Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
1 вопрос: что является основой для разработки должностной инструкции секретаря
Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.
Должностные инструкции могут разрабатываться "внешними" организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации.
Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:
1) "Общие положения";
2) "Функции";
3) "Должностные обязанности";
4) "Права";
5) "Ответственность".
После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем проставления ознакомительной визы
Должностные инструкции не являются постоянными по содержанию, они со временем могут изменяться и дополняться. Все существенные изменения в отношении прав и обязанностей работника вносятся в такие инструкции только на основании приказа руководителя организации. Примерная должностная инструкция секретаря руководителя представлена в приложении Б.
На базе должностных инструкций разрабатывается трудовой договор для каждой должности, в том числе секретаря. Таким образом, происходит персонификация труда. В этом случае должностная инструкция выступает в качестве своеобразного "щита", защищающего работника в случае возникновения конфликтной ситуации с работодателем, поскольку фактически разделяет трудовые обязанности между всеми работниками организации.
Вопрос 2: какие требования предъявляются к оргпанизации рабочего места секретаря
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
· рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
· в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
· мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.
Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.
Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.
Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.
Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.
При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.
А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.
· конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.
· высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.
· рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.
· конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.
· рабочий стул (кресло) должен быть поъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.
· поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.
· клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.
· для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.
· центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.
· по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.
· от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).
Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.
Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.
Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.
Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.
Вопрос 3:что должен делать секретарь для оказания помощи руководителю к подготовке к совещанию
Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если по каким-либо причинам возникает ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.
К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1, 5 – 2 недели до их проведения. Совместно с руководителем секретарь должен:
1) уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;
2) уточнить регламент совещания;
3) оповестить участников;
4) оформить и подготовить к рассылке повестку дня совещания и тезисы основных сообщений;
5) обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;
6) обеспечить регистрацию участников;
7) обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформить результаты протокола и решения, проконтролировать ход выполнения решений. В ряде случаев секретарь может выполнять функцию регистратора. В ходе совещания он не дает никому никаких оценок. Он просто фиксирует идеи. Он ни в коем случае не должен редактировать высказывания, основываясь на собственном мнении. Именно он должен уловить рациональное зерно, понять его суть и записать. Он может на секунду прервать выступавшего, чтобы тот четко сформулировал свое предложение. Поэтому совещание идет своим ходом, не затягиваясь, а может, и, наоборот, ускоренными темпами, так как регистратор в состоянии сразу определить повтор предложений. Он должен записывать основные мысли собравшихся на больших листах бумаги.
Для оповещения участников секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения.
За 1 – 1, 5 ч до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой и стакан (для выступающих) или минеральную воду и т. п.
Регистрацию участников начинают за 30 мин до начала совещания.
Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.
Место руководителя – в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места – справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам – участницам совещания.
Рабочее место стенографистки следует выбрать так, чтобы она хорошо слышала речи выступающих.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.
Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входят раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших; сообщение руководителю об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение о наступлении времени перерыва.
По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.
На оформление протокола совещания отводят обычно 2 – 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.
По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.
Подводя итоги: секретарь как помощник руководителя должен владеть все необходимой информацией по подготовке и проведение совещаний, так как о того, как подготовлено совещание, напрямую зависит его результат.
Вопрос 4:в чем заключаются функции секретаря по подготовке поездке руководителя с целью деловых встреч
Печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, времени, на которое назначены встречи и мероприятия, копию программы оставляет у себя, чтобы знать местонахождение руководителя, на случай необходимости, что-то срочно ему сообщить.
Подготовка командировок руководителя.
Подготовка материалов к командированию руководителя является обязательной функцией секретаря-референта.
Секретарь-референт готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение, совместно с руководителем составляет и печатает программу командировки. В программе перечисляются организации, которые планируется посетить, должностных лиц и так далее.
Секретарь-референт подбирает документы, собирает необходимые справки и по указанию руководителя готовит материалы для выступления, тезисы доклада, реферат.
