Лабораторная работа 3- Оформление рабочего листа
Работа добавлена на сайт samzan.net: 2016-03-13
Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
5
Электронные таблицы Excel в среде Windows.
Лабораторная работа № 3:
Оформление рабочего листа. Сортировка данных. Формат числа.
Цель работы: Закрепить основные навыки работы с электронными таблицами. Научится располагать таблицу на листе и производить разбивку на страницы. Изучить сортировку данных и форматы числа.
Порядок выполнения работы:
- Размещение таблицы на листе. Автоматическое разбиение на страницы.
- Формат числа.
- Сортировка данных. Добавление ячеек или строк.
1. Размещение таблицы на листе. Авторазбиение на страницы.
Размещение таблицы на листе.
Расположение текста и таблица на листе в электронных таблицах регулируется точно также, как и редакторе Word. Для этого следует выбрать меню в Файл пункт Параметры страницы, нажав на который вы откроете диалоговое окно. Выбрав закладку Страница, можно установить размер бумаги (обычно по умолчанию установлен стандартный размер А4) и ориентацию листа (обычно по умолчанию установлена книжная).
Поля можно установить в этом же диалоговом окне, если выбрать закладку Поля.
Необходимо следить за тем, чтобы таблица не выходила за рамки установленных размеров полей страницы. Для этого следует открыть меню Сервис, выбрать в пункте Параметры закладку Вид, а затем в группе переключателей Параметры окна щелкнуть мышью в переключателе Авторазбиение на страницы. Автоматическое разбиение на страницы позволяет уже в процессе набора данных и форматирования таблицы следить за тем, какие столбцы помещаются на странице, а какие нет.
Задание 1.
- Создайте и заполните бланк товарного счета (Рис. 1.). Оформление такого бланка счета выполните в три этапа. На первом этапе необходимо создать таблицу бланка счета и заполнить ее исходными данными.
- Разместите таблицу по ширине листа. Для этого:
- в меню ФайлПараметры страницы выберите закладку Страница и установите размер (А4 – установлен по умолчанию) и ориентацию бумаги (книжная - установлена по умолчанию). Затем выберите закладку Поля и установите поля (левое: 3 см., правое, верхнее и нижнее: 2 см.);
- выполните команду СервисПараметры, выберите закладку Вид, в группе переключателей Параметры окна активизируйте переключатель Авторазбиение на страницы.
В результате вы получите в виде вертикальной пунктирной линии правую границу полосы набора (если ее не видно, переместитесь при помощи горизонтальной полосы прокрутки вправо) и нижнюю границу полосы набора (для того, чтобы ее увидеть переместитесь при помощи вертикальной полосы прокрутки вниз).
Образец бланка товарного счета:__________________________________
|
Грузоотправитель и адрес
|
|
|
|
Грузополучатель и адрес
|
|
|
|
К Реестру №
|
|
Дата получения "___"___________200_ г.
|
|
|
|
СЧЕТ № 95 от 14.03.00
|
|
|
|
Поставщик Универмаг "Белгород"
|
|
|
Адрес 308600, Белгород, Попова, 50
|
|
|
Р/счет № 456789 в С-банке, МФО 987654
|
|
Дополнения
|
|
|
|
№
|
Наименование
|
Ед.измерения
|
Количество
|
Цена
|
Сумма
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого
|
|
|
|
|
Руководитель предприятия
|
|
|
Петров А.Б.
|
|
|
|
Главный бухгалтер
|
|
|
|
Иванова Б.А.
|
_________________________________________________________Рис. 1.
- Сначала создайте основную таблицу по предлагаемому образцу с таким же числом строк и столбцов.
|
№
|
Наименование
|
Ед. измерения
|
Количество
|
Цена
|
Сумма
|
|
1
|
Пальто зимнее
|
Штук
|
157
|
3127
|
|
|
2
|
Куртка кожаная
|
Штук
|
204
|
825
|
|
|
3
|
Плащ
|
Штук
|
265
|
1523
|
|
|
4
|
Сапоги на меху
|
Пар
|
110
|
1725
|
|
|
5
|
Свитер шерстяной
|
Штук
|
103
|
748
|
|
|
6
|
Шапка меховая
|
Штук
|
115
|
1869
|
|
|
Итого:
|
|
Рис. 2.
- Произведите заполнение этой таблицы. Сначала введите нумерацию в первом столбце таблицы, воспользовавшись помощью маркера заполнения:
- наберите в ячейке А2 цифру 1, в ячейке А3 – цифру 2;
- выделите эти ячейки;
- потяните маркер заполнения до седьмой строки.
