Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Электронная версия бератора "Практическая энциклопедия бухгалтера"
Том 2. Первичные документы
Раздел I. Общие требования
Документооборот
(в редакции обновления за март 2005 г.)
См. подраздел "Документооборот" в предыдущей редакции
Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных
документов
График документооборота
Содержание Тома 2 "Первичные документы"
Поисковый регистр Тома 2 "Первичные документы"
Единый поисковый регистр электронных версий бераторов
Первичные документы должны оформляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Так, например, получая деньги в кассу организации, кассир сразу же должен оформить приходный кассовый ордер.
Исключение предусмотрено для организаций, реализующих товары, работы или услуги с применением ККМ. Документ, подтверждающий оприходование наличных денег в кассу организации (приходный кассовый ордер), разрешается оформлять в конце рабочего дня на основании кассовых чеков (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).
Сроки оформления сводных документов (то есть документов, которые содержат обобщенные сведения о ряде операций) определяются законодательством или учетной политикой организации.
Так, например, работник, получивший деньги на командировочные расходы, должен составить авансовый отчет не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.
Авансовый отчет о расходовании средств, ранее полученных для оплаты хозяйственных расходов, работник должен представить в бухгалтерию не позднее чем через 3 рабочих дня после того, как истек срок, на который эти деньги были выданы. При этом срок, на который можно выдавать наличные деньги под отчет, законодательством не ограничен. Его может (но не обязан!) установить руководитель организации.
Таким образом, несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок, а также сроки создания и передачи в бухгалтерию первичных документов каждая организация определяет самостоятельно. Так, организация должна утвердить:
перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов;
график документооборота.
Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).
Руководитель организации может утвердить такой перечень отдельным распоряжением либо в качестве приложения к приказу об учетной политике.
Приведем в качестве примера выдержку из такого перечня:
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Утверждаю |
| Директор ЗАО "Актив" |
| Васильев /А.И. Васильев/ |
| |
| Перечень |
|должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов в ЗАО "Актив" |
| |
| Вводится в действие с 1 января 2002 года |
| ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— |
||Наименование| Полномочия работника, | Должность и фамилия работника | |
|| документа | которому предоставлено | | |
|| | право подписи | | |
||————————————|————————————————————————|—————————————————————————————————| |
||Расходный |Разрешение на выдачу|Первая подпись: | |
||кассовый |наличных денег из кассы |директор - А.И. Васильев | |
||ордер | |главный бухгалтер - О.В. Борисова| |
||(форма N | |Вторая подпись: | |
||КО-2) | |заместитель директора -| |
|| | |В.И. Образцов | |
|| | |бухгалтер - М.А. Григорьева | |
|| |————————————————————————|—————————————————————————————————| |
|| |Выдача наличных денег из|кассир - Н.П. Михайлова | |
|| |кассы | | |
||————————————|————————————————————————|—————————————————————————————————| |
||. . . |. . . |. . . | |
||————————————|————————————————————————|—————————————————————————————————| |
||Авансовый |Утверждение отчета |директор - А.И. Васильев | |
||отчет |————————————————————————|—————————————————————————————————| |
||(форма |Проверка отчета и|главный бухгалтер - О.В. Борисова| |
||N АО-1) |приложенных к нему|бухгалтер - М.А. Григорьева | |
|| |документов | | |
|| |————————————————————————|—————————————————————————————————| |
|| |Оформление расписки к|бухгалтер - М.А. Григорьева | |
|| |авансовому отчету |кассир - Н.П. Михайлова | |
| ——————————————————————————————————————————————————————————————————————— |
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————
График документооборота
График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.
Как правило, график документооборота составляется под руководством главного бухгалтера. Руководитель же утверждает график документооборота в составе учетной политики организации (п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организации бухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ.
Приведем в качестве примера выдержку из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма N ТОРГ-12):
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————
| Утверждаю |
| Директор ЗАО "Актив" |
| Васильев /А.И. Васильев/ |
| |
| График |
| документооборота в ЗАО "Актив" |
| |
|Вводится в действие с 1 января 2002 года |
| |
| Наименование документа |
| |
| Товарная накладная (форма N ТОРГ-12) |
| |
| Оформление документа |
| |
|Количество экземпляров: 2. |
|Ответственный за исполнение: кладовщик. |
|Срок исполнения: в момент отгрузки товара. |
|Куда передает документ: |
| 1-й экземпляр - покупателю (в момент отгрузки товара); |
| 2-й экземпляр - в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом). |
| |
| Проверка и обработка документа |
| |
|Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом). |
|Ответственный за исполнение: бухгалтер. |
|Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения. |
| |
| Передача документа в архив предприятия |
| |
|Ответственный за исполнение: бухгалтер. |
|Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года. |
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————