлення на електронних носіях стає вимогою часу. Без інформатизації документообігу неможлива інформатизація управління в цілому.
Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу — юридична підстава їх створення.
Юридичною підставою можуть бути закони України, постанови КМ, розпорядження Президента України, тобто розпорядчі документи вищих державних органів, документи колегіальних органів місцевих рад і їх виконкомів.
Установа або структурний підрозділ може, в свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.
Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.
Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.
Складання розпорядчих документів — досить складний процес
1. Ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання розпо-рядчого документа)
Проекти розпорядчих документів готуються за дорученням керівника організації, з ініціативи керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. В останньому випадку рішення про видання розпорядчого документа попередньо обговорюється з керівником організації, і розробка проекту документа розпочинається тільки після одержання його принципової згоди на видання розпорядчого документа. Видання розпорядчих документів може бути ініційоване виробничими потребами установи, зафіксованими у доповідних та службових записках з резолюцією керівника, довідках аналітичного чи інформаційного характеру, пропозиціях, висновках, актах, планах, програмах, звітах, службових листах тощо.
Розпорядчі документи можуть також видаватися на підставі:
- законів, постанов, розпоряджень уряду;
- наказів, директивних вказівок вищих органів;
- організаційних документів (положень, правил, інструкцій)
У разі потреби видання документа керівник приймає рішення про структурний підрозділ, посадову особу або групу осіб, що повинні будуть займатися підготовкою проекту наказу (розпорядження) і дає відповідне зав-дання. У разі прийняття управлінського рішення, що стосується діяльності кількох підрозділів, для підготовки проекту розпорядчого документа ство-рюється тимчасова комісія чи група працівників.
2. Збір та аналіз інформації з питання
В основу процесів управління передусім покладена система інформаційної життєдіяльності. Найважливішою умовою ефективності управлінського рішення є використання при підготовці проекту документа об'єктивної, достовірної, надійної, повної і своєчасної, інформації, щоб ви-ключити необхідність коригування прийнятих рішень через недоопра-цювання наказу.
Збір та аналіз інформації, необхідної для ухвалення рішення, зді-йснюється на основі оперативної документації установи, документів, що надходять з вищих, підвідомчих та інших організацій, законодавчих актів, нормативної документації, наукових досліджень, періодичної преси й ін.
У процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень, і після всебічної оцінки обирається одне, найбільш прийнятне. Воно і покла-дається в основу проекту розпорядчого документа.
3. Підготовка проекту розпорядчого документа
Результатом обговорення інформації є напрацювання управлін-ського рішення, яке фіксується на цьому етапі в проекті розпорядчого документа. Оформлення проекту розпорядчого документа проводиться за тими ж правилами, що передбачені й для остаточного варіанта документа.
Якщо проект розпорядчого документа має пройти складну процедуру погодження, він спочатку оформляється не на бланку, а на стандартному аркуші паперу з проставленням у верхньому право му куті (з орієнтовним відступом від межі лівого берега 145 мм) слова «Проект».
Текст проекту наказу (розпорядження) повинен складатися за формою остаточного документа, бути змістовним, дбало оформле ним тощо.
4. Погодження проекту розпорядчого документа
Погодження проекту документа полягає в його візуванні (якщо для видання документа досить внутрішнього погодження) і зовнішньому погодженні, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших уста-новах (зазвичай при прийнятті нормативно правових актів вищими орга-нами виконавчої влади).
Зовнішнє погодження проекту розпорядчого документа оформ-ляється на окремому аркуші — «Аркуші погодження».
Внутрішнє погодження (візування) проводиться в структурних підроз-ділах організації із зацікавленими працівниками. У процесі погодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа. Якщо зауваження і доповнення незначні вони вносяться безпосередньо до проекту наказу (розпорядження) представленого для погодження, якщо ж зауваження і доповнення носять серйозний і принциповий характер, вони оформляються на окремому аркуші і повертаються виконавцеві разом із про ектом документа. Розробники проекту наказу (розпорядження) можуть погодитися із зауваженнями і доопрацювати проект документа, але мають право і відмовитися від них, наполягаючи на власній думці. В останньому випадку розробники проекту розпорядчого документа при представленні остаточного варіанта документа на підпис керівникові зобов'язані подати всі зауваження, одержані в ході погодження документа. Керівник організації при ухваленні остаточного рішення має право висловити власну думку. У випадку згоди керівника з висловленими зауваженнями розробник проекту наказу (розпорядження) змінює проект документа з урахуванням думки керівника.
При візуванні проекту наказу (розпорядження) необхідно перевірити правильність його оформлення і відповідність чинним вимогам до складання розпорядчих документів. Юридична служба при візуванні проекту документа повинна визначити доцільність оформлення цього питання наказом або розпорядженням, відповідність проекту документа чинному законодавству, перевірити відсутність протиріч раніше виданим наказам. Візування проекту наказу (розпорядження) оформляють на лицьовому боці останнього аркуша документа, а за відсутності місця — на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа або на окремому аркуші погодження.
5.Внесення проекту розпорядчого документа на розгляд
Порядок внесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва передбачає остаточне оформлення погодженого проекту документа на бланку установи і подання його керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення тоді, коли проект розпорядчого доку-мента готується за дорученням вищої організації (наприклад, за дору-ченням уряду, державного органу виконавчої влади тощо). У цьому випадку проект документа оформляється не на бланку установи, а на звичайних аркушах паперу і направляється до вищої організації із суп-ровідним листом і пояснювальною запискою, в якій роз'ясняються окремі положення проекту документа.
6. Прийняття рішення (підписання, реєстрація)
Підписання розпорядчого документа керівником—основний виріша-льний етап підготовки розпорядчого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в офіційний, надаючи йому юридичної чи-нності. Після підписання документа прова-диться його реєстрація — присвоєння реєстраційного індексу документа, у разі потреби проставля-ється відбиток печатки.
Доведення розпорядчого документа (наказу, розпорядження) до виконавців стадія, на якій проводиться, по-перше, тиражування документа, по-друге, його розсилання або передавання всім виконавцям. Для цього виконавець готує разом з проектом наказу список розсилань, де зазна-чаються підрозділи (посадовці), до відома яких необхідно довести наказ. Якщо дія розпорядчого документа не поширюється на підвідомчу систему, можна обмежитися ознайомленням виконавців зі змістом розпорядчого документа з проставленням їх підписів на зворотному боці розпорядчого документа.
