Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 2
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Харківський інститут фінансів
Українського державного університету фінансів
та міжнародної торгівлі
Кафедра економіко-математичних методів та інформаційних технологій
«Діловодство з використанням комп`ютерної техніки»
для студентів денної та заочної форми навчання
галузі знань 0305 «Економіка та підприємництво»
напряму підготовки 6.030509 «Облік і аудит»,
6.030505 «Управління персоналом та економіка праці»
освітньо-кваліфікаційного рівня бакалавр
Укладач: ст. викладач Піддубна Л.В.
Розглянуто та ухвалено
на засіданні кафедри
Протокол від 28.09.12 р. № 3
Харків
2012
Управління суспільством, галузями народного господарства або підприємствами, організаціями, установами, структурними підрозділами являє собою з точки зору технології процес отримання, обробки й передачі інформації. Отже, діловодство можна розглядати як частину управлінської інформаційно-пошукової системи.
Актуальність і нагальність вивчення курсу “Діловодство з використанням комп`ютерної техніки” визначається сучасними потребами суспільства в оперативній обробці інформації й підготовці висококваліфікованих фахівців у галузі діловодства й адміністрування.
Мета курсу – вироблення умінь і навичок з теорії і практики діловодства й документування, уміння орієнтуватися в основних процесах і поняттях сучасного діловодства; уміння застосовувати набуті знання у фаховій діяльності.
Самостійна робота над курсом є необхідною та запланованою частиною навчальної роботи. Основними формами такої роботи є конспект, план, виконання практичних вправ і завдань.
У процесі самостійної роботи студенти оволодівають навичками роботи зі стандартами, іншою літературою, вчаться самостійно аналізувати та узагальнювати опрацьований матеріал, пристосовувати його до практичних потреб, робити відповідні висновки.
II Пошук та використання
літературних джерел
Важливим етапом в роботі щодо опрацювання окремих питань і тем програми є пошук та використання необхідної літератури.
Позааудиторна робота студентів із першоджерелами сприяє розвитку навичок самостійної роботи, активізації набутих раніше знань з української мови і вмінню застосовувати їх на практиці.
Запропонована література не обмежує творчих пошуків студентів, а допоможе більш швидко й ефективно опрацювати ті чи інші теми, або окремі питання.
III Опрацювання матеріалу і
складання конспектів
Під час роботи з першоджерелами (навчальною, науковою, методичною літературою, стандартами) необхідно занотовувати окремі положення.
З цією метою студентам пропонується мати окремий зошит для самостійної роботи.
Залежно від рівня знань, інтелектуальних можливостей студенти можуть фіксувати теоретичні питання, винесені на самостійне опрацювання, у вигляді конспектів, планів і закріплювати набуті знання за допомогою практичних вправ і запитань для самоконтролю, які пропонуються після кожної теми.
Конспект – це короткий письмовий виклад змісту книги, статті, лекції тощо.
Слід зауважити, що конспективний виклад якогось питання, положення тощо – це не дослівне його переписування, а лаконічні записи, які відображають сутність, основоположні моменти певного матеріалу. Перед конспектом вказують усі вихідні дані використаної літератури.
План – взаємне розташування частин у певній послідовності, коротка програма викладу матеріалу, виділення ключових моментів, частин.
Це більш складна форма самостійної роботи, ніж конспект, через те, що вона вимагає вміння узагальнювати, чітко, послідовно, лаконічно формулювати свої думки і передбачає більший обсяг матеріалу для запам’ятовування.
Оцінювання якості роботи проводиться викладачем шляхом її перевірки за допомогою індивідуальних завдань або через усну відповідь студента. Перевірена робота повертається студентові з виставленою оцінкою, яка фіксується в журналі.
Зошити з конспектами або планами також перевіряються викладачем і враховуються під час виставлення загальної підсумкової оцінки після вивчення курсу дисципліни.
IV Тематика самостійної роботи
Після лекційного заняття викладач обов’язково повідомляє питання для самостійного опрацювання. Студент повинний виконати самостійну роботу до наступного заняття.
