Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 5. Документирование и инвентаризация
5.1 Первичный учет и документирование
5.1.1. Реквизиты и форма документов
5.1.2. Классификация документов
5.1.3. Заполнение и проверка документов
5.1.4. Документооборот. График документооборота
5.2. Инвентаризация. Порядок проведения и отражения результатов в бухгалтерском учете
5.2.1. Порядок проведения инвентаризации. Обязательная инвентаризация
5.2.2. Виды инвентаризаций
5.2.3. Порядок отражения результатов инвентаризации в учете
5.1 Первичный учет и документирование
5.1.1. Реквизиты и форма документов
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, долж ны оформляться соответствующими документами. Эти докумен ты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержа щейся в альбомах унифицированных форм первичной документа ции, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
■ наименование документа;
■ дату составления документа;
■ наименование организации, от имени которой составлен до кумент;
■ содержание хозяйственной операции;
■ измерители хозяйственной операции в натуральной и денеж ном выражении;
■ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
■ личные подписи указанных лиц.
5.1.2. Классификация документов
Для обеспечения правильности применения таких документов используется их классификация по однородным признакам.
По месту составления первичные документы подразделяются на внешние и внутренние.
Внешние документы поступают в организацию из государствен ных и вышестоящих организаций, банков, поставщиков, покупателей и других организаций.
Внутренние документы составляются персоналом организации.
По назначению документы группируются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержат указания о выполнении хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения, чеки, доверенности.
Оправдательными документами оформляются совершившиеся операции. Эти документы заполняются в момент проведения операции. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, квитанции, приходные и расходные кассовые ордера и др.
Документы бухгалтерского оформления создаются работниками бухгалтерии для подготовки учетных записей. К ним относятся ведо мости начисления амортизации, распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты (например, калькуляции), бухгалтерские справки и др.
Комбинированные документы имеют признаки нескольких видов документов, например, распорядительного и оправдательного и явля ются одновременно основанием для совершения операции и оправда нием ее выполнения.
По порядку составления различают первичные и сводные до кументы.
В первичных документах хозяйственные операции регистрируются впервые. Такие документы являются формальным доказательством ее выполнения. К подобным документам относятся материальные требования, накладные, расписки, приемо-сдаточные акты и др.
Сводные документы составляются на основании первичных и содер жат данные об операциях, ранее оформленных соответствующими пер вичными документами. К сводным документам относятся авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые отчеты и др. Сводные документы используются для систематизации и группировки сведений первичных документов, получения обобщенных показателей и позволяют умень шить количество учетных записей на счетах.
По способу охвата операций документы делятся на разовые и нако пительные.
Разовые документы используются в бухгалтерском учете одно кратно и после составления передаются в бухгалтерию. К ним относятся платежные поручения, платежные требования, приходные и расходные ордера.
Накопительные документы используются для оформления одно родных операций, совершаемых организацией многократно в течение непродолжительного времени и составляются с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов. К накопительным докумен там относятся лимитно-заборные карты, табели учета рабочего време ни, ведомости выполненных работ и др.
5.1.3. Заполнение и проверка документов
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бух галтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на это лица. Своевре менное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данные обеспечивают лица, соста вившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кас совые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с уча стниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, ранее подписавших документы, с указанием даты вне сения исправлений.
Первичные и сводные документы могут составляться как на бумаж ных, так и на машинных носителях информации. Если они составля ются на машинных носителях информации, то организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носи телях для других участников хозяйственных операций, а также по тре бованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законо дательством Российской Федерации.
Первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений в соответствии с законо дательством Российской Федерации. Главный бухгалтер (или другое должностное лицо организации) обязан в присутствии представителей органов, проводивших изъятие документов, снять с них копии с указа нием основания и даты изъятия, заверенные подписями названных представителей.
Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и существу. В процессе проверки по форме уста навливают полноту заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Арифме тическая проверка должна подтвердить правильность подсчетов в до кументе, проверка по существу — законность и целесообразность хозяй ственных операций.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке, которая включает расценку, группировку и контировку.
Расценка, или таксировка, документов предполагает денежную оценку указанных в документе материальных ценностей.
Группировка — это подбор однородных документов, позволя ющий делать записи данных общими итогами. На основании груп пировки первичных документов составляют необходимые сводные до кументы.
Контировка заключается в определении и записи корреспонди рующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в до кументе.