Розсилання розпорядчого документа повинні проводитися якомога швидше, оскільки термін виконання наказу (розпорядження) відлічується від дати підписання документа.
8. Організація контролю за виконанням розпорядчого документа
Організація контролю за виконанням розпорядчих документівполягає у:
- веденні контрольно-реєстраційної картотеки;
- погодженні, а у разі потреби й перенесенні строків виконан-
ня розпоряджень;
-організації звітної роботи відповідальних виконавців стосовно виконання ними доручень;
- узагальненні даних та доведенні їх до керівництва;
- внесенні пропозицій щодо вдосконалення ведення діловодства та виконавчої дисципліни тощо.
2. Накази з питань основної діяльності.
Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи, що діє на засадах одноосібності в межах своїх повноважень з метою вирішення основних і оперативних завдань.
Як уже зазначалось, в організаціях, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директо рові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, на чальникові управління і т. д.), — рішення, прийняті в ході регулювання діяльності, фіксуються в наказах або розпорядженнях.
Наказ як номінал розпорядчого документа видається керівниками міні-стерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і підприємств.
Слушною є зауваження В. Ф. Янкової про те, що у практиці документування управлінської діяльності сьогодення відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи,— обґрунтовує дослідник,— керівники одних організацій видають накази, інших — розпорядження, а часом ке-рівники видають і накази, і розпорядження одночасно.
Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпоря-дження), що охоплюють індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньої розпорядчої діяльності установи в цілому і її працівників кожного зокрема. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу.
Розглянемо вимоги до складання й оформлення наказів із питань основної діяльності, залишивши осторонь накази (розпорядження) щодо особового складу, оскільки останні відносяться до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої діяльності підсистеми управління кадрами, а отже, розглядаються сеціальним, кадровим, діловодством.
Накази (розпорядження) з основної діяльності видаються:
- на виконання нормативних правових актів вищих органів влади і управління;
- з метою здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що випливає з функцій і завдань, поставлених перед організацією, так звані ініціативні накази.
Ініціативний наказ видається для оперативного вплив на процеси, що виникають у межах самого підприємства. Керівицтвом кількох організацій, уста-нов, підприємств можуть видавайся так звані спільні накази (розпорядження) з основної діяльносі.
Підготовка розпорядчих документів
Розглянемо загальні правила підготовки та видання наказів. Порядок їх складання й оформлення регламентується інструкціями, правилами, табелем і альбомом форм документів та іншими документами, що охоплюють питання документування та організації роботи з документами. Вони містять послідовність роботи над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких за-безпечує юридичну повноцінність документа. Відповідають за якісь підготовки проектів розпорядчих документів їх розробники та посадові особи, що вносять їх на розгляд керівника організації.
Технологічний процес документування виступає організуючим початком у підготовці і виданні розпорядчого документаі покликаний забезпечити його відповідність чинному законодавству. Проектити наказів з основної діяльності складаються на основі ретельного і всебічного вивчення питань, що потребують вирішення, для того щоб доручення, які містяться в наказах, були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечували-ся достатніми матеріально - технічними і фінансовими засобами.
Основні реквізити наказів з основної діяльності та вимоги до їх офо-рмлення
Накази оформляють за допомогою друкарських засобів на загальному чи спеціальному бланку установи або ж на чистих аркушах паперу формату А4 з проставленням необхідних реквізитів, що служать для ідентифікації організації — видавця документа. Розглянемо склад реквізитів наказів з основної діяльності.
Розглянемо схему оформлювання наказу як сукупність реквізитів, уста-новлених відповідно до вирішуваних у цій сфері діяльності завдань, роз-ташованих у визначеному порядку на носії інформації
Постійні реквізити (розміщують переважно поздовжнім способом).
Реквізити загального чи спеціального бланка установи:
- реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);
- реквізити 04, 05 (проставляють у разі потреби);
- назва організації вищого рівня (06) (оформляють залежно від відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб — за рішенням установи);
- назва організації — автора документа (повна чи скорочена) (07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі);
- назва структурного підрозділу або територіального відділення філії (08), посадової особи (зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа).
Назву виду документа (10) оформляють великими літерами: НАКАЗ.
Змінні реквізити
Датою наказу (11) є дата його підписання, яку проставляє сам керівник під час підписання розпорядчого документа. Цей реквізит оформляють записом від руки, заповнюючи трафаретну форму, подану від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості реквізитів місці. В організаціях з великим обсягом документообігу і великою кількістю документів, що проходять через керівництво, дату на наказах дозволено проставляти працівникові служби діловодства під час їх реєстрації. У цій ситуації надзвичайно важливо, щоб дата наказу відповідала дневі, коли він був фактично підписаний, а отже, нагальною є вимога реєструвати документ того ж дня.
Реєстраційний індекс (12) складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ.
Наприклад: № ПІ або № 171-01, де 171 -- порядковий номер наказу, 01 — індекс структурного підрозділу («Адміністрація», «Загальний відділ» тощо) відповідно до номенклатури справ чи переліку структурних підрозділів.
Місце складення або видання документа (14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому — без відступу від межі лівогоберега.
Заголовок до тексту (19) є обов'язковим реквізитом наказу. Він оформляється під реквізитами бланка без відступу від межі лівого берега й стисло відтворює основний зміст наказу. Граматична конструкція заголовка до тек-сту, відповідаючи на запитання «Про що?», розпочинається з прийменника «про» і моделюється за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про надання...», «Про звільнення», «Про затвердження...», «Про впровадження...», «Про створення...») або іменника, що вказує на предмет (наприклад, «Про звіт...», «Про заходи...».
Заголовок до тексту має бути сформульований чітко, точно, лаконічно, щоб можна було в цілому зрозуміти, про що йдеться в тексті документа:
Про створення постійно діючої експертної комісії;
Про вдосконалення організації діловодства в установі;
Про впорядкування-діловодства і запобігання випадків утрати документів;
Про організацію роботи підприємства у святкові дні;
Про розподіл обов'язків між керівництвом підприємства;
Про внесення змін до Статуту товариства.
