Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Министерство образования Республики Беларусь
Белорусский национальный технический университет
Энергетический факультет
Лабораторный практикум по курсу
«Информационные технологии» и
«Компьютерные информационные технологии»
Минск 2011 г.
Лабораторная работа №1
Создание базы данных, состоящей из одной таблицы
Цели работы:
познакомиться с основными понятиями базы данных;
научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;
освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;
освоить основные приемы заполнения и редактирования таб лиц базы данных;
познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;
познакомиться с поиском записей по образцу;
научиться сохранять и загружать базу данных;
научиться распечатывать таблицы.
Этапы работы
1. Проектирование структуры базы данных.
Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.
2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.
Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, факультет, группа) и 10 записей. Поле код - уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).
3. Создание схемы базы данных,
При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.
4. Ввод данных в таблицы.
В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять - в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.
Ход работы
Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».
Порядок работы:
• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе мы управления базами данных, в котором появится диалоговое меню.
Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелк ните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно. В поле Имя файла в качестве имени базы дан ных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.
Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter].
В следующем окне выберите тип создаваемого документа (вы берите соответствующую закладку). Вы создаете таблицу, по этому выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните по кнопке Создать.
Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
Рис. 1
В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово "Фа милия", а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый (рис. 1). Любой другой выбирается с помо щью ниспадающего меню.
Заполните поля в Конструкторе данными из табл. I. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).
Таблица 1
|
Имя поля |
Тип данных |
|
Фамилия |
Текстовый |
|
Имя |
Текстовый |
|
Отчество |
Текстовый |
|
Год рождения |
Числовой |
|
Факультет |
Текстовый |
|
Группа |
Числовой |
• Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке пиктографическо го меню.
• В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкни те по кнопке ОК. Появится запрос на создание ключе вого поля - уникального поля записи, по которому удобно свя зывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно по являться числа - номера записей.
• Ответьте ДА.
• Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке .Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то мар кер перейдет в следующую ячейку. Заполните базу данных значениями из табл. 2.
Таблица 2
|
Код |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Год рождения |
Факультет |
Группа |
|
1 |
Иванникова |
Анна |
Ивановна |
1984 |
ЭФ |
106713 |
|
2 |
Баранова |
Ирина |
Алексеевна |
1983 |
ФИТР |
107614 |
|
3 |
Корнилова |
Ольга |
Владимировна |
1984 |
ФММП |
105713 |
|
4 |
Воробьев |
Алексей |
Петрович |
1983 |
ЭФ |
106712 |
|
5 |
Воробьев |
Алексей |
Иванович |
1984 |
ФИТР |
107613 |
|
6 |
Воробьев |
Олег |
Григорьевич |
1985 |
ФММП |
105214 |
|
7 |
Скоркин |
Александр |
Евгеньевич |
1982 |
ЭФ |
106711 |
|
8 |
Володина |
Анна |
Алексеевна |
1984 |
ФИТР |
107713 |
|
9 |
Новоселов |
Алексей |
Антонович |
1983 |
ФММП |
105424 |
|
10 |
Александрова |
Елена |
Алексеевна |
1984 |
ЭФ |
106322 |
Сохраните введенные данные. В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.
Задание 2. Выполните редактирование ячеек.
Порядок работы:
• Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выде лите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.
• Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирова ния. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.
Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.
Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.
Порядок работы:
Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щел кнуть по одной из кнопок
Отсортируйте:
1) фамилии - по алфавиту
2) имя - по алфавиту;
3) Факультет - по убыванию
4) год рождения - по убыванию
5) Группу - по возрастанию
Задание 4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.
Порядок работы:
• Сохраните текущую таблицу.
• Щелкнув по нижней кнопке |Х| в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.
• Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.
• Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл -Открыть - Имя своей базы данных — Открыть;
• Откройте таблицу Список.
Задание 5. Выполните поиск записей по образцу.
Порядок работы:
• Установите текстовый курсор в поле Фамилия;
Щелкните по кнопке , которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно.
• Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти.
Замечание, Если требуется найти следующую подобную за пись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осу ществляется в текущем поле, если установлен соответству ющий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть.
Задание 7. Завершите работу с Access.
Порядок работы:
• Выберите пункт меню Файл - Выход.
• Если вы производили какие-либо действия в базе данных, по явится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердитель но на этот вопрос.
Лабораторная работа №2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц
Цели работы:
научиться удалять таблицы;
научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;
научиться создавать самостоятельно ключевое поле;
научиться создавать формы для ввода данных;
закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц
базы данных.
Этапы работы
Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.
2. Конструирование пустых таблиц базы данных.
Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, факультет, учебная группа). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.
3. Создание схемы базы данных.
В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколь ко человек могут быть из одной группы). Связи следует устанав ливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице
Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.
4. Ввод данных в таблицы.
Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При на личии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.
Ход работы
Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.
Задание 2. Удалите таблицу Список.
Порядок работы:
• Выделите имя таблицы.
• Нажмите клавишу [Delete],
• На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.
Задание 3. Создайте таблицу Группы.
Порядок работы:
• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать.
Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появит ся пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации. Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Пере именовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выде ленной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter]. Переименуйте Поле 2. Ячейка имени столбца окажется выде ленной. Введите название поля Преподаватель и нажмите кла вишу [Enter]. Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная груп па ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадаю щего списка,
Щелкните по кнопке Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя табли цы уже задано).
Задание 4. Создайте таблицу Список.
Порядок работы:
• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать.
• Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелк ните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.
Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, вы полнив команду Формат - Переименовать поле. Данные возьмите из табл. 3.