Питання для самостійного опрацювання до теми “Підготовка до складання й оформлення службових документів”
Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Реквізити бувають постійні і змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту – це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі (ГОСТ 6.38 – 90 “Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”).
До змінник реквізитів належать: дата (11), гриф обмеження доступу до документа (15), адресат (16), гриф затвердження (17), резолюція (18), заголовок до тексту (19), позначка про наявність додатка (22), підпис (23), гриф погодження (24), візи (25), відбиток печатки (26), позначка про завірення копії (27), позначка про виконавця (28), позначка про виконання документа й направлення його до справи (29), позначка про надходження документа (31).
Виконайте вправи:
1. Оформіть реквізит адресування документа всіма можливими способами, користуючись такою інформацією:
а) 04134, м. Київ, вул. Індустріальна, 24, генеральному директорові ВО «Веселка»,
п. Мальованому Т.М.
б) 61030, м. Харків, пров. Озерний, 29, старшому економістові відділу постачання й збуту Харківського електромеханічного заводу п. Пасічнику Олегу Івановичу.
2. Оформіть і правильно розташуйте на документі реквізити гриф затвердження і гриф погодження від імені керівника організації, установи, користуючись такою інформацією:
а) Директор машинобудівного заводу ім. О. Масельського Маршук А.К., 24 травня 2012 року;
б) Ректор Міжнародного слов'янського університету В. Вербицький, 30.01.2012;
в) Голова Державного комітету інформаційної політики, телебачення й радіомовлення України Маковецький Володимир Ігорович;
г) Наказ ректора Сумського фінансово-економічного коледжу №96 від 24.09.2012.
3. Оформіть реквізит підпис: а) якщо документ підписує одна посадова особа; б) якщо документ підписує кілька посадових осіб.
5. Оформіть реквізит підпис, користуючись наступною інформацією:
а) Директор Київського виробничого об’єднання «Електрон» Н. Шовкопляс.
б) Директор Шовкопляс Назар Петрович.
в) Директор ЗОШ №35 Лаврова О.В., головний бухгалтер Тараненко В.А.
г) Заступник міністра аграрної політики України А. Коляденко, 17.04.2012, Заступник міністра економіки України В. Онищенко, 17.04.2012.
6. Проставте гриф погодження на документі, користуючись наступною інформацією:
а) Документ погоджує заступник голови Державного комітету зв’язку та інформації Музика А. 14.05.2012
б) Документ погоджено протоколом засідання кафедри гуманітарних дисциплін від 21.03.2012 №06.
в) Погодження здійснюється службовим листом №01-04/84 Державної податкової адміністрації Московського району м. Харкова, який надійшов 12 червня 2012 року.
Тема для самостійного опрацювання “Організаційні документи”
Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи (статути, положення, інструкції, правила) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, фірмах, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.
Під час вивчення цієї теми необхідно дати загальну характеристику організаційних документів і з’ясувати функціональне призначення кожного з них; набути навичок складання та оформлення формулярів статутів, положень, інструкцій, правил.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
1.Оформіть титульну сторінку статуту, користуючись наступною інформацією.
Статут товариства з обмеженою відповідальністю “Омега-КРМ” був затверджений протоколом зборів засновників 17.03.2012 № 01. Статут було зареєстровано Державною адміністрацією Деснянського району м. Києва, реєстраційний № 1780456 Лтд від 20.03.2012, свідоцтво про державну реєстрацію 20.03.2012 № 10806. Підписав заступник глави адміністрації Савченко П.М. 20 березня 2012 року.
2.Складіть посадову інструкцію секретаря-референта, користуючись інформацією. Додайте необхідні реквізити.
Посадова інструкція секретаря-референта була підписана 3 червня 2012 року заступником генерального директора Львівського електромеханічного заводу Трубачом В.О. і завізована юрисконсультом Вікторовичем Т.М. Інструкція складалась із таких розділів: загальні положення, функції, посадові обов’язки, права, відповідальність. Затвердив інструкцію генеральний директор.
Питання для самостійного опрацювання до теми “Розпорядчі документи”
1. Правила оформлення витягу з наказу.
Витяг – це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.