В обязанности секретаря-референта, входит также детальная проработка маршрута поездки руководителя, заказ билетов, бронирование гостиницы.
Во время отсутствия руководителя, секретарь выполняет свою обычную работу, а также полученные от руководителя задания и поручения, после возращения руководителя из командировки секретарь:
1. Информирует о выполнении заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие.
2. Обрабатывает материалы командировки, перепечатывает размножает их, а затем передает в соответствующие структурные подразделения или отдельным работникам.
Также секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет о командировке.
Журнал регистрации выдачи командировочных удостоверений
|
Дата выдачи |
Должность Фамилия, имя, отчество |
Место комментирования |
Цель |
Срок командирования |
Дата и номер приказа |
|
|
|
Вопрос 5:каковы обязанности секретаря по подготовке приема посетителей
Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которой сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения, речи и внешности секретаря.
Секретарь обязана:
1. Знать круг лиц, имеющий доступ к руководителю в любое время.
1. Довести до сведения всех работников своего учреждения часы приема у руководителя по текущим вопросам, подпись, согласование документов если работник настаивает на другом времени секретарь должен узнать по какому вопросу доложить руководителю согласовать с ним время приема и сообщить работнику.
2. При приеме работников других учреждений или командированных из других городов выяснить согласованно ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должна на кануне напомнить о нем руководителю, в противном случае узнать у посетителя, по какому делу и из какой он организации при необходимости направить к соответствующему работнику. Если же необходим лично руководитель, то секретарь докладывает о посетителе в случае отсутствия или занятости руководителя договориться с посетителем о новом сроке. При этом записать дату и час приема, фамилию, должность, название учреждения, адрес и телефон, по которому в случае необходимости можно с ним связаться. Дает свой номер телефона.
3. Работа секретаря по организации приема посетителей своей организации по личным вопросам заключаются в следующем:
а) в специальный журнал или на карточку записывают данные о посетителе и указываются представленные по делу документы. Секретарь должна знать, какие документы необходимы для рассмотрения данного вопроса.
б) хранит неоконченные и недовведенные до конца дела и при повторном посещении подготавливает все имеющиеся по данному вопросу документы.
в) делает отметки в журнале о ходе рассмотрения и об окончании решении вопроса дает справки посетителям лично, письменно или по телефону, готовит необходимые справочные материалы.
С посетителями секретарь должна поздороваться предложить ему сесть, попросить назвать себя и изложить причину посещения. Внимательно выслушать посетителя при этом не заниматься своими делами. В разговоре секретарь должна проявлять максимально такта, вежливости, терпения и осведомленности в делах своего учреждения.
Журнал регистрации приема граждан по личным вопросам
|
№ |
Дата приема |
Фамилия, имя, отчество посетителей (заявителей) |
Место работы, должность и адреса заявителей |
Краткое содержание, просьбы заявителя |
Фамилия ведущего прием |
Меры принятые по заявлению |
Результат рассмотрения просьб |
Вопрос 6:какие виды работ секретаря относятся к бездокументному обслуживанию
Для того чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работа.
Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.
От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.
Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.
Одна из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.
В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки.
Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.
информация и как обеспечить ее защиту
Одной из главных составных частей экономической безопасности организации является информационная безопасность, которая достигается за счет использования методов защиты коммерчески ценной информации от возможных злоумышленных действий конкурентов и криминальных структур.
Информация, которая используется организацией, является ее интеллектуальной собственностью и подлежит защите. Наиболее ценная информация обычно образуется, концентрируется, используется и хранится на уровне руководителя.
Секретарь постоянно связан с информацией, документами, базами данных и устной информацией, представляющими большую ценность и составляющими коммерческую тайну организации. Поэтому защита ценной и конфиденциальной информации и четкое выполнение соответствующих установленных руководством правил является его важной должностной обязанностью.
