Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
Подписываем
Тема 3. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації
Документи є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів, мають велике правове значення є основною одиницею офіційно-ділового стилю.
З наукової точки зору документ ( з лат. взірець, посвідчення, доказ) — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа»).
Енциклопедичний словник трактує документ як:
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками класифікації та групами розрізняють такі документи:
1. За найменуванням: акт, протокол, заява, лист, службова записка тощо.
2. За призначенням:
- кадрово-контрактні (заяви, скарги, пропозиції, накази, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа);
- організаційно-розпорядчі (положення, статути, інструкції, правила, постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки);
- довідково-інформаційні (листи, телеграми, службові записки, довідки, оголошення, протоколи, звіти);
- господарсько-договірні (договір постачання, договір підряду, договір оренди, договір про матеріальну відповідальність та договори з інших питань);
- обліково-фінансові (акти, розписки, заяви-зобов’язання, накладні, доручення).
3. За походженням:
- службові (офіційні) - укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;
- особисті (приватні) - укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань.
4. За місцем виникнення:
- внутрішні - мають чинність у межах установи, де їх складено;
- зовнішні - виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.
5. За напрямком (спрямуванням):
- вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);
- вихідні (адресовані за межі установи).
6. За структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:
- стандартні (типові) - укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);
- нестандартні (нерегламентовані) - в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);
- індивідуальні - укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).
7. За ступенем складності:
- прості (односкладові) - відображають одне питання, факт;
- складні - відображають два й більше питань, фактів; містять додатки.
8. За стадіями створення:
- оригінали (основний вид документа);
- копії (точне відтворення оригіналу);
- витяги (часткове відтворення документа);
- дублікати (другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу).
9. За терміном виконання:
- звичайні безстрокові (нетермінові) - виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;
- термінові - укладаються за завчасно визначеним терміном виконання; а також телеграми, телефонограми;
- дуже термінові - зі спеціальною позначкою терміну виконання.
10. За ступенем секретності (гласності):
- звичайні (несекретні) - для загального користування;
- для службового користування (ДСК);
- таємні (Т);
- цілком таємні (ЦТ).
11. За юридичною силою:
- справжні (чинні);
- підробні (фальсифікати).
12. За технікою відтворення:
- рукописні;
- машинописні (відтворені за допомогою технічних засобів).
13. За терміном зберігання:
- тимчасового зберігання (до 10 років);
- тривалого зберігання (понад 10 років);
- постійного зберігання.
14. За носієм інформації:
- на папері, диску, дискеті, флеш-накопичувачі, фотоплівці тощо.
реквізитів.
НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
Державна уніфікована система документації
УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
Чинний від 01.09.2003
СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ
1. Цей стандарт (Держспоживстандарт України - ДСТУ 4163-2003) поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності.
2. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
3. Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.
4. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
Отже, державний стандарт уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення. Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.
Кожен документ складається з реквізитів (обов’язкових елементів), потрібних для його оформлювання.
Реквізити (лат. requisitum - необхідне, потрібне) - це елементи, з яких складаються документи (дата, адреса, заголовок, текст, підпис). Розрізняються постійні реквізити – друкуються під час виготовлення бланка, змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Кількість елементів документа, тобто реквізитів, може бути різною і визначається видом і змістом документа.
Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа.
Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Для конкретного виду документа, наприклад, наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром. Розрізняють два основних види формулярів – з поздовжнім та кутовим розміщення штампів.
СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
Державними стандартами встановлено 32 реквізити документів:
01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
03 - зображення нагород;
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - назва організації вищого рівня;
07 - назва організації;
08 - назва структурного підрозділу організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 - місце складення або видання документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 - гриф затвердження документа;
18 – резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 – підпис;
24 - гриф погодження документа;
25 - візи документа;
26 - відбиток печатки;
27 - відмітка про засвідчення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надійдення документа до організації;
32 - запис про державну реєстрацію.
Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).
ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШОВУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
Під час оформлювання документів треба правильно розміщувати реквізити на бланку чи чистому аркуші паперу, відповідно до Національного стандарту України.
1. Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України"; герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.
2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба.
3. Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.
4. Код організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту довідкові дані про організацію (09).
5. Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10).
6. Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.
7. Назва організації - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче від повної назви, окремим рядком у центрі.
8. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.
9. Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.
10. Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають.
11. Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.
Приклад
15.01.2011
Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.
Приклад
2011.01.15
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2011 року.
Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.
12. Реєстраційний індекс документа розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 12-10/98.
Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Наприклад: № 03-16/23 від 16.03.2011.