5.1.4 Документооборот. График документооборота
Путь, который проходит документ от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом. Важное условие организации документооборота — разработка в организации графика документооборота. В нем устанавливаются сроки сдачи документов в бухгалтерию всеми подразделениями организации, сроки обработки этих документов в бухгалтерии, записи в учетные регистры. Для каж дого документа и каждого его экземпляра должен быть заранее раз работан маршрут следования в процессе документооборота, записан в инструкции как обязательный с указанием срока следования по всем промежуточным пунктам маршрута и установленные сроки прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Движение документов по заданному маршруту необходимо постоянно контролировать, сверя ясь с разработанными графиками, в которых указываются:
■ наименование документа;
■ номер экземпляра;
■ откуда он должен поступать;
■ срок получения;
■ должностное лицо, ответственное за представление документа.
Составленные схемы документооборота на отдельных участках учетной работы необходимо анализировать. Такой анализ позволяет выявить излишние операции, сократить срок, упростить обработку документов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. Нарушение порядка документооборота и задержка документов на любом из этапов прохождения приводят к отставанию регистрации хозяйственных операций в учете, ослаблению контроля за их выполнением.
Порядок документооборота в каждой организации определяет главный (старший) бухгалтер. Его указания, касающиеся выписки документов и процедуры их прохождения, являются обязательными для всех работников организации. Предусматривается ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движе ние документов. Практика показывает, что отсутствие необходимого порядка и строгой дисциплины в оформлении документов и их переда че — одна из основных причин несвоевременного отражения операций и фактов хозяйственной деятельности и получения недоброкачествен ных учетных данных.
Правильная организация документооборота предполагает соблю дение следующих принципов:
■ рациональное и своевременное составление документов;
■ последовательное отражение в них всех процессов хозяйственной деятельности организации;
■ рациональная обработка документов;
■ сокращение пути прохождения документов;
■ систематическое изучение документов.
5.2. Инвентаризация. Порядок проведения и отражения результатов в бухгалтерском учете
5.2.1. Порядок проведения инвентаризации. Обязательная инвентаризация
Фактическое наличие имущества и обязательств может отличаться от отраженного в учете. Причинами отклонений являются естественная убыль, неточности при приеме или отпуске материальных ценностей, ошибки в учете, злоупотребления. Для обеспечения достоверности сведений бухгалтерского учета организации проводят инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие материальных ценностей, их состояние и оценка. Правила проведения инвентаризации предусматривают в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Минфина России.
Порядок и сроки осуществления инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведен инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации является обязательным:
■ при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
■ перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
■ при смене материально ответственных лиц;
■ при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
■ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
■ при реорганизации или ликвидации организации;
■ в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.2.2. Виды инвентаризаций
В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации подразделяются на полные и частичные.
Полная инвентаризация охватывает все виды средств и проводится, как правило, один раз в год на 1 января перед составлением годового отчета.
При частичной инвентаризации проверяются отдельные виды активов и обязательств, например, денежные средства в кассе, материальные ценности, основные средства, расчеты с поставщиками, поку пателями, бюджетом.
В зависимости от назначения различают плановые и внезапные инвентаризации. Плановая, или периодическая, инвентаризация прово дится по графику в заранее намеченные сроки.
Внезапная инвентаризация осуществляется по распоряжению руко водителя организации при выявлении фактов хищений, злоупотреб лений, порчи ценностей, а также при стихийных бедствиях.
5.2.3. Порядок отражения результатов инвентаризации в учете
Инвентаризация проводится специальной комиссией, назнача емой руководителем организации и утверждаемой приказом по орга низации. Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа. В местах хранения ценностей материально ответственными лицами должна быть закончена обработка всех при ходных и расходных документов, а учетными работниками сделаны все записи в учете и выведены остатки. Дебиторам направляются выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы прове рить правильность взаимных расчетов.
Инвентаризация проводится в отдельности по каждому месту хра нения и материально ответственному лицу в присутствии материаль но ответственного лица. Данные о подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи, которые подписывают все члены инвен таризационной комиссии. С целью отражения результатов инвентари зации бухгалтерия составляет сличительные ведомости, в которых содержатся сведения о выявленных отклонениях.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактиче ским наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражают ся на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
■ излишек ценностей приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
■ недостача и порча ценностей относятся на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи или порчи имущества списываются на финансовые результаты организации.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтер ского учета представляются на рассмотрение руководителю организа ции. Окончательное решение о зачете принимает руководитель орга низации.