Таблица 3
|
Старое название |
Новое название |
|
Поле 1 |
Код |
|
Поле 2 |
Фамилия |
|
Поле 3 |
Имя |
|
Поле 4 |
Отчество |
|
Поле 5 |
Год рождения |
|
Поле 6 |
Факультет |
|
Поле 7 |
Учебная группа |
Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя- Ключевое поле. Тип поля этого поля и нажав кнопку Код - счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество, Факультет, - текстовые, полей Год рождения, Учебная группа - чис ловые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип - числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, зна чения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свой ствах поля следует указать, что здесь имеет место подста новка по следующей схеме: выберите закладку Подстанов ка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показа но на рис.1
В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.
Задание 5. Создайте схему данных.
Порядок работы:
Щелкните по кнопке - Схема данных.
В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля. Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Груп пы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учеб ные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи. Включите значок Обеспечение целостности данных. Это не возможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково. Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.
Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Спи сок, в которой стояли соответствующие номера групп.
Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим».
• Закройте схему данных, щелкнув по кнопке -X в верхнем пра вом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.
Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.
Порядок работы:
• Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.
• Заполните ее записями из табл. 4.
Таблица 4
|
Учебная группа |
Преподаватель |
|
106713 |
Чердынцева Л.Р |
|
107614 |
Бокун И.А. |
|
105713 |
Манцерова Т.Ф. |
|
106712 |
Лимонов А.И. |
|
107613 |
Спагар И.А. |
|
105214 |
Чердынцева Л.Р |
|
106711 |
Бокун И.А. |
|
107713 |
Манцерова Т.Ф. |
|
105424 |
Лимонов А.И. |
|
106322 |
Спагар И.А. |
• Сохраните таблицу и закройте ее.
Задание 7. Создайте формы для ввода данных.
Порядок работы:
• Выберите закладку Формы.
• Щелкните по кнопке Создать.
• Появится диалоговое окно, в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.
• Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода.
Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.
Порядок работы:
• Заполните базу данными, представленными в табл. 5.
Таблица 5
|
Код |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Год рождения |
Факультет |
Учебная группа |
|
1 |
Иванникова |
Анна |
Ивановна |
1984 |
ЭФ |
106713 |
|
2 |
Баранова |
Ирина |
Алексеевна |
1983 |
ФИТР |
107614 |
|
3 |
Корнилова |
Ольга |
Владимировна |
1984 |
ФММП |
105713 |
|
4 |
Воробьев |
Алексей |
Петрович |
1983 |
ЭФ |
106712 |
|
5 |
Воробьев |
Алексей |
Иванович |
1984 |
ФИТР |
107613 |
|
6 |
Воробьев |
Олег |
Григорьевич |
1985 |
ФММП |
105214 |
|
7 |
Скоркин |
Александр |
Евгеньевич |
1982 |
ЭФ |
106711 |
|
8 |
Володина |
Анна |
Алексеевна |
1984 |
ФИТР |
107713 |
|
9 |
Новоселов |
Алексей |
Антонович |
1983 |
ФММП |
105424 |
|
10 |
Александрова |
Елена |
Алексеевна |
1984 |
ЭФ |
106322 |
• Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закрой те форму.
• Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.
• Сохраните текущую таблицу. Закройте таблицу.
Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.
Порядок, работы:
• Откройте таблицу Группы.
• Исправьте учебные группы на группы заочного отделения (например: 106712 на 307612).
• Сохраните таблицу.
• Закройте таблицу Группы.
• Откройте таблицу Список.
Убедитесь, что значения групп изменились. Закройте таблицу Список.
Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.
Порядок работы:
• Откройте таблицу Группы.
• Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete]).
• Согласитесь с проверочным вопросом.
• Закройте таблицу Группы.
• Откройте таблицу Список.
• Убедитесь, что исчезли соответствующие записи.
• Закройте таблицу Список. Предъявите преподавателю:
1) таблицу Список на экране;
2) таблицу Группы на экране;
3) форму Список на экране.
Задание 11 Завершите работу с программой Access.
Лабораторная работа №3. Создание базы данных, состоящей из трех таблиц
Цели работы:
Этапы работы
1. Проектирование структуры базы данных.
Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будет три таблицы: Список, Группы и Личные данные.
В данном случае таблицы Группы и Список объединены свя зью «один-ко-многим», таблицы Список и Личные данные - связью «один-к-одному». Таблицы Группы и Личные данные прямо не связаны.
4. Ввод данных в таблицы.
Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.
Ход работы
Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на про шлом занятии.
Порядок работы:
Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе мы управления базами данных, в котором появится меню.
Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, вы делите из списка баз данных, расположенного ниже переклю чателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных.
Замечание. Используем готовые таблицы этой базы для конструирования новой. Таблицу Группа оставим в прежнем виде, исправив испорченные значения, а из таблицы Список возьмем только структуру.
Задание 2. Откорректируйте данные в таблице Группы.
Порядок работы:
Замечание. В предыдущей работе вы удаляли записи из таб лицы Группы. Их следует восстановить.
Откройте таблицу Группы, выделив ее и щелкнув по кнопке Открыть.
Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. Таб лица должна выглядеть так, как представлено в табл. 7.
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.
Таблица 7
|
Учебная группа |
Преподаватель |
|
106713 |
Чердынцева Л.Р |
|
107614 |
Бокун И.А. |
|
105713 |
Манцерова Т.Ф. |
|
106712 |
Лимонов А.И. |
|
107613 |
Спагар И.А. |
|
105214 |
Чердынцева Л.Р |
|
106711 |
Бокун И.А. |
|
107713 |
Манцерова Т.Ф. |
|
105424 |
Лимонов А.И. |
|
106322 |
Спагар И.А. |
Задание 3. Удалите все записи таблицы Список, оставив ее структуру.
