Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
ВВЕДЕНИЕ
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета.
Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.
Актуальность данной темы заключается в том, что изучение выбранной темы дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.
Базой дипломной работы является « Отдел Вневедомственной Охраны» по городу Белоярский, находится по адресу: Российская Федерация,628161,Ханты-Мансийский автономный округ – Югра. г.Белоярский, 1 микрорайон, дом 12. Сокращенное наименование «ОВО» по Белоярскому району. ИНН 8601047640,КПП 861143001.
Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели-рассмотреть учет и выявить ошибки, допущенные в организации расчетов с подотчетными лицами в ОВО при УМВД и дать рекомендации по их устранению.
Поставлены следующие задачи:
- ознакомиться с организационной структурой предприятия; - изучить с учетную политику предприятия;
- рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
- подробно изучить учет расчетов с подотчетными лицами
- разработать рекомендации по устранению ошибок, выявленных в организации расчетов с подотчетными лицами в ОВО при УМВД, по предварительному планированию командировочных расходов, по разработке положения о расчетах с подотчетными лицами.
Объект исследования – организация расчетов с подотчетными лицами. Предмет исследования – Отдел вневедомственной охраны при УМВД по Белоярскому району, находящееся в городе Белоярский, основным видом деятельности, которого является призванных защищать собственность, интересы личности, общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств. Структура данной дипломной работы определилась в связи с целью и задачами исследования. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях
Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 " Расчеты с подотчетными лицами". На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам. Наличные денежные средства выдаются работникам бюджетного учреждения:
Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:
Обязательное условие при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств - обеспечение финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.
К счету 020800000, в соответствии с Планом счетов может быть открыто до 16 аналитических счетов. Это такие счета, как:
0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда";
0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";
0 208 13 000 "Расчеты с п/о лицами по начислениям на оплату труда";
0 208 21 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";
0 208 22 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате транспортных услуг";
0 208 23 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате коммунальных услуг";
0 208 24 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";
0 208 25 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества";
0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг";
0 208 31 000 "Расчеты с п/о лицами по приобретению основных средств";
0 208 32 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";
0 208 34 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов";
0 208 61 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения";
0 208 62 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";
0 208 63 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсионных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";
0 208 91 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов";
Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в бюджетном учреждении. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц.
Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета. В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:
- Журнал по расчетам с подотчетными лицами.
- Карточка учета средств и расчетов.
Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет активный. Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса. Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.
По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет - 020104000 "Выбытия из кассы".
По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:
010600000 "Вложения в нефинансовые активы", соответствующие аналитические счета;
030211000 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда";
030261000 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальному страхованию населения";
030262000 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению";
030263000 "Уменьшение прочей кредиторской задолженности по социальным пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления";
040120000 "Расходы текущего финансового года", соответствующие аналитические счета.
возвращение остатка подотчетных сумм в корреспонденции с дебетом счета 020104510 "Поступления в кассу".
Счета 020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" и 020861000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения" используются, как правило, при выдаче начисленных сумм оплаты труда и пособий, включая пособия по временной нетрудоспособности, через раздатчиков.
Таблица 1 - Отражение операций по счету "Учет расчетов с подотчетными лицами"
|
Содержание операций |
Дебет счета |
Кредит счета |
|
На сумму наличных денежных средств, выданных из кассы. |
0 208 00 000 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц" |
0 201 04 000 "Выбытие из кассы" |
|
При предоставлении ав. отчета на сумму произведенных расходов |
0 401 20 000 "Расходы текущего финансового года" |
0 208 00 000 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц" |
|
На сумму неиспользованных и возвращенных в кассу наличных денежных средств. |
0 201 04 000 "Поступление в кассу" |
0 208 00 000 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц" |
Признаками грамотного и полного ведения учета расчетных операций с подотчетными лицами в бюджетных организациях являются:
К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:
К основным нарушениям при оформлении командировочных расходов:
К основным нарушениям порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
1.2 Учет командировочных расходов
«Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».
В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно статье 168 ТК РФ к расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), согласно которому к командировочным расходам относятся:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы».
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы, командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани)
В соответствии с пунктом 15 Инструкции №62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство организации принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.
И в бухгалтерском и в налоговом учете суточные включаются в состав командировочных расходов.
В бухгалтерском учете командировочные расходы учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат и представляют собой согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности.
Признание командировочных расходов в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, когда они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления расходов.
Как правило, командировочные расходы осуществляются подотчетными лицами, поэтому признание представительских расходов осуществляется по мере утверждения авансового отчета подотчетного лица.
Если же командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные будут формировать первоначальную стоимость основного средства. Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусматривается, что организации, производящие физическим лицам: «выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде». А так как для целей налогообложения прибыли налогоплательщик вправе учесть только суточные (полевое довольствие) в пределах норм, то сверхнормативные суммы, налогоплательщик не учитывает при определении налоговой базы по налогу на прибыль (пункт 38 статьи 270 НК РФ).