- Теперь заполните первую строку названий столбцов. В ячейке А1 наберите №, далее заполните названия столбцов так, как это показано на рис. 2. («Наименование», «Количество», «Цена» и «Сумма»);
- Наберите в соответствующие столбцы те данные, которые находятся в образце таблицы на рис. 2.
- Выделите все заполненные ячейки таблицы и установите размер шрифта 12 пт. Затем отрегулируйте ширину столбцов, либо выполнив команду ФорматСтолбецАвтоподбор ширины, либо вручную, изменяя ее при помощи мыши.
- Теперь сделайте обрамление таблицы. При создании таблицы используйте линии различной толщины. Обратите внимание на то, что в последней строке пять соседних ячеек не имеют внутреннего обрамления. Проще всего добиться этого следующим путем:
- выделить всю таблицу, в меню ФорматЯчейки, выберите вкладку Границы и установить рамку Внешние (пиктограмма в виде квадратика) жирной линией;
- затем выделить все строки, кроме последней и установить рамку Внутренние (пиктограмма в виде крестика) тонкой линией, а затем установите в группе Отдельные рамку Снизу;
- после этого выделить отдельно самую правую ячейку нижней строки F8 и установить для нее рамку Слева тонкой линией.
- Выполните команду ФайлПросмотр, чтобы убедиться, что таблица целиком вмещается на листе по ширине и все линии обрамления на нужном месте.
2. Формат числа.
Числа, имеющие разное количество знаков после запятой, принято оформлять в колонке единым образом. Для этого применяют различные форматы чисел. Выбор формата числа осуществляется следующим образом:
- нужно выделить те ячейки, в которых вы хоти задать формат числа;
- выбрать в меню ФорматЯчейки вкладку Число;
- в группе Числовые форматы выбрать нужный вам формат, и если это необходимо, в группе Тип выбрать, в каком виде вы хотите представить числа.
В Excel имеются следующие форматы чисел:
- Общий – используется для отображения как текста, так и чисел;
- Числовой – в этом формате число записывается в обычном виде;
- Денежный и финансовый – в этих форматах число округлятся до целого количества рублей (или можно выбрать любую другую денежную единицу) с наименованием или без него;
- Дата – в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения даты, например 12.02.00. или 2 Май, 1999.
- Время – в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения времени, например 12:15.
- Процентный – задает число в виде процентов, то есть умножает число на 100 и дописывает знак %, например, если в ячейке было число 0,26, то после применения процентного формата будет число 26%.
- Дробный – позволяет представить число в виде дроби, например, если в ячейке было число 3,25, то после применения дробного формата будет число в виде .
- Экспоненциальный – представляет число в виде значимой части числа, умноженной на 10 в какой-либо степени, например число 1540000 в экспоненциальном формате будет иметь вид 1,54E+07 (если задать два знака после запятой).
- Текстовый – в этом формате данные отображаются также, как они были введены;
- Дополнительный – позволяет записать число в виде специальном виде, для выбора которого нужно воспользоваться группой Тип.
- Все форматы – если вам не подходит один из предложенных стандартных форматов, то можно создать свой по определенным правилам. Для этого в стоке Тип следует записать:
- 0 – там, где обязательно должна быть цифра. Например код 000 000,00 означает, что число вашего формата всегда будет шестизначным с двумя знаками после запятой и пробелом перед тысячами;
- # - там, где цифры в числе нет, соответствующий разряд будет оставлен пустым. Например, код ### ### ###,00 означает, что число будет девятизначное, только если оно и действительно девятизначное.
- в кавычках рядом с числом можно написать любой текст;
- можно определить удобные вам форматы даты или времени, но для этого используются другие значки:
Г – двузначный год, (ГГГГ – год полностью);
Д – число;
ММ – месяц цифрой, МММ – месяц буквами сокращенно (янв, фев и т.д.), ММММ – месяц полностью;
ч – часы, м – минуты, с – секунды.
Задание 2.
На втором этапе оформления бланка счета следует подготовить таблицу для вычислений, то есть выставить необходимые форматы чисел в ячейках и ввести расчетные формулы.
- Установите денежный формат числа в тех ячейках, в которых будут размещены суммы. В нашем случае это пустые ячейки столбцов «Цена» и «Сумма». Их нужно выделить и выполнить команду ФорматЯчейки, выбрав вкладку Число и выбрав категорию Денежный. Это даст вам разделение на тысячи, чтобы удобнее было ориентироваться в крупных суммах. Если после выполнения этой команды в некоторых ячейках вместо чисел будут видны значки #, то это значит, что данное число не помещается по ширине столбца. Чтобы устранить это, мышью увеличьте ширину соответствующего столбца.