К числу дополнительных функций относятся:
- организация регулярного обновления перечней сведений и документов, составляющих коммерческую тайну;
- ведение аналитической и контрольной работы по предотвращению образования каналов утраты, утечки конфиденциальной информации;
- практическое осуществление разрешительной системы доступа персонала фирмы к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных, которые требуются для выполнения сотрудниками своих обязанностей;
- ведение традиционного или автоматизированного делопроизводства и архивирования (документационного обеспечения управления организации и ее руководства) по конфиденциальным документам;
- эксплуатация системы защиты вычислительной техники, средств связи и другого офисного оборудования в кабинете руководителя и приемной;
- обеспечение защиты информации при проведении руководством переговоров, совещаний и приеме посетителей.
Статья 140 Гражданского кодекса Республики Беларусь выделяет служебную и коммерческую тайну. В сфере предпринимательства речь идет о коммерческой тайне. В государственной сфере управления применяется термин «служебная тайна».
Информация может быть отнесена к коммерческой тайне и стать конфиденциальной при соблюдении определенных условий:
- имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;
- информация не должна отражать негативные стороны деятельности организации или конкретного лица, нарушения законодательства и другие подобные факты, скрывать преступления;
- информация не должна относиться к перечню сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
- информация не должна быть общедоступной или общеизвестной, к ней нет свободного доступа на законном основании;
- организация должна выполнять все необходимые действия по защите этой информации;
- сотрудники должны знать о ценности такой информации и должны быть обучены правилам работы с ней.
Ценную конфиденциальную деловую информацию, как правило, содержат: планы развития производства, деловые планы, планы маркетинга, бизнес-планы, списки держателей акций и другие документы. Наиболее ценны сведения о производстве продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении, условиях контрактных переговоров, принципах управления фирмой, системе безопасности фирмы и т.п. Особо конфиденциальными являются сведения о персонале и лицах, сотрудничающих с организацией.
Выявление и регламентация реального состава информации, являющейся конфиденциальной и представляющей ценность, т.е. подлежащей защите, является основополагающей частью системы ее защиты. Состав этой информации определяется ее руководителем и фиксируется в специальном перечне.
Перечень сведений – постоянный рабочий материал. Он представляет собой классифицированный список типовых и конкретных сведений о проводимых работах, новейшей продукции, научных и деловых идеях, исследованиях, выгодных контрактах и т.п. Список должен регулярно обновляться и корректироваться руководством, а секретарь при необходимости – инициировать эту работу.
На основании перечня конфиденциальных сведений секретарь составляет и ведет классифицированный перечень (список) документов организации, подлежащих защите и обозначению соответствующим грифом ограничения доступа. Утверждается перечень руководителем.
Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала фирмы, понимается соответствующим образом оформленный носитель документированной информации, составляющей коммерческую тайну и представляющей интеллектуальную собственность организации.
Установление грифа ограничения доступа является первым и основным элементом защиты документированной информации. Следует учитывать, что риск угрозы утечки информации проявляется сразу при возникновении необходимости (и даже мысли) ее документирования.
При документировании конфиденциальной информации система защиты должна начинать функционировать заблаговременно.
Утечка информации представляет собой неправомерный, т.е. неразрешенный выход конфиденциальной информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа. Утечка информации означает не только получение ее лицами, не работающими в организации. К утечке приводит и несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией лиц данной организации.
Утрата и утечка защищаемой документированной инфор мации обусловлены ее уязвимостью. Уязвимость информации следует понимать как неспособность информации самостоятельно противостоять дестабилизирующим воздействиям, т.е. таким воздействиям, которые нарушают ее установленный статус.
Утрата (утечка, утеря, разглашение) информации предполагает незаконный переход конфиденциальных сведений, документов к лицу, не имеющему права владения ими и использования их в своих целях для получения прибыли.