Выдача работнику денежных средств под отчет на командировку производится на основании Приказа руководителя о направлении работника в командировку
В налоговом учете нормированию подлежат суточные и полевое довольствие, все остальные виды командировочных расходов принимаются для целей налогообложения в размере фактических затрат. В целях исчисления налога на доходы физических лиц размер суточных ограничен в сумме 700 рублей в день по командировкам по территории России, и 2500 рублей по загранкомандировкам.
Налоговый учет относит командировочные расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При методе начисления датой признания таких расходов в налоговом учете в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является день утверждения авансового отчета. Нормы суточных и расходов на полевое довольствие, выдаваемых работнику сверх норм, не учитываются для определения налоговой базы по налогу на прибыль. На это указано в пункте 38 статьи 270 НК РФ.
1.2 Порядок оплаты льготного проезда
Лица, работающие в организациях, финансируемых из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, расположенных на территории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно в пределах территории Российской Федерации любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов.
Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника возникает одновременно с возникновением такого права у работника.
Право на компенсацию указанных расходов у лиц, находящихся в отпуске по уходу за детьми, числящихся в списочном составе организации и состоящих в трудовых отношениях, возникает одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Данные лица имеют право на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно один раз в два года независимо от оформления ежегодного оплачиваемого отпуска.
Лица, поступающие на работу в организации, финансируемые из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, обязаны представить справку с прежнего места работы об использовании (неиспользовании) за последние два года права на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно. Лицам, указанным в настоящем пункте, право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска и обратно предоставляется с учетом использования данного права на прежнем месте работы.
Возмещению при следовании за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту подлежит процентная часть стоимости воздушной перевозки, указанной в перевозочном документе (авиабилете), соответствующая процентному отношению ортодромии по Российской Федерации к общей ортодромии.
При отсутствии в перевозочном документе (авиабилете) стоимости проезда, когда она включена в стоимость туристской путевки, компенсация стоимости проезда осуществляется на основании справки туристской организации, продавшей путевку, о стоимости проезда в общей стоимости туристской путевки, а также копии туристской путевки или договора об оказании туристских услуг.
Под личным транспортом работника понимаются принадлежащие на праве собственности ему или членам его семьи (супруге, детям, родителям) транспортные средства, отнесенные к категориям "A" и "B" в соответствии с федеральным законодательством. При определении кратчайшего пути к месту следования и обратно учитывается существующая транспортная схема. Кратчайшим путем признается наименьшее расстояние от места жительства работника до места использования отпуска и обратно по существующей транспортной схеме. В случае отсутствия сведений о нормах расхода топлива соответствующей марки транспортного средства в правовых актах Министерства транспорта Российской Федерации оплата стоимости проезда производится в соответствии с данными о расходе топлива, указанными в инструкции по эксплуатации транспортного средства, либо на основании данных, представленных официальными дилерами производителей транспортных средств.
В случае отсутствия у супруга работника трудовой книжки работником представляется справка, выданная на имя супруга работника территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации, об уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, подтверждающая наличие или отсутствие трудовой деятельности супруга работника. Для окончательного расчета лица, находящиеся в отпуске по уходу за детьми, числящиеся в списочном составе организации и состоящие в трудовых отношениях, обязаны в течение трех рабочих дней с даты прибытия в место проживания из места отдыха представить авансовый отчет о произведенных расходах с приложением документов, указанных в абзаце первом настоящего пункта. Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то компенсация расходов производится исходя из курса валюты, установленного Центральным банком России на день приобретения указанных документов.
В случае утраты посадочного талона представляются:
при авиаперелете по территории Российской Федерации - справка транспортной организации, подтверждающая перелет;
при авиаперелете за пределы Российской Федерации - копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации.
Окончательный расчет производится по возвращении работника из отпуска на основании представленных билетов или других документов, указанных в настоящем толковании, в течение месяца со дня представления авансового отчета работником.
При приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронный авиабилет), для поездок по территории Российской Федерации и за рубеж подтверждающими документами являются: распечатка электронного авиабилета - сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту; чек контрольно-кассовой техники или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (при оплате наличными денежными средствами);слип, чек электронного терминала при проведении операции с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо (при оплате банковской картой);подтверждение проведенной операции по оплате электронного авиабилета кредитным учреждением, в котором подотчетному лицу открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты (при оплате банковской картой через веб-сайты).
При приобретении работником железнодорожного билета, оформленного в бездокументарной форме (электронный железнодорожный билет) работником должны быть представлены распечатка электронного железнодорожного билета установленной формы, а также документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки.
Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за две недели до начала отпуска. В заявлении указываются:
Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится в случае проезда на личном автомобильном транспорте, принадлежащем работнику или членам семьи (супругу, детям, родителям), при представлении следующих подтверждающих документов.
Работодатели также оплачивают стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно и провоза багажа неработающим членам семьи работника (неработающему супругу, несовершеннолетним детям до 18 лет, а также детям, не достигшим возраста 23 лет, обучающимся на дневных отделениях учреждений высшего или среднего профессионального образования) независимо от времени использования отпуска.
