Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Вариант № 3 20.04.04. 17
Оглавление:
Залог успешного взаимодействия пользователя с компьютером в знании пользователем основных составляющих, складывающихся из знаний структуры современного компьютера, основ алгоритмизации, основ программирования, умения эффективно работать с приложениями типа Microsoft Office 2000.
Вопросы алгоритмизации можно рассматривать как ключевые, независящие ни от алгоритмического языка, ни от задач, решение которых требуется получить с помощью тех либо иных программных средств. Основные моменты алгоритмизации можно рассмотреть на самых простых задачах, разделяя вопросы: что требуется получить и как можно достоверно и быстро получить требуемые данные.
При этом возможности языков программирования и специализированных пользовательских пакетов программ практически соизмеримы, если задача носит разовый характер, требуется правильное однократное решение.
В современной жизни широкое распространение получили базы данных. Задачи обработки и создания баз данных решают такие программы как MS Excel и MS Access.
Microsoft Access со дня своего появления в 1992 г. остается одним из наиболее гибких и эффективных приложений пакета Office. Об этом свидетельствует развитый набор средств, достоинства которых признаются даже самыми опытными пользователями баз данных, а простота использования, присущая всем приложениям Office, делает эти средства доступными и для начинающих пользователей.
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представить их в электронной форме, что в свою очередь дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, которые используются для этой цели – электронные таблицы.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Программа Excel предназначена преимущественно для работы с таблицами числовых данных. При формировании таблицы выполняется ввод, редактирование и форматирование числовых и текстовых данных, а также формул.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение ячейки (номер) выполняет функции ее адреса, который используется при записи формул.
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.
База данных – это список структуры, которая задается и определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в данной базе. Программное обеспечение баз данных как минимум позволяет выполнять две операции: сортировать или упорядочивать данные в определённом порядке и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации.
Microsoft Excel содержит большой набор разнообразных средств для обеспечения эффективного и эффектного управления базами данных. В Excel базы данных размещаются в таблицах, а каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые называются в базах данных записями и полями. Информация в базах данных имеет неизменную структуру, каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация каждой записи содержится в полях.
При работе с базами в Excel в первую очередь необходимо ввести заголовки столбцов, после чего можно ввести в базу данных информацию. Вводить данные и просматривать информацию можно с помощью команды “Данные” из меню “Форма”.
Для фильтрации данных в Excel используют команды “Автофильтр” и “Расширенный фильтр”. В случае простого выбора нужной информации достаточно команды “Автофильтр”. При использовании же более сложных критериев необходимо применять команду “Расширенный фильтр”. Все эти команды выполняются в результате выбора “Данные”, а затем “Фильтр”.
В большинстве случаев намного удобнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, которые могли бы удовлетворять определённому условию, и временно скрыть другие записи, используется фильтр. Фильтр задают, когда мы вводим условие фильтрации.
Создавая рабочие листы, использующиеся в качестве базы данных, нужно соблюдать следующие несложные правила:
2) пустая строка указывает на окончание данной базы данных, поэтому нельзя оставлять пустых строк между заголовками столбцов и записями данных.
В Excel ввод в базу данных осуществляется с помощью формы ввода данных. Это довольно простое средство, которое служит для облегчения ввода. Чтобы воспользоваться формой данных, следует произвести следующие операции: 1) выделить диапазон базы данных;
выбрать команду «Данные» из меню «Форма» (тогда откроется диалоговое окно с именем Рабочего листа, на котором находится база данных);
с помощью полосы прокрутки выбрать запись, которую необходимо отредактировать или удалить;
нажать кнопку «Удалить», если необходимо удалить запись;
использовать кнопку «Добавить», если нужно создать новую запись (при этом поля ввода очистятся, и в них можно будет ввести данные);
если надо внести данные в область критериев, нажать кнопку «Критерии» (для возврата к вводу в область базы данных следует нажать кнопку «Форма»);
при помощи кнопок «Назад» и «Далее» можно переходить к предыдущей или к последующей записи соответственно;
после окончания ввода нажать кнопку «Закрыть».
Задание для создания базы данных:
Станции метрополитена
База данных должна содержать следующие элементы:
Функции, выполняемые информационной технологией:
1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.
2. Формирование списка станций, введённых в эксплуатацию не позже запрашиваемой даты.
3. Формирование списка станций, которые расположены на выбранной пользователем линии, с указанием названия станции, района расположения и подсчетом срока ее эксплуатации.
4. Формирование списка станций, расположенных в заданном пользователем районе (по алфавиту).