Разглашение информации характеризуется двумя моментами:
а) информация переходит непосредственно к заинтересованному лицу — конкуренту или злоумышленнику, или
б) к третьему лицу. Под третьим лицом в данном случае понимаются любые лица (коллеги по работе, посетители, технический персонал, прохожие, работники служб экстремальной помощи и т.п.), получившие знание конфиденциальной информации в силу обстоятельств или в результате безответственности персонала, но не обладающие правом владения ею и, что очень важно, не заинтересованные в этой информации. Однако от третьего лица информация может перейти копилка злоумышленнику.
В целях правильной организации защиты ценной и конфиденциальной информации и документов фирмы секретарь, во-первых, должен знать состав такой информации и документов, выделять их из общей массы проставлением определенного грифа ограничения доступа, во-вторых, вести постоянное изучение и анализ возникающих угроз утечки информации и степени их риска и, в-третьих, анализировать состав информации, которой обладает каждый источник и которая циркулирует в каналах ее распространения.
Разрешительная система доступа представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства с целью обеспечения правомерного ознакомления и использования сотрудниками конфиденциальных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей. Система решает следующие задачи:
- ограничение и регламентация состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют знания тайны организации и работы с ценными документами;
- строго избирательное и обоснованное распределение документов и информации между сотрудниками;
- обеспечение сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций (документы, дела, база данных, информация, технические средства и т.д.);
- беспрепятственный проход сотрудника в здание организации, в конкретное рабочее помещение, к выделенному ему офисному рабочему оборудованию и компьютеру;
- исключение возможности несанкционированного ознакомления с конфиденциальной информацией посторонних лиц;
- рациональное размещение рабочих мест сотрудников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации.
Важно четко и однозначно определить: кто, кого, к каким сведениям, когда и как допускает.
Под допуском понимается процедура оформления права сотрудника на доступ к сведениям ограниченного распространения и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника (владельца) информации на передачу ее для работы конкретному лицу. Оформление допуска, т.е. согласие лица на определенные ограничения в использовании информации, носит добровольный характер.
Допуск к конфиденциальным документам и информации, составляющим коммерческую тайну, осуществляет первый руководитель.
В предпринимательских структурах допуск обычно оформляется соответствующим пунктом в контракте (трудовом договоре), где устанавливаются обязанности сотрудника по сохранению тайны и возможная степень ответственности за разглашение конфиденциальных сведений. Часто дополнительно сотрудник подписывает обязательство, в котором конкретизируется содержание пункта контракта в части определения сферы доверяемой ему тайны и подтверждения знания им порядка работы с конфиденциальной информацией, ее защиты, согласия соблюдать этот порядок.
Обязательство подписывают также лица, участвующие в работе фирмы и располагающие определенными закрытыми сведениями, но не являющиеся ее штатными сотрудниками (например, акционеры, учредители, руководители дочерних предприятий, партнеры, консультанты, эксперты и др.). Допуск может носить временный характер на период выполнения определенной работы и может пересматриваться при изменении профиля работы сотрудника.
Доступ представляет собой практическую реализацию права сотрудника на работу с подобной информацией. Такой доступ в отношении конкретной информации и конкретного сотрудника называется санкционированным, разрешенным и законным.
Разрешение (санкция) на доступ к конфиденциальной информации может быть дано при соблюдении следующих условий:
- наличие подписанного приказа первого руководителя о приеме на работу (переводе, временном замещении, изменении должностных обязанностей и т.п.) или назначении на должность;
- наличие подписанного сторонами трудового договора (контракта), имеющего пункт о сохранении тайны, и иногда подписанного обязательства;
- прямое отношение функциональных обязанностей сотрудника к передаваемым ему документам;
- знание сотрудником требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранению тайны;
- наличие необходимых условий в офисе для работы с конфи денциальной информацией.
Контроль за фактическим наличием этих условий возлагается на секретаря приемной руководителя.
Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (документам, делам, базам данных и т.п.) всегда строго персонифицировано (индивидуально) и дается руководителем только в письменном виде: резолюцией на документе, приказом, утверждающим схему именного доступа к конкретным группам информации, утвержденным руководителем списком-разрешением на обложке дела и т.п.