Возмещению при следовании за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту подлежит процентная часть стоимости воздушной перевозки, указанной в перевозочном документе (авиабилете), соответствующая процентному отношению ортодромии по Российской Федерации к общей ортодромии.
При отсутствии в перевозочном документе (авиабилете) стоимости проезда, когда она включена в стоимость туристской путевки, компенсация стоимости проезда осуществляется на основании справки туристской организации, продавшей путевку, о стоимости проезда в общей стоимости туристской путевки, а также копии туристской путевки или договора об оказании туристских услуг.
Значения ортодромических расстояний от международных аэропортов Российской Федерации до зарубежных аэропортов (в границах Российской Федерации), а также процентное отношение ортодромии по Российской Федерации к общей ортодромии устанавливаются Главным центром Единой системы организации воздушного движения Российской Федерации и размещаются на сайте ФГУП "Госкорпорация по ОрВД" ГЦ ЕС ОрВД (адрес сайта: http://www.matfmc.ru/)
Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно работника организации, финансируемой из бюджета автономного округа, и членов его семьи производится не менее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании представленных билетов или других документов.
Для окончательного расчета работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить авансовый отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника и членов его семьи. Работник в течение двух недель после представления авансового отчета обязан в полном объеме возвратить средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно, или возвратить разницу в случае превышения авансовой суммы над фактическими расходами.
1.4 Учет представительских расходов
Представительские расходы – это затраты фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) фирмы.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса РФ. Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты:
– по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
– по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
– по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
– по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
В бухгалтерском учете представительские расходы полностью включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов только в пределах установленных норм.
В налоговом учете сумма представительских расходов включается в состав прочих расходов только в пределах 4 процентов от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.
В соответствии с п.п. 5, 7 ПБУ 10\99 представительские расходы формируют расходы по обычным видам деятельности. Эти расходы отражаются в бухгалтерском учете в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности .
В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются и включаются в расходы по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат.
При определении предельного размера представительских расходов необходимо основываться на размере оплаты труда.
Оплата труда, в свою очередь, рассчитывается в соответствии со ст. 255 НК РФ "Расходы на оплату труда". В оплату труда включаются (ст. 255 НК РФ):
- все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору, в денежной и (или) натуральной форме;
- начисления стимулирующего характера;
- начисления компенсационного характера;
- вознаграждения, надбавки, другие единовременные поощрительные начисления;
- другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ.
Размер расходов на оплату труда - начисленную зарплату или фактически выплаченную в отчетном периоде - следует принять за основу при расчете суммы представительских расходов на основании ст. 255 НК РФ расходами на оплату труда признаются начисленные, а не фактически выплаченные суммы. В связи с этим при расчете представительских расходов, учитываемых при определении налоговой базы для исчисления налога на прибыль организаций, за основу следует принять сумму начисленной за соответствующий период заработной платы.
В том случае, если налогоплательщик определяет доходы и расходы по методу начисления, представительские расходы относятся к косвенным расходам (п. 1 ст. 318 НК РФ).
При этом сумма представительских расходов, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода.
Следует также учитывать, что в соответствии с 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Если налогоплательщик определяет доходы и расходы кассовым методом, представительские расходы признаются только после их фактической оплаты.
Обратите внимание: фирмы на "упрощенке" учесть в расходах затраты на прием своих деловых партнеров не могут. Дело в том, что такая статья как представительские расходы, пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса не предусмотрена. На этом основании ревизоры принимать их при расчете единого налога запрещают (письмо Минфина России от 31 июля 2013 г. ¹ 04-02-05/3/61).
Перечень представительских расходов закрытый и расширению не подлежит. Налоговое законодательство запрещает учитывать в качестве представительских расходов расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Расходы (и в бухгалтерском и в налоговом учете) должны быть документально подтверждены. Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:
1) оформление общих документов;
2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Налоговый учет представительских расходов главой 25 НК РФ представительские расходы отнесены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Именно такое правило установлено абзацем 3 подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Представительские расходы в части превышения предельного размера, установленного НК РФ, относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (пункт 42 статьи 270 НК РФ).
Датой признания представительских расходов у налогоплательщиков, использующих метод начисления, в соответствии с пунктом 5 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
В соответствии с пунктом 3 статьи 318 НК РФ база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется налогоплательщиком, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме, а в налоговом учете признаются в размере не превышающем 4% от суммы расходов на оплату труда, то это приводит к разнице между бухгалтерской и налоговой прибылью.
Причем в отношении представительских расходов не всегда можно сразу сказать однозначно, какая разница будет возникать у налогоплательщика – постоянная или временная. Исключение составляет лишь случай, когда расходы, произведенные налогоплательщиком, не могут считаться с точки зрения НК РФ представительскими. Такая разница сразу признается постоянной, формирует постоянное налоговое обязательство, представляющее собой сумму налога, приводящую к увеличению налога на прибыль в отчетном периоде.