Під час вивчення цього питання необхідно звернути увагу на склад реквізитів витягу з наказу, правила оформлення констатувальної і розпорядчої частин.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
Виконайте вправи:
1. Відредагуйте текст витягу з наказу:
Витяг із наказу Житлово-комунальної контори №20 с.м.т Нова Водолага
13 січня 2012
№ 08
Про посилення контролю за здаванням в оренду житлових приміщень
Відповідно до постанови КМУ від 31 грудня 2007 року №1079 «Про вдосконалення порядку здавання житлових приміщень»
Наказую:
5 Установити, що здавання квартир, житлових будинків в оренду фізичним та юридичним особам здійснюється відповідно до нормативних документів.
7 Технікам-оглядачам регулярно подавати до ЖЕКу зведену інформацію про зареєстровані договори про оренду житлових приміщень.
Начальник Найденко
Питання для самостійного опрацювання до теми “Довідково-інформаційні документи”
1. Правила складання та оформлення телеграм, телефонограм, факсів.
Нині дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку. Терміновими довідково-інформаційними документами є телеграми, телефонограми, факси.
Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.
Телеграма – службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, переданого за допомогою телеграфного зв’язку.
Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.
Під час вивчення цього питання необхідно звернути увагу на особливості передавання інформації за допомогою вищезазначених документів, структуру тексту.
1. Оформіть зразок ініціативної службової телеграми на чистому аркуші паперу, користуючись наступною інформацією.
Генеральний директор ТОВ “Сталкер” Нікітін В.В. (юридична адреса: вул. Польова, 45, м. Харків, 61115) 22 червня 2012 року відправив термінову телеграму заступникові генерального директора фірми “Мальва” (м. Охтирка) Домшенку О.Б. з проханням терміново відправити шістсот тонн дизельного палива. У телеграмі було зазначено рахунок договору 123 НР 18.
2. Виправте текст так, щоб зникла неясність у тексті телеграми.
Виїжджаю 20 зустрічайте 24 поїзд 7 вагон Леся.
3. Занотуйте телефонограму.
Телефонограма №__ від ”__”_____20__р.
Від кого_______Телефон_________Передав_________
Кому__________ Прийняв________________________
Год______ хв___________
(текст)
(підпис)
Протокол - документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.
Залежно від характеру оформлення тексту протоколи бувають повні, стислі та стенографічні.
Крім повного протоколу є ще коротка форма - витяг із протоколу. Витяг із протоколу - один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду документа (витяг із протоколу).
Під час вивчення цього питання необхідно звернути увагу на склад реквізитів протоколу і витягу з протоколу, структуру тексту, правила складання та оформлення.
Запитання для самоконтролю
1. Відредагуйте текст протоколу.
Протокол № 3
засідання кафедри економіки і фінансів
9 вересня 2012 р.
Голова: О.П. Петрашенко
Секретар: Д.М. Ковальчук
Присутні: члени кафедри
Порядок денний:
І. СЛУХАЛИ:
Н.М. Муромову – текст доповіді додається.
І. ВИСТУПИЛИ:
В.С. Сухоруков – пропоную на розгляд і затвердження методичні рекомендації щодо виконання самостійної роботи студентами денного і заочного факультетів з дисципліни «Трудове право».
Л.С. Громова – Пропоную затвердити екзаменаційні білети для студентів денного і заочного факультетів з дисципліни «Безпека життєдіяльності».
І. УХВАЛИЛИ:
1. Затвердити надані на розгляд методичні матеріали і користуватись ними в роботі.
ІІ.СЛУХАЛИ:
Завідуючий кафедри (підпис) О.П. Петрашенко
Секретар (підпис) Д.М. Ковальчук
2. Відредагуйте текст витягу з протоколу, додайте необхідні реквізити.
Витяг із протоколу
засідання Ради директорів
15 травня 2012 р. м. Харків
Голова – Юшко К.В.
Секретар – Глобова С.М.
Присутні: Толубєєв В.П., Зінчук Д.О., Тригубов О.О., Кравченко Д.С.