14. Місце складення або видання документа містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ. Зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.
15. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу [14].
16. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.
Приклад
Міністерство юстиції України
У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.
Приклад:
Голові Державного комітету статистики України
Прізвище, ініціал(и)
Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.
Приклад
Державний комітет архівів України
Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства
Провідному спеціалістові
Прізвище, ініціал(и)
Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.
Приклад
Директорам центральних державних архівів України
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.
До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку [13].
Приклад
Міністерство охорони здоров'я України,
вул. Грушевського, 7,
м. Київ, 01021
Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Приклад
Іванченко Петро Семенович
вул. Садова,7, кв. 24,
м. Вінниця, 21003
17. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
Приклад
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України
Підпис Ініціал(и), прізвище
07.03.2011
У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.
Приклад
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Держкомархіву України 16.05.2011 N 40
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.
18. Резолюція містить інформацію про подальшу роботу з документами, яку ставить на документі посадова особа. Цей реквізит складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.
Приклад
Прізвище, ініціал(и)
Прошу підготувати пропозицію про постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2011
Підпис
15.08.2011
Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільному місці лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.
Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.
19. Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на запитання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.
20. Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.
21. Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. Складається з таких логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.
Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [6].
Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.
Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
22. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.
Додатки:
1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2010 N 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додатки: згідно з описом на 67 арк.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:
Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.
Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.
Додаток 1 до наказу Міністерства охорони здоров'я України
20.01.2011 N 25
23. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.
Приклади
1. Голова Державного комітету статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище
2. Голова
Підпис Ініціал(и), прізвище
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.
Приклад
Директор Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище
Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.
Приклад
Заступник Міністра юстиції
України Підпис Ініціал(и), прізвище
Заступник Міністра фінансів України
Підпис Ініціал(и), прізвище
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.
Приклад
Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов’язків", "Заступник".
Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.
24. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.
Приклад
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра оборони України
Підпис Ініціал(и), прізвище
05.02.2011
Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Правління
Національного банку України
23.01.2011 N 2
25. Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23 (підпис), як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
Приклад
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
18.09.2011
Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.
26. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи.
Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.
Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.
27. Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23 (підпис).
Приклад
Згідно з оригіналом
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
26.06.2011
28. Прізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
Приклади
1. Іваненко 556 07 24
2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 24
29. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.
Приклад
До справи N 03-4
Відповідь надіслано 13.05.2001 N 03-12/113
Посада Ініціал(и), прізвище
14.05.2001
30. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім’я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
31. Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби - годину і хвилину) надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.
32. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" [9]. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.
Для документів з високим рівнем стандартизації виготовляються бланки, що містять трафаретний текст (постійні реквізити).
Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Бланки виготовляються відповідно до вимог Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003). Він установлює такі види бланків:
- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення назви);
- бланк листа;
- бланк конкретного виду документа.
Існують такі вимоги щодо виготовлення бланків:
1. Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).
2. Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30 мм – лівий (дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа);
10 мм – правий (зберігає текст від пошкодження);
20 мм - верхній та нижній (на верхньому розміщуються відмітки діловода).
3. Реквізити можуть розташовуватися одним із способів:
- зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);
- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).
4. Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
Правила оформлювання сторінки
1. На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу.
2. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
3. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі розділові знаки.
4. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
5. Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.
6. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
4. Вимоги до тексту документів
Основою службового документа є текст (сукупність змістовних, тематично об’єднаних речень), який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази й висновки. Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.
|
Комбінована (традиційна) |
Нова |
|
А. Б. В. Розділ І І. ІІ. ІІІ. Частина 1 1. 2. 3. Частина 2 1); 2); 3); пункт 1 а); б); в); §1 §2 |
1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2.1 1.3 2 і т.д. |
При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:
- текст документа викладається від третьої особи. Наприклад: фірма просить, дирекція клопочеться, комісія ухвалила. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази, службові листи;
- замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа;
- вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метою надання допомоги, у зв’язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії, відповідно до постанови);
- уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові; означення - перед означуваними словами; додатки - після опорного слова; вставні слова - на початку речення);
- використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук;
- з метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до уваги ... Керуючись ... Розглянувши...»;
- уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, вжити заходів, забезпечити явку;.
- у розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную, відрядити тощо;
- не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. В управлінській документації не повинно бути оцінки фактів, що констатуються у тексті документа. Тон – нейтральний.
Отже, документ – основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, чітким, коротким, належним чином оформлений; містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Використовувати мовні засоби у документі такі, що відповідають нормам літературної мови, уникати повторень та зайвих подробиць.