Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
PAGE 48
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ
УКРАЇНСЬКИЙ ТРАНСПОРТНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Дорожньо-будівельний факультет
Кафедра організації виробництва
РОЗРАХУНОКОВО-ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
ДО КВАЛІФІКАЦІЙНОЇ РОБОТИ НА ТЕМУ:
«Автоматизація процесів бухгалтерського обліку
в дорожньому підприємстві»
Студент
Коноваленко Костянтин Євгенович
Керівник
Липський Григорій Євгенович
Консультант
Лихоступ Микола Миколайович
Допущений до захисту
«___»__________1999 р.
Зав. Кафедрою
організації виробництва Липський Г.Є.
Київ 1999
Зміст
|
[1]
[2]
[3] [3.1] 1.1. Сутність та задачі обліку [3.2] 1.2. Характеристика терміну "бухгалтерський облік” [3.3] 1.3. Відмінності фінансового та управлінського обліку [3.4] 1.4. Предмет та метод бухгалтерського обліку [3.5] 1.5. Документація обліку [3.6] 1.6. Організація та форми бухгалтерського обліку [3.7] 1.7. Теоретичні питання організації бухгалтерського обліку
[4] [4.1] 2.1. Організація обліку, контролю й аналізу в умовах функціонування автоматизованої системи управління підприємством з використанням автоматизованих робочих місць [4.2] 2.2. Елементи організації бухгалтерського обліку в умовах застосування комп’ютерної техніки
[5]
[6] [7] Додатки [8] Бібліографія
[9] |
Розрахунково-пояснювальна записка на 48 сторінок, 6 малюнків, 3 графіки, бібліографія на 10 джерел.
В роботі визначена схема організації і автоматизації бухгалтерського обліку в дорожньому підприємстві, яка забезпечує оперативне кервництво підприємством для здійснення господарської операції з найбільш ефективним використанням оборотних коштів підприєжмства з метою одержання максимальних прибутків, ефективного використання власних активів підприємства, своєчасних розрахунків з бюджентом.
Здійснено аналіз організації бухгалтерського обліку в дорожньому підприємстві, вивчено документооборот в системі обліку дорожньої галузі і можливості впровадження автоматизованого бухгалтерського обліку з використанням існуючих бухгалтерських програм.
В умовах ринкової економіки значна роль належить бухгалтерському обліку, без знання якого неможливо ефективно керувати сучасними підприємствами.
Бухгалтерський облік - це спосіб документального спостереження, відображення і контролю за господарською і фінансовою діяльністю виробників і господарників (підприємств, організацій, орендних, спільних підприємств, акціонерних товариств тощо). Облік ведеться у вартісному, натуральному та трудовому вимірниках. Він грунтується на суворому дотриманні документації і здійснюється на основі державних правових актів, тобто на основі правових чинників, що передбачають виникнення виробничих підрозділів (цех, бригада, ланка, виробник), малих підприємств.
Важливі вимоги до бухгалтерського обліку - його простота, чіткість, достовірність поточних і звітних даних, попередження всілякого роду спроб перекручування дійсності, усунення серйозних недоліків в організації бухгалтерського обліку і посилення його ролі в здійсненні контролю за господарською діяльністю.
Предметом бухгалтерського обліку є окремі сторони багатогранного процесу розширеного відтворення: господарські факти, явища і процеси (операції), що зумовлюють рух господарських засобів, коштів, а також джерел їх утворення. Предмет бухгалтерського обліку охоплює весь процес відтворення, тобто виробництво, розподіл, обіг та споживання. Так, на цукровому заводі предметом бухгалтерського обліку є процес виробництва, реалізації цукру тощо; в дорожньо-будівельному підприємстві - процес будівництва, ремонту та експлуатації доріг. Таким чином предмет бухгалтерського обліку вивчає стан і використання коштів підприємства в процесі господарської діяльності.
Особливу увагу обліку слід приділити якщо зважити на те наскільки складним механізмом являється дорожній комплекс України, на чолі якого стоїть Міністерство Транспорту України, а роль управління дорожнім господарством відведена Українській державній корпорації по будівництву, ремонту та утриманню автомобільних доріг (УКРАВТОДОР). Весь цей комплекс складається з 783 підприємств та їх підрозділів державного і недержавного секторів (Додаток 1). Джерелами фінансування цієї системи являються: відрахування коштів підприємствами й господарськими організаціями; відрахування від доходів по експлуатації автомобільного транспорту; збір від продажу паливно-мастильних матеріалів та інші надходження, структура яких наведена у Додатку 2. А облік у цьому комплексі має поєднати у єдине ціле надходження коштів, перерозподіл їх між тими чи іншими ланками галузі, оцінку результату від діяльності комплексу та ще багато інших питань від яких залежить ефективне управління всією системою.
Для потреб управління дорожніми підприємствами бухгалтерський облік повинен надавати повну та своєчасну інформацію, що потребує його належної організації. В бухгалтерії організаційний процес є засобом, за допомогою якого об’єднуються трудові ресурси, матеріали, технологія, інформація для досягнення поставлених перед обліком завдань. Ефективна організація обліку сприяє оптимальному використанню ресурсів, мінімізує витрати виробництва.
На тлі цього слід враховувати що сучасний рівень розвитку характеризується комп’ютеризацією всіх сфер народного господарства країни: вирішенням принципово нових задач обліку, аналізу, контролю й управління; застосуванням автоматизованих систем управління, електронно-обчислювальних машин та автоматизованих робочих місць (АРМ) облікових працівників.
Бухгалтерський облік, як наука, являє собою вчення про систему отримання, обробки та видачі облікової інформації з метою використання її в управлінні ланками народного господарства.
В процесі обліку господарської діяльності підприємствами використовуються три види вимірювачів: натуральні, трудові та грошові. Натуральні вимірювачі приймаються для отримання відомостей про об’єкти обліку в натуральному вигляді (тони, літри, метри тощо). Трудові вимірювачі встановлюють кількість витраченої праці в одиницю часу окремим працівником та колективом в цілому. Ці вимірювачі часто використовують в сполученні з натуральними для визначення продуктивності праці робітників. Грошові вимірювачі використовуються для відображення об’єктів обліку в єдиному, однорідному виразі. Використання грошового вимірювача дозволяє отримувати узагальнюючі показники різнорідних господарських засобів та процесів.
Бухгалтерський облік являє собою систему безперервного відображення засобів (по їх видам та джерелам) та процесів господарської діяльності. Особливості бухгалтерського обліку полягають у наступному:
використовуються всі три вимірювачі – натуральні, трудові та грошові;
облік суворо документовано;
здійснюється в певному порядку на основі документів;
запис здійснених господарських операцій відображаються по облікових рахунках бухгалтерського обліку;
по всіх засобах періодично здійснюється інвентаризація;
облік являється суцільним за обсягом операцій підприємства та безперервним у часі.