Неконкретні, занадто стислі заголовки до тексту не виконують своєї функції, адже не забезпечують у разі потреби ефективного пошуку документів.
Відмітку про контроль (20) у разі потреби позначають літерою «К» чи словом від руки або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша доку-мента нарівні заголовка до тексту.
Текст (21)
Позначку про наявність додатка (22) проставляють у разі потреби.
При великому обсязі інформації в проекті наказу (розпорядження) викладають лише основні питання, а інформація конкретизуючого характеру — у додатках до документа. За наявності додатків (графіків, схем, таблиць, списків, організаційно-правових документів - положень, інструкцій, пра-вил, регламентів і т. д.) у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини даються посилання: (додаток 1); (додаток 2) або: відповідно до додатка 1, відповідно до додатка 2.
На додатках у правому верхньому куті друкується слово «Додаток» (якщо додатків декілька, вони нумеруються) з указівкою, до якого наказу (розпо-рядження) або окремого пункту документа відноситься додаток:
Якщо додатком є затверджуваний документ (положення, правила, інстру-кція і т.п.), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться позначка: ... (додається), а на самому додатку у верхньому правому куті розмі-щається гриф затвердження документа за формою, встановленою ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», наприклад:
Додатки є невід'ємною частиною розпорядчого документа. Видання разом із наказом (розпорядженням) додатків, не згаданих у тексті розпорядчого доку-мента, не допускається.
У проектах наказів (розпоряджень), що мають один або кілька додатків, повинна бути єдина нумерація сторінок, з охопленням основного тексту і всіх додатків.
Додатки до наказу (розпорядження) повинні мати відповідні назви (список, перелік, план заходів, графік і т. п.). Кожен додаток візується на останньому аркуші додатка керівником підрозділу, що готував додаток до проекту доку-мента, або його вищим керівником.
Підпис (23) оформляють згідно з вимогами засвідчення документів за ДСТУ 4163-2003, власний підпис посадової особи проставляють на першому при-мірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів з основної діяльності належить керівнику організації, що діє на засадах єдино-начальності, а у випадку тривалої відсутності керівника — особою, що виковує його обов'язки. Після підписання жодних виправлень до розпорядчого доку-мента не вносять.
Відповідно, підпис може бути оформлений одним із таких способів:
або:
Не допускається підписання документа іншою посадовою особою з проставленням перед назвою посади прийменника «за» або правобіжної похилої риски.
Зовнішнє погодження (24) здійснюється у разі, коли зміст нормативно-правового акта стосується інтересів не однієї організації. Зовнішнє погодження може проводитися з певними посадовими особами чи з колегіальним органом, яке оформлюється відповідним грифом погодження чи окремим аркушем погодження з позначкою у розпорядчому документі «Аркуш погодження додається», що проставляється на місці грифу погодження.
Візи (25) у разі потреби проставляють у наказах на першому примірнику проекту документа як на лицьовому, так і на зворотному (за відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша. Незалежно від того, де проставляються візи, вони містять у собі назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату і, за необхідності, додаткову оцінку «Зауваження і пропозиції додаю», «Заперечую», що, у разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований висновок, який додається на окремому аркуші-додатку.
Реквізит «Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і номер його службового телефону» (28) містить дані про посадову особу, яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку у нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка, крім пріз-вища або прізвища, імені та по батькові укладача проекту і номера його службо-вого телефону, може мати інформацію про направлення наказу. Відомості про надсилання розпорядчого документа можуть оформлятися і на окремому аркуші - «Аркуші надсилань», у якому вказують назву структурних підрозділів або прізвища їх керівників, котрим спрямовується примірник наказу.
Цей реквізит можуть не проставляти, якщо проект наказу зініційовано та складено керівником організації.
Відмітку про виконання документа та направлення його до справи (29) проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи (дод. 2.7.5).
Відмітку про наявність документа в електронній формі (ЗО) у разі потреби проставляють з допомогою нижнього колонтитулу (Команда: «Вид — Колонтитулы — Нижний колонтитул — Вставить автотекст — Полное имя файла») у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітку про надходження (31) проставляють записом від руки або штампом під час надходження чи передання документа, розміщуючи у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.
Запис про державну реєстрацію (32) оформляють у Міністерстві юстиції України на нормативні акти (накази, постанови) міністерств та інших органів державної виконавчої влади з метою внесення до державного реєстру. Для цього у нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження залишають вільне місце.
Накази із загальних питань, або з основної діяльності це розпорядчий документ, в якому приймається керівником управлінське рішення з питань виробничо - господарської діяльності, планування, звітності, фінансування, реалізації продукції, удосконалення структури і організації роботи підприємства, установи.
У свою чергу, вони поділяються на
ініціативні і такі,
що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.
Розглянемо специфіку написання і оформлення цих документів, її потрібно розрізняти. Найповніше уявлений про них дає розгляд ініціативного наказу.
Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність колективу підприємства, установу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку організації, підприємстві. (наприклад наказ про заохочення, про преміювання, та ін.)
Накази можуть бути нормативними та індивідуальними.
Нормативний - загальний і безособовий, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників і встановлює певні правила для всіх.
Наприклад наказ керівника про затвердження правил внутрішнього порядку та трудового розкладу в структурі, про затвердження плану заходів, положень.
Індивідуальний — не має нормативного характеру, а стосується конкретних осіб. Наприклад це накази про притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання однієї чи кількох осіб.
Накази вступають в силу з моменту його підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну, наприклад ……………..(підготувати зразок такого наказу)
Важливе значення має процедура складання основного реквізиту будь-якого документу – тексту. Слід пам»ятати, що під час укладання наказу та інших ділових документів ми маємо дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, а саме обмежуватися вибором і добором слів, творчість тут відсутня тільки чітке дотримання встановлених правил, відповідно стандарти-зації мови і уніфікації документів. Тому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.
Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої (резолюційної) частин. Перша містить такі елементи:
вступ (вказується причина видання наказу);
доведення (переказуються головні факти);
висновок (викладається мета видання наказу).
Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Тобто в констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, або посилання на документ, який став підставою для підготовки.
Починається констатуюча частина словосполученнями:
У зв'язку.... Згідно із... . Відповідно до ... . Для виконання ... . З метою ... Закінчується –Враховуючи, вважаючи. Беручи до уваги, Керуючись…….В кінці констатуючої частини крапка не ставиться.
Розпорядча розділяється від констатуючої дієсловом в наказовій формі НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами на окремому рядку без абзацу, без лапок, в кінці ставиться двокрапка.
Розпорядча частина тексту як правило поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У свою чергу, кожен пункт складається з кількох частин: дія (заходи для виконання поставлених у наказі завдань), термін виконання і відповідальний за виконання, форми та методи роботи тощо. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвах документів, прізвищах. Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу.
В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають особу чи осіб, яким доручається контроль за його виконанням. Строк виконання наказу має бути реальним. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.
Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташовувати нижче підпису керівника.
Проект наказу погоджують із заступником керівника установи — куратором питань, що порушені у документі, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосується наказ. Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту наказу законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз.
У разі невідповідності проекту наказу вимогам законодавства чи розпо-рядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає пись-мовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи. А проект відправляється на доопрацювання.
Видання наказу без попереднього розгляду юридичною службою не допускається.
Працівник юридичної служби, який не вжив необхідних заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ураження прав і законних інтересів працівників, несе відпові-дальність у встановленому законодавством порядку (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 серпня1995 р. №690).
Перед підписанням у керівника проект наказу додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань. Текст повинен бути підготовлений в наказовій формі і вміщувати інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити)
Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису наказу він може надавати своєму заступнику, а також іншим посадовим особам у межах їх компетенції. На час відсутності керівника (хвороба, відпустка) видається наказ на працівника, який буде виконувати обов»язки першої особи і здійснювати управління підприємством, установою, організацією.
Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб.
Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.
Проект наказу повинен бути написаний чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх граматичних правил. Варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. Спеціальні терміни потрібно вживати лише в разі потреби і тільки загальноприйняті. У тексті наказу не можна вживати довільні скорочення і скорочені найменування організацій, структурних підрозділів, посад. Неприпустимо застосовувати різні, хоча і рівнозначні, терміни для позначення того самого поняття.
Недотримання норм спричиняє неадекватну інтерпритацію повідом-лення, неправильне його тлумачення. А як наслідок – навіть невиконання наказу, спричине неузгодженістю дій.
У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом. Відміна наказу стосується тільки майбутнього, анулювання ж скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.
Зміст доручень, вказаних у розпорядчих документах, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі копій або витягів.
ЛЕКЦІЯ №39
Тема: Підготовка та проведення нарад, оформлення документів
Мета:З’ясувати особливості підготовка та проведення нарад; охарактеризувати обов’язкові реквізити документів, що супроводжують наради; розкрити структуру документів
План
Самостійне вивчення
Оформлення регламенту
У діяльності організацій усе більшого значення набуває робота комітетів, комісій, рад, правління та інших її робочих органів, на засіданнях яких шляхом обговорення та голосування більшістю голосів ухвалюються колективні рішення.
Колегіальність управління передбачає створення органу управління чи групи осіб, що спільно обговорюють та приймають рішення,— рад (Верховної Ради України, місцевих рад народних депутатів України, директорів), зборів (акціонерів), правлінь (виконавчого колегіального органу), комісій, комітетів тощо.
Колегіальним органом підприємства, установи, організації є правління, дирекція, колегія, вчена рада, рада директорів і т. ін. Інформацію про наявність колегіальних органів зафіксовано в Статуті підприємства. Там же (або в окремому положенні про колегіальний орган) розмежовано та зазначено повноваження органів управління, визначено порядок прийняття рішень, коло питань, з яких той чи інший орган має право приймати рішення.
Періодичність скликання колегіальних зібрань зазвичай обумовлюється в організаційних документах (статутах, положеннях, правилах).
Кожен колегіальний орган у своїй діяльності керується Положенням, в якому визначено:
- повноваження, завдання, поставлені перед цим органом;
- порядок виконання рішень (визначається їх обов'язковий характер для виконання або потреба проходження процедури затвердження керівником організації грифом затвердження або окремим наказом);
- склад учасників;
- порядок обрання секретаря (на постійній основі або ж на кожному засіданні окремо);
- право голосу секретаря.
Багато питань, які охоплюють процедуру проведення засідань, можуть бути обумовлені в окремому нормативному документі —Регламенті роботи або Інструкції з організації роботи колегіального органу.
Головою колегіального органу, як правило, є керівник, заступником голови — один із заступників керівника або керівник одного зі структурних підрозділів. Кількість постійних членів колегіального органу, враховуючи голову та його заступника, має бути непарною. Оптимальна кількість постійних членів, що дасть змогу уникнути ускладнень під час обговорення на засіданнях,— не менше п'яти і не більше одинадцяти осіб.
Члени колегіального органу на засіданні приймають рішення з тих або інших питань, включених до порядку денного. Залежно від повноважень органу визначають, яким чином його рішення впроваджуються в дію.
Рішення колегіального виконавчого органу управління підприємства обов'язкові до виконання. Впроваджуються вони на підставі:
- протоколу, витяг із якого надсилають виконавцям;
- наказу (розпорядження) керівника, де зазначають прийняте рішення та сплановані заходи на його виконання, особи, відповідальні за виконання.
Обов'язковими до виконання, наприклад, будуть рішення Правління — колегіального виконавчого органу організації.
Комітети, комісії є органами управління, на які частково покладено повноваження керівника підприємства чи його колегіального виконавчого органу. Такі рішення переважно носять рекомендаційний характер, тобто повинні затверджуватися керівником, і тільки після цього їх спрямовують до виконання.
Може виникнути ситуація, коли комітети, комісії приймають рішення, а керівник організації, беручи це рішення до відома, не затверджує його або зазначає інші дати, інших виконавців, а то й може по-іншому сформулювати сплановані дії. Ймовірність виникнення такої ситуації можлива навіть тоді, коли керівник є головою комітету (комісії). На засіданні рішення прийнято більшістю голосів, але після засідання керівник може змінити свою думку (або не змінювати, якщо він голосував проти) і не затвердити прийняте рішення.