Відсутні: Тимченко П.О. через хворобу
П о в і с т к а д н я:
ІІІ. По відкриття філії Товариства «Ордана» в м. Люботин.
3. СЛУХАЛИ:
Толубєєв В.П. зазначив, що відкрилась можливість для створення філії товариства в
м. Люботин і треба довести до кінця розгляд і затвердження проектів.
3. УХВАЛИЛИ:
3.2 Підготувати необхідні документи для організації та відкриття філії Товариства «Ордана» м Люботин до 15 липня 2012 року (відповідальний – Тригубов О.О.).
Оригінал підписали:
Голова (підпис) Юшко К.В.
Секретар (підпис) Глобова С.М.
16.5.12
До справи 1-3/92
3. Складіть зразок повного протоколу зборів студентів вашої групи, де обговорювалися такі питання:
1. Звіт старости групи про учбову і виховну дисципліну за І семестр 2012-2013 навчального року.
2. Перевибори заступника старости.
3. Заслуховування питання про пропуски занять студентами групи за грудень місяць.
Тема для самостійного опрацювання “Документи щодо особового складу”
Заяви є одним з найбільш поширених видів документів по особовому складу. Заяви бувають різних видів. Залежно від того,. яку інформацію містить у собі текст заяви, вони поділяються на різні документаційні групи. Наприклад, влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства.
Під час вивчення цього питання необхідно звернути увагу на склад реквізитів заяви, документаційні групи заяв, загальні правила складання та оформлення.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
1. Складіть заяву про звільнення з посади, користуючись інформацією.
Провідний спеціаліст відділу обліку готової продукції підприємства Харківмашбуд 01.04.2012 звернувся до директора з проханням звільнити його з посади у зв'язку з переходом на інше місце роботи.
2. Складіть заяву довільного змісту від власного імені.
3. Складіть заяву про прийняття на роботу.
До відділу кадрів Державної податкової адміністрації Московського району м. Харкова 15 вересня 2012 року звернулася з проханням прийняти на роботу на посаду податкового інспектора громадянка Трунова Ольга Іванівна, що мешкає за адресою: 61003, м. Харків,
вул. Праці, буд.12, кв. 98. До відділу кадрів були подані такі документи: копія диплома про вищу освіту, трудова книжка, особистий листок із обліку кадрів, паспорт.
Доручення – це документ, що видається підприємством (або приватною особою) другій особі для подання в інше підприємство (або третій особі), в якому визначаються повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад, одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання договорів тощо
Під час вивчення цього питання необхідно з’ясувати види доручень, документаційні групи, склад реквізитів, правила оформлення.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
1. Складіть зразок особистого доручення.
Викладач Бєлозерська Ніна Іванівна звернулася до бухгалтер Тернопільського інженерно-педагогічного університету з дорученням від старшого викладача Волкова Геннадія Миколайовича про отримання його заробітної плати за вересень 2012 року. Доручення дійсне до 2 жовтня 2012 року.
Особисте доручення Волкова Г.М. було засвідчено директором університету Поповим Г.В.
Розписка складається у довільній формі. Як і в дорученні, в розписці категорично забороняється робити будь-які виправлення. Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Розписку складають в одному примірнику й зберігають на рівні з грошовими та іншими цінними документами.
У процесі вивчення питання зверніть увагу на відомості, які зазначаються у тексті розписки, записи цифрової інформації.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
1. Складіть зразок розписки.
Громадянка Бокарєва Валентина Петрівна 20 серпня 2012 року звернулася до громадянина Петрученка Василя Трохимовича з проханням позичити їй п'ятьсот гривень на термін до 20 вересня 2012 року. Розписку від Бокарєвої В.П. засвідчив юрист нотаріальної контори № 1 м. Харкова Котляр А.Т.
4. Автобіографія, резюме. Вимоги щодо оформлення.
Автобіографія – це опис власного життя. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Протягом років виробились певні вимоги щодо його написання. Головне – вичерпність потрібних відомостей і лаконічність викладу.