Головними задачами бухгалтерського обліку являються:
забезпечення оперативного та послідуючого контролю за виконанням зобов’язань наявності та руху майна, використанням матеріальних та фінансових ресурсів згідно затвердженим нормам та кошторисам;
своєчасно запобігати негативним явищам в господарських процесах та результатах діяльності підприємства, що необхідно для оперативного керівництва та управління, а також для використання інвесторами, постачальниками, покупцями, кредиторами, фінансовими, банківськими, податковими та статистичними закладами та іншими зацікавленими органами та організаціями;
забезпечення збереження власності.
Бухгалтерський облік відрізняється від інших видів господарського обліку насамперед тим, що за допомогою його можна, по-перше, всі засоби господарства і його ре зультати відобразити в двох розрізах — за їхньою функціональною роллю та за правом власності; по-дру ге, здійснити суцільне, взаємно ув’язане і безперервне спостереження за господарськими операціями та за на явністю і рухом засобів господарства. Це дає змогу одер жувати необхідну економічну інформацію для уп равління, здійснення контролю за роботою господарства та виконанням його бізнес-плану, оцінити результати роботи.
Отже, бухгалтерський облік є основним і єдиним ви дом обліку, за допомогою якого здійснюється в грошово му виразі суцільне взаємоув'язане і безперервне спосте реження, сприймання, вимірювання та фіксація роботи господарства в цілому як сукупності, тобто всіх сторін його діяльності. Інші види обліку забезпечують окремі сторони діяльності у межах господарства (оперативно-технічний облік) або в масштабі народного господарства і його галузей (статистичний облік).
Бухгалтерський облік є найбільш масовим видом обліку, оскільки ведеться у всіх господарських са мостійних ланках світової економіки. Завдяки йому керівництво господарства, власники, органи управління дістають необхідну економічну інформацію для уп равління, оцінки і здійснення контролю за господарсь кими процесами.
Облік — це процес, який складається з операцій спо стереження, сприйняття, вимірювання та фіксації (реєстрації) фактів, процесів, подій природи або суспільного життя. Спостереження зводяться до визна чення змістовної характеристики об'єкта обліку, яку потрібно облічити, тобто до визначення предметної суттєвості об'єкта обліку, вимірювання — до вираження об'єкта обліку в визначених одиницях вимірювання (на туральних, речових, трудових або вартісних), реєстрація ~ до фіксації даних про предметну суттєвість (вла стивість) об'єкта обліку, одиниць його виміру та інших характеристик.
Якщо процес обліку відбувається над об'єктами гос подарського характеру, то такий облік називають госпо дарським.
Господарський облік - це спостереження, сприйнят тя, вимірювання та реєстрація господарських фактів, які являють собою дійсні явища (споруда, трактор, хліб тощо) або дійсний процес (купівля, виготовлення продукту, виконання роботи, надання послуги тощо) госпо дарювання.
Постійне ускладнення господарського життя призве ло до диференціації господарського обліку. Сьогодні в економічній літературі господарський облік поділяють за різними ознаками. Найбільш важливими слід визнати поділ за видами та за характером.
За видами господарський облік поділяють на оперативний, статистичний та бухгалтерський, за характером — на фінансовий та управлінський. Кожний вирішує свої завдання.
Інформаційні потреби щогодинного, щозмінного та щодобового управління, коли необхідне гнучке маневру вання, постійне регулювання, контроль та оцінка ходу робіт, забезпечуються оперативним обліком.
При необхідності одержання інформації про показни ки, які характеризують закономірності та тенденції роз витку господарства, застосовують статистичний облік.
Для того, щоб одержати узагальнюючі дані (інформацію про стан господарства, зміни, які у ньому відбуваються, стан взаємозв'язків та взаємовідносин од ного господарства з іншим) та на їх основі визначити результати господарювання, ведуть бухгалтерський облік. До основних ознак бухгалтерського обліку нале жать: юридична доказовість, безперервність, вартісне вимірювання, двоїсте (подвійне) відображення стану та змін господарських фактів (явищ та процесів) на основі теорії двоїстості (балансового методу).
Фінансовий облік призначено для формування вартісних показників господарства, які потрібні для ви явлення зовнішніх зв'язків (бюджет, банки, постачаль ник, покупці тощо). Він є обов'язковим для всіх суб'єктів господарювання.
Управлінський (внутрішньогосподарський) облік — це облік, у якому формуються показники для різних внутрішніх та зовнішніх потреб: обчислення собівартості придбання матеріалів, виготовленої продукції, викона них робіт, наданих послуг; визначення витрат, розраху нок доцільності виконання робіт тощо. Він складає ко мерційну таємницю господарника.
Теоретичні основи побудови обліку єдині для усіх видів, форм, та масштабів підприємницької діяльності. Специфіка методики обліку та його організації зале жить від масштабів і характеру діяльності, ор ганізаційної структури господарства та цілого ряду інших причин.
Значимість фінансового управління підприємством знайшла своє відображення в нових підходах до самої організації бухгалтерського обліку в Україні. Велика кількість прибічників має направлення створення плану рахунків за принципово новою структурою, яка забезпечує можливість ведення фінансового та управлінського обліку. Організація фінансового обліку повинна регламентуватись певним державним органом, з метою створення єдиної системи визначення фінансового та майнового стану підприємства, оцінки статей активу та пасиву балансу, фінансових результатів, розрахунків з бюджетом та інших показників, які являють собою інформацію для складання фінансового (бухгалтерського) звіту.
Управлінський бухгалтерський облік повинен забезпечувати синтетичний та аналітичний облік руху товарно-матеріальних цінностей, готової продукції, розрахунків, витрат за місцем виникнення, центрам відповідальності, сегментам діяльності, статтям калькуляції та не повинен бути зв’язаним безпосередньо з операціями на рахунках фінансового обліку.
1. Обов’язковість ведення обліку. Ведення фінансового обліку обов’язкове. Повинні бути прикладені значні зусилля для збору даних в потрібній формі та з потрібним ступенем точності незалежно від того, чи вважає адміністрація ці дані корисними. Ведення ж управлінського обліку суцільно залежить від волі керівництва: ніякі сторонні органи чи організації не мають права вказувати що потрібно і чого не треба робити. Оскільки ведення управлінського обліку повністю залежить від волі адміністрації, то немає сенсу в зборі та обробці інформації, цінність якої для управлення нижче вартості її отримання.