- Введите формулу для подсчета суммы, которая заключается в умножении цены на количество. Для этого в ячейке F2 наберите формулу: =D2*E2. Теперь заполните формулой ряд ячеек вниз, потянув маркер заполнения до шестой строки.
- Введите формулу в ячейку для итоговой суммы. Для этого выделите ячейку, в которую нужно поместить результат, нажмите кнопку Автосумма на Панели инструментов и выделите блок тех ячеек, которые нужно сложить. Нажмите Enter.
3. Сортировка данных. Добавление ячеек или строк.
Сортировка данных.
Электронные таблицы позволяют автоматически расположить в определенном порядке записи, находящиеся в ячейках, то есть произвести сортировку данных по некоторому признаку. Числовые данные можно отсортировать по возрастанию или по убыванию, а текстовые записи можно отсортировать в прямом алфавитном (по возрастанию) порядке или в обратном (по убыванию).
Сортировка данных в таблице сверху вниз осуществляется следующим образом:
- выделить ячейку в сортируемом списке;
- в меню Данные выбрать команду Сортировка;
- в группе сортировать по выбрать название того столбца, данные в котором следует упорядочить;
- выбрать тип сортировки по возрастанию или по убыванию и нажать кнопку OK.
При этом в таблице будут отсортированы и все остальные столбцы.
Добавление ячеек или строк.
Если в уже готовой таблице необходимо вставить дополнительные строки, то следует:
- выделить столько строк, сколько вам требуется;
- в меню Вставка выполнить команду Строки.
В результате появится столько строк, сколько было выделено. Выделенные строки после этого сдвигаются вниз.
Если необходимо вставить ячейку в таблицу, то следует:
- выделить ту ячейку, куда вы хотите вставить дополнительную ячейку;
- в меню Вставка выполнить команду Ячейки;
- в появившемся диалоговом окне выбрать Добавить ячейки, со сдвигом вправо или ячейки, со сдвигом вниз.
Задание 3.
На последнем этапе оформления бланка счета следует отсортировать данные и добавить сопровождающие таблицу надписи.
- Отсортируйте записи в вашей таблице счета по алфавиту. Для этого выделите все строки таблицы, кроме первой (заголовка) и последней («Итого»), можно не выделять и нумерацию. Выполните команду ДанныеСортировка, выберите столбец, по которому нужно отсортировать данные (в нашем случае это столбец В, так как именно он содержит перечень товаров, подлежащий сортировке), и установите переключатель в положение «по возрастанию».
- Для оформления текста перед таблицей вставьте дополнительные строки. Для этого:
- выделите первых 13 строк таблицы (именно столько вам понадобиться для ввода текста согласно образцу на рис. 1.);
- выполните команду ВставкаСтроки. Вставится столько же строк, сколько вы выделили.
- Наберите необходимый текст до и после таблицы. Для этого:
- в ячейке А1 наберите «Грузоотправитель и адрес»; в ячейке А3 наберите «Грузополучатель и адрес»; в ячейке А5 наберите «К Реестру №»; в ячейках с А9 по А12 наберите соответствующие реквизиты поставщика согласно образцу таблицы на рис. 1.
- выделите все эти ячейки и выполните команду ФорматЯчейки, выбрав вкладку Выравнивание, установите в группе по горизонтали переключатель выравнивание по левому краю. Нажмите ОК.
- В тот же столбец, в котором находится столбик таблицы «Сумма» (самый правый столбец нашей таблички – столбец F), наберите текст «Дата получения «___»___________200_г.» в ячейку F5. Затем выделите эту ячейку и примените выравнивание по правому краю в группе по горизонтали в меню ФорматЯчейки. Нажмите ОК. В ячейки F23 и F25 наберите фамилии руководителей предприятия (см. рис. 1). Выделите ячейку F23 и примените выравнивание по правому краю в группе по горизонтали в меню ФорматЯчейки. Тоже самое проделайте с ячейкой F25.
- Текст «СЧЕТ №» внесите в ячейку А7. Далее выделите ячейки А7:F7, затем в меню ФорматЯчейки, выбрав вкладку Выравнивание, установите в группе Выравнивание по горизонтали переключатель по центру выделения. Нажмите ОК.
- Выполните предварительный просмотр.
Контрольные вопросы.
- Каким образом можно установить размеры и ориентацию листа?
- Зачем нужен режим предварительного просмотра документа?
- Какие форматы числа вы знаете? Перечислите их. Для чего они применяются и в чем их отличия?
- По какому принципу можно отсортировать текстовые записи или числовые данные? В каком пункте меню документа находится команда сортировки?
- Каким способом можно вставить дополнительные строки в таблицу?