Может случиться и так, что в одном отчетном периоде норматив представительских расходов будет меньше суммы фактических затрат, и налогоплательщик примет в расходы сумму представительских расходов в пределах норматива, а в следующем отчетном периоде размер норматива увеличится, ведь он зависит от суммы расходов на оплату труда, которая определяется нарастающим итогом. Иначе говоря, не исключен вариант, что в следующем отчетном периоде налогоплательщик сможет учесть в качестве расходов всю сумму представительских расходов, включая и ранее не учтенную. Отражение в учете постоянной и временной разницы рассмотрим на условиях вышеприведенного примера. Согласно Налоговому кодексу РФ представительские расходы делятся на две группы. Первые из них связаны с приемом (обслуживанием) представителей других организаций, прибывших на переговоры. А вторая группа – с приемом (обслуживанием) членов руководящего органа организации, прибывших на его заседание.
В состав представительских расходов включаются 4 вида затрат предприятия (п.2ст.264НалоговогокодексаРФ).
1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для этих лиц, а также для официальных лиц принимающей организации, которые участвуют в приеме.
По мнению налоговиков, в состав расходов на проведение официального приема включаются только те расходы, которые непосредственно связаны с организацией питания. Следовательно, все остальные расходы не учитываются в составе представительских расходов. Речь в данном случае идет о следующих расходах: на аренду помещения ; на его оформление и украшение; на оборудование стендов, проекторов и т.д. 2. Расходы на транспортное обслуживание – доставка гостей к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно. Если гости будут встречены в аэропорту и на вокзале, а затем доставлены в гостиницу, то расходы на такси нельзя отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь в главе 25 Налогового кодекса РФ четко сказано о транспортировке «к месту проведения представительского мероприятия и обратно».
1.4 Учет расходов на хозяйственные нужды
Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.
Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
- под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
- в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При выдаче денег под отчет для приобретения товарно-материальные ценности юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.
2 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ОВО ПРИ УМВД ПО БЕЛОЯРСКОМУ РАЙОНУ
Отдел вневедомственной охраны Отдела Министерства внутренних дел Российской Федерации по Белоярскому району (далее ОВО УМВД по Белоярскому району) входит в структуру органов внутренних дел РФ, призванных защищать собственность, интересы личности, общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией РФ, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами РФ, федеральными конституционными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, нормативными правовыми актами МВД России.
Официальное полное наименование: Отдел вневедомственной охраны, Отдела Министерства внутренних дел Российской Федерации по Белоярскому району. Официальное сокращенное наименование: ОВО УМВД России по Белоярскому району. Отдел по своей организационно -правовой форме является государственным учреждением. Отдел является получателем бюджетных средств, самостоятельно решает в установленном порядке и в пределах своей компетенции вопросы финансово – хозяйственной деятельности.
Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности начальником Управления вневедомственной охраны Полиции Управления Министерства внутренних дел РФ по Ханты -Мансийскому автономному округу - Югре.
Начальник Отдела может иметь заместителей. Начальник действует в соответствии с нормативно-правовыми, распорядительными актами. Начальник подотчетен вышестоящему ведомству, а также Федеральному органу. Также начальник заключает в установленном порядке государственные контракты и иные гражданско-правовые договора, издает приказы по вопросам организации деятельности Отдела, назначает на должности или утверждает в должности при заключении трудового договора, а также увольняет при прекращении трудового договора работников
Ведение бухгалтерского учета осуществляется бухгалтерской службой как структурным подразделением Общества под руководством Главного бухгалтера.
На предприятии ОВО УМВД России по Белоярскому району работает два бухгалтера: Главный бухгалтер и бухгалтер – кассир. Работники бухгалтерской службы в своей деятельности руководствуются действующим законодательством РФ, нормативными актами по бухгалтерскому и налоговому учету, приказами, правилами и положениями ОВО ОМВД России по Белоярскому району, должностными инструкциями.
На главного бухгалтера возложены следующие функции:
- Исполняет должностные обязанности, устные и письменные приказы, распоряжения и указания непосредственных и вышестоящих начальников, отданным в установленном порядке и не противоречащие федеральному закону.
- осуществляет организацию бухгалтерского учета, хозяйственно- финансовой деятельности отдела.
- осуществляет контроль; за экономичным использованием материальных и финансовых ресурсов.
- организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств.
- осуществляет контроль; за соблюдением порядка оформления первичной документации.
- составляет достоверную бухгалтерскую отчетность.
На бухгалтера – кассира возложены следующие функции:
- исполняет должностные обязанности, устные и письменные приказы, распоряжения и указания непосредственных и вышестоящих начальников.
- осуществляет бюджетный учет по счету «Касса» и учитывает на это счете наличные денежные средства.
- учет ведет в журнале операций №1.
- печатает и отправляет в электронном виде платежи, а так же отслеживает возвратные платежные документы.
- регистрирует и выписывает кассовые приходные, расходные ордера.
- отслеживает, поступления и расход по кассе на основании приходных и расходных документов.
- составляет и предоставляет бюджетную отчетность по своему участку работы.
