Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
5.1. СУТНІСТЬ І ФУНКЦІЇ
СТРУКТУРИЗАЦІЇ ПРОЕКТУ
Досягнення «тотальної інтеграції» (про що йшлося у розділі 3) неможливе без структуризації як проекту, так і організації, що його виконує. Фахівці найчастіше більше обізнані в організаційних структурах і менше — в структуризації робіт з проекту, яка виконує не менш важливу роль.
Для планування виконання основних завдань проекту — обсягів, часу, витрат — менеджеру і команді проекту треба знати, які роботи виконувати, хто їх буде виконувати, які кошти і ресурси виділяються на ці роботи і якою є структура відповідних затрат. Відповідь на ці питання дає структуризація проекту, яка полягає у формуванні структури проектних робіт, затрат і узгодженні їх із організаційною структурою проектної команди. Вона передбачає розробку так званої робочої структури проекту (Work Breakdown Structure — WBS), організаційної структури проекту (Organization Breakdown Structure — OBS) і затратної структури проекту (Cost Breakdown Structure — CBS).
Структуризація проекту — це:
Основи структуризації було закладено на початку 60-х років запровадженням WBS у міністерстві оборони США. Але оскільки її асоціювали зі складною системою витрати/графік, то у 70—80-х роках минулого століття вона використовувалася обмежено, переважно в оборонних проектах, і майже не застосовувалась проектними менеджерами в цивільних галузях. Проте у 90-х роках ситуація різко змінилася, і методологія WBS поширилась на всі галузі з широким застосуванням комп’ютерної техніки, спеціальних програм.
Зараз спостерігаються два основних підходи при застосуванні цього методу:
Крім того, на основі цих підходів інколи використовують:
Структуризація дає змогу навіть дуже великим і складним проектам бути добре керованими, спланованими і контрольованими та має використовуватися на ранніх стадіях їхнього життєвого циклу.
5.2. ОДНОСПРЯМОВАНА СТРУКТУРИЗАЦІЯ —
СТВОРЕННЯ РОБОЧОЇ СТРУКТУРИ ПРОЕКТУ
Як зазначалося вище, структуризація проекту може бути проведена в одному, двох або трьох напрямах.
У наш час багато фірм застосовують «односпрямовану» систему для структуризації, управління, планування і контролю своїх проектів (тобто мова йде про структуризацію тільки обсягів робіт). Успіх у плануванні й контролі виконання проекту залежить від того, як швидко і точно буде визначено обсяги робіт. Це завдання вирішується за допомогою WBS — робочої структури проекту.
WBS створюється за допомогою поділу проекту на основні елементи, частини, послуги на логічній основі. Ці елементи, в свою чергу, поділяються на свої елементи, і цей процес повторюється доти, доки на нижчому рівні WBS елемент можна поділити на роботи, які мають виконуватись окремими групами. Кожного разу, як проект і його елементи поділяються, створюється так званий рівень.
Таким чином, WBS — це ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу усіх робіт з виконання проекту і подана у графічному вигляді. Це сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті розподілу роботи попереднього рівня на її складові. Елементом найнижчого рівня є група робіт, або так званий робочий пакет (work package).
Для одного й того самого проекту можна створити декілька WBS з різною кількістю рівнів та елементів на кожному рівні. Тому для фірми доцільно створити для окремих типів проектів стандартні формати їх WBS.
Наприклад, міністерство безпеки США у спеціальному документі стандартизує три перших рівні WBS для однакових проектів, а решту рівнів розробляє сам менеджер.
Основні принципи застосування WBS полягають у такому:
WBS є попереднім етапом, основою для розробки сіткових і календарних планів, що потребують повного переліку всіх робіт за проектом, які можна отримати, маючи пакети робіт. WBS наочно демонструє весь обсяг робіт і місце окремих виконавців.
Основні етапи розробки WBS:
Як зазначалося, для одного і того самого проекту можна створити кілька WBS із різною кількістю рівнів та елементів на кожному рівні залежно від принципу, який покладається в основу розбивки проекту на його складові. Тому фірмі доцільно створити для окремих типів проектів стандартні формати їх WBS.