Порядок работы:
Откройте таблицу Список.
Выделите все записи.
Нажмите клавишу [Delete]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду Правка -- Удалить запись).
• Закройте таблицу, сохранив ее.
Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был при своен последней записи
• Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сер вис - Служебные программы - Сжать базу данных. Подож дите некоторое время, чтобы программа отработала.
Задание 4. Используя Мастер таблиц, создайте таблицу Личные данные с ключевым полем.
Порядок работы:
Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
Щелкните по кнопке Создать. В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь не сколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкни те по кнопке ОК. Появится диалоговое окно.
В этом окне следует выбрать в поле Образцы таблиц – поле Студенты; в поле Образцы полей - поля КодСтудента, Адрес, НомерТелефона, щелкая после каждого выбора по «Добавить». Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щел кните по кнопке «>». В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные дан ные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.
Замечание. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены автоматически В этот момент можно уста новить новые связи, но мы пока этого делать не будем
Добавьте в конец списка полей три поля с именами Word, Excel, Access и типом данных - числовой.
Щелкните по кнопке - Сохранить.
Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.
Задание 5. Исправьте схему данных.
Порядок работы:
Щелкните по кнопке - Схема данных. Появится диалоговое окно Схема данных.
Щелкните по кнопке - Добавить таблицу. В появившем ся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные дан ные и щелкните по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Зак рыть окна Добавление таблицы.
Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице Лич ные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диа логовое окно Связи.
Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы нео динаково.
Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные.
Закройте схему данных, сохранив ее.
Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы Список и Личные данные ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона - в другой Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу от дельно, поудобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода дан ных одновременно Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой при сутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы
Задание 6. Создайте форму для ввода данных.
Порядок работы:
В окне базы данных выберите вкладку Формы.
Щелкните по кнопке Создать.
В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описа ние Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.
Щелкните по кнопке ОК.
Выберите все поля из таблицы Список и все поля - из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы/запросы. В результате появляется список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке «>>», которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные дан ные в поле Таблицы/запросы и вновь щелкните по кнопке «>>»
Щелкните по кнопке Далее.
Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умол чанию).
Щелкните по кнопке Далее.
Выберите требуемый стиль (например, Обычный). Щелкните по кнопке Далее.
Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Гото во. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значе ний - в одну таблицу, часть - в другую).
Задание 7. Заполните таблицы данными.
Замечание. Поля Код и КодСтудента заполняются автома тически
Данные таблицы Список приведены в табл. 8, а таблицы Личные данные - в табл. 9.
Таблица 8
|
К О Д |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Год рождения |
Факультет |
Учебная группа |
|
1 |
Войтко |
Анна |
Ивановна |
1984 |
ЭФ |
106713 |
|
2 |
Волчик |
Ирина |
Алексеевна |
1983 |
ФИТР |
107614 |
|
3 |
Гасюкевич. |
Ольга |
Владимировна |
1984 |
ФММП |
105713 |
|
4 |
Гоман |
Алексей |
Петрович |
1983 |
ЭФ |
106712 |
|
5 |
Гоман |
Алексей |
Иванович |
1984 |
ФИТР |
107613 |
|
6 |
Гоман |
Олег |
Григорьевич |
1985 |
ФММП |
105214 |
|
7 |
Жерновой. |
Александр |
Евгеньевич |
1982 |
ЭФ |
106711 |
|
8 |
Карлюк |
Анна |
Алексеевна |
1984 |
ФИТР |
107713 |
|
9 |
Карташёв |
Алексей |
Антонович |
1983 |
ФММП |
105424 |
|
10 |
Кот |
Елена |
Алексеевна |
1984 |
ЭФ |
106322 |
Таблица 9
|
Код студента |
Адрес |
Номер телефона |
WORD |
EXCEL |
ACCESS |
|
1 |
Центральная 11-5 |
251-17-22 |
5 |
5 |
5 |
|
2 |
Солнечная 8-117 |
251-18-22 |
4 |
4 |
4 |
|
3 |
Сиреневый 7-16 |
251-19-22 |
3 |
4 |
5 |
|
4 |
Центральная 14-81 |
251-20-22 |
5 |
5 |
4 |
|
5 |
Сиреневый 7-16 |
251-21-22 |
5 |
4 |
4 |
|
6 |
Солнечная 2-121 |
251-22-22 |
4 |
4 |
4 |
|
7 |
Школьная 5-34 |
251-23-22 |
5 |
5 |
5 |
|
8 |
Центральная 30-7 |
251-24-22 |
3 |
3 |
3 |
|
9 |
Сиреневый 7-16 |
251-25-22 |
3 |
4 |
4 |
|
10 |
Солнечная 6-34 |
251-26-22 |
5 |
4 |
5 |
Закройте форму, предварительно сохранив ее.
Перейдите на закладку Таблицы.
Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.
• Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.
Задание 8, Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотогра фии) в таблицу Список.
Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходи мость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.
Откройте таблицу Список, если она закрыта.
Перейдите в режим Конструктора.
Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет, тип данных - Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.
Щелкните по кнопке - Сохранить.
Перейдите в режим таблицы, щелкнув по соответствующей кнопке
Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Портрет.
Выполните команду Вставка - Объект - Точечный рисунок Paintbrush - OK.