Основными задачами бухгалтерии являются:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности ОВО ОМВД России по Белоярскому району и ее имущественном положении;
- обеспечение информацией руководителей ОВО УМВД России по Белоярскому району с целью правильного осуществления организацией хозяйственных операций;
- обеспечение учета наличия и движения имущества и обязательств, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности ОВО и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Функции бухгалтерии:
- организация учета имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения;
- организация учета поступления, создания и выбытия нематериальных активов;
- организация синтетического и аналитического учета поступления и выбытия производственных запасов;
- организация учета расчетов с сотрудниками (работниками) по денежному содержанию (заработной плате), социальному страхованию;
- организация учета коммерческих расходов и отчетности;
- организация учета денежных средств, правильности ведения кассовых операций, обеспечение пользования контрольно-кассовыми машинами при проведении расчетов с населением;
- осуществление контроля по расчетам с покупателями и заказчиками, дебиторами и кредиторами, с персоналом по прочим операциям, по учету подотчетных сумм и расчетов с учредителями;
- своевременное и правильное начисление и контроль,за перечислением налогов в бюджеты разных уровней, а также во внебюджетные фонды;
- своевременное погашение кредитов банков и других ссуд;
- составление и своевременное предоставление в контролирующие органы бухгалтерской и налоговой отчетности;
- применение в утвержденном порядке унифицированных форм первичного учета, соблюдение графика документооборота;
- обеспечение сохранности бухгалтерской документации в установленном порядке.
2.3 Экономическая характеристика предприятия в ОВО при УВМД
Отдел осуществляет финансово-хозяйственную деятельность за счет средств, поступающих за услуги по охране имущества собственников на основе договоров. Ежемесячно Отдел осуществляет : централизованные
отчисления на счет Управления вневедомственной охраны при УВД Ханты-Мансийского автономного округа согласно утвержденного начальника УВД Ханты-Мансийского автономного округа норматива централизованных отчислений. Имущество Отдела является государственной собственностью Российской Федерации и закрепляется за ним Комитетом по
управлению государственным имуществом Ханты-Мансийского автономного
округа.
Источниками формирования имущества и финансовых средств Отдела являются: Средства, выделенные Отделу по смете.
Имущество, закрепленное за Отделом на праве оперативного
управления. Доходы и приобретенное за счет этих доходов имущество от
приносящей доход деятельности, разрешенной настоящим
иные источники, не противоречащие законодательству Российской Федерации.
Отдел владеет, пользуется, распоряжается закрепленным за ним имуществом в соответствии с его назначением, настоящим Положением, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты- Мансийского автономного округа.
Доходы Отдела от разрешенной настоящим Положением приносящей доход деятельности и приобретенное. за счет этих доходов имущество закрепляются за отделом на праве хозяйственного ведения, и учитываются отдельно.
Распоряжение недвижимым имуществом, закрепленным за Отделом на праве хозяйственного ведения, возможно только с согласия Комитета по управлению государственным имуществом Ханты-Мансийского автономного округа.
Имущество, переданное Отделу собственником, продукция и доходы от использования этого имущества, а также имущество, приобретенное Отделом по договору или иным основаниям, закрепляется за ним на праве оперативного управления. Положения настоящего пункта применяются, если они не противоречат настоящего Положения.
Отдел не вправе продавать, обменивать, дарить, передавать в аренду или безвозмездное пользование, вносить в качестве залога или заклада, иным способом распоряжаться закрепленным за ним на праве- оперативного управления имуществом. При осуществлении прав хозяйственного ведения и оперативного управления Отдел обязан:
- обеспечить сохранность и использование имущества по целевому назначению;
- не допускать ухудшения технического состояния имущества, в установленном порядке осуществлять его ремонт;
- страховать имущество, находящееся у Отдела в хозяйственном ведении;
- начислять амортизационные отчисления (износ) на изнашиваемую часть имущества;
Имущество, закрепленное за Отделом, может быть изъято Комитетом по управлению государственным имуществом Ханты-Мансийского автономного округа в следующих случаях: при принятии решения о ликвидации, реорганизации Отдела.
Бухгалтерский бала́нс — одна из четырёх основных составляющих бухгалтерской отчётности. В соответствии с международными правилами финансовой отчётности, баланс содержит данные об активах, обязательствах и собственном капитале. Бухгалтерский баланс характеризует имущественное и финансовое положение организации.