При проектировании данной базы данных использовались ниже перечисленные зависимости:
1) Срок эксплуатации = Сегодняшняя дата – Дата ввода в эксплуатацию.
Создадим в табличном процессоре Microsoft Excel базу данных:
Выделяем исходную таблицу. В меню “Данные” выбираем «Фильтр», затем «Автофильтр». После этого в полученной таблице выбираем необходимые по постановке задания условия.
Для создания этого списка воспользуемся автофильтром, для этого выберем в меню Данные – Фильтр - Автофильтр.
Из исходной таблицы создадим сводную таблицу. Для этого в меню Данные выбираем Сводная таблица, а затем в окне Мастер сводных таблиц и диаграмм выберем нужные нам области диаграмм.
Для создания этого списка воспользуемся автофильтром, для этого выберем в меню Данные – Фильтр - Автофильтр. Для сортировки по алфавиту выделим столбец А и кликнем значок
Microsoft Access представляет собой функциональную реляционную СУБД (систему управления базами данных). В Access предусмотрены все необходимые средства для определения, обработки данных и для управления этими же данными при выполнении работы с большими объемами информации.
Базами данных называют огромные массивы данных, организованных в табличные структуры. Основными функциями систем управления базами данных являются:
- создание пустой (незаполненной) структуры базы данных;
-предоставление средств ее заполнения или импорта данных из таблиц другой базы;
- обеспечение возможности доступа к данным, а также предоставление средств поиска и фильтрации.
Система управления базами данных (СУБД) предоставляет возможность контролировать не только процесс задания структуры и описание своих данных, но и работу с ними, а также организацию массового (коллективного) пользования этой же информацией. Она также намного увеличивает возможности хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций:
1) определение (т. е. Задание и описание структуры) данных;
2) обработка данных;
Все они реализованы в Microsoft Access в полной мере. На практике обычно приходится решать задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. В этом случае пользователю приходится комбинировать программные продукты, чтобы добиться необходимого ему результата. Именно тогда все существенно и упростят возможности, которые нам предоставляет Microsoft Access.
Рассмотрим поподробнее возможности Access.
Для обработки данных таблиц в Microsoft Access используется язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). С помощью этого языка можно выделить из одной или нескольких таблиц нужную для решения данной конкретной задачи информацию. В Microsoft Access имеется также простое средство графического задания запроса - Запрос по образцу, которое используется для задания данных, необходимых для решения какой-либо задач. Буквально за считанные секунды можно построить довольно сложный запрос, если использовать для выделения и перемещения элементов на экране мышь в Windows не обязательно знать SQL. При любой обработке данных из нескольких и несколько кнопок на клавиатуре.
Работа с любыми объектами в Microsoft Access начинается с окна Базы данных. На левой панели данного окна сосредоточены элементы управления для вызова всех семи типов объектов программы. Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы.
Создадим таблицу данных путём импорта из Excel. Прежде чем приступить к импорту или связыванию, необходимо убедиться, что данные в электронной таблице расположены в соответствующем табличном формате, а также, что каждое поле (столбец) таблицы содержит значения одного типа. Все строки таблицы должны состоять из одних и тех же полей. Для создания таблицы последовательно выполним следующие операции:
1)Откроем базу данных или переключимся в Окно базы данных. 2)Выполним следующие действия: а)для того, чтобы импортировать электронную таблицу, выберем из меню Файл команду Внешние данные, а затем команду Импорт. б)чтобы связать электронную таблицу, необходимо выбрать в меню Файл команду Внешние данные, а затем Связь с таблицами. 3)Затем в диалоговом окне Импорт выбрать в списке Тип файла. 4)После этого нужно щелкнуть на стрелку, находящуюся справа от поля Папка, выбрать диск или папку, в которой расположен файл электронной таблицы, и дважды щелкнуть на нем. 5)Далее следовать инструкциям в диалоговых окнах мастера Импорт электронной таблицы. Нельзя импортировать данные из других файлов электронных таблиц, содержащих большое количество листов. Для того, чтобы импортировать данные из таких файлов, нужно сначала сохранить каждый лист в своем отдельном файле.
В результате получаем следующую таблицу:
Затем создаём вторую таблицу с помощью конструктора. Для этого выберем в списке Объекты пункт Таблицы и нажмём на кнопку Создать, находящуюся на панели инструментов окна базы данных. Затем дважды щелкнем по строке Режим конструктора и определим все нужные поля в таблице. Затем зададим первичный ключ, который используется для связывания таблицы с внешними ключами другой таблицы.
Затем в таблице “Осн табл” вместо названия линии ставим числовые значения, соответствующие таблице.
Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое накопление таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Выбор базовых таблиц для запроса
1.Для создания запроса к базе данных нужно открыть вкладки Запросы диалогового окна База данных и щелкнуть на кнопке Создать.
2. В открывшемся после этого диалоговом окне Новый запрос задать ручной режим создания запроса посредством выбора пункта Конструктор.
3. Создание запроса в режиме Конструктора начинается с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан наш запрос.
4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне Добавление таблицы, в нем же отображаются все таблицы, имеющиеся в данной базе.
5. Выбранные таблицы занести в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке Добавить.
Запрос на выборку – это наиболее часто используемый тип запроса в Microsoft Access. Запросы этого типа возвращают данные из одной или из нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (правда, с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений и нахождения других типов итоговых значений.
Запрос на изменение - запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение. А именно:
Запрос на удаление записей – самый опасный из всех запросов, вносящих изменения. В отличие от других типов запросов, он удаляет записи из таблицы навсегда и без возможности отменить изменения.
Запрос на добавление записей – применяется для включения записи из используемой таблицы в любую другую. Таблица, в которую нужно добавить записи, уже должна существовать. Записи можно добавлять как в пределах одной базы данных, так и в таблицу любой другой базы данных Access.
Запрос на создание таблицы – используется для получения новой таблицы.
На добавление записей - добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
Для создания этого запроса создаём параметрический запрос, для чего заходим в режим конструктора. Параметрический запрос отличается от простого запроса тем, что при его открытии появляется диалоговое окно и нам предлагается ввести значение какого – либо параметра.
Получаем таблицу:
Этот запрос также создаем в режиме конструктора как параметрический.
В данном случае пользователю предлагается ввести текущую дату и название линии:
Этот запрос также создаем в режиме конструктора как параметрический. В данном случае пользователю предлагается ввести текущую дату и название линии:
Получаем результат запроса:
Формы – это тип объектов базы данных, использующийся для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.
Для того, чтобы быстро создать форму, можно использовать команду Автоформа или мастер. С помощью Автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Мастер же выводит на экран вопросы и создает форму на основании наших ответов на них. После этого пользователь имеет возможность доработать или изменить форму в режиме конструктора. Для создания нашей формы воспользовались ссылкой из Обьекты – Формы - Создание формы с помощью мастера.
Для создания нашей формы воспользуемся исходной таблицей.
Получаем:
Для создания отчёта создадим сначала запрос, а затем по этому запросу сделаем отчет. Запрос создаём в режиме конструктора. В окне конструктора выбираем условие отбора
В данном случае пользователю предлагается ввести текущую дату и
название линии:
Получаем результат запроса:
При помощи этого запроса создадим отчет, для чего выбираем Создание отчета в режиме мастера.
Отчет:
4. Заключение
Информатика – это наука, систематизирующая приемы создания, хранения, воспроизведения, обработки и передачи данных средствами вычислительной техники, а также принципы функционирования этих средств и методы управления ими.
Все процессы в природе сопровождаются сигналами. Зарегистрированные сигналы образуют данные. Данные преобразуются, транспортируются и потребляются с помощью методов. При взаимодействии данных и адекватных им методов образуется информация. Информация – это динамический объект, образующийся в ходе информационного процесса. Он отражает диалектическую связь между объективными данными и субъективными методами. Свойства информации зависят как от свойств данных, так и от свойств методов.
Информатика и информация очень важны в современном мире. Технический прогресс накладывает свой отпечаток и на развитие информационных технологий, поэтому современный человек должен изучать основы информатики, что я и делаю с переменным успехом. В работе иллюстрируется решение задач с помощью электронных таблиц Excel_2002, работа программы показана на примерах. Также рассматриваются особенности работы в приложении MS Access_2002 на примере простой азы данных.
В данной работе созданы две таблицы и по этим данным создана сводная таблица в MS Excel. Все таблицы были импортированы в MS Access, и по ним была создана база данных, включающая в себя все необходимые запросы, формы и отчеты. В результате этого был сделан вывод. Электронные таблицы требуют меньших трудозатрат на ввод и вывод данных. Электронные таблицы Microsoft Excel 2002 имеют мощную систему автоматизации, особенно на этапе вывода информации. В электронных таблицах решение задачи можно представить в графическом виде и увидеть отображение решения задачи на экране.
В последнем разделе данной пояснительной записки рассмотрена работа с базами данных. При соответствующей подготовке программы эта задача решается быстро и эффективно, при этом от оператора не требуется никаких специальных знаний о программе, а только умение работать с ней на уровне пользователя.