Нарисуйте портрет или вставьте его из источника, указанного преподавателем.
Щелкните по кнопке в правом верхнем углу окна рисунка, в ре зультате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по на званию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.
Самостоятельное задание.
Нарисуйте портреты всех учеников из таблицы Список.
Справочная информация. Выражения в фильтре могут состо ять из точных значений, которые Access использует для срав нения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99# Элементы выражения мо гут быть связаны операторами:
арифметическими *, +, -, /, л,
сравнения- <, <=, >, >=, =, <>,
логическими And (И), Not (Нет), Or (Или),
Like — для использования логики замены в выражениях,
In - для определения, содержится ли элемент данных в списке значений,
Between…And - для выбора значений из определенного интервала
Задание 9. Научитесь использовать фильтр.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке - Изменить фильтр. Появится окно выбора.
Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора
Выберите Год рождения 1984 и щелкните по кнопке - Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.
Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.
Щелкните по кнопке- Изменить фильтр.
Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу [Delete].
Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только студенты ФИТР, 2-го курса (одновременный запрос в двух полях – Факультет и Учебная группа).
Щелкните по кнопке - Применить фильтр.
Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения наберите >1982. Щелкнув по кнопке Применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1982.
Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начина ются на букву «В», в соответствующем поле наберите Like «В*» (В - в данном случае русская буква).
Запрос Not «В*» будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву «В»). Составьте этот запрос, щелкнув по кнопке - Применить фильтр.
Самостоятельное задание:
Замечание. Кнопка Фильтр по выделенному позволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в кото рых есть предварительно выделенный элемент.
Предъявите преподавателю: таблицы Список, Группы, Личные данные на экране.
Задание 10. Завершите работу с программой Access.
Порядок работы:
Выберите пункт меню Файл - Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утверди тельно.
Лабораторная работа №4. Применение форм
Цели работы:
научиться создавать формы ввода-вывода;
научиться создавать кнопочные формы.
Ход работы
Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на про шлом занятии, и подготовьте ее к работе.
Порядок работы:
Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется диалоговое окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, вы делите из списка баз данных, расположенного ниже переклю чателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.
• Перейдите на закладку Формы, выделите форму Список и нажмите клавишу [Delete]. Согласитесь с удалением. В результа те у вас в базе данных должны остаться три исходные таблицы и Общая форма, с помощью которой вы можете добавлять зна чения в вашу базу данных.
Замечание. Возможно, вы пропустили урок, и данных, полу ченных на предыдущем уроке, у вас нет. Если работа происхо дит в учебном классе, где много пользователей и общие рабо чие папки, то к следующему уроку у вас вполне может и не быть вашей базы. Чтобы быстро ее восстановить, можно воспользоваться чужой базой данных, сохранившейся на этом компьютере Для этого следует:
Выполнить команды Файл - Создать базу данных - ОК
Ввести свою фамилию в качестве имени учебной базы данных и щелкнуть по кнопке Создать
Выполнить команду Файл - Внешние данные - Импорт...
Выделить имя базы данных, из которой вы собираетесь копировать таблицы, и щелкнуть по кнопке Импорт
Выделить те таблицы, которые вы собираетесь копировать ,и щелкнуть по кнопке ОК В результате вы получите базу дан ных с готовыми связями между таблицами, если, конечно, вы скопировали все взаимосвязанные таблицы
Задание 2, Создайте простую форму с помощью кнопки Новый объект.
Порядок работы:
В диалоговом окне базы данных выберите вкладку Таблицы, если находитесь в другой вкладке.
Выделите таблицу Список. (Автоформу можно строить и при закрытой таблице, и при открытой).
Замечание Автоформа создает форму, в которой отобра жаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса Каждое поле располагается на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю С помощью автоформы можно просматривать или вводить данные
• Щелкните по кнопке раскрытия списка, расположенной рядом с кнопкой - Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа. Появится автоформа.
Сохраните автоформу с именем Список.
Закройте автоформу, ответив утвердительно на вопрос о сохра нении, если таковой последует.
Задание 3. Создайте форму с помощью Мастера форм.
Порядок работы
В окне базы данных выберите вкладку Формы.
Щелкните по кнопке Создать.
В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.
Щелкните по кнопке ОК.
В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Список, в поле Доступные поля выберите поля Фамилия, Имя и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля.
В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Личные данные, в поле Доступные поля выберите поля Word, Excel, Access и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля.
Щелкните по кнопке Далее.
Выберите внешний вид формы - Табличный. Щелкните по кнопке Далее.
Выберите требуемый стиль (например, Обычный). Щелкните по кнопке Далее.
Задайте имя формы: Успеваемость. Щелкните по кнопке Готово. В результате получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения сразу в две таблицы.
Закройте форму.
Задание 4. Создайте форму с помощью автоформ.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке Создать.
Замечание. При выборе элементов Автоформа: в столбец. Ав тоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма со здается автоматически
Выберите Автоформа: ленточная.
В нижнем поле выберите таблицу Личные данные, которые будут служить источником данных для формы.
Щелкните по кнопке ОК. Получите готовую автоформу.
Сохраните ее с именем Личные данные.
Закройте автоформу.
Самостоятельное задание. 1. Изготовьте автоформу в стол бец для таблицы Список (Список учеников).
2. Изготовьте табличную автоформу для таблицы Группы (Номера групп).
• Закройте формы, если они открыты.
Замечание. Созданную форму можно изменить в режиме Кон структор
Задание 5. Создайте формы без помощи Мастера.