Анализ структуры источников капитала предприятия «ОВО УМВД», баланс главного распорядителя(ПРИЛОЖЕНИЕ1), форма по ОКУД 0503130,дата 01 января 2014 год, главы по БК 188,по ОКЕИ 383
Таблица 2 - Анализ источников капитала предприятия
|
Наименование показателя |
Код строки |
Предыдущий год |
Отчетный год |
Абсолютные величины, рублей. |
Относительные величины, рублей. |
Доля величины на 2012 год |
Доля величины на 2013год |
|
+;- |
% |
% |
% |
||||
|
АКТИВ 1.нефинасовые активы, основные средства |
010 |
9 640 838,56 |
10 264 204,08 |
623 365,44 |
106,46 |
158,1 |
366,68 |
|
Недвижимое имущество учреждения |
011 |
508 286,40 |
508 286,40 |
0 |
100 |
8,3 |
18,15 |
|
Движимое имущество учреждения |
013 |
9 132 552,16 |
9 755 917,68 |
623 365,52 |
106.82 |
149,8 |
348,52 |
|
Амортизация основных средств |
020 |
8 165 214.03 |
9 546 508,86 |
1 381 294,83 |
116,9 |
133,9 |
341,04 |
|
Амортизация недвижимого имущества учреждения |
021 |
262 603,52 |
276 980,72 |
14 377,2 |
105,47 |
4,3 |
9.89 |
|
Амортизация движимого имущество учреждения |
023 |
7 902 610,51 |
9 269 528,14 |
1 366 917,63 |
117,29 |
129,61 |
331,15 |
|
Основные средства |
030 |
1 475 624.53 |
717 695,22 |
-7 579 29,31 |
48,63 |
24,20 |
25,63 |
|
Недвижимое имущество учреждения(остаточная стоимость) |
031 |
245 682,88 |
231 305,68 |
-14 377,2 |
94,14 |
4,02 |
8,26 |
|
Иное движимое имущество(остаточная стоимость) |
033 |
1 229 941,65 |
486 389,54 |
-743 552,11 |
39,54 |
20,17 |
17,37 |
|
Материальные запасы |
080 |
99 684,14 |
451 689,14 |
352 005 |
453,12 |
1.63 |
16,13 |
|
Итог по разделу 1 |
150 |
1 575 308.67 |
1 169 385,19 |
-405923,48 |
74,23 |
25,83 |
41,77 |
|
2.Финансовые активы |
170 |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
|
Расчеты по доходам |
230 |
4 568 409,13 |
1 690 370,72 |
-2 878 030,4 |
74,93 |
60,38 |
|
|
Расчеты по выданным авансам |
260 |
58 215,63 |
Х |
58 215,63 |
|
0,95 |
|
|
Окончание таблицы 2 |
|||||||
|
Расчеты с подотчетными лицами |
310 |
-105 089,27 |
60 572,51 |
165 661,78 |
-57,63 |
-1,72 |
2,16 |
|
Итог по разделу 2 |
400 |
4 521 535,49 |
1 629 798,21 |
-2 891 737,3 |
36,04 |
74,16 |
58,22 |
|
Баланс |
410 |
6 096 844,16 |
2 799 183,40 |
-3 297 660,8 |
45,91 |
100 |
100 |
|
3 ПАССИВ Обязательства, расчеты с кредиторами по долговым |
470 |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
Х |
|
Расчеты по принятым обязательствам |
490 |
-40 165,48 |
32 515,30 |
72 680.78 |
80.95 |
-0,65 |
1,16 |
|
Расчеты по платежам в бюджеты |
510 |
-84 580,00 |
317 430,86 |
402 010,86 |
-375,30 |
-1,38 |
11,34 |
|
Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование |
512 |
-84 580,00 |
28 438,49 |
113 018,49 |
-33,62 |
-1,38 |
1,01 |
|
Прочие расчеты с кредиторами |
530 |
Х |
288 992,37 |
288 992,37 |
Х |
10,32 |
|
|
Расчеты с депонентами |
532 |
48 505,50 |
Х |
48 505,50 |
Х |
0,79 |
Х |
|
Итог по разделу 3. |
600 |
-76 239,98 |
349 946.16 |
426 186,14 |
-459 |
-1,25 |
Х |
|
5.Финансовый результат хозяйствующего объекта |
620 |
6 173 084,14 |
2 449 237,24 |
-3 723 846,9 |
39,67 |
101,25 |
87,49 |
|
Финансовый результат прошлых отчетных периодов |
623 |
6 173 084,14 |
2 449 237,24 |
-3 723 846,9 |
39,67 |
101,25 |
87,49 |
|
Баланс |
900 |
6 096 844,16 |
2 799 183,40 |
-3297660,8 |
45,91 |
100 |
100 |
Из анализа динамики и структуры источников капитала предприятия, стало видно что в 1 разделе «актив», относительные величины положительные, при нахождение абсолютных величин, основные средства ,недвижимое имущество учреждения(остаточная стоимость) ,иное движимое имущество(остаточная стоимость) за отчетный год составили убыток, итог по первому разделу за отчетный период 1 169 385 рублей 19 копеек. Финансовые активы составили отрицательную абсолютную величину -2 891 737 рублей 03 копейки. Пассив баланса составил 426 186 рублей 14 копеек, относительная величина в процентном соотношение -459%, Финансовый результат хозяйствующего объекта, Финансовый результат прошлых отчетных периодов в абсолютном отклонение отрицательны, баланс за отчетный год составил 2 799 183 рублей 40 копеек, относительная величина составила 45,91%.По данным анализа стало видно ,что организация сработала(какойвывод,до работать с таблицей???????????????????????????????????????????????? .
Формирование фонда оплаты труда работников Отдела осуществляется в пределах 80% от средств, поступающих по договорам от собственника.