2. Ціль ведення обліку. Ціль фінансового обліку - співставлення фінансових документів для користувачів поза організацією. Коли документи складені, ціль вважається досягнутою. Управлінський облік є лише засобом забезпечення планування, власне управління та контролю.
4. Базисна структура. Фінансовий облік будується на основополагючій рівності: активи = зобов’язання + капітал власника підприємства. В управлінському обліку це три основних види:
а) облік повної собівартості;
б) диференційований облік;
в) облік за центрами відповідальності.
5. Основні положення. Фінансовий облік повинен вестись у відповідності із загальноприйнятими принципами бухгалтерського обліку. Якщо говорить про сьогоднішнє положення в Україні – це "Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності Україні" затверджене Міністерством Фінансів України від 03.04.93 №250, та "Про затвердження об’єму та форм річного бухгалтерського звіту підприємств та Інструкції про порядок їх заповнення" від 09.08.93.
6. Прив’язка у часі. Фінансовий облік відображає фінансову історію організації. Бухгалтерські проводки виконуються вже після звершення відповідної операції. Хоча дані фінансового обліку й беруться до уваги при плануванні, але вони за своєю природою носять "історичний" характер. Управлінський облік включає в свою структуру, нарівні з інформацією "історичного" характеру, оцінки й плани на майбутнє. Ціль фінансового обліку – показати, "як це було", а управлінського – “як це має бути”.
7. Форми вираження інформації. Фінансові документи, які являються кінцевим продуктом фінансового обліку, містять в основному інформацію в грошовому виразі. В управлінському обліку фігурує інформація, як в грошовому, так і в натурально – речовому виразі. В управлінському обліку відображається кількість матеріалу та його вартість тощо.
8. Ступінь точності інформації. Адміністрації підприємства потрібна своєчасна інформація, і тут часто можна піти на певне послаблення вимог до точності на користь швидкості отримання інформації. Таким чином, в управлінському обліку часто використовуються приблизні й приблизні оцінки, мабуть навіть частіше, ніж точні дані. Авжеж, дані фінансового обліку не можуть бути абсолютно точними, але приближення й приблизні оцінки в управлінському обліку використовуються значно частіше, ніж у фінансовому.
9. Періодичність звітності. Повний фінансовий звіт складається підприємством за підсумками року, менш детальні – щоквартально. Деталізовані звіти в управлінському обліку складаються великими організаціями щомісячно; звіти за окремими видами діяльності можуть складатись потижнево, щоденно, а в деяких випадках – негайно.
10. Строки представлення звіту. Оскільки для вивірення даних й перевірки їх зовнішніми аудиторами потрібен час, до якого потрібно добавити деякий термін на друк та розповсюдження фінансових звітів, останні потрапляють до користувачів тільки через кілька тижнів після закінчення звітного періоду.
Звіти ж з управлінського обліку можуть містити інформацію, яка потребує негайних дій. Ці звіти звичайно складаються на протязі кількох днів після закінчення звітного місяця (або на наступний ранок - для щоденних звітів).
11. Об’єкт звітності. В фінансових звітах організація описується як єдине ціле. Для великих компаній, що діють в кількох галузях, є необхідність відображення виручки й доходу по кожній галузі, тобто по великим сегментам цілого підприємства. В управлінському обліку основна увага звертається на порівняно невеликі підрозділи підприємства – по окремих виробах, видам діяльності, по організаційним підрозділам, по центрам відповідальності.
Предметом бухгалтерського обліку являється господарська діяльність підприємства. До групи об’єктів, що її забезпечують, відносяться господарські засоби та їх джерела, а до об’єктів що складають – господарські процеси та їх результати.
Господарські засоби являють собою: основні засоби (будівлі, споруди, машини, обладнання, транспортні засоби, інструменти тощо). Вони створюють необхідні умови для нормального здійснення виробничого процесу, сприяють його правильній організації. Основні засоби беруть участь у процесі виготовлення продукції протягом тривалого часу, обслуговують багато виробничих циклів. Одночасно основні засоби поступово передають втілену в них працю на продукцію, що виготовляється, у вигляді амортизаційних відрахувань. Це призводить до їх зносу та зменшенню вартості.
Оборотні засоби являють собою вихідний матеріал, з якого виготовляється продукція. До оборотних засобів відносять: сировина та матеріали, напівфабрикати, допоміжні матеріали, паливо та незавершене виробництво (оборотні засоби, обробка яких не закінчена на тій чи іншій фазі виробництва) та інші матеріали, що використовуються в одному виробничому циклі та цілком переносять свою вартість на продукцію, що виготовляється.
Грошові кошти використовуються для здійснення різноманітних платежів, поділяються за місцем їх знаходження, зберігаються в основному на розрахунковому рахунку банку та використовуються для здійснення всіх основних розрахунків підприємства: з постачальниками та покупцями, з фінансовими та податковими органами тощо, такі розрахунки ведуться через розрахунковий рахунок та інші рахунки підприємства за безготівковими перерахуваннями. Готівкові гроші знаходяться в касі підприємства.
Кошти в розрахунках являють собою дебіторську та кредиторську заборгованість, тобто борги інших підприємств та осіб даному підприємству, та заборгованість даного підприємства перед іншими підприємствами чи особами. Відповідно до цого ті чи інші сторони являються дебіторами чи кредиторами.
Обов’язковою умовою бухгалтерського обліку являється оформлення кожної господарської операції документом. Документація – це процес суцільного та безперервного відображення господарських операцій в документах.
Оскільки на підприємстві здійснюється велика кількість різноманітних господарських операцій, існує багато різноманітних за своєму змісту та формі документів. Більшість документів взаємопов’язані між собою, та зміст одних документів витікає зі змісту інших.
Первинні документи, в тому числі на паперових та машинозчитувальних носіях інформації, повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування документу (форми), код форми, дата та місце складання, зміст господарської операції, вимірювачі господарської операції, посада особи, відповідальної за ведення господарської операції та правильність її оформлення, особистий підпис або інші знаки, які ідентифікують особу, яка здійсняла господарську операцію.
В залежності від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можна внести додаткові реквізити.
При складанні документів на машинних носіях інформації підприємства зобов’язані за свій рахунок та власними силами зробити їх копії на паперових носіях за вимогою контролюючих або судових органів та своїх клієнтів. Первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, я якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.
Жодна господарська операція, яка відбувається на підприємстві та установі, не повинна уникнути документування. Однак документуванням господарських операцій займаються не тільки і не стільки працівники бухгалтерської служби підприємства чи установи, а насамперед ті, хто здійснює господарські операції і дає дозвіл на їх проведення. Це посадові особи виробничих, організаційно-технологічних, інженерно-технічних та розпорядчих служб і підрозділів. Тому постановою Кабінету Міністрів України від 26 квітня 1995р. № 307 визнано за необхідне зобов’язати керівника підприємства, організації і установи забезпечити документування всіх господарських операцій, пов’язаних з одержанням доходів, різними витратами, змінами в складі і стані майна, зобов’язань і капіталу, розподілом доходів тощо.
Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені строки для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених в документах, несуть особи, які склали та підписали ці документи.
Бухгалтерські документи можна класифікувати за призначенням, порядком складання та способу висвітлення операції.
Для отримання необхідної інформації про господарську діяльність необхідно всі дані про операції, що містяться в документах, згрупувати у відповідності до їх економічного вмісту та зареєструвати. Реєстрація здійснюється за допомогою облікових регістрів, що забезпечують контроль за збереженістю документів та необхідну наочність відображених у них даних.
В облікових регістрах виконується групування даних первинних документів за однорідними признаками, які використовуються для ведення бухгалтерського обліку та управління господарською діяльністю підприємства.
Облікові регістри групуються за певними признаками:
за видами бухгалтерських записів поділяються на хронологічні та систематичні;
за зовнішнім виглядом поділяються на бухгалтерські книги, картки, вільні листи;
за об’ємом вмісту поділяються на регістри синтетичного та аналітичного обліку.
В регістрах хронологічного обліку відображаються господарські операції в певній послідовності, в момент їх здійснення групування даних, що реєструються, не відбувається.
Систематичні регістри призначені для реєстрації господарських операцій в певній послідовності та в певному групуванні однорідних за економічним змістом господарських операцій. Регістри систематичного обліку складаються в розряді синтетичного та аналітичного обліку.
Останнім часом широкого використання набули комбіновані регістри систематичного обліку, які поєднують синтетичні та аналітичні записи. Використання комбінованих регістрів дає можливість оперативно отримувати хронологічні та систематичні дані або показники синтетичного та аналітичного обліку разом, що скорочує об’єм роботи по обліковій реєстрації та дає наочне уявлення про здійснені операції.
В процесі здійснення господарських операцій з’являється необхідність у накопиченні та групуванні даних. Для групування певних даних за об’єктами обліку застосовуються групувальні відомості.
Для ведення записів по синтетичному та аналітичному облікам застосовують бухгалтерські книги, в яких всі листи зброшуровані, пронумеровані, на останній сторінці зазначено кількість сторінок із завіруючим підписом керівника та головного бухгалтера, а також скріплені печаткою.
Картки ведуться на підприємствах, де не застосовується обчислювальна техніка, для відображення аналітичних даних (тобто докладний опис інформації про об’єкт обліку) по кожній номенклатурі обліку (товарно-матеріальних цінностей, основних засобів тощо). Зібрані разом картки складають картотеку, яка розподіляється за певними признаками.
Вільні листи являють собою таблиці різноманітного формату із спеціальним графленням. Вони складають основу сучасних форм обліку та використовуються для ведення як синтетичного, так і аналітичного обліку. Регістри даного виду використовуються для запису операцій безпосередньо з первинних документів. На вільних листах ведуться різноманітні відомості та журнали.
По закінченню звітного року та складанні балансу книги, картки та вільні листи (відомості) закриваються шляхом підведення підсумків по кожному рахунку та запису суми залишку.
Структура синтетичних регістрів залежить від форми бухгалтерського обліку, а аналітичні регістри – від особливостей об’єктів обліку.
В умовах застосування обчислювальної техніки застосовуються електронні носії: диски, дискети, магнітні стрічки, машинограми, відеограми.
Підприємства які складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, зобов’язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.
Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали та підписали їх.
Інформація про господарські операції, що були здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності.
Під формою бухгалтерського обліку розуміють технологію та організацію облікового процесу відповідними способами, технікою документування та облікової реєстрації. В бухгалтерському обліку в Україні застосовуються наступні форми обліку: меморіально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена форма обліку, таблично-перфокарткова, таблично-автоматизована, діалогова.
З усіх вищенаведених форм в дорожніх організаціях застосовується журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку. Сутність цієї форми полягає у застосуванні журналів-ордерів та допоміжних відомостей, які являються основними обліковими регістрами. Всі журнали-ордери побудовані так, що в них поступово накопичуються та підраховуються дані для перенесення їх в звітні форми.
Основними перевагами журнально-ордерної форми обліку являються:
поєднання аналітичного та синтетичного обліку в одному регістрі;
забезпечення своєчасного та рівномірного відображення бухгалтерських записів на протязі звітного періоду;
забезпечення розподілення облікових робіт;
можливість проведення аналізу господарської діяльності підприємства;
скорочення загальної кількості облікових регістрів.
Проте в наш час, у нових умовах господарювання ця форма не відповідає всім потребам оперативного управління підприємством, а саме: побудова журналів-ордерів не містить нових форм організації обліку, не відповідає за складом аналітичних даних, які необхідні для управління підприємством, а найголовніше – не дозволяє здійснювати бухгалтерський облік оперативно для визначення реального фінансового стану управління на будь-який момент.
Для того, щоб бухгалтерський облік грав роль не тільки послідуючого контролю після одержання квартальної звітності, а справжню роль – був інструментом для керівника в оперативному керівництві управлінням, необхідно впроваджувати автоматизацію бухгалтерського обліку. Суть її полягає в наступному: сучасні технічні засоби, які застосовуються для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку, дозволяють підійти по-новому до формування облікової інформації, знизити трудомісткість обробки інформації, підвищити оперативність доступу бухгалтерського апарату до інформації, що обробляється.
Так Українським державним виробничо-технологічним підприємством «Укрдортехнологія» щоквартально до податкової інспекції та вище стоячої організації (Корпорації «Укравтодор») подаються бухгалтерські звіти, досить важливим елементом яких є пояснювальні записки, об’єм яких не регламентується.
Підготовка всіх цих звітів супроводжується ручною обробкою великої кількості паперових реєстрів, на яких здійснюється ведення обліку продовж звітного періоду. Такий спосіб підготовки звітності потребує досить великих витрат праці і при цьому процесі існує велика вірогідність механічної помилки (описки, арифметичні помилки).
Останнім часом перелік документів що здаються до відповідних організацій, зазнав певних змін. Так, якщо на сьогоднішній день, для податкової адміністрації найважливішими звітними документами є Декларація про прибуток підприємства (що введена в дію, згідно із законом про оподаткування підприємств, з 1 жовтня 1997 року) та Декларація про податок на додану вартість, то для вище стоячої організації найважливішими залишаються Баланс підприємства та Звіт про фінансово-економічні показники підприємства (які до податкової адміністрації взагалі не подаються).