Порядок работы:
• В диалоговом окне базы данных выберите вкладку Формы, если находитесь в другом окне.
Щелкните по кнопке Создать.
В диалоговом окне Новая форма выберите режим Конструктор.
В открывшемся окне выберите таблицу Список, содержащую данные, на основе которых будет создана форма.
Щелкните по кнопке ОК.
Окно формы будет выведено на экран в режиме Конструктор.
Щелкните по кнопке - Список полей на панели инстру ментов. Получите список полей, из которого можно добавлять присоединенные элементы управления в форму или в отчет.
Выделите поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа, Портрет (щелкните мышкой по имени поля, одновременно держа нажатой левой рукой клавишу [Ctrl]). Отпустите кла вишу [Ctrl] после выбора полей. Перетащите мышкой поля в область данных.
Закройте окно списка полей.
Замечание, Размер окошка для названия поля и для его значе ния меняются мышкой, «схватившейся» за черный квадра тик рамки. Эти элементы передвигаются по полю с помо щью мышки.
• Расположите элементы удобно по полю.
Замечания. 1. Для независимого друг от друга перемещения эле ментов следует «захватить» их мышкой за левый верхний квад рат большего размера, иначе подпись и поле будут передви гаться вместе. 2. С помощью кнопок меняется соответственно цвет фона, текста, линии/границы.
• Задайте размер текста поля Фамилия равным 18. Чтобы увели чить размер элемента соответственно надписи, выполните ко манду Формат - размер - по размеру данных.
Сохраните форму с именем Ученик.
Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим кон структора, режим формы и режим табли цы. Переключение режимов производится кнопкой Вид. Посмотрите все способы представления формы
.
Задание 6. Добавьте в таблицу Список логическое поле «Соби рается поступать в институт», значения которого «Да» или «Нет». Добавьте это поле в форму.
Порядок работы:
Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список в режиме Конструктор. Добавьте поле с именем Институт и ти пом Логический. Сохраните таблицу и закройте ее.
Перейдите на закладку Формы.
Откройте форму Ученик в режиме Конструктор.
Замечание. В форме или в отчете флажок может быть ис пользован как отдельный элемент управления, в котором ото бражаются значения логического поля из базовой таблицы. Если флажок установлен, поле в таблице имеет значение «Да», если флажок снят, поле имеет значение «Нет».
• Щелкните по кнопке Список полей. Выделите название Ин ститут и перетащите его мышкой в область данных. Появится значок флажка и надпись Институт.
• Перейдите в режим формы и посмотрите разные записи. Фла жок снимается и устанавливается щелчком мышки по соответ ствующему полю. Установите флажки у трех учеников.
• Закройте форму, ответив утвердительно на вопрос о сохранении.
Задание 7. Создайте кнопочную форму Заставка.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке Создать.
В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор. По явится пустая форма. Задайте мышкой ширину формы, равную 10 см, а высоту - 7 см.
Сохраните форму с именем Заставка.
• Выберите на панели инструментов кнопку - Надпись. Кур сор мышки примет вид крестика с «приклеенной» буквой А. Щелкните мышкой по месту начала надписи и введите:
База данных
«Компьютерная школа»
(после слов База данных нажмите одновременно комбинацию кла виш [Shift]+[Enter].)
Нажмите клавишу [Enter].
Выберите размер букв 18, а выравнивание - по центру. Выпол ните команду меню Формат - размер - по размеру данных.
Цвет фона - голубой.
Растяните мышкой надпись на ширину окна.
Закройте форму.
• Выберите на панели элементов значок - Кнопка.
Щелкните мышкой по тому месту в области данных, где должна быть кнопка (это может быть любое место, которое вам нравится). Появится диалоговое окно Создание кнопок.
• Выберите категорию Работа с формой, а действие - Откры тие формы,.
Щелкните по кнопке Далее.
Выберите форму Список, открываемую этой кнопкой, и щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле текст слово Список..
Щелкните по кнопке Далее.
Задайте имя кнопки Список и щелкните по кнопке Готово.
Замечание. Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор
Самостоятельно создайте кнопки для форм Успеваемость и Но мера групп.
• Перейдите в режим формы. Теперь при щелчке мы шью по соответствующим кнопкам будут открываться соответ ствующие формы для работы.
Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при за пуске базы данных, выполните команду Сервис - Парамет ры запуска В поле Форма выберите Заставка и щелкните по кнопке ОК.
Закройте форму, ответив утвердительно на возможный вопрос о ее сохранении
Задание 8. Создайте кнопочную форму при помощи Диспетчера кнопочных форм.
Порядок работы
• Выполните команду Сервис - Надстройки - Диспетчер кнопочных форм, на заданный вопрос ответьте Да В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм.
Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Из менить
В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кно почной формы щелкните по кнопке Создать Появится диа логовая страница Изменение элемента кнопочной формы Измените содержимое полей Текст, Команда, Форма (Команду и Форму выбирайте из списка, а не набирайте вручную).
Щелкните по кнопке ОК
Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы
создайте еще два элемента кнопочной формы
Личные данные. Эта кнопка открывает форму Личные дан ные в режиме редактирования, Успеваемость. Эта кнопка открывает форму Успеваемость в режиме редактирования. Добавьте кнопку закрытия базы данных. Для этого щелкните по кнопке Создать, наберите в поле Текст слово Выход, а в поле Команда выберите Выход из приложения Закройте ди алоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем — Диспетчер кнопочных форм.
Перейдите на закладку Формы и откройте окно Кнопочная форма в режиме Конструктора, измените цвет надписи и название вашей базы данных на «Компьютерная школа», сохраните форму.