Зверніть увагу!
Навіть у разі прийняття рішення одноосібно не виключена можливість його погодження, обміну інформацією, спільного аналізу ситуацій, що виникають, а отже, присутній елемент колегіальності. І, навпаки, рішення, що приймаються колегіально комітетами, комісіями, можуть бути скореговані керівником.
Колективно обговорюються та приймаються рішення на з'їздах, симпозіумах, засіданнях, самітах, конференціях, пленумах, нарадах тощо, проте не всі вони є організаційною формою діяльності колегіальних органів. Усі ці типи зібрань можуть мати постійний чи одноразовий характер.
Конференція — (від лат. «сопіегепііа.» — збирати до одного місця) — збори, нарада представників уряду, громадських, партійних, наукових і подібних організацій для обговорення та прийняття рішень із якихось питань.
Конференції проводяться здебільшого з метою інформування з певного питання чи кола питань, а отже, рішення, прийняті на конференції, не мають обов'язкового характеру для виконання.
Міжнародні конференції — тимчасовий орган, який утворюється за ініціативою зацікавлених держав для обговорення і прийняття рішення в певній сфері.
Залежно від критеріїв конференції можуть бути класифіковані як політичні, у т. ч. мирні, економічні, дипломатичні, іноді тематика конференції визначається вужче, наприклад міжнародна конференція україністів.
За термінами роботи розрізняють конференції тривалої дії, періодичні, спеціальні.
Конференції розрізняють також за колом учасників: універсальні, регіональні.
У сучасній практиці конференції нерідко називаються нарадами. Проте найменування, як і інші формально-юридичні характеристики, не мають істотного значення для оцінки цього інституту чи впливу на результати його діяльності.
Симпозіум (від лат. «зутрозішп» — бенкет) — нарада фахівців однієї або кількох країн з певних наукових питань.
Фахівці одностайно зазначають здебільшого міжнародний характер проведення симпозіумів та коло питань переважно наукового характеру.
Міжнародний характер із ширшим колом учасників та високим рівнем їх представлення також має порядок обговорення питань на самітах, наприклад Всесвітнього саміту з питань інформаційного суспільства.
Збори — походить від «збирати, скликати до одного місця». Під зборами передусім розуміють зібрання членів певної організації для обговорення питання чи прийняття рішення.
Засідання також визначають як збори, нараду членів певної організації для колективного обговорення питань, але зазвичай це постійна робота колегіального органу (засідання колегії, ради, комітету, правління).
В усіх визначеннях присутнє слово «нарада» — радитися, домовлятися, спільно обговорювати питання з кимось.
Нарада — вид управлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається у завчасно визначеному місці для обговорення і прийняття рішень із заздалегідь поставлених питань.
Залежно від складу учасників обговорення питань може мати міжнародний, всеукраїнський, обласний, міський, районний, внутрішній (для підприємства, організації, установи) характер. Складом учасників визначається також додаткова інформація, що додається до типу зборів та органу, що зібрався для обговорення певного питання — загальні збори (тобто, всього трудового колективу), загальні збори акціонерів (усіх власників акцій), відкрите засідання, розширена виробнича нарада (запрошені інші учасники до постійного органу управління, що діє на засадах колегіальності) тощо.
За часовими межами такі зібрання можуть бути одноденними, багатоденними, кількагодинними (1,5-2 год.) тощо. За періодичністю зібрання — щотижневі (певний день тижня), щомісячні (певний день місяця), оперативні (невеликі щоденні на початку робочого дня). За характером проведення (з використанням технічних засобів) — диспетчерськими, селекторними. До типу зібрання може додаватися порядковий номер. Наприклад: Перша міжнародна конференція україністів.
2.Технологія прийняття управлінських рішень на засадах колегіальності
У прийнятті колегіального управлінського рішення задіяна значна кількість учасників, тобто такий вид прийняття управлінського рішення діяльності є досить витратним.
До витрат відносять:
- заробітну плату всіх учасників;
- заробітну плату працівників, що готують та обслуговують засідання;
- витрати на відрядження;
- витрати на оренду приміщення, апаратуру (у разі потреби); ..
- витрати на канцелярське приладдя, множення і тиражування матеріалів, поштові витрати, телефонні переговори тощо.
З огляду на це ефективність засідань колегіальних органів, потребуючи значної попередньої роботи, залежить від ґрунтовного опрацювання на підготовчому етапі, безпосереднього проведення засідання, залучення організаційно-технічних засобів тощо (див. табл. 3. Порядок прийняття управлінських рішень на засадах колегіальності на стор. 170).