Як вже зазначалось вище, найпоширенішою формою бухгалтерської звітності є журнально-ордерна форма, яка застосовується і в «Укрдортехнології».
Головною перевагою цієї форми є те, що вона дає можливість зосередити величезні об’єми інформації у відносно невеликій кількості регістрів - журналіах-ордерах, відомостях, головній книзі. Але ці регістри мають складну побудову, відрізняються між собою за структурою та потребують виконання ряду логічних операцій при заповненні.
Ведення обліку при цій формі потребує високої кваліфікації та великого практичного стажу.
Бухгалтерський облік можна уявити як трьохступеневу систему, яка є складовою системи управління дорожнім підприємством. Першим її рівнем є методичний, другим – механічний (рівень форми обліку), третім – організаційний. На методичному, базовому рівні систему бухгалтерського обліку утворюють факти господарської діяльності, що реєструються та узагальнюються на бухгалтерських рахунках. Тут елементами системи бухгалтерського обліку виступають рахунки (на яких здійснюється узагальнення фактів), що розкривають зв’язки між господарськими подіями через подвійний запис, а також інші елементи методу бухгалтерського обліку. Обробка та реєстрація фактів господарської діяльності призводять до створення різних форм обліку (другий рівень системи бухгалтерського обліку). Взаємодія облікових працівників відбувається на третьому, організаційному рівні системи бухгалтерського обліку.
В бухгалтерському обліку суб’єктом управління є всі працівники, які виконують функції обліку, а в організації бухгалтерського обліку суб’єктом виступають керівники дорожньої організації – директор та головний бухгалтер. Якщо в бухгалтерському обліку об’єктом є господарські факти, то в організації бухгалтерського обліку – обліковий процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне та технічне забезпечення обліку, тобто власне система бухгалтерського обліку.
Організація бухгалтерського обліку складається з трьох взаємопов’язаних частин (етапів), що відповідають трьом розглянутим вище рівням системи бухгалтерського обліку, та охоплює весь бухгалтерський облік як технологічний процес, в якому поєднується жива праця облікових працівників, засоби праці – технічне забезпечення бухгалтерського обліку, а також специфічні предмети праці – бухгалтерські документи – для одержання підсумкової інформації.
На першому, методичному етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, які полягають у документуванні, інвентаризації, використанні синтетичних та аналітичних рахунків, подвійному записі, оцінці майна та зобов’язань, калькулюванні, бухгалтерському балансі та звітності.
Другий етап організації бухгалтерського обліку – технічний, - це вибір форми обліку, що найкраще підходить для бухгалтерії даної дорожньої організації. Він полягає у виборі способу обробки облікових даних – паперового або комп’ютерного, розробці переліку форм облікових регістрів, встановленні порядку здійснення записів в регістрах і перенесенню даних між ними.
Якщо під час першого та другого етапів здійснюється організація ведення облікових записів, то третій етап полягає в організації роботи облікового апарату. Він включає :
Організаційна функція управління дорожнім підприємством полягає в організації виробництва, управління та праці. Організація бухгалтерського обліку також потребує створення певного технологічного ланцюгу з обробки інформації, здійснення управління обліковим апаратом та створення сприятливих умов для роботи бухгалтерів. Бухгалтерія – такий самий відділ дорожнього підприємства, як і всі інші адміністративні служби, і, якщо рядовий виконавець свою діяльність спрямовує на збирання і групування звітних даних, то головний бухгалтер – організатор обліку – в своїй роботі виконує всі управлінські функції: створює та вдосконалює структуру і техніку облікового підрозділу, планує роботу бухгалтерії, приймає рішення щодо стимулювання обліковців до праці, контролює правильність і своєчасність облікових даних. Організація обліку потребує грунтовного інформаційного забезпечення та ефективної комунікації; створення, налагодження та функціонування системи бухгалтерського обліку, передбачає оцінку можливих варіантів, вибір з кількох альтернатив – тобто прийняття управлінських рішень.
Ведення господарства вимагає виконання комплексу робіт (функцій) — прогнозування, нормування, плану вання, організації, мотивації регулювання, обліку, конт ролю та аналізу господарської діяльності, своєчасної підготовки і подання податкової звітності. Щоб успішно господарювати, потрібно виконувати всі ці функції. Функція обліку є обов'язковою, що передбачено закона ми кожної держави.
Згідно з діючими законами України всі підприємства, незалежно від форм власності, виду діяльності, масштабності тощо, повинні забезпечити ведення бухгалтерського обліку і подання фінансової, податкової та статистичної звітності. Тому знання бухгалтерського обліку є обов'язковим для кожного господарника. Результатом виконання цих завдань буде зовнішня та внутрішня звітність яка представляє бухоблік як інформаційну систему.
В процесі дфяльності підприємства значна більшість документів підприємства проходить через бухгалтерію, де більшість з них обробляється і реєструється. Тому доцільно розглянути бухгалтерський облік як головну ланку інформаційного забезпечення процесу управління підприємством. Це можна проілюструвати наступним чином:
Мал. 1.1. Бухоблік як інформаційна система
Перша мета досягається за допомогою фінансового та управлінського обліку, друга – фінансового. Реалізація нових цілей пов’язане із:
Бухгалтерський облік базується на певних концепціях, головними з яких є безперервний та суцільний характер, вартісний вимірювач, документальність, подвійний запис. В обліку всі без винятку господарські операції, наприклад оприбуткування на складі матеріалів, сплата податків, нарахування зарплати працівникам, фіксуються систематично і послідовно по мірі їх виконання. Бухгалтерський облік реєструє головним чином інформацію, подану у грошовій формі. Причому гроші виражаються у тій вартості, яку вони мають на час реєстрації господарських операцій. Факт здійснення операцій обов’язково фіксується у первинних облікових документах, чим забезпечується об’єктивність і достовірність даних обліку. Основний метод обробки інформації – подвійний запис.
Об’єктом бухобліку є господарська діяльність підприємства. Щоб здійснювати її, треба мати майно, насамперед кошти, які дозволяють придбати товарно-матеріальні цінності. Спрямовуючи їх у виробництво, підприємство отримує готову продукцію, у процесі збуту якої повертаються раніше витрачені кошти, але вже у вигляді прибутків. За рахунок повернених коштів визначений процес повторюється. Таким чином забезпечується кругообіг майна. Основний висновок: господарська діяльність як об’єкт бухгалтерського обліку являє собою сукупність операцій над майном підприємства. Великий обсяг господарських операцій зумовлює надзвичайну трудомісткість обліку. До того ж у зв’язку з періодичною зміною нормативних документів змінюється зміст окремих операцій, що вимагає від бухгалтера постійної роботи над нормативною документацією.