Перейдите в режим формы.
Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы (после нажа тия кнопки Выход снова откройте базу данных).
Предъявите преподавателю: формы Список, Успеваемость, Спи сок учеников, Номера групп, Личные данные, Ученик на экране компьютера.
Задание 9, Завершите работу с программой Access.
Порядок работы:
Выберите пункт меню Файл - Выход.
Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.
Лабораторная работа №5. Создание и использование запросов
Цели работы:
закрепить навыки по редактированию таблиц;
познакомиться с основными видами запросов;
научиться создавать запросы на выборку различными спо собами.
Ход работы
Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или полу чить список всех учеников, занимающихся у определенного препо давателя, используя конкретную базу данных. Подобную работу легко сделать с использованием запросов.
Задание 1 Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.
Порядок работы:
Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик тограмме Microsoft Access, Откроется окно системы управле ния базами данных, в котором появится меню.
Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переклю чателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.
Если вы включили в параметры запуска Заставку, то она появит ся перед вами. Закройте ее. На экране возникнет диалоговое окно
с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть три таблицы: Список, Личные данные, Группы. В случае их отсутствия импортируйте данные таблицы из чужой базы дан ных (например, из эталонной базы данных преподавателя).
Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.
Порядок работы:
• Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом диало говом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел кните по кнопке ОК.
• Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выби рая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, обозначенная цифрами 1 («один-к-одному»).
• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз можность выбора полей из разных таблиц.
• Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи сок и НомерТелефона - из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по име ни поля. Второй вариант - перетащить мышкой название поля в клетки запроса. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и щелкните по кнопке ОК.
Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получа ете новую таблицу с другим набором полей. Перейдите в режим Конструктор.
Замечание. Условие отбора можно включать аналогично вклю чению фильтра. Например, телефонная книга для всех учащих ся, фамилии которых начинаются на букву «В», может быть получена с помощью включения условия Like «В*».
Получите этот запрос.
Щелкните по кнопке ! для представления запроса. Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл - Сохра нить как/Экспорт. В появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: Выборка по В. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.
Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на адреса только девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна. 2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начи нается на букву «А». Сохраните запрос с именем Выборка по А.
Задание 3. Составьте запрос с использованием логических опе раций в условии отбора.
Предположим, что вам нужно составить ведомость для выпла ты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ 5.
Порядок работы:
• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом диалого вом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел кните по кнопке ОК.
• Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выби рая их и щелкая по кнопке Добавить.
Замечание. Так как таблицы связаны, между ними на экране появляется линия «один-к-одному». Если ее нет, таблицы нуж но связать.
• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз можность выбора полей из разных таблиц.
• Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи сок и поля Word, Excel, Access - из таблицы Личные дан ные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой назва ние поля в клетки запроса.
» В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access noставьте 4 Or 5
Щелкните по кнопке ! для представления запроса.
• Сохраните запрос с именем Успеваемость!, щелкнув по кноп ке Сохранить. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано три запроса.
Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на учеников груп пы 101, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость2. 2. Составьте запрос на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по курсу «Освое ние программы Word» и «Освоение программы Excel» 4 или 5; со храните запрос с именем УспеваемостьЗ.
Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Пост роителя выражении.
Порядок работы:
• Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
• Выделите запрос Номера телефонов.
• Щелкните по кнопке Конструктор. Удалите поле НомерТелефона. Добавьте поле Адрес.
Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Сохра нить как/экспорт....
• Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.
• Удалите надпись в этой ячейке.
• Щелкните по кнопке - Построить. Появится окно, в ко тором можно строить сложные запросы.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке Not, это слово появится в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках наберите вручную.
Щелкните по кнопке ОК. В поле Условие отбора появится дан ное выражение.
Щелкните по кнопке ! для представления запроса.
• Закройте запрос, сохранив его с именем не_Баранова, выпол нив команду Файл - Сохранить как/экспорт... .
Задание 5. Создайте вычисляемые поля.
Порядок работы:
• Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
• Щелкните по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел кнув по кнопке ОК.
• Добавьте нужные таблицы (Список и Личные данные), выби рая их и щелкая по кнопке Добавить.
• Завершите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
• Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel - из таблицы Личные данные.
• Поставьте курсор на клетку правее Excel (на линии Поле).
• Щелкните по кнопке - Построить.
• В появившемся окне напечатайте вручную выражение Среднее:([Word]+[Excel])/2, и щелкните по кнопке ОК.
• Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу [Enter].
• Сохраните запрос с именем Среднее.
Щелкните по кнопке ! для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.
• Закройте запрос.
Предъявите преподавателю: запросы Номера телефонов, Выбор ка по В, Анна, Выборка по А, Успеваемость!, Успеваемость2, Ус-певаемостьЗ, не_Баранова, Среднее.
Задание 6. Завершите работу с программой Access.
Порядок работы:
• Выполните команду Файл - Выход.
• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.
Лабораторная работа №6. Создание и использование запросов (продолжение)
Цели работы:
закрепить навыки по созданию таблиц;
продолжить знакомство с основными видами запросов;
научиться создавать запросы: на обновление, на добавление,
на удаление, на создание таблицы;
научиться создавать перекрестные запросы.
Ход работы
Предположим, что произошло переименование факультетов: ФИТР переименован как ФРРС (факультет роботов и робототехнических систем), а ФММП переименован как ИЭФ (инженерно-экономический факультет). Добавились новые студенты. Нужно обновить базу данных.
Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.