|
Таблиця 3 Порядок прийняття управлінських рішень на засадах колегіальності |
|
|
Документування управлінської інформації |
Здійснювана управлінська функція |
|
1. Підготовка матеріалів до засідання колегіального органу |
|
|
1.1. Визначення кола питань, учасників, місця та часу проведення |
|
|
Порядок денний |
перегляд плану роботи з метою виявлення планових питань засідань; збирання пропозицій, довідок з оперативних питань тощо для внесення до порядку денного |
|
Список учасників |
визначення кола осіб: - компетентних з цього питання (мають досвід та знання); - безпосередніх учасників обговорюваних питань; - виконавців рішень |
|
Регламент роботи |
визначення доповідачів та співдоповідачів; з'ясування необхідного часу для обговорення та прийняття рішення з питання |
|
1.2. Повідомлення учасників засідання |
|
|
Оголошення; телефонограма; лист-запрошення; повідомлення за факсом; електронне повідомлення |
розсилання, передання запрошень; підтвердження одержання запрошень; повідомлення керівників структурних підрозділів та співробітників |
|
1.3. Уточнення списку учасників (за 4-6 днів) |
|
|
Оформлення остаточного списку учасників та регламенту роботи; повторне запрошення (у разі потреби); |
підтвердження участі; |
|
Продовження табл. 3 |
|
|
Документування управлінської інформації |
Здійснювана управлінська функція |
|
1.4. Внесення матеріалів на розгляд колегіального органу (5 днів до засідання75) |
|
|
Тексти доповідей; тези виступів; аналітичні довідки; проект рішення; довідки про погодження із зацікавленими структурними підрозділами або іншими установами документів, що виносяться на розгляд та затвердження на засідання колегіального органу |
збір інформації (довідки, звіти, огляди, економічні аналізи, нормативно-правова база тощо); оформлення та тиражування довідково-інформаційних матеріалів |
|
1.5. Перевірка готовності приміщення напередодні засідання |
|
|
Кількість місць, технічне оснащення; санітарний стан |
|
|
2. В день засідання |
|
|
2.1. Підготовка приміщення, обладнання та необхідної документації для кожного учасника засідання |
|
|
- |
Провітрення приміщення; уточнення кількості робочих місць для учасників (кількість стільців, наявність паперу, ручок тощо); перевірка наявності апаратури та її справності (комп'ютер, проектор, екран тощо); готовність робочого місця стенографістки (якщо це передбачено) чи секретаря; підготовка комплекту документів для кожного учасника засідання та їх передавання (у разі потреби не менше ніж за 24 год.) |
|
нтів на включення до порядку денного може ягати 15 днів (наприклад, для діяльності ко-них товариств). |
|
|
75 Термін подання докуме зазначатися в Положенні і с легіальних органів акціонер |
|
|
Продовженн табл. 3 |
|
|
Документування управлінської інформації |
Здійснювана управлінська функція |
|
2.2. Зустріч та реєстрація учасників |
|
|
Реєстраційний список учасників; програма зустрічі учасників (у разі значної кількості учасників та різних місць перебування); анкети учасників (картки) — при значній кількості учасників; реєстрація посвідчень про відрядження |
зустріч та реєстрація учасників; з'ясування потреби учасників у зворотних квитках (потяг, літак, автобус тощо); видавання канцелярського приладдя та довідково-інформаційних матеріалів; організаційна робота |
|
3. |
Під час засідання |
|
3.1. Відкриття засідання та організація його роботи |
|
|
Затвердження регламенту роботи; затвердження порядку денного |
повідомлення про початок засідання; повідомлення про кількість присутніх на засіданні, наявність кворуму; оголошення регламенту роботи |
|
3.2. Розгляд питань порядку денного |
|
|
Протоколювання подій (стенографування, фоноза-пис, відеозапис, запис перебігу подій на чорновому варіанті протоколу); запис результатів голосування; запис прийнятих рішень |
оголошення першого пункту порядку денного, надання слова доповідачеві; запрошення присутніх до обговорення питань порядку денного; підбиття підсумків з питання, пропозиція сформулювати та прийняти рішення з питання; запрошення проголосувати за прийняті рішення з питання; підрозділ 3.2. повторюють для подальших пунктів порядку денного |
|
3.3. Повідомлення про закриття засідання |
|
|
4. |
Після засідання |
|
4.1. Протоколювання подій |
|
|
Оформлення протоколу засідання (протягом 1-5 днів) |
редакційна правка аудіозаписів; редагування записів перебігу подій; розшифрування стенограм |
|
1 ТО |
|
|
Продовженн табл. 3 |
|
|
Документування управлінської інформації |
Здійснювана управлінська функція |
|
5. Доведення рішення до виконавців |
|
|
Доведення до відома вико- |
|
|
навців управлінських рішень |
|
|
шляхом видання: |
|
|
- постанов (вищими орга- |
|
|
нами влади), |
|
|
- рішень (колегіальними |
|
|
органами організацій); |
множення і тиражування матеріалів, |
|
— наказів (керівниками |
передання рішень виконавцям згідно зі |
|
організацій); |
списком надсилань |
|
- розпоряджень (керівни- |
|
|
ками організацій); |
|
|
- витягів із протоколу |
|
|
(для протокольних |
|
|
рішень інформаційного |
|
|
характеру) |
|
|
6. Організація контролю за виконанням рішення колегіальних органів |
|
|
Ведення контрольно-реєс- |
|
|
траційних форм (журналу, картотеки тощо) із зазна- |
постійний контроль за виконанням прийнятих рішень; |
|
ченням термінів виконання |
|
|
прийнятих рішень та відпо- |
організація звітної роботи відповідальних виконавців стосовно виконання ними дору- |
|
відальних виконавців (див. |
чєнь |
|
дод. 2.8.1); |
|
|
звіт відповідальних вико- |
|
|
навців |
|
|
7. Поточне та архівне зберігання документів колегіальних органів |
|
|
направлення виконаних документів до |
|
|
Формування справи; оформлення заголовків |
справ; розміщення протоколів за їх порядковими |
|
кппо тз • |
номерами; |
|
ілірахі, опис справ |
формування додатків до протоколу або |
|
в окрему справу, або разом з протоколами |
|
|
у хронологічному порядку |
|
|
Зберігання справ у відділі |
видання матеріалів для поточної роботи |
|
(2 роки) |
|
|
Передання на архівне збе- |
постійний строк зберігання в архіві з пра- |
|
рігання |
вом роботи з архівними матеріалами |
3.Огляд документів, що супроводжують діяльність колегіальних органів управління
До документів, що супроводжують діяльність колегіального органу, належать:
- план роботи колегіального органу;
- порядок денний;
- оголошення;
- телеграма, телефонограма, повідомлення за факсом чи електронне повідомлення;
- запрошення — відповідь на запрошення;
- списки учасників;
- пропозиції на внесення до порядку денного певних питань (подають завчасно);
- пропозиції щодо персонального складу кандидатів виборчого колегіального органу (подають завчасно);
- регламент роботи колегіального органу;
- доповіді та тези основних виступів;
- огляд інформації з питань порядку денного, інформаційно-оглядовий реферат;
- довідки з обговорюваних питань;
- проекти рішень (ухвали, постанови) із кожного питання;
- стенограма, відео-, аудіозаписи;
- протокол;
- ухвала;
- наказ, витяг із наказу.
Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів установи.
Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.
У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
Як зазначено в Примірній інструкції з діловодства, засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.