При веденні бухгалтерського обліку без застосування комп’ютерних засобів керівник дорожнього підприємства не має можливості здійснювати оперативний контроль за наявністю необхідних для будівництва дороги будівельних матеріалів, оперувати наявними грошовими коштами управління для організації поставок матеріалів, своєчасного розрахунку з бюджетом по сплаті податків, виплати заробітної плати і своєчасним забезпеченням сплат постачальникам і субпідрядчикам, оскільки бухгалтерський облік надає йому послідуючу інформацію, а не оперативну. В результаті дорожнє управління залучає зайві оборотні кошти для створення резерву наявності матеріалів на складах і інших розрахунків. Вирішення завдання по створенню високого рівня управління для кінцевого результату – своєчасного виконання будівництва об’єкту і максимального отримання прибутків полягає в створенні в дорожньому управлінні комп’ютерної мережі основних його підрозділів.
Сучасний рівень розвитку характеризується комп’ютеризацією всіх сфер народного господарства країни: вирішенням принципово нових задач обліку, аналізу, контролю й управління; застосуванням автоматизованих систем управління, електронно-обчислювальних машин та автоматизованих робочих місць (АРМ) облікових працівників.
Незважаючи на те, зо за допомогою ЕОМ вирішуються задачі обліку, продуктивність праці облікових робітників та робітників управління залишається низькою.
Найбільший ефект від застосування ЕОМ в бухгалтерському обліку досягається за рахунок вдосконалення його методології та організації, підвищення контрольних властивостей, більш повного задоволення потреб управління. В наш час раціоналізація технології обробки облікової інформації, зниження трудомісткості – основні напрямки автоматизації бухгалтерського обліку, проте їх можливості дуже обмежені. Це пояснюється тим, що сучасна методологія та організація обліку сформувались при веденні обліку вручну.
Застосування ЕОМ вступає у певне протиріччя з практикою обліку. ЕОМ полегшують працю бухгалтера, але без зміни й подальшого розвитку методології вони нічого не вносять в його зміст, підвищення ролі обліку в управлінні. Стає очевидною необхідність вдосконалення методології обліку та його організації, їх максимальної відповідності потребам управління.
Нові технічні засоби автоматизації та організаційні форми їх експлуатації в умовах функціонування автоматизованих робочих місць облікових робітників визначають необхідність перегляду методологічних аспектів автоматизації бухгалтерського обліку, які склалися в період застосування ЕОМ загального призначення.
До основних методологічних принципів автоматизації бухгалтерського обліку на базі АРМ бухгалтера, які направлені на забезпеченні єдності прийомів (способів) розробки та функціонування її як єдиної системи, слід віднести:
децентралізовану організаційну форму експлуатації засобів автоматизації в місцях виникнення облікової інформації, безпосередньо в бухгалтеріях та інших службах, де виникає та використовується первинна облікова інформація про господарські операції, що підлягають відображенню в бухгалтерському обліку;
автоматизацію складання документів первинного обліку на паперовому та магнітному носіях на ділянках та службах з масовим характером виникнення господарських операцій та передачу цих даних бухгалтеру відповідної ділянки обліку для автоматизованого вводу та відображення даних в бухгалтерському обліку;
експлуатацію засобів автоматизації обробки облікової інформації – ПЕОМ повинні виконувати безпосередньо облікові робітники в умовах функціонування АРМ бухгалтера;
Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни в організацію бухгалтерського обліку, зумовлені зміною способів обробки первинних облікових даних, високою швидкістю надання звітної інформації через раціональне упорядкування облікових даних. Одноразове їх отримання та багаторазову передачу ї використання. Комп’ютеризація обліку покликала підвищити роль бухгалтерського обліку як функції управління, тому що обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначений фактор організації обліку, змінюючи не тільки його форму, але й технологію. Так, комп’ютерні системи бухгалтерського обліку, як складові інформаційних систем автоматизації управління, використовують єдину базу даних для вирішення оперативних підприємницьких та облікових завдань. При комплексній комп’ютеризації обліку та управління відмінності між фінансовим, управлінським, податковим обліком або між оперативним та бухгалтерським полягають в різних процедурах обробки інформації, що знаходиться в інформаційній базі даних дорожнього підприємства. Фактично, єдина система економічної інформації надає дані для обліку, поточного управління, аналізу і аудиту.
На сучасному етапі український ринок комп’ютерних програм пропонує програмні продукти, які хоча й відрізняються виконанням, способами настройки, інтерфейсом, але побудовані за однією моделлю. Суть цієї моделі – уніфікація даних та їх подання в системі подвійного запису, ускладнена і доповнена спеціальними функціями, які необхідні для відображення специфіки операцій з різних ділянок обліку. Однак, в окремих програмних продуктах обробка та накопичення первинної документації спочатку здійснюється шляхом простої реєстрації, а потім виконується формування бухгалтерських проводок, що є недоцільним, оскільки подвійний запис – універсальний механізм, за допомогою якого можна адекватно відображати факти господарського життя підприємства. Бухгалтерія є основним постачальником та споживачем інформації на підприємстві, тому всі дані повинні зберігатись в єдиному уніфікованому реєстрі, побудованому на принципі подвійного запису.
Одним з таких програмних продуктів є комплекс програмного забезпечення «1С: бухгалтерія». Цей комплекс дозволяє працювати як на відокремленому робочому місці так і в локальній чи зовнішній мережі, коли інформацією можна користуватись вже через мить після того коли вона була занесена до машинної пам’яті з будь якої машини де б вона не була встановлена (офіс, будівельний майданчик, склад, парк). Саме над впровадженням цього комплексу в галузі й працюють спеціалісти «Укрдортехнології». Але для його впровадження необхідно щоб кожна організація мала кілька ЕОМ: в кожного бухгалтера, на складі, в гаражі. А зважаючи на те що більшість дорожніх організацій нашої країни взагалі не мають комп’ютерів, а якщо мають то тільки один, то система 1С ще не скоро знайде своє застосування в галузі.
Отже все, як завжди, упирається в гроші яких наші дорожні організації не мають. Немає грошей на обладнання організацій комп’ютерною технікою, немає грошей щоб впровадити систему й налагодити її на нормальну роботу, немає грошей щоб організувати навчання співробітників. А якщо зважити на те що в найближчі кілька років вся наша бухгалтерія має перейти на європейську систему бухгалтерського обліку, то доведеться шукати нові шляхи автоматизації обліку в дорожній галузі.