Порядок работы:
Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выде лите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы данных и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В базе дан ных должны быть три таблицы: Список, Личные данные и Группы. В случае их отсутствия импортируйте данные таблицы из чу жой базы данных.
Самостоятельное задание: 1. Создайте новую таблицу с названи ем Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из табли цы Группы. Для этого:
Задайте ключевое поле Код.
Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Оль га Дмитриевна. Номер группы 106215.
Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.
Задание 2. Постройте запрос на обновление.
ФИТР стал ФРРС, а ФММП стал ИЭФ. Нужно исправить значения полей в таблице Список.
Порядок работы:
Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
Щелкните мышкой по кнопке Создать.
В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелк ните по кнопке ОК.
Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.
Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
Выберите поле Факультет из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.
Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Обновление.
Введите условие замены: в поле Факультет заменить ФММП на ИЭФ
Щелкните по кнопке ! для выполнения запроса.
• Подтвердите обновление записей.
• Закройте запрос, сохранив его с именем «Экономисты».
• Выберите вкладку Таблицы.
• Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.
Самостоятельное задание. Создайте запрос «Роботы», меняющий значения поля ФИТР на ФРРС.
Задание 3. Постройте запрос на добавление.
Примечание. Записи из таблицы Новая группа нужно доба вить в таблицу Список.
Порядок работы:
• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк тор, щелкните по кнопке ОК.
• Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.
• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
• Выберите те поля, которые нужно добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа) (Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только запи си, удовлетворяющие этому условию).
• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Добавление.
В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Спи сок, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.
• Щелкните по кнопке ! для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса.
Замечание. Если появляется ошибка в выполнении данного за проса, то откройте схему данных, щелкнув дважды по связи Список-Личные данные, удалите условие Каскадное удаление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей. Видимо, вы нечаянно их включили. При включении условия Каскадное обновление связанных полей эти поля нельзя вводить отдельно.
• Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.
• Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были добавлены.
Задание 4. Постройте запрос на удаление.
Пояснение. Нужно удалить записи тех студентов, которые за кончили университет (в данном случае тех, у которых группа заканчивалась на 1). Предварительно разорвите связь Список - Личные данные.
Порядок работы:
• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк тор, щелкните по кнопке ОК.
• Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.
• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Удаление.
• Выберите поле Группа из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.
• Введите условие отбора Like «*1»
• Подтвер дите удаление записей.
• Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.
• Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.
Задание 5. Выполните запрос на создание таблицы.
Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить но вые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные. (Снова создайте связь Спи сок - Личные данные).
Порядок работы:
Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне. Щелкните мышкой по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк тор, щелкнув по кнопке ОК. Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке Добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.
Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Создание таблицы ....
Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелкните по кнопке ОК.
• Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные.
Щелкните по кнопке ! для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с име нем Новая_таблица.
• Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Успевае мость и убедитесь, что записи были добавлены. Причем до бавлено только 10 записей, так как в таблицу Личные данные дополнительные записи не вошли.
Задание 6. Создайте перекрестный запрос.
Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведо мости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей ис пользуется перекрестный запрос.
Порядок работы:
• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне выберите Перекрестный запрос, щелкнув по кнопке ОК.
• В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее.
• Выберите поле, значения которого будут использоваться в каче стве заголовков строк, - Учебная группа. Щелкните по кнопке Далее.
• Выберите поле, значения которого будут использоваться в каче стве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кноп ке Далее.
• Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count -количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каж дой строки (в данном случае это поле покажет общее количест во оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.
• Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово.
Самостоятельное задание. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access.
Предъявите преподавателю: запросы Экономисты, Роботы, Добав ление, Удаление, Новая_таблица и Word на экране дисплея.
Задание 7. Завершите работу с Access.
Порядок работы:
• Выполните команду Файл - Выход.
• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утверди тельно.
Лабораторная работа №7. Создание отчетов
Цель работы: научиться создавать отчеты.
Ход работы
Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.
Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.
Порядок работы:
Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Щелкните по кнопке Создать.
В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Ав тоотчет: в столбец и запрос Адрес.
Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.
Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.
Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает воз можность, например, распечатать адрес только одного студента.
Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Адрес,
Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.
Введите условие отбора фамилии: Баранова.
Сохраните его и закройте. Перейдите на закладку Отчеты.
Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться дан ные только одного человека.
Распечатайте данный отчет.
Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Ав тоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.
• Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.
Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Зап рос с параметром. Создадим запрос с параметром для запро са Номера телефонов.
Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Номера телефонов.
Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.
Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появ ляться каждый раз при выполнении запроса.
Выполните запрос, щелкнув по кнопке [!].. Появится диалоговое окно - Введите значение параметра с просьбой ввести фа милию человека, для которого вы хотите получить информацию.
Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК. Сохраните запрос и закройте его. Перейдите на закладку Отчеты.
• Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корни лова. В списке вывода будут данные только одного человека,
Задание 4, Внесите изменения в готовые отчеты.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке - Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.
Справочная информация. В окне Конструктор отчетов на ходится пять областей:
Заголовок отчета - все, что находится в этой области, вы водится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; Область данных ~ содержит собственно записи; Нижний колонтитул — все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета ~ все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.
В окне Конструктор отчетов, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле - заголовки столбцов вывода, в области данных - запи си, в нижнем колонтитуле - дата текущего дня.
• Исправьте заголовок отчета на Номер телефона студента.
Смените цвет букв, их размер и шрифт.
• Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке предварительного просмотра перед печатью - Введите фамилию из списка студентов и по смотрите, что получилось.
• Закройте отчет, предварительно сохранив его.
Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.
Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраи вает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка, в котором будут только интересу ющие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.