План роботи — перший документ, який визначає час, місце проведення, тематику, склад учасників постійно діючого колегіального органу. План роботи колегіального органу складають на півроку чи на рік. Він дає можливість заздалегідь обміркувати комплекс заходів для організації та проведення засідання колегіального органу.
У плані роботи зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який го-
тує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.
Порядок денний — документ, що складається з планових (зазначені в плані роботи) та оперативних питань (подаються завчасно за вказівкою керівництва та всіх учасників зібрань за окремими заявками, доповідними чи службовими записками та довідками з порушуваних питань).
Доповідачі подають секретареві документи, які будуть розглядатися, не пізніше ніж за 5 днів до засідання, якщо інший термін не передбачено регламентом роботи колегіального органу. Відповідальність за вчасну та якісну підготовку документів до засідання покладається на керівників структурних підрозділів, які є постійними членами колегіального органу. Секретар, у свою чергу, контролює наявність документів, своєчасність їх подання, перевіряє правильність оформлення, а в разі порушень під час підготовки документів доповідає голові колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання включено до порядку денного. Пакет документів, підготовлених на розгляд колегіального органу, а також один примірник копії кожного з них зберігаються в секретаря.
При формуванні порядку денного обговорювані питання розміщують за вагомістю порушуваних питань, донині зберігаючи принцип розгляду питань, установлених ще Генеральним регламентом, ініційованим Петром І 1720 року. Згідно із цим першим організаційно-правовим актом з діловодства, «в первую очередь должньї слушаться дела государственньїе, а среди них интересньїе (т. є. связанньїе с интересами «казньї») и только затем дела «при-ватньїе», частньїе»76.
Формуючи порядок денний, обов'язково враховують склад учасників. На засіданні колегіального органу, крім постійних членів, можуть бути присутні спеціально запрошені працівники установи або інших установ (філій, вищих чи підвідомчих організацій) у разі, якщо розгляд винесеного на засідання питання вимагає їхньої присутності. Питання за їх участі потребують першочергового розгляду. При цьому запрошені особи не мають права брати участь у голосуванні.
Питання порядку денного нумерують арабськими цифрами, зазначаючи:
- питання, винесені на обговорення;
- посаду, прізвище, ініціали доповідачів та співдоповідачів. Питання порядку денного може містити часовий проміжок звітно-планового періоду. Пункти порядку денного краще подавати в називному відмінку, хоча можливий варіант знахідного відмінка з прийменником «Про ...» Наприклад:
1. Звіт діяльності фінансово-економічного відділу компанії за 2004 рік (доповідач — керівник фінансово-економічного відділу Коломієць Л.Д.).
або:
2. Про впровадження автоматичної системи діловодства в діяльність компанії (доповідач — директор інформаційного департаменту Постойко Д. Н.).
У разі, коли засідання є відкритим, тобто доповідач чи співдоповідач не є постійними учасниками колегіального органу, то до назви посади доповідача чи співдоповідача включають повну назву установи запрошеної посадової особи.
Наприклад:
1. Сучасний стан та перспективи розвитку програмно-апаратного забезпечення системи комп'ютерного діловодства (доповідач — керівник Центру інформаційних технологій Київського науково-дослідного інституту програмно-апаратного забезпечення Левченко В. І.).
До порядку денного не варто включати питання «Різне», оскільки чітко не окреслене коло питань, як правило, не має результативності, до того ж його розгляд може затягнутися на не-визначений час, і як наслідок — порушення регламенту роботи колегіального органу.
Зверніть увагу!
Питання порядку денного — це не просто заголовок, а конкретна змістовна інформація, що обговорюється в пункті порядку денного.
|
Порядок денний: |
|
|
1. Підсумки міжнародної діяльності компанії за 2004 рік (до- |
|
|
повідач — комерційний директор Самойленко П. Л.). |
|
|
2. Маркетингові дослідження внутрішнього ринку |
збуту без- |
|
алкогольних та слабоалкогольних напоїв (доповідач — |
- керівник |
|
відділу маркетингу Малафієнко 0. Л.)- |
|
|
3. План рекламної діяльності компанії на 2005 |
рік (допо- |
|
відач — керівник корпоративного відділу Махно О. Л. |
). |
Регламент — документ, який складається на підставі порядку денного. Маючи чітко сформований порядок денний, визначають час, який має бути затрачений на обговорення та прийняття рішення з певного питання.
Регламент як самостійний документ може набути вигляду, відтвореного у табл.4.
|
Таблиця 4 Приклад оформлювання регламенту |
||
|
ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ОБЕРІГ» |
||
|
РЕГЛАМЕНТ |
||
|
Проведення засідання Ради директорів 24.12.2004 |
||
|
Пункти порядку денного |
Доповідач |
Тривалість |
|
1. Підсумки міжнародної діяльності компанії за 2004 рік Виступи та обговорення |
комерційний директор Самойленко П. Л. |
10.00-10.40 20 хв. 5 хв. на кожен виступ, 2 хв. на кожне запитання доповідачеві, усього не більше 20 хв. |
|
2. Маркетингові дослідження внутрішнього ринку збуту безалкогольних та слабоалкогольних напоїв Виступи та обговорення |
керівник відділу маркетингу Малафієнко О. Л. |
10.40-11.20 20 хв. 5 хв. на кожен виступ, 2 хв. на кожне запитання доповідачеві, усього не більше 20 хв. |
|
3. План рекламної діяльності компанії на 2003 рік Виступи та обговорення |
менеджер реклами Махно 0. Л. |
11.20-12.00 20 хв. 5 хв. на кожен виступ, 2 хв. на кожне запитання доповідачеві, усього не більше 20 хв. |
Як бачимо, регламентом визначено тривалість засідання з 10.00 до 12.00 години — найсприятливіший час для колективного прийняття рішень.
Колегіальний орган може вносити корективи, доповнення до процедури обговорювання питань та прийняття рішень, наприклад:
Кожен учасник засідання має право поставити не більше двох запитань доповідачеві з обговорюваного питання порядку денного.
Голова зборів має право зняти запитання, поставлене доповідачеві, уразі, якщо воно не відповідає обговорюваній проблематиці.
Кожен учасник має право виступити в обговореннях один раз. Тривалість обговорення — не більше 2 хв.