Средства, остающиеся в распоряжении Отдела после уплаты налогов, изъятию не подлежат. Они накапливаются на счетах и расходуются на развитие вневедомственной охраны, финансирование социальных программ.
2.4 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ОВО при УВМД
Для подтверждения расходов составляют авансовый отчет. Авансовый отчет-это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств. В ОВО при УВМД был составлен авансовый отчет(ПРИЛОЖЕНИЕ2) № 23от 07.04.2014 год на командировочные расходы Юнг О.А., должность инспектор по контролю за исполнением поручении ,цель ,утверждаю 4981 рублей 00 копеек , руководитель М.В. Ростенко, форма по ОКУД 0504049 к авансу прикладывается копия билета(ПРИЛОЖЕНИЕ3), чека (ПРИЛОЖЕНИЕ4) приказ на командировку (ПРИЛОЖЕНИЕ5), главный бухгалтер Е.С.Соловьева, О.А. Пирогова, бухгалтер-кассир экономист Я.В. Копыльцова от 09.04.2014 год, командировачное удостоверение (ПРИЛОЖЕНИЕ6)№ 42 на четыре календарных дня (не считая времени нахождения в пути) с 1 апреля 2014 года по 4 апреля 2014 года. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работникам, в том числе дистанционным, ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен: женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 122 ТК РФ),работникам в возрасте до 18 лет (ст. 122 ТК РФ),работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);совместителю одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по основному месту работы.Отпускноеудостоверение (ПРИЛОЖЕНИЕ8) выдано: младший сержант полиции Ч.Е.Федорович в том что ему разрешен:очередной отпуск за 2013год,с 5 февраля 2014 г. По 11 апреля Составлен авансовый отчет№3(ПРИЛОЖЕНИЕ9)от 11 марта 2014 года Чащин Е.Ф. израсходовано 15880 рублей 00копеек,номер 32114 13.03.2014 года,бухгалтер –кассир О.А.Пирагова. Прилагается билет(ПРИЛОЖЕНИЕ10,11),два купона на сумму 8240 рублей 00 копеек;за информ –сервис ,за авиаперевозку.Составлен авансовый отчет(ПРИЛОЖЕНИЕ12) №27от 12 мая 2014 год И.П.Яценко по ремонту колес получен аванс 6000 рублей 00 коппеек ,израсходовано 5460 рублей 00 коппеек,остаток 360 рублей 00 коппеек,эномист Я.В.Копыльцова.,заказ-наряд(ПРИЛОЖЕНИЕ 13) на 29 апреля 2014 год №1,2 на сумму 3200 рублей 00 коппеек, представлены товарные чеки(ПРИЛОЖЕНИЕ 14) на сумму 2440 рублей 00 коппеек. Рапорт(ПРИЛОЖЕНИЕ15)на командировочные расходы суточные 600 рублей 00 копеек , проживание 4800 рубей 00 копеек,проезд 6800 рублей 00 копеек,выдать экономисту Я.В.Копыльцовой,1900 рублей перечислить через банк,прикладывается платежное поручение(ПРИЛОЖЕНИЕ16) №224133 08.05.2014год.Был составлен расходный кассовый орден (ПРИЛОЖЕИЕ 17)№15,07.05.2014 год на сумму 6600 рублей 00 копеек, выдал экономист Я.В.Копыльцова.Журнал операций расчетов с подотчетными лицами(ПРИЛОЖЕНИЕ18) (по 208) за апрель 2014 г., единица измерения : рубли, дата 30 апреля 2014 год, по РПБС 80800,по ОКЕИ 383,итого в главную книгу 63 423 рубля 75 копеек, главный бухгалтер Е.В.Соловьева. Коллективный договор (ПРИЛОЖЕНИЕ19) – это правовой акт, который регулирует социально-трудовые отношения и заключается работниками предприятия, организации, филиала, представительств с работодателем. Этот договор может служить правовой формой локального регулирования в основном социально-трудовых отношений.(посмотреть договор дописать)
3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ОВО ПРИ УМВД ПО БЕЛОЯРСКОМУ РАЙОНУ
3.1 Рекомендации по устранению ошибок, выявленных в организации расчетов с подотчетными лицами в ОВО при УМВД
В ходе рассмотрения организации учета расчетов с подотчетными лицами в организации были выявлены следующие нарушения:
1. авансовые отчеты подотчетными лицами сдаются несвоевременно;
2. нарушаются сроки сдачи неиспользованных подотчетных сумм;
3. ошибки при заполнении первичных документов;
Особое внимание нужно обратить на правильность и своевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты (обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансового отчета). Неотъемлемым условием успешной работы любой бухгалтерии – правильная организация документооборота, а для этого следует ознакомить весь персонал с графиком документооборота. Следовало бы усилить контроль, за выдачей подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее полученные суммы. Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятии при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете и отсутствия контроля, за расчетами с работниками. Так же следует строго следить за сроками сдачи подотчетных сумм, систематически проводить внутренний аудит, следует тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц, проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов, бухгалтеру организации необходимо осуществлять ежемесячный оперативный анализ дебиторской задолженности, выделяя в составе прочих дебиторов задолженность за подотчетными лицами.