Принципи формування рівнів WBS:
Тобто за дотримання будь-якого з цих принципів WBS — це поділ проекту на його складові елементи на логічній основі.
Для створення WBS структуризація може провадитися по таких рівнях:
рівень 1 — проект;
рівень 2 — стадії або субпроекти;
рівень 3 — системи або блоки;
рівень 4 — робочі пакети.
На нижчому рівні робочої структури проекту знаходиться робочий пакет (work package, табл. 5.1). Він являє собою групу робіт чи операцій, які піддаються оцінці з погляду визначення затрат і наділення ресурсами, тривалості виконання та призначення відповідального і має такі характеристики:
На рис. 5.1 наведено приклад трирівневої робочої структури проекту зі створення комп’ютерного центру в організації. Перший рівень — це сам проект, другий — це субпроекти, сформовані за продуктовим принципом: забезпечення кадрами, технічне забезпечення, програмне забезпечення і управління проектом. На третьому рівні WBS перебувають робочі пакети для перших трьох субпроектів, а управління проектом не деталізується. Тобто слід підкреслити, що глибина розбивки за певними блоками може бути різною.
Таблиця 5.1
СТРУКТУРА РОБОЧОГО ПАКЕТУ
|
Робочий пакет: « |
» |
|
Відповідальний за робочий пакет: |
|
|
Поставлене завдання: |
|
|
Необхідні результати: |
|
|
Бюджет: |
|
|
Основні умови: |
|
|
Терміни: |
|
|
Замовник: |
Відповідальний за робочий пакет: |
WBS може застосовуватися для поєднання робіт, які необхідно виконати, організаційних структур і відповідальності за роботу з підсистемами планування, оцінки, розподілу витрат і ресурсів, аналізу, контролю і звіту в єдину взаємопов’язану інтегровану систему управління проектом.
Рис. 5.1. Трирівнева робоча структура проекту
створення обчислювального центру
5.3. ДВОСПРЯМОВАНА СТРУКТУРИЗАЦІЯ
ТА КОДУВАННЯ ПРОЕКТУ
Створення робочої структури проекту дає змогу визначити весь перелік робіт, які необхідно виконати, проте не відповідає на запитання, хто виконуватиме ці роботи і яким коштом. Тому дедалі частіше у проектах використовується двоспрямована структуризація, яка поєднує робочу й організаційну структури і передбачає:
Організаційна структура проекту (ОBS)
Ця структура стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту (див. розділ 4) і не зачіпає відносин проектних груп чи учасників з батьківськими організаціями. Будується ОBS аналогічно робочій структурі, а саме:
Цей процес повторюється до найнижчого рівня — базових робочих груп (змішаних цільових або функціональних), а при реалізації малих проектів — до окремих виконавців.
Обсяг робіт для цих найнижчих організаційних рівнів являє собою найнижчі елементи WBS, кожний з яких можна планувати і контролювати як окремі одиниці. Таке саме правило чинне для створення OBS. Кількість рівнів залежить від розміру проекту (табл. 5.2).
На рисунку 5.2 наведено організаційну структуру проектної команди для створення комп’ютерного центру, де перший рівень — це вся команда на чолі з менеджером проекту, другий рівень — основні підрозділи для виконання роботи. Для малого проекту, можливо, цього буде достатньо, для великого необхідна подальша структуризація.
Поєднання робочої та організаційної структур дає змогу інтегрувати, планувати і контролювати роботу і порівнювати її виконання по підрозділах і організації загалом. Кожний менеджер у цій ієрархії має свій набір планів і звітів по своїх сферах відповідальності.
Таблиця 5.2
ВИДИ СТРУКТУРНИХ ОДИНИЦЬ ПРОЕКТУ ЗАЛЕЖНО ВІД ЙОГО РОЗМІРІВ
|
Рівень |
Мала |
Середня |
Велика |
Комплексна |
|
1 |
Загальна |
Загальна |
Загальна |
Комплексна |
|
2 |
Відділи |
Дивізіони |
Компанії |
Організація індивідуальних проектів |
|
3 |
Групи |
Відділи |
Дивізіони |
Компанії |
|
4 |
— |
Групи |
Відділи |
Дивізіони |
|
5 |
— |
— |
Групи |
Відділи |
|
6 |
— |
— |
— |
Групи |
Рис. 5.2. Організаційна структура проекту
створення комп’ютерного центру
Як уже наголошувалося, розподіл WBS здійснюється до робочого пакету, який виконується окремою групою. OBS, у свою чергу, розбивається до рівня груп, які виконують найнижчий рівень робіт у WBS. Таким чином, роботи найнижчого рівня WBS притаманні як WBS, так і OBS, тобто це — фундаментальні блоки обох структур.