Уразі, якщо засідання триває більше трьох годин, у ньому має бути оголошено перерву тривалістю 1 год.
Регламент, як і порядок денний, сприяє поінформованості працівників, якісній підготовці до колегіального зібрання.
На початку роботи голова та секретар ставлять на голосування регламент роботи (якщо такий не затверджений загальним положенням про постійно діючий колегіальний орган), а в ході засідання уважно стежать за його неухильним дотриманням.
Список учасників може бути постійним або створюваним для кожного окремого виду зібрання. Постійне коло учасників оперативних нарад може визначатися списком посадових осіб, які звітують з певного кола питань.
Список учасників певних непостійних зібрань складають у довільній формі, передбачивши всі необхідні відомості, необхідні надалі для організації та проведення наради чи конференції тощо.
|
Список учасників конференції 00.00 |
. |
0000 |
|||||||||||||||||
|
Прізвище, ім'я та по |
батькові |
Назва організації, яку |
представляє учасник |
Дата та спосіб направ- |
лення запрошення |
Підтвердження |
одержання запрошення |
Підтвердження |
участі в роботі |
(Так/Ні) |
Участь у виступах (тема |
виступу) |
Потреба в готелі |
Потреба у зворотному |
квитку (літак, потяг, |
дата, номер рейсу) |
Позначка про прибуття |
на конференцію |
Такий список множиться в необхідній кількості і може бути використаний на етапі підготовки діяльності колегіального органу, при реєстрації учасників.
Наступний етап роботи з підготовки засідань —- оповіщення учасників. Оповіщення учасників провадиться кількома шляхами:
- письмово з направленням запрошення, повідомлення по факсу чи електронним зав'язком;
- усно по телефону (передання телефонограми);
- оголошенням на дошці оголошень.
Якщо всі учасники засідання — працівники однієї організації, то секретареві достатньо розмістити оголошення на дошці оголошень та передати запрошення письмово, по телефону та/або особисто керівникам структурних підрозділів.
Поширеним способом запрошень є телефонограми. Вони здебільшого використовуються для запрошення учасників підвідомчих організацій. Текст телефонограми обов'язково складається в письмовому вигляді, підписується керівником.
Якщо для участі в засіданні запрошуються представники інших організацій, складається лист-запрошення. У текстовій частині листа обов'язково зазначають:
- назву установи;
- характер зібрання (засідання, нарада, конференція тощо);
- порядок денний;
- дату проведення;
- місце проведення;
- тривалість роботи.
Крім цього, можуть зазначатися додаткові відомості:
- надання готелю;
- сторона, що оплачує перебування у відрядженні;
- вартість;
- участь у доповідях, виступах із пропонованого питання;
- необхідність підтвердження участі в діяльності колегіального органу;
- необхідність направлення повторного запрошення;
- схема проїзду до місця проведення;
- програма.
Підписує запрошення керівник. Відправляти запрошення краще рекомендованою поштою, оскільки про своєчасність відправлення його свідчитиме поштова квитанція.
За змістом електронні та факс повідомлення мають ту ж інформацію, що й лист-запрошення, відмінним є лише спосіб передання — засобами комп'ютерної пошти та факсом. Особливо зручною є електронна пошта, оскільки розсилання запрошень може відбуватися в автоматичному режимі, з додаванням до кожного запрошення адреси та форми звернення.
При будь-якому способі відправлення запрошення важливо переконатися в його одержанні адресатом. Це можна зробити в телефонній розмові з позначкою результатів одержання повідомлення у списку запрошених.
Доповіді, співдоповіді, звіти, тези виступів, довідки, економічні розрахунки, плани, огляди, що супроводжуються таблицями, графіками,множаться в інформаційно-довідкових матеріалах, які готуються до проведення відповідного типу колегіального зібрання, й роздаються його учасникам. Така робота сприяє оперативному ходу самого зібрання, адже доповідач у стислий час акцентує увагу на основних моментах доповіді, а розмножені матеріали дають змогу його учасникам глибше проникнути в суть порушуваних питань.
Огляд інформації з питань порядку денного може подаватися також у формі нормативно-законодавчих, розпорядчих документів, актів ревізій тощо. Це можуть бути копії чи витяги з цих документів. Для зручності вагому інформацію можна виділити підкресленням маркерами, фломастерами тощо.
Керівники структурних підрозділів або певні посадові особи, компетентні з цих питань, добирають необхідну інформацію, оформляючи її у вигляді аналітичної довідки, можлива також підготовка з питань порядку денного інформаційно-оглядового реферату. У разі потреби спеціаліст може запитувати інформацію з підвідомчих установ, інших підрозділів. Така довідка містить вичерпну та всебічну інформацію про стан справ з порушуваного питання. Вона має бути погоджена і підписана керівником структурного підрозділу, який готує відповідне питання для колегіального розгляду.
Складання проекту рішення — вагома складова підготовки колегіальних зібрань. Прийняття управлінського рішення — мета, заради якої вони проводяться. Проекти рішень із кожного питання слід належним чином оформити як окремі документи. їх мають подати заздалегідь посадові особи, які є доповідачами з цього питання. Наявність проекту рішення спрямовує перебіг подій щодо обговорення питання, сприяє поглибленому його розгляду, оперативному внесенню правок та доповнень.
Такі матеріали подають не пізніше ніж за 5 днів до дати, передбаченої планом роботи колегіального органу, з метою їх попереднього вивчення та розгляду, якщо інше не передбачено Положенням.
Усі документи попередньої роботи засідання колегіального органу мають бути зібрані та тиражовані не менше ніж за 48 годин до його проведення. До учасників вони мають надійти не пізніше ніж за 24 години до його початку.
У разі порушення встановленого порядку ^підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, буде це питання розглядатися на засіданні чи буде зняте з порядку денного.
ЛЕКЦІЯ №71
Тема: Служба документаційного забезпечення управління (СДЗУ)
Мета: Познайомитися з нормативними документами, які визначають організацію і функціонування СЗДУ; визначити роль СЗДУ як самостійного структурного підрозділу
План
Самостійне вивчення
Визначте основні шляхи вдосконалення організації праці персоналу служби діловодства [7], с. 44