Якщо на підприємстві (у фірмі) оголошується конкурс на заміщення вакантної посади, то тих, хто бажає взяти участь у ньому, просять надіслати резюме (поштою, електронною поштою чи факсом), щоб можна було вибрати кандидатури, які найбільше підходять для даної роботи, й запросити їх на співбесіду. Як правило, резюме аналізують за відсутності кандидата, тому необхідно, щоб цей документ давав повне уявлення про нього.
При вивченні питання зверніть особливу увагу на структуру тексту, синтаксичні і стилістичні засоби ділового мовлення.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
1. Відредагуйте текст автобіографії.
Автобіографія
Я, Власенко Тамара Андріївна, народилася, 19 липня 1984 року в м. Києві, у сім’ї службовців. Батько, Власенко Андрій Ігорович, працює начальником відділу обліку ЗАТ «Трансгаз», мати, Власенко Ніна Матвіївна, працює завідуючою канцелярією Київського гідрометтехнікуму.
У 1994 році закінчила ЗОШ № 167. Навчаючись у школі, паралельно одержала посвідчення оператора електронно-обчислювальної техніки. Захоплююся журналістикою. Пишу вірші.
Не заміжня. Домашня адреса – Київ, вул. Я. Гашека, 27, кв. 188.
5.06.2012 року Черненко
2. Складіть зразок власного резюме.
5. Вимоги стандарту до оформлення характеристики
Характеристика – це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації.
Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом.
При вивченні цього питання зверніть увагу на елементи тексту характеристики, особливості розташування реквізитів на формулярі.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
1. Відредагуйте текст характеристики:
ШЕСТАКОВА НАТАЛІЯ МАКСИМІВНА,
1983 року народження; освіта вища
Пані Шестакова Н.М. працює інспектором відділу кадрів Харківського торговельно-економічного коледжу з 2005 року.
Службові інструкції виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з кадрових питань. Але недостатньо володіє комп’ютером.
Підвищує свою кваліфікацію. Навчається в Міжнародній Академії управління кадрами. Користується повагою й авторитетом у колективі. Скромна, стримана, врівноважена.
Характеристика дана для подання до Міжнародної Академії управління кадрами.
5. 12. 2012 року
Директор ХТЕК Татарчук В.Ю.
Питання для самостійного опрацювання до теми “Обліково-фінансові документи”
1.Список, таблиця. Правила їх оформлення.
Список - це реєстрація предметів, осіб, документів. Він складається в певному порядку.
Таблиця – це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.
Таблиця може входити до складу списку. Цифровий матеріал, вміщений у списку, рекомендується оформляти у вигляді таблиці (ГОСТ 1.5 – 85).
При вивчені цього питання необхідно звернути увагу на особливості оформлення текстового і цифрового матеріалу у списку і таблиці, тобто на вимоги стандарту щодо цих документів.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
1.Наведіть зразок таблиці й заповніть її, користуючись знаннями зі спеціалізованих навчальних дисциплін (бухгалтерський облік, статистика, податки з фізичних осіб, макроекономіка, мікроекономіка, економіка підприємства тощо).
2.Складіть список студентів вашої групи, які проходять навчально-виробничу практику. Використайте такі графи:
порядковий №; прізвище, ім’я, по батькові; місце проходження практики; адреса установи; оцінка за практику; підпис керівника.
3.Складіть зразок списку.
У загальноосвітній школі є такі групи класів: 1 група – I-IV, 2 група - V-IX, 3 група - X-XI. Кількість класів у групах: 1 група – 8, 2 група – 11, 3 група – 5. Кількість годин занять на тиждень за групою класів: 1 група – 296, 2 група – 392, 3 група – 153. Фонд заробітної плати на місяць за групою класів (грн. коп.): 1 група – 1765, 40; 2 група – 2895, 20; 3 група – 1209, 60.
Тема для самостійного опрацювання “Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів”
1. Порядок підготовки, проходження і виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Усі документи, які надходять до підприємства, в т.ч. створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування.
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.
Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером).
Керівник має розглядати документи в день їх надходження і того ж дня повертати секретареві.
Виконавець обробляє документи відповідно до своїх функцій, інструкцій з діловодства та інших інструктивно-методичними положень.