Якщо зобразити WBS по горизонтальній осі, а OBS — по вертикальній, то на перетині отримаємо елементи двоспрямованої структури (рис. 5.3), тобто певні роботи, які виконуються відповідними підрозділами проектної команди. Кожний з них має свої ресурси і свій бюджет, що створює систему обліку затрат. За це відповідає менеджер-обліковець, який входить до складу адміністративної групи.
74
Рис. 5.3. Двоспрямована структура проекту створення комп’ютерного центру
WBS, OBS і облік затрат встановлюють каркас системи управління проектом. Тут поєднуються обсяг робіт, організаційна структура і персональна відповідальність на кожному рівні із субсистемами планування, контролю змін, ресурсів, витрат, якості, матеріалів, інформації, аналізу і звітування. Облік затрат — це природний і логічний управлінський центр, у якому інтегруються ці чинники.
Облік витрат кожної роботи полягає у її визначенні, плануванні ресурсів і бюджету; ці набори планів є фундаментальними блоками, або найнижчим рівнем у ієрархічній системі двоспрямованої системи планування і контролю.
Облік затрат будується на таких принципах:
Обсяг робіт, ресурси і витрати, необхідні для виконання усього проекту або його складових, визначаються знизу догори — додаванням величини показників по вертикальній осі, тобто від найнижчого — до вищого рівня WBS. Аналогічно по функціональних групах організаційної структури це визначається по горизонталі: для кожного вищого рівня витрати визначаються додаванням по нижчих рівнях.
Система кодування
Ключем до інтеграції окремих елементів проекту є систематизована система кодування, яка допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, WBS i OBS і встановити їхні взаємовідносини. Вона використовується, щоб відокремити і водночас поєднати все: роботи, їх планування і контроль, ресурси і кошти, облік, оцінку тощо.
Кодування — це життєво необхідний компонент інформаційної системи управління проектами. У кодуванні використовуються багатоцифрові номери або комбінації цифр і літер, кожна з яких має свій зміст, своє значення.
Кожний кодовий номер відповідає певним витратам, WBS або ОBS рівню та елементу, а також вказує на взаємостосунки у структурах WBS і ОBS. Кожний рівень структури представлено частиною коду. Одна частина презентує структуру WBS, друга — ОBS. Пов’язуючи їх, ми отримуємо витрати, притаманні цим структурам та їхнім окремим елементам. Побудову системи кодування на прикладі проекту створення комп’ютерного центру наведено на рис. 5.4.
76
Рис. 5.4. Система кодування проекту створення комп’ютерного центру
Кодування WBS
1. Код першого рівня
Проект, як правило, кодується одно- чи двозначним числом.
У нашому прикладі проект має код 8, тому усі дані, закодовані з початковою цифрою «8», належать до цього проекту.
2. Код другого рівня
Наступні одна чи дві цифри WBS-коду представляють елементи WBS другого рівня. Якщо використовуємо цифрову нумерацію — можна нумерувати дев’ять елементів, літерову — відповідно до літери абетки.
У нашому прикладі достатньою є цифрова система, елементи якої мають такі коди:
|
Код |
|
|
Добір і підготовка кадрів — |
81 |
|
Поставка і монтаж устаткування — |
82 |
|
Програмне забезпечення — |
83 |
|
Управління проектом — |
84 |
Усі плани, бюджети, затрати, звіти, оцінки, матеріали і т. ін. для цих елементів WBS даються під цим кодом, наприклад, під кодом 82 можна буде знайти будь-які характеристики робіт з поставок і монтажу устаткування:
3. Код третього рівня
Для наступного рівня додається ще одна цифра. Наприклад, для поставок і монтажу устаткування:
|
Код |
|
|
Підготовка приміщення — |
821 |
|
Розміщення замовлення — |
822 |
|
Доставка і монтаж устаткування — |
823 |
Кодування ОBS
Ця система кодується аналогічно WBS.