3.2 Рекомендации по предварительному планированию командировочных расходов
В ходе исследования порядка организации и ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ОВО при УМВД важно не только выявить недостатки, но и наметить пути совершенствования данной группы учетных операций.
Исходя из выявленных в процессе исследования нарушений в системе внутреннего контроля, а также установленные нарушений, предлагаются следующие рекомендации, направленные на совершенствование ОВО при УМВД и учета расчетов с подотчетными лицами.
Так как в ОВО при УМВД не производится плановый расчет сумм командировочных расходов им необходимо его составить для лучшего учета с подотчетными лицами. С 16 по 28 июня планируется поездка Пироговой Ольги Сергеевны повышения квалификации в город Ханты – Мансийск. Пример сметы командировочных расходов приведен в таблице 2.
Таблица 3 – Смета командировочных расходов
|
Вид затрат |
Расчет |
Сумма, |
|
Гостиничные расходы |
3000 руб. x 12 дней |
36000 |
|
Транспортные расходы |
3300 руб. x 2 |
6600 |
|
Транспортные расходы в месте |
300 руб. |
300 |
|
Расходы на телефонную связь |
1000 руб. |
1000 |
Окончание таблицы 3
|
Суточные |
100руб. x 12 дней |
1200 |
|
Итого к выдаче под отчет на командировку |
45100 |
Смета нужна для определения суммы аванса на командировочные расходы, который необходимо выдать сотруднику перед поездкой. Обычно необходимость в ее составлении возникает, если сотрудники ездят в командировку часто и по несколько человек. В смете надо сделать ссылку на приказ о направлении в командировку, место и срок командировки, а также расчет сумм по каждому виду командировочных расходов. основанием для расчета расходов на гостиницу и общественный транспорт в месте командирования могут быть сведения контрагента (или сведения из сети Интернет). Суточные рассчитываются исходя из норматива, установленного в организации.
Составленная смета представляется начальнику на утверждение до начала командировки. Перед поездкой командированному сотруднику выдается денежный аванс в соответствии со сметой.
3.3 Рекомендации по разработке положения о расчетах с подотчетными лицами
Перечень подотчетных лиц и все самые важные сроки для них можно прописать в специальном Положении
Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме. Руководитель (или уполномоченный им сотрудник) собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.
Бланк заявления можно разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами (см. образец ниже). В этом же документе можно прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками. О том, что эти сроки руководитель компании устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.
(Печатать положение ОВО)
В Положении о подотчетниках следует прописать срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы. Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом. Как и раньше, это три рабочих дня. Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.). Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.
Положение о подотчетных лицах не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у сотрудников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами. Вы можете утвердить Положение приказом руководителя, а затем ознакомить с ним работников под роспись.
Помимо различных сроков в Положении нужно указать основные требования к подотчетным сотрудникам
Обязательно прописать в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущему подотчету (4).
Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток предыдущей.
Если подотчетное лицо вовремя не вернул остаток средств, удержите их из зарплаты
Издать приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Сделать это надо не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0).
Эти пункты стоит включить в Положение.
1. Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.
2. Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.
3. Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.
4. Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему подотчету.
5. Перечень документов, подтверждающих затраты.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе своей финансово - хозяйственной деятельности предприятия и организации практически постоянно сталкиваются с необходимостью производить расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет сотрудникам, состоящим в ОВО при УМВД. Целевое использование полученных под отчет наличных денежных средств должно быть подтверждено документально.
Кроме того, особое внимание следует обращать на обоснованность и правильность включения произведенных подотчетными лицами хозяйственных, командировочных, в состав себестоимости продукции (работ, услуг), соответствии их величины установленным нормативам.
Для рассмотрения особенностей организации и учета расчетов с подотчетными лицами были использован практический учетный материал в ОВО пи УМВД по Белоярскому району
Проведенное исследование состояния учета расчетов с подотчетными лицами в ОВО при УМВД показало, что в учете данной группы внутрихозяйственных операций имеют место случаи нарушения методологических принципов ведения бухгалтерского учета и требований нормативных документов, действующих в Российской Федерации.
В ходе проверки организации расчетов с подотчетными лицами, проведенной ОВО при УМВД были выявлены следующие нарушения:
В связи с этим в ОВО при УМВД рекомендуется сделать следующее: следует строго следить за сроками сдачи подотчетных сумм, систематически проводить внутренний аудит, следует тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц, проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов, бухгалтеру организации необходимо осуществлять ежемесячный оперативный анализ дебиторской задолженности, выделяя в составе прочих дебиторов задолженность за подотчетными лицами, а так же следует составлять смету командировочных расходов.
Таким образом, пристальное внимание к перечисленным ошибкам, их устранение поможет избежать возможных штрафных санкций и повторных ошибок.
Для улучшения и упрощения работы предлагается разработать бланк заявления и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