Щодо світового досвіду, то за кордоном вже давно існують системи повної автоматизації управлінських та облікових процесів на підприємствах. Дві найвідоміші системи - SunSystem® та Scala 5®. Кожен з цих продуктів в роботі являє собою єдину централізовану систему яка об’єднує в єдине ціле всі господарські об’єкти. Так, наприклад, компанія British Petroleum застосовує програму SunSystem® яка поєднує в єдине ціле всі підприємства, склади, АЗС, термінали та інші підрозділи не те що в межах однієї країни, а й по всьому світі. І коли з терміналу у Чикаго відпускають 700 тон палива оператор оформлюючи всі належні документи автоматично заносить інформацію в систему і її можна в цей самий момент прослідкувати з офісу що знаходиться в Нью Йорку чи в Києві.
І це лише маленький приклад можливостей функціонування таких систем. Адже такі саме системи поєднують в єдине ціле заводи, офіси, склади корпорацій General Motors, General Electric, Daimler Chrysler та ще багато інших монстрів світової індустрії, серед яких є й компанії які займаються будівництвом, експлуатацією та ремонтом доріг, мостів, тунелів та споруд на них. Нажаль для дорожніх організацій нашої країни це лише далеке майбутнє.
До речі, разом із спеціалістами з British Petroleum над впровадженням SunSystem® в українському відділкенні BP - Брітіш Петролеум Україна працюють і їх колеги з Корпорації «Укравтодор», оскільки «Укравтодор» виступає співзасновником БП Україна. І цей досвід може бути дуже корисним у разі виникнення потреби в розробці глобальної системи автоматизації управлінських і облікових процесів на всіх підприємствах дорожньої галузі, і послідуючому поеднанні їх у єдину мережу.
Одним із глобальних понять теорії бухгалтерського обліку, що в значній мірі впливає на його організацію, є поняття форми бухгалтерського обліку. Характеристика форми бухгалтерського обліку є однією з досить складних проблем в теорії бухобліку, з якої до цього часу немає визначеності і чіткості. Протягом багатьох років не припиняються дискусії щодо правильності трактування поняття форми обліку, що посилилися з появою комп’ютерів та їх застосуванням для автоматизації облікових робіт.
На розвиток форм бухгалтерського обліку найбільше впливають вимоги широкого розподілу праці між обліковими працівниками, ведення детального аналітичного обліку, швидкого одержання підсумкової інформації. Форми обліку, що передбачають застосування комп’ютерів, на відміну від паперових, дозволяють ефективно задовольнити наведеним вимогам. Можливість здійснення широкого розподілу праці забезпечується тим, що сучасні програмно-апаратні комп’ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Завдяки програмно реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією базою даних одночасно різним користувачам, з’явилась можливість одночасно працювати з одним обліковим реєстром не одному, а декільком бухгалтерам.
Застосування комп’ютерів дозволяє вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об’єктів аналітики вимагає збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні комп’ютерної техніки можна ефективно вести аналітичний облік з будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об’єктів. Реєстрація операцій в хронологічному і системному порядку в розрізі синтетичних та аналітичних рахунків , яка раніше здійснювалась окремо, поєднується в одному робочому процесі. При цьому контроль за тотожністю даних аналітичного та синтетичного обліку забезпечується автоматично. При паперових формах обліку операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат живої праці та завжди пов’язані з помилками. При застосуванні комп’ютерів ці операції виконуються без участі людини. Таким чином, за умови, що при застосуванні комп’ютерів не копіюється жодна з паперових форм, а ведеться єдиний хронологічний регістр – Журнал операцій, забезпечується технічний ажур, а при належній організації первинного документування та документообігу – господарський.
Обліковий регістр є невід’ємною складовою форми обліку. Регістри відображають вторинну облікову інформацію (первинне джерело інформації – бухгалтерські документи) та є матеріальним засобом фіксації на рахунках даних про факти господарської діяльності дорожнього підприємства. Паперові регістри призначені для формування в них заздалегідь встановленого переліку показників. В основу побудови регістрів бухгалтерського обліку паперових форм покладений принцип надлишку, тобто фіксуються всі дані, які можуть знадобитись. В умовах застосування комп’ютерів, зміст поняття “регістр бухгалтерського обліку” змінюється. Якщо при безкомп’ютерних способах обробки облікових даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації, то в умовах комп’ютерного бухгалтерського обліку стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, що не пов’язаний зі стадіями накопичення, узагальнення облікової інформації при застосуванні комп’ютерів здійснюється в автоматичному режимі. Первинна облікова інформація накопичується в базі даних комп’ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках, що представлені окремими комірками пам’яті комп’ютера та є ідеальними, з точки зору теорії бухгалтерського обліку, носіями ознак її групування.
Таким чином, при застосуванні комп’ютерів регістр втілює в собі єдність трьох складових частин:
Оскільки порядок ведення, спосіб і послідовність обробки облікових даних комп’ютерами, формування зведених облікових показників повністю залежать від програми, що використовується, при комп’ютерно-комунікаційній формі важливого значення набуває програмне забезпечення (набір алгоритмів) для обробки облікової інформації. Таким чином, технологічний процес комп’ютерного обліку визначається загальними принципами програмування, і елементи форми знаходять своє конкретне втілення в програмах для комп’ютеризації облікових робіт.
Оскільки, в залежності від галузі господарської діяльності, кожному підприємству притаманні свої особливості, і дорожнє підприємство не є виключенням, слід провести порівняльний аналіз програм, що є на ринку. Для цього можна скористатись наступною класифікацією (мал. 2.1).
|
Розроблене штатним програмістом підприємства |
|||
|
За способом створення |
Створене на замовлення спеціалізованою фірмою |
||
|
Універсальне |
|||
|
Домашня бухгалтерія |
|||
|
Малі підприємства |
|||
|
За об’єктами обліку |
Середні підприємства |
||
|
Великі підприємства |
|||
|
Багатогалузеві корпорації |
|||
|
За способом реалізації в програмах облікових функцій |
Програми, в яких перевага надається ручному введенню операцій |
||
|
Програми, в яких перевага надається введенню операцій за шаблонами |
|||
|
Інтегровані програми зведеного обліку |
|||
|
За комплексністю |
Окремі комп’ютерні робочі місця (КРМ) |
||
|
Виконуваних функцій |
Комплекси пов’язаних КРМ |
||
|
Програми для ведення бухгалтерського обліку |
|||
|
Фінансово-аналітичні системи |
|||
|
За призначенням |
Програми для автоматизації управлінської діяльності, що містять модуль бухгалтерського обліку |
||
|
Правові бази даних |
Мал. 2.1. Класифікація бухгалтерського програмного забезпечення
В періодичній та монографічній літературі, яка описує підходи до автоматизації процесу бухгалтерського обліку, виділяють наступні підходи до створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку (КСБО) на підприємствах, що відрізняються за ступенем впливу на організаційну структуру та комплексністю вирішення облікових задач. (мал. 2.2).