1. Код першого рівня
Даний рівень може мати код, а може і не мати його. У нашому прикладі — це цифра «4». Вона представляє загальну структуру проекту «8».
2. Код другого рівня
Друга цифра (або дві для великого проекту) представляє елементи другого рівня. У нашому прикладі:
|
Код |
|
|
Фахівець з добору персоналу — |
41 |
|
Група викладачів-тренерів — |
42 |
|
Ремонтна бригада — |
43 |
|
Група постачання — |
44 |
|
Група технічного забезпечення — |
45 |
|
Група програмного забезпечення — |
46 |
|
Адміністративна група — |
47 |
3. Код третього рівня
Наступна цифра ОBS-коду представляє елементи третього рівня. Для умов здійснення нашого невеличкого проекту це недоцільно, проте для великого проекту ремонтна бригада з кодом 43 могла б мати подальшу структуру з такими кодами:
|
Код |
|
|
Група штукатурів-малярів — |
431 |
|
Група електриків — |
432 |
|
Група сантехніків — |
433 |
Таким чином, при кодуванні організаційної структури перша цифра представляє організацію в цілому; друга — відділи; третя — групи.
Облік затрат
Коли комбінуються два коди, визначаються затрати стосовно WBS і ОBS. Наприклад, код затрат 82-43 надає таку інформацію:
WBS-словник або CTR-каталог
У зв’язку зі створенням WBS/ОBS-структур та кодуванням їх потрібно створити словник, який би визначав елементи й облік затрат (табл. 5.3). Це гарантує розуміння кожним залученим до проекту значення і змісту кожного з елементів WBS або ОBS. Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу «Витрати –– час — ресурси» (Cost — Time –– Resources, або CTR).
Таблиця 5.3
CTR-СЛОВНИК
|
Номер |
Код |
Зміст |
Затрати, |
Тривалість, дні |
Необхідні |
|
… |
|||||
|
3. |
813-42 |
Навчання системних аналітиків |
4000 |
5 |
Тренери — 2 особи |
Роботу зі систематизації і поєднання робіт треба обов’язково виконати на певній стадії планування проекту. Для кожного виду діяльності потрібно визначити час, ресурси і затрати, щоб у подальшому формувати систему планів і здійснювати їх контроль, причому сума затрат і ресурсів за видами діяльності має відповідати затратам і ресурсам, виділеним для цього підрозділу, і навпаки.
5.4. ТРЬОХСПРЯМОВАНА СТРУКТУРА ПРОЕКТУ
Трьохспрямована структура проекту (рис. 5.5) створюється додаванням до двоспрямованої структури третьої — структури затрат (Cost Breakdown Structure — CBS).
CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму створення WBS і OBS (рис. 5.6). Перший рівень — це всі витрати на проект. Другий рівень — основні елементи CBS: матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати.
Третій рівень — подальша розбивка. Як показано на рисунку 5.6, для трудових витрат це будуть: витрати на добір і навчання; витрати на оплату праці з поставки і монтажу устаткування; витрати на оплату праці з програмного забезпечення.
Четвертий рівень — подальша розбивка, наприклад, для оплати праці з програмного забезпечення: оплата праці програмістів; оплата праці системних аналітиків; оплата праці операторів.
Ця структура дає змогу збирати інформацію про затрати, аналізувати й готувати звіти по затратах будь-якого підрозділу або елементу робіт.
Таким чином, проведена за всіма напрямами структуризація проекту формує необхідну інформацію для подальшого планування і контролю його строків, ресурсів і затрат.
80
Рис. 5.5. Трьохспрямована структура проекту
Рис. 5.6. Структура витрат проекту створення комп’ютерного центру
Завдання та запитання для самоконтролю
а) за етапами життєвого циклу проекту;
б) за субпроектами (субпродуктами);
в) за локалізацією робіт;
г) за центрами затрат (залученими організаціями).