При вивченні питання зверніть увагу на особливості приймання документів у канцелярії (офісі), особливості розгляду документів керівником і виконавцем.
2. Реєстрація документів. Форми реєстрації.
Реєстрація документів – це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них.
Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.
Під час вивчення цього питання необхідно звернути увагу на особливості реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів, основні форми реєстрації.
3. Суть поняття “обсяг документообігу”.
Обсяг документообігу – це кількість документів, що надійшли в дану організацію і створені нею за певний період (зазвичай за рік). Облік обсягу документообігу в установах здійснюється з метою визначення умовного обсягу інформації, що обробляється, завантаженості структурних підрозділів й окремих працівників, планування заходів щодо удосконалювання діловодства.
При вивченні цього питання зверніть увагу на те, які показники враховують під час визначення обсягу документообігу, яка формула для визначення обсягу документообігу існує.
Тема для самостійного опрацювання “Номенклатура справ. Формування і оформлення справ”
1. Правила формування справ. Правила систематизації окремих категорій документів у страви.
Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання (ДСТУ 2732-94).
На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (незалежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ).
Під час вивчення питання зверніть увагу на на призначення номенклатури справ, основні принципи побудови номенклатури справ, які документи входять до номенклатури справ.
Існують різні види номенклатури справ: індивідуальні, рекомендовані й типові. Під час вивчення цього питання зверніть увагу на призначення кожного виду, хто їх розробляє.
Справа – це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності, вміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94).
Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи (ДСТУ 2732-94).
Під час вивчення даного питання зверніть увагу на правила формування справ, способи їх зберігання, реквізити номенклатури справ.
Перевірте свої знання за допомогою запитань.
Тема для самостійного опрацювання «Підготовка документів до наступного зберігання та використання»
Документи, по яким вийшов термін зберігання, можуть бути знищені. Однак, при цьому необхідно зберігати відповідну процедуру, що передує їх знищенню, яка встановлена відповідними Правилами.
Акт про вилучення документів для знищення розглядається експертною комісією підприємства одночасно зі зведеними описами. Рішення експертної комісії підприємства оформлюється протоколом. Акт про вилучення документів для знищення складається в двох екземплярах на всі справи підприємства в цілому.
2. Робота з документами, що містять комерційну таємницю.
Комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вважається конфіденційною.
До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати.
Діловодство в роботі з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства призначається особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання й використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструються окремо від інших документів у «Журналі реєстрації документів із грифом «Комерційна таємниця»». Зберігають такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.
1. За допомогою чого забезпечується схоронність документів в установі?
2. Які види робіт включає підготовка документів до наступного зберігання і використання?
3. В чому полягає Експертиза цінності документів?
4. Які функції здійснює ЕК (експертна комісія)?
5. За своєю практично цінністю документи поділяються на які групи?
6. Які існують терміни зберігання документів? Від чого залежить термін зберігання?
Рекомендована література
ОСНОВНА ЛІТЕРАТУРА
Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А. Н. Діденко – 4-те вид. – К.: Либідь, 2004. – 384 с.
Дудар З.В. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.посіб./ З.В.Дудар, Л.Д.Самофалов, І.А.Ревенчук. – Х. Компанія СМІТ, 2009.- 330с.
Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посіб. / Уклад. Л.І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.
Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посіб. – К.: Каравела, 2006. – 240 с.
Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2006. – 192 с.
Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч. посіб./Л.А.Тітенко, Держ. вищ. навч. закл. "Київ. нац. екон.ун-т ім. Вадима Гетьмана". - К. : КНЕУ, 2010. - 344 с.»
ДОДАТКОВА ЛІТЕРАТУРА
Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закл. / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і доповн. – К.: Видавництво А. С. К., 2003. – 400 с.
Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.
Хміль Ф.І. Ділове спілкування: навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. – К.: «Академвидав», 2004. – 280 с. (Альма-матер)
Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – 5-те вид, стер. – К: Вікар, 2006. – 223 с. – (Вища освіта ХХІ століття).
Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення: ДСТУ 2394 – 94. – чинний від 01. 01. 95. – К.: Держстандарт України, 1994. – 89 с.