Если сотрудник допускается только к части документа, то в разрешении (резолюции) четко указываются конкретные пункты, разделы, страницы, приложения, с которыми он может ознакомиться.
Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по принципу «чем выше ценность конфиденциальных сведений, тем меньшее число сотрудников может их знать».
Любое обращение к конфиденциальному документу, ознакомление с ним в любой форме (в том числе случайное, несанкционированное) обязательно фиксируется секретарем в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и росписи лица, которое обращалось к документу.
Конфиденциальный документ находится в относительной безопасности до тех пор, пока он хранится у секретаря. При выходе документа за пределы рабочего помещения секретаря безопасность документа резко снижается за счет санкционированного ознакомления с ним определенного числа сотрудников. В связи с этим правильная организация секретарем работы персонала с конфиденциальными документами и его контроль за выполнением установленных правил представляются крайне важными.
Секретарь, выдавая документы сотрудникам организации, обязан:
- не допустить выдачу документа лицу, не имеющему права доступа к нему;
- в присутствии сотрудника проверить физическую сохранность документа, наличие всех приложений, листов и других частей документа и зафиксировать факт передачи документа на исполнение в учетных формах под роспись сотрудника;
- ознакомить сотрудника только с той частью документа, которая ему адресована; не разрешать сотруднику при ознакомлении с документом делать выписки из текста;
- предотвратить любую возможность ознакомления с документом постороннего лица (в том числе не допущенного к документу сотрудника), а также ознакомление сотрудника с частями документа, не адресованными ему;
- обеспечить учет документов, находящихся у сотрудников.
При сдаче сотрудником конфиденциального документа секретарь обязан в присутствии сотрудника проверить соответствие документа сведениям, указанным в учетных формах, его целостность, наличие всех листов и приложений, отсутствие повреждений листов или их подмены. После этого секретарь должен сделать отметку в учетных формах о приеме документа.
При приеме руководителем любой категории посетителей секретарю следует соблюдать следующие основные правила организации приема. Руководитель не должен принимать посетителей во время, выделенное для творческой работы с документами и электронными базами данных, особенно конфиденциальными. При вызове кого-либо из менеджеров в связи с работой над документом на столе руководителя должен находиться только тот документ, с которым он работает. Другие документы следует хранить в запертом сейфе или металлическом шкафу. Целесообразно, чтобы в это время в кабинет руководителя не заходили без вызова, в том числе и лица, имеющие право свободного входа в кабинет.
В целях ограничения возможности получить сведения за счет неупорядоченной организации труда руководителя, суеты в работе с документами и посетителями для приема следует выделить специальные часы, в течение которых руководитель не должен работать с документами, не относящимися к визиту того или иного лица, или вести деловые переговоры по телефону.
Различные категории посетителей целесообразно принимать руководителем в разные часы.
Посетители, в том числе сотрудники организации, не должны входить в кабинет руководителя в пальто, шубе или иметь при себе объемные кейсы, чемоданы, сумки. Эти вещи необходимо оставить в приемной.
Не допускается оставлять посетителя одного при выходе руководителя из кабинета. Во время отсутствия руководителя никто из посетителей или персонала не должен входить в его кабинет.
Доступ сотрудников на любые конфиденциальные совещания осуществляется на основе действующей в организации разрешительной системы.
Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:
- вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею;
- делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;
- обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;
- информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т. п.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников организации. Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио- или видеозаписи, использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия. По факту составляется акт, копия которого направляется организации, представителем которой является данное лицо, или передается руководителю, если это лицо является сотрудником этой организации. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации отдается секретарю для учета и хранения (или уничтожения). Устройство записи возвращается владельцу.
Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и рассылаются (передаются) участникам совещания в соответствии с требованиями по работе с конфиденциальными документами организации. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию, не разрешается.