Порядок работы:
• Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
• Щелкните по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите ре жим Конструктор и запрос Справка.
• Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается коман дой Вид - Колонтитулы и Вид-Заголовок/Примечание отче та. При включении соответствующего переключателя появля ется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутству ет панель элементов, щелкните по кнопке панели элементов
• В поле верхнего колонтитула поместите надпись:
КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА СПРАВКА.
Для этого щелкните по кнопке Аа - надпись, расположенной на до полнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и вве дите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+ [Enter].
В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте над пись размером 18. Выполните команду Формат - Размер - по разме ру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.
• В области данных напечатайте три строки:
Дана настоящая в том, что является студентом группы
Щелкните по кнопке
- Список полей.
В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.
Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.
Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.
Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].
Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выпол нив соответственно команду
Формат - Выровнять - По лево му краю и Формат - Выровнять - По нижнему краю.
Уберите пустое место в области данных, передвинув грани цу этой области.
Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее - по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.
В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Декан энергетического факультета.
Сохраните макет отчета с именем Справка. Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите из списка фамилию учащегося и по смотрите, что получилось.
• Закройте отчет, предварительно сохранив его.
Предъявите преподавателю: отчеты на экране Адрес, Номер те лефона и Справка.
Задание 6. Завершите работу с Access.
Лабораторная работа №8. Создание отчетов (продолжение)
Цели работы:
закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора;
научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов;
освоить основные приемы изготовления надписей на конвер тах и наклейках.
Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на про шлом занятии.
Задание 2. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки студентов.
Ставится задача вывести списки студентов по группам. Для это го их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфа виту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.
Порядок работы:
• Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
Щелкните по кнопке Создать.
В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите ре жим Конструктор и таблицу Список в качестве источника дан ных. Щелкните по кнопке ОК.
Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с по мощью команды Вид - Заголовок/примечание отчета.
Щелкните по кнопке - Сортировка и группировка.
В появившемся окне выберите поле Учебная группа для груп пировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы вклю чите Да. Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет. Закройте это окно, щелкнув по кнопке в правом верхнем углу экрана.
Напечатайте в разделе заголовка отчета: СПИСОК СТУДЕНТОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. Для этого щелкните по кнопке Аа - надпись на дополнительной панели. Укажите мышкой ме сто начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце вво да нажмите клавишу [Enter]. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.
Сделайте надпись размером 16. Выполните команду Формат -Размер - по размеру данных. Измените размер окна, если над пись видна не полностью.
Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК студентов размером 14. Эта надпись будет появляться на каж дой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.
Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список студентов, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом - слово «группы».
Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раз дел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных.
В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле. Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.
Включите кнопку: -Свойства. Наберите значение =[Page] в строке Данные.
Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в кон це каждой страницы.
Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.
• Отделите линиями все заголовки.
Замечание. Выбрав режим предварительного просмотра до кумента, вы увидите его таким, каким он будет напечатан на бумаге. Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Вид и от ключите галочку у пункта меню Сетка).
Задание 3. Пронумеруйте записи в области данных отчета.
Порядок работы:
• Установите для отчета режим Конструктор.
• Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышкой в область данных в положение перед полем Фамилия.
• Удалите надпись пустого поля. Выделите поле и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.
• Введите в ячейку Данные выражение =1.
• В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего. Во время предварительного просмот ра или вывода отчета на печать номер каждой следующей за писи будет увеличиваться на 1, т.е. будет 1, 2, 3....
• Закройте окно со свойствами полей,
• Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотри те результат.
• Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Спи сок учеников.
Задание 4. Подсчитайте количество записей в отчете.
Порядок работы:
• Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.
• Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструк торе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Приме чание отчета.
• Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по соответствующей кноп ке и перетащив ее мышкой в область Примечание отчета в положение под полем Фамилия.
• Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.
• Введите в ячейку Свойства-Данные вычисляемого поля выра жение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.
• Введите название: Общее количество записей.
• В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитан ным общее количество записей.
• Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.
Задание 5. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов. Порядок работы:
Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать.
В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мас тер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Факультет и Группа, щелкнув по кнопке >.
Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое диа логовое окно, где следует выбрать поля для группировки (объе динения по признаку). Например, если требуется напечатать сна чала список студентов одного факультета, а внутри факультета - сначала список студентов 1-го курса, затем 2-го, далее 3-го курса.
Добавьте первый уровень - факультет, второй - группа. Для это го выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке >.
Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять мес тами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по группе, а потом - по факультету.
• Щелкните по кнопке Далее.
• На этом шаге можно отсортировать данные.
• Щелкните по кнопке Далее.
• Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.
• Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее.
• Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.
• Закройте отчет, согласившись с сохранением.
Самостоятельное задание. 1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:
Отчет0 -блок;
Отчет2-структура 1;
Отчет3 - структура 2;
Отчет4 - по левому краю 1;
Отчет5 - по левому краю 2.
2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:
Отчет6 - компактный;
Отчет7 - простой;
Отчет8 - строгий;
Отчет9 - формальный;
Отчет 10 - черно-белый.
Задание 6. Создайте почтовые наклейки.
Порядок работы:
• Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите По чтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.
• В следующем окне щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нуж ные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке > . Щелкните по кнопке Далее.
В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее,
Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.
Предъявите преподавателю: отчеты Список студентов, Отчет1, Отчет2, Отчет3, Отчет4, Отчет5, Отчет6, Отчет7, Отчет8, Отчет9, Отчет10, Наклейки.
Задание 7. Завершите работу с программой Access.
PAGE 20