За ступенем впливу на організаційну структуру виділяють два підходи. Перший грунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. Комп’ютерна система бухгалтерського обліку пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками (операторами) і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об’єднання функцій збирання і обробки інформації (фізичний обіг документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний обіг). Такий спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну структуру управління. при цьому ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.
Мал. 2.2. Характеристика підходів до створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку
Другий, значно ефективніший підхід до впровадження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, передбачає раціоналізацію організаційної структури підприємства і бухгалтерії. Організаційна структура оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Основою такого підходу є максимальний розвиток технічних комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв’язків, які раніше були економічно недоцільними.
В дорожньому підприємстві організація бухгалтерського обліку із застосуванням комп’ютеризованих робочих місць (КРМ) на нижчому рівні складається з КРМ працівників первинного обліку: КРМ комірника з обліку матеріальних цінностей, КРМ з обліку виробітку працівників на ділянках основного та допоміжного виробництв, КРМ спеціаліста з обліку виконаних робіт тощо. Інформація на підставі введених даних передається каналами зв’язку до бухгалтерії. Наступні рівні відносяться до бухгалтерії та містять КРМ з ділянок обліку і окремих синтетичних рахунків (облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік розрахункових операцій, облік витрат на виробництво тощо. Бухгалтери контролюють введені дані, перевіряють їх повноту і достовірність.
Зважаючи на це ,перспективною є така структура бухгалтерії, при якій в її складі замість облікових підрозділів з ділянок обліку виділяються два основні відділи: відділ інформаційної системи та контрольний відділ, підпорядковані головному бухгалтеру.
Перший відділ – інформаційний, забезпечує взаємозв’язок із структурними підрозділами підприємства і складається з групи працівників, до якої належать інженери-програмісти та бухгалтери-консультанти, що допомагають технічним працівникам вводити первинну інформацію. Таким чином, до працівників першого сектору належать працівники, які забезпечують поповнення інформаційної бази даних та поточне налагодження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. До другого відділу – контрольного - належить група бухгалтерів контролерів, які безпосередньо не вводять облікову інформацію до бази даних, але здійснюють контроль за правильністю її введення і при необхідності, коригують. Окрім наведених функцій до компетенції контролерів входить розробка і перевірка виконання облікової політики, складання внутрішніх та зовнішніх звітів, кошторисів і контроль за їх виконанням, оцінка нормативних і фактичних даних.
Під організацією бухгалтерського обліку слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників підприємства по створенню та постійному впорядкуванню і вдосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення внутрішніх та зовнішніх по відношенню до підприємства користувачів необхідною інформацією.
Розповсюдження інформаційних технологій у 90-х роках призвело до суттєвих змін в організації виробництва, праці та управління. З одного боку, високотехнологічне середовище руйнує сталі ієрархічні структури в економіці та управлінні, створюючи на їх місцях більш гнучкі та пристосовані до нестабільного середовища, а з іншого – використання інформаційних систем в управлінні різними соціальними та виробничими механізмами призводить до інтеграції способів ведення фінансів, діловодства, управління, обліку.
З впровадженням комп’ютерної техніки бухгалтерський облік змінюється. Застосування комп’ютерів впливає на зміст праці облікового персоналу: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.
Розвиток форм бухгалтерського обліку обумовлений трьома факторами:
необхідністю широкого розподілу праці між обліковими працівниками;
потребою ведення детального аналітичного обліку;
необхідністю швидкого одержання підсумкової інформації.
Форма обліку, реалізована на базі сучасної комп’ютерної техніки та засобів комунікації (комп’ютерно-комунікаційна форма обліку), знаходить своє конкретне втілення в програмах для комп’ютеризації облікових робіт, оскільки порядок введення, спосіб і послідовність обробки даних, формування зведених облікових алгоритмів.
При застосуванні комп’ютерів обліковий регістр складається з:
комп’ютерної бази даних, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;
бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної пам’яті комп’ютера, що слугують для систематизації та узагальнення інформації;
відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації.
При придбанні програмного забезпечення для бухгалтерії потрібно проводити всебічну оцінку доступних на ринку програмних продуктів. Наведений перелік вимог до програмного забезпечення, а також його класифікація дозволяють об’єктивно порівнювати функціональні можливості бухгалтерських програм.
Для побудови комп’ютерних систем бухгалтерського обліку використовують різні підходи. Найефективнішим є підхід, який передбачає раціоналізацію організаційної структури дорожнього підприємства і його бухгалтерії. Вона оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект.
При безкомп’ютерних способах обробки облікової інформації найбільш доцільна побудова бухгалтерії за принципом централізації. При організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації основна тенденція полягає в накопиченні та централізованій обробці облікових даних і децентралізованому введенні первинної інформації та використанні підсумкових облікових показників.
При побудові структури бухгалтерії одним з найважливіших факторів є можливість здійснення контролю за точністю облікових даних і надійність інформаційних зв’язків як всередині бухгалтерії, так і між бухгалтерією та підрозділами дорожнього підприємства. Зважаючи на це, перспективною є побудова структури бухгалтерії при застосуванні комп’ютерів, що складається з двох основних відділів: відділу інформаційної системи та відділу контролюю.
Проблема оперативного зведення облікових даних ефективно вирішується при застосуванні комп’ютерних форм обліку. Але для підприємств, які мають в своєму складі географічно відокремлені підрозділи, що саме характерно для дорожніх підприємств, для об’єднання облікової інформації можна використовувати мережу Internet, зокрема електронну пошту, інтегровану до Internet-у чи відокремлену в самостійну службу.
Перспективним напрямком у створенні комп’ютерних систем бухгалтерського обліку є використання мережевих комп’ютерних систем. Побудова комп’ютерного робочого місця бухгалтерів на базі мережевих комп’ютерів замість персональних дозволить підприємству заощадити значні кошти на обладнанні кожного робочого місця.
В організації комп’ютерного обліку великі перспективи має використання Internet-технологій. Перевагою таких технологій є можливість модернізувати програмне і апаратне забезпечення без суттєвих змін в структурі обчислювальної системи. А також використовувати широкий діапазон технічних засобів з різною обчислювальною потужністю. Дієвим засобом підвищення кваліфікації облікових працівників є створення спеціально впорядкованих бухгалтерських бібліотек на чолі з бібліотекарем-бухгалтером. Такі спеціалізовані бібліотеки доцільно створювати на Internet-серверах.